Beheersing en controle bij ESF projecten

Beheersing en controle bij ESF projecten

Wat is interne controle? De interne controle van een organisatie richt zich op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid (assurance) omtrent het bereiken van doelstellingen op gebied van:  de effectiviteit en efficiency van het bedrijfsproces;  de betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging;  de naleving van relevante wet- en regelgeving, beleidsrichtlijnen en procedures (oa AO/IB vereisten uit Handboek ESF);  het bewaken van waarden (activa). Decentrale onderdelen die een ESF-project starten dienen in deze interne controle te voorzien.


Missie afdeling Interne controle (IC) van DJI De missie van de afdeling IC is om de bedrijfsvoering van DJI optimaliseren en verbeteren door het uitvoeren van onderzoeken die gericht zijn op de kwaliteitscriteria juistheid, getrouwheid en rechtmatigheid. De afdeling IC verricht verbijzonderde interne controle. Dit wil zeggen dat deze afdeling op afstand (afdeling IC vormt geen onderdeel van betreffende uitvoeringsprocessen) betreffende controles verricht.


Interne controle en ESF Van 2003 tot en met 2007 werden controles op geclusterde ESF einddeclaratie bij DJI verricht door de Departementale Auditdienst (DAD). De declaratie werd hierbij voorzien van een accountantsverklaring. Vanaf november 2007 verricht de afdeling IC van DJI een beoordeling van de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de einddeclaratie als extra waarborg.


Controle hiërarchie bij ESF

Rijks Audit Dienst

Agentschap SZW

Afdeling Interne controle DJI

Decentrale onderdelen al dan niet in samenwerking met het ESF-bureau Noord


Interne controle decentrale onderdelen al dan niet in samenwerking met het ESF-bureau Noord De eisen met betrekking tot de interne controle zijn weergegeven in het Handboek ESF voor DJI onderdeel: ‘Administratieve organisatie en intern beheer’ (AO/IB). Een gedetailleerde projectadministratie is noodzakelijk om aan te tonen welke kosten en resultaten zijn gerealiseerd. NB: indien een decentraal onderdeel samenwerkt met het ESF-bureau Noord zorgt laatstgenoemde voor administratieve ondersteuning. Controle door agentschap SZW Het agentschap SZW beoordeelt aanvragen en declaraties en ziet toe op uitvoering ESF-projecten. Hiertoe legt het agentschap monitor- en controlebezoeken af. Controle door de Rijks Audit Dienst (RAD) Pas na een goedgekeurde verklaring van de RAD vindt definitieve afrekening subsidiegelden plaats. Beheersing en controle bij ESF projecten

Risico Terugvordering verstrekte voorschotten en verrichten van niet subsidiabele uitgaven.  Auditrapport ESF juni 2009


Belangrijke uitkomsten Audit ESF (1/2)  Noodzaak tot meer uniformiteit De huidige verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de diverse ESF-projecten is onvoldoende eenduidig ingericht en vastgelegd. Verbeteringen hieromtrent kunnen overheadkosten reduceren.  Noodzaak tot verbeterde vastlegging en invoering van de AO/IC Teneinde fouten in projectadministratie en vertraging in procesuitvoering te voorkomen.

 Noodzaak tot invoering periodieke en structurele controles Teneinde foutieve gegevensinvoer in ESF-online te voorkomen.


Belangrijke uitkomsten Audit ESF (2/2)  Noodzaak invoeren heldere communicatiestructuren Bijvoorbeeld op het gebied van wijzigingen in regelgeving.  Noodzaak verbetering volledigheid deelnemersdossiers Teneinde fouten in projectadministratie en vertraging in procesuitvoering te voorkomen.  Noodzaak tot het consequent aanleveren van maandrapportages inclusief toelichting en analyse Ter verbetering inzicht in de status van projecten en de gerealiseerde ESFgelden.


Toekomstige ontwikkelingen en doelstellingen  Verdere digitalisering van projectuitvoering en –administratie.  Verdere uniformering en standaardisatie.  Agentschap SZW dient te kunnen steunen op uitkomsten verbijzonderde controle afdeling IC van DJI.

 Hiertoe is een degelijke interne controle systematiek op decentraal niveau een belangrijke vereiste (inrichting AO/IB inclusief controle maatregelen).


Vragen?

Contact Theo van Tol: [email protected] Kees-Jan Satter: [email protected] Beheersing en controle bij ESF projecten

Beheersing en controle bij ESF projecten

Recommend Documents