Rekenkamercommissie Sluis Onderzoeksrapport Oostburg, 15 november 2007
Inhuur externen
Samenstelling Rekenkamercommissie Sluis voorzitter C.A. Varossieau RA lid namens Helder Zeeuws J.G. Meijer lid namens PvdA J.T.M. Wielakker lid namens CDA R.A. de Croock lid namens D&T A. Vreeke lid namens VVD J.J. Provoost lid namens Gemeentebelangen A.C. Basting ambtelijk secretaris mevr. J.E.J. Zonnevijlle ambtelijk adviseur A.C.M. Bertens
Inhoudsopgave Inhoudsopgave
2
1.
Inleiding
3
2.
Aanleiding onderzoek
3
3.
Onderzoeksopzet 1. Doel- en probleemstelling 2. Opbouw rapport
3 3 4
4.
Bevindingen
4
5.
Conclusie
5
6.
Aanbeveling
6
Bijlage(n) 1. Specificatie inhuur derden van 1-1-2006 t/m 24-11-2006
7 7
RKC Sluis – Inhuur externen
2
1. Inleiding Op 22 december 2004 heeft de gemeenteraad de “Verordening rekenkamercommissie 2005” vastgesteld. De rekenkamercommissie heeft tot doel onafhankelijk onderzoeken te verrichten die de raad en de inwoners van de gemeente Sluis inzicht verschaffen in de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van de organisatie en het gevoerde beleid, de organisatie mogelijkheden voor verbetering aan te reiken en een basis te bieden voor verantwoording aan raad en burgers over de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van organisatie en beleid. Dit rapport is het resultaat van het tweede onderzoek van de Rekenkamercommissie Sluis (RKC). We hebben onderzocht of Sluis in control is met betrekking tot de inhuur van externen.
2. Aanleiding onderzoek Voor de onderwerpkeuze van dit tweede onderzoek hebben we de bestaande groslijst verder uitgebreid. Daarna hebben we punten gegeven per onderwerp van de groslijst op basis van onderstaande criteria. – financieel belang; – mate van uitvoerbaarheid voor de RKC-leden; – beschikbaarheid gegevens – belang voor de burger; – belang voor de raad (sturing mogelijk?) – verwacht effect van het onderzoek. Het belang voor de burger telde dubbel, alle andere factoren telden één keer mee. Na toekenning van punten ontstond de volgende top 6: 1. inhuur externen 2. multifunctionele centra (MFC‟s); evaluatie gebouwen 3. binnenhalen subsidies Groede Podium 4. budgetsubsidies 5. exploitatiesubsidies 6. binnenhalen subsidies algemeen “Inhuur externen” is dus het onderwerp. Het is op de groslijst geplaatst in verband met de zichtbaarheid van vele “dure” externen, waarbij het onduidelijk is welke inhuurprocedure is gevolgd, hoe lang ze blijven en wat ze precies doen. Bij de onderwerpkeuze hadden we het idee dat de gemeente veel geld besteedt aan externen, terwijl er voldoende formatie is. Bovendien dachten we dat er te weinig sturing was op het aantrekken en functioneren van externen.
3. Onderzoeksopzet 3.1 Doel- en probleemstelling De in de vorige alinea beschreven aanleiding heeft geleid tot de volgende centrale onderzoeksvraag:
Is Sluis in control met betrekking tot de inhuur van derden?
RKC Sluis – Inhuur externen
3
Ter onderbouwing van een gedegen antwoord op de centrale onderzoeksvraag hebben we de volgende subvragen geformuleerd: a. b. c. d. e. f.
Wat is de procedure voor inhuur? Wat waren de totale inhuurkosten? Wat waren de inhuurkosten procentueel t.o.v. de personeelskosten? Wat was de doorlooptijd van de te onderzoeken posten? Was de inhuur structureel of incidenteel? Als de ingehuurde intern wordt geëvalueerd, wat waren dan de sterke en zwakke punten?
3.2 Opbouw onderzoek Er is geen uniforme definitie van het begrip “inhuur externen”, er zijn geen regels voor en elke gemeente lijkt het anders te doen. Daarom hebben we het begrip niet vooraf afgebakend, maar hebben we op 24 november 2006 een uitdraai gemaakt van alle boekingen uit de administratie van 2006 tot dan toe. Op basis van de meest brede definitie van “inhuur externen” hebben we alle “inhuur” geselecteerd. Uiteindelijk hebben we gekozen voor de volgende indeling: 1 Interim-management 2 Onderzoeksopdrachten (doorlichting, organisatieonderzoek, hertaxaties, visies, studies en bestemmingsplannen), adviesopdrachten en inhuur overige specifieke deskundigheid (bouwkundig-, bodem-, geluids- en ander onderzoek dat specifieke technische
€
209.949
€
1.572.822
€
1.093.778
€ €
1.637.740 4.514.289
deskundigheid vereist)
3 Inhuur overig personeel (zowel tijdelijk als structureel, waaronder detacheringen, uitzendkrachten en gesubsidieerde krachten)
4 Overig TOTAAL periode 1-1-2006 t/m 24-11-2006
Dit zijn bruto bedragen. Voor sommige uitgaven heeft de gemeente rijks- of andere bijdragen ontvangen. Omdat we onderzoeken of de gemeente in controle is met betrekking tot de inhuur van derden is het voor dit onderzoek niet relevant of er inkomsten tegenover de uitgaven staan. In bijlage 1 is een specificatie van deze indeling opgenomen. Ons onderzoek heeft zich gericht op de categorieën 1 en 2 met een totaal bedrag van € 1.782.771. Voor beantwoording van de subvragen d, e en f zijn de tien grootste crediteuren uit die categorieën geselecteerd. De onderwerpkeuze is besproken met de portefeuillehouder en de gemeentesecretaris. Met het hoofd van de stafafdeling P&O is het proces van inhuur besproken. En met de budgetbeheerders zijn de subvragen besproken. In hoofdstuk 4 zijn de bevindingen van het bureauonderzoek en de interviews verwoord. De conclusies van het onderzoek worden in hoofdstuk 5 weergegeven. Hoofdstuk 6 bevat onze aanbevelingen om het probleem op te lossen en tenslotte zijn er nog drie bijlagen.
4. Bevindingen a Wat is de procedure voor inhuur? Er zijn geen procedures voor het inhuren van externen en voor het begeleiden en tussentijds beoordelen van externen. b. Wat waren de totale inhuurkosten? Alle inhuurkosten over de onderzoeksperiode 1-1-2006 t/m 24-11-2006 bedragen € 4.514.289. De kosten van de categorieën 1 en 2 samen bedragen € 1.782.771. RKC Sluis – Inhuur externen
4
c. Wat waren de inhuurkosten procentueel t.o.v. de personeelskosten? De personeelskosten over de onderzoeksperiode zijn € 15.288.660. De inhuurkosten van categorie 1 t/m 4 zijn dan 29,5% van de personeelskosten.
d. Wat was de doorlooptijd van de te onderzoeken posten? e. Was de inhuur structureel of incidenteel? f. Als de ingehuurde intern wordt geëvalueerd, wat waren dan de sterke en zwakke punten? Crediteur doorlooptijd A 19-1-2006 t/m 19-7-2006 B mei 2005 tot 1-10-2006 C 2002 - heden
str. / inc. incidenteel
Bij evaluatie, sterke/zwakke punten Wel notitie van A over Sluis, maar niet van Sluis over A.
incidenteel
Nee.
incidenteel
Ja, zomer 2005 negatieve evaluatie; toch doorgegaan.
D
huisadvocaat
structureel
Nee.
E
sinds „04/‟05
incidenteel
Nee.
F
sinds 2005
incidenteel
Ja, afstemming met Beheer en AOV-er.
G
sinds „04/‟05
incidenteel
Nee.
H
sinds ± 2002
incidenteel
I
huisingenieurs- structureel bureau van voor de herindeling structureel
Ja, in werkoverleg van het team i.a.v. betrokken medewerkers van H. Ja, maandelijks coördinatieoverleg.
J
Ja, periodiek overleg. Te ontwikkelen punt van J is de planning.
De opmerkingen in de laatste kolom hebben soms elementen van een evaluatie, maar soms ook van een voortgangsgesprek of werkoverleg.
5. Conclusie De evaluatiegesprekken (zie tabel hierboven) worden gevoerd door de budgethouder (of beheerder). Dat is ook degene die de beslissing neemt om de samenwerking met een bedrijf wel of niet te continueren. Evaluatie en besluit zitten dus in één hand. Er is geen procedure voor de inhuur van externen. Er worden vooraf onvoldoende controleerbare afspraken gemaakt over te leveren kwaliteit en kwantiteit. Tussentijds en na afloop vinden onvoldoende evaluaties plaats. Kortom, er wordt onvoldoende gestuurd op de inhuur van derden. Op grond van onze bevindingen concluderen we dat Sluis niet in control is bij de inhuur van externen.
RKC Sluis – Inhuur externen
5
6. Aanbeveling Wij stellen voor dat de raad het college opdracht geeft een procedure op te stellen voor de inhuur van derden, waarin minimaal de volgende aspecten worden opgenomen: nut, noodzaak en doel van de uitbesteding vooraf bepalen en vastleggen; beslissingsbevoegdheid voor inkoop vastleggen; eenduidige, meetbare opdrachtformulering met afbakening van werkzaamheden en doorlooptijd gebruiken; periodieke voortgangsgesprekken met toetsing aan de opdrachtformulering voeren; eindevaluatie per ingehuurde externe voorschrijven; functiescheiding tussen evaluatie en beslissing over continuering inhuur aanbrengen.
RKC Sluis – Inhuur externen
6
Bijlage(n) Specificatie inhuur derden van 1-1-2006 t/m 24-11-2006 uit FIS4all Naam
Omschrijving
Bedrag
A interim-management B interim-management Categorie 1 interim-management
interim manager interim managers
135.698 74.251 209.949
C bouw- en facilitymanagers 1 archeologisch advies en onderzoek D advocatenkantoor 2 adviesbureau 3 advocatenkantoor 4 agrarische adviescommissie 5 akoestisch adviesbureau E bureau voor ruimtelijke processen 6 laboratorium voor wateranalyses 7 stedelijke architectuur 8 archeologisch advies en onderzoek 9 architect 10 architect 11 architect 12 architect 13 milieukundig bodemonderzoek F explosievenonderzoek G stedelijke architectuur 14 accountant H makelaar 15 akoestisch adviesbureau 16 advies- en ingenieursbureau I consulten, architecten, ingenieurs 17 instituut voor MKB 18 ingenieursbureau 19 geografische informatiesystemen 20 maquettebouwer 21 architect 22 planschadeadvies 23 bodem- en asbestonderzoek 24 architect 25 beheer/onderh. woonwagencentra 26 architect 27 organisatieadvies 28 consultancy 29 landschapsarchitect 30 managementadvies J adviesbureau ruimtelijke planning 31 adviesbureau 32 architect en stedenbouwkundigen 33 milieuadvies
advisering huisvesting IJzendijke-Oost, Everaarslaan, Burght de huisadvocaat intrekking vergunning LPG-station Euregiotuinen en Technopark vier adviezen advies Margarethaweg en Philipsweg Cadzand-Bad zwemwateronderzoek alternatieven Cadzand-Bad booronderzoek raadhuisplein 1, Kaai/MIA/Verduyn Breskens en Cadzand-Bad huisvestingsonderzoek ontwerp maquette Castellium advisering architectenkeuze bodemonderzoek raadhuisplein 1 onderzoek c.a. NGE Roode Polder, Technopark kwaliteitsimpuls Cadzand, Cadzand vlekkenplan bestuurderspensioen herwaardering, bezwaren, taxaties, verweerschriften onderzoek loods Dees, Hoogstraat, Lindehoeve inrichtingsplan St. Janskerkhof Sluis optimalisatiestudie afvalwaters, rioleringen en IBA's BBZ-adviesrapportage Mosterdweg en Hoofdplaat quick scan service centers en uitbr. school R‟ment GT-meldingen Zeeland maquette Cadzand-Bad design transit tourist centres Nieuwvliet diverse planschadeadviezen Diverse onderzoeken waaronder IJzendijke-Oost Groede Podium doe- en infocentrum diverse besprekingen ontwikkelingskosten looplijn Breskens doorontwikkeling diverse assessments valorisatie Schoondijke en Eede advies WIZ-loket Diverse plannen w.o. Deltahoek, Groenevelt, O'burg duurzaam strandpakket Eiland 3 St Kruis, faseringsplan brede school O‟burg diverse bodemonderzoeken
83.725 28.484 65.526 2.500 14.257 2.360 6.780 121.713 2.274 3.100 5.197 35.650 10.237 2.786 1.804 2.519 463.296 63.483 5.895 99.657 5.655 2.100 130.933 9.428 5.515 4.750 12.123 10.869 7.004 26.110 10.946 4.875 2.800 22.973 8.400 10.917 5.262 90.360 7.200 6.230 12.750
RKC Sluis – Inhuur externen
7
Naam
Omschrijving
Bedrag
34 milieuadvies industrieterrein Breskens, windmolens Hoofdplaat 35 onderzoeks- en adviesbureau quick scan cliënttevredenheid 36 planologisch adviesbureau centrum Breskens, centrum O'burg, Markt A'burg 37 stedenbouwkundig advies beeldkwaliteitsplan Cadzand-Bad 38 advies, onderzoek en ontwikkeling Staat van de Gemeente 39 adviezen sociale zekerheid deelname WWB-benchmark 40 bezonningsonderzoek Cadzand-Bad 41 planologisch adviesbureau Cadzand-Bad 42 uitzendbureau bemiddeling mobiliteitskandidaat 43 asbestonderzoek asbestonderzoek 44 organisatieadvies doorontwikkeling 45 planologisch adviesbureau grensoverschrijdend wandelnetwerk 46 advies voor verkeer en vervoer parkeerbeleidsvisie Categorie 2 Onderzoeksopdrachten, adviesopdrachten en inhuur overige specifieke deskundigheid
1.572.822
47 administratief dienstencentrum 48 gemeente Terneuzen 49 consulten, architecten, ingenieurs 50 adviesbureau weg- en waterbouw 51 adviesbureau weg- en waterbouw 52 detachering 53 detachering en advies 54 communicatieadvies 55 uitzendbureau 56 uitzendbureau 57 adviseurs ruimtelijke ontwikkeling 58 stichting Sportbelangen 59 uitzendbureau 60 uitzendbureau 61 managementadviesbureau 62 uitzendbureau 63 uitzendbureau 64 uitzendbureau 65 detachering 66 detachering 67 detachering, werving en selectie 68 detachering, werving en selectie Categorie 3 Inhuur overig personeel
2.565 66.190 79.848 139.730 6.461 35.678 74.901 26.295 5.997 48.612 14.302 185.218 11.394 18.504 112.548 163.643 3.712 3.960 9.782 10.268 13.532 60.640 1.093.778
inleenkracht detachering projectleider projectleider projectleider detachering detachering detachering uitzendkracht uitzendkrachten detachering zwembadpersoneel (buitenbad) en strandwachten uitzendkrachten uitzendkracht projectleider uitzendkrachten uitzendkrachten uitzendkrachten projectleider projectleider detachering detachering
RKC Sluis – Inhuur externen
6.110 1.750 48.976 27.175 4.065 3.588 12.000 1.546 1.536 4.810 13.519 4.356 24.950
8
Naam
Omschrijving
Bedrag
69 adviesbureau 70 schoonmaakbedrijf 71 taxibedrijf 72 grafische vormgeving en comm. 73 water- en bodemonderzoek 74 milieuadviesbureau 75 schoonmaakbedrijf 76 consultants en ondersteuning 77 sociale werkvoorziening 78 sociale werkvoorziening 79 ontwikkeling en beheer 80 economisch adviesbureau 81 elektrotechnisch installatiebedrijf 82 grafische vormgeving 83 planning en stedenbouw 84 gemeente Goes 85 gemeente Hulst 86 gemeente Terneuzen 87 schoonmaakbedrijf 88 geografische adviezen 89 advies- en ingenieursdiensten 90 advies- en ingenieursdiensten 91 schoonmaakbedrijf 92 ingenieursbureau 93 modulair bouwen en transport 94 adviesbureau 95 loon- en grondverzetbedrijf 96 loonbedrijf 97 loonbedrijf 98 bedrijfsadvisering 99 adviesbureau 100 parkeerdiensten 101 bestratingsmateriaal 102 accountant 103 grafische vormgeving 104 communicatiebedrijf 105 pedagogisch centrum 106 inspectie en onderhoud 107 restaureren en conserveren 108 schoonmaakbedrijf 109 schoonmaakbedrijf 110 voetbalvereniging 111 adviesbureau 112 advocatenkantoor 113 kledingontwerp 114 schoonmaakbedrijf 115 architect 116 adviesbureau 117 voetbalvereniging
werkzaamheden jaarrekening 2005 / begroting 2007 schoonmaak Sportcenter Cadzand diverse keren pendelbus en retour Etten-Leur diversen voor projectorganisatie opmaak ansichtkaart en digitale fietskaart toezicht renovatie kerkepadje gymzalen, bejaardensozen, dorpshuizen, wc vismijn Europese aanbesteding grafdelven, maaien, ohd. sportvelden / plantsoenen pakketbezorging Groede Podium visievorming samenwerking Zeeuws-Vlaanderen aansluiten diverse kermissen 300 boekjes Cadzand-Bad beleidsplan deel A fietsontmoetingspunten archief 1/3 aandeel nota visievorming Zeeuws-Vlaanderen 1/3 aandeel nota visievorming Zeeuws-Vlaanderen ramen wassen inmeten dijkverlegging, Technopark en Zuiddijk Technopark, Stampershoek, Dorpsstraat toezicht Cadzandseweg, Wolstraat/Ridderstraat reinigen sanitair turnhal Eenhoorn en Groede Podium schoonmaakkosten unit nr 2746 controle toeristenbelasting diverse werkzaamheden drainagewerk Breskens, straatwerk, frezen begraafplaatsen notulen raadsvergaderingen 80% voorschot Verhalenfluisteraar parkeerbeheer kleischelpen 't Zandertje financiële toetsing gemeentelijk rioleringsplan inscannen foto's en printwerk promotie / marketing duurzaam strandpakket uitvoeringskosten verzelfstandiging inspectie speeltoestellen restauratie oud archief schoonmaak MFC Sluis januari schoonmaak kazernes, musea, MFC, stadskantoren schoonmaak kleedlokalen BAC Sluis oktober 2006 Euregiotuinen kostuums museum Het Bolwerk schoonmaak diverse gebouwen GW en welzijn duurzaam strandpakket en sardineblik Breskens Advies salaris dhr. Kousemaker schoonmaak kleedlokalen
4.863 8.800 2.642 35.771 5.326 1.711 99.730 2.750 477.734 15.872 10.537 51.520 6.128 7.772 6.075 42.500 -8.427 -8.427 23.178 3.883 219.254 51.612 8.234 31.368 261 3.799 10.287 4.193 1.951 5.972 81.570 92.891 1.596 9.800 3.936 4.100 54.536 1.876 67.000 -979 90.847 1.410 2.420 8.211 5.530 13.885 29.895 2.346 2.351
RKC Sluis – Inhuur externen
9
Naam
Omschrijving
118 voetbalvereniging 119 voetbalvereniging 120 voetbalvereniging 121 grafische vormgeving 122 waterschap 123 schoonmaakbedrijf Categorie 4 Overig
schoonmaak kleedlokalen schoonmaak kleedlokalen schoonmaak kleedlokalen personeelskrant Onder Ons onderhoud duinpaden schoonmaak ramen museum Aardenburg
RKC Sluis – Inhuur externen
Bedrag
705 1.410 705 12.099 21.572 1.159 1.637.740
10
