REFORMASI BIROKRASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI Hasil-hasil yang Ingin Dicapai
BABAK BARU SEBUAH PERUBAHAN MENUJU KEMENTERIAN LUAR NEGERI YANG LEBIH BAIK
BIRO PERENCANAAN DAN ORGANISASI SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA 2013
KATA PENGANTAR
Sejak “dicatatkannya” ke Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri yang telah dimulai sejak program Benah Diri tahun 2001 telah memasuki babak baru dalam sebuah proses perubahan menuju Kementerian Luar Negeri yang lebih baik. Sebagai sebuah proses, perubahan itu sendiri tidak berhenti di satu fase. Tidak ada titik akhir perubahan selama organisasi itu sendiri hidup di tengah-tengah masyarakat yang dinamis. Perubahan yang merupakan suatu keniscayaan memerlukan organisasi yang adaptif untuk menjaga relevansi dan arti penting organisasi. Buku kecil ini adalah sebuah “knowledge product” dari keikutsertaan Kementerian Luar Negeri dalam program Reformasi Birokrasi Nasional yang kiranya perlu dipahami oleh setiap insan Kementerian Luar Negeri. Buku ini memuat kebijakan dan langkah-langkah perubahan Kementerian Luar Negeri yang telah dicapai tidak hanya dirasakan oleh Kementerian Luar Negeri tetapi juga bermanfaat bagi masyarakat Indonesia. Kementerian Luar Negeri menyadari bahwa peningkatan kinerja diplomasi, hubungan luar negeri dan politik luar negeri dalam rangka memperjuangkan kepentingan nasional harus seiring dan sejalan dengan upaya-upaya perbaikan di bidang pelayanan public dan perlindungan WNI dan BHI di luar negeri sebagai wujud akuntabilitas publik Kementerian Luar Negeri. Rentang permasalahan dan tantangan yang dihadapi Kementerian Luar Negeri dalam pengelolaan hubungan luar negeri dan pelaksanaan politik luar negeri semakin kompleks. Tiga hal utama yang menjadi prioritas Kementerian Luar Negeri dalam Reformasi Birokrasi adalah:
Pertama, memastikan diplomasi, penyelenggaraan hubungan luar negeri dan pelaksanaan politik luar negeri dapat dilakukan secara optimal, tajam, dengan prioritas yang jelas sehingga bermanfaat secara nyata bagi pemajuan kepentingan nasional Indonesia.
Kedua, memastikan bahwa pengelolaan diplomasi, penyelenggaraan hubungan luar negeri dan pelaksanaan politik luar negeri dilaksanakan berdasarkan prinsip-prinsip pemerintahan yang baik, akuntabel, bersih dan bebas dari korupsi, kolusi, dan nepotisme.
Ketiga, pentingnya penguatan integritas, kapabilitas, dan profesionalisme sumber daya aparatur melalui penataan manajemen kepegawaian, pendidikan dan pelatihan yang memadai untuk mempersiapkan kekuatan sumber daya manusia menghadapi tantangan diplomasi di masa depan.
Diharapkan seluruh pemangku kepentingan dapat memahami secara baik Reformasi Birokrasi yang telah ditempuh oleh Kementerian Luar Negeri termasuk keikutsertaan Kementerian Luar Negeri dalam program Reformasi Birokrasi Nasional. Komitmen dan partisipasi seluruh pemangku kepentingan bukan hanya modal dasar critical success factor atau faktor kunci keberhasilan proses tersebut. Mengawal faktor kunci tersebut, semua pimpinan di setiap lini, dari yang paling atas sampai yang paling bawah harus menunjukkan kepemimpinan yang baik.
Jakarta,
Mei 2013
Budi Bowoleksono
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ....................................................... i DAFTAR ISI ................................................................... iv BAB I
REFORMASI BIROKRASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI ................................................ A.
B.
BAB II
Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri: Bukan Sebuah Proses yang Instan tetapi telah Dimulai Sejak Program Benah Diri Tahun 2001 .......................................................
1
1
Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri Memperkuat Upaya Benah Diri ............................................... 13
CAPAIAN-CAPAIAN PENTING DAN STRATEGIS REFORMASI BIROKRASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI ..................... 23 A. B. C. D. E. F. G.
Pembenahan Organisasi ......................... Pelayanan Publik .................................... Pembenahan SDM Aparatur ................... Tata laksana, business process dan e-government .......................................... Penataan Peraturan Perundangundangan ................................................ Akuntabilitas Publik ................................. Penguatan Pengawasan .........................
24 29 32 36 48 49 51 v
BAB III
TINGKAT KEMAJUAN PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI .................. 55
BAB IV
REMUNERASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI .............................................. 60
BAB V
A.
Persyaratan Remunerasi: Analisa Jabatan, Evaluasi Jabatan, Pemeringkatan Jabatan, Peta Jabatan dan Informasi Faktor Jabatan ....................... 60
B.
Validasi Job Grading, Peta Jabatan dan Informasi Faktor Jabatan Kemlu ...................................... 70
C.
Kemajuan Proses Remunerasi Kementerian Luar Negeri ...................... 71
LANGKAH KE DEPAN .................................. 81
LAMPIRAN .................................................................... 84
vi
BAB I REFORMASI BIROKRASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI “Sebuah Proses Perubahan Secara Sistematis, Terukur, dan Berkelanjutan untuk Mewujudkan Kementerian Luar Negeri yang Lebih Baik, Bersih, Partisipatif, Inovatif, dan Akuntabel” A.
Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri: Bukan Sebuah Proses yang Instan tetapi telah Dimulai Sejak Program Benah Diri Tahun 2001
Kepesertaan Kementerian Luar Negeri dalam program Reformasi Birokrasi Nasional disadari sebagai suatu kebutuhan untuk bersama-sama dengan elemen-elemen nasional lainnya melakukan perubahan mewujudkan Indonesia yang lebih baik yang didukung dengan tata kelola pemerintahan yang baik, bersih dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme, berdedikasi, beretika, berintegritas, berkinerja tinggi, akuntabel dan mampu memberikan pelayanan prima kepada masyarakat. Sekalipun kepesertaan Kementerian Luar Negeri dalam program Reformasi Birokrasi Nasional baru “dicatatkan” di Kementerian PAN dan RB pada 1
tanggal 28 Desember 2011, namun upaya perubahan internal Kementerian Luar Negeri sebenarnya telah dilakukan jauh sebelumnya. Pada tahun 2001 Kementerian Luar Negeri telah meluncurkan program “Benah Diri”. Dinamika lingkungan baik di tataran nasional, regional dan internasional yang diwarnai oleh perubahan-perubahan yang sangat cepat, menggelindingnya isu-isu demokrasi, HAM, good governance dalam agenda internasional semakin meningkatkan kesadaran masyarakat Indonesia akan hak-haknya terhadap terciptanya pemerintahan yang baik, bersih, melayani secara prima, dan menghormati hak-hak masyarakat. Kebutuhan akan organisasi yang adaptif, yang mampu melakukan proses pembelajaran secara terus-menerus ke arah perubahan, didukung oleh pengembangan kapasitas Sumber Daya Manusia yang unggul, profesional dan berkompeten menjadi suatu keniscayaan. Transformasi ke arah organisasi yang adaptif, selain penting dalam menjaga relevansi organisasi sehingga tidak kehilangan signifikansinya, juga dalam memperkuat kapasitas untuk melaksanakan diplomasi yang kreatif, aktif, antisipatif, tidak sekedar rutin dan reaktif, teguh, rasional dan luwes sesuai amanat Undang-Undang No.37 tahun 1999 tentang Hubungan Luar Negeri. 2
Kerangka proses adaptasi tersebut paling tidak dibentuk oleh 3 (tiga) unsur pokok yaitu:
Pertama, akses yang lebih luas kepada aktoraktor penting, baik lama maupun baru, untuk berpartisipasi secara lebih aktif dan mendalam pada perumusan dan penyelenggaraan kebijakan publik termasuk agenda nasional di bidang hubungan luar negeri. Para aktor penting tersebut adalah pihak legislatif, yudikatif, pers, lembaga swadaya masyarakat dan akademisi serta pelaku bisnis baik secara individu maupun kelompok.
Kedua, memperkuat implementasi prinsip-prinsip tata kelola pemerintahan yang baik (good governance), bersih, bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN) sejalan dengan tuntutan masyarakat.
Ketiga, konsekuensi demokratisasi pengambilan kebijakan dan tuntutan akuntabilitas adalah pentingnya peningkatan kualitas dan produktivitas para pelaku dan personil pendukung kegiatan diplomasi. Dengan kata lain, peningkatan sumber daya manusia Kemlu yang berkualitas, profesional, beretika dan berintegritas menjadi kebutuhan penting dan mendesak. 3
Seiring dengan menguatnya tuntutan masyarakat terhadap akuntabilitas kinerja pemerintah dan arus tantangan yang semakin kompleks, upaya benah diri Kementerian Luar Negeri bukan lagi sekedar pilihan tetapi keharusan. Benah Diri yang selanjutnya diperluas menjadi Reformasi Birokrasi Kemlu diarahkan pada perbaikan di 9 (sembilan) area perubahan dan 5 (lima) program Quick Wins yang diharapkan dapat menjadi pengungkit pelaksanaan program-program yang lebih besar. Perubahan di 9 (sembilan) area perubahan tersebut meletakkan pondasi perubahan pada mindset, leadership, budaya kerja, tertib hukum, penegakan hukum, kepastian dan kesadaran hukum dan perubahan organisasi, tata laksana dan business process. Building block perubahan mindset diarahkan pada terwujudnya pola pikir aparat birokrasi yang melayani, kepedulian dan keberpihakan pada masyarakat, menjadikan KBRI, KJRI dan KRI sebagai Rumah WNI pada Perwakilan RI di luar negeri, penguatan etika, integritas, akuntabilitas publik dan transparansi. Sementara pada organizational change, building block tersebut ditujukan untuk membangun dan memperkuat tatanan standar prosedur kerja, penguatan business process, penguatan SPIP, peningkatan profesionalisme, perbaikan laporan keuangan, pembangunan e-government, mekanisme 4
penanganan dan tindak lanjut keluhan atau masukan masyarakat, penguatan sistem reward and pusnishment, restrukturisasi organisasi ke arah tepat fungsi dan ukuran, peningkatan kesejahteraan pegawai antara lain melalui pengajuan remunerasi, rekrutmen pegawai yang bersih, transparan, dan obyektif. Perubahan pola pikir, organisasi dan tata laksana diperlukan untuk memastikan sistem administrasi dan manajemen pemerintahan dijalankan semua unit kerja secara tepat, baik di Pusat maupun Perwakilan RI di luar negeri. Hal ini pada gilirannya diharapkan dapat memperkuat diplomasi yang aktif dan kreatif dan pelayanan publik yang prima yang secara keseluruhan akan mendukung keberhasilan penyelenggaraan hubungan luar negeri dan pelaksanaan politik luar negeri RI. Benah Diri Kemlu menjadi faktor kunci (critical success factor) bagi keberhasilan pendekatan all directions foreign policy Indonesia. Nilai-nilai tersebut terkait dengan kekitaan (we feeling), kepemilikan (ownership), kepemimpian (leadership), partisipasi dan komitmen semua stakeholders. Upaya Benah Diri meletakkan dasar-dasar kepesertaan Kemlu dalam program Reformasi Birokrasi Nasional. Kedua upaya tersebut merupakan bagian integral dari proses perubahan di Kemlu yang dilakukan secara 5
berkesinambungan, sistematik dan terukur dan telah menunjukkan hasil yang menggembirakan. Capaian-capaian Reformasi Birokrasi yang dimulai dari proses Benah Diri telah mulai membuahkan hasil yang semakin nyata di berbagai bidang seperti penataan organisasi, business process, pelayanan publik yang semakin prima termasuk perlindungan WNI dan BHI di luar negeri, akuntabilitas publik, pembenahan profesi, penataan jabatan, dan lain-lain. Melalui capaian-capaian tersebut akan menciptakan nilai publik yakni tata kelola pemerintahan yang menjamin “the government works”, mampu memberikan pelayanan publik secara prima. Adalah sebuah harapan bersama para pemangku kepentingan terwujudnya Kementerian Luar Negeri yang dapat menjadi institusi model reformasi birokrasi di Indonesia (champion) yang partisipatif, kreatif-inovatif, profesional, akuntabel melalui penerapan prinsip-prinsip pemerintahan yang baik dan bersih (good governance and clean government). Program Benah Diri Kemlu difokuskan pada 3 (tiga) aspek penting:
1. 6
Pembenahan organisasi
Disadari bahwa peran organisasi sangat penting dan strategis dalam mendukung pencapaian visi dan misi Kementerian Luar Negeri yang optimal. Oleh karena itu penataan kelembagaan dilakukan secara terencana dan terukur sesuai kebutuhan misi dan tantangan yang dihadapi. Hal ini mencakup restrukturisasi Kementerian dan Perwakilan RI di luar negeri menuju organisasi yang tepat ukuran (right sizing), adaptif, efektif, dan efisien. Sebagai suatu proses yang dinamis dan adaptif, pembenahan organisasi dilakukan secara berkesinambungan. Restrukturisasi organisasi dilakukan melalui perubahan besar dari yang sebelumnya didasarkan pada pendekatan sektoral seperti Direktorat Jenderal Politik, Direktorat Jenderal Hubungan Ekonomi Luar Negeri, Direktorat Jenderal Hubungan Sosial, Budaya dan Penerangan ke arah pendekatan kawasan dan fungsional, seperti Direktorat Jenderal Amerika dan Eropa, Direktorat Jenderal Asia, Pasifik dan Afrika, Direktorat Jenderal Multilateral, Direktorat Jenderal Hukum dan Perjanjian Internasional, Direktorat Jenderal Informasi dan Diplomasi Publik. Penguatan organisasi juga diarahkan pada unit-unit yang memberikan pelayanan publik khususnya perlindungan WNI dan BHI dengan membentuk Direktorat Perlindungan WNI dan BHI. Untuk menciptakan organisasi yang tepat ukuran, dan tajam dalam pelaksanaan misi, pada organisasi 7
Perwakilan disusun indeks Perwakilan sesuai Keputusan Menteri Luar Negeri SK/No. 06/A/OT/VI/2004/01 Tahun 2004 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Perwakilan RI di Luar Negeri. Pembentukan formasi baru di Perwakilan RI dikaji secara seksama berdasarkan bobot misi, cost and benefit analysis dan kebutuhan Perwakilan. 2.
Pembentukan budaya kerja
Langkah ini dimaksudkan untuk memperbaiki dan meningkatkan etika, integritas dan etos kerja yang menjadi prasyarat terbentuknya pegawai Kemlu yang disiplin, beretika, berintegritas, berkinerja tinggi, kompeten dan profesional untuk mendukung tujuan organisasi. Budaya kerja dimaksud adalah 3 T dan 1 A, yaituTertib waktu, Tertib administrasi, Tertib fisikdan Aman personil-informasi-lingkungan kerja menuju Kementerian Luar Negeri yang lebih baik, yakni partispatif, inovatif, profesional dan akuntabel. Tertib waktu menyangkut penegakan disiplin waktu kerja seluruh pegawai Kemlu, termasuk kecepatan dan ketepatan waktu pelaksanaan instruksi dan penyampaian laporan. Budaya tertib waktu akan menegakkan displin untuk menjaga dan meningkatkan produktivitas pegawai, mengikis dan menghilangkan penyakit korupsi waktu yang menghambat peningkatan produktivitas. 8
Dalam perkembangannya, Kementerian Luar Negeri telah memberlakukan ketentuan mengenai jam kerja yang dalam pelaksanaannya telah didukung perangkat teknis sistem daftar hadir sidik vena. Rekapitulasi kehadiran selanjutnya diperhitungkan untuk menentukan besaran remunerasi setiap pegawai. Tertib administrasi menyangkut pengelolaan yang benar, efisien dan efektif atas sumber-sumber daya keuangan, manusia, perlengkapan dan penanganan substansi yang berorientasi pada keberhasilan pelaksanaan tugas dan misi. Kelancaran penerapan manajemen administrasi akan menentukan kelancaran pelaksanaan tugas dan kegiatan serta memudahkan dalam hal pertanggungjawaban kerja. Ketidaktertiban administrasi selain dapat menghambat upaya pelayanan prima kepada masyarakat juga melemahkan akuntabilitas publik. Hal ini tidak saja mengundang risiko administratif bagi pegawai yang bersangkutan tetapi juga risiko hukum. Tertib fisik menyangkut penampilan yang etis dan pantas mulai dari gedung-gedung kantor, ruangruang kerja, dan penampilan pejabatnya. Penampilan fisik gedung dan ruang kerja yang pantas dan terpelihara bertumpu pada kebersihan, kerapihan, asas fungsionalitas dan pencerminan kekayaan budaya Indonesia. Upaya perbaikan telah 9
dilakukan menyangkut perbaikan berbagai fasilitas fisik di Kemlu yang bertujuan untuk menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan aman bagi karyawan Kemlu. Aman mencakup kepastian perlindungan keamanan baik secara fisik maupun hukum terhadap pegawai Kementerian Luar Negeri yang melaksanakan tugas, juga keamanan dan kenyamanan dari lingkungan kerja. Keamanan juga menyangkut kerahasiaan informasi, baik lisan maupun tulisan. Etika yang dapat ditarik dari budaya aman antara lain adalah memahami dengan baik jenis-jenis atau kategorisasi informasi yang harus disampaikan kepada publik sebagai bentuk transparansi dan akuntabilitas publik, informasi yang dapat dibuka untuk publik dan informasi yang harus dirahasiakan antara lain karena dapat membahayakan keamanan negara, proses yang belum final yang jika dibuka akan merusak proses yang sedang berjalan. 3.
Pembangunan kapabilitas dan profesionalisme
Pembangunan kapabilitas dan profesionalisme adalah upaya membenahi ”mesin diplomasi” RI (diplomat) agar lebih mampu menghadapi berbagai tantangan diplomasi masa kini dan masa depan dan memanfaatkan secara optimal berbagai peluang yang terbuka dari globalisasi, keterbukaan pasar, 10
dan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya komunikasi dan informasi. Tantangan diplomasi dimaksud berkaitan dengan fungsi-fungsi utama yang harus dijalankan seorang diplomat, yaitu:
Representing: mewakili kepentingan negara dan Pemerintah RI di negara penerima atau organisasi internasional serta mengembangkan jejaring dengan berbagai pihak, seperti kalangan pemerintah, parlemen, akademisi, media masadan organisasi/lembaga nonpemerintah.
Negotiating: melakukan negosiasi untuk memperjuangkan kepentingan nasional dan memantapkan dukungan masyarakat internaional seluas-luasnya terhadap keutuhan dan kedaulatan NKRI dan pembangunan naional.
Protecting: melindungi WNI dan BHI di luar negeri sesuai amanat konstitusi RI, meningkatkan pelayanan publik dan mengoptimalkan sistem Pelayanan Warga yang terpadu di Perwakilan RI agar dapat memberikan pelayanan prima yang cepat, murah, ramah, memuaskan, transparan dan akuntabel bagi seluruh WNI dan BHI di luar negeri. 11
Promoting: memajukan hubungan dan kerjasama dengan negara akreditasi di berbagai bidang seperti politik, hukum, keamanan, pertahanan, ekonomi, investasi, perdagangan, kerjasama pembangunan, sosial budaya, pariwisata dan pendidikan.
Reporting: mengumpulkan dan melakukan pengolahan data, hasil observasi perkembangan negara akreditasi dan dilaporkan ke Pusat.
Untuk meningkatkan profesionalisme, kompetensi dan kapabilitas diplomat dalam melaksanakan tugas-tugas di atas, penataan dan pembenahan bidang profesi diplomat dilakukan secara menyeluruh yang dimulai dari pembenahan jalurjalur profesi, administrasi kepegawaian dan bidang lain terkait, penerimaan pegawai, pendidikan dan pelatihan hingga penempatan, penghargaan dan sanksi.
B. Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri Memperkuat Upaya Benah Diri Setelah dikeluarkannya Keputusan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025, dan Roadmap Reformasi 12
Birokrasi 2010-2014 melalui Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 20 Tahun 2010, upaya benah diri yang telah dirintis Kementerian Luar Negeri memperoleh momentum baru. Kementerian Luar Negeri selanjutnya turut serta dalam program Reformasi Birokrasi Nasional. Proses penguatan dan konsolidasi ke arah perubahan dalam semangat reformasi birokrasi nasional semakin ditata secara sistematis, terencana, terukur, berkelanjutan dan komprehensif. Langkah-langkah perubahan konkrit baik menyangkut piranti lunak (software) maupun perangkat keras (hardware) dilaksanakan secara tertib, dicatat, dimonitor dan dievaluasi baik per triwulan maupun pertahun. Berbagai persyaratan yang ditetapkan dalam program Reformasi Birokrasi Nasional dipenuhi tidak hanya aspek administratif berupa penyusunan dokumen-dokumen kegiatan tetapi juga perubahan-perubahan riil dan signifikan ke arah perbaikan. Selanjutnya Kementerian Luar Negeri pada tanggal 1 Januari 2011 membentuk Tim Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri yang terdiri dari:
Tim Pengarah Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri. Tim diketuai oleh Menteri Luar Negeri beranggotakan seluruh Pejabat Eselon I. Tim tersebut ditetapkan dengan Surat 13
Keputusan Menlu No. tanggal 1 Januari 2011.
187/B/KP/I/2011/02
Tim Pelaksana Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri. Tim diketuai oleh Sekretaris Jenderal dan terdiri dari 9 (sembilan) Kelompok Kerja dan 1 (satu) Gugus Pengendali Manajemen Perubahan. Tim ditetapkan dengan Surat Keputusan Menlu No. 25/B/KP/IV/2011/02 tanggal 21 April 2011.
Pembentukan kedua Tim tersebut adalah sesuai Peraturan MenPAN dan RB No. 20 Tahun 2010 yang mewajibkan K/L membentuk Tim Pengarah yang diketuai pimpinan Kementerian dan Lembaga (K/L) dan Tim Pelaksana Reformasi Birokrasi yang diketuai Sekretaris Jenderal. Tim Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri selanjutnya mempersiapkan penyusunan dokumendokumen persyaratan kepesertaan Kementerian Luar Negeri dalam programReformasi Birokrasi Nasional yang meliputi: Dokumen Usulan Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri danRoadmapReformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri. Untuk bahan pertimbangan penilaian Kemen PAN dan RB terhadap kemajuan yang dilakukan oleh Kementerian Luar Negeri melalui program Benah Diri yang telah dilaksanakan sejak tahun 2001 dan atas persetujuan Kemen PAN dan RB, Tim juga 14
menyusun Dokumen Capaian Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri. Ketiga dokumen tersebut diserahkan oleh Tim Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri kepada KemenPAN dan RB pada tanggal 28 Desember 2011. Selain itu, Tim Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri bersama-sama narasumber telah menyusun analisa jabatan, evaluasi jabatan dan pemeringkatan jabatan (Job Grading) yang meliputi 985 jabatan struktural Kemlu dan Jabatan Fungsional di Kementerian Luar Negeri.Analisa jabatan, evaluasi jabatan dan pemeringkatan jabatan disusun berdasarkan Peraturan Menteri PAN dan RB No. 34 Tahun 2011 tentang Pedoman Evaluasi Jabatan dengan memperhitungkan 6 (enam) faktor FES (Factor Evaluation System) yang mencakup ruang lingkup dan dampak, pengaturan organisasi, wewenang penyeliaan dan manajerial, hubungan personal, kesulitan dalam pengarahan pekerjaan dan kondisi lain. Sebagai bagian dari proses penataan jabatan, Tim RB Kemlu bersama-sama wakil unit-unit Kemlu telah mengidentifikasi sekitar 71 Jabatan Fungsional Umum (JFU) dan 14 Jabatan Fungsional Tertentu (JFT) yang dibutuhkan satker di Kemlu. Hal tersebut diperlukan untuk memulai penataan tugas dan fungsi setiap pegawai pada fungsi-fungsi spesifik sehingga jelas uraian tugas dan pengukuran kinerjanya. Dalam 15
hal ini sebutan “staf” yang merujuk pada fungsi generik mulai dihilangkan. 1. Sembilan Area Perubahan Kepesertaan Kemlu dalam program RB Nasional merupakan penguatan komitmen dan tekad Kementerian Luar Negeri untuk melanjutkan upaya benah diri. Dengan kepesertaan tersebut, upaya benah diri yang telah dirintis sejak tahun 2001 selanjutnya diperkuat dan diperluas menjadi 9 (sembilan) area perubahan yaitu: 1) Manajemen perubahan; 2) Penataan peraturan perundang-undangan; 3) Penataan dan penguatan organisasi; 4) Penataan tata laksana; 5) Penataan sistem manajemen SDM aparatur; 6) Penguatan pengawasan; 7) Penguatan akuntabilitas kinerja; 8) Peningkatan kualitas pelayanan publik; dan 9) Monitoring, evaluasi dan pelaporan. Upaya Benah Diri yang ditransformasikan ke dalam Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri selanjutnya dilaksanakan sesuai dengan kebijakan Grand Design Reformasi Birokrasi Nasional dan Roadmap Reformasi Birokrasi 2010-2014. Memperhatikan tujuan dan sasaran serta elemenelemen reformasi, nampak adanya keselarasan antara program Benah Diri Kemlu dengan Reformasi Birokrasi. Reformasi Birokrasi Kementerian Luar 16
Negeri ditujukan untuk mewujudkan birokrasi Kementerian Luar Negeri yang profesional, beretika, berintegritas, berkinerja tinggi, bebas dan bersih KKN (Korupsi, Kolusi, Nepotisme), mampu melayani publik, bersikap netral, sejahtera, berdedikasi dan memegang teguh nilai-nilai dasar dan kode etik aparatur negara.
17
Sasaran Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri berfokus pada 4 (empat) hal utama yaitu: 1) Mewujudkan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN, melalui pengembangan atau penguatan sistem manajemen yang transparan, akuntabel dan adil, 2) Meningkatkan kualitas pelayanan publik baik melalui upaya memperjuangkan kepentingan nasional di fora internasional, maupun perlindungan bagi WNI dan BHI di luar negeri, 3) Meningkatkan kapasitas dan akuntabilitas kinerja dengan memastikan dijalankannya sistem administrasi dan manajemen pemerintahan secara taat azas oleh semua unit kerja, baik di Pusat maupun di Perwakilan RI, dan 4) Terwujudnya Kemlu yang lebih baik, partisipatif, inovatif, dan akuntabel. 2.
Quick Wins (QW) Reformasi Kementerian Luar Negeri
Birokrasi
Dalam kepesertaan ke program Reformasi Birokrasi Nasional, Kementerian Luar Negeri mengusung 5 program Quick Wins (QW) sebagai program pengungkit untuk mendorong perubahan-perubahan yang lebih besar. Kelima program Quick Wins tersebut adalah: 18
1)
Sistem Informasi WNI dan BHI di luar negeri Sistem Informasi WNI dan BHI di luar negeri dimaksudkan untuk membangun database WNI dan BHI di luar negeri secara elektronik dalam rangka pelayanan dan perlindungan WNI dan BHI di luar negeri yang prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat. Sistem tersebut diharapkan dapat menyajikan data WNI dan BHI di luar negeri secara mutakhir, akurat dan dapat diakses secara mudah.
2)
Portal Treaty Room/Sistem Manajemen Penyimpanan dan Pengelolaan Naskah Perjanjian Internasional secara elektronik Naskah perjanjian internasional merupakan salah satu bukti otentik perjalanan sejarah suatu bangsa dalam melakukan hubungan dengan masyarakat internasional. Oleh karena itu penyimpanan dan pengelolaannya harus dilakukan sesuai dengan standar-standar kearsipan. Portal Treaty Room dimaksudkan untuk memperkuat sistem penyajian informasi peraturan perundang-undangan di bidang hubungan luar negeri secara mudah, cepat, dan sistematis. Portal Treaty Room diharapkan dapat 19
diakses kapan saja, dimana saja, dan oleh para pemangku kepentingan termasuk masyarakat umum untuk informasi kategori yang wajib dibuka untuk publik. 3)
Sistem Informasi Indonesia
Diplomat
Asing
di
Sistem Informasi Diplomat Asing di Indonesia merupakan sistem untuk meningkatkan kecepatan dan kemudahan proses pelayanan Kemlu kepada diplomat asing beserta keluarga yang berada di Indonesia khususnya dalam hal ijin tinggal dan kartu identitas. 4)
Sistem Rekrutmen Pejabat Fungsional Diplomat dan pegawai Kemlu lainnya secara transparan, objektif, fair, dan akuntabel. Sistem rekrutmen ini dimaksudkan untuk memastikan proses rekrutmen pegawai Kemlu berjalan secara transparan, objektif, fair, dan akuntabel dalam rangka menghapuskan praktek-praktek korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN). Sistem rekrutmen Kemlu sudah mendapatkan sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada tahun 2009. Tantangan ke depan adalah mempertahankan proses rekrutmen yang transparan, objektif, fair, dan akuntabel untuk auditing ISO berikutnya.
20
5)
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) Sistem Informasi Manajamen Kepegawaian (SIMPEG) merupakan sistem pengelolaan data kepegawaian berbasis keunggulan teknologi informasi. Sistem tersebut diharapkan dapat memperkuat terwujudnya e-government di Kemlu. SIMPEG bertujuan untuk meningkatkan pelayanan kepegawaian, efisiensi, dan memperkuat dukungan pengambilan keputusan pengelolaan sumber daya manusia Kemlu. Piranti tersebut dirancang sebagai sistem database yang terpadu, komprehensif (mencakup data pegawai sejak memulai karir hingga pensiun/meninggal dunia), serta real time. Sistem database SIMPEG dihubungkan dengan aplikasi layanan informasi kepegawaian lain yang sedang dikembangkan seperti payroll pegawai, absensi sidik vena, lembar evaluasi kinerja elektronik, usulan kenaikan pangkat online, lapor diri online, dan sistem penomoran SK elektronik. Perangkat tersebut terhubung secara online dimana pimpinan maupun pegawai yang bersangkutan dapat mengakses rekaman data kepegawaian tertentu untuk 21
keperluan verifikasi, monitoring serta transparansi. Pegawai yang bersangkutan dapat langsung mengkomunikasikan koreksi berikut berkas pendukung kepada Biro Kepegawaian untuk memperbaiki data yang tidak akurat.
22
BAB II CAPAIAN-CAPAIAN PENTING DAN STRATEGIS REFORMASI BIROKRASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI
Didorong oleh semangat benah diri, perubahan untuk mewujudkan Kementerian Luar Negeri yang lebih baik, yakni partisipatif, inovatif, akuntabel, berdedikasi dan berkinerja tinggi, dan semangat memberikan pelayanan publik yang prima, dalam kurun waktu yang relatif singkat, Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri telah menghasilkan capaian-capaian penting dan konkrit. Apa yang telah dihasilkan dalam proses perubahan tersebut tentunya tidak akan berhenti pada satu titik namun justru diharapkan membawa snowballing effects, yakni mendorong perubahan-perubahan besar selanjutnya. Hal ini diperlukan untuk memastikan adanya proses organisasi pembelajaran yang mampu menstransformasikan Kementerian Luar Negeri sebagai institusi organisasi yang dinamis, adaptif dan responsif yang mendorong seluruh pegawai dan stakeholders lainnya secara terus-menerus mengembangkan diri menuju perbaikan yang kontinyu.
23
Manfaat yang dihasilkan dari capaian-capaian tersebut tidak hanya dirasakan oleh Kementerian Luar Negeri, tetapi yang tidak kalah pentingnya adalah masyarakat Indonesia. Devidents yang dapat dirasakan oleh masyarakat Indonesia sebagai “buah” dari Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri antara lain adalah pelayanan prima untuk masyarakat yang antara lain dengan pembakuan sistem pelayanan melalui sertifikasi ISO 2008:9001 mengenai standar mutu pelayanan, pelayanan yang ramah, cepat, transparan dan murah sesuai peraturan perundang-undangan, kepedulian dan keberpihakan kepada masyarakat dan optimalnya upaya perlindungan WNI dan BHI di luar negeri. Capaian-capaian Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri tersebut diantaranya adalah sebagai berikut.
A.
Pembenahan Organisasi
a)
Restrukturisasi Organisasi Kementerian Luar Negeri Salah satu perubahan penting dalam kerangka Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri adalah Restrukturisasi Organisasi. Hal ini dituangkan dalam Peraturan Menlu No.02/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen
24
Luar Negeri menggantikan Kepmenlu No. 053/2002: produk awal restrukturisasi. Perubahan besar dari proses restrukturisasi organisasi tersebut adalah penyeimbangan isu bilateral, regional dan internasional dengan mengubah pendekatan sektoral menjadi integratif. Dalam hal ini dilakukan 3 (tiga) pengelompokan bidang kerja yaitu operasional (Ditjen Asia Pasifik dan Afika, Ditjen Amerika dan Eropa serta Ditjen Multilateral), fungsional (Ditjen Informasi dan Diplomasi Publik, Ditjen Hukum dan Perjanjian Internasional serta Ditjen Protokol dan Konsuler) dan pendukung/administrasi (Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal dan Badan Pengembangan dan Pengkajian Kebijakan). Sesuai arahan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi dalam rangka menindaklanjuti dikeluarkannya Peraturan Presiden No. 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara, tanggal 22 Juli 2011 Menteri Luar Negeri telah menandatangani Permenlu No. 07 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Luar Negeri. Langkah ini merupakan fine tuning terhadap restrukturisasi organisasi yang dilakukan sebelumnyauntuk memastikan 25
organisasi benar-benar sesuai kebutuhan, prioritas dan tantangan yang dihadapi dalam penyelenggaraan Hubungan Luar Negeri dan pelaksanaan Politik Luar Negeri. Penyempurnaan dalam Permenlu ini khususnya difokuskan pada perumusan ulang nomenklatur atau tugas pokok dan fungsi eselon III dan eselon IV pada direktorat regional untuk mempertajam diplomasi ekonomi. Namun secara umum sesuai arahan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, jumlah formasi dalam struktur baru organisasi Kementerian Luar Negeri tetap sama dengan Permenlu No. 02 Tahun 2005 dan perubahannya yaitu: eselon I (15), eselon II (54), eselon III (208), dan eselon IV (689). b)
Restrukturisasi Organisasi Perwakilan RI di Luar Negeri Restrukturisasi organisasi dituangkan dalamKeppres No. 108 Tahun 2008 tentang Organisasi Perwakilan RI di luar negeri menggantikan Keppres No. 51 Tahun 1976 tentang Organisasi Perwakilan RI di luar negeri. Dalam proses tersebut dilakukan: Rightsizing berdasarkan Indeks.
26
Pemisahan Diplomatik.
fungsi
Diplomatik
dan
Non
Pendekatan Fungsional Pembentukan HOC (Head of Chancery) dan BPKRT (Bendaharawan dan Penata Kerumahtanggaan Perwakilan). Athan (Atase Pertahanan) & Atnis (Atase Teknis) yang proporsional. Dalam upaya pemantapan kelembagaan di Perwakilan RI, pada tahun 2011 Presiden RI telah menandatangani pembukaan 2 (dua) kantor Perwakilan RI setingkat Konsulat Jenderal melalui:
Peraturan Presiden No. 22 Tahun 2011 tentang Pembukaan Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Istanbul (tanggal 1 April 2011).
Peraturan Presiden Nomor 58 Tahun 2011 tentang Pembukaan Konsulat Jenderal RI di Shanghai, RRT (tanggal 13 September 2011).
Sebagai peraturan pelaksanaan dari Perpres No. 22 Tahun 2011, tanggal 28 Oktober 2011 Menteri Luar Negeri telah menandatangani 27
Peraturan Menteri Luar Negeri Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2011 tentang Susunan Organisasi dan Indeks Perwakilan pada Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Istanbul, Turki. Menindaklanjuti persetujuan Presiden RI dan pertimbangan DPR RI untuk pembukaan hubungan diplomatik dengan 21 negara anggota PBB yang diusulkan tahun 2010, di sela-sela Sidang Majelis Umum PBB ke-66 bulan September 2011 di New York Menteri Luar Negeri RI telah menandatangani naskah Joint Communiqué pembukaan hubungan diplomatik dengan Menteri Luar Negeri dari 8 (delapan) negara yaitu: Republik Dominica (20/9), Montenegro (21/9), Niger (21/9), Antigua dan Barbuda (23/9), El-Salvador (23/9), San Marino (26/9), Sao Tome and Principe (27/9), dan Mauritania (27/9). Penandatangan pembukaan hubungan diplomatik dengan 13 negara lainnya terlaksana pada tahun 2012, yaitu dengan negara: Nauru, Kiribati, Malawi, Tuvalu, Guinea-Ekuatorial, Republik Afrika Tengah, Bhutan, Chad, Botswana, Belize, Haiti, Saint Kitts and Nevis, dan Barbados. Pembukaan hubungan diplomatik ini semakin memperkuat pengakuan secara de jure atas hubungan baik yang selama ini telah 28
terjalin dengan ke-21 negara dimaksud dan khususnya mempermudah upaya Pemerintah RI dalam memberikan bantuan, perlindungan, termasuk pelayanan kekonsuleran kepada WNI yang berada di wilayah negara tersebut.
B.
Pelayanan Publik
Pelayanan Publik menjadi salah satu tujuan sentral dari proses Reformasi Birokrasi. Kementerian Luar Negeri yakin bahwa sebuah proses perubahan dalam tata kelola pemerintahan hanya akan bermakna jika masyarakat dapat menerima secara konkrit hasil-hasil dari proses perbaikan tersebut. Masyarakat Indonesia memerlukan pelayanan prima yakni pelayanan yang jelas, memiliki prosedur standar yang baku, cepat dengan biaya murah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.Langkahlangkah nyata Kementerian Luar Negeri di bidang ini dibuktikan dengan: a)
Penerapan Standar Pelayanan Masyarakat (SPM) pada Perwakilan RI Pada dasarnya seluruh Perwakilan RI menerapkan SPM. Hal ini dapat diobservasi dari tersedianya pelayanan kekonsuleran di masingmasing Perwakilan, antara lain penerbitan paspor dan visa, mutasi alamat, legalisasi 29
dokumen, dan fasilitas lapor diri. Namun demikian, Kementerian Luar Negeri telah membentuk sistem SPM di perwakilan yang lebih spesifik. Hal ini didasarkan pada tingkat bobot konsuler yang tinggi pada Perwakilan tersebut. Pada Perwakilan tersebut dibentuk Pelayanan Warga (Citizen Service) untuk memberikan pelayanan masyarakat secara optimal, cepat, transparan, dan akuntabel. Hingga saat ini telah terdapat 24 (dua puluh empat) Perwakilan RI yang telah mempunyai sistem Pelayanan Warga yaitu KBRI Singapura, KBRI Damaskus, KBRI Bandar Seri Begawan, KBRI Seoul, KBRI Doha, KBRI Amman, KBRI Abu Dhabi, KBRI Kuala Lumpur, KBRI Kuwait, KBRI Riyadh, KBRI Tokyo, KJRI Dubai, KJRI Hong Kong, KJRI Jeddah, KJRI Johor Bahru, KJRI Kota Kinabalu, KJRI Kuching, KJRI Penang, KRI Darwin, KJRI Perth, KJRI Sydney, KJRI Osaka, KJRI New York, dan KJRI Los Angeles. b)
Penerimaan sejumlah Penghargaan Citra Pelayanan Prima dari Kementerian Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Penghargaan Citra Pelayanan Prima dari Kementerian Negara Pendayagunaan Aparatur
30
Negara dan Reformasi Birokrasi diterima oleh KBRI Singapura, KBRI Kuala Lumpur KJRI Hong Kong, Direktorat Perlindungan WNI dan BHI, dan Direktorat Fasilitas Diplomatik. c)
Penerimaan sejumlah Sertifikat Manajemen Mutu ISO 9001:2008
Sistem
Sertifikat Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 diterima oleh KBRI Singapura, KBRI Kuala Lumpur, KJRI Hong Kong, Biro Kepegawaian untuk sistem seleksi CPNS, Direktorat Perlindungan WNI dan BHI untuk penanganan repatriasi dalam kerangka perlindungan WNI dan Direktorat Fasilitas Diplomatik untuk penerbitan kartu tanda pengenal bagi pejabat Perwakilan Negara Asing/Organisasi Internasional di Indonesia. d)
Penghargaan MURI Kementerian Luar Negeri memperoleh Penghargaan MURI sebagai satu-satunya Instansi Pemerintah yang mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 untuk sistem seleksi CPNS dan juga atas konsistensinya melakukan seleksi berbasis kompetensi, transparan dan akuntabel.
C.
Pembenahan SDM Aparatur 31
Pembangunan kapabilitas dan profesionalisme adalah upaya membenahi ”mesin diplomasi” RI (diplomat) agar lebih mampu menghadapi berbagai tantangan diplomasi masa kini dan masa depan. Hasil-hasil yang dicapai di bidang ini antara lain adalah: a)
Penataan dan pembenahan bidang profesi diplomat. Upaya ini dilakukan secara menyeluruh mencakup pembenahan jalur-jalur profesi, administrasi kepegawaian dan bidang lain terkait, mulai penerimaan pegawai, pendidikan dan pelatihan hingga penempatan, penghargaan dan sanksi. Langkah pembenahan tersebut dimaksudkan untuk meningkatkan profesionalisme, kompetensi dan kapabilitas diplomat.
b)
Penguatan bidang pengawasan internal. Hal ini penting, mengingat fokus pembinaan/ pengembangan tidak hanya pada pengetahuan dan keterampilan, tetapi juga pada perilaku, kedisiplinan, integritas dan hal-hal non-teknis lainnya. Pembenahan profesi dilakukan secara bertahap, sistematis dan berkelanjutan dimulai dari proses pembentukan Jabatan Fungsional Diplomat dan dilanjutkan ke pembentukan-pembentukan
32
Jabatan Fungsional lain yang dipandang perlu dalam mendukung pelaksanaan misi diplomasi, pelaksanaan politik luar negeri dan penyelenggaraan hubungan luar negeri Pemerintah RI. c)
Pelaksanaan sistem rekruitmen pegawai yang ketat, transparan, akuntabel, dan obyektif. Hal ini antara lain dibuktikan dengan: Menerima sertifikasi ISO 9001:2008 untuk proses rekrutmen yang berakhir bulan Maret 2012, dan Biro Kepegawaian telah mengajukan resertifikasi. Menerima sertifikasi MURI sebagai instansi pemerintah pertama yang memperoleh ISO untuk proses rekrutmen. Ada tahapan proses seleksi yang jelas, yaitu: 1. Seleksi administrasi. 2. Tes tulis pengetahuan umum. 3. Tes kemampuan bahasa asing. 4. Wawancara mengenai isu-isu substantif. 5. Tes pengetahuan dan kemampuan IT. 6. Tes psikologi yang mengarah pada gambaran karakter.
33
d)
Penerapan sistem penilaian kinerja individu. Dalam hal ini telah dilakukan SKI (Sasaran Kerja Individu). Fokus SKI adalah identifikasi kelebihan dan area pengembangan serta proyeksi pengembangan karir. SKI juga menjadi dasar masukan untuk menentukan reward atau sanksi tertentu. Penilaian yang dilakukan dalam SKI terutama merujuk pada ketentuan JFD (Jabatan Fungsional Diplomat). Tolok ukurnya adalah 5 (lima) tugas pokok diplomat, yaitu: representing, negotiating, protecting, promoting dan reporting. SKI disusun di awal tahun berdasarkan tugas pokok unit dan organisasi untuk jangka waktu 1 tahun. Penilaian dilakukan oleh pimpinan unit kerja pada akhir tahun berdasarkan aspek kuantitas, kualitas, biaya dan waktu pelaksanaan. Dalam hal ini telah tersedia prosedur penyusunan SKI.
e)
Pengembangan pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi. Hal ini antara lain dapat dilihat pada: Permenlu tentang Persyaratan Sekdilu, Sesparlu. Nota Kesepahaman Deplu-LAN (No. 01/NKKP/02/2006 dan 363/IX/3/3/2006) tentang penyelenggaraan Diklat Terpadu.
34
Tersedia panduan dan jenjang pendidikan serta prosedur dan syarat kelulusan yang jelas. Pelaksanaan diklat dan kursus untuk Petugas Komunikasi yang meliputi: Diklat Persandian untuk PK1 Diklat Pengamanan Informasi Teknologi Diklat Peralatan Jammer Diklat Pengembangan Kompetensi Petugas Komunikasi (CISSP) Pelaksanaan Permenlu No. 01/2008 yang mensyaratkan kelulusan diklat berjenjang bagi promosi pejabat Deplu. Berjalannya mekanisme Baperjakat dan dibantu dengan Tim Pendukung Baperjakat. Melalui Seleksi Penerimaan CPNS yang terprogram, komposisi pegawai Kementerian Luar Negeri telah mengalami perubahan. Jika pada tahun 2003 perbandingan jumlah Pejabat Dinas Luar Negeri (PDLN) dan Non – Pejabat Dinas Luar Negeri (NonPDLN/Administrasi) adalah 1296 : 2588 (1 : 2), maka pada tahun 2011 perbandingan tersebut bergeser menjadi 2707 : 896 (3 : 1). Perubahan komposisi ini telah dirasakan sangat membantu pelaksanaan visi dan misi Kementerian Luar Negeri.
35
f)
Pembuatan analisa jabatan, evaluasi jabatan dan job grading beserta peta jabatan dan informasi faktor jabatan dalam rangka penataan jabatan dan arah pengembangannya. Hal ini mencakup 985 jabatan struktural, 71 jabatan fungsional umum dan 14 jabatan fungsional tertentu.
D.
Tata laksana, business process dan egovernment
Di bidang ini, Kementerian Luar Negerisecara bertahap dan berkesinambungan terus mengembangkan dan membangun perangkat, sarana dan prasarana menuju e-government, diantaranya sebagai berikut: a.
E-CPNS (e-recrutment) Aplikasi recruitmen pegawai Kemlu (PDK, PKKRT, dan PK) secara online dimana di dalamnya terdapat aplikasi daftar diri dan pengumuman hasil tes. Aplikasi ini memudahkan dalam proses seleksi administrasi di Kemlu.
b.
36
Agenda Online
Aplikasi pengagendaan Berita Rahasia dan Berita Biasa Internal Pusat Komunikasi (antara Kemlu pusat dengan Perwakilan). c.
d.
Flight Clearance Information System (FCIS) FCIS merupakan aplikasi pemberian persetujuan perijinan pesawat tidak berjadwal baik untuk Private Flight maupun untuk State Aircraft yang akan masuk ke wilayah RI dengan memberikan nomor perijinan dari masing-masing instansi. User terdiri dari tiga instansi yaitu Kementerian Luar Negeri untuk pemberian diplomatic clearance (Ditjen Protkons), Mabes TNI untuk pemberian security clearance, dan Kementerian Perhubungan untuk pemberian technical clearance. Website KTT ASEAN, KTT GNB, Colombo Plan, Bali Democracy Forum (BDF), dan Keketuaan APEC 2013 Website tersebut digunakan sebagai website registrasi dan informasi KTT ASEAN 2011, KTT GNB 2011, Colombo Plan 2012, BDF, dan Keketuaan APEC 2013.
e.
Kantong Diplomatik Aplikasi berbasis website yang berfungsi untk melakukan dokumentasi lalu lintas Kantong 37
Diplomatik antara Kemlu Pusat dan Perwakilan RI. f.
Knowledge Tree Document System (KTDMS) e-Data LK
Management
Sistem manajemen dokumen yang berisi dokumen-dokumen keuangan dari Pusat ke Perwakilan dan sebaliknya. g.
Pacific Disaster Management Information Platform (PDMIP) Website yang berisi informasi mengenai profil, sejarah bencana alam, dan bencana alam yang sedang terjadi di negara-negara di kawasan Asia Pasifik.
h.
Knowledge Tree Document System (KTDMS) BPO
Management
Sistem manajemen dokumen yang dokumen-dokumen lintas bidang di BPO. i.
berisi
E-disposisi Protkons Aplikasi yang menangani pencatatan nota dan disposisi secara elektronik yang digunakan oleh pejabat-pejabat eselon 1, 2, 3, dan 4 yang berada di lingkungan Ditjen Protkons
38
Kementerian Luar Negeri yang bertujuan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja. j.
Manajemen Pencalonan Aplikasi sistem informasi manajemen pencalonan ini digunakan untuk melakukan pencatatan data pencalonan Indonesia pada organisasi internasional.
k.
Aplikasi Kontribusi Aplikasi yang digunakan untuk mencatat kotribusi Pemerintah RI terhadap Organisasi Internasional. Aplikasi ini digunakan untuk mempermudah pendataan, proses pencarian dan pembuatan laporan data kontribusi.
l.
Electronic-Clearance Approval for Indonesia Teritory (e-CAIT) Aplikasi e-CAIT digunakan untuk melakukan pengajuan dan persetujuan ijin masuk kapal wisata ke wilayah laut Indonesia. Aplikasi ini merupakan hasil kerja sama beberapa kementerian terkait yaitu Kementerian Luar Negeri, Kementerian Perhubungan, Mabes TNI, dan Administrasi Pelabuhan.
39
m. “One Desk Solution” (ODS), pembangunan gedung untuk ODS, Penempatan karyawan dari Unit Kepegawaian, Keuangan, dan Konsuler, Pengurusan penempatan ke luar negeri, kepulangan dari luar negeri, pensiun, KTP-K, dan kenaikan pangkat/gelar regular dilakukan di ODS. ODS adalah bagian dari pelaksanaan layanan prima bagi karyawan. ODS bertujuan untuk memudahkan karyawan dalam berbagai pengurusan hak-haknya. Ke depannya ODS akan ditingkatkan untuk pengurusan lainnya termasuk pengurusan Kartu Askes dan Pajak serta lainnya. n.
E-Disposisi di lingkungan Sekretariat Jenderal, HPI, Multilateral dan Perwakilan E-disposisi bertujuan untuk mempercepat proses pengambilan keputusan di berbagai tingkatan di Kemlu. E-Disposisi ini selanjutnya akan dikembangkan dan diterapkan di seluruh Satker Kemlu. E-Disposisi akan ditingkatkan dengan penambahan fitur-fitur baru sesuai kebutuhan dinas dan karyawan. Aplikasi ini adalah bagian untuk pencapaian e-government.
40
o.
Video Conference Pelaksanaan Video Conference dengan seluruh perwakilan di luar negeri, antara lain pembahasan RKA-KL dengan seluruh perwakilan, pembahasan pananganan WNI di Malaysia, penanganan WNI di Suriah, penanganan masalah kepegawaian di Karachi dan persiapan kunjungan Presiden RI ke KTT Rio. Video Conference ini bertujuan untuk mengkomplemen mekanisme komunikasi yang ada selama ini. Video Conference ini selanjutnya akan dikembangkan fitur-fiturnya.
p.
Aspirasi.kemlu.go.id Penerapan aplikasi aspirasi.kemlu.go.id dan pelaksanaannya, termasuk Tim pengelola. Aspirasi.kemlu.go.id bertujuan untuk membuka akses bagi seluruh karyawan Kemlu untuk menyampaikan keluhan dan masukan terhadap perbaikan layanan. Selanjutnya, akan dilakukan pelatihan khusus bagi pengelola aspirasi.kemlu.go.id dalam hal menangani “complaint handling”. Sistem ini hanya bisa diakses dari dalam jaringan Kemlu. Hal ini guna menjamin keamanan. Aspirasi.kemlu.go.id ini 41
adalah bagian dari pelaksanaan layanan prima bagi karyawan. q.
E-penerimaan tamu
Aplikasi ini bertujuan untuk memberikan kemudahan dan meningkatkan keamanan serta tertib administrasi dalam hal penerimaan tamu. Melalui aplikasi ini, setiap tamu yang akan berkunjung akan didaftarkan secara online dan petugas resepsionis akan dengan mudah mengidentifikasi tamu melalui daftar online tersebut.
r.
Aplikasi “Pigeon Hole”
Aplikasi sedang dalam tahapan penyempurnaan. Aplikasi ini bertujuan untuk mencatat semua surat dan barang yang masuk ke Kemlu. Aplikasi ini akan segera digunakan setelah ruang untuk “pigeon hole” telah selesai dibangun. s.
E-lapor diri
Aplikasi ini sedang dalam tahapan pembahasan dan pelaksanaan. Aplikasi ini bertujuan untuk 42
menfasilitasi proses kepulangan dan keberangkatan ke dan dari Jakarta. Aplikasi ini akan disinergikan dalam SIMPEG t.
“Crowdsourcing”
Konsep dasar dan aplikasi ini sedang dalam tahapan pembahasan dan pelaksanaan. Aplikasi ini bertujuan untuk menjaring berbagai pandangan dan mendorong kolaborasi terhadap sejumlah isu spesifik.Kegiatan awal adalah pembahasan mengenai isu-isu kepegawaian, termasuk kode etik/”code of conduct.” u.
Pembaharuan Tata Kelola Perjalanan Dinas
Konsep dasar telah dibahas. Pembaharuan ini bertujuan untuk efisiensi dan efektivitas perjalanan dinas. Konsep pembaharuan ini berdasarkan hasil pembahasan dengan Kantor Bank Dunia dan PBB di Jakarta serta Bank Danamon. Diharapkan akan dilaksanakan sistem baru ini 2013. v. Pembaharuan Tata Kelola Asuransi Konsep dasar telah dibahas. Pembaharuan ini bertujuan untuk efisiensi dan efektivitas asuransi bagi karyawan Kemlu yang ditugaskan ke luar 43
negeri. Konsep pembaharuan ini berdasarkan sejumlah perusahaan asuransi di Jakarta. w. E-Nota Dinas & E-Signature Diharapkan akan dilaksanakan sistem baru ini 2013 atau paling lambat 2014.Konsep dasar telah dibahas. Dua aplikasi ini bertujuan untuk mendorong efisiensi dan efektitivas. Aplikasi ini adalah bagian untuk pencapaian e-government. Aplikasi e-nota dinas dan e-signature telah dipakai di sejumlah instansi (mis. UKP4).
44
x.
GRMS (Generate Resource Management System)
Konsep dasar telah dibahas. Aplikasi ini bertujuan untuk mendorong efisiensi dan efektivitas perencanaan dan penggunaan anggaran. Aplikasi semacam ini telah digunakan PemKot Surabaya. y.
Penerapan Cetak Biru TIK
Konsep dasar telah dibahas. Cetak Biru TIK ini untuk memberikan arah dan kerangka penggunaan TIK di Kemlu. Salah satu bentuk penerapan adalah Permenlu TIK. z.
Penyusunan Standard Procedure (SOP)
Operating
Selain untuk membakukan pelaksanaan pekerjaan, penyusunan SOP juga dimaksudkan sebagai bagian pengelolaan pengetahun (knowledge management) untuk memperkuat proses pembangunan pengetahuan Kementerian Luar Negeri seiring dengan proses perjalanan bangsa yang semakin lama harus semakin maju dengan memastikan bahwa tahapan yang mendahului memperkuat tahapan selanjutnya. Proses tersebut merupakan 45
institusionalisasi dan trasnformasi pengetahuan dari individu ke organisasi sehingga memungkinkan pengayaan (enrichment) dan learning organization. Perbaikan-perbaikan sarana dan prasarana juga dilakukan oleh Perwakilan RI di luar negeri, diantaranya:
46
-
Pembangunan sistem aplikasi, fasilitas hotline untuk pelayanan publik dan perlindungan WNI di Perwakilan;
-
Ruangan untuk pelayanan publik perlindungan WNI di Perwakilan RI;
-
Fasilitas penampungan bagi WNI yang bermasalah;
-
Penyediaan CCTV Perwakilan RI;
-
Adanya absensi kehadiran sidik vena/ biometrik untuk meningkatkan disiplin pegawai (Tertib Waktu).
-
Pembuatan aplikasi ReMIS (Records Management Information System). Aplikasi yang mengatur, menata dan memberikan informasi berupa arsip Aktif. Bisa diakses
di
sekitar
dan
kantor
melalui main.asp
http://arsip.deplu.go.id/aktif/
-
Pembuatan aplikasi RECIS (Records Center Information System). Aplikasi yang mengatur, menata dan memberikan informasi berupa arsip In-aktif. Bisa diakses melalui http://arsip.deplu.go.id/inaktif/ main.asp.
-
Tersedia sarana gedung arsip Kemlu berlokasi di Komplek Deplu di Cipadu, Tangerang. Kualifikasi teknis gedung arsip tersebut telah disesuaikan dengan standar dari ANRI.
-
Keterampilan pengguna. Terhitung Agustus 2009, Kemlu telah memiliki 80 tenaga Arsiparis yang terdiri dari: 25 Arsiparis Tingkat Ahli. 55 Arsiparis Tingkat Terampil.
-
Unit Kerja terkait telah menggunakan sistem e-document.
-
Pembenahan kearsipan di sejumlah Perwakilan RI di luar negeri sebagai berikut: -
Perwakilan RI di Beograd; 47
-
E.
Perwakilan RI di Dili; Perwakilan RI di Nairobi; Perwakilan RI di Pretoria; Perwakilan RI di Tashkent; Perwakilan RI di Davao City; Perwakilan RI di Karachi. Perwakilan RI di Addis Ababa; Perwakilan RI di Den Haag; Perwakilan RI di Islamabad; Perwakilan RI di Lisabon; Perwakilan RI di Yangon; Perwakilan RI di Tokyo; Perwakilan RI di Mumbai; Perwakilan RI di Buenos Aires; Perwakilan RI di Budapest; Perwakilan RI di Kairo; Perwakilan RI di Canberra; Perwakilan RI di Osaka.
Penataan Peraturan Perundang-undangan
Penataan peraturan perundang-undangan dilakukan dengan memetakan peraturan perundang-undangan yang tidak harmonis satu sama lain, diikuti dengan sinkronisasi dan harmonisasi peraturan perundangundangan. Kelompok Kerja Penataan Peraturan Peundangundangan Tim Reformasi Birokrasi mengidentifikasi 48
189 Peraturan perundang-undangan yang dikeluarkan/diterbitkan oleh K/L. Dari jumlah tersebut teridentifikasinya 56 peraturan perundang-undangn yang tidak harmonis atau tidak sinkron di lingkungan K/L masing-masing. Pokja Penataan Peraturan Perundang-undangan menetapkan target penyelesaian 56 regulasi dan deregulasi, namun saat ini baru tercapai 24 regulasi dan deregulasi karena kendala terbatasnya SDM, waktu dan Anggaran. F.
Akuntabilitas Publik
Di bidang manajemen keuangan, guna melakukan pembenahan secara komprehensif mengenai perencanaan, pelaksanaan dan pertanggungjawaban keuangan di Pusat dan Perwakilan, Kemlu telah menjalin kerja sama dengan Badan Pengawas Keuangan dan Pembangunan (BPKP) melalui penandatanganan Nota Kesepahaman antara Menteri Luar Negeri dengan Kepala BPKP tentang Penguatan Tata Kelola Kepemerintahan yang baik di Lingkungan Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia. Sebagai tindak lanjut dari nota kesepahaman tersebut, Kemlu dan BPKP telah membentuk tim 49
audit bersama dan mengadakan in-house training guna mewujudkan manajemen keuangan yang baik. Kementerian Luar Negeri melaksanakan sistem pengendalian intern guna meningkatkan kehandalan pelaporan keuangan, pengelolaan barang milik negara secara tertib dan akuntabel, serta mematuhi peraturan dan perundang-undangaan yang berlaku. Hasil kerja keras yang telah dilaksanakan selama ini, antara lain adalah peningkatan opini Badan Pengawas Keuangan RI (BPK RI) atas Laporan Keuangan Kementerian Luar Negeri Wajar Tanpa Pengecualian Dengan Paragraf Penjelasan (WTP DPP) pada tahun anggaran 2011. Penilaian atas Laporan Keuangan Kementerian Luar Negeri menunjukan peningkatan dalam 3 tahun terakhir. Opini BPK atas laporan keuangan Kemlu pada tahun anggaran 2009-2011 adalah:
Tahun 2009 2010 2011
50
Peringkat Disclaimer Wajar Dengan Pengecualian (WDP) Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)
G. Penguatan Pengawasan 1)
Penerapan sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) pada masing-masing K/L dan Pemda Sebagai tindak lanjut diberlakukannya PP No. 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintahan, Kemlu telah mengeluarkan Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 12 Tahun 2011 tentang Penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintahan di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik Indonesia Selain itu, Kemlu juga telah menyelenggarakan sosialisasi SPIP di lingkungan Satuan Kerja (Satker) Kemlu dan Perwakilan RI. Kemlu telah menerbitkan beberapa dokumen: a.
Pedoman Early Warning System: 1) Buku Pedoman Penyelenggaraan Sidang/ Konferensi Internasional di Kementerian Luar Negeri, 2) Buku Pedoman Bagi Pegawai Yang Ditempatkan Pada Perwakilan RI di Luar Negeri, 51
3)
b.
c. d.
2)
Buku Panduan Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN) di Perwakilan RI di Luar Negeri, 4) Pedoman Pengendalian Anggaran 5) Buku Panduan Pendampingan Inspektorat Jenderal pada Kegiatan Satuan Kerja di Kementerian Luar Negeri Mekanisme penanganan pengaduan masyarakat melalui email:
[email protected] Buku Panduan Pengelolaan Keuangan Pada Perwakilan RI di Luar Negeri, Buku Panduan Reviu Laporan Keuangan (LK).
Peningkatan peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintahan (APIP) sebagai Quality Assurance dan consulting Pengawasan intern atas penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah termasuk akuntabilitas keuangan negara dilakukan oleh Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) melalui audit, reviu, evaluasi, dan pemantauan yang berkaitan langsung dengan penjaminan kualitas (quality assurance).
52
Kegiatan pendampingan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Satker Kemlu SK No. 00010/KU/1/2011/10 tentang Pembentukan Tim Pengawalan/ Pendampingan Pelaksanaan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Kementerian Luar Negeri Tahun Anggaran 2011 SK No. 00007/PW/I/2012/10 tentang Pembentukan Tim Pengawalan/ Pendampingan Pelaksanaan Daftar Isian Pelaksanaan anggaran (DIPA) Pembentukan Desk Audit antara Itjen bersama BPKP dan Biro Keuangan Peningkatan sistem Pengawasan Internal Pembinaan Sumber Daya Manusia (SDM) Penandatanganan Pakta Integritas Penyusunan Pedoman Pengendalian Anggaran (on-process) Penyusunan Kompilasi Pengendalian Intern APIP Kemlu Perubahan paradigma pengawasan dan pengendalian intern (Buku: Design & Profile: Mendukung Terselenggaranya Visi dan Misi Kementerian Luar Negeri dan Reformasi Birokrasi) Penyusunan konsep Peraturan Menteri Luar Negeri (Permenlu) mengenai Evaluasi Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP) 53
Penyusunan konsepPeraturan Inspektur Jenderal tentang Kebijakan Pengawasan dan Pengendalian Inspektorat Jenderal, Kementerian Luar Negeri Buku Pedoman Audit Kinerja Inspektorat Jenderal.
54
BAB III TINGKAT KEMAJUAN PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI
Dilihat dari aktivitas program Reformasi Birokrasi Nasional, maka tingkat capaian Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri adalah sebagai berikut:
10 (sepuluh) aktivitas yang sudah dilaksanakan; 12 (dua belas) aktivitas yang sedang dalam proses penyelesaian; dan 1 (satu) aktivitas yang belum dilaksanakan.
10 (sepuluh) aktivitas yang sudah dilaksanakan, adalah: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Aktivitas program percepatan; Aktivitas penilaian kinerja; Redefinisi visi, misi dan strategi; Restrukturisasi; Membangun sistem penilaian kinerja; Mengembangkan Pola Pelatihan dan Pengembangan; Memperkuat Pola Karir; Penguatan unit kerja/organisasi kepegawaian; Penguatan unit kerja/organisasi diklat; 55
10. Menegakkan disiplin kerja. 12 (dua belas) aktivitas yang sedang dalam proses penyelesaian adalah: 1. 2. 3.
Postur birokrasi Kemlu 2025; Proses sosialisasi dan internalisasi; Analisis jabatan – evaluasi jabatan – sistem remunerasi; 4. Penyusunan business process untuk menghasilkan SOP; 5. Elektronisasi dokumentasi/kearsipan; 6. Asesmen kompetensi individu; 7. Mengembangkan sistem pengadaan (staffing) dan seleksi; 8. Memperkuat pola rotasi, mutasi dan promosi; 9. Membangun/memperkuat database kepegawaian; 10. Perbaikan sarana dan prasarana; 11. Memetakan regulasi – deregulasi – menyusun regulasi baru; 12. Menegakkan kode etik; 1 (satu) aktivitas yang belum dilaksanakan yaitu: analisa beban kerja. 3 (tiga) dari 11 (sebelas) aktivitas yang sedang dalam proses penyelesaian adalah aktivitas yang akan terus berjalan mengiringi perjalanan reformasi birokrasi Kemlu. Ketiga aktivitas reformasi birokrasi 56
tersebut merupakan aktivitas yang berkontribusi dalam mendukung implementasi sistem yang dibangun aktivitas-aktivitas lain dalam Reformasi Birokrasi. 3 (tiga) aktivitas dimaksud adalah:
Proses sosialisasi dan internalisasi; Perbaikan sarana dan prasarana; Memetakan regulasi – deregulasi – menyusun regulasi baru;
Kontribusi ketiga aktivitas ini menjadi kunci penting yang menentukan tercapainya perubahan yang diinginkan dari setiap aktivitas Reformasi Birokrasi. Aktivitas sosialisasi dan internalisasi akan berperan dalam mengkomunikasikan, mengembangkan pengetahuan dan membangun keterampilanketerampilan yang diperlukan dalam melaksanakan sistem-sistem yang telah dibangun aktivitas-aktivitas Reformasi Birokrasi lainnya. Aktivitas perbaikan sarana dan prasarana berperan dalam memastikan kesiapan sarana dan prasarana untuk memuluskan berjalannya sistem-sistem yang telah dikembangkan. Aktivitas memetakan regulasi – deregulasi – menyusun regulasi baru berperan penting dalam 57
memberikan kejelasan dan kepastian hukum untuk implementasi sistem-sistem yang dihasilkan aktivitas-aktivitas Reformasi Birokrasi lain. Oleh karena itu, ketiga aktivitas tersebut dapat disebut sebagai aktivitas berkelanjutan sepanjang perjalanan Reformasi Birokrasi, bahkan sepanjang program perbaikan/penyempurnaan yang terus diusahakan Kemlu. Penuntasan program Benah Diri melalui program Reformasi Birokrasi Kemlu telah menjadi komitmen Pimpinan dan Pegawai Kemlu sebagaimana dinyatakan dalam Rencana Strategis Kemlu 2010 – 2014. Program ini ditargetkan selesai dalam tiga puluh bulan, terhitung sejak tahun 2011. Dengan demikian pada tahun 2014 tujuan Kemlu menjadi organisasi dengan tata kelola pemerintahan yang baik dan pegawai yang profesional, berintegritas serta berkinerja tinggi diharapkan dapat dicapai. Kemajuan RB Kemlu telah diverifikasi oleh Tim UPRBN (Unit Pengelola Reformasi Birokrasi Nasional) KemenPAN dan RB pada tanggal 5 September 2012. Berdasarkan hasil verifikasi lapangan mengenai capaian Reformasi Birokrasi oleh Tim KemenPAN dan RB, dari 23 K/L yang belum melaksanakan RB, Kemlu termasuk dalam peringkat 3 besar. Kementerian Luar Negeri memperoleh nilai 63 dan berada pada level 3 (dari 4 58
level yang ada). Untuk itu Kementerian PAN dan RB mengusulkan kepada Kementerian Keuangan remunerasi Kementerian Luar Negeri sebesar 55%. Dua K/L lain yang juga memperoleh hasil penilaian tertinggi di antara 23 K/L lain adalah Kemendag (60%) dan LAPAN (60%). Kemlu akan menerima remunerasi TMT 1 Januari 2013.
59
BAB IV REMUNERASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI A.
Persyaratan Remunerasi: Analisa Jabatan, Evaluasi Jabatan, Pemeringkatan Jabatan, Peta Jabatan dan Informasi Faktor Jabatan
Pengajuan remunerasi Kementerian Luar Negeri diawali dari proses penyusunan analisa jabatan, evaluasi jabatan dan pemeringkatan jabatan (Job Grading) yang meliputi 985 jabatan struktural Kemlu dan Jabatan Fungsional di Kementerian Luar Negeri. Kegiatan ini dilaksanakan Tim Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri bersama-sama narasumber. Dalam Pasal 7 Ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas UndangUndang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian diamanatkan bahwa setiap Pegawai Negeri berhak memperoleh gaji yang adil dan layak sesuai dengan beban pekerjaan dan tanggung jawabnya. Regulasi berupa pedoman evaluasi jabatan yang digunakan untuk membobot suatu jabatan ini menggunakan metode Sistem Evaluasi Faktor atau 60
Factor Evaluation System (FES) yang dituangkan dalam suatu Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PermenPAN dan RB No. 34 Tahun 2011) yang menjadi pedoman bagi Kementerian/Lembaga dan pemerintah provinsi/kabupaten/kota. Evaluasi jabatan adalah suatu proses untuk menilai suatu jabatan secara sistematis dengan menggunakan kriteria-kriteria yang disebut sebagai faktor jabatan terhadap informasi faktor jabatan untuk menentukan nilai jabatan dan kelas jabatan. Kriteria-kriteria penilaian kelas jabatan melalui Factor Evaluation System (FES) ini dibagi menjadi 2 (dua) kelompok yaitu: 1.
Jabatan Struktural, penilaian kelas jabatannya dievaluasi melalui 6 faktor yaitu: Ruang lingkup dan dampak: faktor ini menilai tingkat kerumitan dan kedalaman lingkup dan dampak umum program dan pekerjaan yang diarahkan oleh pejabat struktural, termasuk dampak pekerjaan di dalam maupun di luar organisasi. Faktor ini dibagi menjadi 5 level penilaian. 61
Pengaturan Organisasi: faktor ini mempertimbangkan situasi organisasi dalam beberapa tingkat jabatan penyeliaan. Faktor ini dibagi menjadi 3 level penilaian Wewenang Penyeliaan dan Manajerial: faktor ini meliputi wewenang penyeliaan dan manajerial yang dijalankan secara berulang. Faktor ini dibagi menjadi 3 level penilaian. Hubungan Personal: faktor ini terdiri dari dua bagian yaitu sifat dan maksud hubungan/kontak yang dilakukan. Faktor ini dibagi menjadi 4 level penilaian. Kesulitan dalam pengarahan pekerjaan: faktor ini mengukur kesulitan dan kerumitan pekerjaan dasar dalam organisasi yang diarahkan, termasuk pekerjaan lini dan staf, atau pekerjaan yang dikontrakkan yang menjadi tanggung jawab penyelia dalam hal teknis atau pengawasan baik secara langsung atau melalui penyelia bawahan, pemimpin tim atau pihak lain. Faktor ini dibagi menjad 8 level penilaian. Kondisi Lain: faktor ini mengukur berbagai kondisi yang mempengaruhi tingkat kesulitan dan kerumitan dalam 62
melaksanakan kewajiban wewenang dan tanggung jawab penyeliaan. Faktor ini dibagi menjadi 6 level penilaian. 2.
Kelompok Jabatan Fungsional Tertentu dan Fungsional Umum, penilaian kelas jabatannya dibagi menjadi 9 faktor yaitu: Pengetahuan yang dibutuhkan jabatan: faktor ini mengukur sifat dan tingkat informasi atau fakta yang harus diketahui pegwai untuk melaksanakan pekerjaan, antara lain, langkah-langkah prosedur, praktek, peraturan, kebijakan, teori, prinsip, dan konsep, dan sifat dan tingkat keahlian yang dibutuhkan untuk menerapkan pengetahuan tersebut. Faktor ini dibagi menjadi 9 level penilaian. Pengawasan penyelia: faktor ini mengukur sifat dan tingkat pengawasan penyelia secara langsung, tanggung jawab pegawai, dan evaluasi hasil pekerjaan. Faktor ini dibagi menjadi 5 level penilaian. Pedoman: pedoman
faktor ini mencakup sifat dan pertimbangan yang 63
dibutuhkan untuk menerapkan pedoman tersebut. Faktor ini dibagi menjadi 5 level penilaian. Komplektisitas: faktor ini mencakup 1) sifat, jumlah, variasi, dan seluk-beluk tugas, langkah, proses, atau metode dalam pekerjaan yang dilaksanakan; 2) kesulitan mengidentifikasi apa yang harus dilakukan dan 3) kesulitan dasar pelaksanaan pekerjaan. Faktor ini dibagi menjadi 6 level penilaian. Ruang lingkup dan dampak: faktor ini mencakup hubungan antara cakupan pekerjaan, antara lain: tujuan, keluasan, dan kedalaman tugas, dan dampak dari hasil kerja atau jasa di dalam dan di luar organisasi. Faktor ini dibagi menjadi 6 level penilaian. Hubungan personal: faktor ini didasarkan pada apa yang dibutuhkan untuk berhubungan, kesulitan komunkasi dengan mereka yang dihubungi, dan penentuan di mana hubungan diadakan. Faktor ini dibagi menjadi 4 level penilaian. Tujuan hubungan: faktor ini mencakup pertukaran informasi, isu signifikan atau 64
kontroversial dan berbeda pandangan, tujuan, dan sasaran. Faktor ini dibagi menjadi 4 level penilaian. Persyaratan fisik: faktor ini mencakup persyaratan dan tuntutan fisik yang diperlukan pegawai. Hal ini termasuk kemampuan dan karakteristik fisik. Faktor ini dibagi menjadi 3 level penilaian. Lingkungan pekerjaan: faktor ini mempertimbangkan risiko ketidaknyamanan dalam lingkungan pekerjaan, atau sifat dari pekerjaan dan peraturan keamanan yang dibutuhkan. Faktor ini dibagi menjadi 3 level penilaian. Selain penggunaan kriteria-kriteria tersebut, dalam proses penilaian kelas jabatan dibuat pula peta jabatan, yaitu susunan jabatan yang digambarkan secara vertikal maupun horizontal menurut struktur kewenangan, tugas, dan tanggung jawab jabatan serta persyaratan jabatan. Peta jabatan menggambarkan seluruh jabatan yang ada kedudukannya dalam unit kerja.
65
Tabel Batasan nilai dan kelas jabatan
66
Batasan Nilai
Kelas Jabatan
190-240
1
245-300
2
305-370
3
375-450
4
455-650
5
655-850
6
855-1100
7
1105-1350
8
1355-1600
9
1605-1850
10
1855-2100
11
2105-2350
12
2355-2750
13
2755-3150
14
3155-3600
15
3605-4050
16
4055-ke atas
17
BAB V LANGKAH KE DEPAN
Ada 2 (hal) penting agar Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri berjalan secara berkesinambungan, menghasilkan capaian yang optimal, memastikan berjalannya “learning process”, knowledge-building dan knowledge management. Pertama, memastikan apa yang telah dicapai saat ini dapat dijaga dan dipertahankan. Ada semacam akumulasi pembangunan di mana upaya menjaga dan mempertahankan capaian-capaian tidak kalah penting dari upaya meraihnya. Kedua, memastikan capaian yang dihasilkan sebagai pondasi untuk meraih capaian selanjutnya. Dengan demikian ada peningkatan dari waktu ke waktu. Kedua hal tersebut penting untuk memastikan kesiapan diplomasi Indonesia menghadapi implikasi yang ditimbulkan dari berbagai perubahanperubahan besar di tataran nasional, regional dan internasional. Salah satu perubahan besar tersebut antara lain adalah semakin menguatnya peran Indonesia di dunia internasional seiring dengan transformasi ekonomi Indonesia menjadi kekuatan 16 besar ekonomi dunia. Lebih-lebih banyak yang 81
memprediksikan posisi Indonesia tersebut akan semakin kuat pada beberapa dekade ke depan. Terdapat sejumlah pekerjaan penting yang masih dalam proses dan perlu diteruskan dan dituntaskan. Dengan penyelesaian sejumlah pekerjaan rumah tersebut nantinya Kementerian Luar Negeri diharapkan memiliki sistem yang tertata sistematis, kuat dan berkesinambungan untuk mendukung diplomasi, penyelenggaraan Hubungan Luar Negeri dan pelaksanaan Politik Luar Negeri yang optimal untuk melindungi dan memperjuangkan kepentingan nasional Indonesia di fora internasional. Hal ini mencakup sejumlah aspek strategis seperti kelembagaan, tata laksana, business process berdasarkan teknologi komunikasi-informasi atau e-government, hukum dan peraturan perundangan, sistem penilaian kinerja dan budaya kerja 3T 1A dikaitkan dengan remunerasi, analisis beban kerja, standar kompetensi jabatan, asesmen kompetensi individu, penguatan pola rotasi, mutasi dan promosi, pembangunan/penguatan database kepegawaian, SOP, perbaikan sarana dan prasarana, penyusunan dan penegakan kode etik. Dengan apa yang dicapai saat ini dan hal-hal yang ingin diwujudkan di masa depan, Kementerian Luar Negeri perlu menentukan “core values”-nya yang akan merefleksikan “jati diri” Kementerian Luar 82
Negeri termasuk pegawai dan stakeholders lainnya. Sejauh ini “core values” Kementerian Luar Negeri yang dapat menjadi semacam “trademark” adalah berwawasan global dan selalu update, profesional, kreatif-inovatif, akuntabel, dan humanis. Nilai-nilai dasar tersebut seyogyanya menjadi identitas khas pegawai Kementerian Luar Negeri.
Jakarta, Februari 2013
Tim Reformasi Birokrasi Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia
LAMPIRAN 83
ROADMAP REFORMASI BIROKRASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI
Agenda Prioritas Kemlu mempunyai agenda prioritas yang dibagi ke dalam 3 (tiga) fase yang masing-masing berlangsung selama 12 (dua belas) bulan. Untuk menjamin tercapainya tujuan dan sasaran RB Kemlu banyak pihak yang terlibat di dalamnya, yaitu Menteri Luar Negeri, Wakil Menteri Luar Negeri, Sekretaris Jenderal, Tim Pengarah RB dan Tim Pelaksana RB Kemlu dan seluruh pegawai serta stakeholders Kemlu. Berikut adalah rencana agenda dan prioritas pelaksanaan aktivitas-aktivitas Reformasi Birokrasi Kemlu.
84
Agenda Prioritas Program dan Kegiatan Reformasi Birokrasi Kemlu 2012-2014
Tahun 2012 Quick Wins 1 Sistem Informasi WNI dan BHI di luar negeri Portal Treaty Room/Sistem Manajemen 2 Penyimpanan dan Pengelolaan Naskah Perjanjian Internasional secara elektronik 3 Sistem Informasi Diplomat Asing di Indonesia 4 Sistem Rekrutmen Pejabat Fungsional Diplomat dan pegawai Kemlu lainnya secara transparan, objektif, fair, dan akuntabel 5 Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) Program Manajemen Perubahan 6 Penyusunan Strategi Manajemen Perubahan dan Strategi komunikasi; 7 Sosialisasi dan internalisasi manajemen perubahan dan pelaksanaan program serta kegiatan Reformasi Birokrasi Kemlu; Program Penataan Peraturan Perundangundangan 8 Penataan berbagai peraturan perundangundangan yang dikeluarkan/diterbitkan oleh K/L; Program Penataan dan Penguatan Organisasi 85
9
Penguatan Unit Kerja Yang Menangani Organisasi, Tatalaksana, Pelayanan Publik, Kepegawaian dan Diklat; Program Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur Database 10 Pembangunan/pengembangan Pegawai Program Penguatan Pengawasan 11 Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik 12 Penerapan standar pelayanan pada unit kerja K/L: pencapaian ISO untuk pelayanan publik di sejumlah Satker Kemlu 13 Partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik Program Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan 14 Monitoring 15 Evaluasi tahunan
Tahun 2013 Program Manajemen Perubahan 1 Sosialisasi dan internalisasi manajemen perubahan dalam rangka Reformasi Birokrasi Kemlu Program Penataan Peraturan Perundangundangan 2 Penataan berbagai peraturan perundangundangan yang dikeluarkan/diterbitkan oleh 86
K/L Program Penataan dan Penguatan Organisasi 3 Penguatan Unit Kerja Yang Menangani Organisasi, Tatalaksana, Pelayanan Publik, Kepegawaian dan Diklat Program Penataan Tatalaksana Penyusunan Business Process dan SOP 4 Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi Pembangunan atau Pengembangan e5 government (e-government master plan Kemlu) Program Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur 6 Penyusunan Standar Kompetensi Jabatan Program Penguatan Pengawasan 7 Peningkatan Peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) sebagai Quality Assurance dan consulting Program Penguatan Akuntabilitas Kinerja 8 Pengembangan Sistem Manajemen Kinerja Organisasi Program Monitoring, Evaluasi, dan Pelaporan Monitoring 9 10 Evaluasi Tahunan
Tahun 2014 Program Manajemen Perubahan 1 Sosialisasi dan internalisasi manajemen perubahan dalam rangka Reformasi Birokrasi 87
Kemlu Program Penataan Peraturan Perundangundangan 2 Penataan berbagai peraturan perundangundangan yang dikeluarkan/diterbitkan oleh K/L Program Penataan dan Penguatan Organisasi 3 Penguatan Unit Kerja Yang Menangani Organisasi, Tata Laksana, Pelayanan Publik, Kepegawaian dan Diklat Program Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur 4 Asesmen Individu berdasarkan Kompetensi 5 Penerapan Sistem Penilaian Kinerja Individu Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik 6 Penerapan SPM pada Perwakilan RI Program Monitoring, Evaluasi, dan Pelaporan Monitoring 7 8 Evaluasi Tahunan 9 Melakukan evaluasi menyeluruh (pada Semester ke-2 tahun 2014)
88
