RAPPORT VAN BEVINDINGEN. Kwaliteit managementinformatie inhuur externe adviseurs. Gemeente Moerdijk

RAPPORT VAN BEVINDINGEN

“Kwaliteit managementinformatie inhuur externe adviseurs” Gemeente Moerdijk

VOORWOORD In voorliggend rapport worden de resultaten weergegeven van het onderzoek naar de “Kwaliteit managementinformatie inhuur externe adviseurs” in de gemeente Moerdijk. Dit onderwerp is opgenomen in het onderzoeksprogramma van de art. 213a-onderzoeken 2012. Onderzoek is gedaan naar de wijze waarop en aan de hand waarvan, de sturing en bewaking ten aanzien van de inhuur van externen (waaronder externe adviseurs) plaatsvindt. Het onderzoek is uitgevoerd in de periode augustus tot en met december 2012.

Moerdijk, december 2012 Henny Jansen, controller gemeente Moerdijk

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------Onderzoeksrapport “Kwaliteit managementinformatie inhuur externe adviseurs”

1

INHOUDSOPGAVE VOORWOORD........................................................................................................................................ 1

1.

INLEIDING .................................................................................................................................... 3

2.

ONDERZOEKSKADER ................................................................................................................ 3

3.

2.1.

Doelstelling ............................................................................................................................ 3

2.2.

Onderzoeksvragen ................................................................................................................ 3

2.3.

Normenkader......................................................................................................................... 3

2.4.

Afbakening............................................................................................................................. 4

BEVINDINGEN ............................................................................................................................. 5 Algemeen ............................................................................................................................................. 5 Per onderzoeksvraag........................................................................................................................... 6

4.

CONCLUSIES ............................................................................................................................ 15 Algehele conclusie ............................................................................................................................. 15 Conclusies per onderzoeksvraag ...................................................................................................... 15

5.

AANBEVELINGEN ..................................................................................................................... 18

6.

VERVOLGPROCEDURE ........................................................................................................... 20

BIJLAGE 1

INHUUR EXTERNEN (constructies en proces) ........................................................... 21

BIJLAGE 2

NORMENKADER ONDERZOEKSVRAGEN .............................................................. 22

BIJLAGE 3

NORMENKADER INHUUR EXTERNEN d.d. 23 maart 2010...................................... 24

BIJLAGE 4

OVERZICHT VAN GEINTERVIEWDE PERSONEN ................................................... 26

BIJLAGE 5

OVERZICHT GERAADPLEEGDE DOCUMENTEN EN SYSTEMEN ......................... 27


2

1.

INLEIDING

Op 13 december 2011 heeft het college van de gemeente Moerdijk het onderzoeksprogramma 2012 ten aanzien van de art. 213a-onderzoeken vastgesteld. Daarbij is besloten om een onderzoek uit te voeren naar ”kwaliteit managementinformatie inhuur externe adviseurs”. Aanleiding om “kwaliteit managementinformatie inhuur externe adviseurs” aan te merken als onderzoeksthema, is het in 2011 uitgevoerde nazorgonderzoek naar de stand van zaken van de aanbevelingen voortvloeiend uit de quick scan “inhuur externen” uit 2008 van de rekenkamer WestBrabant. Uit dit nazorgonderzoek komt naar voren dat de opzet en verbetering van de kwalitatieve managementinformatie ten aanzien van inhuur externe adviseurs nog een punt van aandacht is. De verbetering van de kwalitatieve managementinformatie is op papier geregeld (herzien normenkader), maar het is van belang nog een toets uit te voeren naar de kwaliteit van de praktische uitvoering.

2.

ONDERZOEKSKADER

2.1. Doelstelling Met het onderzoek ”Kwaliteit managementinformatie inhuur externe adviseurs” wordt beoogd inzicht te verkrijgen in de wijze waarop en aan de hand waarvan, de sturing en bewaking ten aanzien van de inhuur van externe adviseurs plaatsvindt.

2.2. Onderzoeksvragen Om bovenstaande doelstelling te realiseren dienen onderstaande onderzoeksvragen te worden beantwoord. 1. Vindt de inhuur van externe adviseurs plaats conform het door het college op 23 maart 2010 vastgestelde normenkader Inhuur externen? 2. Welke sturingsinformatie is ten aanzien van inhuur externe adviseurs beschikbaar en/of wordt nog gemist?

2.3. Normenkader Onderzoeksvraag 1 is nader uitgewerkt in een normenkader. Zie bijlage 1. Hierbij is aansluiting gezocht bij het (herziene) normenkader Inhuur externen, vastgesteld d.d. 23 maart 2010 (bijlage 2). Onderzoeksvraag 2 is deels inventariserend van aard; derhalve is het normenkader hierbij beperkt. Zie bijlage 1.


3

2.4. Afbakening Basis voor dit onderzoek is het (herziene) normenkader Inhuur externen, dat op 23 maart 2010 door het college is vastgesteld. In dit normenkader is onder meer geregeld op welke wijze het besluit tot inhuur tot stand moet komen, wat in de opdracht moet worden vastgelegd, op welke wijze de inhuur geregistreerd moet worden en wanneer er een evaluatie dient plaats te vinden. Een en ander ter versterking van de sturing en bewaking ten aanzien van inhuur van externe adviseurs. In het kader van dit onderzoek wordt onder “externe adviseurs” het volgende verstaan: “Het binnenhalen van extra onderzoeks- en/of adviescapaciteit/kennis waarbij de verantwoording voor en de regie op het proces bij de gemeente ligt.” 1 Dit sluit aan bij de definitie voor inhuur van externen, zoals vastgesteld door het college op 23 maart 2010. Het onderzoek richt zich op de periode april 2010 tot april 2012. De externe adviseurs, ingehuurd in het kader van de (nazorg) Chemie Pack, worden bij dit onderzoek buiten beschouwing gelaten.

1

Er is een verschil tussen aanbesteed werk en de inhuur van externen. Aanbesteed werk gaat uit van een resultaatomschrijving. De partij die het werk maakt is zelf verantwoordelijk voor het proces dat leidt tot dit resultaat. Aanbesteed werk valt dus niet onder de definitie van inhuur. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------4 Onderzoeksrapport “Kwaliteit managementinformatie inhuur externe adviseurs”

3.

BEVINDINGEN

Algemeen Ten behoeve van de uitvoering van dit onderzoek is aan de afdelingen (teamhoofden) gevraagd twee representatieve dossier(nummer)s (uit de periode april 2010-april 2012) met betrekking tot inhuur externe adviseurs aan te leveren. In totaal zijn door de teamhoofden 15 digitale en/of fysieke dossier(nummer)s of voorbeelden van trajecten aangereikt. Hiervan zijn 13 dossiers meegenomen in het onderzoek. De overige 2 dossiers vallen onder het begrip “aanbesteed werk”, hetgeen niet binnen 2 de scope van dit onderzoek valt. Daarnaast heeft Concerncontrol zelf 2 dossiers uit het digitale archief gelicht. De onderzochte trajecten betreffen voor het merendeel inhuurtrajecten voor vervanging van personeel binnen de reguliere formatie (in geval van vacatures) en inhuur bij (langdurige) ziekte. De overige dossiers hebben betrekking op trajecten voor de inhuur voor extra werkzaamheden. Het vorenstaande betekent dat de onderzochte dossiers meer betrekking hebben op de inhuur van reguliere functies dan op de inhuur van externe adviseurs (zoals aangegeven in de onderzoeksopdracht). Gelet op het feit dat het normenkader Inhuur externen van toepassing is op de inhuur van alle externen (breed) wordt dit voor het onderzoek niet als storend ervaren. Onder de 15 onderzochte dossiers zijn 2 trajecten die kunnen worden beschouwd als voorbeeld van een minder goed verlopen traject. De 15 trajecten zijn in eerste instantie getoetst aan de normen uit het normenkader Inhuur externen, vastgesteld door het college op 23 maart 2010 (ten behoeve van het beantwoorden van onderzoeksvraag 1). Vervolgens heeft via interviews een aanvullende focus plaatsgevonden op de betreffende dossiers en op de procedure in het algemeen, waarbij met name ingezoomd is op de sturing en bewaking ten aanzien van inhuur externen. Flex West-Brabant Alvorens in te gaan op de onderzoeksbevindingen wordt melding gemaakt van het feit dat Moerdijk e vanaf het 3 kwartaal 2011 voor wat betreft de inhuur externen gebruik maakt van het systeem Flex West-Brabant. Dit is een virtuele marktplaats voor inhuur van tijdelijk personeel binnen de gemeentelijke overheden van West-Midden Brabant. Hiermee beogen de aangesloten gemeenten opdrachten van tijdelijke aard op een open en eerlijke manier (rechtmatig) op de markt te zetten. Daarnaast wordt beoogd het bevorderen van de interne mobiliteit, het verkrijgen van (meer) inzicht in kwantitatieve en kwalitatieve managementinformatie en het realiseren van scherpere tarieven. De aangesloten gemeenten hebben afgesproken dat alle inhuur via Flex West-Brabant verloopt. In 3 Moerdijk zijn de managers/teamhoofden bevoegd om externen in te huren. Hierbij worden zij ondersteund door de P&O adviseur (tot en met opstellen adviesnota voor DT). De teamhoofden zijn vervolgens zelf verantwoordelijk voor het uitzetten en afhandelen van de aanvraag in Flex WestBrabant. Voor vragen over het systeem kunnen zij terecht bij de medewerksters van de personeelsadministratie.

2

Er is een verschil tussen aanbesteed werk en de inhuur van externen. Aanbesteed werk gaat uit van een resultaatomschrijving. De partij die het werk maakt is zelf verantwoordelijk voor het proces dat leidt tot dit resultaat. Aanbesteed werk valt dus niet onder de definitie van inhuur. 3

De managers (afdelingsmanagers/directeuren) en de teamhoofden zijn de functionarissen die bevoegd zijn externen in te huren. In de praktijk vindt inhuur veelal plaats door de teamhoofden. Vandaar dat in het vervolg van het rapport veelal alleen gesproken wordt over teamhoofden, maar hiermee worden ook de managers bedoeld. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------Onderzoeksrapport “Kwaliteit managementinformatie inhuur externe adviseurs”

5

In bijlage 1 wordt (in het kort) het proces van inhuur geschetst. Deze bijlage geeft ook een overzicht van de diverse inhuurconstructies. Hieruit volgt dat in principe alle inhuur – met uitzondering van de detachering vanuit andere gemeenten – via het systeem van Flex West-Brabant zou moeten verlopen. Dit blijkt in de praktijk (in 2012) nog niet het geval te zijn. Er wordt (nog) ingehuurd buiten Flex WestBrabant om. Hierop vindt (nog) geen controle plaats. Zie onderdeel 1c Registratie van onderzoeksvraag 1. Het systeem Flex West-Brabant maakt geen onderdeel uit van dit onderzoek, maar zal – gelet op de doelstellingen van het systeem met betrekking tot het verkrijgen van meer inzicht – wel (zijdelings) aan de orde komen.

Per onderzoeksvraag

Onderzoeksvraag 1 Vindt de inhuur van externe adviseurs plaats conform het door het college op 23 maart 2010 vastgestelde normenkader Inhuur externen?

Normenkader algemeen De (concept)adviesnota Aanpassing normenkader Inhuur externen is op 9 maart 2010 aan de orde geweest in het MT. Na vaststelling door het college (23 maart 2010) is het normenkader via de mail uitgezet onder de afdelingsmanagers en teamhoofden. Het normenkader Inhuur externen staat niet op Intranet.

Normenkader per onderdeel 1a.

Beslissing

Aan de inhuur ligt een expliciete beslissing ten grondslag. In het normenkader staat niet vermeld welk orgaan de expliciete beslissing genomen moet hebben. Vanuit P&O wordt de volgende driedeling aangegeven: - inhuur bij vacatures: DT-besluit (sinds maart 2012 via MT-bedrijf); kosten komen ten laste van P-budget en afweging door DT is noodzakelijk gelet op regionale ontwikkelingen en vacaturestop; - inhuur bij ziekte: memo aan DT volstaat; budget (200%) is aanwezig - inhuur t.b.v. project: memo aan DT volstaat; hiervoor is vaak al een krediet/budget beschikbaar. Deze driedeling staat niet op papier. Uit de interviews en het dossieronderzoek (zie hierna) komt naar voren dat de meeste teamhoofden deze driedeling niet kennen c.q. hanteren. Aangegeven wordt dat bij inhuur wegens ziekte en bij vacatures hetzelfde traject wordt gevolgd, namelijk het voorleggen van een adviesnota aan het DT via 4 MT-bedrijf (vergadert eens in de 2 weken) of via MT-ontwikkeling (vergadert eens per week) . Daarbij wordt door sommigen wel aangegeven dat deze procedure bij vervanging bij ziekte niet efficiënt is. De procedure (MT, DT, 5 dagen intern uitzetten) mag immers “pas” bij 6 weken ziekte opgestart worden. Dit geeft aan, dat niet bekend is dat bij vervanging wegens ziekte een memo aan het DT volstaat. Dit zou het proces enigszins verkorten.

4

Niet consequent: sommige DT-adviesnota’s m.b.t. inhuur personeel worden aan MT-bedrijf en sommige aan MT-ontwikkeling voorgelegd. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------6 Onderzoeksrapport “Kwaliteit managementinformatie inhuur externe adviseurs”

Bij het dossieronderzoek is ten aanzien van 5 trajecten vastgesteld dat er een expliciete beslissing (DT) aan de inhuur ten grondslag ligt. Voor 1 traject is een memo aan het DT in het (digitale) dossier aangetroffen; echter niet kan worden vastgesteld of deze memo ook daadwerkelijk aan het DT is voorgelegd. Deze informatie staat niet in Verseon; ook is deze memo niet terug te vinden op de DTbesluitenlijst (memo’s worden veelal niet op besluitenlijst vastgelegd). Van de overige 10 inhuurtrajecten kon niet worden vastgesteld of een expliciete beslissing aan de inhuur ten grondslag ligt. Dit wil niet zeggen dat er geen beslissing (DT-besluit of memo) is. Er is echter geen besluit aangetroffen in de aangeleverde (digitale of fysieke) dossiers en er kon ook geen besluit worden getraceerd via een zoekopdracht in Verseon of via de DT-besluitenlijsten. Zie ook onderdeel 1e Projectdossier van onderzoeksvraag 1. Ten aanzien van de 6 trajecten waarvoor een expliciet besluit/memo beschikbaar was, is bezien welke elementen in het besluit dan wel in het advies (waarop het besluit gebaseerd is) terug te vinden zijn. De beslissing benoemt omschrijving doel inhuur en beoogd resultaat. In de betreffende adviesnota’s (memo) staat het doel of het beoogd resultaat beschreven. Het doel kan variëren van “het continueren van de bedrijfsvoering” tot “het realiseren van project X”. De beslissing benoemt begroting en kostenopzet. In 5 van de 6 adviesnota’s (memo) staat een raming van de kosten vermeld (bijv. aantal uren x uurbedrag). In 1 advies staat alleen het aantal dagen dat wordt ingehuurd, onder de vermelding dat de benodigde kosten binnen het personeelsbudget kunnen worden opgevangen. De beslissing benoemt motivatie en afweging. In de adviezen wordt ingegaan op de reden van inhuur. Veelal betreft dit de oplossing van een tijdelijk capaciteitsvraagstuk in verband met ziekte of vacatures of (tijdelijk) extra werkzaamheden. In een enkel geval spelen (ook) andere ontwikkelingen een rol, zoals “het kiezen van een tijdelijke oplossing gelet op de regionale ontwikkelingen” of “het kiezen van een tijdelijke constructie gelet op de taakstellende bezuinigingen”. Uit deze adviezen blijkt dat structurele en tijdelijke oplossingen tegen elkaar worden afgewogen. De beslissing benoemt de relatie met afdelingsplannen en tijdregistratie. In de adviezen wordt de relatie met afdelingsplannen niet expliciet genoemd. Navraag wijst uit dat het benoemen van de relatie met afdelingsplannen en tijdregistratie alleen geldt in het kader van inhuur ten behoeve van projecten, d.w.z. voor extra werkzaamheden. Dit hangt samen met de afweging tussen zelf doen (past binnen capaciteitsplanning) of inhuur van een externe. Het item “de beslissing benoemt de relatie met afdelingsplannen en tijdregistratie” is daarom vrijwel gelijk aan “de beslissing benoemt motivatie en afweging” (zie hiervoor). De beslissing benoemt kennisoverdracht. In 1 advies wordt specifiek melding gemaakt van het belang van kennisoverdracht. In de overige adviezen staat hierover niets vermeld.

1b.

Opdracht

Er is sprake van een vastgelegde opdracht. Bij 14 van de 15 onderzochte inhuurtrajecten is een schriftelijk vastgelegde opdracht of een contract aanwezig. Voor 1 traject is alleen een offerte aangetroffen. Vermoedelijk is er geen opdrachtbevestiging, aangezien op de facturen wordt verwezen naar de offerte.

Bezien is welke elementen in de opdracht(bevestiging), dan wel in de offerte (waarnaar op de facturen verwezen wordt) terug te vinden zijn. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------Onderzoeksrapport “Kwaliteit managementinformatie inhuur externe adviseurs”

7

Kwaliteitseisen t.a.v. de opdracht en resultaatbepaling. In de meeste onderzochte dossiers blijven de kwaliteitseisen in het contract beperkt tot een functiebeschrijving en/of een beschrijving van de (extra) werkzaamheden waarvoor wordt ingehuurd en/of een beschrijving van de competenties die voor de invulling van de functie benodigd zijn. Dit heeft te maken met het feit dat het merendeel van de inhuur betrekking heeft op continuering van de bedrijfsvoering. Bij 1 traject voor extra werkzaamheden is een jaarplanning met op te leveren producten aangetroffen. Wijze van voortgangscontrole en kostenbewaking. In enkele opdrachten/contracten is een passage omtrent kostenbewaking (“Zodra de raming overschreden dreigt te worden, dient eerst goedkeuring gevraagd te worden”) of voortgangscontrole (houden van voortgangsgesprekken, monitoring) opgenomen. In de meeste dossiers is hierover echter niets terug te vinden. Vastlegging en documentatie. In 1 contract is vastgelegd dat een eindevaluatie op papier opgeleverd moet worden. Deze evaluatie is overigens niet in het dossier aangetroffen. Daarnaast staat in twee contracten vermeld dat na afloop van het contract een evaluatie moet worden gehouden; hierbij staat niet vermeld of dit een mondelinge of schriftelijke evaluatie moet zijn. In de overige contracten (continuering van de bedrijfsvoering) staat niets vermeld over vastlegging en/of documentatie.

1c.

Registratie

De registratie van externe opdrachten vindt plaats naar de volgende inhuurcategorieën: - inhuur ter continuering van de bedrijfsvoering (vacatures/ziektes); - inhuur in het kader van projecten die betaald wordt uit een krediet of inhuur om extra werkzaamheden uit te voeren niet passende binnen de bestaande formatie; - inhuur voor de uitvoer van gesubsidieerde taken. De kosten van de 15 onderzochte trajecten zijn in Coda geboekt op de volgende kostensoorten: 43.000 43.003 43.004 43.010

personeel van derden (inhuur voor extra werkzaamheden en projecten) inhuur bij ziekte inhuur bij vacatures inhuur bij ouderschapsverlof (in 2011)

Dit sluit grotendeels aan bij het normenkader (met uitzondering van categorie 43.010 in 2011). Het enige verschil is dat in Coda de inhuur vanwege vacatures en bij ziekte, in twee aparte kostensoorten is opgesplitst. Binnen de organisatie zijn twee soorten overzichten beschikbaar met betrekking tot inhuur derden. a. Het overzicht Inhuur dat maandelijks door de afdeling P&O opgesteld wordt aan de hand van de gegevens die worden verstrekt door de teamhoofden (zie onderzoeksvraag 2, pagina 13). Op dit (Excel)overzicht staan – op jaarbasis - de claims die er liggen ten aanzien van inhuur (op basis van de contracten) en zijn verdeeld in de volgende 4 categorieën: 1. 2. 3. 4.

inhuur op vacaturegeld (kostensoort 43.004) inhuur op basis van een project/krediet inhuur op basis van een subsidie inhuur op basis van ziekte (kostensoort 43.003)


8

Bij de categorieën 2 en 3 staat op het overzicht geen kostensoort aangegeven. Uit Coda blijkt dat inhuur op basis van een project/krediet vaak op kostensoort 43.000 (personeel van derden) wordt geboekt. Voor inhuur op basis van een subsidie is geen aparte kostensoort aangetroffen in Coda. Deze kosten worden ook op kostencategorie 43.000 geboekt. Verder staan op het overzicht ook twee externen vermeld die blijkbaar binnen geen van bovenstaande 4 categorieën passen. Bij hen staat categorie “overige” aangegeven. In Coda zijn de betreffende kosten geboekt op kostensoort 43.519 (externe adviseurs) respectievelijk 43.710 (overige uitgaven). Uit dit overzicht wordt voorts duidelijk dat een aantal contracten bij de afdeling Gemeentewinkel reeds enkele jaren loopt, voorbeeld: 1 contract sinds 2007, 2 contracten sinds 2009. In de interviews wordt als reden aangegeven dat in eerste instantie gekozen was voor extra personeel (inhuurkrachten), gelet op de economische crisis met de gedachte dat dit een (paar) jaar zou aanduren. Dit viel tegen, daarbij kwam ook nog de regionale samenwerking waarbij t.z.t. 20% bezuiniging op personeel plaatsvindt. Vandaar dat in 2011 door het DT besloten is om de inhuur te verlengen en niet over te gaan tot aantrekken van vast personeel. Dit heeft tot gevolg dat de afdeling Gemeentewinkel op het moment relatief veel langdurige inhuur heeft, dat binnen redelijke termijn afgelopen moet zijn. Zoals hiervoor reeds aangegeven wordt het maandelijks overzicht opgesteld aan de hand van de gegevens verstrekt door de teamhoofden. Het is bij P&O niet bekend of dit overzicht compleet is. Aangegeven wordt dat de teamhoofden hiervoor verantwoordelijk zijn. Er wordt geen check gedaan met bijvoorbeeld de geboekte bedragen in Coda (zie hierna) of met de geregistreerde inhuur in Flex West-Brabant. Hierbij wordt wel opgemerkt dat op dit moment vanuit P&O een inhaalslag plaatsvindt om alle lopende inhuurtrajecten in Flex West-Brabant in te voeren. Dit met het oog op het feit dat met ingang van 1 januari 2013 de uren- en facturenregistratie van inhuur externen via Flex WestBrabant gaat lopen. Hierdoor is er vanaf 1 januari 2013 een beter en continu inzicht op de aanwezige inhuur en hoeven er op termijn geen (extra comptabele) maandelijks overzichten meer opgesteld te worden. Deze informatie rolt dan vanzelf uit het systeem. Zover is men nog niet. Vooralsnog kan het systeem nog geen afdoende managementinformatie opleveren en zullen de overzichten nog extra comptabel opgesteld moeten worden.

b. Binnen Coda zijn maatwerkrapporten op te vragen van de begrote en geboekte kosten inhuur personeel (overzicht Inhuur personeel). Op de overzichten 2010 t/m 2012 staan de volgende kostensoorten vermeld:

43.000 43.001 43.003 43.004 43.010 43.010 43.011 43.519

personeel van derden personeel WVS overig flexibele inzet personeel bij ziekte flexibele inzet personeel bij vacatures inhuur personeel CWP (alleen in 2010) inhuur bij ouderschapsverlof (alleen in 2011) inhuur personeel van derden i.v.m. Chemie Pack (in 2011 en 2012) externe adviseurs

Uit het bovenstaande blijkt dat beide overzichten niet geheel met elkaar overeenstemmen. Op het maatwerkrapport staan meer kostensoorten dan op het maandelijks overzicht van P&O. Ook de kostensoorten die wel hetzelfde zijn (43.000, 43.003 en 43.004) komen qua begrote (en verantwoorde) totaalbedragen niet overeen.


9

Globaal onderzoek naar de verschillen wijst het volgende uit: - op de kostensoort 43.000 worden vele verschillende zaken geboekt, zoals inhuur personeel voor extra werkzaamheden, personeelslasten nafase brand Chemie Pack, kosten vakantiekrachten (bijv. voor de haven), kosten buurtbemiddeling, consultancy uren e.d.; - op de kostensoort 43.004 worden – naast de kosten voor inhuur bij vacatures - ook de applicatiekosten van Flex West-Brabant geboekt, alsmede de kosten van trainees; - de kostensoort 43.519 is een vergaarbak van kosten juridische adviezen, adviezen m.b.t. woningaanpassingen en bestemmingsplannen, maar ook voor organisatieadviezen, opstellen diverse nota’s en de kosten voor het afhuren van ruimtes (?). Op deze kostensoort worden dus onder meer de kosten geboekt die betrekking hebben op “aanbesteed werk” (zie de definitie bij de voetnoot op pagina 6). - Op het maandelijks overzicht staan ook de kosten van tijdelijke uitbreiding van het aantal uren van vast personeel in verband met ziekte/vacature. Deze kosten zijn niet altijd verantwoord op de betreffende kostencategorie (43.003/43.004) in Coda. - Kosten van inhuur personeel worden ook geboekt op de kostencategorie 43.710 (overige uitgaven). Zie de toelichting bij het maandelijks overzicht. Deze kostencategorie komt niet voor op het maatwerkrapport. Zoals reeds aangegeven vindt geen check plaats tussen het maandelijks overzicht waarop de begrote bedragen staan, de geboekte bedragen in Coda en de registreerde inhuur in Flex West-Brabant. Onlangs heeft de accountant in het kader van de interimcontrole 2012 gecontroleerd of de facturen van inhuur derden, zoals opgenomen in de financiële registratie, volledig zijn geregistreerd in het systeem van Flex West-Brabant. Hierbij is geconstateerd dat de registratie in het systeem van Flex West Brabant onvolledig is. De urenverantwoording wordt samen met de factuur in de financiële registratie opgenomen. Op vrijwel alle facturen (die zijn geboekt) is het factuurbedrag dat in rekening wordt gebracht, nader gespecificeerd: het aantal uren x uurbedrag. Het betreffende teamhoofd (budgethouder) parafeert de factuur voor akkoord; de accordering betreft zowel de gedeclareerde uren (aan de hand van weekbriefjes/tijdlijsten) als het bedrag. Of het teamhoofd heeft een inlogcode voor het systeem van het inhuurbedrijf en tekent in dit systeem de uren af voor akkoord. Wanneer de factuur ontvangen wordt, checkt het teamhoofd de factuur met het contract (Flex) en de uren (in systeem bedrijf) en vervolgens wordt de factuur in Coda geboekt. De urenverantwoording wordt (veelal) in de papieren dossiers opgeborgen. De urenverantwoording zit niet achter de factuur in Coda. Met ingang van 1 januari 2013 zal de urenverantwoording en facturering via Flex West-Brabant gaan lopen. Zie onderdeel 1e Projectdossier.

1d.

Evaluatie

Er vindt een evaluatie van het inhuurtraject plaats indien hiertoe aanleiding is in het kader van: - kennisoverdracht van de inhuurkracht naar de organisatie; - leerpunten t.b.v. toekomstige inhuurtrajecten; - het door de inhuurkracht opgeleverde resultaat is onvoldoende. Bij 3 contracten staat expliciet vermeld dat na afloop van het contract een evaluatie plaatsvindt. In 1 contract is vastgelegd dat er een eindevaluatie (op papier) opgeleverd moet worden (zie normenkader 1b, pagina 9). Bij de overige twee contracten wordt gesproken over het houden van een evaluatie, waarbij de volgende reden staat vermeld: “…om te bezien of de inhuur aan de verwachtingen heeft voldaan.”


10

In de praktijk vindt in meer of mindere mate altijd wel een evaluatie plaats na afloop van een inhuurtraject. Meestal is dit in het kader van “leerpunten t.b.v. toekomstige inhuurtrajecten” en/of om te bezien of de inhuur aan de verwachtingen van alle betrokkenen heeft voldaan. Een dergelijke evaluatie vindt vaak mondeling plaats, al dan niet in overleg met de accountmanager (in geval van inhuur via een bureau). In een enkel geval wordt van dit gesprek een verslag gemaakt. In de interviews wordt aangegeven dat aan het eind van het inhuurtraject soms een referentie opgesteld wordt, hetgeen kan worden gezien als een soort van evaluatie. In de referentie wordt aangegeven welke taken de inhuurkracht heeft verricht en of dit naar tevredenheid is gebeurd. Een evaluatie is volgens het normenkader ook vereist indien hiertoe aanleiding is in het kader van kennisoverdracht van de inhuurkracht naar de organisatie. In de interviews wordt aangegeven dat in deze situatie de interne medewerker meeloopt met de externe teneinde zich de specifieke kennis eigen te maken. Verder gebeurt kennisoverdracht in de praktijk via het werkoverleg of via vastlegging van informatie in dossiers en systemen. Uit het onderzoek komt verder naar voren dat bij de trajecten die minder goed zijn verlopen, wel een soort van voortgangsbewaking c.q. evaluatie heeft plaatsgevonden. Als gevolg hiervan is 1 contract voortijdig beëindigd en is 1 contract niet verlengd. Zie ook hierna, onderdeel 1e Projectdossier.

1e.

Projectdossier

Het merendeel van de onderzochte trajecten betreft inhuur dat vrijgesteld is van het inkoopbeleid (t.b.v. de continuering van de bedrijfsvoering, vacatures of ziekte). In dat geval dient volgens het normenkader een apart inhuurdossier opgezet te worden. In het inhuurdossier moeten de volgende onderwerpen te vinden zijn: besluitvormingsdocument, selectiedocument of motivatie leverancierskeuze, contract en (indien van toepassing) evaluatie. Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat de dossiervorming in de praktijk niet (meer) gebeurt volgens het normenkader. Dit is mede het gevolg van de invoering van Flex West-Brabant (*), bijvoorbeeld omdat de contracten in dit systeem worden geregistreerd en niet altijd meer opgeborgen worden in een apart dossier. Voorts bevindt de organisatie zich in de zogenaamde overgangsfase tussen analoge en digitale dossiervorming, waardoor de fysieke en de digitale dossiers niet altijd overeenstemmen. (*) In Flex West-Brabant wordt “alleen” het contract geregistreerd en vanaf 1 januari 2013 de bijbehorende urenregistratie en ingediende facturen. In het systeem is - nadat de aanvraag via de marktplaats is afgehandeld - niets terug te vinden met betrekking tot offertes, leverancierskeuze, beoordelingen of een selectiedocument. Er wordt nergens vastgelegd op welke wijze de gekozen kandidaat past bij de geformuleerde gunningscriteria. Dit strookt niet met het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze constatering past bij de aanbeveling van de accountant in de managementletter 2012, namelijk ervoor zorgdragen dat wordt gewaarborgd dat ook bij inhuur via Flex West Brabant het gemeentelijk inkoopbeleid inzake inkoop en aanbestedingen wordt gehanteerd. De accountant raadt aan om hierop vanuit de gemeente monitoring te laten plaatsvinden. Voorbeelden ten aanzien van bevindingen projectdossier: - Niet van ieder inhuurtraject is een apart (digitaal of fysiek) projectdossier beschikbaar. Soms zijn de contracten opgeborgen in een algemeen inhuurdossier per afdeling. Van de meest recente inhuurtrajecten staan de contracten alleen in Flex West-Brabant. - Enkele contracten met betrekking tot inhuur derden staan (ook) geregistreerd in de zogenaamde contractenmodule in Verseon, waarin momenteel met name de leverancierscontracten staan geregistreerd.


11

-

-

-

De DT-besluiten die ten grondslag liggen aan de inhuur, worden in Verseon veelal niet meer op het desbetreffende (afdelings)inhuurdossier afgeboekt, maar op een algemeen (afdelings)dossier, genaamd: “Digitaal fictief dossier waarin (zoekgeraakte) BBV (bestuurlijk behandelvoorstellen) nummers zijn afgeboekt, die nog niet aan een dossier waren gekoppeld”. Het DT-besluit is vaak wel opgeborgen in het fysieke dossier. In slechts een enkel dossier is een selectiedocument of motivatie leverancierskeuze aangetroffen. Ten aanzien van de contracten is opgevallen dat het in het dossier opgeborgen contract niet altijd door beide partijen (gemeente en inhuurkracht/-organisatie) is ondertekend. In de aangeleverde (digitale) dossiers zijn geen evaluaties aangetroffen. Uit één dossier blijkt wel dat in de praktijk tussentijdse (voortgangs)gesprekken plaatsvinden. Ook ten aanzien van de 2 minder goed verlopen trajecten is geen evaluatie in het dossier aangetroffen. Bij 1 traject is wel documentatie in het dossier aangetroffen op basis waarvan geconcludeerd kan worden dat de inhuurkracht niet de vereiste kwaliteit had en dat het traject voortijdig beëindigd is. Ten aanzien van het andere minder goed verlopen traject, waarbij geen verlenging van het contract heeft plaatsgevonden, is geen evaluatie in het dossier aangetroffen. De verslagen van de desbetreffende gesprekken zijn opgeborgen in het persoonlijk archief (bijv. G directory in Word) van de leidinggevende.

Vier van de onderzochte trajecten hebben betrekking op inhuur voor extra werkzaamheden. Ingevolge het normenkader moeten de dossiers dan opgebouwd worden conform de voorschriften van de inkoopprocedure (hoofdstuk 6.2. van de inkoopprocedure), d.w.z. de inkoopdocumenten (offerteaanvragen, offertes, beoordelingen, contract e.d.) maken onderdeel uit van het desbetreffende projectdossiers. Van 1 traject is vastgesteld dat de betreffende documenten in het dossier opgeborgen zijn. De overige drie trajecten betreffen detachering via een andere gemeente of via de pay-roll constructie (zie bijlage 1), waardoor offertes e.d. niet van toepassing zijn.

Onderzoeksvraag 2 Welke sturingsinformatie is ten aanzien van externe adviseurs beschikbaar en/of wordt nog gemist?

De werkwijze conform het normenkader Inhuur externen levert kwantitatieve en kwalitatieve managementinformatie op die gebruikt kan worden voor het sturen op de inhuur van externe adviseurs. Zoals bij onderzoeksvraag 1e Registratie is aangegeven zijn binnen de organisatie ten aanzien van inhuur externen diverse overzichten beschikbaar, namelijk de maandelijkse overzichten P&O en de maatwerkrapporten in Coda. Daarnaast is informatie beschikbaar via het systeem van Flex WestBrabant. Deze kwantitatieve gegevens stemmen niet met elkaar overeen. Zie onderzoeksvraag 1. De maandelijkse overzichten P&O en de maatwerkrapporten in Coda zijn organisatiebrede overzichten, waarvan teamhoofden (bijna) geen gebruik maken bij het sturen op de externe inhuur. Voor de kwantitatieve gegevens raadplegen zij momenteel Coda (afzonderlijke posten) en incidenteel het systeem Flex West-Brabant. Daarnaast beschikken de teamhoofden over de gegevens (uren) op de urenlijsten/weekbriefjes en de geaccordeerde uren in het systeem van het inhuurbedrijf (zie onderdeel 1c). Omdat de kwantitatieve gegevens in verschillende systemen staan geregistreerd, houdt een aantal teamhoofden een eigen (budget)overzicht bij in Excel.


12

Op dit moment is er vrijwel geen kwalitatieve managementinformatie ten aanzien van inhuur externen beschikbaar, althans niet in de dossiers (zie onderzoeksvraag 1) of in het systeem van Flex WestBrabant. Soms is kwalitatieve informatie vastgelegd in gespreksverslagen of in referenties, welke worden opgeborgen in het persoonlijk archief van de leidinggevende. Dit gebeurt niet standaard. Op de vraag op welke wijze de teamhoofden sturen op de kwaliteit van de inhuur wordt aangegeven, dat zij veelal sturen op vakinhoud, afgeleverde producten, afgewerkte werkvoorraad of op resultaat. In het geval dat het noodzakelijk is dat kennis wordt overgedragen, wordt erop toegezien dat een interne functionaris meeloopt met de externe. Kennis wordt met name vastgelegd in dossiers en computerapplicaties. Het op bovenstaande wijze vastleggen van kwalitatieve managementinformatie is voor teamhoofden afdoende om te kunnen sturen op de kwaliteit van inhuur derden. Uit de interviews komt dus naar voren dat teamhoofden met name behoefte hebben aan gestructureerde kwantitatieve managementinformatie. Binnen de organisatie (op centraal niveau) is men zich ervan bewust dat deze managementinformatie nog niet optimaal is en dat de informatie díe beschikbaar is, over diverse systemen verspreid is en niet helemaal op elkaar aansluit. Aangegeven wordt dat bij het afsluiten van het verbetertraject inhuur derden (2010) ervoor gekozen is om vooralsnog geen aandacht te besteden aan verdere optimalisering van de managementinformatie inhuur derden, gelet op de toenmalige ontwikkelingen met betrekking tot Flex West-Brabant. Het is de bedoeling dat de managementinformatie geborgd wordt in dit systeem. De eerste stap tot verdere optimalisering is de uren/facturenregistratie in het systeem. Hierna zal prioriteit gegeven worden aan het verkrijgen van (kwantitatieve) managementinformatie uit het systeem. Over kwalitatieve managementinformatie wordt nog niet gerept. Het DT wordt via voortgangsrapportages op de hoogte gesteld over de stand van zaken t.a.v. inhuur externe adviseurs. De maandelijkse overzichten inhuur worden door P&O via de mail aan het DT voorgelegd. Daarnaast worden ook overzichten overlegd met betrekking tot stand van zaken personeelsbudget (reguliere personeelskosten incl. vacaturegelden). Deze overzichten worden voor kennisgeving aangenomen en al dan niet besproken bij het onderdeel Personeel (wanneer bijvoorbeeld advies met betrekking tot inhuur wordt voorgelegd). Het voor kennisgeving aannemen van deze overzichten wordt niet vastgelegd op de DT-besluitenlijst. Er worden verder geen voortgangsrapportages aan het DT voorgelegd. Op de vraag of het DT voldoende sturingsinformatie heeft ten aanzien van inhuur derden, wordt aangegeven dat zij – gedurende het jaar - geen goed inzicht hebben in de totale kosten inhuur derden. Zo wordt bijvoorbeeld de link tussen de verplichtingen (maandelijks overzicht P&O) en de werkelijk geboekte bedragen (Coda) gemist. Een totaalbeeld ontbreekt. P&O brengt de maandelijkse overzichten (inhuur en personeelsbudget) ook ter kennisname van de verantwoordelijke portefeuillehouder en aan het MT. Het MT gebruikt de informatie op de maandelijkse overzichten wanneer hen een advies wordt voorgelegd ten aanzien van inhuur personeel. Aan de hand van deze overzichten kan worden bezien hoeveel financiële ruimte hiervoor nog beschikbaar is. De opdrachtgever (manager/teamhoofd) bewaakt het beschikbare budget voor externe adviseurs, de contractwaarde en de werkelijke uitgaven. In het DT-advies/memo wordt een begroting gemaakt van de kosten (incl. uren). Het teamhoofd bewaakt het budget en de werkelijke kosten aan de hand van de ingediende facturen. Omdat de betreffende gegevens momenteel nog in diverse systemen geregistreerd worden, houdt het teamhoofd soms zelf extracomptabel een eigen Excel-overzicht bij, met opdrachtwaarde, budget, geklokte uren en facturen.


13

De uren en facturenregistratie gaat vanaf 1 januari 2013 via Flex West-Brabant lopen. De inhuur registreert de gemaakte uren in het systeem van Flex West-Brabant; het teamhoofd accordeert de uren in het systeem. Vervolgens wordt de factuur op basis van de geaccordeerde uren via Flex ingediend. Een en ander ter vereenvoudiging van de administratieve afhandeling en om beter zicht te krijgen op de inhuur. Het is de bedoeling dat t.z.t de facturen ook al voorgecodeerd gaan worden (kostencategorie). Er is periodiek overleg tussen de opdrachtgever (manager/teamhoofd) en de opdrachtnemer (externe adviseur) over de voortgang. De voortgang wordt vastgelegd. Het teamhoofd bewaakt tussentijds de voortgang via het reguliere werkoverleg waarbij naast het vaste personeel ook de inhuurkrachten aanwezig zijn. Veelal wordt van deze werkoverleggen geen verslag gemaakt. Met sommige bureaus vinden tussentijds voortgangsgesprekken plaats. Veelal op initiatief van deze bureaus. Dit, om te bezien of de inhuur aan de verwachtingen van alle betrokkenen voldoet. Een dergelijke evaluatie vindt vaak mondeling plaats, al dan niet in overleg met de accountmanager (in geval van inhuur via een bureau). Soms wordt van een dergelijk gesprek een verslag gemaakt. Alsdan wordt dit vaak in het persoonlijk archief van de leidinggevende bewaard.


14

4.

CONCLUSIES

Algehele conclusie De inhuur van externen vindt niet (meer) geheel plaats conform het normenkader van 23 maart 2010. Dit betreft met name de onderdelen registratie, evaluatie en projectdossier. Aan de normen die zijn geformuleerd bij de onderdelen beslissing en opdracht, wordt redelijk tot goed uitvoering gegeven. Verder is de conclusie dat er op dit moment ten aanzien van externe inhuur nog onvoldoende adequate kwantitatieve en kwalitatieve managementinformatie beschikbaar is. Dit belemmert de sturing op en beheersing van inhuur derden.

Conclusies per onderzoeksvraag

Vindt de inhuur plaats conform het door het college op 23 maart 2010 vastgestelde normenkader Inhuur externen? Zoals hiervoor aangegeven bij de algehele conclusie, vindt de inhuur van externen – op onderdelen niet (meer) geheel plaats conform het normenkader van 23 maart 2010. Er vindt binnen de organisatie geen toetsing plaats op hantering van het normenkader. Dit verhoogt het risico op onvolledig inzicht (diverse registraties), onrechtmatigheid (niet voldoen aan gemeentelijke inkoopprocedure) en onvolledige projectdossiers. Hieronder worden de conclusies per onderdeel van het normenkader beschreven. Beslissing In het normenkader is opgenomen dat aan de inhuur een expliciete beslissing ten grondslag moet liggen. Aan deze norm wordt redelijk tot goed voldaan. In het normenkader staat niet vermeld door welk orgaan dit moet gebeuren. Vanuit P&O wordt de volgende procedure gehanteerd: DT-besluit bij inhuur bij vacatures (sinds maart 2012 via MT-bedrijf) en memo aan DT bij inhuur bij ziekte of in het kader van project. De meeste teamhoofden zijn met deze tweedeling niet bekend; het is ook niet na te lezen op Intranet. Dit heeft tot gevolg dat ten aanzien van inhuur derden niet altijd de meest efficiënte procesgang wordt gehanteerd. De beslissingen uit het dossieronderzoek bevatten een omschrijving van het doel, een raming van de kosten, de reden van de inhuur of de afweging tussen zelf doen of inhuur externe. In die zin voldoen deze beslissingen aan het normenkader. In het normenkader staat ook aangegeven dat in de beslissing ingegaan moet worden op de kennisoverdracht. Dit item is (bijna) niet aangetroffen in de beslissing. Daarbij is het de vraag of kennisoverdracht onderdeel moet uitmaken van de beslissing. Het verdient eerder aanbeveling de wijze van kennisoverdracht te benoemen in de opdracht en ervoor te zorgen dat een en ander in de praktijk wordt geborgd (zie bij de onderdelen opdracht en evaluatie). Opdracht Bij (vrijwel) alle inhuur uit het dossieronderzoek is sprake van een schriftelijk vastgelegde opdracht. In de opdracht zijn de kwaliteitseisen ten aanzien van de opdracht en resultaatbepaling terug te vinden (althans functiebeschrijving of competenties). In het normenkader is verder aangegeven dat in de opdracht ook opgenomen moet worden op welke wijze de voortgangscontrole en kostenbewaking plaatsvindt en op welke wijze dit wordt vastgelegd. In de meeste opdrachten is hierover niets terug te vinden. Voor de sturing en regie op de inhuur is het wel van belang dat deze zaken in de opdracht worden vastgelegd. Dit geldt ook voor de wijze van kennisoverdracht (zie hiervoor).


15

Registratie De kosten van de inhuurtrajecten uit het dossieronderzoek, zijn in Coda grotendeels geregistreerd naar de kostencategorieën zoals aangeven in het normenkader. Wel is geconstateerd dat er binnen de organisatie verschillende overzichten met betrekking tot inhuur derden beschikbaar zijn, namelijk het maandelijks overzicht van P&O (hetgeen wordt opgesteld door P&O aan de hand van de aangeleverde gegevens door de teamhoofden) en de maatwerkrapporten in Coda. Deze registraties sluiten qua kostencategorieën en qua totaalbedragen niet op elkaar aan. Hierop wordt door de organisatie geen check uitgevoerd. Er wordt ook geen match gemaakt met de inhuur zoals geregistreerd in het systeem van Flex West-Brabant. Doordat de diverse registraties niet op elkaar zijn afgestemd en er geen controles plaatsvinden, bestaat het risico dat dit leidt tot een onjuist en onvolledig (totaal)beeld ten aanzien van het aantal ingehuurde externen en de hiermee gemoeid zijnde bedragen, onderverdeeld naar de diverse categorieën. Dit punt komt terug bij onderzoeksvraag 2: de beschikbare managementinformatie. Hierbij moet wel worden opgemerkt dat P&O eind 2012 een inhaalslag heeft gemaakt om alle lopende inhuurtrajecten in het systeem van Flex West-Brabant in te voeren. Dit met het oog op het feit dat met ingang van 1 januari 2013 de uren- en facturenregistratie van inhuur externen via Flex West-Brabant plaatsvindt. Hierdoor ontstaat er vanaf 1 januari 2013 een beter en continu inzicht op de aanwezige inhuur en kunnen de maandelijkse P&O-overzichten op termijn vervallen. De conclusies bij het onderdeel registratie komen ook terug bij onderzoeksvraag 2: de beschikbare managementinformatie inhuur derden. Evaluatie Ingevolge het normenkader moet in bepaalde situaties (kennisoverdracht, leerpunten ten behoeve van toekomstige inhuurtrajecten of wanneer het opgeleverde resultaat onvoldoende is) een evaluatie van het inhuurtraject plaatsvinden. In feite moet dan eigenlijk na afloop van ieder inhuurtraject een evaluatie plaatsvinden; immers, er zal altijd in meer of mindere mate sprake zijn van kennisoverdracht bij vertrek van een externe. Binnen de organisatie is men zich ervan bewust dat het van belang is dat bij beëindiging van de inhuur niet tevens alle kennis mee vertrekt. Kennisoverdracht vindt in de praktijk plaats via het werkoverleg of via vastlegging van informatie in vakdossiers en systemen. Ook vinden vaak eindgesprekken plaats, met name wanneer een traject niet naar wens is verlopen. Deze gesprekken/evaluaties worden echter niet altijd op papier vastgelegd en/of in het betreffende dossier opgeborgen. Er vindt dus geen systematische vastlegging in het projectdossier plaats, noch van kennisoverdracht noch van geleverde kwaliteit. Dit is echter wel van belang in het kader van kennisborging en van eventuele leerpunten ten behoeve van toekomstige trajecten. Projectdossier De dossiervorming gebeurt niet (meer) conform het normenkader en conform de gemeentelijke inkoopprocedure. Er is niet voor ieder inhuurtraject een compleet en/of apart projectdossier beschikbaar. Dit is mede het gevolg van de invoering van Flex West-Brabant, omdat de contracten in dit systeem worden geregistreerd en niet altijd meer worden opgeborgen in een apart/gemeentelijk dossier. Echter, teneinde te voldoen aan het gemeentelijk inkoopbeleid is het noodzakelijk dat van ieder inhuurtraject - ook al wordt een contract in het systeem van Flex West-Brabant geregistreerd een eigen (gemeentelijk) projectdossier wordt gevormd. Dit projectdossier moet in ieder geval een aantal belangrijke documenten bevatten zoals beslissing, opdracht (contract), evaluatie en de documenten die betrekking hebben op het inkooptraject, zoals offertes, leveranciersbeoordelingen of selectiedocument. Een en ander is noodzakelijk voor het inzicht in de wijze waarop tot inhuur is besloten alsmede in het kader van een duidelijke verantwoording van de inhuur. Op dit moment is dit – in ieder geval voor de trajecten die via Flex West-Brabant lopen – niet helder. Van deze trajecten worden op dit moment namelijk geen (afgewezen) offertes en/of selectiedocumenten bewaard.


16

Deze conclusie past bij de opmerking van de accountant in de managementletter 2012: draag er zorg voor dat ook bij inhuur via Flex West-Brabant het gemeentelijk inkoopbeleid wordt gehanteerd. De accountant beveelt daarbij ook aan een en ander te monitoren. Voorts verdient de archivering van de inhuurdossiers specifieke aandacht omdat de organisatie zich in de zogenaamde overgangsfase tussen analoge en digitale dossiervorming bevindt, waardoor de fysieke en digitale dossiers niet altijd overeenstemmen.

Welke sturingsinformatie is ten aanzien van externe adviseurs beschikbaar en/of wordt nog gemist? Conclusie is dat er op dit moment ten aanzien van externe inhuur nog onvoldoende adequate kwantitatieve en kwalitatieve managementinformatie beschikbaar is. Voor wat betreft de kwantitatieve managementinformatie wordt opgemerkt dat er wel gegevens beschikbaar zijn via de maandelijkse P&O-overzichten, de maatwerkrapporten in Coda en de gegevens uit Flex West-Brabant; echter, deze registraties zijn niet op elkaar afgestemd. Dit kan leiden tot een onvolledig inzicht in het aantal ingehuurde personen en de hiermee gemoeid zijnde kosten. Dit belemmert de sturing en de regie op de inhuur. Sommige teamhoofden houden schaduwadministraties bij (Excel-overzichten). Zij geven aan behoefte te hebben aan één systeem, waaruit zij alle benodigde gegevens kunnen putten en waardoor zij zelf geen aparte administratie meer hoeven bij te houden. Bij het afsluiten van het verbetertraject inhuur derden (2010) is ervoor gekozen om vooralsnog geen aandacht te besteden aan verdere optimalisering van de managementinformatie inhuur derden. Dit heeft nadelige gevolgen voor de efficiency (extra comptabele overzichten). Daarbij moet worden vermeld dat per 1 januari 2013 een verbeterstap is gezet met de invoering van de uren-/facturenregistratie in Flex West-Brabant. De sturing ten aanzien van kwaliteit inhuur derden gebeurt door teamhoofden op basis van vakinhoud of resultaat. Gesprekken waarin wordt besproken of inhuur tot het gewenste resultaat heeft geleid, worden niet altijd vastgelegd en als het wordt vastgelegd, wordt het niet in het inhuurdossier opgenomen. Dit kan leiden tot het opnieuw benaderen van inhuurpartijen die onvoldoende kwaliteit leveren. Het bijhouden van een evaluatie (zie onderzoeksvraag 1) is dus niet alleen van belang voor kennisoverdracht, maar ook voor kwaliteitsbeheersing richting de toekomst. Enkel het toevoegen van een evaluatie of eindverslag aan het dossier is onvoldoende, indien er niet ook een functionaris is die naar aanleiding van dergelijke documentatie kan beoordelen of een toekomstige opdracht naar eenzelfde inhuurpartij gaat. Inkoop zou hierin een rol kunnen spelen, door niet alleen te checken of aan de aanbestedingsregels is voldaan (bijv. in geval van verlenging), maar ook of een “juiste” match gemaakt wordt, gelet op de geformuleerde gunningscriteria en/of gezien mogelijke ervaringen in het verleden. Deze check wordt in het geval van inhuur via Flex West-Brabant overigens helemaal niet gedaan, aangezien het teamhoofd de gehele selectie zelf regelt. Er vindt geen toets plaats of het teamhoofd die partijen uitselecteert die het meest aan de selectiecriteria voldoen. Het gehele selectieproces wordt veelal ook niet vastgelegd. Het verdient dus aanbeveling meer waarborgen in het gehele proces in te bouwen om onrechtmatigheidsrisico’s zoveel mogelijk te voorkomen. Zie ook onderzoeksvraag 1, onderdeel Projectdossier.


17

5.

AANBEVELINGEN

Normenkader Inhuur derden 1. a. Actualiseer het normenkader Inhuur derden. Bezie het normenkader op actualiteit, volledigheid en waarborgen voor de continuïteit van de organisatie. Betrek hierbij het management zodat optimale bekendheid en betrokkenheid ontstaat. Neem hierbij de volgende aanbevelingen mee. - Beslissing: leg vast welk orgaan een besluit moet nemen omtrent inhuur derden. - Opdracht: voeg toe dat in de opdracht de wijze van kennisoverdracht vastgelegd moet worden. - Registratie: stem de wijze van registratie af met de financiële registratie in Coda en het systeem Flex West-Brabant. Zie aanbeveling 3. - Evaluatie: zie aanbeveling 4. - Projectdossier: overeenkomstig inkoopprocedure. b.Tref maatregelen dat het normenkader consequent wordt toegepast in de organisatie. Dit is meegenomen in onderstaande aanbevelingen.

Registratie 2. Draag zorg voor het op elkaar afstemmen van de diverse registraties ten aanzien van inhuur derden, qua kostencategorieën en totaalbedragen. Voer hiertoe structurele controles uit. Dit betreft de registraties in Flex West-Brabant, de maandelijkse overzichten P&O (zolang deze nog opgesteld worden) en de maatwerkoverzichten in Coda. Op deze wijze kan tevens worden gecontroleerd of alle inhuur (met uitzondering van detachering vanuit andere gemeente) via Flex West-Brabant gebeurt. 3. Maak een heroverweging of de registratie van inhuur (aanvraag, selectie e.d.) in het systeem van Flex West-Brabant decentraal (door teamhoofden) moet blijven gebeuren of overgeheveld moet worden naar centraal niveau (P&O). Eind 2012 is een inhaalslag gemaakt om alle lopende inhuurtrajecten in het systeem van Flex West-Brabant in te voeren. Nu is het van belang om Flex West-Brabant up-to-date te houden. In onze organisatie zijn de teamhoofden verantwoordelijk voor het inhuren via Flex WestBrabant en de gehele registratie hieromheen. Wanneer er geen gestructureerde controles uitgevoerd worden vanuit centraal niveau, bestaat het risico dat binnen afzienbare tijd het systeem wederom niet actueel en onvolledig is. Een andere optie is het centraliseren van de taken met betrekking tot de registratie van de inhuur in Flex West-Brabant. Dit brengt efficiencyvoordelen met zich mee (kennis en vaardigheden op één plaats) en het bevordert het continue inzicht op centraal niveau. Deze aanbeveling sluit aan op aanbeveling 3 (controle op alle inhuur via Flex West-Brabant).

Evaluatie 4. Draag zorg voor het waarborgen van kennisoverdracht binnen de organisatie en draag zorg voor kwaliteitsbeheersing voor de toekomst. Het verdient aanbeveling bij afronding van ieder inhuurtraject een (korte) evaluatie op te stellen waarin de (wijze van) werkoverdracht is vastgelegd alsmede de ervaringen met de leverancier/inhuurkracht. Gebruik de gegevens van dit formulier om waar nodig kennis over te dragen en om de ervaringen te betrekken in de keuze bij inhuurkrachten bij nieuwe opdrachten.


18

Dit formulier dient onderdeel uit te maken van het projectdossier, zodat aan de hand daarvan beoordeeld kan worden of een toekomstige opdracht naar eenzelfde inhuurpartij kan/mag gaan. Zie aanbeveling 6. Deze aanbeveling moet worden gezien in het kader van het verkrijgen van kwalitatieve managementinformatie ten aanzien van inhuur derden.

Inkoop 5. Tref maatregelen dat wordt gewaarborgd dat ook bij inhuur via Flex West Brabant het gemeentelijk inkoopbeleid inzake inkoop en aanbestedingen wordt gehanteerd (incl. monitoring). Deze aanbeveling past bij de opmerking van de accountant bij de interimcontrole 2012. Lijn samen met inkoop de processen uit ten aanzien van inhuur derden via Flex West-Brabant. Zie erop toe dat het gemeentelijk inkoopbeleid wordt gehanteerd bij de aanvraag, selectie en bij een eventuele verlenging (incl. vastlegging op papier). Inkoop zou ook een rol kunnen spelen in het proces zelf, door niet alleen te checken of aan de aanbestedingsregels is voldaan (bijv. in geval van verlenging), maar ook of een “juiste” match gemaakt wordt, gelet op de geformuleerde gunningscriteria en/of gezien mogelijke ervaringen in het verleden (zie ook aanbeveling 5).

Dossiervorming 6. Draag zorg voor juiste en volledige dossiervorming met betrekking tot inhuur externen, een en ander overeenkomstig het normenkader. De gemeente dient per traject over een eigen projectdossier te beschikken. Dit projectdossier bevat in ieder geval de volgende belangrijke documenten: beslissing, opdracht (contract), evaluatie en de documenten die betrekking hebben op het inkooptraject, zoals offertes, leveranciersbeoordelingen of selectiedocument. E.e.a. overeenkomstig het gemeentelijk inkoopbeleid. Voorts verdient de dossiervorming specifieke aandacht omdat de organisatie zich in de zogenaamde overgangsfase tussen analoge en digitale dossiervorming bevindt, waardoor de fysieke en digitale dossiers niet altijd overeenstemmen.

Managementinformatie 7. Geef prioriteit aan het verkrijgen van kwantitatieve managementinformatie uit het systeem van Flex West-Brabant. Dit is ook één van de doelstellingen van de invoering van Flex WestBrabant. Dit bevordert het inzicht voor de teamhoofden en DT (sturing en regie; zie aanbeveling 9) en bevordert de efficiency (geen extra comptabele overzichten meer). 8. Draag zorg voor het regelmatig verstrekken van managementinformatie aan DT (verplichtingen en uitgaven), zodat het DT continu een juist en volledig overzicht heeft van het aantal inhuurkrachten, de categorieën en totaalbedragen die hiermee gemoeid zijn. Een en ander ten behoeve van de sturing en regie op de inhuur en de beheersing van de hiermee gemoeid zijnde kosten.


19

6.

VERVOLGPROCEDURE

Het onderzoek naar de kwaliteit van de managementinformatie inhuur externe adviseurs mondt uit in 8 aanbevelingen. De aanbevelingen zijn gericht aan het DT. Het DT is immers ambtelijk opdrachtgever van dit onderzoek. Het onderzoeksrapport wordt ter behandeling aangeboden aan het (MT en) DT en daarna aan het college. Het is (via het DT) aan het college om te besluiten de aanbevelingen uit het rapport al dan niet over te nemen. Conform art. 5, lid 2 van de Verordening ex. art. 213a Gemeentewet worden de resultaten van het onderzoeksrapport ter kennis gebracht van de gemeenteraad (via raadsinformatiebrief).


20

BIJLAGE 1 INHUUR EXTERNEN (constructies en proces) Via Flex West-Brabant Inhuur schaal 9 en hoger Basis is het DT-besluit (inhuur bij vacatures) of memo aan DT (inhuur wegens ziekte/in kader van project). Vervolgens wordt de vacature intern uitgezet: 5 dagen op Intranet. 5 Zijn er geen interne kandidaten, zet het teamhoofd de aanvraag uit via Flex West-Brabant. Eerst via het regionaal mobiliteitscentrum. Is er na 2 dagen geen reactie, gaat de aanvraag automatisch door naar de marktplaats, d.w.z. openbare aanbesteding. Vervolgens kunnen ZZP’ers en bureaus (ingeschreven bij Flex West-Brabant) reageren. Het teamhoofd kan het totale proces volgen via Flex West-Brabant. De kandidaten worden via Flex West-Brabant aan het teamhoofd aangereikt. Dit gebeurt op volgorde van de (door het teamhoofd geformuleerde) gunningscriteria. Het teamhoofd selecteert vervolgens – naar eigen inzicht - een aantal kandidaten voor een gesprek en komt op basis hiervan tot de keuze voor een kandidaat. De selectie gebeurt naar eigen inzicht; men hoeft zich niet “te verantwoorden” door middel van bijvoorbeeld een selectiedocument. Inhuur t/m schaal 8 Dit gaat op dezelfde manier als hierboven beschreven (functies schaal 9 en hoger). Echter, zijn er na 2 dagen geen kandidaten via het regionaal mobiliteitscentrum, wordt de aanvraag automatisch uitgezet bij de 3 mantelpartners/uitzendbureaus (Start People, Tempo Team en Randstad) uit het raamcontract. Mochten ook de 3 mantelpartners geen kandidaat kunnen leveren, gaat de aanvraag alsnog door naar de marktplaats (openbare aanbesteding). Pay-roll Dit is een constructie die wordt gebruikt wanneer het teamhoofd al iemand op het oog heeft (geen ZZP’er of via bureau), bijvoorbeeld iemand die al eens eerder in Moerdijk gewerkt heeft. Voor deze constructie heeft de gemeente een contract met Driessen. De betreffende persoon komt in dienst van dit bedrijf en Driessen leent de persoon aan de gemeente uit. Dit, om te voorkomen dat de gemeente (na afloop van de inhuur) de ww-verplichting moet betalen (de gemeente moet de ww-gelden zelf betalen, Driessen niet). Op de vraag wanneer voor de pay-roll constructie gekozen wordt, wordt in de interviews aangegeven dat een teamhoofd dit in overleg met de P&O adviseur bekijkt. Bezien wordt wat op dat moment de beste oplossing is. Er zijn (nog) geen regels voor. De pay-roll constructies moeten ook in Flex West-Brabant worden geregistreerd.

Niet via Flex West-Brabant Detachering vanuit een andere gemeente Deze constructie wordt door teamhoofden, afdelingsmanagers en/of de gemeentesecretaris vaak zelf geregeld. Het gebruik maken van tijdelijke overcapaciteit bij een regiogemeente is een constructie waarbij relatief snel ingespeeld kan worden op tijdelijke ondercapaciteit bij onze eigen organisatie. Bovendien kan op deze wijze snel specifieke kennis/vaardigheid worden ingehuurd. Op dit moment wordt deze vorm van inhuur in geen enkel systeem geregistreerd. Wel staat de detachering vermeld op het maandelijks P&O- overzicht van Inhuur externen.

5

Teamhoofd/manager (afdelingsmanager/directeur) --------------------------------------------------------------------------------------------------------------Onderzoeksrapport “Kwaliteit managementinformatie inhuur externe adviseurs”

21

BIJLAGE 2

NORMENKADER ONDERZOEKSVRAGEN

ONDERZOEKSVRAAG 1 Vindt de inhuur van externe adviseurs plaats conform het door het college op 23 maart 2010 vastgestelde normenkader Inhuur externen?

Normenkader / Checklist Beslissing

Aan de inhuur ligt een expliciete beslissing ten grondslag. Deze beslissing benoemt: - omschrijving doel inhuur en beoogd resultaat; - begroting en kostenopzet; - motivatie en afweging; - relatie met afdelingsplannen en tijdregistratie; - kennisoverdracht.

Opdracht

Er is sprake van een vastgelegde opdracht. In de opdracht zijn aangegeven: - kwaliteitseisen t.a.v. de opdracht en resultaatbepaling; - wijze van voortgangscontrole en kostenbewaking; - vastlegging en documentatie.

Registratie

De registratie van externe opdrachten vindt plaats naar de volgende inhuurcategorieën: - inhuur ter continuering van de bedrijfsvoering (vacatures/ziektes); - inhuur in het kader van projecten die betaald wordt uit een krediet of inhuur om extra werkzaamheden uit te voeren niet passende binnen de bestaande formatie; - inhuur voor de uitvoer van gesubsidieerde taken. De urenverantwoording wordt samen met de factuur in de financiële registratie opgenomen.

Evaluatie

Er vindt een evaluatie van het inhuurtraject plaats indien hiertoe aanleiding is in het kader van: - kennisoverdracht van de inhuurkracht naar de organisatie; - leerpunten t.b.v. toekomstige inhuurtrajecten; - het door de inhuurkracht opgeleverde resultaat is onvoldoende.


22

Normenkader / Checklist Projectdossier

Het projectdossier is als volgt opgebouwd. - Indien de inhuur valt onder het inkoopbeleid, dan wordt het dossier conform de voorschriften in de inkoopprocedure opgebouwd (hoofdstuk 6.2 van de inkoopprocedure). - Indien het inhuur betreft die vrijgesteld is van het inkoopbeleid (t.b.v. de continuering van de bedrijfsvoering, vacatures of ziekte), dan wordt er een apart inhuurdossier opgezet. In dit dossier moeten de volgende onderwerpen te vinden zijn: - Besluitvormingsdocument; - selectiedocument of motivatie leverancierskeuze; - contract; - evaluatie (indien van toepassing) Dit zijn niet per definitie aparte stukken. De gespreksverslagen worden niet in het inhuurdossier opgenomen. Indien hier relevante informatie in staat, behoort dit onderdeel te zijn van de evaluatie welke wel in het inhuurdossier zit.

ONDERZOEKSVRAAG 2 Welke sturingsinformatie is ten aanzien van inhuur externe adviseurs beschikbaar en/of wordt nog gemist?

Normenkader / Checklist Sturing

Bewaking

De werkwijze conform het normenkader Inhuur externen levert kwantitatieve en kwalitatieve managementinformatie op die gebruikt kan worden voor het sturen op de inhuur van externe adviseurs. Het DT wordt via voortgangsrapportages op de hoogte gesteld over de stand van zaken t.a.v. inhuur externe adviseurs. De opdrachtgever (manager/teamhoofd) bewaakt het beschikbaar budget voor externe adviseurs, de contractwaarde en de werkelijke uitgaven. Er is periodiek overleg tussen de opdrachtgever (manager/teamhoofd) en de opdrachtnemer (externe adviseur) over de voortgang. De voortgang wordt vastgelegd.


23

BIJLAGE 3 NORMENKADER INHUUR EXTERNEN d.d. 23 maart 2010


24


25

BIJLAGE 4 OVERZICHT VAN GEINTERVIEWDE PERSONEN

FUNCTIE

NAAM

Afdeling I&F Teamhoofd DIV

Jos Schalk

Afdeling RMO Adviseur educatie en opvoeding

Monique van Zantvliet

Afdeling Gemeentewinkel Teamhoofd Werk en Inkomen

Jos Schrauwen

Teamhoofd Balie

Judith den Bakker

Afdeling FPJ Teamhoofd advies

Arno van Waesberghe

P&O adviseur

Monique van de Corput

Medewerkers personeelszaken

Pascalle Cullens en Edith Roelands

Afdeling V&H Teamhoofd Vergunningen

Jeroen de Vugt


26

BIJLAGE 5 OVERZICHT GERAADPLEEGDE DOCUMENTEN EN SYSTEMEN

Documenten en dossiers Adviesnota aanpassing normenkader inhuur externen d.d. maart 2010 Normenkader inhuur externen d.d. 23 maart 2010 Inkoopprocedure Diverse dossiers (digitaal en fysiek) m.b.t. inhuur externen Maandelijks overzicht inhuur (van P&O) Maatwerkrapporten inhuur externen (Coda) Systemen Verseon (centraal registratiesysteem) Flex West-Brabant Coda Overige bronnen Diverse onderzoeksrapporten van Rekenkamercommissies op het gebied van inhuur externen.


27

RAPPORT VAN BEVINDINGEN. Kwaliteit managementinformatie inhuur externe adviseurs. Gemeente Moerdijk

Recommend Documents