RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UNTUK PENGELOLAAN ASSET RETIREMENT DI PT. TOYOTA MOTOR MANUFACTURING INDONESIA (TMMIN)
SKRIPSI
BAYU EKO PRIYANTO F14060636
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2011
DEVELOPING MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM TO ORGANIZE ASSET RETIREMENT IN PT TOYOTA MOTOR MANUFACTURING INDONESIA (PT TMMIN) Bayu Eko Priyanto Department of Mechanical and Biosystem Engineering, Faculty of Agricultural Technology, Bogor Agricultural University, IPB Darmaga Campus, PO Box 220, Bogor, West Java, Indonesia. e-mail:
[email protected]
ABSTRACT PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT TMMIN) applies asset management in its business activities. This activity is essential because asset constitute an investment which can be made as a parameter indicating the outgrows of company. The system utilized to organize the asset management is System Application & Product (SAP). SAP manages asset procurement until asset retirement. After retirement, the assets will be sold. SAP doesn’t cover this process. In fact it is a quite important process, considering that the resale of assets can be an income for the company. Considering that condition, an additional management information systems was built, particularly for the management of selling the retired assets. This system was made with System Development Life Cycle (SDLC) method. The user was directly involved in the development process to know their needs. Several other software which were utilized were Adobe Dreamweaver, Adobe Photoshop, and XAMPP Server. The system was operated with every consideration and helps firm business process, especially in asset after retirement management and selling the retired assets. This system only covers a small stage in the management of assets. Therefore this system is complementary to the existing system, not as a replacement system. For the future, the company wants to develop a system that covers all phases of asset management.
Keywords : asset management, management information system, Toyota
BAYU EKO PRIYANTO. F14060636. Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen untuk Pengelolaan Asset Retirement di PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT. TMMIN). Di bawah bimbingan Emmy Darmawati dan Adrenaldo Panca. 2011
RINGKASAN Pelaksanaan magang di PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT TMMIN) melalui program Internship Program for University Student (IPUS), penulis ditempatkan pada Finance Division, Financing & Asset Control Department, Property Control Section. Pada awal masa kerja diberikan pelatihan dan pemahaman tentang Toyota Business Practice (TBP), yang merupakan metode analisis yang digunakan untuk menemukan dan mengatasi permasalahan serta improvisasi kegiatan perusahaan. Improvisasi yang dilakukan mengambil tema Double Asset Number. Dalam hal ini dilakukan klarifikasi dan evaluasi data hasil Physical Check Asset (PCA). Kondisi di lapangan menunjukkan adanya ketidaksesuaian standar pelabelan aset. Setiap aset seharusnya mempunyai nomor aset yang unik, namun terdapat beberapa aset yang memiliki nomor aset yang sama pada labelnya. Oleh karena itu dibuat semacam Control Check Tools yang berbasis excel workbook dengan formula dan fungsi di dalamnya, terdapat pencatatan order label aset, sehingga mengurangi resiko pencetakan label lebih dari sekali dengan nomor aset yang sama. Manfaat yang didapatkan selama magang adalah meningkatnya kemampuan analisis, terutama dengan dipelajarinya Toyota Business Practice (TBP) dalam melakukan improvement sebagai metode yang sistematis menjelaskan langkah-langkah pemecahan masalah. Selain itu meningkatnya kerjasama dalam tim, menyampaikan pendapat, berpikir kritis dalam menghadapi permasalahan, serta melatih profesionalisme. PT TMMIN menerapkan manajemen aset dalam kegiatan usahanya. Semua aset yang dimiliki perusahaan baik yang berada di inhouse maupun outhouse area dikelola dengan baik oleh sebuah sistem aplikasi bisnis yang dinamakan System Application and Product (SAP). Mulai dari pengadaan sampai peniadaan aset terkelola secara sistematik oleh SAP. Pada SAP transaksi keterkinian dan transaksi proses dilakukan dengan cara real time. Sistem yang sudah diterapkan ini memiliki sedikit celah pada pengelolaan aset. Sistem ini mengelola aset sampai retirement asset, sedangkan berdasarkan proses bisnis perusahaan, aset seharusnya dapat dikelola sampai dengan after retirement. Hal ini dikarenakan aset-aset yang telah dilakukan proses retirement masih mempunyai nilai jual dan dapat memberikan pemasukan tambahan bagi perusahaan untuk menjalankan kegiatan usahanya. Melalui kegiatan magang ini dilakukan rancang bangun sistem informasi yang merupakan sistem yang bersifat komplementer terhadap sistem yang sudah ada, sistem ini ditujukan untuk melakukan pengelolaan aset after retirement. Beberapa faktor yang dikelola oleh sistem ini adalah keberadaan aset, alokasi waktu penjualan aset, serta record penjualan aset. Informasi ini dapat digunakan oleh manajerial dalam penunjang pengambilan keputusan. Dalam pembangunan sistem dilakukan metode System Development Life Cycle untuk mengetahui dan menyelaraskan antara kebutuhan pengguna terhadap sistem yang dibangun sehingga sistem dapat digunakan untuk menunjang proses bisnis yang dilakukan perusahaan dalam hal ini pengelolaan aset after retirement. Pengumpulan informasi dilakukan secara langsung terhadap calon pengguna dengan wawancara, diskusi, dan pengisian form user requirement. Beberapa software yang digunakan adalah Xampp-win32-1.7.3, Adobe Photoshop CS3, Adobe Dreamweaver CS3 dengan beberapa browser engine Internet Explorer 8.0, Mozilla Firefox 3.6.3 dan, Google Chrome untuk pengujian sistem. Sistem yang dibangun berbasis intranet. Sistem informasi manajemen asset retirement mempunyai fungsi tracking&record yang digunakan untuk mengetahui keberadaan aset. Penjualan aset setiap bulannya tercatat dalam database sistem sehingga pihak manajerial dapat mengetahui pemasukan dari penjualan aset, dan dapat memperkirakan pemasukan yang akan didapatkan pada bulan-bulan berikutnya. Sistem juga mempunyai fungsi counter time yang digunakan sebagai estimasi waktu penjualan aset, berdasarkan kesepakatan selambatnya 30 hari setelah retirement asset, aset tersebut harus dijual. Pada tahapan implementasi, sistem yang telah dibuat pada umumnya dapat memenuhi kebutuhan pengguna, sesuai dengan proses bisnis, dan mempunyai performansi yang cukup baik. Secara teknis sistem dapat diterapkan pada perusahaan.
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UNTUK PENGELOLAAN ASSET RETIREMENT DI PT TOYOTA MOTOR MANUFACTURING INDONESIA (PT TMMIN)
SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA TEKNOLOGI PERTANIAN pada Departemen Teknik Mesin dan Biosistem, Fakultas Teknologi Pertanian, Institut Pertanian Bogor
Oleh BAYU EKO PRIYANTO F14060636
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2011
Judul Skripsi
: Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen untuk Pengelolaan Asset Retirement di PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT TMMIN)
Nama
: Bayu Eko Priyanto
NIM
: F14060636 d
Menyetujui,
Pembimbing Akademik
Pembimbing Lapangan
Dr. Ir. Emmy Darmawati, M.Si NIP : 19620529 198703 1 002
Adrenaldo Panca SE No. Reg. : 0718261
Mengetahui : Ketua Departemen Teknik Mesin dan Biosistem,
Dr. Ir. Desrial, M.Eng NIP : 19661201 199103 1 004
Tanggal Lulus : 15 Januari 2011
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN SUMBER INFORMASI Saya menyatakan bahwa skripsi saya yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen untuk pengelolaan Asset Retirement di PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT TMMIN)” adalah karya tulis yang saya buat sendiri, belum dipublikasi dan diajukan dalam bentuk apapun ke pihak manapun. Adapun informasi yang terkandung di dalam tulisan ini yang berasal dari penulis lain dalam karyanya, telah disebutkan sumbernya dalam bentuk kutipan dan dicantumkan dalam daftar pustaka yang terdapat di bagian akhir skripsi ini. Apabila selanjutnya terbukti secara sah skripsi tersebut bukan hasil karya saya sendiri, maka saya bersedia menerima segala sanksi dan hukuman yang telah ditetapkan oleh pihak yang bersangkutan. Demikian pernyataan ini saya buat sebagaimana mestinya dan benar adanya.
Bogor, Januari 2011 Yang membuat pernyataan
Bayu Eko Priyanto F14060636
© Hak cipta milik Bayu Eko Priyanto, tahun 2011 Hak cipta dilindungi Dilarang mengutip dan memperbanyak tanpa izin tertulis dari Institut Pertanian Bogor, sebagian atau seluruhnya dalam bentuk apapun, baik cetak, fotokopi, mikrofilm, dan sebagainya
RIWAYAT HIDUP Penulis bernama lengkap Bayu Eko Priyanto, dilahirkan di Surabaya pada tanggal 15 Januari 1988, sebagai anak pertama dari 3 bersaudara, dari pasangan Bapak Totok Yuli Susanto dan Ibu Truli Indrianti. Riwayat pendidikan penulis selama 2 tahun menempuh pendidikan di TK Bunga Bangsa Surabaya, kemudian melanjutkan ke SDN Kertajaya Surabaya, pada tingkat pendidikan kelas 2 SD penulis pindah sekolah ke SDN Pegadungan 011 Pagi Jakarta dan menyelesaikan pendidikan dasar pada tahun 2000. Pada tahun 2003 penulis menyelesaikan pendidikan menengah pertama di SMPN 169 Jakarta, kemudian melanjutkan pendidikan menengah atas pada tahun 2006 di SMAN 33 Jakarta. Penulis melanjutkan pendidikannya ke tingkat Sarjana di Institut Pertanian Bogor melalui jalur Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru (SPMB) pada tahun 2006. Pada tahun 2007 penulis diterima di Departemen Teknik Pertanian, Institut Pertanian Bogor. Selama kuliah penulis mengikuti beberapa kegiatan, diantaranya Pencak Silat, Klub Basket, dan anggota Kerohanian Islam. Penulis juga aktif di beberapa kegiatan kepanitiaan. Organisasi yang diikuti penulis adalah Himpunan Mahasiswa Teknik Pertanian (HIMATETA) dan menjabat sebagai Ketua Biro Sistem Informasi. Pada tahun 2008-2009 penulis aktif sebagai pengajar bimbingan belajar untuk mata pelajaran Fisika tingkat SMP di Bimbingan Belajar Spectrum. Selama kuliah di IPB, penulis mendapatkan beasiswa POM pada tahun 2006 selama setahun dan selanjutnya tercatat sebagai penerima beasiswa dari Yayasan Karya Salemba Empat selama dua tahun yaitu pada periode 2008-2009. Pada tahun 2009 penulis melaksanakan kegiatan praktek lapangan di PT Alam Indah Bunga Nusantara (Alinda) Cipanas, Bogor. Topik dari praktek lapangan ini adalah “Aspek Manajemen dan Mekanisasi dalam Budidaya Tanaman Krisan di PT Alam Indah Bunga Nusantara ”. Pada tahun 2010, penulis melakukan magang di PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia sekaligus menyusun skripsi sebagai tugas akhir untuk menempuh gelar Sarjana dengan topik “Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen untuk Pengelolaan Asset Retirement di PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT TMMIN) ”.
KATA PENGANTAR Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada pihak-pihak yang telah membantu sejak penyiapan, pelaksanaan hingga penyelesaian tugas akhir ini. Penghormatan dan ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada : 1.
Dr. Ir. Sam Herodian, MS selaku Dekan Fateta IPB yang telah memberikan informasi mengenai Internship Program University Student di PT TMMIN.
2.
Dr. Ir. Setyo Pertiwi, M.Agr dan Dr. Ir. Emmy Darmawati, M.Si selaku dosen pembimbing akademik atas saran dan bimbingannya.
3.
Dr. Ir. I Wayan Astika, M.Si selaku dosen penguji atas masukan yang diberikan.
4.
Adrenaldo Panca SE, atas bantuan dan bimbingannya selama magang serta kesediaannya untuk menjadi dosen penguji.
5.
Mama, Papa, Devi, Yogi atas dukungan serta semangatnya, dan khususnya Evy yang selalu memberikan motivasi dan doanya kepada penulis.
6.
Pimpinan dan staff PT TMMIN yang telah membantu penulis dalam menjalani magang.
7.
Keluarga besar Yayasan Karya Salemba Empat, atas ilmu, motivasi, dan bantuannya.
8.
Teman-teman seperjuangan (Dodik, Soleh, Imam, Nanda, Zani, dan Yudis) serta mahasiswa Departemen Teknik Pertanian Angkatan 43 IPB.
9.
Teman-teman LP (Wahid, Hafid, Bayu Nata, Farida, dan Dewi) atas kenangan yang diberikan selama penulis menempuh masa kuliah di kampus tercinta.
10. Teman-teman yang senantiasa memberi masukan dan pendapat kepada penulis dalam penyelesaian tugas akhir (M. Alqodri dan M. Haris) 11. Semua pihak yang telah membantu yang tidak dapat dituliskan satu persatu. Semoga karya kecil ini dapat memberikan manfaat. Penulis harapkan kritik dan saran yang membangun demi perbaikan.
Bogor, Januari 2011
Penulis
vi
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR ...............................................................................................................
vi
DAFTAR TABEL ......................................................................................................................
ix
DAFTAR GAMBAR .................................................................................................................
x
DAFTAR LAMPIRAN ..............................................................................................................
xii
I.
PENDAHULUAN .............................................................................................................
1
A. LATAR BELAKANG .................................................................................................
1
B. TUJUAN ......................................................................................................................
3
II. PROFIL PERUSAHAAN......................................................................................................
4
A. SEJARAH DAN PERKEMBANGAN PERUSAHAAN .............................................
4
B. RUANG LINGKUP USAHA ......................................................................................
6
C. PROSES PRODUKSI ...................................................................................................
7
1. Karawang Plant .........................................................................................................
7
a.
Stamping Shop ................................................................................................
7
b.
Welding Shop ..................................................................................................
8
c.
Painting Shop .................................................................................................
9
d.
Assembling Shop .............................................................................................
10
e.
Test Course .....................................................................................................
11
f.
Common Yard .................................................................................................
11
g.
Environment Management System ..................................................................
11
h.
Toyota Forest..................................................................................................
13
2. Sunter Plant ...............................................................................................................
13
a.
Casting Plant ..................................................................................................
13
b.
Stamping Plant ...............................................................................................
14
c.
Engine Plant ...................................................................................................
14
d.
Packing & Vanning Plant ...............................................................................
15
e.
Waste Water Management ..............................................................................
15
III. TINJAUAN PUSTAKA .....................................................................................................
17
A. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ........................................................................
17
B. KOMPUTERISASI SISTEM INFORMASI ................................................................
19
C. PEMROGRAMAN PHP ...............................................................................................
19
D. DATABASE MANAGEMENT SYSTEM.........................................................................
21
E. MANAJEMEN ASET ...................................................................................................
23
F. SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLE (SDLC) .......................................................
26
IV. METODOLOGI PENELITIAN .........................................................................................
30
A. TEMPAT DAN WAKTU PELAKSANAAN ..............................................................
30
B. ALAT DAN BAHAN PENELITIAN ..........................................................................
30
vii
C. PENGEMBANGAN SISTEM ......................................................................................
30
HASIL DAN PEMBAHASAN .........................................................................................
32
A. LAPORAN KEGIATAN MAGANG ..........................................................................
32
B. INVESTIGASI SISTEM ...............................................................................................
36
C. ANALISIS SISTEM .....................................................................................................
41
D. DESAIN SISTEM .........................................................................................................
44
E. IMPLEMENTASI SISTEM ..........................................................................................
59
F. PERAWATAN SISTEM ..............................................................................................
60
VI. KESIMPULAN DAN REKOMENDASI ...........................................................................
62
A. KESIMPULAN ............................................................................................................
62
B. REKOMENDASI .........................................................................................................
63
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................
64
LAMPIRAN ................................................................................................................................
65
V.
viii
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1. Sejarah Toyota ...........................................................................................................
6
Tabel 2. Perkembangan Toyota Di Indonesia ..........................................................................
6
Tabel 3. Spesifikasi Perangkat Lunak Sistem ..........................................................................
42
Tabel 4. Hak Akses Pengguna ..................................................................................................
42
Tabel 5. Tabel IPO Sistem Informasi Manajemen Asset Retirement .......................................
48
Tabel 6. Hasil Kuisioner Sistem ...............................................................................................
60
ix
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1.
Pengepresan Lempengan Baja Menjadi Part Body Mobil ................................
8
Gambar 2.
Mesin Sheet Feeder ...........................................................................................
8
Gambar 3.
Pengelasan Manual ............................................................................................
9
Gambar 4.
Pengelasan Menggunakan Robot .......................................................................
9
Gambar 5.
Pengecatan Menggunakan Robot .......................................................................
9
Gambar 6.
Electro Deeping Coating ...................................................................................
10
Gambar 7.
Assembly Line ....................................................................................................
10
Gambar 8.
Final Test Facility ..............................................................................................
10
Gambar 9.
Test Course ........................................................................................................
11
Gambar 10.
Common Yard ....................................................................................................
11
Gambar 11.
Environment Management System .....................................................................
12
Gambar 12.
Toyota Forest.....................................................................................................
13
Gambar 13.
Unsur Sistem Informasi .....................................................................................
17
Gambar 14.
Model SIM .........................................................................................................
18
Gambar 15.
Penggolongan Aset ............................................................................................
24
Gambar 16.
Pengelompokan Kelas Aset ...............................................................................
25
Gambar 17.
Tahapan System Development Life Cycle ..........................................................
26
Gambar 18.
Flowchart SIM Asset Retirement .......................................................................
42
Gambar 19.
Tabel Relasional ................................................................................................
44
Gambar 20.
Tampilan Tabel Basis Data Pada Halaman PHP My Admin .............................
44
Gambar 21.
Tabel area...........................................................................................................
45
Gambar 22.
Tabel asset_class ................................................................................................
45
Gambar 23.
Tabel asset_db ...................................................................................................
46
Gambar 24.
Tabel sold_asset .................................................................................................
46
Gambar 25.
Tabel tracking ....................................................................................................
47
Gambar 26.
Tabel user...........................................................................................................
47
Gambar 27.
Tampilan Halaman Login ..................................................................................
48
Gambar 28.
Verifikasi Username Halaman Login ................................................................
49
Gambar 29.
Verifikasi Password Halaman Login .................................................................
49
Gambar 30.
Verifikasi Kombinasi Halaman Login ...............................................................
49
Gambar 31.
Tampilan Menu Input Retirement Data .............................................................
50
Gambar 32.
Pesan Pengingat Input Retirement Data ............................................................
50
Gambar 33.
Tampilan Fungsi Tracking Asset .......................................................................
51
Gambar 34.
Pesan Pengingat Tracking Asset ........................................................................
51
Gambar 35.
Tampilan Fungsi Sell Asset ................................................................................
51
Gambar 36.
Pesan Pengingat Sell Asset .................................................................................
52
x
Gambar 37.
Resume pada Menu Home/Summary .................................................................
52
Gambar 38.
Output Menu Change & Update Retirement Data ............................................
53
Gambar 39.
Output Menu Retirement History.......................................................................
53
Gambar 40.
Output Menu Asset Selling Update ....................................................................
54
Gambar 41.
Output Menu Asset Selling History ....................................................................
54
Gambar 42.
Output Menu Gudang ........................................................................................
54
Gambar 43.
Layout User Interface ........................................................................................
55
Gambar 44.
Tampilan Home SIM Asset Retirement ..............................................................
56
Gambar 45.
Tampilan Input Retirement Data SIM Asset Retirement ...................................
56
Gambar 46.
Tampilan Change&Update Retirement Data SIM Asset Retirement .................
57
Gambar 47.
Tampilan Retirement History SIM Asset Retirement .........................................
57
Gambar 48.
Tampilan Asset Selling Update SIM Asset Retirement .....................................
58
Gambar 49.
Tampilan Asset Selling History SIM Asset Retirement ......................................
58
Gambar 50.
Tampilan Gudang SIM Asset Retirement...........................................................
59
xi
DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1.
Struktur Organisasi PT TMMIN ........................................................................
66
Lampiran 2.
A3 Report mid review ........................................................................................
67
Lampiran 3.
A3 Report final review .......................................................................................
68
Lampiran 4.
Activity Plan Double Asset.................................................................................
69
Lampiran 5.
Jurnal Kegiatan Magang ....................................................................................
70
Lampiran 6.
Kuisioner Pengujian Sistem ...............................................................................
72
xii
I.
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG Sebagai salah satu perguruan tinggi negeri, Institut Pertanian Bogor mempunyai kewajiban dalam mencetak calon-calon sarjana yang berkompeten di bidangnya sehingga dapat bermanfaat bagi masyarakat pada umumnya. Dalam pengabdiannya kepada masyarakat kelak, lulusan Insititut Pertanian Bogor harus teruji dengan baik akan profesi dan keilmuannya agar bisa menerapkannya di lingkungan masyarakat. Untuk tujuan tersebut, sebagai tugas akhir calon sarjana diwajibkan untuk membuat skripsi sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Teknologi Pertanian. Skripsi adalah laporan tertulis tugas akhir. Skripsi merupakan karya tulis ilmiah dalam profesi keilmuan untuk meningkatkan kemampuan analisis berdasarkan kaidah-kaidah ilmiah. Kegiatan-kegiatan yang dapat dilakukan oleh mahasiswa Departemen Teknik Mesin dan Biosistem untuk memperoleh bahan penulisan skripsi adalah dengan kegiatan penelitian atau kegiatan magang. Penelitian merupakan kegiatan dalam upaya menghasilkan pengetahuan empirik, teori, konsep, metodologi, model, atau informasi baru yang memperkaya ilmu pengetahuan, teknologi, dan atau kesenian. Penelitian dapat berupa percobaan laboratorium, percobaan lapangan (di industri, wilayah, perkebunan, dan lain-lain), rancang bangun alat/mesin atau infrastruktur, survey lapangan, atau data sekunder. Magang adalah suatu kegiatan untuk menambah pengalaman kerja praktis dan keterampilan mahasiswa yang sesuai dengan bidang keahlian studinya dan kemampuan analisis mahasiswa berdasarkan kaidah-kaidah ilmiah. Kegiatan magang juga dapat digunakan untuk mencari alternatif pemecahan masalah yang ditemukan pada perusahaan, industri atau lembaga pemerintah. Dalam kegiatan magang, mahasiswa merupakan bagian terpadu (integral) dari sistem kerja di perusahaan, industri, atau lembaga pemerintah tempat magang untuk mendalami aspek keteknikan, manajemen, dan teknologi. Dengan pemaparan dan landasan pemikiran di atas, maka penulis memilih untuk melakukan kegiatan magang di perusahaan (industri) yang berkaitan dengan ilmu keteknikan sebagai tugas akhir untuk penyelesaian skripsi. Hal tersebut dikarenakan dengan kegiatan magang diharapkan dapat memberikan pengalaman kerja bagi penulis, serta dapat mengetahui secara langsung hal-hal yang sebenarnya terjadi di dunia kerja. Hasil yang diperoleh dari kegiatan ini memberikan manfaat untuk keperluan akademik mahasiswa serta memberikan masukan kepada perusahaan tempat magang, sehingga dapat meningkatkan relasi yang baik antara perguruan tinggi dan pihak perusahaan. PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT. TMMIN), merupakan salah satu perusahaan terbesar yang bergerak di bidang industri otomotif. Kegiatan perusahaan terdiri dari kegiatan produksi dan kegiatan non produksi. Kegiatan produksi meliputi kegiatan pembuatan mobil, mulai dari kegiatan pengadaan komponen-komponen untuk mobil, sampai kegiatan perakitan dan pengecatan mobil. Sedangkan kegiatan non produksi meliputi kegiatan administratif seperti financial, purchasing, dan kegiatan pendukung lainnya. Semua kegiatan tersebut dijalankan dengan baik dan terstruktur dengan sistem manajemen yang terarah. Maka tak diragukan lagi PT TMMIN merupakan perusahaan yang mempunyai integritas yang tinggi pada setiap kegiatannya. Saat ini banyak perusahaan yang menyadari bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai secara efektif dengan memanfaatkan sumber daya konseptual bersama dengan sumber daya fisik. Untuk mencapai keunggulan kompetitif ini, sumber daya informasi harus dikelola dengan baik. 1
Hal ini memerlukan adanya pengembangan perencanaan informasi stratejik yang berorientasi ke masa depan untuk mengidentifikasi rencana penggunaan komputer dan sumber daya informasi yang diperlukan. Penerapan sistem informasi dilakukan di berbagai aspek yang menunjang kegiatan perusahaan. Pada umumnya kegiatan manajemen dilakukan pada batasan kegiatan produksi, distribusi, serta penjadwalan kerja. Banyak perusahaan yang kurang menyadari akan pentingnya manajemen aset. Padahal setiap perusahaan mempunyai aset yang harus diatur dan dikelola keberadaannya. Mulai aset tersebut ada sampai aset tersebut habis masa gunanya. Pada kenyataannya banyak perusahaan masih menganggap manajemen aset hanyalah sekedar instrumen pengelolaan daftar aset. Realita di lapangan menunjukan banyak kasus yang sebenarnya dimulai dari salah kelola dan salah urus masalah aset, sehingga berdampak kerugian yang tidak sedikit. Sebagai contoh optimalisasi sumber daya tidak bisa dilakukan secara maksimal karena tidak teridentifikasi dengan jelas, sehingga sulit untuk mengetahui apakah suatu alat produksi sudah saatnya untuk diganti atau masih layak untuk dikelola. Pertanyaan berikutnya kalau harus dikelola kapan waktu yang tepat untuk melakukan hal tersebut, dan kalau harus diganti apakah dengan jenis alat yang sama atau ada alternatif lain yang lebih baik. Keputusan akan pilihan-pilihan tersebut hanya bisa terjawab dengan tepat bila kita memiliki informasi/data yang jelas tentang aset tersebut. Pengelolaan aset seharusnyaberlanjut sampai aset tersebut sudah tidak mempunyai nilai buku dan harus di-retire. Aset yang sudah mengalami retirement tidak berarti bahwa aset tersebut sudah tidak dapat digunakan sama sekali, ada beberapa aset yang masih berfungsi secara operasional. Aset yang seperti itu biasanya akan dijual sehingga dapat memberikan pemasukan bagi perusahaan. Oleh karena itu, perlu dilakukannya pengelolaan manajerial untuk permasalahan tersebut. Apabila pengelolaan dapat dilakukan dengan baik, maka akan memberikan keuntungan bagi perusahaan. Pengelolaan itu antara lain penarikan aset yang sudah di-retire, lama waktu penyimpanan aset di gudang, pengalokasian tempat penyimpanan yang dapat disesuaikan dengan kondisi fisik aset, perkiraan nilai jual aset. Pada PT. TMMIN sudah memiliki sistem manajemen yang mengatur aset. Mulai dari asset procurement, asset transfer, asset maintenance, dan asset retirement. Semua hal mengenai aset telah terkelola dengan baik sampai aset tersebut mengalami retirement. Namun pengelolaan aset after retirement masih perlu ditingkatkan, seperti yang telah disebutkan sebelumnya bahwa aset yang telah di-retire masih dapat memberikan pemasukan bagi perusahaan, karena masih mempunyai nilai jual. Kondisi saat ini yang terjadi di PT. TMMIN adalah setelah aset tersebut diretire, kurang adanya pengelolaan sampai aset tersebut dijual kembali atau biasa disebut dengan kegiatan pelelangan. Beberapa hal yang terjadi seperti penumpukan aset di gudang, dapat menambah biaya penyimpanan dan penurunan kondisi fisik aset sehingga berdampak pada harga jual aset. Keberadaan asset retired juga kurang terkendali dengan tidak adanya sistem yang memberikan informasi keberadaan aset. Waktu antara penarikan aset sampai aset tersebut siap dijual juga kurang terkendali dengan tidak adanya sistem reminder, sehingga aset yang sudah melampaui batas waktu penyimpanan tidak terdeteksi atau teridentifikasi.
2
B. TUJUAN Tujuan dari kegiatan magang ini adalah : 1. Memberikan pengalaman kepada mahasiswa terhadap dunia kerja 2. Melatih mahasiswa untuk berpikir kritis disertai analisis secara sistematis dalam menghadapi permasalahan di lapangan. 3. Merancang dan membangun sebuah sistem informasi manajemen untuk membantu pengelolaan asset retirement di PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT TMMIN)
3
II.
PROFIL PERUSAHAAN
A. SEJARAH DAN PERKEMBANGAN PERUSAHAAN Sejarah berdirinya Toyota berawal dari seorang bernama Sakichi Toyoda sebagai pendiri organisasi Toyota di Jepang. Sakichi Toyoda lahir pada tahun 1867. Dengan kepintarannya ia menciptakan alat tenun otomatis dengan cara kerja benang putus. Dalam pengembangan mesin tersebut pada tahun 1926 didirikan Toyoda Automatic Loom Works sebagai cikal bakal Toyota Motor Corporation yang kita kenal saat ini. Sakichi Toyoda mempunyai seorang putra yang bernama Kiichiro. Kiichiro berkeliling ke Amerika Serikat dan Eropa untuk melihat penggunaan mobil. Ia beranggapan bahwa tidak lama lagi akan masuk zaman mobil ke Jepang. Atas pemikiran seperti itu, maka pada tahun 1933 ditambahkan divisi mobil dalam Toyoda Automatic Loom Works. Hasilnya pada tahun 1935 dibuat bentuk asli pertama kendaraan dengan kapasitas muatan lima penumpang yang kemudian disebut Toyota A1 dan Truck G1. Dua tahun kemudian Kiichiro memisahkan diri dari Toyoda Automatic Loom Works, kemudian mendirikan Toyota Motor Company sebagai kelembagaan yang menetapkan just in time production, yang mempunyai pengertian melakukan pengiriman part yang betul, pada waktu yang tepat, dengan jumlah yang betul, dan tidak ada kelebihan stok atau barang yang belum diperlukan di gudang. Setelah perang dunia kedua, perekonomian di Jepang mengalami krisis. Hal ini tentunya berdampak pada perusahaan-perusahaan yang ada di Negara matahari terbit tersebut. Tak luput juga perusahaan Toyota. Toyota mengalami krisis keuangan sehingga perusahaan tidak mampu membayar gaji para karyawannya. Sampai pada puncaknya, untuk menanggulangi hal tersebut pada bulan April 1950, Toyota dipecah menjadi Toyota Motor Company dan Toyota Motor Sales Company. Setelah mengalami masa-masa yang sulit, pada bulan Juni 1950 akhirnya perusahaan dapat bangkit dari keterpurukan. Permasalahan mengenai ketidakmampuan membayar gaji karyawan dapat diatasi dan perusahaan mulai beroperasi dengan manajemen baru. Untuk lebih mengembangkan kegiatan usahanya, pada tahun 1951 dua orang staf Toyota mengunjungi Amerika Serikat untuk mempelajari metode manajemen modern. Salah satu perusahaan yang dijadikan tujuan adalah Ford Motor Company. Pada perusahaan tersebut kedua orang staf Toyota melihat sistem saran atau ide perbaikan dengan slogan “Kualitas dan Keselamatan Kerja”. Oleh karena itu sistem ini diterapkan juga di Toyota. Pada tahun 1953 dipilih slogan Toyota yaitu “Produk yang Baik dari Pemikiran Baik” Pada tahun 1953, motomachi plant selesai dibuat yang merupakan fasilitas produksi untuk membuat kendaraan penumpang bagi keluarga. Kemudian pada tahun 1955, Toyota memperkenalkan “Crown” yang dikembangkan tanpa memanfaatkan bantuan dari luar. Berselang dua tahun kemudian, Toyota mulai mengembangkan pasarnya dengan melakukan kegiatan ekspor. Tujuan ekspor yaitu Amerika Serikat dengan Crown sebagai komoditinya. Namun sangat disayangkan hal tersebut gagal dan tidak sesuai rencana pemasaran. Kendaraan tersebut tidak dapat digunakan untuk perjalanan jauh dan cepat di Amerika Serikat. Berselang lima tahun, selama tahun 1960, industri mobil di Jepang mulai tumbuh dengan pesat. Pada tahun 1961 Toyota memperkenalkan TQC (Total Quality Control) dengan tujuan meingkatkan derajat produksi mobil yang berstandar mutu internasional. Pasar di dalam negeri dan kegiatan ekspor mulai berkembang pada masa itu.
4
Perkembangan yang sangat pesat tersebut meningkatkan daya saing perusahaanperusahaan di Jepang. Untuk menyiasati agar tetap sukses dan mempunyai daya saing lebih besar, maka pada tahun 1980-an Toyota Motor Corporation dan Toyota Motor Sales Company bergabung membentuk Toyota Motor Company. Perubahan besar dalam sejarah Toyota termasuk pembentukan NUMMI yaitu suatu usaha kolektif antara Toyota dengan Amerika Serikat pada tahun 1984 sampai saat ini memproduksi jenis kendaraan Prims “GM dan Corolla” untuk Toyota. Sejarah berdirinya Toyota saat ini juga diiringi dengan perkembangannya. Tidak hanya di Jepang, perusahaan Toyota juga dikembangkan lintas Negara. Salah satu Negara yang menjadi daerah perkembangan perusahaan tersebut adalah Indonesia. PT Toyota Astra Motor (PT TAM) diresmikan pada tanggal 12 April 1971, yang mulanya difungsikan sebagai importer kendaraan Toyota, namun setahun kemudian sudah berfungsi sebagai distributor. Pada tahun 1973 didirikan pabrik perakitan PT. Multi Astra dan pada tahun 1976 didirikan PT. Toyota Mobilindo sebagai pabrik komponen. Produk andalan Toyota di Indonesia, yakni mobil Kijang, pertama kali diluncurkan ke publik pada tahun 1977. Pabrik mesin untuk menunjang produksi kendaraan roda empat Toyota mulai didirikan di Indonesia pada tahun 1982 dengan nama saat itu PT. Toyota Engine Indonesia. Produk Toyota mobil Kijang mulai di ekspor ke beberapa negara Asia-Pasifik pada tahun 1987. PT TAM menyadari bahwa inovasi selalu mutlak diperlukan untuk komitmen utama yaitu kepuasan pelanggan. Robotisasi pada proses pencetakan body, rancang bangun dengan CAD/CAM, sampai penggunaan spot welding untuk hasil yang akurat dilakukan Toyota demi meningkatkan teknologi yang tinggi dalam setiap fasilitas produksinya. Tahun 1989, terjadi perubahan besar pada kiprah Toyota di Indonesia dengan bergabungnya empat perusahaan Toyota di Indonesia yakni PT. Toyota Astra Motor, PT. Multi Astra, PT. Toyota Mobilindo dan PT. Toyota Engine Indonesia. Pada tahun 1998, pabrik mesin Toyota mendapatkan penghargaan internasional berupa sertifikasi ISO 9002 untuk manajemen pengendalian kualitas di bidang manufaktur. Pabrik perakitan di Sunter juga mendapatkan sertifikasi ISO 14001 untuk pengelolaan lingkungan. Pada tanggal 15 Juli 2003, terjadi perubahan yang besar dalam kiprah perusahaan Toyota. TAM berubah menjadi dua perusahaan besar, yaitu PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT TMMIN) dan didirikan PT Toyota Astra Motor (PT TAM) sebagai distributor resmi Toyota di Indonesia dan juga melakukan pelayanan purna jual produk Toyota. Kepemilikan saham yaitu PT Astra Internasional sebesar 5% dan Toyota Motor Corporation sebesar 95%. PT TMMIN mempunyai fokus kegiatan sebagai pabrik pembuat mesin, jig, dies dan komponenkomponen otomotif, sedangkan PT TAM sebagai eksportir dan penjualan domestik kendaraan Toyota dan part komponen kendaraannya. Peluncuran Toyota Avanza sebagai kolaborasi antara PT. TAM-TMMIN dengan PT. Astra Daihatsu Motor (ADM) terjadi pada tahun 2004. Pada tahun yang sama, diluncurkan juga Toyota Kijang Innova sebagai produk Toyota Kijang generasi V. Hingga kini PT. TMMIN terus menerus melakukan inovasi dan perbaikan dalam segala hal untuk menjadi yang terdepan dibidangnya. PT TMMIN memiliki kantor pusat yang berlokasi berdekatan dengan PT TAM, yaitu di Sunter Jakarta Utara. Selain kantor, sebagai perusahaan yang bergerak dibidang industri otomotif PT TMMIN mempunyai kawasan produksi atau yang biasa disebut plant. Lokasi tersebut terbagi pada dua kawasan, yang pertama berada di Sunter yang meliputi beberapa kegiatan produksi seperti pengecoran, pencetakan, pemesinan, perakitan, dan sebagainya. Satu lagi terletak di kawasan Karawang International Industries City (KIIC) Karawang Barat dengan kegiatan produksi pencetakan dan perakitan. Karawang plant, dengan teknologi terbaru di Indonesia
5
diselesaikan pada tahun 1998 dengan fasilitas state of the art dan peningkatan kualitas serta sistem manajemen lingkungan. Karawang plant mulai diresmikan tahun 2000 dan menjadi pabrik modern yang masih beroperasi hingga kini. Secara umum perkembangan Toyota dapat dilihat pada Tabel 1. Adapun Toyota di Indonesia cukup berkembang dengan pesat seperti dapat dilihat pada Tabel 2. Tabel 1. Sejarah Toyota Tahun
Perkembangan n
Didirikan Toyoda Automatic Loom Works sebagai cikal bakal Toyota Motor
1926
Corporation 1933
Ditambahkan divisi mobil dalam Toyoda Automatic Loom Works
1935
Dibuat kendaraan pertama Toyota A1 dan Truck G1
1937
Didirikan Toyota Motor Company
1950
Toyota dipecah menjadi Toyota Motor Company dan Toyota Motor Sales Company
1953
Motomachi plant selesai dibuat yang merupakan fasilitas produksi
1955
Toyota Crown diperkenalkan
1961
Toyota memperkenalkan Total Quality Control (TQC)
1984
Toyota melakukan kerjasama dalam usaha kolektif dengan Amerika Serikat Tabel 2. Perkembangan Toyota di Indonesia Tahun
Perkembangan
1971
PT Toyota Astra Motor diresmikan di Indonesia
1973
Pabrik perakitan PT Multi Astra didirikan
1976
PT Toyota Mobilindo didirikan sebagai pabrik komponen
1977
Mobil Kijang pertama kali diluncurkan
1982
Pabrik mesin PT Toyota Engine Indonesia didirikan
1987
Produk Toyota mobil Kijang diekspor ke Asia-Pasifik
1989
Bergabungnya empat perusahaan besar Toyota di Indonesia
1998
Pabrik Toyota di Karawang mulai dioperasikan
2000
Peresmian pabrik mobil modern di Karawang
2003
TAM berubah menjadi PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT TMMIN) dan PT Toyota Astra Motor (PT TAM)
2004
Peluncuran Toyota Avanza sebagai kerjasama dengan PT Astra Daihatsu Motor (PT ADM)
B. RUANG LINGKUP USAHA PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT TMMIN) dan PT Toyota Astra Motor (PT TAM) mempunyai lingkup usaha dalam bidang otomotif. Tak diragukan lagi produk Toyota
6
menjadi primadona di pasaran Indonesia. Banyak kalangan yang percaya dan puas akan kualitas produk tersebut. Dengan komitmen untuk terus mengutamakan kepuasan pelanggan, PT. TMMIN dan PT. TAM senantiasa terus menerus menciptakan inovasi terbaiknya. Hal ini selaras dengan visi PT. TMMIN dan PT. TAM untuk menjadi yang terdepan dalam bidang manufakturing dan distribusi sebagai upaya untuk menjadi perusahaan otomotif berkelas internasional. Seperti halnya perusahaan lainnya, perusahaan mempunyai misi sebagai pedoman dalam mencapai tujuan. PT. TMMIN dan PT. TAM mencanangkan misi yaitu : 1. Menjadi pemimpin dalam industri otomotif Indonesia. 2. Selalu mengutamakan kepuasan pelanggan. 3. Selalu memberikan kontribusi bagi pembangunan ekonomi dan sosial. 4. Meningkatkan kesejahteraan melalui pembinaan kepercayaan dengan karyawan, dealer dan pemasok. 5. Memelihara kelangsungan lingkungan hidup dan keselamatan kerja. 6. Menjunjung tinggi kemampuan individu tanpa mengesampingkan kerjasama tim.
C. PROSES PRODUKSI Proses produksi dilakukan dengan baik menggunakan sistem produksi yang dikenal dengan Just In Time (JIT). Sistem ini menekankan pada suatu filosofi continuous improvement yang dilakukan dengan cara mengeliminasi atau mengurangi waste di semua aspek yang berkaitan dengan aliran produk dari supplier sampai ke tangan customer, sehingga didapatkan metode yang paling efisien. Hasil yang ingin dicapai adalah suatu sistem yang ramping (lean) dan halus (smooth), sehingga dapat meningkatkan output dan produktivitas. Produksi dilakukan pada jumlah yang tepat dan pada saat yang tepat ketika dibutuhkan, maka dengan cara inilah berbagai macam waste dapat dikurangi bahkan dieliminasi. Problem solving dan improvement dilakukan dari hal-hal yang kecil, tetapi dilakukan secara bertahap dan terus-menerus. Inilah yang dimaksud dengan filosofi continuous improvement. Hal ini berbeda dengan budaya Barat yang menekankan pada perubahan dan perbaikan yang sifatnya radikal. JIT berusaha melibatkan seluruh karyawan untuk berpartisipasi dalam continuous improvement, sehingga karyawan tidak hanya dipakai kemampuan fisik tubuhnya saja, melainkan kemampuan berpikirnya juga diasah. Keberhasilan JIT terletak pada perubahan pola pikir dan sikap kerja seluruh karyawan untuk melakukan upaya continuous improvement. PT TMMIN mempunyai tiga pabrik yang berada di kawasan Sunter dan Karawang. Di Sunter terdapat dua pabrik dan di Karawang terdapat satu pabrik. Pabrik-pabrik tersebut digunakan untuk memproduksi kendaraan dan juga service part. Proses produksi dimulai dari awal pembuatan komponen-komponen kendaraan, perangkat mesin, sampai perakitan. Berikut ini akan diuraikan beberapa proses dalam produksi kendaraan di PT TMMIN :
1. Karawang Plant a.
Stamping Shop Pada Stamping Shop proses pengepresan pembuatan body kendaraan dilakukan. Lempengan-lempengan baja dicetak menjadi bagian-bagian dari body kendaraan seperti kerangka, tangki bahan bakar, dan komponen body sub-assembly (kabin, dek, rangka chasis). Pembuatan pressed part untuk membentuk body kendaraan bermula dari lembar 7
baja yang kemudian dilakukan proses pengepresan menjadi press part yang siap dikirim ke bagian pengelasan untuk disatukan menjadi body kendaraan utuh. Stamping Shop memiliki fasilitas 2 proses A line tonase 2,400 ton dengan 450 stroke/jam dan C line kapasitas 700 ton dengan 620 stroke/jam. Guna menjamin keamanan dan keselamatan kerja serta tingkat produktifitas, digunakan sistem robotik untuk setiap perpindahan pressed part antar mesin. Luas area Stamping Shop adalah 10,000 m2. Jenis mesin yang digunakan adalah FUKUI untuk press machine, hasilnya seperti pada Gambar 1, AISAKU untuk sheet feeder (Gambar 2), dan MOTOMAN YASKAWA untuk robot feeder.
Gambar 1. Hasil pengepresan lempengan baja menjadi part body mobil
Gambar 2. Mesin Sheet Feeder b.
Welding Shop Welding Shop memiliki area 23,000 m2, di area ini dilakukan proses penyambungan atau pengelasan bagian-bagian body kendaraan untuk menghasilkan satu bagian utuh. Prosesnya adalah dengan menyatukan seluruh pressed part yang diproduksi oleh Stamping Shop. Penyatuan dilakukan dengan pengelasan. Ada dua metode pengelasa, yaitu pengelasan manual (Gambar 3) dan pengelasan menggunakan robot (Gambar 4). Hasil akhir dari proses ini adalah satu body kendaraan utuh. Pengelasan terdiri dari dua metode, yaitu pengelasan manual (Gambar 3) dan pengelasan menggunakan robot (Gambar 4). 8
Untuk menjamin tingkat presisi dan keakuratan yang tinggi Welding Shop dilengkapi fasilitas Welding Main Body line, Coordinate Measuring Machine dan Shell Body Line dengan Slat Conveyor, dan didukung 34 buah robot las (MB 16, UB 6 dan Fr 12) dan GBL (Global Body Line) yang memberikan jaminan kualitas permukaan luar (proses clamp dari sisi dalam).
Gambar 3. Pengelasan Manual
Gambar 4. Pengelasan Menggunakan Robot c.
Painting Shop Setelah dari Welding Shop, satu body kendaraan utuh memasuki Painting Shop untuk proses anti karat (electro deeping coating, pengisian celah sambungan dan pengecatan). Painting Shop yang memiliki luas 17,600 m2, terdapat fasilitas pengecatan primer and Top Coat proses dengan sistem robotik untuk mendapatkan hasil pengecatan berkualitas tinggi. Dua puluh robot digunakan pada proses pengecatan untuk memberikan jaminan keamanan proses serta ramah lingkungan. Pengecatan menggunakan robot ini dapat dilihat pada Gambar 5. Sedangkan untuk proses electro deeping coating ditunjukkan Gambar 6.
9
Gambar 5. Pengecatan Menggunakan Robot
Gambar 6. Electro Deeping Coating d.
Assembling Shop Assembling shop memiliki luas area 37,500 m2, merupakan tempat perakitan satu body kendaraan utuh menjadi sebuah kendaraan utuh siap jalan. Di Assembling shop inilah dilakukan proses perakitan atau pemasangan seluruh komponen kendaraan pada satu body kendaraan, mulai dari mesin hingga roda kendaraan. Assembling Shop memiliki fasilitas Main Assembly Line (Gambar 7) dengan door less sistem assembly yang memberikan jaminan kualitas terbaik dan peningkatan produktifitas kerja. Selain itu juga dilengkapi dengan Final Test Facility (Gambar 8) yang mengecek setiap unit kendaraan untuk mewujudkan kepuasan pengguna kendaraan tersebut. Fasilitas yang dimiliki adalah Interior Assembling dan Wheel Alignment.
10
a. Wheel Alignment
b. Manual Assembling Gambar 7. Assembly Line
b
a. Showering
b. Final Checking Gambar 8. Final Test Facility
e.
Test Course Setelah melalui proses Assembling Shop, setiap kendaraan harus memasuki Test Course (Gambar 9), yaitu sarana uji coba kendaraan baru yang memiliki luas area 45,630 m2. Di Test Course inilah performa kendaraan diuji, mulai dari kemampuan mesin hingga kedinamisan mesin dan body. Hasil dari Test Course memberikan janji kendaraan berkualitas internasional. Fasilitas ini berupa landasan pacu sepanjang 1 km dengan simulasi tikungan.
Gambar 9. Test Course
11
f.
Common Yard Common yard (Gambar 10) merupakan fasilitas logistik yang digunakan bersama oleh TMMIN, TAM, dan Main Dealer sebagai Delivery Center unit-unit ekspor dan domestik, sekaligus pula sebagai Centralized Stock-Dealer yang dilengkapi oleh DIO Shop untuk pemasangan aksesoris dan spec up dengan konsep production line. Untuk menjamin safety operation, Karawang Common Yard telah mengimplementasikan Global Logistic Safety Management, dan Fres Factory Quality untuk menjamin kendaraan baru yang diterima customer.
Gambar 10. Common Yard g.
Environment Management Sistem Kepedulian PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia yang tinggi terhadap lingkungan hidup di sekitar pabrik, diwujudkan dengan menerapkan Environment Management Sistem (Gambar 11). Konsep ini diimplementasikan dalam berbagai aktivitas, meliputi pemenuhan regulasi dan menghilangkan komplain (zero complaint), meminimalkan resiko kerusakan lingkungan, meningkatkan kerja lingkungan melalui proses produksi, serta pengembangan lingkungan masyarakat sekitar. Salah satu wujud nyata untuk mencapai zero complaint adalah dengan membangun sistem pengolahan limbah yang modern dengan proses kimia dan biologi sehingga air hasil olah dapat dipergunakan kembali. Waste Water Treatment yang memiliki luas 1,200 m2 dan berkapasitas 1,200 m3/hari ini menggunakan suatu proses unik yaitu air floation dan actiocontact aeration untuk mengurangi pembentukan sluge. Waste Water Treatment yang difungsikan untuk menjaga lingkungan hidup dari limbah-limbah berbahaya tersebut telah membawa Karawang Plant mendapatkan sertifikat ISO 14001 untuk Environment Management Sistem pada bulan Juni tahun 2000. Fasilitas yang dimiliki adalah sebagai berikut : 1) Pemenuhan regulasi dan menghilangkan complain (zero complaint) a) Waste Water Treatment • Chemical Treatment : Neutralization, coagulation, flocculation. • Bioligical Treatment : Acticontact, aeration. • Reuse Water Treatment b). Emisi cerobong boiler 2) Meminimalkan resiko kerusakan lingkungan a) Secondary Cont. Chemical Tank 12
b) Install Scrubber Incenerator 3) Meningkatkan kinerja lingkungan melalui proses produksi a) Baby Compressor untuk supply angin saat non produksi b) Penghematan bahan bakar solar untuk proses Alkali Cleaning 4) Pengembangan lingkungan masyarakat sekitar
a. Instalasi waste water treatment
c. Chemical treatment
b. Bak penampung limbah cair
d. Biological treatment
Gambar 11. Environment Management System h.
Toyota Forest Toyota Forest (Gambar 12) adalah fasilitas yang paling fenomenal di Karawang Plant. Toyota Forest merupakan kawasan hutan yang berada di lokasi pabrik. Hutan yang sengaja dibuat sebagai salah satu bentuk kepedulian PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia terhadap lingkungan ini ditanami 36 spesies tumbuhan yang berbeda. Toyota Forest memiliki total luas area 180,000 m2, yang terbagi menjadi hutan akasia seluas 60,000 m2, hutan jati, hutan meranti, hutan mahoni, hutan pinus yang masing-masing seluas 10,000 m2, dan hutan green hero seluas 10,000 m2, yaitu hutan yang tanamannya berasal dari para rekanan bisnis PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia.
13
Gambar 12. Toyota Forest
2. Sunter Plant Sunter Plant adalah salah satu pabrik otomotif yang dimiliki oleh Toyota Motor Manufacturing bersama dengan Karawang Plant. Dibangun pada bulan April 1973, pabrik tersebut berlokasi di Sunter, Jakarta Utara. Sunter Plant berdiri di area tanah seluas 310,898 m2 dengan luas bangunan 175,986 m2. Sunter Plant adalah pabrik otomotif pertama yang dimiliki oleh PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia, yang memiliki konsep untuk memadukan teknologi modern dan keahlian sumber daya manusia sehingga menjadikan Sunter Plant sebagai tulang punggung PT. Toyota Manufacturing Indonesia. Komponen part dan mesin yang ditujukkan untuk pasar domestik dan ekspor diproduksi di Sunter Plant. Komponen part dan mesin dari Toyota Motor Manufacturing Indonesia telah diekspor ke Malaysia, Thailand, Filiphina, Taiwan, Vietnam, Afrika Selatan, dan Jepang. Sunter Plant mempunyai pembagian sebagai berikut : a.
Casting Plant Casting Plant adalah tempat dibuatnya komponen mesin. Berdiri di area seluas 65,028 m2, Casting Plant adalah tempat dimana proses pembentukan dan pembuatan komponen mesin dilakukan. Pabrik ini memproduksi blok silinder 5K, 7K, 1 TR & 2 TR, Crankshaft 7K, Crank cap 5 K, 7K dan Flywheel 14B dengan volume produksi mencapai 1,000 tons/bulan (2 shift) Selain digunakan untuk pembuatan komponen mesin, Casting Plant juga merupakan tempat dibuatnya cetakan. Dalam hal untuk memenuhi kebutuhan pembuatan cetakan untuk proses press, Casting Plant didukung oleh fasilitas untuk menciptakan produk berukuran besar (maksimal 8 ton), seperti Induction Holding Furnace dengan kapasitas 8 ton, Overhead Crane dengan kapasitas 20/40 ton, Sand Blasting dengan kapasitas 10 ton/short, Sand Mixer dengan kapasitas 10-20 ton/jam, Sand Reclaimer Unit dengan kapasitas 10-20 ton/jam, Vacuum Sand Conveyor dengan kapasitas 10-20 ton/jam, dan Drying Oven dengan 4 heater dan blowers capacity.
b.
Stamping Plant Stamping Plant memiliki luas area 64,247 m2, dengan kapasitas produksi 96,00 unit/tahun memproduksi press part untuk Innova, Avanza, dan Dyna/Hino (cabin). Keutamaan dalam memproduksi komponen berkualitas tinggi yang dinyatakan dengan : 14
1) Tingkat presisi yang tinggi Proses dalam memproduksi suatu cetakan di PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia adalah dengan menggunakan teknologi komputer terbaru serta peralatan tercanggih, yang dioperasikan oleh para profesional dalam sistem manajemen kerja yang modern. Kombinasi ini akan menghasilkan produk yang berkualitas tinggi. 2) Bahan dasar berkualitas tinggi Bahan dasar cetakan (dies) adalah bahan baja dan biji besi terpilih yang berkualitas tinggi, dan secara terus menerus diawasi secara ketat selama proses pembuatan sampai tahap akhir. Cara tersebut akan menghasilkan cetakan yang berpresisi tinggi. Fasilitas yang dimiliki Stamping Plant berupa Press Machine dengan beberapa spesifikasi (1,500 tons, 800-1,000 tons, 600 tons, 600-1,200 tons, 500 tons, 400-1,000 tons, 150 tons, 60-110 tons), Mesin (NC Miling, NC Copy Miling, Pattern NC Machine, Vertical Boring Miling, Copy Miling, Side Boring, Big Miling, Radial Driling, Radial Miling), Die Spotting Machine (Die Spotting), Measuring Machine (Lay Out Machine, Digitizer), dan Trial Machine Press (Press Machine). c.
Engine Plant Engine Plant terdiri dari dua bagian, yaitu Engine 7K dan Engine TR. Luas dari Engine 7K Plant adalah 15,327 m2 dengan kapasitas produk 4,400 unit/bulan. Engine Plant memproduksi mesin tipe 7K dan 14B untuk Kijang Pick Up dan Truk Dyna. Beberapa pekerjaan diselesaikan di Engine Plant, adalah : 1) Pembuatan komponen mesin 2) Perakitan mesin tipe 7K (270 M/C) 3) Perakitan dan pengepakan mesin tipe TR ( IMV Series) dan komponen mesin TR dimana akan dikirim ke Thailand (komponen), Venezuela, Afrika Selatan, dan Filiphina (rakitan mesin). Engine TR Plant, dengan luas area sebesar 19,000 m2, memiliki kapasitas produksi 15,000 unit/bulan untuk Machining Line dan 13,000 unit/bulan untuk Assy Line. Engine TR Plant juga dilengkapi peralatan dan fasilitas seperti: 1) Machining Line : a) Mesin N/C dengan Meldas C64T dan Fanuc controller yang juga digunakan oleh TMC dan di Negara lainnya. b) Hardening machine untuk Cam Shaft dan Crank Shaft c) Leak Tester untuk quality assurance. 2) Assembly Line : a) Flexible Module Conveyor yang dapat disamakan dengan siklus waktu produksi. b) Torque Control untuk penghitungan akurat dalam jangka waktu pendek. c) Interlock System untuk mencegah kesalahan yang dilakukan dengan panel program touch screen. d) Supply Part Sistem untuk memenuhi permintaan menyetting part mesin. e) Leak Tester untuk ujicoba leaking level di C/H, unit E/G dengan volume yang tepat dengan tipe mesin f) Test Bench.
15
d.
Packing & Vanning Plant Pengepakan untuk pasar ekspor dilakukan di Packing Plant dengan area seluas 7,200 m2. Kapasitas dari Packing Plant mencapai 4,200 unit/bulan untuk komponen Avanza dan 5,000 unit/bulan untuk komponen Innova. CKD dari Avanza dan Innova dikirim dari Packing Plant ke Filiphina, Malaysia, Vietnam, Argentina, Afrika Selatan, Venezuela, dan Brazil. Sementara itu, CKD dari kendaraan Fortuner dikirim ke Thailand, India, Vietnam, Taiwan, dan Afrika selatan.
e.
Waste Water Treatment Proses pengelolaan limbah modern didasari oleh komitmen untuk menjaga keseimbangan lingkungan hidup, PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia melengkapi peralatan di Sunter Plant dengan fasilitas Waste Water Treatment yang telah membawa Sunter Plant mendapatkan sertifikat ISO 14001 untuk Environmental Management Sistem. Pengelolaan limbah di Sunter Plant berlokasi di area seluas 2,535 m2. disini, limbah telah diproses secara kimiawi dan biologi. Sunter Plant juga mempunyai fasilitas laboratorium yang menjamin kualitas pengelolaan limbah sesuai standar pemerintah. Fasilitas yang dimiliki dalam pengelolaan limbah di Sunter Plant adalah General Facilitation (Laboratorium, Dewatering Suldge), Chemical Treatment (Neutralization, Coagulation, Flocculation, Dissolve Flotation), dan Biological Treatment (Aeration).
Selain memproduksi kendaraan siap pakai (Finish Good), PT TMMIN juga memproduksi suku cadang untuk beberapa jenis kendaraan. Adapun salah satu jenis suku cadang yang diproduksi di PT TMMIN adalah service part. Service part suku cadang berupa body luaran mobil (panel, outer body), rangkaian untuk assembly (Sub assy), Extension body, serta Frame body. Service part hanya selesai sampai proses ED (Electro Deposition) painting yaitu pemberian lapisan anti karat. Lempeng logam yang telah mengalami proses pemotongan bahan,kemudian mengalami proses pengepresan (stamping) dengan menggunakan cetakan (dies) tertentu untuk tiap jenis part. Setelah dipres, lempeng logam yang telah terbentuk pressed part akan memasuki tahap pengelasan (welding). Di sini proses penyambungan atau pengelasan bagian-bagian dalam part (inner) dan luaran part (outer). Prosesnya adalah dengan menyatukan seluruh pressed part yang diproduksi oleh Stamping Shop. Hasil akhir dari proses ini adalah satu part kendaraan utuh. Produk dari Welding Shop kemudian memasuki Painting Shop (Toso) dengan terlebih dahulu dipindahkan ke dalam rak milik Toso line. Proses tersebut dikenal dengan istilah Bare Metal Preparation. Pada kasus service part ini, produk dari Welding Shop berupa single part. Produk tersebut digantungkan kedalam rak yang spesifik untuk jenis part tertentu. Sebelum dicelup kedalam cairan ED untuk pemberian lapisan anti karat, part mengalami proses persiapan berupa pembersihan untuk menghilangkan kotoran, pemberian uap panas, pencucian dengan sabun dan pembilasan. Setelah mengalami proses persiapan tersebut, single part tersebut dicelup ke dalam bak atau wadah besar yang berisi cairan lapisan anti karat (ED). Berbeda dengan finish good, produk service part akan selesai pada tahap ini tanpa finishing pemberian cat. Setelah proses Toso ED Painting tersebut, produk service part selanjutnya akan dibawa menuju packing and vanning shop untuk dikemas. Produk yang telah dikemas (packaging) selanjutnya akan diserahkan ke TAM Cibitung.
16
III.
TINJAUAN PUSTAKA
A. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Dengan berjalannya sistem pengolahan transaksi, baik ahli informasi perusahaan maupun manufaktur komputer menginginkan aktivitas-aktivitas komputer terus meningkat sehingga mereka berusaha mencari area aplikasi baru untuk dikembangkan. Tidak memerlukan waktu lama bagi mereka untuk menyadari bahwa output informasi dari sistem pengolahan transaksi masih jauh dari yang diharapkan. Sistem umumnya tidak mampu mengubah (transforming) sejumlah data menjadi informasi yang telah dikelompokkan, diurutkan, dan diolah yang dibutuhkan oleh manajer. Informasi yang terintegrasi menjadi sebuah sistem mutlak diperlukan dalam pengelolaannya sehingga menjadi alat yang berfungsi dalam menunjang kegiatan-kegiatan bisnis perusahaan. Sistem informasi itu sendiri didefinisikan sebagai pengaturan orang, data, proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi (Whitten 2004). Sistem informasi ini mempunyai pembagian lagi, yaitu sistem informasi manajemen. Definisi dari sistem informasi manajemen (SIM) sebagai sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan yang sama (McLeod 2009). Informasi adalah data yang telah diolah sehingga lebih bermakna. Informasi juga biasanya menyampaikan sesuatu yang baru dan belum diketahui oleh pengguna. Sistem Informasi Manajemen mendukung manajer fungsional dengan menyediakan laporan berkala yang termasuk rangkuman, perbandingan, dan statistik lain (Turban 2008). Secara umum sebuah sistem informasi terdiri dari tiga komponen fundamental yaitu input, proses, dan output (Rademacher dan Harry 1983), seperti dapat dilihat pada Gambar 13.
Gambar 13. Unsur Sistem Informasi Berdasarkan gambar tersebut dapat dilihat bahwa sebuah sistem informasi terdiri dari 3 unsur, yaitu : 1. Menerima data sebagai masukan ( input) 2. Memproses data dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran perkiraan dan lain-lain. 3. Memperoleh informasi sebagai keluaran (output). Prinsip ini berlaku baik untuk sistem informasi manual, elektromekanis maupun komputer. Sistem informasi berbasis komputer merupakan sebuah sistem yang terintegrasi, sistemmanusia-mesin yang memanfaatkan perangkat keras, perangkat lunak, basis data, dan prosedur yang bertujuan untuk menyediakan informasi yang mendukung kegiatan organisasi. SIM memegang peranan yang sangat penting dalam organisasi, diantaranya : 1. Mendukung operasional organisasi sehingga organisasi mampu beroperasi secara efisien.
17
2.
3.
Mendukung pengambilan keputusan oleh manajerial organisasi. Sistem informasi menyajikan informasi yang akurat dan tepat waktu serta tersaji dalam bentuk sesuai dengan yang diinginkan. Mendukung strategi bisnis organisasi dan implementasi strategi sehingga organisasi mampu bertahan (dalam persaingan) dan bahkan lebih maju.
Pengguna SIM umumnya terdiri dari anggota organisasi-organisasi formal, seperti perusahaan dan subunitnya. Ada versi khusus SIM yang dibuat untuk unit-unit tertentu dalam perusahaan, seperti sistem informasi pemasaran untuk unit pemasaran dan sistem informasi eksekutif untuk anggota eksekutif perusahaan. Informasi menyampaikan apa saja yang telah, sedang, dan akan terjadi di perusahaan serta sistem utamanya. Informasi dihasilkan dari data yang ada di dalam database menggunakan dua jenis perangkat lunak. 1. Perangkat lunak penulis laporan (report-writing software) menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus. Laporan periodik diolah dalam bahasa pemrograman dan dipersiapkan menurut jadwal yang telah ditetapkan. Laporan khusus, disebut juga laporan ad-hoc, disiapkan untuk merespons permintaan informasi dalam keadaan yang tidak diantisipasi sebelumnya. Sistem manajemen database kini mempunyai fitur yang mampu merespons permintaan data atau informasi yang spesifik dengan cepat. 2. Pemodelan matematika, menghasilkan informasi sebagai hasil simulasi operasional perusahaan. Model matematika yang menggambarkan hasil operasional perusahaan dapat ditulis dalam berbagai bahasa pemrograman. Namun penggunaan bahasa pemodelan khusus membuat pekerjaan lebih mudah dan cepat. Output informasi yang digunakan oleh orang dalam perusahaan (baik manajer dan professional lainnya) yang membuat keputusan untuk memecahkan berbagai masalah organisasi. Definisi tersebut diilustrasikan dengan model SIM seperti terlihat dalam Gambar 14. Database terdiri dari data yang diberikan oleh sistem pengolahan transaksi, ditambah data dan informasi dari lingkungan. Lingkungan menjadi terlibat ketika perusahaan berhubungan dengan organisasi lain, seperti pemasok, untuk membentuk sistem informasi antarorganisasi (interorganization information sistem-IOS). Dalam kasus ini, SIM memberikan informasi pada anggota lain dari IOS sebagaimana halnya kepada pengguna dalam perusahaan.
Gambar 14. Model SIM (Mc. Leod, 2001) 18
B. KOMPUTERISASI SISTEM INFORMASI Pada era kecanggihan teknologi, peranan komputer telah merebak hampir di segala bidang termasuk di dalamnya bidang informasi. Komputer telah banyak sekali membantu manusia baik dalam menjalankan kegiatan perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian. Karena begitu praktisnya dalam penggunaan, maka semakin banyak organisasi yang memanfaatkannya. Informasi yang menyangkut apa saja yang telah dikerjakan, baik yang mengenai materinya (what) maupun yang mengenai bagaimana cara mengerjakannya (how) kemudian dianalisisnya untuk dapat diramalkan kecenderungannya. Berdasarkan data latar belakang ini, maka dengan bantuan komputer pimpinan dapat meramalkan akibat suatu keputusan yang akan diambil (Syamsi 2000). Sebagai contoh apa akibatnya terhadap konsumen jika harga barang hasil produksinya itu dinaikkan 5 %. Jika data-data mengenai penjualan dan harga-harga penjualan pada waktu yang lalu serta data-data lainnya yang dibutuhkan lengkap, maka komputer ini dapat dijadikan masukan bagi manajer sebagai bahan pengambil keputusan. Bahkan di Perancis pada tahun 1993 dengan menggunakan satelit cuaca dan penghitungan komputer telah dapat diramalkan hasil panenan beberapa bulan mendatang. Lahan pertanian dipantau melalui satelit cuaca, hasilnya dikirim ke stasiun bumi. kemudian dengan menggunakan komputer dapat dianalisis dan diramalkan hasilnya (Syamsi 2000). Komputer mempunyai kemampuan yang menakjubkan, tetapi ada hal-hal yang tidak dapat dijangkau oleh komputer karena masalah organisasi bukan sekedar masalah pemikiran, namun juga masalah perasaan. Hal ini yang tidak dapat dijangkau oleh komputer, sehingga bantuan konsultan tetap tidak dapat diabaikan. Komputer hanya dapat menyajikan alternatifalternatif hasil analisisnya, yang digunakan sebagai bahan pertimbangan. Pimpinan, tetap dominan dalam mengambil keputusan terakhirnya (Syamsi 2000). Meskipun tipe dan ukuran kemampuan komputer itu berbeda, namun secara umum kemampuan komputer adalah : 1. Melakukan pekerjaan berdasarkan perhitungan matematika (Perform operations of arithmatic) 2. Membandingkan data (Compare data) 3. Menyimpan data (Store data) 4. Memperoleh kembali dan memperbaiki data (Retrieve data) 5. Mengolah data dengan cermat dan tepat (Process data accurately) (Hicks, 1981, h. 576)
C. PEMROGRAMAN PHP PHP adalah teknologi yang diperkenalkan tahun 1994 oleh Rasmus Lerdorf. Beberapa versi awal yang tidak dipublikasikan digunakan pada situs pribadinya untuk mencatat siapa saja yang mengakses daftar riwayat hidup online-nya. Versi pertama digunakan oleh pihak lain pada awal tahun 1995 dan dikenal sebagai Personal Home Page Tools. PHP memiliki sebuah parser engine (mesin pengurai) yang sangat disederhanakan, yang hanya mampu mengolah macro khusus dan beberapa utilitas yang sering digunakan pada pembuatan home page, seperti buku tamu, pencacah, dan hal semacamnya. Parser tersebut ditulis ulang pada pertengahan 1995 dan dinamakan PHP/FI Version 2. FI(Form Interprenter) sendiri berasal dari kode lain yang ditulis juga oleh Rasmus, yang menerjemahkan HTML dari data. Ia menggabungkan script Personal Home Page Tools dengan 19
Form Interprenter dan menambahkan dukungan terhadap server database yang menggunakan format mSQL sehingga lahirlah PHP/FI. PHP/FI tumbuh dengan pesat dan orang-orang mulai menyiapkan kode-kode programnya supaya bisa didukung oleh PHP. Pada akhir 1996 diperkirakan PHP/FI sudah digunakan sedikitnya pada 15,000 situs web di seluruh dunia. Pada pertengahan 1997, angka tersebut berubah menjadi 50,000. Pada saat itu juga terdapat perubahan dalam pengembangan PHP. PHP berubah dari proyek pribadi Rasmus menjadi sebuah tim yang lebih terorganisasi. Parsernya ditulis ulang dari bentuk rancangan awal oleh Zeev Suraski dan Andi Gutmans, dan parser baru ini adalah sebagai dasar PHP Version 3. Banyak kode utilitas yang berasal dari PHP/FI diport ke PHP3, dan banyak diantaranya sudah selesai ditulis ulang secara lengkap. Pada pertengahan 1998, baik PHP/FI maupun PHP3 dikemas bersama dengan produkproduk komersial seperti server web StrongHold buatan C2 dan Linux RedHat, dan menurut survei yang dilakukan oleh NetCraft, kemungkinan PHP digunakan pada lebih dari 150,000 situs web di seluruh dunia. Sebagai pembanding, angka tersebut lebih banyak daripada pengguna server web Enterprise server buatan Netscape di Internet . PHP singkatan dari Personal Home Page Tools, adalah skrip bersifat server-side yang ditambahkan dalam HTML (Prasetyo 2008). Sebagian besar perintahnya berasal dari C, Java dan Perl dengan beberapa tambahan fungsi khusus PHP. Bahasa ini memungkinkan para pembuat aplikasi web menyajikan halaman HTML dinamis dan interaktif dengan cepat dan mudah, yang dihasilkan server. PHP juga dimaksudkan untuk mengganti teknologi lama seperti CGI (Common Gateway Interface). PHP bisa berinteraksi dengan hampir semua teknologi web yang sudah ada. Developer dapat menulis sebuah program PHP yang mengeksekusi suatu program CGI di server web lain. Fleksibilitas ini amat bermanfaat bagi pemilik situs-situs web yang besar dan sibuk, karena pemilik masih bisa mempergunakan aplikasi-aplikasi yang sudah terlanjur dibuat di masa lalu dengan CGI, ISAP, atau dengan script seperti Perl, Awk atau Python selama proses migrasi ke aplikasi baru yang dibuat dengan PHP. Hal ini mempermudah dan memperluas peralihan antara teknologi lama dan teknologi baru. Beberapa Kelebihan PHP dari bahasa pemrograman lain : 1. Bahasa pemrograman PHP adalah sebuah bahasa script yang tidak melakukan sebuah kompilasi dalam penggunaanya. 2. Dalam sisi pemahamanan, PHP adalah bahasa script yang paling mudah karena referensi yang banyak. 3. PHP adalah bahasa open source yang dapat digunakan di berbagai mesin (linux, unix, windows) dan dapat dijalankan secara runtime melalui console serta juga dapat menjalankan perintah-perintah sistem. 4. Web Server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana - mana dari mulai IIS sampai dengan apache, dengan konfigurasi yang relatif mudah. 5. Dalam sisi pengembangan lebih mudah, karena banyaknya milis - milis dan developer yang siap membantu dalam pengembangan.
D. DATABASE MANAGEMENT SYSTEM (DBMS) Data merupakan hal yang mutlak diperlukan untuk menghasilkan sebuah informasi. Data yang diolah dan dikelola akan memudahkan dalam penggunaannya, hal tersebut dinamakan basis data. Basis data (database) adalah sekumpulan data yang disimpan dalam bentuk/format yang telah distandarisasi dan dibuat untuk dapat dipakai bersama oleh banyak pengguna (Post 1999).
20
Arsitektur sistem basis data memberikan kerangka kerja bagi pembangunan basis data. Arsitektur tersebut mengandung model-model data. Yang dimaksud dengan model data adalah sekumpulan tool konseptual untuk mendeskripsikan data, relasi-relasi antar data, semantik data & konsistensi konstrain. Prinsip-prinsip basis data dan penyimpanan mencakup hal berikut (Simarmata 2009) : 1. Desain Data Desain ini mencakup relasi entitas dan model data semantik dan translasinya ke dalam skema basis data relasional. 2. Bahasa Query Basis Data Bahasa ini digunakan untuk mengembalikan informasi. 3. Teori Mesin Pencari Internet Teori ini merupakan dasar-dasar dari pengembalian informasi dan pekerjaan terbaru pada ranking hit mesin pencari. 4. Fisik Alat Penyimpanan Alat penyimpan mencakup disk, tape, dan sistem berbasis memori. Terdapat beberapa macam model data, salah satunya adalah Entity-Relationship Model atau disebut juga E-R model. E-R model didasarkan atas persepsi terhadap dunia nyata yang terdiri dari sekumpulan objek, disebut entitas dan hubungan antar objek tersebut, disebut relationship. Entitas adalah objek di dunia yang bersifat unik. Setiap entitas mempunyai atribut yang membedakannya dengan entitas lainnya. Contoh : entitas Mahasiswa, mempunyai atribut nama, umur, alamat nomor ktm. Pemodelan data dengan model E-R menggunakan diagram E-R. Diagram E-R terdiri dari : 1. Kotak persegi panjang, menggambarkan himpunan entitas 2. Elip, menggambarkan atribut-atribut entitas 3. Diamon, menggambarkan hubungan antara himpunan entitas 4. Garis, yang menghubungkan antar objek dalam diagram E-R Terdapat tiga notasi dasar yang bekerja pada model E-R yaitu : entitas sets, relationship sets, & attributes. 1. Entitas Sets Sebuah entiti adalah sebuah “benda” (thing) atau “objek”(object) di dunia nyata yang dapat dibedakan dari semua objek lainnya. Entitas sets adalah sekumpulan entiti yang mempunyai tipe yang sama. Kesamaan tipe ini dapat dilihat dari atribut/properti yang dimiliki oleh setiap entiti. 2. Relationship Sets Relationship adalah hubungan diantara beberapa entiti. Relationship set adalah sekumpulan relasi yang mempunyai tipe yang sama 3. Kunci Relasi (Relation Keys) Nilai dari kunci relasi harus mengidentifikasikan sebuah baris yang unik didalam sebuah relasi. Kunci relasi terdiri dari satu atau lebih atribut-atribut relasi. Atribut-atribut dalam kunci relasi harus memiliki sifat sebagai berikut : a. untuk satu nilai hanya mengindentifikasikan satu baris dalam satu relasi. b. tidak memiliki subset yang juga merupakan kunci relasi tidak dapat bernilai null Pada model E-R dalam sebuah basis data terdapat kardinalitas pemetaan atau rasio kardinalitas yang menunjukkan jumlah entitas yang dapat dihubungkan ke satu entitas lain dengan suatu relationship sets. Kardinalitas pemetaan meliputi : 1. Hubungan satu ke satu (one to one).
21
2.
3.
4.
Yaitu satu entitas dalam suatu relasi dihubungkan dengan maksimum satu entitas dalam relasi lain Hubungan satu ke banyak (one to many) Yaitu satu entitas dalam suatu relasi dihubungkan dengan sejumlah entitas dalam relasi lain. Satu entitas dalam relasi lain dihubungkan dengan maksimum satu entitas dalam suatu relasi. Hubungan banyak ke satu (many to one) Yaitu satu entitas dalam suatu relasi dihubungkan dengan maksimum satu entitas dalam relasi lain. Satu entitas dalam relasi lain dapat dihubungkan dengan sejumlah entitas dalam suatu relasi. Hubungan banyak ke banyak (many to many). Satu entitas dalam suatu relasi dihubungkan dengan sejumlah entitas dalam relasi lain, & satu entitas dalam relasi lain dihubungkan dengan sejumlah entitas dalam suatu relasi.
Sebuah basis data dikelola dan diatur agar efektif dan efisien dalam penggunaanya. Sebuah sistem yang mengatur basis data adalah Database Management System . DBMS adalah software yang mengolah database, menyimpan data, mendukung bahasa query, melakukan pembuatan laporan dan dapat digunakan untuk membuat tampilan data entry (Post 1999). DBMS atau sistem manajemen database mengatur volume data dalam jumlah yang besar yang digunakan perusahaan dalam transaksi sehari-hari. Pengorganisasian data juga harus memberi kemudahan bagi para manajer untuk menemukan data tertentu dengan cepat saat melakukan pengambilan keputusan. Perusahaan membagi volume data yang besar menjadi kelompok-kelompok data yang lebih kecil. Kelompok-kelompok kecil data ini disebut tabel data dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Dengan tabel data yang saling berhubungan maka data-data yang tidak diperlukan akan dikurangi sehingga konsistensi dan akurasi data akan meningkat. DBMS menangani semua akses ke basis data. Secara konsep apa yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. User melakukan pengaksesan basis data untuk informasi yang diperlukannya menggunakan suatu bahasa manipulasi data, biasanya disebut SQL. 2. DBMS menerima request dari user & menganalisa request tersebut 3. DBMS memeriksa skema eksternal user, pemetaan eksternal/konseptual, skema konseptual, pemetaan konseptual/internal, dan struktur penyimpanan. 4. DBMS mengeksekusi operasi-operasi yang diperlukan untuk memnuhi permintaan user. Struktur organisasi data perusahaan telah berubah dari tahun-tahun sebelumnya. Saat ini, hampir semua perusahaan menggunakan database sesuai dengan struktur relasional. Dua alasan penting untuk hal ini adalah struktur database relasional (relational database structure) mudah digunakan dan hubungan antara tabel-tabel dalam struktur bersifat implisit. Kemudahan penggunaan struktur database relasional telah mendorong para manajer untuk menjadi pengguna langsung sumber daya database. Perancangan database harus dilakukan dengan hati-hati. Ahli sistem informasi dan pengguna dari kalangan bisnis bekerja sama untuk menentukan spesifikasi database. Pendekatan, seperti pemodelan berorientasi proses dan pemodelan enterprise, memungkinkan perancangan database ditujukan langsung terhadap masalah yang ada, misalnya bagaimana meraih dan memanfaatkan kesempatan melalui kerja sama yang baik antara berbagai area bisnis. Teknikteknik, seperti diagram hubungan entitas, dan diagram kelas menjelaskan komunikasi antara ahli informasi dan pengguna, sehingga perancangan database benar-benar dapat memenuhi kebutuhan perusahaan.
22
Semakin pentingnya penggunaan database sebagai sumber daya yang membantu dalam proses pengambilan keputusan memaksa manajer untuk mempelajari dan menggunakan database secara langsung. Formulir dan laporan merupakan metode standar untuk mengakses database, tetapi pengajuan permintaan secara langsung saat ini menjadi lebih penting. Manajer yang dapat menggunakan sumber daya database secara langsung dapat membuat keputusan terbaik bagi perusahaan. Sistem manajemen database memungkinkan pembuatan dan penyimpanan database, pemeliharaan isinya, dan penyediaan isi tersebut bagi pengguna tanpa pemrograman khusus yang mahal. Kemudahan dalam penggunaannya memungkinkan para manajer dan staf profesional mengakses isi database tanpa perlu pelatihan mahal atau keahlian khusus. Setiap sistem yang ada dalam teknologi informasi memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Tidak terkecuali dengan sistem manajemen database. 1. Keuntungan DBMS Saat perusahaan atau pengguna individu memutuskan apakah akan menggunakan DBMS, keuntungan dan kerugiannya harus dipertimbangkan. Keuntungan-keuntungan penggunaan DBMS adalah sebagai berikut : a. Mengurangi pengulangan data b. Mencapai independensi data c. Mengambil data dan informasi secara cepat d. Meningkatkan keamanan 2. Kerugian DBMS Keputusan untuk menggunakan DBMS menuntut perusahaan atau pengguna untuk : a. Menggunakan perangkat lunak yang mahal b. Membutuhkan perangkat keras dalam jumlah yang besar c. Menyewa dan mempekerjakan personal DBA
E. MANAJEMEN ASET Manajemen Aset atau Asset Management di Indonesia memang belum di implementasikan secara total, baik ditingkat korporasi maupun sektor pemerintahan. Ketidaktahuan atau ketidakpedulian sebagian besar manajemen perusahaan tentang pentingnya pengelolaan aset secara terintegrasi, antara lain dipicu oleh minimnya informasi serta literatur yang mengupas masalah ini. Realitas di lapangan menunjukan banyak kasus yang sebenarnya dimulai dari kesalahan pengelolaan masalah aset, sehingga berdampak kerugian yang tidak sedikit. Sebagai contoh, optimalisasi sumber daya tidak bisa dilakukan secara maksimal karena tidak teridentifikasi dengan jelas. Hal ini menyebabkan sulitnya sistem untuk mengetahui apakah suatu aset sudah saatnya untuk diganti atau masih layak untuk dipergunakan. Pertanyaan berikutnya jika harus di pergunakan, kapan waktu yang tepat untuk melakukan hal tersebut, dan jika harus diganti apakah dengan jenis alat yang sama atau ada alternatif lain yang lebih baik. Keputusan akan pilihan-pilihan tersebut hanya bisa terjawab dengan tepat bila kita memiliki informasi/data yang jelas tentang aset tersebut. Hal tersebut di atas perlu diimbangi dengan Sumber Daya Manusia sebagai salah satu Non Tangible Asset dari suatu organisasi yang mempunyai keahlian mengelola Tangible Asset. Sangat penting untuk mengetahui bagaimana manajemen aset bekerja agar memberikan keuntungan untuk organisasi. Hal ini termasuk pelayanan bagaimana menangani siklus aset, mulai dari perencanaan sampai dengan penghapusan aset, dan lebih lanjut lagi ketersediaan Sistem Informasi Manajemen Aset. PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT TMMIN) adalah salah satu perusahaan yang menerapkan manajemen aset dalam kegiatan usahanya. Sistem yang diterapkan sudah 23
sangat baik dan terintegrasi. Setiap perusahaan mempunyai spesifikasi tersendiri terhadap pengertian dan spesifikasi dari aset tersebut. Pada PT TMMIN yang dinamakan sebagai aset adalah barang yang dibeli dan dijadikan sebagai investasi. Pada umumnya pembelian suatu barang yang dilakukan perusahaan untuk melakukan kegiatan usahanya dapat dibagi menjadi dua kategori : 1. Expense : modal yang digunakan untuk membeli barang tersebut seluruhnya dibebankan sebagai biaya di bulan terjadinya pembelian. 2. Investment : barang yang dibeli menjadi aktiva tetap (fixed asset) dengan nilai buku awal sebesar modal yang dikeluarkan. Nilai buku akan menyusut setiap bulannya sesuai dengan aturan tertentu hingga habis setelah umur ekonomis barang tersebut tercapai. Besar angka penyusutan setiap bulannya dibebankan sebagai biaya di bulan bersangkutan dan disebut sebagai biaya depresiasi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 15.
Gambar 15. Penggolongan Aset Adapun kriteria aset-aset sebagai suatu aktiva tetap adalah sebagai berikut : 1. Harga perolehan (acquisition value) > Rp 2,500,000 2. Umur ekonomis (economic life time) > 1 tahun 3. Untuk dipakai sendiri / tidak untuk dijual 4. Dapat diidentifikasi fisiknya atau diketahui keberadaannya 5. Budget yang digunakan untuk pengadaan aset adalah budget investment di mana realisasi penggunaannya akan menjadi nilai perolehan (acquisition value) dari aset tersebut. Aset yang terdapat di perusahaan tersebar di seluruh lokasi baik lokasi produksi (plant) maupun non produksi (office). Barang-barang yang terdapat di lokasi non produksi digunakan sebagai fasilitas dan sarana penunjang untuk melakukan aktifitas kerja, sedangkan barang-barang yang terdapat di lokasi produksi umumnya berupa alat-alat yang digunakan untuk memproduksi komponen-komponen kendaraan. Berdasarkan sifat dan kegunaannya aktiva tetap (aset) dikelompokkan menjadi beberapa kelas seperti ditampilkan dalam Gambar 16.
24
Keterangan
Kelas Aset
Umur Ekonomis
Building
Prod & Non Prod
20 tahun
Structure
Prod & Non Prod
20 tahun
Machinery
Prod & Non Prod
8 tahun
ST & Eq-Comm
Prod & Non Prod
Untuk seluruh model
4 tahun
ST & Eq-Excl
Prod
Ekslusif untuk suatu model : Dies, Jig, Mould, CF
4 tahun
ST & Eq-OT
Prod
Digunakan oleh Supplier Outhouse
4 tahun
Furn & Fixt 1
Prod & Non Prod
Non Electrical
8 tahun
Furn & Fixt 2
Prod & Non Prod
Electrical
4 tahun
Transport
Prod & Non Prod
Mobil Kantor dan Alat Transportasi Pabrik
4 tahun
Mgt Car
Prod & Non Prod
Depresiasi non-tax deductible
4 tahun
Land
Prod & Non Prod
IA Software
Prod & Non Prod
Intangible Asset
4 tahun
AUC
Prod & Non Prod
Ditransfer menjadi FA, Depre dihitung setelah SVP
N/A
N/A
Gambar 16. Pengelompokan Kelas Aset Pada PT. TMMIN manajemen aset dilakukan sebagai berikut : 1. Asset Master Maintenance Asset master adalah suatu database aset pada sistem yang mencatat history asset, mulai dari nomor aset, deskripsi aset, tanggal dibuat, tanggal diakui sebagai aset, lokasi cost center, status pengecekan, dan lain-lain. a. Membuat Asset Master Data b. Membuat Sub Number dari Aset c. Mengubah Asset Master Data d. Menampilkan Asset Master Data e. Menampilkan Nilai dan Transaksi Aset 2. Asset Procurement – Acquisition Untuk memperoleh suatu aset, terdapat proses-proses administrasi yang harus dilakukan oleh user dan Purchasing Division dan General Affair Division. Suatu aset akan diakui secara fisik dan mulai disusutkan nilainya, sejak aset tersebut diterima. Dalam sebuah sistem yang dimiliki perusahaan (SAP) suatu aset akan bernilai secara otomatis setelah proses penerimaan dan pembayaran invoice. 3. AuC Settlement Asset under Construction (AuC) adalah aset yang masih dalam tahap pembuatan maupun yang belum siap digunakan karena masih dalam pemeriksaan, project yang belum selesai. Untuk menjadi aset dengan useful life, AuC harus dikapitalisasi terlebih dahulu melalui proses distribusi dan settlement AuC. 4. Asset Transfer Transfer aset terdiri dari beberapa kegiatan, yaitu pemindahan aset, mengubah asset master data, serta membuat asset master receiver. 5. Asset retirement Aset-aset yang sudah tidak digunakan lagi oleh perusahaan karena sudah tidak mempunyai manfaat di masa yang akan datang, dapat dikategorikan sebagai aset yang akan di-retired. Beberapa kegiatan pada asset retirement yaitu : a. Melakukan retirement asset dengan scrapping b. Melakukan retirement asset dengan penjualan c. Melakukan clearing pada G/L Account untuk asset selling 25
6.
Periodic Processing for Asset Periodic Processing adalah proses untuk mendepresiasikan fixed asset yang memiliki useful life setiap bulan (bagian dari proses Month End Closing). Beberapa kegiatannya adalah : a. Menjalankan Monthly Depreciation Run b. Memproses Tutup Buku Tahunan pada Asset Accounting c. Membatalkan Tutup Buku Tahunan pada Asset Accounting
F. SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLE (SDLC) Dalam pengembangan sebuah sistem terdapat beberapa metode yang dapat digunakan. Salah satu metode yang umum dan banyak digunakan orang adalah System Development Life Cycle (SDLC). SDLC merupakan sebuah metodologi dalam pembangunan atau pengembangan sistem. SDLC memberikan kerangka kerja yang konsisten terhadap tujuan yang diinginkan dalam pembangunan dan pengembangan sistem. Metodologi SDLC dimulai dengan ide-ide yang berasal dari pengguna, melalui studi kelayakan, analisis dan desain sistem, pemrograman, pilot testing, implementasi, dan analisis setelah diimplementasikan atau evaluasi (Marimin 2006). Tahapantahapan dalam SDLC (O’brien 2004) ditunjukkan pada Gambar 17.
Gambar 17. Tahapan System Development Life Cycle (O’brien 2004)
26
SDLC terdiri dari beberapa tahapan-tahapan berdasarkan analisa kebutuhan yang ada . Dimulai dari analisa kebutuhan perangkat lunak akan dibuat terlebih dahulu desain dari kebutuhan tersebut untuk mempermudah dalam pengerjaannya. Segala kebutuhan tersebut diimplementasikan, setelah melakukan implementasi maka dilakukan perawatan sistem. Untuk lebih jelasnya dijelaskan sebagai berikut :
1. Tahapan Investigasi Sistem Investigasi sistem adalah perencanaan awal untuk sebuah proyek untuk mendefinisikan lingkup, tujuan, jadwal, anggaran bisnis awal (Whitten 2004). Pada tahapan ini dilakukan perumusan masalah yang dihadapi dalam proses bisnis yang dilakukan perusahaan. Semua informasi yang berkaitan dengan permasalahan dikumpulkan dan dirinci untuk mengetahui apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem yang akan dibuat. Dalam tahapan ini dibutuhkan pendekatan kepada calon pengguna untuk mengetahui dengan pasti kebutuhan perancangan sistem. Lebih rinci pada tahapan ini dilakukan beberapa hal sebagai berikut : a. Pengumpulan Informasi Pengumpulan informasi bertujuan untuk mendukung pembangunan atau pengembangan sistem yang akan dibuat. Informasi tersebut berupa data primer dan data sekunder, data primer diperoleh dengan melakukan observasi mengenai sistem informasi yang ada, konsultasi, wawancara dengan pembuat keputusan. Selain itu dapat juga dilakukan dengan pengisian kuisioner guna mendapatkan data-data yang diperlukan. Hasil wawancara tersebut berguna bagi penyusun model/rules dalam mendukung pembangunan atau pengembangan sistem. Data sekunder yang dimaksud adalah data yang tidak langsung diperoleh dari lokasi, akan tetapi melalui bahan-bahan kepustakaan sebagai data referensi atau dari buku-buku yang berhubungan dengan materi yang akan digunakan. b. Memahami dan Mengevaluasi Sistem yang Ada Memahami dan mengevaluasi sistem yang ada (sedang berjalan) merupakan salah satu cara untuk mengetahui kekurangan ataupun kelemahan yang ada. Kelemahan dan kekurangan sistem yang ada perlu diperbaiki dan disempurnakan. c. Identifikasi Kebutuhan Pengguna (User) Pembangunan atau pengembangan teknologi informasi yang tepat pada umumnya berorientasi pada factor kesesuaian budaya dan pengembangan solusi yang sesuai dengan kondisi pengguna. Dengan kata lain, pembangunan atau pengembangan solusi teknologi informasi sebaiknya menggunakan pendekatan user centered. d. Studi Kelayakan Studi kelayakan sistem dilakukan terhadap aspek organisasi (manajerial), aspek teknis, aspek operasional, dan aspek ekonomi. Aspek organisasi berkaitan dengan fungsi dan komponen dalam struktur organisasi. Aspek teknis berkaitan dengan ketersediaan perangkat keras dan perangkat lunak. Aspek operasional berkaitan dengan ketersediaan sumberdaya manusia yang mampu mendukung operasi sistem. Aspek ekonomi berkaitan dengan keuntungan dan kerugian secara ekonomi terhadap implementasi sistem. Tujuan utama studi kelayakan adalah mengevaluasi solusi sistem alternatif dan mengusulkan aplikasi yang paling layak dan diinginkan dalam pengembangannya.
27
2. Tahapan Analisis Sistem Analisis sistem adalah studi domain masalah bisnis untuk merekomendasikan perbaikan dan menspesifikasikan persyaratan dan prioritas bisnis untuk solusi (Whitten 2004). Pada tahapan ini hal yang pertama dilakukan adalah menentukan jenis informasi apa yang dibutuhkan, baik dari segi format, jumlah, frekuensi, dan waktu. Selanjutnya menentukan kebutuhan kapabilitas proses informasi untuk masing-masing aktifitas sistem seperti input, proses, output, penyimpanan, dan pengendalian sistem. Pada akhirnya akan diketahui kebutuhan-kebutuhan fungsional dari sistem tersebut. Kebutuhan fungsional merupakan kebutuhan pengguna terhadap informasi yang tidak terikat pada perangkat, perangkat lunak, network, data, dan sumber daya manusia yang digunakan saat ini atau mungkin digunakan pada sistem yang baru.
3. Tahapan Desain Sistem Perancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru, jika sistem itu berbasis komputer, perancangan dapat menyertakan spesifikasi peralatan yang akan digunakan (Mcleod 2001). Pada tahapan ini, karakteristik sistem secara fisik didesain. Hal pertama yang dilakukan adalah melihat kondisi lingkungan untuk mendukung operasi sistem. Sebagian besar input dan output subsistem didefinisikan. Semua kebutuhan input atau keinginan pengguna harus didokumentasikan, yang selanjutnya ditunjukkan kembali pada pengguna. Spesifikasi karakteristik sistem secara fisik dan desain detail dipersiapkan. Identifikasi subsistem dilakukan selama melakukan desain sistem, untuk membuat struktur sistem secara detail. Tujuan dari desain adalah menghasilkan suatu model atau gambaran sistem yang nantinya akan dibuat. Desain sistem terdiri dari tiga bagian, yaitu : a. Desain User Interface Pada aktivitas desain ini pemgembang harus mengetahui karakter dari pengguna mengenai bagaimana mereka akan menggunakan sistem ini sehingga desain yang dibuat dapat memudahkan pengguna dalam menjalankan sistem. Hal ini sangat penting untuk diperhatikan mengingat segala aktivitas yang dilakukan pengguna pada sistem berhubungan langsung dengan interface sistem. b. Desain Basis Data Merupakan suatu proses pembuatan sebuah desain database yang akan mendukung tujuan dan operasi suatu organisasi/perusahaan. Tujuan utamanya adalah: 1) Merepresentasikan data dan relationship antar data yang dibutuhkan oleh seluruh area aplikasi utama dan user group. 2) Menyediakan model data yang mendukung segala transaksi yang diperlukan pada data. 3) Menspesifikasikan desain minimal yang secara tepat disusun untuk memenuhi kebutuhan performa yang ditetapkan pada sistem. c. Desain Proses Aktivitas dalam tahapan ini merupakan tahapan prosedural sistem yang dibuat. Perancang menghubungkan logika proses yang akan dijalankan sistem, input serta output sistem, menghubungkan basis data pada sistem serta menampilkan interface yang telah dirancang. Spesifikasi mengenai perangkat lunak dan perangkat keras dari sistem juga harus didefinisikan secara jelas, agar sistem dapat berjalan sesuai dengan yang 28
diinginkan. Desain proses ini merupakan tahapan terakhir dalam proses perancangan sistem.
4. Tahapan Implementasi Sistem Tahapan implementasi merupakan konstruksi, instalasi, pengujian, dan pengiriman sistem ke dalam produksi (Whitten 2004). Dari tahapan ini dapat diketahui tingkat keberhasilan dari sistem yang dibuat, karena sistem yang didesain dengan baik akan gagal jika tidak diimplementasikan dengan benar. Pengujian performansi sistem secara fungsional dan prosedural melibatkan pengguna secara langsung, sehingga mereka dapat mengetahui jika ada beberapa hal yang kurang sesuai dengan kebutuhan. Tahapan implementasi sistem melibatkan penerapan hardware dan software, pengembangan software dan pembangunan dokumentasi.
5. Tahapan Perawatan Sistem Tahapan akhir dari SDLC ini bertujuan untuk memastikan bahwa sistem yang digunakan oleh pihak pengguna benar-benar telah stabil dan terbebas dari error. Perawatan sistem melibatkan pengawasan, evaluasi secara kontinyu dan modifikasi sistem untuk membuat perbaikan. Dalam tahapan pemeliharaan ini dapat juga dilakukan evaluasi dan perbaikan atau modifikasi guna meningkatkan kemampuan (daya guna) sistem tersebut sehingga akan menjadi lebih efektif dan efisien. Evaluasi sistem mendefinisikan bagaimana baiknya sistem tersebut beroperasi. Tujuan dari evaluasi ini adalah untuk menilai kemampuan teknis, pelaksanaan operasional, dan pendayagunaan sistem. Tahapan-tahapan SDLC tersebut juga menerapkan metode revisi yang dikenal dengan model proses waterfall, maksud dari proses tersebut adalah apabila terdapat revisi pada tahapan tertentu, maka yang direvisi langsung pada tahapan yang dimaksudkan. Sebagai contoh apabila terdapat revisi pada tahapan desain sistem, maka iterasi yang dilakukan langsung pada tahapan desain sistem, tanpa melalui tahapan investigasi dan analisis sistem terlebih dahulu. Lebih jelasnya mengenai model proses waterfall ini adapun kelebihan dan kekurangannya sebagai berikut : a. Kelebihan model proses waterfall 1) Proses-prosesnya mudah dipahami dan jelas 2) Mudah dalam pengelolaan (sebuah fase dijalankan setelah fase sebelumnya selesai) 3) Struktur sistem jelas b. Kelemahan model proses waterfall 1) Proyek dunia nyata jarang mengikuti alur proses 2) Kesulitan jika terjadi perubahan kebutuhan (waktu pengerjaan bertambah)
29
IV.
METODE PENELITIAN
A. TEMPAT DAN WAKTU PENELITIAN Penelitian ini dilakukan pada kegiatan magang di PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT TMMIN), Divisi Finance, Departemen Financial Control, Seksi Property Control. Dilaksanakan mulai Maret hingga September 2010.
B. ALAT DAN BAHAN PENELITIAN Alat dan bahan yang digunakan dalam penelitian ini adalah : 1. Notebook sebagai alat untuk melakukan rancang bangun sistem informasi manajemen pengelolaan asset retirement. 2. Sistem Operasi Windows 7 Ultimate, sebagai sistem operasi yang digunakan sebagai program dasar untuk mengatur semua aktifitas dan perintah yang dilakukan pada komputer. 3. Adobe Photoshop CS3, sebagai program yang digunakan untuk melakukan membuat dan melakukan editing gambar yang akan ditampilkan dalam sistem. 4. Adobe Dreamweaver CS3, sebagai program untuk mendesain sistem dan memasukkan bahasa pemrograman yang menunjang fungsi-fungsi yang ada di dalam sistem. 5. Xampp-win32-1.7.3 sebagai perangkat lunak yang digunakan untuk web server local untuk melakukan uji coba fungsional dan tampilan sistem dalam local intranet. Scripting PHP 5.3.1 sebagai bahasa pemrograman yang digunakan dalam web server berfungsi sebagai pengolah data serta pengeksekusi fungsi pada sistem sehingga sistem dapat berjalan. Database MYSQL 5.1.41 untuk membangun basis data. 6. Browser Engine: Internet Explorer 8.0, Mozilla Firefox 3.6.3, Google Chrome merupakan perangkat lunak untuk menjalankan dan menguji performansi sistem.
C. PENGEMBANGAN SISTEM Sistem informasi manajemen asset retirement ini menggunakan Sistem Development Life Cycle (SDLC) dalam pengembangannya dan merupakan salah satu proses perangkat lunak tradisional yang banyak digunakan oleh para pengembang. Model ini mempunyai tahapan sebagai berikut :
1. Tahapan Investigasi Sistem Investigasi dilakukan dengan wawancara pengguna, mempelajari bisnis proses, serta kuisioner yang dalam hal ini dengan menggunakan form user requirement untuk mengetahui kebutuhan yang bersifat teknis sistem.
2. Tahapan Analisis Sistem Analisis sistem ditujukan untuk mengidentifikasi kebutuhan dan fungsional sistem. Identifikasi kebutuhan digunakan informasi yang berasal dari investigasi sistem, sedangkan identifikasi fungsional lebih ke arah pemodelan sistem serta komponen-komponen yang akan digunakan dalam sistem. Untuk memudahkan dalam analisis sistem digunakan flowchart.
30
3. Tahapan Desain Sistem Tahapan desain sistem terdiri dari pekerjaan mendesain sistem yang akan dibangun/dikembangkan sehingga nantinya akan menghasilkan spesifikasi sistem yang baik. Tahap desain sistem akan menghasilkan spesifikasi sistem yang terdiri dari desain interface, database, dan process. Desain interface menggunakan software Adobe Photoshop untuk layout. Desain database menggunakan Xampp-win32-1.7.3 dengan Entity Relationship Diagram (ERD). Desain proses menggunakan bahasa PHP yang disisipkan dalam HTML untuk menjalankan fungsi-fungsi yang ada pada sistem menggunakan software Adobe Dreamweaver CS3.
4. Tahapan Implementasi Sistem Pengujian sistem meliputi pengujian kecepatan pengaksesan, tampilan antarmuka sistem, kemudahan dalam penggunaan sistem, performansi sistem dalam memenuhi kebutuhan pengguna, kelengkapan informasi yang ditampilkan, serta kesesuaian sistem dengan yang diinginkan pengguna. Pengujian dilakukan langsung dengan melibatkan pengguna untuk menjalankan sistem, kemudian diberikan kuisioner untuk mengetahui penilaian dari pengguna terhadap sistem. Untuk uji kecepatan pengaksesan dilakukan penghitungan waktu untuk membuka setiap halaman pada sistem.
5. Tahapan Perawatan Sistem Tahapan perawatan sistem sebagai tahap lanjut dari tahap implementasi. Aktifitasnya antara lain evaluasi dari sistem yang dibuat agar tidak terdapat error atau kesalahan yang menyebabkan sistem tersebut tidak memenuhi kebutuhan pengguna. Perawatan dilakukan terhadap database dan juga fungsi-fungsi yang menunjang prosesproses dalam sistem.
31
V.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. LAPORAN KEGIATAN MAGANG Kegiatan magang di PT TMMIN bermanfaat sebagai aktifitas akademik, juga merupakan kegiatan recruitment oleh perusahaan. PT TMMIN menerapkan beberapa metode dalam perekrutan calon karyawan, yaitu : 1. Reguler Merekrut secara langsung (untuk umum) melalui informasi di internet maupun media cetak. 2. Kerjasama dengan universitas Perekrutan melalui kerjasama dengan universitas-universitas yang dianggap berkualitas. Metode ini dilakukan dengan harapan mendapat karyawan yang bermutu dan mampu bersaing. 3. Internship Program Internship program (program magang) merupakan program Toyota yang diberikan kepada mahasiswa dari perguruan tinggi sebagai tempat kerja praktek maupun magang. Mahasiswa diharapkan mampu memberikan inovasi maupun improvement untuk meningkatkan unjuk kerja perusahaan tersebut. Program ini dibagi menjadi 2 berdasarkan pesertanya, yaitu Internship Program for University Student (IPUS) untuk mahasiswa program sarjana selama 3 bulan dan Internship Program Academic Student (IPAS) untuk mahasiswa program diploma selama 6 bulan. Pada kegiatan magang penulis diikutsertakan pada program IPUS yang dilakukan selama 3 bulan, namun karena penulis tergabung dalam tim improvement project pada Finance Division, Financing & Asset Control Department, Property Control Section, maka kegiatan magang diperpanjang menjadi 6 bulan. Penulis ditempatkan pada. Jam kerja karyawan yang ada di Head Office adalah masuk pada pukul 08.00 dan pulang pada pukul 16.45 pada hari Senin sampai Kamis, sedangkan pada hari Jumat masuk pada pukul 08.00 dan pulang pada pukul 17.00. Kegiatan sehari-hari yang dilakukan terbagi menjadi dua, pekerjaan yang bersifat regular job dan improvement. Kedua jenis kegiatan ini mempunyai lingkup seputar manajemen aset yang ada di PT TMMIN. Pada saat awal masa magang, Property Control Section di mana penulis ditempatkan telah melewati tahapan Physical Control Asset (PCA), yang merupakan kegiatan yearly activity. Kegiatan PCA adalah kegiatan melakukan pengecekan aset yang dimiliki oleh PT TMMIN yang ada di inhouse dan outhouse area. Hal ini ditujukan untuk mengetahui investasi yang dimiliki perusahaan yang merupakan salah satu tahapan dalam manajemen aset. Beberapa pekerjaan regular job yang dilakukan setelah masa PCA adalah menangani Latest Good Receipt (LGR), preparation tender outhouse area, serta validating PCA data. Latest Good Receipt (LGR) merupakan proses pengadaan aset baru oleh perusahaan. Aset-aset tersebut tercatat menggunakan budget perusahaan, oleh karena itu tugas dari Property Control Section adalah memastikan aset tersebut sudah ditempatkan sesuai dengan yang tercatat pada database. Untuk memastikan hal tersebut dilakukan GENBA (pengecekan langsung di lapangan), untuk mencatat keberadaan aset, lokasi aset, serta label aset. Hasil pengecekan kemudian dilaporkan kepada section head untuk diproses lebih lanjut. Preparation tender outhouse area merupakan kegiatan persiapan dilakukannya pelelangan aset yang sudah mengalami masa retirement untuk aset yang berada di outhouse area (vendor). Beberapa hal yang dilakukan adalah pemastian keberadaan aset yang akan dijual yang
32
ada pada vendor, memastikan kondisi fisik aset untuk estimasi harga penjualan aset, serta melakukan penjadwalan penjualan dengan pihak vendor dan juga peserta tender. Validating PCA data merupakan kegiatan yang dilakukan setelah kegiatan PCA dilakukan. PCA terbagi menjadi dua, yaitu PCA inhouse area dan outhouse area. Inhouse area berarti aset tersebut berada di dalam PT TMMIN yang terbagi di beberapa area, yaitu Sunter 1, Sunter 2, Karawang, dan Head Office Sunter. Sedangkan outhouse area berarti aset-aset tersebut berada di vendor PT TMMIN. Hasil dari kegiatan PCA tersebut berupa worksheet untuk setiap area, yang kemudian dikompilasi menjadi satu dan juga di-input ke dalam database asset. Data yang telah dikompilasi ini dilakukan validasi untuk persiapan PCA selanjutnya. Pada tahapan validasi data ditemukan beberapa permasalahan, seperti terdapat aset yang tidak ditemukan, aset yang berpindah tempat tanpa prosedur yang ditetapkan, tidak sesuainya penempatan aset dengan data yang ada pada database SAP, serta ditemukannya aset dengan nomor aset yang sama (Double Asset Number). Pada program IPUS ini penulis ditugaskan untuk melakukan improvement pada bisnis proses perusahaan. Tema yang diambil penulis untuk dijadikan improvement adalah Double Asset Number. Setiap aset seharusnya memiliki nomor aset yang unik dan tidak dimiliki oleh aset lain. Pada kasus double asset number ini satu nomor aset ditemukan pada lebih dari satu aset. Hasil improvement ini kemudian disajikan dalam bentuk A3 report yang dipresentasikan pada mid review (Lampiran 3) dan final review (Lampiran 4). Improvement yang dilakukan mengacu pada penerapan Toyota Business Practices (TBP). Pada awal kegiatan IPUS para peserta diikutkan dalam pelatihan TBP. Adapun langkah-langkah improvement yang penulis lakukan sesuai dengan TBP adalah : 1.
2.
3.
Clarify The Problem Tujuan dari klarifikasi problem adalah membuat permasalahan-permasalahan menjadi jelas. Metodenya dengan mengetahui gap antara current situation dengan ideal condition. Untuk permasalahan double asset number, kondisi idealnya adalah 100% tidak ditemukan adanya double asset number pada hasil PCA, namun kondisi yang terjadi adalah terdapat 85.38 % aset yang tidak mempunyai masalah double asset number, sehingga gap yang didapatkan adalah terdapat 14.62 % permasalahan double asset number. Breakdown The Problem Problem (gap) antara ideal situation dan current situation, biasanya besar dan samar karena tersusun dari problem-problem kecil. oleh karena itu dilakukan tahapan breakdown the problem untuk menemukan akar permasalahan secara efektif dan efisien. Pada breakdown problem ini dipilih faktor yang dominan mempengaruhi permasalahan. Berdasarkan data di lapangan diperoleh fakta permasalahan terjadi di aset pada satu divisi, mempunyai deskripsi aset yang berbeda, aset tersebut mudah dipindahkan, terdapat di lokasi plant, dan labelnya tertempel (eksis). Data tersebut dapat dijadikan patokan pengerucutan masalah, sehingga pemecahan masalah sesuai dengan target. Hal ini menandakan kurang terkontrolnya dalam approval dan pencetakan label aset, karena faktanya di lapangan label dengan nomor aset yang sama tersebut tertempel pada aset-aset. Target Setting Penggunaan Specific, Measurable, Achievable, Reasonable, Time base (SMART) bertujuan untuk membantu penentuan target. Target yang ditetapkan adalah membuat dan mengimplementasikan tools untuk mengontrol, mencatat, dan membantu dalam approving request label asset. Dalam hal ini dibuat control check tools pada workbook excel.
33
4.
Root Cause Analysis Untuk menemukan root cause diperlukan investigasi secara terus-menerus dengan melakukan genba genchi genbutsu (istilah yang dipakai toyota untuk melakukan investigasi). Analisa root cause dilakukan pada semua aspek (4M : Man, Method, Machine, Material). Pada permasalahan ini faktor man dan machine bukan merupakan faktor yang menjadi sumber permasalahan, melainkan method dengan tidak adanya dokumen pendukung yang menjadi patokan untuk melakukan pencetakan ulang label aset, tidak adanya data secara sistem yang mencatat history pencetakan label. Aspek material yang terjadi adalah tidak berjalan secara kontinyu dokumen untuk pencetakan label aset.
5.
Develop Countermeasure Hal yang dilakukan untuk tahapan develop countermeasure terbagi menjadi dua, yaitu temporary countermeasure dan permanent countermeasure. Untuk temporary countermeasure dilakukan validasi data PCA dengan melakukan investigasi langsung di lapangan untuk memastikan fisik aset yang mempunyai nomor aset ganda, dengan mengacu pada database SAP. Aset yang tidak sesuai dengan database SAP akan ditindaklanjuti kemudian.
6.
See Through Countermeasure Countermeasure (penanggulangan) dilaksanakan sesuai rencana yang telah dibuat pada langkah 5 (membuat rencana countermeasure). Perlu dilakukan koordinasi dengan pihak-pihak yang terkait dengan masalah ini. Temporary countermeasure dan permanent counter measure dilakukan mulai dari bulan Juni, perlu dilakukan koordinasi dengan pihakpihak terkait agar jadwal yang dibuat sesuai rencana.
7.
See Both Result & Process Countermeasure (penanggulangan) dilaksanakan sesuai rencana yang telah dibuat pada langkah 5 (membuat rencana countermeasure). Perlu dilakukan koordinasi dengan pihak-pihak yang terkait dengan masalah ini. Berdasarkan hasil temporary countermeasure data yang tervalidasi selama 3 bulan, mulai bulan Juni sampai Agustus, sedangkan untuk permanent countermeasure hasil pengimplementasian control check tools selama Juni sampai dengan Agustus menunjukkan 100% request label asset tercatat dengan baik, sehingga mengurangi kemungkinan pencetakan ulang nomor aset yang memberikan dampak double asset number.
8.
Standarization Bila dari hasil evaluasi diperoleh bahwa rencana tercapai maka dibuat standardisasi dari sistem tersebut. Setelah dilakukan penerapan control check tools terbukti pencatatan request label asset 100% tercatat dan mengurangi resiko pencetakan ulang nomor aset. Oleh karena itu setiap ada request label asset dilakukan pencatatan terlebih dahulu pada control check tools.
Dalam proses TBP tersebut terdapat beberapa hal yang dilakukan, diantaranya : 1. GENBA Kegiatan GENBA ini dilakukan pada setiap area yang mengalami permasalahan duplikasi nomor aset. Lokasi-lokasi tersebut antara lain Head Office, Sunter I Plant, Sunter II Plant, dan Karawang Plant. Hal yang dilakukan adalah memeriksa secara langsung aset-aset yang secara data mengalami duplikasi nomor aset, apakah ditemukan secara fisik juga di lapangan. Kegiatan ini adalah sebagai salah satu proses validasi data. Pada kegiatan ini juga
34
2.
3.
4.
dilakukan pengumpulan informasi terhadap pihak-pihak terkait mengenai permasalahan yang sedang dihadapi. Hal ini untuk mengetahui seberapa besar kepedulian para pihak terkait terhadap permasalahan ini, dalam hal ini awareness user terhadap aset-aset yang digunakannya. Selain itu juga juga sebagai pengumpulan informasi untuk melakukan analisis masalah lebih lanjut. Validating Database Dari hasil GENBA yang dilakukan di lapangan, kemudian data yang sebelumnya mengalami kesalahan dilakukan update. Data yang digunakan pada PCA selanjutnya adalah data yang sudah sesuai dengan yang ada secara fisik di lapangan. Internal Meeting Kegiatan internal meeting ini bertujuan untuk terus meng-update perkembangan penyelesaian masalah setiap waktunya. Meeting biasanya dilakukan untuk menetapkan target setiap waktu dan juga beberapa kegiatan yang mungkin tertunda agar dilakukan reschedule, serta mengetahui kendala-kendala yang dihadapi setiap anggota dalam melakukan penyelesaian masalah untuk dicarikan jalan keluarnya. Meeting with Other Division Kegiatan ini tidak hanya melibatkan satu divisi, melainkan beberapa divisi yang saling berhubungan. Divisi dimana penulis ditempatkan adalah Finance Division bekerja sama dengan General Affair Division dan Plan Admin Division dalam pengelolaan aset. Oleh karena itu perkembangan setiap permasalahan juga dikomunikasikan dengan divisi-divisi tersebut agar penyelesaian masalah ini bisa segera dilakukan.
Dari beberapa informasi dan fakta tersebut diperoleh suatu kesimpulan yang dituangkan dalam A3 report. Hasil dari A3 report ini sebagai improvement yang disumbangkan penulis pada perusahaan supaya dapat mengatasi permasalahan yang terjadi. Hasil dari improvement tersebut dipresentasikan dalam dua tahap, yaitu pada saat mid review (Lampiran 3) dan juga final review (Lampiran 4). Pada presentasi tersebut dihadiri oleh seorang pembimbing TBP, seorang assessor, dan juga mentor yang membimbing penulis dalam menjalankan setiap aktifitas improvement. Kegiatan selama magang ditampilkan dalam bentuk jurnal (Lampiran 5).
B. INVESTIGASI SISTEM Pada tahapan investigasi sistem dilakukan studi kelayakan untuk sistem yang akan dibuat. Ditentukan apa yang menjadi tujuan dari dikembangkannya sistem untuk mengatasi masalah dan menciptakan peluang. Adapun beberapa hal yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Pengumpulan Informasi Hal yang utama dibutuhkan pada pembangunan sistem informasi manajemen adalah informasi. Untuk mendapatkan informasi tersebut dilakukan wawancara terhadap pihakpihak terkait, dalam hal ini pihak terkait tersebut adalah staf Divisi Finance dari PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT TMMIN). Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan didapatkan informasi bahwa kurang terkelolanya aset yang telah dilakukan proses retirement, dilihat dari segi keberadaan aset dan estimasi waktu untuk penjualan kembali aset yang telah di-retire. Oleh karena itu tak jarang terjadi kesulitan dalam penelusuran aset yang akan dijual.
35
Hal lain yang terjadi adalah adanya penumpukan asset retirement pada lokasi ataupun gudang penyimpanan sementara, yang dikarenakan tidak adanya manajemen waktu untuk mengatur penjualan kembali aset, sehingga aset yang telah lebih lama dilakukan proses retirement terkadang masih belum terjual sedangkan aset yang baru di-retirement sudah terjual. Hal ini tentunya mengakibatkan semakin menurunnya kondisi fisik dari aset yang telah lama disimpan sehingga dapat menurunkan nilai jualnya. Semua hal yang berhubungan dengan pengelolaan aset perusahaan dilakukan pada seksi Property Control, mulai dari pengadaan aset, transfer aset, sampai retirement asset. Dengan pengalaman penulis ditempatkan di Property Control Section dapat lebih memahami sistem yang dibuat untuk membantu kegiatan dan menyelesaikan permasalahan yang terjadi. Hal ini merupakan metode yang efektif untuk menambah pengetahuan tentang proses bisnis dari perusahaan sehingga akan memudahkan dalam perumusan masalah yang dihadapi serta informasi yang dikumpulkan relevan dengan apa yang dikerjakan.
2. Memahami dan Mengevaluasi Sistem yang Ada Pengelolaan aset yang dilakukan oleh PT TMMIN khususnya pada Property Control Section sudah menggunakan sistem SAP. Sistem ini secara utuh mengatur dan mendokumentasikan setiap perlakuan aset, mulai dari creating asset, transfer asset, depreciation run, sampai retirement asset. Semua aktifitas tersebut di atas sangat terbantu dengan adanya sistem SAP. Namun terdapat sedikit kekurangan dari sistem dalam pengelolaan aset, yaitu pengelolaan asset after retirement, karena aset masih dapat dimanfaatkan untuk dijual kembali sehingga menambah pemasukan untuk perusahaan. Pengelolaan yang baik terhadap asset retirement secara tidak langsung dapat menambah pemasukan bagi perusahaan, oleh karena itu management asset retirement merupakan hal yang perlu diperhatikan. Keberadaan aset serta manajemen waktu dalam penjualan kembali aset menjadi sebuah produk dalam kegiatan manajemen. Sistem yang selama ini digunakan belum memfasilitasi hal tersebut. Sehingga dibutuhkan sistem pelengkap, terutama yang mengkhususkan penggunaanya untuk asset retirement. Dengan demikian semua aktifitas bisnis perusahaan yang berhubungan dengan asset retirement dapat tertunjang dengan adanya sistem informasi manajemen yang utuh.
3. Identifikasi Kebutuhan Pengguna Pembangunan atau pengembangan teknologi informasi yang tepat pada umumnya berorientasi pada faktor kesesuaian budaya dan pengembangan solusi yang sesuai dengan kondisi pengguna. Dengan kata lain, pembangunan atau pengembangan solusi teknologi informasi sebaiknya menggunakan pendekatan user centered. Karena tidak ada satu pun aplikasi atau user interface yang dapat cocok untuk seluruh pengguna/organisasi dengan latar belakang budaya yang berbeda. Kebutuhan pengguna mencakup masalah operasional dan output sistem. Berdasarkan hasil identifikasi terhadap pengguna diperoleh informasi bahwa dibutuhkan sebuah sistem dengan karakteristik : a. Dapat menyediakan informasi mengenai keberadaan aset yang telah dilakukan proses retirement. Setiap aset yang dimiliki perusahaan di tempatkan pada lokasi yang tercatat pada sistem SAP. Setelah aset tersebut di-retirement, maka aset tersebut dipindahkan dari tempat asalnya. Untuk barang-barang produksi penempatan aset setelah retirement 36
b.
c.
d.
hanya dipindahkan di dekat lokasi awal aset, sedangkan untuk aset non produksi biasanya aset tersebut dipindahkan sementara ke gudang ataupun lokasi lain seperti workshop sebelum dijual kembali. Informasi keberadaan aset ini yang diperlukan untuk memudahkan pengelolaan pada saat penjualan nantinya. Mengatur estimasi waktu asset retirement yang akan dijual kembali. Berdasarkan kesepakatan beberapa divisi yang terkait dengan penjualan aset, bahwa estimasi waktu dari aset dilakukan retirement sampai aset tersebut dijual adalah 30 hari. Hal yang biasa terjadi adalah estimasi waktu tersebut tidak sesuai dengan penerapannya, terdapat aset yang sudah melampaui waktu yang ditentukan ternyata belum dijual, sehingga terkadang ada penumpukan aset khususnya untuk aset non produksi. Permasalahan ini sebagai dampak tidak adanya sistem semacam reminder untuk estimasi waktu tersebut. Dapat meningkatkan efisiensi serta memudahkan dalam pengelolaan data aset yang telah dilakukan retirement. Efisiensi di sini adalah efisiensi beban kerja. Hal yang sebelumnya terjadi adalah untuk mengetahui keberadaan aset untuk dikelola, perlu dilakukan pengecekan langsung di lapangan karena tidak ada data yang menunjukkan keberadaan terkini aset. Dengan adanya sistem pencatatan history aset akan dengan mudah diketahui keberadaan aset, untuk lebih memastikan lagi dicatat juga orang yang memberikan informasi tersebut, sehingga dapat diketahui orang yang bertanggung jawab akan keberadaan aset tersebut di lapangan. Mudah dioperasikan serta tidak meyulitkan mengingat keterbatasan jumlah sumberdaya manusia yang terlibat.
Untuk dapat lebih mendeskripsikan akan kebutuhan user yang nantinya akan disesuaikan dengan kebutuhan sistem, salah satu alat yang digunakan adalah dengan memberikan atau mengajukan form user requirement pada pengguna. Melalui form ini didapatkan respon balik dari pengguna terhadap sistem yang diajukan,terutama kebutuhan yang lebih bersifat teknis sehingga dapat dijadikan acuan dalam pembangunan sistem. Di dalam user requirement tersebut dituliskan beberapa opsi yang ditawarkan kepada pengguna akan fungsi dari sistem yang akan dibuat. Dengan demikian pengguna dapat memberikan responnya dengan menyetujui atau mengoreksi setiap fungsi yang ditawarkan oleh pembuat sistem. Berdasarkan pengajuan user requirement, pada intinya pengguna dapat menerima desain tampilan dari sistem beserta fungsi-fungsi yang terdapat di dalamnya. Namun terdapat koreksi dari pengguna, yaitu dibatalkannya fungsi untuk menampilkan katalog aset yang direncanakan akan ditampilkan pada beranda. Untuk awal pengajuan sistem, fungsi-fungsi yang ditawarkan untuk sementara cukup merepresentasikan kebutuhan. Untuk selanjutnya apabila ada revisi dilakukan setelah pengujian sistem.
4. Studi Kelayakan Ada empat aspek yang dibahas dalam studi kelayakan, aspek-aspek tersebut dapat menjadi parameter yang dapat menunjukkan sistem layak untuk dikembangkan. Keempat aspek tersebut saling berkaitan antara satu dengan lainnya, sehingga dengan mengetahui secara detail keempat aspek tersebut, diharapkan sistem ini akan dapat berjalan dengan baik. Adapun keempat aspek tersebut dijelaskan lebih lanjut sebagai berikut :
37
a. Aspek Organisasi Organisasi adalah suatu wadah yang memungkinkan sekelompok orang dapat meraih hasil yang sebelumnya tidak dapat dicapai oleh individu secara sendiri-sendiri. Sistem informasi yang dibuat dapat bekerja secara efektif jika terdapat pemahaman tentang bagaimana organisasi berfungsi. Investigasi terhadap aspek organisasi akan menghasilkan tiga gambaran : 1) Bagaimana keadaan organisasi saat ini dengan sistem yang ada. Dalam hal ini didapatkan informasi bahwa keadaan organisasi cukup baik dengan adanya sistem yang telah ada. Hanya terdapat sedikit permasalahan dengan belum adanya sistem yang menunjang kegiatan perusahaan terutama dalam pengelolaan asset retirement. Permasalahannya adalah tidak adanya informasi yang jelas dan terdokumentasi secara sistematis mengenai keberadaan aset yang telah dilakukan retirement. 2) Bagaimana dampak yang akan ditimbulkan dari sistem yang baru, baik manfaat maupun kendala internal dan eksternal yang berkaitan dengan organisasi (manajerial). Manfaat yang akan diperoleh dengan adanya sistem ini adalah terkelolanya asset retirement secara sistem karena sistem menggunakan basis data sehingga memudahkan dalam pengelolaan data yang terkelola dalam sistem. Dengan demikian dapat membantu manajerial mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Kendala yang dihadapi adalah pada penambahan beban kerja yang akan diterima oleh pengguna sistem, karena sistem yang dibuat tidak secara langsung terintegritas dengan sistem yang telah ada, sedangkan sumberdaya manusia yang tersedia sudah cukup terbatas dengan banyaknya pekerjaan yang juga harus dilakukan. 3) Bagaimana sistem tersebut dapat mendukung strategi organisasi dalam mencapai tujuan. Pada umumnya tujuan utama dari didirikannya perusahaan adalah mendapatkan keuntungan. Dengan adanya sistem informasi manajemen pengelolaan asset retirement ini, diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mendapatkan keuntungan. Seperti yang telah dijelaskan bahwa aset dapat dijual kembali meskipun sudah mengalami masa retire. Dengan adanya sistem ini hal tersebut dapat ditunjang pengelolaannya, sehingga aset-aset yang akan dijual diketahui dengan baik keberadaanya. Dengan adanya sistem reminder pada sistem, maka rencana penjualan kembali aset setiap bulannya dapat diketahui, dan dapat diprediksi pula pendapatan yang akan diperoleh dari penjualan tersebut. Hal ini tentunya dapat secara tidak langsung mendukung strategi perusahaan.
b. Aspek Teknis Ketersediaan perangkat keras dan perangkat lunak secara teknis sangat memengaruhi kelancaran kegiatan. Investigasi terhadap aspek teknis dilakukan dengan cara observasi langsung terhadap perangkat keras dan perangkat lunak. Spesifikasi secara teknis dari perangkat keras dan perangkat lunak yang terdapat di property control section PT TMMIN adalah tersedianya dua buah personal computer dan satu buah notebook. Ketiga perangkat keras tersebut digunakan oleh seoang kepala seksi, seorang karyawan tetap, dan seorang karyawan magang. Jumlah perangkat keras dan pengguna 38
sudah sesuai, maka dapat dikatakan sudah memenuhi kebutuhan. Dari segi perangkat lunak ketiga perangkat keras tersebut menggunakan Sistem Operasi Windows XP. Program yang sering digunakan adalah Microsoft Office, sistem SAP, juga program untuk pengeditan gambar. Sampai saat ini belum ada perangkat lunak bahasa pemrograman. Local server terdapat pada perangkat keras yang ada pada divisi ISTD yang mengurus semua server yang ada pada perusahaan. Secara umum pengembangan sistem informasi kebutuhan perangkat lunak yang ada saat ini sudah memenuhi kebutuhan. Sistem ini dibuat untuk dioperasikan pada local server atau disebut juga intranet perusahaan. Intranet berkaitan dengan sistem internal organisasi. Intranet menghubungkan jaringan data internal perusahaan, tetapi mencegah akses bagi pihak luar perusahaan. Intranet juga memfasilitasi pencarian data dari dalam perusahaan (Sekaran 2006).
c. Aspek Operasional Sejalan dengan perkembangan dunia teknologi informasi dan telekomunikasi yang semakin canggih, dibutuhkan kemampuan manajemen yang kuat dan berperspektif luas dalam menjalankan roda organisasi. Kemampuan dan kesiapan sumber daya manusia dalam mengoperasikan sistem yang dibuat perlu menjadi perhatian utama sebelum pembangunan atau pengembangan sistem informasi manajemen. Berdasarkan investigasi terhadap aspek operasional tersebut bahwa pada umumnya secara operasional SDM yang tersedia dapat menguasai perangkat lunak yang digunakan pada proses bisnis perusahaan. Untuk pengoperasian dan pemeliharaan sistem dapat dibantu oleh divisi ISTD yang memang berfungsi untuk menangani bidang perangkat lunak dan aplikasiaplikasi yang ada pada perusahaan.
d. Aspek Ekonomi Pada intinya, investigasi aspek ekonomi untuk mengkaji keuntungan dan kerugian yang akan ditimbulkan oleh adanya sistem. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya. Dengan sistem ini akan didapatkan efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan asset retirement. Implementasi dari sistem ini akan mengefisiensikan waktu kerja dan load pekerjaan, karena informasi yang berhubungan dengan asset retirement tercatat dengan baik pada sistem. Sehingga apabila informasi segera dibutuhkan sistem dapat langsung menyediakan.
C. ANALISIS SISTEM Dalam pembangunan sistem informasi manajemen banyak kegiatan analisis yang dilakukan. Setelah diketahui informasi-informasi apa saja yang diperlukan, maka analisis sistem segera dilakukan. Analisis sistem dilakukan secara detail pada setiap jenis informasi yang akan dihasilkan oleh sistem informasi tersebut. Kejelasan analisis akan sangat membantu programmer dalam pembuatan sistem. Terdapat beberapa hal yang perlu diketahui dalam analisis, yaitu :
39
1.
Spesifikasi Sistem Analisis akan menghasilkan spesifikasi global sistem yang akan dibangun. Sistem yang dibangun selain dapat memberikan informasi mengenai keberadaan aset dan estimasi waktu penjualan aset juga berfungsi sebagai sistem penunjang keputusan yang dapat membantu manajemen untuk mengambil keputusan, terutama keputusan untuk segera menjual aset yang sudah diestimasikan untuk saatnya dijual. Pada tahap ini dilakukan penyusunan terhadap urutan aset yang di-retirement berdasarkan waktu, sehingga proses countertime berjalan dan mengeksekusi aset yang terlebih dahulu untuk dijual. Di samping itu juga terdapat informasi keberadaan aset yang diisikan oleh pengguna sistem berdasarkan informasi yang didapat dari pihak terkait yang berhubungan langsung dengan aset, dalam hal ini semua informasi tercatat baik yang melakukan input data maupun narasumber dari informasi yang diterima. Alat bantu yang digunakan dalam melakukan analisis sistem adalah Flowchart. Gambaran flowchart dari sistem ini seperti pada Gambar 18.
Gambar 18. Flowchart SIM Asset retirement
40
2.
Spesifikasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Sistem ini dapat dijalankan dengan sistem operasi Windows XP dan Windows 7. Spesifikasi minimum dan rekomendasi dapat dilihat pada Tabel 3 berikut. Spesifikasi yang dianjurkan bertujuan untuk memaksimalkan performansi dan kinerja dari sistem. Terutama apabila database sudah memakan memori banyak, performa sistem biasanya akan menurun. Tabel 3. Spesifikasi perangkat lunak sistem Spesifikasi Minimum
Spesifikasi Dianjurkan 1.8 GHz
Processor
1.2 GHz
Processor
Hard Disk
20 Gbyte
Hard Disk
RAM
128 MB
RAM
256 MB
Software
Apache
Software
XAMPP
20 Gbyte
PHP Editor MY SQL
3.
Spesifikasi Personel dan Keamanan Sistem Untuk mengamankan database dari pengguna yang tidak diizinkan serta membatasi hak akses, digunakan password yang dibutuhkan pada saat akan masuk ke dalam sistem. Pada sistem ini tipe penggunanya hanya satu. Pengguna ini berfungsi sebagai user dan administrator. Tingkatan hak akses oleh pengguna ditunjukkan pada Tabel 4. Tabel 4. Hak Akses Pengguna Tingkat Pengguna
Hak Akses
User
Melakukan input data pada sistem Melakukan update data pada sistem
Administrator
Menghapus data pada database sistem
Menambah data pada database sistem
4.
Domain Sistem Penetapan domain sistem ini bertujuan untuk menentukan ranah atau ruang lingkup sistem yang akan dibangun. Dengan adanya domain sistem, akan memudahkan pengembang sistem dalam mengaplikasikan sistemnya nanti, apakah pada tingkat strategis, teknis, ataupun aplikasi. Batasan dari sistem ini hanya digunakan untuk mengelola aset-aset yang ada pada area inhouse PT TMMIN dan dikhususkan untuk pengelolaan aset after retirement, karena
41
proses-proses sebelum itu sudah dikelola dengan baik oleh sistem SAP. Oleh karena itu sistem ini hanya berfungsi sebagai komplemen sistem yang telah ada, bukan untuk substitusi sistem yang sudah berjalan saat ini. Sedangkan fungsi dan penerapan sistem ini adalah pada tingkat teknis dan strategis. Pada tingkat teknis, sistem ini dapat memudahkan dalam pengelolaan dan penelusuran aset yang telah di-retirement. Sehingga secara teknis dapat membantu pekerjaan pihak-pihak yang bertugas pada bagian tersebut. Sistem ini juga menggunakan database, database, sehingga dapat membantu dalam pencarian data secara sistem sehingga lebih cepat proses pengerjaannya. Pada tingkat strategis, sistem ini memberikan informasi yang jelas mengenai aset yang belum dijual, telah dijual, dan juga jumlah aset yang telah di-retirement. Sehingga dengan informasi-informasi tersebut pihak manajemen dapat memprediksi pemasukan yang diperoleh dari aset yang akan dijual, mengalokasikan keberadaan aset, dan juga membantu dalam mengambil keputusan untuk aset-aset yang tertunda penjualannya.
D. DESAIN SISTEM Rancangan sistem terdiri dari desain basis data, proses, dan user interface. Ketiga proses tersebut dapat dijelaskan lebih lanjut sebagai berikut :
1.
Desain Database Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk mengidentifikasi data yang diambil, disimpan, dan dipanggil kembali untuk keperluan-keperluan tertentu dalam mendukung kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. ERD diutamakan untuk pemodelan dari desain konseptual. ERD menggambarkan struktur dan keterkaitan tabel-tabel data yang menyusun database secara detail. ERD merupakan representasi data sebagai entitas, atribut, dan relasi. Pada sistem ini dibangun enam tabel yang mempunyai relasi satu sama lain, seperti ditunjukkan pada Gambar 19.
Gambar 19. Tabel Relasional 42
Dalam membangun desain database pada Sistem Informasi Manajemen Asset Retirement ini menggunakan PHP MyAdmin 3.2.4 yang ter-install pada Xampp-win 321.7.3-installer. Database yang dibuat pada sistem ini adalah satu buah database yang terdiri dari 6 buah tabel relasional, seperti ditampilkan pada Gambar 20.
Gambar 20. Tampilan tabel-tabel basis data pada halaman PHPMyAdmin Basis data relasional pada Sistem Informasi Asset Retirement terdiri dari tabel-tabel berikut : a. Tabel area Tabel ini berisi data area yang terdapat pada PT TMMIN. Pembagian area ini terdiri atas area pabrik (plant) dan juga kantor (office). Tabel ini dihubungkan dengan menu input retirement data. Informasi mengenai area ini akan ditampilkan pada setiap menu lainnya. Dalam tabel ini terdapat dua buah field yaitu id_area untuk menampung data id area dan juga sebagai primary key, sedangkan field area_name untuk menampung data nama areanya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 21.
Gambar 21. Tabel area b.
Tabel asset_class Tabel ini berisi data kelas aset yang terdapat pada PT TMMIN. Aset-aset tersebut terdiri dari delapan kelas yang dialokasikan untuk area pabrik (plant) dan juga kantor (office). Tabel ini dihubungkan dengan menu input retirement data dan juga Home sebagai resume. Dalam tabel ini terdapat dua buah field yaitu field id_class untuk menampung data id kelas dan juga sebagai primary key, serta field desc_class untuk menampung data deskripsi kelasnya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 22.
Gambar 22. Tabel asset_class
43
c.
Tabel asset_db Tabel ini berisi atribut dari data aset. Mulai dari nomor aset, lokasi, tanggal pembelian aset, sampai dengan tanggal aset tersebut di-retire. Tabel ini dihubungkan ke semua menu yang ada pada sistem. Dalam tabel asset_db, terdapat 15 field yaitu id_plant untuk menampung data id plant, asset_number untuk menampung data nomor aset, document_number untuk menampung data nomor dokumen, asset-sub untuk menampung data sub aset, asset_class untuk menampung data kelas aset, cap_date untuk menampung data tanggal pengakuan aset, asset_desc untuk menampung data deskripsi aset, cost_center untuk menampung data cost center, id_location untuk menampung data id lokasi aset, location_desc untuk menampung data deskripsi lokasi, resp_cctr untuk menampung data resipien cost center, deact_date untuk menampung data tanggal retirement asset, nip_user untuk menampung data nomor induk pegawai yang digunakan sebagai username, last_update untuk menampung data tanggal update data, sold_status untuk menampung data status penjualan aset. Field yang digunakan sebagai primary key adalah field id_asset. Hampir semua field tersebut digunakan untuk menampung data yang berasal dari data SAP. Namun terdapat beberapa field seperti nip_user, last_update, dan sold_status yang nantinya akan diisikan pada sistem. Tabel ini ditampilkan seperti pada Gambar 23.
Gambar 23. Tabel asset_db d.
Tabel sold_asset Tabel terdiri dari 9 field, yaitu asset_number untuk menampung data nomor aset, tanggal_lelang untuk menampung data tanggal aset dilelang, harga untuk menampung data harga penjualan aset, pemenang untuk menampung data pemenang tender, harga untuk menampung data harga jual aset, ppn untuk menampung data ppn aset, tender untuk menampung data deskripsi tender, metoda_lelang untuk menampung data metode yang digunakan pada penjualan aset, input_date untuk menampung data tanggal aset diinput dalam sistem, dan nip_user untuk menampung data nomor induk pegawai yang digunakan sebagai username. Tabel ini dihubungkan dengan menu Asset Selling Update dan Asset Selling History. Tabel ini menampung data mengenai penjualan aset. Untuk lebih jelasnya isi atribut dari tabel tersebut ditampilkan pada Gambar 24.
44
Gambar 24. Tabel sold_asset e.
Tabel tracking Tabel ini berisi data tracking asset, terutama tracking lokasi aset. Dalam tabel tracking terdapat 5 field, yaitu asset_number untuk menampung data nomor aset, location_update untuk menampung data update lokasi aset, inform_by untuk menampung data narasumber yang memberikan informasi, last_update untuk menampung data tanggal dilakukan update terhadap data aset, dan nip_user untuk menampung data nomor induk pegawai yang digunakan sebagai username. Tabel ini dihubungkan dengan menu Change & Update Retirement Data. untuk lebih jelasnya isi dari tabel ini ditampilkan pada Gambar 25.
Gambar 25. Tabel tracking f.
Tabel user Tabel ini berisi informasi mengenai user dan juga password yang digunakan untuk masuk ke dalam sistem. Tabel user terdiri dari tiga field, yaitu nip_user untuk menampung data nomor induk pegawai yang digunakan sebagai username, nama_user untuk menampung data nama dari user, dan password untuk menampung data password yang digunakan untuk sistem keamanan pada saat login. Tabel ini dihubungkan dengan menu Input Retirement Data, Change & Update Retirement Data, dan Asset Selling Update. Tabel user ditunjukkan pada Gambar 26 berikut.
Gambar 26. Tabel user 2.
Desain Proses Desain proses merupakan strukturisasi proses yang akan dilanjutkan dengan kegiatan pembuatan coding atau penulisan program dengan menggunakan bahasa pemrograman (PHP, HTML, MYSQL). Bahasa PHP&MYSQL digunakan untuk 45
menyisipkan fungsi-fungsi yang diproses oleh sistem, seperti fungsi countertime, menampilkan data yang dieksekusi berdasarkan urutan, serta mengambil dan menyimpan data pada database. Sedangkan bahasa HTML lebih pada tampilan sistem yang pada pengaturan tampilan secara lebih detail menggunakan CSS. Penulisan program didasarkan pada kebutuhan terhadap sistem dan juga eksekusi proses yang dijalankan. Desain proses pada Sistem Informasi Manajemen Asset retirement bertujuan untuk mengetahui program dan prosedur dari sistem informasi tersebut. Dalam desain proses sebuah sistem ada data yang diinput dan juga produk sebagai output dari proses. Untuk memperjelas ketiga komponen tersebut digunakan tabel input output proses sistem (tabel IPO). Penggunaan tabel IPO ini bertujuan untuk mendeskripsikan secara umum alur dari proses perubahan data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh pengguna ketika menjalankan sistem. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Tabel 5. Tabel 5. Tabel IPO Sistem Informasi Manajemen Asset Retirement TUJUAN Memasukkan data aset yang diretirement
Melakukan tracking asset
Melakukan selling asset
a.
INPUT id_area asset_number document_number sub id_class tanggal bulan tahun asset_desc cost_center id_location location_desc resp_center tanggal_deact bulan_deact tahun_deact location inform
tanggal bulan tahun harga tender metode
PROSES Setup data aset Baca data Simpan data Tampilkan data
OUTPUT Tabel asset retirement
Setup data tracking asset Baca data Simpan data Tampilkan data Setup data selling asset Baca data Simpan data Tampilkan data
Tabel record tracking
Tabel sold asset tracking
Desain Input Desain input merupakan aktifitas yang dikembangkan untuk melakukan input dan juga output data. Data yang diinput dan di-update adalah data aset yang di-retire, data perpindahan aset, penjualan aset, dan juga login user. Proses input dan update data dilakukan oleh user, end user dari sistem ini hanya satu golongan. 1) Desain input pada menu login Halaman login ini merupakan halaman yang diperuntukkan bagi user. Tujuan dilakukannya proses login ini adalah untuk mengetahui user mana yang melakukan proses input dan juga update data. Informasi tersebut di-record oleh sistem secara otomatis. Tampilan halaman login disajikan pada Gambar 27 berikut.
46
Gambar 27. Tampilan halaman login Pada halaman login ini digunakan verifikasi dari data yang diinput, terdapat tiga macam verifikasi yang dilakukan : a) Apabila kolom username tidak diisi maka sistem akan menampilkan pesan seperti dapat dilihat pada Gambar 28.
Gambar 28. Verifikasi username halaman login b) Apabila kolom password tidak diisi maka sistem akan menampilkan pesan seperti dapat dilihat pada Gambar 29.
Gambar 29. Verifikasi password halaman login c)
Apabila kombinasi password dan username salah maka sistem akan menampilkan pesan seperti pada Gambar 30.
Gambar 30. Verifikasi kombinasi halaman login 2) Desain input data asset retirement Data yang di-input adalah data asset retirement yang berasal dari sistem SAP yang terlebih dahulu dilakukan pengunduhan ke dalam file excel. Data ini di-
47
input dengan mengisi pada setiap kolom yang disediakan. Setelah semua data diisi maka ada button “simpan” kemudian data akan disimpan dalam database. Tampilan menu inpu retirementt data dapat dilihat pada Gambar 31.
Gambar 31. Tampilan menu input retirement data Pada menu input data ini juga dilakukan proses verifikasi. Proses verifikasi ini akan berjalan apabila terdapat kolom yang tidak diisi dengan menampilkan pesan peringatan. Setiap kolom yang tidak diisi akan ditampilkan nama kolomnya pada pesan pengingat, kemudian kursor akan otomatis bergerak pada kolom yang dimaksudkan. Tampilan contoh pesan pengingat apabila kolom asset number tidak diisi dapat dilihat pada Gambar 32.
Gambar 32. Pesan pengingat input data 3) Desain input pada menu Change & Update Retirement Data Tracking asset merupakan salah satu fungsi update yang terdapat pada sistem. Fungsi ini digunakan untuk melakukan update terhadap lokasi aset disimpan. Terdapat dua pilihan yang disajikan yaitu “Gudang” dan “Other”. Apabila aset tersebut disimpan dalam gudang, maka data aset di gudang akan bertambah, sedangkan untuk pilihan other, user dapat memasukkan sendiri lokasi yang dimaksud, yang kemudian data tersebut akan ter-update pada database. Terdapat juga kolom informed by, hal ini ditujukan untuk mengetahui dengan pasti informasi tersebut berasal dari siapa, sehingga dapat dipastikan keberadaan aset dan juga pihak yang bertanggung jawab atas informasi yang diberikan. Halaman update yang
48
ditampilkan akan muncul setelah user mengeksekusi link “Tracking” yang terdapat pada menu Change & Update Retirement Data. Tampilannya dapat dilihat pada Gambar 33.
Gambar 33. Tampilan fungsi Tracking Asset Pada menu tersebut juga menggunakan proses verifikasi. Proses verifikasi berjalan apabila terdapat data yang tidak diisi pada kolom yang disediakan. Akan muncul pesan pengingat, dan secara otomatis kursor akan bergerak pada kolom yang diminta untuk diisi. Tampilan pesan peringatan apabila kolom location update tidak diisi dapat dilihat pada Gambar 34.
Gambar 34. Pesan pengingat Tracking Asset 4) Desain input pada menu Asset Selling Update Pada sistem ini diberikan fungsi countertime untuk setiap aset yang diinput. Fungsi countertime akan berjalan secara otomatis pada saat data aset disimpan dalam database. Hal tersebut digunakan sebagai reminder bahwa aset tersebut sudah saatnya untuk dijual. Pada halaman Remind to Sale terdapat fungsi untuk melakukan pendataan barang yang dijual dengan mengeksekusi link “Sell” pada halaman tersebut. Tampilan fungsi Sell Asset dapat dilihat pada Gambar 35.
Gambar 35. Tampilan fungsi Sell Asset
49
Pada menu tersebut juga menggunakan proses verifikasi. Proses verifikasi berjalan apabila terdapat data yang tidak diisi pada kolom yang disediakan. Akan muncul pesan pengingat, dan secara otomatis kursor akan bergerak pada kolom yang diminta untuk diisi. Tampilan pesan peringatan apabila kolom harga jual tidak diisi dapat dilihat pada Gambar 36.
Gambar 36. Pesan pengingat Sell Asset b.
Desain Output Desain output adalah suatu kegiatan dalam merancang desain yang bertujuan untuk menampilkan informasi-informasi hasil interaksi pengguna dengan sistem informasi (Agusrinaldy 2006). Hasil output ini digunakan pengguna sebagai sumber informasi yang sebelumnya telah diproses oleh sistem. Desain output sistem terdiri dari : 1) Output halaman utama (Home) Pada halaman utama ini ditampilkan resume dari data aset yang telah diinput. Informasi yang ditampilkan adalah jumlah aset yang telah di-retire pada bulan saat ini, jumlah aset yang ter-pending untuk dijual, dan juga jumlah aset yang telah dilelang pada bulan saat ini. Resume yang ditampilkan pada menu home / summary dapat dilihat pada Gambar 37.
Gambar 37. Resume pada menu Home/Summary 2) Output pada menu Change & Update Retirement Data Output yang ditampilkan pada menu memberikan informasi detail aset yang telah dilakukan retirement. Informasi yang ditampilkan ini ditampilkan dari data yang telah di-input pada sistem, terdapat fungsi untuk melakukan tracking&view record asset pada menu ini. Untuk lebih jelasnya secara visual ditampilkan pada Gambar 38.
50
Gambar 38. Output menu Change & Update Retirement Data 3) Output pada menu Retirement History Output yang ditampilkan pada halaman ini adalah aset yang sudah dilakukan retirement dan lokasinya saat ini sudah diketahui dan dimasukkan ke dalam sistem. Setiap data aset di-update informasi yang ditampilkan juga bertambah. Hal ini ditujukan untuk mengetahui history kepindahan aset dari satu lokasi ke lokasi lain pada setiap waktu perpindahan. Tidak semua data aset ditampilkan pada menu ini, melainkan terdapat kolom input sebagai fungsi search untuk menampilkan data yang ingin dilihat. Hal ini bertujuan untuk mengefektifkan dalam pengaksesan informasi. Tampilan dari menu Retirement History ditampilkan pada Gambar 39.
`
Gambar 39. Output menu Retirement History 4) Output pada menu Asset Selling Update Output yang ditampilkan pada halaman ini adalah informasi mengenai asetaset yang harus segera dilakukan penjualan/pelelangan. Berdasarkan kesepakatan bahwa selambatnya 30 hari setelah aset dilakukan retirement maka aset tersebut harus dilelang. Fungsi countertime sebagai reminder menunjukkan tanggal dan waktu yang tersisa untuk aset tersebut dilakukan pelelangan. Dengan demikian dapat dijadikan informasi yang penting mengenai estimasi waktu penjualan aset, dan diharapkan tidak terjadi penumpukan ataupun penundaan aset tersebut dalam proses pelelangan. Tampilan dari halaman Asset Selling Update seperti pada Gambar 40.
51
Gambar 40. Output menu Asset Selling Update 5) Output pada menu Asset Selling History Output yang ditampilkan pada halaman ini adalah informasi mengenai asetaset yang telah dijual. Ditampilkan beberapa informasi seperti harga aset, pihak pembeli, dan juga metode pelelangannya, serta tanggal penjualannya. Secara visual konten yang ditampilkan pada halaman ini ditampilkan pada Gambar 41.
Gambar 41. Output menu Asset Selling History 6) Output pada menu Gudang Output yang ditampilkan pada halaman ini adalah aset-aset yang berada di gudang. Ditampilkan juga tanggal aset tersebut dimasukkan ke gudang. Tanggal ini akan terekam secara otomatis pada saat lokasi yang diisi pada tracking asset adalah gudang. Konten gudang ini secara visual ditampilkan pada Gambar 42.
Gambar 42. Output menu Gudang
52
3.
Desain User Interface Desain user interface adalah melakukan desain terhadap tampilan, form, laporan dan print out serta dialog design yang dihasilkan Sistem Informasi. Desain user interface dari sistem ini dibuat dengan menggunakan software design yaitu Adobe Photoshop CS3, dan juga menggunakan Adobe Dreamweaver CS3 untuk pengaturan tampilannya. Setiap halaman pada sistem ini dibuat dengan membagi halaman menjadi tiga bagian, yaitu left bar, right bar, dan footer. Secara visual desain tersebut ditunjukkan pada Gambar 43.
RIGHT BAR (HEADER)
LEFT BAR RIGHT BAR (CONTENT)
FOOTER
Gambar 43. Layout user interface Pada left bar berisi list menu yang dapat diakses oleh pengguna dalam menjalankan sistem, menu-menu tersebut antara lain Home / Summary, Input Retirement Data, Change & Update Retirement Data, Retirement History, Asset Selling Update, Asset Selling History, Gudang, dan Log Out. Terdapat nama sistem pada bagian atas left bar. Sebelum masuk ke dalam halaman utama sistem, pengguna dihadapkan dengan tampilan halaman Log In, di mana pengguna harus memasukkan username dan password agar bisa masuk ke dalam sistem. Bagian left bar ini mempunyai ukuran 240 x 500 pixel pada tampilannya. Pada right bar, dibagi lagi menjadi dua bagian. Bagian atas adalah header, sedangkan di bawahnya adalah isi konten dari setiap menu yang diakses. Sedangkan bagian footer letaknya di bawah dan di-display dengan panjangnya satu halaman. Header dirancang dengan menggunakan Adobe Photoshop CS3 dengan ukuran 1000 x 60 pixel. Untuk kontennya menyesuaikan dengan lebar header yaitu 1000 pixel, dan lebarnya diatur mempunyai lebar minimum 500 pixel untuk menyesuaikan dengan lebar leftbar. Bagian footer dibuat tidak menggunakan Photoshop melainkan penulisan langsung pada Dreamweaver. Footer mempunyai ukuran menyesuaikan panjang right bar dan left bar, dengan lebar menyesuaikan lebar isi dari footer. Layout ini digunakan pada setiap halaman sistem. Untuk lebih jelasnya tampilan pada menu Home ditunjukkan pada Gambar 44. Pada menu tersebut ditampilkan informasi yang merupakan resume dari pengelolaan asset retirement. Informasi yang disediakan adalah jumlah aset yang dilakukan retirement bulan ini, jumlah aset yang tertunda untuk dijual, dan juga jumlah aset yang telah dilelang bulan ini. Informasi ini diharapkan dapat membantu pengguna dalam melakukan keputusan yang bersifat manajerial.
53
Gambar 44. Tampilan Home Sistem Informasi Manajemen Asset retirement Desain selanjutnya adalah desain pada menu input data. Pada menu ini pengguna disajikan kolom-kolom yang nantinya digunakan untuk memasukkan data aset ke dalam sistem. Terdapat beberapa kolom yang diisikan pengguna secara tertulis, seperti plant id, asset number, document number, sub asset, asset description, cost center, location code, asset location, dan juga resp center. Metode ini digunakan mengingat isi dari kolom-kolom tersebut sangat bervariasi. Sedangkan untuk kolom class asset, cap date, dan juga deact date berupa drop down menu yang dapat dipilih. Metode ini digunakan karena pada kolom tersebut tidak terlalu banyak variasi data yang diisikan, selain itu berfungsi juga untuk memudahkan dalam mengidentifikasi data ke dalam database. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 45.
Gambar 45. Tampilan input retirement data Sistem Informasi Manajemen Asset retirement 54
Desain tampilan menu Change & Update Retirement Data menampilkan informasi aset yang telah dilakukan proses retirement. Informasi ini ditampilkan dalam tabel. Semakin banyak data yang dimasukkan, maka tabel yang ditampilkan akan semakin memanjang ke bawah, oleh karena itu dibuat sistem paging dengan tampilan setiap halamannya maksimal memuat delapan aset, seperti dapat dilihat pada Gambar 46.
Menunjukkan penomoran halaman
Gambar 46. Tampilan Change & Update Retirement Data Sistem Informasi Manajemen Asset Retirement Desain tampilan Retirement History hampir sama dengan Change & Update Retirement Data. Tampilan berupa tabel yang menginformasikan record dari tracking asset. Yang membedakan adalah pada menu ini terdapat fungsi search by asset number. Tidak semua informasi aset ditampilkan pada halaman ini, melainkan ditampilkan berdasarkan nomor aset yang diinput dalam kolom search. Seperti ditunjukkan pada Gambar 47.
Search data by asset number
Nomor aset
Gambar 47. Tampilan Retirement History Sistem Informasi Manajemen Asset Retirement 55
Tampilan menu Asset Selling Update pada umumnya hampir sama dengan Retirement History. Terdapat fungsi search, yang membedakan adalah fungsi tersebut dibuat dengan dropdown menu yang menunjukkan bulan. Tabel yang disajikan akan sesuai dengan bulan yang diisikan. Untuk lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 48.
Show data by month of selling asset
Due date penjualan aset
Gambar 48. Tampilan Asset Selling Update Sistem Informasi Manajemen Asset retirement Tampilan menu Asset Selling History sama seperti menu Asset Selling Update. Terdapat fungsi search yang sama. Tabel ditampilkan berdasarkan bulan yang di-input. Lebih jelasnya ditunjukkan pada Gambar 49.
Show data by sold month
Tanggal aset terjual
Gambar 49. Tampilan Asset Selling History Sistem Informasi Manajemen Asset retirement Tampilan menu gudang seperti menu Asset Selling Update. Tidak terdapat fungsi search. Tabel ditampilkan ke bawah sesuai dengan data yang di-input untuk menu gudang. Secara visual ditunjukkan pada Gambar 50.
56
Gambar 50. Tampilan Gudang Sistem Informasi Manajemen Asset retirement
E. IMPLEMENTASI SISTEM Pada tahapan ini dilakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibangun, sehingga diketahui kinerja sistem apakah berjalan dengan baik atau tidak. Pengujian dilakukan terhadap beberapa aspek, secara teknis terhadap perangkat lunak serta secara fungsional terhadap pengguna. Kedua aspek ini menjadi tolak ukur keberhasilan sistem yang dibuat berdasarkan tingkat pencapaian tujuan dibuatnya sistem. Beberapa pengujian yang dilakukan adalah sebagai berikut :
a. Pengujian pada berbagai Browser Engine Sistem Informasi Manajemen Asset retirement yang telah dibangun ditempatkan pada local server dan dijalankan dengan server. Adapun server yang digunakan adalah Xammp Server. Pengujian dilakukan dengan menggunakan tiga browser, yaitu Internet Explorer 8.0, Mozilla Firefox 3.6.3, dan Google Chrome. Sistem yang baik seharusnya dapat compatible terhadap semua browser. Setelah sistem dicoba pada berbagai browser ternyata sistem tidak compatible terhadap semua browser. Layout pada sistem berubah pada setiap browser. Yang paling banyak mengalami perubahan adalah ketika menggunakan browser Internet Explorer 8.0. Tampilan sistem menjadi sangat kacau dan tidak beraturan. Sedangkan browser yang paling compatible dengan sistem ini adalah Mozilla Firefox 3.6.3. Dari semua browser yang dilakukan ujicoba mempunyai kesamaan dalam kecepatan pengaksesan sistem. Waktu rata-rata yang diperlukan untuk mengakses setiap halamannya kurang dari 1 detik. Waktu ini dihitung ketika database sistem masih terisi 14.8 KB. Diperkirakan apabila semakin banyak memori yang mengisi database, maka akan semakin bertambah waktu pengaksesannya.
57
b. Pengujian Performansi oleh Pengguna Pengujian sistem dilakukan di PT TMMIN khususnya pada Property Control Section, Financing & Asset Control Department, Finance Division. Pengguna yang menguji sistem ini adalah karyawan pada seksi tersebut. Pengujian dilakukan dengan pemberian akses sistem informasi secara langsung dengan melibatkan pengguna. Dalam pembangunan sistem ini pengguna yang berhubungan langsung dengan kebutuhan sistem sebanyak satu orang, oleh karena itu pada saat pengujian jumlah responden berjumlah satu orang. Setelah sistem diuji kemudian pengguna diberikan lembar kuisioner mengenai performansi sistem tersebut. Isi kuisioner dapat dilihat pada Lampiran 6. Adapun hasil dari kuisioner tersebut dapat dilihat pada Tabel 6 berikut. Tabel 6. Hasil Kuisioner Sistem
No
Kategori
Penilaian Sangat Kurang
Kurang
Cukup
Bagus
1
Tampilan antar muka
√
2
Kecepatan pengaksesan
√
3
Kemudahan penggunaan Performansi sistem terhadap kebutuhan Kelengkapan sistem Kesesuaian sistem dengan proses bisnis Kelengkapan menu & fitur Peranan sistem pada manajerial
4 5 6 7 8
Sangat Bagus
√ √ √ √ √ √
Secara umum penilaian responden terhadap sistem ini sudah baik, dapat dilihat bahwa sistem ini sangat membantu dalam menunjang proses bisnis perusahaan terutama dalam pengelolaan asset retirement. Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen Asset Retirement, semua aset yang telah dilakukan proses retirement dapat terkelola secara sistematik, mulai dari prediksi waktu pelelangan, informasi pelelangan, serta keberadaan aset dapat diketahui dengan jelas.
F. PERAWATAN SISTEM 1. Pemeliharaan Sistem Untuk tetap menjaga performansi dan kinerja sistem, maka perlu dilakukan pemeliharaan terhadap komponen-komponen pendukung sistem. Diantaranya adalah : a. Pemeliharaan komputer yang digunakan, seperti melakukan defragment agar performansi dari komputer tetap baik untuk pengaksesan aplikasi di dalamnya, termasuk sistem yang digunakan. b. Penghapusan data-data yang tidak diperlukan (bug), untuk mengefektifkan penggunaan memori yang tersimpan.
58
c.
Melakuan backup database, hal ini ditujukan apabila sewaktu-waktu terjadi error yang dapat menghapus database.
2. Pengembangan Sistem Selain pemeliharaan sistem, sebaiknya dilakukan juga pengembangan sistem. Pengembangan ini dilakukan agar sistem yang digunakan dapat terus memenuhi kebutuhan pengguna yang mungkin akan bertambah pada setiap waktu. Kegiatan pengembangan sistem antara lain adalah : a. Penambahan fungsi-fungsi terutama untuk memudahkan dalam pencarian dan input data dan menampilkan informasi, user meminta untuk diadakan fungsi upload data secara otomatis, sehingga tidak perlu melakukan input data satu per satu secara manual. b. Penambahan fitur atau fungsi automatically update database, hal ini ditujukan untuk mengurangi load kerja pengguna yang berfungsi juga sebagai administrator.
59
VI.
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
A. KESIMPULAN Kegiatan magang sebagai tugas akhir yang dilakukan di PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT TMMIN) pada Finance Division, Financing & Asset Control Department, Property Control Section terbagi atas dua jenis kegiatan yaitu regular job dan improvement. Kegiatan yang dilakukan seputar manajemen aset, di antaranya adalah asset transfer, retirement asset, latest good receipt untuk regular job sedangkan double asset number problem solving sebagai improvement yang menghasilkan sebuah sistem berbasis excel sebagai control check tools. Dengan adanya tools tersebut telah diterapkan pencatatan secara sistem dalam pengorderan label aset, sehingga dapat mengurangi adanya permasalahan double asset number pada aset-aset yang ada di lapangan. Manfaat yang didapatkan antara lain meningkatkan kemampuan analisis serta pola pikir, terutama dengan diperkenalkan dan diterapkannya Toyota Business Practice (TBP) dalam melakukan improvement sebagai metode yang sistematis menjelaskan langkahlangkah pemecahan masalah. Selain itu, setiap aktifitas dalam pekerjaan yang dilakukan dapat meningkatkan kerjasama dalam tim, menjalin relasi yang baik, serta membentuk sikap profesional. Sistem Informasi Manajemen Asset Retirement merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk membantu pengelolaan aset yang telah dilakukan proses retirement pada PT TMMIN. Sistem mempunyai fungsi tracking&record terhadap data yang di-input, sehingga menghasilkan informasi keberadaan aset, karena sistem ini juga berfungsi sebagai sistem pelaporan. Data yang di-input akan tercatat pada sistem, ketika diperlukan sistem akan menampilkan informasi yang dibutuhkan pengguna seperti keberadaan aset dan juga tanggal terkini aset tersebut dilakukan input maupun update data. Sistem memberikan estimasi waktu penjualan aset. Estimasi waktu yang ditetapkan adalah 30 hari, pada saat data asset retirement di-input, sistem akan menjalankan fungsi counter time sampai aset tersebut memasuki batas maksimal waktu penjualan, ditampilkan juga due date untuk waktu penjualan. Sistem dibuat dengan metode System Development Life Cycle (SDLC). Pada tahapan investigasi sistem dilakukan pengumpulan informasi kepada user, dengan melakukan wawancara dan memberikan user requirement. Pada tahapan analisis sistem dilakukan penyesuaian antara kebutuhan user dan kebutuhan sistem. Sistem dibuat dengan menggunakan beberapa software, seperti Adobe Dreamweaver untuk membangun sistem, Adobe Photoshop untuk melakukan desain tampilan, dan juga XAMPP sebagai program pengolah database. Setelah sistem dibuat dilakukan pengujian oleh user secara langsung dengan mengoperasikan sistem tersebut. Berdasarkan uji coba sistem diperoleh hasil sebagai berikut : 1. Sistem berjalan dengan baik pada browser Mozilla Firefox 3.6.3, dan Google Chrome, sedangkan untuk Internet Explorer 8.0. tampilan halaman menjadi berantakan dan tidak sesuai dengan layout yang dibuat. 2. Waktu rata-rata yang diperlukan untuk mengakses setiap halamannya 0.9 detik. Waktu ini dihitung ketika database sistem terisi dengan kapasitas 14.8 KB. Semakin banyak memori yang mengisi database, maka semakin bertambah waktu yang diperlukan untuk pengaksesan tiap halamannya. Secara umum, sistem sudah berjalan cukup baik dan membantu dalam pengelolaan retirement asset perusahaan. Sistem ini dapat diimplementasikan dengan beberapa modifikasi, diperlukan fungsi upload data untuk menambah kinerja sistem. 60
A. REKOMENDASI PT TMMIN sebagai salah satu perusahaan terbesar di Indonesia sudah menerapkan sistem asset management dengan baik. Sistem pengelolaan aset ini dapat membantu puhak manajerial dalam mendapatkan informasi dan data dengan akurat. Namun pengelolaan yang dilakukan belum sepenuhnya dilakukan pada setiap tahapan dari business process, terdapat beberapa aktifitas yang belum terkelola secara sistem. Salah satu contohnya adalah pengelolaan untuk asset after retirement. Sistem Informasi Manajemen Asset Retirement ini merupakan salah satu ide untuk mendukung perusahaan dalam menjalankan aktifitas pengelolaan asetnya. Sistem Informasi Manajemen ini dapat membantu pengelolaan pada sebagian kecil saja aktifitas pengelolaan aset, yaitu pada tahap retirement asset. Sedangkan proses pengelolaan aset dimulai dari pengadaan aset, transfer aset, penggantian aset, dan masih banyak lagi yang membutuhkan sistem yang mendukung. Dengan adanya sistem yang baik, maka perusahaan dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam setiap kegiatannya.
61
DAFTAR PUSTAKA Agusrinaldy, Riki. 2006. Rancang Bangun Sistem Informasi Monitoring Penyebaran Alat dan Mesin Pertanian di Wilayah Pulau Jawa. Skripsi. Fakultas teknologi Pertanian, Institut Pertanian Bogor. Budiman, Abdul Hakim. 2009. Rancang Bangun Sistem Informasi Status Ketersediaan Alat dan mesin Pertanian di Kabupaten Bogor, Jawa Barat Berbasis Internet. Skripsi. Fakultas Teknologi Pertanian, Institut Pertanian Bogor. Global Human Resources Development Dept. 2005. Toyota Business Practices Problem Solving (Basic) Ver 1.3. Toyota Institute, Toyota Motor Corporation. Hicks, Herbert G & C. Ray Gullett. 1981. Management, Fourth Edition, International Edition for Student. MacGraw Hill Kogakusha Ltd. Auckland. Marimin, dkk. 2006. Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : PT Gramedia Widiasarana Indonesia. Mcleod, Raymond Jr & Schell George P. 2001. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : PT. Indeks. O’brien, J.A. 2004. Management Information System : Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise, 4th Edition. Irwin McGraw-Hill, Boston. Prasetyo, Eko. 2008. Pemrograman Web PHP & MySQL untuk Sistem Informasi Perpustakaan. Yogyakarta : Graha Ilmu. Post, G.V. 1999. Database Management System. Mc Graw-Hill Companies. Inc. Singapore. Rademacher, R.A. and L.G. Harry. 1983. An Introduction to Computers and Information Systems. South-Weastern Pub., Co. Ohio. Sekaran, Uma. 2006. Research Methods for Business. Jakarta : Salemba Empat. Simarmata, Janner. 2009. Rekayasa Web. Yogyakarta : Andi Offset. Sitanggang, Jonathan Humala Arthur. 2010. Pengembangan Sistem Monitoring Tanaman Agrowisata Tanaman Belimbing Manis (Averrohoa carambola Linn.) Di Taman Buah Mekarsari Cileungsi, Bogor. Skripsi. Fakultas Teknologi Pertanian, Institut Pertanian Bogor. Syamsi, Ibnu S.U. 2000. Pengambilan Keputusan dan Sistem Informasi. Jakarta : Bumi Aksara. Turban, Efraim, et al. 2008. Information Technology for Management, Transforming Organizations in the Digital Economy.John Wiley & Sons, Inc. Whitten, Jeffery L, et al. 2004. Metode Desain dan Analisis Sistem Edisi 6. Yogyakarta : Mc Graw Hill Education dan ANDI.
62
LAMPIRAN
Lampiran 1. Struktur Organisasi
!
-
.
" "
#$
$!
!
'#$()
% #
$
#$
(
,#
)
! $& &
"
0 "$ + "
$ ' ""
# $ ' ""
#
() *& $
/ " $ #
1 ()
'
"
+
% #&
64
!"#!$%$!&#'$!$(#'&)*+&,!*(-).#-)/$)01-& +234356#/2728293 +2343524:#,93;<9:#/6=4<;>63; <9=6<;?#,93;<9:#165;293
@&A-/&!-).#&110!#'& #B##+-)/-).#!C0#($$!#,&*101# /* A-,&!-$)#$+#&110!
Approved
Checked
Prepared
Warnoto
Feriyal S
Bayu Eko P
V. ROOT CAUSE ANALYSIS
I. BACKGROUND
Toare Tackle> There are
Each year the asset was held checks, called Physical Check Asset (PCA). This activity aims to controlling assets. Material that used for PCA activity is worksheet. Worksheet is compare results between SAP data and asset map. Asset map as one of the tools in PCA to control the asset management. There are several problems in asset map, one of them is duplicated asset number as a result from PCA. This case was happened every year (in this study it has limited at 2006-2009) and it is still uncovered. Duplicated number of these assets will have an impact on checking the next PCA, and result in less accurate in asset management, and decrease performance of management handling.
Man
II. CLARIFY THE PROBLEM
Compilation PCA FY 2006 Inhouse Area
ULTIMATE GOAL
Machine
People are less concerned about 1. Prefer in other job 2. Not respect in this activity
Compilation PCA FY 2007 Inhouse Area
Method
Material
Creating an asset number to Retagging Process
Asset map has duplicated number
Coordination between related divisions in creating asset number 14%
Supports companies in managing the assets owned by reducing some of the problems
16% Asset Clear
86%
Clear
84%
Asset Not Clear
There are no controls on the process tagging
Not Clear
VI. DEVELOP COUNTERMEASURE IDEAL CONDITION
Idea improvement
100% Data PCA No Duplicate
GAP
Compilation PCA FY 2008 Inhouse Area PROBLEM 14.62% PCA FY 2009 have duplicated
No.
Compilation PCA FY 2009 Inhouse Area
Problem
Impact Current
Status
Idea Do GENBA and coordination meeting to validate the data (eliminate duplicating asset
(+) Redundancy number can be solved
number in PCA 2009 data result
(+) Data compilation would be validated and can be used for database master asset map (+) User can update asset map too from as an impact from this activity
15% 21%
(+) User and related division can learning more on map maintenance Clear
79%
Data Clear
85%
Not Clear
1
Asset map has duplicated number
In preparation process, there is no duplication checking numbers
Data Not Clear
(-) Involve people in another division to do coordination meeting & Genba activity
CURRENT CONDITION 85,38% Data PCA No Duplicate
III. BREAK DOWN THE PROBLEM
SUPPORTING DATA :
> Determine the processes in tagging & retagging process that allow the source of the problem > SOP review and socializing of tagging & retagging
Data Compilation PCA FY 2009 (Class)
Quantity
Machinery 9%
Special Tool Common 2%
Furniture Fixture 1 3%
Furniture Fixture 2 71 %
1435
40
Class 4
181
Class 5
105
69
Class 7
Class 8
2
4
Class 9
(+) Socialize SOP of management asset to related division
Conduct an analysis of It was not immediately known what the processes carried the tagging & retagging process that on tagging & retagging resulted in duplication of asset activity numbers
Class 0
(-) Must be socialized with related division (-) Need long time period to know the problem
> Should be analyzed for any possible problems
GAD 78 %
Additional 11 %
KRW 23 %
PAD 22 %
Non Add. 89 %
STR I 26 %
> Solve all possible problems
Data Compilation PCA FY 2009 (Area Coord.)
STR II 33 %
Transportation 5%
1246
1400 1200 1000 800 600 400 200 0
771 Area Coord.
VII. ACTIVITY PLAN
ACTIVITY PLAN
No.
2010
Activity
March I
GAD
PAD
II
III
April IV
I
II
III
May IV
I
II
III
Due Date
June IV
I
II
III
IV
General Schedule I. Preparation for mid review
Management's Car 1%
II. Mid Review (Presentation #1)
#
10 & 12 May
III. Preparation for final review
Input data
PCA Action
Creation Form for Asset
Quantity
Data Compilation PCA FY 2009 (Area)
Tagging
(+) Related division can jointly know & solve the problem
> Solve problems that occur for each process of tagging & retagging activity
Class
183
Class 3
HO 18 %
Quantity
Special Tool Exclusive 9%
1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0
(+) Know the problems that led to duplication of assets (+) Anticipate the possibility of similar problems reoccur
process that it's done correctly or not by related division
400 350 300 250 200 150 100 50 0
1
378 255
292
205 Area
HO
KRW
STR I
STR II
There are activities that are inconsistent with the SOP on the process of tagging (Compare Data)
Data Compilation PCA FY 2009 (Status)
Clear the duplicated asset, non additional class 8 asset in GAD area STR II & find out the root cause of problem
Quantity
IV. SET A TARGET 400 350 300 250 200 150 100 50 0
IV. Final Review (Presentation #2) Improvement Project
337
Status Asset
! "# $#$%
>
Learning Department Business Process
>
Discuss with people in main division to gather more information
>
Learning ideal condition in division
>
Collect and analyze data to find the problem
>
Clarify the problem (step 1)
>
Find out the gap between current situation and ideal situation
>
Break drown the problem (step 2)
>
Run down problems occuring
>
Set a target to solve the problem (step 3)
>
Determine the root cause based on Man, Material, Machine, Method (step 4)
>
Interview with related division to collect information for root cause analysis
>
Determine countermeasure
>
Make proposal for mid review
>
Submiting proposal
>
Presentation for mid review
VIII. NEXT ACTIVITY No
41
1 Additional
Non Additional
24 - 27 May
Preparation for Mid
Activities
Due date
Scheduling coordination meeting with related division to clarify & solving the problem
17 - 21 May 2010
2
Scheduling coordination meeting with related division to know progress report problem solving
24 - 27 May 2010
3
Do Genba (sampling) based on problem solving report
1 - 2 June 2010
4
Validate data as a next process after report
2 - 4 June 2010
Remarks
Lampiran 3. A3
Report Final Review
!"#!$%$!&#'$!$(#'&)*+&,!*(-).#-)/$)01-& +234356#/2728293 +2343523:#;#&886<#,93<=9>#/6?4=<@63< =9?6=#165<293
B&C-/&!-).#&110!#'& #;##+-)/-).#!D0#($$!#,&*101#/* C-,&!-$)#$+#&110!
1, Background Each year the asset was held checks, called Physical Check Asset (PCA). This activity aims to controlling assets. Material that used for PCA activity is worksheet. Worksheet is compare results between SAP data and asset map. Asset map as one of the tools in PCA to control the asset management. There are several problems in asset map, one of duplicated asset number as a result from PCA. This case was happened every year (in this study it has limited at 2006-2009) and it is still uncovered. Duplicated number of these assets will have an impact on checking the next PCA, and result in less accurate in asset management, and decrease performance of management handling
2, Clarify the Problem
them is
3, Break Down the Problem
ULTIMATE GOAL
Supports companies in managing the 4, Target Setting
IDEAL CONDITION 100% Data PCA Result Have No Duplicate Asset Number
Double Aset with Other Division (527 Case)
All Data Description Same (585 Case)
14.62% Data PCA Result FY 2009 have duplicated asset number
CURRENT CONDITION 85,38% Data PCA Result Have No Duplicate
Double Number in 1 Division (1490 Case)
Different Data Description (905 Case)
Request Replacement Label
Approvement & Creating Label
Label Send to Coord.
Label Send to User
Label Tagged
Label Exist (645 Case)
Asset Moving/Transfer (877 Case)
PROBLEM GAP
Office (178 Case)
Plant (699 Case) Label Not Exist (54 Case)
New Procurement (28 Case)
There are not fully controlled in approving & creating asset label, so it happen duplicate sending barcode label that will be tagged to asset
Create and implement tools to controling, recording, and approving request barcode label, so there is no double asset tagged with same number
9, Next Action 1. Implementation Control Check Tools and Socialize SOP 2. Finishing data validation 3. Socialize and discuss with coordinator about the possibility problem that can cause the double asset number (based
Man
Machine
Method
Material
Lack of knowledge about creating asset number
Machine to create asset number (label) have an error
There is no supporting document to recreate asset label
Evidence form to order creating asset label doesn't work continously
Problem
Impact Current
PIC
Idea Do GENBA and coordination meeting to validate the data (eliminate duplicating asset number in PCA 2009 data result)
(+) Redundancy number can be solved
No record data in recreating label, so asset label could be printed & sent twice even more
(+) Data PCA FY 2009 Result would be validated 1
Asset map has duplicated number
There are Double Asset Number in Asset Map User (Based on PCA FY 2009)
(+) User can update asset map as an impact from this activity
FD, PAD, GAD, USER
(+) User and related division can more
# After implementation of Control Check Tools in mid of June 2010 : End of June : 14 of 14 request recorded in paper & file (100 %) July : 40 of 40 request recorded in paper & file (100 %) August : 107 of 107 request recorded in paper & file (100 %) From total request 100 % recorded & can be tracked
learning about map maintenance
(-) Involve people in another division to do coordination meeting & Genba activity > Create control check tools
(+) Can be used to tracking printing and
> Create standard operational procedure (SOP) to use Control Check Tools
As a temporary measure, 2017 Data PCA Result Double Asset Number will be validated to standardize and ensure one asset number just only to one asset. Current Condition : One asset number owned by more than one asset. Schedule to validate data will be done in July August 2010 (Attached)
sending barcode to user (+) Minimize recurrent sending barcode
Controlled (-) Depend on other data
Request (-) Should always be updated to ensure
Based on the order of barcode data in January to June 2010 : January : 20 of 22 request recorded in paper (90.9%) February : 11 of 43 request recorded in paper (25.5 %) March : 33 of 58 request recorded in paper (56.9 %) April : 0 of 2 request recorded in paper (0 %) May : 0 of 6 request recorded in paper (0 %) Mid June : 0 of 36 request recorded in paper (0 %) From total request only 38.3 % recorded
2
Creating an asset number to tagging & retagging process
There is no control to tracking request barcode and sending barcode to user
data validity
Bayu (FD)
No
Method Validating data in each area by Genba
Status
PAD STR I PAD STR II PAD KRW GAD
1
: 197 : 216 : 358 : 1246
Controlled PAD STR I & PAD STR II (based on internal PCA schedule) GAD & PAD KRW based on general schedule (See Attached)
Request Note :
7, See Through Countermeasure
5,, Root Cause Analysis
8,, See Both Result & Process
No.
No refference to approving request asset label
Idea improvement
In Progress
6, Develop Countermeasure
66
Lampiran 4. Action Plan Double Asset Number PT. TOYOTA MOTOR MANUFACTURING INDONESIA FINANCE DIVISION - Financial Control Department Property Control
ACTION PLAN DOUBLE ASSET NUMBER Activity Schedule No
Activity
PIC
March 1-5
April
8 - 12 15 - 19 22 - 26 29 - 31
1
5-9
May
12 - 16 19 - 23 26 - 30
3-7
31
1-4
July
7 - 11 14 - 18 21 - 25 28 - 30
1-2
5-9
12 - 16 19 - 23 26 - 30
August 2-6
9 - 13 16 - 20 23 - 27 30 - 31
Meeting with related Div
Meeting with related Div
Start Planning
GENERAL SCHEDULE
June
10 - 14 17 - 21 24 - 27
Final
GENBA ACTIVITY
10
Plan
1
Making a compilation of data PCA Result FY 2009 all areas
FD
2
Creating data of Double Number Asset compilation based on the PCA data FY 2009 Result
FD
3
Checking results of compilation (data) with the PCA FY 2009 worksheet
FD
4
Checking the results of the compilation (data) to the Asset user folder (File server)
FD
5
Perform Asset Numbers Double data sorting based on location and Area Coordinator
FD
6
Collect relevant information about Double Asset Numbers problems
FD
7
Conduct coordination meetings regarding Double Number Asset problems with related division (PAD, FD, GAD)
8
Make a Activity Schedule for Double Asset Number Clarification. (Area Coordinator Level)
FD
9
Socializing detail activities to the related Area Coordiantor & User
FD/PAD/GAD
11
Doing GENBA / PCA for double asset & decide real Asset Map origin
PAD/GAD/USER
7 June - 30 July
12
GENBA sampling check
FD/PAD/GAD
7 June - 30 July
13
Making a compilation of GENBA result
14
Perform reconciliation between data SAP and GENBA result
10 - 23 23 March 1 April
5 - 16
19 - 30
3 - 14
10 - 20 21
FD/PAD/GAD
Meeting With PAD & GAD
26&27
2
Do
2&3
PAD/GAD
FD/PAD/GAD
4 - 10
Check 15
Conducting a meeting with related divisions to discuss GENBA result, follow up & finalization
FD/PAD/GAD
16
Perform Validation Genba Results with related divisions & Area Coordinator.
FD/PAD/GAD
18 Meeting With PAD & GAD
19 - 25
Action
25 - 30
17
Revises asset map & SAP Data of each area based on GENBA and reconciliation result
FD/PAD/GAD
18
Check Updating Asset Map and SAP Data
FD/PAD/GAD
31 Final
67
Lampiran 5. Jadwal kegiatan magang di PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia
Internship Program for University Student (IPUS) 2010 Deskripsi Kegiatan
Regular Job
1-5
8 - 12
March 15 - 19
22 - 26
29 - 31
1
5-9
April 12 - 16
19 - 23
26 - 30
3-7
10 - 14
May 17 - 21
Jadwal Kegiatan 24 - 27
31
1-4
7 - 11
June 14 - 18
21 - 25
28 - 30
1-2
5-9
July 12 - 16
19 - 23
26 - 30
2-6
9 - 13
August 16 - 20
23 - 27
30 - 31
Mengurus label missed asset Mengurus asset retirement outhouse area Mengurus additional found asset Mengurus latest good receipt new asset Mengurus difference between SAP and asset inhouse area Preparation double asset number
Validasi data double asset number Counter check asset map GENBA double asset number Summarize validating data double asset number
Improvement Briefing dan penjelasan program Internship for University Student (IPUS) Penempatan dan perkenalan dengan staf Divisi Finance Mempelajari Company Profile melalui penjelasan oleh Department Head Pelatihan Toyota Business Practice dalam kelas
2 Maret 10 Maret 11 Maret 18 Maret
Mempelajari Business Process Department Penjelasan dari Section Head mengenai aktifitas departemen Melakukan analisa mengenai kemungkinan terjadinya permasalahan Melakukan klarifikasi ultimate goal , current situation dan ideal situation serta memvisualisasikan gap Melakukan breakdown problem , memilih problem berdasarkan prioritas dan melihat proses untuk menemukan point of occurrence Menentukan target dari project berdasarkan breakdown problem
19 April
Melakukan analisa sebab akibat dari aspek man, method, machine, material dan environment dengan GENBA Membuat rencana penanggulangan (countermeasure ) dengan analisa 5W 1H (What, Why, Where, When, Who, dan How ) Mengimplementasikan rencana penanggulangan berupa pemakaian control check tools pengorderan label aset pada property control section Melakukan evaluasi terhadap proses yang dilakukan dan hasil yang diperoleh Membuat Standard Operating Procedure (SOP) dari proses yang berhasil Mid review, mempresentasikan perkembangan dari improvement yang dilakukan Final review, mempresentasikan hasil dari improvement yang dilakukan Mengembalikan seluruh perlengkapan magang Melakukan evaluasi hasil magang , memberikan feedback dari peserta dengan HRD maupun sebaliknya
Tugas Akhir
Mempelajari bisnis proses perusahaan untuk dijadikan topik tugas akhir Menentukan topik tugas akhir Membuat proposal tugas akhir Melakukan konsultasi proposal tugas akhir pada pembimbing Mengumpulkan informasi dengan wawancara langsung pada pengguna, sebagai tahapan investigasi sistem, disertai dengan pengisian user requirement Melakukan analisis sistem dan menyatukan antara kebutuhan pengguna dengan kebutuhan sistem Melakukan desain sistem, desain basis data, desain proses, dan desain interface Mengajukan sistem tahap awal
31 Agustus
68
Lampiran 6. Kuisioner Pengujian Sistem
KUISIONER PENGUJIAN SISTEM RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGELOLAAN ASSET RETIREMENT PT TOYOTA MOTOR MANUFACTURING INDONESIA 1. Penilaian responden terhadap tampilan antarmuka awal sistem informasi a. Sangat Bagus b. Bagus c. Sedang d. Tidak Menarik e. Sangat Tidak menarik 2. Penilaian responden terhadap kecepatan pengaksesan informasi dalam sistem a. Sangat Cepat b. Cepat c. Sedang d. Lambat e. Sangat Lambat 3. Penilaian responden terhadap kemudahan dalam penggunaan sistem informasi a. Sangat Mudah b. Mudah c. Sedang d. Sulit e. Sangat Sulit 4. Penilaian responden akan performansi sistem terhadap kebutuhan pengguna a. Sangat Membantu b. Membantu c. Cukup d. Tidak Membantu e. Sangat Tidak Membantu 5. Penilaian responden terhadap kelengkapan isi sistem informasi a. Sangat Lengkap b. Lengkap c. Cukup d. Kurang e. Sangat kurang 6. Penilaian responden terhadap kesesuaian sistem yang dibuat dengan proses bisnis perusahaan a. Sangat Sesuai b. Sesuai c. Cukup d. Kurang Sesuai e. Sangat Kurang 7. Penilaian terhadap menu-menu dan fitur-fitur yang terdapat pada sistem a. Sangat Lengkap b. Lengkap c. Cukup d. Kurang e. Sangat Kurang
8. Penggunaan fasilitas output berupa a. Sangat Perlu b. Perlu c. Tidak Perlu d. Sangat Tidak Perlu
print out
laporan
9. Peranan sistem dalam pengambilan keputusan manajerial a. Sangat Membantu b. Membantu c. Cukup d. Kurang Membantu e. Sangat Tidak Membantu 10. Kemungkinan implementasi sistem pada perusahaan a. Bisa tanpa ada modifikasi sistem b. Bisa namun dengan modifikasi sistem c. Belum bisa
