Rabobank Onderscheidend in Inkoop 2005 - 2007 Erik de Bruine Rabobank Concern Inkoop Rabobank Groep
Rabobank Onderscheidend in Inkoop Inhoud van mijn presentatie: • Introductie: Erik de Bruine • Rabobank Groep • De uitdaging • Hogere lat • Resultaten van de turn around
2
Rabobank Groep
Erik de Bruine • KMA (economische - logistiek), daarna: bedrijfskunde, psychologie • De Nederlandsche Bank; diverse HR functies • Rabobank (International & Nederland) • HR (alle vakgebieden) • Inkoop (zij-instromer) sinds voorjaar 2005
3
Rabobank Groep
Rabobank Groep een unieke coöperatie, een complex besturingsmodel
Rabobank Groep
Rabobank Groep, een ‘All finance’ dienstverlener, triple A Lokale banken 183 zelfstandige banken aangesloten bij Rabo Nederland
Wholesale
1214 vestigingen; 3100 contactpunten 330 kantoren, 42 landen
Rabo International en Corporate Clients (CCN)
Vermogensbeheer Beleggen Verzekeren Hypotheken Vastgoed
Jaarlijkse inkoop € 1,8 miljard
Leasing 5
Rabobank Groep
Flinke uitdaging in 2005
Rabobank Groep
Begin 2005: ist-soll-gap analyse IS T-S OLL Gap analyse (2005-2007) Op weg naar Best in Class van de Financiële Dienstverleners Benelux Sheet naar bijlage mei 2005
dec. 2007
10.000 inkopers/bestellers; controle na betaling
mei 2005
SAP migratie, koppeling contract order- en factuur administratie 10,000
Awareness bottom-line impact (€ 30-61 mln.) FTE
Budget transparantie
100%
RCI adviesrol, faciliteert, verleidt
€
Alle inkopen > € 50 via RCI (zwartelijst). PM-afspraken
RCI wordt gepasseerd (mandaat) inkooplekkage 17 mln; no sense of urgency
Lijn budgetteert inkoop vooraf 0%
250
Kostenreductie minder belangrijk dan fte’s
dec. 2007
Lijninkoopbudget niet transparant
Inkoop budgethouders via RCI 0%
100%
0%
100%
Inkoop is core business (ING)
Onvoldoende kostenbewustzijn
Budgethouder
Rabobank Groep mei 2005
dec. 2007
Onbenut besparingspotentieel
Alle inkopen onder contract en uitnutten %
€
Absoluut (€)/ budget-reductie 30 mln (randvw. 2006) incentives
Besparingen zijn niet absoluut meetbaar %
€
Integrale leverancierstrategie 0
Top 100 leveranciers RN
€ 900 mln.
Slagvaardig RCI Stijlflexibiliteit, maatwerk
Geen betalingstermijn discipline 6 mnd.
‘Groepsvolume volledig onder controle Inkoop uitgave
€ 1,7 mrd.
Termijn
14 dg.
Betalingstermijn onder controle, verkort
RCI
‘Achterdeur op slot’ 4,040
66
Commodities
Groepsvolume niet benut
dec. 2007
Huis (deels) niet op orde
dec. 2007
‘Commodity Strategy met meetbaar Vrijheid keuze leveranciers resultaat (SMART) 0
Powerplay, machogedrag
mei 2005
80% uitgave
Commodity strategie nog niet voldoende specifiek
mei 2005
Leverancier
Beperkt overzicht leveranciers
RCI
Leverancier
Onbeperkt q leveranciers
# leveranciers
1,315
‘Cut the tail’ 4,040
# leveranciers
1,315
Integrale risico Informatie beschikbaar (DT, KRM, eind 2005)
Geen risicoinzicht leveranciers
664 leveranciers > € 50k, DT, KRM
>4,000 leveranciers
HBO
MBA; toppers
Vrijblijvendheid
Accountability
Onvoldoende volumebinding
Total Cost of Ownership
Leveranciers maken belofte niet waar (25 jr externen)
4,040
# leveranciers
500
Volumebundeling Wallet share leverancier
Prijs focus Mgt. vraagt jz-advies buiten RCI
Gentlements agreement JFZ
Beperkte rapportage discipline
1:26
Stoppen bij mantel RCI in control; DT en ARG aanbevelingen
•
Span of control
32
1
Duidelijkheid en eenduidigheid Leveranciers nemen Rabobank serieus Tenderen
Monopolisten (MVO) ‘Ist’
Ontwikkelingspad inkopers
Aantal contacten
Leveranciers nemen een loopje met Rabobank (bv. Welten Groep)
Nakomen DT en ARG aanbevelingen
Geen ontwikkelingspaden
Één RCI ‘account Manager’ 20
Proactief, go-get; beheerst inkoopvolume = > afsluitencontracten
Passende PR / awareness
100%
Veel verschillende specificaties en doelstellingen
1:6
Inkoop relatief onbekend = niet sexy
Wallet share leverancier
Diverse Rabobank en RCI contacten
Maandrapportages tbv CRG en intern per categorie beschikbaar Span of control 1:6
Span of control 1:26
Resultaatafspraken & meten 0%.
‘Ist’ actie uitgezet
20
‘Soll’ Reciprociteit leidt af van de juiste keuze Leveranciers zien Rb niet als klant maar als markt
Aantal contacten
1
Formules en processen afstemmen op LB; maatwerkadvies Herbezinning strategische leveranciers
Rabobank Groep
2505051
Ambitie: BEST in CLASS
7
Rabobank Groep
Centrale vraag: hoe moet de Inkoopfunctie binnen Rabobank Groep worden ingericht? • • • • • • • •
Formuleren van een nieuwe Inkoopvisie Vaststellen Inkoopstrategie en Inkoopbeleid Strategisch Kader Rabobank Groep Business alignment Juiste medewerkers Purchasing Intelligence Inkoop Innovatie Marketing
Wat heb ik gedaan?
Æ CLOSING THE GAP Rabobank Groep
Wat is onze nieuwe manier van werken?
Rabobank Groep
Inkoopvisie
Werk organiseren volgens een vaste ‘cyclus’ Werk cyclus van RCI
Ca. 300 tactische inkoopprojecten; Project € 61+ mln (on top off) Inductief binnen strakke kaders (tijd, €, mensen, middelen) Inkoop Intelligence; meten = weten Implementeren dichten inkoopketen (Sirius) SAP (2008)
Implementatie 3 Customer Intimacy Commercieel, innovatief en Ondernemer ‘go get’-mentaliteit (KPI’s) -schap 2 Toegevoegde waarde > MVI, cultuur verandering, risico’s afdekken, CSD (data vendors), besparingen Additionele besparingen (OSRN)
4
Visie 1
“In Control Statement” > 2005/06 Afdekken restrisico’s (DT) > 2006 Inkoopfunctie ‘in control’ > SAP Methodologie ontwikkeling Audits: per project /leverancier/ van proces Borging Beleid & processen Leverancierstoetsing Instrumentarium ontwikkeling – mandaatnaleving Gedragscode inkoopintegriteit
Inkoopfunctie laagdrempelig Verleidingstactieken, politiek, emotie > regelgeving Ist-soll-gap implementeren 360 0 targetloop RCI goed organiseren jaarlijks benchmarken Best in Class (financiële dienstverlening Benelux) Purchasing Excellence 38
10
Rabobank Groep
Rabobank Groep
Inkoopvisie
Omgevingsanalyse
Inkoop in dienst van de ondernemingsdoelen Van marktanalyse naar businessplan Marco fin.-economische. ontwikkelingen • Grote turbulentie op internat. fin. markten • Zeer competitieve bankomgeving • Marges bankproducten onder druk • Concentratie door overnames • Globalisering
Onderneming Strategisch Kader RG (2006-2010): • “Meer synergie binnen de Groep” • “Duurzaamheid” • “Marktleider worden Private Banking” • “Marktleider worden Grootzakelijk” • “Kostenbewust opereren” • “Positie versterken in jongerenmarkt”
Technologie / innovatie • SAP als generiek systeem • Uitbesteding OBT aan Ordina • Besturing strategische leveranciers
Businessplan RCI
Arbeidsmarkt • Krapte / overspannen • Aanbod goede kandidaten gering • Werving & Selectiebureaus • Executive search
11
HRM • Managementstijl: ‘servent leadership’ • Talent scouting • Competentiemanagement • Opleidingen • Marktconfrome arbeidsvoorwaarden • Ziekteverzuim <4% (Arbo) • ‘Unplugged’ / netwerkorganisatie
Techn. veranderingen / innovatie • SAP = de standaard • ‘Make or buy’ (Outsourcing) • Leveranciersmanagement (SRM)
Netwerk • Inkoophoogleraren / promovendi • Inkoop(advies)bureau’’s • Benchmarkorganisaties (ATK) • Vakverenigingen (oa. NEVI, YPP) • Banken (Nederlandse, RBS, Unico)
Administratief / financieel systeem • Eisen CRG en ARG • Eisen RG controllers • Operational Risk Management (ORM) Internat. Toezicht- & complianceregelgeving • Sox • Sarbanes-Oxley • ECB • DNB
Rabobank Groep
Inkoopvisie
Kern • Inkoop is niet van inkoop (maar van de business) • Inkopen is een gezamenlijke verantwoordelijkheid (van lijnmanagement, het CFO domein en Inkoop) • Áltijd outside in benadering (Inkoopjaarplan) • Excelleren in transparantie, meten, procesoptimalisatie & innovatie (PI) • ‘People drive high performance’ : Talentscouting & recrutering, voorbeeldgedrag is van primair belang • Ontwikkeling van early adapter naar frontrunner 12
Rabobank Groep
Inkoopvisie
RCI, dichtbij de klant op 4 locaties Rabobank Concern Inkoop Erik de Bruine MA Directeur Inkoopadvies binnen de segmenten ICT en Primair Proces (bv. bankhal apparatuur, beveiliging, transporten)
Inkoopintelligence, Operational Risk Management, Inkoopsupport
Programma management van implementatie eprocurement systeem
Category Sourcing ICT / primair proces Bart Vloet
Category Sourcing HRM / Marcom Mr. Ronald van Weegen
Category Manager Spend:€
Category Manager Spend:€
Information Management & Control Ir.Ivo Hens
Category Sourcing Facilitair Ir. Willy van der Worp
Manager IMC
Category Manager Spend:€
Programma Sirius Drs. Jan Pieter van der Linden
Business Control Hans Tuijtelaars
Programma Manager Initiatie, coördinatie, realisatie innovatieprojecten t.b.v. b.i.c. world-class procurement
Inkoopinnovatie Drs. Jeroen Hulsman
Verantwoordelijk voor secretariële ondersteuning Management Team
Secretariaat Concern Inkoop Dayna Stoop-Collombon
Manager Inkoopinnovatie
Inkoopadvies binnen de segmenten HRM en Marketing Communicatie
Inkoopadvies binnen de segmenten Facilitair en Vastgoed
Business Control ondersteuning aan RCI
Sr. Business advisor
HRM Drs. Simone Lathouwers
HR ondersteuning aan RCI
Sr. HRM advisor
Dir. secretaresse
13
Rabobank Groep
Inkoopvisie
Inkoop op 4 locaties bij de klant: ‘Centraal waar nodig, lokaal waar mogelijk’
Zeist • ICT • Primair Proces Utrecht • RI (NL, London) • HR • Marcom
Eindhoven • Sirius ‘closing the loop’: Migratie RaboShop® en PI naar SAP 14
Best • Facilitair • Procurement Intelligence • RaboShop® • Secretariaat Rabobank Groep
Inkoopstrategie
Inkoopjaarplan is afgeleid van Strategisch Kader Rabobank Groep Intensieve samenwerking met Achmea
• Netwerkbijeenkomst 2006 • Gezamenlijk realiseren van inkoopsynergie
Duurzaamheid
• • • •
Marktleider Private Banking
• Kwartaalgesprekken Groepsdirecteur • Contractcompliance naar het gemiddelde van 93% • Inkoopsynergie iom Robeco en Schretlen • Conferentie Corporate Clients • Afstemmen belangen Sales en Inkoop
Marktleider Groot Zakelijk
MVO check bij ieder inkoopproject MVO Self assessment leveranciers Ontwikkelen suppliers op MVO Voordrachten MVI bij UNICO etc
Rabobank Groep
Inkoopstrategie
Inkoopjaarplan is afgeleid van Strategisch Kader Rabobank Groep Kostenbewustzijn opereren
• Targets in jaarplannen RCI • Additionele meetbare extra besparingen
Positie verwerven jongeren markt
• Voordracht in YPP (voorbeeldgedrag) • Stageplaatsen aan WO en HBO-ers • Afstudeeropdrachten bij RCI
Dichtbij Aanpak
• Vier locaties RCI, dicht bij klant • Accountmanagement: maatwerk per Directoraat
Operationeel Risk Management
• Resultaat audits Æ RCI in control • Projectrapportages aan CFO domein
Rabobank Groep
Inkoopstrategie
Het Strategisch Kader is doorvertaald naar hanteerbaar inkoopbeleid Inkoopbeleid (1/2)
Inkoopbeleid (2/2)
•
•
• • • •
•
Inschakelen van RCI - Alle onderdelen van Rabobank Nederland moeten RCI vroegtijdig inschakelen voor inkopen boven de € 50.000. Concurrentiestelling - Concurrentiestelling dient plaats te vinden in de volgende gevallen: – in geval van een voorgenomen mantelcontract; – bij iedere uitgave van € 50.000,- of meer. Afwijking hiervan is alleen mogelijk na overleg tussen budgethouder en RCI. Indien er sprake is van inkoop binnen een bestaand mantelcontract, wordt aanbevolen hiervan gebruik te maken en is concurrentiestelling niet van toepassing. Functiescheiding - De inkoopconsultant is verantwoordelijk voor het goed doorlopen van het totale inkoopproces en geeft de budgethouder een onafhankelijk advies. De budgethouder is verantwoordelijk voor het besteden van het budget. Standaardisatie leveranciers - Rabobank streeft er naar om zaken te doen met zo min mogelijk leveranciers mits dit geen gevolgen heeft voor het risicoprofiel van de Rabobank. Dit betekent: – De budgethouder maakt in overleg met RCI (per casus dan wel planmatig) een keuze voor single sourcing of dual sourcing); – Bij selectie van een nieuw product en/of dienst, dient in ieder geval de huisleverancier met daarnaast minimaal één andere leverancier te worden betrokken in het tenderproces. Inkoopvoorwaarden - De Inkoopvoorwaarden van Rabobank Groep dienen te worden gebruikt bij afspraken met leveranciers van minder complexe en kostbare (standaard) producten en diensten. Alle afspraken omtrent complexe en kostbare producten en diensten worden vastgelegd in een (bij voorkeur) Rabobank contract, met daarbij een betrokkenheid van JFZ, naast RCI. De inkoopvoorwaarden zijn te vinden op: (RaboWeb Centraal | Werkwijze | Inkoop | Werkwijzen | Toolkit).
35
Rabobank Groep
17
• •
• •
• •
Procuratie - De betrokken inkoper toetst bij het tekenen van een contract of de juiste procuratieregels in acht zijn genomen. Leveranciersafhankelijkheid - De omzet van de leverancier bij de Rabobank mag niet meer bedragen dan 20% van haar totale omzet. Tevens moet de kredietwaardigheid van de leverancier worden getoetst. Gedragscode Rabobank Groep - De vier grondslagen van de Rabobank Groep (respect, integriteit, professionaliteit en duurzaamheid) gelden ook ten aanzien van inkoop. Daarnaast is het niet toegestaan giften aan te nemen of te doen, tenzij het relatiegeschenk past bij de aard van de relatie of de gift wordt verstrekt aan alle medewerkers of aan een goed doel, in lijn met de ‘regeling inzake giften’ (*1). De volledige tekst van alle gedragscodes en ‘regeling inzake giften’ staan op: (HR Portaal | Gedragsregels). Reciprociteit Rabobank Nederland - De gedragslijn van Rabobank Nederland t.a.v. reciprociteit houdt in dat in de keuze en omgang met leveranciers de Rabobank zich niet laat leiden door reciprociteit, tenzij alle andere factoren gelijk zijn. MVO - Tijdens het inkoopproces dient het duurzaamheidsbelang te worden meegenomen. Keuzes zijn niet alleen gebaseerd op financiële indicatoren en doelstellingen, maar ook op maatschappelijke en ecologische criteria, zoals mensenrechten en milieu. Dit volgens beleid van Directoraat MVO. Bewaring en archivering - De opgestelde (mantel)contracten worden binnen Rabobank Nederland door RCI ingescand en bewaard in een contractbeheersysteem en worden, in samenwerking met CRG, brandvrij gearchiveerd (wettelijke bewaartermijn van 10 jaar). Factuurafhandeling - CRG Financiële Administratie is verantwoordelijk voor de factuurafhandeling.
(*1) Voor RCI geldt, bovenop de ‘regeling inzake giften’ een ‘zero tolerance’ beleid – Giften als bevestiging van de relatie (bijv. relatiegeschenk, golfclinics, sportwedstrijden, theaterarrangementen) mogen niet worden aangenomen.
36
Rabobank Groep
Rabobank Groep
Inkoopstrategie
Value,Risk,Cost Æ resultaat opleveren aan CFO
• Prijsverlaging -> financiële waarde • Besparing over 3 jr van € xx,x mln (inkoopomzet € xxx mln).
18
RISK RISK
Gedaald
Gedaald
COST COST
Gestegen
VALUE VALUE
Waardecreatie: • Strategische kwesties (Make or buy; Ketenmanagement; Synergie binnen RG) • Duurzaamheid / MVI • Inkoopinformatie tbv de primaire - en bedrijfsprocessen.
• Identificeren & afdekken van risico’s (‘in control’) • Leverancier heeft een hoger kwaliteitsniveau dan haar concurrenten (minder kans op foutieve bankafschriften) • Afhankelijkheid van de leverancier neemt geleidelijk af • De continuïteit van de leverancier is gewaarborgd Rabobank Groep
Voorbeeld Value: Duurzaamheid-MVI • • • • • • • • • • • • •
19
MVI leveranciersassessment top 160 Duurzame nieuwbouw MVI - toets inkoopproces Inkoop groene stroom - bv windmolens Biologische catering (deels) Koffie met Eko- én Max Havelaar Keur Papier w.o. rekeningafschriften met FSC keur Groene autolease (A,B,C) Ledenblad ‘Dichterbij’ RaboShop MVO proof MVI course MVH competentie Unico presentaties
Rabobank Groep
Business alignment
Inkoop niet als onderwerp op de agenda van de business. Wel de (inkoop)belangen van de boardroom en de business.
xxx heeft vanuit RvB grootste inkoopbelang, qua spend, impact
xxx heeft vanuit RvB grootste inkoopbelang, qua spend, impact Leiding RCI
Leiding RCI Erik de Bruine
GICT Hardware, Software & Telecom w.o. outsourcing SR
€ 386 mln Strategische leveranciers: HP IBM KPN Telecom Microsoft Oracle SAP
44
Particulieren Primair Proces Giraal, Chartaal w.o. kleine GEA € 151 mln Strategische leveranciers Altajo Brinks Currence Equens Eurocard NCR Scan Coin Tieto Enetor Tsys Unisys
Private Banking € 18 mln Strategische leveranciers Brown Brothers Harrisman DSI Euroclear LCH. Clearnet Tata Consultancy Services
Leiding RCI Erik de Bruine
Erik de Bruine
Gelieerde Instellingen (excl Achmea € 1 miljard): € 217 mln Robeco (w.o. Symphonie: PM, Fund Accounting) DLL Bouwfonds FGH
Lokale Banken Optimaliseren Lokale Inkoop/ Efficiencyslag Rabobank 2010 € 514.5 mln 2006: 6 inkooppilots 2007 - 1e fase: 5 banken 2008: alle 150 banken?
(Eur./Achmea)
Rabobank Groep
20
xxx heeft vanuit RvB grootste inkoopbelang, qua spend, impact
45
SSF Nieuwbouw, hotels & accomodaties, energie € 183 mln Strategische leveranciers Convoi Europe BV Heijmans TBI Groep TNT Innight
Group Finance € 13,4 mln SAP migratie inkoop ICT infrastructuur (Sirius) Projectrapportages
Wholesale RI (NL, London) MVO € 116 mln
DP € 6 mln
Strategische leveranciers Bank of New York Bloomberg Callatay & Wouters Calypso CoConet CCN Euronext JP Morgan Peoplesoft Reuters Schuberg Philis Sun Microsystems
Rabobank Groep
HR Inhuur Uitzendbureaus Contracten McKinsey, BAH, BCG, Boer & Croon Strategische leveranciers DLL NS Zilveren Kruis Achmea
46
DC Marketing Communicatie € 40 mln Strategische leveranciers GPR Initiative Media Kobalt VdBJ UW/JWT Rapp Colins Capital ID
Rabobank Groep
Rabobank Groep
Boardroom & Business alignment
De nieuwe manier van werken realiseert credits voor de boardroom en de lijn
21
Rabobank Groep
Human Resources Management
Juiste mensen • Excelleren in realisatie van inkoopdraagvlak in Rabo Groep doet stevig appel op persoonlijke competenties, vakkennis en vaardigheden Cursusjaar 2005-2006: Module
• Gedrags assessment wordt gebruikt bij selectie & ontwikkeling • Performance Improvement en POP • Opleidingsniveau (academisch) • InkoopAcademy
Realisatie*
Uitvoering
Onderhandelingsvaardigheden
Oktober 2005
Solvint Supply Management
Adviesvaardigheden
Januari 2006
Nathans Adviesbureau voor organisatie en opleiding BV
Inkoopethiek & integriteit
April 2006
KPMG Integrity and Investigation Services
Category Development Planning (CDP)
Juli 2006
Solvint Supply Management
Financiën voor Inkopers
Augustus 2006
Bureau Kees Horden BV; Dun & Bradstreet; Significant
Juridische aspecten van Inkoop
Oktober 2006
NEVI Inkoopacademie
Maatschappelijk verantwoord inkopen / ondernemen
November 2006 BecoGroep, Directoraat DMVO
Cursusjaar 2007: Module Realisatie Juridische aspecten van Inkoop (vervolg) Maart 2007
Intern: JFZ/RCI
The Pyramid Principle (TPP) Juni 2007 Demonchy & Partners Inkoopmethodologie (Rabobank Sourcing Mei 2007 Intern: RCI Methodology) Projectmanagement (Prince2) September 2007 ISES Business case
November 2007 NIMO (gepland)
* Realisatie training door laatste groep.
22
Rabobank Groep
Procurement Intelligence
RCI beschikt over meest actuele inkoop management informatie van gehele RG -
spend analyse contractcompliance mandaatontduiking gestarte projecten afgeronde projecten besparingsmonitor leveranciersaantallen etc.
Omzet 2006
omzet 2007
% Ontduiking 2006
% ontduiking 2007
9,0%
12.000.000
8,0% 10.000.000 7,0% 6,0%
8.000.000
5,0% 6.000.000 4,0% 3,0%
4.000.000
2,0% 2.000.000 1,0% 0
0,0% 1
Aantal afgesloten projecten
A a n t a l a f g e s ol t e n p r o ej c t e n & W e r k e lijk e u r e n p e r p r o ej c t
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Werkelijke uren per
50
200
45
18 0
40
16 0
35
14 0
30
12 0
25
10 0
20
80
15
60
10
40
5
20 -
J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D 2004
23
2005
2006
Rabobank Groep
Innovatie
Enkele recente innovaties HRM
• Gedragsassessment wordt gebruikt bij selectie en ontwikkeling • Rabo Inkoop Academy (kennis en vaardigheden)
Knowledge en Information Management
•Leveranciers Informatie Systeem:
Performance Management
Supplier Relationship Management
(inkoopdashboard, bundeling management info uit separate PI systemen)
•Elektronische ontsluiting externe informatiebronnen (D&B, Graydon) •Inkoopsite op Homepage Rabobank •‘Sirius’: upgrading PI en RaboShop • Value, Risk, Cost rapportages aan CFO domein per inkoopproject • Perf.improvement voor medewerkers • Inkoopprestatiemeting o.b.v. KPI’s Benoeming Executive relatiebeheerders Top 45 Strategische leveranciers, incl taken en bevoegdheden
Rabobank Groep
Innovatie
Enkele recente innovaties • Migratie RaboShop naar SAP
Operating Process Management Sourcing & Category Management
• Methodologie tbv Category Strategy Development • Methodologie tbv sourcing • Betrekken van de business • Benoemen manager inkoopinnovatie • Beleggen communicatie rol bij senior adviseur RCI • Jaarlijkse benchmark inkoopfunctie (ATK) • Jaarlijks klanttevredenheidsonderzoek • Benoemen accountmanagers • Jaarplannen business geïntegreerd in planningsproces RCI • Leidende rol binnen Unico (MVI) Strategy • Samenwerken met CCN (sales) • Inkoopsamenwerking met Achmea (sourcing, tooling, competentiemgt)
Organizational Alignment
Supply Management
Rabobank Groep
InkoopRaad InkoopRaad op Executive niveau heeft impact. Deelnemers benoemd door voorzitter RvB op persoonlijke titel Benoemen van Groeps Directeuren en Onderdirecteuren als lid InkoopRaad en Single Point of Contact bij Top 45 Strategische leveranciers Group Finance Group ICT Directoraat Communicatie Directoraat Particulieren Directoraat Private Banking Shared Services & Facilities Wholesale (inclusief Rabobank International) Rabobank Concern Inkoop RCI levert secretaris voor InkoopRaad Rabobank Groep
Marketing
Gepaste marketing voegt toe • Belang Inkoop in Nieuwjaarsrede 2006 door voorzitter RvB • Business jaarplannen & jaarverslagen RCI (persoonlijk afgeven) • Communicatie van Inkoopbeleid en Inkoopprocessen • Mandaatnaleving: meten PI, kwartaalgesprekken • Belangrijkste contracten regelen en communiceren (bijv. strategische adviesbureaus) • Resultaten melden aan business: RCI-jaarverslag, valuerisk-cost-rapportages, interne films 27
Rabobank Groep
Marketing: Voortijdige betrokkenheid RCI realiseert het beste resultaat voor Rabobank Inkoop InkoopGovernance, Governance,Value, Value,Make-or-buy; Make-or-buy; TCO; TCO; MVI; MVI; periodiek periodiek overleg overleg strategische strategische leveranciers; Synergie; Ketenmanagement leveranciers; Synergie; Ketenmanagement Voorkomen Voorkomenoverover-of ofonderspecificeren onderspecificeren Concurrentiestelling Concurrentiestelling mogelijk mogelijk maken maken Voorkomen valkuilen in proces Voorkomen valkuilen in proces Onderhandelen Onderhandelen (beheersing (beheersing costs) costs) Vastleggen Vastleggencontractcondities contractcondities Risico Risicobeheersing beheersing(beheersing (beheersing risk) risk)
Beste resultaat
RaboShop ®, , RaboShop® bestellen bestellenvia viamantels mantels Factuurcontrole FactuurcontroleCRG CRG
Toegevoeg de waarde van inkoop 00
11
Inkoopstrategie bepalen
Strategisch 28
22
Specificeren
33
Selecteren
Tactisch
44
Contracteren
55
Bestellen
66
Bewaken
Nazorg
Operationeel Rabobank Groep
Strategisch Inkoopproces
Voorbereiding & analyse
Voorbereiding
Inhoud Inhoudprocesstap: processtap: scope scopebepaling bepalingvan van inkoopsegment inkoopsegment evaluatie evaluatiehuidige huidige strategie, strategie, inkoopinkoopinitiatieven initiatievenen envastvaststellen of er ruimte stellen of er ruimte voor voor verbetering verbeteringisis stakeholder stakeholderanalyse analyse formatie van formatie van inkooptTeam inkooptTeammet met bijhorende bijhorende rollen rollenen en verantw.n verantw.n
Analyseren
Inhoud Inhoudprocesstap: processtap: spend spendoverzichten overzichten leveranciers leveranciersanalyse analyse (strategische (strategischevs vs overige overigeleveranciers) leveranciers) inkoopportfolio inkoopportfolio analyse analyse leveranciers leveranciers portfolio portfolioanalyse analyse markt analyse markt analyse Supply SupplyChain Chain Mapping Mapping (ketenmanagement) (ketenmanagement) analyse analysespecificaties specificaties analyse analysesynergie synergie mogelijkheden mogelijkheden
Cost, value & risk
Inhoud Inhoudprocesstap: processtap: Total TotalCost Costof of Ownership Ownership cost: cost:bepalen bepalen beïnvloedbare beïnvloedbare elementen elementenen enkosten kosten bepalers bepalers value: value:definiëren definiëren van vande dewaarde waarde kenmerken, kenmerken,w.o. w.o.MVI, MVI, synergie synergie risk: risk:identificeren identificeren van de van derisico risico elementen elementen
Doel
Strategie
Actie
Doelen stellen
Strategie bepalen
Actieplan
Inhoud Inhoudprocesstap: processtap: vaststellen vaststellenverbeterverbetermogelijkheden mogelijkheden keuze keuzemaken makentav tav concrete concretedoelen doelen keuze keuzemaken makentav tav gewenste resultaten gewenste resultaten doelen doelenSMART SMART maken maken
Inhoud Inhoudprocesstap: processtap: Make-or-buy Make-or-buy beslissing beslissing formuleren formuleren implementatie implementatie scenario’s scenario’s opstellen opstellen prioriteiten prioriteitenmatrix matrix definiëren definiërensourcing sourcing strategie strategie en/of en/ofbusiness business re-engineering re-engineeringproject project
Inhoud Inhoudprocesstap: processtap: definiëren definiërenconcrete concrete acties acties bepalen bepalenwie wiewat wat gaat gaatdoen doen formeren formerensourcing sourcing team (multidisciplinair team (multidisciplinair projectteam) projectteam) projectmanagement projectmanagement plan plan communicatieplan communicatieplan overall overallprojectplan projectplan
Resultaat: Resultaat: een een op op feiten feiten gebaseerd gebaseerd voorstel voorstel ter ter goedkeuring goedkeuring aan aan de de budgethouder budgethouder (management). (management). In In het het voorstel voorstel staat staat de de inkoopstrategie in termen van acties, verantwoordelijkheden en planning. inkoopstrategie in termen van acties, verantwoordelijkheden en planning. Rabobank Groep 29
Tactisch Inkoopproces
Specificeren
Behoefte bepaling
Inhoud Inhoudprocesstap: processtap: PiD PiDvaststellen vaststellen verzamelen verzameleninfo info inkoopbehoefte inkoopbehoefte analyse analysesynergie synergie mogelijkheden mogelijkheden valideren validerenbehoefte behoefte bij bijalle allestakeholders stakeholders toets toetsspecificaties specificaties op mogelijkheden op mogelijkheden van vande demarkt markt vertalen vertalenbehoefte behoefte naar programma naar programmavan van eisen eisenen enwensen wensen ‘decision ‘decisionmakers’ makers’ valideren specificaties valideren specificaties (toets (toetsbeleidslijnen) beleidslijnen)
Analyse & strategie
Inhoud Inhoudprocesstap: processtap: analyse analysevan vanoa oa --inkoopportfolio inkoopportfolio --leveranciers leveranciers --total totalcosts costs(TCO) (TCO) --risico’s risico’s --supply supplychain chain --etc etc inkoopstrategie inkoopstrategie opstellen opstellenmet meto.a. o.a. --machtsfactoren/ machtsfactoren/-verhoudingen verhoudingen --leveranciersprofiel leveranciersprofiel en en-relatie -relatie opstellen opstellentendertenderprocedure (met procedure (met kritisch kritischtijdspad) tijdspad)
Contracteren
Selecteren
Marktscan & preselectie
Inhoud Inhoudprocesstap: processtap: markinformatie markinformatie verzamelen verzamelen opstellen opstellenlonglist longlist selectiecriteria selectiecriteria opstellen opstellen(wegingen (wegingen en knock-outcriteria) en knock-outcriteria) toets toetsaan aaninterne interne// externe externeregelgeving regelgeving (MVO, (MVO,NEN NENnormen, normen, Nma, huisstijl, Nma, huisstijl,etc) etc) versturen versturenvan vanRFI RFI naar long list naar long list voorbereiden voorbereiden selectie selectie ism ismJFZ JFZopstellen opstellen van conceptcontract van conceptcontract
Selectie & validatie
Inhoud Inhoudprocesstap: processtap: versturen versturenvan vanRFP RFP naar short list naar short list offertebeoordeling offertebeoordeling obv obvselectiecriteria selectiecriteria keuze keuzevoor voor11áá22 leveranciers leveranciers toets toetsgeschiktheid geschiktheid leverancier(s) leverancier(s)(prijs/ (prijs/ kwaliteit, specificaties, kwaliteit, specificaties, continuïteit, continuïteit,etc.) etc.) ‘decision ‘decisionmakers’ makers’ valideren validerenleveranciersleverancierskeuze keuze feedback feedbacknaar naar leveranciers leveranciers
Onderhandeling & vastlegging
Inhoud Inhoudprocesstap: processtap: voorbereiden voorbereiden onderhandelingen onderhandelingen validatie validatiemandaat mandaat en enbandbreedtes bandbreedtes onderhandelingen onderhandelingen overlegstructuur overlegstructuur && service servicelevels levelsbepalen bepalen voorbereiden voorbereiden implementatie implementatie ‘decision ‘decisionmakers’ makers’ valideren validerenfinal finaldeal deal vastlegging in vastlegging in contract(en) contract(en)&&-SLA(s) -SLA(s) ondertekening ondertekening(RCI (RCI parafeert) parafeert)
Implementatie & communicatie
Inhoud Inhoudprocesstap: processtap: archiveren archiverennieuwe nieuwe (mantel)contract (mantel)contract implementatie implementatieSLA SLA operationeel operationeel bestelbestelproces procesinrichten inrichten inrichten inrichtenbewaking bewaking en ensturing sturingprestaties prestaties leverancier leverancier(naleving (naleving contractafspraken) contractafspraken) communicatie communicatievan van nieuwe nieuwesituatie situatievia via o.a. o.a.Inkoopsite Inkoopsite overdracht overdracht(sign (signoff off project) project)
Resultaat: Resultaat: invulling invulling aan aan inkoopbehoefte inkoopbehoefte van van de de opdrachtgever. opdrachtgever. Een Een contract contract met met een een op op objectieve objectieve criteria criteria geselecteerde geselecteerde leverancier(s), getekend door de juiste procuratiehouder(s). Dit contract is geïmplementeerd binnen leverancier(s), getekend door de juiste procuratiehouder(s). Dit contract is geïmplementeerd binnen de de organisatie. organisatie. Rabobank Groep 30
Operationeel Inkoopproces
Bestellen
Order plaatsen
Inhoud Inhoudprocesstap: processtap: bestelbehoefte bestelbehoefte bepalen bepalen(keuze (keuze product/dienst) product/dienst) raadplegen raadplegen(mantel) (mantel) contract contract//RaboShop RaboShop eventueel eventueelvraag vraag uitzetten uitzettenbij bijdiverse diverse contractpartijen contractpartijen indien indienmogelijk mogelijk prijsonderhandeling prijsonderhandeling bestelgegevens bestelgegevens vastleggen vastleggen(template (template uit uitde demantel) mantel) accorderen accorderen door door procuratiehouder procuratiehouder versturen versturenorder order
Bewaken
Order bevestiging
Inhoud Inhoudprocesstap: processtap: leverancier leverancierbevestigt bevestigt dat hij de bestelling dat hij de bestelling (trans. (trans.ovk.) ovk.)in ingoede goede orde ordeheeft heeftontvangen ontvangen leverancier leverancier confirmeert confirmeertdatum datum van vanlevering levering
Ontvangst product/dienst
Inhoud Inhoudprocesstap: processtap: product product//dienst dienst wordt geleverd wordt geleverd en enin in ontvangst genomen ontvangst genomen (veelal (veelalvergezeld vergezeldmet met een eenleveringsbon leveringsbon// pakbon) pakbon)
Nazorg
Ontvangst controle
Inhoud Inhoudprocesstap: processtap: controle controleop op ontvangst (compleet, ontvangst (compleet, juiste juisteaantal aantal en en kwaliteit) kwaliteit) akkoord akkoordverklaren verklaren levering in levering ingoed goedorde orde ontvangen ontvangen mogelijke mogelijkeafkeur afkeur
Ontvangst factuur
Inhoud Inhoudprocesstap: processtap: obv obvde depakbon pakbon verstuurt verstuurtde de leverancier leverancierde defactuur factuur
Factuurcontrole & betaling
Inhoud Inhoudprocesstap: processtap: controle controleop opde de factuur: komen factuur: komende de gegevens gegevensovereen overeen met metde depakbon pakbonen en bestelling bestelling?? mogelijke mogelijkeafkeur afkeur factuur factuurwordt wordt betaalbaar betaalbaargesteld gestelden en het geld wordt het geld wordt overgemaakt overgemaakt eventueel eventueelvia viaDDO DDO
Resultaat: Resultaat: budgethouder budgethouder (besteller) (besteller) heeft heeft het het product/dienst product/dienst in in goede goede orde orde ontvangen. ontvangen. Een Een match match tussen tussen (mantel-)contracten, (mantel-)contracten, bestellingen en facturen zorgt er voor dat de budgethouder in control is. bestellingen en facturen zorgt er voor dat de budgethouder in control is. Rabobank Groep 31
Resultaten ‘Aantoonbare effecten turnaround/nieuwe manier van werken’ Rabobank Groep
Resultaten & toegevoegde waarde: bewezen turn around • Alignment aan Strategisch Kader Rabobank Groep 2006 – 2010 • Integrale Businessalignment • ‘Value-risk-cost’ (met rapportage aan & approval door CFO domein) • Inkoopinnovatie = motor van de ontwikkelingen • Maximale meetbaarheid en transparantie (PI, in- en externe benchmarks) • Vraag- én aanbodgedreven
33
Rabobank Groep
Sterk verbeterde internationale benchmark score onder 600 bedrijven in 2007 tov 2006 gemeten door AT Kearney: van plaats 31 (2006) naar 14 (2007) financiële dienstverlening
Dimension
Your Your Score 2006 Score 2007
Overall Study Average
Top Score Overall
Industry Group Average
Primary Industry Average(1)
Region Average
Overall Performance
0.9
1.4
1.3
2.5
1.1
1.2
1.3
Procurement / Supply Management Strategy
0.6
0.9
1.3
2.8
1.1
1.1
1.3
Organizational Alignment
0.8
1.5
1.5
2.6
1.4
1.5
1.5
Sourcing & Category Management
0.8
1.5
1.2
2.7
1.1
1.2
1.2
Supplier Relationship Management
0.3
0.3
1.0
2.4
0.9
1.1
1.0
Operating Process Management
1.5
1.6
1.1
2.3
0.9
1.0
1.1
Performance Management
1.1
1.5
1.6
3.0
1.5
1.6
1.6
Knowledge / Information Management
1.1
1.5
1.1
2.7
0.8
0.8
1.1
Human Resources Management
1.5
2.0
1.4
2.5
1.3
1.4
1.4
Supply Management Strategy Quartile Ranking
Organizational Alignment
Sourcing & Category Management
Supplier Relationship Management
Performance Management
1st Quartile 2nd Quartile 3rd Quartile 4th Quartile
Operating Process Management
Knowledge / Information Management
Human Resources Management
34
Rabobank Groep
Kern boodschap: Toegevoegde waarde RCI voor de bank is meetbaar toegenomen
35
Rabobank Groep
