Integriteit in Inkoop

NS Tevredenheidsonderzoek Ariba

Integriteit in Inkoop

Rapportage van het onderzoek in opdracht van:

uitgevoerd door:

november 2007

Onderzoeksresultaten – Integriteit in Inkoop

1. Inleiding Dit is een rapportage van de uitkomsten van het onderzoek naar integriteit in inkoop. Het onderzoek is uitgevoerd door Scenter Institute in opdracht van Alfa Delta Compendium. Een vragenlijst is uitgezet onder inkopers in de maanden oktober en november 2007. Alfa Delta Compendium doet onderzoek om de professionaliteit van het inkoopvak te bevorderen. Zij wil bijdragen aan kennisontwikkeling op het gebied van inkoop. Alfa Delta Compendium wil de onderzoeken laten uitvoeren door een onafhankelijk instituut dat continuïteit kan bieden, Scenter Institute is zo’n instituut.

1.1

Aanleiding

Integriteit speelt een belangrijke rol om sociale interactie in goede banen te leiden. Dit geldt niet alleen in de privé sfeer, maar ook binnen de professionele context. Professionele integriteit gaat verder dan het uitvoeren van een taakbeschrijving. Het heeft ook te maken de inachtneming van professionele en maatschappelijke verantwoordelijk. Deze verantwoordelijkheid hoeft noodzakelijkerwijs niet expliciet geformuleerd te zijn of vastgelegd in regels; ook een set van sociale en ethische normen geldt als leidraad voor integer gedrag. De ‘morele code’ maakt mensen aanspreekbaar op hun acties en kan er voor zorgen dat zij ook anderen aanspreken op hun handelen. In de psychologie wordt integriteit gezien als een karaktereigenschap dat zich uit in relatief zichtbare zaken als oprechtheid, eerlijkheid, betrouwbaarheid, objectiviteit en fatsoenlijkheid. In professionele zin kunnen ook loyaliteit en collegialiteit bij het begrip worden geschaard. Soms kan de mate van integriteit waargenomen worden door de afwezigheid van bepaalde zaken, bijvoorbeeld bij fraude, corruptie of bedrijfsdiefstal. In wetenschappelijke literatuur is integriteit, of eigenlijk het gebrek aan integriteit, een goede voorspeller gebleken van contra-productief handelen. Dit kan het hele scala bevatten van ‘de kantjes er vanaf lopen’ tot en met sjoemelen met declaraties, ongeoorloofd ziek melden, misbruik van bedrijfsmiddelen, fraude, corruptie, intimidatie of zelfs agressie op de werkvloer. De gevolgen van integriteit en met name het gebrek hieraan bij medewerkers kan een behoorlijke impact hebben op het bedrijfresultaat. Integriteit wordt de afgelopen jaren steeds vaker als een belangrijke competentie gezien voor het succesvol uitoefenen van een beroep. Er zijn dan ook vele tests ontwikkeld om integriteit te kunnen meten en deze worden veelvuldig toegepast in assessment centra voor personeelsselectie. Bedrijven stellen in toenemende mate eisen aan de integriteit van hun personeel. In beroepsgroepen met een vertrouwensfunctie, bijvoorbeeld advocatuur, bankiers, medici en politici, is integriteit al jaar en dag een belangrijke factor. In deze beroepen leidt de inbreuk op integriteit ook sneller

1


tot publieke schandalen. Mede gevoed door enkele grove schandalen is er de afgelopen tijd veel aandacht voor het verhogen van integriteit. Gevolgen hiervan zijn de onlangs verschenen Code Tabaksblat voor integer bedrijfsbestuur en zeggenschap, en de “Sarbanes-Oxley Act” voor accountancy principes. Al Gore heeft eveneens een stortvloed aan initiatieven voor duurzaam ondernemen teweeggebracht. Bij bedrijven wordt er bovendien steeds vaker een vertrouwenspersoon of gedragscode geïntroduceerd om de bedrijfintegriteit te verbeteren. De aandacht voor integriteit spreidt zich gestaag uit buiten de eerder genoemde traditionele integriteitbewuste beroepsgroepen. Tevens binnen het inkoopvakgebied groeit de aandacht voor integriteit. Inkopers hebben op relatief veel verschillende manieren te maken met integriteit. Naast alle generieke aspecten van persoonlijke- en bedrijfsintegriteit zijn er specifieke zaken waarin integriteit binnen het inkoopvak een rol kan spelen. Als een inkoper inter-acteert met een leverancier kunnen bijvoorbeeld de volgende vragen opduiken: - Hoe zorgvuldig ga je om met persoonlijke of bedrijfsgevoelige informatie? Zeker als dit een competitief voordeel zou kunnen opleveren? - Hoe zwaar wegen de gemaakte mondelinge en schriftelijke toezeggingen? - Hoe open ben je over de relaties met concurrenten? Hoe open ben je over conflicterende belangen? - Deel je vrijwillig informatie over wijzigingen of eventuele risico’s? - Waar ligt de grens tussen het aannemen van een aardigheidje en omkoperij? - Hoeveel ruimte is er voor informele selectiecriteria? Hoe nauwgezet volg je de vastgelegde procedures? - Blijf je professioneel als persoonlijke nadelen, spanningen of conflicten een rol spelen? - Hoe nauwgezet worden de criteria voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) meegenomen in de beoordeling van leveranciers? In een commerciële functie, zoals die van een inkoper, staat integer handelen vaak op gespannen voet met het behalen van snelle winsten. Het kan voor een inkoper voordeel opleveren om de selectiecriteria nog even aan te passen of net wat onredelijker te onderhandelen. Iets minder integer gedrag kan bedrijfs- en persoonlijke voordelen opleveren. Opportunistisch of juist gecalculeerd in mindere mate integer te werk gaan om bepaalde doelen te bereiken is een praktijk die veel mensen op het werk herkennen. De interesse om zich hierin te verdiepen en eventueel zelfs te bekwamen blijkt ook uit het succes van de bestseller “Hoe word ik een rat” van Joep Schrijvers. Hierin wordt roddel, zwartmakerij, misbruik van informatie, konkelen, samenzweren, slijmen en saboteren als cruciale business tools neergezet. De één zal wat eerder geneigd zijn om aan integriteit in te leveren voor een opportunistisch gewin dan de ander. Welke aanpak op lange termijn het meeste oplevert is niet zonder meer te zeggen.

2


Kortom, de “dosering” van integriteit is voor inkopers een belangrijke en lastige zaak. In het inkoopvak komen relatief veel integriteitvraagstukken voor, waarin de balans tussen opportuniteit en integriteit de mate van succes in het vak kan bepalen. Hoe inkopers deze balans hanteren, wat de mate van integriteit is in relatie tot succesvol inkopen en hoe dit zich uit in verschillende aspecten van het inkoopvak zijn nog niet eerder onderzocht. In dit onderzoek staan deze vragen centraal.

1.2 Doel van het onderzoek Het doel is om te achterhalen in welke situaties inkopers, tijdens zijn/haar dagelijkse werkzaamheden, in de knel komt als het gaat om integer handelen? Voor het onderzoek gebruiken we de volgende onderzoeksvragen: 1. In welke gevallen twijfelt een inkopers tijdens zijn/haar dagelijkse werkzaamheden als het gaat om integer handelen? 2. Welke voorbeelden van integer en niet integer handelen zijn er te vinden in het inkoopvak? 3. Hoe staat het met het integriteitsniveau van inkopers? 4. Zin er type inkopers in te delen qua integriteitsniveau? 5. Wat vinden inkopers het belang van integriteit in hun vak? 6. Wat kan er gedaan worden om integriteit te verhogen?

1.3 Structuur van de rapportage De bevindingen staan in dit rapport uiteengezet. Eerst wordt in hoofdstuk 2 de methode van onderzoek beschreven, hierin wordt de opzet van de gebruikte vragenlijst toegelicht. De manier van afname wordt in hoofdstuk 3 uiteengezet. Hoofdstuk 4 laat de beschrijving van de respondenten zien, en in hoofdstuk 5 worden de resultaten behandeld. Vervolgens worden er in hoofdstuk 6 conclusies getrokken. Het rapport eindigt met enkele slotopmerking in hoofdstuk 7.

3


2. Methode: vragenlijst De insteek voor de vragenlijsten was om met een minimum aantal vragen het benodigde inzicht te verkrijgen om de onderzoeksvragen te beantwoorden. Met het streven naar zoveel mogelijk bruikbare respons voor analyse. Waar mogelijk werd de betrouwbaarheid en validiteit van meetschalen en statische verantwoording van de analyse in acht genomen. Hierbij was het praktische inzicht van de uitkomsten belangrijker dan de wetenschappelijke kwaliteit van het onderzoek. Er werd naar gestreefd om de complete vragenlijst in te kunnen vullen in ongeveer 10 tot 15 minuten. De vragenlijst bevatte de volgende onderdelen: Belang & aanpak

In dit onderdeel werden vragen gesteld over hoe belangrijk mensen integriteit vinden in de uitoefening van hun functie, hoe belangrijk hun werkgever integriteit vindt en welk acties werken om integriteit te bevorderen.

Persoonlijke integriteit

In dit onderdeel werden situaties uiteengezet binnen het inkoopvak waarin een integriteitafweging gemaakt moet worden. De respondenten moesten een oplossing kiezen die het beste bij hun past.

Integriteit in inkoop

In dit onderdeel werden situaties binnen het inkoopvak waarbij mensen twijfelen of in de knel komen met integer handelen voorgelegd.

Mening & ervaring

In dit onderdeel werden vragen gesteld over het begrip integriteit en of men in hun omgeving situaties herkenden waarin er integer of juist niet integer is gehandeld.

Over de respondent

In dit onderdeel werden vragen gesteld over de persoonsgegevens van de respondent, het bedrijf waar de respondent werkzaam is en de ontwikkelingen die daar met betrekking tot inkoop spelen.

Tot slot

Tot slot is er ruimte geboden voor opmerkingen en gevraagd of de respondent de resultaten wilde ontvangen, wil meeloten voor een iPOD en eventueel nogmaals benaderd te worden.

De volledige vragenlijst en uitkomsten zijn te vinden via: http://www.surveymonkey.com/sr.aspx?sm=tanzKLGEwxLyMlxKsUmj6W0yolvKp ZVKjegNR6waA9A_3d

4


3. De afname 3.1

Benaderen van respondenten

Mailing Een bestand met e-mail adressen is aangeleverd door Alfa Delta Compendium. Dit betrof 933 e-mailadressen. Dit bestand is gebruikt voor het onderzoek loopbaanontwikkeling in inkoop. Van deze groep hebben 15 personen aangegeven niet meer benaderd te willen worden. De overige 918 zijn als startpunt voor dit onderzoek gebruikt. Er is een e-mail naar alle gebruikers gestuurd, zonder sampling methodiek. Op donderdag 25 oktober 2007 is de uitnodiging, uitleg en een link naar de vragenlijst per e-mail verstuurd. Op dinsdag 6 november 2007 is er een herinnering verstuurd. De vragenlijst is gesloten op 16 november 2007. Zowel de uitnodiging als herinnering is verstuurd via Surveymonkey. Naast een link naar de vragenlijst werd hierin ook een optie geboden om zonder opgave van reden af te melden. Dit hebben 21 personen gedaan. Het programma geeft elke geadresseerde een unieke code waarmee kan worden bijgehouden of de geadresseerde al dan niet heeft gereageerd of zich heeft afgemeld. Zo kan een herinnering alleen verstuurd worden aan degene die niet hebben gereageerd en zich niet hebben afgemeld. In de verwerking wordt alleen gebruik gemaakt van de code, zonder link naar namen of mailadressen. De anonimiteit voor de respondenten is hiermee gewaarborgd.

5


3.2

Afname van een online vragenlijst

De vragenlijsten zijn online afgenomen. Hieronder enkele voorbeelden van de online vragenlijst:

Om de respons te verhogen werden de uitkomsten van eerdere deelnemers direct na afloop van het onderzoek gedeeld met de respondenten. Na afloop konden eigen antwoorden van de respondent vergeleken worden met de respons van de voorgangers. Daarnaast zijn de onderzoeksresultaten gemaild aan degene die hadden aangegeven daar interesse in te hebben. Tot slot is er een prijs (iPOD)verloot onder de deelnemers die de gehele vragenlijst hebben ingevuld en die aan de loting mee wilden doen. De prijs is inmiddels uitgereikt.

6


4. Respons De vragenlijst had een respons van 195 personen. Na de mailuitnodiging naar de 918 adressen kwamen 25 e-mails onbestelbaar retour, 38 automatische ‘out of office’ replies en 3 mensen hebben een e-mail gestuurd niet mee te willen of kunnen werken. De opgegeven reden waren: niet eens met de basis veronderstelling dat inkopers ook wel eens niet integer zouden kunnen handelen en zorgen dat het delen van voorbeelden van niet integer handelen op een of andere manier toch niet anoniem behandeld zouden worden. Een herinnering is uitgegaan naar de geadresseerden die niet hadden gereageerd en de uitnodiging niet hadden afgewezen. De herinnering heeft gezorgd voor additionele respondenten. Van de 897 mensen die een uitnodiging en/of herinnering hebben ontvangen hebben 195 personen gereageerd. Dit geeft een respons rate van 21%, welke acceptabel is voor dit type studie. De “echte” respons rate vanuit de doelgroep van inkopers is waarschijnlijk nog hoger omdat er, uitgaande van de feedback van enkele geadresseerden, in het mailbestand ook nietinkopers zaten. Van de 195 deelnemers hebben 143 personen de volledige vragenlijst ingevuld. Dit is met een percentage van 77% relatief hoog voor een redelijk lange vragenlijst. Degenen die het niet volledig hebben ingevuld werken vaak buiten inkoop en vallen daarmee buiten de doelgroep van dit onderzoek.

7


1.1

Karakteristieken van de respondenten

Van de respondenten is 87% man en 13% vrouw. De gemiddelde leeftijd ligt op 40 jaar en de leeftijden van de respondenten laten een grote spreiding zien. 21% heeft een universitaire opleiding of een MBA, 79% heeft een HBO opleiding. Van de respondenten werken er 85% in inkoop. De volgende uitkomsten gaan alleen over die groep respondenten. De verdeling over van de respondenten over functies ziet er als volgt uit: % 1,1% 3,3% 2,2% 20,7% 32,6% 9,8% 23,9% 4,3% 2,2% 1,1%

Directeur SCM Directeur Inkoop SCM manager BU Hoofd inkoop Strategisch inkoper Initieel inkoper Inkoper Inkoop / Supply Chain analist Medewerker inkoop Medewerker inkoopondersteuning

N 1 11 5 58 51 15 52 4 8 0 124 71

antwoord overgeslagen

De verdeling over van de respondenten over het niveau ziet er als volgt uit: Strategisch (bijv. inrichten van de inkoopfunctie) Tactisch (bijv. selecteren & managen van leveranciers) Operationeel (bijv. plaatsen, afhandelen en controleren bestellingen)

% 51,4% 40,6% 8,0% antwoord overgeslagen

N 71 56 11 138 57

De verdeling over van de respondenten over de scope van inkoop ziet er als volgt uit: % 4,3% 31,7% 34,5% 7,2% 22,3% antwoord overgeslagen

Regionaal Nationaal Internationaal - meerdere landen Internationale regio (bijv. EMEA, AMEX) Wereldwijd

8

N 6 44 48 10 31 139 56


De verdeling over van de respondenten over spend verantwoordelijkheid (Euro) ziet er als volgt uit: % 10,2% 3,9% 11,8% 9,4% 37,0% 11,8% 13,4% 1,6% 0,8% antwoord overgeslagen

< 1 miljoen 1 - 2 miljoen 2 - 5 miljoen 5 - 10 miljoen 10 - 50 miljoen 50 - 100 miljoen 100 - 500 miljoen 0,5 - 1 miljard >1 miljard

N 13 5 15 12 47 15 17 2 1 127 68

De verdeling over van de respondenten over de industrie van hun huidige werkgever ziet er als volgt uit: % 1% 30% 8% 4% 11% 1% 6% 1% 10% 14% 1% 4% 10% antwoord overgeslagen

Landbouw & visserij Industrie Energie (productie, distributie) Bouw Detail- en groothandel Horeca Transport, logistiek, communicatie Financiële dienstverlening Zakelijke dienstverlening Publieke sector (overheid) Onderwijs Zorg (gezondheid & welzijn) Overige dienstverlening

N 2 42 11 5 15 1 8 2 14 19 1 5 14 139 56

De verdeling over van de respondenten over jaaromzet (Euro) van hun huidige werkgever ziet er als volgt uit: % 12,5% 6,3% 10,9% 4,7% 12,5%

< 5 miljoen 5 - 10 miljoen 10 - 25 miljoen 25 - 50 miljoen 50 - 100 miljoen

9

N 16 8 14 6 16


100 - 250 miljoen 250 - 500 miljoen 0,5 - 2,5 miljard > 2,5 miljard

12,5% 11,7% 11,7% 17,2% antwoord overgeslagen

16 15 15 22 128 67

Conclusie over de karakteristieken van de respondenten De karakteristieken laten een brede spreiding zien over persoonskenmerken, studie, functies, inkoop scope, spend verantwoordelijkheid, industrie en jaaromzet. De respondenten geven vaker aan dat zij meer een strategisch of tactisch functieniveau hebben dan operationeel. De brede spreiding geeft ondersteuning aan de generaliseerbaarheid van de resultaten.

10


5

Resultaten In dit deel worden de resultaten weergegeven van de vragenlijst. Het betreft hier de rechte tellingen van de antwoorden en kruistabellen. Het trekken van conclusies uit de resultaten komt in het volgend hoofdstuk aan bod.

5.1

Belang en de aanpak van integriteit

De respondenten hebben als volgt geantwoord op stellingen met betrekking tot het belang van integriteit:

Ik vind integriteit erg belangrijk Integriteit is nodig voor succesvol inkopen Integriteit staat in mijn bedrijf hoog in het vaandel In inkoop is er steeds meer aandacht voor integriteit Inkopers zijn over het algemeen integer Mijn collega's spreken elkaar aan op integer handelen Er zijn in mijn bedrijf voorbeelden van niet integer handelen Aandacht voor integriteit is een hype

Helemaal mee oneens 0

Mee oneens 0

Neutraal 4

Mee eens 52

Helemaal mee eens 119

N 175

0

7

16

78

73

174

1

12

32

69

59

173

1

14

46

89

18

168

1

13

67

81

12

174

0

34

51

78

11

174

19

30

59

57

10

175

19

81

45

20

9

174

beantwoord overgeslagen

175 20

De antwoorden staan hieronder grafisch weergegeven.

11


Ik vind integriteit erg belangrijk Integriteit is nodig voor succesvol inkopen Integriteit staat in mijn bedrijf hoog in het vaandel

Helemaal mee oneens

In inkoop is er steeds meer aandacht voor integriteit

Mee oneens Neutraal

Inkopers zijn over het algemeen integer

Mee eens Helemaal mee eens

Mijn collega's spreken elkaar aan op integer handelen Er zijn in mijn bedrijf voorbeelden van niet integer handelen Aandacht voor integriteit is een hype 0% 20% 40% 60% 80% 100 %

De respondenten hebben als volgt geantwoord op stellingen met betrekking tot de aanpak van integriteit:

Een cultuur creëren waarin mensen elkaar aanspreken op niet integer handelen Het opstellen van een Gedragscode Integriteitdilemma’s in groepen bespreken Directe manager als vertrouwenspersoon Integriteit meetbaar maken en analyseren Een 'klokkenluider' regeling (anoniem melden van overtredingen) Het afleggen van een eed voor integer handelen Incidenten van niet integer gedrag opsporen en publiekelijk veroordelen

Helemaal mee oneens

Mee oneens

Neutraal

Mee eens

2

1

15

96

59

173

2

15

22

99

36

174

3

10

21

110

30

174

12

39

50

51

19

171

11

26

38

81

18

174

15

32

46

65

13

171

33

55

44

30

12

174

13

58

45

46

12 beantwoord overgeslagen

174 174 21

12

Helemaal mee eens

N



Een cultuur creeëren w aarin mensen Het opstellen van een gedragscode Integriteitsdilemma's in groepen bespreken

Helemaal mee oneens

Directe manager als vertrouw enspersoon

Mee oneens Neutraal

Integriteit meetbaar maken en analyseren

Mee eens Helemaal mee eens

Een 'klokkenluider' regeling (anoniem Incidenten van niet integer gedrag Het afleggen van een eed voor integer 0%

20%

40%

60%

80%

100%

De opmerking die respondenten hebben geplaatst bij deze vragen staan in Appendix A. De meeste opmerkingen benadrukken de scores. Enkele opmerkingen stippen nieuwe punten aan, bijvoorbeeld “dat een vertrouwenspersoon eigenlijk niet de directe manager zou moeten zijn” en “dat de aandacht voor integriteit geen hinderlijke ambtelijke en dus tijdrovende situaties moet opleveren. Denk hierbij aan de overdosis aandacht voor het (Europees) aanbesteden.” Conclusie over het belang en de aanpak Nagenoeg iedereen vindt integriteit in het algemeen belangrijk (98%). Ook voor succes in het inkoopvak vindt bijna iedereen integriteit belangrijk (88%). De respondenten herkennen de aandacht voor integriteit binnen hun bedrijf (72%) en een toename van de deze aandacht (63%). 18% vindt dit een hype. Als er wordt gevraagd of inkopers over het algemeen integer zijn, dan is ongeveer de helft het daarmee eens. De andere helft staat hier neutraal tegenover of is het hier niet mee eens. Ondanks de toenemende aandacht voor integriteit vindt 61% van de respondenten dat collega’s elkaar niet aanspreken op integer handelen. Ook herkent 40% van de respondenten in hun bedrijf voorbeelden van niet integer handelen. Veruit het belangrijkste middel voor het verbeteren van de integriteit binnen een bedrijf vinden de respondenten het creëren van een cultuur waarin mensen elkaar aanspreken op niet integer handelen (95%). Daarnaast

13


geloven vier van de vijf respondenten in het nut van het opstellen van een gedragscode en het openlijk bespreken van integriteitdilemma’s. De meningen over de effectiviteit van het meten van integriteit, het aanstellen van een vertrouwenspersoon of een 'klokkenluiderregeling' zijn verdeeld. Uit de opmerkingen blijkt dat respondenten niet vinden dat hun manager de vertrouwensfunctie kan vervullen. Het “publiekelijk veroordelen van voorbeelden van niet integer handelen” en “een eed afleggen” vindt bijna de helft van de respondenten niet effectief om integriteit te bevorderen. Uit de toelichting van de respondenten blijkt ook de zorg dat de aandacht geen administratieve en tijdrovende procedure mag worden, zoals het bij Europees aanbesteden het geval is.

5.2

Persoonlijke integriteit

De respondenten zijn gevraagd om op vijf situaties in te schatten hoe zij zouden reageren. De situaties zijn gebaseerd op het onderzoek van Prof. Wempe aan de RSM Erasmus University. 1. U hebt tien computers voor uw bedrijf aangeschaft. De verkoper weet dat u overweegt om privé dezelfde computer te kopen. Het is handig dat de systemen thuis en op het werk op elkaar aansluiten. De verkoper biedt aan om deze privé-computer tegen een sterk gereduceerd tarief te leveren. Het gaat om een actie. Bij de aanschaf van tien computers is de elfde voor de helft van het geld. Neemt u het aanbod aan?

U neemt het aanbod aan. U handelt niet in strijd met welke regel dan ook. U meldt het aanbod aan uw baas. Wanneer deze ermee instemt, accepteert u het aanbod. U wijst het aanbod vriendelijk af. Men zou kunnen gaan denken dat u omgekocht bent. U wijst het aanbod af. U hebt immers geen recht op dit voordeel.

% 0.6%

N 1

21.6% 21.6% 56.3% beantwoord overgeslagen

36 36 94 167 28

2. U hebt ingeblikte vleeswaren gekocht. Bij een controle blijkt dat een aantal blikken resten van een schoonmaakmiddel bevat. Het gaat om concentraties die absoluut ongevaarlijk zijn. De vervuiling valt binnen de wettelijk toegestane tolerantiebreedte. Als u de partij laat vernietigen, kunt u de afspraken met uw afnemers niet nakomen. Wat doet u? % U levert de vleeswaren. De afspraken met afnemers gaan voor alles, zolang u maar binnen de wettelijk toegestane tolerantiebreedte blijft. U verkoopt de partij tegen een zeer lage prijs aan een supermarktketen waar dumpartikelen verkocht worden. U vernietigt de gehele partij. Het risico is te groot dat dit in de publiciteit komt of dat u het vertrouwen van de klant schaadt. U vernietigt de partij. Met gezondheid neemt u geen risico’s.

14

N

17.4%

29

3.0%

5

26.9% 52.7%

45 88



167 28

3. U huurt tijdelijk personeel in voor een restaurantketen. Uw leidinggevende vraagt om representatief personeel. Hij wil uitdrukkelijk geen dikke of gekleurde mensen voor de bediening. Ook laat hij blijken geen medewerkers met tatoeages en piercings te willen. ‘Dat kost ons klanten’, zo motiveert hij. Op de kaarten van de uitzendkrachten zitten foto’s. Een selectie kan eenvoudig worden gemaakt. Wat moet u doen met deze wens van uw leidinggevende?

U doet wat uw leidinggevende vraagt. De bedrijfsvoering gaat immers voor. U neemt samen met de leidinggevende de kaartenbak door en laat hem selecteren. U selecteert wel op dikke mensen of kandidaten met piercings en tatoeages. Het selecteren op huidskleur doet u niet. Dat wordt wettelijk aangemerkt als discriminatie en dat is dus verboden. U weigert in te gaan op de vraag van uw leidinggevende. U wilt niet discrimineren.

% 6.6% 38.3%

N 11 64

24.6% 30.5% beantwoord overgeslagen

41 51 167 28

4. U bent commodity manager voor beschermingsartikelen. Uw leverancier heeft per ongeluk in plaats van hun nieuwe verkoopprijzen hun bruto inkoopprijzen gestuurd. Uw leverancier heeft niet laten blijken dat hij van zijn vergissing afweet. U kunt de leverancier sterk onder druk zetten of de informatie gebruiken bij een alternatieve leverancier. Wat doet u? % Uw bedrijf kan hier voordeel mee doen. U gebruikt de prijslijst om uw leverancier onder druk te zetten. Dit is een buitenkansje! U gebruikt de prijslijst voor het zoeken van een alternatieve leverancier. U gebruikt de concurrerende biedingen in nieuwe onderhandelingen met uw huidige leverancier. U gebruikt de prijslijst niet, maar probeert wel één op één met de leverancier voordeel uit zijn vergissing te verkrijgen. U gebruikt de prijslijst niet. U wilt uw leverancierrelatie niet beschadigen.

7.2%

12

12.7%

21

54.8% 25.3% beantwoord overgeslagen

5. U importeert gymschoenen uit China. U hoort van Amnesty International dat deze worden gemaakt in een fabriek waar dwangarbeiders werken. U koopt ze erg goedkoop in via een agent uit Hongkong. Uw bedrijf heeft moeite om het hoofd boven water te houden.

15

N

91 42 166 29


% U vraagt de agent een verklaring af te geven, dat geen van de producten die u koopt door dwangarbeiders gemaakt worden. Met deze verklaring kunt u Amnesty geruststellen. U verwijst Amnesty naar de overheid. U bent niet in staat de situatie in China te veranderen. Uw grootste zorg is te overleven op een uiterst concurrerende markt. U onderzoekt of klanten bereid zijn iets meer te betalen voor producten die niet door dwangarbeiders gemaakt zijn. Wanneer u zich met een keurmerk kunt onderscheiden, stapt u over op een andere leverancier. U stopt met het inkopen in China. U wilt op geen enkele wijze verantwoordelijk zijn voor mensenrechtenschendingen.

25.3%

42

9.0%

15

44.0%

73

21.7% beantwoord overgeslagen

De vijf situaties kunnen gebruikt worden om een totaalscore voor de persoonlijke integriteit van de respondenten te generen. Dit is gedaan door voor het eerste antwoord 1 punt te geven, voor het tweede antwoord 2 punten, het derde antwoord 3 en het vierde antwoord 4. De opgetelde punten vormen samen de integriteitsscore van de respondent. Dit geeft een theoretisch minimum score van 4 en een maximum van 20 pnt. Bij een gelijke verdeling van de scores zou het zwaartepunt liggen rond 12,5. De verdeling van het aantal (verticaal, y-as) de integriteitsscore (horizontaal, xas) van de 167 respondenten die alle vijf de vragen hebben ingevuld is als volgt:

30 25 20 Aantal

15 10 5 0 4

5

6

7

8

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Aan de hand van de integriteitsscore kunnen inkopers worden ingedeeld in groepen. Als de scheiding op een score van 16 wordt gemaakt vallen er 96 in de groep van gewone integriteit en 71 in een hoge integriteit. Een vergelijking tussen de karakteristieken van de gewone en hoog integere inkopers is gemaakt in Appendix B.

16

N

36 166 29


Conclusie over persoonlijke integriteit Er zijn vijf situaties voorgelegd waarin een integriteitsafweging moet worden gemaakt. De respondenten neigen sterk naar de antwoorden met een hogere integriteitswaarde in de vijf situaties. Hiermee is te veronderstellen dat de respondenten behoorlijk integer zouden reageren. De scores zijn echter niet genormeerd. Dat wil zeggen dat er geen vergelijking is te maken met andere beroepsgroepen. Let op: er kan sprake zijn van sociaal wenselijke antwoorden. De respondenten hebben namelijk een inschatting voor zichzelf gegeven. Toch zou van de respondenten: - 21% ook voor zichzelf een persoonlijke computer met een bedrijfsaankoop combineren “als de baas er mee instemt”, - 17% vleeswaren met resten schoonmaakmiddel, weliswaar onschadelijk, accepteren en leveren aan hun eindklant - 6% discrimineren op huidskleur, dikte en piercings bij de selectie van tijdelijk personeel. 38% zou dit accepteren van zijn/haar baas. 25% zou uiterlijkheden wel meenemen, maar niet huidskleur. - 7% een per ongeluk verstuurde bruto prijslijst gebruiken om hun leverancier direct mee onder druk te zetten. 13% zou de prijslijst gebruiken om een alternatieve leverancier te zoeken en dan de leverancier hiermee onder druk zetten. 55% zou persoonlijk met de leverancier voordeel uit zijn/haar vergissing proberen te halen. - 25% een verklaring van een agent accepteren dat er geen dwangarbeid plaatsvindt in hun levering uit China, terwijl ze weten dat het wel zo is.

5.3

Integriteit in inkoop

De respondenten zouden de volgende uitnodigingen of attenties van hun leverancier accepteren (in aflopende volgorde): Ja doosje wijn kerstpakket attentie onder 50 euro (bijv. boekenbon) diner golfclinic concertkaarten dagje zeilen weekendje weg

Nee 107 106 93 92 64 64 60 9

56 56 70 72 101 99 103 153 beantwoord overgeslagen


17

N 163 162 163 164 165 163 163 162 166 29


doosje wijn kerstpakket attentie onder 50 euro (bv. boekenbon)

Wel accepteren van een leverancier

diner concertkaarten golfclinic dagje zeilen weekendje weg 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

Aan de respondenten is gevraagd hoe vaak zij twijfelen over de onderstaande punten met betrekking tot leveranciersselectie (in toenemende volgorde):

hoe herhaalbaar en controleerbaar het selectieproces nu echt is of u bedrijfsgevoelige informatie kunt delen hoe nauwgezet u de vastgelegde procedures moet volgen of u wel binnen de juridische kaders blijft hoe eerlijk u moet zijn richting de 'interne klant' over de mogelijkheden van een leverancier hoeveel ruimte er is voor informele selectiecriteria in hoeverre u criteria van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) hanteert of u iets kunt zeggen over bestaande relaties met concurrenten of u iets kunt zeggen over de andere biedingen of u een uitnodiging van een leverancier voor een etentje moet accepteren of u de huidige leverancier een ander biedingstraject geeft (bijv. ‘right of first refusal’ of recht op laatste bieding)

Nagenoeg altijd

Nooit

Soms

Regelmatig

Vaak

46 50

79 74

19 27

12 8

3 1

159 160

61 71

69 65

19 9

4 6

6 8

159 159

88

47

8

6

10

159

67

70

17

3

1

158

77

57

15

7

2

158

78

59

15

5

2

159

88

57

7

5

2

159

94

51

10

1

3

159

94

49

11

3


158 160 35

18

N


Aan de respondenten is gevraagd hoe vaak zij twijfelen over de onderstaande punten met betrekking tot onderhandelen (in toenemende volgorde):

in hoeverre u pressiemiddelen kunt gebruiken in hoeverre u de waarheid mag verdraaien om een onderhandelingsresultaat te bereiken in hoeverre u misleidende tactieken kunt inzetten in hoeverre u bepalingen bewust uit de onderhandelingen laat en pas in het contract of de voorwaarden naar voren laat komen

Nagenoeg altijd

Nooit

Soms

Regelmatig

Vaak

N

63

76

13

7

0

159

88

62

6

2

1

159

97

50

8

3

1

159

100

47

8

3


159 159 36

Aan de respondenten is gevraagd hoe vaak zij twijfelen over de onderstaande punten met betrekking tot leveranciersrelaties (in toenemende volgorde):

of u de leverancier moet verdedigen binnen uw organisatie over de interpretatie van schriftelijke afspraken of u een oprechte persoonlijke band hebt opgebouwd of u verstorende ontwikkelingen (bijv. afnemende vraag) moet delen of u professioneel handelt in conflictsituaties of u vrijwillig feedback moet geven over tekortkomingen of u de leverancier moet aanspreken op niet integer handelen of het accepteren van een relatiegeschenk gepast is of anderen uw activiteiten als puur zakelijk beschouwen of de mondelinge toezeggingen nu wel of niet geldig zijn of het sturen van een relatiegeschenk gepast is

Nagenoeg altijd

Nooit

Soms

Regelmatig

Vaak

N

50

63

30

9

3

155

41

95

13

6

0

155

73

59

18

2

3

155

74 67

56 70

17 10

5 6

2 1

154 154

84

51

11

7

2

155

88

54

5

3

5

155

80

59

11

4

0

154

92

51

5

5

2

155

90

51

11

3

0

155

106

41

4

3

1

155 155 40


19


Aan de respondenten is gevraagd hoe vaak zij twijfelen over de onderstaande punten met betrekking tot hun werk (in toenemende volgorde):

of de beloning van uw collega's verantwoord is voor hun prestatie of uw collega's elkaar proberen te manipuleren hoe volledig, juist, tijdig en correct u rapporteert

Nagenoeg altijd

Nooit

Soms

Regelmatig

Vaak

N

47

71

28

6

2

154

53

70

20

9

1

153

61

78

13

0


152 154 41

De punten waar de respondenten wel eens over twijfelen zijn in afnemende volgorde:

hoe herhaalbaar en controleerbaar het selectieproces nu echt is of u de leverancier moet verdedigen binnen uw organisatie of u bedrijfsgevoelige informatie kunt delen of de beloning van uw collega's verantwoord is voor hun prestatie hoe nauwgezet u de vastgelegde procedures moet volgen over de interpretatie van schriftelijke afspraken of uw collega's elkaar proberen te manipuleren of u wel binnen de juridische kaders blijft in hoeverre u pressiemiddelen kunt gebruiken hoe eerlijk u moet zijn richting de 'interne klant' over de mogelijkheden van een leverancier hoeveel ruimte er is voor informele selectiecriteria in hoeverre u criteria van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) hanteert of u iets kunt zeggen over bestaande relaties met concurrenten of u een oprechte persoonlijke band hebt opgebouwd of u verstorende ontwikkelingen (bijv. afnemende vraag) moet delen of u professioneel handelt in conflictsituaties of u vrijwillig feedback moet geven over tekortkomingen hoe volledig, juist, tijdig en correct u rapporteert of u iets kunt zeggen over de andere biedingen of u de leverancier moet aanspreken op niet integer handelen of het accepteren van een relatiegeschenk gepast is of u een uitnodiging van een leverancier voor een etentje moet accepteren in hoeverre u de waarheid mag verdraaien om een onderhandelingsresultaat te bereiken of u de huidige leverancier een ander biedingstraject geeft (bijv. ‘right of first refusal’ of recht op laatste bieding) of anderen uw activiteiten als puur zakelijk beschouwen in hoeverre u misleidende tactieken kunt inzetten of de mondelinge toezeggingen nu wel of niet geldig zijn

20


in hoeverre u bepalingen bewust uit de onderhandelingen laat en pas in het contract of de voorwaarden naar voren laat komen of het sturen van een relatiegeschenk gepast is

Aan de respondenten is ook gevraagd of zij voorbeelden konden geven van situaties waarin zij wel eens voor een integriteitdilemma stonden. De antwoorden staan weergegeven in Appendix C. Opvallende punten uit deze opmerkingen: De voorbeelden komen grotendeels overeen met de integriteitdilemma’s die in dit onderzoek zijn voorgelegd. Een aantal respondenten geeft aan geen problemen te hebben met integriteitdilemma’s. Een aantal respondenten geeft aan dat integer handelen niet strijdig hoeft te zijn met het behalen van gewin, integendeel, integriteit kan juist bijdragen aan bedrijfsdoelen. Conclusie over integriteit in inkoop Meer dan de helft van de respondenten geeft aan dat zij een doosje wijn of een kerstpakket zouden accepteren. Voor een attentie onder 50 euro of een diner doet net iets minder dan de helft dit. Een golfclinic of een dagje zeilen ligt al gevoeliger maar bijna 40% zou het wel accepteren. Een weekendje weg zou 5% accepteren. De top vijf knelpunten waar de respondenten wel eens tegenaan lopen zijn:

hoe herhaalbaar en controleerbaar het selectieproces nu echt is of zij de leverancier moet verdedigen binnen uw organisatie of zij bedrijfsgevoelige informatie kunt delen of de beloning van hun collega's verantwoord is voor hun prestatie hoe nauwgezet zij de vastgelegde procedures moet volgen

Een aantal respondenten geeft aan dat integer handelen niet strijdig hoeft te zijn met het behalen van gewin. Zij beargumenteren dat het juist kan bijdragen aan bedrijfsdoelen.

5.4

Mening en ervaring met integriteit

Aan de respondenten is gevraagd welke dimensies zij belangrijk vinden voor integriteit. De antwoorden staat hieronder in aflopende volgorde: Eerlijkheid Het nemen van verantwoordelijkheden Respect Oprechtheid Handelen in bedrijfsbelang

Zeer weinig 0

Weinig 1

Redelijk 6

Veel 77

1 0 0 4

2 4 3 4

7 11 16 13

82 67 73 68

21

Zeer veel 69

N 153

61 70 60 64

153 152 152 153


Normbesef Openheid Handelen in maatschappelijk belang Bescheidenheid

1 1

0 11

24 51

79 60

48 30

152 153

3 7

12 49

56 61

62 25

19 10 beantwoord overgeslagen

152 152 153 42


Eerlijkheid Respect Het nemen van verantw oordelijkheden

Zeer w eining

Oprechtheid

Weining

Handelen in bedrijfsbelang

Redelijk Veel

Normbesef

Zeer veel

Openheid Handelen in maatschappelijk belang Bescheidenheid 0%

20%

40%

60%

80%

100%

Aan de respondenten is gevraagd in hoeverre zij wel eens twijfelen aan de integriteit van hun directe inkoopcollega's als het gaat om:

Respect Oprechtheid Openheid Normbesef Het nemen van verantwoordelijkheden Handelen in maatschappelijk belang Handelen in bedrijfsbelang Eerlijkheid Bescheidenheid

Zeer weinig 30 36 30 37

Weinig 65 64 46 64

Redelijk 32 34 45 36

Veel 16 16 23 12

31

55

36

38 39 41 38

56 63 55 56

31 28 40 41

Zeer veel 7 2 7 2

N 150 152 151 151

19

10

151

17 17 14 14

8 5 2 2

150 152 152 151 152 43


22



Openheid Het nemen van verantwoordelijkheden Respect Zeer weining

Handelen in maatschappelijk Handelen in bedrijfsbelang

Weining Redelijk Veel

Oprechtheid

Zeer veel Bescheidenheid Eerlijkheid Normbesef 0%

20%

40%

60%

80%

100%

Aan de respondenten is ook gevraagd of zij voorbeelden konden geven van situaties waarin zij of mensen in hun omgeving niet integer hebben gehandeld. De antwoorden staan weergegeven in Appendix D. Opvallende punten uit deze opmerkingen: De meeste punten gaan over het accepteren attenties of giften tijdens onderhandelingen of het doen van een privé aanschaf bij bedrijfsleveranciers Sommigen geven aan voorbeelden te kennen, maar niet te willen delen. Aan de respondenten is ook gevraagd of zij voorbeelden konden geven van situaties waarin zij of mensen in hun omgeving integer hebben gehandeld, terwijl dit lastig was. De antwoorden staan weergegeven in Appendix E. Opvallende punten uit deze opmerkingen: De meest voorkomende voorbeelden van integer handelen zijn juist weer het spiegelbeeld van de voorbeelden van niet integer gedrag, dat wil zeggen het afslaan, retourneren of delen van giften Daarna volgen voorbeelden over eerlijk en open optreden in onderhandelingen. Het geven van open geven van duidelijke feedback aan leveranciers wordt ook als voorbeeld van integer handelen genoemd.

23


Conclusie over meningen en ervaringen De respondent vinden de volgende drie dimensies het belangrijkst voor integriteit: Eerlijkheid Het nemen van verantwoordelijkheden Respect De respondent twijfelen het meest aan de volgende drie punten als het gaat om de integriteit van hun directe inkoopcollega's: Respect Oprechtheid Openheid De voorbeelden van niet integer handelen die de respondenten noemen gaan over het accepteren van attenties of giften tijdens onderhandelingen of het doen van een privé aanschaf bij bedrijfsleveranciers. De meest voorkomende voorbeelden van integer handelen zijn juist weer het spiegelbeeld. Dat wil zeggen het afslaan, retourneren of delen van giften Daarna volgen voorbeelden over eerlijk en open optreden in onderhandelingen. Het geven van duidelijke feedback aan leveranciers wordt ook als voorbeeld van integer handelen genoemd.

24


6. Conclusies Dit onderzoek had tot doel om te achterhalen in welke situaties inkopers in hun dagelijkse werkzaamheden in de knel komen als het gaat om integer handelen. Welke voorbeelden van integer en niet integer handelen zijn er in het inkoopvak? Hoe staat het met het integriteitsniveau van inkopers? Welke type inkopers zijn er in te delen qua integriteitsniveau? Wat vinden inkopers het belang van integriteit in hun vak? En wat kan er gedaan worden om integriteit te verhogen? Deze vragen stonden centraal in een vragenlijst waaraan 195 mensen hebben deelgenomen. De karakteristieken van de respondenten laten een brede spreiding zien over persoonskenmerken, studie, functies, inkoop scope, spend verantwoordelijkheid, industrie en jaaromzet. De respondenten geven vaker aan dat zij meer een strategisch of tactisch functieniveau hebben dan operationeel. De brede spreiding geeft ondersteuning aan de generaliseerbaarheid van de resultaten. Conclusie over het belang en de aanpak Nagenoeg iedereen vindt integriteit in het algemeen belangrijk (98%). Ook voor succes in het inkoopvak vindt bijna iedereen integriteit belangrijk (88%). De respondenten herkennen de aandacht voor integriteit binnen hun bedrijf (72%) en een toename van de deze aandacht (63%). 18% vindt dit een hype. Als er wordt gevraagd of inkopers over het algemeen integer zijn, dan is ongeveer de helft het daarmee eens. De andere helft staat hier neutraal tegenover of is het hier niet mee eens. Ondanks de toenemende aandacht voor integriteit vindt 61% van de respondenten dat collega’s elkaar niet aanspreken op integer handelen. Ook herkent 40% van de respondenten in hun bedrijf voorbeelden van niet integer handelen. Veruit het belangrijkste middel voor het verbeteren van de integriteit binnen een bedrijf vinden de respondenten het creëren van een cultuur waarin mensen elkaar aanspreken op niet integer handelen (95%). Daarnaast geloven vier van de vijf respondenten in het nut van het opstellen van een gedragscode en het openlijk bespreken van integriteitsdilemma's. De meningen over de effectiviteit van het meten van integriteit, het aanstellen van een vertrouwenspersoon of een 'klokkenluiderregeling' zijn verdeeld. Het publiekelijk veroordelen van voorbeelden van niet integer handelen en een eed afleggen vindt de helft van de respondenten niet effectief om integriteit te bevorderen. Uit de toelichting van de respondenten blijkt ook de zorg dat de aandacht geen administratieve en tijdrovende procedure mag worden, zoals het bij Europees aanbesteden het geval is. Conclusie over persoonlijke integriteit Er zijn vijf situaties voorgelegd waarin een integriteitsafweging moet worden gemaakt. De respondenten neigen sterker naar de antwoorden met een hogere integriteitswaarde in de vijf situaties. Hiermee is te veronderstellen dat de respondenten behoorlijk integer zouden reageren.

25


De scores zijn echter niet genormeerd. Dat wil zeggen dat er geen vergelijking is te maken met andere beroepsgroepen. Let op: er kan sprake zijn van sociaal wenselijke antwoorden. De respondenten hebben namelijk een inschatting voor zichzelf gegeven. Toch zou van de respondenten: - 21% ook voor zichzelf een persoonlijke computer met een bedrijfsaankoop combineren “als de baas er mee instemt”, - 17% vleeswaren met resten schoonmaakmiddel, weliswaar onschadelijk, accepteren en leveren aan hun eindklant - 6% discrimineren op huidskleur, dikte en piercings bij de selectie van tijdelijk personeel. 38% zou dit accepteren van zijn/haar baas. 25% zou uiterlijkheden wel meenemen, maar niet huidskleur. - 7% een per ongeluk verstuurde bruto prijslijst gebruiken om hun leverancier direct mee onder druk te zetten. 13% zou de prijslijst gebruiken om een alternatieve leverancier te zoeken en dan de leverancier hiermee onder druk zetten. 55% zou persoonlijk met de leverancier voordeel uit zijn/haar vergissing proberen te halen. - 25% een verklaring van een agent accepteren dat er geen dwangarbeid plaatsvindt in hun levering uit China, terwijl ze weten dat het wel zo is. Conclusie over integriteit in inkoop Meer dan de helft van de respondenten geven aan dat zij een doosje wijn of een kerstpakket zouden accepteren. Voor een attentie onder 50 euro of een diner doet net iets minder dan de helft dit. Een golfclinic of een dagje zeilen ligt al gevoeliger maar bijna 40% zou het wel accepteren. Een weekendje weg zou 5% accepteren. De top vijf knelpunten waar de respondenten wel eens tegenaan lopen zijn:

hoe herhaalbaar en controleerbaar het selectieproces nu echt is of zij de leverancier moet verdedigen binnen uw organisatie of zij bedrijfsgevoelige informatie kunt delen of de beloning van hun collega's verantwoord is voor hun prestatie hoe nauwgezet zij de vastgelegde procedures moet volgen

Een aantal respondenten geeft aan dat integer handelen niet strijdig hoeft te zijn met het behalen van gewin. Zij beargumenteren dat het juist kan bijdragen aan bedrijfsdoelen.

26


Conclusie over meningen en ervaringen De respondent vinden de volgende drie dimensies het belangrijkst voor integriteit: Eerlijkheid Het nemen van verantwoordelijkheden Respect De respondent twijfelen het meest aan de volgende drie punten als het gaat om de integriteit van hun directe inkoopcollega's: Respect Oprechtheid De voorbeelden van niet integer handelen die de respondenten noemen gaan over het accepteren van attenties of giften tijdens onderhandelingen of het doen van een privé aanschaf bij bedrijfsleveranciers. De meest voorkomende voorbeelden van integer handelen zijn juist weer het spiegelbeeld. Dat wil zeggen het afslaan, retourneren of delen van giften Daarna volgen voorbeelden over eerlijk en open optreden in onderhandelingen. Het geven van duidelijke feedback aan leveranciers wordt ook als voorbeeld van integer handelen genoemd.

27


7 Tot slot Graag zouden wij iedereen willen bedanken voor hun bijdrage aan dit onderzoek. In het bijzonder natuurlijk degenen die de tijd en moeite hebben genomen om hun meningen te delen via de enquête. De uitvoering van dit onderzoek past in een breder onderzoekprogramma naar inkoopontwikkelingen. Scenter Institute werkt momenteel aan de opzet van een inkooppanel. Een inkooppanel, analoog aan panels die reeds in gebruik zijn door marketingbureaus, dit biedt een mogelijkheid voor efficiënte kwantitatieve dataverzameling, met behulp van online vragenlijsten, voor inkoop onderzoek. Een panel is een voorgeselecteerde en geprofileerde groep van mogelijke respondenten die periodiek voor korte onderzoeken worden benaderd. Door de profilering worden vragen scherper gericht op doelgroepen en bovendien worden alleen mensen benaderd die ook graag mee willen doen. Naast het kunnen uitvoeren van relatief snel kwantitatief onderzoek, voorziet een panel in het vormen van een community om de onderzoeksthema’s. Scenter Institute gaat het inkooppanel opzetten en beheren. De intentie van het inkooppanel is het verder brengen van het inkoopvakgebied door de uitvoering van onafhankelijk onderzoek. Mocht u interesse hebben om een bijdrage te leveren aan het inkooppanel of onderzoek naar ontwikkelingen in het inkoopvak neem dan contact op via [email protected] of 015-2781483. Alle andere feedback en vragen naar aanleiding van deze resultaten zijn natuurlijk ook welkom. Met vriendelijke groet, Sicco Santema - Scenter Institute Marc Reunis - Scenter Institute

28


Appendix A:

Opmerkingen bij aanpak integriteit

Voorbeeldfunctie van management (top down) Het is natuurlijk moeilijk te bepalen of een ander integer is. Als bedrijf moet je de policy voeren dat integriteit zeer hoog in het vaandel staat. Het goede voorbeeld geven van het management. Noem eens 1 klokkenluider waar het goed mee is afgelopen soms moet je kiezen tussen twee kwaden... wel /niet integer vertellen wat de klant wel / niet wil horen...dat moet je toch van geval tot geval bekijken en liefst niet alleen de beslissing nemen Vertrouwenspersoon kan niet altijd directe manager zijn maar moet iemand in de organisatie zijn die daar los van staat en op voldoende hoog niveau kan acteren een cultuur waarin het normaal is, door voorbeeld en gedrag en dat begint aan de top Een cultuur creëren waar integriteit een trade mark is van de afdeling procurement ik geloof niet zo zeer in het ondertekenen van de Nevi integriteitscode voor inkopers. dit garandeert nog helemaal niks. Er moet een juiste procedure zijn voor overtredingen, waarbij niet alleen inkoop wordt betrokken. Het gevaar bij andere afdelingen is misschien nog wel groter dan bij inkoop, omdat die vaak budgethoudend zijn. Integriteit wordt enorm onder een vergrootglas gelegd, maar gezond verstand moet weer gaan zegevieren.... Integriteit moet geen hinderlijke ambtelijke en dus tijdrovende situaties opleveren die de werkbaarheid der dingen aantasten. Denk hierbij aan de overdosis aandacht voor het (Europees) aanbesteden. Typisch bedacht door pluche-zitters in Den Haag, Brussel/Straatsburg. Door het management/directie het goede voorbeeld te geven en af te zien van snoepreisjes/extra benefits Voorbeeldgedrag hoger management en met name ook directie Integer handelen hoort in de opleiding van de inkoper

29


Appendix B:

Vergelijking normaal en hoog integere inkopers

Aantal Inkomen (Euro per jaar) Leeftijd Geslacht (% man) Opleiding (% hbo of wo) Jaaromzet (mln. per jaar) Belang van integriteit Integriteit nodig voor inkoopsucces Belang van integriteit aandacht voor integriteit groeit Inkopers zijn integer Aanpak van integriteit Gedragscode Incidenten opsporen Eed Dilemma's bespreken Cultuur Meetbaar maken Vertrouwenspersoon Klokkenluider regeling Wat zouden ze accepteren? Diner Kerstpakket Golfclinic Doosje wijn Dagje zeilen Concertkaarten Weekendje weg Attentie onder 50 euro (bijv. boekenbon) Dimensies van belang voor integriteit Handelen in maatschappelijk belang Normbesef Oprechtheid Bescheidenheid Eerlijkheid Het nemen van verantwoordelijkheden Respect Handelen in bedrijfsbelang Openheid

30

96 56k 39 88% 99% 25-50

71 69k 43 90% 99% 50-100

4,13 4,58 3,61 3,51

4,43 4,75 3,71 3,51

0,30 0,16 0,09 0,00

3,72 2,83 2,54 3,82 4,15 3,33 3,15 3,23

4,09 3,06 2,76 3,99 4,26 3,43 3,19 3,07

0,37 0,22 0,22 0,16 0,11 0,10 0,04 -0,16

1,34 1,27 1,54 1,28 1,58 1,56 1,94 1,43

1,57 1,45 1,71 1,43 1,70 1,67 1,96 1,43

0,23 0,18 0,18 0,15 0,12 0,11 0,02 0,00

3,41 4,03 4,18 2,84 4,36 4,30 4,33 4,23 3,75

3,72 4,28 4,34 2,94 4,45 4,32 4,34 4,17 3,63

0,31 0,25 0,16 0,10 0,08 0,03 0,01 -0,06 -0,12


Appendix C:

Voorbeelden lastige integriteitsvraagstuk

Het accepteren van een horloge met bedrijfslogo van een leverancier en het 6 maanden later inkopen van werkplaatstafels en stoelen, waarbij de order uiteindelijk naar een concurrerende leverancier is gegaan. Uitnodiging voor het bijwonen van een voetbalwedstrijd terwijl er nog onderhandelingen lopen t.b.v. het afsluiten van een raamovereenkomst 2008. In de situatie waar ik een accuboormachine privé aan heb geschaft tegen de gunstige condities die op mijn werkgever van toepassing waren. De betaling heb ik op verzoek van de leverancier contant en zonder factuur gedaan. Ik had van mijn werkgever vooraf akkoord gekregen voor de aanschaf. Vanaf dat moment speelde de aankoop in mijn beleving altijd een rol in de contacten met deze leverancier. Sindsdien heb ik nooit meer overwogen mijn positie als inkoper aan te wenden in privé aanschaffingen. Ik streef altijd naar een bovengemiddelde inkomensafspraak met de werkgever onder het motto dat dit helpt de eventuele verleidingen te weerstaan. Relatie van jaren op het spel zetten voor eenmalig financieel voordeel bij een niet integer bedrijf. In principe doe ik geen aanvraag privé bij bedrijven waar ik inkoop, mocht dit wel het geval zijn dan vraag ik altijd bij meer relaties ( zelfde vakgebied) een aanbieding zonder te wijzen op wie ik ben of wat mijn beroep/functie is. Hiermee voorkom je lastige afwegingen. Projecten waarbij er sprake is van gelijke aanbieders of met systeem integrators. Voor kerst vorig jaar een kalkoen kopen bij onze wild en gevogelte leverancier en bij ons bedrijf laten afleveren. Ik heb wel de juiste prijs ervoor betaald maar andere medewerkers hebben dat voordeel niet omdat ze niet op de afdeling inkoop werken. Nee, ik beschouw attenties van leveranciers als een aardige geste maar laat deze nooit van invloed zijn op zakelijke beslissingen. Collega heeft een hechte (persoonlijke) band met een directeur van een leverancier. Vaak zijn er slechte prestaties/leveringen. Het aanspreken van de leverancier moet omslachtig en "eruit" werken lukt niet. Nooit, bij twijfel immers niet ten faveure van mezelf handelen. Nee. Ik meen dat mijn leveranciers snel beseffen dat het niet uitmaakt of ik wel of niet iets krijg. Een etentje kan de relatie verbeteren en heeft invloed maar zie ik niet als onjuist. Wederzijds begrip kan een verbeterde dienst opleveren. Integer handelen staat voorop maar ik kan mij situaties indenken bij bepaalde takken van sport waar de druk voor inkopers hoger ligt. Ik denk dat eigen gewin sowieso geen discussiepunt mag zijn. Voordeel voor het bedrijf mits ethisch verantwoord te alle tijde. als een andere collega ingaat op een voorstel van de leverancier voor een boottocht of bijwonen van een sportwedstrijd.

31


Tijdens een reis naar Bangladesh moesten er acryl truien worden gekocht. De bestaande leverancier ging bij de eerste onderhandelingen niet overstag want de inkooprijs moest behoorlijk zakken ( hoge dollar). We werden uitgenodigd voor het diner en ik heb met de eigenaar van de fabriek lang gesproken over de gang van zaken in Nederland en hoe belangrijk het was dat we dezelfde verkoopprijs moesten houden en welke positie het bedrijf waar ik werkte, innam op de Nederlandse markt. Ik heb hem van alles en nog wat gevraagd over zijn fabriek en laten praten. Opeens zei de eigenaar: vertel jij maar de prijs die je kunt betalen dan ga ik akkoord. Toen waren de rollen omgedraaid. Ik wist dat de eigenaar zijn woord zou nakomen en ik wist ook dat hij een groot verlies zou lijden als hij die prijs zou accepteren. Ik heb uiteindelijk hem een betere prijs gegeven dan ik oorspronkelijk wilde maar ik was tevreden met de oplossing en de relatie. Ik heb me nooit in deze situatie bevonden. Heb > 25 jaar inkoopervaring en ben gelukkig nog nooit in zo'n situatie terecht gekomen. Op het moment dat iemand als totale prijs het laagst zit, maar op deelprijzen hoger zit als de concurrent. Moet ik dit dan melden om de laagste prijs nog lager te krijgen. Invoeren van een "weggeef" artikel in plaats van een "rotable" artikel. Dit met het oog op MVO. Integer handelen is altijd ten voordelen van het bedrijf. Ik zie hier geen afwegingen tussen integer handelen en voordeel voor het bedrijf. Deelname aan E-auction van een leverancier die niet op voorselectie had ingetekend. Deze leverancier dwong de uiteindelijke winnaar (anders monopolist!) tijdens E-auction tot zakken van de prijs. Soms laat ik de nummer 1 bij een heronderhandeling een beter aanbod doen omdat anders de switch tussen een leverancier intern niet te verkopen is. Eigenlijk zou je dan ook de nummer twee de mogelijkheid moeten geven om zijn aanbod te verbeteren. in een situatie dat ik een aanbieder/leverancier onvoldoende vetrouw. Meegaan met een voetbalwedstrijd. een uitnodiging voor een diner moeten accepteren, als je diezelfde dag kanalen voor parallelimport voor dezelfde producten hebt opgestart. Nee, integer handelen zit in jezelf en kan geleerd worden Nee, ik ben altijd open en recht door zee. Duidelijker kan ik niet zijn. Zowel intern als extern. Senior manager die zich liet omkopen. Wel of niet melden? Ja, had geen geld en mijn privé pc ging stuk. Moest pc's voor organisatie inkopen en vroeg leverancier (bij gebrek aan IT -kennis) welke van de 2 modellen die ik had uitgezocht (privé) het beste was. Ik kreeg er meteen één aangeboden. Aantrekkelijk maar nee. Na aanbieding van een betrekking binnen de organisatie van de leverancier. Een contract afgesloten met een clausule van eenzijdige opzegging zonder consequenties van het bedrijf en opzegtermijn van 6 mnd van toeleverancier met de wetenschap dat bedrijf op korte termijn relatie zou gaan verbreken. Voordeel: zeker stellen van leveringen.

32


Een leverancier gaf mij de aanbieding om voordelig in te kopen, én een cadeau voor de hele afdeling. Op dat moment besloot ik voor de hele afdeling dat dit niet kon. In het geval van een special bid korting bij een grens inkoop van 138 stuks.......... Special bid gold toentertijd voor 150 stuks en met als extra voordeel "eigen" gebruik van software voor de medewerkers...... Die afweging was erg lastig, omdat er 12 "dure" exemplaren op de plank kwamen te liggen ten koste van het bedrijf, maar wel 138 medewerkers gebruik van het programma konden maken waardoor de productiviteit bij thuiswerkers hoger zou kunnen worden. Al met al een advies aan de directie gegeven over de situatie en gezien de kosten waren zij degenen die besloten hebben de inkoop door te zetten. het accepteren van een golfclinic, opgelost door de helft van de uren als verlof te laten afboeken. Nauwelijks, altijd duidelijke lijn getrokken. Geen reizen, weekenden, grotere cadeaus, kortingen en privé voordelen,etc. Ook tegen punten sparen of extra aanbieding voor thuis. Altijd om korting gevraagd in plaats van! Wel zinvol etentje, relatiedag, voorstelling, klein relatiegeschenk. Afhankelijk van de relatie. Twijfel bij prijsvraag (manipulatie?), meer dan 1 kistje (3 flessen) wijn, etc. Nooit persoonlijk in (grote) verleiding gebracht, bijv. auto, YabYum, etc. Hangt waarschijnlijk met je eigen houding samen. Geen voorbeeld. Wel een opmerking. Als ik bij de twijfelvraag nooit invul, wil dat niet zeggen of ik iets wel of niet doe, slechts dat ik mijn integriteitsbeeld helder op mijn netvlies heb en dus niet twijfel in die situaties.

33


Appendix D:

Voorbeelden van niet-integer gedrag

Het aanbieden van het vergoeden van alle kosten voor een beursbezoek in München, vóórdat er een inkoop van soldeerapparatuur ging plaatsvinden, waarbij deze leverancier één van de potentiële leveranciers was. Het accepteren van een TV; dit heeft geen relatie tot het werk (alleen persoonlijk gewin). Buiten de inkoop om contracten laten tekenen door (niet bevoegde) medewerkers, terwijl er wel duidelijke afspraken gemaakt zijn omtrent aangaan van verplichtingen met die leverancier. Een van mijn inkopers was belast met een nieuw contract voor copiers. Hij kreeg een matige prijs. De directeur van dat bedrijf kwam gedurende de onderhandeling mij opzoeken en deed ter plekke 33% van de prijs af. Ik heb hem de deur gewezen omdat hij mijn inkoper niet serieus heeft genomen. Een goed contract is met een andere aanbieder afgesloten. Maatschappelijk verantwoord handelen staat bij mij hoog in het vaandel toch omwille van tijds- en prijsdruk wordt daar nog al eens overheen gestapt en worden bijvoorbeeld op milieuaspecten minder accenten gelegd bij de selectie van een leverancier of product - de aankoop van een airco unit voor het bedrijf waarvoor ik inkoop. Voetbal uitje in het buitenland. Aannemen van buitenlandse fabrieksbezoeken van enkele dagen. Dit zijn doorgaans verkapte en/of verpakte vakantiereisjes. Privé aanbod aannemen op een proefrit van 2 weken te maken als inkoper bij een organisatie. Talloze situaties waarin interne gebruikers op de avances van leveranciers ingaan. zeiltocht, kaartjes voor musical, opgestuurde voetbalkaartjes; directeur/eigenaar met de bank naar WK-voetbal! Ook: interne klant neemt in het beoordelingsstadium contact op met de favoriete leverancier om ongunstig aspect in de aanbieding verder toe te lichten (bij welke gelegenheid condities natuurlijk bijgedraaid worden naar verbetering van het aanbod). Een leverancier zorgde dat hij vanaf onze werkvloer belangrijke informatie in handen over de concurrent kreeg. Hij wist dat de informatie op de werkvloer aanwezig was, door onze crossfunctionele benadering, en heeft daar misbruik van gemaakt. Onze onderhandelingspositie was volledig weg. Wij kwamen hier later achter, de leverancier is geen leverancier meer bij ons. voordelig voor zichzelf, goederen tegen zeer gereduceerd tarief kopen(+/15%van de werkelijke waarde). Nee, ik werk als prof. inkoopadviseur mensen die mij beroepshalve kennen mijn normen m.b.t. integriteit. Ja prijsafspraken met bestaande leveranciers na offerte vergelijking Ik weet van mijn collega dat hij bij een van onze leverancier thuis een pakket laat afleveren voor de kerst.

34


leverancier levert slechte kwaliteit maar sponsort het team van het hoofd van een afdeling. Voorbeelden te over, veel verkopers van "de oude stempel" denken nog steeds dat belazeren (zoveel mogelijk winst maken op korte termijn) de beste manier is om te verkopen. Ja, een potentiële nieuwe leverancier heeft mij ooit privé een omzetbonus aangeboden. vaak vermoedens maar geen concrete bewijzen. aan de hand van een aanvraag nam de gevraagde leverancier contact op met de huidige leverancier, ondanks dat om geheimhouding was gevraagd. Geschenk tijdens Europese aanbesteding. een leverancier die iet de waarheid vertelt. iets wat later blijkt uit onderzoek via andere kanalen. Te veel om op te noemen maar met name het niet integere gedrag van leveranciers met 'omkoopacties'( uitnodigingen,cadeaus etc.) Verkeerde prijs geoffreerd en hier misbruik van maken. 1 collega doet 99% v alle zaken met een bepaalde leverancier; soms lijkt het erop of hij dar werkt en niet bij ons. Partijdigheid = niet integer Tijdens een onderhandeling ongevraagd het privé adres aan de leverancier geven. leverancier wil mij uit eten meenemen, omdat we het niet geheel eens zijn over het eindresultaat van zijn opdracht(uitvoering). Wil op die manier weer in een goed blaadje trachten te komen. Diverse malen dat een leverancier het niet wordt, deze bij de directie gaat klagen om de opdracht alsnog te krijgen. Ja dat kan ik wel, maar doe ik niet. aannemen bij vertrek van inkoper van geschenken. niet bewust. Collega gaf als feedback over de prijs na een openbare procedure waarbij 1 inschrijver overbleef: "je bent veel te duur joh!", waardoor kansen op concurrentie gerichte dialoog afnemen. Ja, bij 1 van mijn vorige werkgevers. Nodigt de leverancier tijdens de selectiefase DMU's uit om naar het Nederlands elftal te gaan kijken, terwijl er een beslissing genomen moet worden over een contract van 80 miljoen. de leverancier die de offerte van de concurrent uit de handen grist Nee, dit soort info hoort bij het integer gedrag van de inkoper. Hoewel ik wel voorbeelden heb, maar bij het publiceren of kenbaar maken wordt je zwaar gestraft. Het aannemen van werkzaamheden thuis door aannemers van collegae en/of leidinggevende! Beweren dat je over je een lagere offerte beschikt, terwijl dit feitelijk niet zo is. Nee, situatie heeft zich niet voor gedaan Leverancier geeft aan dat er persoonlijk voordeel te behalen valt bij doorgaan van de deal.

35


ja, bij een opdrachtgever ging collega geregeld naar concerten/ op reis/ lunches/diners etc op uitnodiging van leveranciers. Had zelfs gekregen PC/copier/fax/camera etc. thuis Onderling uitspelen van afdelingen binnen de organisatie. Of dit bewust gedaan wordt laat ik in het midden, dat is aan het soort leverancier. Vele voorbeelden, met name in de aannemingswereld, hier werden aanbiedingen om werkzaamheden bij collega's thuis uit te voeren niet afgeslagen in ruil voor een opdracht. Ook werden veel naar opdrachten gemanipuleerd om eigen tekortkomingen in de uitvoering van een project te maskeren. tijdens aanbestedingen wordt van alles aangeboden om maar in de gunst te komen. Als dat niet werkt wordt er met modder gegooid om een inkoper uit zijn of haar functie te krijgen. ik kan er een boek over schrijven met collega's en leveranciers in de hoofdrol. het kerstpakket niet aan de personeelsvereniging schenken. dagje uit naar de formule 1 in Marokko. Onder druk meegaan met (persoonlijk)belang directie (regelmatig). Er heerst angst (baan, functie)in organisaties. Zelf heb ik mij daar nooit zo veel van aangetrokken, maar zag het wel veel om mij heen. Voorbeelden collega's: Accepteren van buitenlandse reis. Leveranciers ongevraagd een prijsverhoging toestaan. Directielid die aannemer bedrijf eigen huis laat verbouwen. Directeur wil speciale leaseauto (met korting) om vervolgens afname bedrijfswagens van hetzelfde merk door te drukken (manipuleren in MT). Wel veel proefballonnetjes van leveranciers gesignaleerd. Je eerste reactie is dan belangrijk. Bestellen van producten die door de organisatie verboden zijn te bestellen.

36


Appendix E:

Voorbeelden van integer gedrag

Kan geen voorbeeld geven. Het aanbod afslaan om in Italië te komen kijken naar een productierun (wat niet noodzakelijk was in dit geval). Ik heb een groot schoonmaakcontract per direct gestopt wegens wanprestatie, ook na herhaaldelijk overleg hierover. Ik heb het bedrijf van verdere deelname uitgesloten voor de komende onderhandelingen. De directeur kwam mij enkele maanden daarna, zonder bijbedoelingen, bedanken voor deze heldere stap, die hem in de bedrijfsvoering ook verder had geholpen. Buitenlandse fabrieksbezoeken/reizen afzeggen. Retourneren van geschenken. Waarbij de interne klant (en mijn leidinggevende!)zijn (bij mij bekende) persoonlijke voorkeur voor de leverancier zag stranden in een "objectief" gunningsproces. Bij het aanbod van persoonlijke giften tijdens de onderhandelingen. Wanneer dit gebeurt wordt dit absoluut niet geaccepteerd en wordt de positie van de leverancier zwakker. Wanneer er na een afgesloten deal een aanbod van iets komt wordt dit altijd in overleg met directie aanvaard (of niet). Bij het aanbieden van niet zaakgerelateerde geschenken of uitjes. Afweging en bespreekbaar maken van situatie en (on)mogelijkheden. Tijdens contracttraject toch golfclinic afgeslagen. Ondanks al jarenlange samenwerking. Ik heb de leverancier duidelijk gemaakt dat ik het voorstel niet gehoord heb en dat ik alle vertrouwen heb in de leverancier en dat de onderhandelingen na een pauze van 15 minuten hervat konden worden, waarbij de offerte(met de reeds gunstigste condities) definitief zou worden vastgesteld. Dit heeft mijn werkgever het 1e jaar een extra inkoopvoordeel van 50K opgeleverd. In de inmiddels reeds vele jarendurende relatie is hier nooit meer met 1 woord over gerept, het beginnende bedrijfje van toen is inmiddels een middelgroot succesvol bedrijf, waarvan de algemeen directeur alleen mij nog als enige relatie zelf bezoekt. Hij en ik weten ervan, verder niemand en dat zal ook zo blijven. Ik deel kerst"giften" met mijn collega's in de fabriek. (Als ik alle wijn moet opdrinken, dan heb ik een kater tot eind juni) Fabriekspersoneel werkt er ook voor, en daardoor heb ik een goede band met hen. Vaak krijg ik goede infobetrokkenheid bij inkoopaangelegenheden. de rug recht houden wanneer er binnen de eigen organisatie belangen zijn welke richting een bepaalde leverancier neigen. Diverse gevallen waar ondergetekende de 'twijfelachtige eer te beurt viel maar het meeste respect werd afgedwongen door die leveranciers die een eerder ingenomen ethisch standpunt volhielden en vervolgens na de normale selectiecriteria de order gegund werden. Vrijkaarten voor de TT geweigerd. Door kosten te nemen in het belang van MVO.

37


Terugtrekken van een aankondiging van een aanbesteding na besef dat omzeteisen te hoog waren gesteld. Ja, collega inkoper werd naar zijn privé-adres gevraagd, dan zouden er even wat "zaken" worden opgestuurd door een leverancier. Collega heeft vriendelijk bedankt. kopen bij een buurman en toch de laagste prijs ten opzichte van een benchmark bedingen. Ja, een leverancier heeft aangeboden een exclusief diner te geven als leverancier preferred supplier zou worden. Leverancier is te kennen gegeven niet meer met dit soort aanbiedingen te komen. Het weigeren van het in ontvangst nemen van dure geschenken of aanbiedingen. Claim situatie, waarin we hebben kunnen aantonen dat de leverancier (QA) in eerste instantie de onwaarheid vertelde en uiteindelijk toch de relatie konden behouden/ claim voor ons positief afronden. In het verleden een leverancier die (herhaaldelijk) benadrukte dat hij perse de order wilde binnenhalen en er iets voor over heeft. Leverancier biedt enkele tonnen aan bij doorgaan van de deal aan mij persoonlijk. Geweigerd, geen zaken meer mee gedaan. auto gekocht van het zelfde merk waarbij hij directeur hier vooraf heeft ingelicht. geen commentaar. Onderaannemer heeft aangeboden goed voor mij te zorgen wanneer hij de opdracht zou krijgen. De desbetreffende partij heeft geen opdracht gekregen. tijdens aanbestedingstraject uitnodiging voor een concert afgewezen. Zelf is het mij wel gelukt, maar heb veel dubieuze transacties om mij heen gezien. Meestal zijn het twijfelgevallen en wordt integriteit even weggerationaliseerd.

38

Integriteit in Inkoop

Recommend Documents