gemeente Eindhoven
Sector Control
Raadsnummer 09. R/I/4. OOI Inboeknummer o9bstoo756 Beslisdatum B%W a juni 2009 Dossiernummer 9I7.455
Raadsvoorstel tot het uaststellen uan het jaarverslag en de jaarrekening uan de gemeente Eindhoven over 2008 Inleiding Jaarlijks stellen wij het jaarverslag en de jaarrekening op en leggen met deze stukken verantwoording af aan uw raad over het gevoerde beleid en de financien. Hierbij bieden wij u ter vaststelling het jaarverslag en de jaarrekening over 2008 aan, zoals opgenomen in het Concernverslag en de Concernrekening deel II. Hiermee wordt voldaan aan artikel 197 van de Gemeentewet. Nieuw is dat er voor gekozen is om de wettelijke verplichting van rapportage aan de raad over dienstverlening en burgerparticipatie, op te nemen in het jaarverslag in de vorm van een paragraaf Burgerjaarverslag. Dit raadsvoorstel bevat geen samenvatting van het jaarverslag, maar behandelt een aantal formele punten en geeft informatie over het proces.
Doelstelling 1 Verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde beleid en definancien. 2 Voldoen aan artikel 197 van de Gemeentewet.
3 Rapporteren aan de raad over de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening en burgerparticipatie. 4 Voldoen aan artikel 170 lid 2 van de Gemeentewet. Voorstel
1 Het jaarverslag en de jaarrekening van de gemeente Eindhoven over 2008 vast te stellen.
2 In te stemmen met de uitgaven boven de begroting per programmaonderdeel. 3 In te stemmen met de volgende resultaatafwikkeling A Het negatief rekeningresultaat tgv reguliere activiteiten ad 6 6,9 miljoen ten laste brengen van het Eigen Kapitaal; B Het negatief rekeningresultaat tgv afwaardering netwerkbedrijven ad E 63,6 miljoen ten laste brengen van de reserve beleggingen NRE. 4 In te stemmen met de in de jaarrekening 2008 gevormde voorziening van E 63,6 miljoen ten behoeve van de afwaardering netwerkbedrijven;
Raadsnummer
5 In te stemmen met de in de jaarrekening 2008 gevormde risicovoorziening van 7,8 miljoen ten behoeve van het niet behalen van de met de BOR-gemeenten overeengekomen woningbouwproductie. 6 In te stemmen met de in de jaarrekening 2008 verwerkte vrijval uit de voorziening woonprogramma van 6 2.462.273,ÃćâĆňâĂİ en inzet hiervan ter
gedeeltelijke afdekking van de gevormde risicovoorziening woningbouwproductie. 7 A Voor de volgende reserves de maximum standen als volgt vast te stellen Reserve Educatieve agenda ÃćâĆňâĂİ maximum 6 1.700.000,ÃćâĆňâĂİ ; Reserve projecten SDK ÃćâĆňâĂİ maximum E 1.250.000,ÃćâĆňâĂİ.
B Na aanpassing van de maximumstanden zoals genoemd onder A voor de volgende reserves eenmalig akkoord gaan met overschrijding van de maximumstand: Reserve Huisvesting onderwijs met E 547.000,ÃćâĆňâĂİ ; Reserve educatieve agenda met E 902.000,ÃćâĆňâĂİ ; Reserve projecten SDK met C 218.000,ÃćâĆňâĂİ ;
Reserve onderhoudsprojecten SOB met 6 300.000,ÃćâĆňâĂİ.
8 Kennis te nemen van A.de bevindingen van de accountant. B.de Vervolgacties naar aanleiding van de bevindingen van de accountant waaronder - Verbeteren procesgang reserveren restant-budgetten; - Versterken begrotingsbeheer; - Factuurcontrole WMO.
Argumenten 1.1 Wettelijke voorschriften
Conform wettelijke voorschriften legt het college aan de raad over elk begrotingsjaar verantwoording af over het door hem gevoerde bestuur, onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. De raad dient vervolgens deze stukken vast te stellen voor 15 juli van het jaar volgend op het begrotingsjaar. Conform wettelijke voorschriften brengt de burgemeester tegelijk met het jaarverslag en jaarrekening een burgerjaarverslag uit waarin hij rapporteert over de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening en de kwaliteit van de procedures op het vlak van burgerparticipatie. 1.2 Informatie medebepalend voor Kadernota en Programmabegroting Zoals reeds is aangegeven leggen wij met het Concernverslag en de Concernrekening verantwoording af over de uitvoering van het beleid in 2008, zowel inhoudelijk als financieel. Als onderdeel van het cyclisch proces levert deze verantwoording stuurinformatie op. Deze stuurinformatie is met name relevant voor onderwerpen waar het gevoerde beleid niet tot de gewenste effecten heeft geleid. Soms is hierop bijsturing nodig. Op deze onderwerpen is de informatie
Raadsnummer
mede bepalend voor de planning van activiteiten en intensiveringen in een nieuwe Kadernota en Programmabegroting. 2.1 Formele afwi kkeli nglbeslui tvormi ng: uitgaven
Het vaststellen van de verantwoordingsdocumenten vraagt een aantal formele besluiten. Een van de benodigde besluiten is instemmen met de uitgaven boven de beg roting.
Bij het opstellen van de jaarrekening is geconstateerd dat op verschillende programma’s budgetoverschrijdingen zijn gemaakt. In een groot aantal gevallen heeft dit een eenvoudige verklaring. Bijvoorbeeld bijdragen van het Rijk die niet begroot waren en als ontvangst geboekt worden (overschrijding baten) en vervolgens in een voorziening gestort worden omdat ze nog niet of deels ingezet zijn (overschrijding lasten). Een ander voorbeeld zijn de kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar die niet tijdig (bijvoorbeeld bij een tussentijdse rapportage) konden worden gesignaleerd en begrotingstechnisch worden bijgesteld. Vermeld dient te worden dat bij deze programma’s soms ook op onderdelen budgetonderschrijdingen zijn te zien. Echter deze onderschrijdingen betekenen veelal niet dat er een voordeel bij deze onderdelen ontstaat omdat hier vaak sprake is van restantbudgetten welke bij het opstellen van de jaarrekening worden gereserveerd om deze in 2009 te kunnen inzetten voor het doel waarvoor ze in een eerder stadium zijn toegekend (uitvoering is getemporiseerd). Dit is conform de criteria die hiervoor zijn opgesteld en uw raad heeft het college hiertoe gemandateerd. Totaal is op deze manier in 2008 voort 30,4 miljoen aan restantmiddelen gereserveerd. Op basis van het overzicht, zoals opgenomen in paragraaf 5.1 "programmarekening" van het Concernverslag, kan worden geconstateerd dat van 11 programmaonder-delen de totale lasten, zoals opgenomen in de gewijzigde begroting, worden overschreden. Het totaalbedrag van deze overschrijdingen bedraagt E 21,9 miljoen inzake reguliere activiteiten en E 63,6 miljoen als gevolg van de vorming voorziening afwaardering netwerkbedrijven. Van alle overschrijdingen kan worden vastgesteld dat zij passen binnen het vastgestelde beleid dan wel het gevolg zijn van BBV-regelgeving. Wij vragen u alsnog in te stemmen met de aangegeven uitgaven boven de begroting. Voor een uitgebreide toelichting op de afwijkingen verwijzen wij u naar hoofdstuk 4 van het concernverslag. Daar is in de verantwoording per programmaonderdeel bij het onderdeel "Wat heeft het gekost" een analyse gegeven van de belangrijkste financiele afwijkingen. 3.1 Formele afwi kkeli nglbeslui tvormi ng: resul taa tafwi kkeli ng
Zoals hiervoor al aangegeven vraagt het vaststellen van de verantwoordingsdocumenten om een aantal formele besluiten. Naast instemmen met de aangegeven uitgaven boven de begroting is dit de resultaatafwikkeling.
Raadsnummer
Over het jaar 2008 is ten gevolge van de reguliere activiteiten van de gemeente Eindhoven een negatief rekeningresultaat (na mutaties in reserves) van 6 6,9 miljoen behaald. Dit is het resultaat inclusief de vorming risicovoorziening woningbouwproductie. Voorstel is om dit resultaat te onttrekken aan het eigen kapitaal (algemene middelen). Naast dit resultaat van 6 6,9 miljoen negatief is het resultaat negatief beinvloedt door de vorming van een voorziening inzake afwaardering netwerkbedrijven van < 63,6 miljoen De gemeente Eindhoven heeft haar aandelen in de netwerkbedrijven, zijnde NRE/PUF Participations (73,3’/o) en ObN-NetH Participations (100’/o), geactiveerd op
de balans tegen de historische kostprijs van respectievelijk 610,2 miljoen en 655 miljoen. Daarnaast heeft de gemeente aan ObN-NetH Participations een kortlopende lening verstrekt van 660,6 miljoen voor de aflossing van de achtergestelde lening van het Macquarie European lnfrastructure Fund (MEIF). Ook deze lening is, inclusief de opgelopen rente, geactiveerd op de balans van de gemeente. Jaarlijks moeten de twee netwerkbedrijven vanuit de internationale IFRSboekhoudregels bij het opstellen van de jaarrekening een impairmenttest uitvoeren. Uit deze jaarlijkse test blijkt dat als gevolg van verdergaande regulering en dan met name de lagere vaststelling van (toekomstige) tarieven door de NMA/Energiekamer, de op de balans geactiveerde goodwill, zijnde toekomstige verdiencapaciteit, gedeeltelijk afgewaardeerd moet worden. Dit leidt bij de bedrijven tot een lager Eigen Vermogen en bij de aandeelhouder (de gemeenten) tot een lagere marktwaarde van de som van de aandelen en de kortlopende lening. Als de marktwaarde zakt tot onder de boekwaarde, zoals bij de gemeente op de balans wordt opgenomen, zal ook bij de gemeente een afwaardering moeten plaatsvinden. Dit met inachtneming van de verschillen tussen de boekhoudregels (BBV en IFRS). Voor de gemeente Eindhoven betekent dit dat we de boekwaarde van Obn-NetH (som van aandelen en lening) zouden moeten afwaarderen met E 63,6 miljoen, voor NRE is afwaardering niet van toepassing (daar is nog sprake van "overwaarde"). Echter, hierbij speelt de voorgenomen fusie tussen beide bedrijven een rol. Hoewel de twee bedrijven al wel reeds in operationele zin geintegreerd zijn, is een juridische fusie nog niet voltrokken. De voorbereidingen hiervoor zijn reeds gestart maar dit traject is nog niet afgerond. Er is voldoende reden om aan te nemen dat de gezamenlijke marktwaarde na fusie hoger zal zijn dan de huidige waardering van de bedrijven afzonderlijk (inclusief het conform BBV afwaarderen). In dat geval zal een volledige afwaardering van E 63,6 miljoen wellicht niet noodzakelijk zijn. Om die reden is er voor gekozen om nu niet de som van de deelneming in en de lening aan ObN-NetH af te waarderen maar hiervoor een voorziening te treffen. Als na fusie blijkt dat afboeking van de gemeentelijke activa niet of niet geheel nodig is, kan deze voorziening weer (deels) vrijvallen ten gunste van het resultaat 2009. In 2009 zal hiervoor, op basis van een
Raadsnummer
meer definitief inzicht in de financiele positie van de bedrijven, een nieuwe analyse van de marktwaarde versus boekwaarde moeten worden gemaakt. Op dit moment is de verwachting dat de vrijval zal liggen tussen de E 40 en 6 50 miljoen..
Voor het negatieve resultaat als gevolg van het vormen van de voorziening, zijnde 6 63,6 miljoen, wordt nu voorgesteld om deze te onttrekken uit de reserve beleggingen NRE. In deze reserve is een deel van de middelen van de verkoop van NRE afgezonderd (E 100 miljoen). Bij het instellen van deze reserve is besloten deze buiten de systematiek van de omslagrente te houden. Er wordt dus geen rente over de reserve berekend. Het afzonderen van een deel van de reserve heeft geen consequenties voor de onderliggende beleggingen en derhalve ook niet voor de meerjarenbegroting. Daarnaast is voor de reserve geen bestemming aangewezen. De reserve kan dus ingezet worden om het negatieve resultaat af te dekken. Ten aanzien van het proces van bepaling van de bedragen: na overleg tussen de directie van de netwerkbedrijven en de externe adviseur die wij hebben ingeschakeld voor een review, hebben de beide accountants van de netwerkbedrijven en de gemeente een (eind)advies uitgebracht ten aanzien van de waardering van de netwerkbedrijven. Dat advies is door de gemeente overgenomen en verwerkt in de cijfers.
4.1 Wettelijke verplichtinginzake BB V regeigevi ng
Zie toelichting onder 3.1 inzake afwaardering netwerkbedrijven 5.7 Wettelijke verplichting vormen voorziening BBV artikel 44 geeft aan dat voorzieningen dienen te worden gevormd wegens op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten.
Aangezien het project ten aanzien van de woningbouwproductie in 2005 gestart is en in 2009 zou moeten eindigen kon bij het opstellen van de jaarrekening 2008 met name met betrekking tot de afspraken die gemaakt zijn met de BOR gemeenten redelijkerwijs worden ingeschat of de beoogde doelstellingen haalbaar zijn. Op grond van huidige inschattingen wordt verwacht dat op 1 januari 2010 in totaal 1.460 woningen (netto nieuwbouw) te weinig gebouwd zullen zijn. Dit betekent vanuit de BOR-afspraken dat bij het niet nakomen van de gemaakte afspraken en indien de gemeente Eindhoven hierin "verwijtbaar" wordt bevonden door de bestuurscommissie, dit een boete oplevert van rond de 6 31 min. Indien we binnen 2 jaar na oplegging van de boete alsnog de 1.460 woningen uit het programma realiseren, krijgen we hiervoor voor het deel dat is gerealiseerd) een
Raadsnummer
stimuleringsbijdrage uitgekeerd tot een maximum van 75a/o van het opgelegde boetebedrag (artikel 13.6 uit het convenant regionale samenwerking stedelijk gebied Eindhoven). De verwachting is dat dit gehaald wordt. Dit betekent derhalve een (netto) boete van E 7,8 miljoen. Aangezien de 75a/o terugstorting een ’harde’ regeling betreft, kon in de jaarrekening volstaan worden met een storting van afgerond E 7,8 miljoen in de Risicovoorziening Woningbouwproductie 2005-2009. Over de vorming van de voorziening heeft afstemming plaatsgevonden met de accountant. In relatie tot het bovenstaande dient nog het volgende te worden opgemerkt. De boetebedragen worden, conform afspraak, gestort in het Financieringsfonds. Eindhoven is netto-ontvanger van het Financieringsfonds; dat wil zeggen dat de gemeente Eindhoven de afgelopen jaren meer financiele middelen uit het Financieringsfonds heeft ontvangen dan eraan bijgedragen (41a/a meer). Omdat de verwachting is dat nagenoeg alle BOR-gemeenten aanzienlijke boetebedragen moeten gaan betalen, kan er dus vanuit worden gegaan dat de boetebedragen met opslag terugkomen. In het kader van het netto effect van het instellen van deze voorziening voor het resultaat is de navolgende passage (5.1) eveneens relevant. 6.11/rij val voorziening
Met het Rijk (via het SRE) zijn afspraken gemaakt om in Eindhoven per jaar 1.500 woningen te realiseren, met een totaal van 7.500 woningen (zowel vervanging als nieuwbouw). Hiervoor ontvangt de gemeente een Rijksvergoeding van E 950,ÃćâĆňâĂİ per
woning (zogenaamde BLS-gelden) indien de woning voor 2010 is gerealiseerd. Dit geld is in de begroting voor 50
Raadsnummer
Tevens is het van belang te vermelden dat het bedrag per woning, wat tot nu toe is ontvangen, is gebaseerd op de regionale ambitie (24.067 woningen) en niet op de afspraken met het Rijk (15.735 woningen). Omdat de regionale ambitie van 24.067 woningen niet gerealiseerd wordt zijn er 2 mogelijke scenario’ s. Indien er in de regio 15.735 woningen gerealiseerd gaan worden, zoals afgesproken met het Rijk, zal er in de regio E 8.000.000,ÃćâĆňâĂİ aan extra BLS gelden worden uitgekeerd, waarvan
de gemeente Eindhoven ongeveer < 3.500.000,ÃćâĆňâĂİ aan BLS-middelen zal ontvangen. Indien de regio de 15.735 niet zal halen zal er 6 1.200.000,ÃćâĆňâĂİ extra uitgekeerd gaan worden, waarvan de gemeente Eindhoven E 700.000,ÃćâĆňâĂİ aan extra BLS middelen zal
ontvangen. Een te zijner tijd in dit kader te ontvangen bedrag kan op het moment van ontvangst als bijdrage in voorziening woonprogramma worden gestort dan wel als dekking voor de risicovoorziening van het niet behalen van de woningbouwproductie. 7.1 Overschrij di ng maxi mumstand
Bij de instelling van de reserve wordt door uw raad veelal een maximale stand vastgesteld. Bij de opschoningsactie van alle reserves die in 2008 heeft plaatsgevonden zijn alle maximumstanden nogmaals een keer tegen het licht gehouden en indien nodig (in relatie tot de achterliggende verplichtingen of risico’ s) bijgesteld. Bij het opstellen van de jaarrekening is echter gebleken dat voor een viertal reserves het maximum is overschreden. De overschrijding kent een tweetal soorten oorzaken, te weten
a via begrotingswijziging zijn extra middelen in de reserve gestort dan wel zijn een aantal reserves samengevoegd. Dit is van toepassing voor de Reserve Educatieve agenda en de Reserve projecten Sportbedrijf De Karpen. Dit is een structurele overschrijding waarvan wordt voorgesteld om hiervoor de maximumstand op te hogen; b bij het opstellen van de jaarrekening worden restant budgetten 2008, indien deze voldoen aan een aantal criteria, toegevoegd aan de reserves. Uw raad heeft ons college hiertoe gemandateerd om het hiermee mogelijk te maken dat deze middelen in 2009 ingezet kunnen worden voor het doel waarvoor ze, in een eerder stadium, zijn toegekend. Toevoeging van deze restant-budgetten heeft er bij een viertal reserves voor gezorgd dat de maximumstand wordt overschreden. Omdat het hier gaat om een eenmalige overschrijding waarbij de middelen ingezet worden voor 2009, wordt voorgesteld om voor deze reserves eenmalig in te stemmen met overschrijding van de maximumstand. Voor een tweetal reserves is er een combinatie te zien van zowel de oorzaak genoemd onder a als de oorzaak genoemd onder b. Hiervan wordt voorgesteld om eerst akkoord te gaan met het aanpassen van de maximumstand en daarna de eenmalige overschrijding toe te staan. 8.1 Wettelijke voorschriften
Raadsnummer
Conform wettelijke voorschriften dient het college bij overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag tevens de accountantsverklaring en verslag van bevindingen daarbij te voegen. De accountant komt tot een goedkeurende verklaring op het gebied van getrouwheid en rechtmatigheid. In het rapport van bevindingen zijn de door de accountant uit de controle 2008 voortvloeiende bevindingen vastgelegd. De top 3 die de accountant noemt om met voorrang op te pakken worden hierna genoemd en wordt in een reactie aangegeven hoe hiermee zal worden omgegaan. Verbeteren interne procesgang rondom de plannings- en verantwoordingsinformatie van organisatie aan college en gemeenteraad. Hierbij adviseert EKY het college in brede zin het proces rondom de totstandkoming van de jaarrekening maar ook van de tussentijdse cijfers, kadernota en begroting aan te scherpen. Reactie: zoals hierna bij planning en uitvoering met betrekking tot de tijdigheid en kwaliteitis aangegeven heeft het proces van de totstandkoming van dejaarrekening last ondervonden van het opstarten van de nieuwe organisa ti e en de nieuwe werkwijze. De oorzaak ligt met namei n het moeizaam tijdig beschikbaar krijgen van (kwali ta ti ef goede) i nforma ti e. Ook bij andere processenli nstrumenten speelt dat nadrukkelijk. Bekeken dient te worden hoe di t aspect kan worden verbeterd. Di t dient voor het management nadrukkelijk een aandachtspunt te zijn da t periodiek wordt besproken. Wat betreft de opmerking van de accountant met betrekking tot de kwali tei tscheck kan worden opgemerkt dat er vanaf 1januari 2009 sprakeis van een centrale sector Control die di t aspect zal oppakken.
Het versterken van het begrotingsbeheer om grote afwijkingen tussen de begrote en werkelijke baten en lasten te voorkomen. Reactie: De opmerkinginzake het begroti ngsbeheer onderschrijven wij temeer daarcfeopmerking door E8rYookbij devorigejaarrekeningisgemaakt. Dit heeftin 2008 geleidt tot verdere acties om het tussentijdse verantwoordi ngsproces nog verder te verbeteren. Zoi s gevraagd om voor verwachte afwijkingen tussen begroting en werkelijkheid van groter dan 6200.000,– bij de tussentijdse rapportages een begroti ngswij zi ging aan te leveren. In 2007 was di t bedrag nog
c 1 mij(oen. Ditheefter wel toegeleiddatdeafwijking tussen degewijzigde begroting en realisatie kleineri s geworden (Lasten: 2007680 mi j loen; 2008 e 55 miljoen. Baten: 2007 39mijloen; 2008 21 mijloen). Echter afgezet tot het begrote bedrag is de afwijking, zeker voor wat betreft de lasten, nog fors te noemen (lasten ruim 79o, baten ruim 3%o). Er zal daarom i n 2009 bekeken worden hoe di t proces nog verder kan worden verbeterd. O.a. dient gekeken te worden naar het verbeteren van het plannings- en begrotingsproces. Verder worden nog voor de zomervakantie managementcontracten afgesloten tussen college, di recti eraad en sectormanagement. Hierin zal het begroti ngsbeheer als een van het belangrijkste aandachtspunt worden meegenomen en zal de stand van zaken periodiek worden besproken.
Raadsnummer
Daarnaast zullen we bij de tweede tussentijdse rapportage een financiele afsluiting laten plaatsvinden. Hiermee wordt het beter mogelijk om op een eerder tijdstip afwijkingen, zowelin positieve alsin negatievezin, te constateren, te rapporteren en bij te sturen. Van belang hierbij is om te vermelden dat de accountant ook een opmerking maakti n het kader van het grote bedrag aan restantbudgetten welke bij dejaarrekening wordengereserveerd. Wij onderkennen deze opmerking temeer daar wij constateren dat er tussentijds geen melding is gemaakt van het niet tot besteding komen van deze middelen. De constatering vindt nu te laat plaats (bij dejaarrekening) waardoor nu totaal voor 6 30,4 mijloen aan middeleni s gereserveerd omdat deinhoudelijke acti vi tei ten van belang zijn en later worden uitgevoerd. De reserveringen voldoen allen aan de criteria die hieraan zijn gesteld, echter het totale bedragi s hoog te noemen. Heti n deze mate doorschuiven van middelen voldoet weliswaar aan de formele eisen di e hieraan gesteld worden, echter ons college realiseert zich dat wij hiermee het budgetrecht van de raad raken. In di t kader willen wij daarom de procesgang rondom di t soort reserveringen verbeteren zodat wij eerderi n staat zijn om bij te sturen en ookuw raadin de gelegenheid wordtgeste/dom mee testuren. Wij zullen di t onderwerp nader besprekeni n de commissie begroting en verantwoording.
De ontwikkeling van de resultaten/cash flows en het risicobeheer betreffende verbonden partijen en in het bijzonder van NRE en Obn-Neth op de voet te volgen. Reactie: Ook di t punt heeft onze aandacht. De positie van de verbondenpartij en wordt nadrukkelijk scherper gevolgd, zeker nu bij de kredi etcrisi s. De situatie rondom NRE-Obn/Nethi s u bekend; naar verwachting zal er voor de zomervakanti e dui delij khei d zij n in de te nemen stappen ten aanzien van fi nanci ele herstruc-
tureri ng,inclusief consequenties voor de meerj arenbegroti ng (o.a. di vi denden).
Overigens merken wij op dat als gevolg van de /FRS boekhoudregels en het niet aansluiten daarvan met de regelgevi ng waaraan de gemeente dient te voldoen (BBV) erjaarlijks beoordeeld dient te worden in hoeverre er correcties doorgevoerd moeten worden op de waardering van de deelnemi ngen. Di t betekent dat er
jaarlijks fluctuatiesi n de waardering kunnen optreden. Deze situatieis onwenselijk (nadelen moeten we afwaarderen en voordelen mogen we niet opwaarderen) en wij zullen dan ook dit probleem voorleggen aan de commissie BBV enin overleg met hen bekijken hoe hiermee om te gaan.
Naast de top 3 van bestuurlijke aandachtspunten worden in de managementletter nog diverse andere aanbevelingen, conclusies en opmerkingen gemaakt. Alle punten zullen, zoals dat ook gebeurd is met de punten uit eerdere (tussentijdse) management letters, in de actiepuntenlijst naar aanleiding van controle van Ernst Bc Young Accountants worden opgenomen en voorzien van een planning. De voortgang ervan zal periodiek via de tussentijdse rapportages worden gevolgd.
Raadsnummer
Twee aandachtspunten vragen iets meer toelichting: E&Y constateert dat in 2008 geen controle heeft plaatsgevonden op de juistheid van de facturen in het kader van de WMO/Hulp bij huishouden. Ter aanvulling hierop merkt E&Y op dat er een "tooi" ontwikkeld is waarmee de facturen kunnen worden gecontroleerd. Aan de hand van deze tooi zijn in april 2009 de facturen over 2008 gecontroleerd, met een totaalbedrag van E 12,2 miljoen. Uit deze vergelijking blijken verschillen voor een bedrag van E 1,7 miljoen. Deze verschillen zijn bij afronding van de controle nog niet geanalyseerd.. De constatering van E&Y is terecht en wij gaan, gezien het belang van deze activiteiten, alsnog de noodzakelijke analyses en controles in 2009 ter hand nemen. Zo kunnen wij vermelden dat alle facturen die in 2009 binnenkomen reeds gecontroleerd worden. Het gedeelte wat niet akkoord is wordt teruggelegd bij de Zorgaanbieders en zal pas worden betaald als de vragen afdoende zijn beantwoord. E&Y constateert eveneens een onzekerheid ten aanzien van de lasten aangaande facturen WMO/collectieve vervoer. Hiermee is in 2008 een totaalbedrag van E 2,5 miljoen gemoeid. Het collectief vervoer wordt via het SRE uitbesteed aan externe vervoerders en de gemeente steunt daarbij op de controlemaatregelen die door het SRE uitgevoerd worden op de facturatie. In 2008 zijn diverse acties uitgezet richting SRE maar hebben niet tot het gewenste resultaat geleidt. De gemeente Eindhoven heeft daarom in 2008 zelf een rechtmatigheidscontrole uitgevoerd op basis van de hier bekende gegevens. Echter deze controle is niet voldoende. Voor 2009 zullen wij daarom zo spoedig mogelijk opnieuw in overleg met het SRE gaan om te bekijken hoe we dit probleem opgelost krijgen. Verder zal in de nieuwe aanbesteding (ingaande op 2010) een verplichting worden vastgelegd dat de aanbieder over de jaarfacturering een accountantsverklaring dient aan te leveren.
Kanttekeningen 5.1Risicoinzake realiseren 1.460 woningen binnen 2jaar Bij de bepaling van de hoogte van de storting van financiele middelen in de risicovoorziening is er vanuit gegaan dat de productie van 1.460 woningen binnen 2 jaar daadwerkelijk wordt gerealiseerd. Mocht dat niet gerealiseerd kunnen worden loopt het boetebedrag op. Kosten
Dit voorstel heeft geen consequenties. Financiele consequenties zijn er in indirecte zin. Resultaatbestemming is hiervoor reeds toegelicht.
Communicatie Persbericht, openbare kennisgeving na vaststelling door college, toezending aan Gedeputeerde Staten na vaststelling raad.
Raadsnummer
Planning en uitvoering Voor het opstellen van het Concernverslag en Concernrekening zijn aan het begin van het proces procedures en afspraken opgesteld en vastgesteld (planning en richtlijnen 2008). Ten aanzien van de totstandkoming kan het volgende opgemerkt worden: Tijdigheid:
Het jaar 2008 heeft in het teken gestaan van de voorbereidingen van de nieuwe organisatie. Vanaf 1 januari 2009 kent de nieuwe organisatie geen vakdiensten meer, maar bestaat uit 24 sectoren. iedereen is op 1 januari 2009 begonnen op een nieuwe plaats. Tegelijkertijd startte op dit moment ook het proces rondom de jaarrekening. De nieuwe organisatie en ook de nieuwe werkwijze heeft gedurende het gehele traject van de jaarrekening geleid tot vertraging. Een vertragende factor was o.a. het laat beschikbaar komen van informatie vanuit delen van de
organisatie, informatie met betrekking tot de regelingen die vallen onder SiSa en informatie benodigd voor de uitvoering van de inkoopanalyse. Een andere vertragingsfactor was het niet volledig aanwezig zijn voor de accountant van de benodigde controle-informatie en van voldoende kwaliteit. Deze vertragingen hebben de totstandkoming van het Concernverslag en Concernrekening binnen de planning fors onder druk gezet; het halen van de planning van bestuurlijke behandeling is echter als prioriteit gesteld. Kwa li tei t:
Dit jaar is het de tweede keer geweest dat de financiele jaarrekening op gecentraliseerde wijze tot stand is gekomen. Ook dit proces heeft last gehad van perikelen rondom de reorganisatie en hierdoor was de kwaliteit van de financiele verantwoording ten opzichte van voorgaand jaar iets minder. Ten aanzien van de inhoudelijke verantwoording en analyses van de baten en lasten blijven er verbeterpunten. Er is nu beter aangegeven in hoeverre de activiteiten zoals die in de programmabegroting zijn aangegeven, ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Alleen de relatie naar wat de uitvoering daarvan voor consequenties heeft voor de te bereiken doelstellingen c.q. indicatoren is nog nadrukkelijk een verbeterpunt dat wij zullen vasthouden. Evaluatie Tijdens het proces van het opstellen van de jaarrekening is een aantal knelpunten naar voren gekomen. Ook de accountant geeft in zijn verslag van bevindingen een aantal aanbevelingen ter verbetering van het proces en kwaliteit van de opgeleverde jaarrekeningstukken. Bij de evaluatie van het gehele proces van het tot stand komen van de jaarrekening zullen de diverse punten worden meegenomen en zal worden bekeken hoe gekomen kan worden tot een verbetering van het proces.
Raadsnummer
Een ander punt wat hierbij zal worden meegenomen is het verbeteren van de inhoudelijke verantwoording.
1 Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: Concernverslag 2008. Concernrekening 2008 (deel II).
Verslag van bevindingen accountant. De bijlagen worden meegestuurd.
Verantwoording per collegeproduct. De bijlage ligt ter inzage in de leeskamer. Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan.
Burgemeester en wethouders van Eindhoven,
A. Brunninkhuis, secretaris.
Raadsnummer
Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 2 juni 2009 en 8 juni 2009; besluit:
1 het jaarverslag en de jaarrekening van de gemeente Eindhoven over 2008 vast te stellen; 2 in te stemmen met de uitgaven boven de begroting per programmaonderdeel; 3 In te stemmen met de volgende resultaatafwikkeling A Het negatief rekeningresultaat tgv reguliere activiteiten ad E 6,9 miljoen ten laste brengen van het Eigen Kapitaal; B Het negatief rekeningresultaat tgv afwaarderingnetwerkbedrijven ad 6 63,6 miljoen ten laste brengen van de reserve beleggingen NRE. 4 In te stemmen met de in de jaarrekening 2008 gevormde voorziening van E 63,6 miljoen ten behoeve van de afwaardering netwerkbedrijven; 5 in te stemmen met de in de jaarrekening 2008 gevormde risicovoorziening van < 7,8 miljoen ten behoeve van het niet behalen van de met de BOR-gemeenten overeengekomen woningbouwproductie; 6 in te stemmen met de in de jaarrekening 2008 verwerkte vrijval uit de voorziening woonprogramma van < 2.462.273,ÃćâĆňâĂİ en inzet hiervan ter
gedeeltelijke afdekking van de gevormde risicovoorziening woningbouwproductie; 7 A voor de volgende reserves de maximum standen als volgt vast te stellen: Reserve Educatieve agenda ÃćâĆňâĂİ maximum E 1.700.000,ÃćâĆňâĂİ ; Reserve projecten SDK ÃćâĆňâĂİ maximum E 1.250.000,ÃćâĆňâĂİ ;
B na aanpassing van de maximumstanden zoals genoemd onder A voor de volgende reserves eenmalig akkoord gaan met overschrijding van de maximumstand: Reserve Huisvesting onderwijs met E 547.000,ÃćâĆňâĂİ ; Reserve educatieve agenda met E 902.000,ÃćâĆňâĂİ ; Reserve projecten SDK met E 218.000,ÃćâĆňâĂİ ;
Reserve onderhoudsprojecten SOB met 6 300.000,ÃćâĆňâĂİ.
8 Kennis te nemen van A. de bevindingen van de accountant; B. de vervolgacties naar aanleiding van de bevindingen van de accountant
waaronder Verbeteren procesgang reserveren restant-budgetten; Versterken begrotingsbeheer; Factuurcontrole WMO.
Raadsnummer
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 11 juni 2009
R. van Gijzel, voorzitter.
J. Verheugt, griffier.
EE09005158
