1
KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan karunia-Nya sehingga kami selaku Pengawas Kopma UNY 2017 dapat menyelesaikan laporan Triwulan I periode 2017 dengan lancar. Sholawat dan salam selalu tercurahkan kepada Baginda Nabi Muhammad SAW yang senantiasa memberikan tauladan kepada para umat -Nya. Laporan ini disusun sebagai bentuk pertanggungjawaban kami selaku
Pengawas
Kopma
UNY
dalam
mengawasi
kinerja
Kepengurusan Kopma UNY sesuai dengan AD-ART dan GBHK Pengawas Kopma UNY 2017 kepada anggota, pembina dan penasehat Kopma UNY. Laporan ini berisi tentang hasil pengawasan kami terhadap kinerja Kepengurusan Kopma UNY selama periode Triwulan pertama (bulan Januari-Maret 2017) berdasarkan GBHK Ormen dan GBHK masing-masing bidang yang telah disepakati dalam Rapat Anggota Tahunan (RAT) XXXIV. Dalam menjalankan program
kerja,
Kepengurusan
Kopma
UNY
sebelumnya
telah
menyusun panduan Rencana Program Kerja (RPK) yang merupakan turunan teknis dari GBHK dan GBPK Kopma UNY Kopma UNY 2017. Pengawas selaku pemegang fungsi mitra kerja, aspirator, kontrol, dan evaluator telah menerapkan fungsi-fungsinya dalam mengawasi kinerja kepengurusan selama periode Triwulan pertama. Pengawas melakukan fungsi mitra kerja melalui program klinika serta diskusi nonformal bagi kepengurusan dan karyawan Kopma UNY. Hal tersebut dilakukan untuk mengetahui permasalahan yang dialami agar dapat dikomunikasikan dengan baik sehingga tidak terjadi miss-
komunikasi. Pengawas juga menitikberatkan pada kontrol dan evaluasi kinerja kepengurusan melalui monitoring yang lebih intens yakni 2 (dua) kali dalam sebulan, sehingga mempermudah Pengawas dalam mengontrol kinerja kepengurusan untuk menjalankan program kerja dengan lebih baik. Kami menyadari bahwa laporan Triwulan periode pertama yang kami buat masih membutuhkan penyempurnaan, maka dari itu kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari seluruh pihak. Kami mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah berperan dalam penyelesaian laporan Triwulan 1. Kami berharap semoga laporan Triwulan I Kopma UNY 2017 dapat bermanfaat dan dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Yogyakarta, 14 April 2017
Tim Penyusun
Pengawas Kopma UNY
ii
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR.....................................................................................................i DAFTAR ISI .................................................................................................................iii VISI MISI. ................................................................................................................... iv PROFIL......................................................................................................................... 1 ORGANISASI MANAJEMEN................................................................................... 5 KONDISI KEPENGURUSAN...................................................................................... 9 BIDANG KEUANGAN. ........................................................................................... 12 BIDANG PSDA......................................................................................................... 18 DATA ADMINISTRASI KEANGGOTAAN........................................................... 25 BIDANG ADMINHUM ............................................................................................ 28 BIDANG PERSONALIA .......................................................................................... 36 BIDANG USAHA . ................................................................................................... 44 DIVISI USAHA KOPMA UNY ................................................................................. 51 PENUTUP ................................................................................................................... 57
iii
.
iv
PROFIL Nama Koperasi
: Koperasi Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta
Kedudukan
: Gd.Business Center Kopma UNY, Karangmalang, Caturtunggal, Depok, Sleman, Yogyakarta 55281
Berdiri
: 2 Oktober 1982
Jenis Koperasi
: Koperasi Konsumen
Sekunder
: KOPINDO No. 051/F.5/X/1983 tanggal 13 Oktober 1983
Badan Hukum
: 1281/BH/XI
NPWP
: 01.246.660.3-542.000
SIUP
: 503/0033/PM/IX/2011
TDK
: 120335200096 tanggal 22 November 1999
PKP
: 541.01607.11.92 tanggal 19 November 1992
Telephone
: (0274) 584134
Faximile
: (0274) 582847
E-mail
:
[email protected]
Website
: www.kopmauny.com
Facebook
: Kopma UNY, Anggota Kopma UNY
Twitter
: @kopmauny
Instagram
: @kopmauny
2
A. Tujuan Kepengawasan Adapun tujuan kepengawasan adalah sebagai berikut: 1. Memberikan informasi berupa data dan fakta tentang keadaan organisasi Kopma UNY yang mencakup organisasi manajemen, kondisi kepengurusan, dinamika usaha, bidang Keuangan, kepersonaliaan, administrasi kerumahtanggaan dan humas, dan pengembangan sumber daya anggota (PSDA). 2. Memberikan saran, pertimbangan, solusi, dan kritik yang membangun atas dasar kegiatan dan program kerja yang telah dilaksanakan demi perbaikan dan perkembangan Kopma UNY. 3. Menjadi tolok ukur keberhasilan kegiatan organisasi Kopma UNY secara kualitas dan kuantitas. 4. Sebagai bahan
laporan
tertulis bagi pihak-pihak yang
berkepentingan untuk diketahui, bahan arsip, dan sebagai data acuan dalam pengambilan kebijakan. B. Sasaran Pengawas Sasaran kepengawasan antara lain meliputi: 1. Pengawasan
dan
pemeriksaan
khusus,
meliputi
Cash
Opname, St ock Opname, dan keuangan pada tiap unit usaha maupun secara keseluruhan. 2. Laporan bulanan (evaluasi program kerja). 3. Kebijakan dan keputusan pengurus. 4. Seluruh kegiatan yang menyangkut tata kehidupan koperasi, yaitu
organisasi
manajemen,
administrasi
dan
humas,
personalia, kegiatan usaha, permodalan, dan keuangan. 5. Program kerja manajemen.
3
C. Dasar Hukum Pengawas Tugas dan wewenang Pengawas dalam menjalankan fungsifungsinya diatur dalam aturan-aturan berikut ini: 1. Undang-undang
Nomor
25
Tahun
1992
tentang
Perkoperasian 2. AD/ART Kopma UNY 3. GBHK Kopma UNY periode tahun 2016/2017 4. Keputusan Rapat Pengawas D. Metode Pengawas Metode-metode
yang
digunakan
Pengawas
dalam
menjalankan fungsi kepengawasan yaitu sebagai berikut: 1. Melakukan pemeriksaan dokumen (t o examine) 2. Menelusuri bukti-bukti pembukuan (t o t rack) 3. Foot ing, verifikasi, dan checking 4. Melakukan konfirmasi atau monitoring, koordinasi dengan pihak-pihak lain yang memperoleh pelayanan dari pihak Kopma UNY 5. Mengadakan wawancara dengan pengurus, karyawan, dan pihak lain yang memperoleh pelayanan dari pihak Kopma UNY E. Tolok Ukur Pengawas Dalam
melakukan
kegiatan
kepengawasan, Pengawas
memiliki tolok ukur yaitu berdasarkan: 1. Undang-undang Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian 2. AD/ART Kopma UNY 3. Rencana Program Kerja Kopma UNY periode tahun 2017 4. Hasil kebijakan dan keputusan rapat pengurus pengawas
4
.
Triwulan I (bulan Januari-Maret 2017) merupakan masa transisi kepemimpinan
Kopma
UNY.
Pergantian
kepengurusan
dan
kepengawasan periode 2016 ke periode 2017 dilaksanakan pada bulan Januari melalui rapat tertinggi, yaitu Rapat Anggota Tahunan (RAT) XXXIV. Pelaksanaan RAT kali ini tidak seperti tahun-tahun sebelumnya yang dilaksanakan pada bulan Februari. Pada triwulan pertama di tahun 2017, secara umum dimanfaatkan kepengurusan Kopma UNY untuk menentukan arah dan pengembangan Kopma UNY selama 1 (satu) periode tahun 2017 melalui tema “Kopma UNY 2016 Bersinergi”. Tema tersebut melambangkan karakter dan cita-cita sebagai wujud semangat kerjasama untuk menciptakan kolaborasi dari
segala
aspek,
yaitu
aspek
organisasi,
keanggotaan,
kepersonaliaan, keuangan, dan usaha. Dalam hal ini, Bersinergi mencerminkan Kopma UNY yang semakin berkembang dengan
5
mengedepankan sikap saling bergotong royong membangun prestasi baik dari segi usaha maupun organisasi. Bidang Adminhum secara umum pada triwulan pertama berfokus
pada
kepengurusan,
penyelenggaraan penyelenggaraan
RAT, rapat
pergantian
kaderisasi
manajemen
guna
menentukan arah dan pengembangan Kopma UNY 2017 yang tertuang dalam Garis-garis Besar Haluan Kerja (GBHK), Rencana Program Kerja (RPK), dan Rencana Anggaran Pengeluaran dan Belanja Koperasi (RAPBK). Rapat Anggota Tahunan yang biasanya dilaksanakan pada bulan Februari, pada tahun ini dilaksanakan pada bulan Januari. Hal tersebut karena ada himbauan dari pihak rektorat untuk
mempercepat
pelaksanaan
RAT
agar
memperlancar
pelantikan UKM tahun 2017. Bidang Adminhum juga mengurusi pembuatan Company Profile yang baru. Pada tahun 2017, kedua kalinya kepengurusan dan kepengawasan Kopma UNY dilantik oleh pihak rektorat bersama Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) UNY lainnya yang dilaksanakan pada tanggal 7 Februari 2017. Selanjutnya pelantikan seluruh manajemen Kopma UNY 2017 oleh Pembina pada tanggal 10 Februari 2017. Pada tahun ini, terdapat pergantian pembina Kopma UNY. Pembina lama, Bapak Tejo Nurseto, M.Pd, diganti dengan pembina yang baru yaitu Bapak Drs. Supriyanto, MM. Bidang Adminhum pada bulan Maret 2017 menyelenggarakan sarasehan bersama karyawan dan audiensi kepada penasehat sebagai perkenalan awal kepengurusan dan kepengawasan Kopma UNY 2017. Bulan Januari, Bidang Adminhum mulai mempersiapkan acara Reuni Akbar Kopma UNY yang diadakan lima tahunan. Reuni Akbar tersebut dapat terlaksana dengan lancar pada tanggal 18 Maret 2017 di KPLT FT UNY. Bidang PSDA memanfaatkan Triwulan pertama sebagai ajang kaderisasi forum keanggotaan Kopma UNY 2017 mulai dari perekrutan 6
pengurus
forum
hingga
persiapan
up-grading
yang
akan
dilaksanakan pada bulan Mei 2017. Tindak lanjut dari program tersebut,
bidang
PSDA
bertanggung
jawab
melakukan
pendampingan secara rutin. Selain itu, bidang PSDA melakukan persiapan pendidikan dasar perkoperasian atau Coop Basic Training (CBT) dan magang manajemen. Bidang PSDA juga mempersiapkan event nasional yang akan dilaksanakan pada bulan November. Event yang direncanakan tersebut yaitu National Cooperat ive Compet it ion (NCC), yang merupakan suatu kompetisi cerdas cermat koperasi bertaraf nasional. Bidang PSDA di awal kepengurusan melakukan pembaharuan konsep fungsi KTA serta sistem pendistribusiannya. Bidang
Personalia selaku bidang yang bertanggungjawab
terhadap pengelolaan karyawan, pada tahun ini akan berfokus pada perekrutan karyawan yang berkualitas, pelatihan yang tepat sasaran, serta perbaikan administrasi karyawan. Pada triwulan pertama ini, Bidang Personalia telah melakukan perbaikan administrasi dengan pembaharuan Track Record Karyawan pada SIPER (Sistem Informasi Personalia). Pada awal tahun 2017, berdasarkan kenaikan UMK Kabupaten Sleman, Bidang Personalia juga membuat perencanaan kenaikan gaji tahun 2017. Dalam memenuhi kesejahteraan karyawan, Bidang Personalia juga melakukan perhitungan Bonus tahun 2016, pembuatan pembaharuan pedoman perhitungan bonus dan komisi, serta melakukan pematangan konsep dana pensiun untuk karyawan Kopma UNY. Untuk menunjang kualitas kerja karyawan, Bidang personalia mengadakan pembuatan media orientasi untuk karyawan baru, dan membuat konsep evaluasi unt uk karyawan yang telah melaksanakan masa kerja. Pada triwulan pertama, bidang Keuangan selaku bidang yang berperan sebagai pemegang fungsi kendali intern keuangan Kopma UNY melakukan penyusunan proyeksi Cash Flow dan APBK tahun 2017. 7
Pada awal tahun, bidang keuangan melakukan validitas data keuangan tahun 2016 guna memperoleh data yang valid untuk dijadikan laporan keuangan 2016. Bidang keuangan juga membuat konsep
keuangan
yang
merupakan
kumpulan
konsep-konsep
keuangan yang dijadikan satu untuk mempermudah bagi pihak yang berkepentingan dalam mendapatkan informasi tentang keuangan Kopma UNY . Selain itu, persiapan launching produk simpanan juga masih menjadi fokus utama pada triwulan pertama ini. Produk simpanan ini telah dimulai sejak tahun 2016 untuk pematangan konsepnya, dan 2017 persiapan dari segi operasionalnya. Analisis efektivitas sistem informasi data di TokoKu juga menjadi salah satu perhatian di triwulan awal ini. Bidang Keuangan pada bulan Maret 2017 ini membuat laporan keuangan fiskal tahun 2016 dan sebagai tindak lanjutnya yaitu dengan pembayaran PPh pasal 29 dan pelaporan ke kantor pajak.
8
.
Triwulan pertama merupakan masa transisi dan pergantian kepemimpinan Kopma UNY periode 2016 ke 2017. Pergantian kepemimpinan yang biasanya dilaksanakan pada pertengahan bulan Februari, pada tahun ini dilaksanakan di akhir Januari. Hal ini karena pelaksanaan Rapat Anggota Tahunan (RAT) yang biasanya dilaksanakan pertengahan Februari, kini diajukan pada akhir Januari. Sehingga pada bulan Januari 2017 Kopma UNY masih dijalankan kepengurusan dan kepengawasan periode 2016, dan pada bulan Februari
2017
sudah
dijalankan
oleh
kepengurusan
dan
kepengawasan periode 2017. Estafet kepemimpinan secara resmi dilaksanakan melalui Rapat Anggota Tahunan (RAT) ke-34 yang diselenggarakan pada tanggal 26-28 Januari 2017. Dalam RAT dipilih satu Ketua Formatur Pengurus dan Ketua Formatur Pengawas yang kemudian bertanggung jawab untuk membentuk formasi kepengurusan dan kepengawasan periode 9
2017. Secara resmi formasi kepengurusan dan kepengawasan Kopma UNY periode 2017 dilantik oleh pihak Universitas pada tanggal 7 Februari 2017. Pada tanggal 10 Februari 2017 pelantikan oleh Pembina Kopma UNY. Kepengurusan dan Kepengawasan Kopma UNY 2017 mulai aktif pada tanggal 10 Februari 2017. Struktur kepengurusan Kopma UNY periode 2017 mengalami sedikit
perbedaan
dibandingkan
periode
sebelumnya.
Jumlah
kepengurusan pada periode sebelumnya 20 (duapuluh) orang, periode 2017 menjadi 21 (dua puluh satu) orang dikarenakan adanya penambahan satu personal di bidang Personalia. Asisten bidang Personalia yang sebelumnya 2 (dua) orang menjadi 3 (tiga) orang. Secara umum susunan pengurus periode 2017 terdiri dari 1 (satu) Ketua Umum dan 5 (lima) Ketua Bidang. Triwulan pertama merupakan masa adaptasi seluruh jajaran kepengurusan Kopma UNY periode 2017 dengan jabatan, tanggung jawab, tugas, dan partner kerja yang baru. Pada tahun 2017 komposisi asisten terdiri atas mahasiswa angkatan 2015 dan 2016, komposisi Ketua Bidang terdiri atas mahasiswa angkatan 2014 dan 2015, dimana pola pikir masing-masing masih cukup labil dan masih butuh penyesuaian dengan kondisi dan lingkungan yang ada. Beberapa asisten yang baru mengenal kopma sebatas mengenal belum begitu memahami budaya organisasi Kopma UNY. Beberapa kabid juga masih memerlukan transfer knowlegde yang lebih, mengingat Kopma UNY semakin kompleks dari segi permasalahan organisasi maupun bisnisnya. Ketua Umum pun demikian, masih harus banyak penyesuaian dari berbagai aspek, karena Ketua Umum yang mempunyai peran sangat strategis untuk berlangsungnya Kopma UNY 2017. Manajemen waktu, penjadwalan, dan kegiatan kuliah yang padat
menjadi
faktor
yang
sangat
mempengaruhi
kinerja
kepengurusan di Kopma. Maka dari itu, pemberian motivasi dan 10
transfer knowlegde secara berkelanjutan sangat diperlukan agar kepengurusan terutama asisten dan kabid dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan penuh ikhlas dan totalitas, sehingga memperoleh hasil yang maksimal. Pada
awal
kepengurusan
periode
2017,
kesibukan
mempersiapkan Reuni Akbar 5 tahunan, tidak melunturkan semangat Ketua Umum untuk melakukan pendampingan terhadap personel kepengurusan walaupun dari segi waktu masih kurang maksimal karena
adanya
dilaksanakan
kegiatan
rapat
tersebut.
antara
pengurus
Di
awal
dan
kepengurusan,
pengawas
untuk
merumuskan jalannya organisasi yang akan dilaksanakan satu tahun kedepan.
Walaupun
belum
secara
langsung
Ketua
Umum
menyampaikan visi, misi dan cara kerjanya, namun hal tersebut selalu disampaikan dalam setiap pertemuan. Ketua Umum, lebih kurangnya juga
selalu
memotivasi
kepengurusan
yang
baru.
Selain
itu,
kepengurusan juga mengadakan koordinasi secara rutin dengan ketua bidang dan asisten bidang. Ketua Umum selalu memantau perkembangan masing-masing personel dan memberikan evaluasi dan motivasi untuk beberapa personel yang dirasa masih kurang dari segi kinerja. Ketua Umum dituntut untuk bisa mengayomi, mendidik, dan
bijak dalam
setiap
perbedaan yang muncul di antara
kepengurusan, sehingga masing-masing personel dapat merasakan kenyamanan dan kesenangan dalam bekerja. Untuk itu pola komunikasi Ketua Umum baik kepada Ketua Bidang maupun Asisten Bidang, harus ditingkatkan lagi.
11
.
Secara terperinci untuk program kerja Bidang Keuangan dalam triwulan pertama pada periode 2017, adalah sebagai berikut .
JANUARI a. Rencana Program Kerja Bidang Keuangan Tahun 2017 Rencana program kerja atau disingkat RPK merupakan landasan bagi
manajemen
2017
dalam
melaksanakan
arahan
dan
pengembangan bidang mereka. RPK berlandaskan pada GBPK yang merupakan
rincian
dari
GBHK
bidang
dan
GBHK
organisasi
manajemen. Pembuatan RPK ini mengacu pada polubjang. Program kerja ini telah terlaksana. Semua bidang di manajemen Kopma UNY pada bulan Januari wajib membuat RPK sebagai rencana tahun berikutnya. Kendala
yang
dihadapi bidang
keuangan
dalam
penyusunan RPK ini adalah belum ada evaluasi RPK sebelumnya, sehingga beberapa program kerja dicantumkan lagi dalam RPK. Setelah tersusunnya RPK, maka tindak lanjutnya adalah implementasi RPK. 12
b. Proyeksi Cash Flow 2017 Proyeksi cash flow ini merupakan program kerja yang diprokerkan pada bulan Januari, namun hingga berakhirnya bulan Maret program kerja ini belum terlaksana. Tujuan proyeksi cash flow ini bertujuan untuk acuan keluar masuknya kas di tahun 2017. Kendala proker ini adalah belum ditandatanganinya semua APBK oleh koordinator divisi dan bidang usaha. APBK Kopma UNY Core ditandatangani paling akhir yaitu Sabtu, 31 Maret 2017. Keterlambatan penandatanganan APBK ini dikarenakan koordinasi antara bidang usaha, keuangan, dan personalia kurang efektif. Tertundanya proyeksi cash flow selama lebih dari 3 bulan ini sangat disayangkan karena proker ini merupakan sebuah perencanaan arus kas selama tahun 2017, sedangkan tahun yang bersangkutan sudah berjalan selama triwulan. c. Validitas Data Keuangan 2016 Program kerja ini mendukung adanya kewajiban pembuatan laporan pertanggungjawaban 2016, sehingga perlu validitas data keuangan 2016 sebagai dasar pembuat an laporan keuangan Kopma UNY 2016 dan sebagai tindak lanjut dari hasil audit keuangan semester 2. Program kerja ini telah terlaksana, sehingga laporan keuangan yang disajikan dalam laporan pertanggungjawaban 2016 sudah dapat dikatakan valid. Kedepannya, diharapkan bidang keuangan melakukan pengecekan secara rutin terhadap data keuangan yang dikerjakan oleh karyawan. d.
Pembuatan Konsep Keuangan Program
kerja
ini
dibuat
mengingat
adanya
kebutuhan
pembelajaran untuk manajemen 2017 dan tahun-tahun selanjutnya sehingga dibutuhkan suatu konsep terbaru yang dibukukan. Program kerja ini bersamaan dengan program kerja adminhum dimana membukukan konsep seluruh bidang. Konsep yang diperbaharui dalam hal ini adalah konsep perhitungan indeks. Indeks adalah 13
indikat or kinerja usaha Kopma UNY yang tercermin dari ketercapaian omset terhadap Anggaran Pendapatan dan Belanja Koperasi (APBK). Divisi usaha yang digunakan dalam perhitungan indeks yaitu divisi usaha yang anggarannya disahkan pada saat Rapat Anggota Tahunan (RAT). Dan ada beberapa konsep yang baru dari tahun sebelumnya seperti Konsep perlakuan denda di USP, konsep aktiva tetap, konsep produk simpanan dan pinjaman USP, dan lain-lain.
FEBRUARI Bulan Februari merupakan bulan pertama bagi manajemen 2017 setelah melalui masa pelantikan. Bidang Keuangan 2017 bertemakan ‘Keuangan Kredibel’ terdiri atas 3 personil, dengan satu orang ketua bidang Keuangan yang dibantu dua asisten. Ketua bidang, Desy Kumala Sari bertanggung jawab atas keberlangsungan fungsi bidang keuangan. Fokus kedua asisten terbagi menjadi ke dalam zona satu dan zona dua. Zona satu terdiri dari divisi Minimarket, Core, dan USP dipegang oleh asisten Chilyatul Ummiyah. Zona dua terdiri dari divisi Garden Cafe, TokoKu, dan Jasa dipegang oleh Asyifa Fauziah. Selain itu kedua asisten juga bertugas membantu ketua bidang dalam bertanggungjawab administrasi keuangan secara keseluruhan di Kopma UNY. Dengan demikian, setiap kategori divisi usaha sudah ditangani oleh masing-masing asisten keuangan. Bulan Februari setelah diadakan pelantikan, bidang Keuangan disibukkan oleh pemindahan spacement dan balik nama beberapa buku tabungan, menghadiri beberapa sosialisasi manajemen, dan mengenal divisi mereka, serta mengenal rutinitas bidang keuangan. Hingga
minggu
keempat
bulan
Februari,
APBK
yang
sudah
ditandatangani meliputi Garden Cafe Midle, USP Optimis, dan MM Optimis.
14
MARET a. Pembuatan Laporan Keuangan Fiskal 2016 Laporan keuangan fiskal sudah disusun, namun belum sampai memenuhi kewajiban Kopma UNY selaku wajib pajak secara utuh, yaitu menghitung, membayar, dan melapor. Program kerja ini dianggap sudah terlaksana karena langkah kerja terakhir ini adalah membuat laporan keuangan fiskal 2017. Kopma UNY menurut UU 36 tahun 2008 tergolong dalam subjek pajak badan dengan tarif 25% dengan mendapat fasilitas pasal 31E, yaitu pengurangan 50% dari tarif pajak. Tindak lanjut dari program kerja ini adalah pembayaran dan pelaporan PPh pasal 25 setiap bulannya. Kewajiban perpajakan PPh badan yang ditanggung Kopma adalah sebesar Rp 5.471.039,-, dengan menggunakan fasilitas 50% dari tarif. Kendala yang dihadapi dalam penyelesaian program kerja ini adalah adanya beberapa aset yang membutuhkan perlakuan khusus karena keikutsertaannya dengan Tax Amnest y. Tindak lanjut dari program kerja ini adalah pengisian SPT tahunan menggunakan e-SPT, lalu pembayaran PPh menggunakan e-Filling, dan pelaporan ke Kanwil Sleman. b. Launching Produk Tabungan dan Deposito Produk tabungan dan deposito yang sudah digadang-gadang sejak tahun 2012 ini masih dalam proses. Pada tahun 2012, sudah dibentuk konsep produk simpanan USP Amanah dan tahun 2016 sudah mulai dieksekusi namun terbatasnya waktu kepengurusan membuat program kerja ini berpindah kepada kepengurusan tahun 2017. Kepengurusan 2016 telah melakukan analisis pengaruh produk baru terhadap simpanan sukarela anggota, pembuatan konsep produk baru, dan menyiapkan berbagai kebutuhan teknis untuk mewujudkan produk tersebut. Pada tahap persiapan kebutuhan teknis ini harus dilanjutkan oleh kepengurusan 2017, dan kini sampai pada analisis rumus autodebet tabungan ke simpanan wajib dan 15
pinjaman nasabah. Kendala yang dihadapi oleh penanggung jawab di antaranya adalah kurang memiliki keahlian dalam desain, anggaran untuk mencetak tabungan dan deposito belum ditentukan, target pasar belum jelas, dan teknis pencatatan belum menemukan titik terang. Produk simpanan ini diharapkan dapat menyempurnakan jati diri USP Amanah sehingga tingkat kesehatan suatu koperasi dapat diukur melalu divisi ini. Namun, pada bulan Maret program kerja ini belum
dikatakan
terlaksana
karena
masih
adanya
banyak
pertimbangan teknis ketika produk ini launching. Tindak lanjut dari program kerja yang masih dalam proses ini adalah pembuatan rancangan laporan keuangan USP, mencetak atribut, dan sosialisasi kepada pihak terkait. c. Analisis Efektivitas Sistem Informasi Data di TokoKu Bentuk akhir dari analisis ini adalah sebuah laporan yang menjelaskan tentang peralihan SID Benderaku ke Serotama. Selain itu, juga menyajikan data tentang baik buruknya dari SID Serotama. Hasil dari laporan menyimpulkan bahwa SID Serotama belum menyajikan data yang akurat dan akan segera diadakan pertemuan dengan teknisi Serotama. Kendala dalam program kerja ini adalah asisten yang menangani proker ini baru menjabat sebagai asisten selama 1 bulan dan belum mengetahui seluk beluk dari sistem. Hal ini menjadi sedikit kurang relevan jika asisten 2017 harus menganalisis efektivitas SID dimana selama ini dia bukanlah pengguna sistem Serotama. Data yang dihasilkan bukan berasal dari pengalaman asisten tersebut, melainkan wawancara dan data angka dari SID. Namun, analisis SID harus segera dilakukan sebagai sumbangsih untuk bidang usaha dalam rangka penyetaraan retail. Selain melaksanakan pekerjaan di atas, bidang Keuangan melaksanakan beberapa pekerjaan tambahan, yaitu sebagai berikut:
16
1. Sosialisasi
SK
keuangan,
yaitu
dengan
menerbitkan
surat
ketetapan baru sesuai dengan kondisi saat ini lalu melakukan sosialisasi kepada pihak manajemen 2017 mengenai prosedur dan ketentuan aliran kas bidang serta alokasi biaya Kopma UNY . 2. Validasi utang supplier divisi retail bertujuan untuk melakukan pengendalian dan validitas nominal utang.
REKOMENDASI 1. Melakukan konsultasi kepada AR (Account Represent at ive) yang baru, karena AR Kopma UNY telah ganti. Hal ini bertujuan untuk mengantisipasi kesalahan dalam proses pelaporan SPT Tahunan seperti tahun sebelumnya. 2. Melakukan konsultasi dengan Ketua Umum 2017 mengenai desain tabungan dan deposito, karena berganti kepemimpinan tentu kebijakan juga dapat berubah. 3. Pembuatan matriks sangat memberikan manfaat jangka panjang dalam perencanaan. 4. Melakukan konsultasi kepada alumni tentang asal mula suatu kebijakan keuangan yang diterapkan di Kopma UNY, sehingga akan mempermudah ketika akan melakukan suatu inovasi. 5. Melakukan konfirmasi mengenai surat keikutsertaan Tax Amnest y sesegera
mungkin
supaya
tidak
menimbulkan
masalah
dikemudian hari. 6. Peningkatan pengendalian internal dari bidang terhadap aliran kas maupun pencatatan keuangan.
keuangan
17
.
Berdasarkan
hasil
rapat
evaluasi-koordinasi,
monitoring
dan
pengamatan pengawas selama kurun waktu Triwulan I (JanuariMaret) 2016, maka hasil realisasi program kerja Bidang PSDA adalah sebagai berikut:
JANUARI a. Persiapan Gathering Panitia Sebagai bidang yang bersinggungan secara langsung dengan anggota, Bidang PSDA secara berkala mengadakan kegiatan untuk memfasilitasi
anggota.
Dalam
pelaksanaan
kegiatan-kegiatan
tersebut, Bidang PSDA memerlukan bantuan dari pihak lain dalam hal ini adalah Anggota atau lebih dikenal dengan sebutan Panitia. Dengan adanya kegiatan yang diadakan secara berkala, maka panitia yang dibentuk oleh Bidang PSDA juga terdiri atas berbagai golongan panitia. Sebagai penghargaan bagi anggota yang aktif, maka Bidang PSDA mengadakan Gathering Kepanitiaan untuk penyerahan berbagai penghargaan yang diraih oleh anggota18
anggota
tersebut. Langkah kerja yang telah dilakukan yaitu
Pembuatan Konsep dan Pembuatan Grup Komunikasi dengan berbagai golongan kepanitiaan. Namun langkah ini harus terhenti karena adanya agenda lain dari Kopma UNY dan waktu yang tidak memungkinkan untuk penyelenggaraan kegiatan ini menyebabkan program kerja ini tidak terlaksana. Agenda tersebut adalah Rapat Anggota Tahunan Kopma UNY yang diselenggarakan lebih awal +30 hari dari yang telah dijadwalkan pada kalender event. Dengan demikian program kerja ini akan digabungkan
dengan
Gathering
Kepanitiaan
periode
2017.
Diharapkan kegiatan ini dapat terlaksana di periode mendatang. b. Pelatihan Perangkat Sidang Dengan adanya agenda Rapat Anggota Tahunan (RAT) yang diselenggarakan
pada
26
Januari 2017, selaku
bidang
yang
bertanggung jawab atas pengembangan sumber daya, Bidang PSDA mengadakan pelatihan perangkat sidang untuk mensimulasikan jalannya RAT. Dengan adanya kegiatan ini, diharapkan anggota siap untuk
mengikuti
RAT
dan
dapat
berperan
aktif
dalam
pelaksanaannya. Sayangnya, kegiatan yang dilaksanakan di St udent Cent re Lantai 3 ini tidak berjalan dengan optimal. Publikasi yang kurang serta waktu penyelenggaraan yang bertepatan dengan masa libur kuliah menjadi hambatan yang cukup berarti. Anggota yang hadir dalam kegiatan ini tidak lebih dari 50 orang dengan mayoritas adalah panitia RAT 34 dan Junior Asisten. Meskipun dengan berbagai kendala, termasuk datangnya peserta yang tidak tepat waktu, program kerja ini dapat terlaksana. c. Open Recruitment Pengurus Forum Salah satu organisasi yang memfasilitasi anggota dalam mengembangkan bakat atau hobi yang dimiliki adalah Forum Kopma UNY. Organisasi resmi yang dibentuk di bawah Bidang PSDA ini, dalam 19
beberapa tahun terakhir memiliki peminat yang cukup tinggi dengan rata-rata 30-50 orang pendaftar. Dengan adanya minat anggota yang
cukup
baik
tersebut,
dalam
perekrutannya
dianggap
memerlukan suatu prosedur yang terstruktur. Oleh karena itulah program kerja ini dimunculkan sehingga dapat melaksanakan kegiatan perekrutan secara profesional. Meskipun sempat memiliki perpindahan penanggung jawab dari periode 2016 ke periode 2017, program kerja ini dapat terlaksana dengan rincian pengurus forum yang diterima adalah sebanyak 33 orang. Alur dalam perekrutan pengurus forum ini meliputi pembuatan konsep, pengumuman perekrutan, seleksi administrasi, tes tulis dan tes wawancara, serta pengumuman pengurus forum yang diterima. Tindak lanjut atas perekrutan ini adalah pelantikan yang telah dilaksanakan,
pembuatan
RPK
dan
upgrading
yang
belum
dilaksanakan, serta pendampingan selama periode kepengurusan. Kendala yang dialami masih berada pada publikasi yang kurang optimal. d. Pembuatan GBHK Bidang Akan diselenggarakannya RAT melatarbelakangi
munculnya
34 pada 26 januari 2016,
program
kerja
ini.
Hal
tersebut
dikarenakan pembaruan GBHK bidang merupakan salah satu rangkaian acara dalam RAT, dengan harapan GBHK yang baru dapat lebih tepat terhadap kondisi bidang PSDA selama satu tahun ke
depan.
Dengan
demikian
Bidang
PSDA
memiliki
acuan
pengembangan untuk dapat memfasilitasi anggota secara optimal. Kendala yang dialami dalam pengerjaan program kerja ini adalah hilangnya file yang telah dirancang bersama dengan Manajemen sehingga perlu melakukan pembuatan ulang GBHK Bidang PSDA. Hasil dari program kerja ini adalah terlaksana dengan dapat disajikannya GBHK bidang terbaru dalam rangkaian acara RAT 34. 20
FEBRUARI Bulan Februari merupakan masa transisi kepengurusan tahun 2016 ke tahun 2017. Pada bulan ini, tidak ada program kerja secara tertulis dan difokuskan untuk diskusi dengan pengurus-pengurus terdahulu. Bidang PSDA memaksimalkan kegiatan di bulan ini untuk penyesuaian dengan tugas serta posisi yang baru. Bidang PSDA 2017 bertemakan ‘PSDA Prima’ terdiri atas 4 personil, dengan satu orang ketua bidang dan tiga asisten. Ketua bidang, Harly Sintya Desy bertanggung jawab atas keberlangsungan fungsi pengelolaan keaggotaan. Sedangkan ketiga asisten terbagi menjadi, Asisten Administrasi Kenaggotaan Siti Annisa, Asisten Pendidikan Formal Hihin Vita Amalia, dan Asisten Pendidikan Non Formal Renaldi Arif.
MARET a. Persiapan CBT 35 Coop Basic Trainning (CBT) sebagai salah satu agenda rutin Bidang PSDA dengan tujuan untuk memberikan pendidikan dasar perkoperasian kepada Anggota Kopma UNY. Terdapat serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh Bidang PSDA dalam melaksanakan persiapan ini yang menghasilkan panitia sejumlah 23 orang dan rencana kegiatan yang akan dilaksanakan pad 8-9 April 2017 di Kaliurang. Dalam Rapat Ekoor akhir bulan Maret, Program kerja ini masih dalam proses karena sosialisasi baru dapat dilaksanakan pada 1 April 2017, sehari setelah Rapat Ekoor. Kendala yang dialami masih berada pada publikasi yang dirasa terlalu singkat sehingga jumlah peserta sampai dengan H-7 hari masih belum maksimal. Hal ini masih terjadi meskipun oleh Bidang PSDA telah dibuat matriks kegiatan selama 1 tahun ke depan. Akhirnya, dalam Laporan Ekoor Revisi
21
program kerja ini dapat terlaksana. Tindak lanjut dari program kerja ini adalah pelaksanaan dan evaluasi. b. Magang Manajemen Sebagai salah satu metode yang digunakan oleh Bidang PSDA dalam
melaksanakan
kegiatan
pendidikan
anggota, Magang
Manajemen sempat tertunda beberapa hari dari target pelaksanaan. Hal tersebut dikarenakan program ini kurang diminati karena sampai batas waktu yang telah ditentukan baru terdapat 5 pendaftar dari kuota 6 orang yang disediakan. Namun demikian, setelah melakukan publikasi ulang akhirnya pendaftar mampu di atas kuota yang disediakan (sejumlah 8 orang) sehingga dapat diadakan seleksi yang berupa tes tulis dan wawancara untuk memilih 6 terbaik. Sampai dengan Rapat Ekoor pada akhir Maret 2017 Program Kerja ini masih dalam proses karena masih terdapat serangkaian kegiatan yang perlu
dilaksanakan
sebagai
follow
up,
antara
lain
adalah
pelaksanaan Magang Manajemen yang baru dapat dilaksanakan pada bulan berikutnya. c. Persiapan Upgrading Pengurus Forum Dilant ik pada 1 Maret 2017 pukul 18.30 di Student Centre lt 2 sayap barat, Pengurus Forum Kopma UNY resmi dibentuk. Demi mampu berjalannya kegiatan forum keanggotaan sesuai dengan konsep yang telah dirumuskan serta dapat terjalin kekompakan, maka diperlukan kegiatan upgrading. Dalam pelaksanaan yang melibatkan banyak pihak ini maka diperlukan persiapan yang matang agar dapat berjalan dengan lancar. Oleh karena itu Bidang PSDA memunculkan program kerja ini. Berbagai kendala yang mengakibatkan program kerja ini masih dalam proses salah satunya adalah belum menemukan tempat yang tepat untuk pelaksanaan upgrading dan cuaca yang kurang menentu. Sampai dengan rapat ekoor di akhir Maret 2017, program kerja ini telah menghasilkan 22
konsep upgrading dan pembentukan tim. Tindak lanjut dari program kerja ini adalah pelaksanaan upgrading. d. Persiapan Event Nasional (NCC 2017) Nat ional Cooperat ive Compet it ion (NCC) merupakan follow up atas rekomendasi RAT 34 untuk emgnadakan event bertaraf nasional. Didasarkan atas pengalaman-pengalaman delegasi Kopma UNY dalam
berbagai
kegiatan
taraf
nasional,
terbaru
mampu
memperoleh juara di Cooperat ive Olympiade Challenge di Kopma Surya Kencana di Universitas Muhammadiyah Ponorogo. Bidang PSDA menganggap bahwa NCC merupakan event nasional yang paling cocok untuk diselenggarakan pada tahun 2017. Berkonsepkan cerdas cermat perkoperasian, NCC diharapkan mampu membawa nama Kopma UNY semakin dikenal di kalangan koperasi di Indonesia. Program kerja ini telah terlaksana dengan adanya konsep NCC meskipun terdapat berbagai kendala seperti penyusunan anggaran yang belum ada acuan karena memang merupakan agenda baru, serta
pembuatan
konsep
yang
memang memerlukan analisa
mendalam. Dalam perencanaan kegiatan ini St eering Commit ee (SC) merupakan gabungan dari seluruh asisten Bidang PSDA dengan pembagian tanggung jawab sesuai dengan penggolongannya masing-masing. Gambaran umum NCC adalah kompetisi cerdas cermat perkoperasian yang akan dilaksanakan selama 2 hari serta ditutup dengan fieldt rip. Secara tidak langsung acara ini juga dapat memfasilitasi
kopma
bersilaturahmi/saling
rekanan
se-Indonesia
tukar pendapat
untuk
dapat
mengenai perkembangan
kopma masing-masing. Langkah kerja yang telah dilaksanakan dalam program kerja ini adalah pembuatan konsep, koordinasi dengan pihak terkait, dan persiapan pembentukan panitia dengan tindak lanjut pembentukan panitia inti, publikasi dan pelaksanaan. 23
e. Pembuatan Konsep Fungsi KTA dan Sistem Pendistribusian KTA Anggapan bahwa sistem pendistribusian KTA yang selama ini dilakukan sudah tidak efektif dengan menumpuknya KTA di layanan keanggotaan, memunculkan gagasan untuk melakukan peninjauan ulang atas sistem yang telah ada. Bidang PSDA sebagai langkah nyata dalam menangani permasalahan tersebut, mengusulkan program kerja ini dalam rapat ekoor dan disepakati oleh seluruh peserta. Program kerja ini masih dalam proses sampai dengan batas maksimal pelaksanaan. Langkah kerja yang telah dilaksanakan adalah meninjau ulang fungsi KTA, pembaruan fungsi KTA, koordinasi dengan karyawan terkait teknis pengambilan KTA, dan pembuatan konsep sistem pendistribusian KTA. Hal yang menyebabkan program kerja ini masih dalam proses adalah lamanya revisi dari top manajemen dan belum adanya waktu untuk sosialisasi. Kendala yang dialami adalah kurangnya komunikasi dengan top manajemen sehingga mengakibatkan revisi yang berlarut -larut, sulitnya menemui admin sistem, dan tidak adanya konsep pendistribusian KTA terdahulu secara tertulis. Tindak lanjut dari program kerja ini adalah sosialisasi hasil pembuatan konsep. Selain tugas pokok yang dilaksanakan oleh Bidang PSDA di atas, selama triwulan pertama ini Bidang PSDA melaksanakan kegiatan lain sebagai berikut: 1. Penobatan Duta Award untuk memberikan penghargaan kepada anggota yang telah aktif sebagai duta anggota. 2. Ujian magang kewirausahaan yang dikemas secara berbeda (sebelumnya dengan metode presentasi) untuk mengetahui hasil pembelajaran selama periode magang. 3. Pembaruan konsep sistem poin karena adanya anggapan panduan yang ada sudah tidak terlalu relevan.
24
4. Perekrutan Duta periode 2017 sebagai salah satu pemanjangan tangan Bidang PSDA dalam pengelolaan anggota. 5. Seleksi Duta dilaksanakan dengan kemasan yang berbeda dengan pelaksana adalah Duta Periode 2017 dengan disertai tes bakat di SC Lt 3. 6. Bersama dengan pengurus forum mengadakan pembuatan Rencana Program Kerja (RPK) Forum. 7. Pendampingan pengurus forum sebagai Event Organizer dalam acara St udium Generale Temu Alumni. 8. Mendampingi Kopmapala mengadakan camping di pantai Woh Kudu. 9. Menjadi delegasi Kopma UNY dalam Pelatihan Pemandu Dasar dari lapenkop di Bandung. 10. Perekrutan anggota forum sebagai upaya dalam memaksimalkan peran anggota dalam pengelolaan Kopma UNY.
DATA ADMINISTRASI KEANGGOTAAN 1. Data Jumlah Anggota
SIRKULASI ANGGOTA MASUK 80 70 60
23
33
31
26
16
50 40 30 20 10 0
26 9 4 6
L
17
5 6 12
17
P
L
P
2015
2016 Januari
Februari
4 9 2 L
17
P 2017
Maret
25
SIRKULASI ANGGOTA KELUAR 40 35 30
12
10
25 20
12
15 10
4
5
9
0
0 L
11
16
4
12 6 0 L
P
3 3 0 L
6 P
2015
2016 Januari
Februari
7 P
2017 Maret
TOTAL ANGGOTA 12000
10000 8000
5025
5044
5060
5062
3747
3764
3773
3780
1278
1280
1287
1282
2016
Januari
Februari
Maret
6000 4000
2000 0
L
P
Jumlah Total
2. Data Simpanan Anggota Bulan
SP Masuk
Keluar
Saldo Rp50,595,000
Januari
Rp190,000
Rp70,000
Rp50,715,000
Februari
Rp350,000
Rp190,000
Rp50,875,000
Maret
Rp370,000
Rp130,000
Rp51,115,000
26
SW Masuk
Keluar
Saldo Rp 344,396,500
Rp 4,605,000
Rp 795,000
Rp 348,206,500
Rp 5,600,000
Rp 3,620,000
Rp 350,186,500
Rp 5,360,000
Rp 2,219,000
Rp 353,327,500
SR Masuk
Keluar
Bagi hasil
Saldo Rp269,498,365
Rp44,673,900
Rp48,077,881
Rp470,675.40
Rp266,565,059.40
Rp47,836,700
Rp38,855,261
Rp755,027.40
Rp276,301,525.80
Rp50,063,200
Rp36,779,653
Rp515,896.80
Rp290,100,969.60
REKOMENDASI a. Publikasi kegiatan PSDA dimaksimalkan khususnya via sms center untuk menanggulangi jabatan panitia secara bertumpuk, serta mampu menjaring peserta lebih maksimal. b. Penanggunjawab forum lebih sering diskusi dengan pengurus periode
sebelumnya
dan
adanya
pendampingan
dari
penanggung jawab periode sebelumnya dalam setiap jabatan. c. Meningkatkan
kordinasi dengan
bidang
lain
untuk dapat
bekerjasama lebih intens dalam berbagai kegiatan, khususnya partisipasi anggota dalam kegiatan usaha. d. Peningkatan intensitas pendampingan kepanitiaan dan evaluasi ketepatan waktu setiap acara karena akan memberikan kesan tepat waktu/keterlambatan bagi peserta. e. Integrasi kegiatan anggota khususnya forum dengan UKM yang berkaitan di rumah anggota.
27
.
Pada Triwulan kali ini merupakan periode akhir kepengurusan Kopma UNY Gemilang, dan persiapan Kopma UNY Bersinergi. Januari merupakan masa bidang Adminhum mempersiapkan RAT ke XXXIV. RAT XXXIV diselenggarakan pada tanggal 28 Januari 2017. Persiapan RAT yang dilakukan yakni mengontrol panitia pelaksana RAT XXXIV, mempersiapkan materi RAT mengenai laporan pertanggungjawaban dan rencana kerja, melakukan audiensi dengan pihak terkait, rekruitmen
asisten,
menganalisis
kenaikan
insentif.
Kemudian
pembuatan Company Profile mulai dipersiapkan pada bulan ini. Pada bulan Februari, merupakan awal kepengurusan Kopma UNY Bersinergi. Penasihat Kopma UNY periode 2017 disepakati atas dasar rekomendasi, yang terdiri dari Hendri Haryanto, S.Pd, (Bisnis), Wahyu Tri Atmojo (SDM organisasi), dan Ali Jufri, S.Pd. (Spiritual, Bisnis, dan SDM). Dimulai dengan mengikuti pelantikan UKM dari rektorat, pada tanggal 7 Februari 2017. Kemudian dilanjutkan dengan pelantikan seluruh jajaran manajemen oleh Pembina Kopma UNY, pada tanggal 10 Februari 2017. Pada tanggal 12 Februari, bidang 28
Adminhum juga menyelenggarakan sarasehan untuk manajemen dengan karyawan Kopma UNY. Pendelegasian pelatihan manajemen mulai dilaksanakan yakni pelatihan Manajemen Sumber Daya Manusia “Kupas Tuntas 31 Kompetensi Wajib Praktisi MSDM sesuai SKKNI”,
serta
LKMM.
Mulai
bulan
Februari
Rapat
Ekoor
diselenggarakan tiap akhir bulan. Pada hari Sabtu, 18 Maret Reuni Akbar 35 Tahun Kopma UNY diselenggarakan dengan Baik dan Lancar. Persiapan ini dipersiapkan sejak bulan Desember 2016. Panitia terdiri dari alumni Kopma UNY, dan dibantu oleh pengurus forum anggota Kopma UNY 2017. Antusias dari para alumni begitu kental terasa. Reuni Akbar, dihadiri oleh pergerakan
koperasi
mahasiswa,
anggota
Kopma
UNY,
kemahasiswaan UNY, Pembina-Penasihat Kopma UNY, serta alumni sejak angkatan 1982. Pada bulan ini Universitas Negeri Yogyakarta mendapatkan predikat “PT Penggerak Koperasi dan Penumbuhan Kewirausahaan Terbaik Tahun 2017” dari Kementrian Koperasi. Hal ini tidak melupakan sumbangsih dari Kopma UNY, yang secara aktif mengelolah bisnis dan organisasi serta berkomunikasi aktif dengan lembaga perkoperasian. Berikut dilampirkan program Kerja Bidang Adminhum selama bulan Januari, Februari, dan Maret:
JANUARI a. Audiensi akhir periode Kepengurusan Kopma UNY 2016 Program kerja ini terlaksana. Audiensi yang dilaksanakan diakhir masa kepengurusan Kopm UNY 2016. Audiensi dilakukan dengan Pembina UKM Minat Khusus (Bapak Ilmawan Mustaqim), kemudian Wakil Rektor III dan jajaran kemahasiswaan. Kendala dari program kerja ini adalah terjadi kesamaan waktu audiensi antara wakil rektor IV dengan dinas Koperasi. Namun dapat diatasi dengan membagi 29
menjadi dua kelompok, agar dapat menghadiri audiensi keduanya. Hasil audiensi dengan jajaran rektorat, mengarahkan untuk Kopma UNY menyelenggarakan Rapat Anggota Tahunan (RAT) 34 di bulan Januari, agar dapat secara bersamaan mengikuti pelantikan dengan UKM lainnya. Audiensi dengan Rektor dan Wakil Rektor I dan II belum dapat dilaksanakan, dikarenakan padatnya jadwal rektorat di awal tahun. b. Perekrutan Asisten 2017 Program kerja ini dilaksanakan lebih cepat, dari beberapa tahun sebelumnya. Rangkaian penyelenggaraan program kerja ini adalah: 1) Penerimaan formulir 10-23 Januari 2017; 2) Tes tertulis 24-25 Januari 2017; 3) Seleksi wawancara 30-31 Januari 2017. Asep Dwi Widodo, asisten Bidang Adminhum Kopma UNY 2016 dalam hal ini menjadi koordinator pelaksan Program kerja kerja. Dalam pelaksanaannya proses perekrutan dibantu oleh pengurus harian. Program kerja ini, menghasilkan 15 orang Asisten, yang terdiri dari 8 laki-laki dan 7 orang perempuan. Tindak lanjut
dari perekrutan ini ialah pelantikan
manajemen. 15 orang Asisten ini tersebar, ke lima bidang. 4 orang bidang usaha, 3 orang bidang PSDA, 3 orang Bidang Adminhum, 2 orang bidang Keuangan, dan 3 orang Personalia. Tambahan 1 orang personil
di Bidang
Personalia. Hal ini dikarenakan
kebutuhan
mendasar dari bidang, yang membutuhkan tenaga dalam kegiatan operasional bidang personalia. c. Analisis Kelayakan Insentif untuk Manajemen Kopma UNY Program kerja ini terlaksana. Langkah kerja yang dilakukan untuk program kerja ini antara lain, Komunikasi dan diskusi dengan Alumni Bidang Adminhum Kopma UNY periode sebelumnya, Komunikasi dan diskusi dengan Kopma Univesitas Gajah Mada (UGM) yang dinilai hampir memiliki kesamaan dengan Kopma UNY. Hasil diskusi yang dilakukan dengan alumni dan Kopma UGM, memberikan kesimpulan 30
untuk
bidang
Adminhum
dapat
meningkatkan
kesejahteraan
Manajemen Kopma UNY. Kemudian bahan ini dibawa ke RAT melalui Anggaran Belanja Organisasi, dan disepakati kesejahteraan pengurus pengawas akan diberikan apabila seluruh divisi laba. d. Penyusunan (Garis Besar Haluan Kerja) GBHK Bidang Program kerja ini terlaksana. Tiap bidang diberikan waktu untuk menyelesaikan
Garis Besar Haluan Kerja (GBHK) bidang yang
berioentasi pada GBHK Ormen. Sebelumnya GBHK Ormen telah disusun
oleh
Pengurus Pengawas berjalan (tujuh orang yang
dikandidatkan menjadi calon Ketua Umum 2017). GBHK yang telah disusun
kemudian
di
diskusikan
dalam
rapat
manajemen.
Pembahasan dilakukan pada hari Kamis, 19 Januari 2017 bertempat di Hotel Universitas Negeri Yogyakarta. Pembahasan GBHK terdiri dari bidang
Adminhum,
Keuangan,
Personalia,
Usaha,
PSDA, dan
Pengawas. Dana yang dikeluarkan pada program kerja ini sebesar Rp 1.782.600,00.
Digunakan
untuk
sewa
tempat
dan
konsumsi
manajemen. Hasil dari GBHK yang disepakati, kemudian disajikan dalam materi penyampaian RAT. e. Penyusunan (Rencana Program Kerja ) RPK Bidang Adminhum Rencana Program Kerja (RPK) Bidang Adminhum 2017 disusun berdasarkan
GBHK dan
GBPK bidang
Adminhum 2017, serta
rekomendasi kerja yang telah disepakati di RAT. RPK disusun oleh pengurus harian bidang Adminhum, dan dimatangkan oleh bidang Adminhum 2017. Hasil dari kesepakatan bidang ini, kemudian disosialisasikan pada saat Rapat Manajemen bersamaan dengan bidang lainnya. Beberapa program kerja, pada tahun ini beberapa mengalami pembaharuan. Upaya untuk melancarkan pelaksanaan program kerja yang telah direncanakan, tiap bidang menyusun matriks.
31
FEBRUARI Pada tanggal 10 Februari 2017, manajemen Kopma UNY resmi dilantik oleh pembina Kopma UNY. Kemudian diselenggarakan pula kegiatan untuk operasioanal manajemen Kopma UNY selama satu tahun, mulai dari General Cleaning, serta penyusunan matriks program kerja. Tahun 2017, Bidang Adminhum mengankat tema ‘Adminhum Taqwa’ dengan Ketua Bidang Rifka Annisa M, Anna Yuswatun sebagai Asisten Humas, Muh Ridwan sebagai Asisten Kerumahtanggaan, dan Sri Suryani sebagai Asisten Administrasi.
MARET a. Soft Upgrading Manajemen Kopma UNY Program kerja ini terlaksana pada tanggal 19 Maret 2017 di Ruang Pengurus. Soft Upgrading ini diisi oleh alumni Kopma UNY. Alumni Kopma UNY yaitu Ketua Umum Kopma UNY 2008 Pratitha S. Putra dan Ketua Umum Kopma UNY 2009 A chmad Silmilatif. Dalam Soft
Upgrading
pembahasan lebih ke masalah-masalah yang
dihadapi manajemen Kopma UNY selama di Kopma UNY. Dana yang dikeluarkan sebesar Rp 694.200,00. Biaya digunakan untuk konsumsi, oleh-oleh dan kenang-kenangan. Kegiatan ini diselenggarakan sebagai tindak lanjut dari Temu Alumni
Kopma
UNY.
Soft
Upgrading
diselenggarakan,
untuk
meningkatkan kemampuan Manajemen dalam mengelola bisnis dan organsisasi Kopma UNY secara profesional. Manajemen yang izin Hendra dan Josua (Asisten Personalia). Kegiatan diselenggarakan dalam bentuk workshop yang berjalan dengan khusuk dan lancar. b. Pengadaan Atribut Pengadaan
Atribut,
diselenggarakan
tiap
awal
periode
Kepengurusan Kopma UNY. Pengadaan Atribut, terdiri dari Seragam 32
hari Senin (berupa kemeja), seragam hari Kamis (Batik), pin Kopma, serta kartu nama dan Id Card. Survey bahan dilakukan oleh bidang Adminhum, setelah didapat kesepakatan dari Manajemen bidang Adminhum membeli sesuai kebutuhan. Perkembangan sampai akhir bulan Maret, Bidang Adminhum sudah mendapatkan seragam batik. Target
untuk
merampungkan
pengadaan
Atribut
ini
ialah
pertengahan bulan April. Tindak lanjut dari Program Kerja ini ialah foto manajemen Kopma UNY Bersinergi. c. Perapihan Softfile dan Hardfile Program kerja ini yang telah dilakukan dalam Perapihan Soft file dengan Hardfile dengan merapikan surat masuk, surat keputusan, dengan mencocokkan data yang ada di FO, di komputer pengurus, serta buku kontrol, dan kartu kendali. Hasil dari program kerja ini adalah ditemukan soft file dan hardfile surat yang hilang, penomoran yang ganda, ketidaksesuaian penulisan antara judul, nomor, dan isi surat, serta file-file yang tercecer. Kendala dari program kerja ini adalah hardisk yang belum bisa dibuka, karena terdapat password yang belum bisa dibuka. Sehingga bidang Adminhum belum dapat mem-back up data secara maksimal dan rapi. Pekerjaan ini masih dalam proses, akan dilanjutkan dengan memperbaiki hardisk agar file lama tidak memenuhi penyimpanan di Komputer. Dengan adanya perapihan
diawal tahun kepengurusan ini, diharapkan dapat
mempermudah
akses
manajemen
dalam
menyimpan
dan
Kepengurusan
dan
mengakses data yang diperlukan. d. Pengadaan
Alat
Tulis
Kantor
(ATK)
Kepengawasan Program kerja ini terlaksana. Program kerja ini diselenggarakan tiap awal periode kepengurusan. Hal ini dilakukan untuk memberikan fasilitas yang melancarkan manajemen dalam menjalankan kegiatan operasional.
Langkah
kerja
dalam
program
kerja
ini
adalah 33
pendataan ATK bidang, survey harga, pembelian dan distribusi. Hasilnya
terlaksana. Biaya
yang
dikeluarkan
untuk melakukan
pengadaan ATK ini adalah Rp 490.150,00. Kendala dari program kerja ini adalah ketersediaan ATK yang diperlukan di divisi Kopma UNY, sehingga pembelian dilakukan Toko ATK sekitar. e. Pembuatan Konsep Panduan Laporan Pertanggungjawaban Program Kerja ini dilatarbelakangi adanya rekomendasi RAT, untuk
membuat
sistematika
Pertanggungjawaban
(LPJ).
penyusunan
Konsep
Panduan
Laporan Laporan
Pertanggungjawab ini terdiri dari, LPJ akhir tahun kepengurusan serta kegiatan Kopma UNY yang diselenggarakan anggota. Langkah kerja ini dimulai dengan (1) mencari referensi panduan LPJ, (2) komunikasi dengan alumni, (3) pembuatan konsep. Pekerjaan ini masih dalam proses, kendala pelaksanaan program kerja ini adalah belum banyak referensi.
Program kerja ini masih dalam proses. Harapan dari
program kerja ini ialah tersusunnya standarisasi sehingga seluruh kegiatan
Kopma
UNY,
dapat
membuat
Laporan
Pertanggungjawaban dengan muatan informasi yang layak dan sesuai kebutuhan. f. Audiensi Pembina dan Penasihat serta Padukuhan Sekita Kopma UNY Di awal kepengurusan, Ketua Umum menentukan dan menunjuk penasihat Kopma UNY sesuai dengan yang direkomendasikan dalam RAT. Penasihat Kopma UNY terdiri dari Hendri Haryanto, S.Pd (Bisnis), Wahyu Tri Atmojo, S.Pd (SDM organisasi), dan Ali Jufri, S.Pd. (Spiritual, Bisnis, dan SDM). Sementara Pembina pada tahun ini, ialah Drs. Supriyanto, MM Dosen Jurusan Pendidikan Ekonomi. Audiensi diawal kepengurusan ini bertujuan untuk mengenalkan manajemen Kopma UNY
yang
baru.
Audiensi
dengan
Wahyu
Tri
Atmojo,
S.Pd
diselenggarakan pada tanggal 14 Maret 2017. Kemudian dilanjutkan 34
audiensi dengan Hendri Haryanto, S.Pd pada tanggal 15 Maret 2017. Audiensi dengan Ali Jufri, S.Pd diselenggarakan pada tanggal 25 Maret 2017. Selain Penasihat dan Pembina, audiensi juga dilakukan dengan Padukuhan Karangmalang dan Mrican. Harapan dari pelaksanaan audiensi ini ialah terjalinnya komunikasi yang baik antara manajemen dengan pihak yang terlibat dalam hal kelancaran organisasi dan bisnis Kopma UNY.
REKOMENDASI 1. Bidang Adminhum dapat menyelenggarakan pendidikan secara kontinyu,
untuk
memproduktifkan
hari
sabtu
manajemen.
Pelatihan yang diselenggarakan disesuaikan dengan kebutuhan, dianjurkan alumni untuk menjadi pemateri. 2. Bidang Adminhum secara fokus, menindaklanjuti Perpanjangan Legalitas yang dibutuhkan. 3. Segera menindaklanjuti Kegiatan Temu Alumni Akbar Kopma UNY, mengumpulkan dat abase yang telah disusun tim publikasi serta Penyusunan
Laporan
Pertanggungjawaban.
Ditambah
pembuatan konsep ikatan alumni/visi misinya ikatan alumni. 4. Pekerjaan yang masih dalam proses dapat segera ditindaklanjuti. 5. Publikasi serangkaian agenda besar Manajemen dapat segera direalisasikan.
35
.
Sebagai organisasi yang bergerak dalam bidang
income
generat ing, Kopma UNY membentuk bidang khusus yang menangani pengelolaan karyawan sebagai salah satu elemen penting dalam kegiatan
operasional.
Bidang
khusus
tersebut
adalah
Bidang
Personalia, yang pada tahun ini mengangkat tema ‘Personalia SQUAD (Solidarity, Quality, Unity, Accountability, Develop)’ yang terdiri atas 1 orang Ketua Bidang (Kabid) Fitri Cesilia Kurniasi dan 3 orang Asisten Bidang yaitu Muhammad Arifin, Yosua Ardi Pratama, dan M. Hendra Prasetya dengan pembagian tanggungjawab sebagaimana telah diatur oleh jobdesk bidang. Secara garis besar, tanggung jawab Asisten lebih kepada operasional lapangan sedangkan Kabid ke arah pengembangan. Berikut adalah deskripsi Program Kerja Bidang Personalia selama triwulan pertama tahun 2017.
36
JANUARI Dalam menyambut RAT 34 yang diagendakan lebih awal +30 hari serta berakhirnya periode akuntansi, Bidang Personalia selama bulan Januari 2017 berfokus pada administrasi karyawan akhir tahun, pertanggungjawaban serta perencanaan. Meskipun demikian Bidang Personalia tetap melaksanakan rutinitas kegiatan demi lancarnya kegiatan operasional. Berikut adalah rangkaian program kerja Bidang Personalia selama Bulan Januari 2017. a. Perhitungan Perencanaan Gaji Karyawan Kopma UNY 2017 Perubahan UMK sesuai dengan SK Kementrian Ketenagakerjaan No.
175/Men/PHIJSK-UPAH/X/2016
serta
pertumbuhan
ekonomi
Indonesia melatarbelakangi adanya program kerja ini untuk dapat menyesuaikan antara penghasilan karyawan dengan harga produk di wilayah Kabupaten Sleman. Kenaikan gaji rata-rata 8% untuk setiap Kabupaten di Provinsi DIY berdampak cukup signifikan pada proses pembuatan
proyeksi gaji untuk selanjutnya digunakan dalam
perencanaan APBK. Langkah kerja dalam penyusunan program kerja ini adalah pengumpulan proyeksi gaji 2016 dan peraturan yang terkait, perhitungan perencanaan gaji, asuransi dan THR. Pada Rapat Ekoor pertama kepengurusan periode 2017, Program Kerja ini dilaporkan terlaksana meskipun terkendala oleh perubahan sejumlah kebijakan antara manajemen dengan karyawan. b. Penghitungan Bonus Karyawan Kopma 2016 Bonus
merupakan
salah
satu
elemen
dalam
pemberian
kesejahteraan karyawan sekaligus sebagai motivasi tambahan untuk karyawan agar senantiasa bekerja secara optimal. Bonus ini diberikan setiap
akhir
periode
akuntansi
dengan
mempertimbangkan
ketercapaian target masing-masing divisi yang telah disepakati oleh manajemen bersama karyawan. Dari keenam divisi yang ada, hanya Divisi Jasa dan Tokoku yang mencapai target omzet. Dengan 37
berakhirnya periode akuntansi 2016 maka Bidang Personalia merasa perlu menjadikan kegiatan ini sebagai salah satu Program Kerja. Langkah yang dilakukan dalam melaksanakan Program Kerja ini adalah
mempersiapkan
dengna
bidang
yang
komponen
yang
bersangkutan,
diperlukan, kemudian
kordinasi
melakukan
perhitungan dan pengecekan hasil perhitungan bonus. Hasil dari program kerja ini sampai dengan Rapat Ekoor adalah terlaksana dengan kendala sulitnya mendapat validasi data dari bidang keuangan. Sayangnya, karena Divisi Jasa tidak menandatangani APBK di awal periode, maka divisi karyawan divisi tersebut juga tidak menerima bonus. Demikian halnya dengan Divisi Tokoku, setelah dilakukan penghitungan kembali, hasil perhitungan bonus untuk divisi ini tidak digunakan karena divisi yang bersangkutan mengalami kerugian. c. Pembaharuan Konsep Bonus dan Komisi Adanya
Bonus dalam hal kesejahteraan karyawan tentu
memerlukan ketentuan yang jelas sehingga dapat mencapai tujuan awal
diadakannya
bonus
ini.
Keadaan
ekonomi
yang
terus
berkembang menyebabkan besarnya nominal bonus yang terdapat dalam Konsep Bonus yang ada dianggap tidak relevan untuk dijalankan. Dengan adanya hal tersebut Bidang Personalia merasa perlu menentukan ketentuan bonus yang baru sehingga dapat digunakan sebagai patokan dalam penghitungan bonus karyawan. Langkah yang dilakukan dalam pelaksanaan program kerja ini adalah pengkajian konsep yang sudah ada, analisis data omset, laba dengan poin syarat bonus dan komisi, kordinasi dengan bidang terkait, serta penyusunan konsep. Hasil dari program kerja ini adalah terlaksana dengan kendala sulitnya menentukan nominal yang tepat sesuai dengan kemampuan divisi usaha Kopma UNY serta memiliki follow up implementasi konsep. 38
d. Penyusunan RPK Bidang Personalia 2017 Berakhirnya kepengurusan periode 2016 tentu menjadi akhir jabatan Bidang Personalia periode 2016. Demi dapat tercapainya tujuan adanya Bidang Personalia, maka diperlukan perencanaan sebagai acuan yang akan digunakan oleh Bidang Personalia periode selanjutnya. Dengan beban yang dirasa cukup berat, maka Bidang Personalia mengangkat kegatan ini sebagai Program kerja di bulan Januari 2017. Langkah yang dilaksanakan dalam penyusunan program kerja ini adalah peninjauan RPK tahun 2016, Analisis GBHK 2017, analisis kebutuhan periode 2017, dan penyusunan RPK serta sosialisasi. Hasil dari program kerja ini adalah terlaksana dengan kendala
sulitnya
berkordinasi antar
personil karena
padatnya
kegiatan Kopma UNY di bulan Januari 2017.
FEBRUARI Bulan Februari 2017 sebagai masa transisi kepengurusan Kopma UNY gemilang menuju Kopma UNY Bersinergi dimanfaatkan untuk menggali informasi antar periode oleh masing-masing bidang. Ditambah dengan kesepakatan rapat manajemen berupa tidak adanya program kerja pada bulan ini menambah semangat Bidang Personalia
dalam
melaksanakan
t ransfer
knowledge.
Hadirnya
sejumlah alumni dalam acara Reuni Akbar juga menjadi kesempatan emas bagi Bidang Personalia dalam melakukan t ransfer knowledge. Dengan demikian, pada bulan ini secara mutlak Bidang Personalia melakukan penyesuaian atas tanggung jawab yang akan diemban selama satu periode mendatang.
39
MARET a. Pembaharuan Track Record Karyawan dalam SIPER Karyawan sebagai salah satu elemen penting dalam suatu organisasi yang bergerak di bidang income generat ing perlu mendapatkan perhatian khusus. Dalam pengelolaannya, dibutuhkan data karyawan secara detail dan jelas. Sayangnya di Kopma UNY masih belum tersedia informasi yang lengkap dan up t o dat e. Adanya ketidakakuratan data karyawan serta penyajian tampilan data dalam SIPER seringkali mengakibatkan adanya asimetri informasi antara karyawan dengan manajemen. Dirasa perlu adanya tindakan serius terkait permasalahan tersebut, Bidang Personalia mengajukan Program Kerja ini dalam Rapat Ekoor dan disetujui oleh seluruh peserta. Langkah yang dilakukan dalam pelaksanan program kerja ini adalah pengumpulan data karyawan, mengubah tampilan SIPER, serta menginput data karyawan yang telah terkumpul. Kendala program kerja ini adalah kurang partisipatifnya karyawan dalam pengumpulan data, dan permasalahan internal bidang sehingga program kerja ini masih dalam proses. Follow up dari program kerja ini adalah penggunaan SIPER dan updat e secara berkala. b. Pembaharuan Media Orientasi Karyawan 2017 Kesan pertama seorang karyawan pada suatu pekerjaan sangat penting terhadap kinerja yang akan diberikan dalam masa kerjanya. Salah satu elemen yang akan memberikan pengaruh pada kesan pertama karyawan adalah media yang digunakan saat orientasi karyawan. Dengan adanya hal tersebut maka Bidang Personalia melakukan pembaruan media orientasi karyawan yang dianggap kurang informatif dan belum up t o dat e. Langkah yang dilaksanakan dalam pelaksanaan program kerja ini adalah meninjau media orientasi
sebelumnya,
mendata
poin
penting
yang
akan
ditambahkan, pengumpulan data yang dibutuhkan, serta membuat 40
media orientasi karyawan yang baru. Program kerja ini masih dalam proses dengan kerndala belum adanya foto manajemen terbaru serta meninggalkan langkah pengambilan video sesuai jobdesk karyawan. Tindak lanjut dari program kerja ini adalah pengambilan video mengenai wewenang karyawan pada bagian yang memiliki t urnover tinggi. Dilanjutkan dengan penggunaan media orientasi. c. Pematangan Konsep Jaminan Pensiun Karyawan Telah dibuatnya konsep jaminan pensiun karyawan bukan berarti tidak ada tindak lanjut lain di luar implementasi. Adanya keraguan dari Bidang Personalia dan dengan mempertimbangkan kemampuan Kopma UNY, memunculkan Program Kerja untuk mematangkan rencana pemberian fasilitas pensiun bagi karyawan Kopma UNY. Program kerja ini telah terlaksana melalui berbagai proses pengkajian atas konsep yang telah dibuat, hingga menghasilkan keputusan bahwa Kopma UNY tidak akan menerapkan fasilitas pensiun bagi karyawan. Keputusan
tersebut
dilandasi oleh
pengkajian
dari
berbagai narasumber seperti ikatan HRD se Yogyakarta, Alumni Pengurus Bidang Personalia, Layanan Konsultasi dan Bantuan Hukum (LKBH) UNY, memerhatikan persyaratan dari BPJS, serta jauhnya jarak/gap antara Kopma UNY dengan perusahaan yang telah menerapkan
(PT.
Astra
Indonesia).
Hal
lain
yang
menjadi
pertimbangan adalah sering adanya keluhan dari karyawan yang menganggap kesejahteraan dari Kopma UNY masih kurang, meskipun secara tidak langsung sudah berbagai macam kesejahteraan yang diberikan oleh Kopma UNY kepada karyawan. Kendala yang dialami adalah perbedaan pendapat (pro kontra) antar narasumber yang dijadikan rujukan. Tindak lanjut atas program kerja ini adalah pengambilan keputusan terkait jaminan pensiun. d. Pembaharuan Konsep Evaluasi Karyawan (Evaluasi Semester 1)
41
Evaluasi karyawan diperlukan untuk mengetahui keadaan karyawan secara personal maupun kondisi lingkungan kerja. Program kerja Bidang Personalia ini dilandasi anggapan bahwa konsep yang ada terlalu klasik. Oleh karena itu, diperlukan pembaruan demi sistematisnya evaluasi karyawan habis kontrak. Langkah kerja yang dilaksanakan
dalam
penyusunan
konsep
evaluasi
ini
adalah
pengkajian konsep evaluasi terdahulu, analisis penambahan poin evaluasi yang diperlukan, dan penyusunan instrumen dan konsep evaluasi.
Terkendala
penentuan
instrumen
yang
tepat
serta
perencanaan jangka panjang penerapan sistem evaluasi dan validitas, mengakibatkan program kerja ini masih dalam proses. Follow up dari program kerja ini adalah penerapan konsep dan instrumen pada evaluasi karyawan semester 1. Selain tugas yang dilaksanakan oleh Bidang Personalia di atas, selama triwulan pertama ini Bidang Personalia juga melaksanakan kegiatan sebagai berikut: 1. Pendistribusian beasiswa anak karyawan, yang merupakan salah satu bentuk kesejahteraan kepada karyawan, sejumlah 5 orang anak. 2. Sosialisasi perhitungan dan ketentuan gaji kepada karyawan sesuai dengna proyeksi yang telah dibuat. 3. Pendistribusian
Peraturan
Perusahaan
(PP)
yang
telah
diamandemen. 4. Pengadaan dan pendistribusian kado dan seragam karyawan. 5. Penyerahan best employee dan pengumuman pelaksanaan rekreasi karyawan dalam senam karyawan. 6. Perhitungan SHU karyawan tahun 2016 serta pendistribusiannya. 7. Evaluasi jam kerja bersama dengan kordinator divisi untuk tahun 2017.
42
REKOMENDASI a. Pelaksanaan evaluasi karyawan terkait keberlanjutan karyawan hendaknya dilaksanakan sesuai jadwal yang telah ditentukan agar
kebutuhan
komposisi
karyawan
dapat
direncanakan
dengan baik. b. Bersama dengan bidang lain yang bersangkutan dengan divisi usaha, hendaknya mengadakan briefing divisi secara rutin minimal 1 kali dalam 2 bulan. c. Mengadakan kordinasi bidang secara rutin untuk membahas permasalahan
divisi
yang
dialami
oleh
masing-masing
penanggung jawab, serta kordinasi dengan bidang lain terkait keputusan yang diambil sehingga tidak lagi terdapat celah untuk ditolak oleh karyawan. d. Perpanjangan kontrak dilaksanakan secara tepat waktu untuk mencegah kekosongan posisi karyawan yang merasa kurang dihargai. e. Melakukan perekapan dan pemantauan kontrak karyawan secara teratur, melakukan update data karyawan di BPJS, dan mengoptimalkan konsultasi serta pendampingan dari alumni. f. Peningkatan komunikasi dengan karyawan terkait kebijakan dan pengumuman.
43
.
JANUARI a. Rencana Program Kerja Bidang Usaha 2017 Rencana program kerja atau disingkat RPK merupakan landasan bagi
manajemen
2017
dalam
melaksanakan
arahan
dan
pengembangan bidang mereka. RPK berlandaskan pada GBPK yang merupakan
rincian
dari
GBHK
bidang
dan
GBHK
organisasi
manajemen. Pembuatan RPK ini mengacu pada polubjang. Semua bidang di manajemen Kopma UNY pada bulan Januari wajib membuat
RPK
sebagai
rencana
tahun
berikutnya.
Kendala
pembuatan RPK pada bidang usaha adalah berkenaan dengan jadwal penyusunan berbenturan dengan masa transisi pergantian manajemen Kopma UNY. Tindak lanjut dari program kerja ini adalah implementasi dari RPK yang telah disusun dan disetujui.
44
FEBRUARI Rapat Anggota Tahunan biasanya diadakan pada bulan Februari, namun pada tahun 2017 ini diadakan pada bulan Januari. Hal ini membuat pada bulan Februari sudah dilantiknya manajemen Kopma UNY 2017. Bidang Usaha 2017 bertemakan “Usaha Profektik” terdiri atas lima personel dengan satu kepala bidang dan empat asisten
bidang.
Ketua
bidang
bertanggung
jawab
atas
keberlangsungan fungsi bidang usaha yang dibantu oleh empat asisten. Ketua bidang usaha diampu oleh Patriadin Riyadi Baitipur. Fokus keempat asisten terbagi menjadi ke dalam kategori divisi usaha, yaitu retail, cafetaria, dan layanan jasa. Asisten retail dipegang oleh Rizqi Aji Darmawan dan Edo Agustiansah Suharto. Asisten cafetaria dipegang
oleh
Andi
Sulaiman,
sedangkan
asisten
jasa
dan
pembiayaan dipegang oleh Fajar Uji Lestari. Dengan demikian, setiap kat egori divisi usaha sudah ditangani oleh masing-masing asisten usaha. Bulan Februari seluruh personil bidang dalam manajemen Kopma UNY tidak memiliki program kerja karena waktu yang tidak penuh satu bulan setelah pelantikan, yaitu hanya berkisar dua minggu. Meskipun demikian bidang usaha memiliki target tersendiri pada bulan Februari. Target ini merupakan acuan internal bidang usaha yang tidak melalui rapat ekoor, diantaranya adalah: 1. Sarana dan prasarana Garden Cafe, dimana fokus perbaikan adalah atap Garden Cafe. Namun dalam pelaksanaan program kerja
ini,
belum
berkoordinasi
dengan
bidang
keuangan
mengenai biaya yang akan dikeluarkan, sehingga pada bulan Februari tidak terlaksana dan dijadikan salah satu langkah dalam program kerja bulan Maret. 2. Promo paket nongkrong divisi Core untuk menarik pelanggan supaya di Core lebih lama dan hemat. Pekerjaan ini terlaksana, 45
namun tidak berjalan efektif karena promo ini dilaksanakan secara tergesa-gesa dan sounding nya tidak menyebar luas. Kelanjutan dari program kerja ini berupa evaluasi promo divisi retail yang dijadikan pekerjaan di luar proker bulan Maret. 3. Pembuatan katalog produk jasa supaya pelanggan mengetahui apa saja produk yang ditawarkan oleh Kopma UNY. Pekerjaan ini telah selesai kemudian didistribusikan kepada konsumen dan calon konsumen jasa pada bulan Maret. Asisten jasa dan pembiayaan juga akan melakukan promosi produk simpanan USP Amanah. Promosi ini rencananya melalui media cetak dan media sosial, namun pada bulan Februari belum selesai dan menjadi program kerja di bulan Maret untuk mendukung launching produk. 4. Analisis
produk
Garden
Cafe
sebagai
tindak
lanjut
dari
kepengurusan sebelumnya. Program kerja ini sebelumnya telah dilakukan oleh Asisten cafetaria tahun 2016 dengan alasan ingin mengetahui apakah kesesuaian harga pokok produk sudah tepat bila dibandingkan harga produk dan adanya pajak restoran. Langkah yang telah ditempuh asisten sebelumnya adalah menjabarkan
harga
pokok
dan
margin
yang
diinginkan.
Mengeleminasi produk yang tidak diminati oleh pelanggan dengan data penjualan selama satu tahun. Pekerjaan ini belum terlaksana dan dijadikan program kerja pada bulan Maret.
MARET a. Persiapan Launching Produk USP Amanah Tabunganku dan Deposito Program kerja yang telah terlaksana ini merupakan bentuk sinergi antara bidang usaha dan bidang keuangan. Bidang keuangan yang mengusung konsep produk simpanan dan segala perlengkapan administrasinya, sedangkan bidang usaha mempromosikan adanya 46
produk simpanan dengan harapan mahasiswa maupun masyarakat umum tertarik untuk menyerahkan uang sebagai simpanan melalui produk baru ini. Persiapan launching ini sudah terlaksana dengan hasil akhir yaitu media promosi berupa leaflet, X-banner, dan pamflet ukuran A3. Kendala dalam program kerja ini menurut asisten usaha adalah sulit mencari desain pamflet serta sulit membagi waktu untuk promosi. Kelanjutan dari program kerja ini adalah pendistribusian media promosi kepada konsumen. b. Pembuatan Katalog Penawaran Produk Garden Cafe Program kerja ini dilakukan oleh Kabid Usaha sebagai tindak lanjut dari fokus perbaikan produk yang dilakukan manajemen 2016. Namun, program kerja ini masih dalam proses. Langkah yang telah dilakukan adalah analisis produk. Kabid usaha sebelum membuat kat alog penawaran produk, terlebih dahulu melakukan fiksasi produk melalui analisis HPP dan SOP. Kendala yang dihadapi oleh kabid usaha adalah data-data yang dibutuhkan belum terekap secara sempurna sehingga menyulitkan dalam penyusunan konten katalog produk. Proker ini diharapkan Garden Cafe dapat lebih dikenal masyarakat dan pada akhirnya meningkatkan jumlah penjualan divisi. c. Pembaharuan Paket Persewaan Tempat Garden Cafe Program kerja ini bertujuan untuk memaksimalkan pendapatan sewa
Garden
Cafe
dengan
diiringi
perbaikan
tempat
dan
melengkapi fasilitas. Fasilitas yang baru diperbaiki adalah perbaikan atap dan pintu kamar mandi. Perbaikan fasilitas ini juga akan berdampak pada kenyaman pelanggan Garden Cafe. Namun, program kerja ini masih dalam proses karena asisten merasa kesulitan dalam prosedur pengadaan fasilitas di Kopma UNY. Dengan adanya program kerja ini, diharapkan dapat memaksimalkan pendapatan di luar usaha dari Garden Cafe.
47
d. Pembaharuan Konsep dan Pengadaan Loker Barang Minimarket Program kerja ini sebagai upaya pengendalian internal divisi Minimarket, karena selama ini divisi ini tingkat kehilangan barangnya cukup tinggi. Wujud pengendalian ini diantisipasi dengan cara pengadaan loker barang Minimarket, sehingga konsumen yang akan bertransaksi di Minimarket wajib menitipkan tas, jaket, ataupun barang bawaan lainnya. Namun, konsep ini belum mengakomodasi mahasiswa yang ingin bertemu dengan manajemen ketika malam hari, apakah harus menitipkan barang atau tidak. Harapan ketika loker sudah dapat digunakan adalah tingkat kehilangan barang menjadi lebih sedikit. Kendala yang dihadapi oleh asisten adalah kurangnya relasi dalam pembuatan rak dengan konsep outdoor. Loker yang akan digunakan masih dalam proses pembuatan, sehingga program kerja ini masih dalam proses. e. Analisis karakteristik konsumen Kopma UNY Core Kopma UNY Core yang berdiri pada 13 Januari 2015 ini merupakan divisi terbaru Kopma UNY dimana target pasar adalah mahasiswa, dosen, dan masyarakat. Program kerja ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana karakteristik konsumen Kopma UNY Core sesuai dengan target pasar. Informasi karakteristik konsumen ini bermanfaat untuk acuan dalam pelaksanaan dan pengembangan divisi Kopma UNY Core di bulan berikutnya. Pengambilan data di lapangan menggunakan angket dengan variabel lokasi toko, promo, harga, kelengkapan produk, pelayanan, dan fasilitas. Tujuan angket ini adalah mengetahui apa yang dicari konsumen ketika datang di Kopma UNY Core. Angket yang telah kembali berjumlah 87 angket dan sedang dalam proses pengolahan data, sehingga program kerja ini masih dalam proses. Hasil akhir dari program kerja ini adalah berupa laporan analisis karakteristik konsumen Kopma UNY Core, sehingga diharapkan dapat menjadi landasan bidang usaha dalam 48
menentukkan produk unggulan dan jenis promosi yang akan dilakukan. Selain melaksanakan yang dijelaskan di atas, bidang Usaha juga melaksanakan beberapa pekerjaan tambahan, yaitu sebagai berikut: 1. Administrasi produk divisi Jasa, hasilnya berupa daftar produk apa saja yang ada terdapat di divisi jasa. 2. Pembuatan katalog produk divisi Jasa telah terlaksana dengan tujuan untuk mengenalkan produk atau layanan apa saja yang dilayani oleh divisi Jasa sebagai salah satu bentuk promosi. 3. Pencetakan kartu mitra, bertujuan untuk memberikan kartu identitas kepada mitra dan mempermudah hilir alur mitra ke Jasa. Namun, masih dalam proses karena ada mitra yang belum memberikan foto sehingga belum dilakukan pencetakan kartu mitra. 4. Pembaharuan kontrak kerjasama dengan mitra jasa masih dalam proses karena rencananya bukan hanya pembaharuan kontrak saja namun perbaikan dan transparansi data antar mitra. 5. Pembuatan desain promo Tokoku telah terlaksana dimana promo ini berupa pemberian piring gratis sebagai upaya memikat konsumen dari masyarakat. Hal ini sebagai antisipasi adanya sebagian besar mahasiswa UNRIYO selaku target pasar TokoKU, karena lokasi kampus dan toko yang berdekatan yang menjalan praktik di luar kampus. 6. Renovasi atap GC telah terlaksana dengan target sebelum diadakannya temu alumni Kopma UNY sekaligus merupakan salah satu perbaikan fasilitas Garden Cafe untuk paket persewaan. 7. Perapihan data arsip bidang usaha telah terlaksana dan dapat dilihat secara visual perbedaan kerapian arsip data.
49
8. Evaluasi promosi divisi retail masih dalam proses. Promosi yang akan dievaluasi ada dua, yaitu promo piring gratis di TokoKu dan paket nongkrong di Core. 9. Pengadaan genset Minimarket telah terlaksana dan dipasang di sebelah bangunan minimarket dekat dengan mushola.
50
DIVISI USAHA KOPMA UNY 1. Minimarket Januari
Februari
Maret
PENDAPATAN Realisasi APBK Ketercapaian LABA BERSIH
910.496.584 923.435.870
1.040.361.905 1.010.496.113
1.163.728.435 1.065.506.780
99%
103%
109%
Realisasi APBK Ketercapaian
50.656.201 35.913.991
74.509.719 36.428.016
54.304.705 43.793.749
141%
205%
124%
menjadi
penyumbang
Minimarket
masih
laba
terbesar
dibanding dengan divisi, hal ini dapat dilihat dari laba Minimarket per bulan yang mencapai angka di atas Rp 50.000.000,00 pada triwulan pertama. Pada tahun 2017, divisi Minimarket Kopma UNY 51
memilih
target
Optimis.
Ketercapaian
realisasi
pendapatan
dibanding dengan APBK yang telah disepakati mengalami tren naik, yaitu dari 99% lalu 103% dan pada bulan Maret pada titik 109%. Pada bulan Januari, pendapatan belum mencapai APBK, namun pada titik pendapatan itu, ketercapaian laba bersih usaha mencapai 141% lalu disusul bulan Februari 205%, dan Maret 124%. 2. Garden Cafe PENDAPATAN Realisasi APBK Ketercapaian LABA BERSIH Realisasi APBK Ketercapaian
Januari
Februari
Maret
40.748.150 68.590.699 59%
42.806.722 70.593.246 61%
48.186.228 63.331.290 76%
(13.039.403) 2.761.879 -472%
(1.562.656) 1.901.965 -82%
1.579.594 4.701.552 34%
Garden Cafe pada triwulan pertama tahun 2017 sudah mengalami kerugian cukup besar pada bulan Januari, yaitu sebesar Rp 13.039.403 padahal apabila dibandingkan dengan bulan
Februari
total
pendapatan
tidak
terlampau
jauh.
Permasalahan ini berakar pada tingginya jumlah biaya non operasional, pada bulan Januari terdapat pengeluaran pesangon karyawan sebesar Rp 2.861.000 dan pembelian perlengkapan hingga Rp 5.886.040 sedangkan bulan Februari hanya Rp 701.800. Pada tahun 2017, Garden Cafe berlandaskan APBK Middle. Secara berturut -turut ketercapaian pendapatan dibanding dengan APBK adalah
59%, 61%, dan 76%. Kerugian pada bulan Januari
menyebabkan persentase ketercapaian minus 472%.
52
3. USP Januari
Februari
Maret
PENDAPATAN Realisasi APBK Ketercapaian
2.854.500 5.886.533 48%
3.221.603 6.338.983 51%
3.057.857 6.570.209 47%
79.315 902.598
302.172 564.279
-44.683 1.007.047
9%
54%
-4%
LABA BERSIH Realisasi APBK Ketercapaian
Divisi USP pada tahun 2017 berlandaskan pada APBK Optimis. Pencapaian pada triwulan pertama ini belum sesuai yang diharapkan. Komponen pendapatan USP diantaranya adalah bagi hasil pinjaman dan provisi administrasi, dengan pengalihan denda yang awalnya sebagai tambahan pendapatan menjadi dana sosial Kopma UNY. Persentase ketercapaian USP berturut -turut 48%, 51%, dan 47%. Persentase yang demikian rupa diindikasikan oleh kurangnya penagihan pada bulan yang bersangkutan dan biaya yang cenderung naik. Ketercapaian laba usaha secara berturut turut adalah 9%, 54%, dan -4%. 4. Layanan Jasa Januari
Februari
Maret
PENDAPATAN Realisasi APBK Ketercapaian LABA BERSIH
49.872.700 61.107.200
48.847.000 60.125.822
63.937.080 80.443.016
82%
81%
79%
Realisasi APBK Ketercapaian
(907.865) 4.744.029 -19%
3.175.243 4.008.944 79%
4.174.242 2.004.641 208%
Divisi layanan jasa pada tahun 2017 berlandaskan pada APBK Optimis. Pada bulan Januari layanan jasa mengalami kerugian 53
sebesar Rp 907.865 dan pada bulan selanjutnya mengalami loncatan yang signifikan menjadi laba Rp 3.175.243. Triwulan pertama
pada
tahun
2017, pendapatan belum mencapai
ketercapaian 100%. Secara berturut -turut ketercapaian mengalami tren penurunan, yaitu 82%, 81%, dan 79%. Bulan Maret, terjadi lonjakan
ketercapaian
laba
208%
dikarenakan
realisasi
pendapatan yang mengalami peningkatan sebesar 24 %. 5. TokoKU Januari
Februari
Maret
PENDAPATAN 128.156.775 153.675.538
Realisasi APBK Ketercapaian LABA BERSIH Realisasi APBK Ketercapaian
118.576.675 124.626.475 149.563.242 155.059.658
83%
79%
80%
(6.723.324) 1.654.324 -406%
(644.132) (68.301) 943%
162.694 1.356.318 12%
Divisi TokoKu pada bulan Januari dan Februari mengalami kerugian dan pada bulan Maret laba usahanya sangat kecil yaitu sebesar Rp 162.694. Persentase ketercapaian omzet adalah sebesar 83%, 79%, dan 80%. TokoKu berlandaskan pada APBK middle. Permasalahan secara umum pada divisi retail adalah sistem yang berujung
pada
kurang
validnya data persediaan sehingga
menyebabkan ketidakstabilan angka yang dihasilkan, baik itu profit margin dan lainnya.
54
6. Kopma UNY Core Januari
Februari
Maret
PENDAPATAN Realisasi APBK Ketercapaian
80.059.300 133.644.472 60%
76.071.129 125.433.811 61%
92.294.000 141.264.212 65%
(1.254.825) 8.042.595
18.399.190 6.075.866
(16.092.684) 3.571.287
-16%
303%
-451%
LABA BERSIH Realisasi APBK Ketercapaian Divisi
Core
berlandaskan
pada
APBK
Middle,
dan
ketercapaian pendapatan pada triwulan pertama rata-ratanya adalah 62%. Sedangkan berturut -turut ketercapaian laba usaha adalah -16%, 303%, dan -451%. Berdasarkan persentase tersebut sangat
tampak
ketidakstabilan
ketidakstabilan
tersebut
divisi.
Indikasi
penyebab
adalah data sistem informasi yang
digunakan. Pada bulan Februari gross margin yang dihasilkan oleh Core adalah sebesar 52% sedangkan bulan Maret 6%.
55
REKOMENDASI : 1. Pembuatan matrik kerja tahunan sebagai acuan time line kerja selama satu tahun. 2. Pembuatan agenda promosi jangka panjang setiap divisi sesuai dengan kalender event. 3. Pembuatan lampiran dalam draft ekoor yang memuat promosi tiap bulan masing-masing divisi. 4. Perbaikan t able manner Garden Cafe. 5. Pembukuan analisis HPP guna mempermudah promo diskon. 6. Penekanan SPI dalam operasional divisi. 7. Optimalisasi pengadaan persediaan barang di Kopma UNY Core. 8. Kotak saran untuk setiap divisi usaha. 9. Study banding terkait pengadaan gudang dan prosedur Stock opname yang lebih efektif dan efisien.
56
PENUTUP Demikian laporan Triwulan 1 kami buat dengan sebenarbenarnya sesuai hasil kepengawasan kami selama periode bulan Januari
sampai
Maret
2017.
Laporan
ini
diharapkan
dapat
memberikan gambaran kepada anggota, pembina, dan penasehat tentang kinerja kepengurusan Kopma UNY 2017 pada triwulan pertama dan dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan. Kritik dan saran sangat kami harapkan untuk memperbaiki, meningkatkan, dan mengembangkan Kopma UNY menjadi yang lebih baik.
57
