PROSEDUR KUALITI OPERASI AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL KURSUS
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).05
NO. KELUARAN
: 02
NO. PINDAAN
: 02
TARIKH KUATKUASA
: 21/5/09
MUKA SURAT
: 1/10
PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL KURSUS PK.UiTM APB (O). 05
Disediakan oleh
Disemak oleh
Diluluskan oleh
Dr. Noor Ida Ramli
Dr Saidatul Akmar Zainal Abidin
Prof Madya Datin Dr. Hajibah Othman
Ketua Program BMKP
Timbalan Dekan (Akademik)
Dekan
21.5. 2009
21.5. 2009
21.5. 2009
T/tangan
Nama
Jawatan
Tarikh
PROSEDUR KUALITI OPERASI AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL KURSUS
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).05
NO. KELUARAN
: 02
NO. PINDAAN
: 02
TARIKH KUATKUASA
: 21/5/09
MUKA SURAT
: 2/10
REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan .
HALAMAN DIPINDA Tarikh
No.
No.
Muka
Keluaran/
Para
Surat
Ringkasan Pindaan
Pindaan 2/8/08
1
1
Tarikh Kuatkuasa diubah ke 2/8/08
2
Nama pegawai yang menyemak
3
Nama Pegawai yang melulus
4
Tarikh-tarikh tandatangan ke 2/8/08
5
2
Tarikh Kuatkuasa diubah ke 2/8/08
6
3
Tarikh Kuatkuasa diubah ke 2/8/08
7
4
Tarikh Kuatkuasa diubah ke 2/8/08
8
5
Tarikh Kuatkuasa diubah ke 2/8/08
6
Tarikh Kuatkuasa diubah ke 2/8/08
9
4.3 kolum 2 tambah ( Kursus-kursus Khidmat UiTM)
10
4.4 kolum 2 tambah Koordinator Jabatan dan kolum 3 tambah Koordinator Jabatan bertanggungjawab di atas segala urusan akademik APB
11
4.5 kolum 2 tambah Ketua Program dan kolum 3 tambah kolum 3 tambah Ketua Program
Diluluskan
PROSEDUR KUALITI OPERASI AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL KURSUS
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).05
NO. KELUARAN
: 02
NO. PINDAAN
: 02
TARIKH KUATKUASA
: 21/5/09
MUKA SURAT
: 3/10
bertanggungjawab di atas segala urusan akademik APB 12
Ubah penomboran bagi bahagian 4.0 Definisi bagi no. 4.3~4.19
13
Tarikh Kuatkuasa diubah ke 2/8/08 dan perubahan no 5.5
14
7
15
Tarikh Kuatkuasa diubah ke 2/8/08 5.5 kolum 2 tambah KP kolum 3 tambah ketua program
8 16
Tarikh Kuatkuasa diubah ke 2/8/08 5.6 kolum 2 tambah KJ dan kolum 3 tambah Koordinator Jabatan
17
Perubahan pernomboran dari 5.6 ~5.11
18
5.6 tambah KJ pada kolum 2
19
6. no 3. tambah KJ pada kolum 2
20
6. no.4 tambah KJ pada kolum 1 6. no.6 tambah KJ pada kolum 2
21
9
Tarikh Kuatkuasa diubah ke 2/8/08
22
10
Tarikh kuatkuasa diubah ke 2/8/08
PROSEDUR KUALITI OPERASI AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
BIL
PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL KURSUS
ISI KANDUNGAN
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).05
NO. KELUARAN
: 02
NO. PINDAAN
: 02
TARIKH KUATKUASA
: 21/5/09
MUKA SURAT
: 4/10
MUKASURAT
Muka Hadapan
1
Rekod Pindaan Dokumen Terkawal
2
Isi Kandungan
3
1.0
Objektif
4
2.0
Skop
4
3.0
Dokumen Rujukan
4
4.0
Definisi
5
5.0
Singkatan
6
6.0
Tanggungjawab dan Tindakan
7
7.0
Rekod Kualiti
8
8.0
Lampiran
9
PROSEDUR KUALITI OPERASI AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
1.0
PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL KURSUS
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).05
NO. KELUARAN
: 02
NO. PINDAAN
: 02
TARIKH KUATKUASA
: 21/5/09
MUKA SURAT
: 5/10
OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan perancangan, perlaksanaan, dan semakan penyediaan fail kursus sebagai rujukan dan garis panduan lengkap yang digunakan pensyarah semasa menyediakan bahan pengajaran dan pembelajaran bagi memastikan ia menepati keperluan kurikulum.
2.0
SKOP Prosedur ini diterimapakai oleh Pengurusan Akademi bagi urusan penyediaan FK.
3.0
DOKUMEN RUJUKAN
BIL.
NO. RUJUKAN
JENIS
3.1
MK UiTM.APB-01
MANUAL KUALITI
Seksyen 4.2
Dokumentasi
Seksyen 4.2.3
Kawalan Dokumen
Seksyen 4.2.4
Kawalan Rekod
Seksyen 5.5
Tanggungjawab, Bidang Kuasa dan Komunikasi
Seksyen 5.6
Kaji semula Pengurusan
Seksyen 8.5.1
Penambahbaikan Berterusan DOKUMEN SOKONGAN
3.2
DS
Peraturan Akademik UiTM (Program Diploma dan Ijazah Sarjana Muda)
3.3
DS.
Matlamat dan Strategi Pengukuhan Akademik UiTM (Edisi 2002)
3.4
DS.
Garis Panduan Akademik dan Kurikulum UiTM (Edisi 2002)
PROSEDUR KUALITI OPERASI AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL KURSUS
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).05
NO. KELUARAN
: 02
NO. PINDAAN
: 02
TARIKH KUATKUASA
: 21/5/09
MUKA SURAT
: 6/10
4.0 DEFINISI BIL.
ISTILAH
4.1
Pensyarah Sumber
4.2
Ahli Kumpulan Utama (Kursus-kursus Khidmat UiTM)
4.3 4.4
Koordinator Akademik/Kursuskursus Khidmat UiTM Koordinator Jabatan
4.5
Ketua Program
4.6
Pengurusan Akademi
4.7
Fail Kursus
4.8
Isi kandungan Fail Kursus
4.9
Rangka Kursus
4.10 Skema/Penjadualan kuliah
4.11 Spesifikasi Peperiksaan dan Penilaian
PENJELASAN Pensyarah yang bertanggungjawab untuk koordinasi kursus. Pensyarah yang dilantik sebagai ahli kumpulan bagi satu-satu kursus seperti pensyarah yang mengajar, menyedia dan memeriksa kertas peperiksaan akhir kursus tersebut. Koordinator Akademi bertanggungjawab di atas segala urusan akademik APB. Koordinator Jabatan bertanggungjawab di atas segala urusan akademik APB Ketua Program bertanggungjawab di atas segala urusan akademik APB Dekan, Timbalan Dekan, Koordinator dan Pensyarah Sumber. Fail yang mengandungi semua bahan pengajaran dan pembelajaran, peperiksaan dan penilaian serta perkara yang berkaitan dengan kursus yang dikumpul dan disahkan untuk pengedaran dan penggunaan pensyarah. Silabus, Skema/Penjadualan Kuliah, Rangka Kursus, Spesifikasi Peperiksaan dan Penilaian, Bahan Pengajaran dan Pembelajaran, Garispanduan Pemarkahan, Sampel Kertas Peperiksaan Pertengahan Semester dan Akhir, Sampel Ujian Berterusan dan Skema Jawapan.(Rujuk Isi Kandungan FK) Dokumen yang mengandungi objektif kursus, tajuk dan topik yang dikendalikan di dalam kursus, penilaian serta rujukan yang diedarkan kepada pelajar di awal semester. Jadual waktu yang menerangkan tajuk kuliah dan isi kandungannya secara terperinci mengikut jadual mingguan untuk satu semester. Rujukan mengenai cara kursus dinilai. Ini termasuk tajuk peperiksaan, jenis soalan, format peperiksaan dan sistem permarkahan
PROSEDUR KUALITI OPERASI AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL KURSUS
4.12 Bahan Pengajaran dan Pembelajaran
4.13 Garis Panduan Pemarkahan
4.14 Sampel kertas Peperiksaan 4.15 Skema Jawapan 4.16 “Moderated scripts”
4.17 Jadual Maklumat Kursus 4.18 Laporan “Post Mortem”
4.19 Analisis Keputusan PeperiksaanAkhir
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).05
NO. KELUARAN
: 02
NO. PINDAAN
: 02
TARIKH KUATKUASA
: 21/5/09
MUKA SURAT
: 7/10
Bahan yang digunakan pensyarah di dalam pengendalian kuliah sama ada dalam bentuk buku teks yang diwajibkan, lain-lain buku teks yang berkaitan, manual, cakera padat dan lain-lain. Satu garis panduan yang diguna pakai oleh pensyarah di dalam memberi dan menetapkan markah pelajar yang telah dipersetujui oleh Lembaga Akademik. Kertas peperiksaan pertengahan semester dan peperiksaan akhir bagi-semester lepas. Jawapan yang telah diterima dan diluluskan bagi proses pemarkahan. Skrip jawapan peperiksaan akhir yang diselaraskan untuk tujuan keseragaman dan keadilan pemberian markah. Maklumat mengenai pensyarah yang mengajar sesuatu kursus mengikut fakulti. Laporan yang disediakan setelah tamat kerja-kerja Pemeriksaan dan pemarkahan satu-satu kursus untuk tujuan penambahbaikan. Satu analisa keseluruhan prestasi peperiksaan satu-satu kursus.
5.0 SINGKATAN BIL.
SINGKATAN
MAKSUD SINGKATAN
5.1
APB
Akademi Pengajian Bahasa
5.2
D
Dekan
5.3
TD
Timbalan Dekan
5.4
PS
Pensyarah Sumber
5.5
KP
Ketua Program
PROSEDUR KUALITI OPERASI AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL KURSUS
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).05
NO. KELUARAN
: 02
NO. PINDAAN
: 02
TARIKH KUATKUASA
: 21/5/09
MUKA SURAT
: 8/10
5.6
KJ
Koordinator Jabatan
5.7
KA
Koordinator Akademik
5.8
PU
Penyelaras Unit
5.9
AKU
Ahli Kumpulan Utama
5.10 FK
Fail Kursus
5.11 LAA
Lembaga Akademik Akademi
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
D
TINDAKAN
1. Semak keperluan Mesyuarat Senat/LAA berkaitan pindaan silibus terkini (Lampiran 2). 2. Beri arahan kepada TD sediakan FK (Lampiran 3).
TD
3. Beri arahan kepada KA/KP/KJ untuk menyediakan FK. (Lampiran 4)
KA/KP/KJ
4. Terima arahan TD 5.
PS/PU
Arah PS/PU sediakan FK (Lampiran 5).
6. Terima arahan dari KA/KJ. 7. Sedia, kumpul dan failkan isi kandungan FK. (Minta bantuan AKU). Pastikan semua bahan adalah yang terkini dan disahkan. 8. Tandatangan muka depan FK. (Lampiran 6)
PROSEDUR KUALITI OPERASI AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL KURSUS
9. TD
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).05
NO. KELUARAN
: 02
NO. PINDAAN
: 02
TARIKH KUATKUASA
: 21/5/09
MUKA SURAT
: 9/10
Serah kepada TD untuk disemak.
10. Semak FK yang telah lengkap mengikut senarai semak. (Lampiran 7) 11. Jika teratur, tandatangan untuk pengesahan di muka depan FK 12. Serah kepada D untuk kelulusan. 13. Jika tidak, serah semula kepada PS untuk disempurnakan.
D
14. Luluskan FK (Lampiran 9). 15. Serah kembali kepada PS/PU untuk tindakan lanjut.
PS
16. Terima FK dan buat salinan untuk simpanan PS. 17. Simpan di tempat selamat dan mudah dicapai. 18. Serahkan salinan induk (master) kepada TD untuk simpanan.
TD
19. Terima FK yang muktamad dan simpan di Bilik Dokumen APB. 20. Sediakan log pergerakan fail (Lampiran 8) untuk tujuan merekodkan sebarang pinjaman/pergerakan FK tersebut. 21. Maklumkan kepada Koordinator kampus cawangan tentang FK(Lampiran 9)
PS
22. Buat semakan dan penambahbaikan berterusan.
PROSEDUR KUALITI OPERASI AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
7.0 BIL.
PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL KURSUS
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).05
NO. KELUARAN
: 02
NO. PINDAAN
: 02
TARIKH KUATKUASA
: 21/5/09
MUKA SURAT
: 10/10
REKOD KUALITI REKOD
NO. RUJUKAN
LOKASI
TEMPOH SIMPANAN
7.1
Fail Kursus
BI : 600 – APB (AKA. 15/3/1 – 15/3/26)
Pejabat TD
5 Tahun
BM : 600 – APB (AKA. 15/2/1 – 15/2/11) BAE : 600 – APB (AKA. 15/4/1 – 15/9/3)
8.0
LAMPIRAN
BIL.
PERKARA
LAMPIRAN
8.1
Carta Alir Penyediaan FK
Lampiran 1
8.2
Contoh surat kelulusan Senat/LAA
Lampiran 2
8.3
Memo daripada D kepada TD
Lampiran 3
8.4
Memo daripada TD kepada KA/KP/KJ
Lampiran 4
8.5
Memo arahan KA/KP/KJ kepada PS/PU
Lampiran 5
8.6
Muka depan FK
Lampiran 6
8.7
Senarai Semak FK
Lampiran 7
8.8
Log Pergerakan FK
Lampiran 8
8.9
Surat edaran FK kepada Koordinator Bahasa di kampus cawangan
Lampiran 9
PROSEDUR KUALITI OPERASI AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL KURSUS
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).05
NO. KELUARAN
: 02
NO. PINDAAN
: 02
TARIKH KUATKUASA
: 21/5/09
MUKA SURAT
: 11/10
