Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
PK.UniMAP.(0).05 2 Julai 2009 01 00 1/14
PROSEDUR
PENDAFTARAN PELAJAR BARU PK.UniMAP.(O).05
Disediakan oleh :
Disemak oleh :
PENOLONG PENDAFTAR KANAN
WAKIL PENGURUSAN
Diluluskan oleh :
____________________________________________________ (Tn. Hj. Rusli Hj. Abd. Hamid) Pendaftar Universiti Malaysia Perlis
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
1.0
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).05 2 Julai 2009 01 00 2/14
OBJEKTIF Prosedur ini adalah untuk memastikan pendaftaran pelajar baru dijalankan dengan rapi dan pelaksanaan pendaftaran berjalan dengan lancar dalam tempoh yang ditetapkan.
2.0
SKOP Prosedur ini digunapakai oleh semua staf Bahagian Pengurusan Akademik-Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar dan semua Pusat Pengajian Kejuruteraan semasa proses pendaftaran pelajar baru.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
3.0
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).05 2 Julai 2009 01 00 3/14
SINGKATAN BPA-UKR
:
Bahagian Pengurusan Akademik-Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar
PP BPA-UKR
:
Penolong Pendaftar Bahagian Pengurusan Akademik-Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar
PP PPK
:
Penolong Pendaftar Pusat Pengajian Kejuruteraan
BPKP-KPTM
:
Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar, Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia
JHEPA
:
Jabatan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni
PTO
:
Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)
PTM
:
Pegawai Teknologi Maklumat
PPK
:
Pusat Pengajian Kejuruteraan
PK
:
Pegawai Kewangan
BENDAHARI
:
Pejabat Bendahari
MSK
:
Minggu Suaikenal
PHEA
:
Pusat Hal Ehwal Antarabangsa
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
4.0
DEFINISI
Pendaftaran baru
5.0
PK.UniMAP.(0).05 2 Julai 2009 01 00 4/14
pelajar :
Setiap pelajar yang menerima tawaran mengikuti pengajian di UniMAP dikehendaki melalui proses melapor diri untuk disahkan sebagai pelajar berdaftar UniMAP.
DOKUMEN RUJUKAN Bil.
Jenis Dokumen
Lokasi
Bilik Dokumen PUSPEK
No. Rujukan
5.1
Manual Kualiti
MK-UniMAP.01
5.2
Kalendar Akademik UniMAP
Unit Kemasukan & Rekod Pelajar
DS.UniMAP.(O).05-01 / Buku Panduan SidangAkademik
5.3
Jadual Kerja BKP-KPTM (Buku Unit Kemasukan & Laporan Mesyuarat Laporan Rekod Pelajar Jawatankuasa Panduan Program)
DS.UniMAP.(O).05-02 / Buku Panduan Jawatankuasa Panduan Program Pengajian
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
6.
PK.UniMAP.(0).05 2 Julai 2009 01 00 5/14
TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 6.1
Sebelum Pendaftaran Tanggungjawab PP BPA-UKR
Tindakan 1.
Rujuk Kalendar Akademik UniMAP/Buku Panduan Sidang Akademik yang telah diluluskan oleh Senat dan Jadual Kerja BPKP-KPTM (Buku Panduan Jawatankuasa Panduan Program Pengajian) untuk menentukan tarikh pendaftaran pelajar baru.
2.
Terima surat daripada JHEPA/PHEA untuk memaklumkan mesyuarat MSK bagi membincangkan hal berkaitan pendaftaran pelajar baru.
3. Adakan mesyuarat pelaksanaan pendaftaran pelajar baru bagi merancang hal-hal yang berkaitan dengan pendaftaran pelajar baru 4. Agihkan tugasan kepada staf yang terlibat semasa hari pendaftaran berdasarkan keputusan mesyuarat. PTO
PP BPA-UKR
5.
Membuat semakan pelajar yang memaklumkan untuk mendaftar lewat dan merekodkannya.
6.
Buat tempahan peralatan dan tempat pendaftaran.
7. Beri taklimat tentang tatacara dan persediaan pendaftaran kepada staf yang terlibat semasa hari pendaftaran.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
PK.UniMAP.(0).05 2 Julai 2009 01 00 6/14
PTO
8. Sediakan segala keperluan dan peralatan semasa hari pendaftaran.
PTM
9.
PTM membuat ujilari sistem pendaftaran sekurang-kurangnya satu hari sebelum hari pendaftaran.
10. Jika ada permasalahan, pembetulan dibuat. 11. PTM memberikan latihan simulasi pendaftaran kepada semua staf terlibat sekurang-kurangnya tiga hari sebelum hari pendaftaran.
PP BPA- UKR
6.2
12. Pastikan semua persediaan adalah teratur dan sempurna untuk menjalankan pendaftaran pelajar baru.
Semasa pendaftaran Tanggungjawab
Tindakan
PP BPA-UKR
1.
Tempatkan staf BPA-UKR/ wakil PPK dan bahagian yang terlibat semasa hari pendaftaran.
PP BPA-UKR
2.
Pastikan persediaan berikut disempurnakan: 2.1.Pendaftaran pelajar lepasan Diploma/Matrikulasi/ Asasi/ STPM
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
PTO
PK.UniMAP.(0).05 2 Julai 2009 01 00 7/14
a) Pendaftaran hari pertama: i) ii) iii) iv)
Semak Pengesahan Tawaran/Senarai Semak Pendaftaran Pelajar Fail: Senarai Nama Pelajar Yang ditawar Aktifkan status pelajar Serah Slip Pendaftaran Pelajar Serah Buku Panduan Akademik sidang berkenaan.
PTO b) Pendaftaran hari kedua i) ii)
PB
iii)
Wakil PPK/staf petugas membuat semakan dan mengambil semua lampiran/ borang di dalam Fail Peribadi Pelajar. Ambil gambar pelajar untuk Smartcard Pelajar. Wakil Bendahari semak slip bayaran dan sahkan jika telah dilunaskan
2.1.Pendaftaran pelajar antarabangsa (sehari sahaja) i) ii) iii) iv) v) vi)
PP BPA-UKR
3.
Semak Pengesahan Tawaran Aktifkan status pelajar Serah Slip Pendaftaran Pelajar Serah Buku Panduan Akademik sidang berkenaan Mengambil semua lampiran / borang yang berkenaan daripada pelajar. Ambil gambar pelajar untuk Smartcard Pelajar.
Kawalselia pendaftaran pelajar mengikut perancangan yang telah ditetapkan.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
PK.UniMAP.(0).05 2 Julai 2009 01 00 8/14
6.3 Selepas Pendaftaran Tanggungjawab
Tindakan
PTO
1.
Membuat pembahagian Smartcard Pelajar mengikut program/PPK.
PP BPA-UKR
2.
Serahan Smartcard Pelajar ke PPK (Borang Serahan Smart card Kepada pelajar)
3.
Dapatkan Senarai Nama Pelajar Mendaftar/Sistem Discoverer Viewer Laporan 15 dari Laporan Jumlah Pelajar Mendaftar.
4.
Serah jumlah pelajar mendaftar dan senarai nama pelajar mendaftar kepada PP PPK dan Pengurusan Tertinggi UniMAP.
5.
Kemaskini Fail Peribadi Pelajar / Fail Peribadi Pelajar
PTO
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
7.
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).05 2 Julai 2009 01 00 9/14
REKOD KUALITI Bil
Jenis Rekod
7.1
Rekod , Latihan Simulasi Pendaftaran Kepada Staf
Rujukan RK.UniMAP.(O).0501 atau MIS/ACA-01
7.2
Senarai Semak Pendaftaran Pelajar
RK.UniMAP.(O).0502
Lokasi Pusat Teknologi Maklumat & Komunikasi
Tempoh Simpanan 3 Tahun
Unit Kemasukan & Rekod Pelajar
1 Sidang Akademik
Unit Kemasukan & Rekod Pelajar
7 Tahun
Senarai Semak Pendaftaran Pelajar; Fail Senarai Nama Pelajar Yang Ditawar 7.3
Senarai Nama Pelajar Mendaftar
RK.UniMAP.(O).0503 Sistem Oracle Discoverer Viewer – Laporan 15
7.4
Rekod Peribadi Pelajar
RK.UniMAP.(O).0504
Unit Kemasukan & Rekod Pelajar
7 Tahun
Fail Peribadi Pelajar
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
8.
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).05 2 Julai 2009 01 00 10/14
LAMPIRAN No. Lampiran Lampiran 1 –
Tajuk Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).05 2 Julai 2009 01 00 11/14
LAMPIRAN 1 Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru 6.1 Sebelum Pendaftaran Tanggungjawab
Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod Kualiti
Mula PP BPA-UKR
PTO
PP BPA-UKR
1.
Rujuk Kalendar Akademik UniMAP dan Jadual Kerja BPKP-KPTM untuk menentukan tarikh pendaftaran.
2.
Terima surat daripada JHEPA untuk memaklumkan mesyuarat bagi membincangkan hal berkaitan pendaftaran pelajar baru.
3.
Memanggil mesyuarat bagi merancang halhal yang berkaitan dengan pendaftaran pelajar baru.
4.
Agihkan tugasan kepada staf yang terlibat semasa hari pendaftaran berdasarkan keputusan mesyuarat.
5.
Membuat semakan pelajar yang memaklumkan untuk mendaftar lewat dan merekodkannya.
6.
Buat tempahan peralatan dan tempat pendaftaran.
7.
Beri taklimat tentang tatacara dan persediaan pendaftaran kepada staf yang terlibat semasa hari pendaftaran.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
PTO
Pembetulan
PTM Tiada pembetulan
PP BPA-UKR
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).05 2 Julai 2009 01 00 12/14
8.
Sediakan segala keperluan dan peralatan semasa hari pendaftaran.
9.
PTM membuat ujilari sistem pendaftaran.
10. Jika ada permasalahan, pembetulan dibuat 11. Pastikan semua persediaan adalah teratur dan sempurna untuk menjalankan pendaftaran pelajar baru.
RK.UniMAP.(O).0501 MIS/ACA-01
PTM
12. PTM memberikan latihan simulasi pendaftaran kepada semua staf terlibat.
Tamat
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
PK.UniMAP.(0).05 2 Julai 2009 01 00 13/14
Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru 6.2 Semasa Pendaftaran (Hari pertama dan kedua) Tanggungjawab
Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod Kualiti
Mula
PP BPA-UKR
PTO
1.
Tempatkan staf BPA-UKR/wakil PPK dan bahagian yang terlibat semasa hari pendaftaran.
2.
Pastikan persediaan semasa pendaftaran disempurnakan.
3.
Wakil PPK/staf terlibat membuat pendaftaran mengikut senarai semak pendaftaran, mengambil semua lampiran/borang/fail peribadi pelajar dan mengambil gambar untuk smart card pelajar.
RK.UniMAP.(O).05-03 / Sistem Discoverer Viewer Laporan 15; Senarai Nama Pelajar Mendaftar
Tamat
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).05 2 Julai 2009 01 00 14/14
Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru 6.3 Selepas Pendaftaran Tanggungjawab
Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod Kualiti
Mula PTO
PP BPA-UKR
PTO
1.
Membuat pembahagian Smartcard pelajar mengikut program/ PPK.
2.
Penyerahan Smartcard pelajar ke PPK.
3.
Dapatkan Senarai Nama Pelajar Mendaftar daripada Laporan Jumlah Pelajar Mendaftar.
4.
Serah jumlah pelajar mendaftar dan senarai nama pelajar mendaftar kepada PP PPK dan Pengurusan Tertinggi UniMAP.
5.
Kemaskini Fail Peribadi Pelajar
(RK.UniMAP.(O).0503) / Sistem Discoverer Viewer Laporan 15; Senarai Nama Pelajar Mendaftar
Tamat
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
