Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
PK.UniMAP.(0).05 17 Februari 2013 03 02 1/13
PROSEDUR
PENDAFTARAN PELAJAR BARU PK.UniMAP.(O).05
Disediakan oleh :
Disemak oleh :
PENOLONG PENDAFTAR
WAKIL PENGURUSAN
Diluluskan oleh :
____________________________________________________ (En. Zuber Bin Haji Mohamad) Pemangku Pendaftar Universiti Malaysia Perlis
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
1.0
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).05 17 Februari 2013 03 02 2/13
OBJEKTIF Prosedur ini adalah untuk memastikan pendaftaran pelajar baru dijalankan dengan rapi dan pelaksanaan pendaftaran berjalan dengan lancar dalam tempoh yang ditetapkan.
2.0
SKOP Prosedur ini digunapakai oleh semua staf Bahagian Pengurusan Akademik Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar dan semua Pusat Pengajian semasa proses pendaftaran pelajar baru.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
3.0
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).05 17 Februari 2013 03 02 3/13
SINGKATAN BPA
:
Bahagian Pengurusan Akademik
UKRP
:
Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar
KPP
:
Ketua Penolong Pendaftar
PP
:
Penolong Pendaftar
BPKP KPT
:
Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar, Kementerian Pengajian Tinggi
JHEPA
:
Jabatan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni
PTO
:
Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)
PTM
:
Pegawai Teknologi Maklumat
PPgn
:
Pusat-pusat Pengajian
PB
:
Penolong Bendahari
BEND
:
Pejabat Bendahari
MSK
:
Minggu Suaikenal
PNC HEPA
:
Penolong Naib Canselor, Hal Ehwal Pelajar dan Alumni
PHEA
:
Pusat Hal Ehwal Antarabangsa
PTj
:
Pusat Tanggungjawab
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
4.0
DEFINISI
Pendaftaran baru
5.0
PK.UniMAP.(0).05 17 Februari 2013 03 02 4/13
pelajar :
Setiap pelajar yang menerima tawaran mengikuti pengajian di UniMAP dikehendaki melalui proses melapor diri untuk disahkan sebagai pelajar berdaftar UniMAP.
DOKUMEN RUJUKAN Bil.
Jenis Dokumen
Lokasi
Bilik Dokumen PUSPEK
No. Rujukan
5.1
Manual Kualiti
MK-UniMAP.01
5.2
Kalendar Akademik UniMAP
Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar
DS.UniMAP.(O).05-01 / Buku Panduan SidangAkademik
5.3
Jadual Kerja BPKP KPT
Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar
DS.UniMAP.(O).05-02 / Jadual Kerja BPKP KPT
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
6.0
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).05 17 Februari 2013 03 02 5/13
TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 6.1
Sebelum Pendaftaran
Tanggungjawab PP BPA UKRP
Tindakan
Rujukan
1.
Rujuk Kalendar Akademik UniMAP/Buku Panduan Kalendar Akademik Sidang Akademik dan Jadual Kerja BPKP KPT untuk UniMAP/ menentukan tarikh pendaftaran pelajar baru. Buku Panduan Sidang Akademik/ Jadual Kerja BPKP KPT
2.
Terima surat/emel daripada JHEPA untuk Surat/emel memaklumkan mesyuarat MSK bagi panggilan membincangkan hal berkaitan pendaftaran pelajar mesyuarat MSK baru. daripada JHEPA
3. Adakan mesyuarat penyelarasan pendaftaran pelajar Panggilan baru bagi merancang hal-hal yang berkaitan dengan Mesyuarat melalui pendaftaran pelajar baru. emel/ Agenda mesyuarat/ Senarai kehadiran mesyuarat 4. Agihkan tugasan kepada staf yang terlibat semasa hari Surat lantikan pendaftaran berdasarkan keputusan mesyuarat. PTO BPA UKRP
PP BPA UKRP
5.
Menerima surat daripada pelajar yang memaklumkan Fail Permohonan untuk mendaftar lewat. Pendaftaran Lewat
6.
Buat tempahan peralatan dan tempat pendaftaran.
7. Beri taklimat tentang tatacara dan persediaan Surat lantikan
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).05 17 Februari 2013 03 02 6/13
pendaftaran kepada staf yang terlibat semasa hari pendaftaran. PTO BPA UKRP
8. Sediakan segala keperluan dan peralatan semasa hari pendaftaran.
PTM
9. PTM memberikan latihan simulasi pendaftaran Surat makluman kepada semua staf terlibat sekurang-kurangnya tiga taklimat/ hari sebelum hari pendaftaran. Senarai kehadiran taklimat 10. PTM membuat ujilari sistem pendaftaran sekurang-kurangnya satu hari sebelum pendaftaran.
Laporan Ujilari hari
11. Jika ada permasalahan, pembetulan dibuat. PP BPA UKRP
6.2
12. Pastikan semua persediaan adalah teratur dan sempurna untuk menjalankan pendaftaran pelajar baru.
Semasa pendaftaran
Tanggungjawab PP BPA UKRP
Tindakan 1.
Tempatkan staf BPA UKRP/ wakil PPgn dan bahagian yang terlibat semasa hari pendaftaran.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
PP BPA UKRP
2.
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
Pastikan persediaan disempurnakan:
PK.UniMAP.(0).05 17 Februari 2013 03 02 7/13 berikut
2.1.Pendaftaran pelajar lepasan Diploma/Matrikulasi/ Asasi/ STPM PTO BPA UKRP/ Wakil PPgn/staf bertugas
a) Pada hari pendaftaran: i)
ii) iii) iv) v) PB
vi) vii)
PP BPA UKRP
3.
Sediakan senarai semak pendaftaran pelajar (senarai nama pelajar yang ditawarkan) Aktifkan status pelajar Serah Slip Pendaftaran Pelajar Serah Buku Panduan Akademik Wakil PPgn/staf bertugas membuat semakan dan mengambil semua lampiran/borang daripada pelajar Ambil gambar pelajar untuk Smartcard Pelajar Wakil Bendahari semak slip bayaran dan sahkan jika telah dilunaskan
Senarai semak pelajar ditawar
Sistem AMIS
Senarai semak pelajar ditawar/ Fail Peribadi Pelajar
Kawalselia pendaftaran pelajar mengikut perancangan yang telah ditetapkan. Pelajar seterusnya mengikuti program Minggu Suaikenal yang dikendalikan oleh JHEPA.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).05 17 Februari 2013 03 02 8/13
6.3 Selepas Pendaftaran Tanggungjawab
Tindakan
Rujukan
PNC HEPA
1.
Pelajar mengikuti program Minggu Suaikenal yang dikendalikan oleh JHEPA.
PTO BPA UKRP
2.
Membuat pembahagian Smartcard Pelajar mengikut program/PPgn.
PP BPA UKRP
3.
Serahan Smartcard pelajar kepada PP PPgn/wakil.
4.
Dapatkan Senarai Nama Pelajar Laporan 15 – Senarai pelajar Mendaftar daripada Sistem Oracle mendaftar Discoverer Viewer (Laporan Jumlah Pelajar Mendaftar).
5.
Serah jumlah pelajar mendaftar dan senarai nama pelajar mendaftar Serah senarai nama melalui emel kepada PP PPgn, PTj yang berkaitan dan Pengurusan Tertinggi UniMAP.
6.
Kemaskini Fail Peribadi Pelajar
PP BPA UKRP/ PTO BPA UKRP
Senarai semak penerimaan Smatcard
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
7.
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).05 17 Februari 2013 03 02 9/13
REKOD KUALITI
Bil
Jenis Rekod
Rujukan
Lokasi
7.1
Rekod Latihan Simulasi Pendaftaran Kepada Staf
RK.UniMAP.(O).0501/ Rekod kehadiran
Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar
7.2
Senarai Semak Pendaftaran Pelajar
RK.UniMAP.(O).0502/Senarai Semak Pendaftaran Pelajar (senarai nama pelajar yang ditawarkan)
Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar
7.3
Senarai Nama Pelajar Mendaftar
RK.UniMAP.(O).0503/Sistem Oracle Discoverer Viewer – Laporan 15
Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar
4 Tahun
7.4
Rekod Peribadi Pelajar
RK.UniMAP.(O).0504/Fail Peribadi Pelajar
Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar
4 Tahun
8.
LAMPIRAN No. Lampiran Lampiran 1
Tempoh Simpanan 1 Tahun
Rujukan
1 Tahun
Senarai semak pelajar ditawar
Laporan Ujilari
Laporan 15 Senarai pelajar ditawar
Tajuk Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).05 17 Februari 2013 03 02 10/13
Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru
LAMPIRAN 1
6.1 Sebelum Pendaftaran Tanggungjawab
Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod Kualiti
Mula PP BPA UKRP
PTO BPA UKRP
PP BPA UKRP
1.
Rujuk Kalendar Akademik UniMAP dan Jadual Kerja BPKP KPT untuk menentukan tarikh pendaftaran.
Kalendar Akademik UniMAP
2.
Terima emel/surat daripada JHEPA untuk memaklumkan mesyuarat bagi membincangkan hal berkaitan pendaftaran pelajar baru.
Terima emel
3.
Memanggil mesyuarat bagi merancang halhal yang berkaitan dengan pendaftaran pelajar baru.
Panggilan mesyuarat melalui emel/surat
4.
Agihkan tugasan kepada staf yang terlibat semasa hari pendaftaran berdasarkan keputusan mesyuarat.
Surat lantikan
5.
Merekod surat daripada pelajar yang memaklumkan untuk mendaftar lewat.
Fail permohonan pendaftaran lewat
6.
Buat tempahan peralatan dan tempat pendaftaran.
7.
Beri taklimat tentang tatacara dan persediaan pendaftaran kepada staf yang terlibat semasa hari pendaftaran.
Surat lantikan
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
PTO BPA UKRP
PTM
Pembetulan
Tiada pembetulan
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).05 17 Februari 2013 03 02 11/13
8.
Sediakan segala keperluan dan peralatan semasa hari pendaftaran.
9.
PTM membuat ujilari sistem pendaftaran.
Laporan Ujilari
10. Jika ada permasalahan, pembetulan dibuat
PP BPA UKRP
11. Pastikan semua persediaan adalah teratur dan sempurna untuk menjalankan pendaftaran pelajar baru.
PTM
12. PTM memberikan latihan simulasi pendaftaran kepada semua staf terlibat.
RK.UniMAP.(O).0501/Rekod kehadiran
Tamat
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
PK.UniMAP.(0).05 17 Februari 2013 03 02 12/13
Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru 6.2 Semasa Pendaftaran Tanggungjawab
Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod Kualiti
Mula
PP BPA UKRP
PTO BPA UKRP
PP BPA UKRP
1.
Tempatkan staf BPA UKRP/wakil PPgn dan bahagian yang terlibat semasa hari pendaftaran.
2.
Pastikan persediaan semasa pendaftaran disempurnakan.
3.
Wakil PPgn/staf terlibat membuat pendaftaran mengikut senarai semak pendaftaran, mengambil semua lampiran/borang dan mengambil gambar untuk smart card pelajar.
Senarai semak pelajar ditawar
4. Kawalselia pendaftaran pelajar mengikut perancangan yang telah ditetapkan. Pelajar seterusnya mengikuti program Minggu Suaikenal yang dikendalikan oleh JHEPA Tamat
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Prosedur Kualiti PENDAFTARAN PELAJAR BARU
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat
PK.UniMAP.(0).05 17 Februari 2013 03 02 13/13
Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru 6.3 Selepas Pendaftaran Tanggungjawab
Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod Kualiti
Mula
PTO BPA UKRP
PP BPA UKRP
PTO
1.
Pelajar mengikuti program Minggu Suaikenal yang dikendalikan oleh JHEPA.
2.
Membuat pembahagian Smartcard pelajar mengikut program/ PPgn.
3.
Penyerahan Smartcard pelajar ke PPgn.
4.
Dapatkan Senarai Nama Pelajar Mendaftar daripada Laporan Jumlah Pelajar Mendaftar.
5.
Serah jumlah pelajar mendaftar dan senarai nama pelajar mendaftar kepada PP PPgn, PTj berkaitan dan Pengurusan Tertinggi UniMAP.
6.
Kemaskini Fail Peribadi Pelajar
Senarai semak penerimaan Smatcard (RK.UniMAP.(O).0503) / Sistem Discoverer Viewer Laporan 15; Senarai nama pelajar mendaftar
Tamat
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
