PROSEDUR PENYELENGGARAAN RUANG DAN PERALATAN PEMBELAJARAN PK.UiTM. APB (O).23

PROSEDUR KUALITI OPERASI AKADEMI PENGAJIAN BAHASA

PROSEDUR PENYELENGGARAAN RUANG DAN PERALATAN PEMBELAJARAN

NO. RUJUKAN

: PK. UiTM.APB (O).23

NO. KELUARAN

: 02

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 1/11

16.4.2007

PROSEDUR PENYELENGGARAAN RUANG DAN PERALATAN PEMBELAJARAN PK.UiTM. APB (O).23

Disediakan oleh

Disemak oleh

Diluluskan oleh

T/tangan

Nama

Zakaria Abd. Wahab

Mohammad Radzi Manap

Prof. Madya Datin Dr. Hajibah Osman

Jawatan

Pembantu Teknik

Koordinator IT

Dekan

Tarikh

20 Mei 2009

20 Mei 2009

20 Mei 2009

PROSEDUR KUALITI OPERASI PROSEDUR PENYELENGGARAAN RUANG DAN PERALATAN PEMBELAJARAN

AKADEMI PENGAJIAN BAHASA

NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 02

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 2/11

16.4.2007

REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan .

HALAMAN DIPINDA Tarikh

No.

No.

Muka

Pindaan

Para

Surat

Ringkasan Pindaan

Diluluskan

20.5.09

01/01

1/11

Pemurnian dokumen untuk memenuhi keperluan semasa.

20.5.09

01/01

6/11

Memasukkan nama Pembantu Makmal Tertinggi dan Juruteknik Komputer Kanan.

20.5.09

01/01

6, 8-

Menukar singkatan nama dari JTK (Kanan) kepada JTKK.

10/11 20.5.09

01/01

6, & 810/11

20.5.09

01/01

11/11

Menukar singkatan kepada PMK.

dari

PeMK

Memansuhkan Bil.8.6-Lampiran 6 (Contoh Daftar Aduan Kerosakan)



BIL.

ISI KANDUNGAN

NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 02

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 3/11

16.4.2007

MUKA SURAT

Muka Hadapan

1

Rekod Pindaan Dokumen Terkawal

2

Isi Kandungan

3

1.0

Objektif

4

2.0

Skop

4

3.0

Dokumen Rujukan

4

4.0

Definisi

5

5.0

Singkatan

5

6.0

Tanggungjawab dan Tindakan

6-9

7.0

Rekod Kualiti

10

8.0

Lampiran

11


1.0


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 02

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 4/11

16.4.2007

OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan kemudahan pembelajaran yang disediakan sentiasa dalam keadaan baik untuk digunakan dan penambahbaikan kualiti sistem penyelenggaraan dilaksanakan secara berterusan.

2.0

SKOP Proses ini diterima pakai oleh staf APB bagi merancang, memantau dan melakukan kerja penyelenggaraan ruang dan peralatan pengajaran dan pembelajaran.

3.0

DOKUMEN RUJUKAN

BIL.

NO. RUJUKAN

JENIS

3.1

MK UiTM.APB.01

MANUAL KUALITI

Seksyen 6.3

Infrastruktur

Seksyen 6.4

Persekitaran Kerja

Seksyen 7.5.3

Identifikasi dan Kebolehkesanan

Seksyen 7.5.5

Pemeliharaan Produk DOKUMEN SOKONGAN

3.2

DS.UiTM.APB.17

Fail Pekeliling Bendahari dan Arahan Perbendaharaan (Ruj. 100. APB. 6/6)

3.3

DS. UiTM. APB.05

AKTA OSHA 1994 Undang-undang Malaysia Akta 514 Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1994 & Peraturan-Peraturan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan) 1996


3.4


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 02

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 5/11

16.4.2007

ARAHAN KERJA AP-01 AP-02 AP-03 AP-04 AP-05 AP-06

4.0 DEFINISI BIL. 4.1 4.2 4.3 4.4

ISTILAH

PENJELASAN

Pengguna Mesyuarat Pasukan Petugas Ketua Unit

Pelajar, Pensyarah, Pembantu Makmal Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan Pasukan yang dilantik oleh Wakil Pengurusan APB Koordinator IT

5.0 SINGKATAN BIL.

SINGKATAN

MAKSUD SINGKATAN

5.1

APB

Akademi Pengajian Bahasa

5.2

UTPM

Unit Teknologi Pendidikan Maklumat

5.3

WP

Wakil Pengurusan APB

5.4

D

Dekan APB



NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 02

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 6/11

16.4.2007

5.5

WF

Wakil Fakulti yang dilantik oleh Dekan APB

5.6

K(IT)

Koordinator IT

5.7

KP (EPC)

Ketua Program English for Professional Communication

5.8

KP (BMKP)

Ketua Program Bahasa Melayu Komunikasi Profesional

5.9

PT

Pembantu Teknik

5.10

PMT

Pembantu Makmal Tertinggi

5.11

PMK

Pembantu Makmal Kanan

5.12

PM

Pembantu Makmal

5.13

PE (P)

Pegawai Eksekutif (Pentadbiran)

5.14

JTKK

Juruteknik Komputer Kanan

5.15

JTK

Juruteknik Komputer

5.16

JTAV

Juruteknik Audio Visual

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB PT, PMK, JTKK

TINDAKAN 1.

Sediakan senarai inventori/harta tetap dalam buku (Kew 312) (PB/2000) (Lampiran 3)

JTKK,

PMK,

JTAV, PM

JTK, 2. Periksa semua alat bantu pengajaran dan pastikan diselenggarakan mengikut jadual secara berkala (lampiran 4) 3. Sediakan Jadual Penyelenggaraan Peralatan 4. Kenalpasti peralatan yang tidak berfungsi dengan baik. 5. Labelkan dengan tag berwarna yang bersesuaian. i.

Merah – Rosak

ii.

Hijau

– Boleh digunakan

iii.

Oren

– Untuk Pelupusan

6. Terima aduan kerosakan( Lampiran 5)



NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 02

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 7/11

16.4.2007

7. Rekodkan dalam Daftar Aduan Kerosakan (Lampiran 6). Ambil tindakan berikut:i.

Baiki alat yang mengalami kerosakan kecil.

ii.

Kenalpasti punca kerosakan:-

iii.

a.

salah penggunaan

b.

ketidakfungsian alat

c.

punca kuasa

Rekodkan kerosakan setiap peralatan dalam Daftar Aduan Kerosakan

iv.

Lakukan baikpulih sendiri untuk kerosakan kecil

v.

Rekodkan tindakan dalam Daftar Aduan Kerosakan

8. Jika memerlukan pembaikan oleh pembekal luar rujuk prosedur yang ditetapkan oleh Pejabat Bendahari. 9. Memeriksa bahawa kerja penyelenggaraan telah dibuat dengan sempurna dan memastikan peralatan berfungsi dengan baik. 10. Kemaskini butir penyelenggaraan dalam Rekod Butir-butir Penyelenggaraan Harta Modal Kew 312(A) (PB1/2003) Lampiran 7 11. Jika tidak boleh dibaiki, hantar untuk pelupusan mengikut Pekeliling Bendahari UiTM yang terkini.


A.


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 02

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 8/11

16.4.2007

PENYELENGGARAAN PERALATAN PEMBELAJARAN

JTK, JTAV, PM

12. Kemaskini rekod kerja penyelenggaraan berkala(Lampiran 4)

KIT, PT, JTKK, PMK

12. Pantau kerja-kerja penyelenggaraan dan pastikan dilaksanakan mengikut jadual. 13. Bagi peralatan yang tidak ekonomik untuk diselenggara, senaraikan untuk pelupusan (Lampiran 9) 14. Sediakan peralatan bantuan pengajaran yang terkini dengan mengikut Anggaran Belanjawan dan Pengurusan Perolehan PKUiTM. APB. (P). 09



NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 02

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 9/11

16.4.2007

B. PENYELENGGARAAN RUANG PT, JTKK, PMK

1. Terima arahan dari K(IT) dan PP untuk membuat: a - Pemeriksaan ke atas ruang pembelajaran setiap cuti semester dan mengikut keperluan seperti berikut:i. Bekalan kuasa ii. Pencahayaan iii. Persekitaran termasuk specific room condition, jika ada. iv. Pengudaraan dan pendingin hawa v. Alat bantu mengajar berfungsi dan selamat digunakan vi. Kemudahan perabot vii. Persekitaran bilik kuliah dan makmal viii. Sistem Pencegahan Kebakaran b - Inventori peralatan. c - Tanda amaran keselamatan. d – First Aid Kit lengkap dengan ubat serta tidak melebihi tarikh luput.

PT, JTKK, PMK

2. Buat laporan pemeriksaan untuk tindakan sekiranya ada.

PP, PE (P), PT,

3. Sekiranya ada kerosakan laporkan kepada Pejabat

JTKK, PMK

Penyelenggaraan Zon dengan mengisi Borang Aduan Kerosakan (Lampiran 8) atau melalui Hotline sambungan 4444 untuk pembaikan segera. 4. Pantau sehingga proses penyelenggaraan dilaksanakan.



NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 02

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 10/11

16.4.2007

5. Ambil tindakan susulan ke atas laporan yang berkaitan :5.1.

Kerosakan perabot:

5.1.1 Sekiranya boleh diperbaiki hubungi Pejabat Penyelenggaraan Zon untuk baikpulih 5.1.2. Sekiranya tidak lagi boleh digunakan, lengkapkan Borang Pelupusan harta (Lampiran 9) 5.1.3. Sekiranya membeli peralatan baru, rujuk Prosedur Anggaran Belanjawan dan Pengurusan Perolehan, PK. UiTM. APB(P).9. PP, PE (P), PT, JTKK,

6. Pastikan

PMK

7.0 BIL.

penyelenggaraan

dilaksanakan

dengan

berkesan

mengikut Arahan Kerja AP- 01-07 [Lampiran 10]

REKOD KUALITI REKOD

NO. RUJUKAN

LOKASI

TEMPOH SIMPANAN

7.1

Jadual

Fail Laporan Penyelenggaraan

Pejabat Pentadbiran

Penyelenggaraan

Peralatan

APB dan tempat-

Peralatan

300-APB(PT.19/6)

tempat yang

Rekod Penyelenggaraan Peralatan Borang Aduan Kerosakan Peralatan

berkaitan

5 –7 Tahun


7.2

7.3


NO. RUJUKAN


NO. KELUARAN

: 02

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

:

MUKA SURAT

: 11/11

Jadual

Fail Penggunaan

Pejabat Pentadbiran

Penggunaan

Auditorium/Bilik Mesyuarat/

APB dan tempat-

Studio/ Audio/

Makmal/Studio

tempat yang

Makmal

200-APB(PT.3/3/1)

berkaitan

Carta Alir

Fail Laporan Penyelenggaraan

Pejabat Pentadbiran

Prosedur

Peralatan

APB dan tempat-

Penyelenggaraan

300-APB(PT.19/6)

Peralatan

8.0

16.4.2007

5 –7 Tahun

5 –7 Tahun

tempat yang berkaitan

LAMPIRAN

BIL.

PERKARA

LAMPIRAN

8.1

Carta Alir Prosedur Penyelenggaraan Peralatan

Lampiran 1

8.2

Carta Alir Prosedur Penyelenggaraan Ruang Pembelajaran

Lampiran 2

8.3

Contoh Senarai Harta Kew 312 (PB 1/2002)

Lampiran 3

8.4

Contoh Jadual Laporan Penyelenggaraan Peralatan

Lampiran 4

Makmal,Studio,Auditorium 8.5

Contoh Borang Aduan Kerosakan

8.6

Contoh Format Rekod Butir-butir

Lampiran 5 Penyelenggaraan Harta Modal Lampiran 7

K.Kew 312(A) (PB 1/2003) 8.7

Contoh Format Borang Aduan Kerosakan (Ruang)

Lampiran 8

BORANG ADKRS PIN. 3/98 8.8

Borang Pelupusan Harta KEW 300V

Lampiran 9

8.9

Kompilasi Arahan Kerja AP

Lampiran 10

01-06

PROSEDUR PENYELENGGARAAN RUANG DAN PERALATAN PEMBELAJARAN PK.UiTM. APB (O).23

Recommend Documents