MANUAL PROSEDUR Penyelenggaraan UTS dan UAS
FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011
MANUAL PROSEDUR
Penyelenggaraan UTS dan UAS Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh
: : : :
0040006402 4 6 juni 2011 Kepala Tata Usaha
Dikendalikan oleh
:
Mahmudah, SAB Pembantu Dekan I
Ir. Didik Suprayogo,MSc.PhD Disetujui oleh
:
Dekan
Prof. Ir.Sumeru Ashari,M.Agr.Sc.,Ph.D
KATA PENGANTAR Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) untuk menjamin mutu input, proses dan output. Dalam rangka implementasi SPMI, perlu dibuat dokumen SPMI yang mengatur arah kebijakan, program, serta cara bagaimana mencapai arah kebijakan akademik tersebut. Arah dan sasaran kebijakan dapat dicapai apabila didukung oleh adanya Manual Prosedur, dokumen yang menjadi acuan kerja setiap kegiatan dalam setiap unit kerja. Manual prosedur pelaksanaan penyelenggaraan UTS dan UAS merupakan salah satu komponen penting di dalam manajemen akademik. Tujuan Fakultas Pertanian yang terus berupaya untuk memperbaiki proses belajar mengajar salah satunya di dalam penyelenggaraan UTS dan UAS. Manual prosedur ini diharapkan dapat bermanfaat bagi dosen pengajar, petugas kelas, bagian akademik, mahasiswa, maupun pimpinan untuk senantiasa melakukan evaluasi keberhasilan perkuliahan secara benar. Malang, 6 Juni 2011 Dekan
Prof. Ir. Sumeru Ashari, MAgr.Sc., PhD NIP 19530328 198103 1 001
i
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR
i
DAFTAR ISI
ii
Tujuan
1
Definisi
1
Ruang lingkup
2
Referensi
2
Pihak Orang Terkait
2
Uraian Prosedur
2
Tim Penyusun
6
Lampiran
6
Bagan Alir
15
ii
PENYELENGGARAAN UTS DAN UAS TUJUAN Menjamin terlaksananya kegiatan UTS dan UAS yang lancar, tertib dan baik sesuai jadual dan ketentuan yang berlaku DEFINISI 1. Ujian Tengah Semester (UTS) merupakan ujian (evaluasi) hasil belajar mahasiswa yang diselenggarakan di tengah semester (setelah dilaksanakannya pertemuan ke-7 (tujuh) dari 14 (empat belas) pertemuan yang dijadwalkan. 2. Ujian Akhir Semester (UAS) merupakan evaluasi studi akhir semester yaitu setelah seluruh materi perkuliahan disajikan (sekurang-kurangnya 10 kali pertemuan). 3. Peserta Ujian adalah para mahasiswa yang registrasi pada semester tertentu dan berhak mengikuti ujian sesuai ketentuan yang berlaku. 4. Dosen adalah dosen pengasuh mata kuliah sesuai jadwal yang dibuat oleh FPUB di awal semester 5. Pengawas adalah staf administrasi/akademik yang ditugaskan untuk mengawasi jalannya ujian yang ditetapkan dengan SK Dekan FPUB. 6. Ujian Susulan adalah ujian bagi mahasiswa yang tidak dapat mengikuti ujian sesuai jadual yang ditentukan karena suatu halangan yang dapat ditoleransi sesuai ketentuan yang berlaku. 5. Singkatan yang dimaksud dalam Manual Prosedur ini: PD I Kajur Kabag Ka.Subag
: : : :
Pembantu Dekan I Ketua Jurusan Kepala Bagian Kepala Sub Bagian
RUANG LINGKUP Manual Prosedur Penyelenggaraan UTS/UAS mengatur proses mulai penyusunan jadwal, penugasan pengawas ujian,
1
pembuatan dan penggandaan soal, pelaksanaan ujian, sampai penyerahan berkas ujian kepada dosen. Manual Prosedur ini berlaku bagi penyelanggaraan UTS/UAS di lingkungan FPUB. REFERENSI 1. Standard Akademik FPUB 2. Peraturan Akademik FPUB 3. Kalender Akademik UB. 4. Manual Mutu FPUB 5. Buku Panduan Akademik Universitas Brawijaya 6. Buku Panduan Akademik FPUB PIHAK ORANG TERKAIT 1. Dekan 2. Pembantu Dekan I, II 3. Dosen pengampu 4. Pengawas Ujian URAIAN PROSEDUR 1. Persiapan UTS/UAS 1. Bagian Akademik menyiapkan pengajuan SK Kepanitian UTS / UAS kepada Dekan 2. Bagian Akademik menyipakan mengawas UTS / UAS
formulir
kesediaan
3. Pengawas mengisi formulir kesediaan pengawas UTS / UAS 4. Bagian Akademik menerima kesediaan mengawas UTS / UAS 5. Bagian akademik (Bagian Informasi Akademik) menyusun jadual UTS dan UAS, dan menyerahkan jadual UTS dan UAS pada minggu ke-4 dan ke-11 kepada Kepala Sub Bagian Akademik; 6. Kepala Sub Bagian Akademik melakukan verifikasi (Jadual dan pengawas) dan menyerahkan kembali kepada Bagain Informasi paling lambat 3 hari sesudahnya; 7. Bagian informasi melakukan perbaikan jadual ujian dan diserahkan kepada Pembantu Dekan I bidang Akademik;
2
8. Pembantu Dekan I melakukan verifikasi ulang (Jadual dan pengawas). Apabila ada perbaikan akan dikembalikan kepada bagian akademik dan apabila sudah setuju maka dilakukan pengesahan; 9. Jadual yang sudah disahkan dikirim kepada dosen pengasuh dan diumumkan kepada mahasiswa paling lambat awal minggu ke-6; 10. Bagian Akademik menyiapkan Daftar Hadir dan Nilai Ujian berdasarkan file mahasiswa yang melakukan registrasi (peserta kuliah). 11. Bagian Akademik menyiapkan Formulir Berita Acara Pelaksanaan Ujian, formulir Izin Mengikuti Ujian bagi mahasiswa yang terlambat/tidak dapat menunjukkan tanda pengenal peserta ujian dan kasus khusus lainnya. 12. Bagian Akademik menyusun Tata tertib Pengawas dan Tata tertib peserta ujian. 13. Bagian Akademik mengirimkan surat permintaan pembuatan soal ujian kepada dosen koordinator MK terkait. 14. Dosen menyerahkan soal ujian kepada bagian akademik paling lambat 3 hari sebelum pelaksanaan ujian; 14. Bagian Akademik melakukan penggandaan soal berdasarkan Jadual dan Rekapitulasi Peserta Ujian 2 (dua) hari sebelum ujian dimulai 16. Bagian Akademik melakukan koordinasi dengan Subag Umum untuk menyiapkan sarana-sarana dan ruangan ujian yang diperlukan 17. Paling lambat 2 (dua) hari sebelum ujian, Kabag TU mengadakan rapat koordinasi pengawasan ujian yang dihadiri oleh para Ka.Subag terkait. 2. Pelaksanaan UTS/UAS 1. Dosen diwajibkan ikut hadir di dalam pelaksanaan Ujian mata kuliah yang diampunya;
3
2. Mahasiswa peserta ujian diwajibkan mengikuti ujian sesuai dengan peraturan yang berlaku (membawa KTM, tidak boleh memakai kaos dan sandal); 3. Mahasiswa yang datang setelah 30 menit berlangsung, tidak diperkenankan mengikuti ujian;
ujian
4. Mahasiswa yang hadir setelah 15 menit dan sebelum 30 menit wajib menyerahkan surat pengantar, dan waktu ujian dihitung sesuai dengan waktu yang berlaku; 5. Mahasiswa yang tidak bisa mengikuti ujian karena sesuatu hal (sakit) bisa mengikuti ujian susulan paling lambat 10 hari setelah ujian berakhir dengan membawa surat pengantar dari Pembantu Dekan I; 6. Mahasiswa bisa mengurus surat pengantar kepada PD I dengan membawa Surat Keterangan Dokter (untuk yang sakit) dan Surat Keterangan Kematian (untuk yang orang tuanya meninggal); 7. Kasubag Akademik/Staf menyiapkan Daftar Hadir Peserta dan Nilai ujian, soal ujian dan formulir berita acara Pelaksanaan Ujian beserta perlengkapan ujian lainnya untuk diserahkan kepada para pengawas ujian 8. Petugas subag akademik menyerahkan soal beserta perangkat ujian (Daftar hadir peserta, Kertas Jawaban dan formulir berita acara Pelaksaan ujian) kepada para pengawas ujian. 9. Pengawas ujian melaksanakan dan mengawasi jalannya ujian sesuai jadwal. 10. Pengawas menyusun lembar jawaban sesuai nomor urut Daftar Hadir (nomor kecil di atas dan nomor besar di bawah) serta menyerahkan lembar jawaban beserta berita acara pelaksanaan ujian berserta bukti-bukti (bila ada, seperti bukti pelanggaran ujiaan/contekan, bukti izin mengikuti ujian untuk kasus khusus, dan sebagainya) kepada petugas Subag Akademik dan mengisi buku Penyerahan Lembar/Berkas Ujian
4
3. Penyerahan hasil UTS/UAS 1. Petugas Subag Akademik melakukan verifikasi berkas jawaban melalui pencocokan lembar jawaban dengan daftar hadir mahasiswa dan menyiapkan lembar jawaban ke dalam amplop-amplop untuk dikirimkan kepada dosen penguji masing-masing 2. Petugas ekspedisi mengirimkan lembar jawaban ujian kepada masing-masing dosen penguji dengan membawa Berita Acara Serah terima Berkas Ujian. 3. Dosen menerima berkas jawaban ujian. 4. Penyelenggaraan Ujian Susulan 1. Mahasiswa dapat mengajukan permohonan ujian susulan kepada Pembantu Dekan I, selambat-lambatnya dalam waktu 3 hari setelah pelaksanaan ujian MK yang bersangkutan, dengan melampirkan alasan ketidakhadirannya dalam ujian. 2. Alasan ketidak-hadiran dalam ujian yang dapat diterima adalah: a) sakit (dilampiri surat dokter), b) orang-tua atau saudara kandung meninggal dunia.; c) sebab-sebab lain yang telah disetujui Dosen PA atau Pimpinan Fakultas. 3. Pembantu Dekan I membuat surat ijin mengadakan ujian susulan kepada dosen pengasuh MK. 4. Mahasiswa wajib secepatnya mengurus pelaksanaan ujian susulan kepada dosen ybs, dengan menyertakan surat keterangan PD I, serta fotocopy bukti alasan ketidak-hadiran dalam ujian. 5. Dosen mengadakan ujian susulan selambat-lambatnya 5 hari setelah tanggal dikeluarkannya surat ijin ujian susulan oleh PD I. TIM PENYUSUN 1. Ir.Didik Suprayogo, MSc., PhD. 2. Syahrul Kurniawan, SP., MP. 3. Ir. Sri Rahayu Utami, MSc., PhD. 4. KaSubbag Akademik
5
LAMPIRAN 1. Surat permintaan dan penagihan soal ujian 2. Pembentukan dan SK Panitia Pelaksana Ujian 3. Draft Jadwal Ujian dan verifikasi 4. Surat ijin pelaksanaan ujian susulan
6
Lampiran 1. Nomor Lampiran Perihal
: /UN10.4/AK/2011 : 1 (satu) berkas : Soal Ujian Tengah Semester Genap Th. 2010/2011
Kepada : Yth. Bapak / Ibu ………………………………………….. Dosen Pengasuh Semester Genap 2010/2011 Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Malang Bersama ini kami beritahukan dengan hormat, bahwa Ujian Tengah Semester Genap Th. 2010/2011 (UTS) Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya akan berlangsung mulai tanggal 11 s/d 21 April 2011 (jadwal terlampir). Oleh karena itu mohon Bapak/Ibu Dosen dapat mengirimkan Soal Ujian kepada kami dalam bentuk ketikan dan paling lambat dapat kami terima 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan ujian. Ujian dapat dibatalkan bila soal belum kami terima sehari sebelum pelaksanaan ujian dan penagihan soal tidak diinformasikan lewat telepon. Untuk matakuliah yang diasuh oleh Team Dosen mohon soal dalam bentuk jadi dan diserahkan ke Panitia oleh Dosen Koordinator. Dosen Penguji diwajibkan untuk hadir pada waktu ujian berlangsung. Demikian, atas perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih. Malang, A.n. Dekan Pembantu Dekan I
Ir. Didik Suprayogo, M.Sc.,Ph.D. NIP. 19600825 198601 1 002
Tembusan : Yth. 1. Dekan FP. UB (sebagai laporan) 2. Para Pembantu Dekan di lingkungan UB 3. Ketua UPT MKU UB 4. Ketua Jurusan di lingkungan FP. UB. 5. Ketua Program Studi Agroekoteknologi & Agribisnis FP.UB.
7
Lampiran 2 SUSUNAN PANITIA PELAKSANA UTS dan UAS SEMESTER GENAP 2010/2011 PROGRAM SARJANA FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA Penanggung Jawab Brawijaya
: Dekan Fakultas Pertanian Universitas
Pengarah
: Pembantu Dekan I Pembantu Dekan II
Ketua Sekretaris Bendahara
: Syahrul Kurniawan, SP.MP. : Mahmudah, SAB. : Drs. Ali Masduki
Seksi-seksi 1. Sekretariat (Pengetikan Soal, dll) Samuel Gunarso, S.Kom.
: : Hadi Pranoto, SE. Meita Ary Harsanti, A.Md. Fandik Nurkijanto, S.Pd. Yeni Ernawati, S.Kom.
2. Naskah dan Penagihan Soal
: Dra. Mining Wastusari Djoko Pamilih Rurin Kurniasari, SP.MP. Parmiatun
3. Penggandaan Naskah Ujian
: Mualim Slamet Riyanto
Kartini
Fuad Hartono
4. Distribusi Soal
: Djoko Pitono Hosairi
5. Penerimaan Hasil Ujian dan Perhitungan Jumlah Pengawas
: Sutarto Andik Yudianto Ferti Ferdiana, SAP.
6. Pengiriman Hasil Ujian
: Jumari Sukiman Moch. Miskan
7. Perlengkapan
: Titik Winarni, A.Md. Imam Ghozali Agung Budhi P.
8
8. Seksi Ruang Ujian dan Kebersihan Ruangan : Ruang Gedung Baru Ruang FP. 3.2,3.3,3.6,3.4 Ruang Ruang Ruang Ruang
HPT-1, HPT-2, HPT-3 Tanah Sosial Ekonomi Budidaya Pertanian
: Taslan Dadang Mulyadi M. Hasyim : Babo Ramadhani Mardiono, SE. : Sumardi : Sukadi : Imik : Ardian Candra oo0000oo
DAFTAR NAMA PENGAWAS UTS dan UAS SEMESTER GANJIL 2011/2012 PROGRAM SARJANA FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28.
NAMA AbdulAbdul Rochim Adi YuAdiyuwono Afifudin Agung Budi P. Alimuddin, SH. Ali Masduki, Drs. Alfifi Andik Yudianto Ardian Candra, A.Md. Artini Babo Ramadhani Budiono Catur Prabowo Widodo, A.Md. Christ Yudha P., S.Kom. Didik Eko Sujarwo Djoko Pamilih Djoko Pitono Evi Nawangsari, A.Md. Fajar Hasanah Fandik Nurkijanto, S.Pd. Ferti Ferdiana, SAP Fuad Hartono Hari Pramunanto, SE. Heri Suprapti Hosairi Isnaeni Pantja Wardani, BA. Jumari Kartini, SP.
9
KODE ABR AYN AFD ABP ALD ALM AFI ADY ADC ART BRI BDN CPW CYP DEO DJP DPT ENS FJH FDN FFD FHN HRP HES HOS ISP JMR KTN
29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63.
Kasran Lazarus Widyo Prasetyo, S.Kom. Mardiono, SE. Meita Ary Harsanti, A.Md. Mining Wastusari, Dra. Miswanto Moh. Miskan Mualim Nanang Fathoni, SE. Ngadirin Niken Widyastutik, A.Md. Parmiatun Riduwan Efendi, A.Md. Rina Megawati Rudito Rurin Kurniasari, SP.MP. Samuel Gunarso, S.Kom. Samsul Arifin Sarkam Silvia Santi Wahyuni Slamet Riyanto Sri Padmi Wulandari Sudaryanto, Drs. Suhamtomo Sukirno Surtikah, S.Pd. Sutarto Taslan Teguh Tri Wahyudi Titik Nurhidayati Tomo Agus, A.Md. Wahyu Indrayanto Wigati, B.Sc. Yeni Ernawati, S.Kom. Yuliani Mufida
10
KSR LWP MDN ITA MIW MSW MOM MUA NAF NGA NWT PMA RED RMG RUD RRN SAM SMA SRK SSW SLR SPW SUD SHM SKR STK STT TAS TGT TNY TMO WID WIG YEN YMF
Lampiran 3
11
Lampiran 4 Nomor : /UN10.4/AK/2010 Lampiran : Perihal : Ujian Susulan Kepada : Yth. Bapak / Ibu ______________________________ Dosen Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Malang
Sehubungan dengan adanya peserta Ujian Tengah / Akhir Semester, Semester Ganjil / Genap Tahun Akademik / sebagai berikut : Nama
:
NIM
:
Tidak bisa mengikuti ujian ………………………………………. karena : 1. Sakit (surat keterangan Dokter terlampir) *) 2. Musibah *) 3. Kepentingan keluarga …………………………………….. *) Untuk itu kami mohon Bapak / Ibu dapat memberikan Ujian Susulan dan mengirimkan soal ujian susulan untuk diujikan pada ujian khusus di Sub. Bagian Akademik atau dapat diujikan langsung di ruangan kerja Bapak / Ibu. Dan nilai ujian susulan dapat kami terima 2 hari setelah ujian berlangsung. Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. Malang, A.n. Dekan Pembantu Dekan I
Ir. Didik Suprayogo, M.Sc., Ph.D. NIP. 19600825 198601 1 002 Catatan : *) Coret yang tidak perlu
12
Nomor Lampiran Perihal
: /UN10.4/AK/2011 : 1 (satu) berkas : Soal Ujian Akhir Semester Genap Th. 2010/2011
Kepada : Yth. Bpk. / Ibu ………………………………………….. Dosen Pengasuh Semester Genap 2010/2011 Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Malang Bersama ini kami beritahukan dengan hormat, bahwa Ujian Akhir Semester Genap Th. 2010/2011 (UAS) Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya akan berlangsung mulai tanggal 27 Juni s/d 11 Juli 2011 (jadwal terlampir). Sehubungan dengan hal tersebut kami mohon Bapak/Ibu Dosen dapat mengirimkan Soal Ujian kepada Kasubbag. Akademik / Meita / Samuel / Koordinator Administrasi Jurusan dalam bentuk ketikan dan paling lambat dapat kami terima 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan ujian. Ujian dapat dibatalkan bila soal belum kami terima sehari sebelum pelaksanaan ujian dan penagihan soal tidak diinformasikan lewat telepon. Untuk matakuliah yang diasuh oleh Team Dosen mohon soal dalam bentuk jadi dan diserahkan ke Panitia oleh Dosen Koordinator. Dosen Penguji diwajibkan untuk hadir pada waktu ujian berlangsung. Demikian, atas perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih. Malang, A.n. Dekan Pembantu Dekan I
Ir. Didik Suprayogo, M.Sc., Ph.D. NIP. 19600825 198601 1 002
Tembusan : Yth. 1. Dekan FP. UB (sebagai laporan) 2. Ketua UPT MKU UB 3. Ketua Jurusan di lingkungan FP. UB
13
Nomor Lampiran Perihal
: /J10.1.23/AK/2008 : 1 (satu) berkas : Jadwal Ujian Akhir Semester Genap Th. 2007/2008
Kepada : Yth. Bapak / Ibu ………………………………………….. Pengawas Ujian Akhir Semester Genap 2007/2008 Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Malang
Bersama ini kami kirimkan Jadwal Ujian Akhir Semester Genap Th. 2007/2008 (UAS) Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya yang akan berlangsung mulai tanggal 23 Juni s/d 9 Juli 2008 sebagaimana terlampir. Demikian, atas perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih. Malang, A.n. Dekan Pembantu Dekan I
Ir. Didik Suprayogo, M.Sc.,Ph.D. NIP. 131 574 868
14
BAGAN AL1R PENYELENGGARAAN UTS/UAS Persiapan UTS/UAS di bagian akademik
Bagian Akademik melakukan persiapan UTS/UAS yang meliputi SK Kepanitian UTS / UAS, form kesediaan pengawas, tata tertib, jadual
Permintaan soal kepada dosen
Bagian akademik mengirimkan jadual beserta permintaan soal kepada dosen pengasuh dan jadual pengawas ujian kepada pengawas
Penyusunan kelengkapan ujian
Bagian Akademik menyiapkan Tata tertib ujian, Formulir Berita Acara Pelaksanaan Ujian, formulir Izin Mengikuti Ujian
Koordinasi panitia UTS/UAS
Panitia ujian melakukan koordinasi persiapan pelaksanaan ujian
Penyerahan berkas soal
Dosen menyerahkan berkas soal ke bagian akademik paling lambat 2 hari sebelum ujian dilaksanakan
Pelaksanaan ujian
Pelaksanaan ujian
Penyerahan berkas jawaban dan berita acara
Selesai ujian, pengawas menyerahkan berkas jawaban dan berita acara ujian kepada bagian umum
Pengiriman berkas jawaban ke dosen
Berkas jawaban yang sudah di cek dan ditabulasi oleh bagian umum dikirim ke masing-masing dosen pengampu
15
