PROSEDUR MUTU
PERAWATAN DAN PERBAIKAN PERALATAN KERUMAHTANGGAAN
O1.
No. PM
6.3.04
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
1/
Tujuan Prosedur ini memberikan pedoman untuk pelaksanaan perbaikan kerusakan peralatan dan fasilitas kerumahtanggaan dan penunjang akademik.
2.
Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi pelaksanaan perbaikan kerusakan peralatan dan fasilitas kerumahtanggaan dan penunjang akademik.
3.
Uraian Umum 3.1
Perbaikan kerusakan peralatan dan fasilitas kerumahtanggaan dan penunjang akademik 3.1.1.
Yang dimaksud peralatan kerumahtanggaan meliputi : AC, Genset, Pompa Air, saluran drainase, mobil dinas/operasional, dan seluruh peralatan inventaris kantor.
3.1.2.
Yang dimaksud peralatan penunjang akademik meliputi : peralatan lab/bengkel/studio, teaching aid.
3.1.3.
Setiap pengajuan formulir laporan kerusakan harus tercantum : nama pelapor, tanggal lapor, jurusan/ unit kerja, nama alat/ mesin/ nomor inventaris, lokasi, jenis kerusakan (bila perlu disertai penyebabnya), prioritas penyelesaian.
3.1.4.
Setiap pengajuan formulir laporan kerusakan dibuat rangkap dua (merah diserahkan kepada UPT-PP/Urusan Rumah Tangga, kuning sebagai arsip pelapor).
3.1.5.
Pengajuan proses perbaikan kerusakan peralatan dan fasilitas kerumahtanggaan oleh : 3.1.4.1.
Pembantu Pelaksana : menyerahkan formulir laporan kerusakan (PM 6.3.04/L1) yang telah ditandatangani kaprodi/ Ketua Jurusan/ Ka. Unit/Ka. Bag.
3.1.4.2.
Staf Administrasi/ Staf Teknik/ Instruktur : menyerahkan formulir laporan kerusakan (PM 6.3.04/L1) yang telah ditandatangani Ka. Bengkel/ Ka. Laboratorium/Ka. Jurusan/ Ka. Unit/Kabag.
3.1.4.3.
Pengajar : menyerahkan formulir laporan kerusakan (PM 6.3.04/L1) yang telah ditandatangani Kaprodi/ Ketua Jurusan.
3.1.4.4.
Ka. Unit : menyerahkan formulir laporan kerusakan (PM 6.3.04/L1) yang telah ditandatanganinya.
3.1.6.
Setiap pengajuan formulir laporan kerusakan peralatan dan fasilitas kerumahtanggaan oleh pembantu pelaksana/ Staf Administrasi/ Staf Teknik/ Pengajar/ Instruktur, selalu
PROSEDUR MUTU
PERAWATAN DAN PERBAIKAN PERALATAN KERUMAHTANGGAAN
3.1.7.
No. PM
6.3.04
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
2/
Perbaikan dapat dilakukan oleh UPT-PP/kerumahtanggaan dan atau oleh pihak luar/ketiga atas permintaan UPT-PP/kerumahtanggaan.
3.1.8.
Penentuan
perbaikan
dilakukan
oleh
UPT-PP/kerumahtanggaan
dengan
mempertimbangkan : kemampuan teknis, dana, dan waktu pelaksanaan perbaikan. 3.1.9.
Batas waktu perbaikan : 3.1.8.1.
Perbaikan oleh UPT-PP/Kerumahtanggaan paling lama 1(satu) bulan terhitung dari tanggal penerimaan dari pelapor.
3.1.8.2.
Apabila dalam waktu 1(satu) bulan, UPT-PP/Kerumahtanggaan belum dapat memperbaiki karena: kesulitan spare part, UPT-PP/Kerumahtanggaan akan melaporkan/ merundingkan kepada pelapor/ Ka. Bengkel/ Laboratorium/ Kaprodi/ Ketua Jurusan/ Ka. Unit/Kabag untuk solusi lebih lanjut.
3.1.8.3.
Perbaikan yang dilakukan oleh pihak luar/ketiga, dikoordinasikan dengan bagian pengadaan.
4.
Prosedur 4.1
Pembantu pelaksana/ Staf Administrasi/ Staf Teknik/ Instruktur/ Pengajar 4.1.1
Mengisi dan mengajukan formulir laporan kerusakan (PM 6.3.04/L1) sesuai ketentuan (point 3.1.3, 3.1.4, dan 3.1.5) kepada: a.Urusan Rumah Tangga, untuk kerusakan: AC, Genset, Pompa Air, saluran drainase, mobil dinas/operasional, dan seluruh peralatan inventaris kantor. b.UPT PP, untuk kerusakan: peralatan lab/bengkel/studio, teaching aid.
4.2
Ka. Bengkel/ Ka. Lab./ Kaprodi/ Ketua Jurusan/ Ka. Unit/Ka. Bag 4.2.1
Menandatangani pada formulir laporan kerusakan yang diajukan oleh Pembantu pelaksana/ Staf Administrasi/ Staf Teknik/ Instruktur/ Pengajar.
4.3
UPT-PP/Kerumahtanggaan 4.3.1
UPT PP-Bidang Perencanaan 4.3.1.1
Menerima formulir laporan kerusakan (PM 6.3.04/L1) dari Pembantu pelaksana/ Staf Administrasi/ Staf Teknik/ Instruktur/ Pengajar (dengan bukti tanda terima barang PM 6.3.04/L2)
4.3.1.2
Mencatat pada buku laporan kerusakan
PROSEDUR MUTU
PERAWATAN DAN PERBAIKAN PERALATAN KERUMAHTANGGAAN
4.3.2
No. PM
6.3.04
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
3/
Urusan Rumah Tangga 4.3.2.1.
Menerima formulir laporan kerusakan (PM 6.3.04/L1) dari Pembantu pelaksana/ Staf Administrasi/Pembantu Pelaksana (dengan bukti tanda terima barang PM 6.3.04/L2)
4.3.1.2. Mencatat pada buku laporan kerusakan. 4.3.3. UPT PP-Bidang Pelaksanaan 4.3.1.1
Mengadakan pengecekan/ klarifikasi terhadap kerusakan peralatan sesuai laporan.
4.3.1.2
Menentukan proses perbaikan (apakah dilakukan oleh UPT-PP/ pihak luar/ pihak ketiga) dengan memperhatikan ketentuan (point 3.1.8).
4.3.1.3
Mengajukan spare part yang diperlukan kepada penanggung jawab anggaran/ Bagian pengadaan (jika diperlukan).
4.3.1.4 4.3.4
Melaksanakan perbaikan sesuai ketentuan.
Urusan Rumah Tangga 4.3.4.1
Mengadakan pengecekan/ klarifikasi terhadap kerusakan peralatan sesuai laporan.
4.3.1.5
Menentukan proses perbaikan (apakah dilakukan oleh Urusan Rumah Tangga/ pihak luar/ pihak ketiga) dengan memperhatikan ketentuan (point 3.1.8).
4.3.4.2
Mengajukan spare part yang diperlukan kepada penanggung jawab anggaran/ Bagian pengadaan (jika diperlukan).
4.3.4.3
Melaksanakan perbaikan sesuai ketentuan.
PROSEDUR MUTU
PERAWATAN DAN PERBAIKAN PERALATAN KERUMAHTANGGAAN
4.4
No. PM
6.3.04
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
4/
UPT-PP/Urusan Rumah Tangga 4.4.1. Memberitahukan kepada pelapor tentang pekerjaan perbaikan yang telah selesai. 4.4.2. Menyerahkan kembali perlatan yang telah diperbaiki kepada pelapor (disertai bukti tanda terima barang PM 6.3.04/L2)
4.5
Pelapor (Pembantu pelaksana/ Staf Administrasi/ Staf Teknik/ Instruktur/ Pengajar/ Ka.Lab/ Ka.Bengkel/ Kaprodi/ Ketua Jurusan/ Ka. Unit/Kabag) 4.5.1 Menerima kembali peralatan kerumahtanggaan yang telah diperbaiki. 4.5.2 Mengecek (disaksikan UPT-PP/Urusan Rumahtangga) untuk meyakinkan bahwa peralatan yang telah diperbaiki tersebut benar-benar sudah dalam kondisi baik.
5.
Lampiran PM.6.3.04/L1
Formulir Laporan Kerusakan
PM.6.3.04/L2
Formulir Tanda Terima Barang
PROSEDUR MUTU
PERAWATAN DAN PERBAIKAN PERALATAN KERUMAHTANGGAAN
No. PM
6.3.04
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
5/
