PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
No. Dokumen : PT-KITSBS-04 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman
: i dari iv
LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN DIBUAT OLEH No
Nama
Jabatan
1.
RM. Yasin Effendi
PLT DM ADM Umum & Fas
2.
Abdan Syakuro
PLT DM Akuntansi
3.
Bambang SA
PLT DM Pemeliharaan
4.
Nursalim
PLT DM Enjiniring
Tanda Tangan
DIPERIKSA OLEH No
Nama
Jabatan
1.
Andi Aziz
Wakil Manajemen
2.
Hendra Noviar
Manajer Enjiniring
3.
Ikram
Manajer Produksi
4.
Tosni Karo Karo
Manajer Keuangan
5.
Muhammad Syafrudin
Manajer SDM & UMUM
Tanda Tangan
DISETUJUI OLEH No
Nama
Jabatan
1.
Ruly Firmansyah
General Manager
Tanda Tangan
PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
No. Dokumen : PT-KITSBS-04 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman
: ii dari iv
DAFTAR ISI Uraian
Halaman
LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN .................................................................... i DAFTAR ISI ....................................................................................................
ii
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI ................................................... iii DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ...................................................................... iv 1. TUJUAN ...................................................................................................... 1 2. LINGKUP ..................................................................................................... 1 3. REFERENSI .................................................................................................. 1 4. DEFINISI ..................................................................................................... 1 5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ............................................................. 2 6. LAMPIRAN ................................................................................................... 3
PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
No. Dokumen : PT-KITSBS-04 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman
: iii dari iv
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI No
Unit Kerja
Salinan Dokumen
1.
Wakil Manajemen/Sekretariat SMT
MASTER
2.
Seluruh Karyawan
Softcopy
PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
No. Dokumen : PT-KITSBS-04 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman
: iv dari iv
DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN No
Tgl
Hlm
Uraian yang diubah
Uraian Perubahan
Disahkan oleh
PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
No. dokumen No. revisi Tanggal Halaman
: : : :
PT-KITSBS-04 00 April 1 dari 3
1. TUJUAN Prosedur ini bertujuan memberikan pedoman dalam melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap ketidaksesuaian atau potensial ketidaksesuaian yang ditemukan di Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel. 2. LINGKUP Prosedur ini berlaku mulai dari identifikasi ketidaksesuaian/ ketidaksesuaian potensial, tinjauan penyebab terjadinya ketidaksesuaian/ ketidaksesuaian potensial, penetapan rencana tindakan perbaikan dan pencegahan serta pemantauan pelaksanaannya. 3. REFERENSI 3.1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 8.5.3 Tindakan Pencegahan. 3.2. Persyaratan ISO 14001:2004, Klausul 4.5.3 Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan dan pencegahan 3.3. Persyaratan PAS 99: 2012, Klausul 10.1 Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan 3.4. Persyaratan SMK3 PP 50/ 2012, Elemen 6.5 Pemeliharaan, Perbaikan dan Perubahan Secara Produksi 4. DEFINISI 4.1. Ketidaksesuaian Kondisi dimana suatu produk atau proses tidak memenuhi persyaratan. 4.1. Potensi Ketidaksesuaian Kondisi dimana suatu produk atau proses berpeluang tidak dapat memenuhi persyaratan. 4.2. Tindakan Perbaikan Upaya menghilangkan penyebab ketidaksesuaian untuk mencegah terulangnya kembali ketidaksesuaian tersebut. 4.3. Tindakan Pencegahan Upaya menghilangkan penyebab potensi ketidaksesuaian untuk mencegah terjadinya suatu ketidaksesuaian. 4.4. Evaluator Personil yang melaksanakan kegiatan analisa dan evaluasi suatu proses/ kegiatan dalam upaya perbaikan/ peningkatan kinerja. 4.5. Auditor Personil yang bertugas untuk menilai kesesuaian Sistem Manajemen Terpadu terhadap persyaratan standar dan/atau peraturan yang berlaku.
PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
No. dokumen No. revisi Tanggal Halaman
: : : :
PT-KITSBS-04 00 April 2 dari 3
4.6. Penanggung Jawab Unit kerja yang ditunjuk untuk melaksanakan tindakan perbaikan dan pencegahan. 5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB 5.1. Identifikasi Ketidaksesuaian/ Potensi Ketidaksesuaian 5.1.1. Ketidaksesuaian/ potensi ketidaksesuaian dapat diperoleh dari kegiatan antara lain : a. Pengukuran kepuasan pelanggan & keluhan pihak eksternal, b. Audit internal maupun eksternal, c. Pemantauan dan pengukuran produk/ proses, lingkungan & K3 termasuk perundangan dan peraturan pemerintah d. Pengendalian proses kerja diluar Gangguan Unit (Operation & Maintenance), e. Pengendalian pencemaran, f.
K3, Investigasi kecelakaan kerja dan bahaya potensial
g. Pengendalian Keamanan 5.1.2. Evaluator/ Auditor mencatat ketidaksesuaian/ potensi ketidaksesuaian yang dijumpai/ diperoleh dalam Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PTKITSBS-04-01) berikut penyebab terjadinya ketidaksesuaian/ potensi ketidaksesuaian dan kategori penyebabnya. 5.1.3. Kategori penyebab ketidaksesuaian/ potensi ketidaksesuaian terdiri dari : a. Manusia adalah ketidakmampuan personil dalam melaksanakan suatu proses/ kegiatan. b. Bahan adalah ketidaksesuaian bahan yang digunakan dalam suatu proses/ kegiatan. c. Alat adalah ketidakmampuan peralatan dalam menjalankan suatu proses/ kegiatan. d. Cara (proses) adalah ketidakmampuan metoda/ cara kerja untuk mencapai hasil yang direncanakan atau disyaratkan. e. Lingkungan
adalah
ketidaksesuaian
lingkungan
untuk
melaksanakan
suatu
proses/kegiatan. f.
Keamanan
g. Lain-lain, selain 6 (enam) kategori di atas. 5.2. Pelaksanaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan 5.2.1. Penanggungjawab melaksanakan tindakan perbaikan dan pencegahan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Apabila tindakan tersebut tidak dapat dilaksanakan sesuai rencana, maka secara proaktif, penanggung jawab melaporkan hal tersebut kepada Sekretariat SMT.
PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
No. dokumen No. revisi Tanggal Halaman
: : : :
PT-KITSBS-04 00 April 3 dari 3
5.2.2. Bila tindakan perbaikan dan pencegahan tidak dapat dilaksanakan sesuai rencana, dikarenakan sesuatu hal, bagian terkait menginformasikan kepada Sekretariat SMT untuk merevisi rencana tindakan perbaikan dan pencegahan. 5.2.3. Penanggung jawab melaporkan tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah selesai dilaksanakan kepada Sekretariat SMT. 5.3. Peninjauan Pelaksanaan Ketidaksesuaian/ Potensi Ketidaksesuaian 5.3.1. Sekretariat SMT meninjau Rekaman Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-KITSBS-04-01) yang dibuat oleh Evaluator/ Auditor dan dicatat dalam Formulir Pemantauan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-KITSBS-03-05). 5.3.2. Peninjauan
terhadap
permintaan
tindakan
perbaikan
dan
pencegahan
dapat
dilaksanakan secara langsung oleh masing-masing bagian terkait namun jika belum mendapat solusi akan dibahas dalam rapat Koordinasi Kinerja Perusahaan. 5.4. Verifikasi Penyelesaian Tindakan Perbaikan dan Pencegahan 5.4.1. Evaluator/ Auditor memverifikasi tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilaksanakan oleh bagian terkait. 5.4.2. Sekretariat SMT mengidentifikasi rekaman pemantauan tindakan perbaikan dan pencegahan yang tidak dapat diselesaikan untuk selanjutnya dilaporkan sebagai bagian agenda Tinjauan Manajemen. 5.4.3. Sekretariat SMT memelihara rekaman hasil tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan. 6. LAMPIRAN 6.1. Proses Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
(PT-KITSBS-04)
6.2. Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
(FR-PT-KITSBS-04-01)
6.3
(FR-PT-KITSBS-03-05)
Formulir Pemantauan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
FORMULIR PERMINTAAN TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN Bagian Uraian Ketidaksesuaian/ Potensi Ketidaksesuaian :
No. dokumen No. revisi Tanggal Halaman
: FR-PT-KITSBS-04-01 : 00 : April :
Hari/ Tanggal
Uraian Penyebab Ketidaksesuaian/ Potensi Ketidaksesuaian :
Kategori Penyebab Orang Evaluator/Auditor
Alat
Bahan Metoda Lingkungan Lain-lain General manajer/ Man. Bidang …/ Dep. Manajer ..
(__________________)
(__________________)
Rencana Tindakan Perbaikan/ Pencegahan
Jadwal Pelaksanaan Mulai Dikerjakan Tanggal : Rencana Selesai Tanggal : Realisasi Tanggal : Perubahan Rencana Tindakan Perbaikan/ Pencegahan (bila
Mulai Dikerjakan Rencana Selesai Realisasi
Jadwal Pelaksanaan Tanggal : Tanggal : Tanggal :
Verifikasi Tindakan Perbaikan Dan Pencegahan :
No. Penanggung Jawab Pelaksanaan 1. 2. 3. perlu)
No. 1. 2. 3.
Diterima
Penanggung Jawab Pelaksanaan
Tanggal :
Evaluator/ Auditor
General Manajer/ Man. Bidang ..../ Dep. Manajer …
(__________________)
(__________________)
