UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
SURABAYA
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
No. SOP-PPM-07 Status Dokumen Nomor Revisi Tanggal Terbit Jumlah Halaman
Nama Jabatan
: 0 Master
o Salinan No.
: 00 : 01 September 2016 : 9 (sembilan)
Hadi Kusnanto, S.T ISO Secretariat
Drs. Noto Adam, M.M Management Re resentative 01 September 2016
- doIaJmen ini sepenuhnya merupakan rahasia Universitas Muhammadiyah Surabaya dan tidak boleh diperbanyak, baik .;a:;;oo.·~nmaupun selurohnya kepada pihak lain tanpa ijin tertulis dan Rektor Universitas Muhammadiyah Surabaya
PROSEDUR MUTU TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN No. Dok.: SOP-PPM-07
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 01 September 2016
Halaman 1 dari 7
DAFTAR REVISI No.R ev
Tanggal
Halaman
Tertulis
Universitas Muhammadiyah Surabaya
Revisi
PROSEDUR MUTU TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN No. Dok.: SOP-PPM-07
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 01 September 2016
Halaman 2 dari 7
DAFTAR ISI
Halaman Judul dan Persetujuan
…………………………………………………………….
1
Daftar Revisi
…………………………………………………………….
2
Daftar Isi
…………………………………………………………….
3
I.
…………………………………………………………….
4
II. RUANG LINGKUP
…………………………………………………………….
4
III. REFERENSI
…………………………………………………………….
4
IV. DEFINISI
…………………………………………………………….
4
V. KETENTUAN UMUM
…………………………………………………………….
5
VI. KRITERIA KEBERHASILAN
…………………………………………………………….
5
VII. PROSEDUR
…………………………………………………………….
6
VII. DOKUMEN PELENGKAP
…………………………………………………………….
8
TUJUAN
Universitas Muhammadiyah Surabaya
PROSEDUR MUTU TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN No. Dok.: SOP-PPM-07
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 01 September 2016
Halaman 3 dari 7
I. TUJUAN Sebagai panduan melakukan tindakan koreksi/perbaikan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian dan tindakan pencegahan untuk menghilangkan penyebab potensi terjadinya ketidaksesuaian. II. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup mencatat sampai memonitoring tindakan koreksi dan pencegahan terhadap ketidaksesuaian penyampaian jasa di lingkup Universitas Muhammadiyah Surabaya. III. REFRENSI 3.1. 3.2. IV.
ISO 9001:2008 pasal 7.5.1 Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa Manual Mutu Universitas tahun 2016
DEFINISI 4.1. Ketidaksesuaian adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan atau ketentuan-ketentuan lain yang telah ditetapkan. 4.2. Tindakan Koreksi/Perbaikan adalaah tindakan menghilangkan penyebab ketidak sesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki. 4.3. Tindakan Pencegahan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab potensi ketidaksesuaian atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki.
Universitas Muhammadiyah Surabaya
PROSEDUR MUTU TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN No. Dok.: SOP-PPM-07
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 01 September 2016
Halaman 4 dari 7
V. KETENTUAN UMUM 5.1.
Usulan tindakan perbaikan dan pencegahan. 5.1.1. Setiap personil yang terkait dengan penyampaian jasa dapat memberikan usulan tindakan koreksi dan pencegahan sesuai dengan masalah yang timbul. 5.1.2. Usulan tindakan koreksi dan pencegahan dapat berasal dari : 5.1.2.1. Audit mutu internal. 5.1.2.2. Audit mutu eksternal. 5.1.2.3. Keluhan pelanggan.
5.2.
Identifikasi ketidaksesuaian. 5.2.1. Ketidaksesuaian yang ditemukan dari audit mutu internal akan diidentifikasi sesuai dengan prosedur Audit Mutu Internal (PM-PPM-03). 5.2.2. Ketidaksesuaian yang terkait dengan suplier dapat diidentifikasi dari Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa 5.2.3. Ketidaksesuaian yang terkait dengan pelanggan dapat diidentifikasi melalui Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan (PM-PPM-06). 5.2.4. Ketidaksesuaian
yang
ditemukan
dari
pemeriksaan
penyampaian
jasa
diidentifikasi dengan Prosedur Pengendalian Produk tidak Sesuai (PM-PPM-10). VI.
KRITERIA KEBERHASILAN Berjalannya
proses
tindakan
perbaikan
untuk
ketidaksesuaian.
Universitas Muhammadiyah Surabaya
mengeliminir
potensi
terjadinya
PROSEDUR MUTU TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN No. Dok.: SOP-PPM-07
No. Revisi : 00
VI.
Tgl. Terbit : 01 September 2016
Halaman 5 dari 7
PROSEDUR 6.1.
Tinjauan Permintaan Tindakan Koreksi/Perbaikan dan Pencegahan. 6.1.1. Pengusul akan mencatat setiap ketidaksesuaian yang perlu ditindaklanjuti pada formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FM-01-PPM-07). Form tersebut dan bukti pendukungnya disampaikan kepada MR. 6.1.2. MR akan meninjau apakah Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan tersebut perlu untuk ditindaklanjuti. 6.1.2.1. Jika tidak perlu untuk ditindak lanjuti, maka PTPP tersebut akan disimpan. 6.1.2.2. Jika perlu ditindak lanjuti, MR akan memberikan nomor pada formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan tersebut. 6.1.2.3. MR akan meneruskan PTPP tersebut kepada bagian terkait dan salinannya disimpan oleh ISO Secretariat.
6.2.
Analisa penyebab masalah. 6.2.1. Dekan,
Kaprodi
dan
Ka.
Unit
terkait
harus
menganalisa
penyebab
ketidaksesuaian/ potensi ketidaksesuaian guna menetapkan tindakan koreksi / tindakan pencegahan yang harus diambil. 6.2.2. Analisa ini dapat dilakukan dengan cara mengevaluasi rekaman mutu yang ada termasuk rekaman hasil audit, laporan keluhan pelanggan, rekaman tinjauan manajemen, evaluasi vendor, statistik dll. 6.2.3. Hasil analisa mengenai penyebab ketidaksesuaian akan dicantumkan pada form Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan termasuk juga rencana implementasi, batas waktu pelaksanaan dan personil yang bertanggung jawab.
Universitas Muhammadiyah Surabaya
PROSEDUR MUTU TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN No. Dok.: SOP-PPM-07
No. Revisi : 00
6.3.
Tgl. Terbit : 01 September 2016
Halaman 6 dari 7
Tindakan Perbaikan. 6.3.1. Tindakan perbaikan dapat ditetapkan setelah penyebab ketidaksesuaian teridentifikasi dengan jelas melalui analisa masalah.
6.3.2. Bagian yang terkait harus menerapkan tindakan koreksi / pencegahan sesuai dengan keputusan dalam pembahasan analisa masalah. 6.4.
Tindakan Pencegahan. 6.4.1. Tindakan pencegahan dapat ditetapkan setelah penyebab potensial terjadinya masalah teridentifikasi dengan jelas. 6.4.2. Tindakan pencegahan dapat juga diambil berdasarkan hasil statistik yang menunjukkan adanya suatu kecenderungan yang menunjukkan potensi terjadinya masalah. Penetapan tindakan pencegahan harus berdasarkan pada tingkat potensi permasalahan.
6.5.
Monitoring Tindakan Koreksi dan Pencegahan. 6.5.1. Dekan, Kaprodi dan Ka. Unit terkait terkait harus memastikan bahwa tindakan koreksi/ pencegahan yang direncanakan telah dilaksanakan dan efektif untuk menyelesaikan masalah. 6.5.2. MR akan memverifikasi dan menilai keefektifan setiap Tindakan Koreksi dan Pencegahan yang telah selesai ditindaklanjuti. 6.5.3. MR akan mencatat semua tindakan koreksi/ pencegahan pada Log Status Permintaan
Tindakan
Koreksi
dan
Pencegahan
(FM-02-PPM-07).
Hasil
penerapan tindakan koreksi/ pencegahan akan dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen.
Universitas Muhammadiyah Surabaya
PROSEDUR MUTU TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN No. Dok.: SOP-PPM-07
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 01 September 2016
Halaman 7 dari 7
VIII. DOKUMEN PELENGKAP
7.1. Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FM-01-PPM-07). 7.2. Formulir Log Status Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FM-02-PPM-07).
Universitas Muhammadiyah Surabaya
FORMULIR
PERMINTAAN TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN No. PTPP Bagian/Urusan/Unit Tgl. PTPP
No. Dokumen
FM-01-PPM-07
No. Revisi
00
Tgl. Berlaku
01 September 2016
Halaman
1 dari 1
:
: : Temuan oleh Karyawan / Unit
Keluhan Pelanggan
Eksternal Audit
Lain-lain Uraian Ketidaksesuaian (disi oleh pelapor)
Pelapor
Penerima
Tanggal
Analisa Penyebab Masalah
(Diisi oleh Kepala Unit) Tindakan Perbaikan & Pencegahan
Tanggal Rencana Penyelesaian Tindakan Perbaikan & Pencegahan : (Diisi oleh Kepala Unit/MR)
Tanggal Penyelesaian Tindakan Perbaikan & Pencegahan
Pelaksana Tindakan Perbaikan & Pencegahan
Kepala Unit/MR
Nama/TTD Nama/TTD
Form no. Revisi no. Tgl. efektif
FM-02-PPM-07 00 01 September 2016
LOG STATUS TINDAKAN PERBAIKAN PERIODE: KETIDAKSESUAIAN TGL.
No. PTPP*
URAIAN
* PTPP : Permintaan Tindakan Perbaikan & Pencegahan
INVESTIGASI MR
TGL.
PERBAIKAN YANG SUDAH DILAKUKAN
TGL.
STATUS
disiapkan oleh,
Management Representative
