STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PT. DINETA JAYA

Tanggal

01/09/2014

Berlaku Nomor

DNT/SOP/001/IX/REV 00

Ruang Lingkup

PENDAHULUAN

Tujuan

Memberikan Gambaran Yang Berisi Latar Belakang Dan Tujuan

Tanggal Revisi

__/__/__

Dibuatnya SOP

A. LATAR BELAKANG 1.

SOP Menurut llkka Tuomi ( Helsinki ) adalah pedoman yang berisi: A.

Prosedur Operasional Standart

B.

Keputusan dan tindakan Standart

Sehingga setiap individu dalam organisasi bekerja secara benar (efektif) dengan cara yang benar (efisien) 2.

SOP adalah salah satu indikator berjalannya sistem manajemen di Perusahaan

3.

Sistem Manajemen adalah terciptanya Interkoneksi ( keterkaitan ) antar Departemen sehingga semua Departemen memiliki satu Key Performance Indicator (KPI ) yang sama

4.

KPI perusahaan adalah tercapainya PROFIT melalui KEPUASAN CUSTOMER baik customer internal ( antar karyawan ) dan customer eksternal ( konsumen )

5.

SOP dibutuhkan untuk membantu semua individu di dalam organisasi untuk memiliki perangkat kontrol yang membatasi setiap aspek operasional dan administrasi

6.

Untuk mewujudkan Visi dan Misi PT.DINETA JAYA

3.1

VISION 2015

Menjadi Perusahaan Profesional Yang bekerja Dengan Hati Untuk Memuaskan Pelanggan Eksternal Dan Internal Dalam Mencapai Produktivitas Terbaik

3.2

MISSION

Membangun Jaringan Kemitraaan Yang Dibangun Dengan Hati Dan Saling Menguntungkan Dengan Principal, Pelanggan, Pemasok, Karyawan Dan Masyarakat Melalui Pelayanan Yang Profesional.

3.3 DELAPAN DINETA VALUE : 1. COMMITMENT Selalu menjunjung tinggi komitmen yang dibuat atas dasar kejujuran yang professional kepada Tuhan, Diri Sendiri Dan Mitra Perusahaan, bertanggung jawab atas pertumbuhan perusahaan dengan mencapai target yang dibebankan sesuai tanggung jawab masing-masing dengan mengerjakan semua tanggung jawab secara tuntas dan tepat waktu secara mandiri dan bekerja sama dengan departemen lain secara proporsional sehingga tercipta kepuasan

pelanggan eksternal (pelanggan

dan principal) dan internal (karyawan)

2. CONSISTENT Selalu menjalankan komitmen secara continue dan menjalankannya

secara

profesional

bagi

kepuasan

bagi

pelanggan eksternal maupun pelanggan internal

3. COMMUNICATIVE Mengutamakan

keseimbangan

hubungan

jangka

panjang, memberikan respon yang cepat dan membangun kepedulian yang profesional baik dengan pelanggan eksternal maupun internal

4. CONTINUOUS IMPROVEMENT Mengusahakan perbaikan yang berkesinambungan dan tidak cepat merasa puas untuk terus belajar dari kompetitor dan dunia luar sehingga akan selalu mengejar ketinggalan dengan cara yang sehat dan profesional

5. FOCUS Memusatkan perhatian dalam menjalankan tanggung jawab sehingga tercapai produktivitas yang optimal, dan memberikan kontribusi yang nyata dengan membuat strategy dan perencanaan yang mampu menggaransi pencapaian kontribusi terbaik bagi pelanggan eksternal dan internal

6. INNOVATIVE Selalu

mencari

terobosan

terobosan

yang

kreatif,

membiasakan untuk terbuka menerima kritik, kritis, analitis dalam hal pelayanan terhadap pelanggan eksternal dan internal

7. PROFESSIONAL Memiliki keahlian dibidangnya dan bekerja benar (efektif) dengan cara yang benar (efisien) dengan integritas yang tinggi dan menjunjung Etika dalam berkompetisi

8. SERVICE OF EXCELLENT Selalu

berusaha

berkompromi

dengan

menjadi

yang

kejujuran,

terbaik

dan

kepercayaan

tidak dan

profesionalisme terhadap pelanggan eksternal dan pelanggan internal

B. Struktur Organisasi

DIREKTUR

ASS DIREKTUR

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

DOCUMENT CONTROL

OPERATION DEPT

SALES DEPT

HR & GA DEPT

F & A DEPT

SALES

WAREHOUSE

HR

ACCOUNTING TAX

CUSTOMER SERVICE

EXPEDISI

GA

FINANCE

Dibuat

SECURITY

KASIR

LEGAL

AP

CLEANING & PEST CONTROL SERVICE

AR

OFFICE SUPPLY SERVICE

COLLECTOR

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI

PURCHASING DEPT

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PT. DINETA JAYA

01/09/2014

Tanggal Berlaku

Nomor

DNT/SOP/002/IX/REV00

Ruang Lingkup

PENDAHULUAN

Tujuan

Memberikan

Gambaran

Tanggal Revisi

Tujuan

__/__/__

Dibuatnya

SOP

Bagi

Perusahaan

TUJUAN 1.

Menjamin adanya standarisasi kebijakan, peraturan

2.

Menjamin adanya standarisasi pelaksanaan dalam operasional

3.

Menjamin adanya standarisasi dokumen

4.

Menjamin adanya standarisasi sistem administrasi

5.

Menjamin adanya standarisasi sistem validasi

6.

Menjamin adanya standarisasi sistem pelaporan

7.

Menjamin adanya standarisasi sistem kontrol

8.

Menjamin adanya standarisasi untuk penilaian kegiatan organisasi

9.

Menjamin adanya standarisasi pelayanan baik internal maupun eksternal

10.

Menjamin adanya standarisasi koordinasi antar departemen

11.

Menjamin adanya standarisasi dalam menjalankan kewajiban terhadap Perusahaan

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen :

Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__

OPERASIONAL Nomor

OPR/SOP/001/IX/REV 00

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Input Barang Datang Ke System

Tujuan

Memastikan Bahwa Input Barang Datang Ke System Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Input Barang Datang ke system a. Barang Datang harus diinput 1 x 24 jam sejak barang datang b. Untuk cross check setelah input harus mendapat persetujuan Kepala Gudang

B. Prosedur Input Barang Datang ke system NO

AKTIVITAS

PIC

1

Melakukan Input barang datang sesuai dengan surat jalan baik

Purchasing

jumlah dan jenis 2

Melakukan verifikasi data antara surat jalan dan PO

Purchasing

3

Print input pembelian dengan harga dan tanpa harga dan tanda

Purchasing

tangan 4

Tanda tangan print input pembelian sebagai crosscheck bahwa

Kepala

barang yg sudah di input sesuai jumlah dan jenis

Gudang

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__

OPERASIONAL Nomor


Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Order Melalui Sales

Tujuan

Memastikan Bahwa Order Melalui Sales Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Order Melalui Sales a.

PO yang masuk diatas jam 10.00 dikirim Besok

b.

PO harus ditulis di SP ( surat pesanan ) internal: perusahaan ( terlampir - dibuat )

c.

Jika Terdapat kesalahan kirim disebabkan kesalahan Sales maka Sales harus bertanggungjawab menyelesaiakan hingga tuntas

B. Prosedur Order Sales NO

AKTIVITAS

PIC

1

Menerima PO dari Pelanggan

Sales

2

Menyerahkan PO kepada Customer Service

Sales

3

Membuat invoice sesuai dengan PO

Admin Invoice

4

Memberi tanda jika barang kosong

Admin Invoice

5

Menelepon balik ke pelanggan infokan barang yang

Customer

kosong

Service

Jika barang lengkap langsung input , jika barang tidak

Customer

lengkap (kosong) maka akan dicatat dalam Form

Service

6

Pending Order

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__

OPERASIONAL Nomor


Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Order Via Fax

Tujuan

Memastikan Bahwa Order Via Fax Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Order Via Fax a. Fax yang masuk diatas jam 10.00 dikirim Besok b. Customer Service harus mengambil di mesin Fax pada pukul 07.30 dan 09.30

B. Prosedur Order Via Fax NO 1

AKTIVITAS Menerima Fax dari pelanggan

PIC Customer Service

2

Mengambil SP pelanggan melalui Fax pk. 07.30 wita dan pk.09.30 wita

3

Memberikan PO pelanggan yang melalui Fax ke Admin Invoice

Customer Service Customer Service

4


Admin Invoice

5

Menandai jika barang kosong

Admin Invoice

6

Menelepon balik ke pelanggan infokan barang yang kosong

Customer Service

7

Jika barang lengkap langsung input , jika barang tidak lengkap (kosong) maka akan dicatat dalam Form Pending Order

Customer Service

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__

OPERASIONAL

Nomor


Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Order Via Email

Tujuan

Memastikan Bahwa Order Via Email Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Order Via Email a. Email yang masuk diatas jam 10.00 dikirim esok harinya b. Customer Service harus mengambil email ke Admin Sales pada pukul 08.30 dan 09.30

B. Prosedur Order Via Email NO

AKTIVITAS

PIC

1.

Menerima email dari pelanggan

Admin Sales

2.

Membuka email dari pelanggan dan cetak email

Admin Sales

Memberikan PO pelanggan melalui email ke Admin

Customer Service

3.

Invoice 4.


Admin invoice

5.

Menandai jika barang kosong

Admin Invoice

6.

Menelepon balik ke pelanggan infokan barang yang

Customer Service

kosong 7.

Jika barang lengkap langsung input , jika barang tidak lengkap (kosong), kredit block over due maka akan dicatat dalam Form Pending Order

Customer Service

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__

OPERASIONAL Nomor


Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Intruksi Kerja Cetak Faktur

Tujuan

Memastikan Bahwa Cetak Faktur Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Cetak Faktur a. Sebelum cetak faktur, Admin Invoice harus memastikan jumlah dan jenis sama dengan Purchase Order / Surat Pesanan / Order Pelanggan. b. Jika tidak sesuai ketentuan tanggung jawab ada pada Admin Invoice untu menindak lanjuti hingga tuntas.

B. Prosedur Cetak Faktur NO

Instruksi Kerja

PIC

1

Terima Form Order dari Customer Service , Fax , email

Admin Invoice

2

Cetak Faktur

Admin Invoice

3

Tandai barang yang belum sesuai harga (harga belum

Admin Invoice

input) di kertas Fax atau email 4

Jika sudah sesuai dengan harga dan tidak ada kredit block

Admin Invoice

langsung buat invoice 5

Jika harga tidak sesuai atau ada kredit blok, info SPV untuk diajukan pengajuan harga khusus

Admin Invoice

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__

OPERASIONAL Nomor


Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Pengambilan Barang Cash Di Gudang (Pelanggan Ambil Barang) Memastikan Bahwa Pengambilan Barang Cash Di Gudang

Tujuan

(Pelanggan Ambil Barang) Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengambilan Barang Cash Di Gudang (Pelanggan ambil barang) a. Barang dapat diberikan kepada Pelanggan setelah ada bukti pelunasan di Kasir (stempel lunas - DOC : OPR/SOP/006/IX/REV00) b. Pelanggan datang hingga mendapatkan barang maksimal 30 Menit

B. Prosedur Pengambilan Barang Cash Di Gudang (pelanggan ambil barang) NO 1

AKTIVITAS Membuat invoice sesuai dengan permintaan pelanggan

PIC Admin Invoice

2

Memberikan informasi kepada Kasir untuk menerima uang

Admin

dari pelanggan

Invoice

3

Menandatangani invoice dan membubukan stempel lunas

Kasir

4

Mengambil bukti pelunasan invoce ke Kasir

Admin Gudang

5

Menyiapkan barang sesuai dengan jumlah dan jenisnya

Kepala gudang

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal

01/09/2014

OPERASIONAL

Berlaku

Nomor


Tanggal Revisi

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Pengambilan Barang Kredit Di

__/__/__

Gudang (Pelanggan Ambil Barang) Memastikan Bahwa Pengambilan Barang Kredit Di

Tujuan

Gudang (Pelanggan Ambil Barang) Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengambilan Barang Kredit Di Gudang a. Barang dapat diberikan kepada pelanggan setelah ada bukti PO asli ( jika mensyaratkan adanya PO saat penagihan ) atau Surat pengantar dari pelanggan dengan stempel resmi atau surat pesanan dari Customer Service b. Pelanggan datang hingga mendapatkan barang maksimal 30 Menit c.

Jika Pelanggan menghendaki faktur asli (diluar list master data yang berlaku - di update setiap bulan Januari) maka pelanggan harus dibuatkan tandaterima telah menerima faktur asli dengan tandatangan dan nama lengkap (atau stempel jika memungkinkan)

B. Prosedur Pengambilan Barang Kredit Di Gudang NO

AKTIVITAS

PIC

1.

Membuat invoice sesuai dengan permintaan pelanggan

Admin Invoice

2.

Memberikan invoice ke gudang untuk disiapkan barang

Admin Invoice

3.

Menyiapkan barang sesuai dengan jumlah dan jenisnya

Kepala gudang

4.

Memberikan barang ke pelanggan

Driver

5.

Pelanggan tanda tangan, nama terang dan tanggal

Pelanggan

6.

Menerima invoice dan berikan ke Admin Gudang

Driver

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__

OPERASIONAL Nomor


Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Persiapan Pengiriman

Tujuan

Memastikan Bahwa Persiapan Pengiriman Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Persiapan Pengiriman a.

Pengiriman mengacu pada MCP ( Master Call Plan ) Sales

b

Pengiriman tidak melihat value tetapi dengan memperhatikan rute

c.

Invoice dibuat rangkap 4

d.

Mobil harus sudah dalam keadaan nyala mesin pendingin sebelum proses loading

e.

Mobil harus dalam keadaan bersih sebelum pengiriman

B. Prosedur Persiapan Pengiriman NO 1.

AKTIVITAS Merekap invoice yang sudah dibuat pada siang dan sore hari

PIC Admin gudang

2.

Merekap invoice yang sudah dibuat pagi hari

Admin gudang

3.

Tanda tangani rekapan

Kepala gudang

4.

Menyiapkan barang berdasarkan rekapan (jumlah dan jenis)

Kepala gudang

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__

OPERASIONAL

Nomor


Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Loading Barang

Tujuan

Memastikan Bahwa Loading Barang Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Loading Barang a. Tanggungjawab barang keluar dari gudang adalah Kepala gudang b. Tanggungjawab barang masuk ke mobil adalah driver c.

Tanggungjawab atas kelayakan barang yang akan di loading adalah Checker .

d. Cetak rekap invoice rangkap 4 1. Buat gudang 2. Buat driver 3. Buat Toza 4. Buat Admin Gudang

B. Prosedur Loading Barang NO 1.

AKTIVITAS Menyiapkan barang sesuai dengan rekapan masing-

PIC Staff Gudang

masing driver / daerah 2.

Melakukan pengecekan kelayakan barang yg sudah

Checker

disiapkan (exp date, kebersihan, tidak rusak) 3.

Melakukan Crosschek barang yg akan naik ke mobil

Kepala gudang

(jumlah , jenis barang) 4.

Tanda tangan di Form Rekap Invoice setelah dipastikan sesuai jumlah dan jenisnya

Driver

5.

Kembalikan form asli dan copy ke Kepala Gudang

Driver

6

Serahkan Form Rekap Invoice ke petugas gudang Toza

Driver

7

Siapkan barang

Gudang Toza

8

Cek quatity dan jenis barang harus sesuai dengan rekap

Driver

invoice 9

Kirim barang

Dibuat

Driver

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__

OPERASIONAL Nomor


Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Instruksi Kerja Pengiriman Dengan TOP Kredit Memastikan Bahwa Pengiriman Barang Dengan TOP Kredit

Tujuan

Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengiriman Barang Dengan TOP Kredit a. Jika ada penolakan barang dari pelanggan, langsung di coret di invoice dengan di paraf pelanggan untuk kemudian dilakukan revisi c.

Pada saat penukaran faktur, faktur revisi dilampirkan, faktur yang coretan untuk kemudian disahkan pelanggan dengan bukti tanda terima tukar faktur

B. Prosedur Pengiriman Barang Dengan TOP Kredit NO 1

Instruksi Kerja Lakukan pengiriman sesuai dengan alamat yang tertulis di

PIC Driver

invoice 2

Serahkan barang beserta invoice ke pelanggan, perhatikan

Driver

kode pembayaran yang tertera di invoice. Jika kode kredit maka salah satu dari invoice (asli / copy) harus diminta dari pelanggan 3

Jika invoice asli diambil oleh Pelanggan (diluar list master data

Driver

yang berlaku) maka wajib meminta tanda terima invoice asli dan stempel pelanggan 4

Invoice dimintakan stempel Pelanggan (jika memungkinkan) / tanda tangan dan nama penerima (harus) jika pelanggan tersebut tidak memiliki stempel wajib menyebutkan nama lengkap, tanggal dan jabatan

Driver

5

Jika di penerimaan barang (receiving) sudah tutup maka

Driver

pengiriman diusahakan melalui kitchen 6

Apabila diterima oleh kitchen maka driver atau helper wajib

Driver

minta stempel pada keesokan harinya 7

Jika ada penolakan kiriman barang dari Pelanggan (apapun

Driver

alasannya) diharuskan menelpon ke Customer Service 8

Bawa kembali barang yang ditolak ( jika ada )

Driver

9

Simpan gabungan invoice (asli / copy) barang tolakan serta

Driver

invoicenya untuk disetor di Admin Gudang 10

Berikan invoice ke Fakturis

Admin Gudang

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__

OPERASIONAL Nomor


Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Instruksi kerja Pengiriman Dengan TOP Cash Memastikan Bahwa Pengiriman Barang Dengan TOP Cash

Tujuan


A. Ketentuan Pengiriman Barang Dengan TOP Cash a.

Faktur asli diserahkan ke Pelanggan

b.

Jika Pelanggan tidak membayar Cash Barang dilarang diturunkan Dengan terlebih dahulu komunikasi ke Customer Service

B. Prosedur Pengiriman Barang Dengan TOP Cash NO

Instruksi Kerja

PIC

1

Lakukan pengiriman sesuai dengan alamat yang tertulis di invoice

Driver

2

Serahkan barang beserta invoice ke pelanggan, perhatikan kode

Driver

pembayaran yang tertera di invoice. Jika kode kredit maka salah satu dari invoice (asli / copy) harus diminta dari Pelanggan 3

Terima uang pembayaran dari Pelanggan

Driver

4

Jika Pelanggan tersebut tidak dapat membayar dengan alasan

Driver

apapun maka driver harus hubungi Customer Service 5

Bawa kembali barang yang ditolak ( jika ada )

Driver

6

Simpan gabungan uang tunai untuk setor ke Kasir

Driver

7

Setor gabungan nota tolakan pengiriman (jika ada) ke Admin

Driver

Gudang

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__

OPERASIONAL Nomor


Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Tolakan Barang

Tujuan

Memastikan Bahwa Tolakan Barang Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Tolakan Barang a. Jika ada penolakan sebagian atau semua yang ada di faktur maka Driver harus komunikasi dengan Customer Service. b. Jika Pelanggan menolak, maka Kepala Gudang harus mencoret Faktur dan memberi alasan penolakan jika pelanggan tidak mencoret atau memberikan alasan penolakan c.

Tolakan harus diselesaikan oleh Kepala gudang 1 X 24 jam

B. Prosedur Tolakan Barang NO

AKTIVITAS

PIC

1

Menyerahkan barang tolakan ke gudang

Driver

2

Menulis di Buku Retur Gudang barang sesuai dengan jumlah

Driver

dan jenis barang yang retur dari pelanggan dan tanda tangan 3

Melakukan Crosscheck barang sesuai dengan invoice yang ter Admin retur dan tulisan di Form Retur dan setelah sesuai tanda

gudang

tangani Form Retur 4

Mengembalikan barang retur ke gudang

Kepala gudang

5

Membawa invoice retur dan buku retur gudang ke Admin

Admin

Invoice untuk dilakukan retur invoice

gudang

6

Melakukan proses Retur di system

Admin Invoice

8

Menyerahkan invoice yang sudah clear ke Fakturis dengan

Admin

menggunakan Form Rekap Invoice

gudang

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__

OPERASIONAL Nomor


Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Pengiriman Barang Dengan Surat Jalan (Ex : sample, program principal dll) Memastikan Bahwa Pengiriman Barang Dengan Surat

Tujuan

Jalan (Ex : sample, program principal dll) Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengiriman Barang Dengan Surat Jalan a. Jika ada penolakan sebagian atau semua yang ada di surat jalan maka Driver harus komunikasi dengan Customer Service . b. Jika principal sudah mengembalikan barang maka surat jalan harus segera di retur c. Semua barang yang keluar dari gudang tidak boleh mengunakan surat jalan manual, menyebabkan stock fisik dan system selisih

B. Prosedur Pengiriman Barang Dengan Surat Jalan NO 1

AKTIVITAS Menerima PO dari pelanggan, principal, pengajuan

PIC User

sample 2

Membuat surat jalan

Admin Invoice

3

Mengirim ke pelanggan, principal, pengajuan sample

Driver / User

4

Menandatangani surat jalan

User

5

Menyerahkan surat jalan ke Admin Gudang

Driver

6

Membuat invoice jika surat jalan mensyaratkan dibuat

Admin Invoice

invoice

7

Meretur surat jalan jika sudah melewati ketentuan

Admin gudang

dengan terlebih dahulu menginformasikan ke User 8

Menerima barang dan meretur surat jalan di Form

Admin gudang

Retur 9

Meretur

Dibuat

Admin Invoice

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__

OPERASIONAL Nomor


Ruang Lingkup

Ketentuan Jadwal Pengiriman

Tujuan

Memastikan Bahwa Pengiriman Barang Dengan Surat Jalan Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengiriman Barang Horeka PO DITERIMA

BARANG DIKIRIM

Sebelum jam 10.00

Hari itu juga

Setelah Jam 10 .00

Maksimal Besok

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__

OPERASIONAL Nomor


Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Pembuatan Faktur Pajak Retur

Tujuan

Memastikan Bahwa Pembuatan Faktur Pajak Retur Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pembuatan Faktur Pajak Retur a. Faktur Pajak Retur dapat diproses jika terdapat info pengembalian barang dari pelanggan. Harus dilampirkan bukti pengembalian barang b. Jika pengembalian dilakukan pada bulan berjalan maka tidak perlu dilakukan Retur Faktur Pajak tetapi cukup dengan cancel proses Faktur pajak , atas persetujuan pelanggan

B. Prosedur Pembuatan Faktur Pajak Retur NO

AKTIVITAS

PIC

1

Bukti retur didapat dari pelanggan

Driver

2

Menulis di Form Retur sesuai dengan barang yang diterima

Admin gudang

3

Memberikan ke Admin Invoice

Admin gudang

4

Menginput di system

Admin Invoice

5

Menyerahkan invoice dan faktur pajak retur ke Fakturis

Admin

dengan memakai Form Serah Terima Pajak Retur

Gudang

Dibuat

Mengetahui

OPR/SOP/015IX/REV 00

Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__

OPERASIONAL Nomor


Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Monitoring Service Level

Tujuan

Memastikan Bahwa Monitoring Service Level Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

Ketentuan Monitoring Service Level a. Pelanggan yang mensyaratkan punishment dalam service level wajib bagi SPV untuk memberikan Trading term kepada OM dan FAM b. Jika Tidak ada Trading term terbaru SPV harus memberikan Tradding term terakhir yang masih digunakan pelanggan sebagai dasar membebankan punishment ke pada Perusahaan c. Service Level harus dimonitor secara manual Form Monitoring Service Level d. Monitoring dilakukan perbulan, perhari dengan membandingkan PO masuk dan Faktur diterima pelanggan e. Semua Filling (PO copy, copy invoice) dilakukan oleh Admin Sales f.

Odner ditulis monitoring service level (berisi Form Monitoring Service Level perpelanggan, perbulan dilampirkan PO copy, copy invoice dibuat perpelanggan)

g. Evaluasi

Service

level

harus

dimeetingkan

OM

dengan

Sales

Departemen, dan Finance Manager setiap business review h. Jika service level disebabkan kesalahan kekosongan Principal maka, OM harus memiliki data yang valid yang merujuk adanya kesalahan Principal dalam membuat program dan kekosongan stock i.

Setiap PO pelanggan yang memiliki punishment service level sales harus memberikan list data yang di update tiap tiga bulan kepada Finance Manager (jika ada pemotongan punisment perpelanggan)

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__

OPERASIONAL Nomor


Ruang Lingkup

Ketentuan Fix Rebate dan Rebate

Tujuan

Memastikan Bahwa Ketentuan Fix Rebate dan Rebate Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

Ketentuan Fix Rebate dan Rebate 1. Pelanggan yang mensyaratkan Rebate dan Fix Rebate wajib bagi SPV untuk memberikan Trading term kepada OM dan FAM 2. Jika Tidak ada Trading term terbaru SPV harus memberikan Trading term Terakhir yang masih digunakan pelanggan sebagai dasar membebankan punishment ke pada Perusahaan 3. Jika ada pemotongan fix rebate

dan rebate

maka FAM wajib

memberitahukan kepada SPV tentang pemotongan tersebut dengan terlebih dahulu membandingkan antara trading term dengan pemotonggan pelanggan 4. Jika terdapat ketidaksesuaian antara pemotongan pelanggan dengan perhitungan FAM maka SPV wajib menindaklanjuti dengan pelanggan maksimal 7 x 24 jam. 5. FAM membebankan pemotongan beban rebate dan fix rebate sesuai dengan kesepakatan perjanjian antara distributor atau principal

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__

OPERASIONAL Nomor


Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Pengembalian Barang Dari Pelanggan Memastikan Bahwa Pengembalian Barang Dari Pelanggan

Tujuan


A. Ketentuan Pengembalian Barang Dari Pelanggan a. Sales menginformasikan barang retur dari pelanggan ke Customer Service menggunakan Form Retur (horeka) b. Sales memberikan Form Retur kepada admin gudang untuk menyerahkan kepada driver untuk melakukan penarikan barang di pelanggan (retail) c.

Jika tidak ada info dari Kepala gudang maka driver tidak boleh ambil barang retur dari pelanggan

d. Form dibuat rangkap 3 (asli: pelanggan, copy 1: Admin Invoice, copy 2: admin gudang)

B. Prosedur Pengembalian Barang Dari Pelanggan NO 1.

AKTIVITAS Mengambil barang sesuai dengan Form Retur yang

PIC Driver

diberikan oleh admin gudang 2.

Memberikan barang beserta Form Retur ke admin gudang

Driver

3.

Melakukan cek barang apakah sesuai jumlah dan jenis

Admin

barang yang tertulis di Form Retur dan menandatangani

gudang

Memberikan bukti Form Retur ke Admin Invoice

Admin

4.

gudang

5.

Menginput retur ke system, print untuk file Admin Gudang

Admin Invoice

6.

Print Faktur pajak retur serahkan ke Admin Finance

Admin Invoice

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal

01/09/2014

OPERASIONAL

Berlaku

Nomor


Tanggal Revisi

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Retur Administrasi

Tujuan

Memastikan Bahwa Retur Administrasi Berjalan Sesuai

__/__/__

Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Retur Administrasi a. Retur administrasi disebabkan karena terjadinya kesalahan input b. Admin Invoice melakukan Retur administrasi tersebut c. Penyelesaian harus dilakukan 1 x 24 jam

B. Prosedur Retur Administrasi NO

AKTIVITAS

PIC

1

Menerima Pengembalian Invoice dari pelanggan

Driver

2

Memberikan ke Admin Gudang

Driver

3

Menulis di Buku Retur Gudang

Admin gudang

4

Menyerahkan buku retur gudang ke Admin Invoice

Admin gudang

5

Menginput retur

Admin Invoice

6

Memberikan invoice yang sudah benar / yang sudah

Admin Invoice

diretur ke Fakturis

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__

OPERASIONAL Nomor


Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Pengajuan Biaya Operasional Mobil Pengiriman

Tujuan

Memastikan Bahwa Pengajuan Biaya Operasional Mobil Pengiriman Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengajuan Biaya Operasional a. Biaya Operasional dapat menggunakan petty cash atau sistem reimburse b. Harus diselesaikan maksimal 3 x 24 jam. c. yang dimaksud biaya operasional adalah : perbaikan mobil, bensin, parkir, perbaikan mesin pendingin

B. Prosedur Pengajuan Biaya Operasional NO 1

AKTIVITAS Membawa copy invoice ke OM (perbaikan mobil)

PIC koordinator expedisi

2

Menanda tangani invoice (perbaikan mobil)

OM

3

Memberikan invoice ke bagian Kasir (perbaikan mobil)

Koordinator expedisi

4

Menyerahkan realisasi biaya

Kasir

5

Mengisi bensin mobil pengiriman (bensin)

Operation

6

Menandatangani struk bensin (bensin)

OM

7

Memberikan struk bensin ke Kasir (bensin)

Operation

8

Memeriksa karcis mobil (pastikan tidak ada nomor yg

Operation

berurutan) dan menanda tangani Karcis 9

Memberikan ke Kasir untuk claim (karcis)

Dibuat

Mengetahui


Operation

Menyetujui

DIREKSI


Tanggal

01/09/2014

OPERASIONAL

Berlaku

Nomor


Tanggal Revisi

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Program Principal Yang Bisa

__/__/__

Dieksekusi Di Pasar Memastikan Bahwa Program Principal Yang Bisa

Tujuan

Dieksekusi Di Pasar Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Program Principal Yang Bisa Dieksekusi Di Pasar Aktivitas Principal dapat dieksekusi ke pasar jika sudah dibuatkan surat resmi

B. Prosedur Program Principal Yang Bisa Dieksekusi Di Pasar NO 1

AKTIVITAS

PIC

Semua instruksi Principal yang berkaitan dengan aktivitas

Semua

pasar wajib dibuat hitam di atas putih (Fax, email, surat

Principal

resmi) 2

Semua surat dari Principal wajib dibuat surat resmi oleh

OM

SPV/SM/ASM yang ditujukan kepada semua pelanggan atau pelanggan yang ditunjuk dengan menembuskan pada OM sebagai penanggung jawab legalitas surat menyurat perusahaan 3

Ketentuan nomor dua menjadi syarat mutlak sebelum dieksekusi dalam system Komputer

SPV/SM/ASM

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal

01/09/2014

OPERASIONAL

Berlaku

Nomor


Tanggal Revisi

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Surat Masuk Dari Pihak Ketiga

Tujuan

Memastikan Bahwa Surat Masuk Dari Pihak Ketiga

__/__/__


A. Ketentuan Surat Masuk Dari Pihak Ketiga a. Surat Masuk harus dimasukkan ke Document Control (DC) b. Surat Masuk yang dimaksud adalah surat masuk yang hard copy diluar kepentingan pribadi, surat masuk yang berupa tagihan atau invoice dibuat Buku Jurnal Tagihan. c.

Khusus untuk surat pribadi dibuat buku serah terima tersendiri (tidak wajib mengikuti prosedur ketentuan SOP)

d. DC yang bertanggungjawab melakukan jurnal dan sirkuler ke bagian terkait (dalam Buku Jurnal Surat Masuk) e. Untuk sirkuler maksimal adalah 1 x 24 jam sejak diterima

B. Prosedur Surat Masuk Dari Pihak Ketiga NO 1

AKTIVITAS Menerima surat masuk

PIC Document Control

2

Mencatat di buku jurnal surat masuk

Document Control

3

4

Mensirkulerkan kepada semua pihak yang ditujukan dalam

Document

surat masuk

Control

Menerima copy surat dan menandatangani di Stempel

User

Tanda Terima

5

Memfile surat asli dalam odner surat masuk, dan disimpan

Document

dalam file MR

Control

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal

01/09/2014

OPERASIONAL

Berlaku

Nomor


Tanggal Revisi

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Serah Terima Kendaraan

__/__/__

Operasional Perusahaan Tujuan

Memastikan Bahwa Serah Terima Kendaraan Operasional Perusahaan Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Serah Terima Kendaraan Operasional Perusahaan a. Penanggungjawab kendaraan operasional adalah yang menerima di dalam tandaterima yang diserahkan oleh General Affairs b. Mobil Operasional wajib dirawat seperti mobil sendiri c. Form Serah Terima kendaraan dibuat 2 rangkap, asli (GA ) copy (koordinator expedisi)

B. Prosedur Serah Terima Kendaraan Operasional Perusahaan NO

AKTIVITAS

PIC

1

Foto kendaraan sesuai keadaan terkini

GA

2

Print foto dan Form Serah Terima Mobil

GA

3

Memeriksa mobil (sesuaikan dengan foto)

GA/Driver/koordinator expedisi

4

Menandatangani Form Serah Terima

Driver

5

Memfile Form Serah Terima

GA

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal

01/09/2014

OPERASIONAL

Berlaku

Nomor


Tanggal Revisi

Ruang Ligkup

Ketentuan Dan Prosedur Perawatan Kendaraan

__/__/__

Operasional Memastikan Bahwa Perawatan Kendaraan Operasional

Tujuan

Perusahaan Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Perawatan Kendaraan Operasional a. Perawatan dilakukan secara berkala setiap 3000 km b. Mobil dicuci setiap pagi c. Mobil dicuci di bengkel setiap bulan sekali d. Harus Mengisi Buku Kontrol Kendaraan B. Prosedur Perawatan Kendaraan Operasional NO 1

AKTIVITAS Ganti oli sesuai dengan jadwal pergantian oli berdasarkan

PIC User

kilometer 2

Ganti oli di tempat yang telah ditentukan

User

3

Berikan copy invoice ke koordinator expedisi

User

4

Menandatangani copy invoice

OM

5

Berikan copy invoice yang sudah ditandatangani OM ke Kasir

Koordinator expedisi

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal

01/09/2014

OPERASIONAL

Berlaku

Nomor


Tanggal Revisi

Ruang Ligkup

Ketentuan Dan Prosedur Perbaikan Kendaraan

__/__/__

Perusahaan Memastikan Bahwa Perbaikan Kendaraan Perusahaan

Tujuan


A. Ketentuan Perbaikan Kendaraan Perusahaan a. Perbaikan kendaraan dapat dilakukan secara rutin atau tidak rutin b

Jika ada hal yang urgent maksimal 1 x 24 jam harus dilaporkan ke OM dengan mengisi Form Permintaan Perbaikan Dan Pembelian Barang

c. Cek kerusakan mobil maksimal 1 x 24 jam sejak diterimanya laporan

B. Prosedur Perbaikan Kendaraan Perusahaan NO 1

AKTIVITAS Melaporkan kerusakan mobil pada GA memakai Form

PIC User

Permintaan Perbaikan Barang 2

Melakukan pengecekan kendaraan

GA

3

Instruksikan tempat perbaikan mobil ke user

GA

4

Membawa mobil ke bengkel yang sudah di instruksikan

User

5

Membawa invoice ke OM

User

6

Menandatangani invoice perbaikan

OM

7

Membawa invoice ke Kasir

User

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal

01/09/2014

OPERASIONAL

Berlaku

Nomor


Tanggal Revisi

Ruang Ligkup

Ketentuan Dan Prosedur Pelaporan Kerusakan Mesin

__/__/__

Pendingin (Cold Storage) Tujuan

Memastikan Bahwa Pelaporan Kerusakan Mesin Pendingin (Cold Storage) Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pelaporan Kerusakan Mesin Pendingin (Cold Storage) a. mesin pendingin harus bersuhu minus 15 derajat b. Jika ada hal diluar ketentuan 1 X 24 jam harus melaporkan kepada GA mengetahui OM

B. Prosedur Pelaporan Kerusakan Mesin Pendingin (Cold Storage) NO 1

AKTIVITAS Laporkan kerusakan mesin pendingin

PIC Kepala Gudang

2

Tulis laporan pada Form Permintaan Perbaikan Dan

Kepala

Pembelian Barang

Gudang

Suhu terakhir dilaporkan pada Form Permintaan Perbaikan Dan Pembelian Barang 3

Tanda tangan Form Permintaan Perbaikan Dan

GA dan OM

Pembelian Barang 4

Menelpon Teknisi

GA

5

Perbaikan mesin pendingin

Teknisi

6

Cek kondisi setelah perbaikan

GA

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal

01/09/2014

OPERASIONAL

Berlaku

Nomor


Tanggal Revisi

Ruang Ligkup

Ketentuan Minimum Order

Tujuan

Memastikan Bahwa Minimum Order Berjalan Sesuai

__/__/__


a. Order yang dapat dilayani minimal Rp. 100.000,b. Jika Terdapat kekurangan dari minimal order harus dikomunikasikan kepada pelanggan 1 x 24 jam oleh Admin Invoice, Sales ,Pelanggan servive

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal

01/09/2014

OPERASIONAL

Berlaku

Nomor

OPR/SOP/O28/IX/REV 00

Tanggal Revisi

Ruang Ligkup

Ketentuan Surat Pernyataan

Tujuan

Memastikan Bahwa Surat Pernyataan Berjalan Sesuai

__/__/__


A. Ketentuan Surat Pernyataan 1. Surat Pernyataan harus dibuat segera setelah diketahui adanya penyimpangan, walaupun hasil penyelidikan belum selesai dan angka Final yang di simpangan belum Final perhitungannya. Jika diperlukan satu kasus dapat terdiri lebih dari satu surat pernyataan. 2. Surat Pernyataan harus dibuat dengan tulisan tangan yang melakukan penyimpangan dengan dibimbing 3. Surat pernyataan harus dibuat harus dibuat diatas materai, atau kertas bersegel 4. Surat Pernyataan harus ditandatangani dengan minimal dua orang saksi ikut tandatangan (saksi adalah orang yang mengetahui atau pihak yang berkaitan langsung dengan kasus penyimpangan yang dibuat) 5. Surat Pernyataan harus dikonfirmasikan kepada Legal atau Management Representetif pada saat yang bersangkutan masih berada di pihak perusahaan (jika dianggap ada tambahan atau koreksi harus dilakukan saat itu ) 6. Dalam Surat Pernyataan jangan dibuka peluang untuk melakukan pembayaran bertahap atau cicilan 7. Jika ada kesanggupan secara damai maka pernyataan baik dari yang bersangkutan atau keluarga harus membuat SURAT KESEPAKATAN BERSAMA

diatas materei atau kertas bersegel tetap dengan tidak

memberikan peluang mencicil

8. SURAT KESEPAKATAN BERSAMA harus memnuhi syarat sbb : a. Surat Dibuat diatas kertas segel atau materai b. Surat Ditandatangani yang bersangkutan atau keluarga c. Saksi dua orang 9. Semua proses dilakukan oleh Departemen head didampingi HRD

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal

01/09/2014

OPERASIONAL

Berlaku

Nomor


Tanggal Revisi

Ruang Ligkup

Ketentuan Laporan Kejadian Khusus

Tujuan

Memastikan Bahwa Laporan Kejadian Khusus Berjalan

__/__/__

Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

Ketentuan Pelaporan Atas Kejadian Khusus : 1. Kejadian Khusus Dalam Hal ini diartikan sebagai kejadian yang terjadi dengan akibat potensi kerugian terhadap perusahaan dan atau membahayakan keselamatan karyawan Contoh : Penggelapan uang, kecelakaan 2. DH segera melakukan report mengunakan form laporan kejadian khusus saat itu juga kepada OM Jika Jumlahnya diatas Rp.5.000.000 ( lima Juta Rupiah ) 3. OM segera menindaklanjuti jika dalam waktu 7 x 24 jam tidak mendapatkan jalan keluar segera melaporkan ke TOP Managemen 4. Jika terjadi kecelakaan laporan kepada Departemen Head saat itu juga dan ditembuskan ke HRD

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor / Tanggal Revisi

__/__/__

OPERASIONAL Nomor


Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Depo

Tujuan

Memastikan Bahwa Ketentuan Dan Prosedur Depo Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

Ketentuan Depo: 1. Definisi Depo adalah cabang yang mengcover area yang ditetapkan perusahaan 2. Depo dipimpin oleh Kepala Depo ( Unior Manager ) 3. Depo memiliki 3 indikator kerja : a. Sales b. Collection c. Oporational ( penginputan invoice, pengiriman, penagihan dll ) 4. Syarat Minimal Operational depo : a. AR b. Admin Invoice c. Gudang d. Pengiriman e. Operational Cabang lainnya 5. Team Minimal depo adalah pemenuhan standart minimal cabang 6. SOP mengikuti SOP regular Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014


__/__/__

OPERASIONAL Nomor


Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Cancel dan Retur Produk

Tujuan

Memastikan Bahwa

Cancel Dan Retur Produk Berjalan Sesuai Aturan

Yang Berlaku

A. Ketentuan Penjualan: Retur Harus diproses 1 X 24 jam sejak barang diterima, diluar itu jika ada principal menolak Retur menjadi beban kepala gudang

B. Prosedur Cancel Dan Retur Produk NO 1

AKTIVITAS Menerima Order dari pelanggan

PIC

Formulir

Customer

PO/Fax/telp

Service 2

Menginput PO Pelanggan

Admin

Invoice

Invoice 3

Menyerahkan Invoice ke Gudang , beserta rekap invoice

Admin

Invoice

Invoice 4

Mengirim ke Pelanggan

Supir

5

Menerima Barang Retur Jika ada Retur Pengembalian, Kepala segera menyerahkan barang ke gudang

6

Melaporkan

kepada

Admin

pengembalian barang dari outlet

Sales

Gudang mengenai Kepala Gudang

Invoice

7

Membuat Retur Invoice, pembatalan harus dibuat jika Admin ada pembatalan total , jika pembatalan sebagian harus Invoice melakukan proses Retur

8

Mengembalikan barang dengan Retur invoice dan Gudang penerima barang Retur harus menandatangani bukti penerimaan barang Retur

9

Mencocokkan invoice yang diRetur dengan nota Retur AR demikian jika ada pembatalan harus ada laporan yang jelas

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014


__/__/__

OPERASIONAL Nomor


Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Penjualan Toza

Tujuan

Memastikan Bahwa Prosedur Penjualan Toza Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Penjualan Toza : 1. Penjualan Toza akan dibuat Rekap setiap 3 hari sekali dengan form standart yang tidak boleh dirubah (terlampir)

..\..\SOP DINETA NON

ISO\monitoring penjualan toza.xls 2. Dalam Rekap harian terdapat beberapa laporan sbb : a.

Kode Barang

b.

Nama Barang

c.

Tanggal

d.

Qty Jual

e.

Qty Extra

f.

Harga Jual

g.

Nilai Jual

h.

Ppn Jual

i.

Netto Jual

j.

Qty Retur

k.

Harga Retur l.

Nilai Retur

m.

Ppn Retur

n.

o.

Nomer Transaksi

Sales Luar

3. Retur Harus diproses 1 X 24 jam sejak barang diterima, diluar itu team Toza berhak menolak dan Retur menjadi beban kepala gudang

4. Setiap akhir bulan semua report harus disclose dan sesuai dengan laporan API Diselesaikan (PIC Sales Admin Sdri. Cathrine)

B. Prosedur Penjualan TOZA NO 1

AKTIVITAS Menerima Order dari pelanggan

PIC

Formulir

Customer

PO/Fax/telp

Service 2

Menginput PO Pelanggan

Admin

Invoice

Invoice 3

4

Menyerahkan Invoice ke Gudang, beserta Rekap Admin invoice

Invoice

Mengambil barang ke Gudang Toza

Supir

Invoice

Rekap invoice

5

Mengirim ke Pelanggan

6

Menerima Barang Retur Jika ada Retur Pengembalian, Kepala

Supir

segera menyerahkan barang ke gudang PT. Dineta 7

8

Melaporkan

kepada

admin

sales

Invoice

Gudang

mengenai Kepala

pengembalian barang dari outlet

Gudang

Membuat Retur Invoice

Admin invoice

9

Mengembalikan barang dengan Retur invoice dan Gudang penerima barang Retur harus menandatangani bukti Toza penerimaan barang Retur

5

Setiap 3 hari sekali melakukan crosceck invoice yang Team

..\..\SOP

diterima dengan rekap by system di sales admin PT Toza

DINETA

Dineta

NON ISO\monitori ng penjualan toza.xls

6

Jika ada yang tidak sesuai segera melaporkan ke Team admin sales

7

Toza

Melacak jika ada yang selisih hingga diketemukan Admin selisihnya

Dibuat

Sales

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014


__/__/__

OPERASIONAL Nomor


Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Depo Singaraja

Tujuan

Memastikan Bahwa

Pembayaran

Berjalan Sesuai Aturan Yang

Berlaku

A. Ketentuan Depo Singaraja : 1. Hanya memiliki gudang Beverage 2. Coverage Food dengan system taking order 3. Surat Jalan Manual dibuat dengan nomer urut, jika salah harus dikembalikan kembali ke buku di staples 4. Surat jalan Manual harus di invoice setiap hari sabtu, dan diserahkan ke admin AR hari yang sama, dengan tanda terima dari Admin Invoice ke AR (Dokumen tanda terima) 5. AR harus menyerahkan piutang jatuh tempo kepada sales untuk ditagihkan setiap hari sabtu

B. Prosedur Depo NO

AKTIVITAS BEVERAGE

PIC

1. A Mengajukan permintaan persediaan gudang

Sales

2. Pengiriman barang ke depo

Principal

3. B Melakukan Pengisian kartu stock di depo

Supir/gudang

4. C Pengeluaran barang penjualan harus ditulis di kartu stock dan surat jalan

Supir/Gudang

manual ( 4 Rangkap : putih pelanggan ( cash ) putih AR ( kredit ) merah ( outlet ) hijau ( gudang ) kuning ( gudang ) 5. E Menyerahkan Surat jalan Manual asli ( kredit) merah ( cash ) kepada

Sales

Admin invoice untuk dicetak invoice 6. Stock opname bulanan setiap akhir bulan untuk fisik gudang

Sales

7. fStock opname bulanan antara fisik dengan system, harus sama

FAM

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

1 April 2015


__/__/__

OPERATIONAL Nomor


Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Pemeriksaan Mobil Operasional

Tujuan

Memastikan Bahwa Prosedur Pemeriksaan Mobil Operasional Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pemeriksaan Mobil Operasional : 1.Pemeriksaan dilakukan seminggu sekali setiap hari Sabtu 2.Pemeriksaan dilakukan oleh General Affairs dan Koordinator Expedisi

B.Prosedur Pemeriksaan Mobil Operasional NO 1

2

AKTIVITAS

PIC

Meginformasikan ke GA bahwa mobil siap untuk diperiksa Koordinator dan di check

Expedisi

Mengecek seluruh mobil operasional

GA dan Koordinator Expedisi

3

Menulis perubahan yang ada pada mobil operasional

4

Menandatangani operasional

hasil

pengecekan

seluruh

GA

mobil GA dan koordinator Expedisi

Dbuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

1 April 2015


__/__/__

OPERATIONAL Nomor


Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengembalian / Retur Barang Ke Principal Tujuan

Memastikan Bahwa

Prosedur Pengembalian / Retur Barang Ke

Principal Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengembalian / Retur Barang Ke Principal : 1. Retur Barang Ke Principal mengunakan surat jalan yang sudah disahkan oleh OM dan Kagud 2. Penyesuaian disistem dilakukan oleh accounting mengunakan surat jalan yang sudah disahkan oleh OM, Kagud dan pihak Ekspedisi / Principal 3. Surat Jalan barang retur maksimal diterima oleh accounting maksimal 1 x24 jam

B.Prosedur Pengembalian /Retur Barang Ke Principal NO

AKTIVITAS

PIC

1

Mengirim barang retur ke principal

Kagud

2

Meminta persetujuan Operasional manager atas surat jalan

Kagud

yang dikeluarkan saat kirim barang retur 3

Mengecek dan mengesahkan surat jalan retur barang

4

Menerima dan menandatangani barang retur dan surat jalan

OM

expedisi

5

Memberikan copy surat jalan yang sudah ditanda tangani Kagud oleh expedisi ke Accounting

6

Menerima surat jalan barang retur ke principal dan Accounting menyesuaikan stock secara sistem

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

1 Mei 2015

Nomor / Tanggal

__/__/__

OPRERASIONAL OPR/SOP/036/IX/REV 00

Nomor

Revisi Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Penanganan Produk Mendekati Kadaluarsa

Tujuan

Memastikan Bahwa

Prosedur Penanganan Produk Mendekati

Kadaluarsa Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Penanganan Produk Mendekati Kadaluarsa : 1. Kepala Gudang Memberikan data produk-produk yang sudah mendekati Kadaluarsa (minimal setengah umur dari Kadaluarsa) dan produk yang tidak pernah keluar (slow moving) setiap bulan, minggu pertama kepada Sales Manager, Operational Manager,Purchasing dan Kepala Cabang (Kacab) 2. Jika Kepala Gudang sudah memberikan data untuk produk mendekati Kadaluarsa dan slow moving setiap bulannya maka yang bertanggung jawab jika terjadi Kadaluarsa gudang adalah Purchasing, Sales Manager dan Kacab 3. Sales Manager, Purchasing dan Kacab mengevaluasi data yang diberikan Kepala Gudang untuk pengajuan program menunjang penjualan kepada General Manager diperiksa oleh Operational Manager 4. Tanggung jawab Kepala Gudang atas barang Kadaluarsa meliputi : 

Tidak memberikan data rutin setiap bulan sesuai ketentuan di atas (produk-produk yang mendekati Kadaluarsa dan slow moving)



FIFO dan FEFO produk yang tidak jalan

5. Tanggung jawab purchasing atas barang Kadaluarsa meliputi : 

Purchasing kelebihan order (dilihat dari forecast team sales)



Purchasing salah order

6. Tanggung jawab Sales Manager atas barang Kadaluarsa meliputi : 

Sales manager tidak action (pembuatan program atau pengajuan disc untuk menunjang penjualan) terhadap data yang sudah diberikan oleh Kepala Gudang



Permintaan produk yang di pesan khusus diluar produk yang regular oleh team sales

7. Tanggung Jawab Kacab atas barang Kadaluarsa meliputi : 

Kacab kelebihan Order



Kacab salah order



Kacab tidak action (pembuatan program atau pengajuan discount untuk menunjang penjualan) terhadap data yang sudah diberikan oleh Kepala Gudang



Permintaan produk yang dipesan khusus diluar produk regular.

B. Prosedur Penanganan Produk Mendekati Kadaluarsa : NO

AKTIVITAS

PIC

Memberikan data produk produk yang mendekati Kadaluarsa dan slow moving kepada Sales Manager, 1

Operasional Manager, Purchasing dan Kacab secara

Kepala Gudang

tertulis dengan menggunakan Form Rekap Produk Kadaluarsa dan Slow Moving

2

Menerima, menandatangani serta mengevaluasi data

Sales Manager,

produk mendekati Kadaluarsa dan slow moving yang

Purchasing dan

diberikan Kepala Gudang

Kacab

Membuat pengajuan program untuk menunjang 3

penjualan atas produk mendekati kadaluarsa dan slow

Sales Manager

moving diketahui oleh Operasional manager dan

dan Kacab

Purchasing

4

Menandatangani pengajuan program dari Sales Manager atau Kacab Memberikan pengajuan program yang sudah di approve

5

GM

Sales manager

oleh GM kepada admin sales untuk perubahan data

dan Kacab

(discount atau Trade promo) Memberikan copy pengajuan program yang sudah di 6

approve oleh GM kepada admin invoice untuk cetak

Admin sales

Invoice jika ada permintaan dari customer

7

Membuat nota sesuai pengajuan oleh Sales Manager dan Kacab yang telah di Approve oleh GM

Admin Invoice

Me-review dan memonitoring stok produk-produk 8

mendekati exp. dan slow moving yang sudah diajukan

Purchasing dan

dan diapprove oleh GM dan melaporkan kepada sales

Kacab

manager

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen : Finance

Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Serah Terima COD

Tujuan

Memastikan Bahwa Serah Terima Cash On Delivery (COD) Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan serah terima COD : 1. PIC COD : Kasir, Pengiriman, Sales 2. Kesalahan atau selisih penerimaan tunai karena keteledoran PIC dalam penerimaan maka selisih akan dibebankan ke PIC

B. Prosedur serah terima COD : NO 1

AKTIVITAS

PIC

Mengisi Form Register Serah Terima COD antara Gudang dengan Driver, Sales Sopir atau Sales

2

Cek

dan menyerahkan Uang Tunai serta Copy Invoice COD ke Driver, Sales

Gudang 3

Menerima, cek dan menandatangani jika uang tunai yang diterima Admin telah sesuai dengan Form Register Serah Terima COD dan copy Gudang Invoice COD.

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal

01/09/2014

Berlaku Nomor

FIN/SOP/001/IX/REV 00

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Serah Terima Penyetoran Tunai,

Tanggal Revisi

__/__/__

CEK, BG Memastikan Bahwa Serah Terima Penyetoran Tunai, Cek

Tujuan

Dan BG Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Serah terima : 1. PIC serah terima penyetoran tunai, Cek, BG adalah : Kasir, Kolektor, Sales 2. Uang tunai, cek dan BG disimpan oleh Kasir dalam brankas, kunci asli di pegang FAM, Duplikat oleh Kasir 3. Penerimaan Cek atau Giro wajib memperhatikan keabsahan : a. Tanggal Cek, BG b. Tanggal Jatuh Tempo c. Nominal d. Terbilang e. Tanda tangan f. Stample, Penebalan B. Prosedur Serah Terima NO 1

AKTIVITAS

PIC

Menyerahkan Form Daftar Piutang Pelanggan sesuai jumlah Sales, yang dibayar Pelanggan, lampirkan bukti potong pembayaran jika Kolektor ada

2

Mengisi Buku Setoran Penagihan dan menyerahkan hasil Sales, tagihan

Kolektor

3

Menerima dan cek hasil tagihan. Jika sesuai menandatangani

Kasir

Buku Setoran Penagihan dan Form Daftar Piutang Pelanggan 4

Jika terdapat selisih pembayaran koordinasikan ke sales, kolektor

Kasir

dan AR 5

Mengkonfirmasi penyebab selisih ke Pelanggan, menyerahkan

AR

pembayaran Pelanggan ke Kasir 6

Menerima pembayaran Pelanggan

Dibuat

Mengetahui


Kasir

Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Pelunasan COD, Tunai, CEK, BG

Tujuan

Memastikan Bahwa Pelunasan COD, Tunai, Cek Dan BG Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pelunasan COD, Tunai, Cek, BG : -

Pelunasan piutang maksimal H+1

B. Prosedur pelunasan COD, TUNAI, CEK DAN BG NO 1

2

3

4

AKTIVITAS

PIC

Melakukan input pelunasan di system lampirkan dokumen pendukung Merapikan bukti- bukti pendukung pelunasan, mencetak

Kasir

Form Kasir

Laporan Mutasi Kas Mencetak

dan

menandatangani

Form

Laporan

Pelunasan Kasir

Pelanggan, serahkan ke akunting Menerima

Form

Laporan

Pelunasan

Pelanggan

yang

telah Finance

ditandatangani dan file

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI

STANDART OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen : Finance

Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Pelunasan Transfer

Tujuan

Memastikan Bahwa Pelunasan Transfer Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pelunasan Transfer : 1. PIC pelunasan transfer : AR, Kasir, FIN 2. Mutasi harian Bank (Rekening Koran) di print 2 kali sehari 3. Fax bukti transfer serta rincian oleh Pelanggan 4. Pelunasan piutang dilakukan dengan posisi dokumen telah lengkap tanpa selisih

B. Prosedur Pelunasan Transfer NO

AKTIVITAS

PIC

1. Mencetak mutasi harian bank dan menyerahkan ke AR

Akunting

2. Menerima Mutasi harian Bank, menyiapkan rincian pembayaran dan AR copy Invoice serta Form Jurnal Bukti Bank Masuk (BBM), serahkan ke FIN untuk dilakukan crosscheck 3. Menerima dan cek Form Jurnal Bukti Bank Masuk serta bukti FIN pendukung, menandatangani menyerahkan ke Kasir 4 Menerima dan cek serta menginput pelunasan di system

Kasir

5 Merapikan bukti- bukti pendukung pelunasan lalu cetak Form Laporan Kasir Mutasi Kas

6

Mencetak

dan

menandatangani

Pelanggan, serahkan ke Akunting

Form

Laporan

Pelunasan

Kasir

7

Menerima

Form

Laporan

Pelunasan

Pelanggan

yang

telah Finance

ditandatangani dan file

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Pelunasan Produk Sample

Tujuan

Memastikan Bahwa Produk Sample Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Produk Sample Dan Pelunasannya 1. Sample diberikan ke Pelanggan sebagai bentuk promosi penjualan 2. Pengajuan sample wajib menyertakan tandatangan DH Sales 3. Budget sample Rp. 500.000,- / bulan

B. Prosedur Pelunasan Produk Sample NO

AKTIVITAS

PIC

1. Menyerahkan Surat Pesanan (SP) Sample ke Admin Invoice untuk

Sales

proses pembuatan Invoice. 2. bMenerima dan menandatangai Invoice

Sales, Gudang

3. cSerahkan Invoice Asli (putih) ke Kasir untuk pelunasan

Dibuat

Mengetahui


Sales

Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Penyetoran Tunai , Cek, Dan BG Ke Bank Memastikan Bahwa Penyetoran Tunai, Cek, BG

Tujuan

Berjalan

Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan penyetoran : -

Menyetorkan hasil tagihan H+1 ke bank (keesokan harinya)

B. Prosedur penyetoran NO

AKTIVITAS

PIC

Membuat slip setoran Tunai, Cek dan BG yang sudah jatuh 1. A tempo

Kasir

Mengecek antara slip dengan fisik setoran baik Tunai, Cek atau 2. B BG pada Form Daftar Cek, BG dan Tunai

FIN

3. dJika jumlah uang Tunai, Cek dan BG tidak sesuai dengan jumlah

FIN

1yang tertera di Slip, mengembalikan ke Kasir untuk di revisi 4. dMenandatangani Form Daftar Cek, BG dan Tunai jika sudah

FIN

2sesuai dan mengembalikan ke Kasir. Menyerahkan slip, Tunai, Cek Dan BG dengan menggunakan 5. E Buku Serah Terima Setoran Bank

Kasir

6. GMenyetorkan slip, tunai, cek dan BG ke Bank

Kolektor

7. 2Menerima Cek dan BG yang tidak bisa kliring dari Bank

Kolektor

Menerima Copy Slip Setoran yg sudah divalidasi oleh Bank dan 8. J menyerahkan kepada Kasir

Kolektor

Mengembalikan BG yg tidak bisa dikliring ke Kasir untuk 9. K dikonfirmasi ke Pelanggan

Kolektor

10. MMenyetor ulang Cek dan BG yg tidak bisa dikliring

Kolektor

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Penagihan

Tujuan

Memastikan Bahwa Penagihan Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Penagihan a. Konfirmasi Penagihan i. Membuat

rekap

penagihan

perhari

berdasarkan

jadwal

penagihan Pelanggan (acuan pada master data Pelanggan) ii. Konfirmasi By Phone dilakukan untuk Pelanggan dengan jadwal bebas iii. Penagihan dilakukan sesuai jadwal Pelanggan, jika terjadi perubahan jadwal wajib melakukan update data b. Khusus pengisian Form Daftar Piutang Pelanggan : 1. Penerima Inv (kolektor) a. I : Tandatangan untuk serah terima awal Penagihan b. II : Tandatangan jika saat tahap pertama terjadi gagal tagih c. III : Tandatangan jika saat tahap pertama dan kedua terjadi gagal tagih 2. Jenis Pembayaran (PIC : Kolektor , Sales) a. Cash : diisi sebesar nominal piutang yang terbayar b. BG dan Cek : diisi nama bank, no. Cek dan BG, jatuh tempo Cek dan BG serta nominal Cek dan BG 3. Penerima (PIC : AR, Kasir) a. AR : 1. I : Tandatangan untuk serah terima awal penagihan yang gagal tagih

2. II : Tandatangan jika saat tahap kedua terjadi gagal tagih 3. III : Tandatangan jika saat tahap kedua dan ketiga terjadi gagal tagih b. Kasir : Tandatangan untuk serah terima uang tunai atau Cek / BG c. Filling Daftar Piutang Pelanggan oleh Kolektor

c. KONFIRMASI SELISIH PENAGIHAN i. PIC penerimaan penagihan : Kasir, kolektor, sales ii. Jika penerimaan pembayaran berupa uang tunai dan terjadi selisih yg disebabkan karena keteledoran PIC dalam melakukan penerimaan

pembayaran

maka

selisih

tersebut

akan

dibebankan ke PIC iii. Jika terjadi selisih atau kurang bayar dari Pelanggan, maka selisih tersebut akan di tindaklanjuti oleh AR diteruskan ke Departement terkait.

B. PIUTANG TAK TERTAGIH a. Ketentuan piutang tak tertagih : i. Definisi : Jika piutang sudah berumur 360 hari ke atas ii. Jika Pelanggan lari dan dibuktikan dengan pernyataan RT atau RW iii. Jika Pelanggan mengalami Force Major (Meninggal, Kebakaran, Bencana Alam) iv. Khusus Meninggal adalah apabila ahli waris tidak bersedia bertanggung jawab b. Jika piutang tetap tidak terbayar maka : a. Sales wajib melakukan penarikan barang (barang perusahaan atau perusahaan lain dengan persetujuan pelanggan - jika tidak persetujuan pelanggan dianggap pidana) b. Pembebanan piutang tidak tertagih: a. Pelanggan tutup (dengan laporan kepolisian, berita acara) : Beban Perusahaan

b. Pelanggan lari (jika Pelanggan sudah menunjukkan gelagat menunda

pembayaran

dan

sales

menginstruksikan

pembukaan blokir maka sales harus bertanggung jawab – tanggung renteng yang ada dalam proses pembukaan blokir) c. Pelanggan lari (jika Pelanggan lari tanpa menunjukkan gelagat diselesaikan dengan cara membuat laporan kepolisian,

berita

acara

untuk

pemutihan

piutang

pelanggan setelah 360 hari – meskipun laporan kepolisian dan berita acara sudah dibuat setelah kejadian) d. Pelanggan

mengalami

Force

Major

(Meninggal,

Kebakaran, Bencana Alam) c. Semua pemutihan piutang pelanggan dilakukan setelah 360 hari

C. PROSEDUR PENAGIHAN NO

AKTIVITAS

PIC

1.

Menyiapkan Invoice Penagihan beserta kelengkapannya

2.

Menerima

Invoice

penagihan

beserta

AR

kelengkapannya

Kolektor

Menerima dan cek hasil tagihan dari pelanggan beserta

Kolektor

berdasarkan Form Daftar Tagih 3.

kelengkapannya 4.

Menyerahkan hasil tagihan kepada Kasir dengan mengisi Buku Setoran Penagihan dan Form Daftar Piutang Pelanggan

5. Menerima dan cek hasil tagihan berdasarkan Buku Setoran

Sales, Kolektor Kasir

Penagihan dan Form Daftar Piutang Pelanggan 6. Mengisi Form Daftar Piutang Pelanggan Jika terjadi gagal tagih

Kolektor

dan menyerahkan ke AR 7. Menerima dan cek Form Daftar Piutang Pelanggan yang gagal tagih berdasarkan Form Daftar Tagih

AR

Dibuat

Mengetahui

Menyetujui


DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen : FINANCE

Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Tukar Invoice Penjualan

Tujuan

Memastikan Bahwa Tukar Invoice Penjualan

Berjalan

Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Tukar Invoice Penjualan 1. Tukar invoice penjualan dilakukan sesuai jadwal Pelanggan, jika terjadi perubahan jadwal akan dilakukan update data 2. Khusus pengisian Form Daftar Piutang Pelanggan : Penerima Invoice Kolektor (PIC: Kolektor, Sales): a. I : Tandatangan untuk serah terima awal Tukar Invoice Penjualan b. II : Tandatangan jika saat tahap pertama terjadi Invoice balik c. III : Tandatangan jika saat tahap pertama dan kedua terjadi Invoice balik 3. Penerima (PIC : Admin Finance / Admin FIN) a. Admin Finance 1. I : Tandatangan untuk serah terima awal Tukar Invoice Penjualan 2. II : Tandatangan jika saat tahap pertama terjadi Invoice balik 3. III : Tandatangan jika saat tahap pertama dan kedua terjadi Invoice balik

B. Prosedur Tukar Invoice Penjualan NO

AKTIVITAS

PIC

Form Daftar Piutang Pelanggan dan melampirkan Invoice Admin 1. Mencetak B beserta kelengkapannya

Finance

Membuat Form Daftar Tagih untuk Form Daftar Piutang Pelanggan Admin 2. D berdasarkan jalur penagihan

Finance

3. Menyerahkan Form Daftar Piutang Pelanggan beserta Invoice Admin kepada kolektor dengan Form Daftar Tagih

Finance

Menerima dan cek Form Daftar Tagih 4. E

Sales, Kolektor

5. G Melakukan tukar Invoice ke Pelanggan

Sales, Kolektor

6. IMenerima dan cek hasil tukar Invoice dan menyerahkan ke Admin Sales, Finance

Kolektor

7. JMenerima hasil tukar Invoice dan cek dengan Form Daftar Tagih

Admin Finance

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Stock Opname

Tujuan

Memastikan Bahwa Stock Opname Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Stock Opname (SO): 1. Persiapan dan Pelaksanaan SO mulai tanggal 10 pada saat jam kerja, dengan ketentuan : a. Stock Opname (SO) dilakukan oleh Kepala Gudang, disaksikan oleh Akunting b. SO dilakukan secara acak perbulan dan 6 bulan secara keseluruhan kategori c. Penghitungan stock opname disertai pencatatan produk rusak dan expired d. Rekap hasil stock opname dibuat oleh Accounting maksimal 1 hari setelah selesai stock opname e. Kepala Gudang crosscheck maksmimal 1 hari setelah penyerahan oleh Accounting f. Pemusnahan barang Rusak dilakukan oleh Kepala Gudang, disaksikan oleh Kepala Departemen Operasional dan Akunting g. Penginputan hasil stock opname di system maksimal akhir bulan berjalan 2. Pembelaan hasil SO dari kepala gudang max 1 x 24 jam setelah rekap SO diserahkan oleh Accounting dengan berita acara yang telah disetujui GM. 3. Penanggungjawab hasil stock opname adalah Departemen Gudang yang terekap setiap bulan, dengan ketentuan : a. Stock opname lebih (+) akan diakui oleh Perusahaan b. Stock opname kurang (-) akan dilakukan pemotongan gaji karyawan Penaggungjawab stock opname

B. Prosedur Stock Opname NO

AKTIVITAS

PIC

1. CMencetak Form Laporan Posisi Persediaan yang akan di stock Akunting opname dan stock opname siap dilaksanakan 2. DMenghitung dan menulis hasil stock opname

Akunting, Gudang

3. EMerekap hasil stock opname, serahkan ke Kepala Gudang

Akunting

4. GMenerima hasil rekap, cek dan tandatangan SO, lalu serahkan ke Gudang Accounting untuk di input 5. Menginput,

mengarsip

dan

membuat

pembebanan

sesuai

Akunting

ketentuan

Dibuat

Mengetahui

Menyetujui


DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen : FINANCE

Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Audit Piutang Internal Finance

Tujuan

Memastikan Bahwa Audit Piutang Internal Finance Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku Yaitu Sesuai Dengan System

A. Ketentuan audit piutang : a. Audit piutang dilakukan oleh FIN & AR secara 2 bulanan (acak) dan dilakukan oleh Accounting secara keseluruhan di akhir tahun. b. Invoice hilang pada saat audit menjadi tanggungjawab AR

B. Prosedur Audit Piutang NO

AKTIVITAS

PIC

1. AMencetak Form Daftar Piutang Pelanggan dan cek dengan fisik FIN & Acct Invoice beserta kelengkapannya 2.

Memberikan keterangan pada Form Daftar Piutang Pelanggan FIN & Acct jika terdapat pembayaran gantung baik berupa cek, BG atau transfer

3.

Membuat berita acara atas hasil audit pada Form Berita Acara FIN & Acct Hasil Audit

4. MMengecek dan menandatangani berita acara hasil audit

Akunting FIN ,AR

5. BMelakukan penggantian sesuai dengan berita acara

AR

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Serah Terima Invoice Dan Invoice Pajak Dari Admin Finance Ke AR Memastikan Bahwa Serah Terima Invoice Dan Invoice Pajak

Tujuan

Dari Admin Gudang Ke Admin Financeance Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Serah Terima : 1. Admin Finance menyerahkan Invoice ke AR khusus Invoice dengan ketentuan penagihan langsung 2. Admin Finance menyerahkan Invoice ke AR maksimal 1 hari dengan menggunakan tanda terima invoice tagihan (rangkap 2) 3. Semua Invoice yang diserahkan sesuai dengan persyaratan serah terima yaitu tanpa coretan, terdapat tandatangan, nama penerima dan stample yang jelas

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Input Secara Sistem Setelah Cek, BG Dan Tunai Masuk Ke Rekening Perusahaan Memastikan Bahwa Input Secara Sistem Setelah Cek, BG

Tujuan

Dan Tunai Masuk Ke Rekening Perusahaan Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Input Secara Sistem Setelah Cek, BG Dan Tunai Masuk Ke Rekening Perusahaan: 1. Transfer account adalah langkah kedua untuk pencatatan penerimaan pembayaran di sistem Pelanggan setelah pelunasan 2. Cetak Mutasi harian Bank (RK) oleh Akunting

B. Prosedur Input Secara Sistem Setelah Cek, BG Dan Tunai Masuk Ke Rekening Perusahaan NO

AKTIVITAS

PIC

1. Mencetak A mutasi harian bank

Akunting

2. Mengecek B slip setoran bank dengan mutasi harian bank

Kasir

3. Menginput D setoran, cek, BG & tunai yang masuk ke rekening

Kasir

Perusahaan

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Penggunaan Brankas , Filling Kabinet

Tujuan

Memastikan Bahwa Penggunaan Brankas, Filling Kabinet Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Brankas 1. Brankas fungsinya untuk menyimpan uang tunai, cek dan BG, diletakkan di ruang Kasir 2. Kunci asli brankas disimpan oleh FAM, duplikat oleh Kasir Filling Kabinet Filling Kabinet fungsinya untuk menyimpan: a. BPKB jaminan kasbon karyawan b. Dokument penting lainnya

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Perjalanan Dinas Luar Kota

Tujuan

Memastikan Bahwa Perjalanan Dinas Luar Kota Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Perjalanan Dinas Luar Kota 1. Bukti- bukti pendukung pengajuan dana perjalanan dinas luar kota : a. Copy surat Keterangan perjalanan dinas luar kota (tandatangan HRD, menyetujui direksi) b. Asli

budget

perjalanan

dinas

(tandatangan

Departemen

User,

mengetahui HRD dan FAM, menyetujui Direksi) 2. Maksimal pengajuan kepada Kasir 3 hari sebelum perjalanan dinas (kecuali hal urgent) 3. Tunjangan Uang Makan keluar kota 60 km dari Kantor (bukan PP Bermalam ) 4. Apabila dilakukan jamuan makan (entertaint) maka tunjangan uang makan tidak bisa diclaim 5. Pengertian Jamuan Makan (entertaint) adalah dengan tamu luar bukan pejabat perusahaan. 6. Laporan pertanggungjawaban kasbon perjalanan dinas diserahkan ke Akunting maksimal 3 hari setelah selesai perjalanan dinas (melampirkan Invoice asli hotel dan transport, kwitansi uang makan dan transport local jika ada). Apabila terjadi kelebihan realisasi maka sisa dana akan ditransfer 2 hari 7. Bila pada saat melakukan perjalanan dinas, terdapat karyawan sakit maka dirujuk ke rumah sakit umum dan di claim ke perusahaan (syarat dan ketentuan berlaku)

8. Karyawan yang dimutasikan dari Head office (HO) ke suatu cabang akan mendapatkan tunjangan penempatan

permanent sebesar Rp 500.000/

bulan dan uang makan perjalanan dinas tidak berlaku

B. Budget Perjalanan Dinas Luar Kota Diluar Pulau Bali (Rutin) NO

JABATAN

UANG

HOTEL

TRANSPORT

MAKAN 1

Manager

150.000

500.000

2

SUPERVISOR 125.000

300.000

3

Staf

225.000

100.000

C. Budget Perjalanan Dinas Luar Kota Didalam Pulau Bali (Rutin) NO

JABATAN

UANG

HOTEL

MAKAN 1

Manager

60.000

300.000

2

SUPERVISOR 45.000

225.000

3

Staf

100,000

37.500

D. Budget Uang Kost Luar Kota 1. Manager : Rp.1.250.000 2. Supervisor: Rp. 600.000 3. Staff : Rp. 400.000

TRANSPORT

E. Prosedur Perjalanan Dinas Luar Kota No

Aktivitas

PIC

1. A Mengirim email planning perjalanan dinas ke HRD/ GA

User

Membuat Form Kasbon 2. C

User

3. D Menerima Pengajuan, melakukan pencairan dana (cash atau

Kasir

transfer) menyerahkan dana dan tanda terima ke User 4. E Menerima dana.

User

5. F Menyerahkan claim perjalanan dinas

User

6. G Menerima dan cek claim.

Kasir

Jika kurang bayar Kasir membayar dan jika lebih bayar user mengembalikan

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Kasbon (Cash Advance)

Tujuan

Memastikan bahwa Kasbon (Cash Advance) Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Dan Jenis Kasbon : a. Jenis Kasbon : i. Kasbon biaya perusahaan adalah pinjaman dana sementara yang digunakan untuk keperluan perusahaan ii. Kasbon Pribadi karyawan adalah pinjaman dana sementara yang digunakan untuk keperluan pribadi karyawan (melihat tingkat kebutuhan) b. Ketentuan Kasbon : i. Setiap kasbon biaya perusahaan yg diajukan dengan plafon Rp. 1.000.000,- (satu juta rupiah) wajib melalui persetujuan DH (diatas plafon atau diluar biaya regular wajib melalui approval direksi) ii. Kasbon berikutnya dicairkan jika kasbon yg pertama telah dilaporkan ke Finance atau Kasbon pertama telah lunas (khusus kasbon pribadi karyawan). iii. Kasbon diluar ketentuan no. 2 bisa dicairkan jika tipe kasbon berbeda. Misalnya : Supervisor kasbon up country dan kasbon entertaint Pelanggan iv. Penyelesaian kasbon maksimal 3 X 24 jam sejak realisasi aktivitas dilakukan v. Setiap kasbon pribadi karyawan yg diajukan masing- masing dengan ketentuan : 1. Maksimal Rp. 1.000.000 adalah karyawan tetap atau kontrak dengan masa kerja minimal 6 bulan 2. Diatas Rp. 1.000.000 (maksimal Rp. 3.000.000) adalah karyawan tetap atau kontrak dengan masa kerja minimal 1

tahun wajib menjaminkan BPKB kendaraan pribadi kepada perusahaan dan akan dikenakan bunga sebesar 2% per bulan 3. Jika BPKB yang dijaminkan bukan milik pribadi, maka karyawan harus membuat surat kuasa pengalihan kepada karyawan diatas meterai 6000 4. Angsuran pengembalian kasbon tidak lebih dari 10 kali angsuran atau maksimal 12 kali angsuran dengan cara melakukan pemotongan gaji karyawan setiap bulannya.

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Release Credit Block

Tujuan

Memastikan Bahwa Released Credit Block berjalan sesuai aturan yang berlaku

A. Ketentuan Realeased Credit Block : 1. Dilakukan untuk Pelanggan yang melewati Due Of Account Receivable (DOAR) / TOP 2. Jika outstanding piutang kurang dari 100% dari over due DOAR atau over due kurang dari 30 hari (mana yg tercapai terlebih dahulu), maka SUPERVISOR berhak untuk melakukan realeased credit block. Misal : jika TOP 7 hari maka Pelanggan tersebut mendapatkan tenggang waktu selama 100 % (7 hari) 3. Jika outstanding piutang lebih dari 100% dari over due DOAR atau over due lebih

dari 30 hari (mana yg tercapai terlebih dahulu), maka

SUPERVISOR harus bertanggungjawab melakukan penagihan ke Pelanggan 4. Ketentuan Realeased Credit Block maksimal 3 kali dalam ketentuan diatas

B. Prosedur Realeased Credit Block : NO

AKTIVITAS

1. Menginfokan A kredit block ke pihak sales

PIC Admin Invoice

2. Menerima B info, lakukan konfirmasi ke AR

Supervisor

3. Mengecek C dan menginformasikan kembali ke Supervisor penyebab

AR

pemblokiran

4. Membuka E password realeased credit block melalui admin invoice

OM/MR

5. Supervisor f menindaklanjuti ke pelanggan

Supervisor

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Released Credit Limit

Tujuan

Memastikan Bahwa Released Credit Limit Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Realeased Credit Limit 1. Realeased Credit Limite hanya dilakukan oleh FAM berdasarkan data yang diberikan oleh Supervisor sesuai ketentuan : rata- rata penjualan 1 tahun terakhir ditambah (+) 30% atau sesuai pertimbangan bisnis Supervisor 2. Data dari Supervisor diinput di system oleh FAM 3. Plafon Kredit dapat berubah sesuai pengajuan Supervisor melalui MCP per 3 bulan

B. Prosedur Realeased Credit Limit NO

AKTIVITAS

PIC

1. A Meinformasikan kredit limit ke pihak sales

Admin Invoice

2. B Menerima info, dan melakukan konfirmasi ke AR

Supervisor

3. C Mengecek dan menginformasikan kembali ke Supervisor

AR

penyebab pemblokiran 4. d Membuka password realeased credit limit melalui admin invoice

OM/MR

5. e Supervisor menindaklanjuti ke Pelanggan

Supervisor

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor



__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Dana Talangan

Tujuan

Memastikan Bahwa Pembayaran Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Data Talangan : 1. Dana Talangan ditetapkan sebesar Rp. 30.000.000 (tiga puluh juta rupiah) satu minggu dengan pengelolaan rekening dengan ATM / e banking, jika dana talangan tidak mencukupi maka menunggu dana talangan minggu berikutnya 2. Dana Talangan dapat dikeluarkan jika dalam keadaan urgent 3. Prosedur sesuai dengan pengajuan cash bon 4. Persetujuan pengeluaran dana talangan hanya bisa dikeluarkan oleh Direksi

Dibuat

Mengetahui

Menyetujui


DIREKSI


Tanggal Berlaku

1 Mei 2015


__/__/__

FINANCE Nomor


Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Pengembalian Tagihan

Tujuan

Memastikan Bahwa Prosedur Pengembalian Tagihan Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A.Ketentuan Pengembalian Tagihan : 1. Tagihan yang di bawa sopir, kolektor, sales wajib kembali ke AR 1 x 24 jam 2. Jika AR tidak ada bisa diwakilkan orang back office yang ditunjuk oleh GM B.Prosedur Pengembalian Tagihan NO

AKTIVITAS

PIC

1

Menyiapkan Invoice penagihan beserta kelengkapannya

2

Menerima Invoice penagihan beserta kelengkapannya Sales dan berdasarkan Form Daftar Tagih

3

AR

Kolektor

Mengisi Form Daftar Piutang Pelanggan jika terjadi Sales dan gagal tagih dan menyerahkan ke AR

Dibuat

Mengetahui


Kolektor

Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__

Human Resources Nomor

HRD/SOP/001/IX/REV 00

Ruang Lingkup

Ketentuan dan Prosedur Rekrutmen Karyawan

Tujuan

Memastikan

Bahwa

Prosedur

Rekrutmen

Karyawan

Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku berlaku

A. Ketentuan Prosedur Rekrutmen Karyawan 1. DH harus mengetahui jumlah staff di Departemennya 2. Diskusikan dengan HRD untuk penambahan karyawan 3. Minta persetujuan Atasan 4. Deadline rekrutmen maksimal 1 bulan sejak Form Pengajuan diterima 5. Tanggung jawab mencari SDM ada di HRD 6. Langkah dalam wawancara tidak harus mengikuti step yang ada tergantung situasi, dan User yang memutuskan. 7. Semua langkah dalam Rekrutmen tergantung pada situasi saat itu. DH berwenang untuk memutuskan langkah-langkah dalam rekrutmen tersebut.

B.Prosedur Rekrutmen Karyawan

NO

AKTIVITAS

PIC

Mengisi Form Permintaan Rekrutmen dengan Form Permintaan User 1. 1 Karyawan lengkap dengan tanda tangan DH Menindaklanjuti permintaan rekrutmen sesuai kriteria yang HRD 2. B dipersyaratkan Memproses rekrutmen: 3. C  

Seleksi ulang berkas lamaran yang masuk Pasang iklan lowongan di situs pencari kerja

HRD



Pasang iklan lowongan di media cetak



Pengumuman lowongan kerja di papan pengumuman kantor

Menyeleksi lamaran masuk:

HRD

Perhatikan kelengkapan lamaran: harus lengkap dengan:

4. D

5



Surat lamaran



Curriculum Vitae: teliti pengalaman kerjanya



Pas foto terbaru pelamar



Foto kopi KTP pelamar (cek masa berlakunya)



Foto kopi ijazah terakhir



Nomor telepon dan alamat tinggal

Mengirim berkas lamaran yang telah terseleksi ke User. Email HRD soft copy atau serahkan langsung hard copy

6. FMenyeleksi berkas lamaran

DH

Buat janji wawancara dengan pelamar via telpon/email/sms 7. G

HRD

Wawancara I Mengisi Form Aplikasi Pelamar 8. H

Pelamar

9. IMengisi Form Interview Checklist

HRD/DH

10. JSeleksi 1

DH

Buat janji wawancara 11. K telpon/email/sms

II

dengan

kandidat

pelamar

via HRD

Wawancara II 12. LWawancara & seleksi

User

Info ke HRD kandidat terpilih 13. M

User

Email Surat Konfirmasi Penerimaan ke kandidat yang diterima HRD 14. N (contoh terlampir). Tunggu balasan konfirmasi

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__



Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Penerimaan karyawan

Tujuan

Memastikan

Bahwa

Prosedur

Penerimaan

Karyawan

Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Penerimaan Karyawan 1. HRD menindaklanjuti kepada karyawan setelah mendapat persetujuan DH 2. Waktu penerimaan karyawan H+ 7 sejak rekruitmen 3. Seragam diberikan setelah 3 bulan masa kerja 4. Peraturan perusahaan diserahterimakan pada dan oleh karyawan pada saat tanggal masuk kerja dan tanggal keluar kerja. Jika Peraturan Perusahaan hilang maka karyawan dikenakan denda Rp. 500.000,-

B. Prosedur Penerimaan Karyawan NO

Aktivitas 1. AMenyiapkan SOP sesuai jabatan karyawan baru Menyiapkan: 2. B

PIC DH HRD

Surat Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (karyawan kontrak) dan Tidak Tentu (karyawan tetap) (print rangkap 2)

-

Materai Rp 6,000

-

Handbook Peraturan Perusahaan

-

Form Biodata Karyawan

Siapkan peralatan kerja yang akan dipergunakan oleh calon HRD karyawan 3. D

-

Meja kerja

-

Kursi kerja

-

Komputer

-

ATK

-

FAsilitas kerja

-

Baju pengaman

-

Peralatan, dll

Waktu Penerimaan Penandatanganan Surat Perjanjian Kerja Waktu 4. E (karyawan kontrak) dan Tidak Tentu (karyawan tetap)

Tertentu Karyawan

Penyerahan handbook Peraturan Perusahaan pada karyawan HRD 5. F Tanda Terima Peraturan Perusahaan Mengisi Form Biodata Karyawan

Karyawan

Berkas yang harus diserahkan:

6. H

-

Ijazah asli

-

Fotokopi KTP/SIM

-

Fotokopi Kartu Peserta Jamsostek (bila ada)

-

Foto kopi akta nikah

-

Foto kopi akta kelahiran anak

-

Pas foto 3x4 2 lembar

7. I Input data karyawan di Employee Master List Data bulan berjalan

HRD

Input data karyawan di mesin absen Finger Print, untuk HRD 8. J didaftarkan sidik jarinya 9. LOrientasi/pengenalan lingkungan perusahaan

HRD

10. MSerah terima karyawan pada User

HRD

Informasikan pada seluruh Departemen penambahan karyawan HRD 11. Nbaru (nama, jabatan, departemen). Dan tempel di Papan Pengumuman.

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__



Ruang Lingkup

Ketentuan Struktur Gaji

Tujuan

Memastikan Bahwa Ketentuan Struktur Gaji Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A.Ketentuan Struktur Gaji Struktur gaji didasarkan pada: 1. Latar belakang pendidikan a. Sarjana/Pasca Sarjana b. SMU c. SMP 2. Jenis pekerjaan a. Memerlukan kompetensi/keahlian khusus b. Tidak memerlukan kompetensi / keahlian khusus 3. Pengalaman kerja di bidang tertentu (perusahaan sebelumnya) 4. Masa kerja di perusahaan 5. Upah minimum harus didasarkan pada UMP/UMK yang berlaku di pemerintah

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__



Ruang Lingkup

Ketentuan Surat Peringatan , Pelanggaran Peraturan Perusahaan (PP) , Pelanggaran Standart Operating Procedure (SOP)

Tujuan

Memastikan

Bahwa

Pelanggaran

Peraturan

Ketentuan Perusahaan

Surat

Peringatan,

(PP),

Pelanggaran

Standart Operating Procedure (SOP) Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan : a.

Pengertian: Surat Peringatan adalah upaya pembinaan yang dilakukan perusahaan pada karyawan yang melanggar Peraturan Perusahaan dan diatur dalam Peraturan Perusahaan. Tingkatan Peringatan: 1. Peringatan Lisan I (Pertama) 2. Peringatan Lisan II (Kedua) 3. Peringatan Lisan III (Ketiga) 4. Surat Peringatan I (Pertama) 5. Surat Peringatan II (Kedua) 6. Surat Peringatan III (Ketiga)

b. Pemberi Surat Peringatan: 

Department Head

Disiapkan oleh: 

HRD

c. Jangka waktu Surat Peringatan: 

6 (enam) bulan, dan gugur jika tidak melakukan pelanggaran yang sama (sejenis dengan pelanggaran yang telah dilakukan)

d. Surat Peringatan dapat dikeluarkan secara berjenjang: Peringatan I,II, III atau bisa langsung Peringatan III (PHK) tergantung jenis kesalahannya. e. Pelanggaran SOP dan PP : 

Fatal (Major )

: SP 2 , SP3



Sebagian (Minor)

: SP 1 , SP 2, SP 3

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__



Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja Dengan Sebab Sanksi Internal Perusahaan Memastikan Bahwa Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja

Tujuan

Dengan Sebab Sanksi Internal Perusahaan Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pemutusan Hubungan Kerja Pemutusan hubungan kerja (PHK) adalah sanksi dari DH untuk stafnya yang: a. Melakukan tindakan indisipliner berkali-kali (terlambat, mangkir, menolak melaksanakan tugasnya, dll) dan kepadanya telah diberikan teguran lisan, SP I/II/III. b. Terbukti melakukan tindakan kriminal yang terkait dengan undang-undang pidana, dan diharuskan menjalankan hukuman dari pihak yang berwajib. c. Terbukti melakukan tindakan kriminal pencurian, asusila, perkelahian, pemukulan, perjudian di lingkungan perusahaan, dengan dilengkapi Surat Pernyataan bermaterai Rp. 6.000,- yang berisi pengakuan tertulis dari yang bersangkutan d. Sakit berkepanjangan, sehingga tidak dapat melakukan pekerjaan dalam waktu yang tidak bisa ditentukan. e. Telah mencapai usia pensiun, minimal 55 tahun, maksimal 60 tahun.

B. Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja NO

AKTIVITAS

PIC

Konsultasi dengan HRD sebelum melakukan Pemutusan Hubungan DH 1. A Kerja Info ke Superior perihal rencana Pemutusan Hubungan Kerja 2. B

DH

dan

HRD

Cek utang-piutang karyawan pada perusahaan ke Departemen DH 3. C Finance & Accounting (bila ada) Panggil karyawan, dengan menyertakan bukti-bukti absensi (bila DH

dan

berhubungan dengan keterlambatan atau ketidakhadiran), Surat HRD 4. C Peringatan sebelumnya (II atau III), Surat pernyataan dilengkapi materai Rp. 6.000,- yang menyatakan kemauan untuk berubah Membuat Surat Pernyataan dilengkapi materai Rp. 6,000,- yang Karyawan berisi mengakui kesalahan yang ditimpakan, bersedia menerima 5. D segala sanksi, termasuk skorsing atau Pemutusan Hubungan Kerja, dan tidak akan menuntut apa pun dari Perusahaan di kemudian hari, 6. Perusahaan akan menyelesaikan kewajibannya kepada karyawan

HRD

Penyerahan Surat Pemutusan Hubungan Kerja (tanggal efektif HRD 7. E keluar) Menyiapkan Form Clearance Sheet dan menyerahkan Surat HRD 8. H Pengalaman Kerja Mengembalikan: - ID/Name Tag 9. I

- Seragam - Fasilitas kantor (dilengkapi surat serah terima), mengetahui DH - Utang (bila langsung dibayar lunas): harus ada kuitansi dari Dep. Akunting

Karyawan

Dibuat

Mengetahui

HRD/SOP/005/IX/REV00

Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__



Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja Atas Sanksi Eksternal Perusahaan Memastikan Bahwa Pemutusan Hubungan kerja Satas Sanksi

Tujuan

Eksternal Perusahaan Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pemutusan Hubungan Kerja Pemutusan hubungan kerja (PHK) adalah sanksi dari hukum yang berlaku di NKRI a. Melakukan tindakan pidana di wilayah NKRI b. Melakukan tindakan perdata di wilayah NKRI

B. Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja NO

Aktivitas

PIC

Informasikan pada HRD perihal kasus hukum yang menimpa DH 1. 1 karyawan Minta bukti keterangan sah dari kepolisian (Surat Pemanggilan, HRD 2. 2 Surat Vonis hakim, dll yang mendukung) pada karyawan Bila masih dalam proses permintaan keterangan, pastikan berapa HRD 3. 3 lama waktu yang diperlukan Surat Keputusan Vonis hakim 4. Menyerahkan 4

Karyawan

5. Konsultasi dengan HRD untuk Pemutusan Hubungan Kerja

DH

6.

7.

8.

Info kepada Manajemen / Direksi perihal rencana Pemutusan HRD Hubungan Kerja karyawan Bicarakan perihal PHK kepada karyawan, yang didasarkan pada HRD Peraturan Perusahaan Cek utang-piutang karyawan pada perusahaan ke Departemen DH Finance & Accounting (bila ada) dan informasikan pada HRD

Membuat Surat Pernyataan dilengkapi materai Rp. 6.000,- yang Karyawan 9.

berisi bersedia menerima keputusan Pemutusan Hubungan Kerja, dan tidak akan menuntut apa pun dari Perusahaan di kemudian hari, kecuali upah dari hari kerja yang telah dijalani di bulan berjalan.

10

Perusahaan akan menyelesaikan kewajibannya kepada karyawan

HRD

11

Penyerahan Surat Pemutusan Hubungan Kerja

HRD

13

Menyiapkan

Clearance

Sheet

dan

menyerahkan

Surat HRD

Pengalaman Kerja Pengembalian:

Karyawan

- ID/Name Tag 14

- Seragam - Fasilitas kantor (dilengkapi surat serah terima), mengetahui DH - Utang (bila langsung dibayar lunas): harus ada kuitansi dari Dep. Akunting

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__



Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja Disebabkan Usia Pensiun Memastikan

Tujuan

Bahwa

Disebabkan Usia

Pemutusan

Hubungan

Kerja

Pensiun Berjalan Sesuai Aturan Yang

Berlaku

A. Ketentuan Pemutusan Hubungan Kerja a. Pemutusan hubungan kerja (PHK) disebabkan usia karyawan memasuki usia pensiun b. Selama bekerja karyawan menunjukkan produktivitas yang baik c. Karyawan memberikan kondite yang baik (internal perusahaan dan NKRI) d. Semua prosedur Pemutusan Hubungan Kerja mengikuti SOP Karyawan Keluar

B. Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja NO 1

Aktivitas

PIC

Menginformasikan pada DH karyawan dan Direksi mengenai usia HRD karyawan yang akan memasuki usia pensiun

2

Menginformasikan pada karyawan

DH

3

Perusahaan akan menyelesaikan kewajibannya kepada karyawan

HRD

4

Penyerahan Surat Pemutusan Hubungan Kerja

HRD

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__



Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Keamanan Perusahaan

Tujuan

Memastikan Bahwa Keamanan Perusahaan Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Keamanan Perusahaan a. Petugas keamanan di PT. Dineta Jaya berasal dari agen outsourcing b. Jumlah personil dengan jadwal kerja shift (bergantian) c. Cara kerja security mengikuti acuan dan aturan kerja di Perusahaan d. HRD sebagai penanggung jawab dan kontrol kerja Security

B. Prosedur Keamanan Perusahaan NO

Aktivitas 1. aMembuka Pintu gerbang tepat jam 6 pagi

PIC Security

Mengamankan area di luar perusahaan, serta untuk persiapan Security 2. b tempat mobil kantor dikeluarkan dari pekarangan 3. cCrosscheck: Security telah siap di tempat untuk bekerja

HRD

Mengatur kendaraan yang keluar masuk pekarangan kantor: Security 4. d kendaraan pengiriman, kendaraan pribadi karyawan Menjaga keamanan perusahaan, kunci kendaraan perusahaan harus Security 5. f

diletakkan di tempat yang aman terkunci, dan harus menyerahkan kepada Pemegang Kendaraan Perusahaan. Di luar itu harus berkoordinasi dengan Pengguna Kendaraan Perusahaan.

6.

Meminta Kartu Identitas tamu dan tukar dengan Kartu Visitor Pergantian Shift Kerja Security

7. gMengisi Buku Mutasi Shift sebelum meninggalkan tugas 8. hMenandatangani serah terima Buku Mutasi Shift

Security Security I/II/III/IV

Membaca history kejadian di Buku Mutasi Shift, dan tindak lanjuti Security 9. i kasus yang masih belum terselesaikan

shift pengganti

Melakukan cek acak minimal 1 minggu sekali atas SOP yang harus Security 10

dijalankan (dengan menandatangani Buku Mutasi Shift pada saat shift awal pengecekan)

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__



Ruang Lingkup

Ketentuan Kenyamanan Psikologis Lingkungan Perusahaan

Tujuan

Memastikan Bahwa Kenyamanan Psikologis Lingkungan Perusahaan Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Kenyamanan Psikologis Lingkungan Perusahaan. a. Yang dimaksud dengan kenyamanan Psikologis: fasilitas yang berkaitan dengan kepentingan pribadi yang mengganggu perusahaan. Contoh: HP, BBM, Musik b. Karyawan yang tidak berkaitan dengan operasional (Finance, Admin Sales, Customer Service, Admin Invoice, dan karyawan administrasi lainnya) tidak diperkenankan menggunakan HP, BBM pada jam kerja. c. Department Head berkewajiban untuk memastikan HP, BB diletakkan di tempat yang aman, dan dapat dipergunakan saat istirahat atau di luar jam kerja. d. Semua kepentingan pada jam kerja harus menggunakan fasilitas yang disediakan Perusahaan. e. Karyawan yang menyukai musik diperkenankan hanya untuk diri sendiri (tidak semua karyawan menyukai musik pada saat fokus dengan pekerjaannya) f. Setiap karyawan dilarang membuat status di Facebook, BBM, dan lainnya tentang individu dan interaksinya di perusahaan g. Pelanggaran akan diberikan sanksi sesuai ketentuan yang berlaku.

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__



Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Mutasi Karyawan

Tujuan

Memastikan Bahwa Mutasi Karyawan Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Mutasi Karyawan a. Mutasi karyawan adalah pemindahtugasan ke Departemen lain dalam perusahaan. b. Mutasi berarti bisa sebuah punishment bisa juga sebuah reward c. Setiap karyawan diwajibkan untuk mengikuti keputusan Perusahaan (Jika menolak, karyawan harus mengundurkan diri) d. Serah terima pekerjaan H+30 sejak Keputusan Perusahaan

B. Prosedur Mutasi Karyawan NO

Aktivitas

PIC

DH menyampaikan keputusan perusahaan untuk dimutasi kepada DH 1. A karyawan Memproses serah-terima pekerjaan 2. B

Karyawan

SOP pekerjaan lama pada pengganti 3. Memberikan C

Karyawan

Dibuat

Mengetahui


/DH

Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__



Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Pengoperasian Mesin Finger Print

Tujuan

Memastikan Bahwa Pengoperasian Mesin Finger Print Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Prosedur Pengoperasian Mesin Finger Print a. Sebagai acuan dan pedoman dalam mengoperasikan mesin absensi Finger Print b. Sebagai file HRD dalam pengelolaan aset perusahaan

B. Prosedur Pengoperasian Mesin Finger Print NO

Aktivitas

PIC

1.

Buka Start Menu, cari Attendance Management dan click

HRD

2.

Dan muncul box Login to The System

HRD

3.

Masukkan User Name

:

2 14 12

HRD

Masukkan Password

:

2 14 12

4.

Muncul halaman seperti di bawah ini:

HRD

5.

Untuk awal registrasi, Click Employees

HRD

6.

Pilih Our SALESpany. Di bawahnya akan terdiri dari beberapa SALESpany/unit, sepert (ditulis yang utama saja): a. Dineta

Kode Perusahaan: 1

b. Jari

Kode Perusahaan: 2

Catatan: No. Urut karyawan terdiri dari:

7.

-

Unit

1 (contoh)

-

No urut masuk

01 (contoh)

-

Tahun

12 (contoh)

-

No Absensi lengkap

1 01 12

Pilih Perusahaan (Dineta/Jari Perkasa), dan pilih Departemen HRD (Accounting, HRD, dll), dan akan muncul laman seperti di bawah ini:

8.

HRD

9.

Click Add, pada kolom menu di atas, dan pada kolom AC No. HRD masukkan nomor urut sesuai yang dicontohkan sebelumnya di point 6. (Sebelumnya lihat dulu, nomor urut yang terakhir diinput ke dalam Sistem). Catatan: AC No. Disamakan dengan nomor CardNumber

10. Masukkan data karyawan yang sidik jarinya akan didaftarkan di HRD mesin Finger print dengan lengkap, setelah selesai, click Save dan tutup. Kembali ke laman awal (lihat point 4). 11. Second Fingerprint Registration on ‘the’ machine 1. Tekan M 2. Tekan ‘Ok’ 3. Akan muncul beberapa pilihan, dan pilih User Management 4. Pilih Manage, dan tekan Ok

HRD

5. (Langsung)

masukkan

no

urut

karyawan

yang

akan

didaftarkan dan tekan Ok 6. Bila nomor urut benar, maka nama karyawan bersangkutan akan tertera di layar, dan tekan Ok lagi. 7. Pilih Enroll

FP, tekan Ok, kemudian tampilan untuk

mendaftarkan jari akan muncul. 8. Minta karyawan bersangkutan menekan jarinya di tempat sidik jari sebanyak 3 x 9. Setelah sidik jari lengkap, dan diterima, tanda check mark (√) besar akan tampil, tekan Escape 2x dan Ok . 10.

Minta

karyawan

bersangkutan

mengabsen

menggunakan jari yang sidik jarinya telah didaftarkan, untuk mengetahui kalau sidik jari telah teriput di mesin Finger Print.

Kasus Tertentu: Password Password hanya diberikan untuk karyawan yang semua sidik jarinya tidak bisa dipergunakan lagi.

12.

Langkah-langkahnya sama dengan pendaftaran sidik jari, hanya HRD saja yang dipilih bukan Enroll FP, melainkan Password 1. Setelah kolom password muncul, minta karyawan yang bersangkutan memasukkan Password 2. Ingatkan karyawan untuk menghafalkan Nomor ID dan Passwordnya. 3. Setelah input password selesai, pilih Ok. 4. Lalu click ‘Escape’ sampai kembali ke menu awal.

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__



Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Promosi Karyawan

Tujuan

Memastikan Bahwa Promosi Karyawan Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Promosi Karyawan a. Promosi karyawan adalah pemindahtugasan ke Departemen lain dalam rangka peningkatan karir karyawan perusahaan. b. Promosi adalah sebuah reward c. Setiap karyawan diwajibkan untuk mengikuti keputusan Perusahaan (Jika menolak, karyawan harus mengundurkan diri) d. Serah terima pekerjaan H+30 sejak Keputusan Perusahaan

B. Prosedur Promosi Karyawan NO

Aktivitas

PIC

Pengajuan promosi dikonsultasikan terlebih dulu dengan HRD, dengan DH 1. A memerhatikan posisi yang memang kosong Seleksi berdasarkan prestasi kerja dan dedikasi karyawan yang baik DH 2. b selama bekerja di perusahaan, dibantu HRD, DH Sampaikan pada karyawan rencana promosi tersebut (bila kandidat DH 3. C hanya 1 orang) Bila kandidat lebih dari 1 orang, seleksi menggunakan panel (semua DH/HRD 4. D DH dan Direksi untuk mengadakan tes bersama) Cek histori posisi dan kinerja karyawan selama bekerja di perusahaan HRD 5. E yang akan dipromosikan, dan report ke DH 6

7

Evaluasi/penilaian Masa Percobaan dilakukan 1 bulan sebelum masa DH percobaan berakhir dengan menggunakan Form Penilaian Karyawan Laporkan kepada HRD hasil penilaian di bulan ketiga dengan DH menyerahkan Form Penilaian Karyawan yang telah diisi

8

9

Karyawan lulus masa percobaan. Informasikan keputusan pada DH karyawan bersangkutan. Karyawan tidak lulus masa percobaan. Putuskan masa percobaannya DH perlu diperpanjang atau karyawan kembali menempati posisi awalnya

10 Terbitkan Surat Keterangan Penempatan jabatan baru untuk karyawan

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI

HRD


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__



Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Demosi Karyawan

Tujuan

Memastikan Bahwa Demosi Karyawan Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Demosi Karyawan a. Demosi dilakukan sebagai tindakan pembinaan atas karyawan b. Demosi harus didasarkan pada Form Penilaian Karyawan (semester atau tahunan) c. Demosi harus obyektif dan tidak subyektif

B. Prosedur Demosi Karyawan NO

Aktivitas

PIC

pada karyawan yang akan didemosi oleh DH 1. Diberitahukan A

DH/HRD

Karyawan bersedia, buatkan Surat Perubahan Status. Tanda tangan HRD 2. atasan/DH/Direksi. B Mencakup jabatan yang akan diisi, jobdesc dan perubahan upah Dalam hal karyawan menolak, perusahaan berhak memutuskan sanksi HRD 3. C Pemutusan Hubungan Kerja pada karyawan Keputusan sanksi Pemutusan Hubungan Kerja

DH/HRD

4. *lampirkan D Surat Pernyataan Bersedia Menerima sanksi apa pun yang diberikan oleh Perusahaan

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Tanggal Revisi

__/__/__



Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Perjalanan Dinas

Tujuan

Memastikan Bahwa Ketentuan Perjalanan Dinas Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Perjalanan Dinas a. Perjalanan Dinas harus dilakukan dengan Objective yang jelas b. Perjalanan Dinas harus didasarkan pada Planning c. Perjalanan Dinas wajib dibuatkan laporan perjalanan dinas

B. Prosedur Perjalanan Dinas NO

Aktivitas

PIC

Karyawan yang ditugaskan dinas luar wajib memberitahukan pada DH/Staff 1

HRD dan Dep. Akunting mengenai tugas luarnya, termasuk keperluannya melakukan perjalanan dinas, tanggal berangkat dan tanggal berakhirnya perjalanan Dinas minimal 1 minggu sebelumnya (dalam keadaan urgent 3 hari sebelumnya) *via email /tertulis

2 3

4

Siapkan budget perjalanan

Finance

Informasikan pada seluruh Departemen perihal absennya dan siapa DH/Staf yang akan menggantikan selama ketidakhadirannya. Buat surat tugas keluar resmi sebagai pegangan karyawan yang

HRD

melaksanakan tugas luar (carbon copy: Acct, Direksi)

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen : HR & GA

Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Kebersihan lingkungan kantor dan Kamar Mandi

Tujuan

Memastikan Bahwa Ketentuan Dan Prosedur Kebersihan Lingkungan Kantor & Kamar Mandi Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Kenyamanan Kamar Mandi a. Kamar mandi dibersihkan sebelum karyawan datang, Jam: 06.00 Jam: 14.00 Jam: 16.00 (Shift 2) b. GA mengecek kebersihan pada: Jam: 08.00 Jam: 15.00 Jam: 17.00 c. Bila GA tidak memungkinkan untuk mengecek aktifitas kebersihan yang dilakukan maka tanggung jawab kroscek dilakukan oleh HRD

B. Prosedur Kenyamanan lingkungan kantor dan Kamar Mandi Perusahaan NO

Aktivitas 1. Membersihkan a kamar mandi

2. Membersihkan lingkungan kantor 3. Kontrol B kebersihan lingkungan perusahaan 4.

Memberi Penilaian Harian di Form Penilaian Kebersihan

PIC Cleaning Service Cleaning Service GA/HRD GA/HRD

Cleaning

5. Setiap E kran air harus berfungsi dengan baik

Service/GA

6. Cek G berkala AC, Pompa Air

GA

Perbaikan barang rusak yang merupakan sarana kerja karyawan di GA 7. H dalam gedung Perusahaan Kebersihan kamar 8. I Kebersihan

mandi

menggunakan

9. Sampah J dibuang setiap hari

Form

Penilaian GA

Cleaning Service

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Pest Control

Tujuan

Memastikan Bahwa Pest Control Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pest Control a. Untuk aktivitas Pest Control hanya diperuntukkan di areal gudang Perusahaan b. Kontrol barang rusak dikarenakan serangga maupun tikus tetap menjadi tugas dan tanggung jawab pihak Operasional / Gudang c. GA menindaklanjuti permasalahan serangan hama / tikus ke vendor

B. Prosedur Pengendalian Pest Control NO

Aktivitas

PIC

antara perusahaan dengan vendor Pengendali hama 1. Kerjasama A Informasikan data vendor pada pihak Operasional dalam hal ini PIC 2. adalah B Manager OP/Kepala Gudang

GA GA

(telpon PIC vendor, skedul

maintenance berkala setiap bulan) Penggantian racun tikus rutin setiap bulan, sebanyak 2 (dua) kali, setiap 3. C hari Selasa

Vendor

Surat Kunjungan Perawatan diberikan pada GA sebagai bukti perawatan 4. D berkala *tanda tangan GA, tembuskan ke OM

Vendor

Arsip surat kunjungan perawatan setiap bulan di file Quality Control – GA 5. E Warehouse Maintenance Dalam hal terjadi masalah yang menyangkut Pest Control (serangan GA 6. F tikus, dll), segera hubungi vendor

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Pembelian Aktiva

Tujuan

Memastikan Pembelian Aktiva Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

Ketentuan Pembelian Aktiva 1. Pengajuan pembelian aktiva sesuai dengan Form Permintaan dan Perbaikan Barang 2. Persetujuan Manajemen

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Penggunaan Filling Kabinet

Tujuan

Memastikan Bahwa Penggunaan Filling Kabinet Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Penggunaan Filling Kabinet Filling Kabinet fungsinya untuk menyimpan: a. Copy Perijinan Perusahaan b. Asli Polish Assuransi Kendaraan Perusahaan c. Perjanjian Asli Distributor

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Departemen : SALES

Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor

SLS/SOP/001/IX/REV 00

Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Pembuatan Master Data Pelanggan Baru

Tujuan

Memastikan Bahwa Ketentuan Pembuatan Master Data Pelanggan Baru Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pembuatan Master Data Pelanggan Baru a. Data Pelanggan adalah data base bagi Sales agar bekerja berdasarkan data

b. Data Pelanggan adalah alat bantu Sales dalam melakukan order c. Data Pelanggan adalah alat bantu dalam pengiriman d. Data Pelanggan adalah alat bantu dalam penagihan e. Form Master Data Pelanggan Baru 3 rangkap • Asli-OM • Copy1- SPV • Copy2-FM f. Pengajuan Master Data Pelanggan Maksimal 1 x 24 jam disetujui oleh SPV, jika tdk harus ada penjelasan dan kembali ke SALES g. Form Master Data Pelanggan Baru terdiri atas : • Data Pelanggan • Sistem Kerjasama • Data Internal Sales

B. Prosedur Pembuatan Master Data Pelanggan Baru NO

Aktivitas

PIC

Form Master Data Pelanggan Baru 1. Membuat A

Sales

2. Menandatangani B

SPV

kepada Admin Invoice 3. Menyerahkan C

Sales

4.

Menginput ke dalam sistem.

Admin Invoice

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Perubahan TOP Dan Kredit Limit

Tujuan

Memastikan Bahwa Ketentuan Dan Prosedur Perubahan TOP Dan Kredit Limit Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Dan Prosedur Perubahan TOP Dan Kredit Limit a. TOP adalah Term Of Payment ( Umur Pembayaran Piutang Pelanggan ) b. TOP dapat dirubah dengan alasan untuk perbaikan DOAR ( Due Of AR ) c. Kredit Limit adalah batasan hutang maximal yang bisa diberikan kepada Pelanggan

B. Prosedur Perubahan TOP Dan Kredit Limit NO

Aktivitas

PIC Sales

1. Mengajukan a perubahan TOP dan Kredit Limit

SPV/

perubahan TOP dan Kredit Limit 2. Menyetujui B

FAM

di system akan dilakukan oleh OM, setelah dilakukan perubahan 3. Input c

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI

FAM


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Prosedur Pembuatan Call Plan (CP)

Tujuan

Memastikan

Bahwa

Prosedur

Pembuatan

Call

Plan

Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan CP a. CP adalah Call Plan b. CP harus dibuat setiap bulan maksimal tanggal 2 bulan berjalan c. CP berisi turunan dari Master Call Plan (MCP) d. Perbedaan MCP dan CP adalah isi kunjungan , dimana MCP adalah maping kunjungan mingguan setiap bulannya dalam 3 bulan planing kunjungan sedang CP adalah kunjungan harian yang berisi hari dan tanggal dalam satu bulan e. Conversi Call (CC) adalah waktu yang dibutuhkan untuk proses negosiasi penjualan awal sampai penutupan berupa persetujuan order. f. CC ditetapkan berdasarkan rumus : 

HB 5 (a,b,c,d)

: 2 CC (2x15 menit = 30 Menit)



HB 4 (a,b,c,d)




HB 3 (a,b)




HB 3 (c,d)




RST (a)




RST (b,c,d)




BKR




AGN




VIL




WRG


B. Prosedur Pembuatan dan persetujuan CP: NO

Aktivitas 1.

2.

PIC

Menarik data didalam MCP yang berisi rencana kerja mingguan Sales Sales dalam 1 bulan. Menetapkan hari kunjungan berdasarkan area, jadwal kunjungan Sales Pelanggan dengan menghitung call berdasarkan conversi call Menghitung jumlah kunjungan dalam 1 hari harus 18 call (dapat terdiri Sales

3.

dari berbagai macam segmen Pelanggan baik itu HB5, HB4, HB3, BKR, WRG, AGN, REST)

4. 5.

Mengajukan persetujuan kepada SPV

Sales

Memeriksa , jika tidak benar (tidak sesuai dengan rumus) mengembalikan SPV kepada Sales

6.

Jika benar , menyetujui

SPV

7.

Menjalankan CP

Sales

8.

Memeriksa apakah DSR sama dengan CP pada sore hari

SPV

Mendiskusikan hasil penjualan yang ada di DSR dan menanyakan SPV 9.

alasannya jika tidak sesuai dengan target harian

10. Jika hasil DSR tidak sesuai target harus dilakukan join visit

Dibuat

Mengetahui


SPV

Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Prosedur Perhitungan Effektif Call

Tujuan

Memastikan Bahwa Prosedur Perhitungan Effektif Call Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Effektif Call a. Effektif call dihitung berdasarkan order yang didapat dibandingkan Call Plan b. Outlet yang masuk dalam daftar kunjungan pada hari tersebut, order langsung ke Sales atau via telepon diperhitungkan sebagai Efektive Call. c. Jika outlet tidak masuk dalam daftar kunjungan pada hari tersebut dan order via telepon maka order tersebut tidak diperhitungkan sebagai efektive call d. Effektif Call Horeka adalah 50% e. Effektif Call Ritail adalah 70% f. Laporan effektif call harus dibuat maksimal H+ 3

B. Prosedur Pembuatan Effectif call NO

Aktivitas

PIC

Effektif call adalah order yang didapat dibandingkan dengan Call Plan SALES 1. dibuat A maksimal H+ 3 Laporan hari rabu adalah laporan kunjungan hari Senin Laporan Effektif call harus di paraf dan ditulis tanggal pemeriksaan SPV 2. B oleh SPV tanggal 2 seluruh laporan effektif call harus sudah selesai 3. Setiap C

SPV

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Sistem Pelaporan

Tujuan

Memastikan Bahwa Sistem Pelaporan Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Sistem Pelaporan a. Laporan adalah alat bantu Sales dalam menganalisa penjualan di area yang menjadi tanggungjawabnya b. Laporan Harian Sales terdiri atas dua laporan : 1. DSR (Daily Sales Report ) 2. Effektif Call 3. HCC (Horeka Call Card ) berisi target kategori dibanding pencapaian B. Prosedur Pembuatan Laporan NO

Aktivitas

PIC

Laporan diletakkan dimeja SPV setiap sore hari sebelum pulang. Form 1. A HCC, DSR

SALES

Mengisi & melengkapi HCC sore hari setelah Sales melakukan 2. B kunjungan

SALES

Untuk DSR & HCC wajib di tanda- tangani untuk kemudian di lakukan 3. cek C secara data oleh SPV

SPV

Setelah SPV selesai mengecek & menandatangi DSR & HCC maka 4. Sales wajib untuk menyimpan DSR tsb lalu untuk HCC bisa disiapkan untuk kunjungan keesokan harinya.

Sales

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Reward dan Punishment Memastikan Bahwa Reward Dan Punisment Berjalan Sesuai

Tujuan

Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Reward dan Punisment a. Reward dan punishment diterapkan sesuai dengan kebijakan, b. Reward dikaitkan dengan performance pencapaian Sales dan prestasi kerja c. sistem punishment diterapkan untuk meningkatkan produktifitas dan disiplin kerja Sales

B. Sistem Reward dan Punishment : a. Sistem Reward -

Incentive reguler Sales setiap bulan berdasarkan performance kerja Sales

-

Incentive triwulan Sales

-

Incentive program penjualan yang di keluarkan oleh principle

b. Sistem Punishment Apabila kinerja Sales selama 3 bulan berturut-turut tidak mencapai target dan memberikan performance yang baik, maka Sales tsb akan dikenakan sanksi sbb: -

SP I untuk 3 bulan berturut-turut.

-

SP II untuk 5 bulan berturut-turut

-

SP III dan Sales tersebut harus mengundurkan diri untuk 6 bulan berturut – turut.

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Prosedur Dan Ketentuan Perpindahan Rayon

Tujuan

Memastikan Bahwa Perpindahan Rayon Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Perpindahan Rayon a. Perpindahan rayon Sales ditetapkan dan dilakukan dengan kebutuhan. b. Perpindahan rayon adalah hal mutlak yang harus dilakukan untuk kesehatan organisasi maksimal satu tahun sekali c. Perpindahan rayon Sales dilaporkan ke Managemen. d. Pengajuan perpindahan rayon Sales yang telah disetujui harus diubah secara system dan harus diajukan ke IT e. Tujuan Perpindahan Rayon adalah : 1.

Menghindari dominasi individu

2.

Menimbulkan

rasa

penghargaan

setiap

yang

prestasi

untuk

berkompetisi secara sehat dalam organisasi 3.

Menyiapkan back up pengganti jika terjadi sesuatu atas team misalnya promosi, karyawan sakit atau meninggal

4.

Meningkatkan rasa percaya diri team

5.

Meningkatkan produktivitas team

B. Prosedur Perpindahan Rayon NO

Aktivitas

PIC

SPV menganalisa rayon yang sudah di cover dan cara pengcoveran SPV dan merekomendasi perpindahan rayon atas dasar: pencapaian, 1. peningkatan A produktivitas setiap individu, meningkatkan rasa percaya diri

Perpindahan Rayon harus 2. B ditembuskan FM, HRD

membuat

email

kepada

OM

dan SPV

MCP dari pemegang lama ke pemegang baru 3. Menyerahkan C

Sales

Menyerahkan note khusus jika ada permasalahan atas Sales, tagihan Sales 4. D di area yang akan diserahterimakan (form terlampir) terima disetujui SPV untuk dieksekusi 5. Serah E

Dibuat

Mengetahui


SPV

Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Prosedur dan Ketentuan Pengajuan Sponsor

Tujuan

Memastikan Bahwa Prosedur Dan Ketentuan Pengajuan Sponsor Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengajuan Sponsor a. Surat Pengajuan Sponsor yang diterima harus merupakan surat resmi. b. Admin Sales melengkapi data pengambilan produk dan meminta data pengeluaran sponsor terakhir dari pihak accounting. c. Setelah data tersebut lengkap maka pengajuan sponsor tersebut di ajukan ke direksi. d. Jawaban yang diberikan Direksi tersebut langsung diinfo ke Pelanggan oleh Admin Sales secara tertulis / lisan, via email / Fax / telpon. B. Prosedur Pengajuan Sponsor NO

Aktivitas

PIC

1

Mengajukan sponsor

Pelanggan

2

Menyetujui

Direktur

Memberikan informasi kepada Pelanggan untuk cara pemberiannya

Admin

(Cash / Transfer)

Sales

3

Jika transfer harus dengan Nama Rekening Perusahaan,Jika diberikan dalam bentuk cash maka cukup dengan tanda tangan SPV dan nantinya kolektor yang akan memberikan kepada Pelanggan. Pengajuan yang sudah ditanda-tangani Direktur di copy , aslinya Admin

4

5

diberikan kepada acc & copy disimpan admin Sales dengan Sales dilampirkan bukti transfer / tanda terima cash

Untuk sponsor dalam bentuk produk akan diberikan ke pada admin Invoice dan di tindak lanjuti ke Pelanggan.

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Fee

Tujuan

Memastikan Bahwa Fee berjalan Sesuai Dengan Ketentuan

A. Ketentuan Fee: 1. Fee diberikan kepada Pelanggan yang melakukan transaksi pembelian produk ke perusahaan 2. Nilainya ditentukan oleh perusahaan, berdasarkan harga dan quantity pembelian 3. Perhitungan Fee dilakukan oleh admin bulan 4. Pembayaran Fee dilakukan oleh Finance melalui : a. tunai : dilakukan di perusahaan yang di serahkan secara langsung oleh SPV ke Pelanggan b. transfer : atas nama Pelanggan penerima Fee, pada slip transfer tidak diperbolehkan memberikan keterangan apapun 5. Dilarang memberikan informasi apapun mengenai pihak luar

6. Personil Pelanggan yang mendapatkan Fee ditentukan oleh SPV, kemudian diinfokan ke direksi 7. Kuitansi pembagian Fee wajib diserahkan ke Finance maksimal 1x24 jam 8. Fee diserahkan ke Pelanggan maksimal 1 minggu setelah pencairan dana perusahaan, jika lebih dari satu minggu maka akan dilakukan pengembalian dana ke perusahaan (rebank).

B. Prosedur Fee: NO

AKTIVITAS

PIC

1.

Pengajuan Fee Pelanggan di Buku Pengajuan Fee

Sales

2.

Memeriksa dan memberikan info tersebut kepada FIN

SPV

3.

Mengajukan Fee Pelanggan ke direktur

FIN

4.

Jika menyetujui direktur menyerahkan ke FIN

Direktur

5

Jika tidak menyetujui dikembalikan ke Sales

Direktur

6

Proses pencairan Fee

FIN

7

Memberikan data untuk Fee Pelanggan yang sudah keluar kepada SPV

FIN

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Instruksi Kerja Customer Service (CS) Dalam Menerima Telepon Memastikan Bahwa Ketentuan Dan Instruksi Kerja Customer

Tujuan

Service Dalam Menerima Telepon Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Order Melalui Telepon a. Jika Order setelah jam 10 akan dihandle besok b. Komunikasi jika ada barang kosong ke pelanggan c. Bahasa standart CS : I.

Halo selamat pagi Dineta dengan …… (sebut nama) bisa dibantu ?

II.

Menanyakan nama penelpon dan asal penelpon

III.

Proses penjualan :

IV.

Meringkas hasil pembicaraan dengan Pelanggan

V.

Menutup pembicaran dengan : Terima kasih Dineta selamat pagi / siang

B. Prosedur Order Melalui Telepon NO 1.

INSTRUKSI KERJA Menerima order, melakukan penawaran program dan produk

PIC CS

lainnya serta mengingatkan SP ( Surat Pesanan ) pelanggan jika dalam penagihan mensyaratkan SP asli 2.

Tawarkan produk yang lain (pengganti) jika terjadi barang kosong ,

CS

pada pelanggan 3.

Tulis order pelanggan pada SP

CS

4.

Berikan SP pada bagian admin invoicing

CS

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI


Tanggal Berlaku

01/09/2014

Nomor


Tanggal Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup

Ketentuan Dan Prosedur Pengajuan Discount Khusus

Tujuan

Memastikan Bahwa Pengajuan Discount Khusus Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengajuan Discount Khusus Pengajuan discount khusus yang telah lewat dari pk. 09.30 maka barang akan dikirim besok

B. Prosedur Pengajuan Discount Khusus NO

AKTIVITAS

PIC

1

Mengajukan penawaran harga produk diluar harga price list

Pelanggan

2

Mengajukan harga tersebut melalui buku penggajuan harga

Sales

3

Menyetujui

Direktur

4

jika tidak disetujui diinfokan kembali ke Sales

CS

Dibuat

Mengetahui


Menyetujui

DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Recommend Documents