Standard Operating Procedure (SOP) Administrasi dan Tata Persuratan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN Sumatera Utara
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 1
2 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang telah menganugerahkan nikmat dan rahmat-Nya, sehingga kita dapat menjalankan aktifitas kita sesuai dengan peran dan fungsi kita masing-masing dengan sebaik-baiknya. Shalawat dan salam atas junjungan Nabi Besar Muhammad SAW sebagai uswatun hasanah dalam kehidupan keseharian kita, khususnya dalam memerankan tugas kita sebagai dosen. Sebagai Fakultas baru, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam (FEBI) UIN Sumatera Utara berkeinginan untuk melakukan upaya-upaya percepatan dalam membangun budaya akademik dan manajemen kerja yang profesional dan berkualitas. Oleh karena itu dituntut adanya panduan dan Standard Operating Procedure (SOP) untuk dijadikan sebagai pedoman bagi pelaksanaan berbagai kegiatan dimaksud. Salah satu kegiatan yang dilaksanakan adalah perkuliahan kemahasiswaan yang merupakan kegiatan yang dilaksanakan oleh mahasiswa. Agar kegiatan kemahasiswaan tersebut dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan capaian yang diinginkan, maka perlu adanya pedoman atau Standard Operating Procedure (SOP). Oleh karena itu, Standard Operating Procedure (SOP) ini disusun dan dimaksudkan sebagai pedoman untuk pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan bagi pihak-pihak terkait di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN Sumatera Utara. Standard Operating Procedure (SOP) tentu masih memiliki kekurangan dan sangat memungkinkan untuk terus diperbaiki dan disempurnakan pada masa mendatang. Saya mengucapkan terima kasih atas kerjasama seluruh civitas akademika Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam (FEBI) UIN Sumatera Utara atas kerja kerasnya untuk membangun SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 1
fakultas yang kita cintai ini. Semoga ini semua menjadi amal saleh dan mendapat perkenan Allah SWT. Amin.
Dekan,
Dr. Azhari Akmal Tarigan, M.Ag
2 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 3
4 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
Standard Operating Procedure (SOP) LAYANAN ADMINISTRASI DAN TATA PERSURATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM IAIN SUMATERA UTARA A. RASIONAL Dosen, pegawai dan mahasiswa sebagai warga fakultas memiliki hak untuk memperoleh pelayanan akademik maupun kebutuhan non-akademik sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Untuk memenuhi hak ini, maka Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam menyediakan fasilitas sarana dan prasarana yang dapat menunjang pelayanan akademik dan non-akademik seluruh civitas akademika fakultas baik dosen maupun mahasiswa serta pegawai. Standar Operasional dan Prosedur merupakan salah satu bahagian dari alat penuntun terciptanya pelayanan yang prima sesuai dengan prinsip Manajemen Good Governance University dan menjadikan fakultas yang handal dan mampu bersaing di tingkat internal IAIN maupun eksternal. B. DASAR HUKUM SOP ini berpedoman pada peraturan dan perundangundangan sebagai berikut: 1. Undang-Undang Nomor : 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Undang-Undang Nomor : 12 Tahun 2012, tentang Pendidikan Tinggi; 3. Peraturan Menteri Agama RI Nomor : 81 Tahun 2013, tentang Perubahan atas PMA Nomor 14 Tahun 2013 tentang Organisai dan Tata Kerja Institut Agama Islam Negeri Sumatera Utara; 4. Keputusan Menteri Agama RI Nomor : B.II/3/12847 Tahun 2013, tentang Pengangkatan Rektor IAIN Sumatera Utara; SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 5
5. Keputusan Menteri Agama RI Nomor : 97 Tahun 1973, Tentang Peresmian IAIN Sumatera Utara; 6. Keputusan Menteri Agama RI Nomor In.07/B.1a/KP.07.6/01/2014, tentang Pengangkatan Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam IAIN Sumatera Utara. 7. Pedoman Tata Persuratan Dinas di Lingkungan IAIN Sumatera Utara tahun 2014. C. TUJUAN Standar Operasi dan Prosedur Layanan Administrasi ini bertujuan untuk: 1. Memberikan pedoman kepada pihak terkait dalam pelaksanaan proses pengelolaan dan pelayanan bagi dosen dan mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam. 2. Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi bagi dosen dan mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam berdasarkan manajemen Good Governance University. D. RUANG LINGKUP Ruang Lingkup SOP Layanan Administrasi dan Tata Persuratan meliputi: Jenis Surat, Distribusi Surat, Otorisasi Penerimaan Surat dan Pengiriman Surat, Dokumen yang digunakan, dan Unit yang terlibat. Jenis Surat yang diproses di Fakultas dan diatur dalam SOP ini adalah: 1. Surat Keterangan Surat Keterangan mencakup berbagai jenis surat seperti Surat Keterangan Aktif Kuliah, Surat Keterangan Cuti Kuliah, Surat Izin Riset, 2. Surat Teguran/Peringatan 3. Surat Ketetapan Dekan 6 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
Pejabat dan tenaga kependidikan yang terlibat di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam termasuk di tingkat Institute Agama Islam Negeri Sumatera Utara, yaitu: 1. Rektor 2. Dekan 3. Wakil Dekan bidang Akademik 4. Wakil Dekan bidang Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan 5. Wakil Dekan bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama 6. Ketua Jurusan 7. Sekretaris Jurusan 8. Kepala Laboratorium 9. Kepala Tata Usaha 10. Kepala Subbagian Administrasi Umum, Perencanaan, dan Keuangan 11. Kepala Subbagian Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni 12. Staf Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni 13. Staf Administrasi Umum, Perencanaan, dan Keuangan.
E. PROSEDUR 1. Administrasi Surat Keterangan (Umum) Tahapan 1 2 3
4
Uraian Surat masuk diterima dan diteliti isinya Isi Surat dicatat dalam Buku Surat Masuk Dibuat Lembar Disposisi dan Kartu Kendali, ditulis catatan/keterangan mengenai isi surat dan dilekatkan di surat Surat diperiksa dan diparaf
Pelaksana
Waktu
Staf umum
2 Menit
Staf umum
2 Menit
Staf umum
2 Menit
Kasubbag Umum
2 Menit
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 7
5
6
7
8
9
10
11 12
Surat diperiksa dan diteruskan ke pejabat yang berwenang (Dekan/Wakil Dekan) Surat diperiksa dan dituliskan isi disposisi untuk diproses oleh pejabat yang berwenang (Wakil Dekan/Ketua Jurusan) Disposisi surat dianalisis dan diteruskan ke kasubbag yang terkait Disposisi surat dianalisis dan diproses penyelesaiannya Pengetikan Surat Keterangan sesuai isi surat masuk Surat Keterangan diperiksa, kemudian diparaf dan diteruskan ke Perjabat terkait untuk ditanda tangani Surat Keterangan ditandatangani Surat Keterangan distempel, diarsipkan, disampaikan kepada yang bersangkutan. Penerimaan dicatat dan ditanda tangani si penerima surat di Buku Ekspedisi
KTU
2 Menit
Dekan/ Wakil Dekan
2 Menit
KTU
2 Menit
Kasubbag Umum/ Akademik Staf Umum/ Akademik
5 Menit
Kasubbag dan KTU
2 Menit
Dekan/ Wakil Dekan Staf Umum
2 Menit
8 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
10 Menit
2 Menit
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 9
10 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 11
12 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 13
14 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 15
16 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 17
18 | Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam UIN SU
SOP Administrasi dan Tata Persuratan | 19
