Universitas Nusa Cendana
PROSEDUR MUTU SISTEM KETIDAKSESUAIAN, TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN (04)
1. TUJUAN Prosedur ini untuk memastikan bahwa penyebab penyimpangan yang berulang–ulang ataupun yang berpotensi menimbulkan penyimpangan implementasi sistem penjaminan mutu segera dikoreksi dan dilakukan tindakan pencegahannya. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup semua pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan dalam kegiatan pelayanan yang diperlukan dalam rangka efektivitas implementasi
sistem
penjaminan mutu di Universitas Nusa Cendana(UNDANA), yang dimulai dari menerbitkan rekapitulasi temuan masalah, melakukan tindakan koreksi dan pencegahan, mengadakan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM), dan rekomendasi penyelesaian masalah ke unit terkait. 3. DEFINISI 3.1. Inisiator adalah semua pihak yang terlibat dalam pelayanan di UNDANA yang menemukan atau menerima permasalahan implementasi sistem mutu dan melaporkannya ke Ketua Penjaminan Mutu Program Studi (KaPMP) untuk diselesaikan 3.2. Layanan adalah seluruh jenis kegiatan yang dilakukan untuk memenuhi hak-hak stakeholder (pihak-pihak yang berkepentingan) 3.3. Formulir Pemohonan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PTPP) adalah lembar isian yang digunakan untuk menuliskan permasalahan yang dilaporkan oleh inisiator 3.4. Person In Charge (PIC) adalah pihak yang ditunjuk oleh atasan langsung dari unit terkait untuk melaksanakan tugas perbaikan 4. REFERENSI 4.1. Manual Mutu UNDANA 4.2. Peraturan-peraturan dari Dikti 4.3. ISO 9001 : 2008 Klausul 8.5.2 (Corrective Action), dan Klausul 8.5.3 (Preventive Action) 5. DISTRIBUSI 5.1. Pimpinan universitas 5.2. Pimpinan fakultas 5.3. Pimpinan unit 5.4. Pimpinan prodi 5.5. QAC – Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP) 5.6. Dosen 5.7. Tata Usaha (TU) fakultas/prodi
Halaman 1 dari 6
Universitas Nusa Cendana
PROSEDUR MUTU SISTEM KETIDAKSESUAIAN, TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN (04)
6. PROSEDUR 6.1. Ketentuan Umum 6.1.1. QAC bertanggung jawab untuk memastikan bahwa tindakan perbaikan dan pencegahan sudah dilakukan dengan baik berdasarkan hasil RTM sebelumnya 6.1.2. KaPMP memastikan bahwa permintaan PTPP yang masuk sudah ditindaklanjuti oleh PIC dari unit kerja yang bertanggung jawab 6.1.3. Untuk setiap tindakan perbaikan yang menyebabkan terjadinya perubahan pada dokumen mutu (Manual Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, dan Formulir), KaPMP harus mengkoordinasikan dengan QAC 6.1.4. KaPMP menyediakan Formulir PTPP di lingkungan kerja masing-masing serta di tempattempat tertentu yang menjadi tanggung jawabnya 6.1.5. QAC bertugas melakukan kajian status PTPP yang telah diterima dari KaPMP yang belum terselesaikan 6.1.6. QAC mengkaji status usulan perbaikan dari unit yang akan distandarkan baik secara kuantitas maupun secara kualitas 6.1.7. Untuk penyimpangan yang ditemukan berulang kali atau mempunyai potensi untuk terjadi lagi harus dibahas dalam RTM 6.1.8. Apabila tindakan koreksi ataupun pencegahan yang diambil mempengaruhi sistem mutu yang ada, maka dokumen mutu terkait harus diubah seperlunya 6.2. Ketentuan Khusus 6.2.1. PTPP dapat juga dikeluarkan oleh pimpinan universitas maupun eksternal (pengguna lulusan ataupun pihak ekternal lainnya) apabila ada: keluhan/umpan balik dari pengguna lulusan, masalah kritis dalam operasional, akumulasi masalah-masalah kecil yang sering terjadi dan berulang, ketidaksesuaian hasil audit mutu internal, kondisikondisi yang menyebabkan proses sistem mutu tidak efektif, atau masalah-masalah lain yang dinilai strategis 6.2.2. Apabila waktu penanganan keluhan melebihi 7 X 24 jam, maka unit kerja terkait harus mengkoordinasikan ke QAC 6.2.3. Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam dokumen mutu tersendiri
6.3. Prosedur
Halaman 2 dari 6
Universitas Nusa Cendana
PROSEDUR MUTU SISTEM KETIDAKSESUAIAN, TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN (04)
6.3.1. Inisiator yang menemukan atau menerima keluhan harus segera mencatat keluhan ke dalam Formulir PTPP 6.3.2. Inisiator segera meneruskan temuannya kepada KaPMP 6.3.3. KaPMP merekapitulasi PTPP yang dituliskan dalam Formulir Rekapitulasi Temuan Masalah dengan cara menuliskan: No-PTPP/Bulan-Tahun-Unit (Contoh: 001-PTPP/IX2010-Farmasi) 6.3.4. KaPMP menyerahkan PTPP kepada pimpinan unit yang terkait 6.3.5. Pimpinan unit menganalisis persoalan dan menentukan akar masalah, dari aspek: manusia, metode kerja, sarana dan prasarana yang tersedia, dan faktor penyebabnya 6.3.6. Pimpinan unit menetapkan tindakan perbaikan untuk menanggulangi masalah yang telah terjadi, menentukan kapan estimasi penyelesaiannya, serta melakukan tindakan perbaikan langsung atau menunjuk PIC untuk melakukan tindakan tersebut 6.3.7. Berdasarkan identifikasi akar masalah, pimpinan unit penerima PTPP menetapkan tindakan pencegahan untuk mencegah terulangnya masalah yang sama 6.3.8. Pimpinan unit atau PIC yang ditunjuk melaksanakan tindakan koreksi, tindakan perbaikan, dan tindakan pencegahan sesuai dengan sistem panjaminan mutu yang telah ditetapkan 6.3.9. KaPMP atau pimpinan unit dari PIC memonitor pelaksanaan tindakan koreksi, tindakan perbaikan, dan tindakan pencegahan 6.3.10. Atasan langsung unit yang melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan, melaporkan hasil monitoring kepada KaPMP 6.3.11. Jika dalam jangka waktu lebih dari 7 x 24 jam tindakan perbaikan tidak berjalan efektif, KaPMP melaporkan PTPP ke QAC 6.3.12. KaPMP menutup PTPP apabila tindakan koreksi, tindakan perbaikan, dan tindakan pencegahan efektif 6.3.13. QAC menganalisis seluruh laporan PTPP dari KaPMP sebagai bahan dalam RTM yang dilaksanakan minimal 6 bulan sekali 6.3.14. RTM memberi rekomendasi penyelesaian permasalahan PTPP yang belum terselesaikan kepada unit terkait
6.4. Alur Kerja
Halaman 3 dari 6
PROSEDUR MUTU SISTEM
Universitas Nusa Cendana
KETIDAKSESUAIAN, TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN (04)
Inisiator yang menemukan atau menerima keluhan harus segera mencatat keluhan ke dalam Formulir PTPP Inisiator segera meneruskan temuannya kepada KaPMP Untuk setiap tindakan perbaikan yang menyebabkan terjadinya perubahan pada dokumen mutu (Manual Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, dan Formulir), KaPMP harus mengkoordinasikan dengan QAC KaPMP menyerahkan PTPP kepada pimpinan unit yang terkait Pimpinan unit menganalisis persoalan dan menentukan akar masalah, dari aspek: manusia, metode kerja, sarana dan prasarana yang tersedia, dan faktor penyebabnya Pimpinan unit menetapkan tindakan perbaikan untuk menanggulangi masalah yang telah terjadi, menentukan kapan estimasi penyelesaiannya, serta melakukan tindakan perbaikan langsung atau menunjuk PIC untuk melakukan tindakan tersebut Berdasarkan identifikasi akar masalah, pimpinan unit penerima PTPP menetapkan tindakan pencegahan untuk mencegah terulangnya masalah yang sama Pimpinan unit atau PIC yang ditunjuk melaksanakan tindakan koreksi, tindakan perbaikan, dan tindakan pencegahan sesuai dengan sistem panjaminan mutu yang telah ditetapkan
Manajemen Pimp. Univ.
QAC
KaPMP
Pimpinan Unit
PIC
Kegiatan
Staf / Inisiator
Unit
Waktu
Setiap saat
Dokumen
Formulir PTPP
1
2
Maks. 1 hari setelah menerima keluhan
2
3
4
3
4
5
6
6
7
8
8
Alur Kerja (Lanjutan) Halaman 4 dari 6
PROSEDUR MUTU SISTEM
Universitas Nusa Cendana
KETIDAKSESUAIAN, TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN (04)
KaPMP atau pimpinan unit dari PIC memonitor pelaksanaan tindakan koreksi, tindakan perbaikan, dan tindakan pencegahan Atasan langsung unit yang melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan, melaporkan hasil monitoring kepada KaPMP Jika dalam jangka waktu lebih dari 7 x 24 jam tindakan perbaikan tidak berjalan efektif, KaPMP melaporkan PTPP ke QAC KaPMP menutup PTPP apabila tindakan koreksi, tindakan perbaikan, dan tindakan pencegahan efektif QAC menganalisis seluruh laporan PTPP dari KaPMP sebagai bahan dalam RTM yang dilaksanakan minimal 6 bulan sekali RTM/manajemen memberi rekomendasi penyelesaian permasalahan PTPP yang belum terselesaikan kepada unit terkait
Manajemen Pimp. Univ.
QAC
KaPMP
Pimpinan Unit
PIC
Kegiatan
Staf / Inisiator
Unit
Waktu
Dokumen
Setiap saat
9 9
9
10
10
11
11
12
14
16
15 16
7. ARSIP 7.1. Formulir PTPP/CPAR 7.2. Formulir Rekapitulasi Temuan Masalah
8. LAMPIRAN 8.1. Formulir PTPP Halaman 5 dari 6
PROSEDUR MUTU SISTEM
Universitas Nusa Cendana
KETIDAKSESUAIAN, TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN (04)
8.2. Formulir Rekapitulasi Temuan Masalah
Disahkan oleh:
Diperiksa oleh:
Dipersiapkan oleh:
Halaman 6 dari 6
Halaman 7 dari 6
