Universitas Nusa Cendana

Universitas Nusa Cendana

PROSEDUR MUTU SISTEM PENGENDALIAN CATATAN MUTU (03)

1. TUJUAN Prosedur ini mengatur identifikasi, pengumpulan, pengindeksan, pengarsipan, penyimpanan, pemeliharaan, pengambilan kembali, dan pemusnahan catatan mutu yang terkait dengan sistem manajemen mutu untuk menjamin efektifitas penerapan sistem di lingkungan Universitas Nusa Cendana(UNDANA), dan agar pada saat diperlukan catatan mutu mudah ditemukan/didapat. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup semua Catatan Mutu yang digunakan dalam sistem manajemen mutu di lingkungan UNDANA yang meliputi pembuatan Daftar Catatan Mutu, permintaan persetujuan Ketua QAC, penyimpanan dan pemeliharaan sampai dengan pemusnahan Catatan Mutu yang sudah tidak dipergunakan. 3. DEFINISI 3.1. Catatan Mutu adalah catatan yang digunakan sebagai bukti pelaksanaan prosedur atau Instruksi Kerja 3.2. Matriks catatan mutu catatan tentang elemen, nama prosedur, rekaman mutu, masa simpan, penanggung jawab, dan lokasi penyimpanan dokumen. 3.3. Catatan mutu aktif adalah catatan mutu yang masih digunakan secara langsung dan terusmenerus untuk keperluan operasional dan administrasi 3.4. Catatan mutu pasif adalah catatan mutu yang sudah tidak digunakan secara langsung untuk keperluan operasional dan administrasi 3.5. Daftar Catatan Mutu adalah daftar catatan mutu tentang pelaksanaan prosedur baik yang bersifat umum (berlaku di Universitas) maupun yang berlaku khusus (ditingkat fakultas, prodi, unit) 3.6. Pengendali Dokumen adalah KPMP di tingkat program studi dan QAC untuk Fakultas dan unit di tingkat Universitas. 4. REFERENSI 4.1. Manual Mutu UNDANA 4.2. Peraturan-peraturan dari Dikti 4.3. ISO 9001 : 2008 Klausul “Pengendalian Catatan Mutu” 5. DISTRIBUSI 5.1. Pimpinan universitas

Halaman 1 dari 5



5.2. Pimpinan fakultas 5.3. Pimpinan unit 5.4. Pimpinan prodi 5.5. QAC – Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP) 5.6. Tata Usaha (TU) fakultas 5.7. TU prodi 5.8. Laboran Prodi/fakultas 6. PROSEDUR 6.1. Ketentuan Umum 6.1.1. Daftar Catatan Mutu yang disimpan sama dengan yang tercantum pada Matriks Catatan Mutu 6.1.2. Catatan Mutu harus disimpan sedemikian rupa dengan diberi ID, indeks, grouping, dan lain-lain sehingga mudah dan cepat diambil apabila sewaktu-waktu dibutuhkan 6.1.3. Catatan Mutu yang disimpan dalam bentuk hard copy maupun soft copy harus dipelihara sedemikian rupa sehingga terhindar dari kerusakan ataupun hilang selama penyimpanan 6.1.4. Catatan Mutu berupa tulisan tangan tidak boleh ditulis dengan menggunakan pensil, agar jelas dan mudah dibaca, serta apabila terjadi kesalahan tulis bisa dicoret dan direvisi dengan diparaf. 6.1.5. Catatan Mutu aktif harus disimpan pada tempat yang memadai sehingga terlindung dari kerusakan, tetapi mudah untuk diperoleh kembali jika sewaktu-waktu diperlukan, serta diberi label dengan warna hijau 6.1.6. Catatan Mutu pasif harus disimpan pada tempat yang memadai sehingga terlindung dari kerusakan sampai masa simpan catatan tersebut, serta diberi label dengan warna merah 6.1.7. Catatan Mutu dikumpulkan, dijaga, dan dipelihara oleh penanggung jawab pada unit kerja masing-masing 6.1.8. Masing-masing Kepala Unit menjadi penanggung jawab penyimpan Catatan Mutu yang ada di unitnya masing-masing, dengan ketentuan berikut: menandatangani Record List yang berada di bawah unitnya, menyimpan menurut urutan yang telah ditetapkan, memberikan label identitas Catatan Mutu, dan menyimpan pada tempat yang terlindung dari kerusakan 6.1.9. Di dalam setiap prosedur harus dijelaskan siapa yang bertanggung jawab menyimpan catatan dan untuk berapa lama catatan akan disimpan

Halaman 2 dari 5



6.1.10. Catatan Mutu ada 2 jenis: internal yaitu Catatan Mutu yang berasal dari dalam organisasi (baik dari bagian maupun departemen lain), serta eksternal yaitu catatan mutu record yang berasal dari pihak ketiga 6.1.11. Setiap unit wajib memeriksa validitas penyimpanan dan pemeliharaan Catatan Mutu secara berkala 6.2. Ketentuan Khusus 6.2.1. Jika pihak di luar penanggung jawab memerlukan Catatan Mutu, maka harus seizin tertulis dari atasan langsung dari unit kerja dimana Catatan Mutu itu tersimpan, dan penanggung jawab harus mencatatnya dalam Formulir Peminjaman Catatan Mutu 6.2.2. Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam dokumen mutu tersendiri 6.3. Prosedur 6.3.1. Pengendali Dokumen membuat Daftar Catatan Mutu yang berisi nama catatan, masa penyimpanan, dan penanggung jawab menyimpan Catatan Mutu yang diambil dari Manual Prosedur dan prosedur 6.3.2. Pengendali Dokumen meminta persetujuan tentang Daftar Catatan Mutu yang dibuat kepada QAC 6.3.3. Kepala Unit memastikan Catatan Mutu yang berada di bawah tanggung jawabnya terjaga, terkendali dengan baik, dan tersimpan dengan rapi 6.3.4. Staf yang ditunjuk menyimpan Catatan Mutu oleh Kepala Unitnya, harus menyimpan Catatan Mutu di tempat yang sudah ditentukan 6.3.5. Staf yang ditunjuk merapikan dan merawat Catatan Mutu selama waktu penyimpanan 6.3.6. Staf yang ditunjuk memeriksa Catatan Mutu yang habis masa waktu penyimpanannya 6.3.7. Staf yang ditunjuk menginformasikan kepada atasan langsungnya (Kepala Unit) mengenai Catatan Mutu yang akan dimusnahkan 6.3.8. Staf yang ditunjuk di bawah pengawasan atasan langsungnya, memusnahkan Catatan Mutu, dan Membuat Berita Acara Pemusnahan Catatan Mutu

Halaman 3 dari 5

PROSEDUR MUTU SISTEM


PENGENDALIAN CATATAN MUTU (03)

6.4. Alur Kerja

Pengendali Dokumen membuat Daftar Catatan Mutu yang berisi nama catatan, masa penyimpanan, dan penanggung jawab menyimpan Catatan Mutu yang diambil dari Manual Prosedur dan prosedur

1

Pengendali Dokumen meminta persetujuan tentang Daftar Catatan Mutuyang dibuat kepada QAC

2

Kepala Unit memastikan Catatan Mutu yang ada berada di bawah tanggung jawabnya terjaga dan tersimpan dengan rapi Kepala Unit menjamin pengendalian Catatan Mutu dilakukan dengan baik Staf yang ditunjuk menyimpan Catatan Mutu oleh Kepala Unitnya, harus menyimpan Catatan Mutu di tempat yang sudah ditentukan Staf yang ditunjuk merapikan dan merawat Catatan Mutu selama waktu penyimpanan Staf yang ditunjuk memeriksa Catatan Mutu yang habis masa waktu penyimpanannya Staf yang ditunjuk menginformasikan kepada atasan langsungnya (Kepala Unit) mengenai Catatan Mutu yang akan dimusnahkan Staf yang ditunjuk di bawah pengawasan atasan langsungnya, memusnahkan Catatan Mutu, dan Membuat Berita Acara Pemusnahan Catatan Mutu

QAC

Pengendali Dokumen

Kepala Unit

Kegiatan

Staf

Unit

2

Waktu

Paling lambat 3 hari setelah manual prosedur atau prosedur baru diterbitkan Persetujuan dilakukan paling lambat 7 hari setelah draft Catatan Mutu diajukan

Dokumen

Draf Catatan Mutu

Catatan Mutu

Catatan Mutu

3

4

5

6 7

8

9

8

9

Paling lambat 1 bulan sebelum berakhirnya masa penyimpanan Berita Acara Pemusnahan Catatan Mutu

Halaman 4 dari 5



7. ARSIP 7.1. Matriks Catatan Mutu 7.2. Catatan Mutu 8. LAMPIRAN 8.1. Matriks Catatan Mutu 8.2. Berita Acara Pemusnahan Catatan Mutu 8.3. Formulir Peminjaman Catatan Mutu

Disahkan oleh:

Diperiksa oleh:

Dipersiapkan oleh:

Halaman 5 dari 5


Tanggal Berlaku : Tanggal Revisi : R0 Kode Dokumen :

Lampiran.

Matriks Catatan Mutu

Draft Matriks Catatan Mutu Catatan Mutu Aktif Dokumen Pengendali Catatan Dokumen 1. Jurnal mengajar kpmp 2. Berita Acara Seminar TA Biro TA 3 Internal 4 5 6 1. MoU dari instansi luar Ka. Unit 2 3 Eksternal 4 5 6

Mengetahui KaPMP (khusus Prodi)

Masa penyimpanan

Catatan Mutu Pasif Pengendali Catatan Dokumen 1. Daftar wisudawan Ka. Unit 2 3 4 5 6 1. Informasi/undangan seminar Ka. Unit 2 3 4 5 6 Kupang, ……………………. Penanggung Jawab Catatan Mutu, Kepala Unit ……..

Halaman 6 dari 5

Masa penyimpanan



Draft Berita Acara Pemusnahan Catatan Mutu BERITA ACARA PEMUSNAHAN CATATAN MUTU Pada hari .............., tanggal ...../..../...... jam............. bertempat di..................... telah dilaksanakan pemusnahan catatan mutu................... ................... Pemusnahan catatan mutu dilakukan dengan alasan: 1. lebih dari 5 tahun 2. sudah tidak dipergunakan dalam ........................... 3. sudah diganti dangan yang baru 4. lain-lain: .................... Surakarta, ....................... Penanggung Jawab, Mengetahui,

Kepala Unit

Saksi 1

Saksi 2

..........................

..........................

..........................

Halaman 7 dari 5



Formulir Peminjaman Catatan Mutu Draft Formulir Peminjaman Catatan Mutu

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Tanggal Peminjaman

Nama Catatan mutu yang dipinjam Nama

Unit

Peminjam Kartu Identitas Tanda Tangan

Tanggal Kembali

Yang dipinjami Nama

Halaman 8 dari 5

Tanda tangan

Universitas Nusa Cendana

Recommend Documents