Universitas Nusa Cendana
PROSEDUR REGISTRASI DAN PENGUNDURAN DIRI MAHASISWA BARU Proses Input Perkuliahan (PIK)
1. TUJUAN Menjamin tata cara pelaksanaan registrasi mahasiswa baru secara seragam di semua unit pelaksana dari tingkat universitas sampai prodi, didukung sistem manajemen yang terpadu. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini meliputi: 2.1. Persyaratan dan mekanisme registrasi mahasiswa baru setelah calon mahasiswa dinyatakan diterima pada salah satu program studi (prodi) 2.2. Persyaratan dan mekanisme pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM), pembuatan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), serta pengunduran diri mahasiswa baru
3. DEFINISI 3.1. Registrasi adalah proses pendaftaran ulang bagi mahasiswa untuk dapat mengikuti kegiatan akademik di kampus 3.2. Pengunduran diri adalah pembatalan registrasi yang telah dilakukan oleh mahasiswa baru 4. REFERENSI 4.1. Manual Mutu UNDANA 4.2. Peraturan-peraturan dari Dikti 4.3. Surat-surat Keputusan Rektor 4.4. Surat Edaran Pembantu Rektor (WR) I 4.5. Surat Edaran Biro Administrasi Akademik (BAAKPSI) 5. DISTRIBUSI 5.1. Pimpinan universitas 5.2. PPMB 5.3. Humas 5.4. Kepala BAAKPSI 5.5. Direktur Program Internasional 5.6. Pimpinan fakultas 5.7. Biro Keuangan 5.8. Unit Information Technology (IT) 5.9. Ketua Pusat Peningkatan dan Pengembangan Aktivitas Instruksional (P3AI) 5.10. Quality Assurance Center (QAC) – Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP) 5.11. Pimpinan prodi 5.12. Kepala Tata Usaha (TU)
Halaman 1 dari 5
Universitas Nusa Cendana
PROSEDUR REGISTRASI DAN PENGUNDURAN DIRI MAHASISWA BARU Proses Input Perkuliahan (PIK)
6. PROSEDUR 6.1. Ketentuan Umum 6.1.1. PPMB melaksanakan tanggung jawab Rektor untuk penyelenggaraan registrasi calon mahasiswa yang telah dinyatakan diterima pada salah satu prodi, dan pengunduran diri mahasiswa baru 6.1.2. Semua prodi yang melakukan penerimaan
mahasiswa baru, baik melalui Jalur
Reguler, Jalur Prestasi, maupun Jalur Transfer wajib mengikuti proses registrasi mahasiswa melalui pintu PPMB sebagai satu-satunya jalur penerimaan 6.1.3. Prosedur pengunduran diri dilaksanakan melalui PPMB sebagai satu-satunya jalur pengunduran diri 6.2. Ketentuan Khusus Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam dokumen mutu tersendiri. 6.3. Prosedur 6.3.1. PPMB melayani registrasi calon mahasiswa baru berdasarkan bukti: foto kopi ijazah SLTA yang dilegalisir, foto kopi rapor terakhir, sertifikat kelulusan tes seleksi, sesuai dengan tenggang waktu yang tertera di dalam sertifikat tersebut, telah mengisi formulir data diri mahasiswa baru UNDANA, Pas Photo berwarna berukuran 3 x 4 sebanyak 4 lembar, surat keterangan lulus tes kesehatan (bagi prodi yang mensyaratkan), dan bukti pembayaran registrasi 6.3.1.1. Data diri mahasiswa baru minimal berisikan sejumlah informasi terkait borang Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) dan borang akreditasi 6.3.2. PPMB membuat arsip photo dan sidik jari elektronis mahasiswa baru yang telah melakukan registrasi 6.3.3. PPMB memberi NIM mahasiswa yang telah melakukan registrasi, dan bank mitra UNDANA memberikan KTM 6.3.3.1. KTM sekaligus berfungsi sebagai Kartu Automatic Teller Machine (ATM) dan Kartu Anggota Perpustakaan 6.3.3.2. Calon mahasiswa baru yang telah melakukan registrasi diberi hak untuk mengundurkan diri dengan dikenakan potongan 15% dari biaya registrasi yang telah diserahkan ke UNDANA
Halaman 2 dari 5
Universitas Nusa Cendana
PROSEDUR REGISTRASI DAN PENGUNDURAN DIRI MAHASISWA BARU Proses Input Perkuliahan (PIK)
6.3.3.3. Mahasiswa Program Twinning memiliki 1 NIM dan hanya memiliki satu nomor rekening bank dengan kode khusus Pengunduran Diri Mahasiswa Baru 6.3.4. Mahasiswa datang ke Kantor Admisi untuk meminta Formulir Pengunduran Diri di Bagian Sertifikasi 6.3.5. Mahasiswa menyerahkan Formulir Pengunduran Diri yang telah diisi ke Bagian Sertifikasi untuk mendapatkan persetujuan dengan melampirkan foto kopi identitas diri dan kwitansi pembayaran 6.3.6. Mahasiswa menyerahkan Formulir Pengunduran Diri disertai dengan bukti pembayaran registrasi ke Biro Keuangan 6.3.7. Biro Keuangan memverikasi bukti-bukti pembayaran 6.3.8. Biro Keuangan memberikan surat pengantar ke Bank Pembangunan Daerah (BPD) Jateng 6.3.9. Mahasiswa mengambil uang registrasi di BPD Jateng dengan dipotong 15% 6.3.10. PPMB mencoret nama dan NIM dari daftar mahasiswa baru UNDANA, serta menarik kembali KTM dari mahasiswa baru bersangkutan Penutupan Proses Penerimaan Mahasiswa Baru 6.3.11. PPMB membuat laporan tertulis berkaitan dengan pelaksanaan penerimaan mahasiswa baru kepada Rektor paling lambat 20 hari setelah kegiatan PMB selesai; apabila laporan diterima maka kepanitiaan PMB secara resmi dibubarkan 6.3.12. Rektor melakukan evaluasi atas kinerja PPMB 6.3.13. PPMB menyiapkan semua dokumen yang berkaitan dengan proses penerimaan mahasiswa baru sebagai bahan evaluasi 6.3.14. PPMB mengarsip semua arsip dan berita acara pelaksanaan PMB sesuai dengan Prosedur Pengendalian Catatan Mutu
Halaman 3 dari 5
PROSEDUR REGISTRASI DAN PENGUNDURAN DIRI MAHASISWA BARU
Universitas Nusa Cendana
Proses Input Perkuliahan (PIK)
6.4. Alur Kerja
PPMB melayani registrasi calon mahasiswa baru
PPMB membuat arsip photo dan sidik jari elektronis mahasiswa baru yang telah melakukan registrasi PPMB memberi NIM mahasiswa yang telah melakukan registrasi, dan bank mitra UNDANA memberikan KTM
3
KTM
3
3
Formulir Pengunduran Diri, Kwitansi Registrasi
4
Formulir Pengunduran Diri, Foto kopi identitas diri, Kwitansi Registrasi
5
Surat Persetujuan Pengunduran Diri, Kwitansi Registrasi
6
7 Biro Keuangan memberikan surat pengantar ke Bank Pembangunan Daerah (BPD) Jateng Mahasiswa mengambil uang registrasi di BPD Jateng dengan dipotong 15% PPMB mencoret nama dan NIM dari daftar mahasiswa baru UNDANA, serta menarik kembali KTM dari mahasiswa baru bersangkutan
Dokumen
2
1
2
Waktu
Sertifikat Kelulusan Tes Seleksi, Formulir Data Diri Mahasiswa Baru, Pas Photo, Kwitansi Registrasi Sidik Jari Elektronis Mahasiswa
1
Pengunduran Diri Mahasiswa Baru: Mahasiswa datang ke Kantor Admisi untuk meminta 4 Formulir Pengunduran Diri di Bagian Sertifikasi Mahasiswa menyerahkan Formulir Pengunduran Diri yang telah diisi ke Bagian 5 Sertifikasi untuk mendapatkan persetujuan dengan melampirkan foto kopi identitas diri dan kwitansi pembayaran Mahasiswa menyerahkan Formulir Pengunduran Diri disertai dengan bukti 6 pembayaran registrasi ke Biro Keuangan Biro Keuangan memverikasi bukti-bukti pembayaran
Bank / BPD
Biro Keuangan
PPMB
Bagian Sertifikasi
Kegiatan
Mahasiswa
Unit
8
8
Surat Persetujuan Pengunduran Diri, Foto kopi identitas diri, Kwitansi Registrasi Surat Persetujuan Pengunduran Diri
9
9
10
Halaman 4 dari 5
PROSEDUR REGISTRASI DAN PENGUNDURAN DIRI MAHASISWA BARU
Universitas Nusa Cendana
Proses Input Perkuliahan (PIK)
Alur Kerja (Lanjutan)
Rektor
Biro Keuangan
PPMB
Bagian Sertifikasi
Kegiatan
Mahasiswa
Unit
Waktu
Dokumen
Penutupan Proses Penerimaan Mahasiswa Baru: PPMB membuat laporan tertulis berkaitan dengan pelaksanaan penerimaan mahasiswa baru kepada Rektor; apabila laporan diterima maka kepanitiaan PMB secara resmi dibubarkan Rektor melakukan evaluasi atas kinerja PPMB PPMB menyiapkan semua dokumen yang berkaitan dengan proses penerimaan mahasiswa baru sebagai bahan evaluasi PPMB mengarsip semua arsip dan berita acara pelaksanaan PMB sesuai dengan Prosedur Pengendalian Catatan Mutu
11
11
Paling lambat 20 hari setelah kegiatan PMB selesai
Laporan Tertulis PMB
12 Arsip kegiatan PMB
13 Arsip Kegiatan PMB
14 0
7. ARSIP 7.1. Sertifikat Kelulusan Tes Seleksi 7.2. Formulir Data Diri Mahasiswa Baru 7.3. Kwitansi Registrasi 7.4. Pas photo 7.5. Sidik Jari Elektronis Mahasiswa 8. LAMPIRAN 8.1. Sertifikat Kelulusan Tes Seleksi 8.2. Formulir Data Diri Mahasiswa Baru
Disahkan oleh:
Diperiksa oleh:
Dipersiapkan oleh:
Halaman 5 dari 5
Universitas Nusa Cendana
KEBIJAKAN MUTU DAN SASARAN MUTU
Halaman 6 dari 5
