Universitas Nusa Cendana
PROSEDUR PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN TAMAN DAN LINGKUNGAN Prosedur Administrasi Umum (PAU)
Tanggal Berlaku Tanggal Revisi Versi Kode Dokumen
: : : :
1. TUJUAN Menjamin pemeliharaan dan perawatan taman dan lingkungan berjalan dengan baik, sehingga mampu mendukung semua aktivitas di lingkungan Undana. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup pemeliharaan dan perawatan perbaikan terhadap semua fasilitas taman dan lingkungan kampus di lingkungan Undana. 3. DEFINISI 3.1. Pemeliharaan taman dan lingkungan adalah kegiatan menjaga keandalan taman dan lingkungan beserta prasarana dan sarananya agar taman dan lingkungan selalu laik fungsi (preventive maintenance) 3.2. Perawatan taman dan lingkungan adalah kegiatan memperbaiki dan atau mengganti bagian taman dan lingkungan, komponen atau prasarana dan sarananya agar taman dan lingkungan tetap laik fungsi (currative maintenance) 4. REFERENSI 4.1. Job Description Pejabat Undana 4.3. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No 24/PRT/M/2008 tentang Pedoman Pemeliharaan dan Perawatan Bangunan Gedung 4.4. Peraturan Pemerintah No 80 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah 4.5. Manual Mutu Undana 5. DISTRIBUSI 5.1. Pembantu Rektor II (PR II) 5.2. Manajer Maintenance 5.3. Asisten Manajer Maintenance Bidang Pemeliharaan Gedung perkantoran dan ruang kuliah 5.4. Kepala Urusan Inventarisasi Aset 5.5. Pembantu Dekan II 5.6. Kepala TU Fakultas 5.7. Kepala TU Lembaga 5.8. Quality Assurance Center (QAC)
Halaman 1 dari 6
Universitas Nusa Cendana
PROSEDUR PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN TAMAN DAN LINGKUNGAN Prosedur Administrasi Umum (PAU)
Tanggal Berlaku Tanggal Revisi Versi Kode Dokumen
: : : :
6. PROSEDUR 6.1. Ketentuan Umum 6.1.1. Pemeliharaan fasilitas taman dan lingkungan dilakukan secara berkala, sedang perawatan taman dan lingkungan dilakukan sesuai kebutuhan 6.1.2. Pemeliharaan dan perawatan taman dan lingkungan menjadi tanggung jawab Unit Maintenance 6.2. Ketentuan Khusus Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam dokumen mutu tersendiri. 6.3. Prosedur Pemeliharaan Taman dan Lingkungan 6.3.1. Staf Maintenance melakukan pemeliharaan taman dan lingkungan secara rutin 6.3.1.1. Pemeliharaan Pemeliharaan taman dan lingkungan yang dilakukan secara berkala oleh Unit Maintenance adalah sebagai berikut: No 1 2 3 4 5 6
Jenis Taman
Waktu Sesuai kebutuhan
Taman Jalan dalam kampus Pagar Pagar Saluran air
Tidak terjadwal 6 bulan sekali 2 bulan sekali 2-3 tahun sekali 2 bulan sekali
Pemeliharaan Penyiraman, pemupukan, pemangkasan Penanaman baru pemeriksaan Pembersihan Pengecatan Pembersihan
6.3.2. Checker melakukan pengecekan taman dan lingkungan setiap hari aktif dan mengisi Check List yang disediakan 6.3.2.1. Checker terdiri atas para mahasiswa aktif Undana yang dipilih melalui proses seleksi oleh Unit Maintenance 6.3.2.2. Mahasiswa yang boleh mengikuti seleksi checker adalah mahasiswa aktif semester III s.d. VI untuk S-1 dan D-4, dan mahasiswa aktif semester II s.d. III untuk D-3
Halaman 2 dari 6
Universitas Nusa Cendana
PROSEDUR PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN TAMAN DAN LINGKUNGAN Prosedur Administrasi Umum (PAU)
Tanggal Berlaku Tanggal Revisi Versi Kode Dokumen
: : : :
6.3.2.3. Checker dikaryakan oleh Unit Maintenance selama periode waktu tertentu; jadi, status checker bukan karyawan tetap Undana 6.3.3. Checker melaporkan hasil pengecekan lapangan kepada Manajer Maintenance berdasarkan Check List yang telah diisi serta temuan kerusakan yang memerlukan perawatan (jika ada) Perawatan Taman dan Lingkungan 6.3.4. Unit kerja membuat surat permohonan perbaikan taman dan lingkungan yang ditujukan kepada PR II melalui Unit Maintenance dengan menyebutkan lokasi dan jenis kerusakan 6.3.5. Manajer Maintenance mendisposisi ke Asisten Manajer Bidang taman dan lingkungan untuk mengecek kondisi taman dan lingkungan yang diajukan sesuai pada pokok surat permohonan 6.3.6. Staf melakukan survei lapangan untuk mengetahui kondisi yang sebenarnya dan membuat rekomendasi jawaban atas surat permohonan 6.3.7. Manajer Maintenance meneruskan permohonan kepada PR II dengan disertai rekomendasi jawaban atas surat permohonan; apabila surat permohonan perawatan taman dan lingkungan dianggap masih belum mendesak untuk diperbaiki, maka Manajer Maintenance mengeluarkan surat jawaban penundaan untuk sementara dan proses selesai 6.3.8. Apabila kondisi kerusakan sangat mendesak untuk ditangani maka, Asisten manajer Bidang Pemeliharaan taman dan lingkungan menyusun RAB sesuai hasil survei lapangan kemudian mendesain rencana perbaikan untuk diajukan ke Manajer Maintenance 6.3.9. Manajer Maintenance memberikan persetujuan RAB untuk diajukan ke PR II 6.3.10. PR II menyetujui RAB dan menerbitkan Surat Tugas 6.3.11. Asisten Manajer Bidang Pemeliharaan taman dan lingkungan melaksanakan kegiatan pemeliharaan/ perbaikan
secara
swakelola atau dengan
cara
pengadaaan penyedia jasa pemborongan 6.3.12. Setelah selesai perawatan, Asisten Manajer Bidang Pemeliharaan Taman dan Lingkungan membuat Berita Acara Pelaksanaan perawatan dan diketahui oleh Unit Kerja pengusul
Halaman 3 dari 6
Universitas Nusa Cendana
PROSEDUR PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN TAMAN DAN LINGKUNGAN Prosedur Administrasi Umum (PAU)
Tanggal Berlaku Tanggal Revisi Versi Kode Dokumen
: : : :
6.3.13. Asisten Manajer Bidang Pemeliharaan taman dan lingkungan membuat laporan pelaksanaan perawatan 6.4. Alur Kerja
PR II
Manajer
Maintenance
Asisten Manajer
Checker
Staf
Maintenance
Kegiatan
Unit Kerja
Unit
Waktu
Dokumen
Pemeliharaan Taman dan Lingkungan Staf Maintenance melakukan pemeliharaan taman dan lingkungan secara rutin Checker melakukan pengecekan taman dan lingkungan setiap hari aktif dan mengisi Check List yang disediakan Checker melaporkan hasil pengecekan lapangan kepada Manajer Maintenance berdasarkan Check List yang telah diisi serta temuan kerusakan yang memerlukan perawatan (jika ada) Perawatan Taman dan Lingkungan Unit kerja atau Checker membuat surat permohonan perbaikan taman dan lingkungan yang ditujukan kepada PR II melalui Unit Maintenance dengan menyebutkan lokasi dan jenis perawatan yang dibutuhkan Manajer Maintenance mendisposisi surat permohonan perbaikan taman dan lingkungan ke Asisten Manajer Bidang Pemeliharaan Taman dan Lingkungan untuk mengecek kondisi gedung yang diajukan sesuai pada pokok surat permohonan Staf melakukan survei lapangan untuk mengetahui kondisi yang sebenarnya dan membuat rekomendasi jawaban atas surat permohonan Manajer Maintenance meneruskan permohonan kepada PR II dengan disertai rekomendasi jawaban atas surat permohonan; apabila surat permohonan perawatan taman dan lingkungan dianggap masih belum mendesak untuk diperbaiki, maka Manajer Maintenance mengeluarkan surat jawaban penundaan untuk sementara dan proses selesai
1
Harian, bulanan, tahunan Harian
Check List
Harian
Check List
2
3
3
Formulir Permohonan Perbaikan
4 4 4
Formulir Permohonan Perbaikan
5
5
Formulir Jawaban/ Rekomendasi
6
7
7
Formulir Permohonan Perbaikan, Formulir Jawaban/ Rekomendasi
Halaman 4 dari 6
Universitas Nusa Cendana
PROSEDUR PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN TAMAN DAN LINGKUNGAN Prosedur Administrasi Umum (PAU)
Jika kondisi kerusakan sangat mendesak untuk ditangani, maka Asisten Manajer Bidang Pemeliharaan Taman dan Lingkungan menyusun RAB sesuai hasil survei lapangan kemudian mendesain rencana perbaikan yang diajukan ke Manajer Maintenance
Tanggal Berlaku Tanggal Revisi Versi Kode Dokumen
: : : :
RAB
8
8
Manajer Maintenance memberikan persetujuan RAB untuk diajukan ke PR II PR II menyetujui RAB dan menerbitkan Surat Tugas Asisten Manajer Bidang Pemeliharaan Taman dan Lingkungan melaksanakan kegiatan pemeliharaan/perbaikan secara swakelola atau dengan cara pengadaaan penyedia jasa pemborongan sesuai Setelah selesai perawatan, Asisten Manajer Bidang Pemeliharaan Taman dan Lingkungan membuat Berita Acara Pelaksanaan perawatan dan diketahui oleh Unit Kerja pengusul Asisten Manajer Bidang Pemeliharaan Taman dan Lingkungan membuat laporan pelaksanaan perawatan bangunan gedung
9
Waktu
PR II
Manajer
Maintenance
Asisten Manajer
Checker
Staf
Maintenance
Kegiatan
Unit Kerja
Unit
9 10
Dokumen
RAB RAB Surat Tugas
11 Berita Acara
12
12
Laporan Pelaksanaan
13
7. ARSIP 7.1. Formulir Permohonan Perbaikan 7.2. Formulir Jawaban/ Rekomendasi 7.3. Rencana Anggaran Biaya (RAB) 7.4. Surat Tugas 7.5. Berita Acara Pelaksanaan Perawatan Taman dan Lingkungan 7.6. Laporan Pelaksanaan Perawatan Taman dan Lingkungan
Halaman 5 dari 6
Universitas Nusa Cendana
PROSEDUR PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN TAMAN DAN LINGKUNGAN Prosedur Administrasi Umum (PAU)
Tanggal Berlaku Tanggal Revisi Versi Kode Dokumen
: : : :
8. LAMPIRAN 8.1. Formulir Check List Pemeliharaan Taman dan Lingkungan 8.2. Formulir Permohonan Perbaikan 8.3. Formulir Jawaban/ Rekomendasi 8.4. Formulir Berita Acara Pelaksanaan Perawatan Taman dan Lingkungan
Disahkan oleh:
Diperiksa oleh:
Dipersiapkan oleh:
Halaman 6 dari 6
Halaman 7 dari 6
