Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan
Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Malang 2015
Manual Prosedur Tindakan Korektif Dan Pencegahan Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya
Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh
: : : :
01003 07003 4 5 November 2015 Ketua Unit Jaminan Mutu
Dikendalikan oleh
:
Manager Representative
Disetujui oleh
:
Dr. Siti Asmaul, STP. MP. Ketua Jurusan
Nur Lailatul Rahmah, S.si. M.si.
Dr. Sucipto, STP. MP
i
Daftar Isi
Tujuan......................................................................................................... 1 Ruang Lingkup ............................................................................................. 1 Definisi ........................................................................................................ 1 Rujukan ....................................................................................................... 1 Garis Besar Prosedur..................................................................................... 1 1. Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan ................................. 2 2. Pemrakarsa Tindakan Korektif.................................................................... 2 3. Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif ................................................ 2 4. Tindakan Pencegahan ............................................................................... 2 5. Tindakan Korektif dan Pencegahan untuk Keluhan Pelanggan ....................... 3 6. Rekaman ................................................................................................. 3 Bagan Alir .................................................................................................... 4 1. Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan ............................................... 4 2. Prosedur Pemrakarsa Tindakan Korektif ...................................................... 5 3. Prosedur Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif .................................. 6 4. Prosedur Tindakan Pencegahan ................................................................. 7 Lampiran ..................................................................................................... 8 1. Daftar Revisi Dokumen Tindakan Korektif dan Pencegahan .......................... 8 2. Borang Rekaman Ketidaksesuaian .............................................................. 9 3. Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi ...................................... 10 4. Daftar Distribusi Dokumen ....................................................................... 11
ii
Tujuan Menerangkan cara mengambil tindakan korektif dan tindakan pencegahan terhadap proses bisnis di jurusan TIP FTP Universitas Brawijaya (UB) guna mencegah terjadinya kembali produk yang tidak sesuai.
Ruang Lingkup Tindakan korektif dan pencegahan yang dijelaskan dalam prosedur ini diterapkan terhadap setiap proses dan produk yang terdapat dalam masing-masing bidang beserta dokumen yang terkait apabila terjadi ketidaksesuaian.
Definisi 1. Produk Jurusan adalah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value) sesuai dengan manual mutu. 2. Produk tidak sesuai adalah layanan UB yang tidak memenuhi persyaratan Tri Dharma dan kepuasan pelanggan yang diprasyaratkan di manual mutu. 3. Manual mutu merupakan panduan implementasi manajemen mutu di Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya dan merupakan persyaratan sistem manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh unit-unit kerja di lingkungan Jurusan Teknologi Industri Pertanian. 4. Manual Prosedur adalah dokumen yang menkaji tentang tahapan prosedur untuk semua jasa layanan yang ada di lingkungan TIP. 5. Instruksi Kerja adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar. 6. Dokumen Standar Mutu Lainnya adalah dokumen yang berkaitan dengan penjaminan mutu di jurusan selain Manual Mutu, Manual Prosedur, Instruksi Kerja.
Rujukan 1. Manual Mutu Jurusan TIP 2. Dokumen Mutu di Jurusan
Garis Besar Prosedur 1. Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan a. Menyelidiki penyebab ketidaksesuaian. b. Menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan. c. Mengupayakan tindakan korektif dan pencegahan.
1
d. Memastikan bahwa tindakan yang diambil telah dilaksanakan secara efektif. e. Melaksanakan dan merekam perubahan prosedur yang diakibatkan dari tindakan korektif, menggunakan Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan. 2. Pemrakarsa Tindakan Korektif a. Dalam mengidentifikasi keperluan tindakan korektif, Kajur harus mengusulkan tindakan korektif. b. Identifikasi ketidaksesuaian harus lengkap dan terinci, jika memungkinkan, akar penyebab kejadian diidentifikasi sehingga tindakan korektif dapat dilaksanakan dengan tepat. c. Usulan tindakan korektif akan didiskusikan dengan MR. 3. Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif a. Kajur akan mengkaji setiap usulan tindakan korektif bersama dengan Penaggung Jawab Dokumen yang lain guna memastikan bahwa tindakan korektif telah dideskripsikan secara benar dan memadai serta menjelaskan kondisi yang memerlukan tindakan korektif tersebut. b. Untuk kondisi yang memerlukan tindakan korektif, tanggal penyelesaiannya akan dicatat dalam Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan. c. Kajur yang bertanggung jawab harus memastikan bahwa tindakan korektif yang disepakati telah dilaksanakan pada tanggal yang ditetapkan dan menginformasikan kepada Penanggung Jawab Dokumen terkait kapan verifikasi dapat dilakukan. d. Kajur harus melakukan verifikasi terhadap penyelesaian tindakan korektif. e. Kajur harus menandatangani verifikasi borang Rekaman Ketidaksesuaian dan Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan bila hasil tindakan korektif disetujui dan dilaksanakan secara efektif. f. Kajur memastikan usulan tindakan korektif pada semua jenis pekerjaan telah diselesaikan. g. Jika tindakan korektif yang disepakati tidak dilaksanakan, maka akan dilaporkan kepada MR beserta salinan data pendukung. 4. Tindakan Pencegahan a. Bila tindakan korektif dilaksanakan, perhatian khusus harus diberikan pada tindakan pencegahan untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian. b. Tindakan korektif berorientasi pada kondisi sekarang, sedangkan tindakan pencegahan berorientasi ke masa yang akan datang. Tindakan yang dapat direkomendasikan sebagai tindakan pencegahan antara lain sebagai berikut: (1) Perbaikan suatu Proses (2) Perbaikan Dokumentasi 2
(3) Perbaikan Sistem (4) Perbaikan Peralatan (5) Perbaikan Mutu (6) Peningkatan Pelatihan (7) Peningkatan Kesadaran (8) Perbaikan Prosedur c. Terlepas dari apakah tindakan korektif dan pencegahan diperlukan atau tidak, rapat akan dilaksanakan secara periodik untuk memperbaiki metode dan cara kerja agar mengurangi kemungkinan terjadinya kegagalan. Hasil rapat akan didiskusikan pada rapat tinjauan manajemen dalam bentuk Notulen Rapat. 5. Tindakan Korektif dan Pencegahan untuk Keluhan Pelanggan Ketika ketidaksesuaian produk yang dikeluhkan oleh pelanggan telah diselidiki oleh MR, maka laporan diberikan ke Kajur yang merupakan penanggung jawab untuk memastikan bahwa keluhan tersebut telah dijawab sampai terdapat kesepakatan dengan pelanggan. 6. Rekaman Salinan Rekaman Ketidaksesuaian dan Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan harus dipelihara oleh MR sebagai rekaman mutu.
3
Bagan Alir 1. Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan
Mulai
Ketua UJM
Ketua UJM
Menyelidiki penyebab ketidaksesuaian (2 hari)
Menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan, dll. (2 hari)
Ketua UJM
Mengupayakan tindakan korektif dan pencegahan (sesuai temuan)
Ketua UJM
Memastikan pelaksanaan tindakan
Ketua UJM
Melaksanakan dan merekam perubahan (1 hari)
Selesai
4
Borang Rekaman Ketidaksesuaian 01003 10052
MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman : Daftar Revisi Dokumen Daftar Rekaman Mutu
2. Prosedur Pemrakarsa Tindakan Korektif
Mulai
Ketua UJM
Ketua UJM
Ketua UJM
Mengusulkan tindakan korektif (1 hari)
Mengidentifikasi ketidaksesuaian
(3 hari) Mendiskusikan ketidaksesuaian bersama MR (1 hari)
Selesai
5
Borang Rekaman Ketidaksesuaian 01003 10052
Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan
3. Prosedur Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif
Mulai
Ketua Jurusan
Mengkaji usulan tindakan korektif (2 hari)
Ketua Jurusan
Membuat kesepakatan tanggal penyelesaian (1 hari)
Sekretaris UJM
Memastikan pelaksanaan verifikasi
Ketua Jurusan
Melakukan verifikasi (1 hari)
Sekretaris UJM
Meminta persetujuan Ketua UJM untuk melakukan perubahan (1 hari)
Ketua Jurusan
Mengendalikan perubahan (1 hari)
Ketua Jurusan
Melaksanakan dan merekam perubahan (1 hari)
Selesai
6
Borang Rekaman Ketidaksesuaian 01003 10052
Borang Daftar Ketidaksesuaian
Borang Rekaman Ketidaksesuaian 01003 10052
MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman : Daftar Revisi Dokumen Daftar Rekaman Mutu
4. Prosedur Tindakan Pencegahan
Mulai
Ketua Jurusan
Memperbaiki proses
Sekretaris UJM
Memperbaiki dokumentasi (30 hari)
Ketua Jurusan
Memperbaiki sistem
Sekretaris UJM
Memperbaiki peralatan
Ketua UJM
Memperbaiki mutu
Ketua Jurusan
Meningkatkan pelatihan
Ketua Jurusan
Meningkatkan kesadaran
Sekretaris UJM
Memperbaiki prosedur
Selesai
7
MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman : Daftar Revisi Dokumen Daftar Rekaman Mutu
Lampiran 1. Daftar Revisi Dokumen Tindakan Korektif dan Pencegahan Revisi ke-0
: 8 Juni 2011 01003 06003 Disiapkan oleh : Manager Representative Disahkan oleh : Ketua Jurusan
Revisi ke-1
: 23 September 2011 Perubahan pada Tim UJM
Revisi ke-2
: 30 Maret 2012 Perubahan kode : 01003 07003
Revisi ke-3
: 16 Januari 2013 Perubahan format
Revisi ke-4
: 5 November 2015 Perubahan logo Perubahan ketua UJM
8
2. Borang Rekaman Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement – CAR (01003 10051)
Audit ke :
Auditor :
(1)
Tanda tangan Ketua Auditor :
Auditee
Tanggal :
No. Temuan
1. 2. 3.
Tanda tangan Auditee :
: Kategori Temuan dan Status Temuan (2)
Bidang yang diaudit
Uraian Ketidaksesuaian
Tindakan Perbaikan
Target Waktu Selesai
Verifikasi
Status Akhir
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. (1) Nomer temuan (2) Kategori temuan; KTS, Observasi; Status : New, old (3) Bidang yang diaudit (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) Tanggal waktu penyelesaian (7) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki
9
(4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (8) Status akhir : open; closed
3. Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi (01003 10050) Kategori Temuan :
Tanggal Temuan :
No. Temuan :
Auditor : 1. 2.
Uraian temuan:
Akar penyebab:
Rencana tindakan koreksi atas temuan :
Rencana tindakan perbaikan atas akar penyebab :
Jadwal penyelesaian tindakan koreksi :
Penanggung jawab tindakan koreksi :
Dipersiapkan oleh:
___________________
Tanggal:
________________ Tanda Tangan Auditee :
Catatan :
(Nama Teraudit) (Lembar ini diperuntukkan untuk satu/lebih temuan dan dapat diperbanyak sesuai banyaknya temuan)
10
4. Daftar Distribusi Dokumen Salinan Salinan 1 Salinan 2 dan Asli
Revisi 3 3
Salinan 3
3
Salinan 4
3
Salinan 5
3
Penerima Ketua Jurusan Manager Representative Administrasi Jurusan Ketua Laboratorium Dosen
11
Jenis Dokumen Terkendali Terkendali Terkendali Terkendali Terkendali
