Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan

Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan Program Studi Pascasarjana Fakultas Perikanan Dan Ilmu Kelautan Universitas Brawijaya

Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh

: : : :

00704 06003 1 1 Agustus 2013 Sekretaris Program Pascasarjana

ttd

Dr. Ir. Tri Djoko Lelono, MSi Disetujui oleh

:

Ketua ttd Prof. Dr. Ir. Endang Yuli H., MS

i

Daftar Isi

1. Tujuan ................................................................................................................. 1 2. Ruang Lingkup .................................................................................................. 1 3. Tanggung Jawab ............................................................................................... 1 4. Definisi ................................................................................................................ 1 5. Referensi ............................................................................................................ 1 6. Prosedur ............................................................................................................. 2 7. Bagan Alir Prosedur ......................................................................................... 4

ii

1.

Tujuan

Manual prosedur (MP) ini menerangkan cara mengambil tindakan korektif dan tindakan pencegahan terhadap proses bisnis serta perbaikan pengendalian produk dan dokumen-dokumen terkait PS Pascasarjana FPIK-UB guna mencegah terjadinya kembali produk yang tidak sesuai.

2.

Ruang Lingkup

Tindakan korektif dan pencegahan yang dijelaskan dalam prosedur ini diterapkan terhadap setiap proses dan produk yang terdapat dalam masing-masing bidang beserta dokumen yang terkait apabila terjadi ketidaksesuaian.

3.

Tanggung Jawab

Dekan dan Pembantu Dekan dengan dibantu Unit Jaminan Mutu (UJM) bertanggung jawab menetapkan berlakunya prosedur ini. Kepala Unit Kerja (baik bidang akademik maupun non-akademik) bertanggung jawab melaksanakan prosedur ini. Siapa saja yang terlibat dalam pelaksanaan tindakan korektif dan pencegahan harus mematuhi prosedur ini.

4.

Definisi

4.1. Produk PS Pascasarjana FPIK-UB adalah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value) seperti yang tercantum di dalam Manual Mutu (MM) PS Pascasarjana FPIK-UB 4.2. Produk tidak sesuai adalah layanan pendidikan yang tidak mematuhi prosedur atau keperluan seperti dipersyaratkan di dalam MM PS Pascasrajan FPIK-UB. 4.3. Manual Mutu (MM) PS Pascasarjana FPIK-UB adalah pedoman mendokumentasikan sistem mutu organisasi UJM PS Pascasarjana FPIK-UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku. 4.4. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar. 4.5. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dokumen Mutu PS Pascasarjana FPIK-UB meliputi MM, Manual Prosedur (MP), IK, Borang dan Dokumen Pendukung (DP). Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu.

5.

Referensi

5.1. Manual Mutu PS Pascasarjana FPIK-UB. 5.2. Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman. 5.3. Manual Prosedur Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai. 5.4. Manual Prosedur Audit Internal Mutu

1

6.

Prosedur

6.1. Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan: a. Menyelidiki penyebab ketidaksesuaian. b. Menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan, dsb. c. Mengupayakan tindakan korektif dan pencegahan. d. Memastikan bahwa tindakan yang diambil telah dilaksanakan secara efektif. e. Melaksanakan dan merekam perubahan prosedur yang diakibatkan dari tindakan korektif, menggunakan Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan. 6.2. Pemrakarsa Tindakan Korektif a. Dalam mengidentifikasi keperluan tindakan korektif, KPS PS Pascasarjana FPIKUB harus mengusulkan tindakan korektif. b. Identifikasi ketidaksesuaian harus lengkap dan terinci, jika memungkinkan, akar penyebab kejadian diidentifikasi sehingga tindakan korektif dapat dilaksanakan dengan tepat. c. Usulan tindakan korektif akan didiskusikan dengan MR. 6.3. Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif a. KPS PS Pascasarjana FPIK-UB akan mengkaji setiap usulan tindakan korektif bersama dengan Kepala Unit Kerja yang lain guna memastikan bahwa tindakan korektif telah dideskripsikan secara benar dan memadai serta menjelaskan kondisi yang memerlukan tindakan korektif tersebut. b. Untuk kondisi yang memerlukan tindakan korektif, tanggal penyelesaiannya akan dicatat dalam Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan. c. KPS PS Pascasarjana FPIK-UB yang bertanggung jawab harus memastikan bahwa tindakan korektif yang disepakati telah dilaksanakan pada tanggal yang ditetapkan dan menginformasikan kepada Koordinator Bidang terkait kapan verifikasi dapat dilakukan. d. KPS PS Pascasarjana FPIK-UB harus melakukan verifikasi terhadap penyelesaian tindakan korektif. e. KPS PS Pascasarjana FPIK-UB harus menandatangani verifikasi borang Rekaman Ketidaksesuaian dan Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan bila hasil tindakan korektif disetujui dan dilaksanakan secara efektif. f. KPS PS Pascasarjana FPIK-UB memelihara daftar status (MP-ISO.UJM-FPIKUB.04-02) guna memastikan usulan tindakan korektif pada semua jenis pekerjaan telah diselesaikan. g. Jika tindakan korektif yang disepakati tidak dilaksanakan, maka akan dilaporkan kepada MR beserta salinan data pendukung. 6.4. Tindakan Pencegahan a. Bila tindakan korektif dilaksanakan, perhatian khusus harus diberikan pada tindakan pencegahan untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian. b. Tindakan korektif berorientasi pada kondisi sekarang, sedangkan tindakan pencegahan berorientasi ke masa yang akan datang. Tindakan yang dapat direkomendasikan sebagai tindakan pencegahan antara lain sebagai berikut: (1) Perbaikan suatu Proses (2) Perbaikan Dokumentasi (3) Perbaikan Sistem (4) Perbaikan Peralatan (5) Perbaikan Mutu (6) Peningkatan Pelatihan

2

c.

(7) Peningkatan Kesadaran (8) Perbaikan Prosedur Terlepas dari apakah tindakan korektif dan pencegahan diperlukan atau tidak, rapat akan dilaksanakan secara periodik untuk memperbaiki metode dan cara kerja agar mengurangi kemungkinan terjadinya kegagalan. Hasil rapat akan didiskusikan pada rapat tinjauan manajemen.

6.5. Tindakan Korektif dan Pencegahan untuk Keluhan Pelanggan Ketika ketidaksesuaian produk yang dikeluhkan oleh pelanggan telah diselidiki oleh MR, maka laporan diberikan ke KPS PS Pascasarjana FPIK-UB yang merupakan penanggung jawab untuk memastikan bahwa keluhan tersebut telah dijawab sampai terdapat kesepakatan dengan pelanggan. 6.6. Rekaman Salinan Rekaman Ketidaksesuaian dan Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan harus dipelihara oleh MR sebagai rekaman mutu.

3

7.

Bagan Alir Prosedur

7.1. Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan

Mulai

KPS Pascasarjana FPIK-UB KPS Pascasarjana FPIK-UB

KPS Pascasarjana FPIK-UB

Menyelidiki Penyebab Ketidaksesuaian

Menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan, dsb.

Mengupayakan Tindakan Korektif dan Pencegahan


Memastikan Pelaksanaan Tindakan


Melaksanakan danMerekam Perubahan

Borang Daftar Ketidaksesuaian

Selesai

4

7.2. Pemrakarsa Tindakan Korektif

Mulai

MR

Mengusulkan Tindakan Korektif

MR

Mengidentifikasi Ketidaksesuaian



MendiskusikanUsulan dengan MR

Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan

Selesai

5

7.3. Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif

Mulai


Mengkaji Usulan tindakan Korektif


Membuat Kesepakatan Tanggal Penyelesaian


Memastikan Pelaksanaan Verifkasi


Melakukan Verifikasi


Memelihara Daftar Status


Melaporkan Kepada MR


Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan

Selesai

6

7.4. Tindakan Pencegahan

Mulai

KPS Pascasarjana FPIK-UB MR KPS Pascasarjana FPIK-UB

Perbaikan suatu Proses

Perbaikan Dokumentasi

Perbaikan Sistem


Perbaikan Peralatan


Perbaikan Mutu


Peningkatan Pelatihan


Peningkatan Kesadaran

MR

Perbaikan Prosedur

Selesai

7

DAFTAR KETIDAKSESUAIAN (Corrective Action Requirement – CAR) Jl. Veteran, Malang, 65145, Indonesia, Telp.: +62-341-553512; Fax.: +62-341-557837 http://www.fpik.ub.ac.id E-mail: [email protected]

Audit ke Bulan

No. Dok.

....................

Revisi

0

Tgl. Efektif

....................

Halaman

: :

No Temuan

Tanggal Temuan

Kategori Temuan

Status Temuan

Auditor

Teraudit

Bidang/Dokumen yang diaudit

Uraian Ketidaksesuaian

Tindakan Perbaikan

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

26.

27.

28.

29.

30.

31.

32.

Target Waktu Selesai (10)

Verifikasi

Status Akhir

(11)

(12)

Tanda tangan MR .............................. (1) Nomer urut (5) Tindakan perbaikan

(2) Kategori temuan: Mayor, minor, observasi (6) Tanggal penemuan

(3) Status: New, open, closed (7) Proses, aspek, bagian, tim

(4) Diskripsi temuan ketidaksesuaian (8) Klausul dari standar yang diterapkan

8

LAPORAN TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN Jl. Veteran, Malang, 65145, Indonesia, Telp.: +62-341553512, 575777; Fax.: +62-341-557837 http://www.fpik.ub.ac.id E-mail: [email protected]

Bidang Teraudit

Auditor Tgl Audit No. Temuan

Uraian Ketidaksesuaian :

No. Dok.

....................

Revisi

0

Tgl. Efektif

....................

Halaman

: : : Kategori: 1. Major 2. Minor 3. Observasi

Penyebab/ Akar masalah :

Tanda tangan Auditer

Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Auditer:

Target Waktu Selesai

Verifikasi :

Status Temuan 1. OPEN

Tanda tangan MR

2. CLOSED

9

Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan

Recommend Documents