MANUAL PROSEDUR TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN
DIVISI JAMINAN MUTU FKIP UNIVERSITAS JAMBI 2015
MANUAL PROSEDUR TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN DIVISI JAMINAN MUTU FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN Kode Dokumen Revisi Tanggal
: : :
UN21.1.MP.DJM.0005 0 22 Juli 2015
Diajukan Oleh
:
Ketua Divisi Jaminan Mutu
:
Dr. Syamsurizal, M.Si Wakil Dekan Bidang Akademik, Kerjasama dan Sistem Informasi
Dikendalikan Oleh
Disetujui Oleh
:
Drs. Aripudin, M.Hum Dekan
Prof.Dr.M. Rusdi, M.Sc
2
DAFTAR ISI Tujuan ..........................................................................................................................
4
Ruang lingkup .............................................................................................................
4
Tanggung Jawab ..........................................................................................................
4
Definisi ........................................................................................................................
4
Rujukan ........................................................................................................................
5
Garis Besar Prosedur ...................................................................................................
5
Bagan Alir Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif & Pencegahan ..............................
8
Bagan Alir Pemrakarsa Tindakan Korektif ................................................................
9
Bagan Alir Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif............................................
10
Bagan Alir Tindakan Pencegahan ...............................................................................
11
Instruksi Kerja Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif & Pencegahan ........................
13
Instruksi Kerja Pemrakarsa Tindakan Korektif ...........................................................
14
Instruski Kerja Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif....................................... 15 Instruksi Kerja Tindakan Pencegahan .......................................................................... 16 Lampiran ……………………………………………………………………………..
3
17
Tujuan Tujuan dari pembuatan manual prosedur tindakan korektif dan pencegahan adalah untuk menerangkan bagaiman tata cara mengambil tindakan korektif dan tindakan pencegahan terhadap kegiatan Tridarma FKIP untuk menghindari terjadinya kembali Produk(Jasa Layanan) yang tidak sesuai.
Ruang Lingkup Tindakan Korektif dan Pencegahan yang dijelaskan didalam Manual Prosedur ini diterapkan pada setiap proses dan produk yang terdapat dalam masing-masing bidang beserta dokumen yang terkait apabila terjadi ketidaksesuaian.
Tanggung Jawab Adapun yang bertanggung jawab dalam tindakan korektif dan pencegahan adalah : 1. Dekan dan Wakil Dekan yang dibantu dengan Divisi Jaminan Mutu yang bertanggung jawab menetapkan berlakunya prosedur ini 2. Kepala Unit Kerja bertanggung Jawab Melaksanakan Prosedur 3. Siapa saja yang terlibat dalam pelaksanaan tindakan korektif dan pencegahan harus mematuhi prosedur ini
Definisi 1. Produk yang sesuai adalah produk FKIP yang merupakan suatu layanan kegiatan Tridharma dimana didalam prosesnya terjadi peningkatan nilai seperti yang tercantum didalam Manual Mutu (MM) FKIP UNJA 2. Produk Tidak sesuai adalah Suatu Pelayanan pendidikan yang tidak mematuhi tata aturan didalam prosedur atau keperluan seperti dipersyaratkan didalam Manual Mutu (MM) 3. Manual Mutu (MM) FKIP UNJA adalah Pedoman pendokumentasian sistem mutu organisasi dari FKIP UNJA untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku. 4. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakan sebagai sarana untuk menjalankan sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Adapun Dokumen Mutu ini terdiri dari : 1) Manual Mutu (MM) 4
2) Manual Prosedur (MP) 3) Instruksi Kerja (IK) 4) Borang 5) Dokumen Pendukung
Dokumen terkait 1. Borang tindakan korektif (UN21.1.MP.DJM.0005.1)
Rujukan 1. Manual Mutu FKIP UNJA 2. Manual prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman 3. Manual Prosedur Pengendalian Produk yang tidak sesuai 4. Manual prosedur Audit Internal Mutu
Garis Besar Prosedur Tindakan Korektif dan Pecegahan 1. Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan: 1) Menyelidiki penyebab terhadap ketidaksesuaian 2) Menganalisa proses, Operasi kerja, Rekaman Mutu dan keluhan Pelanggan 3) Mengupayakan tindakan korektif dan Pencegahan 4) Memastikan bahwa tindakan yang diambil telah dilaksanakan secara efektif 5) Melaksanakan dan merekam perubahan prosedur yang diakibatkan dari tindakan korektif, menggunakan “Laporan Ketidaksesuaian, Tindakan Korektif dan Pencegahan”. 2. Pemrakarsa Tindakan Korektif 1) Dalam mengidentifikasi keperluan tindakan korektif, Ketua Divisi Penjamin Mutu harus mengusulkan tindakan korektif. 2) Identifikasi ketidak sesuaian harus lengkap dan terinci; jika memungkinkan, dilakukan identifikasi terhadap akar penyebab ketidak-sesuaian sehingga tindakan korektif dapat dilaksanakan dengan tepat. 3) Usulan tindakan korektif harus didiskusikan dengan Management Representative (MR) 3. Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif
5
1) Ketua Divisi Kendali Mutu akan memproses setiap usulan tindakan korektif bersama dengan kepala unit kerja yang lain guna memastikan bahwa tindakan korektif telah dideskripsikan secara benar dan memadai serta menjelaskan kondisi yang memerlukan tindakan korektif tersebut 2) Untuk kondisi yang memerlukan tindakan korektif, kesepakatan Divisi Kendali Mutu dan tanggal penyelesaian akan dicatat dalam laporan tindakan korektif dan pencegahan. 3) Ketua Divisi Jaminan Mutu harus melakukan verifikasi terhadap penyelesaian tindakan korektif 4) Ketua Divisi Jaminan Mutu harus menandatangani verifikasi borang Rekaman Ketidaksesuaian dan Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan bila hasil tindakan korektif disetujui dan dilaksanakan secara efektif 5) Sekretaris Divisi Kendali Mutu harus memelihara daftar status perubahan guna memastikan usulan tindakan korektif pada semua jenis pekerjaan yang telah diselesaikan. 6) Jika tindakan korektif yang disepakati tidak dilaksanakan, maka akan dilaporkan kepada Dekan (MR) beserta salinan Data Pendukung 4. Tindakan pencegahan 1) Jika tindakan korektif dilaksanakan, maka perhatian khusus harus diberikan pada tindakan pencegahan untuk mencegah terulangnya kembali ketidak sesuaian 2) Tindakan korektif berorientasi pada kondisi saat ini, sedangkan tindakan pencegahan berorientasi ke masa mendatang. Tindakan yang dapat direkomendasi sebagai tindakan pencegahan antara lain: a. perbaikan suatu proses, b. perbaikan dokumentasi, c. perbaikan peralatan, d. perbaikan sistem, e. perbaikan mutu, f. peningkatan pelatihan, g. peningkatan kesadaran, serta h. perbaikan prosedur. 3) Terlepas dari ada/tidaknya tindakan korketif, rapat akan dilaksanakan secara periodik untuk memperbaiki metode dan cara kerja agar mengurangi 6
kemungkinan terjadinya kegagalan. Hasil rapat akan didiskusikan pada rapat Tinjauan Manajemen.
5. Tindakan Korektif dan Pencegahan Untuk keluhan pelanggan Apabila keluhan pelanggan telah diselidiki oleh Dekan (MR) dan Ketua Divisi Kendali Mutu, maka laporan diberikan kepada Ketua Penjaminan Mutu yang merupakan penanggung Jawab untuk memastikan bahwa keluhan tersebut telah dijawab sampai terdapat kesepakatan dengan pelanggan
6. Rekaman Salinan Rekaman Ketidaksesuaian dan laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan harus diarsip dan dipelihara oleh Dekan (MR) sebagai rekaman Mutu. 1) Wakil Dekan I memeriksa Permohonan Beserta Kelengkapannya 2) Wakil Dekan I Memberi Keputusan Menyetujui atau Menolak 3) Dalam hal Menyetujui, Wakil Dekan I membuat Surat Rekomendasi Ujian Susulan ke Bagian Akademik
7
Bagan Alir Prosedur Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan Mulai
Ketua DJM
Melakukan penyelidikan penyebab ketidak sesuaian (1 hari)
Ketua DJM
Menganalisis Proses Operasi Kerja Rekaman Mutu Keluhan Pelanggan (1 hari)
Ketua DJM
Mengkoordinasikan Tindakan Korektif dan Pencegahan (1 hari)
Ketua DJM
Memastikan pelaksanaan Tindakan ( 1 hari)
Sekretaris DJM
Melaksanakan dan merekam perubahan (1 hari)
Selesai
8
Borang Daftar Ketidaksesuaian
MP Pengendalian dokumen dan rekaman & Borang daftar revisi
Pemrakarsa Tindakan Korektif
Mulai
Ketua DJM
Pengusulan Tindakan Korektif (2 jam)
Ketua DJM
Mengidentifikasi Ketidak sesuaian (1 hari)
Borang Daftar Ketidaksesuaian
Ketua DJM
Mengkoordinasikan Tindakan Korektif dengan Dekan (1 hari)
Borang Klarifikasi tindakan korektif & pencegahan
Selesai
9
Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif Mulai
Ketua DJM
Mengkaji Usulan Tindakan Korektif (1 hari)
Ketua DJM
Membuat Kesepakatan tanggal penyelesaian (1 jam)
Sekretaris DJM
Memastikan pelaksanaan verifikasi (1 hari)
Ketua DJM
Sekretaris DJM
Ketua DJM
Ketua DJM
Borang Daftar Ketidaksesuaian
Borang Klarifikasi tindakan korektif
Melakukan verifikasi (1 hari)
Meminta Persetujuan Dekan untuk melakukan perubahan ( 2 jam)
Borang Daftar Ketidaksesuaian
Mengendalikan perubahan
Melaksanakan dan Merekam perubahan (1 hari)
Selesai
10
MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman - borang daftar revisi - borang daftar rekaman
Tindakan pencegahan Mulai
Ketua DJM
Melakukan Perbaikan Proses (1 hari)
Anggota DJM
Melakukan Perbaikan Dokumentasi (1 hari)
Sekretaris DJM
Melakukan Perbaikan Sistem (3 hari)
Anggota DJM
Melakukan Perbaikan Standar (3 hari)
Ketua DJM
Melakukan Perbaikan Mutu (1 minggu)
Ketua DJM
Melakukan Peningkatan Program (3 hari)
Ketua DJM
Melakukan Peningkatan Kesadaran Mutu (1 hari)
Ketua DJM
Melakukan Perbaikan Prosedur (3 hari)
Selesai
11
MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman - borang daftar revisi - borang daftar rekaman
INSTRUKSI KERJA TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS JAMBI
UN21.1.IK.DJM.0005 Revisi ke
:0
Tanggal
: 22 Juli 2015
Dikaji ulang oleh Disetujui Oleh
: Wakil Dekan Bidang Akademik, Kerjasama dan Sistem Informasi : Dekan
Universitas Jambi, 2015 – All Rights Riserved UNIVERSITAS JAMBI
INSTRUKSI KERJA
Revisi ke
Tanggal
Tindakan Korektif dan
0
22 Juli 2015
Pecegahan
UN21.1.IK.DJM.0005
12
Disetujui oleh
Prof. Dr. M. Rusdi, M.Sc
INSTRUKSI KERJA PETUNJUK PROSEDUR TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN Tujuan, ruang lingkup, time frame, dan definisi mengacu pada manual prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan (UN21.1.MP.DJM.0005) No
Pihak Terkiat
Tindakan
Alokasi Waktu 1 hari
1 hari
1
Ketua DJM
2
Ketua DJM
3
Ketua DJM
4
Ketua DJM
Melakukan penyelidikan penyebab ketidaksesuaian Menganalisis proses operasi kerja rekaman mutu keluhan pelanggan Mengkoordinasikan tindakan korektif dan pencegahan Memastikan pelaksanaan tindakan
5
Sekretaris DJM
Melaksanakan dan merekam perubahan
13
1 hari 1 hari 1 hari
INSTRUKSI KERJA PEMRAKARSA TINDAKAN KOREKTIF Tujuan, ruang lingkup, time frame, dan definisi mengacu pada manual prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan (UN21.1.MP.DJM.0005) No
Pihak Terkiat
Tindakan
Alokasi Waktu
1
Ketua DJM
Mengusulkan tindakan korektif
2 jam
2
Ketua DJM
Mengidentifikasi ketidaksesuaian
1 hari
3
Ketua DJM
Mengkoordinasikan dengan Dekanat
14
Tindakan
Korektif
1 hari
INSTRUKSI KERJA PERMOHONAN PEMROSESAN TINDAKAN KOREKTIF Tujuan, ruang lingkup, time frame, dan definisi mengacu pada manual prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan (UN21.1.MP.DJM.0005) No
Pihak Terkiat
Tindakan
Alokasi Waktu
1
Ketua DJM
Mengkaji Usulan Tindakan Korektif
1 hari
2
Ketua DJM
1 jam
3
Sekretaris DJM
Membuat Kesepakatan tanggal penyelesaian Memastikan pelaksanaan verifikasi
1 hari
4
Ketua DJM
Melakukan verifikasi
1 jam
5
Sekretaris DJM
6
Ketua DJM
Meminta persetujuan Dekan melakukan perubahan Mengendalikan perubahan
7
Ketua DJM
Melaksanakan dan merekam perubahan
15
untuk
2 jam 1 hari 1 hari
INSTRUKSI KERJA TINDAKAN PENCEGAHAN Tujuan, ruang lingkup, time frame, dan definisi mengacu pada manual prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan (UN21.1.MP.DJM.0005) No
Pihak Terkiat
Tindakan
Alokasi Waktu
1
Ketua DJM
Melakukan perbaikan proses
1 hari
2
Anggota DJM
Melakukan perbaikan dokumentasi
1 hari
3
Sekretaris DJM
Melakukan perbaikan sistem
3 hari
4
Anggota DJM
Melakukan perbaikan standar
3 hari
5
Ketua DJM
Melakukan perbaikan mutu
6
Ketua DJM
Melakukan peningkatan program
3 hari
7
Ketua DJM
Melakukan peningkatan kesadaran mutu
1 hari
8
Ketua DJM
Melakukan perbaikan prosedur
3 hari
16
1 minggu
LAMPIRAN DOKUMEN MANUAL PROSEDUR TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN
DIVISI JAMINAN MUTU FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS JAMBI KODE DOKUMEN
:
REVISI
:
TANGGAL DIAJUKAN OLEH
DIKENDALIKAN OLEH
:
UN21.1.MP.DJM.0005.1 0 22 Juli 2015
:
Ketua Divisi Jaminan Mutu
:
Dr. Syamsurizal, M.Si Wakil Dekan Bidang Akademik, Kerjasama dan Sistem Informasi
:
Drs. Aripudin, M.Hum Dekan
DISETUJUI OLEH
Prof.Dr.M. Rusdi, M.Sc 17
BORANG AUDIT MUTU INTERNAL FKIP UNIVERSITAS JAMBI Ringkasan Temuan Audit Revisi 0
Auditi
Tipe Audit
Standar/Kriteria
Lokasi
Ruang lingkup
Tanggal Audit
Wakil Auditi
Auditor Ketua
Auditor Anggota
Distribusi No Temuan 1 2 3 4
Klien
Auditor
ULP
Diskripsi Temuan
Arsip Kategori Temuan (OB / KTS)
DLL Tempat dan tanggal penandatanganan
Pimpinan Auditi
Tanda Tangan
Ketua Auditor
Tanda Tangan
Direview oleh : Penjamin Mutu Audit
Tanda Tangan
18
UN21.1.MP.DJM.0005
Kode BORANG AUDIT KEPATUHAN
Revisi Tgl Efektif
DJM
1.
Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi
Jenis Temuan:
Uraian temuan:
Akar penyebab:
Tindakan atau rencana koreksi yang akan dilakukan untuk temuan tersebut:
Tindakan yang diambil atau yang direncanakan untuk mengatasi akar penyebab:
Yang bertanggung jawab untuk tindakan koreksi tersebut:
Jadwal penyelesaian tindakan koreksi tersebut:
Dipersiapkan oleh:
____________
Tanggal:
..........................
Catatan :
Auditi
19
