MANUAL PROCEDURE Tindakan Korektif dan Pencegahan
UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2014
M
Manual Procedure Tindakan Korektif dan Pencegahan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh
Dikendalikan oleh
Disetujui oleh
: : 1 : 12 Mei 2014 : Sekretaris II
Much. Rikhi Toufan, ST NIK. 860801 1321 0382 : Sekretaris I
Khoirul Azhar, ST NIP. 19810709 200910 1 002 : Kepala Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Dr. Ir. Achmad As’ad Sonief, MT NIP. 19591128 198710 1 001
Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan Unit Layanan Pengadaan (ULP) - UB
A. TUJUAN Tindakan korektif dan pencegahan bertujuan untuk mempertahankan konsistensi serta perbaikan produk dan document terkait dengan Unit Layanan Pengadaan, guna mencegah terjadinya kembali produk yang tidak sesuai.
B. RUANG LINGKUP Tindakan korektif dan pencegahan yang dijelaskan dalam prosedur ini diterapkan terhadap setiap proses dan produk beserta dokumen yang terkait.
C. DEFINISI 1. Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan system mutu Organisasi UJM Unit Layanan Pengadaan UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku 2. Rencana Mutu (Quality Plan) adalah Pedoman yang menjadi acuan target pencapaian Rencana strategis UJM Unit Layanan Pengadaan UB 2008-2011 dan sasaran mutu UJM Unit Layanan Pengadaan UB 3. Dokumen Mutu adalah dokumen dalam bentuk hardcopy maupun softcopy yang digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. 4. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar. 5. Produk ULP adalah layanan pengadaan dimana prosesnya terjadi sesuai dengan manual mutu. 6. Produk tidak sesuai adalah layanan Unit Layanan Pengadaan yang tidak memenuhi kepuasan pelanggan seperti yang tertera pada manual mutu. D. RUJUKAN 1. Manual Mutu Unit LayananPengadaan 2. Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman Unit Layanan Pengadaan 3. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) – Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional.
1
D:\ULP UB\00005 02002 Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai,Tindakan Pencegahan & Korektif\Manual Prosedur Tindakan Korektif Dan Pencegahan Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
E. PROSEDUR Petunjuk Prosedur Korektif dan Pencegahan : 1. 2. 3. 4. 5.
Menyelidiki penyebab ketidaksesuaian. Menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan, dsb. Mengupayakan tindakan korektif dan pencegahan. Memastikan bahwa tindakan yang diambil telah dilaksanakan secara efektif. Melaksanakan dan merekam perubahan prosedur yang diakibatkan dari tindakan korektif, menggunakan laporan Ketidaksesuaian, Tindakan Korektif dan Pencegahan.
2
D:\ULP UB\00005 02002 Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai,Tindakan Pencegahan & Korektif\Manual Prosedur Tindakan Korektif Dan Pencegahan Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
BaganAlir Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan Pelaksana
Aktivitas
Borang/ Dokumen
Mulai
Menyelidiki penyebab ketidaksesuaian
Menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan, dsb.
Kepala ULP Mengupayakan tindakan korektif dan pencegahan
Borang Daftar Ketidaksesuaian
Memastikan bahwa tindakan yang diambil telah dilaksanakan
Sekretaris ULP
Melaksanakan dan merekam perubahan prosedur
MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman
Selesai
3
D:\ULP UB\00005 02002 Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai,Tindakan Pencegahan & Korektif\Manual Prosedur Tindakan Korektif Dan Pencegahan Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Borang Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement Tindakan Korektif/ Pencegahan keBulan
: :
No. Temuan
Tanggal Temuan
Kategori Temuan
Status Temuan
Auditor
Teraudit
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
Bidang/ Dokumen yang teraudit (7)
Uraian Tindakan ketidaksesuaian Perbaikan (8)
(9)
Target Waktu selesai
Verifikasi
Status Akhir
(10)
(11)
(12)
Mengetahui, Kepala Unit Layanan Pengadaan
Dr. Ir. Achmad As’ad Sonief, MT
4
D:\ULP UB\00005 02002 Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai,Tindakan Pencegahan & Korektif\Manual Prosedur Tindakan Korektif Dan Pencegahan Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan
Bidang atau Jenis yang dikeluhkan:
Uraian Keluhan:
Keluhan Ke Tgl. Keluhan No. CAR/ Keluhan Kategori:
: : :
1. KTS 2. Observasi
Penyebab/ Akar Masalah:
Tanda tangan MR
Rencana perbaikan/ pencegahan yang dilakukan Auditee:
Target Waktu Selesai
Verifikasi:
Status CAR
1. Open
5
Tanda Tangan GJM
2. Close
D:\ULP UB\00005 02002 Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai,Tindakan Pencegahan & Korektif\Manual Prosedur Tindakan Korektif Dan Pencegahan Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Tim Penyusun
Kepala Jurusan ULP
: Dr. Ir. Achmad As’ad Sonief, MT
Sekretaris
: Khoirul Azhar, ST Much. Rikhi Toufan, ST
Anggota
: Retno Anggraeni, ST, MT Hari Mulyanto Eko Wahyudi, SH Joko Sumahdiawan, SE Edi Sunandar Mahfud, ST Virga M.R.,S.Kom Zahra Firdausyia, SE
6
D:\ULP UB\00005 02002 Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai,Tindakan Pencegahan & Korektif\Manual Prosedur Tindakan Korektif Dan Pencegahan Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
