PROSEDUR MUTU TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES) Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001 Website: www.unnes.ac.id - E-mail: [email protected]

PROSEDUR MUTU

TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN No. Dokumen PM-BPM-07

No. Revisi 01

Hal 1 dari 5

TanggalTerbit 01 Maret 2012

1. TUJUAN

Sebagai

panduan

melakukan

tindakan

perbaikan/perbaikan

untuk

menghilangkan penyebab ketidaksesuaian dan tindakan pencegahan untuk menghilangkan penyebab potensi terjadinya ketidaksesuaian. 2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap ketidaksesuaian penyampaian jasa di lingkup Universitas Negeri Semarang. 3. REFERENSI

a.

ISO 9001:2008

b.

Manual Mutu

4. DEFINISI

a.

Ketidaksesuaian adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan atau ketentuan-ketentuan lain yang telah ditetapkan.

b.

Tindakan perbaikan adalah tindakan menghilangkan penyebab ketidak sesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki.

c.

Tindakan pencegahan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab potensi ketidaksesuaian atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki.

d.

Tim penjamin mutu adalah tim ataupun personil yang bertugas melayani aspirasi permintaan tindakan perbaikan dan pencegahan.

5. KETENTUAN UMUM

5.1. Usulan tindakan perbaikan dan pencegahan. 1.

Setiap personil yang terkait dengan penyampaian jasa dapat memberikan

usulan tindakan perbaikan dan pencegahan sesuai

dengan masalah yang timbul. 2.

Usulan tindakan perbaikan dan pencegahan dapat berasal dari : a.

Audit mutu internal.

b.

Audit mutu eksternal.


PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

c.

Hal 2 dari 5


Keluhan pelanggan.

5.2. Identifikasi ketidaksesuaian. 1.

Ketidaksesuaian yang ditemukan dari audit mutu internal akan diidentifikasi sesuai dengan prosedur Audit Mutu Internal (PM-BPM03).

2.

Ketidaksesuaian yang terkait dengan suplier dapat diidentifikasi dari Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa (PM-PRAS-01).

3.

Ketidaksesuaian yang terkait dengan pelanggan dapat diidentifikasi melalui Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan (PM-BPM-06).

4.

Ketidaksesuaian yang ditemukan dari pemeriksaan penyampaian jasa diidentifikasi dengan Prosedur Pengendalian Produk tidak Sesuai (PM-BPM-10)

5.3. Tim Penjamin Mutu 1.

Tim Penjamin Mutu di tingkat pusat adalah Badan Penjaminan Mutu

2.

Tim Penjamin Mutu di tingkat fakultas/jurusan/prodi adalah Gugus Penjaminan Mutu.


PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 3 dari 5


6. PROSEDUR

6.1. Diagram Prosedur Mutu Tindakan Perbaikan dan Pencegahan PBM

PRODI/ JURUSAN

Mulai

Menyerahkan formulir

formulir

Menerima formulir

Menindak lanjuti

Menyimpan PPAT

Selesai

6.2. Rincian Prosedur Mutu Tindakan Perbaikan dan Pencegahan 6.2.1. Tinjauan

Permintaan

Tindakan

Perbaikan/Perbaikan

dan

Pencegahan. 1.

Pengusul akan mencatat setiap ketidaksesuaian yang perlu ditindaklanjuti pada formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FM-01-BPM-07). Form tersebut dan bukti pendukungnya disampaikan kepada tim penjamin di tingkat


PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 4 dari 5

Prodi/Jurusan/Fakultas/Universitas

(sesuai


lokasi/tingkatan

kewenangan). 2.

Tim penjaminan mutu yang bersangkutan akan meninjau apakah Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan tersebut perlu untuk ditindaklanjuti. a. Jika tidak perlu untuk ditindak lanjuti, maka PTPP tersebut akan disimpan. b. Jika perlu ditindak lanjuti, tim penjamin mutu akan memberikan nomor pada formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan tersebut. c. Tim penjamin mutu akan meneruskan PTPP tersebut kepada bagian terkait dan salinannya disimpan oleh Tim penjamin mutu.

6.2.2. Analisa penyebab masalah. 1.

Bagian terkait harus menganalisa penyebab ketidaksesuaian/ potensi

ketidaksesuaian

guna

menetapkan

tindakan

perbaikan/ tindakan pencegahan yang harus diambil. 2.

Analisa ini dapat dilakukan dengan cara mengevaluasi rekaman mutu yang ada termasuk rekaman hasil audit, laporan keluhan pelanggan, rekaman tinjauan manajemen, evaluasi vendor, statistik dll.

3.

Hasil analisa mengenai penyebab ketidaksesuaian akan dicantumkan pada form Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan termasuk juga rencana implementasi, batas waktu pelaksanaan dan personil yang bertanggung jawab.

6.2.3. Tindakan Perbaikan. 1.

Tindakan perbaikan dapat ditetapkan setelah penyebab ketidaksesuaian teridentifikasi dengan jelas melalui analisa masalah.


PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

2.

Hal 5 dari 5


Bagian yang terkait harus menerapkan tindakan perbaikan / pencegahan sesuai dengan keputusan dalam pembahasan analisa masalah.

6.2.4. Tindakan Pencegahan. 1.

Tindakan pencegahan dapat ditetapkan setelah penyebab potensial terjadinya masalah teridentifikasi dengan jelas.

2.

Tindakan pencegahan dapat juga diambil berdasarkan hasil statistik yang menunjukkan adanya suatu kecenderungan yang menunjukkan potensi terjadinya masalah. Penetapan tindakan pencegahan harus berdasarkan pada tingkat potensi permasalahan.

6.2.5. Monitoring Tindakan Perbaikan dan Pencegahan. 1.

Pimpinan/Kepala (sesuai tingkat kewenangan) terkait harus memastikan bahwa tindakan perbaikan/ pencegahan yang direncanakan

telah

dilaksanakan

dan

efektif

untuk

menyelesaikan masalah. 2.

Tim

penjamin

mutu

akan

memverifikasi

dan

menilai

keefektifan setiap Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang telah selesai ditindaklanjuti. 3.

Tim penjamin mutu akan mencatat semua tindakan perbaikan/ pencegahan pada Log Status Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FM-02-BPM-07). Hasil penerapan tindakan perbaikan/ pencegahan akan dilaporkan pada saat rapat rutin/tinjauan manajemen.

7. LAMPIRAN

a.

Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FM-01-BPM07)

b.

Formulir Log Status Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FM-02-BPM-07)

PROSEDUR MUTU TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

Recommend Documents