PROJECTPLAN
alisering ion
G
ro
éé
n
Re g
Groningen één
nin gen
120402 © 2012, Brandweer Groningen Niets uit dit rapport mag worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Brandweer Groningen.
Brandweer Groningen Postbus 584 9700 AN Groningen brandweer.groningen.nl
Hoofdstuk Projectplan
GRONINGEN
1
g in
gionaliser Re
Gr
o
ni
ngen één
Projectplan regionalisering Op weg naar één Brandweer Groningen
Inhoudsopgave 1. 2.
3.
4.
5.
6.
Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 Aanleiding en regionale context . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5 2.1
Van regionaal vormgegeven brandweerzorg naar regionaliseren . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
2.2
Van moeten naar willen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
2.3
Opstartfase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
2.4
Ervaringen van andere regio’s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
Wettelijke en bestuurlijke kaders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7 3.1
Wettelijke kaders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
3.2
Bestuurlijke kaders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
Doel en resultaat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 4.1
Doelstelling project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
4.2
Projectresultaat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
4.3
Afbakening . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
Deelprojecten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 5.1
Deelproject Visie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
5.2
Deelproject Organisatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
5.3
Deelproject Personeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
5.4
Deelproject Financiën . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
5.5
Deelproject Juridisch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
5.6
Deelproject Facilitair . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
5.7
Mijlpalenplanning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
Projectbeheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16 6.1
Projectorganisatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
6.1.1 Aansturing van het project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16 6.1.2 Projectorganisatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17 6.1.3 Overlegstructuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18 6.1.4 Medezeggenschap en georganiseerd overleg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19 6.2
Kosten regionalisering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
6.2.1 Regionale projectkosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20 6.3 7.
2
Projectrisico’s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20
Communicatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
Projectplan regionalisering Inhoudsopgave
1.
Inleiding
Voor u ligt het projectplan regionalisering; een plan
Daarnaast liggen twee documenten ten grondslag
van aanpak op hoofdlijnen om van A naar B te
aan het projectplan, die ook op 20 april worden
komen. Er ligt immers een concrete en gezamen-
aangeboden aan het veiligheidsbestuur. Zij vloeien
lijke taak voor, die ertoe moet leiden dat onze regio
voort uit de besluiten van 7 oktober 2011, maar zijn
per 1 januari 2014 één brandweerkorps heeft. Het
aangescherpt ten behoeve van het projectplan:
projectplan is opgesteld door de projectleiding
•
Transitieafspraken
regionalisering, namelijk regionaal commandant
•
Wettelijke en bestuurlijke kaders (opgenomen in het projectplan)
Erik van Zuidam en projectleider Roelf Knoop. Het plan wordt door de stuurgroep regionalisering aangeboden aan het veiligheidsbestuur.
Vervolgtraject
Verandering
opstartfase wordt afgerond, en het project regionali-
Vaststelling van dit projectplan betekent dat de Uiteraard is de regionalisering van de brandweer-
sering van start gaat. Onder regie van de stuurgroep
korpsen een grote verandering. Er zijn niet alleen
zal voortdurend worden ingezet op een goede
formele consequenties, maar een nieuwe organisa-
verbinding met het veiligheidsbestuur. Dit uit zich
tiestructuur betekent ook gevoelsmatig het nodige
bijvoorbeeld in het stapsgewijs inrichten van de
voor in ieder geval de 23 gemeenten, het regionaal
nieuwe organisatie en validatie bij het veiligheids-
bureau en alle (brandweer)medewerkers. Daarom
bestuur. Na vaststelling van dit projectplan, wordt
staat voorop dat de regionalisering zorgvuldig uit-
begonnen met een deelproject visie. Dit zal leiden
gevoerd moet worden. Communicatie is daarbij
tot een visiedocument dat wordt gevalideerd met
elementair; in de communicatieparagraaf leest u
het veiligheidsbestuur. In september 2012 wordt het
op hoofdlijnen hoe wij communiceren met onze
veiligheidsbestuur gevraagd een principebesluit te
medewerkers en andere belanghebbenden.
nemen voor de nieuwe organisatie. Daarna wordt in het najaar van 2012 het organisatieplan 2014-2018
Grondslagen
voorgelegd. Een meer gedetailleerde uitwerking van
De besluitvorming in het veiligheidsbestuur op 7
alle te nemen stappen leest u in dit projectplan.
oktober 2011 markeert een belangrijk startpunt voor de regionalisering, omdat op deze datum is
Diversiteit
besloten te starten met de voorbereidingen voor
Hiervoor stond al vermeld dat het projectplan is geba-
het project. Onderdeel van dit besluit was dat de
seerd op onder andere het huidige organisatieplan.
regionalisering moet zijn gebaseerd op de uitgangs-
Dit organisatieplan gaat ook in op de organisatorische
punten en kracht van de huidige samenwerking in
verschillen die er zijn tussen gemeenten en de wijze
onze regio. In ieder geval de volgende documenten
waarop gemeentelijke brandweren samenwerken.
liggen ten grondslag aan het projectplan:
Binnen het project is hier zeker oog voor, maar van-
•
(Gewijzigde) Wet veiligheidsregio’s
wege de leesbaarheid wordt dit niet steeds aangestipt
Organisatieplan regionale brandweer Groningen
in het projectplan. Twee voorbeelden:
2009-2013
•
• •
•
De Hulpverleningsdienst Groningen krijgt te
Bestuurlijke notitie Voorbereiding regionalise-
maken met twee soorten ontvlechtingen die
ring brandweer & Richtinggevende kaders
inhoudelijk nogal verschillen, namelijk
regionalisering
brandweer Stad en het regionaal bureau;
Bestuurlijke notitie Procesvoorstel en communicatieboodschap regionalisering
•
De Regeling Brandweerzorg Zuid-Groningen kent op dit moment een eigen gemeenschappelijke regeling.
Inleiding Projectplan regionalisering
3
Leeswijzer Het projectplan is als volgt opgebouwd. In hoofdstuk twee wordt de aanleiding voor de regionalisering beschreven in samenhang met de regionale context: regionaal vormgegeven brandweerzorg. Ook wordt beschreven welke voorbereidende stappen al zijn gezet. In hoofdstuk drie worden de wettelijke en bestuurlijke kaders beschreven. Het doel en gewenste projectresultaat van de regionalisering staat in hoofdstuk vier beschreven. Het projectresultaat wordt vervolgens in hoofdstuk vijf uitgewerkt in de deelprojecten en te bereiken resultaten. In hoofdstuk zes wordt de projectorganisatie beschreven (inclusief rollen en verantwoordelijkheden van de betrokkenen), de financiën en de projectrisico’s.
4
Projectplan regionalisering Inleiding
2.
Aanleiding en regionale context
2.1.
Van regionaal vormgegeven brandweerzorg naar regionaliseren
De 17 brandweerkorpsen en het regionaal bureau
•
het voorkomen, beperken en bestrijden van brand;
•
het beperken en bestrijden van gevaar voor
vormen op dit moment samen de regionale brand-
mensen en dieren bij ongevallen anders dan bij
weer Groningen. Zij hebben een lange historie van
brand.
intensief samenwerken. Deze samenwerking wordt regionaal vormgegeven brandweerzorg genoemd.
2.2.
Van moeten naar willen
In het organisatieplan regionale brandweer
In het verleden heeft de regio Groningen gekozen
Groningen 2009-20131 is beschreven hoe de regio-
voor een goed werkende samenwerking, die nu
nale brandweer eenheid en uniforme kwaliteit
verplicht wordt omgezet naar een regionalisering.
nastreeft. Deze steeds intensiever wordende samen-
Al langer was bekend dat regionalisering op termijn
werking kwam in een ander daglicht te staan, toen
onontkoombaar was, maar dit moment komt nu
de Wet veiligheidsregio’s in aantocht was en er
eerder dan verwacht. Regionaliseren is daarmee
gesproken werd over regionalisering. In de Wet
geen trendbreuk, maar een kans om benodigde
veiligheidsregio’s (vastgesteld in 2010) bestond nog
veranderingen sneller door te voeren. Immers, door
de mogelijkheid gemeentelijke brandweren in
te regionaliseren ontstaan er mogelijkheden om de
stand te houden, maar er werd impliciet duidelijk
organisatie krachtiger, efficiënter en effectiever in
dat regionalisering op termijn onontkoombaar was.
te richten. De uitdaging bestaat er in om de voorde-
Het veiligheidsbestuur heeft haar visie nog wel toe-
len van regionaliseren te plukken en tegelijk de
gelicht aan de minister, namelijk dat een structuur-
kracht van het huidige samenwerkingsmodel te
wijziging (regionalisering) niet nodig is om de door
behouden. Dat kan alleen lukken als de regionalise-
de minister gewenste kwaliteit te leveren.
ring nu voortvarend wordt opgepakt, door van de
In 2010 kwam de regionalisering nog een stap dich-
organisatie toekomstbestendig te maken.
verplichting een kans te maken de brandweerterbij, toen een motie van Hennis-Plasschaert c.s.2 over volledige en verplichte regionalisering van de
2.3.
brandweer met een ruime meerderheid werd aan-
Op 7 oktober 2011 heeft de Bestuurscommissie
genomen. De motie is voortvarend opgepakt door
Regionale Brandweer en GHOR Groningen4 een
de minister van Veiligheid en Justitie. Op 14
aantal besluiten genomen over regionalisering,
februari 2012 is het wetsontwerp voor oprichting
waarmee de opstartfase naar regionalisering is
van het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV) en regiona-
begonnen. Zo is toen besloten een stuurgroep
lisering van de brandweer vastgesteld door de
regionalisering in te stellen, een projectleider aan
3
Opstartfase
Tweede Kamer . Het is op dit moment, april 2012, in
te wijzen, de opdracht te geven een projectplan op
behandeling in de Eerste Kamer. Naar verwachting
te stellen en projectgelden beschikbaar te stellen.
wordt de wet per 1 juli 2012 van kracht. De kern
Vanaf 7 oktober 2011 geeft de stuurgroep regiona-
van het wetsontwerp is dat het niet langer mogelijk
lisering brandweer sturing aan de regionalisering,
zal zijn een gemeentelijke brandweer in stand te
1
houden. Dit wetsontwerp bouwt voort op de aan2
vankelijke Wet veiligheidsregio’s, waarin is bepaald dat de uitvoering van twee fundamentele taken onder de verantwoordelijkheid van het veiligheids-
3
bestuur komen te liggen: 4
Dit organisatieplan is op aanvraag beschikbaar, bijvoorbeeld via het regionaal bureau of de brandweercommandant De motie Hennis-Plasschaert c.s. over regionalisering van de brandweer is ingebracht tijdens de vaststelling van de begrotingsstaten van het Ministerie van Justitie (VI) voor het jaar 2011 Het volledige wetsontwerp, inclusief de in de Tweede Kamer ingediende amendementen zijn na te lezen via de website officielebekendmakingen.nl (zoeken op wetsontwerp 32841) In het vervolg van dit projectplan wordt deze bestuurscommissie als ‘het veiligheidsbestuur’ omschreven
Aanleiding en regionale context Projectplan regionalisering
5
binnen de bestuurlijke en wettelijke kaders. Voor-
Communicatie
deze opstartfase hebben we een klein half jaar uit-
•
getrokken om twee redenen. Ten eerste werd in deze periode de besluitvorming in de Tweede
lijk (o.a. medewerkers, bestuur, raden) •
Kamer over de wetswijziging afgewacht. Ten tweede werd de tijd genomen om een aantal zaken
informeer de doelgroepen frequent en persooncommuniceer níet dat alles gelijk blijft voor de vrijwilligers, want dat is niet het geval
•
draag richting gemeenten de boodschap uit dat
zorgvuldig voor te bereiden. Daarmee moest een
de brandweer van hen blijft. (“onze brand-
solide basis worden gelegd voor het verloop van
weer”)
het project. Denk aan het inrichten van de commu-
•
ontwikkel een aantrekkelijke huisstijl
nicatie en de medezeggenschap, quick scans naar
•
heb aandacht voor brandweersymboliek en
gebouwen/materieel/bezuinigingen en het verken-
brandweerpassie (het brandweergevoel)
nen van toekomstscenario’s.
Bestuurlijk 2.4.
Ervaringen van andere regio’s
•
Sinds 2008 is een groot aantal brandweerkorpsen
betrek de gemeenteraden: wat gaan we doen? Wat willen we bereiken? Hoe en wanneer is er
geregionaliseerd. Zij hebben veel ervaringen opge-
contact?
daan, zowel goede als slechte, waar de regio
•
betrek de portefeuillehouders financiën
Groningen van kan leren. De stuurgroep en project-
•
draag ook na de regionalisering zorg voor lokale
leiding hebben daarom vier regio’s bezocht, tw
verbinding tussen burgemeester-raden-blus-
weten: Kennemerland, Twente, Gooi en Vechtstreek
groep
en Utrecht. Deze bezoeken zijn door de stuurgroep
•
benoem gevoeligheden en dilemma’s vroeg-
als zeer waardevol ervaren. De opgedane lessen zijn
tijdig, om discussie achteraf zoveel mogelijk te
geïntegreerd in het projectplan en/of worden mee-
voorkomen
genomen in de deelprojecten. Hieronder volgt een opsomming van de belangrijkste lessen uit deze
Organisatie
regio’s. Deze lessen lijken namelijk goed aan te
•
benoem een projectleider die ook in de nieuwe organisatie een rol heeft
sluiten bij de situatie in onze regio. •
besef dat de nieuwe organisatie met bijbeho-
Bedrijfsvoering
rende cultuur andere eisen stelt aan het
•
management
draag zorg voor een zorgvuldige ontvlechting (zowel financieel als personeel) • •
breng overhead (zowel oud als nieuw) duide-
Afstemming
lijk in beeld
•
overleg regelmatig met de gemeentesecretaris-
•
betrek vrijwilligers in het project (bijv. d.m.v.
• • •
sen
maak duidelijke afspraken met gemeentesecretarissen maak een financiële foto van ieder korps en
een klankbordgroep)
laat dit door een externe valideren
•
betrek commandanten in het project
maak duidelijke kwaliteitsafspraken
•
betrek de gemeentelijke consulenten
stel een financieel meerjarenperspectief op:
(m.n. personeel, financieel)
dit geeft rust en stabiliteit •
formuleer duidelijke transitie-afspraken
•
benoem een moment in de tijd ten aanzien van de financiële uitgangssituatie
•
zorg voor voldoende weerstandsvermogen voor de nieuwe organisatie
6
Projectplan regionalisering Aanleiding en regionale context
3.
Wettelijke en bestuurlijke kaders
In de afgelopen maanden zijn de nodige kaders
•
geformuleerd voor het project regionalisering en de
De minister zal met betrokken partijen onderzoeken welke aanvullende mogelijkheden er
geregionaliseerde brandweer. De wettelijke kaders
zijn om winst te boeken op het gebied van
zijn afkomstig uit de Wet veiligheidsregio’s en de
brandpreventie.
Memorie van Toelichting. Daarnaast hebben het veiligheidsbestuur (op 7 oktober 2011), de stuurgroep
3.2.
regionalisering en de gemeenteraden een aantal
•
regionaliseringsopdracht en de projectstructuur;
bestuurlijke kaders geformuleerd. Overigens worden binnen het deelproject visie (zie projectplan) nog
Bestuurlijke kaders
Betrokkenen committeren zich volledig aan de
•
De regionalisering wordt zorgvuldig uitgevoerd,
een aantal toekomstbestendige kaders geformu-
wat betekent dat tijd wordt genomen voor
leerd. Deze worden onderdeel van het principe-
noodzakelijke verkenningen en onderzoeken.
besluit voor de nieuwe organisatie, dat dit najaar
Wel is 1 januari 2014 leidend voor de overgang naar de nieuwe organisatie;
aan het veiligheidsbestuur wordt aangeboden. • In het vervolg van het projectplan is reeds rekening
waarbij consequenties en frictiekosten helder in
gehouden met de geformuleerde kaders. Hierna
beeld worden gebracht; •
volgt een opsomming.
Er wordt een zakelijke benadering gekozen,
De frictiekosten worden gedragen door de 23 gemeenten en de V&GR (in verband met het
3.1. •
Wettelijke kaders
gebruik van de HVD als uitvoerend orgaan van
Binnen een jaar na inwerkingtreding moet het besluit tot regionalisering zijn genomen en voor
partij onevenredig wordt geraakt, worden hier
1 januari 2014 dient de regionalisering te zijn
afspraken over gemaakt;
geëffectueerd en geregeld te zijn in de gemeen•
•
gen per 1 januari 2012, inclusief eerder vastge-
Er komt één organisatie in elke veiligheidsregio,
stelde meerjarenbegrotingen; •
Al het brandweerpersoneel komt in regionale
• •
inzake beleid, financiën en personeel;
Er is sprake van eenhoofdige leiding (de regio-
•
•
Er wordt naar gestreefd dat de repressieve
naal commandant);
medewerkers, zowel beroeps als vrijwilligers, zo
Het volledige beheer wordt op regionaal niveau
min mogelijk hinder ondervinden van de regio-
ingericht;
nalisering. Hun werkinhoud zal zoveel mogelijk
Het bestuur van de veiligheidsregio wordt ge-
gelijk blijven. Wel zal de regionalisering kansen
vormd door de burgemeesters van de gemeen-
bieden om te innoveren en daarmee bij te dra-
ten, die op hun beurt verantwoording afleggen
gen aan de kwaliteit van het personeel en de organisatie;
over de aansturing van de regionale brandweer; •
In de transitieperiode tot 1 januari 2014 is de intentie om een aantal zaken te ‘bevriezen’
dienst; •
Voor de nieuwe organisatie gelden de begrotin-
schappelijke regeling; die alle brandweertaken uitvoert; •
de gemeenschappelijke regeling). Daar waar een
De burgemeester blijft, via het veiligheids-
•
De inbreng van het personeel en de informatie-
bestuur, verantwoordelijk voor het vrijwilligers-
voorziening richting het personeel worden zorg-
beleid in de regio;
vuldig georganiseerd;
De gemeenteraad stelt ten minste eenmaal in de
•
Voor de inzet van gemeentelijke medewerkers
vier jaar de doelen vast die de gemeente betref-
in het project regionalisering wordt geen aparte
fende de brandveiligheid en de werkwijze en
vergoeding verstrekt. Dit geldt zowel voor
kwaliteit van de brandweerzorg nastreeft;
medewerkers van de Hulpverleningsdienst (die
Wettelijke en bestuurlijke kaders Projectplan regionalisering
7
immers vanuit collectieve middelen worden betaald) als voor medewerkers van de 23 gemeenten); •
De kracht van de huidige samenwerking door middel van regionaal vormgegeven brandweerzorg moet behouden blijven. Regionalisering is geen doel op zich, maar een middel om de kwaliteit leidend te laten blijven;
•
De huidige schaalgrootte van de basisbrandweerzorg is grotendeels neergezet als waren wij één organisatie. Buiten regionalisering in gang gezette trajecten worden afgerond, zoals samenwerking met buurkorpsen;
•
Vrijwilligers zijn en blijven lokaal ingebed en vervullen een maatschappelijke functie in hun woon-werkgebied. Zij blijven werken in de lokale omgeving, alleen al vanwege de opkomsttijden;
•
De nieuwe organisatie staat open voor geluiden ‘uit het veld’ van de dagdienstmedewerkers, vrijwilligers en beroepscollega’s;
•
De nieuwe brandweerorganisatie moet voorzien in een sterke verbinding met de gemeenten. De organisatie laat ruimte voor lokaal gewortelde activiteiten als die in een behoefte voorzien. Denk aan de jeugdbrandweren en personeelsverenigingen;
•
Er moet voorkomen worden dat er extra bestuurslagen worden gecreëerd;
•
Communicatie en samenwerking met de burgers moet een hoge prioriteit krijgen;
•
De organisatie heeft een open houding naar verdere ontwikkeling en professionalisering van het vakgebied.
8
Projectplan regionalisering Wettelijke en bestuurlijke kaders
4.
Doel en resultaat
4.1.
Doelstelling project
afbakening vindt op twee hoofdgebieden plaats,
De regionalisering heeft als doel een geregionali-
die verderop worden toegelicht. Dit betreft organi-
seerde brandweerorganisatie te realiseren en in te
satie-ontwikkelingen die de regionalisering raken
richten. De inhoudelijke ambitie van de regionalise-
en lopende projecten binnen de brandweer. Een
ring wordt in het deelproject visie nader uitgewerkt.
deel van de ontwikkelingen binnen die gebieden zal en moet de regionalisering beïnvloeden, of zal
4.2.
Projectresultaat
Als projectresultaat wordt het volgende beoogd:
de regionalisering juist voeden. De regionaal commandant en projectleider regionalisering zorgen voor verbinding tussen het project en de organisa-
Een geregionaliseerde brandweer in Groningen per
tieveranderingen in brede zin.
1 januari 2014 met een nieuwe of gewijzigde opheffen van de lokale brandweerkorpsen en het
Organisatie-ontwikkelingen die de brandweer raken
overdragen van die korpsen aan het bestuur van de
Ontwikkelingen aangaande de toekomst van de Vei-
veiligheidsregio, binnen de bestuurlijk en wettelijk
ligheids- en Gezondheidsregio Groningen (V&GR),
gemeenschappelijke regeling. In concreto is dit het
vastgestelde kaders.
GGD, de inrichting van crisisbeheersing, de vorming van een Shared Service Centre (SSC) in de gemeente
Om het bovenstaande projectresultaat te behalen,
Groningen en de vorming van de Regionale Uitvoe-
zullen enkele deelresultaten worden onderschei-
ringsdienst (RUD) zijn niet onderdeel van het project
den, die noodzakelijk zijn om te komen tot het
regionalisering. De stuurgroep regionalisering zoekt
eindresultaat. De volgende deelresultaten kunnen
afstemming met en aansluiting bij het Dagelijks
in ieder geval worden onderscheiden:
Bestuur als coördinerend gremium voor deze ont-
•
Nieuwe of gewijzigde gemeenschappelijke
2012 richtinggevende uitspraken over gedaan. Een
regeling;
gerelateerd punt betreft het werkgeverschap van
wikkelingen. Naar verwachting worden hier in juni
• • • • • •
Organisatieplan geregionaliseerde brandweer
het Veiligheidsbureau en het GHOR-bureau, waar-
(inclusief uitwerkingen zoals formatie);
over ook in juni meer duidelijkheid wordt verwacht.
Begroting 2014 en meerjarenbegroting 2014-
Ook dit punt is geen onderdeel van de regionalise-
2017 (inclusief financieringssystematiek);
ring.
Informatie-, facilitair en huisvestingsplan; Beleidsplan geregionaliseerde brandweer 2014-
Lopende projecten
2017;
Momenteel loopt een aantal projecten binnen de
Een eenduidige set van arbeidsvoorwaarden, -
regionale brandweer, die worden uitgevoerd als
regelingen en functies;
waren wij één organisatie. Die projecten vloeien
Alle medewerkers zijn geplaatst in de nieuwe
voort uit verplichtingen van de Wet veiligheids-
organisatie (geregionaliseerde brandweer).
regio’s en afspraken uit het organisatieplan 20092013. Op die manier beschouwd, zijn de 17 korpsen
4.3.
Afbakening
al enkele jaren aan het regionaliseren en functione-
Om per 1 januari 2014 de gewenste resultaten te
ren wij al behoorlijk als één organisatie. Deze pro-
kunnen bereiken, moet het project (deels) worden
jecten lopen gewoon door, en daar waar mogelijk
afgebakend. Daarmee wordt een onderscheid
worden zij omgebogen naar regionalisering. Zij zijn
gemaakt tussen het project regionalisering en het
echter geen onderdeel van het project regionalise-
proces van organisatieverandering in brede zin. De
ring. Enkele voorbeelden zijn:
Doel en resultaat Projectplan regionalisering
9
•
Uitvoeren verbeterplannen vanuit kwaliteitszorg;
•
Brandveilig Leven;
•
Implementatie bedrijfsinformatiesysteem (AG5);
•
Digitale bereikbaarheidskaart;
•
Het ontwikkelen van beleid voor de vakbekwaamheid (opleiden en oefenen) in samenhang met het onderzoek naar Brandweer Opleidingen Noord (BON);
•
Vernieuwing rampbestrijdingsplannen;
•
Het aanwijzen van bedrijfsbrandweren.
Daarnaast zijn al projecten afgerond, die ook in het teken stonden van regionalisering, bijvoorbeeld: • •
Het ontwikkelen van Regionet 2.0; Implementatie van het nieuwe functie- en rangenstelsel.
10
Projectplan regionalisering Doel en resultaat
5.
Deelprojecten
Het project start met het deelproject visie. Dit deel-
wordt ingegaan op de (deel)resultaten per deel-
project zal een aantal voorwaarden en uitgangs-
project. Bij de omschrijving van de deelresultaten
punten opleveren voor de andere deelprojecten. Bij
wordt steeds weergegeven in welke fase van het
aanvang van het project worden de volgende deel-
project dit resultaat past. Hierbij onderscheiden we
projecten onderkend:
de volgende vier fasen:
•
Visie
•
•
Organisatie
•
Personeel
verder geconcretiseerd. Daarnaast vinden er
•
Financiën
tijdens de definitiefase enkele inventariserende
•
Juridisch
stappen plaats.
•
Facilitair
Definitiefase (afgekort tot fase D): In de definitiefase wordt het eindresultaat van het project
•
Ontwerpfase (afgekort tot fase O): In de ontwerpfase wordt binnen de gestelde kaders de nieuwe organisatie uitgewerkt in een ontwerp.
De deelprojecten worden in de komende periode door de deelprojectleiders nader uitgewerkt tot I deelprojectplannen. Het is mogelijk dat gedurende
•
Voorbereidingsfase (afgekort tot fase V): In de voorbereidingsfase worden op basis van de
het project door voortschrijdend inzicht de indeling
definitiefase en de ontwerpfase nog enkele
in deelprojecten wijzigt. Datzelfde geldt voor de
aspecten nader uitgewerkt.
personele samenstelling van de deelprojecten; het
•
Realisatiefase (afgekort tot fase R): In de realisa-
kan per fase maar ook zeker per product verschillen
tiefase wordt uitvoering gegeven aan de onder-
welke medewerkers zitting hebben in de deelpro-
delen die in de voorgaande fasen zijn
jectgroepen dan wel meewerken aan een specifiek
voorbereid.
product. Deze vier fasen worden in figuur 1 schematisch in In het vervolg van dit hoofdstuk wordt ieder deel-
de tijd onderscheiden, waarbij tevens de belangrijk-
project op hoofdlijnen omschreven, waarin vooral
ste deelresultaten worden gepresenteerd:
Figuur 1: Overzicht belangrijkste deelresultaten per fase
Deelprojecten Projectplan regionalisering
11
Uit de figuur valt de volgende globale planning
5.2.
voor het project op te maken:
Binnen het deelproject organisatie wordt het orga-
Fase
Periode
Definitiefase
April t/m juni 2012
Ontwerpfase
Juli t/m december 2012
Voorbereidingsfase Januari t/m maart 2013 Realisatiefase
April t/m december 2013
Deelproject Organisatie
nisatieplan van de nieuwe regionale brandweer uitgewerkt.
Resultaten •
Principebesluit (Fase O): De visie wordt vertaald naar een principebesluit. De algemene visie
In de figuur worden de belangrijkste deelresultaten
dient namelijk op onderdelen verder te worden
van het project getoond per fase (in het lichtrood).
uitgewerkt. In elk geval ten aanzien van de on-
In de paragrafen hieronder worden alle deelresulta-
derdelen van de veiligheidsketen (risicobeheer-
ten besproken per deelproject en worden de
sing, operationele voorbereiding, repressie) en
getoonde deelresultaten verder om-/beschreven.
de visie op bedrijfsvoering. Ook een aantal cul-
5.1.
kernwaarden van de organisatie, vrijwilligheid
tuuraspecten wordt hierin betrokken, zoals de
Deelproject Visie
Een reorganisatie begint met het ontwikkelen van
en integriteit. Met deze stap worden enkele
een visie op de nieuwe regionale brandweer. De visie
randvoorwaarden om de visie te bereiken,
is binnen het project regionalisering van de brand-
geformuleerd voor het organisatieplan.
weer Groningen dan ook het eerste deelproject dat
•
Organisatieplan Regionale Brandweer Groningen (Fase O): In het organisatieplan wordt vanuit
wordt doorlopen. Visie is een breed en veelomvattend begrip. In de visie wordt in ieder geval aan-
de visie toegewerkt naar een beschrijving van de
dacht geschonken aan de missie, het ambitieniveau
nieuwe organisatie. Hierin wordt onder andere
en de doelstellingen van de (nieuwe) organisatie.
ingegaan op de structuur van de nieuwe organi-
Ook wordt in de visie ingegaan op het takenpakket
satie, waarin alle functies van de brandweer
(basiszorg) van de regionale brandweer.
worden beschreven en een plek in de structuur
De visie op de nieuwe organisatie kan een bredere
krijgen. Hier wordt dus ook meegenomen hoe
reikwijdte hebben dan het project. Te denken valt
de bedrijfsvoering wordt georganiseerd.
aan onderwerpen als cultuur, kernwaarden van de
•
Besturingsconcept (Fase O): Onderdeel van het
organisatie en relatie met de burger. Oftewel, niet
organisatieplan is het besturingsconcept, ofte-
alle aspecten van de visie zullen uiteindelijk binnen
wel de wijze waarop sturing wordt gegeven aan
het project regionalisering worden gerealiseerd. Een
de nieuwe organisatie. Hierin wordt onder meer
deel van de visie krijgt een vertaling in het Organisa-
ingegaan op de rollen en bevoegdheden van
tieplan Regionale Brandweer Groningen (zie deel-
bestuur, directie en management. Ook wordt
project organisatie) en een deel van de visie wordt
ngegaan op de verdeling van taken centraal dan
meegenomen bij het opstellen van het Beleidsplan
wel decentraal.
2014-2018 (zie ook deelproject organisatie).
•
Advies instapniveau kwaliteit (niet brandweerzorg) (Fase D): Het advies aan het bestuur heeft
Resultaten •
12
betrekking op het inzicht geven in het kwaliteits-
Visie op de nieuwe regionale brandweer (Fase
niveau van een aantal ‘harde’ aspecten. Denk in
D): De eerste stap is het ontwikkelen van een
ieder geval aan kazernes/gebouwen/materieel,
visie op de nieuwe organisatie. In deze visie
het repressief dekkingsplan en enkele nader te
wordt uitgewerkt wat het bestaansrecht van de
definiëren aspecten vanuit de nulmeting kwali-
nieuwe organisatie is, wat de organisatie wil
teitszorg. Op deze terreinen wordt een minimum
bereiken, wat voor een organisatie het wil zijn
niveau bepaald en een nulmeting uitgevoerd.
en wat de taken van de regionale brandweer-
Daarna worden afspraken gemaakt over de kos-
organisatie zijn.
ten. Overigens heeft dit deelresultaat geen be-
Projectplan regionalisering Deelprojecten
trekking op de uitvoering van de brandweerzorg
•
•
van de verschillende gemeenten en het regionaal
den en de verschillen daartussen, dienen de
bureau reeds naar elkaar toe zijn gegroeid.
arbeidsvoorwaarden voor vrijwilligers, beroeps-
Inventarisatie formatie (Fase D): De inventarisa-
en dagdienstmedewerkers te worden geharmo-
tie van de formatie geeft een beeld van de hui-
niseerd, om zo te komen tot een nieuw
dige formatie van de brandweer in de
arbeidsvoorwaardelijk pakket. Dit nieuwe
verschillende organisaties.
arbeidsvoorwaardelijk pakket wordt geformuleerd in het voorstel arbeidsvoorwaarden.
Formatieplan (Fase O): In het formatieplan •
veld (afdeling) een uitwerking gegeven van de
organisatieverandering is verankerd in het sociaal statuut. Een sociaal statuut is een reglement,
lijst, mede o.b.v. de WAS-lijst, welke bij het
dat de ‘spelregels’ bevat, waar de werkgever en
vorige deelresultaat is genoemd).
de werknemers (en hun vertegenwoordigers)
Ontvlechtingsplan per gemeente (Fase V): Van
zich aan moeten houden wanneer zich de orga-
belang is dat het voor iedere gemeente duidelijk
nisatiewijziging voordoet. Het statuut bestaat
is wat er uit de organisatie wordt ontvlecht
onder andere uit procedurele bepalingen, de
(verdwijnt) aan personeel (formatie), financiën,
rechten en plichten van werkgever en werkne-
materiaal, materieel, huisvesting etc. Het ont-
mers bij reorganisatie, mobiliteitsbevorderende
vlechtingsplan heeft betrekking op de zakelijke
bepalingen en eventuele afbouw, garantie of
afspraken die worden gemaakt per gemeente
compensatie van arbeidsvoorwaarden. •
Sociaal Plan (Fase D): Op basis van het sociaal statuut wordt een sociaal plan opgesteld. Het
verantwoordelijk voor het realiseren van de
•
Sociaal Statuut (Fase D): Het sociaal beleid bij de
benodigde formatie (de zogenaamde WORDT-
hierover. De gemeente (gemeentesecretaris) is
•
Voorstel arbeidsvoorwaarden (Fase O): Op basis van de inventarisatie van de arbeidsvoorwaar-
wordt op basis van het organisatieplan per taak-
•
•
en bedrijfsvoering, omdat de kwaliteitsniveaus
ontvlechting.
sociaal plan is dan ook de verdere uitwerking
Informatieplan (Fase V): In het informatieplan
van het sociaal statuut, waarin procedures en
wordt de vraagkant van de informatievoorzie-
maatregelen op maat worden uitgewerkt. Hierin
ning van de nieuwe organisatie beschreven.
worden bijvoorbeeld de rechtspositionele af-
Beleidsplan 2014-2017 (Fase R): In het beleids-
spraken voor de overgang van personeel tot in
plan wordt het beleid voor de komende middel-
detail beschreven, inclusief de overgangsregelin-
lange periode omschreven voor de
gen (afbouwregelingen).
geregionaliseerde brandweer.
•
Functieboek (Fase V): In het functieboek worden functies in de nieuwe organisatie omschreven,
5.3.
Deelproject Personeel
Het deelproject personeel heeft betrekking op alle
inclusief de functiewaardering. •
Personeelsplan (Fase R): In het personeelsplan
resultaten en activiteiten die met het personeel van
wordt op basis van het formatieplan (formatie-
doen hebben.
plan is nog zonder namen van medewerkers), een belangstellingsregistratie en het sociaal plan
Resultaten
gekomen tot een koppeling tussen formatie en
•
Inventarisatie arbeidsvoorwaarden (Fase D):
medewerkers. Dit leidt in eerste instantie tot een
De inventarisatie arbeidsvoorwaarden geeft een
concept personeelsplan (ook wel personeelplaat-
scherp beeld van de huidige arbeidsvoorwaar-
singsplan genoemd). Op basis van het concept
den van vrijwilligers, beroeps- en dagdienstme-
personeelsplan worden de voorgenomen plaat-
dewerkers in de regio Groningen. Hierbij wordt
singsbesluiten aan individuele medewerkers uit-
tevens inzichtelijk gemaakt welke verschillen er
gereikt, waarna het proces van mogelijk bezwaar
tussen verschillende organisaties zijn ten aan-
wordt doorlopen voor individuele gevallen. Dit
zien van de arbeidsvoorwaarden.
leidt uiteindelijk tot een definitief personeelsplan.
Deelprojecten Projectplan regionalisering
13
•
Geplaatste medewerkers (Fase R): Een cruciaal
voor de financiële kaders als basis dienen. De
eindresultaat binnen het deelproject personeel
meerjarenbegroting 2014-2017 geeft de ontwik-
is het identificeren van sleutelfunctionarissen en
keling van de begroting aan in een meerjaren-
het plaatsen van de medewerkers in de nieuwe
perspectief. De financieringssystematiek geeft
organisatie. Hierbij wordt de volgende fasering
een antwoord op de vraag, hoe de kosten van
onderscheiden:
de nieuwe organisatie in de toekomst worden
•
Fase 1: benoemen Regionaal Commandant
verdeeld over de partijen (voorstel kostenverde-
(heeft reeds plaatsgevonden);
ling nieuwe organisatie).
•
Fase 2: benoemen van de sleutelfunctionaris-
•
sen (planning eerste helft 2013); •
Regionale visie ten aanzien van eigendomsverhoudingen gebouwen, materiaal en materieel
Fase 3: plaatsen overige medewerkers
en t.a.v. de te volgen waarderingsgrondslagen
(planning tweede helft 2013).
en regels (Fase O): De regionale visie geeft weer
Ten aanzien van het plaatsen van de overige
hoe in de regionalisering wordt omgegaan met
medewerkers, is het personeelsplan leidend
eigendomsverhoudingen ten aanzien van
zoals hierboven beschreven.
gebouwen, materiaal en materieel en waar relevant op welke wijze deze eigendommen
5.4.
Deelproject Financiën
financieel worden gewaardeerd.
Het financiële deelproject heeft betrekking op de financiële ontvlechting vanuit de gemeente en de
5.5.
overgang naar de nieuwe regionale organisatie.
Mogelijk wordt er een deelproject ‘Juridisch’ inge-
Deelproject Juridisch
Resultaten
de context van het project. Hieronder volgt dan ook
•
Inventarisatie huidige begrotingen (nulmeting)
een overzicht van mogelijke resultaten die binnen
(Fase D): De begrotingen van de huidige organi-
dit deelproject kunnen worden opgepakt.
richt, afhankelijk van nog te nemen beslissingen in
saties dienen te worden geïnventariseerd, om
•
•
zo het financiële kader te vertalen naar het
Resultaten
beschikbare budget, dat nodig is voor het
•
opstellen van de begroting 2014.
Regeling: Het staat nog open of dit
Financiële kaders voor de nieuwe organisatie
resultaat/product onderdeel gaat uitmaken van
(Fase D): Van belang om de financiële kaders
het project. Het is namelijk de vraag hoe breed
voor de nieuwe organisatie vast te stellen,
de Gemeenschappelijke Regeling gaat worden.
omdat dit leidend is voor het opstellen van de
Nu betreft de gemeenschappelijke regeling
begroting 2014 en verder.
zowel de brandweer als de GGD en het is nog
Inzicht in omvang frictiekosten/investeringskos-
niet duidelijk hoe de ‘bovenbouw’ eruit komt te
ten en advies inzake verdeling (Fase V): In dit
zien. Een belangrijk aandachtspunt in deze is
document wordt enerzijds inzicht gegeven in de
dat het vaststellen van een nieuwe dan wel aan-
omvang van de frictiekosten (t.a.v. personeels-
gepaste gemeenschappelijke regeling wel een
kosten) en de investeringskosten (ICT, huisves-
voorwaardelijke stap in het project is, om het eindresultaat per 1 januari 2014 te behalen.
ting etc) voor het daadwerkelijk realiseren van de nieuwe organisatie per 1 januari 2014. An-
•
•
(Dienstverlenings)overeenkomsten: Indien
derzijds wordt een voorstel gedaan ter verdeling
wordt gekozen voor een constructie met (dienst-
van de frictie- en investeringskosten van de re-
verlenings)overeen-komsten tussen de regionale
gionalisering over de betrokken organisaties.
brandweer en de gemeenten, zullen deze
Begroting 2014, meerjarenbegroting 2014-2017
binnen dit deelproject worden ontwikkeld.
en financieringssystematiek (Fase V): De begroting van de nieuwe organisatie per 2014, waar-
14
Nieuwe of aangepaste Gemeenschappelijke
Projectplan regionalisering Deelprojecten
5.6.
Deelproject Facilitair
5.7.
Mijlpalenplanning
In het deelproject facilitair worden alle zaken opge-
Hierboven is een groot aantal documenten beschre-
pakt die betrekking hebben op de faciliteiten die
ven, die tijdens het regionaliseringsproces worden
geregeld dienen te worden in de nieuwe organisa-
opgeleverd en ter besluitvorming worden voorge-
tie. Hierbij gaat het om materiaal, ICT en huisves-
legd. Aan het begin van hoofdstuk vijf is in figuur 1
ting.
een schematische weergave gegeven van de vier Deelproject Facilitair
I Resultaten
•
•
•
fasen van het project, met daarbij de belangrijkste deelresultaten. Vanuit het oogpunt van besluitvor-
Inventarisatie facilitair (inclusief ICT) (Fase D):
ming is het van meerwaarde om een mijlpalenplan-
De inventarisatie is een nulmeting, waarin ant-
ning op te stellen. Hieronder volgt de
woord wordt gegeven op de huidige beschik-
mijlpalenplanning voor de regionalisering, waarin
bare faciliteiten (inclusief ICT) in de verschillende
de belangrijkste mijlpalen zijn geschetst (in totaal
organisaties.
acht), waarbij voor de eerste zes mijlpalen is weer-
Inventarisatie huisvesting (Fase D): De inventari-
gegeven welke documenten/resultaten op dat mo-
satie is een nulmeting, waarin antwoord wordt
ment ter besluitvorming worden voorgelegd. Het
gegeven op de huidige huisvesting van de
merendeel van de documenten is ter gezamenlijke
verschillende organisaties.
besluitvorming (deze producten zijn in het lichtrood
Facilitair plan (inclusief ICT) (Fase V): Het facili-
weergegeven). Daarnaast zijn er twee producten
tair plan geeft antwoord op de vraag hoe met
die per gemeente worden opgesteld en vastgesteld
de faciliteiten in de nieuwe organisatie wordt
dienen te worden (deze producten zijn in het
omgegaan en welke activiteiten daarop nog
lichtgeel weergegeven).
moeten worden ondernomen. Het is op dit moment nog niet duidelijk in welke mate de faciliteiten een rol spelen binnen het project. • d
Huisvestingsplan (Fase V): Het huisvestingsplan geeft antwoord op de wijze waarop met de huisvesting in de nieuwe organisatie wordt omgegaan.
Figuur 2: Mijlpalenplanning
Deelprojecten Projectplan regionalisering
15
6.
Projectbeheer
6.1.
Projectorganisatie
stellen van de financiële stukken (denk aan de
De projectorganisatie en de besturing van de pro-
begroting van de nieuwe organisatie).
jectorganisatie laten zich in de onderstaande figuur
Het DB bereidt de agenda voor van het veiligheids-
weergeven. In het vervolg van de paragraaf worden
bestuur en is het coördinerende gremium voor de
de verschillende gremia en rollen nader uitgewerkt.
diverse ontwikkelingen die samenhangen met het project regionalisering. Zo coördineert het DB de
6.1.1.
Aansturing van het project
ontwikkelingen ten aanzien van onder andere de GGD, crisisbeheersing, de RUD, het SSC en de
Algemeen en Dagelijks Bestuur
regionalisering van de brandweer.
In de regio Groningen geldt de gemeenschappelijke regeling Veiligheids- en Gezondheidsregio Groningen, met een Algemeen Bestuur (AB) aan het hoofd
Bestuurscommissie regionale brandweer en GHOR
van deze regeling, gevormd door alle burgemees-
De bestuurscommissie regionale brandweer en
ters van de regio. Daarnaast is een Dagelijks Bestuur
GHOR (het Veiligheidsbestuur) van de Veiligheids-
(DB) gevormd, dat in ieder geval bestaat uit de
en Gezondheidsregio Groningen:
voorzitter AB, plaatsvervangend voorzitter AB,
•
is kaderstellend voor de regionalisering;
penningmeester AB en de voorzitters van de drie
•
is opdrachtgever van het project;
bestuurscommissies (regionale brandweer en GHOR,
•
Het AB heeft een rol in de regionalisering ten aan-
•
zien van enkele bevoegdheden die niet zijn geman-
•
stelt het projectplan vast; neemt besluiten op basis van de voorgelegde
dateerd aan het DB of het veiligheidsbestuur. Zo
beslisdocumenten over de voortgang van het
heeft het AB de bevoegdheid aangaande het vast-
project;
Figuur 3: Projectorganisatie
16
stelt de definitieve personele bezetting van de stuurgroep vast;
GGD en gemeentelijke kolom).
Projectplan regionalisering Projectbeheer
•
•
zorgt ervoor dat via haar leden alle gemeenten
De voorzitter van de stuurgroep maakt met het veil-
actief meewerken aan de vorming van één
igheidsbestuur en het Algemeen Bestuur afspraken
brandweer voor de regio Groningen;
over de wijze waarop beslisdocumenten in het vei-
stelt mensen, middelen en budget (zo nodig in
ligheidsbestuur en eventueel waar nodig in het
afstemming met het AB) ter beschikking om het
Algemeen Bestuur worden behandeld.
project uit te kunnen voeren; •
informeert het Algemeen Bestuur gevraagd en
De opdrachtnemer (regionaal commandant) en de
ongevraagd over de voortgang van het project.
projectleider regionalisering sluiten aan bij de vergaderingen van de stuurgroep, om de verbinding te
Stuurgroep
leggen/houden tussen de projectorganisatie en de
Om de rol van gedelegeerd opdrachtgever in te vul-
stuurgroep.
len, is een stuurgroep samengesteld. Deze bestaat
6.1.2.
uit: •
•
Projectorganisatie
de heer Meijerman (voorzitter): burgemeester
De projectorganisatie wordt geleid door de project-
gemeente Veendam, portefeuillehouder brand-
leider, die zich daarbij laat ondersteunen door een
weer binnen het veiligheidsbestuur;
projectbureau. Het project is opgedeeld in enkele
mevrouw Kompier: burgemeester gemeente
deelprojecten, waarbij ieder deelproject een eigen
Vlagtwedde;
deelprojectleider heeft. In de deelprojecten wordt
•
de heer Smit: burgemeester gemeente Oldambt;
het daadwerkelijke ‘werk’ gedaan. Er zijn twee
•
de heer Van de Nadort: burgemeester gemeente
belangrijke criteria voor de bemensing van de
Ten Boer;
deelprojecten:
de heer Wiertz: gemeentesecretaris gemeente
1. in de deelprojecten zitten medewerkers met
•
Hoogezand-Sappemeer, coördinerend gemeentesecretaris; • •
kennis en kunde van het onderwerp; 2. in de deelprojecten zitten medewerkers vanuit
de heer Ruys: gemeentesecretaris Groningen;
verschillende perspectieven.
de heer Van Krieken: directeur middelen Hulpverleningsdienst (gemeente Groningen).
De deelprojecten worden bemenst door: •
commandanten
De stuurgroep is verantwoordelijk voor:
•
gemeentesecretarissen
•
de (bestuurlijke) aansturing van dit project op
•
medewerkers/deskundigen uit de gemeenten
basis van de bestuurlijk vastgestelde kaders;
•
medewerkers/deskundigen regionale brandweer
•
het opstellen van de voorstellen waarover de
(vrijwilligers, beroeps- en dagdienstmedewerkers).
Bestuurscommissie besluiten moeten nemen; •
•
•
het aansturen van de opdrachtnemer, het beoor-
Projectleiding
delen van de tussenresultaten en het bewaken
De regionaal commandant (ambtelijk opdracht-
van de voortgang;
nemer) is de heer Erik van Zuidam. Hij is ambtelijk
het informeren van het veiligheidsbestuur
eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het
(gevraagd en ongevraagd) over de voortgang
project en draagt zorg voor de rapportage aan de
van het project;
stuurgroep.
het inbrengen van het brandweerperspectief in
De projectleider (gedelegeerd opdrachtnemer) van
bestuurlijke gremia (bijvoorbeeld het Dagelijks
het project is de heer Roelf Knoop. De projectleider
Bestuur als coördinerend gremium). Denk aan
is namens de regionaal commandant verantwoorde-
(organisatie-)ontwikkelingen op aanpalende
lijk voor:
terreinen.
•
het realiseren van het projectresultaat, zoals beschreven in dit projectplan;
Projectbeheer Projectplan regionalisering
17
•
het bewaken van de voortgang (tijd, geld, kwali-
•
het bewaken van de voortgang (tijd, geld, kwali-
teit, informatie en organisatie) van het project;
teit, informatie en organisatie) van het deelpro-
•
het aansturen van de projectorganisatie;
ject;
•
het nemen van besluiten binnen het project.
•
het agenderen en voorzitten van het overleg met de deelprojectgroep;
Projectbureau
•
het aansturen van de deelprojectgroep;
De projectleider wordt in de uitvoering van het
•
het rapporteren aan de projectleider.
project ondersteund door een projectbureau. In dit projectbureau worden in ieder geval de volgende
Deelprojectmedewerkers
functionaliteiten georganiseerd:
Ieder deelproject bestaat uit enkele deelproject-
•
•
Projectsecretariaat: Het projectsecretariaat is
medewerkers, onder aansturing van een project-
verantwoordelijk voor de administratieve onder-
leider. Een deelprojectmedewerker is
steuning van de regionaal commandant, de
verantwoordelijk voor:
projectleider en de deelprojectleiders.
•
Projectsecretaris en/of projectadviseur: De projectsecretaris en/of de projectadviseur is verant-
•
woordelijk voor het namens de projectleider bewaken van de voortgang (tijd, geld, kwaliteit,
•
project en het daar waar nodig ondersteunen en
het geven van reflectie op en adviseren over conceptproducten en rapportages;
•
het leveren van benodigde informatie ten behoeve van de deelprojectleider;
en de projectgroep, het voorbereiden van bestuurlijke besluitvorming aangaande het
het leveren van een daadwerkelijke bijdrage aan de realisatie van het deelresultaat;
informatie en organisatie) van het project, het voorbereiden van overleggen met de stuurgroep
het verzorgen van specifieke kennis en kunde, zonder last of ruggespraak;
•
samenwerking met de overige deelprojectmedewerkers en de deelprojectleider.
adviseren van de projectleider. •
Communicatieadviseur: Voor het project is het
6.1.3.
Overlegstructuur
van groot belang dat er regie wordt gevoerd op
Ten behoeve van de besturing van het project,
de communicatie en dat de kwaliteit hiervan
worden twee overlegorganen ingesteld, namelijk
centraal wordt bewaakt. De communicatie-
de stuurgroep en de projectgroep. De samenstelling
adviseur vervult deze rol. Zo is de communicatie-
en verantwoordelijkheden van de stuurgroep zijn in
adviseur onder andere verantwoordelijk voor
de vorige paragraaf uitgebreid aan de orde gesteld.
het regisseren van de communicatie van het
De projectgroep is een overleg tussen de regionaal
overall-project, het adviseren en ondersteunen
commandant (voorzitter), de projectleider, de pro-
over de interne en externe communicatie
jectsecretaris, de communicatieadviseur, de deel-
rondom het project en het opzetten van een
projectleiders en de projectsecretaresse. In de
communicatie- en overlegstructuur op lokaal en
projectgroep wordt invulling gegeven aan de geza-
regionaal niveau.
menlijke ambitie om het project te laten slagen. Verder worden de voortgang en samenhang van de
Deelprojectleider Ieder deelproject bestaat uit enkele deelproject-
ken. De projectgroep komt eens per twee weken
medewerkers en wordt geleid door een deelproject-
bijeen.
leider. De deelprojectleider is verantwoordelijk voor: •
het nader uitwerken van het gewenste deelprojectresultaat, inclusief bijbehorende planning;
•
het realiseren van het deelprojectresultaat, zoals beschreven in de deelprojectopdracht;
18
verschillende deelprojecten in dit overleg bespro-
Projectplan regionalisering Projectbeheer
De volgende overleg- en verantwoordingsmomen-
bestuur van de nieuwe organisatie (vooralsnog het
ten worden ingericht:
veiligheidsbestuur, tot aan het moment dat er des-
Overlegvorm Wie
Frequentie
Stuurgroep
1 x per maand
• Leden stuurgroep • Regionaal commandant • Projectleider
Projectgroep • Regionaal commandant • Projectleider • Deelprojectleiders • Projectbureau
gewenst eventueel een nieuwe gemeenschappelijke regeling wordt vastgesteld). Hierbij is inspraak vanuit de medewerkers geregeld via de BOR. Het overleg met de BOR wordt gevoerd door de regionaal commandant. De regionaal commandant
1 x per 2 weken
wordt door het veiligheidsbestuur aangewezen als WOR-bestuurder voor de nieuwe organisatie. Voor het georganiseerd overleg worden de heren Meijerman en Smit gemandateerd namens het
6.1.4.
Medezeggenschap en georganiseerd overleg
AB/Veiligheidsbestuur als vertegenwoordigers van de werkgever in het BGO met de vakorganisaties. Zij
Voor het goed vormgeven van de medezeggenschap
worden hierbij ondersteund door de regionaal com-
is het van groot belang om een onderscheid te
mandant, de projectleider en waar nodig extern.
maken tussen de huidige en de nieuwe organisatie.
6.2.
Kosten regionalisering
Huidige organisatie
Er kunnen diverse kosten worden onderscheiden
Bij de regionalisering is er een groot aantal organi-
die samenhangen met het project regionalisering5.
saties (de 23 gemeenten en het regionaal bureau
Zo zijn er diverse incidentele kosten die worden
dat valt onder de hulpverleningsdienst Groningen),
gemaakt. Het gaat daarbij onder andere om:
die een stukje van hun organisatie overdragen aan
a. Ontvlechtingskosten: Kosten die gemeenten de
de nieuwe organisatie. De gemeentelijke OR heeft
huidige organisaties (vooral gemeenten) maken
een verantwoordelijkheid ten aanzien van een
om een deel van hun organisatie te ontvlechten.
goede ontvlechting van de brandweerorganisatie
b. Investeringskosten: Kosten die worden gemaakt
uit de huidige ‘latende’ organisatie. Daarnaast is de
om de nieuwe organisatie gereed te maken om
WOR-bestuurder van de ‘latende’ organisatie ver-
haar taken uit te voeren. Hierbij kan het bijvoor-
antwoordelijk voor het gesprek hierover met de
beeld gaan om kosten die worden gemaakt om
plaatselijke OR-en. In de meeste gemeenten treedt
de ICT op orde te brengen of de huisvesting.
de gemeentesecretaris op als de WOR-bestuurder.
c. Frictiekosten t.a.v. personeelskosten: Kosten die
Ten aanzien van de HVD treedt de gemeentesecre-
eventueel voortvloeien uit het harmoniseren van
taris Groningen op als WOR-bestuurder (omdat hij
de arbeidsvoorwaarden en de daaraan gekoppelde afbouwtoelagen etc.
tevens fungeert als concerndirecteur HVD).
d. Projectkosten: deze worden in de volgende
Nieuwe organisatie
subparagraaf toegelicht.
Voor de nieuwe organisatie dient de medezeggenschap te worden georganiseerd. Er wordt een BOR
Uitgangspunt is dat de regionalisering kosten-
opgericht waarin de OR/OC van de HVD Groningen
neutraal wordt uitgevoerd. Immers, voor de nieuwe
en de OR’en / OC’s van de gemeenten zitting hebben.
organisatie gelden de begrotingen per 1 januari
De BOR is feitelijk de voorloper van de OR van de
2012, inclusief eerder vastgestelde meerjarenbegro-
nieuwe organisatie. Het is dan ook van belang dat in
tingen en investeringen om het afgesproken
deze BOR medewerkers zitting hebben, die toekom-
kwaliteitsniveau te bereiken.
stige medewerkers van de nieuwe organisatie zijn.
5
De inbedding van de medewerkers in de nieuwe organisatie is een verantwoordelijkheid van het
Het recent uitgevoerde Cebeon-rapport becijfert dat landelijk gezien zeven jaar na regionalisering het break-even point wordt bereikt, en dat daarna de schaalvoordelen van de nieuwe organisatie zichtbaar worden in de begroting. In onze regio is de vraag wanneer dit breakeven point wordt bereikt, aangezien veel schaalvoordelen al zijn ingeboekt door de al gestarte samenwerking op veel terreinen (bijv. de gezamenlijke aanbesteding en de regionale commandovoering).
Projectbeheer Projectplan regionalisering
19
Bovenstaande type incidentele kosten worden pas
6.3.
duidelijk, nadat de ontwerpfase is afgerond. Er
Dit projectplan beschrijft de wijze waarop wij als
dienen afspraken te worden gemaakt over de
projectleiding het resultaat (een geregionaliseerde
verdeling van die kosten.
Projectrisico’s
brandweerorganisatie) willen gaan bereiken. Dit resultaat willen wij behalen binnen de opgestelde
6.2.1.
Dekking regionale projectkosten
planning (beheersing van tijd), binnen het vooraf
De projectkosten bestaan uit allerlei kosten die
gedefinieerde budget (beheersing van kosten) en
nodig zijn om de transitie te realiseren. Dat bete-
met het goede kwaliteitsniveau (beheersing van
kent dat een aantal bestaande middelen wordt
kwaliteit). Niet alles is door ons als projectleiding
ingezet voor de regionalisering. Dit heeft het veilig-
beïnvloedbaar; er zijn bepaalde risico’s die deze
heidsbestuur zo besloten op 7 oktober 2011.
aspecten kunnen bedreigen. Hieronder schetsen we de drie belangrijkste risico’s die we op dit moment
De projectkosten worden op de volgende onderde-
onderkennen en geven we aan op welke wijze we
len worden uitgesplitst:
met deze risico’s willen omgaan:
Onderdeel Projectorganisatie
Raming 2012 Raming 2013 €50.000,-
€50.000,-
Communicatie
€25.000,-
€25.000,-
Deelprojecten
€225.000,-
€370.000,-
Medezeggenschap
€25.000,-
€25.000,-
Onvoorzien
€27.500,-
€27.500,-
€352.500,-
€497.500,-
Totaal
Totaal 2012 en 2013: ca €850.000,-
Risico: Onvoldoende betrokkenheid bij de regionalisering vanuit de verschillende groepen brandweermedewerkers in de regio en de gemeenten. Consequentie: Regionaliseren is voor het grootste gedeelte mensenwerk. De regionalisering vraagt om betrokken medewerkers die willen meewerken aan de nodige veranderingen. Indien de medewerkers onvoldoende betrokken zijn, kan dit leiden tot weerstand t.a.v. de verandering.
De projectkosten zijn onderverdeeld in projectorgani-
Beheersmaatregel: Vanaf het begin aandacht
satie (bijvoorbeeld het organiseren van bijeenkom-
voor het betrekken van een groot deel van de
sten, zaalhuur etc., vervoerskosten projectmedewer-
medewerkers bij de regionalisering. Dit betekent
kers uit gemeenten etc.), communicatie, deelprojec-
onder andere het continu informeren van de
ten en medezeggenschap. De verdeling per post is
medewerkers over de voorgenomen veranderin-
gebaseerd op ervaringen van anderen, namelijk het
gen; in het communicatiehoofdstuk wordt nader
Cebeon-onderzoek en de lessen vanuit andere re-
ingegaan op de vraag hoe dit wordt georgani-
gio’s. Indien nodig, wordt de verdeling tijdens het
seerd.
project aangepast. De projectkosten zijn taakstellend, wat betekent dat overschrijdingen niet aan de orde
Risico: Er zitten enkele afhankelijkheden tussen
zijn. Een belangrijk uitgangspunt voor de kosten is
het project regionalisering en enkele andere tra-
dat de benodigde personele capaciteit voor het be-
jecten, zoals verkenningen naar de toekomst van
mensen van de projectorganisatie grotendeels wordt
de Veiligheids- en Gezondheidsregio Groningen,
betrokken uit de huidige organisaties. Deze kosten
de toekomst van de GGD, het model Crisisma-
worden dus niet in rekening gebracht bij het project.
nagement, de vorming van een SSC in de gemeente Groningen en de vorming van de RUD.
De projectkosten worden gedekt met de volgende
Het risico is dat deze ontwikkelingen de regiona-
middelen vanuit de reguliere begroting:
lisering te veel beïnvloeden, dan wel dat
Herkomst Bestemmingsreserve regionalisering BDVR-voorstellen brandweer Totaal
20
Beschikbaar
bepaalde discussies nog niet zijn beslecht (denk
€335.000,-
aan afhankelijkheid t.a.v. gemeenschappelijke
€515.000,-
regeling), terwijl de regionalisering daar wel
ca €850.000,-
Projectplan regionalisering Projectbeheer
afhankelijk van is.
Consequentie: De consequentie kan zijn dat dis-
Het zal duidelijk zijn dat de risico’s geen statisch
cussies die van invloed zijn op het projectresul-
gegeven zijn. Risico’s kunnen zich niet voordoen,
taat niet binnen de projectstructuur (stuurgroep)
risico’s kunnen veranderen of er kunnen zich
plaatsvinden. Een consequentie kan ook zijn dat
nieuwe risico’s voordoen. Om die reden is risico-
het project regionalisering wordt opgehouden,
management een vast onderdeel binnen de project-
waardoor de planning onder druk komt te staan.
structuur en staan deze periodiek op de agenda van
Beheermaatregel: Het Dagelijks Bestuur van de
de projectgroep en waar nodig van de stuurgroep.
Veiligheids- en Gezondheidsregio Groningen voert de coördinatie over al deze ontwikkelingen en het is aan de projectorganisatie om via de voorzitter van de stuurgroep vroegtijdig de afhankelijkheden met de andere trajecten aan te geven en waar nodig te agenderen in het DB. Risico: Binnen verschillende structuren/organisaties dienen documenten/producten te worden besproken en vastgesteld. Zo heeft het veiligheidsbestuur bepaalde bevoegdheden/verantwoordelijkheden in het gehele proces, net zoals de colleges van B en W, de gemeenteraden, gemeentesecretarissen en de ondernemingsraden. Vanwege de veelheid aan besluitvormingsmomenten, kan vertraging op een of meerdere plekken een aanzienlijke doorwerking hebben voor de totale planning van het project. Consequentie: In algemene zin is de consequentie van vertraagde besluitvorming, dat de projectplanning onder druk komt te staan dan wel niet gehaald wordt. Wanneer dit betrekking heeft op kritische paden, kan de deadline van 1 januari 2014 onder druk komen te staan. Beheermaatregel: Op twee manieren wordt met dit risico omgegaan. Ten eerste wordt in de planning reeds rekening gehouden met een zorgvuldige besluitvorming, waarbij de nodige tijd hiervoor wordt ingeruimd. Ten tweede wordt ingezet op vanaf het begin goed informeren van de verschillende betrokken partijen, opdat vroegtijdig in het proces kan worden geanticipeerd op mogelijke blokkades.
Projectbeheer Projectplan regionalisering
21
7.
Communicatie
Zoals al in de inleiding werd benoemd, zal de regio-
Doelgroepen
nalisering gevolgen hebben voor in ieder geval de
Er is een communicatiematrix ontwikkeld, waarin
23 gemeenten, het regionaal bureau en de (brand-
voor de op dit moment belangrijkste doelgroepen
weer)medewerkers daarvan. Daarom is communica-
(zowel interne als externe doelgroepen) is geformu-
tie een wezenlijke pijler binnen het project. In dit
leerd hoe wij met hen communiceren. In de bijlage
communicatiehoofdstuk leest u op hoofdlijnen over
vindt u hier een overzicht van, waarbij ook wordt
onze wijze van communiceren, doelgroepen en
aangegeven wie verantwoordelijk is voor de com-
communicatiemiddelen.
municatie, ofwel de stuurgroep, ofwel de projectleiding. Uiteraard kan voortschrijdend inzicht zorgen
Wijze van communiceren
voor aanpassingen en detaillering. Op twee punten
Het veiligheidsbestuur heeft in oktober 2011 ge-
in de bijlage is nadere toelichting op zijn plaats. Ten
vraagd om eenduidige communicatie ten aanzien
eerste geldt het uitgangspunt dat Colleges van B en
van de regionalisering. Daarom vindt er centrale
W verantwoordelijk zijn voor het informeren van de
regie op communicatie plaats vanuit de projectorga-
eigen gemeenteraad. Echter, vanuit het oogpunt
nisatie. In december 2011 bent u geïnformeerd over
van eenduidigheid, kan het voorkomen dat vanuit
en heeft u ingestemd met onze insteek, namelijk:
de projectorganisatie rechtstreeks wordt gecommu-
‘We hechten groot belang aan open communicatie
niceerd met de gemeenteraden. Dit is in de afgelo-
met en goede betrokkenheid van de brandweerme-
pen maanden ook gebeurd, toen de raden zijn
dewerkers: vrijwillig en beroeps, repressief en dag-
geïnformeerd over regionalisering. Ten tweede
dienst.’ Kortom, zorgvuldigheid is essentieel en open
wordt, nu de ontvlechting van gemeenten dichter-
communicatie, afgestemd op de doelgroep, is een
bij komt, nadrukkelijker contact gelegd met de ge-
absolute voorwaarde. De fasen binnen het project en
meentesecretarissen en portefeuillehouders
de geïdentificeerde mijlpalen zijn leidend voor de
financiën. Zo wordt regionalisering een vast agen-
communicatieplanning (zie hoofdstuk 5). Per fase zal
dapunt in het broederschap van gemeentesecreta-
de inhoud van de communicatie wezenlijk verschil-
rissen en is de eerste bijeenkomst voor de
len. Bij aanvang van het project zal dit vooral proces-
portefeuillehouders financiën ingepland.
informatie zijn. Later in het project zal er steeds meer inhoudelijke informatie beschikbaar zijn.
Communicatiemiddelen Om de doelgroepen te benaderen, is een breed
In de afgelopen maanden is de communicatie voor
22
palet van communicatiemiddelen beschikbaar. Zie
een deel reeds ingericht. Hierbij zijn ook de ervarin-
ook hiervoor de bijlage. Bijvoorbeeld het extranet
gen betrokken van regio’s die ons zijn voorgegaan.
Regionet, waar informatie over de actuele stand
Nu het project van start gaat, wordt de communica-
van zaken rond regionalisering is te vinden. Een
tie verder geïntensiveerd. Doordat de communicatie
ander voorbeeld is de zomer- en wintertour, waarbij
centraal wordt geregisseerd, is de betrokkenheid en
de projectleiding in gesprek gaat met alle mede-
inzet van boegbeelden en ambassadeurs essentieel
werkers van de gemeentelijke brandweer over de
voor een succesvolle communicatie. zijn Boegbeel-
veranderingen. Ook wordt een klankbordgroep
den van de regionalisering zijn de projectleiding
ingesteld met een mix van vrijwilligers, beroeps- en
(regionaal commandant Erik van Zuidam en project-
dagsienstmedewerkers. De projectleiding en de
leider Roelf Knoop). Ambassadeurs zijn bijvoor-
klankbordgroep gaan regelmatig met elkaar in
beeld de leden van de stuurgroep regionalisering,
gesprek over het verloop van het project, om zo
de leden van het veiligheidsbestuur en de lokaal
verbinding met elkaar te houden. Naast het inzet-
commandanten.
ten van specifieke communicatiemiddelen, wordt
Projectplan regionalisering Communicatie
zoveel mogelijk aangesloten bij reguliere overleggen om medewerkers te informeren. Denk aan korpsavonden, afdelingsoverleggen en overige bijeenkomsten.
Communicatie Projectplan regionalisering
23
24
Projectplan regionalisering
Bijlage 1.
Huidig overzicht van doelgroepen en communicatie
VANUIT STUURGROEP Doelgroep
AB/BC brw&ghor
23 bestuurlijke portefeuillehouders financien
21 Colleges (+RBZG)
Middel
reguliere vergaderingen
periodieke bijeenkomsten
nieuwsbrief
nieuwsbrief
nieuwsbrief*
website
regionet
website
Doelgroep
23 Raden
Gemeente secretarissen
Middel
mondeling bij behandeling begroting V&GR 2013 en 2014
reguliere vergaderingen nieuwsbrief website
VANUIT PROJECT (INTERNE DOELGROEPEN) Doelgroep
Middenkader
Dagdienst
Blusgroepen/ ploegen
Middel
CCRG
zomertour
zomertour
bijeenkomst per rayon
nieuwsbrief
nieuwsbrief
regionet
regionet
regionet
Doelgroep
Personeelsmw. 23 gemeenten
Fin. mw 23 gemeenten
Projectleden
Middel
bijeenkomst start deelproject nieuwsbrief
bijeenkomst start deelproject startbijeenkomst nieuwsbrief via projectgroep
in deelproject
in deelproject
nieuwsbrief
VANUIT PROJECT (EXTERNE DOELGROEPEN) Burgers/ Bedrijven (klanten) website
Ambt. OOV 23 gemeenten
Multi collega’s
bijeenkomst
regulier overleg
persberichten
nieuwsbrief
nieuwsbrief
website
website
overig (NVBR, Min. Werkgevers vrijw.) website gerichte brieven/ infobijeenkomst nieuwsbrief
Huidig overzicht van doelgroepen en communicatie Projectplan regionalisering
25
Bijlage 2.
Overzicht belangrijkste deelresultaten per fase
26
Projectplan regionalisering Overzicht belangrijkste deelresultaten per fase
Bijlage 3.
Mijlpalenplanning
Mijlpalenplanning Projectplan regionalisering
27
28
Projectplan regionalisering
PROJECTPLAN
alisering ion
G
ro
éé
n
Re g
Groningen één
nin gen
120402 © 2012, Brandweer Groningen Niets uit dit rapport mag worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Brandweer Groningen.
Brandweer Groningen Postbus 584 9700 AN Groningen brandweer.groningen.nl
Hoofdstuk Projectplan
GRONINGEN
1
