Noordhoff Uitgevers. Winschoterdiep 70A 9723 AB Groningen Postbus MB Groningen

Noordhoff Uitgevers Winschoterdiep A  AB Groningen Postbus   MB Groningen

t +  ()     f +  ()     www.noordhoffuitgevers.nl [email protected]

Geachte docent, Hartelijk dank voor uw interesse in Bedrijfsadministratie met ERP. Dit proefkatern geeft u een eerste indruk van deze nieuwe uitgave van Noordhoff Uitgevers. Benieuwd naar de inhoud en de opzet van dit boek? Lees het in dit proefkatern! Het proefkatern geeft u een goed beeld van wat u kunt verwachten. Zodra Bedrijfsadministratie met ERP daadwerkelijk in de zomer van  beschikbaar is krijgt u deze uitgave uiteraard ook per post toegestuurd. Binnenkort verschijnt ook de ondersteunende site www.bedrijfsadministratiemeterp.noordhoff.nl . Hier vindt u extra materiaal dat u tijdens de colleges of als naslagwerk kunt inzetten . Ook voor studenten is er aanvullend digitaal materiaal zoals oefentoetsen en een begrippentrainer. De perfecte manier voor studenten om zich voor te bereiden op hun tentamen! Wellicht dat u naar aanleiding van het proefkatern nog vragen heeft. Neem dan contact op met uw accountmanager. Hij of zij komt graag langs om deze uitgave of andere methoden van Noordhoff Uitgevers persoonlijk toe te lichten. Ook als u vragen heeft over Toets-op-maat, de toetsenbank voor docenten van Noordhoff Uitgevers, of ons overige digitale aanbod kunt u altijd uw accountmanager benaderen. Veel succes gewenst met het maken van de juiste keuze! Met vriendelijke groet, Noordhoff Uitgevers Vragen? Neem contact op met uw accountmanager Regio Noord Oost Zuid West

Accountmanager Alice Fähner Hans Sips Nino Adamo Karen van de Reep

Telefoon 06-519 97 706 06-599 60 194 06-819 18 893 06-516 01 951

E-mail [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

© Noordhoff Uitgevers bv

Bedrijfsadministratie met ERP Financieel geïnformeerd J.P.M. van der Hoeven J.D.J. Beunen Eerste druk Noordhoff Uitgevers Groningen/Houten


Ontwerp omslag: Rocketindustries Omslagillustratie: Getty Images

Eventuele open aanmerkingen over deze of andere uitgaven kunt u richten aan: Noordhoff Uitgevers bv, Afdeling Hoger Onderwijs, Antwoordnummer ,  VB Groningen, e-mail: [email protected]

 /  ©  Noordhoff Uitgevers bv Groningen/Houten, The Netherlands. Behoudens de in of krachtens de Auteurswet van  gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel h Auteurswet  dient men de daarvoor verschuldigde vergoedingen te voldoen aan Stichting Reprorecht (postbus ,  KB Hoofddorp, www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel  Auteurswet ) kan men zich wenden tot Stichting PRO (Stichting Publicatieen Reproductierechten Organisatie, postbus ,  KB Hoofddorp, www.stichting-pro.nl). All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted, in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording, or otherwise, without the prior written permission of the publisher. ISBN ---- NUR 


Woord vooraf

Dit boek is geschreven naar aanleiding van de vernieuwing van het vakdomein bedrijfsadministratie in het hbo. Veel docenten constateerden dat de bestaande literatuur te ver vervreemd was geraakt van de beroepspraktijk: de beroepspraktijk heeft zich in de afgelopen decennia sterk ontwikkeld. De twee belangrijkste ontwikkelingen zijn: r Een sterke nadruk op de procesoriëntatie in plaats van de functionele gerichtheid, r De integratie tussen bedrijfsadministratie en ERP, de integratie van domeinen logistiek, financiën, controlling, verkoop, HRM en dergelijke. Daarom is in dit boek gekozen voor een geheel nieuwe opzet, een procesgeoriënteerde aanpak, waarbij de processen uit de praktijk als handvat zijn gehanteerd. Docenten en andere gevorderden zullen af en toe verbaasd zijn over de volgorde waarin de onderwerpen zijn gerangschikt, omdat deze sterk afwijkt van de volgorde in de tot nu toe bestaande literatuur. Een tweede wezenlijk verschil ten opzichte van bestaande methoden is dat er een sterke integratie bestaat vanuit de bedrijfsadministratie naar ERP (Enterprise Resource Planning). Vanwege het herstellen van de nauwe band met de huidige beroepspraktijk is dit noodzakelijk gebleken: het domein bedrijfsadministratie bestuderen zonder de toepassing in moderne informatiesystemen is volgens vele praktijkbeoefenaren niet meer adequaat. Dit alles betekent dat de inhoud weliswaar nog steeds veel herkenning biedt, maar dat toch een geheel ander concept in dit boek is uitgewerkt. Studenten worden per proces aan de hand genomen om het proces te doorlopen. Aan de hand van de in (bijna) elk hoofdstuk aangebrachte splitsing in twee modules, bestaat de gelegenheid het boek concentrisch door te werken: eerst alle basismodules en verderop in het curriculum herhaling en bestudering van de vervolgmodules. Ook is het niet nodig het boek in de gepresenteerde hoofdstukkenvolgorde te doorlopen. Wel moet altijd worden begonnen met het eerste hoofdstuk, we adviseren daarna hoofdstukken - in een eigen volgorde door te nemen alvorens te starten met hoofdstukken  en , die op zich wat abstracter zijn dan de eerste vier. Hoofdstuk  moet bestudeerd zijn, voordat aan hoofdstuk  kan worden begonnen. Dit theorieboek is pakketonafhankelijk geschreven en vormt voor studenten het startpunt. Omdat het pakketonafhankelijk is, zijn niet alle details besproken: deze staan toegelicht in een pakketspecifiek toepassingsboek. Dat toepassingsboek kent dezelfde hoofdstukindeling als het theorieboek. Beide boeken kunnen daarom naast elkaar worden gebruikt om een onderwerp te belichten. Voor de toepassingen hebben we ons moeten beperken tot twee aanbieders van ERP-toepassingen: r Microsoft Dynamics NAV  (R) r SAP ERP


Deze twee toepassingen worden op het moment van schrijven van deze methode beide op grote schaal in het Nederlandse hbo gebruikt. Het theorieboek is ook te gebruiken wanneer een andere toepassing wordt gebruikt, maar voorziet niet in pakketspecifieke details en opgaven. De in dit theorieboek aanwezige opgaven zijn deels traditioneel van aard, maar er zijn ook opgaven die verder gaan dan eerder gebruikelijk was. Het studenten actief laten nadenken over de informatievoorziening en rapportages en de relatie van die twee tot de bedrijfsprocessen vindt u ook in de opgaven terug. Niet alle onderwerpen die bij boekhouden aan bod zouden kunnen komen, zijn in dit boek uitgewerkt. We hebben een selectie gemaakt van de meest voorkomende processen en daarin hebben de onderwerpen een plaats gekregen. Onderwerpen als consolidatie (het samenvoegen van jaarrekeningen van verschillende ondernemingen die tot hetzelfde concern behoren) en de administratieve verwerking van allerlei ingewikkelde belastingregels (die ook met de jaarrekening samenhangen) vallen buiten de scope van (de eerste druk van) dit boek. Dit boek voorziet in een duidelijke layout, margewoorden, uitgebreide begrippenlijsten per hoofdstuk (waarin ook Engelstalige terminologie is weergegeven) en een register. Op de methodenite vindt u presentaties van de hoofdbegrippen van dit boek, alsook een aantal extra opgaven. Een woord van dank gaat uit naar de vele meelezers, die hun steentje hebben bijgedragen aan de totstandkoming van dit boek. Concreet noemen we José Fleskens, Dick Hol, Paul Schepen, Peter Cramer, Ankie van Delden en Gert-Jan Bierkens. Daarnaast hebben auteurs van andere onderdelen van deze methode een belangrijke bijdrage geleverd: Coen Overgaag, Rob Gabriëls en Geert Penners. We rekenen erop dat u als gebruiker ons uw ervaringen zou willen toespelen en staan open voor verbetersuggesties. Hoewel het boek met zorgvuldigheid is geschreven, kan het voorkomen dat er hier en daar nog ruimte is voor verbetering. Daarom vragen we beleefd, maar met klem om uw feedback. U kunt uw opmerkingen richten aan [email protected] of aan de uitgever. Ons ideaal zou zijn dat we een volgende druk van dit boek nog beter geschikt kunnen maken met de suggesties van de gebruikers. Daarnaast zouden er wellicht nog onderwerpen op verzoek van gebruikers kunnen worden toegevoegd. Natuurlijk hopen we dat u het boek met evenveel plezier gaat gebruiken als waarmee wij het hebben geschreven. Vlijmen/Roermond, januari  Drs. Hans van der Hoeven Drs. Arjan Beunen


Inhoudsopgave

Studiewijzer

1

Basis boekhouden

. . . . . .

Wat is boekhouden? ERP-systemen De balans en de winst- en verliesrekening van een eenmanszaak Het rekeningenstelsel Omzetbelasting Geld onderweg Begrippenlijst Opgaven

2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Verkoopproces (O2C) Module : Het verkoopproces van de handelsonderneming Inleiding in het verkoopproces De klant en het artikel Klantcontact leggen Offerte uitbrengen Order vastleggen en verwerken Leveren van goederen Factureren van de verkooporder Incasseren van de vordering De boekingsgang van het verkoopproces Oninbare vorderingen Kortingen bij verkoop en betalingskortingen Verkoopretouren Controles Rapportages, analyse en interpretatie Verkoop van services Module : Het verkoopproces: ingewikkelder situaties Uitbreidingen in het verkoopproces Statiegeld bij levering van goederen Vooruitbetalingen Buitenlandse transacties Hoe worden boekingen in het systeem ingesteld? Begrippenlijst Opgaven

3

Inkoopproces (P2P)

. . .

Module : Het inkoopproces van de handelsonderneming Inleiding in het inkoopproces De leverancier en het artikel Initiatief tot inkoop


6

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4 . . . . . . . . .

5 . . . . . . . . . . . . .

Inkoopofferte aanvragen en leverancier selecteren Inkooporder plaatsen Goederen ontvangen Inkoopfactuur ontvangen en controleren Leverancier betalen De boekingsgang van het inkoopproces Kortingen bij inkoop en betalingskortingen Inkoopretouren Controles Rapportage, analyse en interpretatie Inkoop van services (met daarbij kostenfacturen) Inkoop van vaste activa Module : Het inkoopproces: ingewikkelder situaties Het magazijnproces Aanbetalingen VVP inclusief inkoop/magazijnkosten Waarderingsmethoden voor de voorraad Bankbetalingen nader bekeken Kosten van Research & Development Hoe worden boekingen in het systeem ingesteld? Begrippenlijst Opgaven

Humanresourcesproces (H2R) Module : Het humanresourcesproces Inleiding in het humanresourcesproces De medewerker en de functie Werving, selectie en indiensttreding Competentiemanagement en beoordeling Verzuim en verlof Kosten van personeel Salarisverwerking Controles Rapportage, analyse en interpretatie Begrippenlijst Opgaven

Proces financiële maandafsluiting en maandrapportage Module : Het proces financiële maandafsluiting: algemeen De financiële maandafsluiting Permanence in de kosten en baten Voorzieningen Componentenmethode als variant voor verdeling van onderhoudskosten Oninbare vorderingen Vaste activa: afschrijving Interest Salarissen Belastingen Controles Rapportage, analyse en interpretatie Module : Het proces financiële maandafsluiting: voortzetting Verbijzondering van indirecte kosten Kostenboekingen: de kostenverdeling


. .

6 . . . . . . . . . . .

7 . . . .

8 . . . . . . . . . . . . .

7

Budgettering Cashflowadministratie Begrippenlijst Opgaven

Proces financiële jaarafsluiting Module : Het proces financiële jaarafsluiting Bijzondere boekingen rondom vaste activa: herwaardering en buitengebruikstelling Bijzondere boekingen ten aanzien van niet-tastbare vaste activa als patenten, copyrights, merknamen, goodwill Bijzondere boekingen ten aanzien van prijsverschil bij inkopen Bijzondere boekingen rondom valuta-aanpassingen Controles, kolommenbalans en voorafgaande journaalposten Rapportage, analyse en interpretatie Feitelijke jaarafsluiting en daarbij horende automatische boekingen XBRL-SBR Module : De winstverdeling Verschillen in winstverdeling door verschillende juridische vormen Winst bij persoonlijke ondernemingsvormen Winst bij rechtspersonen Begrippenlijst Opgaven

Financieringsproces: Eigen en Vreemd vermogen Module : Verwerving van vermogen Eigen vermogen Vreemd vermogen Module : Leasing Financial lease Operational lease Begrippenlijst Opgaven

Productieproces Module : Productielogistiek Het artikel: materiaal en eindproduct Kostprijsberekening Soorten productieprocessen De fasen productievoorbereiding en productie-uitvoering Productievoorbereiding Productie-uitvoering Productieorders, MRP-run en inkoopvoorstellen Meting en boeking van inputs Meting en boeking van outputs Onderhanden werk afronden Rapportage, analyse en interpretatie Module : Bijzonderheden in het productieproces Het klantorderontkoppelpunt (KOOP) Machine-uren ook als directe kosten Begrippenlijst Opgaven


8

9 . . . . . .

10 . . . . . .

Dienstverleningsproces Module : Projectmatig werken en de projectadministratie Inleiding Voorbeeld: aannemingsbedrijf Voorbeeld: accountant Voorbeeld: internetprovider Quasigoederen Rapportage, analyse en interpretatie Begrippenlijst Opgaven

Opzet en inrichting informatiesysteem Module : Opzet en inrichting Selectie van een ERP-systeem Implementatietraject Financiële variabelen bij de implementatie Informatievoorzieningsproces Controletechnische functiescheiding Change management Begrippenlijst Opgaven Register

10


Studiewijzer

De gebruikte structuur van dit boek ziet er als volgt uit. De start wordt gevormd door het onderdeel basis boekhouden. In dit hoofdstuk bespreken we de basisbeginselen, die je eerst goed moet beheersen, voordat je aan de andere hoofdstukken kunt beginnen. Daarna is een goede volgorde om eerst met de meer logistiek getinte hoofdstukken aan de slag te gaan, zoals het verkoopproces of het inkoopproces. Andere processen zijn meer financieel van aard, te denken valt aan het proces van de financiële maandafsluiting (en dat geldt ook de financiële jaarafsluiting), waar de logistiek minder sturend is dan in de eerdergenoemde hoofdstukken. Achter in het boek staat een hoofdstuk over het opzetten en inrichten van een informatiesysteem. Natuurlijk kan in het kader van dit boek niet worden ingegaan op het totale proces van implementatie van een informatiesysteem (we hebben het dan over een ERP-systeem, zoals in het basis boekhoudhoofdstuk wordt besproken) met alle bijbehorende details, maar we besteden wel aandacht aan de invloed van wijzigingen in bedrijfsprocessen en de relatie daarvan met rapportage en vastleggingen. Wanneer een proces verandert, zal waarschijnlijk ook een aanpassing moeten volgen in de inrichting (instellingen) van het systeem. We kiezen daarbij een insteek vanaf de financieel specialist, niet die van een IT-specialist, die de daadwerkelijke aanpassing vaak zal gaan aanbrengen. We raden aan dit hoofdstuk pas te gaan bestuderen wanneer je al veel andere processen hebt doorgenomen. De meeste hoofdstukken kennen twee modules: een basismodule en een voortgezette module. Je kunt ervoor kiezen alleen de basismodule te bestuderen, of eerst alle basisstof door te nemen en daarna in een tweede ronde te herhalen en te verdiepen met de voortgezette modules. Een en ander is natuurlijk ook afhankelijk van de opzet en inrichting van de studie die je volgt. Bij dit theorieboek, dat in beginsel softwarepakketonafhankelijk is geschreven, hoort een toepassingsboek, waarin de verdere details van een specifiek ERP-systeem wordt belicht. Er zijn twee toepassingsboeken beschikbaar, voor de twee in Nederland in het hoger onderwijs meest gebruikte ERP-systemen: r Microsoft Dynamics NAV r SAP ERP In de praktijk gebruik je de combinatie van het theorieboek en een van beide toepassingsboeken, afhankelijk van de keuze die jouw opleiding heeft gemaakt. Omdat de theorie geen nauwe aansluiting met een van de bestaande ERP-systemen heeft, kun je na bestudering van dit theorieboek ook met andere ERP-systemen (van andere aanbieders) aan de slag.


FIGUUR 1

STUDIEWIJZER

Opzet van dit boek: de bedrijfsprocessen

2 Verkoopproces

9 Dienstverleningsproces

8 Productieproces

3 Inkoopproces

1 START: Basis Boekhouden

4 HRM-proces

5 Proces financiële maandafsluiting

7 Financieringsproces 6 Proces financiële jaarafsluiting

De theorie is belangrijk omdat financiële specialisten, zoals (assistent-)controllers en (assistent-)accountants met elkaar communiceren in een eigen vaktaal en daarbij maken ze meestal gebruik van journaalposten (of boekingen), die we meteen in het basishoofdstuk zullen bespreken. In de daaropvolgende hoofdstukken gaan we steeds opnieuw journaalposten gebruiken om het geleerde toe te passen. Natuurlijk is het niet de bedoeling dat je de journaalposten van buiten leert, het gaat er juist om dat je begrijpt hoe een journaalpost is opgebouwd. Gaandeweg moet je in staat zijn steeds te kunnen beredeneren hoe een boeking eruit zal moeten zien. Behalve dat je journaalposten kunt maken, moet je door het systeem gegenereerde (vaak complexe) boekingen kunnen uitleggen en ook moet je kunnen constateren dat er ergens een fout is gemaakt. Foutanalyse en de correctie van de fout wordt (in de praktijk) natuurlijk ook van je gevraagd. Ook ga je leren hoe de informatiebehoeften van het management en andere belanghebbenden moeten worden vertaald in rapportages uit het systeem. Om de juiste informatie te kunnen rapporteren, moeten uiteraard de juiste gegevens worden geregistreerd in het systeem. Die registratie vindt meestal primair plaats binnen een (logistiek) proces. Daarom is dit boek opgebouwd aan de hand van de procesoriëntatie: bedrijfsprocessen zijn sturend voor de hele informatieverzorging binnen de onderneming. Hieruit blijkt al dat je niet kunt volstaan met het alleen bestuderen van een toepassingsboek, maar dat de combinatie van theorieboek en een van de toepassingsboeken nodig is om het vakgebied te begrijpen en de vereiste competenties te verwerven.

11

12Noordhoff Uitgevers bv ©

© Noordhoff Uitgevers 12 bv

Degenen die al eerder het vak boekhouden hebben gevolgd, zullen veel bekende zaken tegenkomen, maar af en toe verbaasd zijn over de volgorde waarin de onderwerpen zijn gerangschikt. Dat komt doordat andere boeken geen procesoriëntatie kennen, maar een meer functionele insteek. Omdat in ondernemingen vrijwel altijd procesgeoriënteerd wordt gewerkt, is het hierop aansluiten een heel logische weg om de stof te bestuderen. Niet alle onderwerpen die bij boekhouden aan bod zouden kunnen komen, zijn in dit boek uitgewerkt. We hebben een selectie gemaakt van de meest voorkomende processen en daarin hebben de onderwerpen een plaats gekregen. Onderwerpen als consolidatie (het samenvoegen van jaarrekeningen van verschillende ondernemingen die tot hetzelfde concern behoren) en de administratieve verwerking van allerlei ingewikkelde belastingregels (die ook met de jaarrekening samenhangen) vallen buiten de scope van (de eerste druk van) dit boek.

72



73

3

Inkoopproces (P2P) 3

Module : Het inkoopproces van de handelsonderneming . Inleiding in het inkoopproces . De leverancier en het artikel . Initiatief tot inkoop . Inkoopofferte aanvragen en leverancier selecteren . Inkooporder plaatsen . Goederen ontvangen . Inkoopfactuur ontvangen en controleren . Leverancier betalen . De boekingsgang van het inkoopproces . Kortingen bij inkoop en betalingskortingen . Inkoopretouren . Controles . Rapportage, analyse en interpretatie . Inkoop van services (met daarbij kostenfacturen) . Inkoop van vaste activa Module : Het inkoopproces: ingewikkelder situaties . Het magazijnproces . Aanbetalingen . VVP inclusief inkoop/magazijnkosten . Waarderingsmethoden voor de voorraad . Bankbetalingen nader bekeken . Kosten van Research & Development . Hoe worden boekingen in het systeem ingesteld? Begrippenlijst Opgaven

Het inkoopproces voorziet in aanvulling van de voorraden, maar ook in het verwerven van diensten en duurzame bedrijfsmiddelen, zoals machines en automatiseringsapparatuur. Snelheid van handelen en een correcte afhandeling zijn noodzakelijk, omdat klanten niet lang willen wachten op wat zij (in het verkoopproces) hebben gekocht. Daarnaast is er veel geld gemoeid met het inkopen, wat betekent dat we in het inkoopproces ook een aantal


74

controles moeten inbouwen om tot een betrouwbare informatievoorziening te komen. Natuurlijk maken we ook nu weer uitgebreid gebruik van een ERP-systeem. In module  volgen we het inkoopproces (PP betekent Purchase to Pay) op de voet en zullen we dieper ingaan op de activiteiten waarbij een financiële dimensie aanwezig is. Voor een eerste bestudering van het inkoopproces is het voldoende om alleen deze basismodule door te nemen. In module  bespreken we enkele meer specifieke zaken rondom het inkoopproces.

Module 1: Het inkoopproces van de handelsonderneming

3

Het inkoopproces kan worden opgedeeld in een aantal stappen. Eerst besteden we aandacht aan stamgegevens rondom de leverancier en het artikel, daarna volgen we het inkoopproces op de voet. Het proces start met het initiatief tot inkopen, dat afkomstig is van nieuwe verkooporders of omdat de minimumvoorraadhoogte in het magazijn is bereikt. In een productieonderneming kan natuurlijk ook blijken uit de productieplanning dat er een tekort dreigt aan bepaalde materialen of grondstoffen. Nadat de inkoopbehoefte is gebleken kunnen er inkoopoffertes bij de leveranciers worden aangevraagd en wordt een inkoopbeslissing genomen: bij welke leverancier gaan we inkopen? De order wordt geplaatst en we wachten op de actie van de leverancier, die de goederen gaat bezorgen. Pas op het moment van ontvangst van de zending wordt de eerste financiële boeking in het inkoopproces gemaakt. Het plaatsen van de order behelst geen financiële boeking. Daarna wordt de inkoopfactuur van de leverancier ontvangen en wordt in een volgende processtap de inkoopfactuur betaald. De complete boekingsgang tonen we in paragraaf .. Verderop besteden we aandacht aan kortingen, inkoopretouren en komen rapportages en controles in het inkoopproces aan bod. Module  wordt afgesloten met specifieke inkopen: services (diensten) en vaste activa.

§ 3.1

Inleiding in het inkoopproces Het inkoopproces begint met een inkoopinitiatief, een behoefte aan goederen of diensten die het bedrijf nu niet (voldoende) heeft. In veel gevallen gaat het over het aanvullen van de voorraad handelsgoederen omdat de voorraad gedaald is door verkopen aan klanten. Maar in andere gevallen moeten er artikelen speciaal voor een afnemer worden ingekocht. Hoewel we in dit hoofdstuk niet spreken over productiebedrijven, geldt daarvoor het inkoopproces natuurlijk ook. We hebben het dan over grondstoffen (materialen). Daarnaast kan het zijn dat er machines, auto’s of kantoorinrichting moeten worden ingekocht. We hebben het dan over het inkopen van vaste activa (duurzame productiemiddelen). In dit hoofdstuk bespreken we het inkoopproces en de boekingen die aan de hand daarvan worden gemaakt, bijvoorbeeld binnen een handelsonderneming van kantoorartikelen. De activiteiten die bij het inkoopproces worden uitgevoerd, zijn weergegeven in figuur ..


FIGUUR 3.1

75

Inkoopproces

Initiatief tot inkoop

§ 3.2

INKOOPPROCES (P2P)

Inkoopofferte en leverancierselectie

Inkooporder plaatsen

Goederen ontvangen

Inkoopfactuur controleren

Leverancier betalen

De leverancier en het artikel Voordat we kunnen gaan inkopen zal opnieuw een aantal basisgegevens in ons ERP-systeem ingevoerd moeten zijn. Die basisgegevens worden vaak ook aangeduid met de term stamgegevens. Voor het inkoopproces denken we dan onder andere aan basisgegevens over leveranciers en over artikelen. Over de leveranciers moeten we in elk geval registreren: r leveranciersnummer r leveranciersnaam (naam van het bedrijf ) r adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, factuuradres r naam contactpersoon r bankrekeningnummer r btw-nummer r betalingscondities en valuta r mogelijke bijzondere afspraken, zoals kortingen, die met de leverancier zijn overeengekomen

Stamgegevens Leveranciers

Maar ook bijvoorbeeld gegevens over de inkoper; meestal wordt een inkoper aan een leverancier gekoppeld. Ook andere inkopers kunnen dan zaken doen met deze leverancier, maar het vaste contact is de inkoper die op de leverancierskaart is vermeld. In veel ERP-systemen is er de mogelijkheid om een contact (= relatie) aan te maken, waarbij de gegevens van een nieuwe relatie worden ingevoerd. Die nieuwe relatie kan dan op een later moment in het proces worden ‘bevorderd’ tot leverancier. Veelal zal daarvoor een sjabloon worden gebruikt waarmee het zonder veel extra invoer mogelijk is op basis van standaardgegevens de relatie om te zetten tot leverancier. Door het gebruik van relaties wordt ook voorkomen dat het leveranciersbestand vervuilt, doordat er veel leveranciers zijn aangemaakt waarvan uiteindelijk toch niet is gekocht, bijvoorbeeld omdat elders de inkoop tegen betere condities tot stand gekomen is.

Contact

Leverancier Sjabloon

Ook hier geldt weer: in elk ERP-systeem worden ongeveer dezelfde gegevens vastgelegd, maar vaak wel met een eigen terminologie. In het toepassingsdeel is een overzicht opgenomen van de belangrijkste basisgegevens die in het betreffende ERP-systeem zijn opgenomen.

Wanneer we op rekening inkopen, krijgen we een schuld aan de leverancier, we zijn dan geld schuldig. Natuurlijk moet nauwkeurig worden bijgehouden hoe groot onze schuld aan elke leverancier is; deze informatie vinden we op de leverancierskaart. Een andere, veelgebruikte naam voor een leverancier is crediteur, daarom heet een leverancierskaart ook wel een crediteurenkaart. In sommige ERP-systemen is de term leverancierskaart niet aanwezig, men splitst dan in stamgegevens crediteuren, respectievelijk

Schuld aan de leverancier Leverancierskaart Crediteur

3


76

crediteurenposten (de zogenoemde transactiegegevens). Op de leverancierskaart staan alle posten, dat wil zeggen alle inkopen op rekening (minposten, ofwel crediteringen) en alle betalingen die we per bank aan de leveranciers hebben gedaan (plusposten, ofwel debiteringen). Wanneer er nog onbetaalde posten zijn, heeft de leverancierskaart een zogenoemd saldo: het verschil tussen debiteringen en crediteringen. De saldi van alle leverancierskaarten samen vormen het totaalbedrag dat de onderneming aan schulden heeft bij zijn leveranciers. Stel dat een van de leveranciers Johnsson BV is, dan zie je als in figuur . een stapeltje leverancierskaarten, waarvan (in dit geval) die leverancier bovenop ligt. In werkelijkheid zijn het natuurlijk geen echte papieren kaarten, maar records in de database van het ERP-systeem.

3

FIGUUR 3.2

Stapeltje leverancierskaarten

Leverancierskaart Johnsson BV

∑ saldi = Totaal openstaande schulden aan leveranciers

Ook voor een artikel moeten basisgegevens worden vastgelegd. Hierbij moeten we in elk geval registreren: r artikelnummer r artikelnaam en -omschrijving r inkoopprijs van het artikel r verkoopprijs van het artikel r btw-tarief r bij welke leverancier in te kopen Ook hier kunnen nog veel andere stamgegevens worden genoemd als vaste leverancier (voorkeursleverancier), artikelkorting, artikelcategorie, afmetingen, enzovoorts. Voor dit moment hebben we voldoende informatie om verder te gaan naar het feitelijke inkoopproces.

§ 3.3

Initiatief tot inkoop In figuur . wordt het initiatief nemen tot inkopen gemarkeerd. Inkopen ontstaan vanwege een bepaalde behoefte. De behoefte aan artikelen, die bijvoorbeeld weer moeten worden verkocht. Wanneer bijvoorbeeld een klant een grote order plaatst, zal in de voorraadadministratie blijken dat er niet voldoende in het magazijn beschikbaar is om die order uit te kunnen leveren. Op dat moment ontstaat de behoefte om meer artikelen in te kopen. In andere gevallen wil een afnemer artikelen hebben die niet tot ons normale


FIGUUR 3.3

INKOOPPROCES (P2P)

77

Processtap Initiatief tot inkoop




Goederen ontvangen


Leverancier betalen

Leverancierskaart

Artikelkaart

assortiment behoren. Wellicht is het in zo’n geval erg aantrekkelijk om speciaal voor die ene situatie (precies voldoende) artikelen in te kopen. De artikelen worden in dat geval niet aan het assortiment toegevoegd en op voorraad genomen, maar we spreken dan van een klantorderspecifieke inkoop. Zo’n inkoop moet bij een bedrijf met verschillende vestigingen/magazijnen zelfs voor een specifieke vestiging worden ingekocht. Stel dat een onderneming een vestiging heeft in Amsterdam en een andere in Breda. Bij elke inkoop moet dan duidelijk worden aangegeven voor welke vestiging wordt ingekocht (zodat de leverancier ook weet waar de goederen moeten worden afgeleverd). Zoals bij veel processen: de logistiek bepaalt hoe het inkoopproces verloopt. Verkopen uit de voorraad is dus een ander logistiek concept dan klantorderspecifiek inkopen. Elke logistiek medewerker realiseert zich altijd dat voorraden geld kosten en dus zo laag mogelijk gehouden moeten worden. Dit wordt natuurlijk wel afgewogen tegen de wensen en behoeften van klanten. We kijken eerst in figuur . naar het klantorderspecifiek inkopen. FIGUUR 3.4

Klantorderspecifieke inkoop Vestiging

Logistiek

Klantorderspecifiek inkopen

Klantorder (verkoopkant)

Goederen ontvangen

Inkopen

Goederen uitleveren aan de klant (verkoopkant)

Wanneer ik normaal gesproken alleen op klantorder inkoop, komt het inkoopinitiatief voort uit de ontvangen klantorders. In het meest extreme geval heb ik in zo’n situatie helemaal geen voorraad, je bestelt immers pas bij de leverancier wanneer er een verkooporder is afgesloten. Wanneer de onderneming het logistieke concept van verkopen uit voorraad toepast zien we een ander beeld ontstaan, zoals is weergegeven in figuur ..

FIGUUR 3.5

3

Inkoopinitiatief

Op voorraad inkopen

Verkoopprognose

Gewenste voorraadmutatie

Inkopen

Goederen ontvangen

Voorraad vormen in magazijn

Goederen uitleveren aan de klant (verkoopkant)


78

3

Beschikbare voorraad

Inkoopvoorstel

Wanneer mijn bedrijf ‘gewoon’ uit voorraad verkoopt, loopt dit via een langere-termijnprognose (verkoopprognose). We weten namelijk uit het verleden ongeveer wel welk verloop de verkopen hebben en kunnen daar de inkopen op afstemmen. Op die manier kunnen we een evenwicht proberen te vinden tussen niet te vaak kleinere partijen in hoeven kopen (weinig korting en veel transactiekosten) en ook weer niet te hoge voorraden hebben (hoge opslagkosten en risico op onverkoopbaarheid en bederf ). Natuurlijk moet ook rekening worden gehouden met de tijd die nodig is tussen het moment van bestellen en het moment dat de leverancier de goederen kan afleveren. Dit om de klant weer op tijd te kunnen leveren. In de praktijk zijn hiervoor functies beschikbaar in het ERP-systeem, we gaan hierop in in hoofdstuk  over het productieproces (de zogenoemde MRP-run). In de praktijk is het ERP-systeem dus een belangrijk middel om het inkoopinitiatief af te geven. In dat systeem is immers geregistreerd hoeveel er van elk artikel op voorraad is en welke klantorders zijn binnengekomen en ook wat er al besteld is bij de leveranciers. Daaruit valt af te leiden hoeveel de beschikbare voorraad is. Het systeem kan ook aangeven hoe de verkoop in een vergelijkbare periode in het afgelopen jaar (de afgelopen jaren) is geweest. Daaruit kan een prognose worden gemaakt om de verkopen in te schatten, waarna ook een planning kan worden gemaakt van de inkopen; dit noemen we een inkoopvoorstel. Een inkoopvoorstel kan overigens ook (door het ERP-systeem) worden opgesteld voor de lopende orders. Aan het initiëren van een inkoop zijn geen boekingen verbonden.

§ 3.4

Prijsopgave

Offerte Leverings- en betalingscondities

Inkoopafdeling Offertekaart

Inkoopofferte aanvragen en leverancier selecteren Nadat uit het inkoopinitiatief (door middel van het inkoopvoorstel) gebleken is hoeveel er nodig is, kan gestart worden met het aanvragen van prijsopgaves bij enkele leveranciers. Maar soms kan ook eenvoudigweg een prijslijst worden geraadpleegd (veelal via de website van de leverancier). In veel gevallen, zeker wanneer het een grote order betreft, is het voor de onderneming vaak interessant een specifieke prijsopgaaf te vragen, in de hoop korting te krijgen. In het hoofdstuk over het verkoopproces is al besproken dat die specifieke prijsopgaaf offerte wordt genoemd. In de offerte geeft de leverancier aan welke artikelen in welke hoeveelheid tegen welke prijs en onder welke leverings- en betalingscondities geleverd kunnen worden. Meestal is de offerte voor de leverancier niet vrijblijvend: wanneer de afnemende partij toestemt, zit die leverancier aan de uitgebrachte offerte vast en de klant uiteraard ook. Bij heel grote inkopen is het vaak nodig om een zogenoemde Europese aanbesteding te volgen. Hierbij is gedetailleerd vastgelegd welke stappen moeten worden gezet om tot een uiteindelijke leverancier te komen. In figuur . is deze processtap gemarkeerd en zien we de offerteaanvragen ontstaan. Het aanvragen van inkoopoffertes is neergelegd bij de inkoopafdeling. De gegevens voor een bepaalde inkoop worden door de inkoper verzameld en ingevoerd op de offertekaart, een scherm waarin de inkoper de gegevens


FIGUUR 3.6

79

Processtap Inkoopofferte en leveranciersselectie


Leverancierskaart

INKOOPPROCES (P2P)



Goederen ontvangen


Leverancier betalen

Offerteaanvragen

Artikellkaart

3

vermeldt op basis waarvan de leverancier een offerte kan uitbrengen. In de offertekaart worden onder andere de volgende gegevens vastgelegd: r offertenummer r leveranciersnummer, -naam en overige gegevens r verzochte ontvangstdatum r artikelregels, met voor elk artikel het gewenste aantal, aanduiding van het artikel en eventuele bijzonderheden r leverings- en betalingscondities Natuurlijk hoeft de inkoper ook nu niet alle gegevens opnieuw te typen. Door het invoeren van het leveranciersnummer of een deel van de leveranciersnaam, zal het ERP-systeem de betreffende leverancier opzoeken en de overige leveranciersgegevens vanaf de leverancierskaart overnemen. Hetzelfde geldt weer voor het artikel. Door het invoeren van het artikelnummer of een deel van de artikelnaam worden de gegevens van het artikel vanaf de artikelkaart overgenomen in de offertekaart. Ook dit vergemakkelijkt de invoer en verkleint de foutenkans. Bij een leverancier is het ook belangrijk te weten hoe zijn leverbetrouwbaarheid is: levert hij op tijd en in de juiste aantallen? Bij nieuwe leveranciers is dat lastig vast te stellen, maar bij bestaande leveranciers is eenvoudig in het systeem na te gaan hoe betrouwbaar ze zijn. Op basis van de ontvangen offertes moet een beslissing worden genomen over welke leverancier de order wordt gegund. Hierbij is niet alleen de prijs van belang, denk maar aan de leverbetrouwbaarheid en andere factoren als kortingen, of niet te afhankelijk willen worden van één specifieke leverancier. Bij grotere inkopen zal de bevoegdheid tot het selecteren van de leverancier zijn voorbehouden aan het hoofd Inkoop of aan de directie. Aan het aanvragen van een offerte zijn geen boekingen verbonden, wel zijn natuurlijk de offertegegevens opgeslagen, die later eenvoudig kunnen worden omgezet naar een inkooporder. De offerte is overigens geen verplichte stap in het inkoopproces; bijvoorbeeld wanneer er vaststaande prijzen gelden en geen specifieke kortingen mogelijk zijn, is een offerte vaak niet nodig. In de praktijk gebeurt het aanvragen van offertes dan ook niet in het geval van bestaande artikelen van bestaande leveranciers. Natuurlijk is het wel nodig om periodiek de inkoopmarkt te verkennen om vast te stellen dat er nog steeds op de meest aantrekkelijke condities wordt ingekocht.

Leverbetrouwbaarheid


80

§ 3.5

Inkooporder plaatsen Wanneer in de vorige stap besloten is een offerte van een bepaalde leverancier te accepteren, wordt deze offerte omgezet naar een inkooporder. Overigens betekenen de woorden inkooporder en bestelling hetzelfde. De inkooporder bevat natuurlijk dezelfde gegevens als de offerteaanvraag, maar nu is definitief bekend van welke leverancier we de goederenzending kunnen verwachten en wanneer we de goederen willen ontvangen. De leverancier krijgt een bericht, vaak door het sturen van een (digitale) bestelling. Het plaatsen van de inkooporder met de bijbehorende inkooporder is gemarkeerd in figuur ..

3 FIGUUR 3.7

Processtap Inkooporder plaatsen


Leverancierskaart


Offerteaanvragen


Goederen ontvangen


Leverancier betalen

Inkooporder

Artikelkaart

Inkooporder Verplichtingen

Deelleveringen Deelbetalingen

§ 3.6 Logistieke traject Magazijnpersoneel Goederenontvangstruimte Keuren Goederenontvangstdocument

Mocht de order zonder voorafgaand offertetraject worden geplaatst, dan moeten uiteraard alle gegevens nog in het ERP-systeem (orderkaart) worden ingevoerd. In andere gevallen kan de offerte eenvoudig met een druk op de (digitale) knop in het ERP-systeem omgezet worden in een inkooporder. Na het plaatsen van de bestelling zijn al rechten en verplichtingen ontstaan: voor het bedrijf om de goederen te ontvangen en te betalen en voor de leverancier om de goederen op tijd te leveren volgens de overeengekomen condities. Bij grote bedragen of langere levertermijnen worden hierbij afzonderlijke boekingen gemaakt (deelleveringen en deelbetalingen), maar bij de reguliere inkooporders meestal niet. De laatste stap bij het verwerken van de order is het vrijgeven: de inkoopmedewerker geeft in de order aan dat deze door het magazijn kan worden afgehandeld (dat de goederen mogen worden ontvangen).

Goederen ontvangen De inkooporder wordt nu verder in behandeling genomen en het logistieke traject gaat van start. Het magazijnpersoneel kan zijn activiteiten plannen (weet wanneer bepaalde zendingen worden verwacht). Meestal worden de goederen ontvangen in een afgescheiden goederenontvangstruimte, waar wordt vastgesteld wat er door de leverancier is bezorgd. Ook kan het nodig zijn de binnengekomen goederen eerst te keuren. Pas wanneer alle gegevens over de ontvangst zijn geregistreerd, kunnen de goederen worden weggezet in het magazijn. Deze processtap is afgebeeld in figuur . met daarbij het goederenontvangstdocument.


FIGUUR 3.8


INKOOPPROCES (P2P)

81

Processtap Goederen ontvangen Inkoopofferte en leverancierselectie

Leverancierskaart Offerteaanvragen


Inkooporder

Goederen ontvangen


Leverancier betalen

Goederenontvangst

Artikelkaart

3

Bij het ontvangen van de goederen wordt een groot aantal logistieke handelingen uitgevoerd. Vaak wordt daarbij gebruikgemaakt van een zogenoemd Warehouse Managementsysteem (WMS), dat soms ook deel uitmaakt van het ERP-systeem. Een uitgebreider behandeling van het WMS valt buiten de scope van dit boek. Wel kunnen we opmerken dat aan de hand van de door het magazijn ingevoerde ontvangstgegevens door het ERP-systeem eenvoudig kan worden vastgesteld of de ontvangst overeenkomt met de bestelling. Wanneer dit niet het geval zou zijn, wordt een signaal afgegeven aan de inkoper, die vervolgens contact opneemt met de leverancier. Van het ontvangen van de goederen wordt een boeking gemaakt, dat is de eerste in het inkoopproces. De waarde van de goederenvoorraad stijgt immers, terwijl we een voorlopige schuld krijgen aan de leverancier. Voorlopig, omdat de leverancier nog geen factuur heeft gezonden. De basisboeking van de ontvangst van de goederen met een waarde van € . luidt als volgt:

Aan

Grootboekrekeningen

Debet

3 Voorraad goederen 2 Tussenrekening inkopen

€ 50.000

Warehouse Managementsysteem (WMS)

Credit

€ 50.000

Door het boeken wordt meteen automatisch ook het aantal stuks dat in voorraad is, op de artikelkaart verhoogd. Op de artikelkaart is vooraf aangegeven welke waarderingsgrondslag van toepassing is. Dat kan zijn de betaalde inkoopprijs of een vaste inkoopprijs (die in de praktijk wel Vaste VerrekenPrijs (VVP)) wordt genoemd. Bovenstaande boeking wordt veelal gemaakt tegen VVP, een soort gemiddelde inkoopprijs, we zullen daarvan in het vervolg uitgaan. Andere waarderingsgrondslagen zijn FIFO (First In First Out) of LIFO (Last In First Out). Meer hierover in paragraaf .. Na deze boeking kunnen journaalposten (boekingen) worden teruggevonden onder het onderdeel Geboekte ontvangsten. In de praktijk zullen we in het ERP-systeem een wat ingewikkelder boeking aantreffen of een boeking met andere grootboekrekeningnamen. In het toepassingsdeel vind je dus een ietwat andere boeking, die daar wordt vergeleken met de hierboven vermelde (vereenvoudigde) boeking.

Waarderingsgrondslag Vaste VerrekenPrijs (VVP)

Geboekte ontvangsten


82

§ 3.7 Factuur Three-way match

Inkoopfactuur ontvangen en controleren Van de leverancier ontvangen we een factuur. Deze wordt door de administratie geregistreerd en in het systeem ingelegd. Er vindt nu een controle plaats die in de praktijk bekendstaat als ‘Three-way match’: het controleren of goederenontvangst (in het magazijn) en factuur (administratie) beide overeenkomen met de inkooporder. De Three-way match is in figuur . afgebeeld. FIGUUR 3.9

Three-way match

3 Inkooporder

Treeway match

Goederenontvangstmelding

Inkoopfactuur

Het proces ziet er inmiddels uit als in figuur . is afgebeeld:

FIGUUR 3.10


Processtap Inkoopfactuur controleren Inkoopofferte en leverancierselectie

Leverancierskaart Offerteaanvragen


Inkooporder

Goederen ontvangen

Goederenontvangst


Leverancier betalen

Inkoopfactuur

Artikelkaart

Goedgekeurde factuur

Wanneer er geen overeenstemming bestaat tussen de drie documenten, wordt de factuur verder (nog) niet behandeld. Wanneer er wel overeenstemming is, wordt de factuur verder gecontroleerd op juistheid (telling, toepassing btw, enzovoorts). Hierna spreken we van een goedgekeurde


INKOOPPROCES (P2P)

factuur. Feitelijk ontstaat nu definitief een schuld aan de leverancier. Omdat de werkelijk betaalde inkoopprijs (stel € .) vaak niet helemaal gelijk is aan de VVP (die € . bedraagt), ontstaat er een prijsverschil bij inkoop (in dit geval van + € .) en de boeking ziet er als volgt uit:

Grootboekrekeningen

Aan Aan

2 Tussenrekening inkopen (VVP) 1 Te vorderen OB 3 Prijsverschil bij inkoop 1 Crediteur X (werkelijke inkoopprijs inclusief OB)

Debet

83

Prijsverschil bij inkoop

Credit

€ 50.000 € 10.080 € 2.000 € 58.080

3

Op de rekening Crediteur X wordt de nieuwe schuld (€ .) aan de leverancier geboekt; dit is het eindbedrag van de factuur (werkelijke inkoopprijs, inclusief omzetbelasting). Voor iedere leverancier is een afzonderlijke crediteurenrekening beschikbaar; het totaal van de saldi op al die rekeningen samen geeft het totaalbedrag aan dat de schuld is aan leveranciers. De rekening Crediteur X is een totaalrekening van schuld (wordt gecrediteerd bij toename). Wanneer over het totaal aan handelsschulden wordt gesproken, hanteren we meestal de term Crediteuren, ook als een verzamelrekening in het grootboek. De losse crediteurenrekeningen vormen samen het subgrootboek Crediteuren. De rekening Prijsverschil bij inkoop wordt in dit voorbeeld gecrediteerd, omdat de VVP hoger is dan de werkelijk betaalde inkoopprijs. Zou de werkelijk betaalde inkoopprijs niet onder, maar boven de VVP hebben gelegen, dan zou de rekening Prijsverschil bij inkoop uiteraard zijn gedebiteerd. De rekening Te vorderen OB bevat de omzetbelasting die betaald gaat worden aan de leverancier (want zit immers in het eindbedrag van de factuur); dit bedrag kan door onze onderneming terug worden gevorderd van de Belastingdienst. De aangifte daarvan gebeurt meestal aan het einde van elke maand. De rekening Te vorderen OB is een rekening van bezit (wordt gedebiteerd bij toename). De Tussenrekening inkopen (is bijgehouden tegen VVP) wordt nu gedebiteerd en bevat dan hetzelfde bedrag aan de debetkant als aan de creditkant. De grootboekrekening heeft daardoor geen saldo. We zeggen ook wel dat de rekening ‘glad loopt’. Na deze boeking kunnen journaalposten (boekingen) worden teruggevonden onder het onderdeel Geboekte inkoopfacturen. Ook worden statistieken bijgewerkt, zoals het historische transactieoverzicht per leverancier, per order, per artikel. Naast deze boekingen wordt ook een aantal registraties bijgewerkt: r leveranciersposten die als basis dienen voor het saldo en het later vereffenen van de betalingen; r grootboekposten als basis van de grootboekrekeningen; r btw-posten als basis voor de btw-aangifte; r artikelposten als basis voor de beschikbaarheid van de voorraad en het volgen van de inslag en uitslag; r artikelwaardeposten als basis voor de waardering van de voorraad.

Schuld

Totaalrekening

Omzetbelasting

Geboekte inkoopfacturen


84

§ 3.8

Krediettermijn Betalingstermijn

Vervaldatum Betalingskorting Contantkorting

Leverancier betalen

B ro

We hebben (vanaf de factuurdatum) een bepaalde periode om te betalen. Deze wordt krediettermijn of betalingstermijn genoemd. Vaak hanteren leveranciers vaste krediettermijnen, bijvoorbeeld  dagen. De afnemer (ons bedrijf ) is dan verplicht om binnen  dagen na factuurdatum betaald te hebben. Uiteraard is het noodzakelijk om regelmatig na te gaan welke leveranciers binnenkort betaald moeten worden omdat de vervaldatum in zicht komt. Sommige leveranciers kennen zelfs een korting toe bij betaling binnen een kortere periode, de zogenoemde betalingskorting, soms ook contantkorting genoemd. Dit is gemarkeerd in figuur ..

3 FIGUUR 3.11

Processtap Leverancier betalen Inkoopofferte en leverancier selectie


Leverancierskaart

Offerteaanvragen


Inkooporder

Goederen ontvangen

Goederenontvangst

Leverancier betalen


Inkoopfactuur

Bankafrekening

Artikelkaart

Procuratiehouder

Bij het betalen vloeit er geld de onderneming uit, vandaar dat het belangrijk is dit proces goed te beheren en controleren. Zo zijn slechts enkele medewerkers bevoegd om betalingen te doen (deze worden met een ouderwets woord wel procuratiehouder genoemd). Nadat het ERP-systeem een selectie heeft aangeboden van facturen die betaalbaar gesteld moeten worden, wordt vastgesteld of de hoogte van het banksaldo alle betalingen toelaat. Mocht dit niet het geval zijn, dan worden een paar facturen iets later betaald. De facturen hoeven niet meer in detail te worden gecontroleerd, dat is immers al bij de vorige stap gebeurd: we hebben het hier alleen over goedgekeurde inkoopfacturen. De facturen worden elektronisch betaald, daarvoor zijn meestal twee bankpashouders nodig: de eerste zet de betalingen gereed en de tweede pashouder accordeert de betaling. Het spreekt voor zich dat beide passen niet in één hand mogen zijn. Voor de betaling boeken we het factuurbedrag (uiteraard inclusief omzetbelasting):

Grootboekrekeningen

Aan

Bankrekening

1 Crediteur X 1 Bank

Debet

Credit

€ 58.080 € 58.080

Wanneer onze onderneming geld op de bankrekening heeft staan, neemt dat saldo af met het bedrag dat we aan de leverancier hebben betaald. Het gaat over een rekening van bezit (wordt gecrediteerd bij afname). In het

V R


Bankrekening rood staat

Vereffenen Reconciliëren

§ 3.9

INKOOPPROCES (P2P)

geval dat onze bankrekening rood staat – we hebben dan al geld geleend van de bank –, loopt de boeking precies gelijk. De uitleg is echter iets anders: nu spreken we over Bank als een rekening van schuld, die wordt gecrediteerd bij toename (door de betaling aan de leverancier komen we verder rood te staan). De schuld die wordt bijgehouden op rekening Crediteur X wordt verlaagd, het betreft een rekening van schuld (debiteren bij afname). Om goed zicht te kunnen houden op de openstaande posten, is het nodig om aan leveranciers betaalde bedragen weg te strepen tegen openstaande schulden. Zoals we ook al in het verkoopproceshoofdstuk opmerkten, noemen we dit vereffenen, een vakterm hiervoor is reconciliëren. Bij het boeken van de betaling wordt aangegeven welke van de openstaande schulden bij die betaling hoort. Op de crediteurenkaart is dan eenvoudig te zien welke schulden zijn vervallen omdat ze vereffend zijn met een betaling per bank. In paragraaf . gaan we nader in op betalingskortingen bij het inkoopproces.

De boekingsgang van het inkoopproces Nadat bovenstaande boekingsgang is voltooid, vinden we de volgende grootboekrekeningen:

Debet Bankbetaling

Debet Inkoopfactuur

Debet

1 Crediteuren € 58.080

Inkoopfactuur

1 Te vorderen OB

Credit € 58.080

Credit

€ 10.080

1 Bank

Credit

Bankbetaling

€ 58.080

Debet

2 Tussenrekening inkopen

Credit

Inkoopfactuur

€ 50.000

Debet Goederenontvangst

Debet

Goederenontvangst

3 Voorraad goederen

€ 50.000

Credit

€ 50.000

3 Prijsverschil bij inkopen Facturatie

Credit € 2.000

85

3


86

Na de boekingsgang kunnen we de volgende conclusies trekken: r Bank is gecrediteerd voor het factuurbedrag. r Te vorderen OB is gedebiteerd voor het bedrag van de omzetbelasting. r Prijsverschil bij inkoop is gedebiteerd of gecrediteerd voor het verschil tussen het werkelijke inkoopbedrag van de goederen en de corresponderende VVP- waarde. r Voorraad goederen is gedebiteerd voor de VVP-waarde van de goederen.

§ 3.10

Kortingen bij inkoop en betalingskortingen Kortingen komen in de praktijk van het inkoopproces vaak voor. Meestal is er een reden voor het verlenen van korting. Feitelijk gaat het om het door de leverancier aantrekkelijker maken van een aanbod, om ons als kopende partij over de streep te trekken. We onderscheiden (zoals we al zagen in het verkoopproces) de volgende twee hoofdgroepen: r hoeveelheidskortingen r betalingskortingen

3

Kwantumkortingen Hoeveelheidskortingen Inkoopbonus

Staffelkorting

De meeste kortingen zijn zogenoemde kwantumkortingen, ook wel hoeveelheidskortingen genoemd. Deze worden bijvoorbeeld gegeven bij afname van een grote partij ineens, of bij een vooraf overeengekomen grote order die in delen wordt geleverd. Ook zien we de zogenoemde inkoopbonus, een hoeveelheidskorting, die achteraf wordt verleend wanneer de afname in een lange periode (bijvoorbeeld het afgelopen jaar) boven een bepaalde grens uitkomt. De kwantumkortingen verlagen de inkoopprijs van de order. Deze korting boeken we normaal gesproken niet op een aparte rekening, omdat feitelijk alleen de inkoopprijs lager wordt (anders gezegd: het prijsverschil tussen VVP en inkoopprijs verandert). Anderzijds zou de behoefte kunnen ontstaan om juist wel een afzonderlijke rekening te hanteren om daarmee inzicht te krijgen of er slim wordt ingekocht. Vaak wordt in de praktijk een hogere korting verleend bij een groter factuurbedrag (dat heet staffelkorting), bijvoorbeeld zoals in dit tabelletje te zien is:

Orderbedrag exclusief OB

Kortingspercentage

< € 5.000

0%

€ 5.000 > x > € 10.000

5%

€ 10.000 > x > € 50.000

10%

> € 50.000

12%

Andere voorbeelden van kortingen die leveranciers kunnen hanteren, zijn: r artikelkorting (bijvoorbeeld opruiming van een bepaald artikel); r afnemerskorting (bijvoorbeeld eigen dealers en andere winkeliers); r actiekorting (bijvoorbeeld bij een verkoopcampagne van de leverancier); r regelkorting (incidenteel verleende korting); r factuurkorting (boven een bepaald bedrag een korting in procenten).


INKOOPPROCES (P2P)

De tweede categorie van kortingen betreft de betalingskortingen. Dit zijn kortingen die verleend worden omdat een afnemer snel betaalt. Wanneer een onderneming binnen acht dagen betaalt, is de leverancier vaak bereid een betalingskorting te geven, omdat hij door deze snelle ontvangst van geld, rente kan uitsparen. Deze soort betalingskorting wordt vaak korting voor contant genoemd. Een andere vorm is de kredietbeperkingstoeslag, waarbij het factuurbedrag standaard met een toeslag wordt verhoogd, die mag worden afgetrokken wanneer binnen de aangegeven korte termijn wordt betaald. Kredietbeperkingstoeslag blijft verder onbesproken, omdat het in de praktijk niet zo vaak voorkomt. Er zijn wel complicaties ten aanzien van de omzetbelasting. Wanneer namelijk betalingskorting wordt verleend, blijkt dit pas op het moment waarop de klant betaald heeft. Door het toepassen van korting is de factuur niet langer correct. Er wordt immers (volgens afspraak) minder betaald door de klant dan het factuurbedrag. De in rekening gebrachte omzetbelasting is daardoor niet langer juist, omdat die recht evenredig hoort te zijn met het factuurbedrag. In de praktijk is het voor de leverancier vaak niet nodig om de btw aan te passen de klant die in een rol als ondernemer btw terug kan vorderen, heeft immers geen voordeel bij een verlaging van de te betalen btw en daarmee van het factuurbedrag. Daarom zal men in de praktijk geneigd zijn de btw te accepteren die op de factuur staat. Mocht het om een grote betalingskorting gaan, dan kan de leverancier alsnog een creditnota aanmaken, boeken en verzenden.

Betalingskortingen

Kredietbeperkingstoeslag

Omzetbelasting

3

Bij toepassing van een betalingskorting luidt de boeking uit paragraaf . als volgt:

Grootboekrekeningen

Aan Aan

1 Crediteur X 9 Betalingskortingen 1 Bank

Debet

Credit

€ 58.080 € 580 € 57.500

De grootboekrekening Betalingskortingen is een resultaatrekening, meer specifiek een van de rekeningen waarop de interestbaten zijn geregistreerd. Deze rekening wordt bij baten gecrediteerd, het Eigen vermogen wordt immers groter. Rubriek  wordt gehanteerd omdat daar alle rentebaten en -lasten worden geboekt (deze vormen een afzonderlijke categorie in de opbouw van de winst- en verliesrekening). Er is voor de leverancier uiteraard een relatie tussen het besparen op rentekosten (wanneer een klant snel betaalt, hoeft minder te worden geleend) en het geven van betalingskorting (de klant wordt gestimuleerd snel te betalen). Voor de klant gelden dergelijke overwegingen natuurlijk ook, maar dan omgekeerd.

§ 3.11

Inkoopretouren Ook in het inkoopproces komt het voor dat er goederen retour gaan. Bijvoorbeeld doordat ze beschadigd zijn aangekomen of doordat er te veel is besteld. Het terugsturen van goederen is een lastig proces, omdat het niet zo vaak voorkomt. Daarmee is het wel een proces waarmee vaak problemen optreden.

87

Retour


88

RMA-nummer

Creditnota

3

De inkoper besluit (vaak na overleg met de leverancier) om goederen terug te sturen. Daarvoor maakt hij een retourzending in het ERP-systeem aan. Het magazijn print de benodigde documenten uit het systeem en stuurt goederen en documenten naar de leverancier. Meestal heeft de leverancier een RMA-nummer (RMA staat voor Returned Materials Authorization) afgegeven dat de klant verplicht op alle correspondentie en op de goederenzending moet vermelden. Daarmee is de zending bij de leverancier namelijk gemakkelijk te traceren. Er wordt van een retourzending door de leverancier een zogenoemde creditnota opgemaakt, dat is een factuur met een negatief bedrag. Daarna loopt het retourproces als een omgekeerd inkoopproces: r Goederen worden teruggestuurd. r Creditnota wordt ontvangen. r Bedrag creditnota wordt verrekend met openstaand saldo van die leverancier. ERP-systemen hebben vrijwel altijd een goede ondersteuning voor retouren en creditnota’s. De boekingen zijn precies tegengesteld aan de eerdere boekingen: Van de goederenverzending in het magazijn:

Grootboekrekeningen

Aan

2 Tussenrekening inkopen (VVP) 3 Voorraad goederen (VVP)

Debet

Credit

€ 10.000 € 10.000

Van de creditnota, die van de leverancier wordt ontvangen:

Grootboekrekeningen

Aan Aan

3 Crediteur X 3 Prijsverschil bij inkoop 1 Te vorderen OB 2 Tussenrekening inkopen (VVP)

Debet

Credit

€ 11.616 € 400 € 2.016 € 10.000

Als aanvulling kunnen we nog opmerken dat het ook mogelijk is dat de goederen niet worden teruggestuurd maar dat de afnemer minder mag betalen omdat de goederen niet aan de vereiste kwaliteit voldoen of beschadigd zijn. De journaalposten blijven gelijk (de waarde van de voorraad daalt immers maar er worden geen goederen teruggestuurd).

§ 3.12

Controles Een voordeel van een ERP-systeem is uiteraard dat het systeem vaak al een foutieve invoer met een foutmelding kenbaar maakt. Voordat aan het eind van een periode (ga hier uit van een maand) het resultaat van die periode bepaald kan worden is het nodig meerdere controles


INKOOPPROCES (P2P)

uit te voeren. Boekhoudkundig zijn hiervoor tussenrekeningen een handig hulpmiddel. In paragraaf . kwam de Tussenrekening inkopen reeds ter sprake. Uit het toen aangehaalde voorbeeld bleek dat een creditsaldo op deze rekening erop duidde dat van de ontvangen goederen nog niet alle inkoopfacturen ontvangen waren. Uiteraard verstrekt zo’n saldo op zichzelf nog te weinig info over welke leveringen het dan betreft, maar het geeft in elk geval een signaal af waar een controller desgewenst rekening mee kan houden. De controles in het inkoopproces omvatten onder andere: De controle op de juistheid van de inkopen: r Is het juiste product wel ontvangen? r Is alles wat aan ons gefactureerd is, ook daadwerkelijk ontvangen? r Zijn de juiste kortingen en prijzen gehanteerd? (detailcontrole nodig) r Zijn de ontvangen creditnota’s correct? (ook detailcontrole nodig)

89

Tussenrekeningen

Juistheid van de inkopen

3

De controle op de afwikkeling van openstaande schulden: r Zijn de gefactureerde bedragen aan de leveranciers betaald? r Zijn alle posten afgeletterd, klopt de subadministratie met het grootboek?

Afwikkeling van openstaande schulden

De controle op de ingevoerde stamgegevens: r Zijn nieuwe leveranciers en artikelen juist en volledig in het systeem opgenomen?

Controle op de ingevoerde stamgegevens

Overige controles: r Zijn de leveringen door de leveranciers op tijd geschied? r Zijn er bij betaling kredietlimieten overschreden? Welke extra kosten zijn hiervoor betaald? Welke redenen? r Hoe is de afwikkeling van retouren (zie creditnota’s hierboven)? r Zijn er nog backorders, die snel ontvangen moeten worden? r Is de Tussenrekening inkopen leeg (of is het vermelde saldo verklaarbaar)? r Sluit de telling van de saldi van alle crediteurenkaarten aan met het saldo van het grootboek? r Representeert de VVP nog wel de reële waarde van de in de nabije toekomst te verwachten gemiddelde inkoopprijs? Natuurlijk kan blijken dat er fouten zijn gemaakt, die moeten worden gecorrigeerd. In dat geval wordt vrijwel altijd de foutieve boeking teruggedraaid (gestorneerd), waarna de juiste boeking alsnog wordt gemaakt. Stel dat een inkoper  stuks product A inkoopt (VVP is €  per stuk) en  stuks product B (VVP is €  per stuk). De producten worden geleverd, maar de magazijnchef maakt een fout bij het invoeren van de ontvangst, hij draait de aantallen van beide producten om. In plaats van  stuks product A voert hij dus  stuks product B in en omgekeerd. Hierdoor klopt de voorraad niet meer want in werkelijkheid zijn er meer stuks product A ( in plaats van ) en minder stuks product B ( in plaats van ). Geboekt werd:

Grootboekrekeningen

Aan

3 Voorraad product A (50 × € 35) 3 Voorraad product B (100 × € 40) 2 Tussenrekening inkopen (VVP)

Debet

Credit

€ 1.750 € 4.000 € 5.750


90

Geboekt had moeten worden:

Grootboekrekeningen

Aan

3 Voorraad product A (100 × € 35) 3 Voorraad product B (50 × € 40) 2 Tussenrekening inkopen (VVP)

Debet

Credit

€ 3.500 € 2.000 € 5.500

We kunnen dit op twee manieren oplossen:  We boeken wat geboekt werd terug en boeken alsnog wat geboekt zou moeten zijn. In dat geval draaien we de eerste journaalpost om en maken we alsnog de tweede journaalpost.  We corrigeren de foute journaalpost zodat de juiste overblijft. In dat geval boeken we dus product A met  stuks (dus met € .) op en boeken we product B met  stuks (dus met € .) af. Bedenk ook dat we de Tussenrekening inkopen per saldo ook met €  moeten laten afnemen. De correctiejournaalpost ziet er dan zo uit:

3

Grootboekrekeningen

Aan

3 Voorraad product A (50 × € 35) 2 Tussenrekening inkopen (VVP) 3 Voorraad product B (50 × € 40)

Debet

Credit

€ 1.750 € 250 € 2.000

Ook al zijn veel handelingen geautomatiseerd, waar mensen werken worden fouten gemaakt. Daarom is het voor een boekhouder ook cruciaal dat hij/zij ‘kan meedenken’ of ‘zich kan verplaatsen’ in de werkzaamheden van collega’s. Niet eens zozeer vanwege de taken die ze uitvoeren, maar veel meer vanwege de financiële consequenties die aan de werkzaamheden verbonden (kunnen) zijn. Daarom worden bedrijfsprocessen ook vaak tot in detail, inclusief processchema’s, opgesteld. Door processen ‘in stukken te hakken’ en per onderdeel aan te geven wat de risico’s zijn, is men beter in staat fouten te voorkomen en, minstens net zo belangrijk, gemaakte fouten te herstellen.

§ 3.13

Afwijking van het normale patroon

Rapportage, analyse en interpretatie Vanuit het inkoopproces is een groot aantal rapportages te vervaardigen. Hiermee kan het management van de onderneming snel zien waar een afwijking van het normale patroon is waar te nemen. Maar analyses kunnen ook worden uitgevoerd voor de inkopen per r inkoper r rayon r artikelgroep Daarnaast is een combinatie van bijvoorbeeld inkoper Jansen in rayon Zuid met artikelgroep keukenapparatuur denkbaar.


INKOOPPROCES (P2P)

Ook bijvoorbeeld ten aanzien van kortingen, de reeds uitstaande orders, de te vorderen omzetbelasting in relatie tot de inkopen kunnen de cijfers snel worden opgezocht in een rapportage. Om dit soort gedetailleerde informatie aan het ERP-systeem te kunnen ontlenen, is het noodzakelijk dat er ook registraties buiten het grootboek worden bijgehouden. Ieder ERP-systeem heeft hiervoor eigen tools beschikbaar. Met behulp van die tools kunnen (meestal redelijk eenvoudig) rapporten worden vervaardigd. De meest voorkomende rapportages zijn al standaard in het systeem beschikbaar, andere kan de onderneming meestal eenvoudig bij (laten) maken. Natuurlijk is het lastig vast te stellen welke gegevens je op welke wijze moet registreren. Vaak wordt in de praktijk uitgegaan van door het management vereiste rapportagemogelijkheden. Aan de hand van die uitkomst wordt dan terug geredeneerd welke registraties op welk moment moeten worden vastgelegd.

§ 3.14

Registraties buiten het grootboek

3

Inkoop van services (met daarbij kostenfacturen) Een onderneming koopt niet alleen goederen in, ook diensten worden ingekocht. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om incidentele diensten als het uitvoeren van schilderwerk, maar ook wordt gebruikgemaakt van doorlopende diensten van bijvoorbeeld een accountantskantoor, een schoonmaakbedrijf en dergelijke. Een belangrijke afwijking ten opzichte van het in dit hoofdstuk geschetste inkoopproces (van goederen) is dat er geen goederenontvangst plaatsvindt. Toch zal er natuurlijk een controle nodig zijn om vast te stellen dat de leverancier de dienst op de overeengekomen wijze heeft uitgevoerd. Dat gebeurt alleen niet in het magazijn, maar doordat degene die de dienst heeft afgenomen, vaststelt dat de uitvoering overeenstemt met hetgeen was besteld (en in de inkooporder staat). Het processchema ziet er daarmee iets anders uit, zie figuur .. FIGUUR 3.12

Initiatief tot inkoop dienst

Diensten

Processchema Inkoop van diensten Inkoopofferte en leverancier selectie


Dienstverlening akkoord?


Leverancier betalen

Om te voorkomen dat iedereen in de onderneming gerechtigd is om (diensten) in te kopen, wordt er vaak gewerkt met zogenoemde budgethouders. Dit zijn functionarissen die bevoegd zijn (het recht hebben) om te besluiten dat er een inkoopbehoefte bestaat. Zo zal het hoofd Facilitaire dienst de budgethouder zijn voor schoonmaakkosten, terwijl de Financieel directeur vaak budgethouder zal zijn voor de accountantskosten. De afdeling Inkoop mag pas bestellen wanneer de inkoop door de betreffende budgethouder is goedgekeurd. Budgettering wordt overigens uitvoerig besproken in hoofdstuk , dat gaat over het proces van de financiële maandafsluiting. Wanneer de dienst wordt ‘geleverd’, of liever gezegd: uitgevoerd, houdt de budgethouder toezicht op de uitvoering. Zo zal bij de dienstverlening van het schoonmaakbedrijf gecontroleerd moeten worden of er klachten zijn over de schoonmaak en moet de budgethouder (laten) controleren of

91

Budgethouder

Dienst wordt ‘geleverd’


92

Three-way match

bijvoorbeeld de toiletten goed zijn schoongemaakt en de ramen inderdaad zijn gezeemd (volgens hetgeen in de overeenkomst en de inkooporder staat). De three-way match is dus hier een vergelijking tussen inkooporder, uitslag van de controle door de budgethouder op de uitvoering en de inkoopfactuur. Pas daarna kan de factuur worden geboekt en zou als (enige) boeking volgen:

Grootboekrekeningen

3 Aan

4 Kosten (schoonmaak) 1 Te vorderen OB 1 Crediteuren

Debet

Credit

€ 3.600 € 756 € 4.356

In gevallen dat een factuur betrekking heeft op meer dan een boekingsperiode, moeten de kosten worden uitgesmeerd over de perioden (vaak: maanden) waarop de kosten betrekking hebben. We boeken dan nog geen kosten naar aanleiding van de factuurcontrole, maar gebruiken een tussenrekening:

Grootboekrekeningen

Aan

Vooruitbetaalde bedragen

1 Vooruitbetaalde bedragen 1 Te vorderen OB 1 Crediteuren

Debet

Credit

€ 3.600 € 756 € 4.356

Om nu te voorkomen dat we nauwkeurig moeten gaan bijhouden welke kosten op meer dan een periode (maand) betrekking hebben, wordt in de praktijk altijd geboekt op Vooruitbetaalde bedragen, maar geeft men tevens aan dat deze boeking betrekking heeft op een factuur van schoonmaakkosten. Dit is nodig voor de verdere verwerking in het boekingsproces. Een kostenrekening en de rekening Crediteuren komen dus in principe nooit in dezelfde journaalpost voor als de kosten betrekking hebben op meer dan een periode. Vanwege doelmatigheid en ook doelgerichtheid besluiten we altijd de factuur te boeken als vooruitbetaalde (of eventueel achteraf te betalen) kosten en dus nooit kosten te boeken op basis van een inkoopfactuur.

Nog te betalen bedragen

De kostenboeking (met creditering van de rekening Vooruitbetaalde bedragen) wordt besproken in hoofdstuk  over de financiële maandafsluiting. Volledigheidshalve merken we op dat wanneer de kosten niet vooruitbetaald worden, maar juist achteraf, er gebruik wordt gemaakt van de rekening Nog te betalen bedragen.

3.14.1

Een afwijkende behandeling van kostenfacturen

Het systeem van een halfjaarlijkse of jaarlijkse factuur is niet altijd van toepassing. Een redelijk vaak voorkomende situatie is die waarbij de kosten wel


INKOOPPROCES (P2P)

rechtstreeks vanaf de inkoopfactuur worden geboekt en we geen gebruik maken van de methodiek uit paragraaf .. Soms is het namelijk nog niet helemaal bekend hoe groot het uiteindelijke jaarbedrag zal zijn. Dan wordt gewerkt met een schatting en wordt in de laatste maand een verrekening uitgevoerd. Bijvoorbeeld bij energieleveranciers gaat het op de volgende manier: klanten betalen op basis van een maandelijkse voorschotnota een bedrag per maand, tot stand gekomen op basis van een geschat maandverbruik. De ene maand verbruikt het gezin meer dan dit geschat verbruik en de andere maand minder. Eenmaal per jaar moeten consumenten de meterstanden doorgeven op basis waarvan de leverancier dan het werkelijke verbruik vast kan stellen. Als blijkt dat de consument meer dan de geschatte hoeveelheid heeft verbruikt, moet dit verschil door de consument bijbetaald worden. Bleef het werkelijk verbruik onder de schatting, dan ontvangt de consument geld terug. De behandeling van dit soort facturen wijkt sterk af van hetgeen in de vorige paragraaf aan bod kwam. De afwikkeling van dit soort kostenfacturen komt aan bod in paragraaf ...

§ 3.15

93

Schatting Verrekening Voorschot

3

Inkoop van vaste activa Vaste activa, ook wel aangeduid met de term duurzame productiemiddelen, zijn bezittingen (‘activa’), die gedurende langere tijd meegaan. Voorbeelden zijn een gebouw, een auto, een machine, een computersysteem of de inrichting van kantoren. In het kader van het matchingprincipe is het ook hier niet juist om het bij aankoop betaalde bedrag in één keer ten laste van het resultaat te brengen. Vaste activa zetten we op een balansrekening en we nemen de kosten van die vaste activa op het moment dat de vaste activa in waarde achteruitgaan. Dat nemen van die kosten noemen we afschrijven. Het vast actief is niet voor de verkoop, maar is bedoeld om te kunnen ondernemen. Bij de inkoop van vaste activa is er veel overeenkomst met het reguliere inkoopproces. De periode om daadwerkelijk een order te plaatsen, neemt alleen veel meer tijd in beslag, omdat vaak onderhandeld moet worden over specificaties van de benodigde machines, transportmiddelen en andere vaste activa. Het inkoopinitiatief bij vaste activa ligt ook elders dan we zagen bij het inkopen van goederen die voor de verkoop zijn bestemd. Hier is wel een goederenontvangst, maar meestal niet in het magazijn, zodat ook hier vaak een handtekening van de budgethouder het goederenontvangstdocument vervangt. In sommige gevallen wordt ook niet echt een inkooporder in het ERP-systeem aangemaakt, maar vloeit de opdracht voort uit een contract. Voordat we kunnen gaan werken met een vast actief zal een aantal basisgegevens in ons ERP-systeem ingevoerd moeten zijn. Die basisgegevens worden ook nu aangeduid met de term stamgegevens. Over de vaste activa moeten we in elk geval registreren: r vastactiefnummerr r vastactiefnaam (omschrijving) r serienummer r waarderingsgrondslag r afschrijvingssysteem r verwachte levensduur en restwaarde

Vaste activa Duurzame productiemiddelen

Afschrijven

Inkoopinitiatief

Goederenontvangstdocument


94

Maar ook bijvoorbeeld gegevens over verzekering, onderhoudscontracten en dergelijke. In elk ERP-systeem worden ongeveer dezelfde gegevens vastgelegd, maar vaak wel met een eigen terminologie. Het toepassingsdeel bevat een overzicht van de belangrijkste basisgegevens die in het betreffende ERP-systeem zijn opgenomen. Vasteactivamodule

3 Vastactiefkaart

Offerteprocedure

ERP-systemen hebben (vrijwel) altijd een vaste-activamodule, waarin alle handelingen (ook logistiek) worden ondersteund. Belangrijk bij vaste activa is dat er geen voorraadkaarten zijn, zoals we eerder bij artikelen zijn tegengekomen. In plaats daarvan hebben we vaste actiefkaarten, die wel heel vergelijkbaar zijn met artikelkaarten. Wanneer een vast actief wordt besteld, moet eerst een vastactiefkaart (stamgegevens vaste activa) worden aangemaakt, omdat het nummer van het nieuwe vast actief aan de bestelorder wordt gekoppeld. Door het boeken van de inkoopfactuur wordt de koppeling gelegd naar de vastactiefkaart en wordt daar automatisch het inkoopbedrag (exclusief OB) overgenomen. Je hoeft dus geen inkoopbedrag handmatig op de vastactiefkaart in te vullen, dat doet het systeem voor je. Ook de aanschafdatum en het afschrijvingssysteem worden op de kaart vermeld. Op de materie van het afschrijven wordt in het proces van de financiële maandafsluiting (hoofdstuk ) verder ingegaan. Na het aanmaken van de vastactiefkaart loopt het inkoopproces bijna hetzelfde als bij het eerder beschreven inkoopproces. Het startpunt is vaak een offerteprocedure om de beste aanbieding tegen de scherpste prijs te kunnen kopen. Er kan een inkooporder worden aangemaakt, die ook wordt verstuurd aan de leverancier. Een belangrijk verschil is echter dat deze inkoop geen handelsartikel betreft, dat in het magazijn wordt gelegd tot het is verkocht, maar bijvoorbeeld een machine, die ergens wordt opgesteld om bijvoorbeeld bepaalde artikelen te vervaardigen. Na de boeking van de inkoopfactuur zien we ook de aankoopprijs op de vastactiefkaart vermeld staan. De boeking van het totaal van ontvangst van de machine en van de factuur is:

Grootboekrekeningen

Aan

0 Machine X 1 Te vorderen OB 1 Crediteur Y

Debet

Credit

€ 50.000 € 10.500 € 60.500

Natuurlijk is het ook mogelijk om een scheiding te maken tussen de ontvangst van de machine en de boeking van de inkoopfactuur, maar dit wordt in de praktijk niet vaak gedaan. Wanneer een gebouw wordt aangekocht, is er uiteraard helemaal geen sprake van een goederenontvangstboeking. Ook wordt in een dergelijk geval niet eens een inkooporder aangemaakt in het systeem. De boeking wordt gemaakt op basis van de afrekening van de notaris. Natuurlijk is het een geintegreerde aanpak, dus de boeking staat zowel in de vaste-activamodule als in het grootboek.


INKOOPPROCES (P2P)

Bij vaste activa worden soms ook installatiekosten of daarmee vergelijkbare kosten in rekening gebracht. Deze worden geacht deel uit te maken van de totale investering: die kosten worden bij de aankoopprijs opgeteld en gewoon mee afgeschreven. De installatiekosten worden daarmee niet als kosten in de periode van betalen geboekt (opnieuw het matchingprincipe).

95

Installatiekosten

Module 2: Het inkoopproces: ingewikkelder situaties In de tweede module besteden we aandacht aan het magazijnproces, dat voor het grootste deel is opgenomen in zowel het inkoopproces als het verkoopproces. Maar er blijven nog wel activiteiten over die een (klein) magazijnproces rechtvaardigen. Het tweede onderwerp is de bespreking van hoe boekingen in het systeem worden ingesteld.

§ 3.16

Het magazijnproces Het magazijnproces is voor het grootste gedeelte opgenomen in zowel inkoopproces als verkoopproces. Maar toch zijn er ook activiteiten die door het magazijn zelf worden uitgevoerd. Daarbij denken we aan: r verplaatsingen in of tussen magazijnen r inventarisaties r vernietigen van goederen r omgaan met beschadigde goederen Goederen worden soms verstuurd van het ene naar het andere magazijn. Feitelijk gebeurt daarmee niets van financiële aard: logistiek worden de goederen alleen weggeboekt bij de voorraad van het ene magazijn en ingeboekt bij de voorraad van het andere magazijn. Logistiek moeten dergelijke verplaatsingen wel in het ERP-systeem worden verwerkt, maar er worden geen journaalposten van gemaakt. Het goed bijhouden is natuurlijk wel van belang, omdat wanneer de beschikbare voorraad in een magazijn (via het ERP-systeem) wordt geraadpleegd, ervan uitgegaan wordt dat de getoonde voorraad ook daadwerkelijk voor uitlevering aan de klant aanwezig is. Om na te gaan of de werkelijke voorraad overeenkomt met de administratieve voorraad (in het ERP-systeem), wordt periodiek (minimaal eenmaal per jaar) een inventarisatie uitgevoerd. Hierbij wordt geteld hoeveel van elk artikel in het magazijn op voorraad ligt. Deze inventarisatie wordt vergeleken met de administratieve voorraad. Soms blijkt dat ergens een fout is gemaakt, waarvan we de oorzaak kunnen achterhalen, maar vaak zal het niet echt mogelijk zijn het voorraadverschil te verklaren. In elk geval moet de administratieve voorraad gelijk worden gemaakt aan de werkelijke voorraad in het magazijn. Wanneer er sprake is van een nadelig verschil (voorraadtekort bij telling (aantallen) in het magazijn) van stel € , dan is de boeking:

Grootboekrekeningen

Aan

9 Voorraadverschillen 3 Voorraad goederen

Debet

Credit

€ 900 € 900

3


96

Maar het kan uiteraard ook voorkomen dat er een overschot is van bijvoorbeeld € . Dan boeken we:

Grootboekrekeningen

Aan

3 Voorraad goederen 9 Voorraadverschillen

Debet

Credit

€ 400 € 400

Bij het vernietigen van goederen wordt de waarde van de voorraad (en uiteraard de logistieke hoeveelheid) minder. Omdat het vernietigen van goederen een manier is om eventuele voorraadtekorten te verdoezelen, is het belangrijk dat de onderneming hiervoor een gedetailleerd beschreven procedure heeft. Het vernietigen moet gebeuren door een magazijnmedewerker, samen met een medewerker die geen bewaarfunctie vervult. Op die manier wordt onafhankelijk vastgesteld hoeveel goederen er zijn vernietigd. De boeking – voor bijvoorbeeld € . – is vergelijkbaar met die van het voorraadtekort:

3

Grootboekrekeningen

Aan

9 Voorraadresultaat wegens vernietiging 3 Voorraad goederen

Debet

Credit

€ 1.200 € 1.200

Ook wanneer goederen tijdens de opslag in het magazijn zijn beschadigd, moeten we een vergelijkbare boeking maken. De waarde van de beschadigde goederen is uiteraard lager dan die van goederen die % goed zijn. Het gaat hier trouwens niet over goederen die beschadigd van de leverancier ontvangen zijn, want die kunnen we uiteraard terugsturen (zie paragraaf .). Stel dat goederen met een waarde van € . wegens beschadiging nog maar een waarde van €  hebben, dan luidt de boeking:

Grootboekrekeningen

Aan

9 Voorraadresultaat wegens beschadiging 3 Voorraad goederen

Debet

Credit

€ 700 € 700

Natuurlijk zal logistiek ook een aantekening worden gemaakt in het ERPsysteem dat deze goederen beschadigd zijn, zodat ze niet per ongeluk als normale goederen aan een klant worden geleverd.

§ 3.17

Aanbetalingen Soms zal een leverancier een aanbetaling vragen voor een leverantie, omdat bijvoorbeeld goederen speciaal voor het afnemende bedrijf op maat moeten worden vervaardigd. Dan moet aan de leverancier een bedrag worden vooruitbetaald. We lichten dit toe met een voorbeeld. Vanwege het unieke karakter van een bepaald product kan dit alleen worden besteld door vooraf % van het factuurbedrag te voldoen. Wij bestellen


INKOOPPROCES (P2P)

97

voor een bedrag van € ., exclusief % OB, bij deze leverancier en zullen dus € . (€  plus OB) vooraf moeten voldoen. De leverancier is volgens de belastingwetgeving overigens verplicht een (vooruitbetalings)factuur uit te reiken. Van het overmaken van € . via de bank wordt geboekt:

Grootboekrekeningen

Aan

Debet

1 Vooruitbetaalde bedragen 1 Te vorderen OB 1 Bank

Credit

€ 900 € 189 € 1.089

3

We ‘parkeren’ het vooraf betaalde bedrag (exclusief % btw) slechts op de grootboekrekening Voorbetaalde bedragen. Dit bedrag geeft voor onze onderneming een recht op levering aan (eigenlijk een schuld). Deze rekening Vooruitbetaalde bedragen wordt tegengeboekt (gecrediteerd) op het moment van het boeken van de slotfactuur. Van de ontvangst van de producten en de factuur boeken we: Grootboekrekeningen

Aan Aan

3 Voorraad goederen 1 Te vorderen OB 1 Crediteuren 1 Vooruitbetaalde bedragen

Debet

Recht op levering

Credit

€ 4.500 € 756 € 4.356 € 900

Van de betaling van de factuur boeken we: Grootboekrekeningen

Aan

§ 3.18

1 Crediteuren 1 Bank

Debet

Credit

€ 4.356 € 4.356

VVP inclusief inkoop/magazijnkosten Behalve het opnemen van directe inkoopkosten zoals vrachtkosten in de VVP, kunnen ook indirecte inkoopen magazijnkosten in de VVP worden opgenomen. Hierdoor stijgt de hoogte van de VVP en daarmee ook de waarde op de balansrekening Voorraad goederen. Het opnemen van kosten op een balansrekening noemen we het activeren van kosten (activeren houdt verband met de activa – bezittingen – die op de balans debet staan). We activeren inkoopen magazijnkosten omdat we daarmee de kosten van het inkooptraject en de kosten van de magazijnbehandeling meteen kunnen doorbelasten in de kostprijs van de producten. In hoofdstuk  gaan we dieper op de problematiek rondom directe/indirecte kosten in. Het doel is dus om de kostprijs met inbegrip van de dekking voor inkoopen magazijnkosten te berekenen. Daarnaast kunnen we ook een vergelijking maken met de werkelijke kosten van de inkoopafdeling en van het magazijn en kunnen we nagaan of de dekkingen hierbij aansluiten.

Indirecte inkoopen magazijnkosten VVP Activeren van kosten

Dekking voor inkoopen magazijnkosten


98

FIGUUR 3.13

Werkelijke kosten en Gedekte kosten

Werkelijke kosten

3

Kostenresultaat

Gedekte kosten

Kosten afdeling Inkoop

Dekking afdeling Inkoop

Kosten afdeling Magazijn

Dekking afdeling Magazijn

Een verschil tussen de werkelijke en gedekte kosten noemen we een kostenresultaat. Als de werkelijke kosten hoger zijn dan de gedekte kosten, is de in de kostprijs opgenomen dekking te laag, we lijden daardoor verlies. Wanneer de werkelijke kosten lager zijn dan de gedekte kosten, realiseren we een winst. Wanneer die winst structureel aanwezig is, is de kostprijs onnodig hoog. De dekking van de inkoopafdeling is afhankelijk van de gemiddelde inkoopprijs van de in deze periode ingekochte goederen (of inkoopordergrootte), terwijl de dekking van het magazijn afhankelijk is van de door het magazijn ontvangen en afgegeven zendingen (eenvoudshalve gaan we alleen uit van een dekking bij ontvangst van de goederen van de leveranciers). Voordat we boekingen kunnen gaan maken, moet eerst worden vastgesteld hoe hoog de verwachte of begrote kosten van de inkoopafdeling en van de verkoopafdeling op jaarbasis zijn. Ook moeten we weten hoe hoog het totaalbedrag aan inkopen in dit jaar naar verwachting zal zijn. Wanneer we de verwachte of begrote kosten weten en het bedrag van de inkopen, kunnen we met een eenvoudige deelsom de verwachte of begrote kosten uitdrukken in een percentage van de inkoopprijs van de inkopen. Voorbeeld: In  verwacht de controller de volgende cijfers te realiseren (bedragen exclusief OB): Verwachte kosten van de inkoopafdeling Verwachte kosten van het magazijn Verwachte kosten van de inkopen tegen inkoopprijs

€ . € . € ..

De opslag voor inkoopkosten bedraagt over  € . / € .. × % = % De opslag voor magazijnkosten bedraagt over  € . / € .. × % = %


INKOOPPROCES (P2P)

99

De basisboeking van de ontvangst van de goederen met een waarde van € . is in paragraaf . als volgt weergegeven:

Aan

Grootboekrekeningen

Debet


€ 50.000

Credit

€ 50.000

Nu komt daar nog bij als toeslag voor inkoopkosten: 3 Grootboekrekeningen

Aan

Debet

3 Prijsverschillen bij inkoop 4999 Overboekingsrekening

Credit

€ 5.000 € 5.000

En als toeslag voor magazijnkosten:

Aan

Grootboekrekeningen

Debet

3 Prijsverschillen bij inkoop 4999 Overboekingsrekening

€ 7.500

Credit

€ 7.500

In hoofdstuk  wordt rekening  Overboekingsrekening uitvoerig besproken. Op deze plaats vermelden we alleen dat dit een dekking is die (credit) staat tegenover kosten die debet in rubriek  zijn geboekt. Wanneer we een kostenfactuur van inkoopkosten ontvangen van €  (inclusief % OB), boeken we namelijk:

Grootboekrekeningen

Aan

Debet

4 Inkoopkosten 1 Te vorderen OB 1 Crediteuren

Credit

€ 500 € 105 € 605

Stel dat in januari  de volgende gegevens uit de boekingen zijn verzameld:

Werkelijk

Dekking

Resultaat

Kosten van de inkoopafdeling

€ 10.730

€ 10.000

€ 730 V

Kosten van het magazijn

€ 12.600

€ 12.000

€ 600 V

Dekking


100

De bedragen in de kolom Werkelijk zijn ontleend aan de debiteringen op grootboekrekeningen  Inkoopkosten en  Magazijnkosten, terwijl de bedragen in de kolom Dekking zijn ontleend aan de bedragen die voor inkoopkosten en magazijnkosten zijn gecrediteerd op rekening  Overboekingsrekening. In hoofdstuk  gaan we dieper op deze materie in bij de behandeling van de kostenplaatsen.

§ 3.19

3

Waarderingsmethode

Waarderingsmethoden voor de voorraad Bij de bespreking van het artikel in paragraaf . hebben we geen aandacht geschonken aan de waarderingsmethode. Dat gaat over de vraag tegen welke waarde de goederen op de balans staan. Je kunt hierbij denken aan de historische aankoopprijs of aan de vervangingswaarde. Bij historische aankoopprijs geldt dan nog de vraag welk artikel als eerste administratief wordt afgeboekt. We hebben daarbij verschillende mogelijkheden, zoals: r FIFO: first in, first out Administratief worden de eerst ontvangen artikelen als eerste afgeboekt wanneer ze worden verkocht; r LIFO: last in, first out Administratief worden de laatst ontvangen artikelen als eerste afgeboekt wanneer ze worden verkocht; r GIP: gemiddelde inkoopprijs Na elke inkoop wordt de gemiddelde voorraadwaarde opnieuw bepaald. Bij handelsbedrijven wordt meestal gebruikgemaakt van FIFO, terwijl in productiebedrijven vaak gekozen wordt voor de VVP, omdat dit leidt tot stabielere kostprijzen van de eindproducten. De grondstofprijzen zijn immers een onderdeel van de fabricagekostprijs. Vóór de komst van automatisering was het lastig om individuele prijzen bij te houden, maar het ERP-systeem heeft hier natuurlijk geen moeite mee. Voor de komst van automatisering was het bijhouden van welke goederen tegen welke prijs zijn ingekocht een tijdrovend en nauwkeurig werkje. Dat is niet langer nodig doordat het ERP-systeem eenvoudig kan bijhouden hoeveel artikelen er nog van een bepaalde prijs in het magazijn liggen. Om duidelijk te maken wat de verschillen kunnen zijn, geven we een simpel voorbeeld.

Datum

Ingekocht aantal

Verkocht aantal

1 juli 6 juli

10

16 juli 24 juli 30 juli

8 10 12

Waarde per stuk

Voorraad

€ 20

2

€ 23

12

€ 50

4

€ 28

14

€ 50

2


INKOOPPROCES (P2P)

101

De voorraadwaarde volgens elk van de drie historische aankoopprijsmethoden is:

FIFO

LIFO

GIP

1 juli

€ 40

€ 40

€ 40

6 juli

€ 40 + (10 × € 23) = € 270

€ 40 + (10× € 23) = € 270

€ 40 + (10 × € 23) = € 270 (dus € 22,50 per stuk)

€ 270 – (2 × € 20 + 6 × € 23) = € 92

€ 270 – (8 × € 23) = € 86

€ 270 – (8 × € 22,50) = € 90

24 juli

€ 92 + (10 × € 28) = € 372

€ 86 + (10 × € 28) = € 366

€ 90 + (10 × € 28) = € 370

30 juli

€ 372 – (4 × € 23 + 8 × € 28) = € 56

€ 366 – (10 × € 28 + 2 × € 23) = € 40

€ 370 – 12 × € 26,43 = € 52,86

2 × € 28 = € 56

2 × € 20 = € 40

2 × € 26,43 = € 52,86

16 juli

Eindvoorraad

Bij de GIP-methode moet na elke inkooptransactie weer een nieuwe gemiddelde inkoopprijs worden berekend. De vetgedrukte bedragen vormen tevens de kostprijs verkopen van die transacties, immers geldt het volgende: Eindvoorraad = aantal artikelen op voorraad aan het einde van de periode maal kostprijs Kostprijs verkopen = aantal artikelen in deze periode verkocht maal kostprijs

Wanneer we op de kostprijs inzoomen krijgen we het volgende overzicht:

FIFO Omzet

LIFO

GIP

20 × € 50 = € 1.000

20 × € 50 = € 1.000

20 × € 50 = € 1.000

2 × € 20 + 6 × € 23 + 4 × € 23 + 8 × € 28 = € 494

8 × € 23 + 10 × € 28 + 2 × € 23 = € 510

8 × € 22,50 + 12 × € 26,43 = € 497,16

Brutowinst

€ 506

€ 490

€ 502,84

Voorraad

€ 56

€ 40

€ 52,86

Kostprijs verkopen

Stel dat de laatste twee artikelen op  augustus alsnog voor €  worden verkocht. We zien dan het volgende:

3


102

FIFO Omzet Kostprijs verkopen Brutowinst Voorraad

LIFO

GIP

22 × € 50 = € 1.100

22 × € 50 = € 1.100

22 × € 50 = € 1.100

2 × € 20 + 6 × € 23 + 4 × € 23 + 8 × € 28 + 2 × € 28 = € 550

8 × € 23 + 10 × € 28 + 2 × € 23 + 2 × € 20 = € 550

8 × € 22,50 + 12 × € 26,43 + 2 × € 26,43 = € 497,16

€ 550

€ 550

€ 550,02

€0

€0

€0

Wanneer alle artikelen zijn verkocht is er geen verschil meer in de brutowinst. Een andere waarderingsmethode veroorzaakt dus alleen een mogelijke winstverschuiving naar een eerder of later moment. De brutowinst bij GIP is niet helemaal gelijk aan de brutowinst bij de andere methoden, dat is het gevolg van een afrondingsverschil omdat steeds een nieuwe gemiddelde prijs per artikel wordt berekend na elke nieuwe inkooptransactie. Welke waarderingsmethode moet worden gekozen is ook afhankelijk van de aard van de voorraad. Wanneer een onderneming computers verkoopt, is LIFO niet zo geschikt, omdat daar sprake is van een steeds dalende prijs. Hierdoor wordt de kostprijs te laag berekend, waardoor er te flatteuze brutowinsten op verkopen worden gerapporteerd. Het gaat te ver om in dit boek verder op deze materie in te gaan en we verwijzen graag naar gespecialiseerde literatuur, maar een onderneming die brillen in- en verkoopt, hanteert de volgende waarderingsmethoden voor de voorraad: r Voor de producten uit het verre oosten die maar eenmalig worden besteld zoals monturen, hanteert het bedrijf een VVP, omdat de inkoopprijs niet meer zal worden aangepast bij een eenmalige inkoop. r Voor producten als lenzen die voor een langere periode besteld kunnen worden en waarvan de inkoopprijzen nog wel eens kunnen wijzigen in de loop van de tijd, gebruikt men de gemiddelde inkoopprijs. r Voor onder andere contactlenzen waaraan een houdbaarheidsdatum verbonden is en brillenlenzen met hele specifieke optische waarden gebruikt het bedrijf FIFO als waarderingsmethode.

3

Artikelkaart Artikelposten Waardeposten Grootboekposten

§ 3.20

Liquiditeitspositie

In hoofdstuk  over de financiële jaarafsluiting zullen we zien dat er een eenvoudige manier is om een ‘vaste’ inkoopprijs te hanteren, wat erg eenvoudig is bij het bepalen van een kostprijs die niet dagelijks hoeft te worden aangepast. Op de artikelkaart (stamgegevens artikel) van het ERP-systeem kan worden aangegeven welke waarderingsgrondslag van toepassing is. In beginsel worden steeds aantallen artikelen geregistreerd, maar daar hoort ‘onder water’ toch een waarde bij. Zo kunnen artikelposten (in aantallen) worden vertaald naar waardeposten en grootboekposten (in geld).

Bankbetalingen nader bekeken Banktransacties verlopen vrijwel geheel geautomatiseerd. Vanuit het ERPsysteem kan een lijst worden opgevraagd welke (goedgekeurde!) inkoopfacturen binnen enkele dagen moeten worden betaald. Daarbij kijken we natuurlijk naar de liquiditeitspositie van de onderneming: is er voldoende saldo op de bankrekening om alle geselecteerde facturen te kunnen


INKOOPPROCES (P2P)

betalen? Mocht dit niet het geval zijn dan moet de selectie van inkoopfacturen worden verkleind. Nadat de juiste facturen zijn klaargezet, moet de bankopdracht worden geautoriseerd. Dat gebeurt meestal met een bankpasje en een identifier (een apparaatje waarmee met de bankpas en een pincode een nieuwe autorisatiecode voor de bankbetaling kan worden gegenereerd). Deze hele activiteit kan in het ERP-systeem worden afgewikkeld, maar in het kader van beveiliging zijn er zo weinig mogelijk personen in de onderneming die de bevoegdheid hebben om betalingen te autoriseren. Elektronisch bankieren staat ook bekend onder de term EFT, wat staat voor Electronic Funds Transfer. Nadat de bank de betaling heeft verricht komt hiervan een elektronische bevestiging wanneer het ERP-systeem contact maakt met het banksysteem. Sommige bedrijven hanteren een tussenrekening omdat tussen het geven van de betaalopdracht en het door de bank uitvoeren ervan een tijdsverloop zit. Gezien de snelheid van het uitvoeren van betaalopdrachten is het werken met een tussenrekening niet echt meer nodig. De verwerking geschiedt doorgaans automatisch, en kost daarom weinig tijd. Maar soms zit tussen het verwerken van de bankafschriften een langere periode. Niet elk bedrijf boekt dagelijks de bankafschriften. Daarom kiezen bedrijven er vaak voor toch een tussenrekening te gebruiken. Wel hebben we in hoofdstuk  gezien dat een rekening Kruisposten in gebruik is om de betalingen tussen eigen bankrekeningen en tussen eigen bank en eigen kas op de juiste wijze te kunnen boeken. Voor betalingen binnen de EU wordt gebruikgemaakt van SEPA (Single Euro Payments Area). Dit is een protocol dat voor alle banken in de EU geldt. Alle bedrijven en particulieren maken gebruik van een internationaal rekeningnummer, IBAN genaamd, dat ook voor binnenlandse betalingen gebruikt moet worden. Het Nederlandse IBAN beslaat  tekens, maar buitenlandse IBAN’s kunnen tot maximaal  tekens bevatten. Binnen SEPA zijn de Europese overschrijving (SCT = SEPA Credit Transfer) en de Europese incasso (SDD = SEPA Direct Debit) als standaardformaten beschikbaar. Voor ondernemingen is de aanlevering van bulkbetalingen gebaseerd op een Europese standaard, waarop de ERP-systemen hun communicatie met de banken baseren. Bij transacties met bedrijven in de Verenigde Staten wordt vreemd genoeg nog heel vaak gebruikgemaakt van cheques, papieren overschrijvingen die door de betaler per post worden verzonden aan de ontvanger. De ontvanger stuurt de cheque naar zijn bank met het verzoek het bedrag over te boeken op zijn rekening. Ook in Frankrijk is het werken met cheques nog wel gebruikelijk, Nederland heeft hier duidelijk een koploperrol in het digitale betalingsverkeer. Bankbetalingen en -ontvangsten in het kader van vermogensverschaffing worden besproken in hoofdstuk , dat gaat over het financieringsproces.

§ 3.21

103

Bankpasje Identifier

Elektronisch bankieren EFT

3

Kruisposten

SEPA

IBAN Europese overschrijving Europese incasso

Kosten van Research & Development Kosten van Research & Development (in het Nederlands een enkele keer aangeduid als Onderzoek & Ontwikkeling) worden afwijkend behandeld ten opzichte van de normale kosten. Vaak wordt hiervoor gebruikgemaakt van projecten die een specifiek doel hebben en waarvoor ook een maximum is vastgelegd: een budget. De projectleider is vaak budgethouder en beslist over aanschaffingen en kosten die voor een bepaald project moeten

Research & Development Budget Projectleider Budgethouder


104

Permanence

Kostprijscomponent Product life cycle

3

worden gedaan. In deze paragraaf belichten we de developmentkosten, de kosten van meer fundamenteel onderzoek (dat is research) blijven buiten beschouwing. Ook voor deze developmentkosten is de permanence van toepassing: de totale kosten van een bepaald project moeten als het ware worden terugverdiend wanneer het ontwikkelde product op de markt kan worden gebracht. Vanaf dat moment wordt er een kostprijscomponent gedefinieerd, waarmee de projectkosten worden doorberekend in de kostprijs. Daarmee worden gedurende de product life cycle (levensduur van dat artikel, in de zin van de periode dat het product kan worden verkocht) de R&D-kosten goedgemaakt. Stel dat een factuur wordt ontvangen voor bewerkingen aan een prototype van een product dat in ontwikkeling is van € . exclusief % btw, dan boeken we:

Grootboekrekeningen

Aan

Subadministratie

0 Geactiveerde R&D-kosten 1 Te vorderen OB 1 Crediteur Y

Debet

Credit

€ 2.000 € 420 € 2.420

Meteen wordt het bedrag van € . geboekt op een projectkaart, die als een subadministratie onder de rekening Geactiveerde R&D-kosten hangt. Die subadministratie geeft een specificatie van de bedragen per project die geboekt zijn op grootboekrekening Geactiveerde R&D kosten. De rekening heet Geactiveerde R&D-kosten, omdat het geen gewone kosten betreft, maar uitgaven die pas veel later als kosten zullen worden meegenomen. Om dat te kunnen bereiken, moeten de kosten aan de debetkant van de balans worden gezet (als bezit, een beetje vergelijkbaar met een vooruitbetaald bedrag). We zeggen ook wel dat aan de debetkant de activa (bezittingen) van de onderneming staan. Het woord activeren betekent dan ook dat we het bedrag aan de debetkant van de balans plaatsen. De bedragen op de projectkaart worden op de voet gevolgd, om te voorkomen dat de projectleider meer kosten maakt dan voor het project is toegestaan. Wanneer het product op de markt komt, volgt de feitelijke kostenboeking pas. In bovenstaande journaalposten zijn immers alleen balansrekeningen gebruikt. Maar in een aantal gevallen zal ook na een developmenttraject besloten worden een project af te blazen omdat het geen levensvatbare producten gaat opleveren. In dat geval worden de geactiveerde kosten aan het einde van het boekjaar geheel ten laste van het resultaat gebracht. Volledigheidshalve wijzen we erop dat R&D-kosten inderdaad te onderscheiden zijn in researchkosten, die meer een algemeen karakter hebben en niet tot een specifiek (verkoopbaar) product leiden, en developmentkosten, waar het de bedoeling is om te komen tot een specifiek (verkoopbaar) product. Researchkosten worden meestal aan het einde van het jaar ten laste van het resultaat geboekt, bijvoorbeeld met de boeking:

Grootboekrekeningen

Aan

9 R&D-kosten 0 Geactiveerde R&D-kosten

Debet

Credit

€ 4.000 € 4.000


INKOOPPROCES (P2P)

105

Developmentkosten blijven op de rekening Geactiveerde R&D-kosten staan, tot het product daadwerkelijk verkocht gaat worden. Dan gaan we het geactiveerde bedrag afschrijven, vergelijkbaar met de vaste activa (zie hoofdstuk ). Volgens de jaarrekeningregels mag een onderneming kiezen of de R&Dkosten worden geactiveerd of in één keer ten laste van de winst worden gebracht. In internationaal verband moeten de regels van IFRS worden gevolgd. Daarbij geldt dat onderzoekskosten als ‘lopende kosten’ ten laste van de winst moeten komen en ontwikkeluitgaven als investering (geactiveerde kosten) op de balans mogen worden geplaatst.

§ 3.22

3

Hoe worden boekingen in het systeem ingesteld? In deze paragraaf bespreken we hoe de routing geregeld wordt van boekingen: hoe komt het juiste bedrag op de juiste grootboekrekening? Elk ERPsysteem heeft hierbij een eigen terminologie, maar in hoofdzaak komt het erop neer dat er instellingen kunnen worden geregeld voor groepen (categorieën) van leveranciers, waarvoor boekingen op dezelfde wijze door het systeem moeten worden verwerkt. We spreken hierbij vaak over boekingsgroepen. Hierbij onderscheiden we twee stappen:  De categorie wordt gedefinieerd (krijgt een naam) en voor verschillende soorten financiële mutaties worden de grootboekrekeningen ingevoerd die bij boekingen gebruikt moeten worden. We denken dan aan grootboekrekeningen waarop de schulden, de kosten, de voorraad, de btw en dergelijke worden geboekt. Het is bijvoorbeeld voor de hand liggend om bij leveranciers een onderscheid te maken in de volgende groepen: a binnenlandse leveranciers b EU-leveranciers (buiten Nederland) c leveranciers buiten de EU.  Bij iedere leverancier, ieder artikel en dergelijke wordt aangegeven tot welke groep deze entiteit behoort. Het systeem weet daarmee welke van de onder () genoemde rekeningen voor transacties met die specifieke leverancier, met dat specifiek artikel, enzovoorts, moeten worden gebruikt. Zo zal bij een inkoop bij een leverancier in Duitsland gebruik worden gemaakt van de grootboekrekening  Crediteuren EU, terwijl voor de opboeking van een schuld aan een leverancier in Utrecht de rekening  Crediteuren binnenland wordt gebruikt. Welke grootboekrekeningen door het systeem moeten worden gebruikt bij transacties van verschillende groepen, moet voor ingebruikname van het systeem worden ingesteld. Natuurlijk kunnen instellingen tussentijds ook worden gewijzigd, zoals bij het starten met handelen met landen buiten de EU, maar het is aan te raden hierin voorzichtig te zijn, omdat wijzigingen in het gekozen systeem andere boekingen (van vergelijkbare financiële feiten) te zien zal geven. Het hoofd van de administratie en/of de controller zijn degenen die dit soort wijzigingen in gang moeten zetten.

Boekingsgroepen


106

Begrippenlijst

3

Begrip

Engelse term

Omschrijving

Activeren van kosten

To Activate Costs

Kosten niet meteen ten laste van het resultaat brengen, maar op de balans debiteren en op een later moment ten laste van het resultaat brengen.

Afschrijven

To Depreciate

Boeken van kosten van vaste activa op het moment dat de vaste activa in waarde dalen, door gebruik of door verloop van tijd.

Artikelkaart

Item Card

Kaart waarop de gegevens van een bepaald artikel worden getoond.

Artikelpost (artikelposten)

Item Posting

Wijziging van het aantal producten op basis van een transactie.

Bankrekening

Bank Account

Entiteit waarop de vordering-schuldverhouding tussen het bedrijf en de bank is weergegeven.

Beschikbare voorraad

Available Stock

De voorraad die in het magazijn is, maar niet gereserveerd is voor lopende orders.

Betalingskorting (betalingskortingen)

Payment Discount

Korting die verleend wordt wanneer de afnemer (schuldenaar) snel betaalt.

Betalingstermijn (krediettermijn)

Payment Period

Termijn waarbinnen een factuur moet zijn betaald vanaf de datum van het opmaken van de factuur.

Boekingsgroepen

Posting Groups

Set van instellingen die hoort bij een bepaalde logistieke gebeurtenis, waardoor de financiële gevolgen van die gebeurtenis automatisch door het ERP-systeem op de juiste grootboekrekeningen worden geboekt.

Budgethouder

Budget Holder

Functionaris die bevoegd is om uitgaven goed te keuren tot een vooraf vastgesteld maximum.

Contact

Contact

Persoon die als aanspreekpunt optreedt.

Contantkorting

Payment Discount

Korting bij snelle betaling van een factuur.

Crediteur

Accounts Payable (A/P)

Leverancier aan wie de onderneming geld schuldig is, doordat men op rekening heeft ingekocht en nog niet heeft betaald.

Creditnota

Credit Invoice

Factuur met een negatief eindbedrag.

Deelbetalingen

Partial Payment

Order waarvan het geld in gedeelten wordt betaald.

Deelleveringen

Partial Deliveries

Order waarvan de goederen in gedeelten (partijen) worden uitgeleverd.

Dekking

Coverage

Bedrag dat wordt ingeschat om gemaakte kosten te kunnen betalen. Dit is vaak meteen een maatstaf voor de efficiency van de manager van de afdeling.


INKOOPPROCES (P2P)

107

Begrip

Engelse term

Omschrijving

Dekking voor inkoopen magazijnkosten

Coverage for Purchasing and Warehouse Costs

Bedrag dat wordt ingeschat om de indirecte kosten van inkoopafdeling en magazijnafdeling te kunnen betalen.

Diensten

Services

Services die een onderneming levert.

Duurzame productiemiddelen (Vaste activa)

Fixed Assets

Bezittingen (‘activa’), die gedurende langere tijd meegaan. Bijvoorbeeld een gebouw of een auto.

EFT (Elektronisch bankieren)

Electronic Fund Transfer

Bankbetalingen (en ontvangsten) die (digitaal) via een onlineverbinding met de bank worden doorgegeven.

Elektronisch bankieren (EFT)

Electronic Fund Transfer

Bankbetalingen (en ontvangsten) die (digitaal) via een onlineverbinding met de bank worden doorgegeven.

Europese incasso

SEPA Direct Debit

Bankopdracht waarmee de ontvanger van het geld een bedrag van de ene bankrekening over laat maken vanaf de bankrekening van een andere partij. De ontvanger geeft dus opdracht tot het overschrijven.

Europese overschrijving

SEPA Credit Transfer

Bankopdracht waarmee de rekeninghouder een bedrag van de ene bankrekening wordt overgemaakt naar de bankrekening van een andere partij.

Factuur

Invoice

Gespecificeerd overzicht van het te betalen bedrag van een specifieke verkooptransactie.

Geboekte inkoopfacturen

Posted Invoices

Inkooporders waarvan de inkoopfacturen al zijn ontvangen en geboekt.

Geboekte ontvangsten

Posted Goods Receipts

Inkooporders waarvan de goederen al zijn ontvangen en geboekt.

Goederenontvangstdocument

Goods Receipt Document

Document dat wordt opgemaakt wanneer een goederenontvangst wordt geboekt. Soms aangeduid als magazijnontvangstbon.

Goederenontvangstruimte

Goods Receipt Room

In het magazijn afgezonderde ruimte waar goederen van leveranciers worden ontvangen en wordt vastgesteld (tellen, keuring) welke prestatie de leverancier heeft geleverd.

Goedgekeurde factuur

Approved Invoice

Inkoopfactuur waarvan is vastgesteld dat deze overeenstemt met de order en de goederenontvangst.

Grootboekpost (grootboekposten)

G/L Posting

Wijziging van de waarde van grootboekrekeningen op basis van een transactie.

Hoeveelheidskortingen (kwantumkortingen)

Quantity Discount

Korting die verleend wordt bij afname van een grote partij goederen.

IBAN

IBAN

Europees gestandaardiseerd bankrekeningnummer.

Identifier

Identifier

Apparaatje waarmee met de bankpas en een pincode een nieuwe autorisatiecode voor de bankbetaling kan worden gegenereerd.

Indirecte inkoopen magazijnkosten

Indirect Purchasing and Warehouse Costs

Inkoop-, resp. magazijnkosten die niet rechtstreeks aan individuele producten zijn toe te wijzen.

Inkoopafdeling

Purchase Department

Groep van medewerkers die zich bezighouden met het inkoopproces, met uitzondering van de magazijnactiviteiten en de financiële afwikkeling.

Inkoopinitiatief

Purchase Initiative

Eerste signaal waaruit blijkt dat er goederen moeten worden ingekocht.

3


108

3

Begrip

Engelse term

Omschrijving

Inkooporder

Purchase Order

Overzicht van de gegevens van een specifieke inkoop.

Inkoopvoorstel

Purchase Requisition

Voorstel dat het ERP-systeem genereert over de omvang en aard van de artikelen die moeten worden ingekocht. Het inkoopvoorstel kan eenvoudig worden omgezet naar inkooporders voor de verschillende leveranciers.

Installatiekosten

Installation Costs

Kosten die vaak bij de aankoop van een vast actief moeten worden betaald om het actief gebruiksklaar te maken.

Keuren

To Sample

Vaststellen van de kwaliteit.

Klantorderspecifieke inkoop

Customer Specific Purchase

Inkoop die niet dient als aanvulling van een te geringe voorraad in het magazijn, maar omdat de afnemer specifieke producten wil hebben, die buiten het normale assortiment vallen.

Kostenresultaat

Cost Result

Winst of verlies op kosten tegenover dekking (resultaat is de algemene naam).

Kredietbeperkingstoeslag

Payment Discount

Soort betalingstoeslag, die van kracht is wanneer niet heel snel wordt betaald.

Krediettermijn (betalingstermijn)

Payment Period

Termijn waarbinnen een factuur moet zijn betaald vanaf de datum van het opmaken van de factuur.

Kruispost (Kruisposten)

Cross Post

Bedragen die worden overgeheveld tussen eigen bankrekeningen en/of eigen kas.

Kwantumkortingen (hoeveelheidskortingen)

Quantity discount

Korting die verleend wordt bij afname van een grote partij goederen.

Leverancier

Supplier

Partij die producten aan de onderneming levert.

Leverancierskaart

Supplier card

Kaart waarop leveranciersgegevens zijn opgenomen.

Leverbetrouwbaarheid

Delivery Reliability

De mate waarin een leverancier op tijd en volledig conform order levert.

Leverings- en betalingscondities

Conditions

Contractafspraken waarin onder meer kosten van levering, risico’s tijdens het transport en betalingskortingen zijn geregeld.

Liquiditeitspositie

Liquidity Position

Overschot of tekort in kas- en/of banksaldo.

Logistiek

Logistics

Discipline die zich bezighoudt met vraagstukken rondom fysieke doorstroming van goederen en diensten.

Logistiek traject

Logistic Routing

Traject waarbij de doorstroming van goederen centraal staat.

Magazijnpersoneel

Warehouse Staff

Medewerkers die in het magazijn werkzaam zijn.

Nog te betalen bedragen

Current liabilities

Bedragen die pas moeten worden betaald enige tijd nadat er geleverd wordt.

Offerte (prijsopgave)

Quotation

Opgave van wat een artikel kost, wanneer het nu zou worden verkocht.

Offertekaart

Quotation card

Kaart waarop de gegevens van een bepaalde offerte worden getoond.


INKOOPPROCES (P2P)

109

Begrip

Engelse term

Omschrijving

Offerteprocedure

RFQ procedure

Achtereenvolgende stappen die moeten worden gezet om een offerte aan te vragen (of voor de verkoper: uit te voeren).

Omzetbelasting

VAT

Belasting die geheven wordt op de levering van goederen en diensten.

Prijsopgave (offerte)

Quotation

Opgave van wat een artikel kost, wanneer het nu zou worden verkocht.

Prijsverschil bij inkoop

Price Variance During Purchasing

Verschil tussen de VVP en de werkelijke inkoopprijs van (een) product(en).

Procuratiehouder

Managing Clerk

Functionaris die bevoegd is om betalingen te accorderen.

Reconciliëren

To Reconcile

Wegstrepen van posten, bijvoorbeeld openstaande verkoopfactuur tegen een bankontvangst. Ook wordt wel de term vereffenen gebruikt.

Registraties buiten het grootboek

Registrations Outside the G/L

Vastleggingen in de administratie, maar buiten het grootboek.

Retour

Return

Terugontvangst.

RMA-nummer

RMA Number

RMA staat voor Returned Materials Authorization. Een RMA-nummer wordt gebruikt om een retourzending te kunnen volgen.

Schatting

Estimate

Inschatting van een bepaalde waarde of bedrag.

Schuld

Debt

Bedrag dat nog betaald moet worden aan de bank, leveranciers, geldschieters en dergelijke.

Schuld aan de leverancier

Debt to Supplier

Bedrag dat betaald moet worden aan een leverancier.

SEPA

SEPA

Single Euro Payments Area, gebied in Europa waarbinnen de internationale betalingen zijn gestroomlijnd.

Sjabloon

Template

Modeldocument als basis voor nieuwe documenten.

Staffelkorting

Progressive Addition in Discount

Gestapelde korting.

Stamgegevens

Master Data

Relatief vaste gegevens van een afnemer, artikel en dergelijke.

Three-way match

Three-Way-Match

Het controleren of goederenontvangst (in het magazijn) en factuur (administratie) beide overeenkomen met de inkooporder.

Totaalrekening

Totals Account

Grootboekrekening waaronder een subadministratie aanwezig is, waarin de specificatie van het totaalbedrag zichtbaar is.

Tussenrekening (tussenrekeningen)

Suspense Account

Grootboekrekening waarop tijdelijk bedragen worden geboekt. Nadat alle transacties zijn afgewikkeld, zou er geen saldo op de tussenrekening meer mogen staan. Veelal in gebruik uit controledoeleinden.

Vastactiefkaart

Fixed Asset Card

Overzicht van de gegevens over een specifiek vast actief.

Vaste activa (Duurzame productiemiddelen)

Fixed Assets

Bezittingen (‘activa’), die gedurende langere tijd meegaan. Bijvoorbeeld een gebouw of een auto.

3


110

Begrip

Engelse term

Omschrijving

Vaste-activamodule

Fixed Assets Module

Gedeelte van het ERP-systeem waarin de vaste activa worden geregistreerd.

Vaste VerrekenPrijs (VVP)

Fixed Price

Redelijk vaste inkoopprijs, meestal de geschatte gemiddelde inkoopprijs van goederen, al dan niet verhoogd met toeslagen.

Vereffenen

To Reconcile

Wegstrepen van posten, bijvoorbeeld openstaande verkoopfactuur tegen een bankontvangst. Ook wordt wel de term reconciliëren gebruikt.

Verplichtingen

Liabilities

Uit een contract voortvloeiende belofte waarmee een andere partij een bepaald recht kan uitoefenen om de onderneming te dwingen de belofte (afspraak/contract) na te komen.

Verrekening

Settlement

Een te ontvangen bedrag aftrekken van het te betalen bedrag en het verschil betalen/ontvangen.

Vervaldatum

Due Date

Datum waarop een factuur uiterlijk betaald moet zijn.

Vestiging

Location

Geografische locatie, plaats waar de onderneming filialen heeft.

Voorschot

Pre Payment

Vooruitbetaling van een bedrag.


Pre Payments

Bedragen die moeten zijn betaald voordat er geleverd wordt.

Waardepost (waardeposten)

Value Posting

Wijziging van de waarde van bepaalde producten op basis van een transactie.

Waarderingsgrondslag

Valuation Principle

Wijze waarop de waarde van goederen in de boekhouding is opgenomen, zoals historische inkoopprijs, vervangingswaarde en dergelijke.

Waarderingsmethode

Valuation Method

Methode die gebruikt wordt om de waarde vast te stellen van een balanspost of resultaat.

Warehouse Managementsysteem (WMS)

Warehouse Management System (WMS)

Systeem dat de logistieke handelingen in het magazijn ondersteunt, bijvoorbeeld door het aangeven van locatiecodes waar bepaalde goederen zijn opgeslagen.

3


111

Opgaven

Opgave 3.1

(paragraaf 3.1) Discussieopdracht

De volgende opdracht maak je in een groep van drie of vier personen. Het doel van deze opdracht is om je eens goed na te laten denken over wat er bij het inkopen van goederen of diensten komt kijken.  Iedereen moet in maximaal vijf minuten voor zichzelf schematisch opschrijven hoe het aanschaffen van goederen of diensten bij ondernemingen verloopt. Zorg ervoor dat er zeer uiteenlopende goederen of diensten aan bod komen. De een kiest bijvoorbeeld het inkopen van juridisch advies terwijl een ander beschrijft hoe het aanschaffen van handelsgoederen of een inventaris verloopt. Elk groepslid beschrijft kort wat men koopt, hoe vaak men dit doet, hoe of wanneer men betaalt, waar men op let en dergelijke.  Na enkele minuten worden de uitwerkingen naast elkaar gelegd en begint de discussie. Neem hiervoor ongeveer een kwartier de tijd en bespreek met elkaar de volgende punten: r 8BUJTIFUCFMBOHWBOIFUQSPEVDUPGEFEJFOTUWPPSEFPOEFSOFNJOH Waar let men op voor, tijdens of na de aanschaf? r 8BUJTLFONFSLFOEWPPSIFUBBOHFTDIBGUF ;JKOFSVOJFLFGBDUPSFOXBBS rekening mee moet worden gehouden? r )PFWBBLTDIBGUEFPOEFSOFNJOHEJUQSPEVDUPGEF[FEJFOTUBBO r 8FMLFDPOUSPMFTWPFSUEFPOEFSOFNJOHVJUPNFS[FLFSWBOUF[JKOEBU men het juiste product of de juiste kwaliteit te pakken heeft? Is de onderneming wel in staat om het product of dienst te beoordelen? r 8BOOFFSHBBUNFOUPUCFUBMJOHPWFS  Als laatste bespreekt de groep het inkoopproces zoals dat weergegeven is in figuur .. De groep heeft ongeveer vijftien minuten om de zes stappen in die figuur van commentaar te voorzien. Na een kwartier moeten er op flapovers bij elk van de zes stappen opmerkingen gezet zijn, bijvoorbeeld: het initiatief tot inkopen van een product hangt primair af van de voorraadhoogte. Bij een dienst echter is er van voorraden geen sprake en komt het initiatief voort uit een bepaalde onvervulde behoefte.

Opgave 3.2

(paragraaf 3.6 en paragraaf 3.7) In deze opgave blijft omzetbelasting buiten beschouwing. Verfwinkel ’t Penseeltje verkoopt verf en verfbenodigdheden en koopt deze op haar beurt in bij verschillende leveranciers. Kenmerkend voor het inkopen van deze producten is dat de ontvangst van de producten en de ontvangst van de facturen niet op hetzelfde moment plaatsvindt. Normaal gesproken ontvangt de onderneming eerst de goederen en een tot drie dagen later pas de factuur. Goederen worden tegen inkoopprijzen gewaardeerd.

3


112

In een bepaalde week doen zich de volgende gebeurtenissen voor:

3

Datum

Gebeurtenis

Kenmerk

Bedrag

5-10-15

Inkoop: 20 blikken verf, artikel KF002951 à € 33,95

Inkooporder 150803

€ 679,00

6-10-15

Inkoop: 10 blikken verf, artikel DJ030552 à € 38,42 en 3 dozen verfverwijderaar, artikel MX882501 à € 9,90 Inkoop: 30 emmers Latex, artikel WR996731 à € 17,35

Inkooporder 150804 Inkooporder 150805

€ 413,90 € 520,50

7-10-15

Goederenontvangst: conform order

Inkooporder 150803

€ 679,00

Goederenontvangst: 2 blikken minder ontvangen dan besteld

Inkooporder 150804

€ 337,06

Goederenontvangst: conform order

Inkooporder 150805

€ 520,50

Factuurontvangst:

Inkooporder 150803

€ 679,00

Factuurontvangst:

Inkooporder 150804

€ 337,06

8-10-15

Hieronder staat een gedeelte van het grootboekrekeningschema van de verfwinkel.

Grootboeknummer

Grootboekrekening

1400

Crediteuren

2100

Tussenrekening verf

2150

Tussenrekening verfbenodigdheden

3100

Voorraad verf

3150

Voorraad verfbenodigdheden

a Geef per datum de benodigde journaalposten. Maak slechts gebruik van de gegeven grootboekrekeningen. b Blijkbaar werden niet alle bestelde blikken verf van order  ontvangen. Welke actie of acties moet de inkoper in verband hiermee ondernemen? c Wat is de betekenis van het saldo op rekening  Tussenrekening verf? Geef aan of dit een debet- of creditbedrag is en verklaar dit bedrag. d Wat is de verbindende schakel tussen ontvangstdocument en inkoopfactuur?

Opgave 3.3

(paragraaf 3.10) Dit is een vervolg op opgave .. Op -- worden de twee ontvangen facturen betaald. Voor de factuur in verband met inkooporder  geldt dat bij betaling binnen  dagen % contantkorting genomen mag worden.


INKOOPPROCES (P2P)

113

Journaliseer de betaling van de beide facturen. Gebruik hiertoe de rekeningen  Bank en  Ontvangen contantkortingen.

Opgave 3.4 a b c d

Opgave 3.5

(paragraaf 3.6 en paragraaf 3.7) Met welk bedrag nemen de schuld en de voorraad toe in elk van de onderstaande gevallen? Ontvangst van goederen voor € ., exclusief % btw. Ontvangst van de factuur in verband met deze goederen. Ontvangst van goederen en factuur voor € ., inclusief % btw. Plaatsen van een inkooporder voor € , inclusief % btw.

Tien meerkeuzevragen (paragraaf 3.1 t/m paragraaf 3.11)

3

De journaalpost is gegeven, welke gebeurtenis ging eraan vooraf? Vraag 1

Grootboekrekeningen

Aan

a b c d


Debet

Credit

€ 753,91 € 753,91

Ontvangst van goederen met een inkoopwaarde van € ,. Ontvangst van goederen met een vasteverrekenprijswaarde van € ,. Zowel gebeurtenis A als gebeurtenis B kan zich voorgedaan hebben. Geen van bovenstaande antwoorden is correct. Vraag 2

Grootboekrekeningen

Aan Aan

a b c d

3000 Voorraad goederen 3100 Prijsverschil op inkopen 2400 Tussenrekening verkopen

Debet

Credit

€ 753,91 € 16,28 € 737,63

Deze boeking komt nooit voor. Ontvangst van goederen met een inkoopwaarde van € ,. Ontvangst van goederen met een inkoopwaarde van € ,. Geen van bovenstaande antwoorden is correct. Vraag 3

Grootboekrekeningen

Aan Aan

3000 Voorraad goederen 1800 Te vorderen btw 3100 Prijsverschil op inkopen 1400 Crediteuren

Debet

Credit

€ 639,35 € 130,84 € 16,28 € 753,91


114

a Ontvangst van goederen met een voordelig prijsverschil van € ,. b Ontvangst van goederen en inkoopfactuur met een voordelig prijsverschil van € ,. c Ontvangst van goederen met een nadelig prijsverschil van € ,. d Ontvangst van goederen en inkoopfactuur met een nadelig prijsverschil van € ,. Vraag 4

Grootboekrekeningen

3

Aan

2400 Tussenrekening inkopen 1800 Te vorderen btw 3100 Prijsverschil inkopen 1400 Crediteuren

Debet

Credit

€ 606,79 € 130,84 € 16,28 € 753,91

a Ontvangst van een inkoopfactuur met een voordelig prijsverschil van € ,. b Ontvangst van goederen en inkoopfactuur met een voordelig prijsverschil van € ,. c Ontvangst van een inkoopfactuur met een nadelig prijsverschil van € ,. d Ontvangst van goederen en inkoopfactuur met een nadelig prijsverschil van € ,. Vraag 5

Aan

Grootboekrekeningen

Debet

3000 Voorraad goederen 1800 Te vorderen btw 3100 Prijsverschil inkopen 1400 Crediteuren

€ 606,79 € 130,84 € 16,28

Credit

€ 753,91

a Ontvangst van een inkoopfactuur met een voordelig prijsverschil van € ,. b Ontvangst van goederen en inkoopfactuur met een voordelig prijsverschil van € ,. c Ontvangst van een inkoopfactuur met een nadelig prijsverschil van € ,. d Ontvangst van goederen en inkoopfactuur met een nadelig prijsverschil van € ,. Vraag 6

Grootboekrekeningen

Aan Aan

1400 Crediteuren 1100 Bank 9450 Ontvangen contantkortingen

Debet

Credit

€ 1.016,06 € 1.009,32 € 6,74


INKOOPPROCES (P2P)

115

a De betaling van een leverancier. Het factuurbedrag inclusief korting bedroeg € .,. b De betaling van een leverancier. Het factuurbedrag inclusief korting bedroeg € .,. c De betaling van een leverancier. Het factuurbedrag exclusief korting bedroeg € .,. d Geen van bovenstaande antwoorden is correct. Vraag 7

Grootboekrekeningen

Aan Aan

1400 Crediteuren 1100 Bank 9450 Ontvangen contantkortingen

Debet

Credit

€ 1.016,06 € 1.009,32 € 6,74

a Het factuurbedrag van deze betaling bedroeg € .,. b De vasteverrekenprijswaarde van de goederen op deze betaalde factuur bedroeg € .,. c Het factuurbedrag van deze betaling bedroeg € .,. d De vasteverrekenprijswaarde van de goederen op deze betaalde factuur bedroeg € .,. Vraag 8

Grootboekrekeningen

Aan

2400 Tussenrekening Inkopen 3000 Voorraad goederen

Debet

Credit

€ 606,79 € 606,79

a Het terugsturen van goederen met een inkoopwaarde van € ,. b Het terugsturen van goederen met een vasteverrekenprijswaarde van € ,. c Zowel gebeurtenis A als gebeurtenis B kan zich voorgedaan hebben. d Geen van bovenstaande antwoorden is correct. Vraag 9

Grootboekrekeningen

Aan Aan Aan

1400 Crediteuren 1800 Te vorderen btw 3100 Prijsverschil inkopen 2400 Tussenrekening inkopen

Debet

Credit

€ 734,22 € 127,43 € 16,79 € 590,-

a Ontvangst van een inkoopcreditnota. De goederen met een nadelig prijsverschil werden teruggestuurd.

3


116

b Ontvangst van een inkoopcreditnota. De goederen met een nadelig prijsverschil werden nog niet teruggestuurd. c Ontvangst van een inkoopcreditnota. De goederen met een voordelig prijsverschil werden teruggestuurd. d Ontvangst van een inkoopcreditnota. De goederen met een voordelig prijsverschil werden nog niet teruggestuurd. Vraag 10

Grootboekrekeningen

3 Aan Aan Aan

1400 Crediteuren 1800 Te vorderen btw 3100 Prijsverschil inkopen 2400 Tussenrekening inkopen

Debet

Credit

€ 734,22 € 127,43 € 16,79 € 590,-

a De inkoopwaarde van deze inkoopcreditnota bedroeg €  exclusief btw. Het bij inkoop behaalde prijsverschil was positief. b De inkoopwaarde van deze inkoopcreditnota bedroeg €  exclusief btw. Het bij inkoop behaalde prijsverschil was negatief. c De vasteverrekenprijswaarde van deze inkoopcreditnota bedroeg € . Het bij inkoop behaalde prijsverschil was positief. d De vasteverrekenprijswaarde van deze inkoopcreditnota bedroeg € . Het bij inkoop behaalde prijsverschil was negatief.

Opgave 3.6

Meerkeuzevragen (paragraaf 3.1 t/m paragraaf 3.11) Vraag 1 Een debitering van een crediteur kan het gevolg zijn van …

a b c d

het plaatsen van een nieuwe inkooporder. het in ontvangst nemen van bestelde goederen. het ontvangen van de factuur. het betalen van de factuur. Vraag 2 Een debitering van een crediteur kan ook het gevolg zijn van …

a b c d

het annuleren van een inkooporder. het terugsturen van bestelde goederen. het ontvangen van een creditnota. alle bovenstaande antwoorden kunnen tot een debitering leiden. Vraag 3 Een inkoopofferte en een inkooporder zijn andere benamingen voor hetzelfde begrip. Deze opmerking is …

a juist. b onjuist. c zonder extra informatie niet te beantwoorden.


INKOOPPROCES (P2P)

117

Vraag 4 Onder three-way match wordt verstaan:

a Het vergelijken van de bestelling met de ontvangen pakbon en de ontvangen factuur. b Het vergelijken van de bestelling met de ontvangen pakbon en de ontvangen inkooporder. c Het vergelijken van de bestelling met de verzonden inkooporder en de ontvangen pakbon. d Het vergelijken van de bestelling met de verzonden inkooporder en de ontvangen factuur. Vraag 5 Stelling I: Het bedrag dat aan een crediteur betaald zal worden is altijd op basis van de vaste verrekenprijzen. Stelling II: Vaste verrekenprijzen zijn de werkelijke inkoopprijzen inclusief de btw.

a b c d

Beide stellingen zijn juist. Alleen stelling I is juist. Alleen stelling II is juist. Beide stellingen zijn onjuist. Vraag 6 Een inkoopretour leidt altijd tot een debitering van de rekening  Prijsverschillen bij inkoop.

a Dat ligt eraan: alleen als de goederen tegen inkoopprijzen geregistreerd worden en er bij inkoop sprake was van een voordelig prijsverschil. b Dat ligt eraan: alleen als de goederen tegen inkoopprijzen geregistreerd worden en er bij inkoop sprake was van een nadelig prijsverschil. c Dat ligt eraan: alleen als de goederen tegen vaste verrekenprijzen geregistreerd worden en er bij inkoop sprake was van een voordelig prijsverschil. d Dat ligt eraan: alleen als de goederen tegen vaste verrekenprijzen geregistreerd worden en er bij inkoop sprake was van een nadelig prijsverschil.

a b c d

Vraag 7 Het ontvangen van een inkoopcreditnota van een leverancier laat de schuld van ons aan die leverancier dalen met … de inkoopwaarde van de geretourneerde goederen exclusief btw. de inkoopwaarde van de geretourneerde goederen inclusief btw. de vasteverrekenprijswaarde van de geretourneerde goederen exclusief btw. de vasteverrekenprijswaarde van de geretourneerde goederen inclusief btw. Vraag 8 Een onderneming maakt gebruik van rekening  Prijsverschillen bij inkoop. Op enig moment leidt het terugsturen van goederen tot een debitering van rekening  Tussenrekening inkopen. Het bedrag dat gedebiteerd wordt is …

a de inkoopwaarde van de geretourneerde goederen exclusief btw. b de inkoopwaarde van de geretourneerde goederen inclusief btw.

3


118

c de vasteverrekenprijswaarde van de geretourneerde goederen exclusief btw. d de vasteverrekenprijswaarde van de geretourneerde goederen inclusief btw. Vraag 9 Een onderneming maakt gebruik van rekening  Prijsverschillen bij inkoop. Op enig moment leidt het terugsturen van goederen tot een debitering van rekening  Tussenrekening inkopen. Wanneer wordt dit gedebiteerde bedrag weer gecrediteerd?

a Op het moment van het boeken van de ontvangst van de inkoopcreditnota. b Op het moment van het boeken van de financiële afhandeling van de inkoopcreditnota. c Op het moment dat de pakbon van de retourzending opgesteld wordt. d Dit bedrag wordt niet meer gecrediteerd.

3

Vraag 10 Een onderneming maakt geen gebruik van rekening  Prijsverschillen bij inkoop. Op enig moment leidt het terugsturen van goederen tot een debitering van rekening  Tussenrekening inkopen. Het bedrag dat gedebiteerd wordt is …

a b c d

Opgave 3.7

de inkoopwaarde van de geretourneerde goederen exclusief btw. de inkoopwaarde van de geretourneerde goederen inclusief btw. de vasteverrekenprijswaarde van de geretourneerde goederen exclusief btw. de vasteverrekenprijswaarde van de geretourneerde goederen inclusief btw.

(paragraaf 3.1 t/m paragraaf 3.11) Gegeven zijn de volgende grootboekrekeningen:

Grootboeknummer

Grootboekrekening

1200

Bank

1300

Debiteuren

1400

Crediteuren

1800

Te vorderen btw

1810

Te betalen btw

3000

Voorraad goederen

3100

Prijsverschillen bij inkoop

2400

Tussenrekening inkopen

9350

Ontvangen contantkortingen

a Journaliseer onderstaande gebeurtenissen. Houd waar nodig rekening met % btw. r ƃƆƃƊƅƃƄƈ*OLPPQPQSFLFOJOHJOLPPQPSEFS*ƄƈƆƄƃƈƆNFUFFOJOLPPQwaarde exclusief btw van € ..


INKOOPPROCES (P2P)

119

r ƃ ƇƃƊƅƃƄƈ*OLPPQPSEFS*ƄƈƆƄƃƈƆJTWPPSƋƃCJOOFOHFLPNFO%FWBTUFverrekenprijswaarde van ontvangen goederen van deze inkooporder is € . r ƃƈƃƊƅƃƄƈ0OUWBOHTUWBOEFJOLPPQGBDUVVSBBOHBBOEF ƄƃƃWBO JOkooporder I. r ƃƉƃƊƅƃƄƈ-FWFSBODJFSNFMEUEBUEFSFTUFSFOEFƅƃOJFUNFFSHFMFWFSE kan worden. r ƃƊƃƊƅƃƄƈ0OUWBOHTUDSFEJUOPUBJOWFSCBOENFUJOLPPQPSEFS*ƄƈƆƄƃƈƆ r ƄƄƃƊƅƃƄƈ#FUBBMEXFSEƌƋWBOEFTDIVMEFYDMVTJFGCUX QMVTEFCUX van de schuld aangaande inkooporder I. b Het bedrag dat op - betaald werd, is iets anders dan % van de schuld die resteerde. Verklaar zonder berekening waarom dat zo is.

Opgave 3.8

(paragraaf 3.14) Een onderneming sluit een overeenkomst met een schoonmaakbedrijf. Als gevolg hiervan dient telkens, op de eerste van elk kwartaal, de premie voor dat kwartaal voldaan te worden. De maandelijkse premie bedraagt € . exclusief % btw. In de administratie gebruikt men onder meer de volgende rekeningen:

Grootboeknummer

Grootboekrekening

1100

Bank

1400

Crediteuren

1700


1800

Te vorderen btw

1810

Te betalen btw

4630

Schoonmaakkosten

a Journaliseer de ontvangst van de factuur vlak voor het begin van het nieuwe kwartaal. b Journaliseer de betaling van de factuur. c Journaliseer de kosten van de eerste maand in het kwartaal. d Op welk moment vindt de bij c) gevraagde boeking normaal gesproken plaats?

Opgave 3.9

(paragraaf 3.15) Eenmansbedrijf Jaspers schaft op  september  een nieuwe machine aan, hiermee is een bedrag van € . exclusief % btw gemoeid. Tevens ruilt zij de oude, volledig afgeschreven machine in, hiervoor ontvangt zij nog €  exclusief btw, zodat uiteindelijk slechts € ., exclusief btw betaald hoeft te worden. Jaspers maakt in haar boekhouding gebruik van de volgende grootboekrekeningen:

3


120

Grootboeknummer

Grootboekrekening

0030

Machines

1100

Bank

1400

Crediteuren

1800

Te vorderen btw

1810

Te betalen btw

9600

Incidentele resultaten

3

We beschouwen het aanschaffen van de nieuwe machine en het inruilen van de oude machine hier als twee aparte gebeurtenissen. a Hoe luidt de journaalpost in verband met het aanschaffen van de nieuwe machine? b Hoe luidt de journaalpost in verband met het inruilen van de oude machine? c Hoe luidt de journaalpost van de betaling van de nettoschuld?

Opgave 3.10 (paragraaf 3.16) Tijdens de jaarlijkse inventarisatie bij autobedrijf Van Lier BV blijken er van artikel KX geen  maar slechts  stuks aanwezig te zijn. Van Lier waardeert voorraden tegen inkoopprijzen en deze bedroeg voor dit artikel het gehele jaar € , per stuk. Een gedeelte van het grootboekrekeningenschema bij Van Lier ziet er als volgt uit:

Grootboeknummer

Grootboekrekening

1100

Bank

0100

Inventaris

2300


3000

Voorraad auto’s

3030

Voorraad handelsgoederen

4100

Afschrijvingskosten inventaris

9200

Resultaat voorraadverschillen

9220

Resultaat voorraadschade

a Hoe luidt de journaalpost van het afwaarderen van de voorraad van dit artikel? Na een flinke hagelbui blijkt een aantal auto’s beschadigd te zijn. Van Lier besluit tot afboeken van de waarde van deze auto’s met € .. Ook had een medewerker vergeten een stellage met daarop diverse soorten sleutelhangers, poetsmiddelen en -materialen binnen te zetten. Deze stellage overleefde de bui niet en wordt als verloren beschouwd. De boekwaarde van de


INKOOPPROCES (P2P)

121

stelling was nog € . Bovendien bleek een aantal flesjes met poetsmiddel gebarsten en daarmee onverkoopbaar, hierdoor moet nog € , van de voorraad afgeboekt worden. b Welke journaalpost wordt gemaakt van het afboeken van de beschadigde auto’s? c Wat boekt Van Lier in verband met de verloren gegane stellage en de beschadigde flesjes? Stel dat bij Van Lier een grootboekrekening  Schadevoorziening in gebruik is. d Hoe luiden dan de bij b) en c) gevraagde boekingen?

Opgave 3.11 (paragraaf 3.17) Vanwege het unieke en exclusieve karakter van haar producten verlangt de leverancier van handelsbedrijf Pearlz standaard een vooruitbetaling van % van het orderbedrag inclusief % btw. Inkooporder  kent een orderbedrag van € ., exclusief btw. Pearlz waardeert haar producten tegen inkoopprijzen.

Grootboeknummer

Grootboekrekening

1100

Bank

1700


1800

Te vorderen btw

1810

Te betalen btw

3030

Voorraad handelsgoederen

1200

Debiteuren

1400

Crediteuren

2210


a Hoe luidt de journaalpost in verband met de ontvangen factuur aangaande de vooruitbetaling? b Hoe luidt de journaalpost in verband met de vooruitbetaling? c Hoe luidt de journaalpost in verband met de ontvangst van de goederen? d Hoe luidt de journaalpost in verband met de eindfactuur? Pearlz is niet tevreden over de kwaliteit van enkele geleverde goederen en stuurt deze retour. De leverancier stuurt daarop een creditnota van € , inclusief % btw. e Hoe luidt de journaalpost in verband met terugsturen van de goederen? f Hoe luidt de journaalpost in verband met de ontvangst van de creditnota? g Hoe luidt de journaalpost in verband met het betalen van deze inkooporder?

Opgave 3.12 (paragraaf 3.17) Deze opgave maakt gebruik van de gegevens van opgave .. Alleen waardeert Pearlz haar goederen nu tegen vaste verrekenprijzen. De VVP-waarde van inkooporder  bedraagt € . en in haar administratie maakt Pearlz ook gebruik van rekening  Prijsverschillen bij inkoop. De

3


122

VVP-waarde van de geretourneerde goederen is € ,. Beantwoord de vragen a tot en met g nogmaals.

Opgave 3.13 (paragraaf 3.18) Handelsonderneming Goedhart waardeert haar producten tegen vaste verrekenprijzen waarbij ze een opslag in verband met transportkosten in de VVP hanteert. Van product Tychon ziet de VVP er als volgt uit: Inkoopprijs Transportopslag Vaste verrekenprijs

€ 55,50 € 2,50 ––––––– € 58,--

3

a Journaliseer de onderstaande gebeurtenissen in verband met product Tychon. Maak daarbij gebruik van de in opgave . en . gegeven grootboekrekeningen.

21-09-2015

Magazijnontvangst: Inkooporder I20153378, 200 stuks Tychon.

22-09-2015

Factuurontvangst: Factuur van leverancier in verband met inkooporder I20153378, factuurbedrag inclusief 21% btw € 13.491,50.

23-09-2015

Factuurontvangst: Factuur van vervoerder in verband met inkooporder I20153378, factuurbedrag inclusief 21% btw € 508,20.

b Wat is, ten aanzien van deze transactie, het saldo van rekening  Prijsverschillen bij inkoop? Geef ook aan of het een debet- of creditbedrag is. c Splits dit saldo uit in een bedrag in verband met de afwijking tussen de werkelijke en standaardinkoopprijs, en in een bedrag in verband met de afwijking tussen de werkelijke en standaardtransportkosten.

Opgave 3.14 (paragraaf 3.18) De vaste verrekenprijzen van de grondstoffen van productiebedrijf Jotec bestaan uit een inkoopprijscomponent met daarop een toeslag voor de afdeling Magazijn in verband met opslagkosten. Aan het einde van de maand is het saldo op de grootboekrekening  Prijsverschillen ingekochte grondstoffen € ., credit. Bij het afsluiten van de maand boekt de controller van dit bedrijf een standaarddekking voor opslagkosten; deze bedraagt deze maand € .,. a Hoe luidt de journaalpost van de standaarddekking voor opslagkosten deze maand? b Mag geconcludeerd worden dat de dekking voor opslagkosten erg ruim is? Stel dat deze maand de werkelijke inkoopprijzen van de ingekochte grondstoffen € ., boven de standaard inkoopprijzen lagen. c Wat was deze maand dan het bedrag in verband met opslagkosten dat op rekening  Prijsverschillen ingekochte grondstoffen geboekt werd? d Beantwoord b) nogmaals, rekening houdend met het antwoord bij c).

Noordhoff Uitgevers. Winschoterdiep 70A 9723 AB Groningen Postbus MB Groningen

Recommend Documents