PROGRAMMABUREAU HWBP. Werkafspraken Programmabureau HWBP Versie 15 april 2010

PROGRAMMABUREAU HWBP

Werkafspraken Programmabureau HWBP Versie 15 april 2010

PROGRAMMABUREAU HWBP

Werkafspraken Programmabureau HWBP Versie 18 maart 2010

Alle in dit document opgenomen werkafspraken zijn besproken in het rolhoudersoverleg. Alle in dit document aangegeven Bijlagen zijn te vinden in de project directory “HWBP/Inkoop/Subsidieregeling/Werkafspraken”

INHOUD Aanleiding ...........................................................................................................................................4 Procedure werkafspraken ...................................................................................................................4 Werkafspraak 2: Omgaan met kabels en leidingen ..............................................................................8 Werkafspraak 3: Omgaan met (anticiperende) grondaankoop .............................................................9 Werkafspraak 4: Omgaan Schade/Nadeelcompensatie ..................................................................... 10 Werkafspraak 5: Omgaan met innovaties .......................................................................................... 11 Werkafspraak 6: Terugplaatsen of vernieuwen .................................................................................. 12 Werkafspraak 8: Omgaan met communicatiekosten .......................................................................... 14 Werkafspraak 9: De Digitale handtekening ........................................................................................ 15 Werkafspraak 10: Omgaan met explosieven .....................................................................................16 Werkafspraak 11: start van de administratieve onteigeningsprocedure bij dijkversterkingsplannen .... 17 Werkafspraak 12: Subsidievaststelling .............................................................................................. 19 Werkafspraak 13: CAR-verzekering .................................................................................................. 21

Werkafspraken Programmabureau HWBP

Versie 15 april 2010 Pagina 3 van 21

Aanleiding Regelmatig komen er vanuit de waterschappen/hoogheemraadschappen vragen binnen over de subsidiabiliteit van onderdelen. Vaak betreft het onderdelen die vragen om interpretatie van de subsidieregeling. Om als Programmabureau HWBP duidelijkheid te geven, één lijn te trekken over alle projecten en regio’s en daarmee bij te dragen aan de programmabeheersing worden de antwoorden op deze vragen vastgelegd in werkafspraken. Aangezien er steeds vragen bijkomen is voorliggend document een groeidocument. De gebruiker van het document mag er echter van uit gaan dat de in dit document opgenomen werkafspraken zijn behandeld en vrijgegeven.

Procedure werkafspraken Vragen over subsidieverlening kunnen bij iedereen van het programmabureau worden ontvangen maar meestal komen deze vragen terecht bij de projectbegeleiders zijnde de mensen die het meeste contact hebben met de waterschappen/hoogheemraadschappen. Mocht een vraag bij iemand anders dan de projectbegeleider binnenkomen dan dient deze de betreffende projectbegeleider hierover te informeren. § Wanneer een vraag over subsidieverlening binnenkomt dan beoordeelt de projectbegeleider of deze vanuit de subsidieregeling rechtstreeks kan worden beantwoord of dat hierbij interpretatie van de regeling van toepassing is. In het laatste geval legt de projectbegeleider de vraag voor aan de contractmanager van het projectbureau. § De contractmanager verzamelt de binnenkomende vragen over subsidieverlening en zet deze op de agenda van het 2-wekelijkse rolhoudersoverleg van het projectbureau. § Indien gewenst, bereidt de contractmanager de behandeling van de betreffende vragen/onderwerpen voor ten behoeve van het rolhoudersoverleg. Indien nodig doet hij dit in overleg met de betreffende projectbegeleider. § De vraag/het onderwerp wordt behandeld in het rolhoudersoverleg (minimaal aanwezig zijn de Technisch Manager, Contractmanager en Manager Projectbeheersing) waarbij, indien gewenst, ook de betreffende projectbegeleider aanschuift. In het rolhoudersoverleg wordt het onderwerp (in zijn context) besproken en wordt het antwoord bepaald. Dit antwoord wordt door de contractmanager medegedeeld aan de betreffende projectbegeleider. § Het resultaat van de bespreking wordt door de contractmanager vastgelegd in een conceptwerkafspraak. § De betreffende conceptwerkafspraak wordt door de rolhouders projectmanager, technisch manager, manager projectbeheersing en betreffende projectbegeleider getoetst. § Indien akkoord dan wordt de werkafspraak door de contractmanager opgenomen in het voorliggende document ‘Werkafspraken Programmabureau HWBP’. Hiermee wordt de werkafspraak als vrijgegeven beschouwd. § Het bijgewerkte document ‘Werkafspraken Programmabureau HWBP’ wordt door de contractmanager geplaatst in de directory ‘ vigerende documenten HWBP’ van het HWBP. § De contractmanager informeert de projectbegeleiders over het bijgewerkte document ‘Werkafspraken Programmabureau HWBP’. Status van de Werkafspraken De werkafspraken maken duidelijk hoe het programmabureau met bepaalde vragen over subsidiabiliteit is omgegaan. Veelal is het antwoord bepaald op basis van de context/situatie behorende bij de betreffende vraag. Het programmabureau behoudt zich het recht voor om in andere situaties anders op vragen te reageren. Aan de werkafspraken kunnen derhalve geen rechten worden ontleend; de subsidieregeling en bijbehorend spelregelkader blijven leidend. Deze werkafspraken ontslaan de gebruiker hiervan niet van de plicht om ook kennis te nemen van de Handreiking subsidiabele kosten verbetering primaire waterkeringen (Deel B).



Werkafspraak 1: Omgaan met meerwerk Definitie: de term meerwerk is van toepassing op uitvoering van werken en komt uit de Uniforme Administratieve Voorwaarden 1989 (UAV 1989). Conform de UAV 1989 is er sprake van meer en minder werk: · Ingeval van bestekswijzigingen · Ingeval van afwijkingen van de bedragen van stelposten · Ingeval van afwijkingen van geschatte hoeveelheden · Ingeval van afwijkingen van verrekenbare hoeveelheden · In de gevallen waarin verrekening als meer en minder werk is voorgeschreven. Verder wordt de term meerwerk ook wel in algemene zin gebruikt om aan te geven dat er meer is uitgevoerd/geleverd dan vooraf ingeschat. Subsidieregeling deel B: Handreiking subsidiabele kosten verbetering primaire waterkeringen In regeling wordt niet gesproken over meerwerk Werkwijze HWBP bij meerwerk op basis van de UAV 1989 Indien sprake is van afwijkingen van hoeveelheden zoals overeengekomen in het bestek dan worden de meerkosten gerekend tot de normale projectkosten en zijn deze dus subsidiabel. Er wordt van uitgegaan dat er bij het vaststellen van het beschikkingsbedrag een toets is uitgevoerd op de hoeveelheden. Alleen in geval van een duidelijk aanwijsbare fout in de berekening van de hoeveelheden dient dit door de subsidieaanvrager te worden gemeld aan de subsidieverlener (projectbegeleider). Kosten gemoeid met meerwerk (maar ook minder werk) dienen expliciet te worden onderbouwd bij de financiële jaarverantwoording/voorschotaanvraag. Werkwijze HWBP bij meerwerk zijnde een afwijking van het Dijkversterkingsplan Indien het waterschap/hoogheemraadschap in de fase na het vaststellen van het dijkversterkingsplan en de subsidiebeschikking aanvullingen/wijzigingen/uitbreiding doorvoert in het traject naar definitief ontwerp en contract zoals bijvoorbeeld extra paden/wegen, extra verlichting, veiligheidsvoorzieningen en voorzieningen ten behoeve van toetsing en begeleiding uitvoering dan dienen deze te worden onderbouwd en voorgelegd aan het programmabureau. Het programmabureau dient deze extra’s te beoordelen als de toets op het dijkversterkingsplan namelijk op sober, robuust en doelmatig. Als uitgangspunt geldt het bepaalde in de Handreiking, artikel 2.3.2 Herstel/terugbrengen bestaande voorzieningen: De onderdelen die redelijkerwijs behoren tot de inpassing van het plan in zijn omgeving, dan wel daarvan een rechtstreekse consequentie zijn, maken onderdeel uit van de werken voor verbetering. E.e.a. zal bij de opstelling van het plan duidelijk moeten worden gemaakt. Bij de integratie van verschillende beleidsdoeleinden zal duidelijk moeten zijn wat vanuit de andere beleidsvelden wordt gewenst en dus door die beleidsvelden wordt bijgedragen. Indien dit niet duidelijk is, worden de inpassingkosten niet vergoed. Indien nodig kan de toetser die ook het dijkversterkingsplan heeft getoetst worden ingeschakeld. Kosten gemoeid met meerwerk dienen expliciet te worden onderbouwd bij de financiële jaarverantwoording/voorschotaanvraag. Werkwijze HWBP bij meerwerk in de vorm van risico’s die optreden Bij de subsidieaanvraag die volgt op het dijkversterkingsplan dient een risicoanalyse te worden aangeleverd. De gesignaleerde risico’s dienen hierbij te zijn gekwantificeerd en uitgewerkt in PPI en PRI (maken hiermee geen deel meer uit van de post onvoorzien). Hiermee worden de betreffende risico’s onderdeel van de beschikking en subsidiabel. Bij voorkeur wordt een dergelijke risicoanalyse en vertaling naar planning en kosten ook al opgesteld bij het c1 en het c2 moment. De waterschappen dienen in de reguliere voortgangsrapportage te melden of risico’s al dan niet zijn opgetreden of dat het risico (kans x gevolg) is veranderd (bijvoorbeeld als gevolg van het uitvoeren van beheersmaatregelen). Hierbij dient ook het effect op planning en raming inzichtelijk te worden gemaakt. Wanneer dit leidt tot overschrijding van het beschikte subsidiebedrag dient dit via de rapportage zichtbaar te worden gemaakt. Kosten voor risico’s dienen expliciet te worden onderbouwd bij de financiële jaarverantwoording/ voorschotaanvraag. Niet opgetreden risico’s en bijstelling van de risico’s dient te worden vertaald richting voorschotaanvraag.



Onderbouwing meerwerk Daar waar sprake is van onderbouwing van meerwerk wordt hieronder begrepen: · Beschrijving oorzaak/noodzaak extra werk. · Beschrijving van de getroffen maatregelen ter voorkoming van verder meerwerk. · Raming van de extra kosten en zo mogelijk ook een inschatting van de kosten als het “extra werk” bij het sluiten van het contract was meegenomen. · Beschrijving van consequenties wanneer niet wordt/werd overgegaan tot meerwerk (b.v. stagnatiekosten) · De bijgestelde eindprognose (kosten, planning) van het project. Bijzondere gevallen: Stagnatiekosten In de Subsidieregeling deel B: Handreiking subsidiabele kosten verbetering primaire waterkeringen staat in art. 2.3.8: Stagnatiekosten worden vergoed wanneer deze redelijkerwijs niet voorkomen hadden kunnen worden. De subsidieontvanger is gehouden alles in het werk te stellen om stagnatie te voorkomen dan wel de omvang van de stagnatie zo beperkt mogelijk te houden. Het waterschap/hoogheemraadschap dient derhalve aan te geven wat zij heeft gedaan ter voorkoming van stagnatiekosten. Belangrijk is dat de kosten ter voorkoming van stagnatie niet boven de stagnatiekosten zelf uitgaan. Stagnatiekosten worden verder behandeld als aangegeven onder ‘meerwerk in de vorm van risico’s die optreden’. Bijzondere gevallen: Versnelde en/of flexibele realisatie In de Subsidieregeling deel B: Handreiking subsidiabele kosten verbetering primaire waterkeringen staat in art. 2.3.9: Meerkosten door contractvormen, waarin regelingen zijn opgenomen ter versnelling van de uitvoeringsduur, dan wel alternatieve uitvoeringswijzen worden toegepast, kunnen alleen in overleg met de subsidieverlener worden vergoed. Elk afzonderlijk voorstel door het waterschap/hoogheemraadschap voor versnelling of alternatieve uitvoeringswijze wordt apart beoordeeld via toetsing tijdens de contactmomenten. Als een dergelijk voorstel na het verlenen van de subsidiebeschikking wordt gedaan wordt dit door het programmabureau behandeld als aangegeven onder ‘meerwerk zijnde een afwijking van het Dijkversterkingsplan’. Meerwerk leidt tot herziening beschikkingaanvraag Het HWBP verleent voorschot tot 80% van de bij de beschikking opgevoerde realisatiekosten en subsidieert uiteindelijk 100% van de werkelijk gemaakte kosten. Indien de meerkosten boven het beschikte bedrag uitkomen kan het waterschap/hoogheemraadschap besluiten om een herziening beschikkingaanvraag te doen. Hierbij worden de volgende stappen doorlopen: 1. Het Waterschap/Hoogheemraadschap stuurt een formeel verzoek in voor een aanvullende aanvraag op de afgegeven beschikking. Hierbij wordt verwezen naar de eerder afgegeven beschikking. De (gewijzigde) documenten die de basis vormen voor de herziening/wijziging/aanvulling worden toegevoegd aan de aanvraag (adres conform normale subsidieaanvraag). 2. Vanaf ontvangst van de aanvraag geldt een termijn van 6 weken waarin het Programmabureau HWBP de aanvraag probeert af te handelen (conform de regeling). De betreffende projectbegeleider informeert de programmamanager en de contractmanager over de wijzigingsaanvraag en geeft aan of de wijziging in zijn ogen terecht is. 3. De projectbegeleider doet een voortoets en stelt een notitie op met daarin opgenomen zijn bevindingen. Indien nodig consulteert hij hierbij de technisch manager (eventueel een andere IPM-rolhouder) en gaat na of formele toetsing (conform normale subsidieaanvraag) nodig is. De notitie eindig met de conclusie van de projectbegeleider of de gevraagde wijziging al dan niet terecht is en de hoogte van het terechte financiële bedrag van de wijziging. 4. De projectbegeleider bespreekt de bevindingen uit de notitie in het rolhoudersoverleg. Daarbij dienen minimaal de programmamanager en de contractmanager aanwezig te zijn. 5. Eventueel na aanpassing op basis van het overleg in stap 4 stuurt de projectbegeleider de notitie naar de contactpersoon/projectondersteuner HWBP van de afdeling BIO. 6. De programmamanager (eventueel de projectbegeleider) informeert de HID WD over de op handen zijnde wijziging van de beschikking.



7. Indien de HID WD akkoord is met de voorgenomen wijziging dan informeert de projectbegeleider hierover de contractmanager en de projectondersteuner HWBP van de afdeling BIO. 8. BIO voert de wijziging door in SAP. 9. Na opname in SAP informeert de projectbegeleider (eventueel de programmamanager) het Waterschap/Hoogheemraadschap over de komende herziene beschikking. 10. BIO bereidt de herziene beschikking voor en zorgt dat deze na ondertekening door de HID WD wordt verzonden aan het Waterschap/Hoogheemraadschap. 11. De programmamanager rapporteert (of laat rapporteren) de wijziging via de voortgangsrapportage.



Werkafspraak 2: Omgaan met kabels en leidingen Definities: Kabel: een sterke, buigzame, verbinding, bestaande uit een of meer geleiders welke zijn samengesteld uit draden van metaal of glasvezel en geschikt voor het transport van elektrische energie en/of elektrische signalen en/of optische signalen. Leiding: een buis, vervaardigd van duurzaam materiaal zoals staal, beton of kunststof en geschikt voor het transport van vloeistoffen en gassen. Subsidieregeling deel B: Handreiking subsidiabele kosten verbetering primaire waterkeringen Artikel 2.4 Realisatie: verleggen kabels en leidingen (lid 1, sub d) Voor of tijdens de werkzaamheden kan het noodzakelijk zijn kabels en leidingen te verleggen. Hierbij worden twee situaties onderscheiden: − ligging van de desbetreffende kabels en leidingen met een zakelijk recht; − ligging onder het regiem van een vergunning. Uitgangspunt voor deze beide situaties voor het verlenen van de bijdrage is de vigerende nota “nadeelcompensatieregeling verleggen van kabels en leidingen in en buiten Rijkswaterstaatswerken en Spoorwerken 1999” (Stcrt. 1999, 97). Daarbij dient opgemerkt te worden dat dit uitgangspunt nog niet volledig is getoetst, wat tot hogere kosten zou kunnen leiden. Uitgegaan wordt echter van de volgende berekeningswijzen: Als er sprake is van een zakelijk recht, dan zal getracht moeten worden om op basis van een bedrijfseconomische berekening te komen tot een minnelijke schikking met de desbetreffende leidingeigenaar. Een dergelijke bedrijfseconomische berekening is als voorbeeld in de toelichting op de bovengenoemde nadeelcompensatieregeling opgenomen. Liggen kabels en leidingen onder het regime van een vergunning, dan dient ook conform de nadeelcompensatieregeling te worden gehandeld. Hierbij is de in deze regeling genoemde compensatiefactor van toepassing. In beide gevallen is de uitkomst van de berekening van het schadebedrag bepalend voor de vergoeding van de kosten. Verder wordt nog opgemerkt dat het verleggen van kabels en leidingen vrij is van BTW. Ook voor het aanpassen of vervangen van riool(pers)leidingen is het bovenstaande van toepassing. Werkwijze HWBP bij kabels en leidingen Inzake de subsidiabiliteit van kabels en leidingen wordt uitgegaan van de Nadeelcompensatieregeling verleggen van kabels en leidingen in en buiten Rijkswaterstaatswerken en Spoorwerken 1999” (Stcrt. 1999, 97)). Bij twijfel over de door het waterschap/hoogheemraadschap opgevoerde bedrag inzake kabels en leidingen wordt het waterschap/hoogheemraadschap gevraagd om aan te tonen hoe de NKL99 is toegepast. Opgemerkt wordt dat de NKL Regeling niet in alle gevallen 100% van de kosten vergoedt. Zie artikel 4 van de Nadeelcompensatieregeling verleggen kabels en leidingen. Ook gaat de NKL Regeling ervan uit dat vooraf een projectovereenkomst wordt gesloten (zie voorbeeld Bijlage: Overeenkomst V&W met K&L houders). Houders van kabels en leidingen die met een Wbr/ langs Rijkswaterstaatswerken liggen (o.a. wegen) aanvaarden een zeker risico dat die K&L verlegd kunnen worden. RWS vergoedt dan niet meer ogv nieuwwaarde zodat de vergoeding lager kan uitvallen dan wanneer sec de gedeclareerde kosten gesubsidieerd worden. Bijlage: Nadeelcompensatieregeling verleggen kabels en leidingen Bijlage: Overeenkomst V&W met K&L houders Bijlage: Sideletter bij de overeenkomst



Werkafspraak 3: Omgaan met (anticiperende) grondaankoop Subsidieregeling deel B: Handreiking subsidiabele kosten verbetering primaire waterkeringen Artikel 2.2 Realisatie: verwerving van onroerende zaken De gemaakte kosten voor de verwerving van de voor de realisatie van maatregelen voor verbetering benodigde onroerende zaken worden vergoed. Hieronder vallen ook grondaankopen. Werkwijze HWBP ten aanzien van anticiperende grondaankopen Grondaankopen zijn subsidiabel voor zover dit past binnen de voorwaarden als opgenomen in artikel 2.2.1 van de Handreiking subsidiabele kosten verbetering primaire waterkeringen. Kosten voor aankopen uit het verleden worden niet vergoed. Wel kunnen kosten worden vergoed voor grondaankopen die door het Waterschap/Hoogheemraadschap voorafgaande aan de subsidiebeschikking worden gedaan waarvan kan worden aangetoond dat deze aankoop expliciet wordt gedaan met het oog op de komende dijkverzwaring. Het waterschap/hoogheemraadschap doet deze aankoop op eigen risico en betaalt deze uit eigen middelen (voorfinanciering) reeds voordat het dijkversterkingsplan is vastgesteld. Rijkswaterstaat zal niet voorfinancieren. Het waterschap/ hoogheemraadschap wordt aangeraden om nut en noodzaak van dergelijke anticiperende grondaankoop aan het programmabureau (schriftelijk) kenbaar te maken, eventueel aangevuld met het taxatierapport. Uiteindelijke toetsing op subsidiabiliteit van de betreffende gronden vindt plaats bij het vaststellen van de beschikking op basis van het dijkversterkingsplan. Hierbij geldt dat subsidie zal worden verleend op basis van de werkelijk gemaakte kosten voor de aankoop en niet op basis van de economische waarde op moment van subsidieaanvraag. Verder geldt dat ten aanzien van grondaankopen altijd overleg nodig zal zijn tussen subsidieaanvrager en subsidieverlener, om vast te stellen welke grondaankopen nodig zijn/waren en welke daarvan subsidiabel zijn.’ Taxatie Er is door de Rijkswaterstaat/Corporate Dienst een brochure uitgegeven getiteld “Handboek vastgoed voor infrastructuur” waarin onder meer de eisen staan vermeld waaraan taxatierapporten moeten voldoen. Daarnaast is door de Corporate Dienst een short list opgesteld van taxateurs die conform de RWS-eisen werken. Gebruik van taxateurs uit de short list zal de beoordeling op subsidiabiliteit vereenvoudigen. Binnen het Programmabureau beschikken we over de short list. Indien beheerders willen weten of een taxateur in de short list staat kunnen ze contact opnemen met de Corporate Dienst of met het programmabureau. De kosten van de door het waterschap/hoogheemraadschap ingeschakelde taxatiecommissie worden vergoed, voor zover deze het normaal geldende tarief (tarief Nederlandse Vereniging van Makelaars) niet te boven gaan. De subsidieverlener kan regels stellen ten aanzien van de totstandkoming en uitgangspunten van taxatierapporten.



Werkafspraak 4: Omgaan Schade/Nadeelcompensatie Subsidieregeling deel B: Handreiking subsidiabele kosten verbetering primaire waterkeringen Artikel 2.5 Realisatie: Schadevergoeding aan derden De gemaakte kosten voor schadevergoeding aan derden worden vergoed, voor zover de beheerder daartoe rechtens gehouden is en voor zover deze kosten geen betrekking hebben op verwerving van onroerende zaken, dan wel het verleggen van kabels en leidingen. Gewenste handelswijze is daarbij dat extra proceskosten zo veel als mogelijk worden voorkomen, dus dat op voorhand een beoordeling wordt gemaakt in hoeverre er sprake is van rechtens te vergoeden kosten. Werkwijze HWBP ten aanzien van schade/nadeelcompensatie in geld Of en in hoeverre de beheerder rechtens gehouden is tot schadevergoeding is steeds afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Er bestaan verschillende juridische regels en beginselen op basis waarvan een benadeelde recht kan hebben op schadevergoeding. Die regels staan in sommige gevallen in de wet, maar die kunnen ook voortkomen uit ongeschreven rechtsbeginselen. Voorts bestaan er beleidsregels, zoals de Regeling nadeelcompensatie Verkeer en Waterstaat 1999 (in beginsel voor Rijkswaterstaatprojecten). Waterschappen/hoogheemraadschappen hebben vaak eigen nadeelcompensatieverordeningen die van toepassing kunnen zijn. Soms zijn er zelfs projectspecifieke beleidsregels of verordeningen van toepassing, zoals bijvoorbeeld de Verordening nadeelcompensatie project ‘Zwakke Schakels’ Zeeuws Vlaanderen. In alle gevallen dient vooraf een beoordeling te worden gemaakt in hoeverre er sprake is van rechtens te vergoeden kosten (taxatierapport). Werkwijze HWBP ten aanzien van schade aan opstallen ten gevolge van realisatie werk Aanvullend op artikel 2.5.2 van de Handreiking subsidiabele kosten verbetering primaire waterkeringen, deel B geldt: · Aanbevolen wordt om één exemplaar van het opnamerapport aan betrokkenen toe te zenden. · Aanbevolen wordt om één exemplaar van het opnamerapport bij een notaris te deponeren. · Het programmabureau wordt graag betrokken bij de keuze van de onafhankelijke deskundige waardoor naderhand geen verdere toetsing op de betrouwbaarheid van de bevindingen nodig is. Taxatiekosten In lijn met artikel 2.2.3 Voorbereidingskosten: Taxatie mag er van worden uitgegaan dat taxatiekosten worden vergoed, voor zover deze het normaal geldende tarief (tarief Nederlandse Vereniging van Makelaars) niet te boven gaan. De subsidieverlener kan regels stellen ten aanzien van de totstandkoming en uitgangspunten van taxatierapporten. Er is door de Rijkswaterstaat/Corporate Dienst een brochure uitgegeven getiteld “Handboek vastgoed voor infrastructuur” waarin onder meer de eisen staan vermeld waaraan taxatierapporten moeten voldoen. Daarnaast is door de Corporate Dienst een short list opgesteld van taxateurs die conform de RWS-eisen werken. Gebruik van taxateurs uit de short list zal de beoordeling op subsidiabiliteit vereenvoudigen. Binnen het Programmabureau beschikken we over de short list. Indien beheerders willen weten of een taxateur in de short list staat kunnen ze contact opnemen met de Corporate Dienst of met het programmabureau. De kosten van de door het waterschap/hoogheemraadschap ingeschakelde taxatiecommissie worden vergoed, voor zover deze het normaal geldende tarief (tarief Nederlandse Vereniging van Makelaars) niet te boven gaan. De subsidieverlener kan regels stellen ten aanzien van de totstandkoming en uitgangspunten van taxatierapporten. Bijlage: Regeling Nadeelcompensatie Verkeer en Waterstaat 1999



Werkafspraak 5: Omgaan met innovaties Werkwijze HWBP ten aanzien van het omgaan met innovaties Innovaties zijn subsidiabel wanneer deze voldoen aan de uitgangspunten sober, robuust en doelmatig en wanneer de betrouwbaarheid van het eindresultaat als voldoende wordt getoetst conform de rest van het dijkversterkingsplan. Uitgangspunt bij toepassing van innovaties is dat toepassing van deze financiële of planningtechnische meerwaarde moet opleveren ten opzichte van traditionele oplossingen. Financiële meerwaarde kan eventueel ook worden uitgedrukt in andere dan alleen de aanlegkosten (bijvoorbeeld schade/nadeelcompensatie, kosten i.v.m. mitigerende en compenserende maatregelen e.d.). In de praktijk betekent dit dat het HWBP in principe innovaties subsidieert wanneer dit duidelijk kans op meerwaarde oplevert maar niet om daarmee sec bij te dragen aan de ontwikkeling van innovaties. Innovaties die duurder zijn dan mogelijke traditionele oplossingen worden niet gesubsidieerd tenzij dit tijdvoordeel oplevert van belang voor het halen van de (programma)tijdafspraken. Wanneer het waterschap/hoogheemraadschap van mening is dat het niet subsidiëren van een innovatie leidt tot een gemiste kans dan kan hierover via de projectbegeleider contact worden gezocht met het Programmabureau. Het Programmabureau zal het verzoek vervolgens behandelen in het rolhoudersoverleg en een beslissing nemen over eventuele ondersteuning vanuit het HWBP aan de innovatie. Voorbeeld hiervan is het voornemen van Waterschap Rivierenland voor het uitvoeren van een proefproject met de toepassing van enkele INSIDE-technieken. Wanneer het programmabureau besluit om een specifieke innovatie op die manier te ondersteunen zullen tussen het programmabureau en het waterschap/hoogheemraadschap specifieke afspraken worden gemaakt, bijvoorbeeld over de risicoverdeling en realisatie van de proef.



Werkafspraak 6: Terugplaatsen of vernieuwen Subsidieregeling deel B: Handreiking subsidiabele kosten verbetering primaire waterkeringen Artikel 2.3 Realisatie: Overeenkomsten realisatie verbetering Artikel 2.3.2: Herstel/terugbrengen bestaande voorzieningen Onderdeel van de realisatie van werken voor verbetering is het herstel/terugbrengen van bestaande voorzieningen die door de realisatie of in samenhang met het ontwerp van de werken worden aangetast. De onderdelen die redelijkerwijs behoren tot de inpassing van het plan in zijn omgeving, dan wel daarvan een rechtstreekse consequentie zijn, maken onderdeel uit van de werken voor verbetering. E.e.a. zal bij de opstelling van het plan duidelijk moeten worden gemaakt. Bij de integratie van verschillende beleidsdoeleinden zal duidelijk moeten zijn wat vanuit de andere beleidsvelden wordt gewenst en dus door die beleidsvelden wordt bijgedragen. Indien dit niet duidelijk is, worden de inpassingkosten niet vergoed. Bij vervanging van (openbare) voorzieningen kan aftrek nieuw voor oud plaatsvinden. (Dit geldt alleen voor overheden en bedrijven). Werkwijze HWBP ten aanzien van terugplaatsen of vernieuwen Wanneer het plaatsen van nieuwe voorzieningen goedkoper is dan vervangen van bestaande voorzieningen, bijvoorbeeld omdat kostbaar herstel nodig is in geval van verplaatsing, dan verdient nieuw de voorkeur boven herplaatsing. Opmerking: Kosten uit achterstallig onderhoud worden niet vergoed.



Werkafspraak 7: Omgaan met leges tijdens de realisatie Subsidieregeling deel B: Handreiking subsidiabele kosten verbetering primaire waterkeringen Artikel 2.1 Voorbereiding Artikel 2.1.4.5 Vergunningen en leges Om de benodigde maatregelen te kunnen uitvoeren dienen diverse vergunningen te worden doorlopen. Voor de daartoe te doorlopen procedures zijn leges verschuldigd. Daarnaast kunnen er bezwaar- en beroepsprocedures voorkomen. De hiervoor noodzakelijk te maken kosten voor rechtsbijstand vallen ook onder de voorbereidingskosten. Werkwijze HWBP ten aanzien van omgaan met leges tijdens de realisatie Vergunningaanvragen met bijbehorende kosten worden geacht plaats te vinden in de voorbereidingsfase. In de 15% regeling ter vergoeding van de voorbereidingskosten is hiermee rekening gehouden. Het kan echter voorkomen, bijvoorbeeld bij toepassing van andere contractvormen (D&C), dat vergunningen pas na de voorbereidingsfase worden aangevraagd. Kosten gemoeid met vergunningen/leges die gemaakt worden in de realisatiefase zijn evenals de vergelijkbare kosten in de voorbereidingsfase subsidiabel maar worden wat subsidie betreft geacht te zijn afgedekt via de 15%-regeling. Slechts in uitzonderlijke gevallen en na behandeling van een verzoek hiertoe in het rolhoudersoverleg kan door het Programmabureau worden toegestaan om kosten voor vergunningen/leges apart op te voeren in de realisatiefase. Bij de financiële jaarverantwoording dienen deze kosten dan te worden opgevoerd/verantwoord onder “i: overige kosten”.



Werkafspraak 8: Omgaan met communicatiekosten Werkwijze HWBP ten aanzien van omgaan met communicatiekosten Kosten voor communicatie worden niet expliciet benoemd in deel B: Handreiking subsidiabele kosten verbetering primaire waterkeringen. Dit betekent dat ze kunnen worden beschouwd als overige kosten zowel in de voorbereidingsfase (conform Artikel 2.1.4.6 Overig) als in de realisatiefase (conform Artikel 2.9 Realisatie: overig). Dit betekent dat deze kosten behoren tot de categorie die in voorkomende gevallen worden vergoed na toestemming van de subsidieverstrekker. Uitgangspunt daarbij is dat deze kosten zo veel mogelijk worden (voorkomen dan wel) beperkt. Ten aanzien van de voorbereidingsfase geldt dat de communicatiekosten vallen onder de 15% regeling (van de realisatiekosten). Het communicatieplan vormt de basis voor het bepalen van de kosten gemoeid met communicatie. Dit plan dient bij de toetsing overeenkomstig de andere onderdelen van de dijkversterking te worden getoetst op sober, robuust en doelmatig. Ten aanzien van communicatie betekent dit dat communicatie als middel sober maar efficiënt dient te worden ingezet. Om te bepalen wat redelijk is kan ook hierbij het ‘principe’ worden gehanteerd zoals opgenomen in Artikel 2.3.2: Herstel/terugbrengen bestaande voorzieningen: De onderdelen die redelijkerwijs behoren tot de inpassing van het plan in zijn omgeving, dan wel daarvan een rechtstreekse consequentie zijn, maken onderdeel uit van de werken voor verbetering. E.e.a. zal bij de opstelling van het plan duidelijk moeten worden gemaakt. Bij de integratie van verschillende beleidsdoeleinden zal duidelijk moeten zijn wat vanuit de andere beleidsvelden wordt gewenst en dus door die beleidsvelden wordt bijgedragen. Indien dit niet duidelijk is, worden de inpassingkosten (in dit geval communicatiekosten) niet vergoed. Eventuele afwijkingen van het communicatieplan (als onderdeel van het Dijkversterkingsplan) dienen te worden behandeld als meerwerk (zie Werkafspraak 1). Optie: De Projectbegeleider zou met het waterschap/hoogheemraadschap een werkwijze overeen kunnen komen dat op basis van het communicatieplan een vast subsidiebedrag wordt afgesproken bestemd voor het gehele project zowel voorbereiding als realisatie. Dit bedrag wordt dan beschikbaar gesteld bij het eerste voorschot.



Werkafspraak 9: De Digitale handtekening Aanleiding Tot voor kort was onduidelijk hoe moet worden omgegaan met de digitale handtekening, bijvoorbeeld onder de goedkeuring van GS (Provincie) op het dijkversterkingsplan. Aanleiding was dat Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland het besluit heeft genomen dat brieven aan derden worden voorzien van ondertekening door middel van naam-functie-aanduiding, tenzij, in uitzonderingsgevallen, specifieke regelgeving fysieke ondertekening vereist. De aanduiding slaat op een kenmerk (onderschrift/watermerk) dat onderaan een brief wordt toegevoegd nadat het besluit is genomen, die de brief uniek en authentiek maakt. Aan de hand van dat kenmerk van het besluit kan gecontroleerd worden of de stukken door een bevoegd persoon zijn afgedaan c.q. ondertekent. Of het een bevoegd persoon betreft is te controleren aan de hand van de mandaatregeling. Afweging Na beoordeling van de stukken die op het besluit van GS betrekking hebben, blijkt dat het kenmerk op de brief met het goedkeuringsbesluit van GS voldoende zekerheid geeft of een bevoegd persoon het besluit heeft afgedaan c.q. heeft ondertekend. Als maatregel bij gerede twijfel kan altijd aan de hand van het kenmerk bij de provincie worden nagegaan of dat zo is. Daarnaast is nagegaan of op basis van de “Regeling bijzondere subsidies waterkeren en waterbeheren” en de “Wet op de waterkeringen” een fysieke ondertekening vereist is. In beide stukken is dat niet vereist. Ook de “Wet op de elektronische handtekening” geeft geen belemmering. Conclusie Op basis van het bovenstaande geldt dat de digitale handtekening akkoord is. Dit geldt echter vooralsnog alleen voor projecten in de Provincie Zuid-Holland. Voor projecten in andere provincies geldt nog steeds dat een geschreven handtekening noodzakelijk is.



Werkafspraak 10: Omgaan met explosieven Subsidieregeling deel B: Handreiking subsidiabele kosten verbetering primaire waterkeringen Artikel 2.7 explosieven opruiming Wanneer een beheerder tijdens de realisatie van een werk wordt geconfronteerd met explosieven uit de Tweede Wereldoorlog, wordt met betrekking tot de vergoeding van de kosten van opruiming verwezen naar het besluit van 2 september 1999, Bijdragebesluit kosten ruiming explosieven Tweede Wereldoorlog 1999. In deze regeling wordt de betrokken gemeente aangewezen als eerstverantwoordelijke t.a.v. het opsporen en/of het opruimen van explosieven. In voorkomende gevallen dienen afspraken gemaakt te worden tussen gemeente en subsidieaanvrager, zodat voldaan kan worden aan de bepalingen van het besluit. In het besluit is een regeling voor het toekennen van een bijdrage om in het overgrote deel van de kosten voorzien. Gelet op dit besluit worden de kosten voor explosieven opruiming niet vergoed tenzij de subsidieaanvrager kan aantonen dat een beroep op het bijdragebesluit redelijkerwijs niet mogelijk is en de voortgang van de verbetering daardoor wordt belemmerd. Werkwijze HWBP ten aanzien van omgaan met explosieven Bij werkzaamheden in en aan de kering bestaat de mogelijkheid op het aantreffen van explosieven uit WOII. Het uitvoeren van oriënterend/inventariserend onderzoek (bureaustudie) naar het al dan niet verdacht zijn van een gebied/locatie behoort onderdeel te zijn van het project waarin graafwerkzaamheden plaatsvinden. Wanneer een gebied als verdacht wordt aangemerkt of wanneer tijdens de uitvoering onverwacht toch explosieven worden aangetroffen wordt in de regel een vervolgonderzoek uitgevoerd (met meetapparatuur zoals bijvoorbeeld metaaldetectie) om de omvang van het risicogebied in beeld te brengen. Kosten die hierbij van belang zijn, zijn onder andere onderzoekskosten, kosten gemoeid met ontruiming, stagnatiekosten. In de regeling wordt onderscheid gemaakt tussen onderzoek en realisatie. Onderzoeken in het kader van de planvorming, MER en ontwerp behoren tot de voorbereidingsfase. Het omgaan met eventuele stagnatiekosten tijdens de realisatie behoort tot Realisatie: overeenkomsten realisatie verbetering (lid 1, sub c) conform artikel 2.3.8 van deel B: Handreiking subsidiabele kosten verbetering primaire waterkeringen en worden van daaruit vergoed als deze stagnatiekosten redelijkerwijs niet voorkomen hadden kunnen worden. Het Bijdragebesluit ‘kosten opsporing en ruiming conventionele explosieven Tweede Wereldoorlog 2006’ is met ingang van 1 oktober 2009 ingetrokken! In een bestuursakkoord tussen Rijk en gemeenten van 4 juni 2007 is afgesproken dat het besluit wordt ingetrokken en dat de gemeenten nu een verhoogde bijdrage krijgen in het gemeentefonds. Declaraties lopen via de gemeenten. Declaraties die voor oktober 2009 zijn ingezonden worden door de Dienst regelingen van LNV namens de Minister van BZK afgehandeld. De oude regeling (besluit van 2006) is op die declaraties van toepassing. Voor die HWBP-projecten geldt dat de beheerders (waterschappen en hoogheemraadschappen) als initiators worden aangemerkt, want het waterschap is zelf verantwoordelijke (en bevoegd) tot dit project. Het waterschap neemt de benodigde besluiten voor dit project (en vraagt de uitvoeringsbesluiten aan). Ook heeft het waterschap het projectplan vastgesteld, na goedkeuring GS. Het rijk levert slechts een financiële bijdrage. Ten aanzien van het daadwerkelijk opruimen van de explosieven en eventuele bijkomende kosten als kosten gemoeid met de ontruiming van de omgeving geldt dat deze niet worden vergoed tenzij kan worden aangetoond dat een beroep op het gemeentefonds/bijdragebesluit redelijkerwijs niet of maar gedeeltelijk mogelijk is en de voortgang van de verbetering daardoor wordt belemmerd. In de praktijk betekent dit voor het waterschap/hoogheemraadschap: 1. Gemeente is als bestuursorgaan verantwoordelijk. 2. Als gemeente niet alle kosten dekt kan een beroep worden gedaan op het gemeentefonds/bijdragebesluit. 3. Als dat nog niet alle kosten dekt dan kan een beroep worden gedaan op de subsidieregeling.



Werkafspraak 11: start van de administratieve onteigeningsprocedure bij dijkversterkingsplannen Aanleiding Bij provincies en waterschappen bestaat soms onduidelijkheid over het moment waarop de administratieve onteigeningsproceure gestart kan worden bij Dijkversterkingsplannen. Aanleiding hiervoor is wellicht een fout die staat in de ‘Richtlijn onteigening voor Ruimte voor de Rivier’ van 2008 waarin gesproken wordt over de start van de onteigeningsprocedure op grond van Titel II van de onteigeningswet (voor dijkversterking/-verlegging). Dit in relatie tot de procedure op grond van de Wet op de waterkering. De fout betreft het gestelde over de start van de onteigeningsprocedure wat niet in overeenstemming is met de lijn die thans door de Kroon gehanteerd wordt. In de ‘Richtlijn onteigening voor Ruimte voor de Rivier’ van 26 februari 2008 wordt in paragraaf 2.6 de relatie geschetst tussen de diverse onteigeningsprocedures en de planologische procedures. Met betrekking tot de administratieve onteigeningsprocedure op grond van Titel IIa van de Onteigeningswet is aangegeven dat deze reeds met de ter visie legging van het onteigeningsplan kan starten indien de eigenaren en rechthebbenden daaraan voorafgaand of minstens gelijktijdig ook de mogelijkheid hebben gehad om zienswijzen van planologische aard in te brengen in een planologische procedure. Ten aanzien van de onteigening voor de versterking of verlegging van waterkeringen op grond van Titel II van de onteigeningswet is aangegeven dat deze kan plaatsvinden ter realisering van een plan als bedoeld in de Wet op de waterkering. Gesteld wordt dat zo’n plan voor de start van de procedure niet onherroepelijk hoeft te zijn, maar dat het, net als bij de toepassing van Titel IIa, voldoende is wanneer het plan minstens in ontwerp ter inzage heeft gelegen. Dit laatste is niet juist. De Kroon heeft zich namelijk enkele keren op het standpunt gesteld dat de administratieve onteigeningsprocedure op grond van Titel II kan worden gestart nadat het dijkversterkingsplan op grond van de Wet op de waterkering door gedeputeerde staten is goedgekeurd (zie o.a. het koninklijk besluit inzake dijkversterking Vianen van 27 mei 2002, nr. 02.002446, Staatscourant 7 juni 2002, nr. 106). Overwegingen Inmiddels is de Wet op de waterkering vervangen door de Waterwet en rijst de vraag of de bedoelde lijn, dat de onteigeningsprocedure op grond van Titel II eerst kan starten na de goedkeuring van het dijkversterkings of –verleggingsplan door gedeputeerde staten, ook wijzigt. De procedure die in de Waterwet is vastgelegd voor de aanleg, verlegging of versterking van een primaire waterkering wijkt niet wezenlijk af van de procedure zoals die op grond van de Wet op de waterkering gold. Immers, ook op grond van de Waterwet (hoofdstuk 5, paragraaf 2) moet het bestuur van een waterschap voor de aanleg, verlegging of versterking van een primaire waterkering een plan (in dat geval projectplan geheten) tot stand brengen. Op de voorbereiding daarvan is afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing, wat inhoudt dat de stukken gedurende zes weken voor belanghebbenden ter inzage liggen. Binnen deze termijn kunnen de belanghebbenden zienswijzen tegen het ontwerp van het projectplan kenbaar maken. Vervolgens stelt het bestuur het projectplan vast en wel binnen twaalf weken na afloop van de termijn waarin de stukken ter inzage hebben gelegen. Het bestuur moet het plan dan “onverwijld” ter goedkeuring aan gedeputeerde staten sturen. Zie hierover de artikelen 5.6 en 5.7 van de Waterwet. Geeft de Waterwet nu aanleiding om de hierboven bedoelde lijn van de Kroon bij de toepassing van Titel II van de onteigeningswet (dus start procedure eerst mogelijk na goedkeuring van dijkversterkings/-verleggingsplan door gedeputeerde staten) te wijzigen? Gelet op de lijn die de Kroon volgt bij de toepassing van Titel IIa van de wet is hier geen aanleiding toe. Belanghebbenden hebben immers op het moment van de ter inzage legging van het ontwerp-projectplan, op grond van de Waterwet, de mogelijkheid om hun zienswijzen van planologische aard naar voren te brengen bij het waterschap. De onteigeningsprocedure op grond van Titel II zou formeel ook op dat moment kunnen starten. Toch verdient dit geen aanbeveling aangezien het is gebleken dat het bestuur van het waterschap naar aanleiding van de zienswijzen nog wijzigingen door kan voeren in het projectplan. Dit betekent dat er op het moment waarop het ontwerpprojectplan ter inzage gaat nog geen sprake is van een voldoende vaststaand plan, wat wel geëist wordt bij de start van de onteigeningsprocedure.



Conclusie/Werkwijze HWBP Uit onderzoek door de Corporate Dienst is gebleken dat, bij de goedkeuring van het dijkversterkings/verleggingsplan door gedeputeerde staten, er nagenoeg geen wijzigingen meer worden doorgevoerd in de plannen, waardoor er sprake is van een voldoende vaststaand plan. Voor de start van de administratieve onteigeningsprocedure op grond van Titel II van de onteigeningswet moet dan ook gewacht worden op de vaststelling van het dijkversterkingsplan door het bestuur van het waterschap. In de daaraan voorafgaande periode kan dan al wel het minnelijk overleg met de eigenaren/rechthebbenden worden gevoerd en kan gewerkt worden aan de onteigeningsstukken. Het verzoek tot het starten van de onteigeningsprocedure kan dan worden gedaan op het moment dat het waterschap het dijkversterkingsplan ter goedkeuring aan gedeputeerde staten voordraagt. De onteigeningsprocedure kan dan gelijk oplopen met de goedkeuringsprocedure en de eventuele beroepsprocedure tegen het goedkeuringsbesluit bij de afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State.



Werkafspraak 12: Subsidievaststelling Aanleiding Ten behoeve van de behandeling van de subsidievaststelling is een uniforme werkwijze gewenst. Voorliggende memo probeert daar invulling aan te geven. Hierbij wordt ingegaan op de door de beheerder aan te dragen informatie en op de administratieve en inhoudelijke toets door het Programmabureau HWBP. Hulpmiddelen · Formulier: Financiële eindverantwoording Algemeen Bij de subsidievaststelling verloopt de aanvraag tot vaststelling van de subsidie op dezelfde wijze als de aanvraag tot vaststelling jaarverantwoording. Regeling In de subsidieregeling zijn 3 artikelen opgenomen die te maken hebben met de subsidievaststelling: Artikel 9 Aanvraag tot vaststelling subsidie 1. De subsidieontvanger dient binnen zes maanden na voltooiing van het werk bij de hoofdingenieur-directeur een aanvraag tot subsidievaststelling in. 2. Bij de aanvraag, bedoeld in het eerste lid, overlegt de subsidieontvanger: a. een financiële eindverantwoording over het werk bestaande uit: 1º. een overzicht van de gemaakte kosten voor de in artikel 2, eerste lid, onderdelen b tot en met i, onderscheiden posten; 2º. een overzicht van de uitbetaalde voorschotten waarbij het voorschot voor de kosten van voorbereiding, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onder a, afzonderlijk wordt vermeld; b. een verklaring over de financiële eindverantwoording, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, waaruit blijkt of het werk is uitgevoerd overeenkomstig de beschikking tot subsidieverlening en waaruit blijkt dat de in onderdeel a bedoelde kosten zijn gemaakt, overeenkomstig het daartoe door de Minister bekendgemaakte controleprotocol. 3. Op gemotiveerd verzoek van de subsidieontvanger, ingediend binnen zes maanden na voltooiing van het werk, kan de in het eerste lid bedoelde termijn worden verlengd. Artikel 10 Beschikking tot subsidievaststelling 1. Een beschikking tot subsidievaststelling vermeldt: a. de dagtekening en het nummer van de beschikking tot subsidieverlening; b. de berekeningswijze voor de vaststelling van het subsidiebedrag; c. het bedrag van de vastgestelde subsidie uitgesplitst overeenkomstig de in artikel 2, eerste lid, onderscheiden posten; d. de betaalde voorschotten; e. het te betalen dan wel terug te vorderen bedrag. 2. De subsidie kan ambtshalve worden vastgesteld indien de subsidieontvanger niet tijdig een aanvraag heeft ingediend als bedoeld in artikel 9, eerste lid, of een verzoek als bedoeld in artikel 9, derde lid. 3. Artikel 4:46, tweede lid en derde lid, van de Algemene wet bestuursrecht is van overeenkomstige toepassing op de subsidievaststelling. 4. Artikel 4:49 van de Algemene wet bestuursrecht van overeenkomstige toepassing op de intrekking of wijziging van de beschikking tot subsidievaststelling. Artikel 11 procedure voor subsidievaststelling in twee fasen 1. Indien vanwege nog lopende gerechtelijke procedures, voor een deel van de kosten bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdelen b tot en met i, de subsidie nog niet kan worden vastgesteld, kan op verzoek van de subsidieontvanger de subsidie voor de kosten van of voortvloeiend uit deze procedures, afzonderlijk worden vastgesteld. 2. Een verzoek als bedoeld in het eerste lid wordt ingediend bij de aanvraag tot subsidievaststelling, bedoeld in artikel 9, eerste lid, waarbij met redenen wordt omkleed voor welke kosten de subsidie nog niet kan worden vastgesteld. 3. Binnen zes maanden na afronding van de gerechtelijke procedures, bedoeld in het eerste lid, dient de subsidieontvanger bij de hoofdingenieur-directeur een aanvraag tot subsidievaststelling in. Op deze afzonderlijke subsidievaststelling zijn artikel 9, tweede lid, en artikel 10 van overeenkomstige toepassing. Werkafspraken Programmabureau HWBP


Interne Routing subsidievaststelling De interne routing voor de subsidievaststelling is beschreven in het ‘Draaiboek subsidieverlening HWBP’. Deze verloopt nagenoeg hetzelfde als bij de subsidieaanvraag. Administratieve toets De administratieve toets is gelijk aan de administratieve toets op de jaarverantwoording. Inhoudelijke toets De inhoudelijke toets is voor wat betreft de vorm gelijk aan de inhoudelijke toets op de jaarverantwoording. Hierbij geldt wel dat duidelijk (aantoonbaar gemaakt) moet zijn: · dat het eindresultaat voldoet aan het dijkversterkingsplan en daarmee aan de veiligheidsnorm. · Dat er geen ‘openstaande zaken’ meer zijn (kans op aanvullende kosten, risico’s). · Dat de door de beheerder opgevoerde kosten ‘aannemelijk’ zijn. Werkwijze inhoudelijke toets · De projectbegeleider gaat na of er nog openstaande toetsen/acties zijn uit het projectbegeleidersplan. · Als er nog openstaande toetsen/acties zijn wordt in overleg met de CM bepaald of deze nog van belang zijn in relatie tot de subsidievaststelling. · Eventuele openstaande toetsen/acties van belang voor subsidievaststelling worden alsnog uitgevoerd. Let op: het is dus zaak om toetsen/acties uit het projectbegeleidersplan tijdig uit te voeren. · De projectbegeleider organiseert een eindgesprek met de beheerder. Daarin wordt onder andere besproken: · Is het uitgevoerde bestek conform het dijkversterkingplan, aan welke criteria is dat

· ·

· · · · · · · · ·

getoetst en is dat ook aantoonbaar? o Hoe is aantoonbaar gemaakt dat het bestek daadwerkelijk is gerealiseerd? o Is er een opleverdossier, zijn er verslagen van bouwvergaderingen, zijn de toetsbevindingen vastgelegd? Hoe is het opleverdossier van de aannemer getoetst? Zijn er bestekswijzigingen geweest? o Hoe zijn die vastgelegd? o Waren dit ook scopewijzigingen? o Is aantoonbaar dat de afgesproken wijzigingen zijn uitgevoerd? o Is aantoonbaar dat de afgesproken wijzigingen voldoen aan het dijkversterkingplan? Is er meer of minderwerk opgetreden? Op welke onderdelen? Is de projectbegeleiding uitbesteed? Aan welke partij(en) en is e.e.a. conform contract/afspraak verlopen? Zijn er andere contracten gesloten en zijn deze op een correcte wijze afgerond? Was er sprake van nadeelcompensatie K+L en is dat correct afgehandeld? Is nadeelcompensatie aan derden afgerond? Was er sprake van bodemsanering? Zo ja, is de sanering ook voor het bevoegd gezag naar tevredenheid uitgevoerd? Heeft men te maken gehad met explosieven? Zo ja, is dit financieel afgehandeld? Waren er nog ‘andere’ kosten? Welke leerpunten zijn er uit dit project? o Wat werkte goed/slecht op de beheersaspecten inhoud, kwaliteit, organisatie, omgeving? o Is er een communicatieplan gehanteerd? Hoe heeft dit gefunctioneerd? o Hoe was de betrokkenheid van het bevoegd gezag? o Hoe functioneerde de aannemer? o Hoe verliep het regie-voeren over het project? o Wat had er achteraf gezien anders gemoeten? o Zijn er leerpunten voor het programmabureau? o Anders …?



Werkafspraak 13: CAR-verzekering Aanleiding Vanuit de beheerders is de vraag gesteld hoe moet worden omgegaan met de CAR-verzekering bij de uitvoering van werken. Moet deze wel of niet worden afgesloten en zijn de hiermee gemoeide kosten subsidiabel? Subsidieregeling deel B: Handreiking subsidiabele kosten verbetering primaire waterkeringen Artikel 2.3.5 CAR-verzekering De noodzakelijk gemaakte kosten voor het afsluiten van een Construction All Risk (CAR)-verzekering worden vergoed. Afweging Het Rijk verzekert zich niet. Wel bestaat de mogelijkheid dat het Rijk een Opdrachtnemer verplicht zich te verzekeren. De poliskosten worden dan altijd via de aannemingssom vergoed. Afhankelijk van contractuele voorwaarden/bepalingen is het gebruikelijk dat een Opdrachtnemer de Opdrachtgever vrijwaart van schade aan derden (dus bijvoorbeeld ook van schade aan woningen als gevolg van trillingen). Hoe een Opdrachtnemer zich indekt tegen deze aansprakelijkheid, laat het Rijk meestal vrij. Een Opdrachtnemer kan het “uit eigen zak” vergoeden of hij kan zich daartegen verzekeren met bijvoorbeeld een CAR-verzekering. Slecht in speciale gevallen, wanneer het risico op schade erg groot is, schrijft het Rijk voor dat een Opdrachtnemer zich dient te verzekeren. In dat geval laat het Rijk zich altijd meeverzekeren. Werkwijze HWBP De werkwijze van het Rijk zoals hiervoor beschreven geldt ook voor de beheerders die met subsidie van het Rijk haar HWBP-projecten realiseren. De beheerder is als realisator van het werk het beste in staat om de afweging inzake verzekering te maken.



PROGRAMMABUREAU HWBP. Werkafspraken Programmabureau HWBP Versie 15 april 2010

Recommend Documents