Plan van aanpak voor het Programma HWBP 2016-2021 Concept versie 13 mei 2014 Inleiding Dit plan van aanpak (PVA) geeft aan hoe het Programma 2016-2021 van het HWBP tot stand zal komen en welke vorm dit programma zal krijgen. Dit PVA borduurt voort op de ervaringen, die zijn opgedaan met de programma’s 2014-2019 en 2015-2020. Conform de Deltawet wordt het programma voor de eerste 6 jaar (periode 2016-2021) concreet ingevuld en voor de daaropvolgende 12 jaar indicatief. Alle projecten worden gerangschikt volgens urgentie en met behulp van KOSWAT van ramingen voorzien. Voor de doorkijk na 2021 worden de projecten nog niet concreet in jaren geprogrammeerd op basis van de financiële randvoorwaarden. De resultaten van de evaluaties van de vorige programma’s zijn meegenomen in dit PVA. Met de wens van de beheerders om meer tijd beschikbaar te hebben voor de ambtelijke voorbereiding en de bestuurlijke besluitvorming is rekening gehouden door het concept Programma 2016-2021 al te starten in juni 2014 en in december 2014 gereed te hebben voor de bestuurlijke consultatie in de periode 1 januari tot 1 april 2015. De uitgangspunten van dit PVA worden op 28 mei besproken in de stuurgroep HWBP. Op 5 juni 2014 wordt een startbijeenkomst voor de beheerders gehouden. In mei wordt al de uitvraag naar de beheerders gezonden voor het aanleveren van de projectgegevens. De indeling van dit PVA is volgt: 1. Resultaat, scope, uitgangspunten en afhankelijkheden 2. Activiteiten en organisatie 3. Planning 4. Advies- en besluitvormingsproces 5. Risico’s 6. Informatiestromen en communicatie 7. Kosten 8. Beheersaspecten 9. Resultaten evaluatie Programma 2015-2020
1
1. Resultaat, scope, uitgangspunten en afhankelijkheden Op te leveren resultaten: A. Een PVA voor het tot stand komen van het concept Programma 2016-2021 geschikt voor zowel intern gebruik (binnen de Programmadirectie) als extern gebruik (bij de betrokken partners). Dit PVA kan ook als basis worden gebruikt voor het opstellen van het Programma 2017-2022. Het verdient aanbeveling om het proces van het opstellen van het Programma 2016-2021 in de eerste helft van 2015 te evalueren. B. Een concept Programma 2016-2021, dat geschikt is voor de bestuurlijke consultatieronde (van 1 januari tot 1 april 2015) en voor de vaststelling door de Minister van I&M in juni 2015. Scope: Het PVA heeft betrekking op het proces vanaf de opstart van het concept Programma 2016-2021 op 1 juni 2014 tot en met de oplevering van het conceptprogramma door de Programmadirectie aan de Stuurgroep HWBP in december 2014. Ook het vervolgtraject tot en met de besluitvorming in de Ministerraad is op hoofdlijnen beschreven. Door het gehele proces inzichtelijk te maken kunnen de consequenties van eventuele vertragingen in het voortraject beter worden beoordeeld en bijgestuurd. Uit de derde landelijke toetsronde in 2011 is gebleken, dat van de primaire waterkeringen 1225 km en 335 kunstwerken niet voldoen aan de gestelde criteria. De betrokken waterkeringen zijn in beheer bij waterschappen en Rijkswaterstaat. Ongeveer 500 km wordt in reeds lopende uitvoeringsprogramma’s versterkt. 726 km waterkeringen en 232 kunstwerken zijn aangemeld voor het programma en opgenomen in het areaaloverzicht HWBP. Met de beheerders van deze waterkeringen worden drie bijeenkomsten georganiseerd. Een startbijeenkomst op 5 juni, een collegiale toetsing voor de bepaling van de rangorde van de projecten de (prioritering) op 4 september en een bijeenkomst waarin het conceptprogramma wordt besproken in oktober. Het PVA is aan de Stuurgroep aangeboden ter vaststelling in de vergadering van 28 mei 2014. Volgens de planning wordt het concept Programma 2016-2021 aan de Stuurgroep aangeboden ter vaststelling in de vergadering van 4 december 2014. Uitgangspunten: 1. Prioritering De door de Stuurgroep voor de vorige programma’s (2014-2019 en 2015-2020) vastgestelde methodiek van het bepalen van de rangorde op basis van urgentie (Kans x Gevolg) wordt ook voor het Programma 2016-2021 toegepast. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om in het najaar van 2014, wanneer VNK2 landsdekkend is opgeleverd, een aanvullende consequentieanalyse op basis van VNK2 te maken. De effecten van een overstap naar overstromingskans kunnen dan goed vergeleken worden. Op 28 mei wordt de stuurgroep met een aparte oplegnota gevraagd om kennis te nemen van de eerste inzichten over mogelijke consequenties van de nieuwe normering op de prioritering van projecten in het HWBP en om in te stemmen met het uitwerken van een alternatieve programmering. Het is de bedoeling om dit dan verder uit te werken in de zomer en dan via WWK, CWK en Afstemoverleg I&M naar de stuurgroep in september te gaan voor bestuurlijke besluitvorming. 2. Programmering De totale omvang van het Programma 2016-2021, met een doorkijk naar de volgende 12 jaar, omvat in beginsel alle nog te verbeteren waterkeringen (726 km en 232 kunstwerken) uit de derde toetsronde. Het gehele areaal wordt van een urgentievolgorde voorzien, maar niet alle projecten worden geprogrammeerd in dit programma. Voor de periode 2016-2021 zullen de urgente projecten concreet in de tijd worden geprogrammeerd. In de doorkijk na 2021 zullen de overige projecten op volgorde van prioriteit worden opgenomen. 3. Stabiliteit Het is van belang zo veel mogelijk rekening te houden met stabiliteit in het programma, zodat beheerders in hun eigen werkplanning niet met grote wijzigingen worden geconfronteerd ten opzichte van de vorige programmering. Dit kan echter op gespannen voet staan met het rangordeningsprincipe op basis van urgentie en met de flexibiliteit, die voortvloeit uit het voortrollende karakter van de programmering. Naar analogie van het vorige programma worden de projecten uit het programma 2015-2020, die geprogrammeerd zijn met een start in 2015 en 2016 vastgezet in het nieuwe programma. Ook voor het programma 2015-2020 aangemelde projecten, die worden voorgefinancierd en die starten in 2015 worden vastgezet in het nieuwe programma. 2
4. Extra werkvoorraad Bij de programmering wordt uitgegaan van een extra werkvoorraad van in beginsel 20% (“overprogrammering”). Dit is nodig om onderuitputtingen in latere jaren te voorkomen als gevolg van scopewijzigingen in de verkenningsfase van opgestarte projecten. Ook liggen er dan voldoende projecten “op de plank” voor het geval er meer financiële middelen beschikbaar komen als gevolg van vrijval bij andere programma’s. Op 30 juni heeft de programmadirectie een overleg met DGRW om mogelijke vrijval van middelen uit het HWBP-2 te bespreken. Aan de hand van de ervaringen wordt onderzocht of het verstandig is om een grotere werkvoorraad dan 20% aan te houden. 5. Fasering Voor de fasering van projecten wordt standaard uitgegaan van 2-2-2 jaar voor resp. verkenning, planuitwerking en realisatie. Voor kleinere projecten (< 7 mln euro) wordt uitgegaan van 1-1-1. Voor grotere projecten (> 57 mln euro) wordt uitgegaan van 2-3-3. Indien beheerders hiervan af willen wijken, dan kunnen zij dit gemotiveerd aan de programmadirectie kenbaar maken. 6. Voorfinanciering Projecten, waarvan de waterschappen hebben aangegeven die te willen voorfinancieren en die aan de voorwaarden voldoen, zullen ook in de programmering worden opgenomen. 7. Projectoverstijgende verkenningen Naast de lopende verkenningen voor Centraal Holland, Piping en Waddenzee zijn door de beheerders en de deelprogramma’s van het Deltaprogramma in de bestuurlijke consultatieronde voor het programma 2015-2020 voorstellen gedaan voor mogelijke volgende projectoverstijgende verkenningen. Op 28 mei neemt de stuurgroep hierover een besluit. Als deze projectoverstijgende verkenningen worden opgenomen in het programma, dan worden ze gekoppeld aan het meest urgente project, waarop de betreffende verkenning betrekking heeft. 8. Projecten van RWS De RWS-projecten worden gelet op de afwijkende financiering voor de programmering in een aparte tabel opgenomen. Deze projecten zijn wel opgenomen in de totale prioriteringslijst. 9. Projecten Maasovereenkomst Voor deze projecten geldt een aparte financieringsafspraak. De betrokken beheerders hebben een invulling gegeven van de projecten in de programmajaren vanaf 2017 tot een maximum van € 20 mln. (inclusief het projectgebonden aandeel van 10%) per jaar. Samen met de betrokken beheerders zullen deze projecten op urgentie worden gerangschikt. 10. Toevoeging nieuwe projecten Nagekomen uitkomsten van de Verlengde Derde Toetsronde primaire waterkeringen zullen alleen worden meegenomen in de programmering voor zover deze beschikken over een tijdig afgegeven schriftelijke beoordeling door de Inspectie L&T. 11. Afstemming met Deltaprogramma Het is van belang reeds in een vroegtijdig stadium afstemming te hebben met het Deltaprogramma en de relevante deelprogramma’s. Met de staf van de Deltacommissaris zullen hierover afspraken worden gemaakt. Op projectniveau zullen de betrokken beheerders het initiatief nemen voor een adequate afstemming in de regionale stuurgroepen van het Deltaprogramma. Hierdoor kunnen de korte termijn maatregelen van het Hoogwaterbeschermingsprogramma goed worden afgestemd met de lange termijn strategieën uit het Deltaprogramma. Het is van belang dat er voor de ruimtelijke maatregelen met samenhang met dijkversterkingen komende twee jaar meer helderheid komt (voor zover als die nodig is voor een Voorkeursalternatief van de dijkversterking). Het is gewenst, dat provincies en gemeenten op korte termijn samen met waterschappen bekijken welke vragen beantwoord moeten worden (waterstaatkundig, financieel, ruimtelijk, …). Als dat niet gebeurt dan kan er bij de dijkversterkingen niet goed worden geanticipeerd op de toekomstige maatregelen in de Voorkeurstrategieën van het Deltaprogramma. 12. Financiën Uitgangspunt voor de berekening van het beschikbare budget voor de waterschapsprojecten in het conceptprogramma is de derde kwartaalrapportage Q3-2014 (= Deltafonds 2015). Er is rekening gehouden met toezeggingen voor de projecten Maasovereenkomst (periode 20172025), reserveringen voor voorfinancieringen (periode 2021-2025) en budgetten voor innovatieve projecten. Verder wordt rekening gehouden met de budgetten, die nodig zijn om de ‘vaststaande’ projecten uit de voorgaande programma’s uit te kunnen voeren (zie punt 3). Om steeds voldoende projecten in voorbereiding te kunnen hebben wordt in de programmering anticiperend rekening gehouden met het invullen van een extra werkvoorraad van 20% (zie 3
punt 4). Uitgegaan wordt van de geactualiseerde KOSWAT-ramingen van september/oktober 2014, tenzij de beheerder onderbouwd betere cijfers aanlevert. Gelet op mogelijke vrijval van HWBP-2 gelden zal een scenario worden opgesteld om in de periode 2018-2020 meer omzet in projecten te realiseren. In ambtelijk overleg is afgesproken dat DGRW eind juni 2014 een voorstel doet voor de financiële omvang van dit scenario. 13. Proces Volgens planning zal het conceptprogramma 2016-2021 in de vergadering van de stuurgroep van 4 december 2014 kunnen worden vastgesteld. Het door de stuurgroep vastgestelde conceptprogramma kan dan vóór het Kerstreces naar de besturen van de waterschappen worden gestuurd. Voor de bestuurlijke consultatieronde is de periode 1 januari tot 1 april 2015 uitgetrokken. Afhankelijkheden: De aanlevering van de projectgegevens geschiedt door de beheerders. Tijdige en complete aanlevering is van cruciaal belang voor de planning. Te late of onvolledige aanlevering kan niet worden meegenomen. Om die reden zal al vooruitlopend aan de beheerders worden gevraagd rekening te houden met de uitvraag naar de projectgegevens. Er zijn veel verschillende gremia, die een adviesrol hebben in dit traject. Om de doorlooptijd te kunnen halen, kan het gewenst zijn, dat adviesorganen extra vergaderingen in moeten plannen. De programmadirectie zal tijdig de planning naar de betrokken gremia sturen, zodat zij er op in kunnen spelen. Afstemming met andere programma’s: Deltaprogramma Aan de beheerders wordt gevraagd om de conceptprogrammering voor te leggen in de stuurgroepen van de regionale deelprogramma’s van het Deltaprogramma. Hierdoor kunnen de korte termijn maatregelen van het Hoogwaterbeschermingsprogramma goed worden afgestemd met de lange termijn strategieën uit het Deltaprogramma. Het is van belang dat er voor de ruimtelijke maatregelen met samenhang met dijkversterkingen komende twee jaar meer helderheid komt (voor zover als die nodig is voor een Voorkeursalternatief van de dijkversterking). Het is gewenst, dat provincies en gemeenten op korte termijn samen met waterschappen bekijken welke vragen beantwoord moeten worden (waterstaatkundig, financieel, ruimtelijk, …). Als dat niet gebeurt dan kan er bij de dijkversterkingen niet goed worden geanticipeerd op de toekomstige maatregelen in de Voorkeurstrategieën van het Deltaprogramma. HWBP-2 De uitvoering van het HWBP-2 kan betekenis hebben voor de programmering van het Hoogwaterbeschermingsprogramma 2015-2020. Onderuitputting of meevallers kunnen leiden tot het beschikbaar komen van middelen. Omgekeerd kunnen financiële tegenvallers in HWBP-2 leiden tot een reductie van de vrij programmeerbare middelen binnen voor het Hoogwaterbeschermingsprogramma. Raakvlak Ruimte voor de Rivier De uitvoering van het programma Ruimte voor de Rivier betekent, dat de opgave van het conceptprogramma HWBP 2015-2020 kan worden verkleind. Bij de 3e toetsing is nog geen rekening gehouden met de waterstandsverlagende effecten van Ruimte voor de Rivier. De betrokken beheerders zullen dit aspect in de verkenningsfase van de projecten nader analyseren. Raakvlak Maaswerken De opgave van in het Maasstroomgebied is afhankelijk van de waterstandverlaging door Maaswerken. In de bestuursovereenkomst Maas zijn hierover afspraken gemaakt die de komende jaren verder worden uitgewerkt, opdat de Hoogwaterbeschermingsmaatregelen vanaf 2017 kunnen worden voorbereid en uitgevoerd conform de financiële afspraken. Raakvlak met provincies en gemeenten Op projectniveau zullen de beheerders in het kader van de verkenning, planuitwerking en realisatie samenwerking zoeken met provincies en gemeenten om tot optimale oplossingen te komen voor het versterken van afgekeurde dijkvakken.
4
2. Activiteiten en organisatie Beschrijving werkzaamheden: Intern (binnen de programmadirectie): Evaluatie van Programma 2015-2020 afronden: o Zie voor aanpak en planning het PVA Evaluatie Programma 2015-2020 van april 2014. o Eén van de conclusies uit de evaluatie is om meer tijd voor de ambtelijke voorbereiding in te ruimen en de bestuurlijke consultatie eerder af te ronden. Om die reden start de ambtelijke voorbereiding nu al in juni 2014 en is de planning zo opgezet dat de bestuurlijke consultatie met een halve maand is vervroegd. o Overige resultaten van de evaluatie worden in juni verwerkt in de aanpak van dit programma. Werkafspraken maken met beheerders over tijdige en complete aanlevering van projectgegevens: o de uitgangspunten voor de programmering vaststellen in de Stuurgroep op 28 mei. o de programmadirectie maakt in mei een duidelijke omschrijving (uitvraag) voor de beheerders van wat van hen wordt verwacht. o op 5 juni startbijeenkomst organiseren om werkafspraken en uitgangspunten aan de beheerders toe te lichten. o afspraken maken over collegiale toetsingen door beheerders in bijeenkomst op 4 september. o bespreking van de resultaten van de conceptprogrammering in oktober. Deelopdrachten geven aan adviseurs (VNK, HKV, Pandoro, Informatiehuis Water, e.d.) om onderdelen van het proces uit te werken en/of advies te geven. Overleg in september van de programmadirectie met de Inspectie L&T over de toetsresultaten. Met beheerders een format maken met criteria voor prioritering en programmering, zoals projectnummer, beheerder, dijkvak, kansen, gevolgen, faalmechanismen, realisatiekracht van de beheerder, KOSWAT-resultaten of betere schattingen van de beheerder, mogelijkheden van voorfinanciering en meer realistische doorlooptijden voor verkenning, planvorming en realisatie. Input beheerders verwerken en van een rangordebepaling voorzien voor de programmering; op 4 september en in oktober overleg met betrokken beheerders over resp. de rangordebepaling en de concept programmering. Tevens organiseren dat de beheerders op 4 september een collegiale toets kunnen uitvoeren. Onderzoeken door programmadirectie (september) waar kansen liggen voor kennis en innovatie. Een overzicht maken van alle projecten, die beheerders willen voorfinancieren. Bepalen op welke wijze deze projecten in het conceptprogramma worden meegenomen. Tevens duidelijk maken hoe en wanneer de voorfinanciering wordt afgelost vanaf 2021. Deze werkzaamheden kunnen pas in april 2015 worden uitgevoerd na de bestuurlijke consultatie. Een nieuw meerjarenprogramma kan deels het vorige reeds vastgestelde programma overlappen. De programmadirectie brengt de oorzaken in beeld en geeft aan op welke wijze met deze overlap of spanning rekening kan worden gehouden. Overleggen met DGRW over de financiële randvoorwaarden voor de nieuwe programmering (vrijval uit andere programma’s, onderbouwing en specificatie werkvoorraad van 20% of meer). Afstemmen met andere programma’s (HWBP2, Ruimte voor de Rivier, Maaswerken, Deltaprogramma, VNK, e.d.). Met het Deltaprogramma en de deelprogramma’s zal een separate afstemmingsbijeenkomst worden belegd eind oktober/begin november. Ook zal een stafmedewerker van de Deltacommissaris worden uitgenodigd voor de bijeenkomsten met de beheerders in september en oktober. Conceptprogramma en aanvullende consequentieanalyse op basis van nieuwe normering opstellen en intern bespreken binnen programmadirectie. Conceptprogramma extern bespreken met WWK (NB extra WWK inplannen in november, reguliere WWK is op 3 oktober), Afstemoverleg I&M (DGRW, BS RWS, Min. I&M, NB datum nog niet bekend), CWK (21 november) en DO (26 november). Laatste opmerkingen verwerken en conceptprogramma ter besluitvorming voorleggen aan stuurgroep van 4 december. Eventuele opmerkingen stuurgroep verwerken in conceptprogramma en dit met toelichtende brief medio december 2014 versturen naar de betrokken bestuurders ter consultatie. 5
In januari starten met de evaluatie van het opstellen van het conceptprogramma 2016-2021. In mei evaluatie afronden, zodat de resultaten tijdig voor het opstellen van het conceptprogramma 2017-2022 beschikbaar zijn. De bestuurlijke consultatieronde van het conceptprogramma 2016-2021 waar nodig faciliteren. Conceptprogramma toelichten in brede informatiebijeenkomst voor beheerders medio januari. De resultaten van de bestuurlijke consultatie verwerken en het definitieve conceptprogramma in de stuurgroep van mei 2015 vaststellen. Het conceptprogramma aan de Minister van I&M aanbieden ter vaststelling in juni 2015. Extern communicatietraject uitwerken. Overdrachtsdocument opstellen voor de volgende programmeringsronde.
Extern (beheerders): Beheerders werken eigen werkprocessen uit voor tijdige en complete aanlevering projectgegevens. Beheerders voeren alle werkzaamheden uit, die nodig zijn voor tijdige en complete aanlevering van de projectgegevens. Beheerders geven bij de aanlevering van de projectgegevens aan of er beperkingen (onvoldoende capaciteit, uitvoeringsproblemen, samenhang met andere projecten zoals Ruimte voor de Rivier of Maaswerken e.d.) zijn, waardoor een project pas later kan starten. Beheerders voeren bij elkaar collegiale toetsingen uit tijdens de door de programmadirectie georganiseerde bijeenkomst op 4 september. Afspraak maken met Inspectie L&T over aanlevering bestanden in verband met grondslag subsidie. Organisatie programmering binnen Programmadirectie: Beschikbare capaciteit voor programmeren Aantal uren per week (gemiddeld) voor de periode 01-06-2014 tot 2012-2014 Erik Kraaij (verantwoordelijk portefeuillehouder) 4 Maarten Borgdorff (programmeren) 27 Vacature (programmeren, nog niet ingevuld) 32 Henk de Kruik (programmeren) 20 Simone Boogaard (coördinator programmeren) 32 Gert Leene (gegevensbeheer) 8 Michelle Hendriks (kennis en innovatie) 8 Joke Botterweg (staf) 2 Gert Korf (financiën) 2 Managementondersteuning 4 Jaap Schotkamp, Hannah Ietswaart en Erik Jan Houwing 12 (begeleiding regionale programma’s) Arjan Huijsmans (communicatie) 2 Totaal 153 N.B. voor de periode van 01-01-2015 tot 01-06-2015 (bestuurlijke consultatie, evaluatie en voorbereiding opvolgend programma) is nog geen raming van de personele inzet gemaakt. In te huren externe capaciteit: Opdracht
Bureau
GIS Berekeningen Actualisatie KOSWAT-ramingen
Pandoro HKV Deltares
Vervolgstudie consequenties invoering nieuwe normering)*
HKV/RMC
(senior) adviseur programmering
Nog niet bekend
TOTAAL
Tijd in uren 300 80 Onderdeel totaalopdracht 100 p.m.
Kosten in euro’s incl. BTW 26.500,= 14.500,= Zie Werkplan Bedrijfsvoering 18.000,= (NB nieuw; nog niet in begroting PD opgenomen) p.m. 59.000,=
)* dit betreft een vervolgstudie op het onderzoek naar de consequenties van de invoering van de nieuwe normering op de programmering, dat in het voorjaar is uitgevoerd door de adviesbureaus 6
HKV en RMC. Voor dit onderzoek is in de begroting 2014 een bedrag opgenomen van € 33.000,= Het eindrapport van dit onderzoek is in april 2014 opgeleverd.
7
3. Planning Planning voor het opstellen van Wat PVA met uitgangspunten goedkeuren Uitvraag en concept-PVA met uitgangspunten versturen naar beheerders Bespreken en vaststellen PVA met uitgangspunten
het nHWBP-programma 2016-2021 Wie Wanneer MT Programmadirectie 13 mei Programmadirectie
15 mei
Directeurenoverleg Stuurgroep (vaststellen) Programmadirectie met beheerders Beheerders
20 mei 28 mei
Urgentie berekenen en volgorde bepalen HWBP-check van projectgegevens aan toetssteen ILT Bespreking rangordebepaling en collegiale toets Actualisatie KOSWAT-ramingen Concept programma opstellen
Programmadirectie
juli
Programmadirectie
augustus
Programmadirectie met beheerders Deltares Programmadirectie
4 september
Conceptprogramma bespreken met beheerders Conceptprogramma vaststellen en versturen naar overleggen Conceptprogramma bespreken
Programmadirectie met beheerders MT Programmadirectie
Oktober (bijeenkomst nog in te plannen) 28 oktober
Deltaprogramma WWK Afstemoverleg I&M CWK Directeurenoverleg Stuurgroep Programmadirectie
Nog in te plannen Extra WWK nog in te plannen Nog in te plannen 21 november 26 november 4 december 1e helft december
Stuurgroep/ MT Programmadirectie Besturen Programmadirectie met beheerders Programmadirectie Adviesorganen
16 december
Stuurgroep
Eind mei 2015
Minister I&M
Juni 2015
Programmadirectie
Januari t/m juni 2015
Start bijeenkomst met beheerders Aanleveren projectgegevens
Opmerkingen Stuurgroep verwerken en aanbiedingsbrieven opstellen Conceptprogramma met brief versturen naar bestuurders Bestuurlijke consultatie Informatiebijeenkomst met toelichting op conceptprogramma Reacties verwerken Conceptprogramma bespreken met adviesorganen Reacties bespreken en definitief conceptprogramma vaststellen en aanbieden aan Minister Vaststellen Programma 20162021 door Minister I&M en aanbieden aan Ministerraad Evaluatie (ambtelijk en bestuurlijk)
5 juni Vóór 1 juli
Vóór 10 oktober September/oktober
Januari t/m maart 2015 Medio januari 2015 april 2015 Mei 2015
8
4. Advies en besluitvormingsproces Besluitvorming Besluitvormend orgaan/ persoon: MT Programmadirectie Stuurgroep HWBP Directeurenoverleg HWBP Besturen waterschappen (DB en/of AB) Deltacommissaris Minister I&M Ministerraad Consultatie Te consulteren orgaan: WWK CWK Staf DG DGRW Afstemoverleg I&M IPO ENW (indien gewenst) Beslispunten voor de Stuurgroep Beslispunt 1. PVA Programma 2016-2021 met uitgangspunten vaststellen 2. Tussenresultaten prioritering bespreken 3. Concept programma 2015-2020 bespreken en vaststellen
Verantwoordelijkheid: aansturing Programmadirectie bestuurlijke aansturing Programmadirectie en vaststelling conceptprogramma op uitvoeringsniveau gemandateerde bestuurlijke aansturing besluitvorming per waterschap besluitvorming Deltaprogramma besluitvorming ministerie I&M en definitieve vaststelling Programma gehoord hebbende de beheerders besluitvorming regering
Geeft advies aan: CWK en waterschappen Stuurgroep en waterschappen DG-RWS, Afstemoverleg I&M en Minister I&M over uitvoeringsaspecten Afstemoverleg I&M en Minister I&M over beleidsmatige aspecten Directeurenoverleg HWBP Provincie besturen Stuurgroep en/of DGRW
Vergadering 28 mei 24 sept 4 dec
Voorbereiding Voorstel via MT Programmadirectie naar Directeurenoverleg en Stuurgroep Bespreken met beheerders op 4 september. Voorstel via MT Programmadirectie naar CWK, Directeurenoverleg en Stuurgroep Concept programma voorbereiden door programmadirectie. Voorstel via MT Programmadirectie naar CWK, DO en Stuurgroep
9
5. Risico’s Risicoinventarisatie: Risico Capaciteit externe inhuur Capaciteit Programmadirectie Capaciteit programmeren Communicatie tussen Programmadirectie en beheerders Projectgegevens van beheerders
Financiële randvoorwaarden voor programmering Planning adviesorganen (voorportalen) Uitkomsten van de rangordebepaling kan voor een partij minder gewenst zijn Doorlooptijd opstellen conceptprogramma Het niet-tijdig krijgen van helderheid over de ruimtelijke maatregelen in het rivierengebied in samenhang met dijkversterkingen
Omschrijving Onvoldoende capaciteit beschikbaar op het gevraagde moment Capaciteit is niet toereikend, waardoor werkzaamheden vertragen Het feitelijke programmeren gebeurt nu door één persoon. Dit is te weinig en te kwetsbaar. Onduidelijke communicatie leidt tot verkeerde verwachtingen en/of resultaten Kwaliteit of tijdigheid van de gegevens is onvoldoende. Nagekomen aanvullingen of rectificaties kunnen tot fouten in de verwerking leiden Financiële randvoorwaarden zijn niet tijdig bekend of worden tussentijds bijgesteld Gelet op de krappe doorlooptijd is er weinig voorbereidingstijd voor de voorportalen Betrokken partij kan nieuwe berekeningen vragen, die tot nieuwe discussies en vertraging kunnen leiden De doorlooptijd tot aan de Stuurgroepvergadering van 4 december is krap Betrokken provincies en gemeenten werken de ruimtelijke maatregelen uit. Als dit niet tijdig gebeurt, dan kan er bij de dijkversterkingen niet goed worden geanticipeerd op toekomstige maatregelen in de Voorkeurstrategieën van het DP
Beheersmaatregel Tijdig opdracht geven en capaciteit vastleggen Voortgang goed managen en problemen tijdig oplossen Het invullen van de vacatures programmeren moet met voorrang gebeuren. Vooraf en tijdens het proces helder communiceren en wederzijdse verwachtingen managen Tijdig communiceren. Uiterste consequentie kan zijn, dat betrokken projectgegevens niet meegenomen kunnen worden in Programma 20162021 Tijdig overleg met DGRW over uitgangspunten (extra werkvoorraad) en risico’s voor programmering Planning tijdig communiceren, zodat adviesorganen er op kunnen inspelen Uitgangspunten voor de rangordebepaling vooraf goed overleggen en bestuurlijk vaststellen Meer ruimte creëren aan de voorkant door de ambtelijke voorbereiding in juni te starten i.p.v. in september. Betrokken waterschappen overleggen tijdig met provincies en gemeenten over afstemming van ruimtelijke maatregelen en dijkversterkingen. Zo nodig ook vanuit HWBP hier aandacht voor vragen.
10
6. Informatiestromen en communicatie Informatie binnen Programmadirectie: Eenmaal per 2 weken voortgangsoverleg binnen het team Programmering; Voor zover gewenst andere medewerkers bij dit overleg betrekken of van benodigde informatie voorzien; met name is het goed betrekken van de programmabegeleiders van groot belang in verband met onderhouden van hun contacten met de beheerders; Eenmaal per 2 weken voortgangsoverleg van Coördinator Programmering met verantwoordelijk Programmadirecteur; Vooroverleg met vertegenwoordigers Programmadirectie ter voorbereiding op externe overleggen; Afstemmingsoverleg met medewerkers Programmadirectie. Informatie van en naar beheerders: WWK op 17 april: informatie verstrekt over opzet programmering 2016-2021; Resultaten van evaluatie Programma 2015-2020 terugkoppelen; Toezenden concept-PVA en uitvraag voor aanlevering projectgegevens aan beheerders medio mei; Terugkoppeling besluiten van de Stuurgroepvergadering van 28 mei; Startbijeenkomst op 5 juni; Bilaterale contacten in juni met beheerders over voortgang aanleveren projectgegevens; 1 juli: uiterste datum van aanlevering van projectgegevens door beheerders aan Programmadirectie; Bilaterale contacten (indien nodig) in juli/augustus met beheerders over rangordeberekeningen; 4 september: bespreking rangordebepaling en collegiale toets; xx oktober: bespreken conceptprogramma met beheerders; Zo nodig nog bilaterale contacten met beheerders i.v.m. vragen of ter voorbereiding van de Stuurgroepvergadering; Terugkoppeling besluiten van de Stuurgroepvergadering van 4 december; Faciliteren beheerders bij consultatieronde voor besturen waterschappen; Netwerk contacten met beheerders onder meer op de Vakdagen HWBP. Externe communicatie: Nieuwsbrief HWBP; Informeren stakeholders; Netwerk contacten; Indien gewenst berichten naar de media.
11
7. Kosten Kostenpost (extern) Inhuur externe capaciteit (zie onder 2) Externe bijeenkomsten op 5 juni, 4 september, oktober en januari Onvoorzien 10% Totaal
Kosten in euro’s incl BTW 59.000,= 4.000,= 6.000,= 69.000,=
Aantal mensuren intern per Periode wk 23 t/m 51)* Totaal aantal uren intern week Gem. 153 20 weken (netto) 3060 )* NB voor de eerste helft van 2015 is nog geen personele inzet geraamd. NB Omdat het nog niet gelukt is om de vacature voor een extra (senior) adviseur programmering te vervullen, wordt er rekening mee gehouden, dat er nog een extra budget voor inhuur nodig is.
8. Beheersaspecten Op de beheersaspecten Tijd, Geld/middelen, Kwaliteit, Organisatie, Informatie en Risico’s wordt tweewekelijks gestuurd in het Voortgangsoverleg Programmering. De coördinator programmering bespreekt de afwijkingen om de 2 weken met de verantwoordelijke programmadirecteur en zo nodig vaker. Driemaandelijks wordt een schriftelijke voortgangsrapportage opgesteld.
12
9. Resultaten evaluatie Programma 2015-2020 Hieronder zijn de voorlopige uitkomsten van de evaluatie van het conceptprogramma 2015-2020 vermeld. Deze lijst wordt nog compleet gemaakt en van een reactie door de programmadirectie voorzien. a) Wat hebben we geleerd en dient te worden behouden? Collegiale toetsing Projectdefinities. Alles valt of staat met de beschikbaarheid van informatie. Alleen als een beheerder geïnvesteerd heeft (vooral in tijd) in de derde toetsronde en in de opslag van gebruikte en bewerkte data, is het tijdig formuleren van projectdefinities mogelijk. De methodiek van het HWBP was objectief. Bij collegiale toetsingen door andere waterschappen en HWBP kan altijd haarfijn het project onderbouwd worden met getallen. En dat maakt het heel transparant. De wijze waarop geprioriteerd is en urgentie toegekend zo houden. De programmadirectie HWBP was altijd bereikbaar voor vragen. evaluatie als vast onderdeel in de jaarlijkse programmeer-cyclus om HWBP-contactpersonen in de waterschappen afschriften van alle stukken te sturen. richt de communicatie in principe altijd aan de contactpersoon, tenzij het om de directie, of het college gaat en informeer de contactpersonen dan cc. b)
Wat moet we de volgende keer meer of beter doen? Op het tweede programma moesten alle overige (na het 1e programma) afgekeurde dijktrajecten op de groslijst worden gebundeld tot projecten. De beschikbare tijd daarvoor is veel te kort geweest. Zeker toen de deadline met bijna 4 maanden werd vervroegd. Betere afstemming van te voren met de mensen die het werk moeten uitvoeren. Methodiek en wijzigingen hiervan eerst afstemmen met de beheerders. Workshops vooraf gebruiken om keuzes te gaan maken en mee te laten denken. Nu waren de workshops informatief en mededelend van karakter. Ineens moest KOSWAT worden geverifieerd. Dat moest liefst gisteren en vergde nog onevenredig veel inspanning om Deltares van info te voorzien. Dat had beter gekund. Bovendien is er daarna niets meer teruggekoppeld. Meer afstemming tijdens het planningsproces met de werkvloer is wenselijk. WSRL heeft aangegeven welke projecten we willen programmeren en met welke planning we ze willen/kunnen uitvoeren. Hierop zijn door de programmadirectie weer aanpassingen gemaakt, logisch. Maar de afstemming over de wijzigingen en het waarom kan beter. Ook wij hebben gefundeerde argumenten voor de voorgestelde planning. Soms komen zaken als een donderslag bij heldere hemel. Zoals de gedachte in het conceptprogramma om een POV-Waal uit te voeren. Hierover is met WSRL niet over gecommuniceerd, het doel is niet geformuleerd, terwijl wel trekkerschap wordt verwacht. Er worden te weinig projecten geprogrammeerd. Er zal vast wel ergens vertraging ontstaan, en zijn er meevallers omdat de KOSWAT-ramingen stevig zijn. Kortom, straks kunnen we het geld niet omzetten omdat we te weinig projecten hebben voorbereid. Een flinke over-programmering is nodig. Een soort reservebank om snel te schakelen. Liever telefonisch contact dan per mail bij onduidelijkheden Verdiepende interviews: o samenhang en samenloop met parallelle sporen (Koswat actualisatie en ILT check) o urgentie vs budget o wat als een bestuur niet instemt of onder voorwaarden instemt Een vroegtijdige planning van bijeenkomsten. Duidelijk aangeven voor wat soort mensen je uitnodigt (zoals vorig jaar gebeurde), helpt zeker ook. De toelichting op de prioritering was verhelderend, maar er is nog steeds een gevoel in de programeersessie met een soort dummy-getallen te werken. daarmee leveren we belangrijke input, maar we zien niet de uiteindelijke lijst ontstaan. Dat gebeurt dan toch weer binnenskamers. Veel beheerders zouden graag met de "echte" lijst willen werken. Als dat niet kan of niet gewenst is, is duidelijkheid hierover vooraf gewenst om geen verkeerde verwachtingen te wekken. Optredende veranderingen goed toelichten. Die toelichting niet alleen tijdens de bijeenkomst, maar ook als bijlage bij het programma (in de consultatieronde). Wat echt nog mist in het programma is het vervolg op de POV's. Ook voor deze projecten zullen de planuitwerking en realisatie moeten worden opgenomen. De reactietijd was met name voor de financieringsregeling deel B en C erg kort. Bovendien is onduidelijk wat er met de reacties is gebeurd (los van de grote lijnen dan). 13
c)
Als beheerders niet reageren op vragen vanuit de programmadirectie: bel of mail dan even waarom er niks komt, of communiceer meer over het resultaat, dan kunnen we altijd nog aan de bel trekken Wat moeten we minder doen of zelfs mee ophouden? Geen opmerkingen.
14
