Toetsboek. HWBP-2 Contactmomenten. Datum Januari 2015 Status Definitief Versie 3.0

Toetsboek HWBP-2 Contactmomenten

Datum Status Versie

Januari 2015 Definitief 3.0

2

Colofon

Uitgegeven door Informatie

Hoogwaterbeschermingsprogramma 2 Gijsbert Kant

Uitgevoerd door

Robert Jan Messemaeckers Van de Graaf, Leonie de Jong, Leontien Gorter, Gijsbert Kant, Jeroen Moonen, Bart Budding, Johan Offermans

Opmaak Datum Status Versienummer

Januari 2015 Definitief 3.0

Wijzigingen ten opzichte van versie 1.0: Toetsproces herschreven Toetsoptiek en Samenvattend Toetsverslag toegevoegd Eerste opmerkingen uit werkervaringen toegevoegd. Collegiale Toets GPO verwerkt VTW procedure toegevoegd Wijzigingen ten opzichte van versie 2.0: Verwerken werkwijze en format STV cf. MT besluit 11-dec-2014

Lijst met gebruikte samenvattingen (ook in Toetsmatrix) SCB

Systeemgerichte ContractBeheersing

GS

Gedeputeerde Staten

SSK

Standaard Systematiek Kostenramingen

PPI

Project Planning Infrastructuur

PP

ProjectPlan

RvS

Raad van State

RO

Ruimtelijke Ordening

EMVI

Economisch Meest Voordelige Inschrijving

OG

OpdrachtGever

ON

OpdrachtNemer

NGE

Niet Gesprongen Explosieven

VSE

VraagSpecificatie Eisen

VSP

VraagSpecificatie Proces

NWO

Niet-Waterkerende Objecten

VTA

Voorstel Tot Aanname

VTM

Voorstel tot Meenemen

POS

Project OvereenkomSt

K&L

Kabels en Leidingen

MER

Milieu Effect Rapportage

MKBA

Maatschappelijke Kosten / Baten Analyse

VKA

VoorKeurs Alternatief

EHS

Ecologische Hoofdstructuur

PIB

Project InformatieBlad

HWBP-2

Tweede HoogWater Beschermings Programma

UAV-GC

Uniforme Administratieve Voorwaarden – Geïntegreerde Contracten

RAW

Rationalisatie en Automatisering Grond-, Water- en Wegenbouw

STV

Samenvattend Toets Verslag

ENW

Expertise Netwerk Waterveiligheid

WTI

Wettelijk Toets Instrumentarium

Pagina 4 van 23

Inhoud

1. Inleiding—7 1.1 Leeswijzer en opzet toetsboek—7 2. Basis Informatie en Context—8 2.1 Organisatie en Kernteams—8 2.2 Welke fasen kent mijn project?—9 2.2.1 C- momenten bij RAW aanbesteden—9 2.2.2 Contactmomenten bij UAV-GC Aanbesteden—10 3. Toetsen als onderdeel van C-momenten—12 3.1 Kader—12 3.2 Toets - Spoorboekje—12 3.3 Toets - Inhoud—13 3.4 Toets - Proces—14 3.5 Toets - Resultaat—15 3.5 Toetsen bij VTW—15 Bijlage 1 Definitie Sober, Robuust en Doelmatig—17 Bijlage 2 Format Samenvattend Toets Verslag—21 Bijlage 3 Toetsmatrix—23

Pagina 5 van 23

Pagina 6 van 23

1. Inleiding Voor u ligt het Toetsboek van Het tweede Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP-2). Dit boek heeft als doel om het proces te definiëren van het toetsen en omschrijft hoe het programmabureau HWBP-2 als voorspelbare partner hierin wil optreden. Om Nederland duurzaam te beschermen tegen overstromingen toetsen beheerders van de primaire waterkeringen regelmatig of deze keringen voldoen aan de vigerende wettelijke veiligheidsnormen. De maatregelen die de beheerders moeten treffen om de in de eerste 2 toetsronden afgekeurde keringen weer aan de veiligheidsnormen te laten voldoen zijn in het HWBP-2 geplaatst. De projecten binnen het HWBP-2 worden gerealiseerd door de beheerders van de primaire waterkeringen. Het rijk is verantwoordelijk voor het proces van subsidiering van deze maatregelen. Het Programmabureau HWBP-2, als vertegenwoordiger van het rijk, is verantwoordelijk voor het behalen van de programmadoelstellingen binnen de kaders van de subsidieregeling. Het HWBP-2 toetst daartoe de uitwerking en realisatie van de maatregelen aan de subsidieregeling1. De definitie van wat sober, robuust en doelmatig is, is hierin een belangrijk onderdeel. Het voldoen aan de subsidieregeling is voorwaardelijk voor de financiering van projecten. Het programmabureau werkt verder voortdurend aan om de beheersing binnen het programma te verbeteren. Het programmabureau ondersteunt de beheerders daarom bij de realisatie van de projecten. Het doel van het uitvoeren van toetsen is te verifiëren of de projecten worden voorbereid en uitgevoerd conform de vastgestelde kaders en eventueel nadere afspraken. Het programmabureau gebruikt verschillende toetsen om te verifiëren of de projecten voldoen aan het gestelde kader van de Waterwet, de subsidieregeling en de afspraken zoals die zijn vastgelegd in de baseline van individuele projecten (dat wil zeggen in het meest recente goedgekeurde scopeformulier of intentieverklaring). Welke toetsen worden uitgevoerd hangt af van het specifieke project, het risicodossier daarvan, de fase waarin het project zich bevindt en andere project specifieke omstandigheden Voorliggend toetsboek en toetsmatrix (Bijlage 3) vloeien voort uit en passen binnen de kaders van het Programmaplan HWBP-2 van 1 maart 2013. Hoe de verhoudingen en verantwoordelijkheden verdeeld zijn tussen programmabureau en beheerders is hierin opgenomen.

1.1 Leeswijzer en opzet toetsboek Voorliggend document geeft de onderbouwing en een toelichting bij de toetsmatrix. In deze matrix is overzichtelijk weergegeven welke vragen per discipline, per toetsmoment centraal kunnen staan. Ook is de wijze van toetsen, het kader en de scoren opgenomen. Hoofdstuk 2 richt zich op de uitleg van de organisatie en de werkwijze van de kernteams. In hoofdstuk 3 is de Toets met het beoordelingskader terug te vinden. Tevens is hier de uitleg over hulpmiddelen als de Toetsmatrix opgenomen.

1

Regeling bijzondere subsidies waterkeren en waterbeheren, Delen A, B en C, januari 2012 Pagina 7 van 23

2. Basis Informatie en Context 2.1 Organisatie en Kernteams De basis voor de aansturing van het programma wordt gevormd door het Programmaplan. Hieronder staat schematisch de inrichting weergegeven.

Figuur 1

Dit schema geeft de relatie weer tussen de verantwoordelijkheden vanuit beheerder, project en programma. Het helgroene deel is dat deel waar de productie/projecten plaats vinden. Vanuit het oranje deel aan de linkerkant (programma)en het blauwe deel aan de rechterzijde (beheerder) wordt de organisatie en besluitvorming van de projecten gevoed en begeleid. Het HWBP-2 werkt met behulp van zogenaamde kernteams. De taakverdeling in de kernteams staat in onderstaand schema weergegeven.

Kernteam

Projectbegeleiding Markt en aanbesteding Communicatie Robuust en omgeving Organisatie

Beheersing Figuur 2

Pagina 8 van 23

Integraal toetsen en faciliteren Tijd Geld Risico Kwaliteit

Doelmatig

Sober

Techniek - Ontwerp en realisatie - Technische conditionering - RO / vergunningen - Uitvoerbaarheid - Vastgoed

De werkwijze met kernteams heeft primair tot doel om verrassingen bij contactmomenten te voorkomen. Vanuit de eigen expertise is door Techniek, Beheersing en Begeleiding een rol om het proces van de ontwikkeling van de producten zo te volgen en van input te voorzien, dat het contactmoment soepel verloopt. Door in het proces van de ontwikkeling van planproducten betrokken te zijn kunnen opmerkingen en suggesties direct meegewogen en eventueel opgenomen worden, waardoor de kwaliteit van de producten bij oplevering voor een toets aanzienlijk hoger is. Het doel van het uitvoeren van toetsen is te verifiëren of de projecten worden voorbereid en uitgevoerd conform de vastgestelde kaders en vastgestelde werkafspraken.

2.2 Welke fasen kent mijn project? Binnen de projecten zijn de verschillende fases op te knippen, de zgn. contactfasen/contactmomenten. Deze momenten zijn opgenomen in de subsidieregeling. De stappen van de contactmomenten zijn deels afhankelijk van de keuze in marktbenadering. Voor diverse projecten wordt gekozen voor een UAV-GC contract. Dit vraagt om een aangepast toetsschema en afwijkende contact momenten. Hierdoor valt het toetsproces in 2 trajecten uiteen: Traditioneel (RAW) of UAV-GC Als startpunt geldt dan elk contactmoment wordt onderbouwd met kwantitatief en kwalitatief adequate documentatie.

2.2.1 C- momenten bij RAW aanbesteden Contactmoment 1 PIB (Startnotitie) Dit contactmoment vindt plaats wanneer de Notitie Reikwijdte en Detailniveau (voorheen Startnotitie MER) in concept is opgesteld. Bij dit contactmoment gaat het erom dat wordt vastgesteld dat de juiste ontwerpopgave en de juiste uitgangspunten worden gehanteerd en of het palet aan principeoplossingen ook een oplossing bevat die later als sober, doelmatig en robuust aangemerkt kan worden. Contactmoment 2 Keuze VKA Doel van dit contactmoment is om te bepalen welke ontwerpvarianten bestaan en hoe de afweging heeft plaatsgevonden die tot het voorkeursalternatief heeft geleid. Het rijk toetst of het voorkeursalternatief als sober, doelmatig en robuust aangemerkt kan worden. Indien ook andere belangen dan het veiligheidsbelang een plaats hebben gekregen in het voorkeursalternatief toetst het HWBP-2 welk deel van de te maken kosten aan veiligheid is toe te rekenen en voor subsidie in aanmerking komt. Contactmoment 3a Ontwerp Projectplan Bij dit contactmoment wordt het concept projectplan (voorheen: (concept) dijkversterkingsplan) getoetst op de criteria sober, doelmatig en robuust. Bij dit contactmoment wordt bepaald welk deel van de te maken kosten gerelateerd is aan de veiligheidsopgave en derhalve voor subsidie in aanmerking komt. Contactmoment C3b Subsidieaanvraag, gunning Nadat het projectplan door de provincie is goedgekeurd kan het waterschap een subsidieaanvraag indienen. Het ministerie van Infrastructuur en Milieu geeft naar aanleiding van de

Pagina 9 van 23

subsidieaanvraag een voorlopige beschikking af die als grondslag dient voor de uitbetaling van voorlopige subsidies aan de beheerder. Contactmoment 4 Contractfase (Voorbereiden markt & aanbesteding) Dit contactmoment dient om aan de hand van de opgestelde markt-uitvraag dan wel het opgestelde bestek (in geval van RAW) te bepalen welke aanbestedingsrisico’s bestaan en welke maatregelen kunnen worden getroffen om deze te reduceren of te voorkomen. Verder is van belang dat het bestek conform het vastgestelde projectplan is uitgevraagd. Contactmoment 5 Realisatie Tijdens de realisatie van projecten wordt door middel van rapportages (van de beheerder aan het HWBP-2) en de jaarverantwoordingen de gerealiseerde en geplande voortgang gevolgd. Indien de realisatie daartoe aanleiding geeft, volgt een contactmoment 5 teneinde dreigende realisatierisico’s te reduceren of voorkomen. Het betreft in feite een toets of het project voldoende beheerst wordt uitgevoerd. Daarnaast dient de toets om te voorkomen dat de beheerder bij de eindafrekening voor verrassingen komt te staan betreffende de subsidiabiliteit van het uitgevoerde werk. Contactmoment 6 Oplevering Zodra het project is afgerond, toont de beheerder aan dat de in het formeel goedgekeurde projectplan beschreven aanpassingen aan de hoogwaterkering zijn gerealiseerd waarmee invulling wordt gegeven aan de doelstelling van de waterwet binnen de kaders van de subsidieregeling. Vervolgens wordt de eindafrekening wordt opgesteld waarbij de verstrekte voorlopige subsidies worden verrekend met de werkelijk gemaakte kosten. Ook wordt dan de subsidiebeschikking definitief vastgesteld.

2.2.2 Contactmomenten bij UAV-GC Aanbesteden Door het verschil in contractmomenten en het moment waarop deze opgesteld worden tussen UAV-GC en RAW is er een andere volgorde van contactmomenten. Bij traditioneel aanbesteden werd na het projectplan de voorbereiding aanbesteed en het ontwerp afgemaakt. Nu wordt eerst een marktstrategie opgesteld om vervolgens middels functionele specificaties en proces de markt te benaderen. Deze benadering kan zowel Design & Construct zijn als Engineering & Construct. Bij de laatste variant maakt de opdrachtgever zelf een referentieontwerp. Contactmoment C1 is identiek. Contactmoment 2 Keuze VKA Naast het bovenstaande proces wordt gevraagd om een marktbenaderingsstrategie. Tussen contactmomenten 2 en 3a levert de beheerder het concept inkoopplan op. Dit wordt niet formeel getoetst in deze fase, maar door het nu op te leveren voorkomt men verrassingen in een later stadium. Contactmoment 3a Ontwerp Projectplan Bij het contactmoment C3a levert de beheerder ook het definitief inkoopplan op. Aanvullend laat de beheerder de voortgang zien op de inmiddels concept contractstukken. Contactmoment C4a Contractfase (75% gereed) Op korte afstand van het C3a moment volgt C4a. Door de UAV-GC procedure loopt de C4 fase (marktbenadering) vooruit op de C3b fase.

Pagina 10 van 23

Bij dit moment vraagt het HWBP-2 van de beheerder ongeveer een 75% versie van de contractstukken en het selectiedocument. Contactmoment C4b Contractfase (100% gereed) Hiertoe levert de beheerder alle contractstukken aan inclusief het inschrijvings- en beoordelingsdocument. Na dit contactmoment is de beheerder gereed om de stukken openbaar te maken. Contactmoment C3b (Subsidieaanvraag, gunning) Gelijk aan bovenstaand proces, echter vaak gekoppeld met de voorlopige gunning. Contactmoment 5 Realisatie: Tijdens de realisatie beoordeelt de beheerder volgens SCB systematiek of de opdrachtnemer voldoet aan de in het contract gestelde eisen. Gedurende de realisatie houden beheerder en PB zodanig contact dat verrassingen bij het C6 moment worden voorkomen. Het C5 moment kan worden gebruikt om markante momenten tijdens de realisatie formeel vast te leggen. Dit bijvoorbeeld de verificatie van het Definitief Ontwerp betreffen, belangrijke wijzigingen, keuringen of het Beheer en Instandhoudingsplan. Contactmoment 6 Oplevering Gelijk aan C6 RAW

C5 C5

Oplevering

C4 C3b

Uitvoering

C3a C3b C3a C4a C4b C3b = Beschikking

Gunning

Contract en Marktbenadering

Contract en marktbenadering

C2 C2

Ontwerp Projectplan

C1 C1

Keuze VKA

PIB

RAW UAV-GC

C6 C6

Pagina 11 van 23

3. Toetsen als onderdeel van C-momenten 3.1 Kader De beheerder is verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van het project. Het programmabureau HWBP-2 kent subsidie toe aan (delen van) projecten die voldoen aan de eisen uit de subsidieregeling. Om tot een subsidiebesluit en -afwikkeling te komen doorlopen beheerder en programmabureau de contactmomenten zoals in voorgaand hoofdstuk aangegeven. Voor elk C-moment levert de beheerder stukken aan, het programmabureau beoordeelt deze. Per C-moment stelt het programmabureau vast of de inhoud van de stukken past bij de programmadoelstellingen en communiceert en bespreekt dit oordeel met de beheerder. Het doorlopen van de toets, qua proces en qua inhoud, wordt in de volgende paragrafen nader toegelicht mede aan de hand van de toetsmatrix en de toetsoptiek.

3.2 Toets - Spoorboekje De aanloop naar een C-moment is een proces dat in gezamenlijkheid tussen beheerder en HWBP-2 wordt doorlopen. Dit begint al direct na het afronden van het voorgaande Cmoment. Door betrokken te zijn bij het opstellen van documenten, meedenken en werken in processen en door als toetser te adviseren worden wederzijdse verrassingen bij Cmomenten zo veel mogelijk voorkomen. De planning van een dergelijk proces wordt uitgeschreven in een spoorboekje. Hierin staan de noodzakelijke stappen inclusief doorlooptijden en streefdata. Dit spoorboekje heeft tot doel om een compleet en voorspelbaar overzicht te bieden zodat aan weerszijden een transparante planning ontstaat. Het proces vraagt om het eerder ter beschikking komen van documenten. Het is niet nodig te wachten tot eindversies, concepten worden nu al meegelezen. Ook in de processen hier voorafgaand kan het HWBP-2 een ondersteunende rol spelen. Wanneer de documenten “toets-gereed” zijn volgt de belangrijke check op compleetheid. Hierbij is niet alleen belangrijk dat de set compleet is, maar dat de stukken onderling samenhangend zijn en dat het de meest recente dan wel vigerende versie is. HWBP-2 hecht veel waarde aan hoge kwaliteit van documenten, processen en de algehele projectinrichting. Van de beheerder wordt daarom een goede kwaliteitsborging gevraagd. Zodoende is het mogelijk om de toetsing op onderdelen middels de SCB systematiek uit te voeren.

C-moment

Plan Van Aanpak Producten

Proces van Productontwikkeling

Producten gereed

Pagina 12 van 23

Gezamenlijk oordeel

Cmoment

3.3 Toets - Inhoud De toets is erop gericht om te bepalen of wordt voldaan aan de subsidieregeling. Hiertoe wordt een oordeel opgesteld over het project. Bij het toetsproces wordt gebruik gemaakt van de Toetsmatrix, de Toetsoptiek en het Samenvattend Toetsverslag (STV). Een en ander is hieronder uitgelegd. Basis is de Toetsmatrix (Bijlage 3), waarin voor alle toets-momenten achtereenvolgens een opsomming is gegeven van: · · · ·

Hoofddoel en subdoel, In te dienen documenten, Thema’s, Onderliggende (toets)vragen per thema.

De hoofdvragen bij elke toets zijn: 1. voldoet het project aan de criteria Sober, Robuust en Doelmatig (Bijlage 1). a. Voldoet de maatregel aan het oplossen van de veiligheidsopgave? b. Is de maatregel vergunbaar en inpasbaar? c. Is de maatregel realistisch en uitvoerbaar? 2. is het project voldoende beheerst? a. Is de projectorganisatie gesteld voor de fase van het project? b. Zijn de planning en de raming voldoende stabiel? c. Zijn de risico’s in beeld en worden deze voldoende beheerst? Om deze vragen te beantwoorden wordt een toets uitgevoerd aan de hand van de volgende zes thema’s: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Techniek en uitvoering; Conditionering; Projectorganisatie; Projectbeheersing; Markt en aanbesteding; Omgeving en communicatie.

De vragen horend bij elk thema zijn opgenomen in de Toetsmatrix (Bijlage 3). De insteek van de Toetsmatrix is om de beheerder inzicht te verschaffen in de vragen die het HWBP-2 kan stellen. Hiermee wordt het gesprek inhoudelijk gefaciliteerd en ingericht. Hierin kunnen aanvullende vragen worden gesteld, de Toetsmatrix is niet uitputtend. Bij een C-moment wordt door het kernteam een oordeel gegeven op de hoofdvragen aan de hand van de zes thema’s. Alle thema’s worden door het kernteam op hoofdlijnen beoordeeld. Naar oordeel van het kernteam worden enkele geselecteerd met een verhoogd risico voor tijd, geld en kwaliteit (Toetsoptiek) waar de beoordeling met meer diepgang wordt uitgevoerd (risico gestuurd toetsen). De deelvragen per beoordelingsthema worden door het kernteam facultatief gebruikt. Door de toepassing van een toetsoptiek brengt het HWBP-2 focus. Direct na het voorgaande C-moment wordt deze focus aangebracht. De Toetsoptiek is weliswaar flexibel bij ontwikkelingen, maar geeft vooral aan waarop het HWBP-2 de aandacht wil leggen. Door dit met de beheerder te delen ontstaat een gedragen visie over de optiek. Pagina 13 van 23

Het resultaat van een beoordeling wordt opgenomen in het Samenvattend Toetsverslag (STV, Bijlage 2). Het STV is de basis voor afronden van het C-moment.

3.4 Toets - Proces De hoofdlijn van het toetsproces omvat, van Toetsoptiek tot formele C-brief, bestaat uit de volgende stappen:

Toetsmatrix Toetsmatrix is de basis voor het opstellen van de Toetsoptiek. Kernteam bepaalt Toetsoptiek. Restpunten uit het voorgaande contactmoment maken deel uit van de Toetsoptiek Toetsoptiek Toets met focus volgens Toetsoptiek. Deeltoetsbevindingen op te nemen in de Reviewtabel. Reviewtabel wordt (ambtelijk) besproken, afgestemd en vastgesteld met het projectteam van de beheerder

Reviewtabel Belangrijkste toetsresultaten of -bevindingen uit de Reviewtabel worden opgenomen in het Samenvattend Toetsverslag.

Samenvattend Toetsverslag (STV, bijlage 2)

Naar MT HWBP2: Naar Beheerder:

Oplegmemo + STV + reviewtabellen C-brief + STV (m.u.v. C3b, zie N.B.1)

N.B.1: Bij C3b wordt het STV niet met de beschikking meegezonden, maar met de volgende projectreferentiebrief. N.B.2: Het oplegmemo is een intern document. Het geeft de navolgbaarheid weer van het kernteamadvies. Tevens omvat het meer context waarin het advies is genomen. De C-brief omvat relevante delen van het oplegmemo en de (bestuurlijke) inhoud omtrent het C-besluit.

Pagina 14 van 23

3.5 Toets - Resultaat Per beoordelingsthema geeft het kernteam een oordeel ten aanzien van het risicoprofiel. Hierbij wordt de volgende wijze van presenteren aangehouden (bijlage 2):

Risicoprofiel passend bij complexiteit van het project Verhoogd risicoprofiel ten opzichte van de complexiteit van het project. Te hoog risicoprofiel ten opzichte van de complexiteit van het project. Tevens wordt in een samenvattende tekst de restpunten benoemd Per C-moment volgt, op basis van de themabeoordeling, een eindbeoordeling. De weergave hiervan is in de vorm van een stoplicht, waarbij de kleur het risicoprofiel aangeeft en ook in hoeverre er sprake is van restpunten ter verdere afwikkeling: Rood

Geen afronding contactmoment. Onduidelijkheden, project voldoet niet aan subsidieregeling en/of risicoprofiel te hoog t.o.v. complexiteit van het project. Oranje Voorwaardelijke afronding contactmoment. Project voldoet onder voorwaarden aan subsidieregeling en/of verhoogd risicoprofiel t.o.v. complexiteit van het project. Groen Afronding Contactmoment. Project voldoet aan subsidieregeling, risicoprofiel passend bij complexiteit project.

3.5 Toetsen bij VTW Een VTW (Voorstel tot Wijziging) is een verzoek tot wijziging van een of meerdere projectreferenties voor de beheers aspecten scope (inclusief kwaliteit), tijd en geld. Een VTW wordt ingediend als de besluitvorming voor wijziging van een of meerdere projectreferentie niet kan wachten tot een regulier contactmoment. Basis voor de VTW is de vigerende projectreferentie. Een VTW wordt aangevraagd als de afwijking meer dan 20% is van de vigerende raming of beschikking, waarbij een minimum van €500.000,- geldt. Een VTW is ook nodig als de wijziging meer dan €10mln bedraagt ten opzicht van de vigerende raming. De toets bij een VTW vind plaats conform de beoordeling bij het voorliggende C-moment. De wijze van rapporteren is gelijk als bij een normale procedure. De rapportage vind plaats middels een samenvattend toetsverslag (STV) en een VTW-brief.

Pagina 15 van 23

Pagina 16 van 23

Bijlage 1 Definitie Sober, Robuust en Doelmatig Kern van de subsidieregeling is dat om voor subsidie in aanmerking te komen, de maatregelen tbv de veiligheidsopgave sober, robuust en doelmatig worden uitgevoerd. Alle projecten worden daarom op dit criterium getoetst, in de opeenvolgende projectfases conform de C-momenten. In dit memo worden de definities van sober, robuust en doelmatig gegeven. Tevens wordt een toelichting gegeven als aanvullende handreiking. Doel van deze nota is het bieden een uitgangspunt voor de toetsing, en de gesprekken die daarbij worden gevoerd. Daarnaast kan overleg tussen betrokkenen nodig zijn om tot een eindoordeel te komen. Deze nota biedt een basis om deze gesprekken te voeren. Uitgangspunt voor de definities is de subsidieregeling (Regeling bijzondere subsidies waterkeren en waterbeheren). In de bijbehorende toelichting op de subsidieregeling is de volgende tekst opgenomen: “Artikel 4, tweede lid, bevat de gronden voor de weigering van een subsidie… ……. Een tweede grond om de subsidie te kunnen weigeren, is dat het ontwerp niet voldoet aan eisen van soberheid en doelmatigheid. Voor de bepaling wat sober en doelmatig is, wordt verwezen naar de ontwerpleidraden, bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de Wwk. Omdat het tweede lid een zogenaamde ‘kan-’bepaling is, hoeft het oordeel dat een ontwerp bijvoorbeeld niet voldoende sober en doelmatig is, niet direct te leiden tot weigering van de subsidie, maar kan ook subsidie op grond van de bijgestelde raming die recht doet aan eisen van soberheid en doelmatigheid worden toegekend. Deze beoordelingsruimte voor de subsidieverlener geldt overigens voor alle in het tweede lid, genoemde weigeringsgronden.” Hiermee is de basis voor de uitgangspunten eenduidig geformuleerd. Voor de bepaling wat sober en doelmatig is wordt verwezen naar de ontwerpleidraden. Deze bieden hierin houvast. In het programmaplan zijn de definities als volgt vastgesteld:

Pagina 17 van 23

Programmaplan HWBP-2, Deel 2: afspraken voor de werkwijze, 1 maart 2013, Definitief, blz. 11 en 12:

4.2 Beoordeling op sober, robuust en doelmatig De ontwerpen die beheerders ter toetsing aan het programmabureau aanbieden worden beoordeeld op sober-, robuust- en doelmatigheid. Deze criteria zijn in de Basisrapportage als volgt beschreven: Sober Een maatregel dient louter gericht te zijn op de hoogwaterbescherming. De maatregelen die onderdeel uitmaken van het HWBP-2 hebben tot doel het veiligheidsniveau van de kering weer op orde te brengen. Hierbij wordt de kering ingepast in de omgeving. Eventuele aanvullende maatregelen, bijvoorbeeld gericht op het versterken van de ruimtelijke kwaliteit van de kering of het verbeteren van de lokale verkeerssituatie komen niet voor subsidie in aanmerking. De beheerder dient zelf, in overleg met regionale partners, voor de bekostiging van aanvullende wensen te zorgen *). Robuust Bij het ontwerp van de te treffen maatregelen dient rekening te worden gehouden met ontwikkelingen die zich naar verwachting in de toekomst voordoen, zoals onder andere zeespiegelstijging of een hogere rivierafvoer. Maatregelen aan dijken en dammen worden daarom ontworpen met een levensduur van 50 jaar, maatregelen aan kunstwerken met een levensduur van 100 jaar. Het ontwerp wordt daarbij gebaseerd op de huidige normen en vigerende leidraden. Uitgangspunt is dat wanneer de maatregel hieraan voldoet, er sprake is van een robuuste maatregel. Doelmatig Doelmatig houdt in dat de te leveren inspanningen en uitgaven om de opgave te realiseren daadwerkelijk bijdragen aan het behalen van het beoogde doel (voldoen aan de norm) en dat de kosten in verhouding staan tot de opbrengsten. *): De prioritaire zwakke schakels kust vormen een uitzondering op deze regel. Zie hiervoor de Basisrapportage paragraaf 2.1 De definities zijn kort en krachtig geformuleerd. Toch kunnen interpretatieverschillen voorkomen. Daarom is op basis van de evaring tot nu toe de volgende toelichting geformuleerd: Sober § Met het op orde brengen van het veiligheidsniveau wordt de waterveiligheid bedoeld. Hieronder vallen de maatregelen die nodig zijn om de waterkering gedurende de planperiode integraal (dus voor alle faalmechanismen) te laten voldoen aan de norm. § Maatregelen voor inpassing in de omgeving vallen alleen binnen de definitie als deze de bestaande waarden behouden. Mitigerende of compenserende maatregelen voor het behoud van waarden (functie of kwaliteit) zijn subsidiabel. Voorbeelden: § Subsidiabel: Nu een landschappelijk wenselijk steil talud: na uitvoering ook landschappelijk wenselijk steil talud. § Subsidiabel: Nu een landschappelijk steil talud, handhaven is niet mogelijk. Landschappelijke waarde compenseren door een duidelijke overgang dijk-voorland te creëren. § Niet subsidiabel: Een aanvullende (inpassings-)maatregel zoals het versterken van de ruimtelijke kwaliteit van de kering of het verbeteren van de lokale verkeerssituatie.

Pagina 18 van 23

Robuust § Een ontwerp dat is gebaseerd op de huidige normen en vigerende leidraden is robuust. Hierbij wordt gewerkt met toeslagen voor vereiste sterkte en ontwerpbelastingen voor (on)voorziene omstandigheden en ontwikkelingen. § Ten aanzien van vereiste sterkte zijn veel toeslagen in de ontwerpregels verwerkt. Het kan zijn dat voor een aantal faalmechanismen meer sterkte wordt verkregen dan in de regels voor reguliere toetsrondes. § Ten aanzien van ontwerpbelastingen geldt dat er toeslagen worden meegenomen in de hydraulische belastingen. Deze toeslagen gelden niet voor reguliere toetsrondes. Gezien de toekomstige uitbreidbaarheid van de waterkering geldt dat primair grondconstructies worden toegepast. Als deze niet inpasbaar blijken of gepaard gaan met hogere kosten komen constructies in beeld (zie onderstaand stroomschema, cf Leidraad Rivieren). Voor constructies kan de toepassing van robuust tot oplossingen leiden die niet als Doelmatig zijn aan te merken. In deze gevallen wordt in samenwerking naar maatwerk gezocht, die wel als Doelmatig kan worden gekwalificeerd.

Doelmatig § Doelmatig is achteraf geen spijt krijgen van de gekozen maatregelen. § Dit betekent dat er afgeweken kan worden van vigerende leidraden en technisch rapporten, als deze leiden tot een te conservatief en kostbaar ontwerp. Toepassen van nieuw ontwikkelde kennis kan dan optimalisatie van de maatregelen mogelijk maken. Hierover moeten altijd vooraf afspraken worden gemaakt tussen beheerder en programmabureau, ondersteund door een positief ENW advies en evt. een beleidsbesluit (RWS en/of DGRW). § Anderzijds kan het ook zo zijn dat nog niet vastgestelde kennis er op korte termijn toe kan leiden dat een net versterkte waterkering weer wordt afgekeurd. Ook dan moeten vooraf projectspecifieke afspraken tussen programmabureau en beheerder gemaakt worden over het al dan niet hanteren van deze kennis (ook hier ondersteund door een positief ENW advies en evt. een beleidsbesluit. Voorbeelden van te conservatieve uitwerking bij hanteren vigerende kennis: § reductie van corrosietoeslag damwanden in zoet water omgeving (positief ENW advies afgerond) § reductie van corrosietoeslag damwanden in zout water omgeving (ENW advies in voorbereiding) § verbeterde definitie van de sterkte van veen in de ondergrond, programma Dijken op Veen (onderzoek in uitvoering). Voorbeelden van situaties waarbij nieuwe kennis (WTI 2011, WTI2017) kan leiden tot hernieuwd afkeuren in de toetsing op korte of middellange termijn: o hanteren van de zoneringsregels macrostabiliteit uit vigerend technisch rapport o ontwerpen langsconstructies (zoals stabiliteitsschermen) met de Leidraad Kunstwerken (locatie specifiek uitgewerkt in een ontwerprichtlijn, met positief advies ENW)

Pagina 19 van 23

Pagina 20 van 23

Bijlage 2 Format Samenvattend Toets Verslag

Pagina 21 van 23

Pagina 22 van 23

Bijlage 3 Toetsmatrix In een werkversie van de Toetsmatrix wordt de Toetsmatrix, Toetsoptiek en STV gecombineerd (Format Toetsmatrix 2015). De Toetsmatrix is digitaal de beste leesbaar, of anders als print op A3 formaat.

Pagina 23 van 23

31-07-2014 Fase van het Project  C1 PIB Toets  Hoofddoel Bepalen of wordt voldaan aan de subsidieregeling Is het sober, Robuust en Doelmatig? Is het project "in control"? Is voldoende herleidbaar en onderbouwd gewerkt? Fasespecifiek Doel Bepalen of het project voldoet aan de HWBP-2 eisen

TOETSMATRIX

Bepalen welk subsidiabel investeringsbudget nodig is Wat (producten)

PIB Aanbiedingsbrief Plan van Aanpak Startnotitie Uitgangspunten notitie Actueel risicodossier SSK raming per kansrijke oplossingsrichting PPI Planning

Aanbiedingsbrief Plan van aanpak Variantennota / MER met voorontwerp MKBA (>25milj.) Actueel risicodossier met beheersmaatregelen SSK raming PPI Planning Marktstrategie Concept inkoopplan Strategisch aankoopplan / marktbenaderingvoorstel

Resultaten review/audit op interne en externe kwaliteitsborging Checklist restpunten vorig C-moment

Hoofdvragen per onderdeel TECHNIEK 1

ONTWERP

Zijn de uitgangspunten sober, robuust en doelmatig?En wat zijn ze? Zijn de technische risico's goed benoemd en verwerkt?

2

Hoe zijn in de toetsing de faalmechanismen getoetst en zijn alle faalmechanismen getoetst? Is de alternatievenafweging volledig op versterkingsopgave, planperiode, uitgangspunten en randvoorwaarden? Is de startnotitie volledig? Maakt Conditionering deel uit van de eerste verkenning?

3 4 5 6

Voldoen de uitgangspunten aan de eisen: Sober, Robuust en Doelmatig? Zijn de juiste vigerende leidraden gebruikt? Is het VKA SMART onderbouwd en herleidbaar? Zijn alle alternatieven gelijkwaardig uitgewerkt? Is het alternatief integraal uitgewerkt? Zijn er meekoppelprojecten in beeld? Zijn alle NWO's afdoende in beeld? Is de LNC inpassing opgenomen in VKA? Is op de juiste wijze met eventuele kunstwerken omgegaan?

7 8

C2 Keuze VKA Bepalen of wordt voldaan aan de subsidieregeling Is het sober, Robuust en Doelmatig? Is het project "in control"? Is voldoende herleidbaar en onderbouwd gewerkt? Bepalen of het VKA op een juiste integrale manier tot stand is gekomen en gesteld staat voor het vervolg In welke mate komt het VKA in aanmerking voor subsidie?

Is de uitvoerbaarheid meegenomen binnen de VKA afweging?

UITVOERBAARHEID

9

C3a Ontwerp Projectplan Bepalen of wordt voldaan aan de subsidieregeling Is het sober, Robuust en Doelmatig? Is het project "in control"? Is voldoende herleidbaar en onderbouwd gewerkt? Is het VKA in een deugdelijk PP vertaald

C4a Contractfase, 75% stukken gereed Bepalen of wordt voldaan aan de subsidieregeling Is het sober, Robuust en Doelmatig? Is het project "in control"? Is voldoende herleidbaar en onderbouwd gewerkt? Zit bestek / uitvraag naar markt goed in elkaar?

C4b Contractfase, 90% stukken gereed Bepalen of wordt voldaan aan de subsidieregeling Is het sober, Robuust en Doelmatig? Is het project "in control"? Is voldoende herleidbaar en onderbouwd gewerkt? Zit uitvraag naar de markt goed in elkaar?

C3b Subsidie aanvraag, gunning Bepalen of wordt voldaan aan de subsidieregeling Is het sober, Robuust en Doelmatig? Is het project "in control"? Is voldoende herleidbaar en onderbouwd gewerkt? Kan een voorlopige beschikking worden verleend?

C5 Realisatie Bepalen of wordt voldaan aan de subsidieregeling Is het sober, Robuust en Doelmatig? Is het project "in control"? Is voldoende herleidbaar en onderbouwd gewerkt? Hoe loopt de uitvoering? Is de beheerder in control?

Zijn alle elementen uit het PP subsidiabel? Zo niet, is het ontwerp wel Robuust en Doelmatig? Aanbiedingsbrief Plan van Aanpak ontwerp (concept) projectplan, door G.S. goed te keuren MKBA (>25milj.) Definitieve MER Natuurtoets (+eventueel passende beoordeling) Grondverwervingplan Actueel risicodossier met beheersmaatregelen SSK raming PPI Planning Def. Inkoopplan Aanbestedingsleidraad Concept Subsidieaanvraag

Nadruk op techniek, conditionering, juridische positionering Is het contract een juiste vertaling van het PP? Aanbiedingsbrief Plan van Aanpak notitie met afwijkingen t.o.v. projectplan inclusief impact Selectieleidraad (100%) Inschrijfleidraad (80%) Basisovereenkomst (80%) VSE (80%) VSP (80%) Annexen (80%) Overzicht bindende en informatieve documenten Concept Contractbeheersplan (80%) Kaart met beschikbare gronden Contractraming PPI planning (op basis van Risicodossier)

Nadruk op juridische positionering

Toets op wijzigingen

Aanbiedingsbrief Plan van aanpak Basisovereenkomst (100%) VSE (100%) VSP (100%) Annexen (100%) Inschrijvings en beoordelingsprotocol Overzicht bindende en informatieve documenten (100%) Inschrijfleidraad (100%) Concept Contractbeheersplan (100%) Kaart met beschikbare gronden Actueel risicodossier Contractraming PPI planning




Aanbiedingsbrief Plan van Aanpak Subsidieaanvraag conform het bepaalde in de regeling Door GS goedgekeurd project plan Ontwerp en beschrijving van het werk Overzicht van de gemaakte voorbereidingskosten raming van de nog te maken voorbereidingskosten Het bedrag waarvoor subsidie wordt aangevraagd De voorschotbedragen voor het eerste en komende jaren Notitie met afwijkingen van projectplan Onderbouwing of afwijkingen sober en doelmatig zijn Contractbeheersplan en Gunningsvoorstel Communicatieplan Kaart met beschikbare gronden Actueel risicodossier, SSK raming, PPI Planning Resultaten review/audit op interne en externe kwaliteitsborging Checklist restpunten vorig C-moment

Hoe verlopen de toetsen op de aannemer? Hoe worden wijzigingen op het projectplan beoordeeld? logboek van wijzigingen SCB toetsresultaten Contractbeheersplan Actueel Risicodossier

Zijn de technische risico’s goed benoemd en verwerkt?



Is de optimalisatieslag sober, robuust en doelmatig uitgevoerd? Wordt Welke vrijheden krijgt de opdrachtnemer mee? Wordt hiermee nog nog steeds voldaan aan de vigerende leidraden? steeds voldaan aan vigerende leidraden? Als de markt ontwerpvrijheden heeft, worden deze dan ter acceptatie Zijn de inpassingrisico’s goed benoemd en verwerkt? aangeboden? Is binnen de uitgangspunten onderscheid gemaakt tussen feiten en Hoe worden ontwerpuitwerkingen door opdrachtgever getoetst? aannames Zijn maatregelen aan kunstwerken bekend en afdoende onderbouwd? Zijn NWO's meegenomen in het ontwerp? past de versterkingsmaatregel in het projectplan bij de voorgenomen marktbenaderingstrategie? is het contract zo opgesteld dat de maatregel uitvoerbaar is, ook met Is het voorgestelde plan nog steeds uitvoerbaar? eigen innovatie? Maakt veiligheid integraal onderdeel uit van de werkwijze?

C6 Vergelijking plan / gerealiseerd + Eindafrekening Bepalen of wordt voldaan aan de subsidieregeling Is het sober, Robuust en Doelmatig? Is het project "in control"? Is voldoende herleidbaar en onderbouwd gewerkt? Bepalen of aangelegd is wat van te voren als veilige en toetsbare oplossing van het probleem is vastgesteld. Voldoet het gerealiseerde werk? Is er een veilige oplossing aangebracht? Logboek van wijzigingen Deltarapportage Overzicht opgetreden risico's en onvoorzien As-built gegevens Evaluatiedocument Verzoek vaststelling beschikking conform de regeling Financiele eindverantwoording met controleprotocol





Levert de opdrachtnemer voldoende aan om aantoonbaar te voldoen aan de subsidieregeling?

In hoeverre krijgt de opdrachtnemer vrijheid voor alternatieven? Zijn de risico's hiervan benoemd?

Vind er nog een toets plaats op het Uitvoerings Ontwerp?

Vind er nog een toets plaats op het Uitvoerings Ontwerp

Is in het contract rekening gehouden met de uitvoeringsstabiliteit?

Zijn er nog inhoudelijke wijzigingen op het Projectplan ?

Zijn er nog technisch inhoudelijke wijzigingen op het Projectplan

Is de maatregel dusdanig in het contract vertaald dat deze uitvoerbaar Komt de opdrachtnemer met alternatieven of oplossingen die afwijken Maakt veiligheid en veilig werken integraal deel uit van de uitvoering? is? van het projectplan? Is er aan de hand van dit contract een eindtoets uit te voeren? Maakt veiligheid integraal onderdeel uit van de werkwijze?

Is overdracht naar de afdeling beheer geregeld?

CONDITIONERING RO / VERGUNNINGEN 10 Kabels en Leidingen

Zijn er grote leidingen aanwezig (kruisend of langsliggend) die invloed kunnen hebben op de oplossingsrichtingen?

11

Op welke wijze is K&L, inclusief verleggen, opgenomen in een PvA en planning? Is er bij de voorkeursalternatieven rekening gehouden met een verlegging tegen de laagste maatschappelijke kosten? Is er een verleggingsplan? Hoe is het overleg met de leidingbeheerders georganiseerd

Is er een convenant met de leidingbeheerders afgesloten? zijn de risico's goed in beeld gebracht?

24 25

Stroken de beheersmaatregelen met de risico's? Is het verleggen van K&L van invloed op de planning van het project? Is de grens van het projectgebied duidelijk in relatie tot de eventueel Is het onderdeel NGE opgenomen in het plan van aanpak? aan te treffen NGE's? Is een gecertificeerd bedrijf ingeschakeld om het nadere onderzoek uit Zijn alle risico’s m.b.t. NGE in beeld en verwerkt? te voeren? Is de situatie op hoofdlijnen inzichtelijk? Is de grens van het projectgebied duidelijk in relatie tot Archeologie? Op welke wijze heeft met Archeologie onderzocht? Is er in een vroeg stadium contact met bevoegd gezag? Is het plan zo optimaal en vergunbaar? Is de grens van het projectgebied duidelijk in relatie tot Op welke wijze heeft met Cultuurhistorie onderzocht? Is het plan dan Cultuurhistorie? zo optimaal en vergunbaar? Hoe is nagedacht over de samenhang tussen het ruimtelijk spoor, MER, Hoe worden vergunningen, procedures en onderzoeken Is inzichtelijk welke vergunningen en partijen en van belang zijn? Projectplan Waterwet en de benodigde vergunningen? geïnventariseerd en wordt de volledigheid gewaarborgd? Is er een onderbouwde verdeling in hoofdvergunningen en uitvoeringsvergunningen? Is er een gecoördineerde procedure? Indien er binnen het VKA niet-subsidiabel onderdelen zijn, is er dan Zijn de afspraken over financiering van niet subsidiabele onderdelen voldoende zicht op cofinanciering? voldoende zeker? ligt het project in de nabijheid van beschermde gebieden (EHS, Natura Hoe zijn de beperkingen vanuit wet- en regelgeving, beleid (bijv. RKK), Zijn de proceduretijden en procesrisico's met betrekking tot 2000) Natura2000 en het bevoegd gezag meegenomen? vergunningen en procedures in kaart gebracht en verwerkt? Is er in een vroeg stadium contact met bevoegd gezag? Zijn er relaties en afhankelijkheden met andere processen? Hoe zit het met compensatie en mitigatie?

26

Zijn er soorten onderzoek aanwezig die een lange doorlooptijd vergen?

12 13 15

NGE / Conventionele Explosieven

16 17 Archeologie 18 19 Cultuurhistorie 20

Juridische zaken en vergunningen

21 22 23 Natuurwet en regelgeving

27 Bodem

Zijn landbodems en waterbodems van elkaar te onderscheiden en is het onderscheid in de saneringsregelgeving bekend?

28

Is er op hoofdlijnen bekend of er een saneringsopgave is?

29

VASTGOED

30 30 ORGANISATIE 31 Projectmanagement 32 33 34 35 36 37 BEHEERSING 38 Raming 39

Hoe is de eigendomssituatie in het projectgebied? Is de aanwezigheid van belendingen in het projectgebied sturend ?

Hoe is het verleggen van de K&L verlopen? Op welke wijze is het onderzoek naar NGE ingericht in het contract? Zijn de risico's over de mogelijk aangetroffen NGE duidelijk in beeld gebracht? Zijn de risico's over de Archeologie duidelijk in beeld gebracht? Hoe wordt archeologie geborgd in het contract?

Worden er voldoende veiligheidsmaatregelen getroffen?

Zijn de beheersmaatregelen in beeld gebracht?

Zijn de risico's over de Cultuurhistorie duidelijk in beeld gebracht?

Past het plan van de opdrachtnemer nog binnen het beleid? Past het plan van de opdrachtnemer nog binnen het beleid?

Is er een keuze gemaakt over het wel of niet coördineren van de vergunningen tegelijk met het projectplan Waterwet?

Hoe verloopt de afstemming met het bevoegde gezag? En met de omgeving? Is er bijvoorbeeld een ambtelijke begeleidingsgroep?

Is er een ecologisch werkprotocol? Zijn alle vergunningsvoorwaarden vanuit de natuurwetgeving opgenomen? Hoe wordt getoetst op de vergunbaarheid?

Hoe wordt geborgd dat de wettelijke procedures tijdig, zorgvuldig en volledig worden doorlopen en afgerond?

Zijn alle risico's van procedures bekend en opgenomen in raming en planning?

hoe verloopt de afstemming met bevoegd gezag? En met de omgeving?

zijn vergunningen een risico door veranderde uitgangspunten als WTI2017?

Zijn de niet-werkbare perioden en andere uitvoeringsbeperkingen goed meegenomen in de planning? Is er een grondstromenplan opgesteld? Zijn er al meekoppelprojecten is afdoende bekend waar welke bodemsoort en/of verontreiniging zit? en zijn hier al afspraken over gemaakt? zijn de verantwoordelijkheden in beeld?

Zijn er al gronden aangekocht? Is er een grondverwervingplan beschikbaar?

Zijn er voldoende gronden beschikbaar? Is er al gestart met de onteigeningsprocedure? is er onderzoek verricht naar staat en fundering van belendingen? Is de Organisatie gesteld voor het project? Is de juiste strategie toegepast en onderbouwd? Bezit de organisatie afdoende kennis en kunde? Is er kwaliteitssysteem? Is hiermee voldoende borging aanwezig? Zijn alle plannen voldoende uitgewerkt zodat het oordeel Sober, Robuust en Doelmatig te vellen is? Is de ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming uitgewerkt? Heerst er een juiste cultuur ? Beschikt de organisatie over een managementsysteem?

Is er voldoende in eigendom om te starten met uitvoering?

Loopt de onteigening/verwerving op schema met de uitvoering?

Is de Organisatie gesteld voor het project? Is de juiste strategie toegepast en onderbouwd? Bezit de organisatie afdoende kennis en kunde? Is er kwaliteitssysteem? Is hiermee voldoende borging aanwezig? Zijn alle plannen voldoende uitgewerkt zodat het oordeel Sober, Robuust en Doelmatig te vellen is? Is de ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming uitgewerkt? Heerst er een juiste cultuur ? Beschikt de organisatie over een managementsysteem? Krijgt veiligheid voldoende aandacht van management

Is de Organisatie gesteld voor het project? Is de juiste strategie toegepast en onderbouwd? Bezit de organisatie afdoende kennis en kunde? Is er een kwaliteitssysteem? Is hiermee voldoende borging aanwezig? Zijn alle plannen voldoende uitgewerkt zodat het oordeel Sober, Robuust en Doelmatig te vellen is? Is de ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming uitgewerkt? Heerst er een juiste cultuur ? Beschikt de organisatie over een managementsysteem? Krijgt veiligheid voldoende aandacht van management?

Is de Organisatie gesteld voor het project? Is de juiste strategie toegepast en onderbouwd? Bezit de organisatie afdoende kennis en kunde? Is er kwaliteitssysteem? Is hiermee voldoende borging aanwezig? Zijn alle plannen voldoende uitgewerkt zodat het oordeel Sober, Robuust en Doelmatig te vellen is? Is de ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming uitgewerkt? Heerst er een juiste cultuur ? Beschikt de organisatie over een managementsysteem? Krijgt veiligheid voldoende aandacht in relatie tot OG/ON Klopt de bandbreedte van de raming met de fase van het project? Hoe ontwikkelt de prognose over kosten en planning?

Klopt de bandbreedte van de raming met de fase van het project? Zijn de afgewogen alternatieven op gelijkwaardige wijze geraamd?

Klopt de bandbreedte van de raming met de fase van het project? Is de raming van de voorbereidingskosten en uitvoeringsbegeleiding herleidbaar en voldoende onderbouwd? Zijn constructies, zettingen en hoeveelheden afdoende opgenomen in de raming? Is de inhoud van het contract in lijn met de vigerende referentie? Is de buffer voldoende? Zijn de risico’s goed gepland? Klopt de planning met het ontwerp? Zijn er versnellingskansen? wat is de afwijking ten opzichte van de vigerende referentie? Zitten de aanbestedings en uitvoeringsrisico’s in het dossier? Is het risicodossier juist van opzet? Strookt het dossier met de fase van het project? Zijn de kostenconsequenties goed vertaald in de raming en de tijdsconsequenties in de planning? Is er een voldoende breed gedragen inkoopplan?

Klopt de bandbreedte van de raming met de fase van het project? Is de raming van de voorbereidingskosten en uitvoeringsbegeleiding herleidbaar en voldoende onderbouwd? is de inhoud van het contract in lijn met de vigerende referentie?

Klopt de bandbreedte van de raming met de fase van het project? Is de raming van de voorbereidingskosten en uitvoeringsbegeleiding herleidbaar en voldoende onderbouwd? is de inhoud van het contract in lijn met de vigerende referentie?

Klopt de bandbreedte van de raming met de fase van het project? Is de raming van de voorbereidingskosten en uitvoeringsbegeleiding herleidbaar en voldoende onderbouwd?

Is de buffer voldoende? Zijn de risico’s goed gepland? Klopt de planning met het ontwerp? Zijn er versnellingskansen? wat is de afwijking ten opzichte van de vigerende referentie? Is het risicodossier juist van opzet? Strookt het dossier met de fase van het project? Zijn risico's van meekoppelprojecten juist opgenomen? Zijn risico's logisch en adequaat vertaald in contract en aanbestedingsdossier Is de optie van een clainscan overwogen?

Is de buffer voldoende? Zijn de risico’s goed gepland? Klopt de planning met het ontwerp? Zijn er versnellingskansen? wat is de afwijking ten opzichte van de vigerende referentie? Is het risicodossier juist van opzet? Strookt het dossier met de fase van het project? Zijn de uitvoeringsrisico’s afgewogen, benoemd en verwerkt? Zijn risico's logisch en adequaat vertaald in contract en aanbestedingsdossier Zijn de documenten ver genoeg gevorderd (100%)?

Is de buffer voldoende? Zijn de risico’s goed gepland? Klopt de planning met het ontwerp? Zijn er versnellingskansen? wat is de afwijking ten opzichte van de vigerende referentie? Is het risicodossier juist van opzet? Strookt het dossier met de fase van het project?

Is de buffer voldoende? Zijn de risico’s goed gepland? Is er een onderbouwde uitvoeringsplanning?

Is het duidelijk hoe om te gaan met aanbestedingsvoordeel?

Is het verificatieproces op orde?

Is de scope voldoende helder? Hoeveel ruimte wil men aan de markt laten? Zijn gemaakte keuzes herleidbaar, onderbouwd en passend vanuit doelen, risico's en kansen van project en programma Is planning marktbenadering logisch gelet op o.a. grondverwerving, vergunningen & RO en conditionering?

Is de scope voldoende helder? Hoeveel ruimte wil men aan de markt laten? zijn gemaakte keuzes herleidbaar, onderbouwd en passend vanuit doelen, risico's en kansen van project en programma? Is planning marktbenadering logisch gelet op o.a. grondverwerving, vergunningen & RO en conditionering? zijn de belangrijkste risico's in beeld?

Is sprake van een logische verdeling risico's en verantwoordelijkheden tussen OG en ON? Staat de organisatie gesteld voor de inkoop?

Is sprake van een logische verdeling risico's en verantwoordelijkheden tussen OG en ON? Staat de organisatie gesteld voor de inkoop? Is er sprake van innovatieve contractvormen?

is de algehele juridische kwaliteit van de documenten voldoende? zijn de ingediende documenten onderling consistent? Worden de selectie- en gunningscriteria SMART beschreven en sturen die op de juiste zaken? Goede contract en aanbestedingsstukken en zijn deze ver genoeg gevorderd? Wordt de in het inkoopplan beschreven strategie op juiste wijze doorvertaald naar de contracten aanbestedingsdocumenten? Is er sprake van een logische verdeling van verantwoordelijkheden en risico's tussen OG en ON? Is er sprake van voldoende (externe) kwaliteitsborging? Is planning marktbenadering (nog steeds) logisch gelet op o.a. grondverwerving, vergunningen & RO en conditionering? Is er zicht op beschikbaarheid van voldoende gronden op het moment van gunning? Wordt voldoende aandacht gegeven aan (integrale) veiligheid?

zijn de ingediende documenten onderling consistent? is de algehele juridische kwaliteit van de documenten voldoende? Wordt de in het inkoopplan beschreven strategie op juiste wijze doorvertaald naar de contractdocumenten? Worden de gunningscriteria SMART beschreven en sturen die op de juiste zaken? Is er een logische relatie tussen risico's en doelstelling van het project en de gekozen EMVI criteria? Is er sprake van een logische verdeling van verantwoordelijkheden en risico's tussen OG en ON? Is er sprake van voldoende (externe) kwaliteitsborging? Is planning marktbenadering (nog steeds) logisch gelet op o.a. grondverwerving, vergunningen & RO en conditionering? Is er zicht op beschikbaarheid van voldoende gronden op het moment van gunning? Wordt voldoende aandacht gegeven aan (integrale) veiligheid?

Is het dossier juist van opzet? Zijn er dossiers per oplossingsrichting?

48 Zijn er oplossingsrichtingen waarbij het zinnig lijkt een onderhoudscomponent mee te nemen in de contractering?

50 51 52 53

Is de raming van de voorbereidingskosten herleidbaar en voldoende onderbouwd? Is de inhoud van het contract in lijn met de vigerende referentie? Is de buffer voldoende? Zijn de risico’s goed gepland? Klopt de planning met het ontwerp? wat is de afwijking ten opzichte van de vigerende referentie? Is het risicodossier juist van opzet? Strookt het dossier met de fase van het project? zijn de belangrijkste risico's in beeld? Is rekening gehouden met verschillen tussen de alternatieven en is dit verwerkt in planningen en ramingen? Is er al een marktbenaderingsvoorstel?

54 55 57 58

Wordt er voldoende aandacht gegeven aan (integrale) veiligheid?

59

Is er bestuurlijk en maatschappelijk draagvlak?

63

Proces bij UAV-GC: Proces bij RAW:

Volgen de netbeheerders de afspraken?

Is SSK toegepast? Op welke scope is de raming gebaseerd? Is de raming van de voorbereidingskosten herleidbaar en voldoende onderbouwd?

45 Risicomanagement 46 47

Conclusie per C-moment:

houdt de opdrachtnemer zich aan gemaakte afspraken?

Is de Organisatie gesteld voor de volgende fase van het project? Is de juiste strategie toegepast en onderbouwd? Bezit de organisatie afdoende kennis en kunde? Is er kwaliteitssysteem? Is hiermee voldoende borging aanwezig? Zijn alle plannen voldoende uitgewerkt zodat het oordeel Sober, Robuust en Doelmatig te vellen is? Is de ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming uitgewerkt? Heerst er een juiste cultuur ? Beschikt de organisatie over een managementsysteem?

Is PPI toegepast? Past de raming op het ontwerp? Op welke oplossingsrichting is de planning gebaseerd?

OMGEVING EN COMMUNICATIE 60 SOM / Ecologie 61 Communicatie 62

Vind er nog een toets plaats op het uitvoerings ontwerp en dan met name de conditionering?

Is de Organisatie gesteld voor het project? Is de juiste strategie toegepast en onderbouwd? Bezit de organisatie afdoende kennis en kunde? Is er kwaliteitssysteem? Is hiermee voldoende borging aanwezig? Zijn alle plannen voldoende uitgewerkt zodat het oordeel Sober, Robuust en Doelmatig te vellen is? Is de ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming uitgewerkt? Heerst er een juiste cultuur ? Beschikt de organisatie over een managementsysteem?

41 Planning 42 43 44

MARKT EN AANBESTEDING

Zijn de risico's duidelijk in beeld gebracht? Zijn er grote risico's te verwachten met de bodem? Kloppen de beheersmaatregelen?

Zijn de eisen met betrekking tot K&L benoemd in de contractdocumenten?

Is de Organisatie gesteld voor het project? Is de juiste strategie toegepast en onderbouwd? Bezit de organisatie afdoende kennis en kunde? Is er kwaliteitssysteem? Is hiermee voldoende borging aanwezig? Zijn alle plannen voldoende uitgewerkt zodat het oordeel Sober, Robuust en Doelmatig te vellen is? Is de ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming uitgewerkt? Heerst er een juiste cultuur ? Beschikt de organisatie over een managementsysteem?

40

49

Op welke wijze is het plan van aanpak rekening gehouden met het begrip bodem? Op welke wijze heeft men de bodem onderzocht? Kloppen alle parameters? Zijn de onzekerheden op een juiste wijze verwerkt? Is de scope afdoende bekend om de verwervingsstrategie op te stellen? Zijn alle gegevens compleet?

Zijn de eisen met betrekking tot K&L benoemd in de contractdocumenten? Wordt gewerkt met VTA's, VTM's en POS'en? Hoe worden deze voorbereid en geprioriteerd?

Score per onderwerp: C2 - C3a - C4a - C4b - C3b - C5 - C6 C2 - C3a - C3b - C4 - C5 - C6

Techniek Ontwerp en uitvoerbaarheid

Zijn de inpassingrisico’s goed benoemd en verwerkt? Is het toetskader in overeenstemming met de MKBA? is de context / omgeving geanalyseerd? Zijn alle stakeholders in beeld en geanalyseerd? Is er een sobere verhouding tussen middelen, doelstellingen en boodschappen? Komen kansen en risico’s terug in de strategie? Conditionering Organisatie RO/Vergunningen

Vastgoed

Is er bestuurlijk en maatschappelijk draagvlak? Welke rol heeft stakeholdermanagement in het project?

Is bekend hoe mitigatie in het contract is opgenomen? Is er een communicatieplan, zowel intern als extern?

Markt en Aanbesteding

Omgeving en communicatie

Lopen er nog nadeelcompensatieclaims? Is de Organisatie gesteld voor het project? Is de juiste strategie toegepast en onderbouwd? Bezit de organisatie afdoende kennis en kunde? Is er kwaliteitssysteem? Is hiermee voldoende borging aanwezig? Zijn alle plannen voldoende uitgewerkt zodat het oordeel Sober, Robuust en Doelmatig te vellen is? Is de ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming uitgewerkt? Heerst er een juiste cultuur ? Beschikt de organisatie over een managementsysteem?

Klopt de opgeleverde eindafrekening ? Is er een accountantsverklaring ?

Past de realisatie in het aangevraagde kasritme?

wat is de afwijking ten opzichte van de vigerende referentie? Is het risicodossier juist van opzet? Strookt het dossier met de fase van het project? Hoe ontwikkelt het risicodossier zich?

Verloopt het VTW proces (vanuit OG-ON) beheerst? is meer- en minderwerk onder controle?

Wordt SCB toegepast? Wat is het oordeel over het Kwaliteitsmanagementsysteen van de ON? Hoe wordt met bevindingen en tekortkomingen omgegaan? Is er sprake van voldoende (interne en externe) kwaliteitsborging?

Zijn er nog RvS procedures die een risico vormen? Is de omgeving afdoende geïnformeerd?

Is er een plan omtrent de communicatie met de opdrachtnemer? Beheersing

Is alle vastgoed verrekend op basis van daadwerkelijk nodig?

Score op de hoofdvragen, dus eindconclusie: Afronding Contactmoment. Project voldoet aan subsidieregeling, risicoprofiel passend bij complexiteit project Voorwaardelijke afronding contactmoment. Project voldoet onder voorwaarden aan subsidieregeling en/of verhoogd risicoprofiel t.o.v. complexiteit van het project. Geen afronding contactmoment. Onduidelijkheden, project voldoet niet aan subsidieregeling en/of risicoprofiel te hoog t.o.v. complexiteit van het project.

Hoe verloopt de communicatie met alle stakeholders? Wordt het HWBP voldoende geïnformeerd?

Is er opgeleverd door de ON? Wat zijn de restpunten? Zijn er geschillen?

Toetsboek. HWBP-2 Contactmomenten. Datum Januari 2015 Status Definitief Versie 3.0

Recommend Documents