Opdracht Programmabureau nieuw Hoogwaterbechermingsprogramma

Bijlage nHWBP 2012/008

Opdracht Programmabureau nieuw Hoogwaterbechermingsprogramma Uitwerkingsfase (1-4-2012 tot 1-1-2014)

0. Rol en positie programmabureau binnen het nHWBP Doelstelling en beoogd eindresultaat van het nieuw Hoogwaterbeschermingsprogramma Het nieuwe Hoogwaterbeschermingsprogramma is onderdeel van het Deltaprogramma en het deelprogramma Waterveiligheid. De doelstelling van het nHWBP is er voor te zorgen dat de primaire waterkeringen die volgens de toetsing in de (verlengde) derde ronden dan wel toekomstige rondes niet aan de wettelijke normen voldoen als gevolg van wijzigingen in de toetsvoorschriften en/of hydraulische randvoorwaarden op een sobere en doelmatige wijze1 worden versterkt. Het beoogde eindresultaat is een gerealiseerd programma van versterkingsmaatregelen dat is uitgevoerd binnen de af te spreken kaders mbt tijd, geld en kwaliteit. Afbakening Tot het nieuw Hoogwaterbeschermingsprogramma behoren niet de lopende programma’s (onder meer HWBP2 en Ruimte voor de Rivier. De organisatie en aansturing van deze lopende programma’s blijft ongewijzigd. Fasering Uitgangspunt voor de aanpak van nHWBP is de volgende hoofd fasering:  Besluitvormingsfase o Initiatieffase (1/6/2011-1/4/2012) o Uitwerkingsfase/programmeringsfase (1/4/2012-1/1/2014)  Realisatiefase/uitvoeringsfase (1/1/2014 ev) De intiatiefase is per 1/4/2012 afgerond waarna de uitwerkingsfase start. Het doel van de uitwerkingsfase is te zorgen dat vanaf 1 januari 2014 de eerste verkenningen voor de eerste versterkingsmaatregelen kunnen worden gestart op basis van het eerste vastgestelde programma en startbeslissing. Vervolgens zal er sprake zijn van een voortrollend programma.

Dit houdt in dat de omvang van het programma niet vooraf wordt afgebakend, maar dat de omvang van de opgave (en daarmee de voorziene kosten en einddatum) zich kunnen ontwikkelen. Jaarlijks wordt het programma geactualiseerd en wordt op basis van vooraf vastgestelde criteria de uitvoeringsvolgorde van de maatregelen bepaald. Op basis van deze uitvoeringsvolgorde stelt de Staatssecretaris van IenM het programma vast voor het komende begrotingsjaar. De maatregelen die op dit programma staan, komen in het betreffende jaar in aanmerking voor een (subsidie)bijdrage vanuit het Hoogwaterbeschermingsprogramma.

1

Zie voor definitie van sober en doelmatig de MvT

Rol en positie programmabureau binnen het nieuw Hoogwaterbeschermingsprogramma De beheerders zijn verantwoordelijk voor de voorbereiding en realisatie van de versterkingsmaatregelen. Conform de bepalingen van de Waterwet hebben de waterschappen recht op subsidie wanneer er wordt voldaan aan de voorwaarden. Daartoe wordt jaarlijks een subsidieprogramma vastgesteld. De kosten van maatregelen aan primaire waterkeringen die door Rijkswaterstaat worden beheerd komen via de reguliere sturingslijn voor aanlegprojecten volledig voor rekening van het Rijk. De rol van het programmabureau is het leveren van een maximale inspanning om de programmadoelstelling te realiseren door de subsidieverlening te verzorgen, de daarvoor benodigde concept programmering op te stellen, de voortgang te monitoren en rapportages daarover op te stellen voor de belanghebbenden en de beheerders waar nodig te ondersteunen op het gebied van kennis en informatieoverdracht. Gelet op de cofinanciering van het nHWBP en het feit dat 90% van de keringen in beheer is bij de waterschappen is het uitgangspunt dat de aansturing van het programmabureau plaatsvindt vanuit de Stuurgroep nHWBP. De formele eindverantwoordelijkheid voor de aansturing van het programmabureau in de uitwerkingsfase valt onder de verantwoordelijkheid van de DG Ruimte en Water als gedelegeerd opdrachtgever namens de Staatssecretaris van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu. Het beleidsteam binnen het Ministerie van Infrastructuur en Milieu is verantwoordelijk voor de afronding van wetgevingstraject, de informatievoorziening en advisering over het nHWBP aan de Staatsecretaris en de aansturing van dan wel afstemming met projecten die buiten de opdracht van het programmabureau vallen (onder meer VNK, WTI, HWBP2, verlengde 3e Toetsing).

1.

Opdracht van het programmabureau nHWBP in de uitwerkingsfase Doelstelling en beoogd eindresultaat van het programmabureau in de uitwerkingsfase Doelstelling voor het programmabureua in de uitwerkingsfase van het nHWBP is er voor te zorgen dat vanaf 1 januari 2014 de verkenningen kunnen starten voor versterkingsmaatregelen die deeluitmaken van het nieuwe Hoogwaterbeschermingsprogramma. Het beoogde eindresultaat van het programmabureau voor de uitwerkingsfase bestaat uit: 1. een besluitvormingsdossier dat als basis en onderbouwing dient voor de vaststelling van het eerste programma en eerste de te nemen startbeslissing voor uit te voeren verkenningen . 2. een uitvoeringsorganisatie die gereed is om de taken uit te voeren op het gebied van subsidieverlening (control), programmering en rapportage (integratie) en ondersteuning. 3. een toereikend draagvlak en kennisniveau bij de beheerders ten aanzien van de te volgen aanpak/werkwijze voor een succesvolle voorbereiding en uitvoering van het programma. Afbakening van de opdracht Binnen de opdracht van het programmabureau voor de uitwerkingsfase van het nHWBP vallen het vormgeven en uitvoeren van:  Controlerende taken: opstellen kaders waaronder voorbereiding subsidieregeling ic het spelregelkader en de handreiking en toetsen bijdragen beheerders aan de kaders.  Integrerende taken: opstellen beslisdocumenten ten aanzien van de concept programmering en bijbehorende baselines (scope, planning, raming) en voortgangsrapportages.  Ondersteunende taken richting beheerders ten behoeve creeren draagvlak en waarborgen benodigde kennis voor een succesvolle voorbereiding en uitvoering van het nHWBP.

Buiten de opdracht van het programmabureau vallen:  Wetgevingstraject en opstellen Ministeriele Regeling ten behoeve van (subsidieregeling).  Advisering van de Staatssecretaris over het nHWBP.  Toetsing: verlengde derde toetsing en het toets en ontwerp instrumentarium 2017.  Voorbereiding besluitvorming door de Staatssecretaris over de toepassing van nieuwe kennis en inzichten (met uitzondering van de impactanalyse voor het nHWBP).  VNK onderzoeksprogramma.  Implementatie van een uitvoeringsorganisatie van de beheerders.  Secretariaat Stuurgroep nieuw Hoogwaterbeschermingsprogramma  Inning van de bijdrage van waterschappen Raakvlakken In het op te stellen Plan van Aanpak van het programmabureau voor de uitwerkingsfase van het nHWBP dient te worden uitgewerkt welke raakvlakken bestaan met andere projecten en hoe deze worden beheerst. Er dient in ieder geval aandacht te worden besteed aan:  Deltaprogramma: WV21/gebiedgerichte strategieën.  Deltaplan Waterveiligheid.  Lopende programma’s (oa HWBP2 en Ruimte voor de Rivier).  VNK.  WTI 2017.  Wetgevingstraject en Subsidieregeling.  Verlengde 3 e toetsing.  Topsector Water (innovatie).  Nieuwe kennis (piping, stormopzetduur etc.). Uitgangspunten/kaders De aanpak dient uit te gaan cq aantoonbaar te passen binnen de volgende kaders:  Besluiten van de Stuurgroep nHWBP.  Concept wetsontwerp en bijbehorende Memorie van Toelichting.  Procesmodel incl keuze voor VNK systematiek.  Regeling Grote Projecten/Basismodel Beheersing Grote Projecten.  Overige wet en regelgeving waaronder Waterwet/Deltawet, Kaderwet subsidieverlening, Comptabiliteitswet.  MIRT-systematiek (gemotiveerd afwijken is mogelijk cf afspraak BAW om MIRT-achtig te gaan werken). Kritische Succesfactoren/strategische risico’s Bij de uitwerking van het plan van aanpak dient concreet te worden uitgewerkt hoe invulling wordt gegeven aan de volgende risico’s/kritische succesfactoren:  Vertrouwen Kamer door tijdige en betrouwbare informatievoorziening.  Sobere en doelmatige realisatie van de programmadoelstelling.  Aantoonbaar beheerste voorbereiding en uitvoering van het programma.  Heldere verdeling van rollen ten taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden inclusief de benodigde checks & balances.  Draagvlak bij stakeholders, in het bijzonder de watershappen.  Mensen binnen programmabureau beschikken over juiste kennis, ervaring, competenties.  Voldoende personele capaciteit met de juiste kennis, ervaring en competenties bij beheerders voor de voorbereiding en uitvoering van maatregelen onder andere door samenwerking (delen kennis en capaciteit) tussen beheerders.  Gebruik maken van kennis/ervaring/lessons learned lopende programma’s (met name HWBP2, RvdR, projectbureau Zeeweringen).

2.

Fasering en deliverables De fasering is erop gericht dat de Kamer tussentijds (eind 2012) kan worden geïnformeerd door de Staatsecretaris over de stand van zaken en voortgang van de uitwerking van het nHWBP. Uitgangspunt is dat dan een goed beeld van de opgave (aard, omvang, urgentie) gegeven kan worden alsook de nadere uitwerking van de uitvoeringsstrategie. De fasering van de uitvoeringsfase en (in ieder geval) door het programmabureau aan de stuurgroep op te leveren/tussenresultaten zijn hieronder weergegeven inclusief de datum waarop deze producten uiterlijk dienen te worden opgeleverd: Opstart 1/4/2012 Doelstelling: plan van aanpak dat voldoende basis biedt voor voortgangsbewaking  PvA en beheersplan  Communicatiestrategie/plan  Bemensing/uitbestedingsplan/strategie Uitvoeringsstrategie 1/9/2012 Doelstelling: aanpak (inclusief methodieken, tooling) helder  Prioriteringssystematiek/afwegingskader  Innovatiestrategie  Ontwerpstrategie/methodiek ten behoeve van aantoonbaarheid sober en doelmatig ontwerp  Beheersstrategie en informatieplan  Beslisnotitie uitvoerinsorganisatie Probleemanalyse: 1/10/2012 Doelstelling: goed beeld van de opgave  Ingangstoets aanmeldingenlijst  Aard, omvang, urgentie geinventariseerd  Analyse categorieen  Innovatiekansen  Rapportage tbv kamer Beheersplan en voorbereiding subsidieregeling 1/1/2013 Doelstelling: basis voor door HDJZ op te stellen subsidieregeling  Goverancemodel/beheersplan Programmabureau  Spelregelkader ten behoeve van subsidieregeling inclusief de regeling voor innovatieve maatregelen (incl IJkijk) en decentrale voorfinanciering  Handreiking ten behoeve van subsidieregeling Prioriteren en programmeren 1/10/2013 Doelstelling: eerste concept programma  Prioriteringslijst  Marktconsultatie  Programmering  Besluitvorming 1/10/2013 Doel: juiste en volledige beslisinformatie voor vaststellen van het eerste programma  Programmering in presentabele vorm voor beslissers (Stuurgroep, Staatssecretaris, Kamer)  Baselines: scopenota, planningsnota, ramingsnota incl risicodossier en issueregister  Budgetadminsitratie en -overzicht  Inpassingsvoorstel: kas en verplichtingenreeksen

Voorbereiding uitvoeringsfase 1/1/2014 Doel: organisatie programmabureau uitvoeringsfase gereed  Bemensing op orde  Faseplan  Beheersmodel incl kaders, procedures, formats etc.  Ondersteunende informatiesystemen beschikbaar Afsluiting1/1/2014 Doel: kennis en resultaten geborgd, lessen geleerd  Evaluatie/verantwoordingsrapportage over de opdracht van het programmabureau voor de uitwerkingsfase  Overdrachtsdossier voor de opdrachtnemer(s) van het programmabureau voor de uitvoeringsfase Per bovengenoemd product wordt voor aanvang van de werkzaamheden een productbeschrijving opgesteld die aan de dagelijks opdrachtgever wordt voorgelegd om de verwachtingen over de inhoud en kwaliteit van het product af te stemmen. Naast deze producten dient de aanpak en organisatie van het programmabureau zodanig te zijn ingericht dat ad hoc vragen van de Staatsecretaris en/of Kamer binnen de gestelde termijn kunnen worden beantwoord.

3.

Beheersaspecten Organisatie De hoofdrollen worden als volgt toebedeeld:  Opdrachtgever: Stuurgroep nHWBP onder voorzitterschap DG RW  Dagelijks opdrachtgever: Roel Feringa  Opdrachtnemers: E. Kraaij/L. Bijlsma De      

belangrijkste taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de opdrachtgever zijn: Opstellen opdracht programmabureau Nemen van richtinggevende besluiten over issues die bepalend zijn voor het programma Accorderen Plan van Aanpak van de opdrachtnemers Accepteren opgeleverde (tussen)producten/resultaten Monitoren voortgang en risicobeheersing Accorderen van eventuele wijzigingen op het vastgestelde PvA

De belangrijkste taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de opdrachtnemer(s) zijn:  Opstellen en uitvoeren van het Plan van Aanpak  Zorgen voor bemensing en aansturen van het programmabureau  Informeren/communicatie richting beheerders en creeren draagvlak mbt aanpak bij stakeholders  Realiseren producten in samenwerking met beleid, waterschappen, juristen, FMC.  Monitoren voortgang en signaleren/rapporteren afwijkingen ten opzicht van het PvA  Signaleren en beheersen van de risico’s De opdrachtnemers/programmamanagers werken een heldere onderlinge taakverdeling en organisatiestructuur en bijbehorende verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden uit en stellen per functie een profiel op dat bij het PvA wordt gevoegd en als basis dient voor werving van medewerkers. De organisatie dient te voldoen aan de eisen uit het BBGP, waaronder de benoeming van een onafhankelijke controller/programmabeheerser die in dienst is van RWS of een van de waterschappen (dus niet ingehuurd).

Tijd Als basis voor de voortgangsbewaking dient een productgerichte netwerkplanning te worden opgesteld inclusief een buffer voor planningsrisico’s. Zie overzicht deliverables voor de randvoorwaarden aan de planning van de mijlpalen. Tweewekelijks een stand van zaken A4 waarin wordt aangegeven: afwijkingen op de voortgang, nieuwe risicio’s cq afwijkingen ten opzichte van de afgesproken beheersmaatregelen, issues. Voor de stuurgroep wordt een voortgangsrapportage opgesteld. Geld De opdrachtnemers stellen een gespecificeerde begroting op van de kosten van het faseplan. Uitgangspunt is dat het leveren van capaciteit door partijen ic beheerders om niet geschied. Uitgaande van levering capaciteit om niet levert DG RW via de BOA Waterdienst 2 FTE. Mandaat: opdrachtverstrekking volgens de regels en procedures van I&M:  Tot 15.000 melden achteraf.  Boven 15.000 vooraf via dagelijks opdrachtgever. Kwaliteit Er dient een kwaliteitsmanagementsysteem/beheersplan te worden opgesteld waarin wordt beschreven hoe de primaire en ondersteunende processen worden beheerst (zie bijlage voor te beschrijven processen) dat voldoet aan de eisen uit de Regeling Grote Projecten en Basismodel Beheersing Grote Projecten. Bij de uitwerking van het kwaliteitsplan dient gebruik te worden gemaakt van kennis en ervaring bij andere programma’s ic HWBP2, RvR en projectbureau Zeeweringen. Voor de start van de uitwerking van een product dient een productbeschrijving te worden opgesteld en aan de opdrachtgever te worden voorgelegd. Ook dient een toetsplan te worden opgesteld waarin wordt aangegeven welke kwaliteitstoetsen, wanneer en op welke wijze worden uitgevoerd. Er zal een acceptatiereview worden uitgevoerd door een onafhankelijke partij voor de afronding van de faseopdracht en overdracht van de producten/resultaten aan de opdrachtnemer(s) van het programmabureau voor de uitvoeringsfase. Communicatie Er dient een communicatieplan en overlegstructuur te worden opgesteld als onderdeel van het plan van aanpak. Conform het Basismodel Beheersing Grote Projecten dient een programmabeheersingsoverleg hier een onderdeel van uit te maken. Informatie Er dient in het PvA te worden uitgewerkt op welke wijze documenten en (basis)gegevens worden geregistreerd/gearchiveerd en welke tools daartoe gebruikt cq ontwikkeld zullen worden zoals databases/informatiesystemen etc om de traceerbaarheid van de informatievoorziening vanuit het programmabureau te kunnen waarborgen. Risico’s Er dient een lijst van risico’s en SMART geformuleerde beheersmaatregelen te worden opgesteld als onderdeel van het PvA en waarover periodiek wordt gerapporteerd.