Programma van Eisen (functioneel, ruimtelijk en technisch)

Programma van Eisen (functioneel, ruimtelijk en technisch)

Opdrachtgever Contactpersoon Adres

: Gemeente Papendrecht : Mevr. K. van Rijswijk : Markt 22 3351 PB Papendrecht

Auteur Telefoonnummer Versie Datum

: Dhr. E. Lam : 078-7706223 : 0.2 concept : 7 november 2014

1

Inhoudsopgave 1. 1.1. 1.2. 1.3.

INLEIDING............................................................................................................................................................ 5 DOEL PROJECT .....................................................................................................................................................................5 COLLEGEBESLUIT.................................................................................................................................................................6 LEESWIJZER .........................................................................................................................................................................7

2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6.

ORGANISATIE GEMEENTE PAPENDRECHT ................................................................................................. 8 GEMEENTE PAPENDRECHT.................................................................................................................................................8 DE ORGANISATIE .................................................................................................................................................................8 FORMATIE TE HERHUISVESTEN ORGANISATIEONDERDELEN........................................................................................ 10 RELATIES TUSSEN AFDELINGEN ...................................................................................................................................... 11 ORGANISATIEONTWIKKELING ......................................................................................................................................... 12 DOEL VAN HET GEBOUW .................................................................................................................................................. 12

3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6.

RANDVOORWAARDEN NIEUWE HUISVESTING........................................................................................13 VOORWAARDEN MET BETREKKING TOT ENERGIEGEBRUIK .......................................................................................... 13 VOORWAARDEN MET BETREKKING TOT ONDERHOUD EN REINIGING .......................................................................... 13 VOORWAARDEN MET BETREKKING TOT MILIEUASPECTEN EN DUURZAAMHEID ........................................................ 13 BEHOUD KARAKTERISTIEKE ELEMENTEN VAN HET GEBOUW....................................................................................... 13 MULTIFUNCTIONEEL GEBRUIK ........................................................................................................................................ 14 WET- EN REGELGEVING ................................................................................................................................................... 14

2.

3.

4.

DIENSTVERLENINGS- EN WERKPLEKCONCEPT.......................................................................................15 4.1. HET DIENSTVERLENINGSCONCEPT ................................................................................................................................. 15 4.2. NIEUW DIENSTVERLENINGSCONCEPT............................................................................................................................. 15 4.3. WERKPLEKCONCEPT ........................................................................................................................................................ 15 4.3.1. Randvoorwaarden ............................................................................................................................................... 16 4.3.2. Werkplektypen ...................................................................................................................................................... 17 4.3.3. Voorzieningen per werkplek ............................................................................................................................. 18 4.3.4. Inventaris per werkplek...................................................................................................................................... 18 4.3.5. Uitstraling, vormgeving en afwerking van de werkplekken..................................................................... 18 4.4. INRICHTINGSCONCEPT ..................................................................................................................................................... 19 4.4.1. Randvoorwaarden ............................................................................................................................................... 19 4.4.2. Inrichtingsconcepten........................................................................................................................................... 20 4.4.3. Uitstraling kantooromgeving ........................................................................................................................... 20 4.5. VERGELIJKING HUIDIGE HUISVESTING MET NIEUW WERKPLEK- EN INDELINGSCONCEPT.......................................... 21 4.6. RANDVOORWAARDEN IMPLEMENTATIE FLEXIBEL KANTOORCONCEPT....................................................................... 24

5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 6.

FUNCTIONELE EN RUIMTELIJKE EISEN WERKPLEKKEN.......................................................................28 NORMOPPERVLAKTEN WERKPLEKKEN .......................................................................................................................... 28 RUIMTEBEHOEFTE ORGANISATIEONDERDELEN ............................................................................................................ 28 FACILITAIRE RUIMTEN EN VOORZIENINGEN .................................................................................................................. 30 WENSEN EN EISEN PER DOMEIN ..................................................................................................................................... 30

FUNCTIONELE EISEN OP RUIMTENIVEAU .................................................................................................34 6.1. FRONTOFFICE BURGERZAKEN EN ONTVANGSTHAL ....................................................................................................... 34 6.2. BESTUURLIJKE RUIMTEN ................................................................................................................................................. 35 6.2.1. Raadzaal ................................................................................................................................................................. 35 6.2.2. Trouwzaal .............................................................................................................................................................. 35 6.2.3. Griffie en Fractiekamers..................................................................................................................................... 35 6.2.4. Multifunctionele vergaderruimten.................................................................................................................. 35 6.2.5. Rampencentrum ................................................................................................................................................... 36 6.2.6. B&W kamer............................................................................................................................................................ 36 6.2.7. Magazijnruimte voor stoelen en apparatuur ............................................................................................... 36 6.3. FACILITAIRE RUIMTEN ..................................................................................................................................................... 36 2

6.3.1. Servicecorner......................................................................................................................................................... 36 6.3.2. Locker en Garderobe ........................................................................................................................................... 36 6.3.3. Opslag per verdieping ......................................................................................................................................... 36 6.3.4. Toiletten.................................................................................................................................................................. 37 6.3.5. Werkkasten ............................................................................................................................................................ 37 6.3.6. EHBO- lactatieruimte.......................................................................................................................................... 37 6.3.7. Rookruimte............................................................................................................................................................. 37 6.3.8. Douche- en kleedruimte...................................................................................................................................... 37 6.3.9. Invalidentoilet....................................................................................................................................................... 38 6.3.10. Serviceplein............................................................................................................................................................ 38 6.3.11. ICT ruimten............................................................................................................................................................ 38 6.3.12. Noodstroom ........................................................................................................................................................... 38 6.3.13. Centraal archief .................................................................................................................................................... 38 6.3.14. Expositieruimte..................................................................................................................................................... 38 6.3.15. Fietsenstalling ....................................................................................................................................................... 38 6.4. MAGAZIJNEN EN OPSLAG.................................................................................................................................................. 39 6.5. TECHNISCHE RUIMTEN..................................................................................................................................................... 39 7. 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6.

TOEGANKELIJKHEID GEMEENTEHUIS .......................................................................................................40 VERKEERSSTROMEN EN ENTREES ................................................................................................................................... 40 TOEGANKELIJKHEIDSZONES ............................................................................................................................................ 41 TOEGANKELIJKHEID MINDER VALIDEN........................................................................................................................... 41 OVERIGE TOEGANKELIJKHEID EISEN ............................................................................................................................... 41 BEWEGWIJZERING, NAAM AANDUIDING EN INFORMATIEBORDEN ............................................................................... 41 VEILIGHEID ....................................................................................................................................................................... 42

8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5. 8.6. 8.7.

BOUWFYSISCHE EISEN ...................................................................................................................................44 ALGEMEEN ........................................................................................................................................................................ 44 THERMISCH COMFORT ..................................................................................................................................................... 46 LUCHTKWALITEIT ............................................................................................................................................................ 50 RELATIEVE VOCHTIGHEID................................................................................................................................................ 52 LUCHTZUIVERHEID ........................................................................................................................................................... 52 VISUEEL COMFORT ........................................................................................................................................................... 52 AKOESTISCH COMFORT .................................................................................................................................................... 54

9.1. 9.2. 9.3. 9.4. 9.5. 9.6. 9.7. 9.8.

BOUWKUNDIGE KWALITEITEN ...................................................................................................................57 ALGEMENE EISEN ............................................................................................................................................................. 57 FLEXIBILITEIT................................................................................................................................................................... 57 GEVELS .............................................................................................................................................................................. 57 ENTREEVOORZIENINGEN ................................................................................................................................................. 58 DRAAGCONSTRUCTIE ....................................................................................................................................................... 58 DAK .................................................................................................................................................................................... 58 VLOEREN, WANDEN EN PLAFONDS ................................................................................................................................. 58 SPECIFIEKE VOORZIENINGEN........................................................................................................................................... 59

8.

9.

10. WERKTUIGBOUWKUNDIGE INSTALLATIES..............................................................................................60 10.1. KLIMAATINSTALLATIE ................................................................................................................................................. 60 10.2. WATERINSTALLATIES .................................................................................................................................................. 60 10.3. WATERAFVOER ............................................................................................................................................................ 61 10.4. REGELINSTALLATIE...................................................................................................................................................... 61 11. ELEKTROTECHNISCHE INSTALLATIES.......................................................................................................62 11.1. VOEDING/ENERGIEVERDELING................................................................................................................................... 62 11.2. KRACHTINSTALLATIE................................................................................................................................................... 63 11.3. LICHTINSTALLATIE....................................................................................................................................................... 65 11.4. NOODSTROOM .............................................................................................................................................................. 66 11.5. BLIKSEMBEVEILIGING EN POTENTIAALVEREFFENING .............................................................................................. 66 11.6. DATA INSTALLATIE ...................................................................................................................................................... 66 12.

BEVEILIGINGSINSTALLATIES .......................................................................................................................70 3

12.1. 12.2. 12.3. 12.4. 12.5.

TOEGANGSBEVEILIGING ............................................................................................................................................... 70 INBRAAKBEVEILIGING.................................................................................................................................................. 70 BRANDBEVEILIGING ..................................................................................................................................................... 72 VIDEO OBSERVATIESYSTEEM....................................................................................................................................... 72 OVERIGE BEVEILIGINGSVOORZIENINGEN ................................................................................................................... 73

13. OVERIGE INSTALLATIES ................................................................................................................................74 13.1. TRANSPORTINSTALLATIES .......................................................................................................................................... 74 13.2. GLAZENWASINSTALLATIE............................................................................................................................................ 74 13.3. ZONWERINGINSTALLATIE............................................................................................................................................ 74 BIJLAGE .........................................................................................................................................................................75

4

1.

INLEIDING

1.1.

Doel project Reeds enige tijd wordt bestuurlijk en ambtelijk gesproken over diverse behoeften en wensen om de dienstverlening aan de Papendrechtse bevolking en het bedrijfsleven te verbeteren. Een belangrijk onderdeel is daarbij de huisvesting van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie. De verschillende varianten om groot onderhoud in samenhang met een toekomstvisie op het gemeentehuis vorm te geven zijn breed geanalyseerd. De reden hiervoor is dat bij een brede aanpak bewuste keuzes gemaakt kunnen worden. De volgende elementen zijn daarbij aan de orde: - Vormgeven aan een representatieve publiekshal, passend bij de visie op dienstverlening; - Gepaste ontvangstmogelijkheden; - Meervoudig gebruik van de raadszaal; - Vormgeven aan de behoefte van goede en stille werkplekken; - Effectieve en efficiënte invulling van het bruto vloeroppervlak (BVO); - Optimalisatie van de technische installaties; - Vormgeven aan adequate en multifunctionele vergaderruimten. Omdat de wijze waarop groot onderhoud en de toekomstvisie zich zouden ontwikkelen nog onduidelijk was, is enige jaren sober en doelmatig onderhoud gepleegd. Daarbij is terughoudendheid betracht. Bij het nadenken over functionaliteiten van het gebouw is rekening gehouden met de noodzaak tot het doorvoeren van bezuinigingen in de exploitatiesfeer. Het huidige gebouw kent beperkingen ten aanzien van de (gebruiks)kwaliteit. Het inzicht is gegroeid dat niet renoveren en aanpassen op de langere termijn tot hogere kosten leidt (zowel qua investering als exploitatiekosten). Ingrijpen heeft een hoge prioriteit. Als gevolg van de toenemende schaarste aan middelen zijn de laatste jaren alleen de hoognodige onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd en zijn “lapmiddelen” toegepast (bijvoorbeeld ten aanzien van de dakbedekking). Ook zijn enkele beperkte interne aanpassingen gedaan, zoals in 2000 bij de afdeling Publiekszaken en in 2007 aan de vergadervleugel door uithuizing van de Sociale Dienst naar de SDD. De afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling heeft in de oorspronkelijke vergadervleugel werkruimten toegewezen gekregen. Naast werkruimten zijn daar ook vergaderruimten aanwezig, die leiden tot geluidsoverlast die van invloed is op de werkconcentratie. Daarnaast is op de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling in 2011 uit ruimtegebrek een kantoortuinconcept met stiltewerkplekken ingericht. Zoals eerder gemeld is hier sprake van hoognodige maatregelen, waarbij tevens noodzakelijke installatietechnische aanpassingen achterwege zijn gelaten. Ingrepen hierin zijn relatief kostbaar. Door het uitblijven van maatregelen zijn in het gebouw klimatologische omstandigheden ontstaan die onvoldoende zijn met gevolgen voor de werken luchtkwaliteit van meerdere afdelingen. Dit uit zich onder andere in een vermindering van de luchtkwaliteit, met name bij warme dagen een extreem hoge temperatuur. Beide zijn van invloed op de gezondheid, waarbij klachten over vermoeidheid, concentratiestoornissen en hoofdpijnen optreden. Met regelmaat zijn klimatologische onderzoeken uitgevoerd als reactie op klachten van het werkend personeel. Deze onderzoeken wijzen uit dat regelmatig sprake is van een toename van schimmels in de lucht. Tevens wijzen de uitkomsten van de onderzoeken op een steeds verder afnemende luchtkwaliteit. In de periode 2010- 2014 zijn diverse onderzoeken uitgevoerd door M3E B.V. naar het benodigde bouwkundige en installatietechnische onderhoud aan het gemeentehuis, waarbij in scenario’s is gekeken wat de invloed op de investeringskosten zou zijn van het upgraden van enkele installatieonderdelen. Tevens hebben er onderzoeken plaatsgevonden naar het gebruik en de brandveiligheid van het gebouw. Het resultaat hiervan is vastgelegd in dit Programma van Eisen. 5

De kleinschalige verbouwingen hebben de gebruikssamenhang minder efficiënt gemaakt. In combinatie met het uitgestelde onderhoud is sprake van een zorgwekkende situatie ten aanzien van de gebruiksmogelijkheden. Ten aanzien van de installaties is sprake van achterstallig onderhoud en in sommige gevallen van ernstige technische veroudering van installaties. Dit geldt voor de VRverwarmingsinstallatie, maar ook voor de zonweringinstallatie. De verlichting is al enige jaren aan vervanging toe. De liften in het gebouw zijn sterk verouderd waardoor onderdelen schaars te verkrijgen zijn en onderhoud steeds lastiger wordt. Ook de gebruiksveiligheid van het gebouw is in het geding. Dit blijkt uit diverse rapporten, waaronder een brandveiligheidsrapport waarin wordt aangegeven dat niet en onvoldoende aanwezige compartimentering het veilig gebruik van het gemeentegebouw onvoldoende waarborgen. De opgetreden brandmelding door rookontwikkeling in de liftinstallatie is een voorbeeld hiervan. Structurele ingrepen in het gemeentegebouw dienen voortvloeiend uit bovenstaande een hoge prioriteit te krijgen. Resumerend kent het huidige gebouw dusdanige bouwen installatietechnische gebreken dat hierop ingrijpen onvermijdelijk is geworden. Daarnaast is op verschillende afdelingen sprake van knelpunten als gevolg van verouderde inrichtingen, inrichtingsmaterialen en stofferingen. Het doel van het Programma van Eisen is om de eisen, wensen en ambities ten aanzien van de nieuwe huisvesting inzichtelijk, gestructureerd en onderbouwd vast te leggen, zodat deze kunnen worden overgedragen naar andere bij het huisvestingsproces betrokken partijen. Het Programma van Eisen kan worden gebruikt als sturingsdocument in het ontwerpproces, als contractstuk voor de (interieur)architect en als middel om het ontwerp te toetsen aan het in het Programma van Eisen vastgelegde kwaliteitsniveau (toetsingsdocument). Voor het opstellen van het Programma van Eisen zijn de eisen en wensen van de gemeente Papendrecht geïnventariseerd, geanalyseerd en samengevoegd om de behoefte van de gemeente optimaal in beeld te brengen. Dit is gebeurd door middel van brainstormsessies, vragenlijsten en interviews. 1.2.

Collegebesluit In het collegeprogramma heeft het college zich uitgesproken dat er noodzakelijk en doelmatig groot onderhoud aan het gemeentehuis moet plaaatsvinden. Uit het collegeprogramma: Een noodzakelijk en doelmatig groot onderhoud aan het gemeentehuis met aandacht voor flexibiliteit en een open uitnodigende begane grond. ‘De gemeente heeft te maken met veranderende, complexere en nieuwe taken. Om ambities waar te maken, beschikt de gemeente over een gemotiveerd, deskundig en flexibel ambtelijk apparaat, dat zich waar wenselijk aanpast aan de veranderende eisen die inwoners en samenleving stellen.’ ‘Ook grotere flexibiliteit voor gebruik door ambtenaren en gebruiksmogelijkheden voor geïnteresseerde maatschappelijke organisaties is een belangrijk aandachtspunt.’ ‘De dienstverlening en informatievoorziening moeten snel en goed toegankelijk zijn via de balie in het eigen gemeentehuis, via oude én nieuwe media……………. Het gemeentehuis moet passen bij de veranderende rol van de overheid en een uitnodigende uitstraling hebben. De coalitie kiest voor een noodzakelijk en doelmatig groot onderhoud aan het gemeentehuis, waarbij vooral aandacht wordt besteed aan een moderne ontvangstruimte en balie en een multifunctioneel (gemeente gerelateerd) te gebruiken raadzaal. Ook grotere flexibiliteit voor gebruik door ambtenaren en 6

gebruiksmogelijkheden voor geïnteresseerde maatschappelijke organisaties is een belangrijk aandachtspunt.’ 1.3.

Leeswijzer Dit Programma van Eisen beschrijft achtereenvolgens; • Hoofdstuk 2: Organisatie gemeente Papendrecht. Dit hoofdstuk omschrijft de te huisvesten organisatie van de gemeente Papendrecht. • Hoofdstuk 3: Randvoorwaarden nieuwe huisvesting. Dit hoofdstuk beschrijft o.a. de randvoorwaarden op het gebied van duurzaamheid, onderhoud, multifunctionaliteit en het behoud van de karakteristieke waarde van het gebouw. • Hoofdstuk 4:Dienstverlening- en werkplekconcept. In dit hoofdstuk worden de uitgangspunten voor het dienstverlening- en werkplekconcept voor het te renoveren gemeentehuis geschreven. • Hoofdstuk 5:Functionele en ruimtelijke eisen werkplekken. In dit hoofdstuk wordt de ruimtelijke behoefte voor het te renoveren gemeentehuis weergegeven. Hierbij wordt ook omschreven waarop deze ruimtelijke behoefte gebaseerd is. • Hoofdstuk 6: Functionele eisen op ruimteniveau. In dit hoofdstuk worden de te huisvesten ruimten functioneel omschreven. Hierbij gaat het om alle ruimten van de nieuwe huisvesting zoals de raad- en trouwzaal, maar ook alle facilitaire ruimten. • Hoofdstuk 7: Toegankelijkheid gemeentehuis. In dit hoofdstuk wordt omschreven welke gebouwdelen voor welke doelgroepen toegankelijk zijn. Hierbij wordt rekening gehouden met de verkeersstromen en de diverse te realiseren entrees. In de hoofdstukken 8 tot en met 13 worden de bouwkundige en technische eisen voor de nieuwe huisvesting omschreven.

7

2.

ORGANISATIE GEMEENTE PAPENDRECHT

2.1.

Gemeente Papendrecht Het gemeentehuis van Papendrecht is in 1991 low budget gebouwd en is meer dan twintig jaar in gebruik. De afbouw en inrichting zijn grotendeels afgeschreven en zijn niet meer van deze tijd. Het noodzakelijke groot onderhoud, de huidige gebruiksgevaren, de afgeschreven installaties, de geringe flexibiliteit, de visie op dienstverlening en op het werken in de toekomst binnen de regio Drechtsteden, maken dat de visie op het groot onderhoud gemeentehuis in breed perspectief benaderd dient te worden. Bij de verkenning is tevens een visie op de aansluiting van het gemeentehuis op het toekomstige marktplein verkend. De reden hiervoor is dat wellicht synergie kan worden bereikt door de relatief hoge kosten die al met het noodzakelijke ingrijpen gepaard gaan te combineren met verdere ontwikkelingen. Het is immers een natuurlijk moment om ruimer te denken. In de analyse groot onderhoud gemeentehuis Papendrecht wordt een aantal zaken nader tot elkaar gebracht, dat naast het verstrekken van inzicht tegelijkertijd ook de noodzaak tot ingrijpen binnen het huidige gebouw onderbouwt. De integratie van gedachten heeft geleid tot een doordachte technische toekomstvisie op het Papendrechts gemeentehuis, waarbij duurzaamheid en duurzame oplossingen op de voorgrond staan. Deze visie is uitgewerkt in dit Programma van Eisen. Dit maakt een brede afweging en passend besluit rond de noodzaak van groot onderhoud in relatie tot de visie over toekomstgerichte dienstverlening en het moderne werken mogelijk. Er is een taakstelling van € 25.000,-- opgelegd op de exploitatiekosten van het gebouw op energie en (duurzaamheid) overige exploitatielasten. In de huidige tijd ligt de nadruk op het efficiënt en effectief inzetten van middelen om tot een in alle opzichten duurzame toekomst bestendige oplossing te komen. We realiseren ons terdege dat in de huidige tijden met bezuinigingen een dergelijk breder perspectief op dit moment onhaalbaar is. Deze bredere kijk waarbij naast de voorkant, ook de zijkant en het oude gemeentehuis zijn betrokken als varianten, is om die reden in overleg met de portefeuillehouder terzijde gelegd

2.2.

De organisatie De gemeente Papendrecht zal - buiten de buitendienst (Werf), Jeugd- en Jongerenwerk, Sportcentrum en Theater de Willem - de gehele ambtelijke en bestuurlijke organisatie in het gemeentehuis aan de Markt 22 blijven huisvesten. Binnen de gemeente Papendrecht zijn drie functies te onderscheiden, te weten: 1. De bestuurlijke representatieve functie (College van B&W). 2. De publieksfuncties ofwel de burgerzaken (front-Office). 3. De ambtelijke organisatie. Steeds vaker zal een (beperkt) aantal medewerkers delen van hun tijd niet op kantoor aanwezig zijn maar elders binnen de Drechtsteden dan wel vanuit huis werkzaam zijn. De tijd die wordt doorgebracht op het gemeentehuis is belangrijk voor uitwisseling van kennis, ervaring en voor sociale contacten.

8

De gemeentelijke organisatie van Papendrecht bestaat uit een bestuurlijke organisatie en een ambtelijke organisatie. Tot de bestuurlijke organisatie behoren het College van Burgemeester en Wethouders en de gemeenteraad. De ambtelijke organisatie bestaat nu naast de gemeentesecretaris en de griffie uit een vijftal onderdelen. Daarnaast wordt door het Service Centrum Drechtsteden gebruik gemaakt van werkplekken. De cultuur binnen de gemeente wordt door de verschillende organisatieonderdelen als volgt omschreven: • Samenwerkend • Goede werksfeer • Open, toegankelijk, informeel • Klantgericht, dienstverlenend • Veel ad/hoc werkzaamheden • Zelfsturend, onafhankelijk/professioneel • Collegiaal, dienstverlenend • Loyaal • Mens-gericht • Creatief • Kritisch

9

2.3.

Formatie te herhuisvesten organisatieonderdelen Voor de gemeente Papendrecht is per 1 oktober 2014 de formatie (werkzaam in het gemeentehuis) vastgesteld op 138,2 fte. De recente ontwikkelingen en taakstellingen zijn zoveel mogelijk in deze gegevens verwerkt. De 138,2 formatieplaatsen worden bezet door 149 medewerkers. Het aantal fte en werkplekken die ingevuld worden door het Service Centrum Drechtsteden zijn 3 voor medewerkers facilitair en 2 voor communicatie. Deze fte’s zijn hier niet in opgenomen. Momenteel zijn er geen verdere veranderingen te verwachten die het aantal werkplekken kunnen verminderen of vermeerderen. Het totaal benodigd aantal werkplekken inclusief inhuur/stagiaires en invliegplekken is 170. Externe inhuur werkt veelal op projectbasis. Het heeft de voorkeur een flexruimte te creëren met 11 flexplekken. Gezien de verhouding tussen het aantal medewerkers, het aantal formatieplaatsen en de beschikbare ruimte is het niet noodzakelijk dat er een volledige flex omgeving met minder werkplekken voor hetzelfde aantal medewerkers gerealiseerd wordt. Een gematigd flex concept is in het huidige gebouw haalbaar.

Afdeling Bestuur en Regio

Overzicht d.d. 24 oktober 2014 # FTE pers 24 21,5

Bestuur en regio

29

26,6

Samenleving en Fysiek

22

18,3


28

24


33

32

Projecten

2

2

Griffie

2

2

Subtotaal

140

126,4

College B&W

5

4,8

Secretariaat

3

3

Gemeentesecretaris

1

1

Subtotaal bestuursvleugel

9

8,8

FM

3

3

Communicatie

2

2

Inhuur /invliegplekken

11

11

Stagiaires

5

5

Subtotaal

21

21

Totaal

170

159.4

10

Relaties tussen afdelingen Bij het ontwerp/het bepalen van de ligging van de organisatieonderdelen ten opzichte van elkaar dient rekening te worden gehouden met de volgende uitgangspunten: • Onderdelen van dezelfde afdeling dienen bij elkaar gehuisvest te worden; • Het college dient indien mogelijk gepositioneerd te worden bij vergaderlocaties; • Het bestuurssecretariaat heeft een centrale functie binnen de organisatie en dient centraal tussen bestuur en ambtelijke organisatie gepositioneerd te worden; • De ondersteunende afdelingen zoals Facilitair heeft de voorkeur centraal gepositioneerd te worden. Naast de genoemde uitgangspunten dient ook rekening te worden gehouden met de onderlinge relaties die de te huisvesten organisatieonderdelen zelf hebben aangegeven. Deze belangrijkste relaties tussen de te huisvesten organisatieonderdelen die van invloed zijn op de huisvesting van de gemeente, in die zin dat tussen deze organisatieonderdelen korte loopafstanden vereist zijn voor de werkprocessen, zijn weergegeven in tabel 2.5.

2

Gemeenteraad

Overige

Projecten

Telefonie

Receptie

Burgerza ken

PUZA

BU

MO

RO

BO

Griffie

B&W

MT

De relaties met de hoogste prioriteit zijn aangeduid met een 1. De relaties die in mindere mate van invloed zijn op de huisvesting zijn aangegeven met een 2.

Gemeent eraad

2.4.

1

1

2

2

2

2

2

2

2

1

2

2

1

2

1

1

1

1

1

2

2

1

1

2

MT

2

B&W

1

1

Griffie

1

2

1

BO

2

1

1

1

RO

2

1

1

2

1

MO

2

2

1

2

1

1

BU

2

1

1

2

1

1

1

PUZA

2

2

2

2

2

1

2

2

Burgerzaken

2

2

1

2

2

2

2

2

1

Receptie

2

2

1

1

2

2

2

2

1

1

Telefonie

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

Projecten

2

1

1

2

1

1

1

1

2

2

1

1

Overige

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

2

1

2

2

2

2

2

1

1

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

1

1

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

1

2

2

1

1

2

2

2

2

2

2

2

1

1

2

2

1

1

2

1

2 2

2

Opgemerkt wordt dat bij het inventariseren van de belangrijkste relaties er enkele tegenstrijdigheden naar voren zijn gekomen, doordat afdelingen in sommige gevallen niet op één lijn zaten ten aanzien van de te definiëren prioriteit van de relaties. In deze gevallen is als eerste gekeken naar de eerder genoemde uitgangspunten en indien de prioriteit dan nog niet helder mocht zijn werd vervolgens de mindere prioriteit toegekend. De gemeente Papendrecht heeft een paar principe uitspraken gedaan. De onderstaande kaders dienen in relatie gezet te worden met andere afdelingen. • De Backoffice van Burgerzaken dient in een afgesloten omgeving gepositioneerd te worden, bij voorkeur aan de Frontoffice. • De Raadzaal blijft bestaan op de huidige positie.

11

2.5.

Organisatieontwikkeling De ontwikkeling van de ambtelijke organisatie zal naar verwachting een trend van afnemende vaste personele omvang laten zien. De verbouwing van het gemeentehuis speelt in op die ontwikkeling, door qua huisvestingsconcept keuzes te maken die de gewenste flexibele inrichting van de ambtelijke organisatie faciliteren. Ook wordt geopteerd voor een onderverdeling in domeinen, waardoor de verschillende functionarissen vanuit een inhoudelijk domein bij elkaar kunnen zitten. Tevens wordt ook gekozen voor een projectruimte die flexibel kan worden ingericht. Behalve de inhuur van menskracht voor de ambtelijke organisatie zelf, speelt ook de gedachte dat het gemeentehuis mogelijkheden voor het huisvesten van ‘buitenstaanders’ moet kunnen bieden: ‘van buiten naar binnen’. Op hoofdlijnen denken wij dat de organisatieontwikkeling vraagt om een maximaal flexibel ruimtelijk concept voor de inrichting van het gebouw en een duidelijke set spelregels voor het gebruik van het gebouw met de bedoeling dat houding en gedrag passen bij het huisvestingsconcept

2.6.

Doel van het gebouw Het doel van het gemeentehuis is meerledig. Ten eerste heeft het gemeentehuis een duidelijke publieksfunctie (en baliefunctie) naar bewoners en bedrijven toe. Onderdeel daarvan is de mogelijkheid om op het gemeentehuis te kunnen trouwen. Ten tweede biedt het gemeentehuis huisvesting van de ambtelijke organisatie en ten derde wordt de bestuurlijke organisatie gehuisvest. Een vierde doel zou het huisvesten van derden, zoals regionale partners, kunnen zijn. Elk doel of elke functie stelt specifieke eisen aan de vormgeving en inrichting van het gemeentehuis. Zo dient er een raadszaal aanwezig te zijn voor de gemeenteraad, een trouwzaal voor burgers die op het gemeentehuis wensen te trouwen, passende kantoorhuisvesting voor de ambtelijke organisatie en een ontvangst- en balieruimte voor publiekszaken. Dit meerledige gebruik van het gebouw leidt tot verschillende verkeersstromen, die al dan niet gescheiden dienen te worden. Daarnaast zijn er mogelijk ook juist ruimten aanwezig, die voor meerdere functies gebruikt kunnen worden. De nieuwe en functionele huisvesting moet bijdragen aan het verbeteren van de communicatie, samenwerking en het bevorderen van de ontmoeting van de medewerkers van de gemeente Papendrecht. Ook moet het gebouw voor de medewerkers aantrekkelijk zijn om in te werken en te verblijven. Tevens zal het gebouw het ontwikkelde werkplek- en dienstverleningsconcept optimaal moeten ondersteunen.

12

3.

RANDVOORWAARDEN NIEUWE HUISVESTING

3.1.

Voorwaarden met betrekking tot energiegebruik Het energieverbruik van het te renoveren gemeentehuis wordt getoetst op basis van de EPAU labelberekening. Voor het gemeentehuis van Papendrecht wordt gestreefd naar een EPAU label A. Het gebruik van de juiste installaties en materialen zal moeten leiden tot het behalen van deze score. Er zal nader onderzoek gedaan worden naar de haalbaarheid van het verkrijgen van een duurzaamheidkeurmerk zoals BREEAM IN-USE. Eventuele additionele maatregelen die hiermee verband houden dienen nog te worden vastgesteld.

3.2.

Voorwaarden met betrekking tot onderhoud en reiniging Bij het ontwerp, de detaillering en de toegepaste materialen dient extra aandacht besteed te worden aan het onderhoudsaspect. Het exterieur en het interieur moeten vandaalbestendig, onderhoudsarm en eenvoudig te reinigen te zijn. Dit om het technische onderhoud en het schoonmaak onderhoud te reduceren.

3.3.

Voorwaarden met betrekking tot milieuaspecten en duurzaamheid De gemeente Papendrecht hecht veel waarde aan Duurzaam Bouwen. Hierbij moet gedacht worden aan duurzaam materiaalgebruik, reductie van het gebruik van energie en water, beperken van afvalstromen, comfort en zuiverheid van lucht. Het huidige ambitieniveau van de gemeente Papendrecht is om een EPAU label A te bereiken. Om in de toekomst een hoger ambitieniveau te behalen is het wenselijk om het gebouw hier op voor te bereiden. Zo kan men denken om reeds voorzieningen te treffen om gebruik te maken van zonne-energie wanneer dit in de toekomst rendabel wordt. Tevens moet er sprake zijn van bewezen technieken. De wens is om in ieder geval ook enkele ‘zichtbare’ maatregelen op het gebied van milieu te nemen. Hiermee wordt invulling gegeven aan de voorbeeldrol die de gemeente Papendrecht wil vervullen. Hier volgen enkele ideeën over de manier waarop bij het groot onderhoud van het gemeentehuis rekening kan worden gehouden met duurzaam huisvesten: • Maatregelen treffen conform huidige stand van techniek; • Redelijke terugverdientijden; • Energiezuinige installaties; • Duurzame en milieuvriendelijke materialen toepassen; • Onderhoudsarme en/of onderhoudsvriendelijke materialen toepassen; • Investeringskosten versus exploitatiekosten; • Waterbesparende maatregelen; • Afkoppeling regenwater; • Toepassen zonnepanelen; • Gebruik van spaarlampen; • Bewegingssensoren ten behoeve van verlichting; • Doordacht inzamelsysteem voor afval en papier; • Alleen technieken toepassen die reeds bewezen zijn (niet tè innovatief); • Hergebruik van materialen en producten daar waar haalbaar is.

3.4.

Behoud karakteristieke elementen van het gebouw Normaal gesproken beschrijft het programma van eisen de wens- situatie zonder rekening te houden met randvoorwaarden als hergebruik van een bestaand gebouw. De vraag naar een representatieve entree komt uit alle hoeken. Indien de voorgevel hierdoor aangetast moet worden is het wenselijk de architect van het gebouw te betrekken. 13

3.5.

Multifunctioneel gebruik Het gemeentehuis kent een aantal specifieke ruimten die niet intensief gebruikt worden, zoals de ruimten in de kelder. Om de ruimtebehoefte te reduceren is multifunctioneel ruimtegebruik een nadrukkelijk streven. De architect zal hier een definitieve invulling aan moeten geven.

3.6.

Wet- en regelgeving Vigerende weten regelgeving is van toepassing op de nieuwe huisvesting.

14

4.

DIENSTVERLENINGS- EN WERKPLEKCONCEPT

4.1.

Het dienstverleningsconcept Adequate dienstverlening is essentieel voor het vertrouwen in de lokale overheid. Gemeente Papendrecht moet er zijn voor haar burgers, bedrijven en instellingen en niet andersom. Dat betekent dat dienstverlening mensen contextgericht, snel en zeker, samenwerkingsgericht, transparant, dichtbij en aanspreekbaar moet zijn. Om optimaal te kunnen inspelen op de veranderende eisen van de samenleving en de omgeving werkt Papendrecht hard aan het digitaliseren, standaardiseren en vereenvoudigen van de dienstverlening. Daarmee wordt tevens de ruimte gecreëerd, om daar waar dat noodzakelijk of wenselijk is, maatwerk te bieden. Uitgangspunt is dat burgers bedrijven en instellingen in Papendrecht zelf bepalen hoe zij contact opnemen, alle dienstverleningskanalen (post, web, balie telefonie) blijven beschikbaar. Tot slot werkt Papendrecht vanuit het besef dat de medewerkers in dienstverlenende organisaties uiteindelijk de belangrijkste schakel in de ervaren kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening zijn. In Papendrecht krijgen zij dan ook de flexibiliteit om optimaal te kunnen inspelen op de context waarin een vraag wordt gesteld.

4.2.

Nieuw dienstverleningsconcept Papendrecht is actief binnen het intergemeentelijke samenwerkingsverband de Drechtsteden. De deelnemende gemeenten verwachten hiermee de kwaliteit van de dienstverlening te kunnen verbeteren en efficiënter te gaan werken. De samenwerking opereert op basis van een gezamenlijk geformuleerde missie en visie, waarbinnen ruimte is voor lokale verschillen en lokale invloed van de deelnemende Drechtsteden. Zo houdt iedere gemeente zijn eigen lokale gemeentewinkel. Aan de balies zijn niet alleen burgerzaken producten opgenomen, maar ook informatie over en hulp bij het aanvragen van vergunningen, de dienstverlening aan ondernemers en dienstverlening in het sociaal domein. Het is de ambitie om een zo breed mogelijk spectrum aan dienstverlening te leveren en zo één duidelijk aanspreekpunt te zijn voor burgers bedrijven en instellingen. Door de veranderende weten regelgeving en de verregaande digitalisering is de verwachting echter wel dat het aantal klantcontacten aan de balie in de periode tot 2020 zal afnemen met 65%, terwijl het aantal contactmomenten via het web en de telefoon zal stijgen. De dienstverlening aan de balie zal vooral ingezet worden daar waar dat een meerwaarde biedt voor burgers, bedrijven of instellingen, naast de traditionele burgerzaken producten, zal dat vooral het geval zijn bij de special-care doelgroep en bij de aanvraag van complexe producten- en diensten waarbij intensief contact tussen de samenleving en de ambtelijke organisatie wenselijk is.

4.3.

Werkplekconcept Met werkplekconcept wordt bedoeld de wijze waarop de gekozen werkplektypen gebruikt gaan worden. Dit houdt in dat wordt vastgesteld welke en hoeveel gebruikers aan een bepaald werkplektype worden toegekend. De meest voorkomende werkplekconcepten zijn de vaste werkplekken (persoonsgebonden, bv secretariaat of administratie), de flexibele werkplek, de wisselwerkplek en de activiteit gerelateerde werkplek. Het werkplekconcept wat het beste aansluit bij het werkproces van de desbetreffende functiegroep is afhankelijk van de interne- en externe mobiliteit van deze functiegroep. Met interne mobiliteit wordt bedoeld de mate waarin een medewerker tijdens kantooruren niet op kantoor aanwezig is.

15

Uitgangspunt voor het nieuwe werkplekconcept is dat de totale ambtelijke organisatie activiteit gerelateerd gaat werken. Hierbij worden werkplekken gedeeld binnen een aangewezen domein. De essentie van activiteit gerelateerd werken is het kiezen van de juiste werkplek bij de activiteit die men op dat moment uitvoert. De huisvesting wordt niet afgestemd op de functie, maar op het werkproces van de medewerkers. Activiteit gerelateerd werken betekent dus dat een medewerker de keuze heeft tussen typen werkplekken; men kiest een werkplek die de werkzaamheden van het moment optimaal ondersteunt. Dit kan verschillen in concentratie, communicatie, projectmatige en administratieve/routinematige werkzaamheden. Werkplekconcepten als ‘activiteit gerelateerd werken’ kenmerken zich door een ‘open’ werkomgeving, waarbij voldoende rekening wordt gehouden met de auditieve en visuele privacy van de medewerkers. Door een juiste invulling te geven aan de diverse werkplekkentypen worden de werkprocessen en (informele) communicatie binnen de organisatie optimaal ondersteund. 4.3.1. Randvoorwaarden Wanneer de genoemde uitgangspunten worden gehanteerd, betekent dit dat de werknemers geen eigen werkplek meer hebben. Op basis van de uit te voeren activiteit kiest men een werkplek. De werkomgeving is statisch, maar stimuleert dynamisch gebruik. Dit vraagt een aanpassing in denken en het organiseren van werkzaamheden. Ook een goed ontworpen concept staat of valt uiteindelijk alsnog met het gebruik hiervan. Optimale randvoorwaarden zijn dan ook zeer belangrijk om tot een geslaagde implementatie van het werkplekconcept activiteit gerelateerd werken te komen. Hierbij worden de volgende punten onderscheiden: • Voorbeeldfunctie van MT en College; • Iedereen doet mee; • Clean desk policy; • Passende ICT-faciliteiten; • Aansluitende facilitaire voorzieningen en ondersteuning; • Concept voor en door medewerkers. Verder zal er beleid gevoerd moeten worden ten aanzien van: Digitaliseren De gemeente Papendrecht is vooruitstrevend in digitaal werken. Zowel de raad, bestuurders en de ambtelijke organisatie werken bijna volledig digitaal. Echter, de fysieke archieven zoals deze beheerd worden door het SCD (Service Centrum Drechtsteden) zijn nog leidend in de opslag. Deze verdere groei van digitalisering heeft invloed op de behoefte aan archief- en kastruimte. Dit heeft ook invloed op de manier waarop de medewerkers van de gemeente werken en de toekomstige huisvestingsbehoefte. Thuiswerken Het thuiswerken komt wel voor bij de gemeente Papendrecht. Met de verbeteringen en nieuwe mogelijkheden op het gebied van ICT in GRID2.01 , kan de gemeente het thuiswerken in de toekomst verder stimuleren. Met de juiste voorzieningen in huis, bijvoorbeeld een werkplek die aan alle arbo eisen voldoet en toegang tot internet is het tegenwoordig mogelijk om overal en altijd te werken (plaats en tijd onafhankelijk). De gemeente Papendrecht faciliteert echter niet de thuiswerkplek, zij verwacht van haar medewerkers dat zij een eigen verantwoordelijkheid dragen. Het thuiswerken zal net als de digitalisering een afname van de huisvestingsbehoefte betekenen. Met het thuiswerken is rekening gehouden in de ruimtebehoefte berekening. 1

GRID2.0 is een VDI omgeving (Virtuele Desktop) en men kan vanaf 2015 op elk device plaatsen tijd onafhankelijk werken. 16

De uitgangspunten en randvoorwaarden ten aanzien van de werkplek- en inrichting concepten zoals deze opgehaald zijn uit de diverse overleggen zijn: Binnen de gemeente Papendrecht wordt het flexwerken wisselend gedragen. De nieuwe huisvesting dient zodanig te zijn dat de werkprocessen te allen tijde optimaal worden ondersteund. De nieuwe huisvesting moet aanzetten tot een efficiënte, ordentelijke, transparante, prettige, inspirerende en afdeling overstijgende manier van werken. Daarnaast moet de renovatie van het gemeentehuis doelmatig en functioneel zijn en passen bij de gemeente. Belangrijke doelstellingen zijn het terugdringen van (ict) werkplekken (taakstelling exploitatie), het optimaal ondersteunen van bestuurders en ambtelijke organisatie, het bevorderen van de onderlinge communicatie, tevreden medewerkers, burgers en bezoekers. Ook het reduceren van exploitatielasten en milieubelasting moet centraal staan. Daarnaast is uitstralen van openheid, transparantie, zakelijkheid en efficiëntie (omgaan met geld van burgers) een pré. Verder dient rekening gehouden te worden met een veranderde omgeving waarbij bestuurlijke uitgangspunten zijn verwoord in de bestuurlijke toekomst van Papendrecht. In het verlengde hiervan dient rekening gehouden te worden met uitbreidbaarheid, met inkrimpbaarheid en zeker ook met deelbaarheid. Een flexibele inrichting is hiermee een vereiste. Om dit te realiseren dient per organisatieonderdeel te worden bepaald welke werkplektypen, welk werkplek- en inrichtingsconcept het beste aansluit bij de functiegroepen binnen de organisatie Het aantal type te realiseren werkplekken wordt bepaald aan de hand van o.a. de werkprocessen, de aard van de werkzaamheden en de mate van bezetting per werkplek. Er wordt uitgegaan van een standaard van een halve kast (kast van 145h) tot een strekkende meter kastruimte per medewerker ten behoeve van afdeling- of functioneel archief. In enkele gevallen (projectenadministraties omdat digitaal archief nog niet op orde is) wordt een kastenwand (scheiding) gerealiseerd. Voor de werkruimten wordt uitgegaan van kantoorruimten die voor meer doeleinden geschikt te maken zijn. De kantoorruimten zijn gebaseerd op een modulair bouwsysteem. De werkomgeving is vooral functioneel, degelijk en doelmatig. De uitstraling van de werkplekken is zakelijk warm en passend bij de cultuur van de gemeente. De gemeente Papendrecht streeft naar een zo open mogelijke huisvesting met optimaal flexibel gebruik van werkplekken. Het is in het kader van dit Programma van Eisen wel noodzakelijk om bij elk organisatieonderdeel inzichtelijk te krijgen welk werkplek- en inrichtingsconcept het beste past bij de functies en werkprocessen. De functies en activiteiten zijn daarom vertaald naar zogenaamde bouwstenen. Een adviesoverzicht is terug te vinden in Bijlage 1. 4.3.2. Werkplektypen Met werkplektype wordt de ruimtelijke vormgeving van de werkplek bedoeld. Het is noodzakelijk dat het werkplektype wordt afgestemd op de activiteit die men van plan is te gaan uitvoeren. De volgende type werkplekken worden onder meer onderscheiden; a. Standaard werkplek; b. Flexibele werkplek; c. Wisselwerkplek; d. Open overleg werkplek; e. Activiteit gerelateerde werkplek. 17

Afhankelijk van de diversiteit aan werkzaamheden van de betreffende functiegroep op afdeling zijn min of meer combinaties van werkplekken benodigd. 4.3.3. Voorzieningen per werkplek De standaard voorzieningen per werkplek bestaan uit communicatievoorzieningen voor telefoon/data, geluid en beeld en hebben verder betrekking op temperatuur, elektra, luchtkwaliteit en bedieningscomfort op de werkplek zoals in hoogte verstelbare bureaus. Ten aanzien van geluid, licht en klimaat in de kantoren en algemene ruimten hebben de gebruikers de volgende eisen en wensen: • Goed binnenklimaat, voldoende koeling en verwarming door middel van moderne technieken; • Ramen moeten kunnen worden geopend per kamer; • Voldoende daglichttoetreding op de kantoorwerkplekken; • Aandacht voor eventuele ongewenste aantasting van privacy bij inkijk vanaf looproutes en buitenaf; • Voldoen aan arbo-normen; • Verlichting (kunstlicht) en temperatuur (verwarming) moeten goed regelbaar zijn; • Rustige werkplekken door goede geluidsisolatie en akoestiek (wanden, vloeren en plafonds); • Veel aandacht voor uitzicht en licht: men mag zich niet opgesloten voelen. Men moet naar buiten kunnen kijken, gevoel van ruimte hebben, contact hebben met de buitenwereld. Dit geldt zowel voor alle kantoorruimten als de vergaderruimten en andere ruimten met werkplekken waarin langer dan twee uur achtereen wordt verbleven; • Buitenzonwering; • Binnen zonwering aan zonzijde (afscherming reflectie zonlicht) individueel regelbaar; • Veel aandacht voor luchtbehandeling: goede scheiding tussen aanvoer en afvoer van lucht. De specifieke functionele eisen die aan een bepaalde werkplek worden gesteld, die dus afwijkend zijn van de functionele eisen aan een ‘standaard’ werkplek, kunnen zijn: extra aansluitpunten voor telefoon en data, extra verlichting, extra koeling et cetera. 4.3.4. Inventaris per werkplek De standaard (minimale) inventaris voor een kantoorwerkplek bestaat uit: • Een bureau; • Een bureaustoel; • Een computer (aangesloten op GRID); • Een telefoon (aangesloten op GRID). De gemeente streeft naar een goede informatie voorziening, het zoveel mogelijk voorkomen van privédossiers, weinig persoonsgebonden opslag en in de toekomst steeds meer digitaliseren. 4.3.5. Uitstraling, vormgeving en afwerking van de werkplekken Ten aanzien van het imago c.q. de uitstraling van de werkplekken heeft de gemeente Papendrecht de volgende functionele eisen en wensen: • Functioneel en efficiënt. • Degelijke, solide werkplekken. • Ergonomisch. • Representatief. • Veel licht, transparantie en openheid, optimale ruimtelijke beleving. • Onderhoudsarm, goed schoon te houden. • Duurzaam. Ten aanzien van de afwerking van het interieur gaat de voorkeur uit naar: 18

• Vloerafwerking in de vergaderkamers dient representatief en geluiddempend te zijn (wel antiallergische materialen, zeil); • Geen lichte vloerbedekking; antistatische vloerbedekking (met name in computer/serverruimten); • Houten vloerafwerking in de raadzaal; • Gebruik van rustige, lichte kleuren. 4.4.

Inrichtingsconcept Onder inrichtingsconcept wordt verstaan de ruimtelijke ordening van een aantal werkplekken in een bepaalde ruimte, de wijze waarop de eventuele wanden tussen de vetrekken zullen worden geplaatst en het soort wanden wat wordt gekozen.

4.4.1. Randvoorwaarden • De gemeente Papendrecht heeft uitgesproken dat er ruimten per afdeling komen, te noemen domeinen. De medewerkers hebben geen persoonsgebonden werkplekken, met uitzondering van bepaalde functiegroepen zoals de managementassistenten, de AutoCad werkplekken, WABO werkplekken en de werkplekken bij de Front Office. • Sommige medewerkers, die werkzaamheden verrichten waarbij dubbele beeldschermen benodigd zijn, dienen deze speciaal uitgeruste werkplekken te gebruiken. Indien deze werkplekken niet in gebruik zijn, kunnen de overige medewerkers ook gebruik maken van deze werkplekken. • Indien op functioneel gebonden plekken ruimte is, is een ieder vrij hier plaats te nemen. Alle werkplekken kunnen dus in principe door alle medewerkers gebruikt worden (al dan niet met een reserveringssysteem). • Het is mogelijk in het te verbouwen gemeentehuis zones in te delen voor bepaalde groepen zoals bijvoorbeeld het college van B&W, Griffie en bestuurssecretariaat. • De stiltewerkplek is een niet gebonden werkplek en een akoestisch afgesloten werkplek voor tijdelijk gebruik. De ruimte is voorzien van eigen klimaatregeling. • Lounge (werk)plekken kunnen worden gebruikt voor informeel overleg of werkzaamheden (in klein teamverband) waarbij geen hoge mate van concentratie verreist wordt. • Er wordt niet in domeinen gewerkt dat impliceert dat afdelingen geen eigen overlegruimte hebben. Overlegruimten zijn bepaald aan de hand van de geïnventariseerde behoefte. Vastleggen van grote vergaderruimte zal plaatsvinden in het centraal reserveringssysteem. • Alle overlegruimten, kunnen indien niet bezet gebruikt worden als werkplekruimte. En verder: • Er worden geen aparte werkplekken gerealiseerd voor inhuurkrachten en stagiaires. Inhuurkrachten en stagiaires dienen te werken aan werkplekken die niet bezet zijn; • Een deel van deze werkplekken wordt niet voorzien van een ICT configuratie. De inhuurkracht maakt gebruik van wifi en eigen laptop of tablet. • Extra archief- en/ of kastruimte in verband met afdeling-, persoon- en projectgebonden dossiers wordt binnen dit kantoorconcept gerealiseerd in een zone op afdelingsniveau (bv projectdossiers in de buurt bij autocad stations). Er is veel behoefte aan centrale bibliotheekachtige hoeken; • Extra overlegruimten ten behoeve van raadplegen tekeningen (dit zal minimaal zijn, voorkeur gaat uit naar digiborden). Het digitaal archief is medio 2017 klaar.

19

• Extra overlegruimte bij werkplekken met dubbele beeldschermen zal worden toegekend (werkplekken van 200*80). • Er wordt een representatieve wachtruimte gerealiseerd op de bestuursvleugel; • Een leestafel wordt gerealiseerd nabij bestuurders en secretariaten; • Er komen geen individuele printers, daar waar mogelijk wordt gewerkt met smartboard en schermen met touchscreens; • In de nieuwe omgeving van het gemeentehuis worden lockers geplaatst waarin medewerkers hun persoonsgebonden spullen kunnen opbergen; • De lockers worden gekoppeld aan het toegangscontrole systeem; • Vanwege de verdergaande ontwikkeling op het gebied van digitalisering is geen rekening gehouden met archiefruimte. Het dynamische archief staat op de Noordendijk. De semi- en statische archieven bevinden zich afbouwend in de kluisruimte in de kelder; • Er wordt minder opslagruimte gerealiseerd. Indien nodig worden producten op afroep bij leveranciers gehaald of elders opgeslagen; • Er dient rekening gehouden te worden met expositieruimte. 4.4.2. Inrichtingsconcepten Er is sprake van een combinatie van de volgende bouwstenen: W1 en O1: eenpersoonskamer met overlegdeel voor maximaal 4 personen. W1: eenpersoonskamer (stilte- of concentratiewerkplek). W2: meerpersoonskamer 2 tot 3 personen. W3: teamruimte / groepskantoor, afgesloten ruimte voor 4 tot 8 personen. W4: open werkruimte voor 4 tot 8 personen. W5: half open werkruimte voor 4 tot 8 personen. W6: concentratie of stilte werkplek voor maximaal een halve dag. O1: O2: O3: O4: O5: O6:

kleine overlegruimte (2-4 personen). middel grote overlegruimten (4-8 personen). extra grote overlegruimte/ vergaderruimte commissies (15-30 personen). open overlegruimte (2-4 personen). projectruimte loungeplekken.

4.4.3. Uitstraling kantooromgeving Ten aanzien van de uitstraling, de representativiteit, de herkenbaarheid en de sfeer van het nieuw in te richten gemeentehuis gelden de volgende uitgangpunten: • Passend in de omgeving zoals deze is toegekend als status monumenten beschermd dorp gezicht. • Uitstraling van een duurzame gemeente. • Herkenbaar voor bezoekers. • Toegankelijk/laagdrempelig. • Flexibel, efficiënt, sober en doelmatig. • Zakelijk en functioneel. • Uitstraling moet in relatie staan tot de kosten.

20

Ten aanzien van de sfeer, die in het gemeentehuis moet komen dienen de volgende uitgangspunten, eisen en wensen te worden nagestreefd: • Open, transparant, uitnodigend en toegankelijk; • Vriendelijk en toegankelijk gebouw; • Hygiënisch en een hoge mate van schoonmaak mogelijkheden; • Design kleuren in de binnenomgeving die rust en frisheid uitstralen; • Groenvoorziening nabij de werkplek; • Veel glas, open en transparant; • Praktisch, efficiënte werkomgeving, voldoende ruimte voor medewerkers; • Rust en concentratie op de werkplekken; • Doelmatig en zakelijk; • Duurzaam en onderhoudsvriendelijk; • Warm en gastvrij in met name de algemene ruimten. • Geen overdreven luxe (op verantwoorde manier met geld omgaan, sober en doelmatig). • Geen hoogpolig vloerafwerking i.v.m. allergieën, verschuiven van meubilair en karren.

Afbeelding 4.1 voorbeeld van inrichting kantoor met semi-transparante gangwanden

4.5.

Vergelijking huidige huisvesting met nieuw werkplek- en indelingsconcept

Huidige huisvesting Sterke punten

•

•

Draagvlak onder medewerkers, kantoorconcept is bekend en geen cultuuromslag verwacht. Met huidig aantal werkplekken ruimte voor groei in aantal medewerkers.

Zwakke punten

•

•

Bijna iedereen heeft een eigen werkplek, huisvesting voor piekmomenten. Alle werkzaamheden moeten aan dezelfde werkplek worden verricht (zowel communicatie als concentratie).

21

Nieuw huisvestingsconcept Sterke punten • •

•

•

Zeer gevarieerd inrichtingsconcept. Kantoorconcept speelt in op wensen en eisen van de medewerkers, daardoor redelijke hoeveelheid draagvlak onder medewerkers. Gemeente laat zien vooruitstrevend te zijn en mee te gaan met trends en ontwikkelingen. Lagere huisvestingskosten (met name in de exploitatie). De gemeente gaat verantwoord om met gemeenschapsgeld.

Zwakke punten •

•

•

•

Gevaar “claimen” eigen werkplek; risico om te “vervallen” in oude concept. Voor veel medewerkers betekent het nieuwe kantoorconcept een radicale cultuuromslag. Sluit in zeer beperkte mate aan op eisen van de medewerkers, daardoor redelijke weerstand onder medewerkers te verwachten. Brengt hogere investeringskosten met zich mee door investering in randvoorwaarden als duurzaamheid.

De belangrijkste redenen voor het kiezen van een nieuw werkplek- en inrichtingsconcept t.o.v. de huidige situatie zijn: • Het nieuwe concept is functioneel en afwisselend en biedt de medewerkers volop mogelijkheden om de werkprocessen zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren. Bij evaluatie van vergelijkbare projecten is gebleken dat een flexibel kantoorconcept na een gewenningsproces(dat lang niet bij alle medewerkers even lang zal duren) door veel medewerkers als plezierig zal worden ervaren; • Het nieuwe concept bevordert de interne communicatie en verhoogt de bezettingsgraad van de werkplekken en algemene ruimten; • Het nieuwe concept levert een reductie van het aantal werkplekken op ten opzichte van het aantal te huisvesten medewerkers. Hierdoor nemen de exploitatielasten op termijn af; • Het nieuwe concept biedt meer mogelijkheden om eventuele personele ontwikkeling als gevolg van organisatieontwikkelingen op te kunnen vangen. Daarnaast hebben de medewerkers van de gemeente al meerdere grote organisatieontwikkelingen achter de rug. Daarom dient extra aandacht te worden besteed aan de wijze waarop de verandering van de huidige manier van werken het beste kan plaats vinden; • Het uitgevoerde bezettingsgraadonderzoek in relatie tot het aantal m2 laat zien dat reductie van het aantal werkplekken mogelijk is. Hierna wordt een nadere toelichting gegeven op bovenstaande punten. Plezierig èn verantwoord werken De werkomgeving is voor de medewerkers van gemeente Papendrecht erg belangrijk. Echter, men klaagt niet over de verouderde omgeving. Vormgeving, lay-out, inrichting en uitrusting bepalen in belangrijke mate of de medewerkers plezierig, effectief en efficiënt kunnen werken.

22

Functionaliteit bovenaan De bouwstenen, die worden benoemd, moeten niet alleen verschillend zijn, maar moeten tevens hoogwaardige functionaliteit en kwaliteit bieden om op die manier de medewerker van de gemeente Papendrecht doelmatig en efficiënt te ondersteunen bij het uitvoeren van zijn of haar werkzaamheden. De huisvestingsconcepten dienen zodanig te worden gerealiseerd dat verplaatsing van organisatieonderdelen binnen het nieuw in te richten gemeentehuis en uitwisseling van ruimten tussen de organisatieonderdelen tegen relatief lage kosten mogelijk blijft. Bij het toekennen van de bouwstenen aan de organisatieonderdelen zijn de volgende scheidingen in functies van belang: • Scheiden van opbergen en werken: Iets opbergen of spullen achterlaten creëert een kastfunctie, die vaak wordt toegekend aan de werkplek bij afwezigheid van de bezitter. Dit hindert collega’s de werkplek te gebruiken bij leegstand. • Scheiden van concentratie en communicatie: Communicatie en geconcentreerd werken zijn twee uitersten, die elkaar moeilijk verdragen. Door gebruik te maken van concentratiewerkplekken kan bijvoorbeeld bij de gemeente Papendrecht aan de behoefte van de functiegroepen aan kleine rustige kamers worden voldaan. • Scheiden van “eigen” en “gedeeld”: Een medewerker kan op een economisch verantwoorde wijze een “eigen” plek krijgen, wanneer hij of zij daar dan ook nagenoeg de gehele week gebruik van maakt en weinig andere functie specifieke plekken gebruikt. Zowel onderzoek bij gemeenten als het uitgevoerde bezettingsgraadonderzoek bij gemeente Papendrecht heeft aangetoond, dat bijna iedere medewerker van gemeente Papendrecht in de huidige situatie al, nog zonder toepassing van activiteit gerelateerde werkplekken, een aanzienlijk deel van de tijd andere functie specifieke plekken gebruikt. Zodra de diversiteit van activiteiten in de functie met zich meebrengt, dat er verschillende werkzaamheden verricht worden gedurende de dag, kan niet meer een eigen werkplek worden geclaimd, omdat die eenvoudigweg het grootste gedeelte van de tijd zal leegstaan. Moet de plek, die de rol van eigen ankerpunt vervult, een individuele werkplek zijn die in bezit genomen wordt of kan het ook een andere identificatiemogelijkheid zijn, die de afdeling op de verdieping of de organisatie als geheel in de nieuw in te richten biedt? Veranderingsbereidheid en een zekere mate van innovatief denken is wel een vereiste voor het toepassen van een andere/nieuwe manier van werken. Draagvlak en acceptatie Het is van cruciaal belang, dat de leidinggevenden van alle organisatieonderdelen van gemeente Papendrecht (MT-leden) het huisvestingsconcept vanaf het begin van het implementatietraject ondersteunen. Dit is noodzakelijk om de invoering te laten slagen. Het op gang gezette proces van persoonsgebonden werkplekken in kamerkantoren naar niet persoonsgebonden en activiteitgerelateerde werkplekken zal tijd (en acceptatie) vragen. Een verandering van vaste persoonsgebonden werkplekken naar nietpersoonsgebonden werkplekken, clean-desk en flex werkplekken zal een grote impact hebben op de huidige manier van werken en heeft geen kans op succes zonder draagvlak binnen de organisatie. Ondanks dat de medewerkers in de brainstormsessie hebben aangegeven dat zij flexibel willen is het moeilijk in te schatten hoe dit zich organisatiebreed verhoudt. Zo zou bv in dit kader verder moeten worden onderzocht hoe de organisatie omgaat met de hoge druk op werkplekken tijdens piekmomenten. Ook is het van belang dat de medewerker van gemeente Papendrecht zich kan identificeren met de sfeer van de afdeling, de verdieping (facilitaire unit, overlegruimten) en het gebouw als totaal (entree, restaurant, vergaderruimte) als goede compensatie voor het verdwijnen van de persoonsgebonden werkplek. 23

Ondanks het feit dat tijdens de brainstormsessie ten behoeve van het huisvestingsonderzoek is benadrukt, dat niet alle wensen van de medewerkers zullen/kunnen worden gehonoreerd, ontstaat bij de medewerkers een bepaald verwachtingspatroon. Daarom dient extra aandacht te worden besteed aan het voldoende en regelmatig informeren van de medewerkers en het voldoende communiceren met de medewerkers tijdens het traject. Te denken valt aan het verspreiden van nieuwsbrieven, het organiseren van informatiebijeenkomsten, het bespreken van het toe te passen huisvestingsconcept binnen de afdelingen tijdens een afdelingsoverleg en het aanbieden van trainingen met betrekking tot de toekomstige werkwijze. “Kwaliteit voor kwantiteit” De overgang naar het nieuw in te richten gemeentekantoor en de daarmee gepaarde groot onderhoud is voor de gemeente Papendrecht het uitgelezen moment om de kans aan te grijpen om een vernieuwend huisvestingsconcept in te voeren, de “vaste” werkplek los te laten en het aantal werkplekken te reduceren. Het uitwerken van het huisvestingsconcept betekent onder andere het voorbereiden van de medewerkers op het nieuwe kantoorconcept en ze voor dit concept te enthousiasmeren. Dit kan onder meer door de noodzakelijke aanpassingen op onder meer organisatorisch, technisch en ICT-gebied kenbaar te maken (zie §3.6. voor de randvoorwaarden waaraan voldaan moet zijn om het geadviseerde kantoorconcept succesvol toe te kunnen passen) en op die manier te verduidelijken dat het kantoorconcept haalbaar en werkbaar is en op alle vlakken ondersteund zal worden. Mogelijke wijze waarop dit kan geschieden staan reeds beschreven bij het onderdeel “draagvlak en acceptatie”. Het uiteindelijke eindresultaat, mits zorgvuldig voorbereid en ingevoerd, zal voor alle lagen van de organisatie een belangrijke meerwaarde in de vorm van een prettige en efficiënte werkomgeving opleveren. 4.6.

Randvoorwaarden implementatie flexibel kantoorconcept Bij de invoering van een flexibel kantoorconcept binnen gemeente Papendrecht dient aan een aantal belangrijke randvoorwaarden te zijn voldaan om de veranderde werkwijze op de juiste wijze te kunnen faciliteren. Het is van belang dat op onderdelen zoals bv de verdere digitalisering in relatie met de vernieuwde omgeving flexibel wordt omgegaan. Met betrekking tot de genoemde randvoorwaarden worden hier de volgende belangrijkste aanbevelingen en aandachtspunten genoemd: Organisatorisch Binnen de gemeente Papendrecht moeten over bepaalde onderwerpen nog beslissingen te worden genomen, die van invloed kunnen zijn op de toekomstige huisvestingsbehoefte van de gemeente en dus op het kunnen doorvoeren van het huisvestingsconcept. De onderwerpen, die nog nader dienen te worden uitgewerkt of waar nog een besluit over moet worden genomen zijn te zien in tabel 3.6.

24

Gemeentebreed • • • •

• •

Digitalisering en digitaal archief (2017) Ontwikkeling dienstverleningsconcept Beleid met betrekking tot thuiswerken Beleid met betrekking tot werkplekken voor inhuurkrachten en stagiaires Streefformatie vaststellen Faciliteren van thuiswerken

Afdelingsbreed • • • •

Definiëren van takenpakket in relatie tot thuiswerken Effecten van decentralisaties Effecten van derden Bepalen behoefte aan projectondersteuning (ruimte)

Tabel 4.6 • Samen met het SCD zullen ondersteunende facilitaire processen moeten worden aangepast op de veranderde werkwijze; • Een zorgvuldig implementatieproces is een kritische factor voor het toepassen van het nieuwe huisvestingsconcept; • Bij een krapte aan werkplekken proberen medewerkers nogal eens een plek te claimen. Hierover dienen gebruiksafspraken te worden gemaakt, die worden vastgelegd in een handleiding of huisregels. Het management zal dit proces moeten ondersteunen en faciliteren; • Het toepassen van activiteitgerelateerde werkplekken dwingt mensen om planmatiger te werken. De medewerkers moeten zich goed bewust zijn van het soort werk dat ze op een dag willen doen en welke werkplekken en spullen zij daarvoor nodig hebben. • Managers moeten bij het toepassen van activiteitgerelateerde werkplekken wennen aan een andere manier van aansturing, namelijk van sturing op aanwezigheid naar sturing op resultaat; • Er zal een strikte clean-desk policy moeten worden ingevoerd. Het schoon en opgeruimd houden van de werkplek is noodzakelijk wil het gebruik van niet persoonsgebonden en activiteitsgerelateerde werkplekken kans van slagen hebben.

Flexibiliteit • De flexibiliteit zou verder kunnen worden doorgevoerd door het inrichten van thuiswerkplekken. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn wel de verantwoordelijkheden van de werkgever op dit gebied (Arbowet- en regelgeving) en de fiscale aspecten; • Er zal aandacht moeten worden besteed aan het omgaan met de hoge druk op werkplekken tijdens piekmomenten. Mochten er in piekperioden meer medewerkers aanwezig zijn dan dat er werkplekken zijn, dan moet de oplossing gezocht worden in het gebruik van algemene flexibele werkplekken; • Er dient aandacht uit te gaan naar het vergroten van de organisatorische flexibiliteit, daar het implementatieproces van een flexibele werkomgeving een cultuuromslag en een grote mate van flexibiliteit van de medewerkers in alle lagen van de organisatie vergt. Archiveren • De gemeente Papendrecht is als partner van de gemeenschappelijke regeling betrokken en aandeelhouder van alle projecten op het gebied van digitalisering. Zij zal zich de komende jaren verder ontwikkelen van een op papier georiënteerde organisatie naar een organisatie met een digitale manier van informatiebeheer. Regionaal liggen hier de projecten digitaal archief en Mozaïek aan ten grondslag. 25

Vooralsnog dient flexibel te worden omgegaan met het tijdelijk bijplaatsen van kastruimte. De planning is dat het digitaal archief Drechtsteden in 2017 zal worden opgeleverd • De opslag van fysieke archieven is afbouwend. De huidige archiefruimte voldoet niet aan de eisen die aan een archief opslagruimte of een archiefbewaarplaats ten grondslag liggen. Deze zal in overleg met de gemeentearchivaris en op een acceptabele wijze worden heringericht. Optioneel is om alle archieven centraal onder te brengen.

26

ICT • In het (technische) Programma van Eisen dienen nadere eisen te worden opgesteld met betrekking tot inrichting en ICT gebruik. Mobiele en krachtige ICT maakt het immers mogelijk te werken waar en wanneer de medewerkers willen, onafhankelijk van locatie en afstand. De projecten Grid2.0 en BYOD2; • De ondersteunende hardware zal moeten veranderen naar een vorm met (draadloos) netwerk waarbij laptops en tablets aangesloten kunnen worden. Grid2.0 maakt het inloggen op “www.portal.drechtsteden.nl “ mogelijk. Het benodigde aantal persoonsgebonden wekplekken zouden hierdoor kunnen verminderen. Zo zouden externe inhuur kunnen werken op hoogte verstelbare werkplekken zonder vaste pc. • Momenteel zijn per etage meerdere printers beschikbaar. Het aantal printers in de huidige situatie is afdoende ook met de nieuwe ICT ontwikkelingen. De plotter van buitenruimte dient centraal en apart gepositioneerd te worden. Gezien de verdere digitale ontwikkelingen zou een ruimte in de kelder ook tot de mogelijkheden behoren. • De huidige telefonie installatie is voldoende om de organisatie te voorzien. Organisatorisch moet worden nagedacht over de doorschakelgroepen. In een volledig flexibele omgeving verdient dit extra aandacht. Techniek Het gemeentehuis zal moeten worden gemoduleerd: de inrichting dient zo te worden geconstrueerd, dat losse onderdelen kunnen worden vervangen zonder dat dit consequenties heeft voor de rest van het gebouw. Het mag verder ook niet zo zijn, dat een latere indelingswijziging noodzakelijkerwijs leidt tot aanpassing of vervanging van bijvoorbeeld verlichting, koeling en verwarming. De huisvestings- c.q. verbouwingskosten drukken vaak onnodig zwaar op het budget. Een modulaire bouwwijze bevordert de flexibiliteit, is op langere termijn veel goedkoper en is bovendien milieuvriendelijker en duurzaam. Meubilair en ergonomie Bureauopstellingen: met betrekking tot de bureauopstellingen wordt geadviseerd om rekening te houden met onder meer de volgende aandachtspunten: • Het toepassen van grotere beeldschermen voor computergebruik op bepaalde functiegebieden; • Te kiezen voor bureautypen die gemakkelijk in hoogte verstelbaar zijn en waarin kabelgoten, bladdoorvoeren en elektradozen zijn opgenomen; • Bij de bureauopstellingen dient rekening te worden gehouden met het zoveel mogelijk voorkomen van bewegingen binnen het directe gezichtsveld van de medewerkers; • Binnen de kantoorruimte is het belangrijk om de transportwegen en verkeersruimte goed te plannen. • Rekening houden met voldoende onderlinge afstand tussen de werkplekken; • Bureautype met extra 230v aansluitingen t.b.v. opladen tablets.

2

BYOD is Bring Your Own Device, deze kan ook verstrekt worden door de gemeente 27

5.

FUNCTIONELE EN RUIMTELIJKE EISEN WERKPLEKKEN Dit hoofdstuk beschrijft de functionele en ruimtelijke eisen die aan de werkplekken worden gesteld. In de navolgende paragrafen zijn de kwantitatieve eisen van de verschillende ruimten omschreven. De oppervlakten zijn omschreven in de grootheden nuttig vloeroppervlak (NVO) en bruto vloeroppervlak (BVO).

5.1.

Normoppervlakten werkplekken De wettelijke basis voor de minimale afmetingen van werkplekken in kantoren is terug te vinden in artikel 3.19 van het Arbobesluit. Volgens het Arbo besluit betekent dit het volgende: • 4 m² voor iedere werkplek die gewoonlijk langer dan 2 uur per dag door één of meer medewerkers wordt gebruikt, inclusief kantoorwerkstoel en circulatieruimte op de werkplek. • + 1 m² voor een werkplek met een flat screen; • + 1 m² voor een werkplek met een crt-beeldscherm; • + 1 m² voor een lees-/schrijfvlak; • + 2 m² voor een vlak voor uitleg van tekeningen; • + 1 m² voor elke staande of verrijdbare (lade)kast; • Vergadervoorzieningen dienen 2 m² per persoon te bedragen. In de ruimtebehoeftestaat wordt uitgegaan van 9 m² nuttig vloeroppervlak (NVO) per werkplek. Hierbij is uitgegaan van de minimale norm van 7 m² inclusief een opslag van2 m² in verband met de indeelbaarheid van de oudbouw en de ruimtelijk beleving op de werkplek. De werkplektypen zoals eerder genoemd hebben diverse afmetingen. Wanneer men een combinatie van deze werkplekken neemt is de ervaring dat uiteindelijk het gemiddelde uitkomt op het gestelde oppervlakte van 9 m² nuttig vloeroppervlak (NVO) per werkplek.

5.2.

Ruimtebehoefte organisatieonderdelen Zoals in paragraaf 2.3 is aangeven zal het de renovatie van het gemeentehuis op basis van de verstrekte gegevens (streef formatie oktober 2014 170 personen (inclusief inhuur en stagiaires) moeten huisvesten. Verzocht is om minimaal 170 werkplekken te realiseren. In deze paragraaf wordt berekend, hoeveel ruimte benodigd is voor het realiseren van kantoorwerkplekken, afdelingsgebonden algemene ruimten en voorzieningen voor het nieuw in te richtte gemeentehuis te huisvesten medewerkers. Voor elk organisatieonderdeel zijn in het huisvestingsonderzoek de werkplek- en inrichtingsconcepten (de bouwstenen) en het geadviseerd aantal benodigde werken overlegplekken bepaald. Om de ruimtebehoefte te kunnen bepalen is vervolgens op basis van NEN 1824 voor elke bouwsteen en de specifieke wensen/eisen (extra archief, extra aflegruimte etc.) vastgesteld, hoeveel vierkante meter benodigd is. Een overzicht hiervan is te zien in tabel 5.2.

28

Bouwstenen werkplekken

Aantal personen / ruimte

Ruimtenorm (NEN 1824)

W1: 1 persoonsruimte

1 persoon

12 m2 / werkplek

W1 + O1:

1 persoon + 4 overlegplekken

12+8 m2 / werkplek

W2: 2-3 persoonsruimte

2-3 personen

8-10 m2 / werkplek

W3: gesloten groepskantoor / teamruimte

4-8 personen

8 m2 / werkplek

W4: open groepskantoor

4-8 personen

7 m2 / werkplek

W5: half open werkruimte

4-8 personen

7 m2 / werkplek

W6: concentratiewerkplek /belruimte / kort overleg

1 persoon

8 m2 / werkplek

Bouwstenen overlegruimte

Aantal personen / ruimte

Ruimtenorm (NEN 1824)

O1: kleine overlegruimte

2 – 4 personen

12 m2 / ruimte

O2: middel grote overlegruimte

4 - 8 personen

20 m2 / ruimte

O3 extra grote overlegruimte

15 – 30 personen

60 m2 / ruimte

O4 open overlegruimte

2 – 4 personen

8 m2 / ruimte

O5 projectruimte

10 personen

30 m2 / ruimte

O6 loungeplekken

2 – 4 personen

6 m2 / ruimte

Extra wensen

Ruimtenorm

Representatieve ruimte college

Tbv collegevergadering en en ontvangen bezoekers breed

Secretariaat

2-4 personen

10m2 / werkplek

Tabel 5.2 Ruimtenormeringen

Aantekeningen bij tabel 5.2: • Om de in interne flexibiliteit te vergroten is voor W1 hetzelfde aantal m2 aangehouden als voor W1 en O1. • Voor werkplekken van het secretariaat wordt 10m2 per werkplek aangehouden gezien de aard van de werkzaamheden. • Na goedkeuring van de sheet in bijlage 1 kan het aantal benodigde meters berekend worden. • Dit is tevens van toepassing op de algemene ruimten. In tabel 5.2 is de totale ruimtebehoefte ten behoeve van de werkplekken en de overlegruimten weergegeven, alsmede het totaal te huisvesten organisatieonderdelen. In tabel 5.3 is aangeven wat per verdieping aangeven wat de huidige aantal m2 is.

29

Overzicht meters gebouw Markt 22

kelder BG entresol 1e verdieping 2e verdieping 3e verdieping

natte verkeersgebied ruimtes+techn BVO NVO huidig NVO nieuw ruimtes iek 407 385,4 385,0 299,5 62,2 23,7 1056 1035,6 1750,0 709,3 294,4 31,9 312 298,5 300,0 162,1 56,7 79,7 956 911,0 1600,0 658,3 209,3 43,4 997 947,8 1600,0 636,2 262,0 49,6 780 736,9 1600,0 523,7 165,5 47,7

totaal

4508

kantine en keuken raadzaal bestuursvleugel archief

116 196 200 130,1

4315,2

7235,0

2989,1

1050,1

150 250 300 0

opmerkingen verkeersruimte incl publ.hal 220,7m2

276,0

hoofdarchief 360 min WBDBO

Tabel 5.3 Huidige beschikbare meters BVO/NVO 5.3.

Facilitaire ruimten en voorzieningen De kwantitatieve eisen van de facilitaire ruimten zijn gebaseerd op de behoefte van de gemeente Papendrecht en het SCD. Zo is de ruimte voor het archief en de opslag bepaald op basis van de wenselijke situatie, terwijl er voor bijvoorbeeld toiletten een richtlijn is opgenomen in het bouwbesluit (handboek toegankelijkheid). De huidige facilitaire afdeling op de eerste etage zal qua werkplek gepositioneerd worden op een centrale functie binnen de organisatie. Opslag van producten zal marginaal zijn. Afhankelijk van de indeling van het gebouw dienen er voldoende (maximaal één per verdieping) facilitaire units aanwezig te zijn. In de facilitaire unit komt een MFA tbv van kopiëren, (secure)printen en scannen. Een multifunctional aangesloten op het netwerk, stopcontacten voor bv nietapparaat, voldoende ruimte voor aflegruimte (minimaal 80x80 cm) papieropslag en –inname en een container voor papierafval. Het is wenselijk om deze ruimte uit het directe gezichtsveld van de werkplekken te houden. De koffiecorner/pantry dient te worden gecombineerd met het kopiëren/printen/scannen (naar concept voorbeeld als boven, echter efficiënter) de luchtbehandeling dient hierop te worden aangepast. Verder dient elke pantry ihkv loopafstand bij voorkeur zo veel mogelijk bij de kern van een etage te worden geplaatst. De pantry dient te zijn voorzien van koffieautomaat en uitgiftebakken voor extra suiker/melk etc.

5.4.

Wensen en eisen per domein

Samenleving en Fysiek Afdeling Beheer en Uitvoering Algemeen De afdeling Beheer en Uitvoering bestaat uit de volgende organisatieonderdelen: • Stedelijk Beheer: taakvelden Beheer, Werkvoorbereiding, Groot Onderhoud en Wijkonderhoud. • Wijkgericht Werken met wijkcoördinatoren. • Stafbureau • De staf (7 medewerkers, secretariaat en beleidsmedewerkers) wijkt af van het gemiddelde werkpatroon met relatief veel telefonisch werk (25%) en concentratiewerk (35%). Het is dan ook aan te raden deze medewerkers bij elkaar te plaatsen en akoestische voorzieningen te treffen om overlast door het telefoneren te voorkomen. 30

• 12 medewerkers zijn circa 40% van hun werktijd op kantoor (SB/GO, SB/WO en WgW), de rest is 80% tot 100% op kantoor aanwezig. • Vaste werkplekken zijn noodzakelijk voor: o Bag- en gegevensbeheerder (2 medewerkers), i.v.m. een zwaar ICT werkstation o Werkvoorbereiders (4 medewerkers), i.v.m. een zwaar CAD werkstation • De opzichters (6 fte) kunnen flexibel werken. • Een eenpersoons werkplek (W1) met een overlegruimte voor 2-4 personen (O1) voor het afdelingshoofd. • Een tweepersoonsruimte (half open) voor managementassistente en afdelingssecretaresse BO (W2). • Veertien werkplekken in open werkruimte (W4), veertien werkplekken in half open werkruimte (W5) en twee concentratiewerkplekken (W6) voor de taakvelden Beheer, Werkvoorbereiding, Groot onderhoud, Wijkonderhoud, Wijkgericht Werken en voor Stafbureau). Overlegplekken • Gemiddeld 40 tot 50% van de tijd wordt besteed aan formeel en informeel overleg. • Dagelijks ontvangt de afdeling 5-7 bezoekers, gemiddeld zijn dit er 35 per week. • Behoefte aan verschillende afgesloten overlegruimten: 1 grote overlegruimte 4 tot 8 personen (O2) en 1 kleine overlegruimte 2 tot 4 personen (O1) en 1 open overlegruimte 2-4 personen (O4). Er vinden zowel veel interne overleggen plaats, als dagelijks overleggen met externen. Algemene ruimten en voorzieningen • De afdeling heeft een eigen plotter, welke noodzakelijk is voor hun werkzaamheden. Hiervoor is een plotterruimte nodig. Afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling Door de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling worden de volgende functies verricht: beoordelen vergunningsaanvragen, (advisering omtrent) vergunningsverlening, handhaving, juridische kwaliteitscontrole Wabo, BAG administratie, beheer van en mutaties in strategisch vastgoed, bestemmingsplannen, opstellen en uitvoeren van beleid voor o.a. verkeer, milieu, ruimtelijke (her)ontwikkeling en economie. Werkplekken • Een gezonde, functionele, aangename (qua inrichting, klimaat en akoestiek) en flexibele werkomgeving. • Een eenpersoons werkplek (W1) met een overlegruimte voor 2-4 personen (O1) voor het afdelingshoofd. • Een vier persoonsruimte (half open) voor afdelingssecretaresses en medewerkers ondersteuning (W2). • Twintig werkplekken in half open werkruimte (W5) en twee concentratiewerkplekken (W6) voor voor strategisch en (senior) beleidsadviseurs, medewerkers grondzaken, (senior) adviseurs RO, juridisch adviseur, juridisch medewerker handhaving, (senior) medewerker vergunningsverlening/handhaving en accountmanager bedrijven. • Computer met tekenprogramma voor stedenbouwkundige en grote dubbele monitoren voor vergunningenverlening. • Ruime bureaus voor bouwplannen en bouwtekeningen. Overlegplekken • De afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling ontvangt gemiddeld 50 tot 60 bezoekers per week. • Behoefte aan 1 grote overlegruimte 4 tot 8 personen (O2), 1 kleine overlegruimte 2 tot 4 personen en 1 open overlegruimte 2-4 personen (O4) voor overleg en het voeren van telefoongesprekken, zodat geen overlast ontstaat voor collega’s. Smartboard toepassen.

31

Afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling Algemeen Door de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling worden de volgende functies verricht: • Ontwikkelen, regisseren, evalueren en uitvoeren van beleid binnen het maatschappelijk domein. • Adviseren over het beleid en de te maken keuzes aan het bestuur. • Beheren, verhuren en exploiteren van maatschappelijk vastgoed. • Maken, bewaken en controleren van (subsidie)afspraken met maatschappelijke partners over uitvoering van gemeentelijk beleid. • Administratieve en secretariële ondersteuning van de afdeling, OR en de adviesraden van het college. • Uitvoering geven aan het beleid in concrete activiteiten en evenementen, zoals Kerstmarkt, ijsbaan en diverse activiteiten op het gebied van sport. Werkplekken • Werkplekken kunnen over het algemeen goed gedeeld worden. • Een eenpersoons werkplek (W1) met een overlegruimte voor 2-4 personen (O1) voor het afdelingshoofd. • Zestien werkplekken in half open werkruimte (W5) en twee concentratiewerkplekken (W6) voor Beleidsontwikkelaars, interne dienstverleners en externe dienstverlener. • Een twee persoonsruimte (half open) voor afdelingssecretaresse en twee adviseurs (W2). Overlegplekken • De afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling ontvangt gemiddeld 20 tot 30 bezoekers per week. • Behoefte aan 1 grote overlegruimte 4 tot 8 personen (O2) en 1 open overlegruimte 2-4 personen (O4) voor overleg en het voeren van telefoongesprekken, zodat geen overlast ontstaat voor collega’s.

Bestuur en Regio Afdeling Bestuur en Organisatie Algemeen De afdeling Bestuur en Organisatie bestaat uit de volgende organisatieonderdelen: Strategisch Bestuurlijk en Juridisch, Personeel & Organisatie, Communicatie, Openbare Orde & Veiligheid, Bestuurs- en Management Ondersteuning, Facilitair, Informatie en Financiën & Control. Werkplekken • Bestuursondersteuning huisvesten bij het college. • Veel inloop van interne bezoekers. • Een eenpersoons werkplek (W1) met een overlegruimte voor 2-4 personen (O1) voor het afdelingshoofd, waarbij deze ruimte bij afwezigheid gebruikt kan worden als werkplek of overlegruimte. • Een tweepersoonsruimte (half open) voor managementassistente en afdelingssecretaresse BO (W2). Een werkplek met extra aflegruimte nodig. • Tien werkplekken in open werkruimte (W4), zeven werkplekken in half open werkruimte (W5) en twee concentratiewerkplekken (W6) voor de overige medewerkers (Strategische Bestuursadvisering en Ondersteuning, Financiën en Control, Openbare orde en Veiligheid, Communicatie, Kabinet en Protocol, Juridische adviseurs, HRM, Facilitair middelenbeleid). Overlegplekken • Behoefte aan 1 grote overlegruimte 4 tot 8 personen (O2) en 1 open overlegruimte 2-4 personen (O4) voor overleg en het voeren van telefoongesprekken, zodat geen overlast ontstaat voor collega’s.

32

Algemene ruimten en voorzieningen • Collegenota’s en personeelsdossiers moeten afgesloten opgeborgen kunnen worden in verband met de vertrouwelijkheid hiervan. Afdeling Publiekszaken De afdeling Publiekszaken bestaat uit de volgende organisatieonderdelen: Vergunningsverlening, Burgerzaken, Gemeentelijke Basis Administratie, Waardedocumenten, Buurtmiddeling, Handhaving (BOA’s), Adviseur Dienstverlening, Telefonie en Receptie en Ondersteuning afdeling. Werkplekken • Medewerkers BOA zijn gemiddeld genomen 20% aanwezig op kantoor. • Een eenpersoons werkplek (W1) met een overlegruimte voor 2-4 personen (O1) voor het afdelingshoofd. • Een eenpersoons werkplek (W2) voor de receptie. • Burgerzaken (inclusief balies) 6 maal werkplek W5 en 1 maal kleine overlegruimte O1. Nader te bepalen aantal baliewerkplekken. • ‘veilige’ werkplekken voor burgerzaken. • Een drie persoonsruimte (half open) voor afdelingssecretaresse, juridisch adviseur en adviseur dienstverlening (W2). • Een ruimte met drie werkplekken (W2) voor 6 BOA’s van Handhaving. • Vier werkplekken in half open werkruimte (W5) voor Vergunningsverlening en Buurtbemiddeling. Overlegplekken • Burgerzaken ontvangt gemiddeld 100 bezoekers per week. • De rest van de afdeling ontvangt gemiddeld 3 tot 4 bezoekers per week. • Behoefte aan1 middel grote vergaderruimte voor 4 tot 8 personen (O2) en 1 open overlegruimte 2-4 personen (O4)voor overleg . Algemene ruimten en voorzieningen • Voor de 6 medewerkers BOA (Handhaving) is kleedruimte nodig. • Receptiebalie (zie ook werkplekken). • Nader te bepalen aantal balies (zie ook werkplekken). • Kleedruimte BOA circa 10 m2. • Materiaalruimte BOA circa 5 m2.

33

6.

FUNCTIONELE EISEN OP RUIMTENIVEAU Mede op basis van het in hoofdstuk 4 beschreven dienstverlening- en kantoorconcept beschrijft dit hoofdstuk de functionele en ruimtelijke eisen per ruimte. De verschillende ruimten van de nieuwe huisvesting van het gemeentehuis zijn opgedeeld in de volgende gebouwfuncties: • Frontoffice burgerzaken en ontvangsthal • Bestuurlijke ruimten • Facilitaire ruimten • Opslagruimten • Technische ruimten

6.1.

Frontoffice burgerzaken en ontvangsthal Entree en ontvangsthal Licht en open, representatief, goed herkenbaar, makkelijk vindbaar, niet overdone, goed toegankelijk, vriendelijk, uitnodigend, laagdrempelig, tochtvrij, overzichtelijk (zowel voor medewerkers als voor bezoekers), warm, ontmoetingsplaats, doelmatig, duurzaam, nette en veilige overgang van hal naar kantoren realiseren, goede bewegwijzering, toegangscontrole en aan- en afwezigheidregistratie. Er dient rekening gehouden te worden met een wisselende toestroom van bezoekers. De openheid van het gemeentehuis naar het plein en de stad moet zich voortzetten binnen het gebouw. Vanuit de centrale hal zijn alle verdiepingen zichtbaar. Hiermee toont het gebouw en de organisatie zich transparant. Wachtruimte: Leestafel met circa 6-8tplaatsen, garderobe, folderrek bij leestafel. Koffiecorner bij wachtruimte, beeldscherm met informatie over de gemeente Papendrecht, toilet en invalidentoilet. PC met toegang tot internet (www.ruimtelijkeplannen.nl). Front office burgerzaken Momenteel is er een onderscheid tussen de front- en backoffice. Deze scheiding is noodzakelijk vanuit de PUN (Paspoort Uitvoeringsregeling van Nederland) wetgeving. De huidige situatie met een afgescheiden wand wordt als plezierig ervaren en geeft een gevoel van veiligheid.

De publieksbalies en de receptie moeten gekoppeld zijn en visueel een herkenbaar en overzichtelijk geheel vormen. 34

6.2.

Bestuurlijke ruimten

6.2.1. Raadzaal De aanpassingen aan de raadzaal liggen in aanpassen van het interieur naar aanleiding van veranderingen door middel van technische aanpassingen. 6.2.2. Trouwzaal De huidige raadzaal dient ook als trouwzaal, dit zal ook in de nieuwe situatie zo zijn. Extra aandacht dient besteed te worden aan de ruimte waar de familie en vrienden van het bruidspaar wachten tot het bruidspaar naar binnen gaat en de trouwzaal zullen betreden en de bijbehorende routing. In de huidige situatie kruizen deze verkeersstroom en de verkeersstroom van bezoekers voor Publiekszaken (bijvoorbeeld om een paspoort op te halen) elkaar. Het kan hierbij voorkomen dat de groep familie en vrienden van het bruidspaar de entree naar Publiekszaken belemmert. In de nieuwe huisvesting dient dit niet voor te komen. 6.2.3. Griffie en Fractiekamers De Griffie heeft een onafhankelijke positie ten opzichte van de ambtelijke organisatie (dualisering). De Griffie heeft de voorkeur om open, toegankelijk en bereikbaar te zijn naar haar burgers en raadsleden. Positionering in de nabijheid van bestuurders heeft geen pré, echter een domein waarin het mogelijk zou zijn om alle fracties een eigen fractie kamer te geven heeft wel voorkeur. 6.2.4. Multifunctionele vergaderruimten De vergaderruimten dienen multifunctioneel in gebruik te zijn. Grote overlegruimte (4 - 8 personen, bouwsteen O2) Per organisatieonderdeel (minimaal 4 keer) dient een vergaderruimte van 16 m2 te worden gerealiseerd. Dit is een ruimte aan een organisatieonderdeel gebonden is en die in principe als aparte overlegruimte voor het afdelingshoofd van het desbetreffende organisatieonderdeel fungeert. Wanneer de ruimte vrij is, kan deze echter ook door andere medewerkers van het betreffende organisatieonderdeel worden gebruikt. De ruimte dient representatief te zijn en is te gebruiken ten behoeve van werk- of clusteroverleg/ afdelingsoverleg of overleg met externen. De grote en extra grote overleg/vergaderruimten dienen maximaal inzetbaar te zijn ten behoeve van het projectmatig werken. Ze worden voorzien van smartboards, whiteboard, voldoende aansluitingen voor spraak en data. Per ruimte dient minimaal 1 wand geschikt te zijn om op te projecteren. De tussenwanden worden voorzien van flexibele verplaatsbare wanden. Extra grote overlegruimte (10 - 30 personen, bouwsteen O3) Twee grote vergaderruimten à 60 m2 realiseren. Representatieve uitvoering, multifunctioneel gebruiken, door middel van flexibele wanden deze twee zalen aan elkaar kunnen koppelen, voorzien van garderobe, in de nabijheid van restauratieve voorzieningen, pantry en toiletten realiseren, te gebruiken ten behoeve van werkoverleg/ afdelingsoverleg/ overleg met externen en commissie vergaderingen, voorzien van moderne audiovisuele middelen (vast aan plafond) en per ruimte minimaal 1 wand om op te projecteren, voldoende aansluitingen voor spraak en data, goede toegankelijkheid voor eventuele medewerkers catering (serveren etc.), voorzien van zowel functionele als sfeerverlichting. Verlichting moet dimbaar zijn. Deze overlegruimten dienen in de publieke zone (niet-beveiligde gedeelte) te worden geplaatst en nabij het bestuur. De ruimten zijn daardoor ook ’s avonds te gebruiken. De facilitaire functies zoals het serviceplein dienen wel op een centrale plek te worden gehuisvest.

35

Open overlegruimte (2-4 personen, bouwsteen O4) In het te renoveren gemeentehuis dient op elke verdieping een open overlegruimte in de vorm van zitjes of statafels te worden gerealiseerd nabij de facilitaire unit voor informeel overleg en het raadplegen van documenten. Hierdoor wordt kennisdeling door communicatie tussen medewerkers gestimuleerd. Lounge(werk)plek (2-4 personen, bouwsteen O6) In het de renovatie van het gemeentehuis dient op elke verdieping een lounge(werk)plek te worden gerealiseerd. Een lounge(werk)plek is een halfopen overleg/werkplek voor 2 tot 4 personen voorzien van voldoende data aansluitingen met het uiterlijk van een bank of café zitje. De lounge(werk)plek kan worden gebruikt voor informeel overleg en het verrichten van werkzaamheden waarbij geen hoge mate van concentratie is vereist. Hierdoor wordt kennisdeling door communicatie tussen medewerkers gestimuleerd. 6.2.5. Rampencentrum De gemeente Papendrecht heeft een bij calamiteiten een eigen rampencentrum. Het huidige rampencentrum is op de tweede etage gepositioneerd. Momenteel wordt gebruik gemaakt van een flexibele oplossing in de grote vergaderzaal op de tweede etage. Het heeft de voorkeur om alle vergaderruimten op een dusdanige wijze in te richten dat vanuit elke ruimte in het gebouw het rampenteam kan opereren. 6.2.6. B&W kamer Het college maakt bij Collegevergaderingen momenteel gebruik van de B&W kamer op de tweede etage. In de nieuwe situatie is de vaste positie van het College op de tweede etage losgelaten. In de nabijheid van het College dient een representatieve B&W kamer te komen die tevens dienst kan doen als vergaderkamer. 6.2.7. Magazijnruimte voor stoelen en apparatuur In het gebouw dient rekening gehouden te worden met extra opslagruimte ten behoeve van extra meubilair en apparatuur. 6.3.

Facilitaire ruimten

6.3.1. Servicecorner Op elke etage dient een servicecorner te komen ten behoeve van: • Drankenautomaat • Multifunctionals (printen, kopieren en scannen) • Centrale afval inzameling (papier en plastic) De servicecorner is tevens een ontmoetingsplek waar informeel overleg kan plaatsvinden. In de inrichting en uitstraling dient rekening gehouden te worden met akoestiek en licht. 6.3.2. Locker en Garderobe Bij het implementeren van een flex-omgeving beschikken de medewerkers niet meer over ladeblokken maar krijgen de medewerkers een persoonlijke locker. De lockers dienen centraal gepositioneerd te zijn, bij voorbeeld in de nabijheid van de servicecorner. In de nabijheid van de lockers dienen garderobes geplaatst te worden. 6.3.3. Opslag per verdieping Per verdieping een opslagruimte van 10 m2 realiseren ten behoeve van de opslag van kantoorartikelen audiovisuele middelen en dergelijke. Indien nodig zullen zaken extern worden opgeslagen.

36

6.3.4. Toiletten Het aantal toiletten dient afgestemd te zijn volgende de arbowet. Voor iedere 15 of minder werknemers van hetzelfde geslacht is ten minste één toilet aanwezig. Voor mannen mag voor een deel met urinoirs worden volstaan, mits er tenminste één toilet voor iedere 25 of minder mannen aanwezig is. De toiletten en urinoirs zijn doelmatig ingericht en goed geventileerd; zij bevinden zich in de nabijheid van de ruimten waar de werknemers hun werkzaamheden verrichten. De toiletten zijn naar seksen gescheiden. In de ruimten waarin de toiletten en urinoirs zich bevinden zijn voldoende wasbakken aanwezig. De wasbakken zijn doelmatig geplaatst en beschikken over stromend water. Bij de inrichting en afwerking van de toiletten dient bijzondere aandacht uit te gaan naar hygiëne (het moet goed schoon te houden zijn) en het gebruik van duurzame middelen.. De publiekshal dient voorzien te zijn van een damesen herentoilet, alsmede een invalide toilet. De invalidentoilet op de tweede etage is niet noodzakelijk. Op de begane grond plus is geen toilet. Het zou wenselijk zijn om ook op deze etage een toilet te positioneren. 6.3.5. Werkkasten Er dienen voldoende werkkasten aanwezig te zijn met uitstortgootsteen en warm en koud water. Er moet daarnaast ruimte zijn voor een werkkar, een stofzuiger en voorraad schoonmaakartikelen. Uitgangspunt is één werkkast per verdieping. De werkkasten dienen drempelloos te worden uitgevoerd en goed bereikbaar te zijn. 6.3.6. EHBO- lactatieruimte De EHBO-ruimte moet bij voorkeur in de nabijheid van de receptie, in- en uitgang en beveiliging worden gesitueerd. De ruimte moet gemakkelijk te bereiken zijn. Er dient een wastafel met warm en koud water te zijn en ruimte voor een brancard, een behandeltafel en kasten. Voor de functie van lactatieruimte dient er een koelkast te worden geplaatst. In de EHBO-ruimte zijn duidelijk zichtbare instructies voor eerste hulp bij ongevallen aanwezig. Tevens is een alarmnummer duidelijk zichtbaar in de ruimte aangebracht. De EHBO-ruimte is voorzien van de noodzakelijke eerste-hulp uitrusting en gemakkelijk met brancards bereikbaar. Het heeft de voorkeur deze ruimte op de begane grond in de nabijheid bij de ingang te zijn positioneren. De EHBO-ruimte kan tevens worden gebruikt als ruimte waarin de bedrijfsarts zijn/haar spreekuur houdt. De ruimte dient dan wel te worden voorzien van een werkplek met telefoon en data aansluiting. Voor zwangere werknemers en werknemers tijdens de lactatie is een geschikte, af te sluiten besloten ruimte beschikbaar, waarin gelegenheid is of onmiddellijk kan worden gemaakt voor het nemen van rust. In een zodanige ruimte is een deugdelijk, al of niet opvouwbaar bed of een deugdelijke rustbank beschikbaar en een kleine pantry met ijskast en stromend water. De ruimte is van binnenuit afsluitbaar en inkijk is niet mogelijk. De ruimte mag niet met andere functies gecombineerd worden. 6.3.7. Rookruimte De gemeente Papendrecht heeft de voorkeur uitgesproken voor een rookvrij gebouw. Voorzieningen hieromtrent dienen achterwege gelaten te worden. 6.3.8. Douche- en kleedruimte De bestaande twee douche- en kleedruimten (voor dames en heren) op de derde verdieping moeten worden gemoderniseerd en gerenoveerd. Hierbij moet bij de inrichting en afwerking bijzondere aandacht worden gegeven aan schoonmaak en hygiëne. De bestaande watertoevoer moet voorzien worden van preventief werkende anti legionella middelen. 37

6.3.9. Invalidentoilet Gezien de grootte van het gebouw is één invalidentoilet verplicht. Het heeft de voorkeur deze te positioneren op de begane grond. 6.3.10. Serviceplein De huidige positie van de postkamer cq serviceplein zal naar alle waarschijnlijkheid op termijn verdwijnen. Het heeft de voorkeur de functies van facilitair medewerker te positioneren op een centrale positie tussen de ambtelijke organisatie. 6.3.11. ICT ruimten ICT-wensen zullen in een apart programma nader worden gespecificeerd. Voor het reserveren van een beschikbare ruimte en locatie gelden vooralsnog onderstaande uitgangspunten welke geformuleerd zijn door de afdeling ICT van het SCD: • Één hoofdcomputerruimte (MER); • Voorzieningen ten behoeve van blus- en koelsystemen. Naast deze ruimten zullen in het gebouw tevens SER-ruimten worden gesitueerd. De Satellite Equipment Rooms (patchruimten) bevinden zich verspreid door het gebouw. 6.3.12. Noodstroom De huidige noodstroom installatie is gepositioneerd in de kelder onder NAP. Dit is geen wenselijke situatie. Deze dient verplaatst te worden op een hoger gelegen etage of op het dak. 6.3.13. Centraal archief De gemeente Papendrecht is vooruitstrevend in het digitaal werken. Fysieke documenten worden digitaal gerouteerd. Statische dossiers liggen in het RAD (Regionaal Archief Dordrecht) In de loop van 2014 zullen alle bouwdossiers overgebracht worden naar het RAD (Regionaal Archief Dordrecht). De huidige archiefruimte dient geschikt gemaakt te worden naar archiefbewaarplaats, deze archieven zijn op termijn (20 jaar) afgebouwd. De gemeente Papendrecht kan volstaan met haar huidige archiefruimte, deze dient echter aangepast te worden om te kunnen voldoen als archiefopslagruimte. 6.3.14. Expositieruimte Er dient een scheiding gemaakt te worden tussen kunst wat intern tentoongesteld kan worden en kunst wat in de openbare ruimte (publiekshal) geëxposeerd wordt. In het de renovatie van het gemeentehuis dient rekening gehouden te worden met een expositieruimte in de publiekshal. 6.3.15. Fietsenstalling De huidige fietsenstalling biedt ruimte aan circa 2 maal 30 fietsen. De diversiteit aan modellen van fietsen verandert met de jaren. Rekening dient gehouden te worden met elektrische fietsen, fietsen met brede banden ihkv fietsenrekken etc.. Vooralsnog is een uitbreiding van de fietsenkelder wenselijk. Aan de stalling worden de onderstaande eisen en wensen gesteld: • Gecompartimenteerd afgesloten. • Ruime plaatsen. • Goede verlichting. • Wenselijk aangesloten aan de huidige fietsenstalling. • Goede ventilatie. • Minimaal 8 aansluitpunten tbv elektrische fietsen.

38

6.4.

Magazijnen en opslag Er is behoefte aan de volgende opslagruimten: magazijn kantoorbenodigdheden, magazijn reservemeubilair, magazijn verkiezingsmateriaal en magazijn voorlichtingsmateriaal. Verder zijn er uiteraard de zogenaamde huishoudelijke magazijnen (magazijn schoonmaakartikelen, opslag oud papier, opslag huishoudelijk afval).

6.5.

Technische ruimten Er moet rekening worden gehouden met onder andere de volgende technische ruimten: • Laagspanningsruimte (hoofdverdeelinrichting); • Meterkasten; • Noodstroom aggregaat ruimte; • MER ruimte. Algemene techniekruimte voor o.a. toegangscontrole, brandmeldinstallatie (niet achter gesloten ruimte bij BUZA), ontruimingsinstallatie, inbraakdetectie en telefooninstallatie, CAI installatie en lift.

39

7.

TOEGANKELIJKHEID GEMEENTEHUIS In dit hoofdstuk worden de algemene eisen omschreven met betrekking tot de toegankelijkheid van het gebouw en de verkeersstromen binnen het gebouw.

7.1.

Verkeersstromen en entrees De volgende doelgroepen worden onderkend: • Overdag: publiek/bezoek, bestuur, raadsleden en medewerkers, trouwgezelschappen, leveranciers; • Avond: publiek/bezoek, bestuur, raadsleden en medewerkers. Deze doelgroepen zijn onder te verdelen in de volgende verkeerstromen: De publieksstroom Bezoekers voor de front-Office worden via de hoofdentree, met de publieksbalie als eerste lijn, naar het juiste loket of spreekkamer doorverwezen. Het publiek moet voor alle zaken op de begane grond terecht kunnen. Publieksgerelateerde diensten zijn daarom op de begane grond gesitueerd. Er zal een fysieke scheiding moeten zijn tussen het publieke deel en het bestuurlijke/ambtelijke deel door middel van toegangscontrole. Bezoekers dienen opgehaald en teruggebracht worden naar de uitgang. De verkeersstroom van de gemeenteraadsleden en de bezoekers (avond) De vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies vinden plaats in de raadzaal en in de multifunctionele vergaderruimten. De raadsleden en bezoekers worden via de hoofdingang ontvangen in de publiekshal de entreehal is de raadzaal toegankelijk. Vergaderingen van o.a. commissie vinden plaats in de tweede grote multifunctionele ruimten, bezoekers zullen begeleidt worden door de facilitair medewerker. De verkeersstroom van bezoekers van het bestuur Het representatieve en bestuurlijke gedeelte van het college van B&W zijn zonder toestemming van de centrale receptie alleen bereikbaar voor de werknemers en het college van B&W van de gemeente. Bezoekers melden zich bij de centrale receptie in de publiekshal. De medewerkers halen bezoekers op en begeleiden ze tijdens de afspraak naar de vergaderruimte. De goederenstroom De expeditie ruimte moet kunnen worden afgesloten, gesitueerd dichtbij de lift. Het is wenselijk deze functies uit het zicht en niet aan de publiekszijde van het gemeentehuis en te situeren. Bij de expeditie toegang en vuilafvoer dienen voldoende opstelmogelijkheden voor (vracht)wagens van leveranciers te worden gerealiseerd, zonder dat de verkeersafwikkeling op of rond de locatie wordt belemmerd. Leveranciers moeten zich vanaf de goedereningang kunnen melden bij de receptie van gemeentehuis via een intercom met camera en videoscherm.

40

7.2.

Toegankelijkheidszones Er wordt onderscheid gemaakt in de volgende toegankelijkheidszones: 1. Publiekszone: Vrij toegankelijk voor publiek en bezoek. In deze zone liggen de publieksbalie, spreekkamers en informatievoorzieningen; 2. Bestuurszone begane grond: Vrij toegankelijk voor bezoek, na aanmelden. In deze zone liggen de raadzaal. 3. Dagelijks bestuur: De werkzone van het bestuur is geclusterd in de nabijheid van de personeelszone aan. De zone is voor medewerkers vrij toegankelijk. 4. Personeelszone: is vrij toegankelijk. 5. Beveiligde zone: Alleen toegankelijk voor geautoriseerde personen. Ruimten: computerruimte, magazijnen, afdeling burgerzaken en opslag waarde documenten. De gebouwzonering wordt ondersteund door een gecertificeerd sleutelplan in samenhang met een elektronisch toegangscontrole systeem.

7.3.

Toegankelijkheid minder validen De nieuw in te richten huisvesting moet voor alle medewerkers (gebruikers) en bezoekers goed toegankelijk zijn. Voor wat betreft de toegankelijkheid dient het gebouw inclusief de bijbehorende buitenruimte minimaal te voldoen aan prestatieniveau “integraal toegankelijk” conform NEN 1814 (2001) en Handboek voor Toegankelijkheid (7e druk, 2012). Iedere mindervalide medewerker en bezoeker (dus ook rolstoelgebruiker) moet zelfstandig en op eenvoudige wijze het gebouw (tot ruimteniveau) kunnen inkomen en kunnen verlaten. Het gebouw dient door iedereen zelfstandig te kunnen worden betreden. De huidige situatie is beperkt voorzien van benodigd aantal trappenhuizen en liften. Er mogen in het gebouw geen drempels worden aangebracht, tenzij deze wettelijk vereist zijn. Voor invaliden dienen speciale voorzieningen te worden aangebracht, zoals een goede oprit, invalidentoiletten en voldoende brede gangen.

7.4.

Overige toegankelijkheid eisen Daar waar niet in is genoemd zal het handboek toegankelijkheid, 7e druk 2012 in voorzien.

7.5.

Bewegwijzering, naam aanduiding en informatieborden In het gebouw dient een goede en duidelijke bewegwijzering te worden aangebracht. Het gebouw dient een logische indeling te krijgen en ‘sociaal veilig’ te worden ontworpen, zodat geen ‘vreemde hoekjes’ ontstaan. De bezoekers dienen alleen vrij toegang te krijgen tot de vrij toegankelijke delen van het gebouw.

41

7.6.

Veiligheid Het gebouw en de werkplekken zullen voldoen aan de eisen uit het bouwbesluit 2012 en de arbo-wetgeving. Toegangscontrolesysteem Het vrij toegankelijke (publieke zone) en het kantoorgedeelte (beveiligde zone) dienen duidelijk en goed van elkaar te worden gescheiden. In verband met de veiligheid van de medewerkers, vertrouwelijke stukken en inbraakrisico en dergelijke zal de toegang vanuit de entreehal naar de werkplekken via pasjes of tags plaatsvinden. Het toegangscontrolesysteem dient tevens te worden gecombineerd met een aan- en afwezigheidregistratiesysteem (ihkv BHV). Er dient gestreefd te worden naar één integraal systeem. Veiligheid van personen Ter bescherming van de medewerkers in het geval van calamiteiten (brand en dergelijke) dient het gebouw onder andere te worden voorzien van vluchtroutes in en rond het gebouw met een goede bewegwijzering. Tevens dienen voorzieningen te worden aangebracht ter voorkoming of ter signalering van een calamiteit. Hierop zal in het technisch Programma van Eisen nader worden ingegaan. Burgerzaken Aandacht wordt gevraagd voor de arbeids- en veiligheidsomstandigheden bij de balies en de spreekkamer in de centrale hal. Ten behoeve van het waarborgen van de sociale veiligheid in met name de publieksruimten en de voor het publiek toegankelijke verkeersruimte gelden de volgende eisen: • Zodanig vormgeving dat deze goed kunnen worden onderhouden; • Zichtlijnen ten behoeve van sociale controle, nissen en onoverzichtelijke sprongen en hoeken vermijden; • Toezicht in spreekkamers, waar nodig met camera’s. Beveiliging • Beveiliging van het gebouw Bij het realiseren van de nieuwe installaties dient in het bijzonder aandacht te worden besteed aan de alarminstallatie (voor zowel inbraak als brand), het toegangscontrolesysteem en de noodstroomvoorziening. Op al deze zaken wordt in het elektrotechnisch bestek dieper ingegaan. • Alarminstallatie Het is ongewenst om bij een groot gebouw de gehele alarmbeveiliging uit te zetten op het moment dat een aantal personen in een deel van het gebouw aan het werk zijn. Gewenst is om de alarminstallatie te segmenteren, zodat slechts in bepaalde gebouwdelen (’s avonds en in het weekend) de alarmbeveiliging wordt uitgeschakeld in het geval van overwerken. Buiten reguliere kantooruren is het gewenst de toegankelijkheid van het gebouw te beperken tot bepaalde gebouwdelen. Het alarm moet uit te schakelen zijn door medewerkers die vanuit hun functie en rol binnen de organisatie in het gebouw moeten kunnen. Het is noodzakelijk dat de leegstaande ruimten of ruimten die door derden wordt gebruikt voorzien worden van een eigen een beveiligd compartiment.

42

• Extra te beveiligen ruimten Binnen het nieuw in te richten gemeentehuis dienen de volgende ruimten extra te worden beveiligd: a. (Centraal) archief. b. Computerruimte (MER). c. Ruimte waarin de kluis van burgerzaken wordt geplaatst. d. Technische ruimten.

43

8.

BOUWFYSISCHE EISEN

8.1.

Algemeen In het gemeentehuis van Papendrecht moet een goed binnenmilieu worden gerealiseerd, waarin de medewerker zijn werktaak kan uitoefenen en mogelijkheden aanwezig zijn om de werkomgeving individueel te regelen. Het binnenklimaat dient te voldoen aan de specificatie ‘goed’ uit het SBR/ISSO rapport 354 ‘Binnenmilieufactoren voor kantoren’. In dit rapport worden drie niveaus gehanteerd voor de kwaliteit van het binnenmilieu, te weten:

De klimaatinstallaties dienen op de indelingsmogelijkheden binnen het werkplekgebied te zijn afgestemd. Het werkplekgebied wordt gedefinieerd als het Functioneel Nuttig Oppervlak (FNO) en refereert aan het gebruiksoppervlak (NEN 2580), minus sanitaire groepen, minus algemene horizontale verkeersruimten, dus wel lokale gangen. Uiteraard dient het binnenklimaat ook te zijn aangepast aan de aard van het gebruik van enige specifieke ruimten, bijvoorbeeld de archief-, vergader- en sanitaire ruimten. Voor deze ruimten gelden aanvullende functionele eisen. Ruimten waarin veel mensen bijeenkomen of die van grote omvang zijn, zoals de raad/ trouwzaal en de entreehal, hebben gevolgen voor de klimaateisen, hiermee dient in het ontwerp rekening te worden gehouden. Prestatief karakter De prestaties van de klimaatinstallatie dienen een doelmatig, bedrijfszeker en efficiënt energiegebruik en duurzaamheid te allen tijde te garanderen. Indeelbaarheid Behoudens de noodzakelijke vaste voorzieningen zoals trappen, liften en sanitaire groepen moet elke bouwlaag, met inachtneming van de stramienindeling, vrij indeelbaar zijn met verplaatsbare/demontabele scheidingswanden. Dit betekent dat zo min mogelijk dragende binnenwanden worden toegepast. De vloervelden dienen zodanig indeelbaar te zijn dat het - zonder ingrijpende bouwkundige en installatietechnische aanpassingen van het casco gebouw - mogelijk is om facilitaire middenzones te realiseren. Bouwfysische ontwerpuitgangspunten Achterliggende gedachte bij het opstellen van de bouwfysische eigenschappen is het gebruikscomfort van mensen in het gebouw en het fysisch functioneren daarvan. Normstellend hiervoor zijn de omschrijvingen in het Bouwbesluit. Het Bouwbesluit hanteert echter in veel gevallen een ondergrens voor de kwaliteitsaspecten. In dit Programma van Eisen wordt daarvan soms afgeweken voor een hoger kwaliteitsniveau met betrekking tot gezondheid, gebruikscomfort en energieverbruik. Het gemeentehuis van Papendrecht minimaal voldoen aan de volgende eisen:

44

Omschrijving Gebouwschil Glas Glas Glas/zonwering Lichttoetredingsfactor Glaspercentage

Kenmerk Rc U ZTA ZTA LTA

Eenheid m² K/W W(m² K)

%

Waarde ≥ 2,50 ≤ 1,20 ≤ 0,50 ≤ 0,25 ≥ 0,70 ≤ 40,0

Koudebruggen • Koudebruggen in de thermische gebouwomhulling mogen niet voorkomen. Eventuele onvermijdelijke koudebruggen dienen te zijn getoetst op het ontstaan van oppervlaktecondensatie en schimmelvorming. Condensatie • Het gebouw moet zodanig zijn ontworpen, dat geen condensatie in en op onderdelen van het gebouw zal plaatsvinden. • Eventueel dient bij extreem lage buitentemperaturen de relatieve vochtigheid te kunnen worden verlaagd. Energieaspecten Beperking van het energiegebruik dient ten grondslag te liggen aan het ontwerp en uitvoering van de klimaatinstallaties. Om hieraan te kunnen voldoen dienen de volgende voorzieningen aanwezig te zijn: • Klokprogramma’s. • Optimaliseringprogramma’s. • Overwerkschakelaars bij receptie. • Weersafhankelijke regeling. • Nachtventilatie. • Voorzieningen voor warmteterugwinning. • Toerengeregelde c.q. geschakelde ventilatoren en pompen. • Economische isolatiedikten voor luchtkanalen, verwarmingsleidingen en gekoelde waterleidingen. Duurzaamheid Het gebouw dient verantwoord, energiezuinig en duurzaam uitgevoerd te zijn. Bij de keuze van materialen, constructies en installaties en bij de gebouwopzet/indeling dient hier rekening mee gehouden te zijn. Indien aan het bestaande gemeentehuis van Papendrecht veranderingen of extra voorzieningen worden aangebracht, dan dient de terugverdientijd van eventuele investeringen maximaal 12 jaar te zijn. Duurzaam waterbeheer • Het installatietechnisch ontwerp dient geoptimaliseerd te zijn wat betreft leidinglengtes. • Kranen met doorstroom begrenzing. • Toiletten waterbesparend met klein reservoir (4-6 liter) en dubbele bediening. • Zo min mogelijk materialen (bijvoorbeeld zware metalen) toegepast die verontreiniging van het oppervlaktewater en/of drinkwater veroorzaken.

45

8.2.

Thermisch comfort Uitgangspunt voor het binnenklimaat is het realiseren van thermisch comfort volgens de specificatie ‘goed’. Deze prestatie-eis is voor een gemeentehuis marktconform vanwege de stimulans voor de arbeidsproductiviteit en het terugbrengen van het aantal gebruikersklachten. Deze specificatie voorziet in een binnenklimaat waarbij het aantal ontevredenen beperkt is (minder dan 10%) en het aantal uren dat de temperatuur in de zomer boven de 25°C komt beperkt blijft. De temperatuurregeling is per ruimte individueel regelbaar. Als basis moet dit thermische comfort worden nagestreefd door een slim gebouwontwerp, met beperking van de warmteafgifte van installaties, afzuiging van armaturen, zonwering, nachtventilatie en warmte/koude-buffering in de gebouwmassa. De temperaturen in de verschillende ruimten van het gebouw moeten voldoen aan de waarden in de volgende tabel: Ruimtesoort

Temperatuur in C Minimum temperatuur

Ondergrens comfort gebied

Kantoorruimten Vergaderruimten

Bovengrens comfort gebied

Maximum temperatuur

o.b.v. weeguren 18

20

25,5

28

Lunchruimte

18

20

25,5

28

Sanitair

18

20

27

29

Verkeersruimte

18

18

27

29

Overige algemene ruimten

16

16

n.v.t.

n.v.t .

Grote verschillen tussen de thermische condities in verschillende ruimten moeten worden voorkomen, opdat voor alle gebruikers een gelijkwaardig en gelijkmatig comfort bestaat. Tussen een verblijfsruimte en een, via een deur toegankelijke, andere verblijfsruimte of verkeersgebied moet gestreefd worden naar een temperatuurverschil van maximaal 3°C Energieprestatie Het energieverbruik dient zoveel mogelijk beperkt te zijn. Het gebouw dient te voldoen aan de energieprestatie coëfficiënt (EPC) die gedefinieerd wordt volgens NEN 2916. Gemeente Papendrecht wenst een energielabel A of beter. Thermische isolatie van de gebouwomhulling • De visueel gesloten delen van de gebouwomhulling (vloer en gevels en dak) dienen een warmteweerstandswaarde Rc te verkrijgen van minimaal 2,5 m2 K/W. Een eventuele verdere verbetering van de thermische schil betreft in eerste instantie het dak. • De isolatiewaarde van de visueel transparante delen van de gebouwomhulling dienen verbetert te worden tot een warmtedoorgangswaarde U glas van maximaal 1,2 W/m2K, equivalent met Hr++ glas.

46

Interne warmtebelastingen Voor wat betreft optredende interne warmtebelastingen dient rekening te worden gehouden met het volgende: Omschrijving

Kenmerk

Eenheid

Waarde

Kantoorruimten: • Personen • verlichting • apparatuur Totaal kantoorruimten

afz. via plenum

W/m² W/m² W/m² W/m²

10,0 11,0 20,0 41,0

Vergaderruimten, spreekkamers, raadzaal: • personen • verlichting afz. via plenum • apparatuur diversen Totaal vergaderruimte/spreekkamer


23,0 11,0 20,0 54,0

Lunchruimte: • personen • verlichting HF TL • apparatuur diversen Totaal lunchruimte


26,0 11,0 20,0 57,0

afz. via plenum

Algemeen dient uitgegaan te zijn van een gemiddelde interne warmtelast van 48 W/m². Specifieke ruimten, hierbij te denken aan een reproruimte, serverruimte, etc. dienen apart qua interne warmtebelasting te worden berekend. Bedoelde ruimten meenemen in de standaard klimaatgrondslagen en de meerdere warmtebelasting invullen door middel van additionele koeling. Klimatologische buitencondities Voor wat betreft optredende buitenluchtcondities dient rekening te worden gehouden met de volgende uiterste waarden: • Zomersituatie: Temperatuur buitenlucht 28 ° C Vochtgehalte 0,0145 kg/kg droge lucht • Wintersituatie: Temperatuur buitenlucht – 10 ° C Vochtgehalte 0,001 kg/kg droge lucht Windsnelheidsgebied en ligging gebouw conform NEN 5066 en ISSO publicatie 4 en 4.1.

47

Thermische behaaglijkheid De thermische behaaglijkheid kan gekwantificeerd worden met de zogenaamde PMVwaarde (Predicted Mean Vote). De PMV is een rekengrootheid, gebaseerd op de warmtebalans van het menselijk lichaam, die de gemiddelde waarde voorspelt van de waardering van een grote groep mensen, die een uitspraak doen over de thermische gewaarwording van de omgeving aan de hand van de volgende puntenschaal: +3 heet; +2 warm; +1 lichtelijk warm; 0 neutraal; -1 lichtelijk koel; -2 koel; -3 koud. Aan de hand van de PMV-waarde kan een kwantitatieve voorspelling worden gedaan in procenten van het aantal personen dat ontevreden is over het klimaat. Dit is uitgedrukt in de PPD (Predicted Percentage of Dissatisfied). Ruimtetemperaturen zomersituatie Voor de ruimtetemperaturen in de zomersituatie worden de aanbevelingen gehanteerd die worden gedaan in NEN-EN-ISO 7730 en het Arbo-besluit. De PPD (voorspelde percentage ontevredenen) mag hoogstens 10% zijn, waarbij de PMV (voorspelde gemiddelde waardering voor het binnenklimaat) van gebruikers tussen –0,5 en +0,5 ligt, uitgaande van een metabolisme van 70W/m2 en een kledingniveau van 0,7 clo. Dit kan worden vertaald in een operatieve temperatuur in de zomersituatie van 22 tot 26 ° C. De operatieve temperatuur is een gemiddelde van de stralingstemperatuur van vlakken en de luchttemperatuur in een kantoorruimte. Bij een gebouw met te openen ramen is in de zomerperiode gedurende kantooruren voor de kantoor- en verblijfsruimten een PMV groter dan +0,5 toegestaan, tot een maximum van 150 GTO-uren (gewogen temperatuur overschrijdingsuren) ten opzichte van het referentiejaar 1995. Bij een gebouw met niet te openen ramen of een gesloten gevel zijn in de zomerperiode gedurende kantooruren voor de kantoor- en verblijfsruimten ten opzichte van de PMVwaarde +0,5, geen gewogen temperatuur overschrijdingsuren toegestaan ten opzichte van het referentiejaar 1995. Ruimtetemperatuur wintersituatie Voor de ruimtetemperaturen in de wintersituatie worden de aanbevelingen gehanteerd die worden gedaan in NEN-EN-ISO 7730 en het Arbo-besluit. De PPD (voorspelde percentage ontevredenen) mag hoogstens 10% zijn, waarbij de PMV (voorspelde gemiddelde waardering voor het binnenklimaat) van gebruikers tussen –0,5 en +0,5 ligt, uitgaande van een metabolisme van 70W/m2en een kledingniveau van 0,9 clo. Dit kan worden vertaald in een operatieve temperatuur in de wintersituatie van 20 tot 24°C. De operatieve temperatuur is een gemiddelde van de stralingstemperatuur van vlakken en de luchttemperatuur in een kantoorruimte. In de winterperiode is gedurende kantooruren voor de kantoor- en verblijfsruimten een PMV-waarde kleiner dan -0,5 toegestaan, tot een maximum van 150 GTO-uren (gewogen temperatuur onderschrijdingsuren) ten opzichte van het referentiejaar 1995.

48

Ruimtetemperaturen per gebruiksfunctie De volgende ruimtetemperaturen moeten in het gebouw kunnen worden bereikt en gehandhaafd. Gebruiksfunctie

Kantoorruimte Vergaderruimten, spreekkamers en raadszaal Lunchruimte Keuken Computerruimte Verkeersruimte Sanitaire ruimten Magazijn, archief (geen continu verblijf van mensen) Technische ruimte

Temperatuur tijdens gebruiksuren in °C Zomersituatie Wintersituatie (tevens (tevens maximum) minimum) 24 21 24 21

24 24 20 24 24 30

21 20 18 20 20 15-18

35

15-18

Aanvullende eisen • Het luchttemperatuurverschil over de hoogte van een ruimte mag, vanaf 0,1 meter tot 1,5 meter boven de vloer, maximaal 3°C per meter bedragen. • De oppervlaktetemperatuur van de vloer in een ruimte moet onder normale omstandigheden tussen de 19°C en 26°C liggen. Bij vloerverwarmingssystemen zijn oppervlaktetemperaturen tot 29°C toelaatbaar. Gedurende maximaal 30 uur per winterperiode mag de oppervlaktetemperatuur tussen de 17°C en 19°C liggen, waarbij uiterlijk 3 uur na het begin van de werktijd de temperatuur van 19°C moet worden bereikt. • Het temperatuurverloop in een ruimte mag over een werkdag niet meer dan +3°C bedragen. • De temperatuurverhoging in een ruimte mag niet meer dan 1°C per uur bedragen. • Het verschil in stralingstemperaturen in een ruimte ten gevolge van ramen (met of zonder zonwering) of andere koude verticale oppervlakken mag niet meer dan 10°C bedragen, ten opzichte van een klein verticaal vlak 0,6 meter boven de vloer. • Het verschil in stralingstemperaturen in een ruimte ten gevolge van een (ver)warm(d) plafond mag niet meer dan 5°C bedragen, ten opzichte van een klein horizontaal vlak 0,6 meter boven de vloer. • De luchtsnelheid in een ruimte mag uit oogpunt van tochtklachten in de winterperiode maximaal 0,15 m/s bedragen en in de zomerperiode maximaal 0,25 m/s.

49

Individuele regelbaarheid • Maximale temperatuurvariatie op de werkplekken. • De klimaatregeling moet door de gebruikers per ruimte beïnvloedbaar zijn. Redenen hiervoor zijn: - verschil in persoonlijke behoeften; - verschil in gebouwdelen en hun bouwfysica; - disfunctioneren van een centrale regeling; - verschil in type werkzaamheden tussen werknemers. • Individuele regelbaarheid wordt ingevuld door: - thermostaten per kantoorvertrek; - bedienbare binnen- en buitenzonwering / raambekleding; - te openen ramen; - regelbare ventilatie, dit voor zover mogelijk bij de voor het gebouw vastgestelde installaties. Nachtventilatie Tijdens de zomer moet bij warm weer de luchtbehandelinginstallatie ook ’s nachts in werking treden om het gebouw af te koelen met 100% verse koele nachtlucht. Nachtventilatie moet in werking treden indien ’s avonds na het uitschakelen van de luchtbehandelinginstallatie de binnentemperatuur hoger is, of wordt, dan 22°C en de buitentemperatuur 4°C lager is dan de binnentemperatuur en tevens de buitentemperatuur niet lager is dan 10°C. De ventilatie in bedrijf houden totdat de temperatuur van de afgezogen lucht is gedaald tot circa 2°C boven de buitentemperatuur met een minimum van 18°C tot 20°C (instelbaar). Indien de temperatuur in het gebouw daarna stijgt boven de 22°C moet de nachtventilatie opnieuw in werking treden. Dit herhalen totdat de gebouwtemperatuur onder de 22°C blijft. Voorschriften De klimaatinstallaties dienen minimaal te voldoen aan de onderstaande voorschriften, normen en regelgeving: • Arbo-wet. • Bouwbesluit / Normbladen. • “Een brandveilig gebouw installeren” Nederlandse Brandweer Federatie. • Voorschriften plaatselijke brandweer. • Voorschriften Energiebedrijven. • Wet milieubeheer en veiligheidswet. • Plaatselijk geldende voorschriften. 8.3.

Luchtkwaliteit De mate waarin de ruimte wordt geventileerd, wordt uitgedrukt in het ventilatievoud, dit geeft een indicatie van het aantal malen per uur dat het totale luchtvolume in een ruimte wordt ververst. Bij bepaling van het ventilatievoud dient op de SBR/ISSOkwalificatie ‘goed’ in combinatie met ‘niet roken’ te worden gedimensioneerd. Dit betekent een royale hoeveelheid ventilatielucht en het ontbreken van verontreinigingen in een concentratie waarvan bekend is dat ze de gezondheid aantasten of hinder veroorzaken.

50

Recirculatie van binnenlucht is niet toegestaan. Voor de ventilatie van het gebouw worden als minimumeis de waarden voor luchtverversing uit het vigerende bouwbesluit gebruikt, aangevuld met onderstaande eisen. Ter bepaling van het totale ventilatiedebiet worden de maximale waarden uit de onderstaande uitgangspunten gehanteerd.

De te verversen lucht moet tochtvrij in de ruimte worden gebracht. De luchtverversing moet zodanig geschieden dat een goede doorstroming van de ruimte gewaarborgd is. Afhankelijk van de luchttemperatuur zijn de volgende eisen te stellen aan de luchtbeweging bij lichte, zittende activiteiten in de leefzone: • Winterperiode (21°C) maximaal: 0,15 m/sec; • Zomerperiode (25°C) maximaal: 0,25 m/sec. In het gebouw dienen te openen ramen of andere voorzieningen voor natuurlijke ventilatie te worden aangebracht. In sanitaire ruimten moet om hygiënische redenen altijd mechanische afzuiging plaatsvinden, evenals in de natte werkkasten en werkplaatsen. Verspreiding van geur (keuken) door het gebouw moet worden voorkomen Luchtverversing en luchtdoorlatendheid • Ten behoeve van luchtverversing en koeling dienen een ventilatie- en koelinstallatie aanwezig te zijn. De luchtbehandelingkast dient voorzien te zijn van warmteterugwinning. • In de verblijfsvertrekken wordt een minimaal ventilatiedebiet vereist zoals in de hierna volgende tabel is weergegeven. • In de repro/kopieerruimten moet directe luchtafzuiging ten behoeve van kopieermachines mogelijk zijn. • Infiltratie van buitenlucht door kieren en naden van de gebouwomhulling dient zoveel mogelijk beperkt te zijn.

51

8.4.

Relatieve vochtigheid De relatieve vochtigheid in de verblijfsruimten dient te liggen tussen de 30% en 70%. Bij toepassing van natuurlijke ventilatie of mechanische ventilatie ventilatiedebiet, is incidenteel onderschrijding van deze eis toelaatbaar. Relatieve luchtvochtigheid • De relatieve luchtvochtigheid (RV) in de kantoorruimten dient minimaal 35% (statische elektriciteit) en maximaal 70% (muffe atmosfeer) te zijn. Bij voorkeur ligt de relatieve vochtigheid rond 50%. • Deze eisen gelden voor de situatie dat de ramen gesloten zijn. • Aanwezigheid van een regelbare luchtbevochtigingsinstallatie door middel van stoombevochtiging. • Bij mechanische toevoer van ventilatielucht dient uit oogpunt van gezondheid een relatieve vochtigheid van de inblaaslucht gehanteerd te worden van maximaal 70%.

8.5.

Luchtzuiverheid De verontreiniging van lucht in het gebouw moet worden beperkt omdat de gezondheid van personen niet nadelig wordt beïnvloed en geen hinder ontstaat. De luchtverontreiniging in gebouwen wordt grotendeels bepaald door de apparatuur die staat opgesteld en de stoffen waarmee wordt gewerkt. • Lucht- en geurverontreinigingen die voorkomen in ruimten als keukens, pantry’s, toiletten mogen zich niet in het gebouw verspreiden; • Recirculatie van lucht in verblijfsruimten is tijdens bedrijfsuren is in principe niet toegestaan. Recirculatie in andere ruimten is, afhankelijk van de soort ruimte, in uitzonderingsgevallen toegestaan. Bij de toepassing van warmteterugwinning moet luchtverontreiniging van de toevoerlucht worden voorkomen. Bij toepassing van filters uitgaan van de filterklasse volgens Eurovent-indeling: klasse EU-7.

8.6.

Visueel comfort In de verblijfsruimten dient te worden voldaan aan de richtlijnen ten aanzien van daglichttoetreding en uitzicht. Het verlichtingsniveau van de ruimte dient te worden afgestemd op de functie van de ruimte. Uitgangspunt is dat de werktaak goed zichtbaar is en het visueel comfort goed is. De verlichting bij de werkplekken moet individueel instelbaar zijn. In alle ruimten waar personen gemiddeld over een periode langer dan twee uur aaneengesloten verblijven, wordt bij voorkeur directe daglichttoetreding gerealiseerd. Daarnaast dient de het nieuw in te richten gebouw te voldoen aan de eisen van het Bouwbesluit ten aanzien van daglichttoetreding, zoals gedefinieerd in NEN 2057:2001, dat het uitgangspunt is voor de maatgevende daglichtopeningen van een gebouw. In ruimten waar met beeldschermen wordt gewerkt, dienen armaturen te worden toegepast die geen hinderlijke reflecties veroorzaken, bijvoorbeeld HF-armaturen. Daarnaast dient een daglichtregeling te worden aangebracht, zodat de exploitatiekosten worden gereduceerd. Tevens dient in ieder geval aanwezigheidsdetectie te worden opgenomen in de gemeenschappelijke ruimten, zoals vergaderzalen en toiletten. Om lichtreflectie door zoninval te beperken, moet bij werkplekken het gebouw aan de binnenzijde worden voorzien van lichtwering. Indien nodig ook buitenzonwering toepassen. Bij het bouwkundig en verlichtingsontwerp dient rekening te worden gehouden met de opstelling van beeldschermen bij info- en balieplekken, opdat hinderlijke reflecties worden voorkomen. 52

De verlichtingssterkten in de ruimten zijn aangepast aan de functie en de gebruiksintensiteit van de ruimte. In de onderstaande tabel staan de waarden die voor de desbetreffende ruimten gelden. Ruimten Gang/verkeersruimte Trappenhuis Toiletruimte Entree Technische ruimte Raadzaal en vergaderruimten Kantoren

Em lux 300 200 200 500 200 500

werkplekniveau Nachtverlichting

500 10-20

500

Verlichting De eisen voor de verlichtingssterkte in de volgende tabel zijn afkomstig uit NEN-EN 12464-1. De hiervoor genoemde verlichtingssterkten moeten gelijkmatig zijn en zijn de laagst toelaatbare waarden van de gemiddelde verlichtingssterkte over het totale oppervlak in de desbetreffende ruimten, op werkplekhoogte (80 cm), tijdens de hele gebruiksduur van de verlichtingsinstallatie. Noodverlichting De noodverlichting moet worden ontworpen volgens NEN-EN 1838. Het verlichtingsniveau voor de verschillende functiegebieden dient minimaal als volgt te zijn: • vluchtwegen: 1 Lux; • technische ruimten: 5 Lux; • hoofdbalie: 5 Lux; • bij brandhaspels en in lifthal: 5 Lux. Daglicht en uitzicht Er dient gezorgd te worden voor voldoende daglichttoetreding en uitzicht in alle gebruiksruimten, behoudens die waarin geen of beperkt personen aanwezig zullen zijn. Een en ander overeenkomstig de van toepassing zijnde regelgeving (NEN 2057 voor de grootte van daglichtopeningen): • Gezamenlijke oppervlakte van daglichtopeningen moet tenminste 1/20 deel van het vloeroppervlak van de werkruimte zijn. • Scheidingswanden met meer dan 50% glas of doorzichtig materiaal gelden niet als scheidingswand in de zin van daglicht of uitzicht. Met betrekking tot uitzicht gelden de volgende eisen: • Zorg voor waarneming van het weer buiten. • Zorg voor natuurlijke elementen (groen) in het uitzicht. • Besteed zorg aan de afmetingen van het binnen gebied; afstand tot tegenoverliggende gevel (ruimtelijk uitzicht). • Besteed aandacht aan mogelijke privacy problemen bij inkijk vanaf looproutes, bruggen en in hoeken van het gebouw.

53

Zonwering/helderheidwering Zoninstraling door transparante delen van de gebouwomhulling levert een bijdrage aan de warmtebelasting in het vertrek. De grootte hiervan is afhankelijk van de oriëntatie, de oppervlakte en de zondoorlatendheid (ZTA) van het glas, eventueel met zonwering.

Binnenzonwering

ZTA 0,40

Buitenzonwering Zonwerend glas

0,15 0,50

Voor het gebouw dient te worden bepaald met welke zonwering/ZTA wordt voldaan aan de eisen met betrekking tot de thermische behaaglijkheid (zie onderdeel ‘thermische behaaglijkheid’), en een arbotechnische behaaglijkheid (luminantie, verblinding, spiegelingen in het beeldscherm). Met name wegens het werken met beeldschermen speelt licht een grote rol (ArboInformatieblad 2 ‘werken met beeldschermen’). Alle kantoorruimten worden aangemerkt als beeldschermwerkplekken. In deze ruimten is altijd instelbare helderheidwering nodig in verband met de spiegelingshinder en de luminantieverhoudingen tussen beeldscherm en vensters (Arboregeling 5.4). De zonbelaste gevels, zijnde de oost-, zuid- en westgevel, moeten om voornoemde redenen worden voorzien van zonwering. 8.7.

Akoestisch comfort Voor wat betreft het voorkomen van hinder door geluid uit de omgeving (verkeerslawaai en dergelijke) moet aan de gestelde eisen in het Bouwbesluit en de Wet Geluidhinder worden voldaan. In aanvulling op de afdeling 3.1 van het Bouwbesluit mag het geluidsniveau ten gevolge van de geluidsbelasting op de gevel in verblijfsruimten van nieuw te bouwen kanten ten hoogste gelijk zijn aan de in onderstaande tabel gegeven waarden voor verschillende typen ruimten. In deze tabel is een overzicht gegeven van het maximaal toelaatbare achtergrondgeluidniveau ten gevolge van installaties en omgeving in de diverse ruimten. Voor de door het verkeer veroorzaakte geluidsniveaus moet worden uitgegaan van de gegevens zoals die door de gemeente worden verstrekt. Ongewenst geluid ten gevolge van de interne bronnen, zoals diverse technische installaties in het gebouw, moet worden beperkt. Ruimtefunctie

Ten gevolge van buitengeluid Laeq in DB(A)

Kantoorruimten Spreekkamers Vergaderruimten Lunchruimte Raadzaal Sanitair Verkeersruimten

40 40 35 30 -

Ten gevolge van installaties Larq in DB(A) 35 35 30 45 30 45 45

54

Ruimteakoestiek De eigenschappen van een ruimte moeten zodanig zijn dat de ruimte-akoestische kwaliteit past bij de functie van de ruimte. Er moet een goede gelijkmatige geluidsverstrooiing in de ruimte worden bewerkstelligd. Hinderlijke reflecties mogen niet voorkomen, maar gunstige reflecties moeten worden benut. In de onderstaande tabel is voor een aantal veel voorkomende ruimten de gewenste bandbreedte voor de nagalmtijd aangeven. Ruimten Kantoorruimten groter dan 30m² Vergaderruimten Publiekshal echter ter plaatse van de balies Lunch ruimte ruimte met interne geluidsproductie Verkeersruimte

Nagalmtijd in seconden 0,5 tot 0,7 tot 1,0 1,0 tot 1,2 0,6 tot 0,8 0,8 tot 1,0 afhankelijk van geluidsniveau van de apparatuur 0,8 tot 1,2

* In grotere kantoorruimten waar meerdere verschillende werkzaamheden worden verricht, zijn andere eisen van belang. Ten behoeve van dergelijke ruimten is een separaat akoestisch advies noodzakelijk. Aan de akoestiek van de publieksruimten (hal en raadzaal) zal extra aandacht worden besteed. De, over de octaafbanden met middenfrequenties van 125 tot en met 2000 Hz gemiddelde nagalmtijd, moet voor de verschillende ruimten aan de waarden zoals vermeld in de voorgaande tabel voldoen. De afwijking van de nagalmtijden in de octaafbanden van 125 en 2000 Hz mag ten hoogste respectievelijk +20% en -20% bedragen ten opzichte van de 500 Hz octaafband.

55

Geluidsisolatie tussen ruimten In de volgende tabel is de minimaal vereiste geluidsisolatie voor scheidingsconstructies tussen diverse ruimten aangegeven (in R’w conform ISO 717). Hierbij moet worden uitgegaan van een referentie nagalmtijd van 0,8 sec.

Met de volgende punten dient men rekening te houden: • De geluidsisolatie tussen kantoorruimten onderling en tussen kantoorruimten, vergaderruimten en sanitaire ruimten dient zodanig te zijn dat bij gelijktijdig gebruik onderlinge hinder is uitgesloten. • Hinder vanuit de technische ruimten dient vermeden te worden. Bij het beoordelen van de geluidsisolatie moet met name ook aandacht worden besteed aan flankerend geluid. Om dit tegen te gaan dienen scheidingsschotten tot aan het bouwkundig plafond door te lopen. • Trillingen in het gebouw moeten zodanig zijn dat het risico op schade of hinder voor gebruikers zoveel mogelijk wordt beperkt. In situaties waar kantoorruimten grenzen aan ruimten met contactgeluidproducerende apparatuur, geldt als afwijkende eis dat de Ico minimaal 10 dB moet bedragen. De luchtgeluidsisolatie wordt uitgedrukt in de luchtgeluidsisolatie-index (Ilu). Tussen verblijfsruimten onderling moet de Ilu minimaal -10 dB zijn en tussen verblijfsruimten en verkeersruimten minimaal -20dB. In situaties waar kantoorruimten grenzen aan technische ruimten, geldt als afwijkende eis dat de Ilu minimaal -5 dB moet bedragen. Naast het voornoemde dient voor wat betreft de geluidsisolatie ook aan het volgende te worden voldaan: De verticale geluidsisolatie dient tenminste R’w = 45 dB te bedragen. • Op plaatsen waar systeemwanden worden of moeten kunnen worden aangebracht, moeten boven verlaagde plafonds overspraakschotten worden aangebracht. Dit zodanig dat de vereiste isolatiewaarden worden bereikt. • Op plaatsen waar systeemwanden worden of moeten kunnen worden aangebracht, dienen wanden plintgoten geluiddicht afgewerkt te worden. • Ten gevolge van genoemde eisen is het noodzakelijk dat goede aandacht wordt besteed aan het bestrijden van geluidlekken bij doorvoeringen en bij de onderlinge aansluitingen van constructie elementen (onder andere gevel-, vloeren plafondaansluitingen en de aansluitingen van wanden onderling). • Alle genoemde isolatiewaarden betreffen de in het werk gemeten waarden.

56

9.

BOUWKUNDIGE KWALITEITEN

9.1.

Algemene eisen Gevraagd wordt om bij het ontwerp te anticiperen op een toekomstige uitbreiding. Mogelijkheden daartoe dienen te worden gesignaleerd en eventueel open te worden gehouden. Tevens kan het werkplekconcept gedeeltelijk uitbreiding in capaciteit opvangen.

9.2.

Flexibiliteit In verband met de gewenste flexibiliteit van de kantooromgeving moet, voor zover de eisen per ruimtefunctie dat toelaten, worden uitgegaan van de volgende voorzieningen: • Vast en gangbare stramienmaten met goede aansluitmogelijkheden van binnenwanden op de gevel; • Verplaatsbare scheidingswanden (systeemwanden met uniforme gevelaansluitingen; • Indien systeemwanden in combinatie met systeemplafonds worden toegepast, uitgaan van bandrasterplafonds met een op de hoofdfuncties afgestemde modulering, waarin opgenomen de technische infrastructuur (klimaat, verlichting, veiligheid en dergelijke); • Voldoende fijnmazige bedienings- en aansluitmogelijkheden in de vorm van bijvoorbeeld vloeren/of wandgoten (een en ander ter voorkoming van snoeren over de grond); • Goede bereikbaarheid van alle apparatuur boven de (eventueel) verlaagde plafonds. Verder dienen er zo min mogelijk constructieve elementen in het gebouw te worden aangebracht en dienen de beschikbare vierkante meters voor de primaire processen gemaximaliseerd te worden.

9.3.

Gevels De gevel is een zeer belangrijk onderdeel van het gebouw. Op het gebied van architectuur en uitstraling, maar ook op het gebied van energieverbruik en de thermische behaaglijkheid in het gebouw. De toepassing van zonwerende voorzieningen zijn een vereiste, echter met inachtneming van de eisen ten aanzien van architectuur en uitstraling. Overige uitgangspunten: • Bij toepassing van beweegbare buitenzonwering op de zonbelaste geveldelen dient die zowel centraal als individueel te kunnen worden bediend; • Er dient rekening te worden gehouden in de materiaalkeuze met het onderhouden van de zonwering; • De gevel moet zodanig worden gedetailleerd dat het water niet langs het glas en de kozijnen loopt; • Liggende cementgebonden delen zodanig afwerken dat er geen vervuiling van glas en kozijnen kan plaatsvinden; • De water- en luchtdichtheid van de gevels dient te voldoen aan de vigerende wettelijke eisen. Het streven is een zeer luchtdichte gevel in verband met energiebesparing; • De onderste 2,5 meter van de gevel dient vandalisme bestendig te worden uitgevoerd; • Geen nissen en donkere hoeken creëren; • Voorkomen van opklimbare gevels.

57

De architect en adviseurs moeten het gevelontwerp optimaliseren, waarbij een heldere afweging wordt gemaakt op alle van belang zijnde aspecten. 9.4.

Entreevoorzieningen De gecombineerde entree van de raadzaal en de publieks-(tevens avondentree) moeten worden voorzien van automatische deuren, inclusief tochtsluis of tourniquet, voorzien van ingangsverwarming. Het voorkomen van tochtklachten bij de baliewerkplekken is een belangrijk uitgangspunt.

9.5.

Draagconstructie In verband met de gevraagde flexibiliteit dient de draagconstructie en het inbouwpakket te worden gescheiden. De vloerbelastingen moeten worden bepaald volgens de ‘Technische grondslagen voor bouwconstructies’; NEN 6700 ‘Algemene basiseisen’ en NEN 6702 ‘Belastingen en vervormingen’ en de onderstaande nadere specificaties: • Standaard veranderlijke vloerbelasting 4,0 kN/m², inclusief 0,5 kN/m² voor lichte scheidingswanden; • Vloerbelasting ter plaatse van kluizen, kasten en niet-verplaatsbare archieven, ten minste 10 kN/m² of zoveel meer als uit de specificatie van de leverancier of gebruiker blijkt; • Bij de overige bijzondere ruimten zoals technische ruimten, magazijnen, repro controleren of de toelaatbare basisbelasting wordt overschreden, in overleg met de gebruiker.

9.6.

Dak Het dak moet voldoen aan de volgende eisen: Op platte daken moeten begaanbare looppaden worden aangebracht; • De dakranden moeten zijn voorzien van valbeveiliging volgens de geldende norm; • Het dak dient goed bereikbaar te zijn voor het uitvoeren van onderhoud en gevelreiniging (conform Arbowet en –regelgeving); • Ter overweging van het Ontwerpteam is de toepassing van witte dakbedekking of een sedumdak te beperking van de warmtelast in het stookseizoen en berging van hemelwater.

9.7.

Vloeren, wanden en plafonds Vloeren, wanden en plafonds dienen te voldoen aan de volgende specificaties: • De binnenwanden voorzien van expositierails; • Naast alle toegangsdeuren (m.u.v. sanitaire en technische ruimten) minimaal een zijlicht aanbrengen, maar bij voorkeur meer transparantie realiseren; • Alle ‘onbedekte’ vloeren in technische ruimte e.d. dienen stofwerend te worden behandeld; • Vloerbedekking dient antistatisch, slijtvast, antiallergisch en goed reinig baar te zijn; • Gladde vloerbedekking dient slijtvast en stroef te zijn. Met name in de centrale hal dient de (steenachtige) bedekking ook in natte toestand voldoende stroef te zijn. • Achter de entrees dient een voldoende lange schoonloopzone te worden aangebracht (zie de betreffende richtlijnen); • Leidingzones dienen voor onderhoud en wijziging van de kabels en leidingen bereikbaar te zijn. Indien geen systeemplafond wordt toegepast, dienen passende alternatieven worden voorzien.

58

9.8.

Specifieke voorzieningen (Semi)statisch en dynamisch archief Het huidige archief is afbouwend. Het statische archief dient te voldoen aan de archiefwetgeving uit 1995. Er worden specifieke eisen gesteld aan de luchtvochtigheid, ruimtetemperatuur, ventilatie- en regeltechniek. Er mogen in de archiefruimte alleen installaties worden aangebracht ten behoeve van deze ruimte. Ook worden eisen gesteld aan vloerbelasting, brandwerendheid, afwerking en inrichting. De huidige archiefruimte in het souterrain dient aangepast te worden aan deze eisen.

59

10.

WERKTUIGBOUWKUNDIGE INSTALLATIES

10.1. Klimaatinstallatie In hoofdstuk 8 zijn de bouwfysische prestaties beschreven die als uitgangspunt dienen voor het gebouwontwerp. Ten aanzien van de primaire prestaties van de klimaatinstallaties, namelijk het conditioneren van het binnenklimaat, worden hier nadere eisen vastgelegd. De gewenste condities dienen te worden bereikt door de juiste samenhang tussen het passieve gebouwontwerp en de toegepaste installaties, (wat een gezamenlijke verantwoordelijkheid is het ontwerpteam). De bestaande klimaatinstallatie zal volledig worden vervangen. De juiste afstemming dient gedurende het ontwerpproces door de ontwerpende partijen te worden gevonden. De klimaatinstallatie dient zowel energetisch als duurzaam te worden gedimensioneerd. Verder moeten de installaties zodanig worden ontworpen dat: • De gewenste flexibiliteit, eventuele functieaanpassingen en uitbreidbaarheid van het gebouw gegarandeerd is; • Sprake is van extra capaciteit, zodanig dat 10% van het vloeroppervlak met ruimten met verhoogde ventilatie (6-voud) kan worden ingericht op elk willekeurige plaats in het gebouw, zonder kanalentracé aanpassingen; • De installaties per verblijfsruimte door de individuele gebruiker handmatig bedienbaar is, in de basis verwarming en koeling. Eventueel ventilatie voor ruimten met een hoger ventilatievoud dan 2; • Energievernietiging door gelijktijdig koelen en verwarmen wordt voorkomen. 10.2. Waterinstallaties Koud- en warm tapwater De bestaande waterinstallatie zal deels worden vervangen en uitgebreid, zodat nieuwe sanitaire groepen, ect. kunnen worden aangesloten. Op diverse punten in het gebouw moet worden voorzien in de tapwaterpunten voor koud- en warm water inclusief afvoer, in onder andere de keukens, de facility corners en de toiletruimten. Tevens rekening te houden met onder andere tappunten: • In de installatieruimten ten behoeve van schoonmaak en dergelijke; • In de werkkasten (voorzien in een uitstortgootsteen met emmerrooster met warmen koud tapwatervoorziening); Facility corners voorzien van decentrale warmwarmteopwekking ten behoeve van warm tapwater te realiseren. Sanitaire voorzieningen De te handhaven sanitaire voorzieningen zullen worden gerenoveerd. • Bij de keuze van het sanitair dient rekening te worden gehouden met de schoonmaak mogelijkheden onder andere door toepassing van vrijhangende closetcombinaties; • De mindervaliden toiletten dienen te worden voorzien van alle gangbare vereisten inclusief een alarminstallatie; • Alle sanitaire ruimten dienen bereikbaar te zijn via een voorportaal.

Brandblusinstallatie Er dient rekening te worden gehouden met het plaatsen en aansluiten van nieuwe brandslanghaspels, met poederblussers. In de volgende ruimten mogen geen watervoerende blusinstallaties worden toegepast, maar geëigende (droge) blusmiddelen: • Patchruimte; • Archiefruimte. 60

• De brandslanghaspels dienen te worden uitgevoerd inclusief haspelkast (inbouw) en te worden toegepast conform voorschriften (regionale) brandweer. De tussen deuren dienen voorzien te worden van kleefmagneten welke gekoppeld worden aan de BMC. 10.3. Waterafvoer De bestaande binnenriolering zal deels worden vervangen en uitgebreid, zodat nieuwe sanitaire groepen, condensafvoeren ect kunnen worden aangesloten. De hemelwaterafvoer dient te worden gerenoveerd. Een gescheiden rioleringsstelsel (voor hemelwaterafvoer en afvalwater) is vereist. Indien hemelwaterafvoeren binnen het gebouw worden gerealiseerd, dienen alle mogelijke maatregelen te worden genomen om lekkage, verstopping en condensatie te voorkomen. De hemelwaterafvoeren moeten worden geïsoleerd, zodanig dat er geen geluidsoverlast ontstaat. 10.4. Regelinstallatie De bestaande regelinstallatie zal volledig worden vervangen en uitgebreid, zodat nieuwe klimaatinstallaties kunnen worden aangesloten. De regeltechnische installaties zullen deel uitmaken van de werktuigbouwkundige installaties en omvatten het leveren, monteren, aansluiten en aanpassen van nieuwe: • Regelapparatuur (meetopnemers, regelafsluiters, luchtkleppen e.d.); • GBS-regelkasten; • Meet- en regel automatisering; • Bekabeling. Voor de standaard regelapparatuur worden elektrotechnisch/elektrisch aangedreven corrigerende elementen (regelafsluiters, luchtkleppen, etc.) en elektronische meetopnemers (temperatuur, vochtigheid etc.) toegepast die gebruikelijk zijn voor de toepassing van klimaatinstallaties. De regelkasten (GBS-kasten) zullen worden geplaatst in de technische ruimte(n) nabij de betreffende klimaatinstallaties. In de regelkasten worden de eenheden ondergebracht voor de beveiliging, schakeling, regeling en bediening van de aan te sluiten installaties. Op een centrale plaats (nabij de entree) dient een bedienings- en signaleringspaneel te worden voorzien waarop de urgente en niet-urgente storingsmeldingen worden weergegeven.

61

11.

ELEKTROTECHNISCHE INSTALLATIES

11.1. Voeding/energieverdeling De elektrotechnische installatie zal deels worden gerenoveerd en uitgebreid. De elektrotechnische installaties dienen te worden aangesloten op een verzwaarde aansluiting van het openbare distributienet. Liften, koelmachines, verlichtings- en data-installaties dienen op afzonderlijke velden van de hoofdlaagspanningsverdeler te worden aangesloten. De verdeelinrichtingen dienen te worden voorzien van effectieve overspanningsbeveiliging. Er dient te worden voorzien in een reservecapaciteit van: • 30% van het totaal geïnstalleerd elektrisch aansluitvermogen (deze overcapaciteit dient in alle aspecten van de stroomvoorziening terug te komen (verdeelkasten, ruimte in kabelgoten, etc.); • Minimaal 20% van het gelijktijdig afgenomen vermogen per verdeelinrichting in de laagspanningsvoedingskabels en de verdeelinrichtingen. Voedingen van bedrijfskritische installaties dienen rechtstreeks te worden aangesloten op de hoofdverdeling. Waar elektrische installaties dan wel andersoortige installaties door het gebouw worden geleid door middel van leidingschachten moet er extra zorg worden besteed aan de compartimentering voor brand of rook. Kanalisatie Speciale aandacht dient te worden geschonken aan de kabelgoten en de werktuigbouwkundige installaties. De kabelgoten dienen te worden gemonteerd rekening houdend met de werktuigbouwkundige en overige installaties. Deze dienen goed te worden uit gecoördineerd. Alle kanalisatie dient waar nodig te worden uitgevoerd in overeenstemming met de functie behouden eisen wanneer deze wordt toegepast voor de brandmeld- ontruimingsinstallatie. Kabelgoten en ladderbanen De kabelwegen voor groepen- en zwakstroomleidingen, welke reeds aanwezig zijn mogen worden hergebruikt en waar nodig worden aangepast cq aangevuld met inachtneming van het onderstaande: • Ten behoeve van de glasvezel verbinding van buiten tot in de patchruimte • De definitieve breedten en/of compartimentenverdeling te bepalen aan de hand van het aantal kabels inclusief 25% reserveruimte volgens de definitieve werktekeningen • Kabelgootaansluitingen op stijg- of zakgoot voor ontsluiting van wandgoten uit te voeren met aansluitende bochtstukken • De kabelgoten moeten geheel compleet met scheidingsschotten te behoeve van twee compartimenten, hoeken aanzetstukken, stijgen vervalstukken, hulp- en bevestigingsmaterialen worden samengesteld • Bij verticale tracés en boven verdeelinrichtingen kabelladder toepassen • Boven de kasten in de patchruimte draadgoot toepassen • De ophanging volgens de geldende normen en richtlijnen van de fabrikant uitvoeren • Ter plaatse van vloerdoorvoeringen de kabelgoot- en ladder te voorzien van deksel tot 1 meter boven de afgewerkte vloer • In de schachten kabelladder toepassen. • Het gehele kabelgootsysteem dient potentiaal vereffend te zijn, dat wil zeggen metallisch doorverbonden. Uitvoering middels een verbinding met 6 mm² litze. Indien de constructieverbinding volgens de aannemer van deze technische omschrijving voldoet aan de potentiaal vereffeningseisen zonder gebruik te maken van de litze, dient hij dit vooraf aan te tonen.

62

Wandgoten Daar waar wandgoten moeten worden toegepast dienen deze tenminste te voldoen aan: • Wandgoten, plaatstaal moeten fabrieksmatig worden vervaardigd • Wandgoten moeten geheel compleet met twee compartimenten, de nodige frontplaten, hulp- en bevestigingsmaterialen, inbouwdozen, scheidingsschotten worden samengesteld. Ter plaatsen van doorvoeringen door (systeem) wanden dienen akoestische voorzieningen in de goot te worden voorzien. • Wandgoten met de afmetingen (HxD) 170 x 65mm in de kleur RAL9010 • Ten behoeve van wandcontactdozen en data aansluitingen moeten daar waar nodig de benodigde inbouwdozen in de wandgoten worden aangebracht • Extra wandgoten dienen te worden voorzien in de onderstaande ruimten: o Patchruimte o Zoals op tekening aangegeven/nog uit te werken Bureauzuilen/vloerpotten In enkele situaties zullen de elektra- en data aansluitingen worden voorzien in meubels, (systeem) wanden en wandgoten. Voor alle overige situaties, de vrijstaande werkplekken en vergadermeubilair dienen de aansluitingen in bureauzuilen, dan wel vloerpotten te worden afgemonteerd. Elke (cluster) van vrijstaand meubilair dient te worden voorzien van een separate bureauzuil/vloerpot. Let op, door dat het mogelijk is dat er in hoogte verstelbare bureaus worden gebruikt, mag de maximale hoogte van een zuil 58cm bedragen. De zuilen en/of vloerpotten dienen geheel compleet met de nodige frontplaten, hulp- en bevestigingsmaterialen, inbouwdozen en schakelmateriaal te worden geleverd. Doorvoeringen Doorvoeringen in brandscheidingswanden en /of vloeren af te dichten met een brandwerendheid overeenkomstig de gestelde waarde voor de betreffende wand en/of vloer. De aanwezige voorzieningen in de doorvoeringen en/of sparingen dusdanig te bundelen/groeperen en/of te omkokeren cq af te schermen, dat een brandwerende afdichting op een goede en verantwoorde wijze uitvoerbaar is. Afdichtingmateriaal van een type, waarbij eventueel later leidingen doorheen gevoerd kunnen worden, zonder dat “haken breekwerk” ontstaat, een en ander ter goedkeuring van directie en brandweer. Bij oplevering dient een certificaat te worden overhandigd. Overspraak ten gevolge van kabelgoten, wandgoten voorkomen door toepassing van akoestische afdichtingen ter plaatse van de wanden te voorzien. 11.2. Krachtinstallatie De krachtinstallatie omvat de benodigde aansluitpunten, bedieningstoestellen, alsmede de bijbehorende leidingaanleg ten behoeve van machines en apparatuur, vast of verplaatsbaar, met grote vermogens. Op de krachtinstallaties worden aangesloten: • De verwarming, luchtbehandeling; • De installaties voor overige werktuigbouwkundige voorzieningen; • De transportinstallaties; • De aansluitingen ten behoeve van specifieke apparatuur of specifieke apparaten.

63

De krachtinstallatie dient elektrisch gescheiden van de lichtinstallatie te worden uitgevoerd. Per werkplek dienen er 2 wcd te worden opgenomen in de wand(goot), vloerzuil dan wel vloerpot. De eindgroepen voor wandcontactdozen en overige aansluitpunten binnen handbereik (voor zover vereist) dienen te worden voorzien van een 30mA aardlekbeveiliging. Per standaard WCD dient gerekend te worden op een vermogen van 200VA. Er dienen 230v aansluiten gerealiseerd te worden in relatie met het te plaatsen meubilair (denk aan aansluitingen voor mobile divices). Algemeen Ten behoeve van schoonmaakdoeleinden in de gangen voorzien in 1 wcd per 10 meter. Vergaderruimte Per vergaderruimte een bureauzuil/vloerpot met 4 wcd. Indien er meer dan 10 personen in één vergaderruimte zijn, dan per 8 personen een bureauzuil/vloerpot met 4 wcd. Openkantoor De werkplekken in het openkantoor voorzien van een bureauzuil/vloerpot per cluster van bureaus, uitgaande van 2 wcd per werkplek met een maximum aantal per zuil/pot van 4 stuks. Koppelbare zalen Omdat de indeling van een koppelbare zaal eenvoudig te wijzigen zijn, hier vloerpotten toepassen. Per zaal een vloerpot met 4 wcd. Indien er meer dan 10 personen in één zaal kunnen, dan per 8 personen een vloerpot met 4 wcd. Raadzaal Is geschikt voor circa 80 personen en voorzien van de volgende installaties: • Werkplek griffier • Voeding beamer • Voeding projectiescherm • Voeding tbv mobile devices • Geluidsinstallatie (lokaal, alleen voor raadzaal of onderdeel van totale geluidsinstallatie van het gebouw dus raadzaal is een aparte zone van het geluidssysteem) • Data telefoon • Ringleiding • Presentatie en camera- opname apparatuur • Microfoon per zitplek raadsleden met interuptie • Dimbare verlichting • Stemmen vanaf plek raadslid Keuken Alle elektrotechnische voorzieningen ten behoeve van de keuken en uitgifte keuken dienen te worden aangeboden door de installateur. Zie voor specificaties het PvE van de keuken (apart project).

64

Service- of copycorners De service corners op de begane grond plus, eerste, tweede en derde verdieping (totaal 4x) dienen te worden voorzien van de volgende aansluitpunten, gemonteerd middels daartoe geëigende inbouwdozen in de systeemwand/meubel. Per servicecorner het volgende voorzien: • 2x tweevoudige wandcontactdoos boven het werkblad tbv algemeen • 1x enkelvoudige wandcontactdoos tbv close-in boiler • 1x enkelvoudige wandcontactdoos tbv koelkast • 1x enkelvoudige wandcontactdoos tbv koffiemachine (230Vac of 400Vac?) • 1x enkelvoudige wandcontactdoos tbv vaatwasser • 1x enkelvoudige wandcontactdoos tbv waterkoeler • 1x enkelvoudige wandcontactdoos tbv drankautomaat • 1x tweevoudige wandcontactdoos tbv een multifunctional Publiekshal In de publiekshal bevindt zich ook de receptie. Hier dienen de volgende technische voorzieningen getroffen te worden: • Standaard 2 wcd per werkplek Wifi Ten behoeve van wifi- aansluitingen dienen er, verdeeld over de verdiepingen, boven het verlaagde plafond de voldoende outlets te worden voorzien voor de access-points zodat er volledige wifi dekking over alle bouwlagen gerealiseerd wordt. Ledige voorziening ruimtethermostaten In elke afzonderlijke verblijfsruimte voorzien in het aanbrengen van 1 stuks ledige doos en benodigde pvc tot boven plafond voor de door de werktuigbouwkundige installateur aan te brengen ruimtethermostaten en bekabeling. Voor de open omgeving 1 ledige voorziening per gebied van 100m2 opnemen. Voorzieningen AV installatie Ten aanzien van het leveren en monteren van de benodigde ledige buizen, voedingen e.d. ten behoeve van de door derden te leveren en monteren AV-installaties, moet per ruimte nog worden uitgewerkt. Geluidsinstallatie Moet worden uitgewerkt, of er alleen een komt in de vergaderzaal of een centraal systeem met meerdere zone’s. Verhuurbaar gedeelte • Indeling nog niet bekend. Per 10m2 een wcd.

11.3. Lichtinstallatie De bestaande lichtinstallatie zal volledig worden vernieuwd, waarbij de verlichting volledig zal worden vervangen. Verlichting wordt in een drietal categorieën verdeeld, te weten basisverlichting, sfeerverlichting en transparant-/noodverlichting. De toepassingen van deze categorieën is afhankelijk van de geplande functie per ruimte en het daarbij, conform de norm, geldende/benodigde lichtniveau. Het geïnstalleerde vermogen voor de velrichting bij een verlichtingsniveau van 450lux mag niet meer bedragen dan 10W/m2. Alle verlichtingsarmaturen tegen een buitengevel op een afstand van 3 meter voorzien van daglichtregeling. Schakelmateriaal en schakeling verlichting Alle verlichting in gemeenschappelijke ruimten, zoals vergaderzalen en toiletten geschakeld middels een aanwezigheidsdetectie. De buiten/gevelverlichting wordt geschakeld middels klok- schermerschakelaar. Noodverlichting 65

De noodverlichting dient te worden aangebracht conform de NEN1838 en vereisten van de gemeentelijke brandweer. De aantallen en uitvoering dienen door de installateur op tekening te worden gecontroleerd en, daar waar nodig, aangepast zodat aan de geldende voorschriften wordt voldaan op basis van de bijgesloten indelingsplannen. De noodverlichting uitvoeren als centraal gevoede noodverlichting, aangesloten op de centrale UPS (Zie noodstroom), met een autonomietijd van 60 minuten. Daar waar mogelijk, geïntegreerd in de basis verlichting. Waar dit niet mogelijk is aparte armaturen toepassen. Transparantverlichting De transparantverlichting dient te worden aangebracht conform de NEN1838 en vereisten van de gemeentelijke brandweer. De transparantverlichting uitvoeren als zijnde inbouw, centraal gevoed door middel van de centrale UPS (zie noodstroom) vluchtwegsignalering met perspex pictogrammen en een autonomietijd van 60 minuten. 11.4. Noodstroom De bestaande noodstroom voorziening zal worden gerenoveerd en worden verplaatst (boven hoogwater niveau). De noodstroomvoorziening dient bij storing in de levering door het energieleverend bedrijf (netstoring) automatisch te worden ingeschakeld. Uitgangspunt is dat direct na een calamiteit gedurende minimaal 24 uur een deel van het gebouw op volle sterkte volledig operationeel kan zijn. In ieder geval moeten de volgende gebouwonderdelen en voorzieningen zijn aangesloten op de noodstroomvoorziening: • Het rampencentrum, inclusief de route daar naartoe; • Alle SER- en MER-ruimten (inclusief telefooncentrale); • Brandbeveiligingsinstallatie; • Toegangscontrolesysteem; • Noodverlichting; • Lift (automatisch naar de begane grond te sturen). De noodstroomvoorziening bestaat uit een UPS en een noodstroom aggregaat. Zodra de netstoring is opgelost, zal de noodstroomvoorziening automatisch weer uitschakelen. 11.5. Bliksembeveiliging en potentiaalvereffening De bestaande bliksembeveiliging en potentiaalvereffeningsinstallatie wordt gerenoveerd. De gerenoveerde installatie dient te worden geïnstalleerd conform de vigerende regelgeving (NEN-EN-IEC 623055) is. Er dient een overspanningbeveiliging te worden toegepast.

11.6. Data installatie De bestaande data installatie zal volledig worden vervangen en uitgebreid. In de nieuwe MER ruimte die op de 2e verdieping zal worden geprojecteerd, komen maximaal 3 patchkasten. Vanaf hier worden alle data-aansluitingen bekabeld, zonder dat de maximale lengte van 90 meter wordt overschreden. De telefooninstallatie (VOIP) zal gebruik maken van het datanetwerk. Aan de aanleg van de leidingwegen worden de volgende eisen gesteld: • Vanaf buiten een glasvezel naar de MER • Vanwege mechanische en EMC-eisen dient alle universele bekabeling in gebouwen in metalen kabelgoten te worden gelegd. • Kabelgoten dienen over het gehele traject ononderbroken te zijn (open bochten mogen niet worden toegepast) • Maximale vulgraad van het compartiment bedraagt 80% • Alle leidingwegen dienen goed bereikbaar te zijn en te blijven

66

• Ter plaatse van brandscheidingen dienen in het kabelgoottracé brandwerende doorvoeren te worden gerealiseerd. Deze mogen pas worden afgedicht na goedkeuring van de meetresultanten van de installatie • De leidingwegen dienen bij brandscheidingen zodanig te worden uitgevoerd dat het mogelijk is later kabels toe te voegen en de brandwerendheid te herstellen. Dit houd onder ander in dat er voldoende ruimte moet zijn voor de werkzaamheden en visuele controle Patchkasten 19” De patchkasten dienen aan de voor- en beide zijkanten bereikbaar te zijn met een ruimte van ca. 70cm. In de ruimte geen leidingwerk met vloeistoffen direct boven, naast of nabij de patchkasten (water, koelwater, verwarming, afvoer ect.) Dit behoudens eventueel leidingwerk voor de koeling/airconditioning Vloermodel: 80x80 cm. Wandmodel 80x60 cm. (bxd) Verticale panelen bij vloermodel alle zijden afneembaar. Aantal HE afhankelijk van: • aantal RJ45 patchpanelen x 3 + • benodigde panelen voor glasvezel en koperbackbone x2 (indien van toepassing). Patchpanelen 24 voudig RJ45 zichtbaar genummerd. Per patchpaneel een stalen rangeerpaneel met open haken. Indien meerdere SER ruimten vereist zijn dienen deze onderling verbonden te zijn door minimaal 6 voudig OM3 50/125 LC afgemonteerde glasvezel en minimaal 6 voudig 4 pair afgemonteerd koperkabel. Deze bekabeling is identiek aan werkplek- en gebouwbekabeling. Aanleg volgens ster structuur. Patchkast midden van ster heeft 3 HE extra nodig t.b.v. netwerk apparatuur. Codering backbone paneel: BB-locatie (volgens werkplekbekabeling codering) naar bestemming (idem) Voorbeeld: BB-123-1-02-1/6 naar 123-2-01-1/6 Koppeling ISRA in patchkast 2 draads afgemonteerd per RJ45, bij ISRA op LSA strook. Aparte 16A groep t.b.v. netwerkapparatuur per 6 RJ45 panelen. 1 WCD in kast beschikbaar per RJ45 paneel. Patchpanelen met bekabeling naar de werkplekke e.d. uitgevoerd in 1HE hoge panelen. Tussen elke twee panelen 1 HE rangeerdeel (kabelgeleiding horizontaal). Kabelgeleiding verticaal links en rechts naast de panelen, uitvoering kabelgeleiding in overleg. Panelen zoveel mogelijk boven in de kast, beginnend met een blindpaneel, de bouwlagen van boven naar beneden met tussen elke bouwlaag een blindpaneel. Tevens voor de wireless aansluitingen per bouwlaag een apart paneel voorzien. Werkplek- en gebouwbekabeling Gecertificeerd opgeleverd volgens Category 6/Class E ANSI/TIA-568-C.2 en ISO 11801 Edition 2.0 Bekabeling door het hele pand dient van hetzelfde merk en type te zijn. Indien reeds een bekabelingsysteem van minimaal Cat5E aanwezig is dat in gebruik blijft, moet bij aanpassingen hetzelfde merk en type gebruikt worden. Indien 2 of meer systemen in gebruik blijven zal afdeling SCD/ICT beslissen welk type gebruikt gaat worden. Bekabeling moet in kabelgoten in van sterk- en zwakstroom gescheiden compartimenten worden aangelegd. In de goten moet 20% reserve capaciteit beschikbaar zijn voor toekomstige groei. Deze bekabeling aan te leggen, vanaf het patch-panelen de patchkast op de 1ste verdieping naar de diverse aansluitpunten uitgevoerd in RJ-45 connector. Toegepaste totale kabellengte mag inclusief de flexibele aansluiting tussen de patchpanelen en de werkplekaansluiting niet langer zijn dan 90 meter. Aansluitingen 67

moeten geschikt zijn voor zowel data als telefonie. (middels patchen worden deze ingesteld) Codering op walloutlet en beide kabeleinden onuitwisbaar volgens de volgende codering: • Locatie/Sercode (2-3 decimalen)-volgnummer patchkast(1 decimaal)-RJ45paneel nummer(2 decimalen)-RJ45 volgnummer(1t/m24). • Voorbeeld: 312-1-12-23 • De locatiecode is uniek binnen de Drechtsteden en wordt dwingend voorgeschreven door de afdeling SCD/ICT • Minimaal 2 RJ45 aansluitingen per mogelijke werkplek en printer locatie. • Minimaal 4 RJ45 aansluitingen per balie. • Garantie van 15 jaar op materiaal en 5 jaar op arbeid. Per werkplek 2 data aansluitingen Bij elke servicecorners 2 extra aansluitingen tbv van de printer. Wifi Het gehele pand moet volledige wifi dekking hebben, op elke bouwlaag. Het netwerk om in te delen zijn in een opennetwerk voor bezoekers en een beveiligd netwerk voor de werknemers/ambtenaren. Kwaliteitseisen De volledige ICT bekabelinginfrastructuur dient gecertificeerd te worden voor een termijn van minimaal 15 jaar. Het certificaat dient op channel niveau te zijn afgegeven en moet omvatten: • Productgarantie • Performance garantie • Protocolgarantie • Garantie op arbeid. Indien er eventueel aanspraak op de garantie gemaakt moet worden dienen de arbeidskosten voor verwijdering en vervanging onderdeel te zijn van de garantie. • De ICT bekabeling moet met een garantiecertificaat worden gegarandeerd. Dit garantiecertificaat moet de toegepaste materialen garanderen voor een periode van tenminste 15 jaar. • De gewenste communicatieprotocollen worden gegarandeerd door middel van dit garantiecertificaat, waarbij moet worden vermeld wat deze garantie inhoudt en op welke manier nieuwe (toekomstige) protocollen worden toegevoegd (update certificaat) • De ICT bekabelinginfrastructuur moet minimaal voldoen aan de Europese Normen (EN) voor Electro Magnetic Compatibility (EMC). Dit geldt tevens voor de werking van de ICT bekabelinginfrastructuur in combinatie met de actieve componenten. Het te leveren certificaat moet al deze normen als onderdeel van het geheel garanderen. • Het garantiecertificaat moet betrekking hebben op de totale gebouwbekabeling. Personeel gerelateerde zaken Minimaal de helft van het personeel betrokken bij de aanleg van de bekabeling dient aantoonbaar gecertificeerd te zijn voor de aanleg volgens bovenstaande normering en niet gecertificeerd personeel te begeleiden. Ter referentie dienen 3 vergelijkbare of grotere projecten overlegd te worden welke niet langer dan 5 jaar geleden zijn opgeleverd. Voor oplevering overdragen van plattegronden met hierop aangeven de gecodeerde werkplek aansluitingen en meetrapporten aan afdeling SCD/ICT. Plattegronden A3 en digitaal, meetrapporten A4 en digitaal. Wijzigingen op de oorspronkelijke opdracht dienen vooraf met afdeling SCD/ICT gecommuniceerd te worden. 68

Vanuit SCD/ICT zullen gedurende de uitvoering controles uitgevoerd worden om te beoordelen of de werkzaamheden volgens bovenstaande punten worden uitgevoerd

69

12.

BEVEILIGINGSINSTALLATIES

12.1. Toegangsbeveiliging De bestaande beveiligingsinstallatie zal volledig worden vervangen en uitgebreid. In de dagen avondsituatie wordt bezoek ontvangen aan de balies in de centrale hal. Daar bevinden zich ook de benodigde bedienings- en signaleringspanelen van de beveiliging. De toegankelijkheidszones zijn van elkaar gescheiden door deuren met proximity card lezers. Tijdens het ontwerpen dient, samen met de gebruiker(s), een gedetailleerd ontsluitingsplan te worden opgesteld. Ook dient in overweging te worden genomen om de toegangsregistratie te combineren met aanwezigheid in verband met ontruiming. De basis van het toegangscontrolesysteem wordt gevormd door een persoonsdatabase, waarin een autorisatieniveau is toegekend aan elke geregistreerde gebruiker van het gebouw. De database wordt gecombineerd met MIFARE serienummerkaartlezers nabij in- en uitgangen en op diverse plekken in het gebouw. In het geval van ongeautoriseerde toegang verschaffing wordt daarvan melding gemaakt door het systeem, waarna het alarm gemonitord en opgevolgd kan worden door geautoriseerd beveiligingspersoneel. Middels een netwerkapplicatie en met behulp van een grafische user interface kunnen de beveiligingsinstrumenten aangestuurd worden. Het toegangscontrolesysteem dient, in geval van calamiteiten, snel een overzicht te kunnen genereren van op dat moment in het gebouw aanwezige gebruikers. Als basis moet worden gedacht aan: • Eenvoudige bediening • Web based • Rapportage generator (flexibel samen te stellen) • Gewaarborgde continuïteit (beschikbaar 99,9%) • De pas moet centraal met verschillende profielen geautoriseerd kunnen worden • Aanwezigheidsregistratie, automatisch door pas en/of manueel • Data versleuteling • Signaleren als er een ongeldige of niet geautoriseerde pas wordt aangeboden • Deurstand signalering nooddeuren dient direct zichtbaar te worden • Bij brandalarm & ontruimingsalarm moeten alle doorgangen welke voorzien zijn van kaartlezers vrij worden gegeven. • Autorisatiematrix. Voor het vaststellen van welke personen geautoriseerd mogen worden voor elke kaartlezer moet een autorisatiematrix worden opgesteld • Het zal mogelijk zijn om een pas uit te reiken en deze op eenvoudige wijze te koppelen aan de geregistreerde bezoeker • Het systeem dient te registreren bij ieder toegangspunt welke pashouders een ruimte of zone betreden of verlaten en het tijdstip waarop dat plaats vindt. • Grafische gebruikersinterface voor beheerders • Het toegangsverleningssysteem moet integratie met CCTV ondersteunen • Het toegangsverleningssysteem moet in de nederlandse taal beschikbaar zijn • Rechten per gebruiker / beheerder in te stellen • Het systeem moet modulair uit te breiden zijn naar 100 kaartlezers en pashouders • Het systeem moet mogelijk zijn om op afstand deuren te bedienen • Het systeem moet te gebruiken zijn om het inbraakbeveiliging in en uit te schakelen. 12.2. Inbraakbeveiliging De bestaande inbraakbeveiligingsinstallatie zal volledig worden vervangen en uitgebreid. 70

De voorzieningen voor inbraakbeveiliging dienen in detail met het beveiligingsbedrijf te worden overlegd en vastgesteld. Als basis moet worden gedacht aan: • Veiligheidssloten op alle deuren en ramen in van buiten bereikbare bouwlagen, aansluitend op het maaiveld en daken; • Voor de separate gebouwdelen moeten de in- en uitschakeling van het alarm onafhankelijk, kunnen worden geregeld; • Glasbreukdetectie op alle gevelopeningen in van buiten bereikbare bouwlagen, aansluitend op het maaiveld en daken; • De toegangen en binnendeuren tussen toegankelijkheidszones hebben een deursignalering en inbraakdetectie; • Aanwezigheidsdetectie in alle entreezones, de verkeerszones en in nader te benoemen specifieke ruimten. • Patch-/server ruimte moet worden voorzien van deurcontacten en ruimte sensor. • Opslagruimte van waardevolle zaken/papieren voorzien van deurcontacten en ruimte sensor • Alle ruimte sensoren dienen van het type anti makseer te zijn. • Bij alarm vindt in de nachtsituatie automatische doormelding plaats via de receptiebalies (en automatisch bij geen reactie binnen vastgestelde limiet). • Aparte beveiligingszone voor het te verhuren deel. Indien de omvang van het te verhuren deel wijzigt kan zonder “hakken en breken” de inbraakbeveiliging hierop worden aangepast. Dus doormiddel van software instellingen/configuratie. • Inbraakbeveiliging moet geschikt zijn voor noodknop(pen) welke zich onder het blad van de balie bevindt. Deze doormelding rechtstreeks naar het PAC • Alarmdoormelding middels een AL1 verbinding • In en uitschakelen middels kaartlezer van het toegangscontrolesysteem • Histories overzicht o Alarmmeldingen o Storingmeldingen o In/Uitschakelingen o Voeding 230Vac uitval o Sabotage o Accu laag Het bedienings- en signaleringspaneel van de beveiligingsinstallaties situeren bij de avondbalie. Indien gescheiden receptie- en avondbalie worden toegepast bevindt zich bij de receptiebalie ook een compleet paneel.

71

12.3. Brandbeveiliging De bestaande brandbeveiligingsinstallatie dient vernieuwd te worden. Ten behoeve van de brandbeveiliging dient het gebouwontwerp te voldoen aan de eisen zoals omschreven in NEN 2535, eventueel aangevuld met specifieke eisen van de plaatselijke Brandweer. Er wordt tenminste gevraagd: • Beveiliging tegen de gevolgen van brand dient bij voorkeur te geschieden met eenvoudige bouwkundige middelen; detectie- en brandblusinstallatie dienen een logische vervolmaking daarvan te zijn; • Een beveiliging met automatische rook- en brandmelders in de verkeerszones en handbrandmelders bij de brandslanghaspels; • Het gebouw dient te worden voorzien van een adequate vluchtbeveiliging volgens NEN-EN 1838. De vluchtsignaleringen dienen te worden voorzien van pictogrammen volgens NEN 6088; • Het gebouw dient te worden voorzien van een ontruimingsinstallatie volgens NEN 2575; • Gang- en trapbreedten, trappenhuizen en zo nodig brandweerlift afgestemd op vluchtwegen conform de genoemde regelgeving; • Blusmiddelen (repressieve voorzieningen). De opdrachtgever moet worden geconsulteerd over de indeling van brandcompartimenten, vluchtroutes en de draairichtingen van (vlucht)deuren. Aandacht dient geschonken te worden aan de installatie welke specifiek is afgestemd op het gebruik van de keuken en servicecorners. Alle benodigde sturingen dienen te worden opgenomen. Tevens aandacht voor de ‘dood eind’ situaties. Waar conform de regelgeving functiebehoud van toepassing is de volgende materialen toepassen: • Draagsystemen en bevestigingsmaterialen conform DIN4102 deel 12 • Signaal- en installatiekabels met functiebehoud van 30, 60 90 of 120 minuten conform de NEN-EN50200 De gehele installatie dient certificeerbaar te zijn en te voldoen aan de NEN2535 en de NEN2575. De plaats van de brandmeldcentrale/ontruimingspaneel dient nog nader te worden bepaald. In alle waarschijnlijkheid zal deze nabij de receptie komen.

12.4. Video observatiesysteem De bestaande video observatiesysteem zal deels worden vervangen en uitgebreid. Er dient een video-observatiesystem te worden geplaatst met de onderstaande doelstellingen • Alarmverificatie vanuit de receptie en PAC om een juiste alarmopvolging te borgen • Preventieve werking tbv ongewenste beïnvloeding • Persoonsherkenning wie het pand binnenkomt Het CCTV-systeem moet minimaal voldoen aan de onderstaande functionaliteiten: • CCTV-systeem op basis van IP • CCTV-systeem op basis van PoE • Opname op basis van digitale opname • Bewaartermijn van 7 dagen. • De binnencamera’s dienen kleurencamera’s te zijn • De buitencamera’s dienen kleurencamera’s dag/nacht te zijn waarbij bij te weinig verlichting de camera automatisch moet overschakelen naar infrarood (nacht) • Er moet een mogelijkheid zijn dat de camerabeelden op een PAC bekeken kunnen worden t.b.v. alarmverificatie 72

• Er moet integratie plaatsvinden met het video-intercomsysteem • Sabotage van de camera’s moet leiden toe een alarmmelding (camera los, afdekken lens) • Web based / remote bediening • Bediening en presentatie videobeelden bij de receptie • Er moet streaming mogelijk zijn om beelden van raadsvergaderingen uit te zenden. 12.5. Overige beveiligingsvoorzieningen • Overdekte fietsenstalling; alleen toegankelijk voor personeel middels het toegangsbeveiligingssysteem. • Video-intercomsysteem voor bezoekers, leveranciers, etc. die geen geautoriseerde pas hebben. De betreffend personen mogen niet verder dan de publiekshal o Intercomsysteem op basis van IP o De Nevenposten moeten MIVA vriendelijk worden geïnstalleerd o Intercomoproepen moeten door de receptie worden afgehandeld o Mogelijkheid om intercom door te schakelen naar dect toestel, voor de momenten dat de receptie niet bezet is. • Signalering van mindervalide toilet naar receptiebalie. • Alarmsignalering bij spreekkamers centrale hal, boven de toegangsdeur en bij de receptiebalie. • Ook bij de inrichting van spreekkamers rekening houden met de veiligheid van de medewerkers (noodknop).

73

13.

OVERIGE INSTALLATIES

13.1. Transportinstallaties De bestaande liften zullen gerenoveerd worden. 13.2. Glazenwasinstallatie Gezien de hoogte van het gebouw is het niet noodzakelijk een Glazenwas installatie aan te brengen; deze is derhalve niet opgenomen. 13.3. Zonweringinstallatie Uitgangspunt is een gebouw met een nieuwe (buiten) zonweringsinstallatie op de zonbelaste gevels. Deze installatie is elektrisch aangestuurd en automatisch geregeld op zonintensiteit, maar ook handmatig per ruimte/in te delen stramien bedienbaar. De zonwering werkt zodanig dat deze ook automatisch werkt in het weekend om zo opwarming van het gebouw in zomersituatie zoveel mogelijk te voorkomen. Zonwering wordt ingetrokken bij schemering, neerslag en/of harde wind en wordt uitgeschoven bij intense zoninval of vanaf een bepaalde temperatuur. Aansturing uitvoeren met een tijdsvertraging en anti-pendel schakeling. Tevens centraal te bedienen in verband met bijvoorbeeld glazenwassen. Totale ZTA-waarde van het raam/zonweringsysteem uitgaan van 0,15-0.30. Effectieve lichtwering (volgens eisen Arbo) ook integraal in het bouwproces meenemen (naast bovenstaande zonwering). Voor de begane grond moet een vandaalbestendige zonweringinstallatie worden voorzien of worden gekozen voor een alternatief.

74

75

76

O1: Kleineoverlegruimte Een afgesloten/open ruimte voor overleg met 2 tot 4 personen. Denk aan kleine vergaderingen en vertrouwelijke gesprekken. Door op de kamer te overleggen, hebben anderen geen last van het geluid. De ruimte is vrij te gebruiken.

O2: Grote overlegruimte Een afgesloten/open ruimte voor overleg met 4 tot 8 personen. Denk aan vergaderingen en gepland overleg.

O3: Extra groteoverlegruimte Een afgesloten ruimte voor overleg met 15 tot 30 personen. Denk aan vergaderingen en gepland overleg met de hele afdeling. De ruimte is voorzien van speciale inventaris zoals whiteboards en flipovers.

O4: Open overlegruimte (klein) Een open ruimte voor kort informeel overleg met 2 tot 4 personen.

O5: Projectruimte Een afgesloten ruimte voor o.a. visualiseren van projecten, discussie, maquettes. De ruimte is tevens voorzien van speciale inventaris zoals whiteboards en flipovers.

77

W1: 1-persoonsruimte Een afgesloten/open ruimte voor 1 persoon, geschikt voor activiteiten die veel concentratie vereisen (lezen, schrijven, denken) of vertrouwelijk zijn.

W2: 2-3 persoonsruimte Een afgesloten/open ruimte voor 2 tot 3 personen, geschikt voor samenwerking in klein teamverband en semigeconcentreerd werk.

W3: Groepskantoor Een afgesloten/open ruimte voor 4 tot 8 personen, geschikt voor teamwerk, of routinematige activiteiten.

W4: Open werkruimte Een open ruimte voor 4 tot 8 personen, geschikt voor activiteiten die vragen om interne communicatie, of relatief weinig concentratie vereisen. Kan ook los als “flexplek” of “aanlandplek” worden gebruikt.

W5: Kantoortuin Een afgesloten ruimte voor meer dan 8 personen, geschikt voor teamwerk, of routinematige activiteiten.

W6: Concentratiewerkplek Een afgesloten ruimte voor 1 persoon, die flexibel gebruikt kan worden voor activiteiten die veel concentratie vereisen (maximaal een halve dag).

78

Programma van Eisen (functioneel, ruimtelijk en technisch)

Recommend Documents