Renovatie stadhuis Zoetermeer
Ruimtelijk-functioneel programma van eisen Gebouw gebonden keuzes voor de nieuwe indeling en inrichting van het stadhuis
Definitief, 19 mei 2015
2
1 Inhoud 1.
2
3
4
5
Kader ............................................................................................................................................... 5 1.1
Scope en opbouw rapport ....................................................................................................... 5
1.2
Ambities en huisvestingsvisie gemeente ................................................................................ 6
1.3
Plangebied en vlekkenplan ...................................................................................................... 7
Publieksruimte................................................................................................................................. 8 2.1
Entrees..................................................................................................................................... 8
2.2
Oriëntatie en ontvangst .......................................................................................................... 9
2.3
Toegankelijkheid en veiligheid .............................................................................................. 10
2.4
Publieksplein gemeente ........................................................................................................ 13
2.5
Back-office Publieksplein ....................................................................................................... 15
2.6
Horeca ................................................................................................................................... 16
2.7
Trouwen in het stadhuis ........................................................................................................ 17
2.8
Kunst in het stadhuis ............................................................................................................. 17
2.9
Openbare toiletten ................................................................................................................ 18
Centrum LIB ................................................................................................................................... 19 3.1
Entreezone, informatiebalies en kassa ................................................................................. 19
3.2
Plein Lezen ............................................................................................................................. 20
3.3
Plein Educatie en Ontwikkeling ............................................................................................. 21
3.4
Plein Samenleving ................................................................................................................. 22
3.5
Plein Gezondheid en Welzijn ................................................................................................. 22
3.6
Plein Cultuur en Stad ............................................................................................................. 23
3.7
Overige functies publieksruimte Centrum LIB ...................................................................... 23
3.8
Back-office Centrum LIB ........................................................................................................ 25
Vergadercentrum .......................................................................................................................... 26 4.1
Raadszaal en commissiezaal .................................................................................................. 26
4.2
Fracties en griffie ................................................................................................................... 27
4.3
Collegekamer ......................................................................................................................... 27
4.4
Overige vergaderzalen........................................................................................................... 28
Kantooretages ............................................................................................................................... 31 5.1
Huisvestingsconcept .............................................................................................................. 32
5.2
Uitstraling en identiteit ......................................................................................................... 33
3
6
7
5.3
Generieke werkplekmix ......................................................................................................... 34
5.4
Speciale werkplekken en voorzieningen ............................................................................... 37
5.5
Ankerpunten / ontmoetingsgebieden ................................................................................... 39
5.6
Pantry’s, servicecorners, post en opslag ............................................................................... 40
Facilitaire voorzieningen ............................................................................................................... 43 6.1
Fietsenstalling ........................................................................................................................ 43
6.2
Douches en kleedruimten ..................................................................................................... 43
6.3
Toiletten ................................................................................................................................ 43
6.4
Kolfkamer .............................................................................................................................. 44
6.5
Stilte-/gebedsruimte ............................................................................................................. 44
6.6
Rookruimte ............................................................................................................................ 44
6.7
Horeca ................................................................................................................................... 45
6.8
Servicedesk ambtenaren ....................................................................................................... 45
6.9
BHV/EHBO ............................................................................................................................. 45
6.10
Schoonmaak- en werkkasten ................................................................................................ 46
6.11
Postkamer, bodes en meldkamer.......................................................................................... 46
6.12
Expeditie ................................................................................................................................ 46
6.13
Magazijnen ............................................................................................................................ 47
Technische uitgangspunten........................................................................................................... 49 7.1
Normen & richtlijnen ............................................................................................................. 49
7.2
Eisen aan flexibiliteit/ aanpasbaarheid ................................................................................. 49
7.3
Duurzaamheid/Energielabel A .............................................................................................. 50
7.4
Bouwfysica............................................................................................................................. 51
7.5
Thermisch/hygrisch comfort ................................................................................................. 51
7.6
Luchtkwaliteit & ventilatie .................................................................................................... 51
7.7
Energieverbruik ..................................................................................................................... 51
7.8
Visueel comfort ..................................................................................................................... 52
7.9
Akoestiek ............................................................................................................................... 52
7.10
Bouw- en installatietechnische eisen .................................................................................... 53
7.11
Afwerkstaat ........................................................................................................................... 53
Bijlage: overzicht ruimtelijk-functioneel programma ........................................................................... 55
4
1. Kader 1.1 Scope en opbouw rapport Ruimtelijk-functionele eisen Dit rapport1 bevat het ruimtelijk-functioneel programma van eisen voor renovatie van het stadhuis. Het is een beschrijving van de functies en voorzieningen die het stadhuis in de nieuwe situatie moet huisvesten en hoeveel ruimte daar (globaal) voor nodig is. Ook beschrijft het de onderlinge relaties tussen de functies en de behoeften voor het gebruik, voor zover deze consequenties hebben voor de fysieke inrichting van het gebouw. Daarnaast geeft dit rapport inzicht in de onderbouwing, de achtergrond van bepaalde keuzes. Details voor de aanbesteding van de renovatie, zoals een complete ruimtestaat met technische eisen2, neemt de gemeente op in een aparte vraagspecificatie.
Figuur 1 Context ruimtelijk-functioneel PvE
Aanvulling huisvestingsconcept Het fundament van dit ruimtelijk-functioneel programma is het huisvestingsconcept dat begin februari 2015 door het Management Team van de gemeente is vastgesteld. De basis voor dit huisvestingsconcept is de visie op Het Nieuwe Werken bij de Gemeente Zoetermeer. Het had vooral betrekking de kantooromgeving en de nieuwe manier van werken en de algehele uitstraling en identiteit van het “nieuwe”stadhuis. Dit is in de afgelopen twee maanden aangevuld met informatie uit diverse gesprekken en werksessies met gebruikersgroepen, en met door de gemeente en Centrum LIB verstrekte documentatie3. Voordat de informatie door WorkWire is verwerkt in dit programma van eisen is deze getoetst aan de formele lijn voor de huisvesting (het raadsbesluit over
1
Auteurs versie WorkWire (24 apr. 2015): Susanne Colenberg, workplace consultant, en Jemma Land, concept developer Het gaat daarbij onder andere om bouwkundige en bouwfysische eisen, en eisen aan milieubelasting, energieverbruik, beheer en onderhoud. Maar ook om details over ICT-voorzieningen en beveiliging. 3 Raadsvoorstel ‘Verkleining, renovatie en extra verduurzaming Stadhuis’ (nov. 2014), Huisvestingsconcept (30 jan. 2015), Dienstverlenings-concept LIB (10 mrt. 2015), memo HNW persona’s bibliotheek, overzicht gebruik zalen grote evenementen (Facilitair, 11 mrt. 2015), memo verzamelde opmerkingen raadsleden (16 mrt. 2015), memo Attentiepunten vanuit Communicatie (12 mrt. 2015), Ruimte pve LIB (24 mrt. 2015), inventarisatie huidige vergaderzalen (24 mrt. 2015), Functioneel pve facilitair (27/31 mrt. 2015), Overzicht aangepaste werkplekken medische indicatie (arboteam, 31 mrt. 2015), Uitwerking en verdieping functioneel pve Publieksplein (1 apr. 2015), verslagen werkgroep gebouw & Techniek (mrt. 2015), schetsontwerp OTH Architecten (7 apr. 2015), verzamelde opmerkingen bij concept-pve (ontvangen 16 apr. 2015) 2
5
de renovatie, en het huisvestingsconcept), en aan de mogelijkheden voor een logische inpassing in het gebouw (ruimtelijke analyse OTH Architecten). Voorlopig ontwerp Tijdens het proces van informatieverzameling voor het programma heeft OTH Architecten de ruimtelijk-functionele eisen en behoeften vertaald in een schetsontwerp (vlekkenplan). Zij hebben de ruimtelijke puzzel gemaakt hoe de verschillende functies het beste geplaatst kunnen worden in relatie tot het gebouw, hun onderlinge samenhang, functionele eisen en logistiek. Op 28-04-2015 presenteren zij een voorlopig ontwerp met een meer precieze indeling en de vertaling van de gewenste sfeer en uitstraling in ruimte, kleuren en materialen. Het voorlopig ontwerp is samen met de vraagspecificatie de basis voor het contract met de partij die de opdracht krijgt voor de uitvoering van de renovatie. Dit rapport dient als kader voor de besluitvorming en communicatie over het (voorlopig) ontwerp.
1.2 Ambities en huisvestingsvisie gemeente Gewenste identiteit en uitstraling In het huisvestingsconcept is omschreven hoe de gemeente de functie van het stadhuis ziet voor de organisatie, welke uitstraling het moet hebben. Het gaat vooral om het zichtbaar maken van waar men mee bezig is, het brede scala aan producten en diensten, bedrijvigheid tonen en inspireren tot samenwerken. Het stadhuis als bijenkorf. Maar ook om ruimte voor vernieuwing, het toepassen van moderne technologie, verrassende combinaties, slimme oplossingen, uitnodigend om deel te nemen.
Bijenkorf: bedrijvigheid, samenwerken, openheid
Nieuwe technologie toepassen, uitnodigend, verrassend
Het ontwerp voor het nieuwe stadhuisinterieur moet uitgaan van de kracht van de huidige architectuur en daarnaast het gebouw aangenamer , lichter, overzichtelijker en efficiënter te gebruiken maken. Dat brengt niet alleen ingrepen aan de binnenkant met zich mee, zoals het deels wegbreken van wanden en vloeren, maar ook het openen van de gevels, zodat er meer daglicht binnenkomt en er meer uitzicht is naar buiten. En zo mogelijk het aanleggen van groene daken of daktuinen. Bijdrage aan organisatiedoelen De gemeente wil een energiezuiniger pand, efficiënter gebruik van de ruimte en een moderne, flexibele omgeving die aansluit bij de eisen van Het Nieuwe Werken en die toekomstige ontwikkelingen in kantoorconcepten kan opvangen. Een vermindering van verhuisbewegingen door flexibel gebruik en meer standaardisering, maar tegelijkertijd meer variëteit in werkplekken bieden. Daarnaast moet de nieuwe huisvesting een katalysator zijn voor de gewenste organisatieverandering en cultuur, en een inspirerende 6
werkomgeving zijn. Het vernieuwde gebouw moet de gemeente meer ruimte bieden voor interactie, meer openheid uitstralen en meer contact met de buitenwereld mogelijk maken. Daarnaast wil de gemeente via het delen van de ruimte en het combineren van functies met Centrum Lezen, Leren, Informeren en Beleven (LIB) meer eenheid uitstralen in de gemeentelijke en maatschappelijke dienstverlening en vraag-georiënteerd werken stimuleren.
1.3 Plangebied en vlekkenplan De gemeente huist straks alleen nog in de ruimte van de huidige bibliotheek, op de etages drie tot en met vijf, aan het Stadhuisplein en de etages 1 t/m 5 van de toren. De rest van de toren en het deel aan de markt waar nu de raadszaal en de hoofdingang zijn, worden afgestoten en krijgen een andere bestemming. De ruimte waar nu het Publieksplein zit blijft wel eigendom van de gemeente, maar verhuurt zij casco aan een horecaonderneming. Het werkplein en het ondernemershuis vallen buiten dit programma van eisen en blijven ongewijzigd, met uitzondering van het realiseren van een nieuwe verbinding met de bovenliggende etage.
Impressie aanzicht vanaf stadhuisplein
De publieksruimte met gemeenteloketten, de nieuwe bibliotheek en haar partners en het vergadercentrum komen op de verdiepingen aan de straat (begane grond, verdieping 1 e 2), en op de split-levelverdiepingen 1 en 2. Het worden merendeels open ruimten waar je als gebruiker doorheen meandert. Met veel zitjes. Daarboven, op de etages 3, 4 en 5, komen de kantoorgebieden van de gemeente en Centrum LIB.
2e verdieping stadhuisplein
Beschikbare netto oppervlak voor publieksruimte in stadhuis (bron: OTH Architecten)
7
Verreweg de meeste ruimte voor het publieke deel bevindt zich op de begane grond. Om dit gebied meer geschikt te maken voor deze functies komt er meer glas in de gevels en bijvoorbeeld een open trap met daklicht erboven, om op die manier meer daglicht binnen te laten. Het meer transparant maken van de gevels gebeurt alleen aan de noord- en oostzijde van het gebouw, om overmatige warmte van zonlicht te voorkomen.
2 Publieksruimte De publieksruimte van het stadhuis is voor de gemeente het gezicht naar buiten en de plek waar contact met klanten plaatsvindt. Tot de publieksruimte behoren niet alleen de loketten van de gemeente, maar ook de openbare voorzieningen in het stadhuis en de raadszaal. Bijzonder aan het stadhuis van Zoetermeer is dat ook de bibliotheek en diverse maatschappelijke en culturele functies, verenigd in het ‘Centrum LIB’ een plek krijgen in de publieksruimte. Dit draagt bij aan de gewenste uitstraling van een bijenkorf, zoals beschreven in het vorige hoofdstuk, en de wens om zoveel mogelijk integraal aan te bieden, één loket voor de burger te zijn. Dit hoofdstuk beschrijft de publieksruimte als geheel, de entree en de front-office en backoffice van de gemeentelijke afdeling Publieksplein. Hoofdstuk 3 beschrijft de functies binnen het Centrum LIB en hun positie. De ruimtes voor het gemeentebestuur en het vergadercentrum komen aan bod in hoofdstuk 4. In totaal beslaat de publieksruimte inclusief het vergadercentrum 5.439 m2 functioneel nuttig oppervlak (fno), bijna evenveel als de kantoorruimte voor de ambtenaren.
2.1 Entrees In de nieuwe situatie ziet het stadhuis en Centrum LIB er aantrekkelijker en meer uitnodigend uit met een levendige ‘plint’ (dat zijn de ruimtes aan de buitenkant op stadhuisplein niveau), meer glas in de gevels en zo mogelijk groen op de platte daken. Het wordt van buitenaf beter zichtbaar wat de gemeente en de maatschappelijke organisaties in de stad doen. Ook de horeca draagt bij aan een levendige uitstraling. Het vernieuwde stadhuis krijgt drie of vier ingangen met allen een passende uitstraling voor medewerkers en bezoekers: Een ingang op het niveau van het stadhuisplein voor bezoekers van de gemeente en Centrum LIB, maar ook voor medewerkers; een representatieve ingang op de begane grond voor bezoekers gemeente, Centrum LIB, van het vergadercentrum, het bestuur en trouwerijen, bereikbaar met trouwauto; een extra werknemersingang bij de fietsenstalling, naast de expeditie (goedereningang). Mogelijkheid ingang op perronniveau: bij positieve besluitvorming over de aanpassing van het Stadhuisplein, inclusief een uitsparing in het plein naar de perrons van de Randstadrail, komt er een ingang naar het vernieuwde Stadhuis op perronniveau. Dit is wenselijk vanuit de stedenbouwkundige uitgangspunten en is bevorderlijk voor de toegankelijkheid van het stadhuis en het gevoel van sociale veiligheid op perronniveau. Bij het voorlopig ontwerp is er rekening gehouden met deze mogelijke extra ingang. Alle ingangen dienen uitstekend toegankelijk zijn, ook met bijvoorbeeld scootmobiels. Zie verder paragraaf 2.3 over toegankelijkheid. Naast de reguliere, gebruiksingangen dienen er voldoende geschikte nooduitgangen en vluchtwegen te zijn, conform wettelijke voorschriften en advies van de brandweer. 8
2.2 Oriëntatie en ontvangst Zichtlijnen en bewegwijzering De publieksruimte krijgt een veel meer open karakter dan nu het geval is. Met zichtlijnen naar beneden en boven en een open trap naar de kantooretages. Dit draagt bij aan de oriëntatie, net als een duidelijke, goed leesbare aanduiding van functies en bewegwijzering op ooghoogte. Ook het uitzicht naar buiten en de grotere daglichttoetreding helpt daarbij, en maakt de ruimte bovendien aangenamer en meer gastvrij. De trap in het zicht, en de liften wat meer uit het zicht, maar wel met goede bewegwijzering en toegankelijkheid, stimuleert medewerkers en bezoekers om te lopen in plaats van de lift te nemen. Het mengen van de stromen bezoekers en medewerkers maakt de ruimte levendig en vergroot de betrokkenheid bij elkaar. Identiteit Bij binnenkomst is het meteen duidelijk dat je binnenkomt bij de gemeente Zoetermeer en dat ook Centrum LIB in dit huis van de stad gevestigd is. Niet alleen via logo en huisstijl, maar ook door het karakter van de ruimte. Bij uitstek in de publieksruimte kan de gemeente haar ambities tonen, zoals durf en daadkracht en het toepassen van nieuwe technologie. Ook beelden of objecten die verwijzen naar de Zoetermeerse samenleving kunnen hier een plek krijgen.
Beelden en teksten deelnemers gebruikerssessies bij onderwerp Publieksplein
Inwoners, medewerkers en bestuurders hebben aangegeven graag een ruime, lichte publieksruimte te willen, met meer kleur dan nu, met warme materialen zoals hout, en met planten. Zowel ambtenaren als burgers vinden het belangrijk dat de publieksruimte ruimte biedt voor ontmoeting tussen burgers en ambtenaren. De inrichting van de publieksruimte moet één geheel vormen, waarbinnen de verschillende partijen zijn te herkennen aan duidelijke nuanceverschillen. Informatiezuilen en wachtruimte De gemeente wil gastvrij zijn, maar ook de zelfredzaamheid van burgers stimuleren. Daarom komen er in het zicht vanaf de publieksentrees op zowel de begane grond (perronniveau) als op Stadhuisplein niveau in totaal 3 digicorners waar mensen zelf hun route kunnen uitstippelen of een afspraak kunnen inplannen. Daarbij is een gastheer of –vrouw aanwezig voor de bezoekers van alle functies die liever persoonlijk geholpen willen worden. Er dient nog nader uitgewerkt te worden bij
9
welke entrees en hoe bezoekers van ambtenaren zich kunnen melden voorafgaand aan zakelijke afspraken.
Voorbeelden van publiekshal Almere die de afdeling Publieksplein Zoetermeer aanspreken (foto’s: K. de Kok)
Ook in de toekomst ontvangt de gemeente burgers alleen op afspraak, waardoor de wachttijd minimaal is. Op dit moment wordt 95% van de bezoekers binnen 5 minuten na het tijdstip van de afspraak geholpen. Desondanks zijn er 25 wachtplekken nodig, voor de situatie dat er 10 loketten open zijn met 10 wachtenden en eventueel gezelschap of vroegkomers. Dicht bij de gemeenteloketten en met zicht op een scherm dat aangeeft welk nummer aan de beurt is. Bij voorkeur deels in de vorm van een leestafel en een speelobject voor kinderen. Daarnaast kunnen mensen ook wachten in de zitjes verspreid over de publieksruimte. Aan de rand van de wachtruimte en het gebied met loketten zijn minimaal twee nummerzuilen. Centrale informatiebalie Dicht bij de ingang aan het stadhuisplein, maar achter de informatiezuilen ligt de centrale informatiebalie, waar medewerkers van de gemeente en Centrum LIB mensen doorverwijzen naar de juiste balie of ruimte. Ook gasten van ambtenaren kunnen zich hier aanmelden en wachten tot zij worden opgehaald. Deze centrale informatiebalie is altijd bemand tijdens de openingstijden van Centrum LIB en het Stadhuis. De balie is zo gelegen dat de receptionisten wel iedereen zien binnenkomen maar zich niet midden in de loop bevinden. Vanaf de entree moeten de verkeersstromen zich vanzelf splitsen in verschillende typen bezoekers (recreatief of doelgericht op weg naar hun afspraak) en medewerkers op weg naar hun werkplek.
2.3 Toegankelijkheid en veiligheid De gemeente wil dat het vernieuwde stadhuis hét voorbeeld is van een gebouw met een goede zelfstandige toegankelijkheid voor iedereen. Daarbij gaat het niet alleen om rolstoelgebruikers, maar ook om mensen met rollators, kinderwagens, scootmobielen, verstandelijke beperkingen, slechtzienden met of zonder blindenstok of hulphonden, doven en slechthorenden, mensen met (enige) hoogtevrees of overgevoelig voor sensorische prikkels als geluid, licht en geur. Dit betekent dat alles gelijkvloers moet zijn (of verbonden via hellingbaan) en dat de deuren en liften ruim genoeg moeten zijn voor rolstoelen en scootmobiels. Ook 10
Een toegankelijk stadhuis voor iedereen, ook voor o.a. degenen:
met wielen / slecht ter been;
die blind / slechtziend / slechthorend zijn;
met hoogtevrees;
die extra prikkelgevoelig zijn;
minder evenwichtsgevoel hebben.
moet rekening gehouden worden met een lagere oog- en reikhoogte van mensen die zitten in plaats van staan. Voor slechtzienden, en ouderen in het algemeen, is veel en gelijkmatig licht belangrijk en voldoende contrast in bijvoorbeeld traptreden en bewegwijzering. Sterke schaduwwerking of reflecties kunnen verwarrend werken. Voor mensen met hoogtevrees zijn transparante traptreden en borstweringen, trappen zonder stootborden, smalle loopbruggen, transparante vloeren of liften, en (op etages) ramen tot op de grond heel vervelend. Mensen die vanwege bijvoorbeeld een hersenaandoening of stress extra prikkelgevoelig zijn, hebben eerder last van slechte akoestiek (galm) en harde geluiden, van veel kleurcontrasten, drukke patronen, bewegende beelden, fel licht en schittering, sterke geuren, tocht, warmte en kou. Ronddraaiende trappen zijn niet prettig voor mensen met een verminderd evenwichtsgevoel. Toegankelijkheid heeft ook te maken met overzicht en je goed kunnen oriënteren en zien waar je heen gaat. En met sociale veiligheid, geen donkere hoekjes, voldoende verlichting, en oogcontact met andere mensen. Het gevoel gezien te worden zorgt ervoor dat mensen zich veiliger voelen en zich beter gedragen. Beveiliging De beveiliging wordt hoofdzakelijk geregeld via cameratoezicht en afgesloten zones die alleen toegankelijk zijn met een pasje. In de publieksruimte lopen ook beveiligers rond. Vanwege de openheid van de ruimte hebben zij voldoende overzicht, onder meer vanaf de split-levels. Zij kunnen gebruik maken van de faciliteiten van de backoffice van de gemeente, zoals de ankerpunten en kleedkamers. Vanwege de gewenste gastvrije uitstraling zijn er geen beveiligingspoortjes zoals in de huidige bibliotheek, maar er moet wel de mogelijkheid bestaan om deze op termijn aan te leggen. Visie, beleid & strategie Een spanningsveld ontstaat door de gezamenlijke visie van de opdrachtgever gemeente Zoetermeer en Centrum LIB. Openheid, transparantie en zo veel als mogelijk veilige en vrije toegankelijkheid in combinatie met het multidisciplinaire karakter maken het creëren van een beheersmatige omgeving tot een lastige opgave. Specifieke risico’s Naast de in vergelijkbare omgevingen algemeen voorkomende risico’s als brand, waterschade, stroomuitval, inbraak, diefstal, verduistering, vernieling en andere criminele activiteiten wordt in de organisatie bij navraag het grootste belang gehecht aan twee (beheers) aspecten, te weten: De veiligheid van de medewerker en daaraan gerelateerd de veiligheid van burger/bezoekers De veiligheid betreffende informatie (dragers) en persoonsgegevens en daaraan gerelateerde zaken Men geeft met name aan dat er een zorg is in verband met de eenvoudige bereikbaarheid en algemeen vrije toegankelijkheid, dit in onderlinge samenhang met een gebrekkig beveiligingsbewustzijn. 1. Veiligheid medewerkers: Bijzondere aandacht moet worden gegeven aan personele risico’s d.m.v. borging van de veiligheid van de medewerker(s) aldus stakeholders. Men onderschrijft dat de verharding in de maatschappij en daarmee de werkdruk toeneemt. Steeds vaker is er sprake van agressief gedrag in de vorm van verbaal geweld of zelfs (dreiging met) fysiek geweld. Vooral leeft een gevoel van angst onder de medewerkers die direct klantcontact hebben zoals aan de balies Publieksplein, WZI en Centrum LIB. Specifieke onderbouwing op basis van gegevens en cijfers is beschikbaar (bijlage GIR VNG en gemeente Zoetermeer 2014). 11
Opleiding en training: Naast de bouwkundige en technische maatregelen is het van belang voldoende aandacht te geven aan de organisatorische, personele kant. Het gemeenschappelijk, structureel trainen en opleiden van medewerkers in het kader van herkenning van dreigende situaties en het omgaan met agressie en geweld maakt daar onderdeel van uit. Een eenduidig agressieprotocol incluis de nazorg is een vereiste. Terreur & radicalisering: Opvallend is dat men de ontwikkelingen en dreigingen in de wereld vanuit Terreur en Radicalisering vaak vertaald naar de eigen situatie of werkomgeving. Voor zover de beschikbare informatie dat uitwijst is er geen directe aanleiding om de gemeente Zoetermeer aan te merken als bovengemiddeld daar waar het gerelateerde risico’s aangaat. Daarmee is niet gesteld dat het ondenkbaar of zelfs uitgesloten is dat een terreurdaad zich op enig moment voor kan doen. Hier geldt dat een open communicatie een belangrijke bijdrage kan leveren tot het relativeren van angsten. Voorlichting met betrekking tot de materie brengt rust op de werkvloer en tevens een hogere mate van gezonde alertheid. 2. Informatiebeheer: ook is er grote zorg betreffende het borgen van de veiligheid en opslag van gegevens en informatiebestanden. In het bijzonder de voor onbevoegden eenvoudige wijze van bereikbaarheid van sommige afdelingen en kantoorruimten en daarmee de toegankelijkheid tot soms zeer vertrouwelijke, privacygevoelige gegevens wordt door de organisatie zelf als onacceptabel en noodzakelijk verbeterpunt aangemerkt. De beveiliging in hierbij beperkt zich echter doorgaans veelal tot het afdoende inrichten van de beveiliging betrekking hebbende op de ICT/SER, archief en kluisomgeving. Aan het feit dat bijvoorbeeld dossiers en overige vertrouwelijke en privacygevoelige (post) stukken open en bloot voor een ieder in te kijken zijn wordt voorbij gegaan. Er dient dan ook sprake te zijn van een situatie waarin Clean Desk Discipline een begrip is en zichtbaar en wordt nagestreefd. 3. Awareness: het vrijwel volledig ontbreken van een organisatie breed beveiligingsbewustzijn is de bron voor vele van de geregistreerde of nader te definiëren risico’s. Gedurende de inventarisatieperiode is gebleken dat klantvriendelijkheid prevaleert boven een zekere mate van het creëren van een veilige (werk en beheer) omgeving. 4. Mens en Techniek: de techniek bevindt zich in een stroomversnelling daar waar het gaat over ontwikkelingen en mogelijkheden. De factor mens blijft van belang in het geheel, echter is zij ook de zwakke schakel in de keten van Safety en Security oplossingen. Daar waar nodig dienen systemen regulerend te zijn in het maken van keuzes waarbij emotie geen rol mag spelen (toegankelijkheid vitale ruimten). De mens dient zich voornamelijk preventief en gastvrij op te stellen en zicht te houden op het naleven van voorgeschreven (huis-) regels en procedures en waar nodig repressief op te treden. 5. Helder en gekaderd beleid dient er te zijn op het inzetten van integraal op elkaar afgestemde beveiligingssystemen. Immers dit gaat vaak gepaard met een gevoel van beperking van de bewegingsvrijheid en/of privacy beleving met als voorbeeld het plaatsen van camera’s. Men moet voor het verkrijgen van draagvlak en begrip bij het betreden van het pand al geïnformeerd worden omtrent de genomen maatregel en de motivatie daarachter. 6. Procedures en (werk-) instructies: bepalen in grote mate het succes van het bereiken van het gewenste beveiligingsniveau. Het spreekt dan ook voor zich dat voldoende aandacht moet worden geschonken aan de tijdige opstelling daarvan. Juridische- en bestuurlijke (aansprakelijkheid) risico’s behoeven nadere specifieke aandacht. 12
2.4 Publieksplein gemeente Dienstverlening Nu de werkruimte op de schop gaat heeft de afdeling Publieksplein zich gebogen over wat zij belangrijk vindt voor de toekomst, hoe zij de klanten wil bedienen. Een van de consequenties voor de nieuwe inrichting van het stadhuis is het werken met digitale informatiezuilen en selfservice, en minder loketten, maar wel gastvrij en klantvriendelijk. De hiervoor beschreven toegankelijkheid speelt daarbij een belangrijke rol.
Bezoekersaantallen De gemeente verwacht dat de bezoekersstroom voor de gemeentelijke loketten in de loop van de jaren afneemt in verband met digitalisering van diensten. Dit jaar worden er nog 100.000 verwacht, maar de prognose van Publieksplein is dat dit er in 2020 nog maar 68.500 zijn. Tegelijkertijd is er iedere vijf (straks tien) jaar sprake van een piek wanneer extra veel documenten zoals paspoorten afgehaald worden, bijvoorbeeld in 2017. Dit heeft een aanzienlijke invloed op het bezoekersaantal. Van alle klanten komt ongeveer een derde voor het afhalen van een document. Vanwege de verwachte afname en fluctuatie in bezoekersaantallen is het van belang dat een deel van de loketten flexibel is en zo nodig een of meer jaren weggehaald kan worden. Dat betekent mogelijk dat er een ‘computervloer’ nodig is, waarbij aansluitingen voor stroom, data en telefonie, voor zover deze niet draadloos zijn, eenvoudig verplaatst kunnen worden. Gemeenteloketten De huidige loketten worden volgens de medewerkers als te groot, te opvallend en onvriendelijk ervaren. Naast meer flexibiliteit is daarom ook een andere uitstraling en meer kleinschaligheid gewenst. Verder wil men graag een rustige plek, buiten de loop en met ruimte voor privacygevoelige gesprekken. Een plek waar de loketten enerzijds goed in het zicht zijn van bezoekers, maar anderzijds minder dominant aanwezig zijn. Dan valt het ook minder op dat balies onbemand zijn wanneer de gemeente gesloten is tijdens openingstijden van het Centrum LIB. Verder wil Publieksplein graag dat de front-officemedewerkers makkelijk kunnen overleggen met hun collega’s in de backoffice. Dat kan telefonisch, maar fysieke nabijheid heeft de voorkeur. Daarom 13
zijn er enkele werkplekken gerealiseerd in de directe nabijheid van de gemeenteloketten (zie 2.5 backoffice Publieksplein). Net als werkplekken in de backoffice dient er bij de balies voldoende daglicht te zijn en ergonomisch meubilair. Een extra punt van aandacht is het voorkomen van tocht bij het opengaan van buitendeuren. Er zijn in de publieksruimte balies nodig voor 11 gemeentelijke loketten: 8 loketten voor Burgerzaken, waaronder het afhalen van documenten; 1 loket Burgerlijke Stand, voor aangiften van geboorten, verhuizingen, ondertrouw, etc.; 2 loketten voor de Omgevingsbalie (op plein Cultuur en Stad); 1 WMO-loket (op plein Samenleving) Burgerzaken Het Publieksplein verwacht in de toekomst toe te kunnen met acht loketten Burgerzaken. Vanwege onzekerheid over de daadwerkelijke ontwikkeling van bezoekersaantallen, wenst men dat een deel van deze balies tijdelijk weg te halen is in rustige jaren. Bekeken moet worden of dit technisch mogelijk is met de benodigde bekabeling en aansluitingen voor ICT en de gewenste vloerafwerking. Het gaat hier om ‘sta-balies’, waarbij de klant staat en de medewerker zit. Eén van de balies moet echter toegankelijk zijn voor rolstoelgebruikers en contact op gelijke ooghoogte mogelijk maken. Een deel van de balies moet geschikt zijn voor het uitwisselen van vertrouwelijke informatie. Sowieso moet overal voldoende privacy zijn, niet zoals nu dat mensen schouder aan schouder staan. Al is oogcontact en gezien worden, vooral door de beveiliger, wel weer goed voor de sociale veiligheid. Omgevingsbalie De Omgevingsbalie, een zit-balie, komt op het plein Cultuur en Stad. De Omgevingsbalie wordt in principe bemand door één persoon, maar het moet ook mogelijk zijn om, wanneer nodig, met zijn tweeën tegelijk klanten te helpen, vandaar dat er twee balies in het programma staan. Aan deze balies is ruimte nodig om tekeningen uit te kunnen leggen en digitaal in te zien. Ook is een afsluitbare kast nodig. WMO-loket Het loket voor informatie en aanvragen in het kader van de Wet Maatschappelijke Opvang (WMO) wordt losgekoppeld van overige balies en ondergebracht bij Plein Samenleving (zie hoofdstuk 3). Dat kan omdat er nagenoeg geen backoffice voor nodig is, alleen een zit-balie en een kleine kluis. In de directe nabijheid van het WMO-loket is een kleine kamer nodig voor ‘keukentafelgesprekken’ of andere privacygevoelige gesprekken met burgers. Om verwarring te voorkomen over de onafhankelijke posities van organisaties bij plein Gezondheid en Welzijn is het belangrijk dat er duidelijk onderscheid is tussen deze twee pleinen, ondanks dat ze wel bij elkaar in de buurt gesitueerd worden. Publieke spreekkamers Buiten de spreekkamer bij het WMO-loket zijn er ook twee spreekkamers nodig bij de andere loketten. Eén speciaal voor de Burgerlijke stand en één voor alle balies samen. Dit zijn kamertjes met zit-balies en een ingang aan beide zijden van de balie.
14
Documentenkamer In de omgeving van de balies is een afsluitbare documentenkamer nodig voor (bron)documenten, met een RAAS (Reisdocumentenaanvraag en archiefsysteem) invoerstation en in een aparte beveiligingszone. Deze ruimte dient inbraak- en brandveilig te zijn conform de wettelijke veiligheidseisen in artikel 91 van de PUN (Paspoortuitvoeringsregeling Nederland). De ruimte mag iets kleiner zijn dan de huidige, en omvat twee werkplekken. Er is een verbinding met de kluisruimte. Kluisruimte met Paspomaat Daarnaast is er in de backoffice bij de loketten een kluisruimte nodig met kasten voor (dynamisch) archief. De nieuwe kluisruimte moet 50% groter zijn dan de huidige, vanwege de langere wettelijke bewaartermijn van documenten. De kluisruimte bevindt zich in een aparte veiligheidszone en huisvest de Paspomaat. Dit is een apparaat voor het genereren van o.a. paspoorten, dat vanuit de kluisruimte via het plafond naar de balies loopt en via luchtdruk documenten verplaatst. De automaat dient aangesloten te worden op twee balies waar mensen op afspraak documenten kunnen ophalen. De buizenpost verdwijnt, omdat de gemeente geen contante betalingen meer wil.
2.5 BackOffice Publieksplein Van de huidige 72 fte van de afdeling Publieksplein is dagelijks gemiddeld 11 fte in de centrale publiekshal aan de balie of receptie aan het werk. De rest heeft uitsluitend een functie ‘achter de schermen’, in de backoffice. Een deel van deze back-officemedewerkers4 zal in het nieuwe stadhuis een plek vinden op de kantooretages, dicht bij collega’s van andere afdelingen waarmee zij samenwerken. Voor anderen dienen werkplekken beschikbaar te zijn dicht bij de front-office, omdat zij juist daarmee het meeste contact hebben. Alle ruimtes in de backoffice van het Publieksplein zijn alleen toegankelijk voor medewerkers van de gemeente. Werkplekken baliemedewerkers, coördinatoren en teammanagers Een deel van de baliemedewerkers heeft nu en dan een werkplek nodig. Die moet dichtbij de loketten zijn vanwege de frequentie van het contact en het voor elkaar kunnen vervangen aan de balie. Verder zijn werkplekken en overlegruimte nodig voor de coördinatoren en teammanagers van het Publieksplein, die graag in de nabijheid van de front-office zitten. Voor deze werkplekken geldt dezelfde flexibiliteit als in de kantooromgeving, dus werkplekken delen en de plek kiezen bij de activiteit. Er zijn in totaal werkplekken nodig voor 8 medewerkers5. Daarnaast is in dit gebied ruimte nodig voor afsluitbare, brandvrije kast(en), een multifunctional (printer/scanner), papierversnippering (apparaat en container) en een garderobe. De pantry en lockers kunnen zij delen met de medewerkers van het Gemeentelijk Contact Center of met collega’s op de kantooretages. Gemeentelijk Contact Center Het Gemeentelijk Contact Center (GCC) verbindt burgers digitaal en per telefoon met de gemeente Zoetermeer. De medewerkers zetten vragen van inwoners uit binnen de organisatie. De verwachting is dat het aantal formatieplaatsen van het GCC de komende jaren gelijk blijft, of misschien zelfs zal toenemen, omdat mensen over steeds meer zaken bellen naar de gemeente. Het GCC mag een plek krijgen in het zicht van burgers en bezoekers, zodat zij zich een beeld kunnen vormen bij de mensen
4
Dit geldt voor Team Belastingen, Leerlingenvervoer, Kwaliteitsbureau, projectteam Verkiezingen, projectleiders Dienstverlening en het secretariaat. 5 Voor het profiel van back-officemedewerkers (zie huisvestingsconcept) komt dit neer op 4 open werkplekken, 1 een- of tweepersoonskamer en 1 spreekkamer voor 2-6 personen.
15
achter de dienstverlening. De verbinding met andere afdelingen is voornamelijk telefonisch, waardoor fysieke nabijheid van andere afdelingen minder noodzakelijk is. Het GCC geeft aan een afgesloten ruimte nodig te hebben met 24 werkplekken in groepjes van 2 tot 6. Deze zijn afgeschermd met lage schotten, zodat de medewerkers geconcentreerd kunnen werken en tegelijkertijd oogcontact kunnen maken met collega’s. Goede akoestiek is in deze ruimte extra belangrijk, dus gebruik van dempende materialen of reliëf in wand, vloer en meubilair, en akoestische plafonds. In de werkruimte komen informatieschermen te hangen die vanaf de werkplekken goed zichtbaar zijn en bijvoorbeeld de wachttijden tonen. Bij het GCC in de buurt is een kleine overlegkamer nodig waar feedbackgesprekken met maximaal zes medewerkers gevoerd kunnen worden. Daarnaast is er op korte afstand van de werkplekken een kleine pauzeruimte nodig, met zitjes of een keukentafel, en een pantry. Medewerkers van het callcenter zijn verplicht om op gezette tijden (korte) pauzes te houden. Zij hebben hiervoor nu geen geschikte ruimte direct in de buurt van hun werkplek. In deze pauzeruimte zouden ook lockers geplaatst kunnen worden. Het is efficiënt en goed voor het onderling contact om de pauzeruimte van het GCC te combineren met de ontmoetingsruimte in de backoffice van baliemedewerkers en management. Ook de spreekkamer kunnen zij delen met de andere Publiekspleinmedewerkers. Team Belastingen e.a. De gemeentelijke belastingmedewerkers van de afdeling Publieksplein werken niet aan de balie, maar zijn wat werkproces betreft vergelijkbaar met de rest van de backoffice van de gemeente, net als een aantal andere Publiekspleinmedewerkers. Zij werken veel samen met o.a. Financiën en Control, het Vastgoedbedrijf (VGB) en Stedelijke Ontwikkeling (SO), en voeren veel informeel, kleinschalig overleg. Dit maakt het logisch dat zij hun werkplek zullen zoeken op de kantooretages, in de buurt van collega’s waarmee zij veel contact hebben. Daar kunnen zij net als VGB en SO gebruik maken van uitlegtafels voor het bekijken van bouwtekeningen (zie hoofdstuk 5.5). Dit kan (voorlopig) niet digitaal in verband met vertekening van de gegevens. Op de kantoorvloeren bevinden zich ook gesloten overlegkamers voor 2 tot 6 personen, die team Belastingen nodig heeft voor privacygevoelige gesprekken tussen collega’s onderling. Daarnaast hebben zij regelmatig, soms dagelijks, hoorzittingen en formeel overleg met externe relaties. Hiervoor zijn representatieve overlegruimtes nodig, bij voorkeur buiten de kantooromgeving. De ruimtes voor de hoorzittingen moeten een zekere intimiteit bieden, en privacy, zowel visueel als auditief. Hiervoor zullen in het vergadercentrum geschikte spreekkamers worden ingericht (zie hoofdstuk 4). De komende jaren wordt een groot deel van het archief en de werkprocessen verder gedigitaliseerd. Het is echter al duidelijk dat in 2017 nog niet alles digitaal zal zijn. Daarom heeft team Belastingen behoefte aan een flexibele dynamische archiefruimte, die weer kan verdwijnen wanneer alles gedigitaliseerd is. Dit speelt ook bij andere afdelingen, zie hoofdstuk 5.7. De gemeente heeft bepaald nu uit te gaan van 160m² voor archief verdeeld over 2 etages, zodat er netto 80m² wordt ingenomen. In principe wordt er in de inrichting van het gerenoveerde stadhuis geen rekening gehouden met archief voor documenten die ook digitaal bewaard kunnen en mogen worden.
2.6 Horeca De ruimte waar in de huidige situatie het Publieksplein zit verhuurt de gemeente casco aan een horecaonderneming. Binnen het vernieuwde stadhuis komen daarnaast nog twee horecagelegenheden, onder beheer van een externe partij die de catering verzorgt voor het gehele 16
stadhuis met als voorwaarde dat dit een externe partij is die ervaring heeft met het realiseren van een horecaconcept dat aansluit bij de visie van Centrum LIB. Een openbaar lunchcafé in de publieksruimte van het stadhuis, direct bij de hoofdingang. Hier kunnen zowel ambtenaren als bezoekers van het stadhuis en het Stadshart iets nuttigen en elkaar ontmoeten. Café LIB: Een koffiebar met leestafel en zitjes, ondersteunend aan de dienstverlening van Centrum LIB, op een centrale locatie in de publieksruimte. De ruimtelijke en functionele eisen voor deze horeca zijn te vinden in hoofdstuk 3.7 en 6.3. In hoofdstuk 3 is verder aangegeven waar er buiten de horeca plekken zijn voor werken, studeren of overleggen in de publieksruimte.
2.7 Trouwen in het stadhuis Jaarlijks vinden er rond de 350 huwelijken plaats in het stadhuis, waarvan het grootste deel in de raadszaal. In het nieuwe stadhuis komt daarnaast een zaal die specifiek voor huwelijken wordt ingericht, met een sfeervolle aankleding en verlichting. Deze ruimte is in eerste instantie bedoeld als trouwzaal voor gezelschappen tot 50 personen, maar kan eventueel voor grote bijeenkomsten uitgebreid worden met aanschakelbare ruimtes. In de zaal is een goede muziekinstallatie aanwezig en een kleine garderobe. Voor een goede logistiek en om verwarring te voorkomen wordt er bij de entree aan de Engelandlaan rekening gehouden met verschillende type bezoekers. Zodoende hoeven de gasten voor de huwelijksvoltrekking niet meer te wachten in de doorloop van medewerkers op weg naar hun werkplek of andere wachtende bezoekers. De entree aan de Engelandlaan is goed bereikbaar voor trouwauto’s. Daarnaast is behoefte aan een kleinere zaal voor gratis trouwen en trouwerijen in een kleiner gezelschap, tot 20 personen. Deze zaal is iets minder luxe ingericht, maar wel sfeervol en met de uitstraling van een trouwzaal in plaats van een vergaderzaal. Net als de grote trouwzaal zou deze met de juiste faciliteiten ook gebruikt kunnen worden voor presentaties. Voor gebruik als overlegruimte is ander meubilair nodig, dus dat vraag mobiliteit en opslag.
2.8 Beeldende kunst in het stadhuis Beeldende kunst vormt het visitekaartje van de gemeentelijke organisatie en is één van de middelen om de kwaliteit en de beleving van de dagelijkse omgeving te beïnvloeden. Kunst in het stadhuis heeft als doel om de interactie tussen bezoekers, medewerkers en ruimte te versterken. Het prikkelt, roept reacties op en leidt daarmee tot dialoog. Het versterkt tevens de oriëntatie binnen een gebouw en kan de aantrekkelijkheid van ruimtes aanzienlijk vergroten. In het gerenoveerde stadhuis worden kunstuitingen op verschillende manieren geïntegreerd. Bestaande collectie De bestaande collectie wordt optimaal ingezet door zoveel mogelijk kunstwerken in of bij het stadhuis (opnieuw) zichtbaar te maken voor publiek: ambtenaren, politiek en bestuur, inwoners en bezoekers. De gemeentelijke collectie Beeldende Kunst in de Openbare Ruimte (BKOR) is grotendeels in het kader van de gemeentelijke percentageregeling vervaardigd, vaak voor specifieke plekken en gebouwen. Het is kenmerkend voor Zoetermeer dat vanaf de periode als groeikern aan beeldende kunst in de openbare ruimte veel aandacht is besteed. Met het (permanent) herplaatsen van een 17
aantal kunstwerken in het stadhuis wordt op een centrale plek de – recente – geschiedenis van de stad onder de aandacht gebracht. De kunstwerken vertellen samen verschillende episodes uit een verhaal: het verhaal van de groeiende stad Zoetermeer. De gemeentelijke collectie Beeldende Kunst en Vormgeving (BKV) bestaat uit schilderijen, tekeningen, grafiek, fotografie, collages, reliëfs, sculpturen, keramiek en dergelijke. Ook deze kunstwerken fungeren in het nieuwe stadhuis als unieke blikvangers en versterken de oriëntatie binnen het gebouw. Series en gerelateerde werken zijn in samenhang gepresenteerd. Afzonderlijke kunstwerken komen door hun presentatie zo goed mogelijk tot hun recht. Voor driedimensionaal werk zijn er vitrines op ooghoogte (hoogte ca. 0.70 m.) en op de wanden is een vaste universele ophangrail voor het gemakkelijk omwisselen van tweedimensionaal werk. Nieuwe kunst vanuit de percentageregeling Ook voor nieuwe kunst (vanuit de percentageregeling) is plaats in het gerenoveerde stadhuis. Gedacht wordt aan een seriematig kunstwerk, verdeeld over drie zones: de publieke ruimtes, het bestuur- en vergadercentrum en de kantoorruimtes. Het kunstwerk verbindt symbolisch de inwoners, bestuurders en politici en de medewerkers met elkaar. Binnen één overkoepelend thema wordt tot uitdrukking gebracht dat ze elkaar nodig hebben en samen de fundatie van de stad vormen. Het nieuwe kunstwerk wordt in samenspraak met alle betrokkenen gerealiseerd. Expositieruimte In de publieke ruimte wil de gemeente graag ruimte bieden aan exposities van beeldende kunst, vormgeving, fotografie en dergelijke uit en over Zoetermeer. Deze ruimte kan incidenteel ook gebruikt worden als tentoonstellingsruimte voor projecten met inwoners. Facilitaire ruimte Voor het tijdelijk bewaren van (wisselende) kunstvoorwerpen is een afsluitbare facilitaire ruimte nodig van circa 20 m2, met goede opslagcondities voor kunst en een klein werkstation. Kunstobjecten die langer in depot blijven, zullen elders worden opgeslagen (zie hoofdstuk 6.13).
2.9 Openbare toiletten Verspreid over de publieksruimte zijn er drie toiletblokken met in totaal vijftien openbaar toegankelijke toiletten. In elk blok bevindt zich een herentoilet met urinoir, twee damestoiletten en één invalidentoilet, met een commode en luieremmer voor het verschonen van een baby. Deze toiletten bevinden zich bij voorkeur in het zicht van balies of bemande meeting-points. Een van de toiletblokken beschikt over een kindertoilet in de buurt van het plein Lezen (jeugd). De openbare toiletten zijn verder op dezelfde wijze ingericht als de overige toiletten in het pand, zie hiervoor paragraaf 6.5).
18
3 Centrum LIB Het stadhuis zetelt vanaf 2017 samen met Centrum LIB in de publieke ruimte van het verbouwde pand. Centrum LIB biedt een geïntegreerde dienstverlening aan de Zoetermeerder op het gebied van lezen, leren, informeren en beleven. Het Centrum LIB bestaat uit de openbare Bibliotheek Zoetermeer en een breed scala aan maatschappelijke en culturele instellingen. Deze organisaties en de collectie van de bibliotheek zijn verdeeld over vijf ‘pleinen’ met elk een eigen thema. Centrum LIB huurt daarvoor 3.500 m2 bruto vloeroppervlak (2.925 m2 fno) van de gemeente en deelt de publieksruimte met de front-office van het gemeentelijk Publieksplein (zie hoofdstuk 2). Het huidige aantal bezoekers van de bibliotheek is 450.000 per jaar. De verwachting is dat dit aantal minimaal gelijk blijft, maar naar verwachting zal stijgen na opening van Centrum LIB. Het uitgangspunt is 500.000 bezoekers per jaar.
3.1 Entreezone, informatiebalies en kassa Centrum LIB heeft openingstijden die corresponderen met de openingstijden van winkels in het stadshart, inclusief de openingstijden van de publieksdienst van de gemeente. Net als de gemeente vindt Centrum LIB een gastvrije entree belangrijk. In eerste instantie komen er geen beveiligingspoortjes, wel worden er loze leidingen aangelegd zodat in de toekomst indien nodig beveiligingspoortjes geplaatst kunnen worden. In de nabijheid van Plein Lezen Jeugd komt een onopvallende stallingsplek voor vier kinderwagens. Een nette oplossing maakt dat het niet wordt ervaren als parkeerplaats. Digitale informatiezuilen en een integraal bewegwijzeringssysteem maken dat bezoekers goed zelf hun weg kunnen vinden in de publieksruimte. Een gastvrouw of -heer helpt bezoekers indien gewenst. De centrale informatiebalie (zie ook 2.2 ) biedt tegelijkertijd ruimte aan een medewerker van Centrum LIB, een medewerker van de gemeente en een raadpleegplek voor de gastheer/-vrouw. 19
Hier kunnen bezoekers vragen stellen en administratieve en betalingshandelingen verrichten. Bij het centrale informatiepunt bevindt zich de kassa van Centrum LIB. Ook zijn er drie digitale betaalautomaten in de buurt van het selfservice inname- en uitleenpunt, waarvan één betaalautomaat muntgeld accepteert. Verdeeld over de verschillende pleinen geven achttien narrow-castingschermen bezoekers informatie over de verschillende organisaties, aanwezigheid, dagprogramma’s, diensten en activiteiten. Op het plein Lezen is een servicepunt voor het beantwoorden van vragen, geven van adviezen en verrichten van administratieve handelingen. Op de pleinen Gezondheid en Welzijn, Educatie en Ontwikkeling en Samenleving zijn meeting-points waar medewerkers aanwezig zijn voor het beantwoorden van vragen. Deze medewerkers zijn goed op de hoogte van het aanbod op het betreffende plein. In de gehele publieksomgeving is een goede Wi-Fi dekking beschikbaar zodat bezoekers ook via telefoon of tablet informatie kunnen opzoeken.
3.2 Plein Lezen Plein Lezen is het grootste plein van Centrum LIB en trekt verreweg het grootste aandeel bezoekers. Het plein wordt verdeeld over de verschillende verdiepingen die de publieksruimte beslaat, met bijvoorbeeld een onderscheid tussen jeugd en volwassenen. Deelnemende organisaties zijn Bibliotheek Zoetermeer en Silvester Boek en Spel. Het doel van dit plein is leesplezier, leesbevordering en inspiratie voor jong en oud. In een inspirerende kleurrijke omgeving vinden bezoekers zelf hun weg met de digitale catalogussen, raadpleeg-pc’s. Meerdere narrowcastingschermen, verdeeld over de ruimte, informeren bezoekers over de nieuwste boeken en welke activiteiten er plaatsvinden in het centrum. Bij de bemande servicepunten, afhankelijk van de uiteindelijke verdeling van Plein Lezen over de verschillende verdiepingen, worden bezoekers persoonlijk geholpen met informatie, tips en materialen. In de buurt van de servicepunten zijn twee zitjes voor een persoonlijk gesprek. Het plein Lezen voor de jeugd is goed toegankelijk voor mensen met een kinderwagen (met lift en eventueel een helling). Op dit plein bevindt zich het grootste deel van de bibliotheekcollectie voor zowel de jeugd als volwassenen. In totaal is er ruim 730 m2 nodig voor de collectie. Daarnaast komen er verschillende typen displays voor bijzondere collecties, prentenboeken en informatieboekjes. Verdeeld over het plein zijn er 30 à 40 verschillende rustige lees- en luisterplekken voor kinderen en volwassenen. Binnen het plein is een leeskamer voor twaalf personen ingericht waar leeskringen en proza/poëziegroepen ongestoord boeken met elkaar kunnen bespreken. Op andere momenten is deze ruimte te gebruiken als stilteplek om bijvoorbeeld te studeren. Op het plein staat ook een mooie vitrinekast met daarin boek gerelateerde gadgets zoals boekfiguren, kaarten en boekenleggers, die te koop zijn bij het centrale informatiepunt. Leerlingen van scholen verzorgen tentoonstellingen op flexibele presentatieplekken op het plein. In het kinderrijke deel brengen digitale lees- en speeltafels, waaronder multi-touchtafels met educatieve spelletjes, kinderen in contact met verhalen en talen. Een speelse en veilige plek die is afgeschermd via een natuurlijke barrière, biedt lees- en spelmaterialen speciaal voor peuters en kleuters. Hierbij in de buurt zijn 20 loungeplekken waar ouders elkaar kunnen ontmoeten terwijl de kinderen spelen. Er is bovendien een tijdelijke kinderopvang voor ouders die gebruik willen maken van de faciliteiten of activiteiten van het Centrum LIB terwijl hun kinderen onder toezicht bezig zijn met lezen, spelen of knutselen.
20
3.3 Plein Educatie en Ontwikkeling Plein Educatie en Ontwikkeling heeft als doel om leesplezier te bevorderen en ontwikkeling te stimuleren. Het plein is dicht bij Plein Lezen gesitueerd en heeft een uitnodigende, toegankelijke en ‘cosy’ uitstraling. Op het plein treffen bezoekers verschillende soorten werk- en studieplekken aan, zowel voor groepsgebruik als voor mensen die in alle rust alleen willen werken of juist in het LAB creatief willen experimenteren en meer geluid produceren. Het Plein Educatie en Ontwikkeling is een samenwerkingsverband van Bibliotheek Zoetermeer en 11 andere organisaties6. Ook op dit plein vinden bezoekers via narrow-castingschermen en digitale informatiepunten hun weg naar de verschillende dienstverlenende partijen en collecties. Het meetingpoint bestaat uit twee verhoogde werkplekken en kastruimte waar de verschillende deelnemende organisaties met laptops kunnen werken en vragen kunnen beantwoorden van bezoekers. Op het plein bevindt zich een up-to-date collectie op het gebied van onderwijs, wetenschap & techniek, computers, verkeer & vervoer, dieren & planten, natuur & milieu en hoorcolleges. De materialen worden op displaytafels en kleurige boekenkasten aangeboden en nodigen uit om te snuffelen. Op het plein zijn twaalf studie-/werkplekken met computer bij elkaar geplaatst zodat ondersteuning geboden kan worden. Ook komen er 3 twee/vierpersoonszitjes. In het afgeschermde Taalhuis met plek voor vier studieplekken met computer worden laaggeletterde gestimuleerd tot taalontwikkeling. Ook komt er een jongerenplek voor 8 personen met een frisse jonge uitstraling, waar jongeren huiswerk kunnen maken, gamen of kletsen. LAB In de creatieve leer- en werkplaats van het Fablab en Let’s Learn maken gebruikers kennis met aspecten van nieuwe media, grafisch ontwerpen, digitale fabricage of toepassingen hierop. LAB heeft een open uitstraling en biedt ruimte aan een grote werktafel, vijf computertafels voor grafisch ontwerp en een digibord met beamer. Ook is er ruimte voor groepsontvangsten en workshops tot 40 personen en een werkplaats met ruimte voor 20-25 apparaten en een kleine opslag met 10 meter kastruimte. Hierbij bevindt zich een gezellige en stimulerende plek waar overdag kinderen samen met hun ouders kunnen spelen en creatief bezig kunnen zijn en ’s avonds is het een atelierruimte voor volwassenen met twee knutseltafels inclusief warm en koud stromend water en een goede uitstortgootsteen. Daarnaast is er afzuiging aanwezig voor de verschillende printers. JIP Zoetermeer JIP Zoetermeer is het jongeren ontmoetingscentrum. Hier kunnen jongeren terecht met maatschappelijke en persoonlijke vragen. Het is belangrijk dat jongeren in anonimiteit naar JIP toe kunnen gaan in verband met privacy gevoelige afspraken. JIP wil daarom graag een plek uit de buurt van Plein Samenleving en Plein Gezondheid en Welzijn, waar veel volwassenen komen. De ruimte heeft een welkome uitstraling, maar dient verdekt opgesteld te zijn met twee in- en uitgangen en niet in het zicht te zijn van ontmoetingsplekken of plekken waar ouders kunnen wachten. Er zijn twee losse ontvangstplekken. Jongeren die een afspraak hebben, kunnen tijdens het wachten gebruik maken van zitjes in de buurt van JIP. Binnen het zichtveld van de medewerkers van JIP bevinden zich twee werkplekken met pc en printer voor jongeren. Er is een afsluitbare ruimte waar SOA-testen worden afgenomen in de buurt van toiletten. Deze ruimte beschikt over een BHV-meldknop, een opslagruimte en heeft een hygiënische en makkelijk schoon te maken vloer.
6
Dit zijn Stichting Piëzo, Stichting MOOI, Gilde SamenSpraak, Digitalli, Volksuniversiteit Zoetermeer, VIP voor vrijwilligers, SeniorWeb Zoetermeer, Erasmus College, Leerwerkloket Zoetermeer, Scholen Combinatie Zoetermeer, Stichting OnderwijsAdvies.
21
3.4 Plein Samenleving Op Plein Samenleving bieden zowel de gemeente als Centrum LIB informatie en ondersteuning bij persoonlijke maatschappelijke vraagstukken. Bij Plein Samenleving bevindt zich het WMO loket van de gemeente; met één werkplek op afstand van de andere meeting-points en met een duidelijke uitstraling van de gemeente. Het is belangrijk dat bezoekers goed onderscheid kunnen maken tussen de gemeentelijke WMO loketten en de onafhankelijke Cliëntondersteuning7 van de Centrum LIB organisaties. Narrow-castingschermen informeren de bezoekers over het aanbod van producten en diensten die op het plein aangeboden worden en ze geven de verschillende partnerorganisaties herkenbaarheid. Plein Samenleving heeft een nauwe relatie met de gemeentelijke front-office (Publieksplein) en Plein Gezondheid en Welzijn. Vanuit het plein Samenleving kunnen cliënten worden doorverwezen naar andere organisaties bijvoorbeeld bij het Plein Gezondheid en Welzijn. Om verwarring te voorkomen over de onafhankelijke positie van organisaties bij Plein Gezondheid en Welzijn Is het belangrijk dat er duidelijk onderscheid is tussen deze twee pleinen, ondanks dat ze wel bij elkaar in de buurt gesitueerd worden. Enigszins afgeschermd in verband met privacy gevoelige gesprekken komen er één tweepersoonszitje en zes vierpersoonszitjes. Ook biedt het plein met 25 meter kastplank ruimte voor een deel van de collectie, komen er displaytafels, een catalogus pc, folder pc met printer en afsluitbare opslagruimtes voor de verschillende organisaties op het plein. Daarnaast is het in de nabijheid van een spreekkamer.
3.5 Plein Gezondheid en Welzijn Op Plein Gezondheid en Welzijn treffen bezoekers informatie, ondersteuning en advies aan met betrekking tot lichamelijke en psychische gezondheidsproblemen. Het Plein Gezondheid en Welzijn is een samenwerkingsverband van Bibliotheek Zoetermeer en 12 organisaties8, waarvan een deel ook is vertegenwoordigd in andere ‘pleinen’. Er vindt veel interactie en doorverwijzing plaats tussen de Pleinen Samenleving en Gezondheid en Welzijn. Het overzichtelijke en laagdrempelige plein straalt openheid uit, maar biedt tegelijkertijd voldoende beschutting zodat bezoekers zich veilig voelen om een hulpvraag te stellen. Zodra bezoekers het plein betreden springt het meetingpoint in het oog, waar altijd iemand aanwezig is om bezoekers te woord te staan. Het meetingpoint beschikt over twee werkplekken en vier meter afsluitbare kastruimte. Twee narrow-castingschermen bieden herkenbaarheid van de partnerorganisaties en inzicht in het dagprogramma. Er zijn twee tweepersoonszitjes waar gesprekken kunnen worden gevoerd tussen professionals onderling en met cliënten. Wanneer er behoefte is aan privacy biedt een afgesloten spreekkamer in de nabijheid uitkomst. Patiëntenverenigingen houden inloopspreekuren waarvoor tafels en stoelen gesitueerd zijn voor 10 tot 15 personen. De bibliotheekcollectie overlapt met de collecties op overige pleinen. Het Plein Gezondheid en Welzijn biedt daarnaast ruimte aan collecties op het gebied van lichaam & gezondheid, eten & drinken en uiterlijk. Hiervoor is 44 meter kastplank, een displaytafel, een catalogus-pc, een folder-pc en printer beschikbaar.
7
Gemeente: WMO-loket/CJG Meerpunt, Cliëntondersteuning (MEE Zuid-Holland Noord en ZoSamen), JIP Zoetermeer Namelijk: RIBW Fonteynenburg, Humanitas Zoetermeer, De Limonadebrigade, De Opvoedpoli / de Care Express, Palet Welzijn, Stichting Kwadraad, Stichting MEE, Stichting MOOI, Stichting Piëzo, Stichting Present Zoetermeer, Impegno, Essisme/Zijnwiejebent. 8
22
3.6 Plein Cultuur en Stad Plein Cultuur en Stad9 is het visitekaartje van Zoetermeer. Het is een levendige en dynamische plek met veel informatie over het verleden, heden en toekomst van Zoetermeer, dus ook over wat er nu te doen is in de stad, zoals kunst, cultuur, vrije tijd, sport en groen in de stad. Op vier narrow casting schermen zijn o.a. trailers van voorstellingen in de stad te zien, maar ook gemeentelijke informatie en andere interessante informatie voor de Zoetermeerder. Hiervoor kunnen bezoekers kaarten kopen bij het centrale informatiepunt in de publieksruimte. Er staat een inspirerende folderzuil met folders van de culturele partners. Er is ruimte voor de uitgebreide collectie op gebied van o.a. kunst, cultuur en vrijetijdsbesteding. Net als op de andere pleinen is er een catalogus-pc, twee raadpleeg-pc’s en een folder-pc met printer. Ook is er een pc voor bezoekers om zoetermeermijnstad.nl te kunnen raadplegen. Op dit plein zijn vier zitjes voor twee tot drie personen gesitueerd en een koffietafel met boeken. Daarnaast is in dit gedeelte een dvd-hoek, met ruimte voor de dvd-collectie van 2.500 stuks. In een tv-/filmhoek kunnen groepen van 10 personen speciale reportages bekijken. Ook zijn er beveiligde wandruimtes voor exposities van werk van lokale kunstenaars. De locatie hiervan is vrij maar moet wel zichtbaar en goed verlicht zijn. Vrij in de ruimte krijgt ZFM Radio de mogelijkheid om uitzendingen te verzorgen. Er is ruimte gereserveerd voor de Erfgoed functie van het stadsmuseum.
3.7 Overige functies publieksruimte Centrum LIB Café LIB Een kwalitatieve koffiebar met dezelfde uitstraling als Centrum LIB (zie ook 2.6 ) is ondersteunend aan de dienstverlening. Dit café biedt Centrum LIB de mogelijkheid om op een centrale locatie gasten een kop koffie, gebak en broodjes aan te bieden, geserveerd door personeel. De externe partij die de koffiebar exploiteert kan dezelfde exploitant zijn als voor het openbare lunch café, maar alleen als deze voldoet aan de voorwaarden die Centrum LIB stelt aan de dienstverlening. Er wordt samengewerkt met de partners van Centrum LIB om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt werkervaring op te laten doen. In deze ruimte staat een grote leestafel met een mooie display voor de 150 tijdschrift abonnementen en dagbladen die de bibliotheek haar lezers aanbiedt. In het café kunnen groepen ontvangen worden en er is plek voor twintig verschillende type zitjes die plek bieden aan ontmoetingen tussen twee en drie personen. De bezoekers mogen de waren uit de koffiebar in het gehele publieke ruimte nuttigen, maar bezoekers kunnen ook zonder iets af te nemen terecht aan de leestafel in het café. De openingstijden zijn gelijk aan de openingstijden van Centrum LIB. Trainingsruimte In het Centrum LIB is een trainingsruimte waar cursussen, opleidingen en groepsbezoeken kunnen plaatsvinden. De ruimte is geschikt voor veertig personen en op te delen in twee verschillende ruimtes voor elk twintig personen. De ruimte is toegankelijk buiten openingstijden en er moet gemakkelijk koffie en thee geserveerd kunnen worden. Wanneer de ruimte niet gebruikt wordt voor bijeenkomsten, zijn er veertig stiltewerkplekken beschikbaar met elektra-aansluitpunten en bij 20 werkplekken een computeroplossing met ‘thin-client’ met schermen die weggewerkt kunnen worden waardoor ze ook gebruikt kunnen worden door mensen die hun eigen device meenemen. De trainingsruimte is ook ingericht voor mensen die slechthorend zijn. Podium 9
Bibliotheek Zoetermeer, Stadstheater Zoetermeer, Gemeentearchief, Terra Art Projects, Floravontuur Promotie Zoetermeer, Gemeente/Stadspromotie, ZFM, Storytellers en amateurtheater en Zoetermeer Actief.
23
Centrum LIB beschikt over een podium waar voorstellingen voor een (zittend) publiek van maximaal honderd personen kunnen plaatsvinden. Het podium is goed zichtbaar voor bezoekers en heeft een uitnodigende uitstraling. Door middel van presentaties, discussies, kunstzinnige uitwerking van toekomstige culturele en stedelijke thema’s worden Zoetermeerders uitgedaagd mee te discussiëren over thema’s die in hun stad (gaan). Er vinden inspraak- en raadpleegbijeenkomsten plaats voor burgers over zaken die in de stad actueel zijn en lokale media verzorgen vanaf dit plein uitzendingen. Het podium bevindt zich in de buurt van het LIB-café zodat in de pauze van voorstellingen bezoekers bij het café een drankje kunnen nuttigen. In of met zicht op het podium is een afsluitbare regiekamer van waaruit geluid en verlichting bediend worden. De ruimte biedt mogelijkheden voor een flexibele publieksopstelling. Naast het podium is een bergruimte voor stoelen en decorstukken. Deze ruimte kan tevens als kleedruimte gebruikt worden. Programmering in het podium mogen de functies van de pleinen niet verstoren. Bij het podium zijn voorzieningen voor mensen die slechthorend zijn. Spreekkamers Centrum LIB heeft voor de verschillende pleinen samen in de publieksruimte twee spreekkamers voor zes personen nodig en 3 spreekkamers voor vier personen. Deze ruimtes dienen afsluitbaar en geluiddicht te zijn, maar voorzien van voldoende ventilatie en luchttoevoer. Inname- en uitleenpunt Het zelfbedieningsinname en -uitleen punt van de bibliotheek bevindt zich op toegankelijke en logische locatie(s) en beschikt over zes punten. De gereserveerde boeken staan in de buurt van de inname/uitleen dus bezoekers kunnen makkelijk en snel gereserveerde materialen ophalen en terugbrengen wanneer sprake is van een doelgericht bezoek. Bij de inname en uitleenpunten staan twee betaalautomaten. Bezoekers zetten teruggebrachte boeken zelf in de retourkast. Deze boeken kunnen door anderen vervolgens direct weer worden meegenomen. Bij terugbrengen kan de klant ervoor kiezen het boek bij de ‘aanraders’ te plaatsen, zodat andere klanten hierop speciaal worden geattendeerd. In de buurt van de inname-uitleen punten zijn de boekenkarren gesitueerd en een punt om boeken te controleren. ICT Er is volledige dekking van de Wi-Fi in de gehele publieke ruimte en heeft afdoende capaciteit om zowel de bezoekers, de verblijvers als de medewerkers te voorzien van een snelle Wi-Fi-verbinding die zo min mogelijk is afgeschermd. In het ruimtelijk PvE Centrum LIB is daarbij opgenomen hoeveel data en elektrapunten nodig zijn voor de verschillende functies. Hierbij is het belangrijk dat de bekabeling eenvoudig aan te passen is zodat in de toekomst geanticipeerd kan worden op digitale ontwikkelingen. ARBO-eisen en vloerbelasting Zowel de werkplekken als de kasten dienen conform ARBO wetgeving te zijn. De vloer van Centrum LIB vereist een minimale mogelijke vloerbelasting van 4 KN voor het kunnen dragen van de boekenkasten. Op de onderste legbord van de boekenkasten is 400 lux vereist en de vloer moet voldoende glad zijn om een kar met boeken te kunnen vervoeren.
Toegankelijkheid Het Centrum LIB voldoet aan de ITS-criteria (Integrale Toegankelijkheid Standaard ) en is goed toegankelijk voor mensen met een beperking, waaronder blinden en slechtzienden, minder-validen en doven en slechthorenden. Hiermee is rekening gehouden bij de inrichting van het gebouw en het ontsluiten van de verschillende niveaus. Daarnaast worden er een aantal extra voorzieningen aangebracht. Dit geldt ook voor mensen met kinderwagen. Bij de ingang die het gemakkelijkste te bereiken is per auto, is er ook wachtruimte voor mensen die wachten op het doelgroep vervoer. 24
3.8 BackOffice Centrum LIB De bibliotheek heeft in 2017 naar verwachting 38 fte, waarvan ruim 12 fte alleen baliewerk verricht en geen werkplek nodig heeft. Voor de partnerorganisaties zijn in de backoffice werkplekken nodig voor naar schatting 8 fte aan front-officefuncties zoals beschreven in de persona’s van de gemeente. Er is een inschatting gemaakt van het aantal benodigde werk- en overlegplekken en voorzieningen in de backoffice van het LIB, gebaseerd op het huisvestingsconcept van de gemeente . De backoffice van Centrum LIB is gesitueerd in de kantooromgeving van de gemeente, en deelt in de daar aanwezige voorzieningen. Doordat er een sterke verbinding is met de werkzaamheden die in de publieksruimte plaatsvinden is het wenselijk dat de plek waar medewerkers van Centrum LIB kunnen werken zo dicht mogelijk op de publieksruimte wordt gesitueerd. De medewerkers van Centrum LIB gaan mee met het huisvestingsconcept van de gemeente waarbij naast lockers, pantry, garderobe, toiletten, verschillende werkplekken er 0,6 meter kastruimte per fte beschikbaar is. Voor medewerkers die werken in de publieke ruimte is een pantry, toilet en garderobe beschikbaar in de nabijheid van de publieke ruimte. Medewerkers met aanpassingen aan stoel, muis of toetsenbord hebben ruimtelijk gezien geen afwijkende werkplek nodig en draaien gewoon mee in het concept van flexibele werkplekken. Voor 3 fte van het LIB zijn werkplekken beschikbaar bij de backoffice van het Publieksplein naast de front-office. Hierbij is ook een afstortkluis noodzakelijk en 1 werkplek voor mediaverwerking (incl. handscanner, RFID (Radio-frequency identification)-plaat en bonnenprinter). Mediaverwerking: Er dienen 4 werkplekken ingericht te worden voor mediaverwerking. Hiervoor is nodig: dubbel beeldscherm, handscanner, RFID plaat en bonnenprinter. Bij deze plekken is ook een stellingkast nodig waarin 30 boekendozen geplaatst kunnen worden en ruimte om een transportkar te plaatsen. Daarnaast is er nog 15 meter kastruimte nodig voor attributen voor team INK en een lege tafel voor het plaatsen/verwerken van boeken. De mediaverwerkingsplek dient makkelijk bereikbaar te zijn met boekenkarren.
25
4 Vergadercentrum Het bouwdeel waar het politieke centrum van het stadhuis zich nu bevindt wordt afgestoten. De raadszaal en (grote) vergaderzalen krijgen een geheel nieuwe plek. Dat biedt de gelegenheid om deze vorm te geven volgens de ambities van multifunctionaliteit en flexibiliteit, en met meer verbinding met de stad en de gemeentelijke organisatie. Deze verbinding kan zowel fysiek zijn, bijvoorbeeld via transparante wanden en zichtlijnen, als symbolisch, via het tonen van typisch Zoetermeerse elementen en activiteiten. Het gemeentebestuur wil graag dat de uitstraling van het stadhuis modern en transparant is. Tegelijkertijd moet hun werkomgeving voldoende ruimte bieden voor vertrouwelijke politieke gesprekken. Net als de rest van de publieksruimte moeten de raadszaal en het vergadercentrum een goede zelfstandige toegankelijkheid garanderen voor iedereen. De raadszaal en de (meeste) vergaderzalen zijn openbaar toegankelijk.
4.1 Raadszaal en commissiezaal Omvang, toegankelijkheid en positionering De gemeenteraad van Zoetermeer telt 39 leden, op dit moment verdeeld over 9 fracties. De raadszaal heeft nu een vloeroppervlak van 316 m2 en 70 bezoekersplaatsen. De grootte van de raadszaal voldoet in het algemeen, al is een uitbreiding van het aantal zitplaatsen voor publiek wel gewenst. Ook is er de wens de publieksplekken van klaptafels te voorzien zodat er meegeschreven kan worden door ambtenaren en publiek tijdens raadsvergaderingen. Voor incidenteel grote publieke belangstelling moet het mogelijk zijn om stoelen bij te zetten of een kleinere vergaderzaal aan te koppelen. De toegankelijkheid voor rolstoelgebruikers moet beter. De nieuwe raadszaal is daarom van entree tot de raadszetels en het spreekgestoelte gelijkvloers, en biedt voldoende ruimte voor rolstoelgebruikers. Vanwege de zichtlijnen naar de spreker kunnen de plaatsen voor publiek en pers wel in tribunevorm zijn, maar ook deze moeten zijn te bereiken met een rolstoel of rollator. Omdat hier constructief de beste mogelijkheid bestaat om een pilaar te verwijderen en daarmee de zichtlijnen te verbeteren, komt de raadszaal op de begane grond. De nieuwe raadszaal is binnen het gebouw zichtbaar vanaf de publieksruimte. Door het openen van de gevel komt er meer daglicht binnen en is de raad ook zichtbaar vanaf buiten het gebouw. Dit contact met de organisatie, de bezoekers en de stad is belangrijk voor de bewustwording van het bestaansrecht van de gemeente en past in de ambitie om binnen en buiten meer te verbinden. Verwijzingen naar de stad in het decor van de raadszaal dragen hier ook aan bij. Indeling en inrichting De opstelling van de raadszetels is in 3 halve cirkels en met goed zicht op de spreker. Met de huidige opstelling zijn de sprekers goed te zien, echt heeft het publiek geen direct zicht op de raadsleden. In de nieuwe situatie is er de wens om dit aan te passen. Ook is er de wens om het huidige meubilair in de nieuwe situatie te kunnen hergebruiken en de technische voorziening conform huidig niveau in te richten. Er worden interruptiemicrofoons geplaats. Dit komt het debat ten goede, vindt men. In verband met vertrouwelijke vergaderingen dient de raadszaal geluid- en zichtdicht gemaakt te kunnen worden. Er zijn goede stoelen voor iedereen. Een deel van het meubilair is gemakkelijk verplaatsbaar en elders op te slaan, zodat de zaal ook voor andere doeleinden is te gebruiken. De raadsvergadering en commissies vinden elk immers maar één keer per week plaats. De rest van de 26
tijd kan de zaal benut worden voor andere, grote bijeenkomsten. Voor het vertonen van films of presentaties is dan wel een goede verduistering nodig. De akoestiek, spraakverstaanbaarheid en verlichting in de raadszaal moet uitstekend zijn, geschikt voor lange vergaderingen, zonder hinderlijke reflecties. Bij de entree van de raadszaal is een garderobe met een capaciteit van minimaal 100 jassen. Binnen in de zaal is een klok, zichtbaar vanaf elke zitplaats. Er zijn twee interruptiemicrofoons, om zo het debat te stimuleren. Er is een systeem voor elektronisch stemmen en bij elke plek is een usb-poort voor het opladen van mobiele apparatuur. Er is een aparte, afsluitbare ruimte voor regie en techniek voor uitzending met zicht op de raadszaal welke ontsloten kan worden zonder overlast aan vergadering via zij/achteringang. De medewerkers van de gemeente vinden het belangrijk dat de raadszaal een warme uitstraling heeft en voor diverse doeleinden gebruikt kan worden. Het bestuur heeft aangegeven graag een rustige, strakke uitstraling te willen. Commissiezaal Bij parallel vergaderen van de twee commissies gebruikt de gemeente op dit moment de raadszaal en het bedrijfsrestaurant. In het vernieuwde stadhuis komt er naast de raadszaal een (zo mogelijk aanschakelbare) commissiekamer voor circa 25 personen. Deze is onderdeel van het vergadercentrum en staat ook ter beschikking van de ambtelijke organisatie. De tweede raadscommissie kan op dat moment vergaderen in de raadszaal of in een andere vergaderzaal.
4.2 Fracties en griffie Fractiekamers In het gerenoveerde stadhuis krijgen de fracties geen eigen kamer meer, maar maken zij gebruik van vergaderruimtes in het vergadercentrum. Dit zijn standaard vergaderruimtes die bij afwezigheid van de fracties ter beschikking staan van de gemeentelijke organisatie. Er kunnen geen partijposters e.d. opgehangen worden, maar er is een mogelijkheid voor het creëren van herkenbaarheid, bijvoorbeeld via digitale bordjes. Het gaat om 12 vergaderruimtes in twee maten: 24 m2, geschikt voor 6 tot 12 personen, en 40 m2, voor 12 tot 18 personen). Twee van deze grotere zalen zijn schakelbaar tot een grote ruimte voor 25 personen. Deze is ook te gebruiken als cursusruimte, met aansluitingen voor 30 laptops. In alle vergaderzalen zijn een digitaal scherm aanwezig en vergadertafels. Van buitenaf is te zien of de zalen bezet zijn, maar tegelijkertijd is er voldoende visuele en auditieve privacy voor het bespreken van politieke zaken. De fracties krijgen een afsluitbare opslagruimte in de buurt van deze vergaderzalen. Griffie De griffie telt 10 medewerkers op 7 formatieplaatsen. Naast contact met de raad is ook de fysieke nabijheid van de gemeentelijke organisatie, met name van Juridische Aangelegenheden en Bestuur ondersteuning (afdeling Jabo), erg belangrijk. Daarom is de griffie meegenomen in de indeling van de kantooretage waar het bestuurssecretariaat zetelt en waar waarschijnlijk ook Jabo zal gaan zitten. Zij delen de werkplekken, stilte- en overlegkamers, en de voorzieningen in de ankerpunten met de rest van de gemeentelijke organisatie.
4.3 Collegekamer In het vergadercentrum is een representatieve vergaderruimte beschikbaar voor vergaderingen van o.a. het college van burgemeester en wethouders, tevens geschikt als crisisruimte. Deze 27
vergaderruimte biedt een zitplaats aan minimaal 20 personen aan een ovale tafel met comfortabele stoelen. Er is een groot beeldscherm met usb-poort en internetverbinding. Er is voldoende loopruimte om de tafel heen, ook als iedereen zit. De collegekamer kan bij crises en rampen in de stad fungeren als coördinatiecentrum voor de Driehoek: de burgemeester, de korpschef van de politie en de officier van Justitie. Dit betekent dat er noodvoorzieningen nodig zijn voor stroom en communicatie. De werkruimten voor de burgemeester wethouders en de ontvangstruimte voor hun gasten zijn gesitueerd op de kantooretage het dichtst bij de publieksruimte (zie hoofdstuk 5.4). Het is de wens van de gemeente dat er geen losstaand gebied komt voor wethouders en directie, maar dat zij deel uitmaken van het werkgebied van de ambtenaren, om zo het onderlinge contact te bevorderen.
4.4 Overige vergaderzalen Capaciteit In de afgelopen anderhalf jaar heeft de gemeente de vergadercapaciteit zoveel mogelijk aangepast aan de vraag. De huidige capaciteit geeft daarmee een goed beeld van de huidige behoefte. Het team Facilitair signaleert dat op dit moment de vergaderzalen op de piekdagen dinsdag en donderdag vaak allemaal bezet zijn en dat er een tekort is aan grote zalen voor gezelschappen vanaf 24 personen. Daarvoor wordt nu uitgeweken naar locaties buiten het stadhuis. Dat zal ook in de nieuwe situatie het geval zijn, omdat de ruimte beperkt is. Wel zullen zalen koppelbaar gemaakt worden en kan multifunctioneel gebruik ruimte besparen. Net als in de huidige situatie zijn er kleine overlegruimtes en spreekkamers op de kantooretages, bij elkaar ruim 200 m2. Daar komen de informele zitjes in de kantoren en in de publieksruimte nog bij. Een goed en inzichtelijk reserveringssysteem voor de formele vergaderzalen moet het gebruik verder optimaliseren. De ervaring leert bovendien dat het nieuwe werken zorgt voor minder formeel vergaderen in grote groepen en voor meer informeel, ad hoc overleggen of bij elkaar in één ruimte werken. Bij het bepalen van de benodigde omvang van vergaderzalen speelt de gewenste opstelling een belangrijke rol. Wanneer men informatie wil uitwisselen en debatteren is een opstelling met stoelen en tafels nodig in een rechthoek, U-vorm, cirkel of ovaal. Dit kost veel meer ruimte dan een ‘theateropstelling’ waarbij de bezoekers in rijen zitten tegenover een spreekgestoelte of presentatiescherm, of een receptie waarbij de meeste mensen staan. Voor grote bijeenkomsten tot 120 personen die geen debatopstelling vragen, is een ontvangstzaal van 130 m2 ruim voldoende. Voor het beter benutten van ruimten is het handig als deze op te splitsen is in twee zalen voor bijeenkomsten met 50 à 60 personen. In het huidige stadhuis vinden in het bedrijfsrestaurant en in de raadszaal meerdere keren per week grote bijeenkomsten plaats met 10 tot 250 bezoekers. Daarnaast worden in het stadhuis per jaar circa 350 huwelijken voltrokken, waarvan een deel in de raadszaal, die daarvoor minder geschikt is. Voor huwelijken en ondertrouw wordt in het vernieuwde stadhuis een aparte ruimte ingericht, die eventueel ook gebruikt kan worden voor presentaties. Voor alle bijeenkomsten die niet in de raadszaal (inclusief aangeschakelde commissiezaal) of grote ontvangstzaal passen, wordt in de toekomst incidenteel elders ruimte gehuurd. Dat is voordeliger dan hiervoor ruimte beschikbaar houden in het stadhuis. De bijlage bevat een overzicht van het totale aantal benodigde vergaderruimten in het gerenoveerde stadhuis. Positionering vergadercentrum De vormgeving en positie van het vergadercentrum moet duidelijk maken dat bestuur en organisatie dienstbaar zijn aan de stad. Men moet zichtbaar zijn voor de omgeving en zicht hebben op 28
klantcontact. Daarom zijn het vergadercentrum en het Gemeentelijk Contact Center zoveel mogelijk gepositioneerd aan de transparant gemaakte gevels, aan de straatzijde. Rondom het vergadercentrum komen ook nog informele zitjes waar mensen kunnen zitten indien alle vergaderplekken in de kantooromgeving en het vergadercentrum bezet zijn. De positie in de publieksruimte komt ook tegemoet aan de wens om externe bezoekers dichter bij de uitgang te ontvangen vanwege representativiteit, veiligheid en vertrouwelijkheid. Het Centrum LIB zal ook gebruik maken van een deel van de zalen. Inrichting en voorzieningen De organisatie heeft aangegeven behoefte te hebben aan een divers aanbod aan vergaderruimten, zowel wat omvang betreft, als sfeer en opstelling. De kleine overlegruimten op de kantooretages bieden al een variëteit aan sferen en inrichting, o.a. met hoge en lage, ronde en vierkante tafels of loungebanken (zie paragraaf 5.4). Het vergadercentrum heeft een meer formeel karakter10, en zal daarom vooral bestaan uit traditionele vergadertafels en goede stoelen. De voorkeur gaat daarbij uit naar draaistoelen op wielen, voor het makkelijk kunnen wisselen van kijkrichting en zithouding, en tafels met ingebouwde stopcontacten voor opladers waar dat mogelijk is. In elke vergaderzaal bevindt zich een kapstok en een prullenbak, en een goede Wi-Fi-ontvangst. In de meeste zalen is de opstelling van de tafels en stoelen eenvoudig naar wens aan te passen. Er is wel enige variatie in de inrichting of aankleding van de vergaderzalen, zodat mensen wat te kiezen hebben en het niet saai oogt. De inrichting moet inspirerend zijn en de binding met de stad onderstrepen. De inrichting van de raadszaal, commissiekamer(s) en collegekamer is representatief en vormt een eenheid, om zo het gezamenlijke doel te benadrukken. De trouwzalen hebben uiteraard een meer feestelijke sfeer. De brainstormruimte prikkelt de creativiteit.
Ideeën van medewerkers voor de inrichting van het vergadercentrum
10
Het betreft vergaderzalen die vooraf gereserveerd moeten worden. Voor de kleine overlegruimten op de kantoorvloeren en bij de werkplekken van wethouders en directie adviseren wij geen of beperkt reserveringen, zodat men altijd wel ergens ad hoc in een besloten overlegruimte terecht kan.
29
Het is een inspirerende ruimte met ICT-snufjes en bijvoorbeeld afwijkend meubilair of aanpasbare verlichting en decor. Voor vergaderingen met deelnemers die direct van buiten komen is het van belang dat er voldoende garderobecapaciteit is, (met ruimte voor paraplu’s en tassen, dichtbij de vergaderzalen. Bij de vergaderzalen komt een uitgebreide pantry (‘ankerpunt XL’) met ruime koeling en vaatwasser en evt. een tap voor gebruik als bar bij evenementen. Er is behoefte om externe bezoekers niet alleen in het vergadercentrum te kunnen ontvangen, maar ook in informele zitjes her en der in de publieksruimte, of in de horecagelegenheden. Daarnaast wil de gemeente Zoetermeerders de mogelijkheid bieden om aan te landen in het stadhuis, en daarvoor een aantal openbare werkplekken bieden in de Publieksruimte. Bekeken moet worden in hoeverre hier nog ruimte voor is en of de voorzieningen van Centrum LIB niet al in deze behoefte voorzien.
30
5 Kantooretages De kantooromgeving omvat de werk- en ontmoetingsplekken voor ambtenaren en bijbehorende voorzieningen op de werkvloer. Deze zijn verbonden met elkaar en met de publieksruimte via een open trap, gesloten trappenhuizen en tenminste één lift die alle etages met elkaar verbindt, van begane grond tot 5e verdieping. Bijzondere (facilitaire) ruimten en collectieve voorzieningen voor de ambtelijke organisatie komen aan bod in hoofdstuk 6.
Figuur 2, netto oppervlakte kantooretages nieuwe situatie (OTH Architecten)
Het gaat hier om de drie kantooretages in de nieuwe situatie (bij elkaar 5.652 m2 fno beschikbaar, zie figuur 2), waar ook de werkplekken van burgemeester en wethouders en griffie zijn. De etages in de toren horen straks niet meer bij de gemeente (zie hoofdstuk 1.3). Dit maakt de kantooromgeving een stuk compacter en overzichtelijker dan in de huidige situatie. Zeker met het concept van het nieuwe werken, waarbij een indeling in gangen plaats maakt voor een afwisseling aan open en gesloten ruimten, met meer daglicht en langere zichtlijnen.
Impressie van de nieuwe kantoorvloeren met een afwisseling van open en gesloten ruimtes (OTH Architecten)
Dit rapport gaat alleen in op de behoeften en eisen van de organisatie die consequenties hebben voor de indeling en (vaste) inrichting van het gebouw. Daarbij is flexibiliteit het uitgangspunt. Hiernaast zal de gemeente een beleid en eventueel ondersteunende ICT moeten ontwikkelen voor het gebruik van ruimten en voorzieningen. Zoals het wel of niet reserveren van kamers, gedragsregels over bijvoorbeeld bellen, eten, telefoontjes doorschakelen, het ontvangen van gasten, hoe om te gaan met aangepaste stoelen, thuiswerken, etc. Opmerkingen over mogelijke gebruiksafspraken zijn opgenomen in voetnoten. 31
5.1 Huisvestingsconcept Het huisvestingsconcept van de gemeente gaat uit van flexibel gebruik van werkplekken. Dus geen eigen kamers of vaste werkplekken meer. Ook worden er geen gebieden toegewezen aan afdelingen. Medewerkers zijn vrij om te gaan zitten waar ze willen. Het is de bedoeling dat zij steeds een werkplek kiezen die past bij hun activiteiten van dat moment. In de praktijk zullen wel gebieden ontstaan waar bepaalde medewerkers vaak vertoeven (domeinen), bijvoorbeeld omdat zij gebruik maken van de daar aanwezige voorzieningen. Op basis van een analyse van de activiteiten van de medewerkers van Zoetermeer en de daaraan gekoppelde gebruikersprofielen of ‘persona’s’ is in het huisvestingasconcept uitgerekend hoeveel van welk type werkplekken er nodig is. Om het concept goed te laten werken zijn een goede begeleiding van medewerkers en heldere afspraken over het gebruik van werkplekken noodzakelijk11. De kantooretages worden ingericht met een aantal gebieden met een generieke werkplekmix rond een ankerpunt of ontmoetingsgebied. In het ankerpunt is ruimte voor domein specifieke objecten of uitingen, voor informeel overleg en sociaal contact. De mix van werkplekken er omheen bestaat uit een afwisseling van open en gesloten werkruimtes, dus geen ‘kantoortuin’. De gebieden zijn zo opgezet dat de dynamiek vooral in de kern, rond het ankerpunt plaatsvindt, en het naar de randen toe steeds rustiger wordt.
Figuur 3: indeling werkvloeren: samenwerken rond dynamische kern, rustige zones op afstand (afbeelding OTH)
Vaak maakt men zich voorafgaand aan de invoering van een flexconcept zorgen over de onderlinge vindbaarheid en bereikbaarheid, en over het moeten zoeken naar een vrije plek. Dat het huidige stadhuis zo onoverzichtelijk is en mensen verspreid zitten over 15 etages helpt dan niet. Maar in de nieuwe situatie zijn er maar drie kantooretages. Door de meer open indeling is het bovendien makkelijker om elkaar op te zoeken of een vrije plek te vinden. Veel mensen zullen overigens meestal in hetzelfde gebied gaan zitten, en anders is een telefoontje snel gepleegd. In een flexconcept gaat men elkaar ook vaker treffen in ontmoetingsgebieden in plaats van aan het bureau. De Collegeleden hebben ook de mogelijkheid om flexibel te werken. Dat wil zeggen dat er voldoende ruimtes zijn om 5 separate wethouders overleggen te houden.
11
Voor optimaal gebruik van de activiteit-gerelateerde werkplekken is timemanagement nodig waarbij medewerkers bepaalde activiteiten ‘opsparen’, om vervolgens te verkassen naar een daarvoor geschikte werkplek. Ook is het van belang dat werkplekken niet onnodig bezet worden gehouden.
32
Mocht dit niet voldoende zijn, dan bestaan er systemen die inzichtelijk maken welke plekken bezet zijn en wie waar zit. Het huisvestingsconcept voorziet in voldoende werkplekken, uitgaande van de persona’s en de prognose van formatieplaatsen in 2017. Maar de werkelijke beschikbaarheid van werkplekken hangt ook af van het gedrag van medewerkers, de ICT-faciliteiten en de mogelijkheden om thuis of elders te werken. Arbonormen Werkgevers zijn verplicht hun werknemers arbeidsomstandigheden te bieden die voldoen aan wettelijke normen voor gezondheid en veiligheid, vastgelegd in het Arbobesluit12. Er moet bijvoorbeeld voldoende daglicht en frisse lucht zijn. Ook gelden er minimumnormen voor de omvang van een werkplek. Een werkplek voor gebruik langer dan 2 uur per dag moet minimaal 4 m2 per persoon zijn. Voor een plat beeldscherm komt daar 1 m2 bij, en voor lees- en schrijfruimte nog eens 1 m2. Ladenblokken zijn er niet meer in het flexconcept, en ook zijn er geen kasten per werkplek. De ruimte voor kasten wordt apart berekend. Voor vergaderruimtes geldt een minimum van 2 m2 per zitplaats. In het huisvestingsconcept zijn iets ruimere normen aangehouden, zoals minimaal 7 m2 voor een bureauwerkplek voor langdurig gebruik. Bij de ruimtelijke inpassing dient naar boven te worden afgerond. De kwaliteitsnorm NEN 1824 (niet verplicht) komt overeen met de Arbobesluit, en adviseert daarnaast een ruimte van 1,70 m tussen werkplekken en looppaden vanwege privacy. Bureaus voor langdurig gebruik zouden tenminste 120 cm breed en 80 cm diep moeten zijn. Loopruimte moet uit veiligheidsoverwegingen altijd tenminste 60 cm breed zijn. Los van deze normen moet de werkomgeving comfortabel zijn en zo ruim mogelijk opgezet, zodat mensen niet het gevoel hebben dat ze te dicht op elkaar zitten, dat geeft irritatie en stress. Lange zichtlijnen in combinatie met beschutting, de mogelijkheid om naar buiten te kijken, hoge lichte plafonds, het gebruik van lichte kleuren en zelfs planten helpen om zich niet opeengepakt te voelen.
5.2 Uitstraling en identiteit Medewerkers geven aan behoefte te hebben aan meer kleur en meer planten in de werkomgeving, en aan ‘gezellige hoeken’. Ze kiezen plaatjes uit van knusse zitjes, mooie trappen en speelse elementen. Er wordt vaak gevraagd om een warme sfeer, materialen als hout, niet te kil en clean. Kleurig, maar subtiel, met minder contrasterende kleuren. Geen tierlantijnen, geen retro, niet idyllisch. Dat past niet bij Zoetermeer, zeggen ze, dat nuchter is en praktisch. Er is behoefte aan veel daglicht en uitzicht op de stad. “Zo min mogelijk kunstlicht boven het hoofd.” Bij het idee van daktuinen beginnen veel ogen te glinsteren.
12
Meer informatie is te vinden op www.arboportaal.nl
33
Ideeën van medewerkers voor de inrichting en uitstraling van de ontmoetingsgebieden
Hoewel mensen straks geen eigen kamer of bureau meer hebben, is het wel belangrijk dat er ruimte blijft voor identiteit. Niet alleen van de organisatie als geheel, maar ook van groepen, afdelingen of projectteams. Denk aan displays voor A3-boekjes van bouwprojecten, vitrines voor prijzen of historische objecten, of een scherm met berichten van Communicatie en het tonen van de huisstijl. Medewerkers vinden het prettig om te zien waar collega’s zoals mee bezig zijn. De vrees is dat de omgeving door standaardisering en clean-desk beleid er te anoniem uit gaat zien. Het is daarom belangrijk dat er in het ontwerp ruimte wordt gemaakt voor domein specifieke items.
5.3 Generieke werkplekmix Werkplekken In totaal zijn voor de gemeentelijke organisatie minimaal 635 werkplekken nodig13, waarvan circa 60% in de open ruimte (deels afgeschermd) en 40% in kamers, 70% voor langdurig gebruik en 30% voor kortdurend gebruik, waaronder informeel overleg. De werkplekken voor langdurig gebruik kunnen uitgerust worden met computers of laptopaansluitingen, net wat de organisatie wenst. Op de kantooretages zijn in 78 kleine overlegruimtes nodig voor 2 tot 6 personen, waarvan de helft gesloten en de helft open. Een overzicht van de gehanteerde werkplektypen, benodigde aantallen per type en vierkante meters is te vinden in de bijlage. De mix van werkplekken bestaat uit (half-)open werkplekken in clusters van bij voorkeur maximaal 4 bureaus, aanlandplekken aan bijvoorbeeld een workbench of keukentafel, lounge-werkplekken in meer besloten zitjes, een- en tweepersoonskamers (al dan niet te gebruiken als stilteplek), en kamers met 4 of meer werkplekken die zijn te gebruiken als projectkamer of teamruimte.
13
Berekend in het huisvestingsconcept, gebaseerd op de Werkplek Analyses en Persona’s van de gemeente.
34
Ook van de (half-) open werkplekken kan een deel dienst doen als werkplek voor concentratiewerk. Het is dan belangrijk dat deze plekken of gebieden direct herkenbaar zijn als stiltezone, aan hun vormgeving en aan de meer geïsoleerde ligging. Er is behoefte aan betrouwbare Wi-Fi in het hele pand, uitstekend bereik met mobiele telefoons, en veel stopcontacten voor opladers. In de domeinen waar men met plankaarten en methodes als Scrum werkt, moet voldoende ruimte zijn om projectschema’s en kaarten op te hangen op de wand. Medewerkers hebben aangegeven geen werkplekken te willen tegenover of met direct zicht op de toiletten. Overlegplekken De overlegplekken in de generieke werkplekmix zijn bedoeld voor informeel en spontaan overleg, vertrouwelijke gesprekken binnen de kantooromgeving of sociaal contact. De kamers moeten voldoende auditieve en visuele privacy bieden, maar het is wel handig als van buitenaf makkelijk is te zien of ze bezet zijn en of de gebruikers gestoord kunnen worden. Een inrichting met statafels kan korter vergaderen bevorderen, en maakt dat de kamers wel geschikt zijn voor (korte) telefoongesprekken maar niet voor langdurig werken. Er zijn ook zitjes voor 2 tot 6 personen in de open ruimte, bedoeld voor informeel overleg. De overlegruimtes bieden een variatie aan sferen en type meubilair, zodat men kan kiezen welke het beste past bij het karakter van het overleg: open of besloten, laag of hoog zitten, aan een (sta)tafel of op de bank, etc. Mogelijk is er ook behoefte aan een overlegruimte met fietstafels. Dit stimuleert beweging, en fietsend overleggen is makkelijker dan fietsend werken.
Voorbeeld van kleine open overlegplek
Vergadertafel in hoogte verstelbaar (foto’s: J. Merks)
Secretariaten Secretaresses krijgen net als andere medewerkers geen vaste werkplek, maar de secretariaten moeten wel herkenbaar zijn. Daarom komen er aan de rand van elk ankerpunt, op korte afstand van de stijgpunten, ‘secretariaatsvlekken’. Dit zijn clusters van bureauwerkplekken die in principe voor de secretarieel medewerkers zijn, maar waarvan bij hun afwezigheid ook anderen gebruik kunnen maken. Deze secretariaatswerkplekken zijn duidelijk herkenbaar door de vormgeving.
35
Akoestiek en geluid Een van de grootste problemen in kantoren die zijn ingericht voor het nieuwe werken is geluidshinder. Irritatie over geluid in de werkomgeving heeft meestal verschillende oorzaken. Een deel daarvan kan tegengegaan worden door een slimme inrichting van de werkvloer. Zoals het isoleren van geluidsbronnen of het op afstand van elkaar plaatsen van geluid-producerende enerzijds en rustvragende groepen anderzijds. Daarnaast zijn akoestische maatregelen van belang, zoals het gebruik van geperforeerde of dempende materialen in plafonds, wanden vloerafwerking. Vooral in de gebieden waar veel gelopen of gepraat wordt. Dit Figuur 4: fysieke en psychologische bronnen van geluidshinder kan op gespannen voet staan met maatregelen voor hygiëne en tegen allergische reacties, maar er zijn ook oplossingen die beide doelen dienen. Denk aan kurkvloeren of speciale, kortharige tapijten en goed afneembare bekleding. Ook planten dragen bij aan een goede akoestiek. Binnenklimaat Het binnenklimaat is vaak een bron van klachten, die soms ook samenhangen met werkstress of algehele onvrede over de werkomgeving, het werk of de aansturing. De klimaatinstallatie in de huidige situatie is verouderd, in het vernieuwde stadhuis zal het binnenklimaat (na een periode van inregeling) in ieder geval beter zijn. Belangrijk daarbij is een goede lucht-bevochtiging en ventilatie afgestemd op de indeling en het gebruik van de ruimten. Toch is het belangrijk dat medewerkers zelf enige invloed hebben op temperatuur en ventilatie, bijvoorbeeld door een raam open te zetten of de thermostaat iets hoger of lager te zetten. In de overlegkamers is extra ventilatie nodig. Ook de keuze van materialen en wat deze uitwasemen heeft invloed op het binnenklimaat. Groen Medewerkers hebben aangegeven behoefte te hebben aan planten, “desnoods alleen een poster”. Uit onderzoek komt naar voren dat zicht op groen mentaal herstel bevordert en daarmee de concentratie. Echte planten hebben als voordeel dat ze luchtzuiverend zijn, goed zijn voor de akoestiek en privacy kunnen bieden. Het verdient daarom aanbeveling om plantenbakken of – wanden te integreren in het ontwerp van de kantooromgeving en te laten beheren door Facilitair. En waar mogelijk om uitzicht op bomen, parken, groene daken of daktuinen te realiseren.
Voorbeeld van planten en losse wanden als ruimteverdelers
36
Daglicht en verlichting Voldoende daglicht overdag is cruciaal voor het slaap-waakritme en dus de gezondheid van mensen. Naast het verbeteren van de daglichttoetreding op de werkvloer is het belangrijk hinderlijke reflecties te vermijden van bijvoorbeeld in hoogglans afgewerkte vensterbanken en meubels. Mensen geven de voorkeur aan zelf te bedienen zonwering (binnen). De zonwering is bij voorkeur enigszins transparant, zodat er nog wat te zien is en mensen zich niet opgesloten voelen. De opstelling van de werkplekken dient hoofdzakelijk dwars op het raam te zijn om hinderlijke reflecties van daglicht op beeldscherm tegen te gaan. Bij de werkplekken moet voldoende verlichting zijn (minimaal 500 lux op het werkblad). Taakverlichting is prettig voor wie extra licht nodig heeft, en het creëert een gevoel van persoonlijke ruimte, een besloten plek. Ergonomie Plekken voor langdurig gebruik moeten zijn voorzien van een volledig instelbare stoel én een eenvoudig door de medewerker in hoogte te verstellen werkblad. Ook de plek van de monitor moet zijn aan te passen. De Arbo deskundige van de gemeente kan voor eenieder aangeven wat de passende instellingen zijn. Het belangrijkste voor het voorkomen van klachten aan het bewegingsapparaat in een kantooromgeving zijn echter enerzijds het regelmatig afwisselen van zitten, in verschillende houdingen, staan en lopen, en anderzijds het beperken van werkstress. Het verdient daarom aanbeveling om een deel van de werkplekken uit te rusten met zit-stabureaus die automatisch in hoogte verstelbaar zijn. En het lopen en wisselen van werkplek te bevorderen.
5.4 Speciale werkplekken en voorzieningen Werkplekken college en directie De wens van de gemeente is dat de werkplekken voor wethouders en directie deel uitmaken van de kantooromgeving van het stadhuis, zodat de drempel voor contact lager is. Niet in een gebied met veel doorloop, maar ook niet afgezonderd. Ook transparantie zal helpen om elkaar meer op te zoeken. De burgemeester krijgt een eigen, representatieve kamer, met een bureau, een kast en een vergadertafel voor 10 personen. Voor de wethouders zijn er vijf gelijke werkkamers beschikbaar14 van ca. 25 m2, voorzien van een vergadertafel voor maximaal 10 personen. De kamers moeten voldoende privacy bieden, maar het is wel handig als van buitenaf is te zien of de wethouder in gesprek is en met wie, zodat men niet onder een folie door hoeft te gluren. In dit gebied is zo’n zelfde kamer beschikbaar als besloten ontmoetingsruimte voor de directie. Net als de rest van de ambtelijke organisatie krijgen de directeuren geen eigen kamer, maar maken zij gebruik van gedeelde werkplekken en overlegkamers. Het bestuurssecretariaat bevindt zich in het ankerpunt van het bestuur domein. Ontvangstruimte college en directie College en directie delen samen een ontvangst- en wachtruimte voor gasten en informeel overleg, het ankerpunt ‘bestuur domein’. Hier bevinden zich een leestafel, een zitje met fauteuils, enkele aanlandplekken en een pantry met koffieautomaat. De ontvangstruimte ligt direct naast het bestuurssecretariaat, maar is daarvan (deels) afgeschermd via bijvoorbeeld kasten of akoestische schermen of planten. Dit ankerpunt is iets groter en luxer dan de andere ankerpunten in de 14
Om het huisvestingsconcept eensgezind uit te dragen is het van belang dat deze kamers niet gepersonaliseerd worden en dat zij bij afwezigheid van de wethouder/gemeentesecretaris gebruikt kunnen worden door anderen, als werkplek of overlegplek.
37
kantooromgeving, herkenbaar als van bestuur en management, maar mag ook door andere medewerkers worden gebruikt. Medewerkers met medische indicatie Er is binnen de organisatie een aantal medewerkers dat op medische indicatie een aangepaste werkplek nodig heeft. Een deel daarvan heeft geen invloed op de inrichting van de werkvloeren, zoals speciale stoelen, muizen of toetsenborden. Hierover moet de organisatie algemene afspraken maken15. Voor mensen met beperkingen op het gebied van concentratie, of medewerkers die ernstige moeite hebben met het flexconcept, zijn afspraken op maat nodig. Deze hoeven niet noodzakelijkerwijs invloed te hebben op de inrichting van de werkomgeving of een vaste werkplek te rechtvaardigen. Soms wil men dat ook helemaal niet, omdat men niet gediend is van een ‘etiket’. Iets anders is het wanneer mensen last hebben van overgevoeligheid voor bijvoorbeeld stof of licht. Hoewel het binnenklimaat in het nieuwe stadhuis naar verwachting zoveel beter is dan nu dat een deel van de klachten zal verdwijnen, blijft het nodig een aantal werkplekken aan te passen en te reserveren voor deze medewerkers (geen eigen plek, maar wel voorrang). Op grond van door P&O verstrekte gegevens adviseren wij verspreid over de kantooretages 2 tweepersoonskamers geschikt te maken voor mensen met overgevoeligheid voor licht (dimbaar licht, taaklicht, niet aan het raam, donkerder kleuren, evt. verduistering), en 8 kamers voor mensen met huisstofallergie (gebruik van gladde of juist stofvasthoudende oppervlakken). Om de schijn van het privilege van een eigen kamer te vermijden, kan het beste worden gekozen voor het aanpassen van tweepersoons- of teamkamers. Technisch & tekeningen Voor werkplekken met aangepaste programmatuur (bijvoorbeeld CAD-stations) en maximaal twee beeldschermen is ruimtelijk gezien een standaard bureauwerkplek voldoende. Er zijn (voor zover bekend) geen functies die werken met drie of meer beeldschermen tegelijk of bepaalde apparatuur, waardoor een groter werkblad nodig is. Ook werkplekken met speciale computers zijn in 2017 mogelijk niet meer nodig, omdat programmatuur dan is gekoppeld aan account in plaats van aan machine, en mensen die bijvoorbeeld Autocad nodig hebben ook overal kunnen inloggen. Medewerkers die met grote tekeningen of plankaarten werken (VGB, SO, Belastingen) hebben tafels nodig waar zij deze kunnen uitleggen, bekijken en bespreken. De tekeningen zijn meestal op A1- of A0-formaat, dus een tafel moet al gauw 1 m x 1,4 m zijn om ze goed kwijt te kunnen. De meest logische plek is aan de rand van het ontmoetingsgebied of in een overlegkamer, niet in de open ruimte in een rustige zone. Tekeningen en kaarten moeten ook opgehangen kunnen worden om regelmatig te kunnen bekijken. Hiervoor zijn dichte wanden of schermen nodig in de buurt van de werkplekken van de betreffende medewerkers en evt. in projectkamers. Voor het printen van de tekeningen zijn naar schatting in 2017 nog 2 plotters nodig, wat betekent dat er 1,5 m2 per plotter (/scanner) aan extra ruimte nodig is in de servicecorner van dat domein of op een logische plek in de open ruimte. Ook dient er een speciale plotterruimte te komen, waar onder andere ook de plotter van de VGB in geplaatst wordt. Werkarchief Verspreid over de kantooretages komen kasten met maximaal 0,6 strekkende meter (1 m incl. locker) plankruimte per medewerker voor werkarchief en persoonlijke items die niet in een locker hoeven. Volgens de prognose van P&O telt de gemeente Zoetermeer in 2017 ca. 870 medewerkers. Volgens de persona’s is circa 15% daarvan front-officemedewerker en 18% buitendienst. Ervan uitgaande dat 15
Gebruikelijk is om deze hulpmiddelen toe te wijzen aan de persoon, die ze zelf kunnen opbergen of wegzetten, maar hen geen vaste werkplek te geven, omdat ze terecht kunnen aan een gewoon bureau. Dat geldt ook voor rolstoelgebruikers.
38
deze functies geen kastruimte nodig hebben voor persoonlijk werkarchief, alleen een locker als zij op kantoor zijn, blijven er bijna 635 medewerkers over die wel persoonlijke plankruimte krijgen. Met 3 meter plankruimte in een lage kast komt dit bij 0,6 m per persoon neer op één kast per vijf medewerkers. Dat zijn in totaal 127 kasten, die exclusief loopruimte 127 m2 in beslag nemen. Hoge kasten hebben weliswaar 2 meter plankruimte meer, maar doen afbreuk aan het concept van openheid en overzichtelijkheid. Het advies is om deze beperkt in te zetten, bijvoorbeeld voor kantoormiddelen en dynamisch afdelingsarchief, en deze tevens te laten fungeren als ruimteverdeler. Ook zullen enkele boekenkasten nodig zijn voor vakliteratuur, handboeken en naslagwerken, bijvoorbeeld wetboeken. Voor alle kasten is een akoestische afwerking aan te bevelen, bijvoorbeeld deuren met reliëf of bekleding van de achterkant als zij los in de ruimte staan. Hiernaast zijn er kasten nodig voor werkarchief dat nog niet is gedigitaliseerd of nog niet digitaal wordt aangeleverd , of dat de gemeente wettelijk verplicht is om op papier te bewaren. De gemeente is nog bezig met een inventarisatie om hoeveel km archief het naar schatting gaat in 2017. Het is de bedoeling dat tegen die tijd zoveel mogelijk dossiers en werkprocessen zijn gedigitaliseerd, maar de realiteit zal zijn dat veel medewerkers nog enige tijd wat papier bij de hand nodig hebben. De ervaring leert echter dat het gebruik van deze kastruimte na invoering van flexibel werken snel afneemt. Daarom is het aantal kasten aan de krappe kant geraamd, zodat dit niet ten koste gaat van ruimte voor werkplekken. Bij de facilitaire ruimten is een archief gepland met paternosterkasten voor documenten die de gemeente dan nog moet bewaren.
5.5 Ankerpunten / ontmoetingsgebieden Centraal gelegen op de kantoorvloeren, dicht bij de trappen en liften, komen ‘ankerpunten’ of ontmoetingsgebieden. Hier treffen medewerkers elkaar, is ruimte voor informeel overleg en het eten van een boterham, en kan men ontspannen. In de ankerpunten bevinden zich de pantry’s, lockers en servicecorners. Ook is in die gebieden herkenbaar in welk domein men zich bevindt, waar de mensen die daar meestal zitten zich mee bezig houden, bijvoorbeeld door de decoratie of speciale objecten. Ook zijn er borden of panelen waar men uitingen van de groep of afdeling op kan hangen of schrijven. Zodoende heeft elk ankerpunt zijn eigen identiteit. Overal, maar met name in de ankerpunten is extra aandacht nodig voor goed schoon te houden materialen in de afwerking van wanden, vloeren en meubilair.
39
Suggesties van medewerkers voor invulling en uitstraling ankerpunten
Het soort ontmoetingsplekken en voorzieningen in het ankerpunt bepaalt mede de sfeer. In het ene ankerpunt zijn bijvoorbeeld voornamelijk kleine zitjes, in de andere bijvoorbeeld een extra grote keukentafel, een bibliotheekje met leestafel of een Wii. Deze verschillen moeten stimuleren dat medewerkers bewust bepaalde ontmoetingsgebieden opzoeken, afhankelijk van de collega’s met wie zij samenwerken of het soort plek waar zij op dat moment behoefte aan hebben. Ook is er in de ankerpunten ruimte voor formele, gemeente brede communicatie. Een open trap tussen de kantooretages draagt bij aan het huisvestingsconcept, aan ontmoeten en samenwerken. Mensen gaan niet zo snel een gesloten trappenhuis in en bij een open trap zie je de ontmoetingsruimte al liggen. De trap moet wel breed genoeg zijn, niet alleen voor passeren, maar ook om te kunnen blijven staan praten. Een extra trap lijkt misschien inefficiënt ruimtegebruik, maar als hij op een plek komt die toch al grotendeels verkeersruimte zou zijn en minder geschikt voor (rustig) werken, kost dit relatief weinig kantooroppervlak. Er komen in totaal 7 ankerpunten op de kantooretages, inclusief die in het bestuur domein, één in de backoffice van het Publieksplein op de begane grond, en een openbaar ‘ankerpunt XL’ bij het vergadercentrum. Het aantal ankerpunten op de kantooretages is bepaald op grond van het huisvestingsconcept, de indeling in dynamische en rustige zones, en de ruimtelijk inpassing.
5.6 Pantry’s, servicecorners, post en opslag Eten en drinken In de directe omgeving van het stadhuis zijn veel verschillende horecagelegenheden. De gemeente heeft er daarom voor gekozen geen bedrijfsrestaurant meer in het stadhuis op te nemen. Wel komt er een openbare horecagelegenheid, waarvoor de gemeente een deel van het pand aan het Stadhuisplein casco zal verhuren aan een exploitant. Daarnaast komen er een koffiebar (LIB-café) en een lunchcafé voor ambtenaren en bezoekers in de publieksruimte van het stadhuis, in principe beide te beheren door een externe cateraar, als deze voldoet aan de voorwaarden rondom de dienstverlening van Centrum LIB. Zie verder hoofdstuk 6.3. 40
Binnen de kantooromgeving zal in de ankerpunten ruimte zijn om een eventueel meegenomen of gehaalde lunch te nuttigen aan een keukentafel bij de pantry16. Elk ankerpunt heeft een pantry met een of twee losstaande koffieautomaten met daarnaast ruimte om gevulde bekers neer te zetten, een zeep- en een handdoekautomaat, afvalbakken voor gescheiden afval en een keukenblok met kastruimte en een koelkast17. Een koffieautomaat is geschikt voor gebruik door circa 60 personen, zodat er op de kantooretages 10 automaten nodig zijn voor de circa 600 werkplekken. Daarnaast bevinden zich ook koffieautomaten in de publieksruimte en in de backoffice van het Publieksplein en Centrum LIB. In de kantooromgeving komt één ‘pantry-plus’ met naast de standaarduitrusting ook een magnetron, een automaat met gezonde versnaperingen zoals sandwiches, noten en fruit, en een afwasmachine. Ook is daar servies en bestek aanwezig. Verse koffie, frisdrank, koeken en broodjes zijn te krijgen bij de koffiebar in de publieksruimte. Garderobe en kapstokken In elk ankerpunt, meestal gelegen bij de entree van de kantooretages, komt een centrale garderobe in een kast met hangers, een paraplubak en een hoedenplank. Daarnaast zijn er mogelijk ook kapstokken of haken nodig bij werkplekken die verder van het ankerpunt vandaan liggen. Niet iedereen wil zijn jas immers in een centrale garderobe hangen, sommige mensen houden hun jas graag in het zicht. In totaal is een capaciteit nodig van maximaal 1 jas per werkplek. Lockers Wie wil kan gebruik maken van een locker voor het tijdens de werkdag afgesloten bewaren van persoonlijke spullen18. De lockers zijn niet toegewezen aan personen, maar bedoeld voor algemeen gebruik, te openen met de toegangspas. Er zijn zodoende evenveel lockers als werkplekken nodig, met eventueel een paar extra voor gasten. Dat komt neer op circa 650 lockers verdeeld over de ankerpunten. De lockers staan direct naast de garderobe. Een afmeting per stuk van 45 x 45 x 45 cm (zoals nu in gebruik op de tweede etage is voldoende voor wat papier op A4-formaat, een laptop of tas. Voor een ergonomisch goede bereikbaarheid adviseren wij de lockers met de onderzijde op minimaal 20 en maximaal 150 cm boven de vloer te plaatsen. Voor de schoonmaker is een maximale hoogte van 1,50 m prettig om de bovenkant makkelijk te kunnen afnemen. Dat geldt uiteraard ook voor kasten. Een schuine bovenkant voorkomt dat mensen spullen op de lockers gaan zetten. Kasten en servicecorners Kantoorartikelen en eventueel domein gebonden materialen en gezamenlijke archieven worden opgeslagen in hoge kasten bij het secretariaat. Verder zijn er vijf brandvrije hoge kasten nodig. Daarnaast is er, zoals eerder beschreven, een groot aantal lage kasten nodig voor persoonlijk werkarchief, verdeeld over de werkvloeren. In elk ankerpunt komt een servicecorner19 met een ‘multifunctional’ (apparaat voor printen, kopiëren en scannen, afmetingen 1,20 x 2,00m), een papiercontainer, een voorraad printpapier, nietmachines, perforators, etc. En voldoende afleg- en bewegingsruimte. In één van de ankerpunten dient 16
Eten aan het bureau is straks niet meer toegestaan, uit oogpunt van hygiëne, en om beweging en interactie te bevorderen. 17 Er zijn goede afspraken nodig over het beheer van de koelkasten om te voorkomen dat er voedsel ligt te beschimmelen of dat het steeds dezelfde vrijwilligers zijn die opruimen. 18 De lockers zijn niet bedoeld voor het opbergen van werkarchief. 19 Naast deze centraal gelegen servicecorners komen er op de werkvloer verder geen printers, om zo digitaal werken en ontmoetingen te stimuleren.
41
daarnaast ruimte te zijn voor plotters. Hiervan zullen vooral medewerkers van VGB en SO gebruik maken. Er komen geen printers buiten het ankerpunt. Dit om overlast te voorkomen, papiergebruik te ontmoedigen en beweging te stimuleren. Persoonlijke post kan voortaan opgehaald worden bij de Servicedesk of de postkamer (zie hoofdstuk 6). Postvakjes voor medewerkers en postrondes c.q. ruimte voor postkarren zijn daarom niet meer nodig. ICT Steeds meer diensten zijn afhankelijk van netwerkinfrastructuur zoals werkplekken, printers, draadloze access points, Private Mobile Network (PMN), beveiligingssystemen, IP-camera’s, videostreaming, gebouwbeheerssysteem, etc. De kwaliteit van de nieuwe netwerkstructuur moet van hoge mate zijn. Zorgvuldigheid in het kiezen van de juiste bekabeling en inrichting van de SERruimtes is essentieel. Verspreid over de kantooretages en overige verdiepingen zijn patchkasten nodig, die zich bevinden in de 8 SER-ruimtes, voor de aansluiting van computers op de servers. Voor een goede datatransmissie mag de kabel maximaal 90 m lang zijn. Er dient dus op max. 80 m afstand van elke bureauwerkplek een patchkast te zijn. In de SER-ruimtes moeten diverse kasten geplaatst kunnen worden. Deze kasten van 80 cm breed, 80 cm diep en ca. 230 cm hoog moeten zowel aan de voor- als achterzijde goed bereikbaar zijn. Wordt verwacht dat de benodigde actieve componenten dieper worden (Blade servers zijn vaak al 90 cm diep) dan is het te adviseren rekening te houden met patchkasten met een diepte van 100 cm. De SER-ruimtes dienen beschermd te worden tegen wateroverlast. Dit betekent dat er geen vocht voerende leidingen in of door de ruimte mogen lopen en geen directe kanaalverbindingen met nevenruimten mogen zijn. Daarnaast dienen alle SER-ruimtes aangesloten te zijn op noodstroom. De nieuwe manier van werken, het flexconcept, brengt met zich mee dat medewerkers veel mobieler moeten zijn en overal bereikbaar. De ICT moet dit ondersteunen door het o.a. mogelijk maken dat iedereen overal bij zijn bestanden kan en bestanden veilig kan delen. Ook zal er een beleid moeten komen voor aanschaf en gebruik van mobiele device.
42
6 Facilitaire voorzieningen Dit hoofdstuk zet op een rijtje wat de behoeften zijn ten aanzien van facilitaire ruimten en collectieve voorzieningen voor beheer en ondersteuning, onderhoud en logistiek. Deze ruimten zijn verspreid over het pand, maar liggen grotendeels buiten de kantooretages. Verschillen met de huidige situatie zijn dat er geen bedrijfsrestaurant meer komt, dat de repro-service wordt uitbesteed, het statisch archief naar Gouda gaat en dat het nieuwe werken zorgt voor een iets ander gebruik van het kantoor: intensiever, anoniemer, meer opgeruimd (clean-desk), flexibeler. De dienstverlening en voorzieningen van Facilitair zullen hierop aangepast moeten worden.
6.1 Fietsenstalling Buiten het stadhuis, dus niet inpandig, komt een nieuwe fietsenstalling voor circa 500 fietsen van de gemeente en Centrum LIB. De uitwerking hiervan wordt in een apart project opgepakt. Functionele eisen hebben te maken met gebruiksgemak, beheer en veiligheid. Dit project valt wel binnen de financiële kaders van het stadhuisbesluit. Bij een stalling die lager of hoger ligt dan straatniveau, of is verdeeld in verdiepingen, is het van belang de helling niet te steil te maken voor zwaardere fietsen. Er moet genoeg ruimte zijn rond de bandengeul voor bakfietsen en fietsen met kinderzitje of krat. Ook in de stalling moet voldoende rekening worden gehouden met brede fietsen, kinderstoeltjes, bakfietsen, kwetsbare racefietsen, fietsen met brede banden, en aan scooters, brommers en motoren. Er moeten oplaadpunten zijn voor elektrische fietsen. Rekken moeten praktisch zijn, niet te smal, en liever niet tillen. Medewerkers willen graag overdekt van de stalling naar kantoor kunnen en niet hoeven omlopen, daarom komt er een aparte ingang dichtbij de fietsenstalling (zie ook hoofdstuk 2.1). Ook goede verlichting is belangrijk. ’s Avonds de stalling uit vindt men nu niet prettig: donker en onguur.
6.2 Douches en kleedruimten Bij fietsenstalling in de buurt komen douches en kleedkamers, voor sportieve fietsers. Er is een gezamenlijke kleedruimte per sekse, die ook gebruikt kan worden door de bijzonder opsporingsambtenaren (boa’s) en de bodes. Voor de boa’s zijn daar grote lockers. De positionering van de kleedkamers moet zodanig zijn dat inkijk van langslopende collega’s wordt vermeden. Er komen minimaal drie, afsluitbare douchecabines per sekse, met tenminste 3 kledinghaken per cabine en een minimaal 30 cm diepe kleedbank. De vloer- en wandtegels dienen vanwege de hygiëne zo groot mogelijk te zijn, de vloertegels moeten goed antislip zijn.
6.3 Toiletten Capaciteit toiletten In het vernieuwde stadhuis zullen in de kantooromgeving in verhouding meer toiletten nodig zijn dan in de huidige situatie, vanwege de intensievere bezetting. In de huidige situatie wordt een tekort ervaren aan damestoiletten. Er werken meer dames dan heren in het kantoor, ze gaan vaker naar de wc en doen er langer over. De maximale bezetting van het nieuwe stadhuis is het aantal werkplekken vermeerderd met degenen die uitsluitend een overlegplek of vergaderruimte gebruiken, wat neerkomt op 650 à 700 mensen. Op grond van het Arbobesluit zijn er dan minimaal 24
43
damestoiletten en 24 herentoiletten nodig, waarvan maximaal 10 vervangen mogen worden door een urinoir.20 Per toiletgroep komen vier damestoiletten, twee herentoiletten met 2 urinoirs, en op elke etage komt minimaal één mindervaliden- c.q. damestoilet. Dit komt neer op in totaal 6 toiletgroepen voor dames en 6 voor heren (waarvan 1 met 4 toiletten en zonder urinoirs), met in totaal 30 door dames te gebruiken toiletten, 20 toiletten voor heren, 10 urinoirs en 6 mindervalidentoiletten. Inrichting toiletten De toiletten zijn voorzien van hangend sanitair en een hygiënische (giet)vloer met opstaande randen en afgeronde hoeken, zoals die in het Ondernemershuis. Dat is het makkelijkste schoon te maken. Om diezelfde reden wil de gemeente graag zo groot mogelijke wandtegels die in ieder geval niet ongeglazuurd zijn, want dan trekken vuil en geur erin. In de damestoiletten moet voldoende ruimte zijn voor een hygiëne box en een stevige haak voor bijvoorbeeld een tas. De toiletten hebben deuren tot de grond voor voldoende privacy, hangende toiletborstels en automatische geurverfrissers. In elke toiletgroep zijn twee wasbakken met een spiegel erboven (bij voorkeur geen losse) en een kraan met duwstang, een zeepautomaat, handdoekautomaat en papierbak. De toiletten zijn van buitenaf duidelijk herkenbaar als dames- of herentoilet. De ingang ligt niet in het zicht van de werkplekken.
6.4 Kolfkamer De gemeente is wettelijk verplicht een kolfkamer aan te bieden. In sommige gebouwen wordt dit gecombineerd met EHBO, maar dat is niet praktisch en niet prettig. Om te kolven moeten vrouwen kunnen ontspannen, en hebben zij dus visuele en auditieve privacy nodig, moeten zij de deur kunnen afsluiten. Dan kun je niet binnenstormen bij een ongeval. Een steriele, klinische omgeving helpt ook niet om te ontspannen. Daarom is het beter om een aparte, huiselijke kolfkamer in te richten. Met een comfortabele stoel, een tafeltje, aangename verlichting en decor, een wasbak met warm en koud water en een koelkast om de moedermelk te bewaren. Met de toevoeging van een sofa of rustbed kan deze kamer kan eventueel daarnaast ook worden gebruikt als rustkamer. Maar daarvoor zijn wel goede gebruiksafspraken nodig. Gedacht wordt aan een positionering op het entresol.
6.5 Stilte-/gebedsruimte Het stadhuis beschikt nu niet over een stilteruimte, maar daar is wel behoefte aan. Voor gebed, meditatie of om even bij te komen na moeilijk of intensief werk. Deze ruimte moet neutraal en rustgevend ingericht worden, zonder verwijzing naar religies. Met banken en ruimte voor matjes op de vloer. Gefilterd daglicht draagt bij aan een serene sfeer. De ruimte moet enigszins uit de loop liggen en goed geluidgeïsoleerd zijn. Gedacht wordt aan het entresol.
6.6 Rookruimte Om overlast van rokers bij de ingangen te voorkomen biedt de gemeente in het stadhuis een rokersplek aan. Het moet een transparante cabine zijn, vanwege gewenst zicht op het gebruik, met een uitstekende afzuiging en van goed schoon te maken materialen. De rookcabine komt bij voorkeur in de buurt van de raadszaal, omdat er met name bij avondvergaderingen veel rokers zijn. 20
Arbobesluit art. 3.24: In een bedrijf of inrichting waar 10 of meer werknemers gelijktijdig werkzaam plegen te zijn, is voor iedere 15 of minder werknemers van hetzelfde geslacht ten minste één toilet aanwezig. Voor mannen mag voor een deel met urinoirs worden volstaan mits er ten minste één toilet voor iedere 25 of minder mannen aanwezig is.
44
Er komt bij voorkeur ook een rook plek buiten, bijvoorbeeld op een dakterras, waar mensen hun peuk kwijt kunnen.
6.7 Horeca Zoals aangegeven in hoofdstuk 2.6 bestaat de (bemande) horeca binnen het stadhuis uit een lunchcafé bij de ingang aan het Stadhuisplein en een koffiebar, ‘Café LIB’, voor o.a. bezoekers van Centrum LIB. Ook voor het horecagebied wensen medewerkers kleur, planten en warme materialen als hout, een sfeervolle ruimte. Zij willen hun externe bezoekers in het horeca kunnen ontmoeten en er informeel overleg kunnen voeren. Punten van aandacht voor het ontwerp zijn de akoestiek, het geluid van bijvoorbeeld schuiven van stoelen en gerinkel van servies en eventueel de afwisseling van hoog en laag zitten, in grote en kleine groepen. Verder is het belangrijk dat het café een logische routing heeft en makkelijk is schoon te maken. Medewerkers geven aan gezonde producten te willen, maar ook broodjes kroket. Maar bezoekers en personeel van het Publieksplein zitten niet te wachten op krokettenlucht. Het is van belang dat de gemeente goede afspraken maakt met de uitbater van de horeca in het stadhuis om overlast van geur en geluid te voorkomen. Voor de horecavoorzieningen is een afsluitbare keukenopslag nodig dichtbij de leveranciersingang. Met koelkasten en vriezers, stellingkasten en een goed regelbaar klimaat. Het lunchcafé op stadhuispleinniveau dient afgesloten te worden van de rest van de publieksruimte, zodat dit café buiten de openingstijden van het Stadhuis en Centrum LIB geopend kan zijn. Verder dient het café het zicht op en de toegankelijkheid van de centrale lift niet te belemmeren.
6.8 Servicedesk ambtenaren Op een herkenbare en makkelijk vindbare plek in het stadhuis komt de Servicedesk voor ambtenaren, waar zij terecht kunnen voor bijvoorbeeld vragen over ICT of personeelszaken, spullen voor de werkplek, dienstfietsen, etc. De Servicedesk bestaat uit een balie met 4 zitplekken, met daar vlakbij 4 open werkplekken en 2 tweepersoonskamers met stilteplekken. Er zijn twee kasten nodig voor kantoorartikelen, een sleutelkast/trakakast en een afsluitbare opslagruimte. Er komt geen balie meer bij de salarisadministratie, dat past niet bij het nieuwe werken en het digitale tijdperk. Alles wordt ondergebracht bij Servicedesk. Bij plaatsing in de publieksruimte moet het voor bezoekers duidelijk zijn dat dit geen receptie is, maar een deel van de ambtelijke organisatie.
6.9 BHV/EHBO De bedrijfsarts zetelt in het werkplein, en blijft daar ook in de nieuwe situatie. Het Centrum LIB deelt de BHV-ruimte met de gemeente en dient dus toegang te hebben. Er is een centrale kast nodig voor EHBO- en BHV- materialen, en daarnaast dient op elke verdieping, bij voorkeur bij een ankerpunt, een decentrale kast voor deze middelen te zijn, ook in de publieksruimten. Met haken of planken voor helmen en hesjes, een brancard, EBHO-doos, etc. Daarnaast moet op elke etage een AED hangen.
45
6.10 Schoonmaak- en werkkasten Door intensiever gebruik van sanitair zal dit vaker moeten worden schoongemaakt. Naast centraal georganiseerde schoonmaak overdag en in de avonduren, dragen medewerkers ook eigen verantwoordelijkheid om de werkplek schoon te houden. Er wordt een ‘clean desk policy’ ingevoerd en het is niet meer toegestaan om op de werkplek te lunchen. In de keukenkastjes van de pantry’s liggen diverse doekjes en schoonmaakmiddelen, zodat medewerkers het zelf op kunnen ruimen als zij hebben geknoeid. Voor de schoonmaak zijn op elke etage en bij voorkeur in de buurt van de lift, afsluitbare werkkasten nodig met een uitstortwasbak met warm en koud water en elektra, en planken. Ook in de publieksruimten en bij het vergadercentrum. Er moet voldoende ruimte zijn voor het plaatsen en manoeuvreren van een schoonmaakkar en een stofzuiger. Daarnaast is een centrale ruimte nodig in de buurt van de leveranciersingang, voor o.a. opslag van materialen en machines, en een wasmachine en droger. Deze ruimte deelt de gemeente met Centrum LIB. Daarnaast is voor de schoonmaakploeg één werkruimte nodig en toegang tot voorzieningen in een ankerpunt.
6.11 Postkamer, bodes en meldkamer Momenteel is de werkkamer van de bodes gecombineerd met de postkamer, maar de gemeente wil dit in de nieuwe situatie scheiden. Voor de bodes zijn twee beeldschermwerkplekken nodig, een kast voor het opbergen van gereedschap en materialen en een klustafel of werkbank. Zij moeten ook gebruik kunnen maken van een kleedruimte (zie 6.2). De postkamer ligt dicht bij de leveranciersingang en is uitsluitend ingericht voor het postproces. Er zijn 4 werkplekken, een kast, 2 multifunctionals 4 scanners op in hoogte verstelbare tafels, een automatische briefopener, couverteermachine, frankeermachine en snijmachine, een sorteertafel en een postflat met postvakken voor de afdelingen. Er is in het vernieuwde stadhuis ruimte nodig voor een meldkamer (8-12 uur per dag, 6 dagen per week) en voor de briefing van boa’s ’s ochtends vroeg en aan het eind van de middag. De boa’s kunnen gebruik maken van de kleedruimte bij de fietsenstalling, zie 6.1.
6.12 Expeditie Er is een bemande expeditie ruimte nodig van minimaal 40 m2 met een leveranciersingang die goed bereikbaar is voor vrachtwagens en met parkeer- en laad- en losruimte en beschikt over grote openslaande deuren. De gemeente deelt de expeditie en leveranciersingang met Centrum LIB. Deze heeft behoefte aan een Arbo-verantwoorde opslagruimte die drempelloos is, met overheaddeuren of openslaande deuren. In de ruimte bevinden zich verstelbare stellingkasten met minimaal 175 meter aan plankruimte voor gereedschap, afgeschreven materialen, plakmaterialen en transportmaterialen. Ook is er ruimte voor twee in hoogte verstelbare tafels voor het in en uitpakken van transport en postverwerking. Er is voldoende ruimte voor transportkarren (4 stuks van 60 cm breed), verrijdbare kasten en lage karren. Auto’s van de gemeente en Centrum LIB kunnen buiten in de buurt van de fietsenstallen geparkeerd worden. Hierbij dienen elektrische oplaadpunten geplaatst te worden.
46
Containerruimte Indien mogelijk worden containers buiten onder de grond geplaatst. Alternatief: Nabij de leveranciersingang en goed bereikbaar voor afvoer is een afsluitbare ruimte voor afvalcontainers van de gemeente en Centrum LIB. Deze ruimte moet brede deuren hebben, goed geventileerd zijn, beschikken over elektra en gescheiden compartimenten hebben voor papier en karton, bekers en restafval. Er moeten wat de gemeente betreft minimaal acht containers van 1200 liter in kunnen en twaalf van 240 liter. Wat betreft Centrum LIB minimaal zes containers van 240 liter voor afval, twee containers van 240 liter voor vertrouwelijk documenten, één container van 1500 liter en één container van 1000 liter voor papier.
6.13 Magazijnen Papier Volgens het team Facilitair is in de buurt van de expeditie een afsluitbaar magazijn van 30 m2 nodig voor de opslag van papier. Met brede deuren, stellingen voor opslag op pallets, wendmogelijkheid voor de pompwagen en een goed regelbaar klimaat. Meubilair Er is 40 m2 nodig voor opslag van meubilair, in een afsluitbare ruimte met brede deur. Dit is een ander soort opslag dan die voor meubilair in het vergadercentrum. In deze ruimte is ook plek voor spullen van de personeelsvereniging (5 m2). Beeldende Kunst Er is een beperkte, afsluitbare ruimte van circa 20 m2 voor tijdelijke opslag van wisselende kunstvoorwerpen ( zie hoofdstuk 2.8). De condities (luchtvochtigheid, beperking van daglicht) zijn geschikt voor het bewaren van kunst. Er is ruimte voor twee stellingrekken (gezamenlijke breedte 4.70 m., hoogte 2.05 m., diepte 1.00 m.), een grote ladekast voor (liggend op te bergen) grafiek (ca. 0.70 x 1.20 m.), een werkstation met netwerkverbinding, een klein werkblad met licht gereedschap, (lage) archiefkast, transportkar, keukentrapje. Om schade te voorkomen, moet er goed met de kunstwerken te manoeuvreren zijn. Schoonmaak Er is een centrale opslag van schoonmaakmaterialen en –machines, zie hoofdstuk 6.10. Centrum LIB Centrum LIB beschikt over een magazijn waarin alle partners in kastruimte één meter opbergruimte krijgen. Een deel van het magazijn is gereserveerd voor gesaneerde boeken. Daarnaast zijn er partners die in deze ruimte extraopslagruimte krijgen. In het magazijn is ook een werkplek voor mediaverwerking aanwezig. Rampenbestrijding Er is een kleine ruimte nodig voor de opslag van materialen voor rampenbestrijding: een kar met twee zware calamiteitenkisten (70 x 30 x 40 cm) en twee grote hoge kasten. Permanent archief Voor het gemeentelijk archief dat niet naar Gouda verhuist, nog niet gedigitaliseerd is, of op papier bewaard moet blijven, is een opslagruimte nodig met paternosterkasten en 5 Arbo-conforme werkplekken nabij de archiefruimte. Er is naar schatting 160 m2 nodig. Het voornemen is om de ruimte in te delen in 2 etages met een stalen vloer ertussen, zodat 80 m2 vloeroppervlak nodig is. Dit
47
moet voldoen aan de wet op archiefruimte. Daarbij moet rekening gehouden worden met een zware vloerbelasting.
48
7 Technische uitgangspunten 7.1 Normen & richtlijnen Als algemene eis voor elk bouwwerk geldt dat voldaan dient te worden aan de thans geldende en te voorziene eisen en voorschriften van overheidsinstanties, normen van het Nederlandse Normalisatie Instituut en Europese normen en richtlijnen. De voorwaarden in dit Programma van Eisen (PvE) moeten worden gezien als uitgangspunten, waarbij de wettelijke vereisten als minimale eis gelden. Voor het project vernieuwing Stadhuis Zoetermeer dient in ieder geval rekening gehouden te worden met (in willekeurige volgorde): 1. Algemene geldende landelijke en lokale wet- en regelgeving; 2. Bouwbesluit (nieuwbouw); 3. Voorschriften dienst Bouw- en Woningtoezicht, Brandweer, Milieudienst, Nutsbedrijven; 4. Bestemmingsplan; 5. Wet Milieubeheer; 6. Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) en Arbeidsbesluit; 7. Onderdelen van het Handboek voor Toegankelijkheid, het Norm blad NEN 1814, “Toegankelijkheid van gebouwen en buitenruimten”; 8. Handboeken een brandveilig gebouw bouwen / installeren; 9. Paspoortuitvoeringsregeling Nederland (PUN)
7.2 Eisen aan flexibiliteit/ aanpasbaarheid De (toekomstige) multifunctionaliteit en herbestemming zijn gebaat bij een flexibel in te richten gebouw. Veranderingen in de omvang en de aard van de te huisvesten functies, het werkplek- of het huisvestingsconcept, moet in het ontwerp op verschillende manieren flexibiliteit worden ingebouwd. Met als doel een gebouw te realiseren dat langdurig in staat is om zijn functie te vervullen, evenals uit oogpunt van economie, worden de volgende eisen gesteld aan de indelingsflexibiliteit van het gebouw en de gebouwdelen: optimale indelingsmogelijkheden van de ruimten van het gebouw, waardoor verschillende (toekomstige) werkplekconcepten kunnen worden toegepast; multifunctionele gebruiksmogelijkheden van ruimten, bijvoorbeeld bijeenkomstruimtes; plaatsing van vaste voorzieningen, brandscheidingen en installaties mogen de indelingsmogelijkheden hierbij niet nadelig beïnvloeden; Hiertoe dienen alle bouwkundige en installatietechnische voorzieningen (ook data-infrastructuur) in het gebouw zodanig te worden ontworpen, dat in de toekomst een bepaalde mate van vrijheid blijft bestaan om het gebouw tegen een redelijke investering en op een overzichtelijke wijze aan te passen (aanvullen/wijzigen). De wijzigingen op de draagconstructie moeten zodanig ontworpen worden, zodat aanpassing en veranderbaarheid (flexibiliteit) aan het gebouw mogelijk zijn en dat beperking van de gebruiksmogelijkheden van het gebouw hierdoor minimaal is.
49
7.3 Duurzaamheid/Energielabel A Het huidige Stadhuis is één van de minst duurzame gebouwen van Zoetermeer. Het pand lekt veel warmte, wat tot hoge energiekosten leidt. Door te renoveren gaan we van energielabel G naar label A. Dit is een eis vanuit de gemeenteraad. Niet alleen de hoge kosten zijn reden voor verduurzaming, ook het sparen van het milieu vindt de gemeente erg belangrijk. Bij de keuze van materialen en waar mogelijk hergebruik van materiaal staat duurzaamheid steeds hoog in het vaandel. Het complex moet voldoen aan verplichte maatregelen uit het praktijkhandboek Duurzaam Bouwen. Het gebruik van materialen, waarvan de winning, het gebruik en/of het afval tot ernstige milieuproblemen leidt, is niet toegestaan. Duurzaam bouwen gaat echter verder: het gebouw dient een prettig verblijfsklimaat en een goede gebruikskwaliteit te hebben. Een goed gebouw wordt goed behouden en onderhouden, waarbij een optimale balans dient te worden gezocht tussen exploitatielasten enerzijds en duurzaamheid van toegepaste materialen en installaties anderzijds. Het begrip duurzaam bouwen kan erg breed worden uitgelegd. In dit PvE wordt duurzaamheid opgedeeld in drie aspecten: 1. Ontwerpen en bouwen voor de toekomst: Gebouw en terrein dienen op de lange termijn te voldoen aan de doelstellingen die het gebruik eraan stelt. In het ontwerp, de bouwvoorbereiding, de uitvoering, het gebruik (exploitatie: energieverbruik en schoonmaak) en uiteindelijk het wijzigen / aanpassen van het gebouw en het terrein, dient rekening gehouden te worden met het concept Duurzaam Bouwen, ten aanzien van water, energieverbruik, (her winbaar) materiaalgebruik en afvalstoffen-verwerking; 2. Beperken van milieulast als gevolg van bouw en sloop: Voor alle toe te passen materialen geldt, dat deze in het algemeen zo weinig mogelijk schade mogen toebrengen aan het milieu en dat deze moeten voldoen aan alle ter zake geldende voorschriften. In het ontwerp wordt gekozen voor materialen die milieuvriendelijk kunnen worden geproduceerd of juist weer kunnen worden afgebroken. Het gebruik van materialen met een hoge belasting voor het milieu wordt beperkt en waar mogelijk vermeden. Indien dit niet leidt tot een verhoging van de investering in de betreffende gebouwdelen dienen zoveel mogelijk vernieuwbare en duurzame primaire grondstoffen, kringloopmaterialen en industriële reststoffen als bouwstoffen gekozen te worden; 3. Beperken van milieulast tijdens gebruik: In het ontwerp dient zoveel als mogelijk gekozen te worden voor oplossingen die, zonder een verhoging van de investeringskosten voor het betreffend gebouwonderdeel, een beperking van het energieverbruik en waterverbruik tot gevolg hebben. Bij een keuze tussen verschillende maatregelen dient zo veel mogelijk gekozen te worden voor maatregelen waarvan het resultaat niet of slechts beperkt afhankelijk is van het handelen van gebruikers van het gebouw. Het energieverbruik van het gebouw moet laag zijn. Er moet voldoende aandacht worden besteed aan passieve maatregelen, zoals warmte-isolatie, kierdichting, energiebesparende maatregelen en energiebeheer. Oriëntatie op zonnestanden en windrichting kan daarbij helpen. De keuze voor het energieconcept maakt expliciet onderdeel uit van het ontwerp.
50
7.4 Bouwfysica In dit hoofdstuk zijn de bouwfysische uitgangspunten opgenomen. Voor zover niet anders vermeld in de geldende wettelijke eisen zijn de onderstaande bouwfysische eisen van toepassing voor het gebouw. De eisen beschrijven een niveau dat volgens de hedendaagse maatstaven van zo’n gebouw verwacht mag worden. Over het algemeen wordt gesteld dat het gebruik en de beleving van het gebouw door alle doelgroepen en gebruikers als comfortabel en plezierig moet worden beschouwd. In bouwfysisch opzicht verdienen thermisch comfort, ruimtetemperatuur, luchtvochtigheid, ventilatie, luchtbeweging, daglicht, kunstlicht en akoestiek de nadrukkelijke aandacht.
7.5 Thermisch/hygrisch comfort Het klimaat in een ruimte wordt in thermisch opzicht bepaald door de luchttemperatuur, de stralingstemperatuur, de luchtvochtigheid en de luchtbeweging. Het gebouw dient zodanig te worden ontworpen, dat in het gebouw geen koude of warmte (of tocht) ervaren wordt die zodanig is, dat het functioneren van de gebruiker daardoor beperkt wordt. Er mogen geen hinderlijke temperatuurverschillen ontstaan. Het ontwerp moet zo zijn dat te hoge temperaturen in de zomer zoveel mogelijk beperkt blijven door het op juiste manier toepassen van bouwmassa, zonwering en ventilatie. De volgende onderdelen worden daarbij onderscheiden: Ruimteluchttemperatuur (ontwerptemperatuur installaties) Temperatuur vloeroppervlak Warmteverlies-berekening Uitgangspunten berekeningen Temperatuurverschillen (streefwaarden) Koudebruggen Temperatuurgradiënt (streefwaarden) Luchtsnelheden Koude val Na regeling Relatieve vochtigheid Condensatie (oppervlakte- en inwendige condensatie) Condensatie op / in installaties
7.6 Luchtkwaliteit & ventilatie De volgende onderdelen worden bij de luchtkwaliteit en ventilatie onderscheiden: Capaciteit ventilatievoorziening Regelbaarheid Spuivoorziening Gebouwindeling
7.7 Energieverbruik De volgende onderdelen worden bij de luchtkwaliteit en ventilatie onderscheiden: Energieprestatienorm Berekeningsmethode Uitgangspunten energiegebruik 51
Warmteweerstanden Beglazing Luchtdoorlatendheid geveldelen
7.8 Visueel comfort De volgende onderdelen worden t.a.v. visueel comfort onderscheiden: Uitzicht Daglicht Kunstlicht Licht-/zontoetredingsfactor Zonwering en helderheidswering
7.9 Akoestiek De benodigde geluidwering van de gevel is afhankelijk van de geluidbelasting op de gevel ten gevolge van (rail)verkeer en het maximaal geluidniveau in de verblijfsruimten van het gebouw ten gevolge hiervan. De ruimten in het gebouw dienen zodanig te zijn ingericht en vormgegeven dat zij, gerelateerd aan de activiteiten waarvoor de ruimten zijn bestemd, een optimale akoestiek garanderen bij een lage en een hoge bezettingsgraad. Speciale aandacht daarbij voor de spraak-verstaanbaarheid in ruimten waarin voor grotere groepen gesproken wordt. Een goede spraakverstaanbaarheid is onder meer te bereiken door het voorkomen van hinderlijke reflecties, resonanties en echo’s en door toepassing van een geluidsabsorberend materiaal in het middengedeelte van het plafond. Een goede situering en groepering van de ruimten is ten behoeve van een goede akoestiek en het voorkomen van geluidshinder essentieel. Denk hierbij aan de plaatsing de ruimten waar stilte gewenst is aan de gevel waar zich geen druk gebruikte buitenruimte van de kantoor bevindt, aan te openen ramen en aan gevels, die geluid kunnen weerkaatsen. De geluidsisolatie tussen ruimten in het gebouw dient zodanig te zijn, dat in een ruimte tijdens de activiteiten waarvoor de ruimte bestemd is, geen overlast wordt ervaren. Hiertoe dienen de bouwkundige voorzieningen zodanig te worden ontworpen en samengesteld dat constructies voldoende geluidswerend en -isolerend zijn. De werktuigkundige en elektrotechnische installaties mogen de luchtgeluidsisolatie van de scheidingsconstructies niet verzwakken. Zo nodig moeten aanvullende maatregelen worden getroffen in de vorm van akoestische slangen, suskappen over verlichtingsarmaturen, afdichten van doorvoeringen, e.d. De volgende onderdelen worden bij de akoestiek onderscheiden: Geluidwering gevel Maximale geluidsniveaus Geluidsniveau t.g.v. installaties Geluidisolatie algemeen Luchtgeluidisolatie Contactgeluidisolatie Nagalmtijd
52
7.10 Bouw- en installatietechnische eisen Vloeren/wanden/daken: Vloeren Vrije hoogte Buitenwanden Binnenwanden Daken Isolatiematerialen Gevels, gevelpuien & kozijnen: Materiaalkeuze en detaillering Waterdichtheid Toegangen gebouw Gevelkozijnen Zonwering Helderheidswering Hang- en sluitwerk Gangbreedte Binnen kozijnen en –deuren Trappen en hellingbanen: Hoogteverschillen Trappen Hellingbanen Installatieruimten, schachten en kabelwegen: Serverruimtes Installatieruimten en schachten Kabelwegen Installatietechniek: Ventilatie-installatie Verwarmingsinstallatie Waterinstallatie Riolering en hemelwaterafvoer Overige werktuigbouwkundige installaties Gebouwbeheerssysteem Elektrotechnische installaties, waaronder ICT/databekabeling Transport-installaties Overige installaties Telefonie dekking
7.11 Afwerkstaat De toegepaste materialen voor de afwerking van plafonds, wanden en vloeren van de kantoor voldoen in algemene zin aan de onderstaande voorwaarden. Toegepaste materialen zijn: afgestemd op de specifieke functionele behoefte van de ruimte alsmede op de mate van representativiteit van de ruimte; 53
duurzaam, kleurecht en eenvoudig te vervangen en/ of te herstellen.
Vloerafwerking: Harde vloerbedekking zoals linoleum Projecttapijt Schoonloopmat / droogloopmat Schraaproosters / zwart rubber ringmatten Vloertegelwerk Cementdekvloeren Gietvloeren Computervloer Binnenwandafwerking: De binnenwandafwerking moet aansluiten bij het gebruik. Afwegingscriteria bij de keuze van een wandafwerking zijn: onderhoudsvriendelijk, schoonmaakaspecten /reinigbaarheid. vochtbestendigheid. sterkte en weerstand tegen mechanische beschadigingen. representativiteit. splintergevoeligheid. duurzaamheid. akoestische (geluiddempende) eigenschappen. brandwerendheid. kleur en structuur. veiligheid. kosten. eisen met betrekking tot hygiëne, bijvoorbeeld de Warenwet, de Arbowet en de zogenaamde HACCP- eisen. esthetische aspecten. Plafonds: onderhoudsvriendelijk, schoonmaakaspecten /reinigbaarheid. vochtbestendigheid. sterkte en weerstand tegen mechanische beschadigingen. representativiteit. duurzaamheid. akoestische (geluiddempende) eigenschappen. kleur en structuur. veiligheid. kosten. eisen met betrekking tot hygiëne, bijvoorbeeld de Warenwet, de Arbowet en de zogenaamde HACCP- eisen. esthetische aspecten.
54
Bijlage: overzicht ruimtelijk-functioneel programma Deze bijlage bevat een overzicht van de functies in het stadhuis en een samenvatting van bijbehorende eisen, voor zover deze relevant zijn voor de omvang, vaste inrichting of afwerking van de ruimtes. Meer details en onderbouwing van de ruimtelijk-functionele eisen zijn te vinden in de tekst van de hoofdstukken. a. Publieksplein Deze tabel bevat de functies in het gebied voor de gemeentelijke publieke dienstverlening (afdeling Publieksplein), gesitueerd beneden in het stadhuis, op de begane grond. Functie/ruimte
aantal
fno per stuk
Entreegebied (niveau Stadhuisplein)
1
50 m
2
fno totaal
functionele eisen
2
50 m
Bezoekersentree(s) gemeente (begane grond)
1
100 m
2
100 m
2
Receptie gemeente
1
Zie LIB, tabel b
Wachtplekken
25
3m
Openbare toiletten
15
2
2
3m
Zie LIB
2
75 m
2
45 m
Loketten
8
2
6m
2
48 m
al vanaf buiten uitnodigend, levendige plint, geen beveiligingspoortjes groot genoeg voor de verwachte bezoekersaantallen van de gemeente (100.000 )en Centrum LIB (500.000) en bezoekers ambtenaren, ook in piekjaren goed toegankelijk voor rolstoelen en scootmobiels deuren geen tocht veroorzakend herkenbaar als ingang LIB én gemeente Zoetermeer overzichtelijk, duidelijke bewegwijzering, trap in zicht digicorner ontvangstfunctie bezoekers ambtenaren wordt nader uitgewerkt Voor bezoekers gemeente en LIB, raadsleden, trouwgezelschappen en medewerkers gemeente groot genoeg voor de verwachte bezoekersaantallen van de gemeente (100.000 )en Centrum LIB (500.000) en bezoekers ambtenaren, ook in piekjaren Zie verder ontvangstgebied vergadercentrum (tabel c) Digicorner (wanneer extra entree perronzijde dan ook daar een digicorner) ontvangstfunctie bezoekers ambtenaren wordt nader uitgewerkt Bij hoofdingang, gecombineerd met informatiebalie LIB (1 baliewerkplek voor gastvrouw/-heer) Zie verder tabel LIB wachten kan in hele publieksruimte, maar er zijn 25 zitplaatsen nodig dicht bij en met zicht op de loketten vanaf elke plek zicht op informatieschermen leestafel en speelobject 2 nummerzuilen Voor bezoekers LIB en gemeente, vergadercentrum Drie openbaar toegankelijke toiletblokken waarvan 1 bij gemeenteloketten en raadszaal en 1 bij vergadercentrum en een kindertoilet bij plein Lezen (jeugd) Per toiletblok 2 dames- en 2 herentoiletten en 1 invalidentoilet met ruimte voor verschonen kind Voor overige eisen toiletten zie tabel e sta balie (klant staat, medewerker zit, Arbo werkplek)
55
burgerzaken algemeen 2
2
6m
6m
loopruimte nodig achter balie klantvriendelijke uitstraling, voldoende privacy
sta balies (klant staat, medewerker zit, Arbo werkplek) loopruimte nodig achter de balie klantvriendelijke uitstraling, voldoende privacy 1 balie lager, voor ooghoogte rolstoelers enkele balies verplaatsbaar/weg te halen
Loket burgerlijke stand
1
Functie/ruimte
aantal
fno per stuk
Omgevingsbalie
2
8m
16 m
WMO-loket
1
Zie LIB, tabel b
-
Spreekkamer publiek
2
12 m
Kluisruimte
1
50 m
Documentenkamer
1
20 m
Back-office Publieksplein (bij front-office)
1
120 m
2
fno totaal
functionele eisen
2
2
24 m
2
2
50 m
2
20 m
2
2
2
120 m
2
Gemeentelijk Contact Center
1
180 m
2
180 m
2
Totaal Publieksplein
734 m
zit balie (klant staat, medewerker zit, Arbo werkplek) dubbel beeldscherm, groot situeren bij Plein Cultuur en Stad 1 inzagetafel, te gebruiken door beide balies afsluitbare kast situering bij Plein Samenleving (zie LIB) zit balie (klant en medewerker zitten) kleine kluis nodig en spreekkamer met privacy 1 kamer alleen voor burgerlijke stand, dichtbij loket 1 kamer voor gedeeld gebruik balies ingang kamer aan beide kanten van de zit balie aparte veiligheidszone ruimte voor paspomaat verbinding met documentenkamer aparte veiligheidszone 2 werkplekken invoerstation RAAS voor baliemedewerkers, coördinatoren en teammanagers (rest op kantooretages) en 3 fte van LIB, toegang met tag 6 (half-)open bureauwerkplekken, 2 aanlandplekken, 1 tweepersoonskamer voor concentratiewerk, 2 kleine overlegkamers (2-6 personen), 2 afsluitbare brandkasten Ankerpunt met 1 pantry, 1 keukentafel met 6 stoelen en een zitje, ca. 40 lockers, garderobe, 1 servicecorner (printers e.d.), Bij voorkeur in het zicht van publiek 2 24 call-centerwerkplekken à 6 m in clusters van 2-6 bureaus, met halfhoge schotten In een afgesloten ruimte met geluiddempende afwerking van wand, vloer en plafond informatieschermen Direct in de buurt: pauzeruimte met lockers en pantry (bij voorkeur ankerpunt backoffice) kleine overlegruime (4-6 pers.) voor feedbackgesprekken
2
Aandachtspunten voor gehele publieksruimte, inclusief Centrum LIB: zelfstandig toegankelijk voor gebruikers van rolstoel, scootmobiel, kinderwagen, slechtzienden, etc.; sociaal veilig, overal gezien worden door personeel of camera’s; vriendelijke uitstraling, veel daglicht, ruim, overzichtelijk, kleur en planten, inrichting een geheel; 56
zicht op raadszaal en backoffice, in decoratie verwijzingen naar stad, gemeente en gewenste identiteit (zie hoofdstuk 1.2), toepassing van nieuwe technologie.
B Centrum LIB Het Centrum LIB huurt ruimte in het stadhuis van de gemeente. Daaraan is een maximum gesteld van 3.500 m2 bruto, wat neerkomt op ca. 2.925 m2 functioneel netto oppervlak. In deze tabel staan alle functies waarvoor Centrum LIB ruimte nodig heeft. Een deel daarvan delen zij met de gemeente. Functie/ruimte
aantal
fno per stuk
Centrale informatiebalie
1
30 m
Bewegwijzering en narrow-castingschermen
18
Plein Lezen (verdeeld over niveaus)
1
2
fno totaal
functionele eisen
2
30 m
-
-
966 m
2
966 m
2
Plein Educatie en Ontwikkeling
1
292 m
2
292 m
2
57
in zicht van hoofdingang op Stadhuispleinniveau 2 zitplekken (1 bibliotheek, 1 gemeente = 15m2), ergonomisch 1 raadpleegplek voor gastvrouw/-heer gemeente 2 digitale infoschermen en 2 digitale plattegronden in entreezone 4 narrow-castingschermen bij Plein Lezen, 2 bij Plein Educatie en Ontwikkeling, 1 bij het LAB, 1 bij JIP, 4 bij Plein Samenleving, 4 bij Plein Cultuur en Stad, 2 bij Plein Gezondheid en Welzijn 2 servicepunten (sta balie), 2x2 m kastruimte en 2x2 tweepersoonszitjes in de buurt 736 m2 nodig voor collecties jeugd en volwassenen, vmbo, plus verschillende displaymogelijkheden 6 catalogus-pc’s, 3 raadpleeg-pc’s, 2 folder-pc’s met printer rustige leeskamer/studieplek voor 12 personen Lees/luisterplekken voor 30 à 40 kinderen twee digitale lees- en speeltafels Plein Lezen – deel jeugd is goed toegankelijk voor kinderwagens (lift/helling) peuter-/kleuterspeelruimte (afsluitbaar/ natuurlijke barrières) voor 30 kinderen Voorleesruimte loungeplekken voor ouders in de buurt van speelruimte en horeca 1 vitrinekast (presentatie- en verkoopmateriaal) in de buurt van Plein Lezen stallingsruimte voor 4 kinderwagens 1 ontvangstplek als verhoogde werktafel, 2 x kastruimte, 6 werkplekken 56 m kastplank en 6 m frontaal, 1 displaytafel 2 tweepersoonszitjes en 1 vierpersoonszitje vier studieplekken met pc (Taalhuis) en 12 studiewerkplekken met pc bij elkaar geplaatst i.v.m. ondersteuning ontmoetingsplek jongeren 8 personen 2 digi-infopunten, 1 catalogus-pc, 1 folder-pc+ printer LAB: 6 werkplekken, een open groepsruimte tot 40 pers., werkplaats met ruimte voor 25 apparaten, 4x opslag, 5 plekken voor grafische vormgeving/ werken aan computer, 2 open atelierruimtes JIP: verdekt opgestelde ruimte, anoniem, met 2 ingangen/uitgangen, 2 werkplekken met computer,
afsluitbare opslag, hygiënische SOA-testruimte Functie/ruimte
aantal
fno per stuk
fno totaal
Plein Samenleving
1
139 m
2
139 m
Plein Gezondheid en Welzijn
1
Plein Cultuur en Stad
1
2
2
86 m
262 m
2
96 m
23 m
2
23 m
5
Gemid. 2 12 m
60 m
1
50 m
1
96 m
Algemeen
1
Spreekkamers front-office Trainingsruimte /studiezaal
1
2
2
Zelfbedieningsinname/uitgifte punt
Podium
2
2
86 m
262 m
functionele eisen
2
2
2
2
50 m
2
2
93 m
93 m
Café LIB
1
157 m
2
157 m
2
58
WMO-loket (zie tabel a), duidelijke uitstraling gemeente, op afstand van andere meeting-points Clientondersteuning met 4 werkplekken 25 m kastplank voor collectie 1 displaytafel, 1 catalogus-pc, 1 folder-pc + printer 1 tweepersoonszitje, 6 vierpersoonszitjes met privacy opslag voor de verschillende organisaties 1 meetingpoint met twee werkplekken, en 2 tweepersoonszitjes tafels en stoelen voor open spreekuren 15 pers. 44 m kastplank collectie displaytafel, catalogus-pc, folder-pc met printer afsluitbare opslag 1 folderzuil, folder-pc + printer, raadpleeg-pc, pc zoetermeermijnstad.nl, catalogus-pc, displaytafel 162 m kastplank voor de uitgebreide collectie + ruimte voor 2500 Dvd’s 4 twee-/driepersoonszitjes filmhoek voor 10 personen wandruimte expositie in het zicht (erfgoed functie stadsmuseum en HIGOS) radiopresentatie vanaf open plein op logische toegankelijke plek 6 inname-/uitgiftepunten 20 meter kastplank, 3 betaalautomaten, gereserveerde materialenkast (24 m kastplank) Boekenkarren: dicht bij inname/uitleen Kluisjes voor publiek Kopieerders/printers Kinderwagens Kindertoilet Wachtruimte voor doelgroepenvervoer 2 2 2 zespersoons (15 m ), 3 vierpersoons (10 m ) afsluitbaar en geluiddicht, voldoende ventilatie ruimte deelbaar in 2 x 20 personen 40 werkplekken met elektra, waarvan 20 met thin client en scherm die weggewerkt kunnen worden toegankelijk buiten openingstijden voorzieningen voor slechthorenden koffie/thee in de buurt 2 podium zelf 6 m , flexibele ruimte voor opstelling tot 2 2 100 personen (75 m ), berg- en kleedruimte (12 m ) koffie in de buurt, podium goed zichtbaar voor bezoekers, niet storend voor andere pleinen bediening licht & geluid afsluitbaar beamer, projectiescherm/wand, geluidinstallatie, eenvoudig dimbare verlichting voor presentaties voorzieningen voor slechthorenden Koffiebar met leestafel en 20 zitjes voor 2 à 3 personen
Functie/ruimte
aantal
fno per stuk
Expeditie, container en transportruimte
1
55 m
Magazijn
1
86 m
BackOffice Centrum LIB
1
333m
2
2
2
Totaal centrum LIB
fno totaal 2
55 m
Display plek voor 150 tijdschriften en kranten Centrale locatie in publieksruimte functionele eisen
aandeel LIB, ruimte samen met expeditie gemeente op zo kort mogelijke afstand van publieksruimte ruimte voor containerruimte en transportkarren in hoogte verstelbare tafels, stellingkast en verrijdbare kasten incl. 10 m2 voor 6 containers van 240 liter voor afval, 2 containers van 240 liter voor vertrouwelijke documenten, 1 container van 1500 liter en 1 container van 1000 liter voor oud papier. 2 86 m Bij magazijnen gemeente, naast expeditie 390 m kastplank, waarvan 130 m met 40 cm diep, folderopslag, opslag verschillende organisaties 6m2 afgesloten voor apparatuur ZFM 1 werkplek voor mediaverwerking 2 333 m Gesitueerd op de kantooretages, in eigen ‘vlek’ 18 (half-)open werkplekken, 3 tweepersoonskamers, 6 aanlandplekken, 3 kleine overlegkamers (2-6 p.), 1 open overlegruimte klein 43 strekkende meter , 1 afstortkluis, 2 gebruik van ankerpunt (niet meegenomen in m ): 28 lockers, garderobe, pantry met keukentafel, servicecorner Specials: 4 (half-) open werkplekken inrichten voor mediaverwerking (dubbel beeldscherm, handscanner, RFID plaat en bonnenprinter) met 3 stellingkasten voor 30 boekendoezen, transportkar en 15 meter kastruimte (3 kasten) voor attributen Gesitueerd in de buurt van de publieke ruimte (bij elkaar 2 35 m ) 2 (half-) open werkplekken, 1 overlegkamer (4-6p) 3 strekkende meter archiefkast en 20 lockers voor FO medewerkers. Gebruik van ankerpunt XL Gebruik van toiletten vergadercentrum Specials: 1 (half-) open werkplek inrichten voor mediaverwerking (dubbel beeldscherm, handscanner, RFID plaat, en bonnenprinter) Afstortkluis 2 Fno 2.717m (2410 m2 fno voor bibliotheek en 307 m2 fno voor partners)
Meer details per functie zijn te vinden in het ‘Ruimtelijk PvE Centrum LIB 17042015’ opgesteld door de Bibliotheek.
c. Raadszaal en vergadercentrum In het openbaar toegankelijke vergadercentrum beneden in het stadhuis komen de raadszaal, trouwzaal en vergaderruimtes voor fracties, commissies en voor overleg met grotere groepen of met externen. Deze ruimtes zijn opgenomen in onderstaande tabel. De spreekkamers en overlegruimtes voor informeel overleg, binnen de gemeentelijke organisatie en tot 6 personen, bevinden zich op de 59
kantooretages (zie tabel d, samen bijna 300 m2). Daarnaast lenen ook de loungewerkplekken en teamruimtes zich voor overleg. Functie/ruimte
aantal
fno per stuk
Fno totaal
Ontvangstruimte
1
40 m
40 m
Raadszaal
1
≥ 316 2 m
316 m
Functie/ruimte
aantal
fno per stuk
Fno totaal
Regieruimte/ techniek
1
20 m
commissiezaal / vergaderruimte / trouwzaal / grote bijeenkomsten
1
190 m
functionele eisen
2
2
2
2
2
20 m
2
190 m
Bij bezoekersentree, maar niet in de loop. Logistiek huwelijken (visueel) scheiden van overige bezoekers Garderobe met hangers in kasten Zitjes Zichtbaar vanaf buiten en vanuit de publieksruimte (en evt. vanaf kantoren) Opstelling 3 keer halve cirkel gericht naar publiek, 39 zitplaatsen raadsleden, spreekgestoelte, 2 interruptiemicrofoons Publieke tribune 70 à 80 plaatsen incl. pers en ambtenaren (met raad erbij max. 120 personen) Rolstoeltoegankelijk Goede stoelen voor raad, ook op publieke tribune zitplaatsen met rugleuning en klaptafels in decor verwijzingen naar stad hergebruik van huidig meubilair technische voorzieningen vergelijkbaar met huidige niveau zicht- en geluiddicht te maken i.v.m. vertrouwelijke vergaderingen verduistering mogelijk voor presentaties/film functionele eisen
2
b. c. d. e.
f. g. Vergaderruimtes, ook geschikt als grote fractiekamer, cursusruimte of OR-kamer Vergaderruimtes, ook geschikt als kleine fractiekamer en voor hoorzittingen
6
2
40 m
240 m
2
6
2
24 m
144 m
2
60
Afsluitbaar Zicht op raadszaal Ontsloten zonder overlast te veroorzaken aan vergadering via zij/achterzijde Geschikt voor 120 personen in theateropstelling Dicht bij bezoekersingang die bereikbaar is met auto Sfeervolle aankleding en verlichting Wachtruimte en garderobe in de buurt te splitsen in twee zalen voor ontvangst van 50 personen of vergadering met 25-30 personen Capaciteit vergadering 25 personen Te koppelen aan raadszaal voor grote bijeenkomsten (zichtlijnen naar spreekgestoelte waarborgen) Dichtbij raadszaal Capaciteit per stuk 12-18 personen Twee hiervan eenvoudig koppelbaar maken tot een grote vergaderzaal voor 25 personen Deze zijn ook te gebruiken als cursusruimte (voorzieningen voor 30 laptops) Dichtbij raadszaal Capaciteit per stuk 8-10 personen Twee hiervan representatief inrichten, geschikt voor hoorzittingen Belastingen (met visuele en auditieve privacy)
2
2
B&W-kamer /representatieve vergaderruimte / crisisruimte
1
Vergaderzaal / brainstormruimte
1
40 m
Vergaderzaal / kleine trouwzaal
1
40 m
60 m
60 m
2
2
40 m
2
40 m
2
Opslagruimte meubilair
1
2
2
40 m
40 m
Totaal vergadercentrum
1.130 m
Capaciteit 20-25 personen Representatief, zelfde sfeer en uitstraling als raadszaal, ronde tafel Ook geschikt voor commissievergaderingen Noodvoorzieningen stroom en communicatie Extra beveiligingsmaatregelen Inspirerende ruimte geschikt voor o.a. workshops aanpasbare verlichting en decoratie divers meubilair beschikbaar Voor gratis/kleine huwelijken, max. 20 personen Sfeervol ingericht, maar minder luxe dan grote trouwzaal Ook geschikt voor presentaties en voor overleg van bijzonder ambtenaren burgerlijke stand Dichtbij vergaderzalen, voor aanpassen opstellingen
2
Algemene aandachtspunten vergadercentrum: Raadszaal, commissiezaal en collegekamer hebben dezelfde uitstraling De vergaderzalen die ook dienst doen als fractiekamers hebben een standaardinrichting, de andere zalen hebben elk een eigen karakter Stopcontacten voor opladers en laptops In elke vergaderruimte (ook op de kantooretages) is een digitaal scherm aanwezig
d. Kantooretages Op de etages 3, 4 en 5 komen de werkplekken voor college, directie en overige medewerkers van de gemeente. In het huisvestingsconcept is op basis van fte’s en persona’s berekend hoeveel werkplekken per type er minimaal nodig zijn voor de gehele backoffice van de gemeente, exclusief bestuur, inclusief directie en griffie. Dit totaal is in onderstaande tabel verminderd met de werkplekken die zijn opgenomen in de backoffice van het Publieksplein op de begane grond (werkplekken en ankerpunt) en het callcenter (24 halfopen plekken). De werkplekken van de backoffice van Centrum LIB die op de kantooretages komen moeten opgeteld worden bij onderstaande tabel. De totale benodigde ruimte op de kantooretages komt daarmee op circa 4.900 m2, exclusief toiletten en decentrale ruimten van facilitair en ICT. Functie/ruimte
aantal
fno
fno totaal
Burgemeesterkamer
1
35 m
Werkkamers wethouders
5
25 m
Vergaderruimte
1
25 m
Ontvangstruimte college en directie
1
100 m
Open werkplek
172
2
7m
2
35 m
2
125 m
2
25 m
Functionele eisen
2
2
2
2
100 m
1.204
2
Bureau, vergadertafel voor 10 personen, kastruimte digitaal scherm
digitaal scherm vergadertafel voor 10 personen (geen bureau)
als wethouder kamers vergadertafel voor 10 personen digitaal scherm Ankerpunt domein bestuur: met pantry en representatieve zitjes voor wachtenden 6 aanlandplekken Bestuurssecretariaat moet in de buurt kunnen zitten In clusters van 2-4 bureaus in open ruimte
61
2
m
Halfopen werkplek
40
2
7m
420 m
2
Kamer met werkplek voor 1 persoon
50
Kamer met werkplekken voor 2 personen
20
2
8m
400 m
2
15 m
300 m
2
2
2
72 m
2
352 m
Loungewerkplek
18
4m
Aanlandplek
88
4m
2
2
62
Werkblad eenvoudig in hoogte verstelbaar, volledig instelbare stoel Bij voorkeur met taakverlichting Deels zit-stabureaus voor wie dat wil/rugklachten heeft Als open werkplek, maar dan met hoge of lage schermen rond werkblad Deel van deze plekken in een op het oog herkenbare rustige zone, uit de loop Werkblad eenvoudig in hoogte verstelbaar, volledig instelbare stoel Daglicht, zonwering Aandacht voor goed bereik Wi-Fi en gsm gebruik als stiltewerkplek of uitgebreide belplek werkblad eenvoudig in hoogte verstelbaar, volledig instelbare stoel 2 hiervan geschikt voor overgevoeligheid licht: dimbaar licht, taaklicht, donkerder kleuren, verduistering 8 hiervan geschikt voor overgevoeligheid huisstof: gladde oppervlakken, toch goede akoestiek niet meer dan 2 zitplaatsen op een bank naast elkaar goed reinigbare bekleding 2 minimaal 4 m p.p., meer bij lees-schrijfruimte stopcontact voor opladers
De aantallen in deze tabel zijn exclusief: Het deel van de backoffice van het Centrum LIB (ca. 200 m2, zie tabel b), dat ook op de kantooretages komt (in tabellen apart gehouden vanwege huur als externe partij, dus inzicht in eigen fno); functie/ruimte
aantal
fno
fno totaal
Teamruimte / projectkamer werkplek 4-8 personen
102 pers.
24 - 48 2 m per kamer
612 m
Open overlegruimte klein (2-6 pers.)
36 pers.
2m p.p.
Overlegkamer klein (2-6 personen)
29per sone n
12 m per kamer
Functionele eisen 2
2
2
72 m
2
2
96 m
Ruimte voor 2 plotters
Uitlegtafels
2
2
1
3m
1
25 m
2
-
28 m
-
2
Lage kasten
120
1m
2
120 m
2
Ontmoetingsgebied / grote open overlegruimte
6
12-20 2 m
120 m
2
Pantry’s (kantooretages)
6
4-6 m
2
30 m
Servicecorners
6
6-8 m
2
42m
2
Garderobes
6
4m
2
24m
2
Lockers
600
1m per 12
2
50 m
Totaal kantooretages
2
2
4.227 m
2
63
kamers (minimaal 50%) en grotendeels besloten ruimten met ‘Arbo werkplekken’ voor 4, 6 of 8 2 personen (bijv. 9x4p.+ 7x6p. +3x8p.= min. 612 m ) 2 omvang minimaal 6 m per werkstation wanden geschikt om schema’s en planningen op te plakken Zitjes in open ruimte, voor informeel overleg Diverse sferen en opstellingen, variatie in type meubilair en mate van beslotenheid 2 Minimaal 2 m per persoon, ruimer voor meer privacy Minimaal 6 kamers, 2 per etage, liever meer Voldoende ventilatie voor volle bezetting Privacy, auditief en visueel, voor vertrouwelijke (telefoon)gesprekken Diverse sferen, opstellingen en meubilair (staand en zittend overleggen, hoog en laag) Omvang apparaat ca. 1,25 x 0,50m, kan in de open ruimte staan Daarnaast 1 gesloten plotterruimte (incl. plotter VGB) Opslag printrollen in service corner ankerpunt Gebruik vooral door VGB/SO/Belastingen Geschikt voor vellen A0, blad ca. 1,00 x 1,50 cm + zit/sta ruimte eromheen Gebruik vooral door VGB/SO/Belastingen In kamer of in ankerpunt, combineren met team- of overlegruimtes, evt. verstelbaar tot stahoogte 1 lage kast per 5 medewerkers Akoestische afwerking voor-/achterzijde Tevens te gebruiken als scheidingselement, b.v. met planten erop. direct bij pantry, in de buurt van stijgpunt met keukentafel en/of zitjes, leestafel, etc. display (fysiek of beeldscherm) en prik-/magneetbord voor uitingen teams, tonen projecten, etc. 1 à 2 koffieautomaten per pantry Koelkast, in 1 van de pantry’s ook een magnetron keukenkastjes voor servies en schoonmaakmiddelen, afvalbak voor gescheiden afval ruimte voor neerzetten bekers Ruimte voor 1 à 2 multifunctionals en opslag papier 2 Aflegruimte minimaal 2 m Garderobe in kast met hangers Capaciteit in totaal 500 jassen In totaal ca. 600 lockers verdeeld over ankerpunten Lockers op hoge plint plaatsen, max. 3 boven elkaar 2 (blok van 4 x 3 = ca. 1 m ), schuine bovenkant
het callcenter en de backoffice van het Publieksplein op de begane grond, met eigen ankerpunt met pantry, garderobe, lockers, servicecorner en ontmoetingsruimte (zie tabel a); de servicebalie voor ambtenaren en de testruimte ICT, beide op de begane grond (zie tabel e); ruimte die nodig is voor decentrale facilitaire kasten op de kantooretages (samen 33 m2). Functie/ruimte
Aantal
fno per stuk
Fno totaal
functionele eisen
Aandachtspunten voor gehele kantooromgeving: ‘Secretariatenvlek’ (flexplekken secretaresses) op het oog herkenbaar, op elke etage 1 vlek; direct daglicht bij (half-)open werkplekken, teamwerkplekken en kamers voor langdurig gebruik; goede akoestiek, dempende vloer in loopgebieden bij werkplekken, niet te veel harde, gladde materialen; overal goed bereik Wi-Fi en gsm, stopcontacten bij aanlandplekken en in overlegkamers; zelf te bedienen binnen zonwering en thermostaat, per werkruimte minimaal 1 raam dat open kan; displays, prik- en/of schrijfborden voor communicatie en identiteit; stilteplekken en –zones duidelijk herkenbaar en logisch gelegen; kleur (subtiel), warme materialen, niet te kil; ruim opgezet, voldoende manoeuvreerruimte ook met rolstoel en schoonmaakkar; voldoende beslotenheid, niet te grote open ruimtes, afwisseling open en gesloten ruimtes; herkenbaar secretariaatsgebied aan de rand van elk ankerpunt; goed reinigbaar, geen vlekgevoelig tapijt, geen bekleding die ‘aanhangt’, geen onbereikbare hoekjes; plantenbakken en/of –wanden geïntegreerd in ontwerp. e. Facilitaire ruimten en voorzieningen Hieronder vallende collectieve en facilitaire ruimtes die niet tot de kantooromgeving behoren, maar deels wel op de kantooretages gesitueerd zijn, zoals toiletten en diverse kasten. Het grootste deel van deze ruimtes bevindt zich dicht bij de expeditie. Functie/ruimte
Aantal
fno per stuk
Fno totaal
functionele eisen
Fietsenstalling
1
1.000 2 m
Buiten stadhui s
Kleedruimten
2
2
30 m
2
60 m
Douches
6
2
3m
2
18 m
64
Capaciteit in totaal 500 fietsen Aparte plek voor scooters & brommers 2 Oplaadpunten voor elektrische fietsen Praktische rekken, geschikt voor brede banden en sturen en kwetsbare fietsen, niet tillen, slot kan eraan Onbemand en afgesloten Overdekte doorgang naar kantoorgedeelte stadhuis Voldoende verlichting 1 per sekse, douchehokjes aangeschakeld Ruimte voor grote lockers voor boa’s, bodes en beveiligers Veel grote kledinghaken, voldoende geschikte aflegruimte (banken min. 25 cm diep), anti-slipvloer Voldoende privacy bij openen deur kleedruimte 3 douches per sekse Afsluitbare douchehokjes met kledingbank en –haken (kleding en vloer buiten douche wordt niet nat) Anti-slipvloer, wandtegels zo groot mogelijk
Toiletten (medewerkers)
54
2
162 m
3m per toilet
2
6 toiletgroepen met elk 4 damestoiletten 1 toiletgroep met 4 herentoiletten, geen urinoirs 5 groepen met elk 2 herentoiletten en 2 urinoirs 6 mindervaliden-/damestoiletten (1 per etage) duidelijke aanduiding type toilet aan buitenzijde gesloten/deuren tot op de grond voor privacy per toiletgroep een dubbele wasbak, spiegel, zeepautomaat, handdoekautomaat en papierbak in damestoiletten ruimte voor hygiëne-box en stevige kledinghaak voor tas of jas hangend sanitair, hangende wc-borstel, vloer met opstaande rand, tegels zo groot mogelijk Fauteuil met tafeltje, rustbed, huiselijke aankleding en verlichting Koelkast, wasbak w/k, stopcontacten Op afstand van werkruimten, voldoende privacy, van binnen afsluitbaar Uit de loop, op een rustige plek Neutraal en rustgevend ingericht met banken en matjes In de buurt bij raadszaal Transparant en goed schoon te maken Uitstekende afzuiging Op Stadhuispleinniveau aan de gevel, openbaar Incl. spoelkeuken en bereidingskeuken Ook toegankelijk buiten openingstijdens publieksruimte (dus afsluitbaar van publieksruimte en met eigen ingang) Geen belemmering voor zichtlijn en bereikbaarheid lift vanaf entree Bij vergadercentrum. Voor vergaderaars, evt. catering bijeenkomsten, en als pauzeruimte voor (facilitaire) medewerkers werkzaam op de begane grond. Pantry met afsluitbare koeling en kastjes, evt. bar, vaatwasser zitjes 2-6 personen 2 Centrale kastruimte (2,5 m ) en 6 decentrale kasten EHBO-koffer, haken/planken voor hesjes en helmen. Ook in publieksruimte 1 AED en 1 brancard per etage in hele stadhuis Minimaal 1 per etage, dicht bij lift Uitstortspoelbak w/k, planken, elektra Ook in publieksruimte Specifiek beschikbaar voor schoonmakers
2
Pvc-vloer
2
Opslag, 2 werkplekken, kasten, werkbank
2
Voor briefing en debriefing boa’s aan begin en eind van de dag Werkstraat van voor testen hardware Opslag Op centrale en herkenbare plek op de begane grond 4 open werkplekken, balie met 4 zitplekken, twee 2persoonskamers, 2 kasten, sleutelkast, afsluitbare
Kolfkamer
1
2
2
9m
9m
2
12 m
2
12 m
Stilte/gebedsruimte
1
12 m
Rookruimte
1
12 m
Lunchcafé
1
170 m
2
2
2
170 m
2
Ankerpunt XL
1
100m
2
100 m
2
2
EHBO/BHV-kasten
7
2,5 m
Werkkasten schoonmaak
10
2m
Werkkamer schoonmakers
1
15 m
Postkamer
1
50 m
Bodekamer
1
20 m
2
18 m
2
2
20 m
2
2
15 m
2
50 m
2
20 m
2
Meldkamer
1
40 m
40 m
Testruimte ICT
1
30 m2
30 m2
Servicedesk ambtenaren
1
90 m2
90 m2
65
opslag
Functie/ruimte
Aantal
fno per stuk
Expeditie
1
70 m
Containerruimte
1
40 m
Wisselruimte kunst
1
20 m
Fno totaal
2
70 m
2
40 m
2
20 m
Magazijnen facilitair gemeente
5
divers
Permanente archiefruimte
1
80 m
SER-ruimte
8
14 m
CPU ruimtes
3
functionele eisen
2
2 2
101 m
2
2
2
80 m
2
112 m
2
120 m
2
Totaal facilitair
1.369 m
Gebruik samen met LIB (expeditie ruimte LIB staat bij Centrum LIB apart) Grote openslaande deuren 2 2 Gemeente 30 m , LIB 10 m Voor wisselen collectie en tijdelijke opslag. Draairuimte grote kunstwerken nodig. Depot buiten stadhuis. Beperkt daglicht Dicht bij expeditie 2 Aparte opslag papier (30 m ), schoonmaakartikelen 2 2 (25 m ), meubilair (35 m ), personeelsvereniging (5 2 2 m2), rampen (6 m ), LIB (90 m , zie tabel b, hier niet meegeteld) paternosterkasten inrichten met 2 etages, met stalen vloer ertussen Ruimte voor 5 Arbo- conforme werkplekken 5 keer verdeeld over kantoorverdiepingen 1 keer op pleinniveau 2 keer op begane grond (perron) niveau mogen geen vocht voerende leidingen door ruimtes lopen aangesloten op noodstroom CPU-ruimtes blijven op huidige positie
2
66
