Programma van eisen Handelsregister

Programma van eisen Handelsregister Eisen aan het Handelsregister als onderdeel van een stelsel Op advies van de Gebruikersraad NHR van van basisregistraties Vastgesteld door

| Programma van eisen Handelsregister


Programma van eisen Handelsregister Eisen aan het Handelsregister als onderdeel van een stelsel van basisregistraties Versie 1.6


Inhoud 1

Inleiding

1

1.1 Doel van het programma van eisen

1

1.2 Reikwijdte van het programma van eisen

2

1.3 Totstandkoming van het programma van eisen

3

1.4 Overzicht vervolgacties

3

1.5 Leeswijzer

5

2

7

Uitgangspunten en eisen vanuit de omgeving

2.1 Het Handelsregister als basisregistratie

7

2.2 Processen en werkelijkheidsperspectieven

9

2.3 Ketenperspectief op het Handelsregister

12

3

15

Behoeften vanuit de afnemers

3.1 Centraal Bureau voor de Statistiek

15

3.2 Belastingdienst

16

3.3 Andere afnemers

19

4

20

De registratie

4.1 Populatie

20

4.2 Objecten van registratie

21

4.3 Relaties tussen objecten van registratie

26

4.4 De gegevens binnen de registratie

29

4.5 Gebeurtenissen en nummertoekenning

31

4.6 Gebruik van standaarden en gemeenschappelijke voorzieningen

32

4.7 Beveiliging van het Handelsregister

33

4.8 Toegang tot het Handelsregister

34

5

36

Registratieprocessen

5.1 Het procesmodel

36

5.2 Het inschrijvingsproces

37

5.3 Het opvraagproces van informatie

42

5.4 Het terugmeldproces

47

6

51

Kwaliteit van de basisregistratie

6.1 Kwaliteit van de gegevens

51

6.2 Borging en toetsing van de kwaliteit

53

6.3 Wat biedt het kwaliteitsregiem niet?

54

7

56

Organisatie

7.1 Registerhouder en ministerie van Economische Zaken

56

ii


7.2 Gebruikersraad

58

7.3 Kwaliteitspartners

59

7.4 Plaats in het stelsel

59

8

60

Migratie

8.1 Overzicht eisen bij ingang wet en de eindsituatie

60

8.2 Migratiepad

63

Appendix 65 Bijlage 1: Begrippen- en afkortingenlijst

66

Bijlage 2: praktijkvoorbeelden

68

Bijlage 3: Europese definities

75

Bijlage 4: Gegevenstabel

76

==========================================================

iii


1 Inleiding 1.1 Doel van het programma van eisen Het Handelsregister is één van de oudste registers in Nederland en heeft ingevolge artikel 2 van de Handelsregisterwet 2007 drie doelstellingen: • de bevordering van de rechtszekerheid in het economisch verkeer; • de verstrekking van gegevens van algemene, feitelijke aard omtrent de samenstelling van ondernemingen en rechtspersonen ter bevordering van de economische belangen van handel, industrie, ambacht en dienstverlening. • het registreren van alle ondernemingen en rechtspersonen als onderdeel van de gegevenshuishouding die bijdraagt aan het efficiënt functioneren van de overheid.

Het kabinet en het parlement hebben besloten dat er in Nederland een samenhangend stelsel komt van basisregistraties, dat gebaseerd is op de volgende hoofdprincipes: • iedere registratie die in het stelsel wordt opgenomen als basisregistratie is gebaseerd op een wet; • gegevens die opgenomen worden in een basisregistratie hoeven slechts één keer geleverd te worden en worden daarna meervoudig gebruikt; • voor bestuursorganen geldt dat zij bij het nemen van besluiten (in de zin van de Algemene wet bestuursrecht) zich moeten baseren op daartoe bij of krachtens de wet aangewezen authentieke gegevens; • om te garanderen dat de registratie van authentieke gegevens volledig, actueel en juist blijft, zijn bestuursorganen verplicht om aan een basisregistratiehouder te melden wanneer zij gerede twijfel hebben aan de juistheid van een authentiek gegeven.

Het Handelsregister is aangewezen als één van de basisregistraties die opgenomen gaat worden in het stelsel van basisregistraties. Het Handelsregister zal daarmee moeten gaan voldoen aan de eisen die aan basisregistraties worden gesteld. De Handelsregisterwet is daarvoor in 2007 aangepast. Dit heeft geresulteerd in de opname van het begrip rechtspersonen in de hierboven als tweede genoemde doelstelling en de toevoeging van de hierboven genoemde derde doelstelling van de de Handelsregisterwet 2007. Aanvullend zal het Handelsregister ook aan scherpere eisen met betrekking tot de volledigheid, actualiteit en juistheid van authentieke gegevens en de toegankelijkheid van het register moeten gaan voldoen. Ook de eisen ten aanzien van de veiligheid van de infrastructuur, software en hardware zijn zwaarder geworden. De omvorming van het huidige Handelsregister (1996) naar een nieuw Handelsregister dat voldoet aan alle eisen die aan een basisregistratie (mede als onderdeel van een stelsel van basisregistraties) gesteld worden, vormt de kern

1


van dit programma van eisen. Het programma van eisen beschrijft de consequenties voor gegevens, processen, diensten en organisatie van het nieuwe Handelsregister in de eindsituatie. Voor deze aanpassing en uitbreiding zijn verschillende aanduidingen in omloop geweest (BBR2, BROI, BROA). Er is voor gekozen om de (vernieuwde) registratie verder aan de te duiden als het Handelsregister. Vanaf 2010 dient een volwaardig Handelsregister met daarin de authentieke gegevens operationeel te zijn. Dit betekent dat op dit moment nog niet aan alle gestelde eisen kan worden voldaan. Zo wordt er onder meer rekening gehouden met de beschikbaarheid van enkele andere basisregistraties die pas in de komende jaren operationeel zullen worden. De overgang van de bestaande situatie naar de in dit programma van eisen beschreven situatie zal afzonderlijk worden beschreven. Enkele uitgangspunten voor deze migratie en de daarbij te zetten stappen op hoofdlijnen zijn wel onderdeel van dit programma van eisen.

1.2 Reikwijdte van het programma van eisen Het programma van eisen is erop gericht het beleid en de wetgeving voor het Handelsregister te vertalen naar concrete eisen die aan het register en de registervoerder worden gesteld. Daarbij is getracht om te komen tot een relatief beknopt eisenpakket. Dit betekent dat er op hoofdlijnen heldere en concrete eisen opgesteld zijn. Daar waar meer detaillering noodzakelijk is, wordt aangegeven welke vervolgstappen moeten worden gezet. Centraal binnen het programma van eisen staan de eisen die worden gesteld aan het gegevensmodel, de bedrijfsprocessen, de kwaliteit van de gegevens en de processen, de diensten, de organisatie en de migratie. In het programma van eisen wordt niet ingegaan op de volgende aspecten van het register en de registervoering: • eisen aan de overige gegevens (zijnde niet-authentieke gegevens) en de eisen vanuit marktgebruikers; • de consequenties van het Handelsregister als basisregistratie voor de financiering van de registervoerder; • de wijze waarop overheidsafnemers, zoals Belastingdienst en gemeenten, betrokken worden of ondersteund worden bij het aansluiten op het beoogde Handelsregister (dit wordt opgenomen in een afzonderlijk invoeringsplan). Parallel aan de ontwikkeling van dit programma van eisen wordt door de Kamer van Koophandel Nederland en de Belastingdienst een traject doorlopen om te komen tot een zogenaamde gemeenschappelijke inschrijving. De gemeenschappelijke inschrijving is erop gericht dat ondernemingen en rechtspersonen zich slechts via één intake kunnen inschrijven in het Handelsregister en zich aanmelden bij de Belastingdienst. In dit programma van eisen zijn de eisen voor het inschrijfproces opgenomen vanuit het perspectief van het nieuwe Handelsregister. Daarnaast zal de Belastingdienst eisen opstellen aan dit inschrijfproces, bezien vanuit hun eigen taakuitoefening, zoals het toekennen van het BTW-identificatienummer. Beide eisen vormen gezamenlijk de eisen die aan de gemeenschappelijke inschrijving gesteld worden. De eisen aan het inschrijfproces in dit programma van eisen vormen dus slechts een deel van de eisen aan de gemeenschappelijke inschrijving.

2


1.3 Totstandkoming van het programma van eisen Een eerste versie van dit programma van eisen is tot stand gekomen na een intensieve samenwerking tussen de Kamer van Koophandel Nederland (KvK NL), de Belastingdienst (BD), het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) en het ministerie van Economische Zaken (EZ). Het ministerie van Economische Zaken heeft daarbij nadrukkelijk aangegeven welke eisen er vanuit de opdrachtgever en vanuit de toezichthouder op het Handelsregister worden gesteld aan het register en de registervoering. De Belastingdienst en het Centraal Bureau voor de Statistiek hebben als grote overheidsafnemers van deze registratie en als betrokkenen bij de ontwikkeling van de startversie, de eisen vanuit de afnemers verwoord. De Kamer van Koophandel heeft als toekomstige registratiehouder een duidelijke inbreng gehad bij de vormgeving van het gegevensmodel en de procesvoering. Bij de ontwikkeling van de eerste versie van dit programma van eisen zijn de volgende documenten als uitgangspunt genomen: • Het wetsvoorstel houdende regels omtrent een basisregister van ondernemingen en rechtspersonen (de nieuwe Handelsregisterwet); • Het evaluatierapport startversie BBR, ingebracht in de adviesraad BBR van 16 mei 2005; • Het advies en de daarbij behorende bijlage van de Tafel Bedrijven- en instellingennummer. Het programma van eisen is besproken in de gebruikersraad van het Handelsregister en vervolgens aangepast. Na een positief advies van de gebruikersraad op 26 april 2006, is het op 26 juni 2006 door de Staatssecreatris van Econmische Zaken vastgesteld.

Begin 2008 is gewerkt aan het actualiseren van het programma van eisen. Daarbij zijn onder meer de volgende ontwikkelingen verwerkt: • De definitieve versie van de Handelsregisterwet 2007 van 22 maart 2007 (Staatsblad 2007 nummer 153); • Het ontwerp van het Handelsregisterbesluit 200. van 16 november 2007, zoals dat op 17 december in de voorhang-procedure aan de Tweede Kamer en de Eerste Kamer is voorgelegd; • De ontwikkelingen rondom standaarden en gemeenschappelijke voorzieningen die sinds begin 2006 hebben plaatsgevonden; • De resultaten van verschillende vervolgactiviteiten die sinds begin 2006 zijn afgerond (waaronder nader onderzoek naar de witte vlekken). De gebruikersraad kan adviseren om het programma van eisen nader aan te vullen. Wijzigingsvoorstellen voor het programma van eisen zullen aan de gebruikersraad ter advisering worden voorgelegd.

1.4 Overzicht vervolgacties In deze bijgewerkte versie van het programma van eisen zijn een aantal vervolgacties opgenomen die gericht zijn op enerzijds detaillering van het programma van eisen en anderzijds het geven van invulling aan vraagstukken die buiten de reikwijdte van dit programma van eisen vallen. Vervolgacties zijn:

3


•

Uitwerken afhandeling gebeurtenissen (met daarbij de omgang met nummeruitgifte)

•

Opstellen Catalogus Handelsregister

Op verzoek van de Gebruikersraad zijn op 26 april 2006 een aantal voorbehouden gemaakt bij de eerste versie van het programma van eisen. Deze voorbehouden zijn besproken in de Gebruikersraad op 20 maart 2008.Van deze voorbehouden zijn de volgende afspraken gemaakt door de gebruikersraad:

a.

Het uitbreiden van de set van authentieke gegevens van het Handelsregister is in algemene zin en in strekking met de gedachten van basisregistratie op termijn mogelijk. Ten aanzien van gegevens zoals functionarisrelaties en NACE/SBI-code is het op termijn mogelijk dat gegevens authentiek worden verklaard bij wet(swijziging). Daarbij wordt o.a. gekeken naar de kwaliteit van de gegevens en de invloed van het authentiek maken van gegevens op de derdewerking van het Handelsregister. Een belangrijke procesmatige rol voor het authentiek maken van gegevens is weggelegd voor de Gebruikersraad. Het opnemen van een voorbehoud zoals in het huidige programma van eisen is in dat licht onnodig. Voorgesteld wordt om dit punt uit het programma van eisen te halen.

b.

De uitbreiding van de NACE/SBI-code is een activiteit die plaats moet vinden en is niet zozeer een voorbehoud ten aanzien van het accepteren van het programma van eisen. Voorgesteld wordt om dit punt als actie te bestempelen en te schrappen in het PvE .Een en ander zal gebeuren conform de besluitvorming in de Gebruikersraad van 22 juni 2006 en het op 26 juni 2006 vastgestelde PvE. Recent is dit onderwerp nog in het Voorportaal van 4 oktober 2007 besproken.

c.

In de gedachte van basisregistraties is het opnemen van sectorspecifieke gegevens geen taak van een basisregistraties. Op het moment dat sectorspecifieke gegevens door meerdere sectoren worden gebruikt is het zinvol een dialoog te starten over al dan niet opname van die gegevens in een basisregistratie. OCW kan op dit moment onvoldoende overzien of de uitwerking in het programma van eisen voldoet aan de behoefte van OCW en of er mogelijk specifiek voor OCW aanvullende eisen of wensen zijn. Dit voorbehoud blijft voorlopig gehandhaafd aangezien de gesprekken met de sector Onderwijs nog niet zijn afgerond.

Vervolgacties buiten de reikwijdte van dit programma van eisen zijn: • Nader onderzoek naar persoonsidentificatie via notarissen • Opstellen invoeringsplan voor aansluiten overheidsafnemers • Opstellen acceptatiecriteria overdracht uitgifte Fi-nummer, inname witte vlekken en gereedheid technische voorzieningen • Opstellen acceptatiecriteria aanlsuiting CBS • Uitwerken detailleren NACE/SBI-code • Opstellen migratieplan inname witte vlekken

4


• Inrichten inschrijvingsproces, wijzigingsproces en uitschrijvingsproces voor

publiekrechtelijke rechtspersonen • Het ondernemingsbegrip wordt in een ministeriële regeling nader beschreven • In de toekomst moet ook worden bekeken of de definitie van vestiging naar andere locaties dan gebouwen moet worden uitgebreid • Opstellen nadere regels voor gemengde inschrijvingen. • Maken van specifieke afspraken met kwaliteitspartners over de wijze waarop

zij kunnen bijdragen aan kwaliteitsverbetering

1.5 Leeswijzer Dit programma van eisen is als volgt opgebouwd: • In hoofdstuk 2 zal worden ingegaan op een aantal uitgangspunten die worden gehanteerd bij het ontwikkelen van een programma van eisen voor het Handelsregister. Het gaat daarbij onder meer om de definitie van een aantal begrippen, de plaats van het Handelsregister binnen een stelsel van basisregistraties en de introductie van een globaal procesmodel. Hiermee wordt de afbakening van het programma van eisen nader ingevuld. Daarnaast wordt in dit hoofdstuk een schets gegeven van het Handelsregister in haar omgeving. • In hoofdstuk 3 zullen de minimale eisen zoals deze worden gesteld vanuit de belangrijkste overheidsafnemers worden verwoord. Het gaat daarbij om de eisen vanuit het Centraal Bureau voor de Statistiek en de eisen vanuit de Belastingdienst. Ook wordt kort aangegeven welke eisen andere overheidsafnemers stellen aan de opname van publieke organisaties in het Handelsregister. • De eisen die worden gesteld aan de registratie worden in hoofdstuk 4 beschreven. Daarbij wordt achtereenvolgens ingegaan op de zogenaamde objecten van registratie (waarover worden in de registratie gegevens bijgehouden en wat is de populatie daarvan), de relaties tussen deze objecten van registratie en de gegevens die van deze objecten van registratie worden bijgehouden. Vervolgens wordt een omschrijving gegeven van het belang van gebeurtenissen die aanleiding kunnen zijn voor mutaties in de registratie. Het hoofdstuk wordt afgesloten met een beschrijving van de standaarden waaraan voldaan dient te worden, de wijze waarop met beveiliging van de gegevens en het systeem moet worden omgegaan en van de producten die door de overheidsafnemers vanuit het Handelsregister kunnen worden verkregen. • In hoofdstuk 5 worden de belangrijkste processen beschreven aan de hand van het eerder opgestelde procesmodel. Daarbij wordt aangegeven wat het proces betekent en welke eisen aan de verschillende processen worden gesteld. Het gaat om het inschrijfproces, het proces van het opvragen van informatie en het terugmeldproces. • De belangrijkste eisen aan de kwaliteit van de gegevens en de processen en wijze waarop deze geborgd en getoetst kunnen worden, komen in hoofdstuk 6 aan de orde. • In hoofdstuk 7 worden de belangrijkste eisen aan de organisatie rondom het register beschreven. Het gaat daarbij in de eerste plaats om de verhouding tussen registratiehouder en toezichthouder. Ook wordt aandacht geschonken

5


aan de gebruikersinbreng in de vorm van een gebruikersraad. Het hoofdstuk wordt afgesloten met een aantal opmerkingen over kwaliteitspartners en over de plaats binnen het stelsel. • Het programma van eisen wordt in hoofdstuk 8 afgesloten met de belangrijkste eisen die worden gesteld aan de migratie van het huidige Handelsregister naar het Handelsregister 2009. Daarbij wordt ook een schets gegeven van het migratiepad dat daarbij in grote lijnen wordt voorzien. In de bijlagen zijn een begrippen- en afkortingenlijst, een aantal praktijkvoorbeelden, een opsomming van relevante EU-definities en een gegevenstabel opgenomen. De gegevenstabel bevat alle authentieke en nietauthentieke gegevens, zoals in de weten regelgeving genoemd.

6


2 Uitgangspunten en eisen vanuit de omgeving 2.1

Het Handelsregister als basisregistratie

Stelsel van basisregistraties Het Handelsregister is aangemerkt als de basisregistratie voor gegevens over ondernemingen en rechtspersonen. Het Handelsregister wordt daarmee één van de basisregistraties van de overheid en maakt onderdeel uit van het stelsel van basisregistraties. Initieel ging het hierbij om zes basisregistraties, te weten voor: natuurlijke personen, ondernemingen en rechtspersonen, adressen, gebouwen, percelen en kaarten. Het Handelsregister heeft binnen dit stelsel relaties met: • de basisregistraties voor natuurlijke personen (GBA) en niet ingezetenen (RNI) • de basisregistraties voor adressen (BRA) en gebouwen (BGR) • de basisregistratie Kadaster (BRK) Dit kan als volgt in beeld worden gebracht, waarbij de relaties tussen de zes registraties die als eerste zijn aangemerkt als basisregistratie zijn opgenomen (figuur 2.1):

Figuur 2.1

Het Handelsregister binnen het stelsel van basisregistraties

Binnen het stelsel zijn er inmiddels tien basisregistraties aangewezen. Behalve de reeds genoemde registraties zijn dat de Kentekenregistratie, de Basisregistratie

7


Lonen, Arbeidsverhoudingen en Uitkeringsverhoudingen, de Basisregistratie Inkomen en de Basisregistratie WOZ.

Het nut en de noodzaak van een stelsel van basisregistraties kan als volgt worden verwoord1: Voor het verbeteren van de dienstverlening van de overheid en het verbeteren van haar effectiviteit en efficiency is de invoering van een stelsel van basisregistraties onontbeerlijk. Zo'n stelsel van basisregistraties is een samenhangend geheel van registraties van een hoge kwaliteit, die authentieke (betrouwbare) gegevens bevatten, die door alle overheidsorganen moeten worden gebruikt. Dat leidt er niet alleen toe dat burgers en bedrijven slechts eenmalig hun gegevens aan de overheid hoeven te verstrekken. Die gegevens worden vervolgens ook meervoudig gebruikt. Dat leidt tot meer dan alleen lagere kosten: het maakt ook gekoppelde dienstverlening vanuit de overheid mogelijk en reduceert de kans op fouten aanzienlijk.

Consequenties van een stelsel van basisregistraties Het feit dat het Handelsregister is aangemerkt als een basisregistratie en dat het Handelsregister gaat functioneren in een stelsel leidt tot een aantal wezenlijke veranderingen van de werking van het Handelsregister: • verplicht gebruik door bestuursorganen bij het nemen van besluiten met de verplichting tot terugmelding (zie ook de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel); • omvormen van het register zodat overheidsbreed het register als basisregistratie is te gebruiken; • hoge eisen aan de kwaliteit van het register (zowel de kwaliteit van de gegevens als de kwaliteit van de processen); • een volledig dekkend register (nu zijn ongeveer 80% van alle ondernemingen en rechtspersonen in het register opgenomen) conform art. 6 Handelsregisterwet; • aangepaste verantwoording en organisatie van de Kamers van Koophandel voor deze nieuwe taak, onder meer ten aanzien van de gebruikersinbreng en ambtshalve wijziging.

Het Handelsregister met authentieke gegevens en overige gegevens Belangrijk daarbij is dat het Handelsregister als de daadwerkelijk bij de Kamers bijgehouden administratie een bredere betekenis heeft dan in het kader van dit programma van eisen aan de orde is (zie paragraaf 1.1). In dat verband zal een gedeelte van de totale gegevensset binnen de administratie worden aangewezen als authentiek gegeven en een ander gedeelte als niet-authentiek. De niet-

1

Stelselnota april 2004 / stelselhandboek versie 0.1, www.stelselhandboek.nl

8


authentieke gegevens worden in dit document aangeduid met overige gegevens. Op de authentieke gegevens worden onder meer een gebruiksplicht en terugmeldplicht van toepassing. Daarnaast bestaat het Handelsregister uit een groot aantal dossiers (register met brondocumenten ). Een dergelijke situatie wordt bijvoorbeeld ook aangetroffen binnen de GBA en de Kadastrale registratie (zie figuur 2-2). Het verschil tussen het authentieke en niet-authentieke gedeelte is vooral bestuurlijk, juridisch en kwalitatief van aard. In dit programma van eisen worden verder geen bijzondere eisen gesteld aan de overige gegevens. Als uitgangspunt voor dit programma van eisen wordt genomen dat de kwaliteit van het bestaande Handelsregister en de daarin opgenomen gegevens minimaal in stand blijft en dat ook het bestaande regiem geen wijzigingen ondergaat (tenzij hier anders wordt vermeld).

Authentieke gegevens

Authentieke gegevens uit een andere basisregist ratie

Niet-authentieke gegevens

Brondocumenten

(Aut hentieke) Basisregistratie

“ Eigen” registratie

Administratie

Authentiek register

Figuur 2.2 Authentieke gegevens als onderdeel van het Handelsregister

2.2 Processen en werkelijkheidsperspectieven Met een registratie wordt beoogd om een (administratief) beeld vast te leggen van fenomenen en gebeurtenissen die in het dagelijks leven voorkomen. Het kan daarbij zowel gaan om fysiek aanwezige objecten (zoals gebouwen of voertuigen) als om niet direct waarneembare zaken (zoals kadastrale percelen of ondernemingen). Omdat al dit soort fenomenen en gebeurtenissen meestal een grote mate van variëteit kennen, moet bij opname ervan in een registratie door middel van modellering altijd een zekere ordening en vereenvoudiging

9


plaatsvinden. Deze modellering gebeurt aan de hand van vooraf overeengekomen criteria en procedures, waarin onder meer wordt beschreven wat het relevante deel van de feitelijke werkelijkheid is en hoe dit gedeelte kan worden getransformeerd naar een administratieve werkelijkheid in de vorm van een registratie. De overeengekomen criteria en procedures vormen tezamen het afsprakenkader. Dit ordeningsproces kan als volgt worden geïllustreerd (figuur 2.3):

Figuur 2.3

Ordeningsproces feitelijke werkelijkheid

Binnen elk gedeelte van dit ordeningsproces vinden activiteiten plaats die van invloed zijn op de interpretatie die aan gegevens in het register moet worden toegekend (zie figuur 2.4).

Feitelijke werkelijkheid In de feitelijke werkelijkheid vinden allerlei gebeurtenissen plaats rondom het onderwerp van de registratie. Gedacht kan worden aan gebeurtenissen zoals verhuizing, naamsverandering of eigenaarwisseling. Daarbij zijn bovendien tal van actoren betrokken. Deze kunnen zowel relevant zijn omdat zij op de een of andere manier input leveren voor het registratieproces (met name de inschrijvingsplichtigen en andere bronleveranciers zoals notarissen en rechtbanken), of omdat zij in de een of andere vorm informatieproducten afnemen die uit de registratie kunnen worden betrokken. Sommigen van deze laatste actoren zijn bovendien actief als ‘terugmelder’ van geconstateerde vermeende onjuistheden. Op het maatschappelijk verkeer dat in de feitelijke werkelijkheid plaatsvindt, tracht de overheid (waar nodig) invloed uit te oefenen door regels te stellen.

10


Modellering De feitelijke werkelijkheid wordt volgens het afsprakenkader vertaald van een divers beeld naar een modellering van dit diverse beeld. Hierbij worden de fenomenen vertaald naar objecten van registratie en de bijbehorende eigenschappen naar gegevens. Over de wijze van modellering worden door de overheid afspraken gemaakt met aan de ene kant de belangrijkste gebruikers van de registratie en aan de andere kant de registratiehouder. De modellering is aan veranderingen onderhevig door beleidsaanpassingen in wetgeving (zoals het introduceren van nieuwe rechtsvormen), het vastleggen van andere gegevens of aanpassingen in eerder gekozen conventies (zoals gemeentelijke herindeling of een andere vorm van autoriseren). Noodzakelijke of gewenste aanpassingen van het afsprakenkader worden besproken in de gebruikersraad. Administratieve werkelijkheid De administratieve werkelijkheid wordt gevormd door de registratie en de direct aan het (technisch) beheren van de registratie verbonden processen. Binnen de administratieve werkelijkheid bevinden zich ook eventuele andere registraties (basisregistraties of relevante procesregistraties). De administratieve werkelijkheid vormt de basis waarop eventuele informatieproducten worden gebaseerd. Globaal procesmodel Het voorgaande leidt tot het in figuur 2.3 weergegeven globale procesmodel, dat in het kader van dit programma van eisen verder zal worden gehanteerd. In hoofdstuk 5 zal op de verschillende genoemde processen nader worden ingegaan:

Figuur 2.4

Globaal procesmodel

11


In het kader van dit programma van eisen gaat het er om duidelijke afspraken te maken over de wijze waarop de modellering plaatsvindt van de feitelijke werkelijkheid naar de administratieve werkelijkheid en de wijze waarop in de administratie vastgelegde gegevens weer kunnen worden vertaald naar producten die in de feitelijke werkelijkheid door de afnemers kunnen worden gebruikt. Binnen het kader van deze afspraken kunnen de Kamers dan bijvoorbeeld zelf administratieve voorschriften opstellen met betrekking tot het technisch beheren van de registratie. Dit betekent dat de scope van het programma van eisen als volgt kan worden gevisualiseerd (in groen in figuur 2.5):

Figuur 2.5

Scope van dit programma van eisen

Dit programma van eisen richt zich dus op bovenstaande afsprakenkader. Dit afsprakenkader dient vastgesteld te worden door de gebruikersraad. De gebruikersraad is bij uitstek geschikt om (in de loop van de tijd) te adviseren over eventuele wijzigingen van de gemaakte afspraken. Via de gebruikersraad kan immers een terugkoppeling plaatsvinden van de werking en effecten van het afsprakenkader op de gebruikers in de praktijk (zie ook paragraaf 7.2).

2.3 Ketenperspectief op het Handelsregister Voor een goede kwaliteit van de gegevens en een ordelijk verloop van de processen is de Kamer van Koophandel ook afhankelijk van partners in de keten. De belangrijkste ketenpartners zijn (zie ook figuur 2.5): • Inschrijfplichtigen; • Notarissen en rechtbanken; • Overheidsafnemers; • Marktgebruikers;

12


• Andere basisregistraties. Hierna wordt in het kort de samenhang met ketenpartners en hun rol bij het realiseren van een optimale kwaliteit van het Handelsregister geschetst. Ook is op hoofdlijnen aangegeven wie verantwoordelijk is voor welke gegevens. In hoofdstuk 5 wordt aangegeven wie verantwoordelijk is voor welk authentiek gegeven.

Inschrijfplichtigen Alle ondernemingen en rechtspersonen dienen zich in te schrijven in het Handelsregister (zie voor de definities 4.2). De registratiehouder is daarbij afhankelijk van de gegevens die de inschrijfplichtige aanlevert. Aangezien het correct inschrijven van groot belang is voor de rechtszekerheid in het economisch verkeer, zijn er allerlei voorschriften voor het inschrijven en wijzigen van gegevens. Voor het inschrijven van een BV is het bijvoorbeeld noodzakelijk dat er een oprichtingsakte van de notaris wordt meegeleverd. Ook voor andere vormen van inschrijving zijn er brondocumenten nodig. De inschrijfplichtige heeft er in het algemeen belang bij om (correct) ingeschreven te staan in het Handelsregister, om deel te kunnen nemen aan het economisch verkeer. Daarnaast is in de toekomst te verwachten dat bij een breed gebruik van het Handelsregister veel dienstverleningsprocessen van overheden toegankelijker en eenvoudiger worden indien men (correct) is ingeschreven in het Handelsregister. Dit laatste geldt ook voor publiekrechtelijke organisaties. De inschrijfplicht kan eventueel gesanctioneerd worden via boetes. Het afdwingen dat inschrijfplichtigen zich inschrijven kent echter belangrijke beperkingen en wordt daarom in de huidige situatie zelden toegepast. Daarnaast is er de mogelijkheid om inschrijfplichtigen ambtshalve in te schrijven, bijvoorbeeld naar aanleiding van een terugmelding.

Nader onderzoek naar persoonsidentificatie via notarissen

Notarissen en rechtbanken Zoals hierboven reeds is gebleken spelen notarissen een belangrijke rol bij het inschrijven van een deel van de rechtspersonen. Notarissen stellen een aantal van de relevante brondocumenten (zoals de oprichtingsakte) op en worden geacht deze brondocumenten al of niet via de inschrijfplichtige aan te leveren bij de Kamers. Van de notarissen wordt ook verwacht dat zij de persoonsidentificatie uitvoeren op basis van het Burgerservicenummer (BSN). Deze persoonsidentificatie wordt vervolgens ook nog uitgevoerd door de Kamers. De systematiek van persoonsidentificatie (via BSN) dient op elkaar aan te sluiten om latere fouten te voorkomen. Mogelijk dat het doorgeven van een BSN door de notaris aan de Kamers hierbij een oplossing is. Dit punt dient nog nader onderzocht te worden (ook vanuit juridisch perspectief). Naast notarissen hebben ook rechtbanken een specifieke rol met betrekking tot het Handelsregister. Rechtbanken kunnen bijvoorbeeld personen failliet verklaren. Het is van essentieel belang dat dit overgenomen wordt in het Handelsregister. Dit betekent dat de rechtbank bepaalt of een faillissement wordt opgenomen in het register en niet de inschrijfplichtige. Uiteraard is het van groot belang dat bij het registreren van een faillissement de identificatie van de juiste persoon zorgvuldig gebeurt. Deze identificatietaak berust bij de rechtbanken, waarbij de identificerende nummers een belangrijke rol vervullen.

13


Overheidsafnemers De overheidsafnemers bestaan deels uit bestuursorganen die verplicht zijn de authentieke gegevens van het Handelsregister te gebruiken bij het uitvoeren van publiekrechtelijke taken. Het andere deel van de overheidsafnemers bestaan uit (semi)-overheidsinstellingen, zoals scholen, die geen bestuursorgaan zijn en derhalve niet verplicht zijn de authentieke gegevens te gebruiken. Zij kunnen op vrijwillige basis de authentieke gegevens gebruiken. In de praktijk zullen er sectoren binnen de overheid zijn die specifieke sectorknooppunten gaan inrichten. Een sectoraal knooppunt heeft de functie om gegevens te verrijken, sector specifiek te maken en door te leveren binnen de sector. Tevens dient het knooppunt als verzamelloket voor terugmeldingen (zie ook 4.8 Toegang tot het register).

Marktgebruikers De marktgebruikers zijn (naast de overheidsafnemers) alle andere gebruikers van de gegevens van het Handelsregister. Op dit moment zijn er al zeer veel marktgebruikers. Voor deze groep wijzigt er weinig ten opzichte van de huidige situatie. Zij zullen uiteraard wel profiteren van de verdere verbetering van de kwaliteit van de authentieke gegevens.

Andere basisregistraties Het Handelsregister gaat functioneren binnen een stelsel van basisregistraties. Op dit moment is het Handelsregister reeds gekoppeld met de GBA. In de toekomst zullen er ook gegevens overgenomen gaan worden uit de RNI, de BRA en de BGR. Dit betekent ook dat deze gegevens leidend zullen zijn ten opzichte van de gegevens van de inschrijfplichtige zelf. Indien een inschrijfplichtige (eenmanszaak) bijvoorbeeld een ander woonadres doorgeeft dan het adres dat in de GBA is geregistreerd, dan is het woonadres zoals opgenomen in de GBA leidend. Daarnaast zal er ook een terugmeldproces ingericht moeten worden om terug te kunnen melden aan de GBA, RNI, BRA en BGR.

14


3 Behoeften vanuit de afnemers In dit hoofdstuk worden de behoeften vanuit de belangrijkste afnemers van het Handelsregister beschreven. De hier genoemde behoeften zijn voor zover passend binnen de regelgeving verwerkt in het programma van eisen.

3.1

Centraal Bureau voor de Statistiek

Behoeften ten aanzien van de gegevens Het CBS dient conform de Europese registerverordening een register bij te houden van ondernemingen en hun kenmerken (zoals activiteit en aantal Werkzame Personen) met als doel statistieken te produceren. Het CBS eist daartoe een volledige, juiste en actuele set gegevens. Ook dient het CBS conform de EU-verordeningen statistieken samen te stellen op basis van de Europese NACE (Nomenclature statistique des activités économiques dans la Communauté Européenne). Vanuit deze verordeningen, maar ook vanuit de wensen van andere afnemers van de CBS-statistieken, leeft de behoefte aan juiste gegevens over ondernemingen en publieke organisaties, met name over de uitgeoefende activiteiten. Om deze activiteiten in Nederland goed te kunnen meten is de NACE, die oorspronkelijk vier niveaus kent, uitgebreid met een extra vijfde niveau. Zo ontstaat de Standaard Bedrijfsindeling (SBI) waarbij gestreefd wordt de nieuwste versie, de SBI 2008, per 1 januari 2009 in het Handelsregister op te nemen.

Uitwerken detailleren NACE/SBI-code

Naast andere gebruikers van het HR heeft ook het CBS er behoefte aan de oude versie van de SBI (SBI’93) nog een aantal jaren vast te houden. Dit wordt gedaan via een zesde cijfer achter de SBI 2008, zo ontstaat de uitgebreidere SBI+. Dit zesde cijfer zal ook gebruikt worden om extra uitsplitsingen in onder te brengen die voor sectorale knooppunten en andere HR-gebruikersgroepen noodzakelijk zijn. Deze extra uitsplitsingen vormen (nog) geen deel van de officiële SBI, maar zijn daar wel aan gekoppeld. Hiermee is het mogelijk binnen SBI-klassen ontwikkelingen te volgen en zo de SBI up-to-date te houden. Op deze manier kunnen sectorale knooppunten hun informatie centraal kwijt in een samenhangend systeem, wat ten goede komt aan de actualiteit, exactheid en gebruiksmogelijkheden van het HR. In tegenstelling tot het tijdelijk vasthouden van de SBI’93 via het zesde cijfer is laatstgenoemd gebruik van het zesde cijfer permanent. Het CBS verwacht een zeer hoge kwaliteit van de gegevens (zie hoofdstuk 6). Daarnaast is een goede registratie van gebeurtenissen, en het terug kunnen zoeken van gebeurtenissen, brondocumenten en de bijbehorende vastgelegde gegevens in het register van groot belang (historie). Belangrijk vanuit het CBS is dan ook de continuïteit van de gegevens. Aanpassingen in definities (zoals die van onderneming en hoofdactiviteit) leiden vrijwel altijd tot ingrijpende aanpassingen bij het CBS. Het CBS is dus gebaat bij een zeer stabiele gegevensset. Daarbij eist het CBS vanaf het eerste moment van afname van de gegevens een vulling die minimaal de populatie omvat die nu in het BBR aanwezig is. Dit betekent dat vanaf het moment van aansluiten van het CBS de witte vlekken opgenomen dienen te zijn in het Handelsregister.

15


Behoeften ten aanzien van de diensten Het CBS wil op dagelijkse basis haar eigen kopieregister bijwerken aan de hand van alle mutaties in het register. Dit dient volledig automatisch te gebeuren via berichten. Hierbij dient gegarandeerd te worden dat er geen berichten verloren gaan. Het CBS sluit voor berichtenverkeer aan bij landelijk generieke standaards. Op basis van deze kopie is het CBS in de gelegenheid om in haar eigen bestanden zelf selecties te realiseren. Daarnaast dient men over de mogelijkheid te beschikken om direct gegevens uit het register op te vragen, waarbij gegevens binnen enkele seconden getoond moeten worden. Men wil hierbij kunnen zoeken op Fi-nummer en KVK-NUMMER.

Behoeften ten aanzien van de organisatie Het CBS wil een niet vrijblijvende invloed kunnen uitoefenen op het functioneren van het Handelsregister. Dit kan geborgd worden via een gebruikersraad.

Behoeften ten aanzien van de migratie De dienstverlening van de Kamers aan het CBS – zowel wat betreft de levering als de kwaliteit van de data- dient stabiel te blijven, ondanks het migreren van het huidige Handelsregister naar het toekomstige Handelsregister. Ook de dienstverlening die via BBR 1.0 geboden wordt dient intact te blijven totdat een gelijkwaardige dienstverlening via het Handelsregister geboden kan worden.

Behoeften ten aanzien van aansluiten op korte termijn Wat betreft de aansluiting van het CBS dienen nadere acceptatiecriteria te worden opgesteld. Het CBS stelt daarbij dat er per medio 2008: - een stabiele en afgestemde catalogus en gegevensmodel beschikbaar zijn, - een afgestemd gebeurtenissenmodel beschikbaar is, Opstellen acceptatiecriteria t.b.v. aansluiting CBS

- stabiele specificaties beschikbaar zijn - de kwaliteit van de koppelingen aan minimale voorwaarden voldoet

3.2

Belastingdienst

Onderstaande wensen vanuit de Belastingdienst als afnemer hebben betrekking op de eindsituatie (eisen voor de langere termijn). Het laatste kopje van deze paragraaf gaat in op de wensen voor de korte termijn.

Behoeften ten aanzien van de gegevens De Belastingdienst int en heft belastingen bij niet-natuurlijke personen en natuurlijke personen. De Belastingdienst eist derhalve een volledige, juiste en actuele set gegevens over personen die belastingplichtig (kunnen) zijn (zie hoofdstuk 4 voor de nadere invulling van het begrip personen). Ook wenst de Belastingdienst inzicht in de vennoten van onder andere een vennootschap. Daarnaast is voor de Belastingdienst met de Kamers een goede uitvoering van het

16


proces van de uitgifte van het Fi-nummer voor niet-natuurlijke personen van groot belang. De belastingdienst heeft behoefte aan de NACE/SBI codering (2008).

Behoeften ten aanzien van de diensten De Belastingdienst zal haar processen aanpassen naar aanleiding van de totstandkoming van het toekomstige Handelsregister. Op dit moment is nog niet exact bekend wat dit gaat betekenen voor de Belastingdienst en welke diensten men derhalve wenst van het Handelsregister. In elk geval zal het volgende nodig zijn: • direct opvragen van gegevens op incidentele basis, waarbij binnen drie seconden de gegevens getoond worden uit het Handelsregister • het BSN, Fi-nummer, KVK-nummer en NAW-gegevens moeten als zoekingang te gebruiken zijn; • mutaties in het register moeten op dagbasis verstrekt kunnen worden; • (nog nader te bepalen) periodieke selecties moeten mogelijk zijn. In de toekomst wil de Belastingdienst ook een signalering ontvangen bij (bepaalde) gebeurtenissen. Het gaat bij deze event-gedreven aanpak niet om het ontvangen van alle gegevens indien een gebeurtenis optreedt maar alleen een signalering dat de gebeurtenis heeft plaatsgevonden. De afnemer haalt de gegevens zelf op, wanneer hij ze nodig heeft. In eerste instantie zal de Belastingdienst werken met een copy-conform bestand op basis waarvan een berichtenverkeer plaatsvindt met het Handelsregister. In die situatie is signalering niet genoeg, omdat de gegevens (nog) niet direct opvraagbaar zijn. Dat betekent dat signalering in die situatie betekent een bericht mèt alle gegevens.

Behoeften ten aanzien van de organisatie Ook de Belastingdienst wil een niet vrijblijvende invloed kunnen uitoefenen op het functioneren van het Handelsregister. Dit kan geborgd worden via een gebruikersraad.

Behoeften ten aanzien van de migratie In het migratietraject zijn voor de Belastingdienst drie zaken van belang: - de fi-nummers moeten gekoppeld worden aan de juiste dossiers van de KvK - de witte vlekken moeten worden ingeschreven. Hierbij is de Belastingdienst een belangrijke gegevensleverancier - bij het aansluiten van de belastingdienst op het Handelsregister vindt ook de overdracht plaats van de uitgifte van fi-nummers Voor al deze activiteiten is afstemming van de bestanden van de Belastingdienst op het Handelsregister noodzakelijk. Om te voorkomen dat deze afstemming meerdere malen moet plaatsvinden wordt aangestuurd op aansluiting van de belastingdienst op 1 januari 2010, het moment waarop ook de fi-nummers en de witte vlekken in het Handelsregister dienen te zijn opgenomen en de uitgifte van de fi-nummers overgaat naar de Kamers van Koophandel.

17


Daarbij dient rekening gehouden te worden met een gemiddelde voorbereidingstijd van 18 maanden voor dergelijke wijzigingen in de bedrijfsvoering van de Belastingdienst. De Belastingdienst zal pas bij voldoende vertrouwen dat de koppeling tussen bestaande Fi-nummers aan HR-nummers correct is verlopen en bij een voor de Belastingdienst acceptabel uitgifteproces, overgaan tot overdracht van het uitgifte van het Fi-nummer.

Opstellen acceptatiecriteria overdracht uitgifte Finummer, inname witte vlekken en gereedheid technische voorzieningen

Wat betreft de eis van de Belastingdienst dat de witte vlekken zijn opgenomen in het Handelsregister, verwacht de Belastingdienst dat de gegevens in de startversie BBR zoveel mogelijk gebruikt worden om de witte vlekken ten behoeve van het Handelsregister te detecteren. De gegevens uit BBR vormen immers reeds een landelijk dekkend register waarvan de gegevens door het ‘matchen’ vanuit verschillende bronnen reeds in kwaliteit zijn verbeterd. Tenslotte dienen de technische voorzieningen van het Handelsregister gereed te zijn voor gebruik door de Belastingdienst. De Belastingdienst zal acceptatiecriteria opstellen voor de overdracht van de uitgifte van Fi-nummers, de inname van witte vlekken en de gereedheid van de technische voorzieningen.

Behoeften ten aanzien van aansluiten op korte termijn Bij aansluiting in 2010 zal in eerste instantie gewerkt worden met een ‘copy conform- bestand’, waarbij berichten tussen de Belastingdienst en het Handelsregister worden uitgewisseld. De Belastingdienst stelt hierbij dat: • aanlevering in berichten gebeurt op basis van events, waarbij het bericht zowel de aanduiding van het event (gebeurtenis) als de bijbehorende gegevens bevat; • er sprake is van één bericht waarin zowel de Handelsregistergegevens als de fiscale gegevens vermeld staan, waarbij de Belastingdienst enige afnemer van de fiscale gegevens zal zijn; • er voldaan moet worden aan een terugmeldfaciliteit; • deze terugmeldfaciliteit tevens berekend is op de aanvullende eisen die de weten regelgeving stelt (zoals terugmelden op niet bestaand dossier); • het aanleveren van gegevens gebeurt conform de eisen die de stelselvoorziening hieraan stelt en ook de opzet en het format van de gegevens voldoen aan de stelseleisen. Daarnaast dienen de eventuele afwijkende adressen of natuurlijke personen (zoals buitenlanders) ook te voldoen aan de opzet en formaten van het stelsel. Daarbij merkt de Belastingdienst op dat een stabiel en afgestemd pakket van specificaties medio 2008 gereed dient te zijn om aansluiting in 2010 te realiseren. Naast stabiele specificaties zullen er een afgestemd en stabiel gebeurtenissenhandboek en catalogus moeten zijn. Voor wat betreft de gebeurtenissen wordt opgemerkt dat de te leveren gebeurtenissen de totale levenscyclus van de onderneming of rechtspersoon moeten omvatten. Er dienen geen mutaties plaats te kunnen vinden buiten de gedefinieerde gebeurtenissen om.

18


3.3 Andere afnemers In 2002 is een onderzoek2 uitgevoerd onder 14 overheden (ministeries, uitvoeringsinstellingen en de VNG) naar de behoefte om gegevens van publieke organisaties op te nemen in het Basis Bedrijven Register (BBR). Uit het onderzoek blijkt een brede behoefte aan opname van alle publieke organisaties, hetgeen wil zeggen alle organisaties (publiek en privaat) die belast zijn met de uitvoering van een publieke taak. De populatie van publieke organisaties zou daarbij als zodanig geïdentificeerd moeten kunnen worden. De gangbare juridische indeling van organisaties maakt het echter alleen mogelijk publiekrechtelijke organisaties van privaatrechtelijke organisaties te onderscheiden. Een nadere onderverdeling van privaatrechtelijke organisaties in organisaties die wel en die niet belast zijn met de uitvoering van een publieke taak is niet mogelijk. Op gegevensniveau dienen binnen het Handelsregister alle voor identificatie benodigde gegevens te worden opgenomen (identificatie, naam, vestigingsgegevens en rechtsvorm). Daarnaast bestaat behoefte ('nice to have') aan gegevens met betrekking tot de (economische) activiteit, de verantwoordelijkheidsverdeling, tekenbevoegdheid, procuratie, eigendomsrelatie en aan contactgegevens. Met betrekking tot de kwaliteit van de gegevens is voorts aangegeven dat sterk belang wordt gehecht aan de volledigheid van de populatie (voor identificatie) inclusief volledigheid van vestigingsgegevens (alle vestigingen). Bovenstaande must-have’s zijn opgenomen in dit programma van eisen.

2

Verkenning Publieke Organisaties in het Basis Bedrijven Register; het inkleuren van witte vlekken, december 2002, Cap Gemini Ernst & Young.

19


4 De registratie In het kader van de nieuwe Handelsregisterwet worden binnen het Handelsregister een aantal authentieke gegevens aangewezen. Deze authentieke gegevens staan centraal in dit hoofdstuk. Het hier geschetste gegevensmodel op hoofdlijnen is ook de basis voor het niet authentieke gedeelte van het Handelsregister. Dit niet authentieke gedeelte is uitgewerkt in het voorstel voor het Handelsregisterbesluit 200.3. In de bijlage van dit Programma van Eisen is een overzicht opgenomen van alle authentieke en niet-authentieke gegevens genoemd in de Handelsregisterwet 2007 en het voorstel voor het Handelsregisterbesluit 200..

4.1 Populatie De potentiële populatie van het Handelsregister omvat alle inschrijfplichtige ondernemingen en rechtspersonen binnen Nederland (zie voor definities per object paragraaf 4.2). Binnen deze populatie kunnen drie categoriën worden onderscheiden. De grootste groep is de groep van reguliere en nieuwe inschrijfplichtigen die zich houden aan de voorgeschreven verplichtingen. Daarbinnen bestaan er witte vlekken die momenteel nog niet inschrijfplichtig zijn en waartoe het register geëxtensiveerd gaat worden. Het gaat daarbij om nog niet inschrijfplichtige landbouwers, straatventers, kerkgenootschappen, publieke organisaties, vrije beroepen, openbare vennootschappen4 en verenigingen van eigenaars. Al deze inschrijfplichtigen (‘witte vlekken’) zullen uiteindelijk in het Handelsregister opgenomen worden. Daarnaast is er een tweede groep die zich nog niet, deels of incorrect heeft ingeschreven omdat zij nalatig, laks of zich niet van de inschrijfverplichting bewust zijn. Deze groep wordt gestimuleerd door gerichte voorlichting en het aanschrijven om de actualiteit te verifiëren. De derde groep is de groep van inschrijfplichtigen die via documentfraude en identiteitsfraude bewust probeert verplichtingen elders binnen de overheid te ontlopen (‘grijze vlekken’). Door strengere controles en verificatie bij andere registraties binnen het stelsel wordt getracht deze groep van inschrijfplichtigen zo klein mogelijk te houden. Voor buitenlandse personen zijn koppelingen met

3

Definitief Concept Handelsregisterbesluit 200., dd 16-11-2007. Met ingang van de nieuwe Wet Personenvennootschappen (Wpv) zullen de termen Maatschap, Vennootschap onder Firma (VoF) en Commanditaire Vennootschap (CV) opgaan in het begrip Openbare Vennootschap. Een openbare vennootschap kan middels notariële akte rechtspersoonlijkheid verkrijgen. Het Ministerie van Justitie streeft ernaar de invoering van deze wet gelijk te laten lopen met het in werking treden van de Handelsregisterwet 2007, dat wil zeggen per 1 juli 2008. In dit Programma van Eisen wordt er derhalve nog uitsluitend gesproken over openbare vennootschappen. 4

20


buitenlandse registraties noodzakelijk. Binnen deze groep vallen ook de ‘zwarte vlekken’ . Dit zijn individuen en collectieven die zich gedragen als onderneming maar niet als zodanig ingeschreven en geïdentificeerd willen worden. Indien door bepaalde afnemers (bijvoorbeeld de Belastingdienst) signalering van een dergelijke onderneming plaatsvindt, wordt hiernaar door de registratiehouder een onderzoek ingesteld. De uitkomsten van een dergelijk onderzoek kunnen leiden tot een ambtshalve inschrijving van de betreffende onderneming. Deze inschrijving krijgt een “in onderzoek status” De betreffende onderneming ontvangt hiervan bericht, met de mogelijkheid hiertegen bezwaar en beroep aan te tekenen ingevolgde de Algemene wet bestuursrecht. De gegevens blijven "in onderzoek" staan totdat de bezwaar en beroepstermijn is verlopen of de inschrijving middels een handtekening van de inschrijfplichtige wordt bevestigd. Is er bezwaar en beroep ingesteld dan wordt eerst de besluitvorming van die procedure afgewacht alvorens het "in onderzoek" weg te halen. Daarna geldt, bij afwijzing van het beroep, de ambtshalve inschrijving als een definitieve inschrijving. Op deze wijze wordt de groep ‘zwarte vlekken’ zoveel als mogelijk tot een minimum teruggebracht. Ingevolge art. 50 Handelsregisterbesluit is er in een dergelijk geval pas sprake van derdenwerking op het moment dat de inschrijfplichtige ondernemer zijn handtekening heeft gezet en de inschrijving daarmee heeft bekrachtigd.

4.2 Objecten van registratie De essentie van het Handelsregister als basisregister is het vastleggen van niet natuurlijke personen en maatschappelijke activiteiten (waaronder ondernemingen) en van de onderlinge relaties die er bestaan tussen personen en maatschappelijke activiteiten. Daarnaast is het van belang inzicht te hebben in de locaties waar de maatschappelijke activiteit haar activiteiten uitvoert. Een dergelijke locatie wordt binnen het Handelsregister aangeduid met het begrip vestiging. In hoofdlijnen dient er binnen de registratie tussen de objecttypen persoon, maatschappelijke activiteit (waaronder onderneming) en vestiging de volgende samenhang te bestaan (figuur 4.1):

Figuur 4.1

Vereenvoudigde samenhang objecttypen

21


In paragraaf 4.3 zal op de onderlinge relaties en de daarbij geldende voorwaarden worden ingegaan. Hierna zal eerst de betekenis van de objecttypen persoon, maatschappelijke activiteit (waaronder onderneming) en vestiging nader worden toegelicht.

Persoon Voor het Handelsregister zijn zowel natuurlijke personen als niet natuurlijke personen van belang. Daarbij gelden de volgende eisen aan het Handelsregister: • Gegevens over natuurlijke personen die reeds zijn geregistreerd binnen de basisregistraties voor natuurlijke personen (GBA) en voor niet ingezetenen (RNI5), moeten uit deze registraties worden overgenomen. Natuurlijke personen die niet in deze basisregistraties voorkomen (hetgeen ook geldt zolang de betreffende basisregistratie nog niet operationeel is), kunnen in het Handelsregister worden geregistreerd. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een eenmanszaak in een grensstreek met buitenlandse eigenaar. • Het Handelsregister is zelf de basisregistratie voor niet natuurlijke personen. Bij Nederlandse niet natuurlijke personen kan daarbij een nader onderscheid worden gemaakt in privaatrechtelijke rechtspersonen, publiekrechtelijke rechtspersonen, samenwerkingsverbanden met of zonder rechtspersoonlijkheid en kerkgenootschappen. Daarnaast kunnen buitenlandse niet natuurlijke personen worden onderscheiden. De voor het Handelsregister relevante niet natuurlijke personen leiden tot de volgende categorisering (figuur 4.2):

5

De overname van gegevens uit de RNI is nog niet in het voorstel voor het Handelsregisterbesluit 200. vastgelegd, omdat er nog geen besluit is genomen over de komst van de RNI. De koppeling aan de RNI is dus nog niet in de planning opgenomen.

22


Niet Natuurlijk Persoon Samenwerkings verband met rp

Rechtspersoon Privaatrechtelijk (art. 6 lid 1 sub a,b HRw) NV (6.1a)

BV (6.1a)

Coöp (6.1a)

OWM (6.1a)

Kerkgenootschap (art. 6 lid 3 HRw)

Openbare vennootschap met RP (6.1b jo. 18 HRb)

Publiekrechtelijk (art 6 lid 1 sub c HRw) Krachtens art. 2:1 lid 1 BW Stichting (6.1b)

Vereniging (6.1b)

De Staat: ministeries & baten en lasten diensten

EU cv, EU coöp., EU NV, EESV (6.1a),

Gemeente

VvE en overige Priv RP (6.1b)

Provincie

Samenwerkings verband zonder rp (art 6.1b HRw)

Waterschappen

Lichaam met verordenende bevoegdheid krachtens Grondwet (oa openbare lichamen voor bedrijf en beroep en publiekrechtelijke bedrijfslichamen Krachtens art. 2:1 lid 2 BW Andere lichamen met publieke taak en rechtspersoonlijkheid (zoals RWT, ZBO, Openbare lichamen ea)

Openbare vennootschap zonder RP (18 HRb) Rederij (18 HRb) Buitenlands Samenwerkings Verband met O in NL (24-26 HRb) Onverdeelde boedel

Buitenl RP met O in NL (5d)

Figuur 4.2

Categorisering van niet natuurlijke personen

In het kader van dit programma van eisen wordt de volgende definitie gegeven van een niet natuurlijk persoon:

Definitie niet natuurlijke persoon Een niet natuurlijk persoon is een persoon die rechtspersoon is of een samenwerkingsverband van natuurlijke personen, rechtspersonen en/of van andere samenwerkingsverbanden.

Bij het opstellen van de Catalogus Handelsregister zal voor de verschillende categorieën van niet natuurlijke personen een definitie moeten worden opgesteld.

Maatschappelijke activiteit (waaronder onderneming) Door een persoon wordt een maatschappelijke activiteit uitgeoefend. Deze maatschappelijke activiteit kan al dan niet de vorm hebben van een onderneming. Ondernemingen vormen de grootste deelverzameling van maatschappelijke activiteiten en zijn als zodanig onderwerp van registratie binnen het Handelsregister. Van een onderneming is sprake indien de maatschappelijke activiteit voldoet aan bepaalde minimale voorwaarden. In artikel 2 van het Handelsregisterbesluit wordt de volgende definitie gegeven van een onderneming:

23


Definitie onderneming Een verband tussen één of meer personen met voldoende mate van zelfstandigheid, inbreng van arbeid of middelen, winstoogmerk en extern optreden.

Het ondernemingsbegrip wordt in een ministeriële regeling nader beschreven.

In een ministeriële regeling zal dit begrip nader worden toegelicht. Als niet wordt voldaan aan de minimumvoorwaarden voor een onderneming kan er sprake zijn van een niet-ondernemingsactiviteit. Deze kan in de loop van de tijd van karakter veranderen en een onderneming worden. Omgekeerd kan een onderneming ook veranderen in een niet-ondernemingsactiviteit.

Definitie niet-ondernemingsactiviteit Een in een organisatorisch verband, dat toebehoort aan een niet natuurlijk persoon welke registratieplichtig is, uitgeoefende activiteit die niet valt onder de criteria voor onderneming of bedrijfsmatigheid welke adresseerbaar is middels ofwel een vestiging ofwel het adres van een bepaalde vertegenwoordiger.

Een niet-ondernemingsactiviteit kan worden uitgeoefend door zowel private organisaties (bijvoorbeeld een schaakvereniging) als publieke organisaties (bijvoorbeeld een waterschap). Overigens kunnen publieke organisaties ook ondernemingsgerichte activiteiten uitvoeren (bijvoorbeeld ontwikkelingsbedrijf). Het onderscheid tussen privaatrechtelijk en publiekrechtelijk is op dit niveau van het gegevensmodel niet van belang, maar speelt slechts op persoon-niveau.

Vestiging Bij de vestiging gaat het om de locatie waar de maatschappelijke activiteit (waaronder onderneming) wordt uitgevoerd. Gegevens over dergelijke locaties die reeds als adresseerbaar object zijn opgenomen in de Basis Gebouwen Registratie (BGR), moeten uit deze registratie worden overgenomen. Locaties die niet in deze registratie voorkomen, kunnen in het Handelsregister als locatieomschrijving worden geregistreerd. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan activiteiten die worden uitgevoerd op binnenvaartschepen. Een vestiging is in artikel 1 van de Handelsregisterwet 2007 als volgt gedefinieerd:

In de toekomst moet ook worden bekeken of de definitie van vestiging naar andere locaties dan gebouwen moet worden uitgebreid.

.

Definitie vestiging Een vestiging is een gebouw of complex van gebouwen waar duurzame uitoefening van de activiteiten van een onderneming of rechtspersoon plaatsvindt.

Bij een vestiging behoort altijd maar één locatie. Indien het gaat om een samenstel van een aantal gebouwen wordt de relatie slechts gelegd met het object dat als hoofdgebouw wordt aangemerkt. Overigens kunnen op één locatie wel meerdere vestigingen gevestigd zijn.

24


Enkele overwegingen bij de objecten van registratie Met de voorgaande objecten van registratie wordt de basis gelegd voor het gebruik van niet natuurlijke personen, maatschappelijke activiteiten (waaronder onderneming) en vestigingen binnen de overheid. Binnen de verschillende beleidssectoren kunnen aan de hand van deze basisbegrippen eventuele specifieke sectorale objecten van registratie worden gedefinieerd. Hierbij dient echter expliciet te worden aangegeven op welke wijze deze sectorale objecten van registratie aansluiten op de objecten van registratie in het Handelsregister.

Voorbeeld 1 : organisatie specifiek doorbouwen op niet natuurlijke personen Door de Belastingdienst wordt in het kader van fiscale wetgeving gebruik gemaakt van de constructie ‘fiscale eenheid’. Een dergelijke fiscale eenheid is een voorbeeld van een organisatie specifiek object van registratie dat is gebaseerd op meerdere personen in het Handelsregister (al dan niet natuurlijke personen). In relatie tot de in figuur 4.1 beschreven objecten van registratie geeft dit het volgende resultaat:

Dit betekent dat de fiscale eenheid buiten de registratie van het Handelsregister blijft en dat de Belastingdienst een aansluiting moet realiseren tussen fiscale eenheden en de personen uit het Handelsregister.

Voorbeeld 2 : sectoraal doorbouwen op vestigingen Binnen de onderwijssector is een belangrijke rol weggelegd voor een bekostigde school als object van registratie. Een bekostigde school wordt daarbij geïdentificeerd aan de hand van een zogenaamd BRIN nummer. Een dergelijke sectorale definitie van het begrip school en het gebruik van een daarvoor unieke nummering kan in principe in stand blijven. Wel is het noodzakelijk om

25


aansluiting te vinden op de gegevens zoals deze in het Handelsregister worden opgenomen. Daarbij zal de stichting of vereniging waarvan de school deel uitmaakt worden geregistreerd als de niet natuurlijke persoon die de maatschappelijke activiteit ‘scholing’ uitoefent. Elke locatie waar een school of een gedeelte van een school is gevestigd, zal daarbij worden aangemerkt als een afzonderlijke vestiging. In het kader van de afstemming van sectorale begrippen op het Handelsregister, zal binnen de onderwijssector dan moeten worden geregistreerd dat een school met een bepaald BRIN nummer één of meerdere vestigingen kent. In relatie tot de in figuur 4.1 beschreven objecten van registratie geeft dit het volgende resultaat:

Dit betekent dat het BRIN buiten de registratie van het Handelsregister blijft en dat voor het hanteren van de definitie van school binnen de eigen sectorregistratie mogelijk het BRIN noodzakelijk blijft. De onderwijssector dient voor een aansluiting te zorgen tussen de eigen registratie en de objecten in het Handelsregister.

In bijlage 2 zijn ter illustratie een aantal voorbeelden opgenomen van de wijze waarop bepaalde praktijkgevallen vertaald kunnen worden naar de objecten van registratie in het Handelsregister.

4.3 Relaties tussen objecten van registratie De drie hiervoor genoemde objecten van registratie hebben tal van onderlinge relaties en relaties met hun omgeving. In hoofdlijnen kan de wijze waarop deze relaties moeten worden gelegd, in beeld worden gebracht zoals is weergegeven in figuur 4.3. Hieronder zullen een aantal restricties worden beschreven die in de relaties tussen de verschillende objecttypen dienen te worden aangebracht.

26


Eigenaarrelatie De eigenaarrelatie is de relatie tussen een persoon en een maatschappelijke activiteit (waaronder onderneming). Aan de eigenaarrelatie worden de volgende voorwaarden gesteld: • De relatie tussen een persoon en een maatschappelijk activiteit is op ieder moment in de tijd 1 : 0 of 1 : 1. Deze relatie wijkt af van het eerdere advies van de Tafel Bedrijven- en Instellingennummer (dat nog uitging van een 1 : N relatie). Voor deze afwijkende oplossing is gekozen omdat een 1 : N relatie een fundamentele breuk zou betekenen met de wijze waarop historisch binnen het Handelsregister met deze relatie wordt omgegaan. Een onderneming past één op één bij een drager van vermogen, rechten of plichten. De specifieke problematiek bij de registratie van publieke organisaties waardoor er behoefte ontstaat aan een 1 op N relatie is bovendien relatief uitzonderlijk (klein percentage van het totale Handelsregister). Dit kan betekenen dat voor specifieke sectoren aanvullende groeperingen van ondernemingen en rechtspersonen nodig zijn (zoals in de voorbeelden hierboven). Deze aanvulling is de verantwoordelijkheid van de betreffende sector. • De relatie tussen een persoon en een onderneming is op enig moment in de tijd 1 : 0 op het moment dat sprake is van een privaatrechtelijke rechtspersoon die geen enkele activiteit (meer) uitoefent. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een lege B.V. • De relatie tussen een persoon en een onderneming is op enig moment in de tijd 1 : 1 op het moment dat er sprake is van een samenwerkingsverband (en dit samenwerkingsverband dus de eigenaar is van de onderneming).

Opstellen nadere regels voor gemengde inschrijvingen.

• Uitsluitend een rechtspersoon (en dus niet bijvoorbeeld een eenmanszaak) kan als eigenaar van een niet-ondernemingsactiviteit binnen het Handelsregister als zodanig worden geregistreerd. In de praktijk komt soms de situatie voor dat een rechtspersoon zowel een onderneming als een nietondernemingsactiviteit lijkt uit te voeren (‘gemengde inschrijving’). Hierover zullen nadere regels moeten worden opgesteld.

.

Relatie tussen maatschappelijke activiteit (waaronder onderneming) en vestiging Aan de relatie tussen maatschappelijke activiteit (waaronder onderneming) en vestiging worden de volgende voorwaarden gesteld: • De relatie tussen een onderneming en een vestiging is op ieder moment in de tijd 1 : N. Bij niet-ondernemingsactiviteiten bestaat er een relatie tussen de persoon en de vestiging. Ook deze relatie is op ieder moment in de tijd 1 : N. Wanneer een maatschappelijke activiteit (waaronder onderneming) niet wordt uitgeoefend in een vestiging is het verplicht dat het adres van hetzij de eigenaar natuurlijke persoon hetzij één van de besturende personen van een niet-natuurlijk persoon aangewezen wordt als correspondentieadres. • De relatie tussen een maatschappelijke activiteit (waaronder onderneming) en een vestiging heeft altijd betrekking op een vestiging die zich in Nederland bevindt. • Een vestiging wordt getypeerd als hoofd- of nevenvestiging. Deze typering wordt door de maatschappelijke activiteit (waaronder onderneming) zelf aangewezen.

27


Relatie tussen vestiging en locatie Aan de relatie tussen vestiging en locatie worden de volgende voorwaarden gesteld: • De relatie tussen vestiging en een locatie is op ieder moment in de tijd N : 1. • Indien sprake is van een locatie die overeen komt met een adresseerbaar object in de Basis Gebouwen Registratie (BGR), dan wordt een 1 : 1 relatie met dat adresseerbaar object aangelegd (en daarmee indirect met het vestigingsadres). • Indien sprake is van een locatie die niet overeen komt met een adresseerbaar object, dan wordt een 1 : 1 relatie aangebracht met een in het Handelsregister opgenomen specifieke locatieomschrijving.

Figuur 4.3

Relaties tussen de objecten van registratie

Correspondentieadressen in het Handelsregister Aan correspondentieadressen in het Handelsregister worden de volgende voorwaarden gesteld: • Indien sprake is van een correspondentieadres in Nederland dat tevens de adresaanduiding is van een adresseerbaar object (locatieadres), dan wordt een 1 : 1 relatie gelegd met het betreffende adres in de Basis Registratie Adressen (BRA)

28


• Indien sprake is van een correspondentieadres in Nederland dat geen adresaanduiding is van een adresseerbaar object (locatieadres), dan wordt een 1 : 1 relatie aangebracht met een in het Handelsregister opgenomen overig correspondentieadres (zoals postbussen en antwoordnummers). • Indien sprake is van een correspondentieadres buiten Nederland, dan wordt een 1 : 1 relatie aangebracht met een in het Handelsregister opgenomen buitenlands correspondentieadres.

De speciale betekenis van functionarisrelaties Een functionarisrelatie bevat de relaties tussen personen onderling. Iedere niet natuurlijke persoon heeft namelijk bestuurders. Deze laatste kunnen zowel natuurlijke als niet natuurlijke personen zijn. De functionarisrelatie is geen authentiek gegeven. Hierop bestaat een belangrijke uitzondering. De nietcommanditaire vennoten behorende bij een openbare vennootschap worden wel als onderdeel van het authentieke gedeelte van het Handelsregister opgenomen (in relatie tot het samenwerkingsverband waar ze bijbehoren).

4.4 De gegevens binnen de registratie In dit programma van eisen wordt uitsluitend ingegaan op de authentieke gegevens die onderdeel vormen van het Handelsregister. De verschillende overige gegevens die eveneens onderdeel vormen van de administratie zullen niet worden behandeld. Bij het aanwijzen van de authentieke gegevens hebben de volgende afwegingen een rol gespeeld: • Als authentiek gegeven zullen in ieder geval moeten worden opgenomen de actuele en historische gegevens over ondernemingen en rechtspersonen die als zodanig in het wetsvoorstel voor vernieuwing van het Handelsregister worden voorgeschreven. • In aanvulling daarop zal in het Handelsregister een NACE/SBI code ter aanduiding van de aard van de activiteiten worden opgenomen bij maatschappelijke activiteiten (waaronder onderneming) en bij vestigingen. De NACE/SBI code op het niveau van maatschappelijke activiteit (waaronder onderneming) geeft daarbij de hoofdactiviteit weer. Ook op vestigingsniveau wordt een NACE/SBI code opgenomen. Hiermee kan een nadere detaillering ten opzichte van de hoofdactiviteit worden aangebracht. De NACE/SBI code maakt geen onderdeel uit van de basisregistratie en is als zodanig dan ook geen authentiek gegeven. Er is desalniettemin gekozen voor opname van dit gegeven in dit programma van eisen, omdat het gegeven van groot belang is voor de bruikbaarheid van de registratie voor de overheidsafnemers (zie ook eisen in hoofdstuk 3). Nadere uitwerking van de bruikbaarheid en kwaliteitseisen voor de NACE/SBI-code is nodig om de bruikbaarheid van het register voor sectoren te bepalen. • Aan de vestiging wordt een unieke aanduiding toegekend die voor wat betreft de aard van nummering geen afhankelijkheid vertoont met het KvK-nummer. Dit betekent derhalve dat het vestigingsnummer niet langer geldt als het volgnummer bij een maatschappelijke activiteit. Hiermee wordt tegemoet gekomen aan de eis vanuit de Europese registerverordening waarmee het CBS te maken krijgt. Bestaande vestigingsnummers zullen niet worden aangepast.

29


De voorgaande uitgangspunten leiden dan tot de volgende minimaal te registreren authentieke gegevens ten aanzien van de verschillende eerder beschreven objecten van registratie.

Gegevens in het geval sprake is van een onderneming Authentieke gegevens Natuurlijk persoon

Authentieke gegevens Niet natuurlijk persoon

• BSN of technische sleutel (uitzonderingen) • Naam

• Fi-nummer of technische sleutel (alleen bij functionarissen die niet zelf als ‘eigenaar’ ingeschreven zijn)

• (Woon)adres

• (Statutaire) naam

• Geboortedatum

• Rechtsvorm

• Overlijdensdatum

• Statutaire zetel (alleen bij privaatrechtelijke rechtspersonen) • Datum aanvang • Datum voortzetting • Datum beëindiging • Leden of vennoten (bij rederij, openbare vennootschap en commanditaire vennootschap)

Authentieke gegevens Onderneming • KvK-nummer

Authentieke gegevens Vestiging • Vestigingsnummer

• Handelsnaam / handelsnamen

• Maatschappelijke naam (bij vestiging van een rechtspersoon die geen onderneming heeft) of handelsnaam / handelsnamen (bij vestiging van een onderneming)

• Datum aanvang • Datum voortzetting • Datum beëindiging • NACE/SBI code hoofdactiviteit (niet authentiek gegeven)

• Vestigingslocatie • Correspondentie adres

• Fi-nummer van de eigenaar *

• Datum ingebruikname

• Vestigingnummer(s) van de bijbehorende vestiging(en) *

• Datum beëindiging

* relatiegegeven

• Typering hoofd/nevenvestiging • NACE/SBI code(s) activiteit in de vestiging (niet authentiek gegeven)

30


Gegevens in het geval sprake is van niet-ondernemingsactiviteiten Authentieke gegevens van activiteit niet zijnde een onderneming • KvK-nummer (behalve bij publiekrechtelijke rechtspersonen) • Datum aanvang (behalve bij publiekrechtelijke rechtspersonen en kerkgenootschappen) • Datum voortzetting • Datum beëindiging • NACE/SBI code hoofdactiviteit (niet authentiek gegeven) • Vestigingnummer(s) van de bijbehorende vestiging(en) * * relatiegegeven

Wanneer een niet-ondernemingsactiviteit niet wordt uitgeoefend in een vestiging is het verplicht dat het adres van één van de besturende personen van een nietnatuurlijk persoon aangewezen wordt als correspondentieadres.

Overige gegevens Daarnaast zullen nog een aantal metagegevens opgenomen dienen te worden. Hierbij kan worden gedacht aan geldigheidsgegevens (ten behoeve van de opslag van historische gegevens) en een gegeven ‘onderzoeksstatus’ (waarmee wordt aangegeven dat een object van registratie het onderwerp vormt van een onderzoek naar de kwaliteit van de gegevens). De status ‘in onderzoek’ is openbaar.

4.5 Gebeurtenissen en nummertoekenning In het voorgaande zijn de hoofdlijnen van de inhoud van het Handelsregister omschreven. De in de registratie opgenomen objecten van registratie en de daarover bijgehouden gegevens ondergaan in de loop van de tijd echter wijzigingen als gevolg van gebeurtenissen in de feitelijke werkelijkheid. Aansluitend op het gegevensmodel is het daarom van belang om aan te geven op welke wijze bepaalde gebeurtenissen doorwerken in de door de registratiehouder bijgehouden administratie. Bij dit soort gebeurtenissen kan bijvoorbeeld worden gedacht aan het oprichten van een privaatrechtelijke rechtspersoon, het inschrijven van een publiekrechtelijke rechtspersoon en de fusie van rechtspersonen. Uitwerken afhandelen gebeurtenissen, met daarbij omgang met nummeruitgifte

De wijze waarop gebeurtenissen verwerkt zullen worden bepaalt overigens niet alleen de wijze van registratie, maar bijvoorbeeld ook de wijze waarop met het toekennen van nummers moet worden omgegaan. Het toekennen van het Finummer, het KvK-nummer en een vestigingsnummer wordt door de Kamers van

31


Koophandel uitgevoerd. De regels waaronder de nummers worden toegekend hangen nauw samen met de wijze waarop met gebeurtenissen wordt omgegaan. Er zullen voor specifieke gebeurtenissen (zoals oprichting, fusie en doorzakconstructie) specifieke regels opgesteld worden voor het toekennen en beëindigen van de genoemde nummers. De scherpe regels rondom nummeruitgifte zijn van belang om de kwaliteit van het register te verhogen. Eenmalige nummeruitgifte dient ervoor te zorgen dat een onderneming slechts één identificerend nummer heeft en slechts één keer voorkomt in het register. Om dit te borgen is een eenduidige koppeling tussen de identificerende nummers van de persoon, zijnde het BSN of het Fi-nummer, met het KvK-nummer en het vestigingsnummer. De uitzonderingen, zoals buitenlandse personen en lege rechtsvormen zonder onderneming, dienen procedureel geborgd te worden. In het kader van identiteitsfraude en documentfraude dient er speciale aandacht te bestaan voor het voorkomen van het onterecht uitgeven van nummers. Er zullen procedurele afspraken worden gemaakt voor het administratief intrekken van ten onrechte verstrekte nummers. Eenmaal uitgegeven nummers zullen nooit worden hergebruikt. De drie nummers zullen dan ook dienst gaan doen als koppelingsmechanisme en de eigen relatienummers bij overheidsafnemers gaan vervangen. Afhankelijk van het eigen proces zal daarbij de ene sector het BSN / fi-nummer benutten en andere sectoren eerder het KvK nummer of het vestigingsnummer. Op dit moment bestaat er nog onvoldoende zicht op de eisen die aan de gebeurtenissen en het toekennen en beëindigen van nummers worden gesteld. Dit zal in de komende periode dan ook nog verder moeten worden uitgewerkt (dit maakt onderdeel uit van het gebeurtenissenboek).

4.6

Gebruik van standaarden en gemeenschappelijke voorzieningen Bij het opzetten van de registratie dient gebruik gemaakt te worden van de volgende standaarden die in het kader van het stelsel van basisregistraties worden gehanteerd: • De inhoud van de registratie (objecten, gegevens, relaties, gebeurtenissen, domeinen, diensten) wordt vastgelegd in een Catalogus voor de basisregistratie. Daarbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de daartoe ontwikkelde standaarden. De Catalogus wordt besproken binnen de gebruikersraad en beheerd binnen de Handelsregisterraad. De Catalogus (of onderdelen daarvan) zal via lagere regelgeving worden vastgesteld. • Het Handelsregister dient in ieder geval te voldoen aan de standaarden voor berichtenuitwisseling die vastgesteld zijn door het College Standaardisatie: ebMS en WUS. Daarnaast dient minimaal XML ondersteund te worden als berichtenstandaard. Daarnaast wordt indien mogelijk gebruik gemaakt van open standaarden bij de ontwikkeling van systemen ten behoeve van het Handelsregister. Dit is conform het kabinetsbeleid en is erop gericht de afhankelijkheid van leveranciers te verminderen. Indien het mogelijk is om onderdelen van het systeem via standaard componenten te realiseren dan verdient dit de voorkeur. Het aanpassen of aanvullen van standaardcomponenten met maatwerk is niet toegestaan. Verder wordt mogelijk gebruik gemaakt van een aantal gemeenschappelijke voorzieningen die op dit moment in ontwikkeling zijn. De Kamers van

32


Koophandel participeren bij de ontwikkeling van deze voorzieningen door onder andere bij te dragen aan pilots. Het overgaan van een voorzieningen die gebruikt wordt door de Kamers van Koophandel in het kader van een pilot naar de reguliere dienstverlening hangt af van een aantal randvoorwaarden. •

De operationele werking van de gemeenschappelijke voorziening dient conform de vereisten te zijn die daaraan gesteld worden (o.a. functionele, performance en beschikbaarheidseisen).

•

Er dienen goede afspraken gemaakt te zijn over het beheer van de gemeenschappelijke voorziening waarbij afspraken over de beschikbaarheid en dienstverlenging zijn vastgelegd in een Diensten Niveau Overeenkomst (DNO) tussen de beheerder (GBO.overheid) en de Kamer van Koophandel Nederland.

•

De continuïteit van de dienstverlening dient geborgd te zijn, mogelijk ook via de ‘oude’ voorzieningen. Met het oog daarop worden gebruikers van ‘oude’ voorzieningen tijdig geïnformeerd zodat zij ruim de gelegenheid zullen hebben om binnen een bepaalde periode aan te sluiten op de nieuwe gemeenschappelijke voorziening

De volgende gemeenschappelijke voorzieningen zijn op dit moment in ontwikkeling en zullen naar verwachting in de toekomst gebruikt worden door de Kamers van Koophandel • Overheidsservicebus (OSB) • Koppelnetwerk Publieke Sector (KPS) • Terugmeldfaciliteit (TMF) ten aanzien van terugmeldingen (waarbij de TMF voordat een terugmelding wordt gedaan het actuele gegeven in het Handelsregister moet controleren) maar niet ten aanzien van correcties • Gemeenschappelijke Ontsluiting Basisregistraties (GOB) zodra afspraken zijn gemaakt over de financiering van opvragingen uit het Handelsregister en indien de GOB de wettelijke beperkingen die gelden voor het Handelsregister kan waarborgen. • DigiD Burger als authenticatievoorziening (mits dit juridisch is toegestaan) Ten behoeve van uitwisseling binnen het stelsel van basisregistraties en met overheidsafnemers zal, indien juridisch en praktisch mogelijk, gebruik gemaakt worden van eventueel nog te ontwikkelen nieuwe gemeenschappelijke voorzieningen.

4.7 Beveiliging van het Handelsregister Het Handelsregister bevat (privacygevoelige) persoonsgegevens. De registratiehouder dient het register daarom te voorzien van adequate beveiligingsfunctionaliteit conform het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid (VIR). Authenticatie-functionaliteit dient er voor te zorgen dat ondernemingen en rechtspersonen uitsluitend hun eigen dossier kunnen wijzigen en dat bovendien uitsluitend wettelijke gelegitimeerde bestuursorganen met persoonsgegevens als ingang kunnen zoeken. Daartoe dient de registratiehouder een adequate autorisatiefunctionaliteit in het systeem op te nemen. Voorts dienen gegevensstromen tussen de registratiehouder en gebruikers middels versleuteling

33


veiliggesteld te worden voor onbevoegden. Om handelingen van gebruikers en/of medewerkers achteraf na te kunnen gaan dient de routing en tijdigheid van gegevensstromen geregistreerd te worden (logging en tracing).

4.8 Toegang tot het Handelsregister Om gebruik te kunnen maken van de informatieproducten van het handelsregister, die in de vorm van gebeurtenissen of dossiergegevens aan de afnemers worden aangeboden, dienen deze afnemers toegang te hebben tot de gegevens in het Handelsregister. Het register zal primair drie mogelijkheden van toegang bieden: • Inkijken (opvragen van individuele gegevens) • Leveren van gegevens (opvragen van bulkgegevens) • Koppelen (opvragen van mutatiegegevens) Bij inkijken krijgt de afnemer via internet (na een identificatie-, autorisatie- en authenticatieproces) toegang tot het register. De afnemer kan dan zoeken en een dossier ophalen. Bij levering via een abonnementsvorm worden periodiek bestanden on-line via een netwerkverbinding of off-line op een alternatief medium aangeleverd. Bij het direct koppelen aan het register worden mutaties in het register middels het tweezijdig uitwisselen van berichten doorgegeven aan de afnemer. Voor deze derde mogelijkheid (koppelen) worden acceptatiecriteria opgesteld waarbij de afnemer dient te voldoen aan een set eisen ten aanzien van de organisatie, het gebruik, het doorleveren en terugmelden, het koppelen van bestanden en het beheer van de technische aansluiting. De afnemer is zelf belast met het koppelen van interne bestanden en andere externe bestanden. Een afnemer mag pas beginnen met terugmelden nadat de koppeling door zowel de afnemer als door de registratiehouder schriftelijk is geaccepteerd. Onderdeel van het accepteren is het uitvoeren van een ketentest (vergelijkbaar met de Schouwing en Toetsing die door het Agentschap BPR wordt uitgevoerd bij het aansluiten van afnemers op de GBA). In dit verband wordt overigens opgemerkt dat in de Handelsregisterwet 2007 een aantal restricties zijn aangebracht in de beschikbaarheid van gegevens. Zo wordt in het eerste lid van artikel 21 bepaald dat het burgerservicenummer van een natuurlijk persoon niet door een ieder kan worden ingezien. Dit kunnen ingevolge artikel 28 eerste lid van de wet alleen bestuursorganen. Hetzelfde geldt ook voor de gegevens die noodzakelijk zijn voor een goede vastlegging en verstrekking van gegevens en de herkomst daarvan (zoals bedoeld in het eerste lid van artikel 16 Handelsregisterwet 2007). Ingevolge het tweede lid van artikel 21 kan een handtekening in het geheel niet in elektronische vorm worden ingezien. Tenslotte wordt in het derde lid van artikel 28 Handelsregisterwet 2007 bepaald dat rangschikking van gegevens over de samenstelling van ondernemingen en rechtspersonen naar natuurlijke personen alleen mogelijk is op verzoek van een beperkt aantal in dat lid genoemde bestuursorganen. De wijze van aansluiten hangt voornamelijk af van het gebruik van de informatieproducten en de kwaliteitseisen die hieraan gesteld worden door de afnemer. Afnemers zijn te onderscheiden in sectorale knooppunten, directe overheidsafnemers en indirecte overheidsafnemers. Sectorale knooppunten hebben de functie om gegevens te verrijken, sector specifiek te maken en door te leveren binnen de sector. Tevens dient het knooppunt als verzamelloket voor terugmeldingen. Voor deze functies worden serviceafspraken gemaakt met de

34


knooppunten. De directe overheidsafnemers worden zoveel als mogelijk op een standaard wijze aangesloten conform opgestelde leveringsvoorwaarden. De indirecte overheidsafnemers worden of via de knooppunten of via directe overheidsafnemers van gegevens voorzien. Voor de inkijkmogelijkheid is dit onderscheid in afnemers niet relevant en kan iedere afnemer (mits geautoriseerd) toegang krijgen tot het register. Voor de aansluiting van overheidsafnemers wordt een invoeringsplan opgesteld, met betrokkenheid van de verschillende sectoren. Hierbij staat de eigen verantwoordelijkheid van de sectoren centraal en zal er vanuit de Kamers slechts ondersteuning geboden worden. In dit uitvoeringsplan wordt ook ingegaan op de wijze waarop aangesloten kan worden op de ondersteuning die vanuit onder meer andere basisregistraties wordt geboden bij de aansluiting. Ook zal aangegeven worden op welke wijze aanpassing van sectorale wetgeving aangepakt gaat worden.

35


5 Registratieprocessen 5.1 Het procesmodel In hoofdstuk 2 is reeds een globaal procesmodel beschreven. Het belangrijke gedeelte van dit registratieproces maakt onderdeel uit van de scope van dit programma van eisen (zie figuur 2.4). In dit programma van eisen worden hierna ten aanzien van een aantal van deze processen nadere eisen geformuleerd. Een gedeelte van de processen valt buiten de scope van dit programma. Het gaat dan met name om de processen vastleggen en ophalen. Onder vastleggen wordt verstaan het fysiek opnemen van het ontwikkelde model van de werkelijkheid in een database. Ophalen is het omgekeerde proces. Hierbij wordt het vastgelegde model van de werkelijkheid uit de database opgehaald om een aantal vooraf gedefinieerde halffabrikaten van te maken. Het wordt aan de registratiehouder overgelaten op welke wijze deze meer technische processen verder worden vormgegeven. Bij het beschrijven van relevante processen wordt geredeneerd vanuit het perspectief van de inschrijfplichtigen en de afnemers. Vanuit dat perspectief bezien kunnen een drietal hoofdprocessen worden onderscheiden; • Het inschrijvingsproces • Het opvraagproces van informatie • Het terugmeldproces Bij het beschrijven van deze hoofdprocessen wordt gebruik gemaakt van een model waarin een duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen aan de ene kant de aanleverende zijde van een hoofdproces (waar partijen documenten en gegevens aanleveren ten behoeve van het hoofdproces) en aan de andere kant de uitkomsten van het hoofdproces (die ter beschikking worden gesteld aan ‘klanten’). Het verwerkingsproces zelf wordt hierbij als een black-box beschouwd. Als aanvulling op de beschrijving worden (indien bekend) enkele kengetallen gepresenteerd. Deze kengetallen geven een indicatie van de omvang van de processen. De kengetallen zijn indien mogelijk gebaseerd op ervaringscijfers van de registratiehouder. Voor de nieuwe processen (zoals het terugmelden) zijn echter geen ervaringscijfers bekend. In die gevallen zijn waar mogelijk aannames gedaan op basis van de resultaten van eerdere onderzoeken. De kengetallen leiden tot een aantal eisen die aan de verschillende hoofdprocessen worden gesteld. In een latere fase dienen deze kengetallen nader onderbouwd te worden. Aanvullend daarop worden ook een aantal algemene eisen gesteld ten aanzien van onder meer de te hanteren kanalen en de daarbij geldende verwerkingstijd en eventuele openingstijden. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt naar de volgende kanalen: • Balie • Post • Telefoon • Website

36


• Berichtendienst 5.2 Het inschrijvingsproces Het inschrijvingsproces wordt gedefinieerd als het samenstel van de processen inwinnen, verwerken en verifiëren dat is gericht op het inschrijven van een onderneming of rechtspersoon (zie figuur 5.1). Onder het inschrijvingsproces wordt tevens verstaan het wijzigen en het uitschrijven van ondernemingen en rechtspersonen. In het kader van dit programma van eisen worden alleen eisen gesteld aan het samenstel van de processen inwinnen, verwerken en verifiëren. Het is aan de registratiehouder om de verschillende deelprocessen verder uit te werken. In verband met eenduidige terminologie wordt hieronder wel aangegeven wat onder de verschillende processen wordt verstaan. Onder het proces van inwinnen wordt verstaan het op basis van een aantal vooraf overeengekomen afspraken op een bepaalde manier verzamelen van informatie over de feitelijke werkelijkheid. Het inwinnen van informatie kan daarbij zowel een actief als passief karakter hebben. Het resultaat van elk van deze processen levert het ruwe gegevensmateriaal dat de basis vormt voor het verwerkingsproces zoals dat door de houder van de registratie wordt uitgevoerd. Onder verwerken wordt verstaan het op basis van een aantal vooraf overeengekomen afspraken modelleren van het ruwe basismateriaal naar een model van de feitelijke werkelijkheid in de vorm van entiteiten en attributen. Bij het vertalen van het ruwe basismateriaal naar entiteiten en attributen vindt in een aantal vooraf overeengekomen gevallen een verificatie plaats van het resultaat aan de hand van informatie uit andere bronnen, zoals andere basisregistraties.

Inrichten inschrijvingsproces, wijzigingsproces en uitschrijvingsproces voor publiekrechtelijke rechtspersonen

Figuur 5.1

Het inschrijvingsproces

Het inschrijvingsproces, wijzigingsproces en uitschrijvingproces voor rechtspersonen en ondernemingen is thans reeds voor een groot gedeelte ingericht. Voor publieke organisaties is dit nog niet het geval. Met name de aard

37


van input zal voor beide vormen verschillen. Een aantal eisen dat gesteld wordt aan alle vormen van inschrijvingen, wijzigingen en uitschrijvingen zijn gelijk (zoals de eisen aan de kanalen).

Algemene eisen ten aanzien van inschrijving, wijziging en uitschrijving Het inschrijvingsproces, het wijzigingsproces en het uitschrijvingsproces dienen aan de balie of per post te geschieden. Mede in het licht van de EUdienstenrichtlijn moeten wijzigingen (niet de inschrijving) in een bedrijvenregister ook elektronisch mogelijk worden. Derhalve dient ook via het webkanaal een wijziging gerealiseerd te kunnen worden. Hierbij dient een afdoende oplossing te worden geboden voor identificatie van personen en toekomstige ondernemingen inclusief een procedure voor het vastleggen van brondocumenten (bijvoorbeeld via scannen). Alle kanalen zorgen ervoor dat voor het einde van de eerstvolgende werkdag hetgeen dat is aangeleverd is verwerkt. Dit wordt verder aangeduid als een verwerkingstijd van één werkdag. Onder verwerkingstijd wordt daarbij verstaan de tijd tussen het ontvangen van de documenten/gegevens bij één van de Kamers tot aan het moment waarop de gegevens zijn verwerkt en, in geval van een inschrijving, de Kamers de uitkomsten van het proces aanleveren aan de ontvangende partij of aan de postleverancier.

Kanaal

Verwerkingstijd

Beschikbaarheid

Balie

1 werkdag

8.30 – 17.30 op werkdagen

Web

1 werkdag

7.00 – 24.00

Post

1 werkdag

8.30 – 17.30 op werkdagen

Figuur 5.2

Overzicht kanalen

Bij het inschrijvingsproces, het wijzigingsproces en het uitschrijvingsproces dienen de relevante gegevens over natuurlijke personen (naam, woonadres op basis van BSN) te worden geverifieerd bij de GBA (zie ook het gegevensmodel in hoofdstuk 4). De daarbij benodigde gegevens voor koppeling met de GBA worden bij de vastlegging overgenomen. Bij het inschrijvingsproces of wijzigingsproces worden gegevens over de vestigingslocatie geverifieerd bij de landelijke voorziening BAG. Ook hier worden benodigde gegevens voor koppeling met de BGR bij de vastlegging overgenomen. Hetzelfde geldt ook voor eventuele postadressen die worden overgenomen uit de BRA. Deze eisen worden gesteld aan het proces verifiëren omdat deze koppelingen van essentieel belang zijn bij het functioneren van het Handelsregister als onderdeel van het stelsel van basisregistraties. Dit verificatieproces kan als volgt worden samengevat:

38


Leverende partij

Input

Output

Ontvangende partij (klant)

GBA

Indien natuurlijk persoon als eigenaar: BSN en adres

Gegevens ter opname in het Handelsregis ter

Registratiehouder

BGR (onderdeel BAG)

Locatiegegevens (op basis van vestigingsadres)

BRA (onderdeel BAG)

Adresgegevens (ten behoeve van een correspondentiead res)

Figuur 5.3

Inschrijven

Het verificatieproces

De verschillende hier beschreven eisen zullen nog moeten worden verankerd in wettelijke regelingen en een kwaliteitshandboek van de Kamers.

Inschrijven ondernemingen en rechtspersonen Leverende partij

Input

Rechtsperson en en onderneming

Oprichtingsakte Samenwerkingsovereenkomst Inschrijvingsform ulier

Publiekrechtelijke rechtspersonen

Figuur 5.4

Inschrijfformulier Kopie Staatscourant

Inschrijven

Output


Gegevens ter opname in het Handelsregister

Registratiehouder

Inschrijfbewijs met de toegekende nummers

Inschrijvingsplichtige

Inschrijven ondernemingen en rechtspersonen

In bovenstaande figuur is het proces ‘inschrijven’ schematisch weergegeven. Voor het inschrijven in het register is het nodig dat een aantal brondocumenten overhandigd worden. Vooralsnog wordt ervan uitgegaan dat de huidige inschrijvingsvereisten voor ondernemingen voldoen. Ten aanzien van publieke organisaties is er nog geen beleid over het moment, de benodigde brondocumenten en de wijze waarop een publieke organisatie wordt ingeschreven in het Handelsregister. Vooralsnog wordt daarom als eis gesteld dat het inschrijfformulier door een gevolmachtigde functionaris wordt ingeleverd en ondertekend. Het resultaat van het inschrijfproces is dat de registratiehouder de gegevens heeft geregistreerd en bij definitief maken van de inschrijving een inschrijvingsbewijs aan de inschrijfplichtige overhandigd. Daarbij worden ook de

39


toegekende nummers aan de inschrijfplichtige overhandigd (zie ook paragraaf 4.5). Het inschrijvingsproces van ondernemingen en rechtspersonen zal naar verwachting 115.000 keer voorkomen (cijfers 2003). Dit betekent 460 inschrijvingen per dag, uitgaande van 250 werkdagen. Mogelijk dat er een groei ontstaat van het aantal inschrijvingen als gevolg van de EU-dienstenrichtlijn. Uitgaande van een groeipercentage van 5% voor vijf jaar vanaf 2004 en een piekbelasting van 10% als gevolg van seizoensinvloeden dient rekening te worden gehouden met een piekbelasting van 645 inschrijvingen van ondernemingen per dag. Uitgaande van een deelpopulatie van publieke organisaties van ongeveer 10% van het aantal ondernemingen betekent dit dat deze getallen voor publieke organisaties respectievelijk 11.500 inschrijvingen van publieke organisaties per jaar en een piekbelasting van 65 inschrijvingen van publieke organisaties per dag. Hierbij mag op termijn overigens worden verwacht dat het aantal inschrijvingen zal afnemen, omdat er minder publieke organisaties worden ‘opgericht’ dan ondernemingen.

Criteria inschrijven ondernemingen en rechtspersonen • De registratiehouder dient in staat te zijn minimaal 120.000 inschrijvingen van ondernemingen per jaar met een piekbelasting van 645 inschrijvingen per dag te kunnen verwerken • De registratiehouder dient in staat te zijn minimaal 12.000 inschrijvingen van publieke organisaties per jaar met een piekbelasting van 65 inschrijvingen per dag te kunnen verwerken

Wijzigen gegevens van een onderneming of rechtspersoon Leverende partij

Input

Onderneming

Brondocument

Rechtsperson en

Brondocument

Wijzigen

Figuur 5.5

Output


Gegevens ter opname in het Handelsregister

Registratiehouder

Bevestiging wijziging

Inschrijvingsplichtige

Wijzigen gegevens onderneming of rechtspersoon

Het proces ‘wijzigen’ wordt gestart door de melding van een onderneming of rechtspersoon dat één of meerdere van de gegevens zijn gewijzigd. Het betreft hier onder meer adreswijzigingen, fusies, overnames en stopzettingen. Er zullen nog eisen moeten worden opgesteld ten aanzien van de voor de wijziging te overhandigen brondocumenten. De identificatie van ondernemingen en rechtspersonen bij het wijzigen geschiedt via BSN, Fi-nummer of KvK-nummer. Tevens kan het proces wijzigen worden gestart door een terugmelding of een besluit genomen door de Kamer van Koophandel (ambtshalve wijziging).

40


In 2001 zijn er 2,1 miljoen wijzigingen van ondernemingen in het Handelsregister geweest. Deze registerwijzigingen betreffen zowel wijzigingen van de authentieke gegevens als van de overige gegevens. Aangenomen wordt dat 75% van de wijzigingen betrekking heeft op authentieke gegevens. Op basis van deze aanname waren er 1,5 miljoen wijzigingen van authentieke gegevens in 2001. Dit zijn 6.000 wijzigingen per dag. Op basis van een groeipercentage van 5% voor vijf jaar en een piekbelasting van 10% ontstaat een piekbelasting van 8.400 wijzigingen van ondernemingen per dag. Uitgaande van een deelpopulatie van publieke organisaties van ongeveer 10% van het aantal ondernemingen betekent dit dat deze getallen voor publieke organisaties respectievelijk 210.000 wijzigingen per jaar zijn met een piekbelasting van 840 wijzigingen per dag.

Criteria wijzigen gegeven van ondernemingen en rechtspersonen • De registratiehouder dient in staat te zijn minimaal 2,1 miljoen wijzigingen van gegevens ten aanzien van ondernemingen per jaar met een piekbelasting van 8.400 wijzigingen per dag te kunnen verwerken • De registratiehouder dient in staat te zijn minimaal 210.000 wijzigingen van gegevens ten aanzien van publieke organisaties per jaar met een piekbelasting van 840 wijzigingen per dag te kunnen verwerken

Primair verantwoordelijke bij inschrijven, wijzigen en uitschrijven Hiervoor is reeds duidelijk geworden dat de inschrijfplichtige een belangrijke rol heeft bij het inschrijven, het wijzigen van gegevens en het uitschrijven van ondernemingen en rechtspersonen. In hoofdstuk 2 is ook al aangegeven dat een aantal ketenpartners hierbij een rol speelt. Omdat de mogelijkheid bestaat dat de Kamers te maken krijgen met inschrijvingen ten aanzien van hetzelfde object van registratie vanuit verschillende bronleveranciers, is het van belang vast te stellen welke bronleveranciers de primair verantwoordelijke zijn voor elk van de in de registratie op te nemen authentieke gegevens. In principe worden de gegevens aangeleverd door de inschrijfplichtige. Deze gegevens kunnen echter afkomstig zijn vanuit een andere bron (notaris) of kunnen mogelijk overgenomen worden uit een andere basisregistratie. Ook worden gegegevens op het moment van inschrijven bepaald zoals de nummers en de NACE/SBI-code. Hieronder is een overzicht opgenomen van de authentieke gegevens en degene die hier primair voor verantwoordelijk is. Alleen in uitzonderingssituaties mag afgeweken worden van de authentieke gegevens uit de basisregistraties. Een voorbeeld hiervan is een buitenlander die als eigenaar geregistreerd wordt.

41


Inschrijfplichtige

Kamers

Notaris

Rechtbank

Overheidsafnemer

Basis registratie

Authentiek gegeven Fi-nummer

X

Naam

X

Bron

Rechtsvorm

X

Bron

Statutaire zetel

X

Bron

Datum aanvang

X

Bron

Datum voortzetting

X

Bron

Datum beëindiging

X

Bron

Leden/vennoten[7]

X

Bron

KvK-nummer

X

X

Maatschappelijke naam / handelsnaam

X

Datum aanvang

X

Datum voortzetting

X

Datum beëindiging

X

NACE/SBI hoofdactiviteit (niet authentiek)

Bron

Vestigingsnummer

X X

Maatschappelijke naam / handelsnaam

X

Vestigingslocatie

BGR

Correspondentie adres

BRA

Datum ingebruikname

X

Datum beëindiging

X

NACE/SBI code (niet authentiek)

Bron

Indicatie hoofd/nevenvestiging

X

X

Terugmelding gegevens (niet authentiek) Status In onderzoek aangeven (niet authentiek)

Figuur 5.7

X X

Primaire verantwoordelijkheid brongegevens6

5.3 Het opvraagproces van informatie Het opvraagproces bestaat uit de processen product maken en verstrekken (zie figuur 5.2). De ontwikkelde halffabrikaten worden verwerkt tot daadwerkelijke diensten ten behoeve van de afnemers. Deze diensten neergelegd in de vorm van fysieke producten zoals formulieren, overzichten, berichten, tapes en cd’s vormen de input voor het verstrekkingproces. Het verstrekkingproces betreft het daadwerkelijk leveren van bepaalde producten aan afnemers in de feitelijke werkelijkheid. Het opvraagproces van informatie voor afnemers is thans reeds voor een groot gedeelte ingericht. Voorhet verplicht gebruik door overheidsafnemers is dit nog niet het geval. Hieraan worden aanvullend eisen gesteld. Deze eisen zijn in deze paragraaf opgenomen, ingedeeld naar de drie vormen van toegang zoals voorzien door de Kamers:

6

Bij leden/vennoten: alleen bij een rederij, een openbare vennootschap en commanditaire vennootschap zonder rechtspersoonlijkheid.

42


• Inkijken (opvragen van individuele gegevens) • Leveren van gegevens (opvragen van bulkgegevens) • Koppelen (opvragen van mutatiegegevens)

Figuur 5.8

Het opvraagproces van informatie

Inkijken (leveren van individuele gegevens) Leverende partij

Input

Marktpartijen

Vraag

Overheidsafnemers

Vraag

Kamers

Vraag

Overheidsafnemers +

Figuur 5.9

Inkijken

Vraag met ordening naar natuurlijk persoon

Output


Antwoord en factuur

Marktpartijen

Antwoord en factuur (zie ook voetnoot 4)

Overheidsafnemers

Antwoord

Kamers

Antwoord en factuur (zie ook voetnoot 4)

Overheidsafnemers +

Het inkijkproces

Bij het opvragen van individuele gegevens (inkijken) wordt in twee soorten inkijkoperaties voorzien:

43


inkijken op basis van de openbare gegevens die vermeld zijn in art 21 Handelsregisterwet;

inkijken op basis van privacygevoelige gegevens waaronder het Burgerservicenummer (BSN).

Inkijken op basis van openbare authentieke gegevens kan door iedereen worden uitgevoerd. Het gaat immers om openbare gegevens. Inkijken op basis van het Burgerservicenummer kan niet algemeen als ingangscriterium worden gebruikt voor het zoeken naar gegevens in het register. Deze gegevens worden ook niet getoond bij de antwoorden. Alleen organisaties die daartoe wettelijk geautoriseerd zijn mogen via het BSN het register raadplegen en het BSN in een antwoord ontvangen. Het gaat hier om alle overheidsafnemers zoals genoemd in de BSn-wet. Hierbij geldt de beperking dat gegevens niet worden gerangschikt naar natuurlijke personen. Voor een specifieke groep geautoriseerde overheidsafnemers kunnen de gegevens wel gerangschikt worden naar natuurlijke personen. Het gaat hier om opsporingsinstanties. In de figuur is deze groep weergegeven als Overheidsafnemers+. Op basis van de zoekvraag worden een antwoord en een factuur opgesteld.7 De werking van deze dienst is een voortzetting van de huidige webraadpleging. Het antwoord komt overeen met de ‘in het kort’- dienst, zoals deze nu reeds wordt geboden door de Kamers, aangevuld met het veld ‘statutaire zetel’ en eigenaargegevens. Het aantal te verwachten inkijkoperaties is lastig in te schatten. De Kamers verwachten in 2005 ruim 9 miljoen raadplegingen, waarvan 1 miljoen op papier en ruim 8 miljoen via het webkanaal. Het nieuwe Handelsregister zal ertoe leiden dat alle bestuursorganen gebruik gaan maken van het Handelsregister. Alleen al binnen de keten van werk en inkomen (SUWI-net) verwacht men enkele miljoenen raadplegingen per jaar. Het is echter ook denkbaar dat bestuursorganen die zulke grote aantal raadplegingen gaan uitvoeren dit via een periodieke bulklevering gaan organiseren (bijvoorbeeld dagelijks alle authentieke gegevens uit het register aanleveren). In dit onderzoek is uitgegaan van een stijging van 50% van het aantal raadplegingen. Uitgaande van wederom 5% groei en 10% piekbelasting wordt een piekbelasting van 85.000 raadplegingen middels inkijken per dag voorzien. Criteria aan inkijken • De registratiehouder dient in staat te zijn minimaal 85.000 raadplegingen middels inkijken per dag te kunnen verwerken.

7

Het opstellen van facturen is conform de huidige praktijk van het Handelsregister. Het gaat hierbij om facturen aan marktpartijen. Mogelijk dat de financiering van basisregistraties een andere grondslag kent dan via het gebruik. Dit kan ertoe leiden dat overheden voor de authentieke gegevens niet tot onderlinge facturatie overgaan.

44


De kanalen die voor dit soort vragen worden voorzien zijn een webkanaal, een berichtendienst en een baliefunctie. Dit levert de volgende eisen op: Kanaal Balie

Verwerkingstijd 15 minuten

Beschikbaarheid 8.30 – 17.30

Telefoon

6 minuten

8.30 – 17.30

Web

3 seconden

7 * 24 uur8

Berichtenservice

3 seconden

7 * 24 uur

Figuur 5.10

Kanalen voor het inkijkproces

Het leveren van gegevens (opvragen van bulkgegevens) Leverende partij

Input

Overheidsafnemer

Vraag Leveren

Overheidsafnemer +

Figuur 5.11

Output


Antwoord

Overheidsafne mer

Antwoord

Overheidsafne mer +

Vraag met ordening naar natuurlijk persoon

Het leveringsproces

Het leveren van gegevens houdt in dat op vooraf vastgestelde momenten een deel of mogelijk het gehele register wordt verstrekt aan een afnemer. In een aantal periodieke vragen wordt standaard voorzien in de dienstverlening van de Kamers aan afnemers. Hierbij dient het in ieder geval mogelijk te zijn om periodiek alle gegevens van ondernemingen en rechtspersonen binnen een gemeente te ontvangen en dient het mogelijk te zijn om het gehele register te ontvangen. Overige vragen en wensen van overheidsafnemers om levering van gegevens dienen projectmatig opgepakt te worden en kunnen vervolgens toegevoegd worden aan de standaard dienstverlening. Het aantal vragen om leveringen van gegevens is zonder nader onderzoek naar de specifieke wensen van de overheidsafnemers moeilijk in te schatten. Op dit

8

Hiermee wordt bedoeld dat de genoemde voorzieningen onder normale omstandigheden in principe 24 uur per dag beschikbaar zijn voor raadpleging. De genoemde voorzieningen kunnen als gevolg van onderhoud (zes weekenden per jaar) en calamiteiten gedurende maximaal 1 uur per gebeurtenis niet beschikbaar zijn. De beschikbaarheid is 99,5 % binnen de geplande bedrijfstijd, gemeten over 1 jaar.

45


moment is het aantal geschat op 100 per week, met een piekbelasting van 150 per week. Criteria aan leveren van gegevens • De registratiehouder dient in staat te zijn minimaal 30 leveringen van gegevens per dag te kunnen verwerken.

De kanalen die voor de levering van gegevens beschikbaar worden gesteld zijn het post kanaal (5 werkdagen verwerkingstijd) en een berichtendienst (1 werkdag verwerkingstijd). Dit levert de volgende eisen op: Kanaal

Verwerkingstijd

Beschikbaarheid

Telefoon

1 werkdag (voor 15:00 volgende werkdag geleverd)

8:30 – 17:30

Post

5 werkdagen

8.30 – 17.30

Berichtenservice

1 werkdag

7.00- 24.00

Figuur 5.12

Kanalen levering van gegevens

Koppelen (opvragen van mutatiegegevens) Leverende partij

Input

Output


Overheidsafnemer

Vraag

Antwoord

Overheidsafnemer

Antwoord

Overheidsafnemer +

Overheidsafnemer +

Vraag met ordening naar natuurlijke gegevens

Figuur 5.13

Koppelen

Het koppelingsproces

Het koppelen van gegevens betekent dat overheidsafnemers mutatiegegevens willen opvragen. Dit gebeurt in de vorm van een abonnement waarbij overheidsafnemers zich kunnen abonneren op specifieke ondernemingen of rechtspersonenen/of specifieke gebeurtenissen. Een abonnement betekent dat een overheidsafnemer bij een wijziging van de authentieke gegevens van de betreffende rechtspersoon of onderneming deze wijziging krijgt doorgegeven. Het aantal koppelingen is hier indicatief vastgesteld op 400. De belasting door deze 400 koppelingen in termen van het aantal berichten dat hierdoor dagelijks verstuurd moet gaan worden is echter lastig vast te stellen. Er zijn zo’n 2,5 miljoen inschrijvingen / wijzigingen per jaar. Het kan zijn dat de koppelingen ertoe leiden dat elke wijziging gemiddeld 100 keer moet worden doorgegeven.

46


Dit zou een jaarlijkse belasting van 250 miljoen berichten met zich meebrengen (per dag 1 miljoen).

Criteria aan koppelen • De registratiehouder dient in staat te zijn minimaal 1 miljoen berichten per dag te kunnen verzenden.

De koppelingen worden alleen via de berichtendienst aangeboden. Elke wijziging in het register dient binnen 1 werkdag doorgegeven te zijn aan de abonnementhouders.

Kanaal

Verwerkingstijd

Beschikbaarheid

Berichtenservice

1 werkdag

7.00- 24.00

Figuur 5.14 5.4

Kanalen koppelingsproces

Het terugmeldproces

Figuur 5.15

Het terugmeldproces

47


Overheidsafnemers9 waarvoor verplicht gebruik van toepassing is kunnen bij discrepanties tussen de verstrekte producten en het bij hen bestaande beeld van de feitelijke werkelijkheid terugmelden aan de registratiehouder. Dit soort terugmeldingen kan worden gezien als een bijzondere vorm van inwinnen. Deze terugmeldingen dienen gepaard te gaan met een referentie naar de opgevraagde gegevens. Daarnaast kan ook de houder van de registratie eventueel door hem geconstateerde onjuistheden, die zijn ontstaan bij de verwerking in de registratie, corrigeren. Beide signalen leiden tot het starten van een onderzoek. Op het moment dat een onderzoek wordt gestart door de Kamers naar de juistheid van een gegeven, wordt aan dit gegeven de status ‘in onderzoek’ toegekend. Deze status betekent dat een overheidsafnemer niet langer van de juistheid van een gegeven behoeft uit te gaan en bij het nemen van een besluit eventuele eigen gegevens mag betrekken. Het in ontvangst nemen van de melding wordt gemeld aan de overheidsafnemer die de melding deed. Na het onderzoek door de Kamers wordt het resultaat teruggemeld aan dezelfde overheidsafnemer. Het onderzoek leidt tot de constatering of een gegeven wel of niet correct in de registratie is opgenomen. Als een gegeven niet correct in de registratie is opgenomen wordt een voorstel tot correctie voorbereid. In alle gevallen geldt als eis dat bij een voornemen tot correctie van in de registratie opgenomen gegevens de geregistreerde zelf hiervan op de hoogte zal moeten worden gesteld en tevens in de gelegenheid moet worden gesteld om (onderbouwd) aan te geven waarom een door de registratiehouder voorgestelde wijziging van de geregistreerde gegevens naar zijn mening niet juist is. In aansluiting op de eerder gemaakte opmerkingen over de populatie van het Handelsregister, dient bij terugmeldingen een onderscheid te worden gemaakt in een tweetal situaties: • Terugmeldingen ten aanzien van ingeschreven ondernemingen en rechtspersonen • Terugmeldingen ten aanzien van niet ingeschreven ondernemingen en rechtspersonen

9

Dit geldt niet voor het CBS. De CBS-wet stelt dat het CBS niet mag terugmelden.

48


Terugmeldingen ten aanzien van ingeschreven ondernemingen en rechtspersonen Leverende partij

Input

Output


Overheidsafnemer

Terugmelding

Resultaat onderzoek

Overheidsafnemer Onderneming of overige organisatie

Kamers

Terugmelding

Figuur 5.16

Terugmelden

Het terugmeldingsproces

Terugmeldingen vinden altijd plaats op basis van een verklaring gebaseerd op een waarneming in de feitelijke werkelijkheid (bijvoorbeeld door een inspecteur op locatie of de ingeschrevene aan het loket). Daarnaast kunnen terugmeldingen ontstaan op basis van de constatering van mogelijke administratieve afwijkingen (omdat bijvoorbeeld post retour komt of de ingeschrevene afwijkende gegevens op een formulier heeft ingevuld). Het aantal terugmeldingen dat verwacht mag worden is van een aantal factoren afhankelijk, waaronder: • de kwaliteit van de authentieke gegevens in het register; • het aantal aangesloten bestuursorganen en het aantal raadplegingen per bestuursorgaan; • de aard en kwaliteit van het terugmeldingsproces zoals dat ingericht wordt door de bestuursorganen; • de verwerkingstijd door de Kamers (hoe langer de verwerkingstijd, hoe meer terugmeldingen op hetzelfde dossier binnen kunnen komen). Het is hierdoor lastig te komen tot een nauwkeurige inschatting van het aantal terugmeldingen. Ervaringen met een gehouden terugmeldproef geven aan dat het aantal terugmeldingen beperkt zijn (vier terugmeldingen in een periode van drie maanden). Echter, bij overheidsbreed gebruik van het register zal door het grote aantal overheidsafnemers toch een substantieel aantal terugmeldingen verwacht mogen worden. In dit onderzoek wordt uitgegaan van 40 terugmeldingen per dag.,Er dient rekening gehouden te worden met een hoge piekbelasting direct na aansluiting van bestuursorganen. Na verloop van tijd zal het aantal terugmeldingen (door verbeterde kwaliteit van het register en een verbeterd terugmeldingsproces bij de bestuursorganen) aanzienlijk afnemen.

Criteria aan terugmeldingen • De registratiehouder dient in staat te zijn maximaal 100 terugmeldingen per dag te kunnen verwerken.

49


De kanalen die ter beschikking worden gesteld voor terugmelding zijn een webkanaal en een berichtendienst. Het webkanaal wordt aan alle bestuursorganen aangeboden. Daarnaast wordt een berichtendienst aangeboden aan bestuursorganen die een specifiek terugmeldingsproces inrichten voor het Handelsregister. De verwerkingstijd bedraagt één werkdag. De melder ontvangt binnen één werkdag of de melding wordt afgewezen of in behandeling wordt genomen.

Kanaal

Verwerkingstijd

Beschikbaarheid

Web

1 werkdag

7.00- 24.00

Berichtenservice

1 werkdag

7.00- 24.00

Figuur 5.17

Kanalen terugmelding

Terugmeldingen ten aanzien van niet ingeschreven ondernemingen Indien een overheidsafnemer constateert dat organisaties of individuen zich gedragen als onderneming (bijvoorbeeld door voldoende deelname aan het economisch verkeer) zonder te zijn ingeschreven, dan wordt dit teruggemeld aan de Kamers (zie paragraaf 4.1 voor een beschrijving van dit terugmeldproces). Er zullen nog nadere eisen worden gesteld aan de overheidsafnemers die hiervoor in aanmerking komen.

50


6 Kwaliteit van de basisregistratie 6.1 Kwaliteit van de gegevens In het kader van dit programma van eisen worden aanvullende eisen gesteld aan de kwaliteit van de authentieke gegevens in de registratie. Voor de overige gegevens blijft het huidige kwaliteitsregiem van de Kamers onverminderd van toepassing. Zoals in paragraaf 2.2 is aangegeven richt dit programma van eisen zich op het afsprakenkader waarmee vastgesteld wordt hoe gebeurtenissen uit de feitelijke werkelijkheid gemodelleerd en vervolgens geregistreerd moeten worden in het Handelsregister. Het kwaliteitsregiem richt zich dan ook primair op het vaststellen of deze afspraken op een correcte wijze zijn uitgevoerd. Daarmee wordt in wezen getoetst of de Kamers de gebeurtenissen conform het afsprakenkader verwerken. Dit betekent dat niet wordt ingegaan op de kwaliteit van het register ten opzichte van de feitelijke werkelijkheid. Zie ook 6.3 waarin staat aangegeven wat het kwaliteitsregime niet biedt en de aanvullende kwaliteitsmaatregelen die genomen worden. In navolging van de binnen het stelsel van basisregistraties gebruikte terminologie, wordt kwaliteit hier gedefinieerd als de volledigheid, actualiteit en juistheid van de registratie.

Volledigheid Onder volledigheid wordt verstaan de mate waarin alle gebeurtenissen verwerkt zijn volgens het afsprakenkader en dat alle rubrieken volgens het datamodel voor wat betreft de authentieke gegevens zijn gevuld.

Criteria aan volledigheid • De gebeurtenissen zijn in 99,8% van de gevallen zodanig verwerkt dat de authentieke gegevens10 voor 100% zijn gevuld

Voor het vaststellen van de volledigheid wordt er periodiek een aselecte en representatieve steekproef getrokken uit het Handelsregister. Vervolgens wordt vastgesteld of alle authentieke gegevens voor de getrokken dossiers aanwezig zijn. De rapportage over de volledigheid vindt plaats in een percentage van alle dossiers. Daarnaast wordt vastgesteld of alle dossiers of wijzigingen in een

10

Gedurende het vullingsproces van de witte vlekken is het mogelijk dat voor bepaalde attributen de waarde lastig te achterhalen is (denk aan oprichtingsdatum landbouwbedrijf in de vorige eeuw). In dit vullingsproces zal een meest waarschijnlijke waarde ingevuld worden op basis van beschikbare gegevens van inschrijfplichtigen en/of andere overheden.

51


dossier die in een bepaalde periode zijn aangemeld ook daadwerkelijk volledig verwerkt zijn. Juistheid Onder juistheid wordt verstaan de mate waarin de aangeboden authentieke gegevens volgens het afsprakenkader zijn aangeleverd en geverifieerd, en volgens het datamodel zijn ingevoerd in de registratie.

Criteria aan juistheid • 99,5% van de in de registratie opgenomen authentieke gegevens is in overeenstemming met het afsprakenkader en het datamodel zoals vastgelegd in de Catalogus

Voor het vaststellen van de juistheid van de gegevens wordt een aselecte steekproef getrokken uit het Handelsregister. Gecontroleerd wordt of de velden van het dossier op de juiste manier zijn gevuld. Vervolgens wordt op basis van bij het dossier behorende brondocumenten vastgesteld of de gegevens juist verwerkt zijn. De rapportage vindt plaats middels een percentage van juiste vastlegging per authentiek gegeven en een percentage van het aantal dossiers dat juist gevuld is. Specifieke aandachtspunten bij deze steekproef: •

Het zoeken op potentiële dubbelingen door selectie uit te voeren op de identificerende nummers

•

Gegevens die in onderzoek zijn kunnen ten tijde van de steekproef niet als juist of onjuist gekwalificeerd worden. Derhalve wordt ook het percentage ‘in onderzoek’ per gegeven en voor het totaal aantal dossiers gerapporteerd.

•

Op basis van de brongegevens kan een beleidsmatige afweging gemaakt zijn om een onderneming wel of niet te honoreren (ondergrens). Deze beleidsmatige afweging zal door de auditor getoetst worden om te kunnen vaststellen of deze afweging op juiste wijze heeft plaatsgevonden.

•

Voor het goed kunnen uitvoeren van een audit dient duidelijk te zijn op welke wijze omgegaan moet worden met specifieke wijzigingen zoals fusies, overnames en verhuizing van een vestiging. Deze beleidsmatige keuze zal door de auditor getoetst worden om te kunnen vaststellen of dergelijke wijzigingen op een juiste wijze zijn verwerkt.11

•

Ook de wijze waarop ondernemingen en rechtspersonen ingeschreven moeten worden dient duidelijk te zijn. Ten aanzien van ondernemingen en een groot deel van de rechtspersonen kunnen de huidige

11

De gebeurtenissen (zoals fusie, inschrijven publiekrechtelijke organisaties) en de wijze waarop de Kamers daarmee om moeten gaan worden nader gespecificeerd. Hiermee wordt een duidelijk kader geboden voor kwaliteitsborging.

52


inschrijvingsvereisten mogelijk uitkomst bieden, ten aanzien van publieke organisaties en de overige rechtspersonen zijn nog geen richtlijnen bekend. In dit programma van eisen wordt ervan uitgegaan dat wijzigingen in het GBA en andere basisregistraties één op één worden overgenomen in het toekomstige Handelsregister.

•

Actualiteit Onder actualiteit wordt verstaan de tijd tussen het moment waarop de door de bron volledig en juist aangeleverde gegevens bij de Kamers van Koophandel zijn aangekomen en het moment waarop de aangeleverde gegevens zijn verwerkt in het register.12 Er worden verschillende actualiteitseisen gesteld per type proces (zoals inschrijven en wijzigen). Zie hiervoor verder de operationele eisen per proces, zoals beschreven in hoofdstuk 5.

Criteria aan actualiteit • 98% van de uitgevoerde processen voldoen aan de eisen aan de verwerkingstijd zoals gesteld in hoofdstuk 5 bij het inschrijf – en wijzigproces, het opvraagproces en het terugmeldproces.

Voor het vaststellen van de actualiteit van de gegevens wordt een aselecte steekproef getrokken uit het Handelsregister (de database). Vervolgens wordt de datum van aanleveren door de bronleverancier en de datum van verwerken in het register met elkaar vergeleken. Het verschil tussen deze data mag niet groter zijn dan de norm zoals gesteld per proces. Er wordt gerapporteerd op dossierniveau in de vorm van een percentage dat aan deze actualiteitseis voldoet. Dit betekent overigens dat beide data vastgelegd moeten worden in het systeem.

6.2 Borging en toetsing van de kwaliteit Het beheer van het register dient te worden onderworpen aan een stringent regiem van integrale kwaliteitszorg. Dit is het totaal van activiteiten die nodig zijn om er voor te zorgen dat een product of dienst aan vooraf bepaalde voorwaarden voldoet en blijft voldoen. Controle, beheersing en borging vormen onderdeel van deze integrale opzet. Kwaliteitscontrole is het meten van activiteiten tegen de afgesproken werkwijze en service levels. Kwaliteitsbeheersing omvat alle maatregelen om ervoor te zorgen dat het proces verloopt conform de afspraken. Kwaliteitsborging zijn die maatregelen die zorgdragen dan wel zeker stellen dat de afgesproken dienstverlening de gewenste kwaliteit oplevert. Het omvat het periodiek beoordelen van het functioneren van het kwaliteitssysteem en het hanteren van het kwaliteitssysteem om tijdig adequate maatregelen tot verbetering te kunnen nemen.

12

Aangezien het hier gaat om actualiteit binnen het kader van de administratieve werkelijkheid kan het begrip actualiteit beschouwd worden als de verwerkingstijd van de specifieke processen.

53


De Kamers dienen een systeem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsborging te voeren. Dit dient te resulteren in een periodieke kwaliteitsmonitoring. Ten behoeve van de kwaliteitsbeheersing worden vooralsnog de volgende mechanismen voorzien om te komen tot de gewenste kwaliteit:

kwaliteitsborging bij de bron:

opgaveplicht geregistreerde

onderkennen van brondocumenten

hanteren van een brondocumentenregister met daarin de brondocumenten en een uniek nummer

overnemen van gegevens van andere basisregistraties

kwaliteitsborging tijdens het verwerkingsproces: • toetsen van gegevens • mogelijkheden creëren voor het doorvoeren van administratieve correcties • overige interne kwaliteitsbevorderende maatregelen, gericht op het correct verwerken van gegevens van brondocumenten in het basisregister

kwaliteitsborging door gebruik van gegevens: • terugmeldingsplicht overheidsafnemers • serviceafspraken • terugkoppelen acties naar aanleiding van terugmelding aan melder • wijziging in de registratie aan alle relevante overheidsafnemers doorgeven • het meetbaar en traceerbaar realiseren van inhoudelijke kwaliteitseisen; Daarnaast zal er een formele externe controle van de kwaliteit van de authentieke gegevens ten behoeve van de toezichthouder uitgevoerd worden. Het gaat hier om een in de wet verankerde minimaal driejaarlijkse accountantscontrole door de registratiehouder. In de beginperiode zal deze controle vaker dienen te worden uitgevoerd. Het gaat hier om een toetsing ten opzichte van de administratieve werkelijkheid zoals beschreven in voorgaande paragraaf.

6.3 Wat biedt het kwaliteitsregiem niet? Het kwaliteitsregiem zoals hierboven beschreven gaat in op de administratieve werkelijkheid en derhalve niet op de feitelijke werkelijkheid. De mate waarin het register daadwerkelijk een goede weergave van de werkelijkheid vormt wordt niet met bovenstaand kwaliteitsregiem getoetst. Het kan bijvoorbeeld zijn dat het afsprakenkader niet op een wenselijke manier werkt of dat inschrijfplichtigen gegevens niet goed aanleveren. Het daadwerkelijk vaststellen in welke mate het register overeenkomt met de werkelijkheid is lastig te realiseren. Om bijvoorbeeld de volledigheid vast te stellen zou een auditor bedrijventerreinen

54


moeten bezoeken op zoek naar niet geregistreerde en waarschijnlijk niet zichtbare ondernemingen. Ondanks dat de kwaliteitstoetsing niet gericht is op de feitelijke werkelijkheid zijn er wel maatregelen om het register een zo goed mogelijke weergave van de feitelijke werkelijkheid te laten zijn: • boetes aan inschrijfplichtigen (als niet wordt voldaan aan de inschrijfplicht); • regiem van terugmelden van geconstateerde afwijking tussen de feitelijke werkelijkheid en de gegevens uit het register; • specifieke periodieke steekproeven gericht op het vaststellen van de mate van overeenkomst tussen de feitelijke werkelijkheid en het Handelsregister; • inzetten van kwaliteitspartners (zie paragraaf 7.3); • signaleren van ondernemingen die zich willens en wetens niet willen inschrijven in het register via de terugmeldprocedure.

55


7 Organisatie 7.1 Registerhouder en ministerie van Economische Zaken Met betrekking tot het Handelsregister hebben een rol de Minister van Economische Zaken (EZ), de Handelsregisterraad en de Kamers.

Rol van EZ met betrekking tot het register De taken en bevoegdheden van EZ worden vastgelegd in de wet en onderliggende regelgeving. Hieronder volgt een opsomming van de rol van EZ. Het ministerie van Economische Zaken: • is politiek verantwoordelijk voor het register • is verantwoordelijk voor wet en regelgeving rond het register • geeft de normen voor juistheid, volledigheid, actualiteit en uniformiteit waaraan het register moet voldoen • stelt eisen aan de wijze waarop het register administratief georganiseerd wordt • keurt de door de Handelsregisterraad vastgestelde heffingen en retributies goed • bepaalt op welke wijze de Handelsregisterraad hem informeert over het register en hoe verantwoording afgelegd moet worden over het handelen van de Handelsregisterraad • wordt bekleed met adequate bevoegdheden om sturend en handelend te kunnen optreden richting de Handelsregisterraad • wordt bekleed met adequate bevoegdheden om – waar nodig op basis van advies van de Handelsregisterraad - sturend en handelend te kunnen optreden richting de Kamers met betrekking tot de registertaak. Zo heeft EZ de bevoegdheid besluiten van de Kamers te vernietigen.

Rol Handelsregisterraad met betrekking tot het register De Kamers van Koophandel in Nederland beheren het Handelsregister (art. 3 Handelsregisterwet 2007, Stb. 2007, nr.153). Met het oog op eenduidige en uniforme uitvoering en de noodzaak tot het hebben van één aanspreekpunt hebben de Kamers hun formele bevoegdheden terzake het registerbeheer gedelegeerd aan de Handelsregisterraad. Deze raad is privaatrechtelijk verankerd in de statuten van het samenwerkingsverband van de Kamers, de vereniging “Kamer van Koophandel Nederland” te Den Haag. De vereniging heeft als samenwerkingsverband met een wetwijziging per 1 januari 2008 een wettelijke verankering in de wet op de Kamers van Koophandel en fabrieken 1997. De taken en bevoegdheden van de Handelsregisterraad zijn vastgelegd in de statuten van “Kamer van Koophandel Nederland”. Hieronder volgt een opsomming van de taken en bevoegdheden:

56


• Er is één instantie die het dagelijkse systeembeheer uitvoert voor het register als landelijke en integrale administratie. Deze verantwoordelijkheid is hieronder nader uitgewerkt. Genoemde instantie oefent zijn verantwoordelijkheid uit op basis van gedelegeerde bevoegdheid van de Kamers van Koophandel en in opdracht van EZ, die politiek verantwoordelijk is voor het register. Die instantie – Handelsregisterraad geheten – legt over zijn handelen verantwoording af aan EZ. • De Handelsregisterraad beheert het register als één samenhangende administratie en treedt op als opdrachtgever voor de ontwikkeling van systeemsoftware en hardware en ontwikkelt een adequate administratieve organisatie en daarmee samenhangende procedures. • De Handelsregisterraad ziet toe op de juistheid, volledigheid en actualiteit van het register. Op basis van vooraf met EZ afgesproken normen voor juistheid, volledigheid en actualiteit oefent de Handelsregisterraad zijn verantwoordelijkheid uit en legt daarover verantwoording af aan EZ. • De Handelsregisterraad is verantwoordelijk voor de uniforme wijze waarop ondernemingen en rechtspersonen geregistreerd worden (invoer) en geeft daartoe waar nodig definities, begripsomschrijvingen en instructies om dat te bereiken, een en ander voorzover de wet daarin niet zelf voorziet. • De wet bepaalt dat de feitelijke registratie van een onderneming of andere organisatie geschiedt door de Kamers. Ter uitvoering van de wet maakt de Handelsregisterraad daartoe afspraken met de Kamers. • De Handelsregisterraad is verantwoordelijk voor de wijze waarop informatie ter beschikking wordt gesteld aan de overheidsafnemers (die verplicht van het register, voor zover dit betreft de authentieke gegevens, gebruik moeten maken). De Handelsregisterraad maakt daartoe ook voor de Kamers bindende afspraken met die overheidsinstanties. • De Handelsregisterraad ziet erop toe dat wie daarom verzoekt op adequate wijze voorzien wordt van informatie uit het register. Het register is een openbaar register, tenzij de wet anders bepaalt. • De Handelsregisterraad monitort het functioneren van de Kamers met betrekking tot de registertaak en adviseert daarover de Minister. • De Handelsregisterraad is verantwoordelijk voor het financieel beheer van het register. Het beheer van het register wordt nu bekostigd uit landelijke uniforme heffingen, die aan geregistreerden worden opgelegd en uit landelijke uniforme retributies voor het verstrekken van informatie uit het register. De wet verschaft de basis voor het mogen opleggen van heffingen en het mogen vragen van retributies. Het is mogelijk dat het stelsel van basisregistraties in de toekomst gegrondvest zal worden op uniforme financieringsprincipes. Indien daartoe besloten wordt, kan dat wijziging van de financieringsgrondslag van het Handelsregister met zich mee brengen. • De Handelsregisterraad stelt jaarlijks – mede op basis van inschattingen van de Kamers - een voortschrijdende meerjarenbegroting voor de registertaak op en leidt daaruit af de hoogte van de heffingen en retributies en stelt begroting, heffingen en retributies vast en legt de vastgestelde heffingen en retributies ter goedkeuring voor aan EZ. De Handelsregisterraad legt verantwoording af over het gevoerde financieel beleid en beheer aan EZ.

57


Rol van de Kamers met betrekking tot het register Binnen de door de Minister gegeven regels met betrekking tot het register en met in acht name van de afspraken met, instructies en aanwijzingen van de Handelsregisterraad met betrekking tot de organisatie van en procedures rond het register zijn de Kamers verantwoordelijk voor de inhoud van het register en de daarbij behorende onderliggende dossiervorming per geregistreerde. De feitelijke registratie brengt met zich mee dat op kamerniveau een groot aantal bestuurlijke beslissingen genomen wordt die in de vorm van beschikkingen kenbaar worden gemaakt aan geregistreerden. In ieder geval zijn te noemen het inschrijven, het weigeren een registratie-opgave in behandeling te nemen en het uitvoeren van ambtshalve wijzigingen. Tegen deze besluiten is bezwaar en beroep mogelijk. Ook is bezwaar en beroep mogelijk tegen het voornemen een onderneming ambtshalve in te schrijven (zwarte vlekken). De Kamers dienen een proces voor de afhandeling van bezwaar- en beroepsschriften in te richten, evenals een klachtenprocedure. De taken en bevoegdheden van de Kamers worden waar nodig vastgelegd in de wet en onderliggende regelgeving.

7.2 Gebruikersraad Omdat het gebruik van het register voor bestuursorganen verplicht wordt gesteld, is het noodzakelijk dat de overheidsafnemers de mogelijkheid hebben om behoeften ten aanzien van het register naar voren te brengen. Het gaat hierbij om zaken die op strategisch niveau door de Minister van Economische Zaken met de Kamers zullen worden afgesproken, zoals bijvoorbeeld de benodigde kwaliteit van het register en de beveiliging van het register. In de wet is daarom geregeld dat de Minister van Economische Zaken periodiek met een representatieve vertegenwoordiging van de gebruikers van het Handelsregister overlegt over de inhoud, de inrichting, de werking en de beveiliging van het handelsregister. Het gaat daarbij feitelijk om het proces ‘modelmatige aanpassingen’ zoals dat eerder is beschreven in het procesmodel. Daarbij gaat het er om de werking van dit model op regelmatige basis (eens in de 3 tot 5 jaar) te evalueren op basis van de praktische uitwerking in de praktijk. Input hiervoor zijn onder andere de kwaliteitsrapportages naar aanleiding van periodieke kwaliteitsmonitoring, de audits en specifieke gerichte steekproeven. De representatieve vertegenwoordiging van afnemers van het Handelsregister kan een advies geven aan de Minister van Economische Zaken over het functioneren van het register. Er is voor gekozen om de vormgeving van het gebruikersoverleg niet uitputtend te regelen in het wetsvoorstel. De precieze vorm van het gebruikersoverleg kan in de loop van de tijd namelijk onderhevig zijn aan voortschrijdend inzicht. Op dit moment zijn voor het gebruikersoverleg (Gebruikersraad) uitgenodigd vertegenwoordigers van de meest betrokken departementen, van ZBO’s en uitvoeringsorganisaties, van provincies, gemeenten en waterschappen, van VNO-NCW en MKB-Nederland, alsmede van de Kamer van Koophandel Nederland. In de praktijk zal een overheidsafnemer die klachten heeft over het functioneren van het register dit in eerste instantie bespreken met de registerhouder. Indien dit overleg niet tot het gewenste resultaat leidt kan een overheidsafnemer zich wenden tot de gebruikersraad. De gebruikersraad kan het (dis)functioneren van het register vervolgens agenderen en eventueel de minister hierover adviseren.

58


Maken van specifieke afspraken met kwaliteitspartners over de wijze waarop zij kunnen bijdragen aan kwaliteitsverbetering

7.3 Kwaliteitspartners Om de kwaliteit van de inhoud van de registratie, waaronder de populatie, te borgen wordt er gewerkt met kwaliteitspartners. Dit zijn instanties die proactief kunnen bijdragen aan de kwaliteit van de gegevensverzameling doordat zij inzicht hebben in de onvolledigheid of onjuistheid van het register. Kwaliteitspartners doen dit door analyses en het uitvoeren van onderzoeken. Het accent ligt daarbij op zwarte vlekken, dubbelingen en ontbrekende koppelingen. Daarnaast kunnen kwaliteitspartners zich specifiek richten op een bepaalde groep ondernemingen of rechtspersonen. Zo kan het ministerie van VWS een bijdrage leveren aan de kwaliteit van de gegevens van zorginstellingen. Met de kwaliteitspartners worden specifieke afspraken gemaakt over de wijze waarop zij kunnen bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit. De afspraken die gemaakt worden met een kwaliteitspartner worden via een convenant vastgelegd. In eerste instantie wordt gedacht aan de huidige convenantpartijen als toekomstige kwaliteitspartners.

7.4 Plaats in het stelsel Het Handelsregister gaat functioneren binnen een stelsel van basisregistraties. De Kamers van Koophandel participeren in de ontwikkeling van het stelsel en het vormgeven van het beheer van het stelsel. Indien de stelselontwikkelingen aanleiding zijn om het programma van eisen te wijzigen dan melden de Kamers dit aan de gebruikersraad en het ministerie van Economische Zaken.

59


8 Migratie 8.1 Overzicht eisen bij ingang wet en de eindsituatie De eisen zoals verwoord in dit programma van eisen dienen in de eindsituatie volledig gerealiseerd te zijn in het Handelsregister. Het Handelsregister gaat echter reeds eerder functioneren als basisregister. Dit hangt af van de datum waarop de nieuwe wet in werking treedt. In onderstaand overzicht zijn de eisen schematisch opgenomen en het moment waarop ze vanuit de wetgeving op z’n laatst gerealiseerd moeten zijn. Op hoofdlijnen: bij ingang van de wet zullen alle voorzieningen, procedures, gegevensmodel gereed moeten zijn om conform de nieuwe eisen te gaan werken door de Kamers en dient het proces voor de inname van de witte vlekken ingericht te zijn. In een latere fase wordt de kwaliteit van de gegevens verder verbeterd (met name opname witte vlekken) en worden stapsgewijs overheidsafnemers aangesloten, beginnend met eenvoudige diensten (Inkijk).

Inhoud van registratie

Bij ingang wet

Eindsituatie

Opmerking

Ja

Ja

Koppeling basisregistraties afhankelijk van voortgang andere basisregistraties

Inschrijfproces

Ja

Ja

Gemeenschappelijke inschrijving gereed bij ingang wet

Opvraagproces

Ja

Ja

Terugmeldproces

Ja

Ja

Het terugmeldproces zal in eerste instantie beperkt beschikbaar zijn voor overheidsafnemers (overgangstermijn 6 jaar)

Inwinproces witte vlekken

Ja

-

Inwinproces witte vlekken is tijdelijk.

Volledigheid

Nee

Ja

Juistheid

Nee

Ja

Actualiteit

Nee

Ja

Auditregime

Ja

Ja

Kwaliteitsmonitoring

Ja

Ja

Witte vlekken

Nee

Ja

Objecten, relaties, gegevens, nummering (conform datamodel catalogus)

Processen

Kwaliteit gegevens

Bij ingang wet is wijze van audit in detail uitgewerkt (jaarlijks uitgevoerd)

Witte vlekken problematiek krijgt specifieke aanpak en

60


processen (zie processen) Systeemconcept/

Inkijk

Ja

Ja

Leveren

Nee

Ja, deels

Specifieke periodieke selecties zullen in de loop van de tijd ontwikkeld worden in overeenstemming met de vraag

Koppelen (mutaties)

Deels

Ja

Bij ingang wet zijn de convenantpartijen aangesloten en is berichtenverkeer beperkt beschikbaar voor andere overheidsafnemers om aan te gaan sluiten. Koppelingen met generieke voorzieningen worden ontwikkeld.

EZ – Kamers

Ja

Ja

Gebruikersraad

Ja

Ja

Kwaliteitspartners

Deels

Ja

Bezwaar en beroepprocedure

Ja

Ja

Klachtenprocedure

Ja

Ja

Rapportage toezichthouder

Ja

Ja

Producten

Organisatie

Figuur 8.1 eindsituatie

Bij ingang wet zijn de convenantpartijen de kwaliteitspartners

Eisen overzicht, ingedeeld naar gereed bij ingang wet en de

Aanvullende opmerkingen: • Zolang nog niet vaststaat wanneer de Wet Personenvennootschappen (Wpv) in werking treedt, zal het Handelsregister rekening moeten houden met de mogelijkheid dat de Wpv later in werking treedt dan de Handelsregisterwet. Dat betekent dat het mogelijk moet zijn om maatschappen en vennootschappen onder firma (vof) op te nemen zolang deze nog niet onder de noemer openbare vennootschap vallen (wat een consequentie is van de Wpv). In de komende situatie (zoals in figuur 4.2) is er sprake van een openbare vennootschap met of zonder rechtspersoonlijkheid. Een openbare vennootschap zonder rechtspersoonlijkheid is hier gekwalificeerd als nietnatuurlijke persoon, zijnde een samenwerkingsverband. • De voorzieningen vallen uiteen in inkijk (via internet) en de complexere vormen levering en koppelen. Inkijk zal één voorziening zijn met voor alle overheidsafnemers gelijke diensten, uiteraard voorzien van autorisatie en zal bij inwerkingtreding van de wet gerealiseerd zijn. Aangezien uitbreiding van populatie en gegevenskwaliteit op dat moment niet gerealiseerd zullen zijn kunnen overheidsafnemers deze inkijk gebruiken om zich voor te bereiden op het moment dat authentieke status wordt toegekend en gebruik verplicht wordt. Pas vanaf dat moment zullen de leveringsdiensten gereed zijn (voorzover ze verder gaan dan bestaande leveringsdiensten van het Handelsregister).

61


Koppeling impliceert procesintegratie en zal specifieke projecten vereisen per afnemer. Het aantal afnemers van de koppeling wordt tot aan inwerkingtreding van de wet niet uitgebreid, en slechts beperkt uitgebreid in de periode daarna. Prioriteit wordt gegeven aan het verhogen van de kwaliteit van de gegevens en de inname van de witte vlekken. Hiermee wordt voorkomen dat het paard achter de wagen wordt gespannen. Koppelen is de meest complexe relatie tussen registerhouder en afnemer en zolang de hogere kwaliteit niet volledig gerealiseerd is blijft dit een dure aangelegenheid (zoals de ervaring met startversie BBR1 aantoont) en zijn de andere vormen in de praktijk beter bruikbaar. Zelfs in bereiken van eindsituatie zal het aantal partijen waarvoor koppeling toegevoegde waarde heeft beperkt blijven tot de grootste afnemers en enkele sectorale knooppunten. Zoals eerder aangegeven wordt een separaat invoeringsplan opgesteld voor het aansluiten van de overheidsafnemers waarbij ook aanpassing van sectorale wetgeving wordt betrokken.

Opstellen invoeringsplan voor aansluiten overheidsafnemers

• Het project gemeenschappelijke inschrijving dat Kamers en Belastingdienst gezamenlijk uitvoeren geeft in feite invulling aan het recht op eenmalige verstrekking. Naar verwachting verschuift per 1 januari 2010 daarnaast de uitgifte van Fi-nummers van de Belastingdienst naar de Kamers van Koophandel. Pas wanneer deze situatie bereikt is kan van een optimale gemeenschappelijke inschrijving worden gesproken en kunnen nieuwe inschrijfplichtigen de lagere administratieve last (het recht op eenmalig aanleveren van gegevens) ervaren. Gezien de samenhang tussen de gemeenschappelijke inschrijving en het Handelsregister, met name rondom de uitgifte van het Fi-nummer, is een nauwe afstemming tussen beide projecten noodzakelijk. Inname witte vlekken De inname van de witte vlekken in het nieuwe Handelsregister zal uiterlijk 18 maanden na inwerkingtreding van de Handelsregisterwet 2007 afgerond moeten zijn. De Kamer van Koophandel Nederland zal namens de regionale kamers de eerste aanschrijving verzorgen. De vervolgacties, zoals verzending van de rappelbrief en daadwerkelijke inschrijving in het Handelsregister zullen naar verwachting door de regionale kamers zelf opgepakt worden. Wat betreft de planning voor het aanschrijven gaat het om:13: - De vrijeberoepsbeoefenaren: binnen drie maanden na inwerkingtreding van de Wet Personenvennootschappen zullen openbare maatschappen zich als openbare vennootschappen in het Handelsregister moeten inschrijven14.

13

Zie ‘Uitvoeringsplan intake nieuwe Handelsregisterautoriteiten’, memo aan de gebruikersraad door Kamer van Koophandel Nederland van 19 februari 2008 en het Rapport “Witte Vlekken Handelsregister”, Capgemini NV, 2007. 14 Complicerende factor is de onzekerheid over het tijdstip van inwerkingtreding van de nieuwe Wet Personenvennootschappen (WPV). Ondanks het feit dat volgens de nieuwe Handelsregisterwet voor de inschrijfplicht van nieuwe entiteiten een termijn van 18 maanden na inwerkingtreding geldt, is er voor de personenvennootschappen op basis van de WPV een andere termijn van belang. Inschrijving dient plaats te vinden binnen 3 maanden na inwerkingtreding van de WPV. Gebeurt dit niet binnen de gestelde termijn van drie maanden dan worden de vennoten (maten) gedurende deze periode geacht volledig bevoegd te zijn om namens de openbare vennootschap te handelen. Dit kan een ongewenste uitbreiding van de aansprakelijkheid van mede-vennoten met zich meebrengen.

62


Om deze groep op de hoogte te stellen van de consequenties is ervoor gekozen om binnen de groep van vrije beroepsbeoefenaren de maatschappen vanaf 1 juli a.s. aan te schrijven, ook al is de datum inwerkingtreding van de WPV onzeker. Naar verwachting betreft het een groep van rond de 40.000 inschrijfplichtigen. De eenmanszaken die een vrij beroep uitoefenen en de eenmanszaken in de landbouw zullen vanaf 1 januari 2009 worden aangeschreven. - Vereniging van Eigenaars: het aanschrijven van deze doelgroep is gepland met ingang van 1 maart 2009. - Straat venters: deze kleine groep zal met ingang van mei 2009 worden aangeschreven. - (Neven)vestigingen van Verenigingen en Stichtingen in de zorg, welzijn en onderwijs: deze groep entiteiten staat nu al in het huidige Handelsregister ingeschreven. Door de inwerkingtreding van de Nieuwe Handelsregisterwet ontstaat voor deze groep niet- commerciële rechtsvormen de verplichting om de vestiging of vestigingen aan het Handelsregister door te geven. Verwacht wordt dat deze specifieke groep beschikt over het grootste aantal vestigingen. Daarom is besloten om deze specifieke groep verenigingen en stichtingen als een aparte doelgroep aan te schrijven. De planning is om hier per 1 juni 2009 mee te starten. - Overheidsinstellingen: naar verwachting zullen zo rond de 8700 overheidsinstellingen inschrijfplichtig worden in het Handelsregister. Per 1 juni 2009 zal gestart worden met het aanschrijven van deze groep. - Kerkgenootschappen: op grond van de nieuwe Handelsregisterwet zullen de koepelorganisaties worden geregistreerd en slechts in enkele specifieke gevallen de kerkgenootschappen op een lager aggregatieniveau. Aanschrijving zal plaatsvinden met ingang van 1 juni 2009 - Overige rechtsvormen: onduidelijk is de specifieke omvang van deze groep overige privaatrechtelijke rechtspersonen. Uiterlijk 1 juni 2009 wordt met de intake gestart.

Vrije Beroepsbeoefenaren (maatschappen )

Vrije beroepsbeoefenaren (eenmanszaken , agrari ë rs )

Verenigingen van Eigenaren

Straatventers

Nevenvestigingen , publiekrechtelijke rechtspersonen , kerkgenootschappen en overige rechtspersonen

• 1 juli 2008

• 1 januari 2009

• 1 maart 2009

• 1 mei 2009

• 1 juni 2009

• 40.000

• 78.000

• 110.000

• Kleine groep

• 110.000

Figuur 8.2

Planning inname witte vlekken

8.2 Migratiepad Parallel aan het realiseren van het nieuwe Handelsregister zal de bestaande Handelsregistertaak worden gecontinueerd; er is dus sprake van een omvangrijke migratie. Deze wordt stapsgewijs uitgevoerd. Daarnaast wordt de koppeltabel uit de startversie BBR1 meegenomen in de migratie; de bestaande diensten van Handelsregister en BBR1 worden gehandhaafd en gaandeweg verbeterd. De voorwaarden om aan de hogere eisen en uitgebreide taak te voldoen worden gerealiseerd en tegelijk wordt voortgebouwd op de ervaringen van BBR1 en Handelsregisteruitvoering.

63


Het migratietraject omvat drie belangrijke mijlpalen: 1. Definitief wetsvoorstel naar Tweede Kamer – start daadwerkelijke realisatie: gereed 2. In werking treden nieuwe wet – systeem dat voldoet aan deze wet; per 1 juli 2008 3. Bereiken basisregistratiestatus – populatie en gegevenskwaliteit conform eisen (inclusief Fi-nummer uitgifte bij Kamer van Koophandel: per 1 januari 2010 Het wetsvoorstel gaat uit van 18 maanden tussen stap 2 en 3 voor het inschrijven van de ondernemingen en rechtspersonen (witte vlekken) die voor het eerst inschrijfplichtig worden. Op grond van de overgangsbepalingen (artikel 56 tot en met 64) in het wetsvoorstel en de bepaling dat toekennen van authentieke status aan gegevens (artikel 17) bij AMvB kan geschieden bestaat er nog veel ruimte om de tussenstappen tussen mijlpaal 2 en 3 nader in te vullen. Belangrijkste zijn de mogelijkheden om bij Koninklijk Besluit artikelen van het wetsvoorstel op verschillend moment te laten ingaan en de termijn van zes jaar waarin de terugmeldplicht beperkt kan worden tot een kleinere groep bestuursorganen. Middels deze overgangsbepaling wordt een gefaseerde invoering bij overheidsafnemers mogelijk gemaakt. Voorwaarden voor organisaties als het CBS en de Belastingdienst om hun eigen aansluittrajecten, en in het geval van de Belastingdienst de Fi-nummer overdracht, goed te kunnen verzorgen is het nodig dat 1,5 jaar voor het aansluiten en de overdracht: • het gebeurtenissenboek gereed en stabiel is • de catalogus gereed en stabiel is • specificaties ten aanzien van koppelvlakken gereed en stabiel zijn

64


Appendix

65


Bijlage 1: Begrippen- en afkortingenlijst Actualiteit Onder actualiteit wordt verstaan de tijd tussen het moment waarop de door de bron aangeleverde gegevens bij de Kamers van Koophandel zijn aangekomen en het moment waarop de aangeleverde gegevens zijn verwerkt in het register. Aangezien het hier gaat om actualiteit binnen het kader van de administratieve werkelijkheid kan het begrip actualiteit beschouwd worden als de verwerkingstijd van de specifieke processen.

Administratieve werkelijkheid De administratieve werkelijkheid wordt gevormd door de registratie en de direct aan het (technisch) beheren van de registratie verbonden processen. Binnen de administratieve werkelijkheid bevinden zich ook eventuele andere registraties (basisregistraties of relevante procesregistraties). De administratieve werkelijkheid vormt de basis waarop eventuele informatieproducten worden gebaseerd.

Authentieke gegevens Dit betreft gegevens die genoemd zijn in de wet en bestuursorganen verplicht moeten gebruiken bij het nemen van besluiten.

Feitelijke werkelijkheid De onversimpelde werkelijkheid van fenomenen en gebeurtenissen die in het dagelijkse leven voorkomen.

Functionarisrelaties Een functionarisrelatie bevat de relaties tussen personen onderling. Iedere niet natuurlijke persoon heeft namelijk bestuurders. Deze laatste kunnen zowel natuurlijke als niet natuurlijke personen zijn. De functionarisrelaties maken geen onderdeel uit van de basisregistratie, maar wel van het Handelsregister (als Overige gegevens).

Inschrijfplichtigen Alle ondernemingen en rechtpersonen dienen zich in te schrijven in het Handelsregister.

66


Juistheid De registratie is juist indien de authentieke gegevens zoals aangeleverd door een bronleverancier juist zijn overgenomen conform het afsprakenkader.

Marktgebruikers De marktgebruikers zijn (naast de overheidsafnemers) alle andere gebruikers van de gegevens van het Handelsregister. Op dit moment zijn er al zeer veel marktgebruikers.

Modellering/ afsprakenkader De vertaling van de feitelijke werkelijkheid naar objecten van registratie en de bijbehorende eigenschappen naar gegevens. Over de wijze van modellering worden door de overheid afspraken gemaakt met aan de ene kant de belangrijkste gebruikers van de registratie en aan de andere kant de registratiehouder.

NACE-code Op EU-niveau vastgestelde code die het type activiteit aanduidt

Overheidsafnemers De overheidsafnemers bestaan deels uit bestuursorganen die verplicht zijn de authentieke gegevens van het Handelsregister te gebruiken bij het nemen van beslissingen. Het andere deel van de overheidsafnemers bestaan uit (semi)overheidsinstellingen, zoals scholen, die geen bestuursorgaan zijn en derhalve niet verplicht zijn de authentieke gegevens te gebruiken. Zij kunnen op vrijwillige basis de authentieke gegevens gebruiken.

Overige gegevens ofwel niet-authentieke gegevens Alle gegevens in het Handelsregister minus de authentieke gegevens.

Terugmelden De melding van een bestuursorgaan aan een registratiehouder over de vermoede onjuistheid van een authentiek gegeven.

Volledigheid Onder volledigheid wordt verstaan de mate waarin alle dossiers volledig verwerkt zijn voor wat betreft de authentieke gegevens.

67


Bijlage 2: praktijkvoorbeelden Boerenbedrijf Harmsen met één vestiging

Drukkerij Mulder BV Met één vestiging

68


Provincie Utrecht Meerdere vestigingen

Universitair Medisch Centrum Groningen (ZBO)

69


Ministerie van Justitie

Agentschap BPR

70


Openbare vennootschap met rechtspersoonlijkheid (BW 7.13)

Openbare vennootschap zonder rechtspersoonlijkheid (BW 7.13)

71


Vereniging, zonder (eigen) vestiging

Stichting, met verschillende typen personen als bestuursleden

72


Bevoegd gezag met twee scholen (kan meer vestigingen hebben)

Bevoegd gezag met twee scholen (kan meer vestigingen hebben)

73


Persoon

Gemeente: in de praktijk zal een gemeente veel vestigingen kennen waar verschillende activiteiten worden uitgevoerd.

008562091 Gemeente Amersfoort

NP

Rechtsvorm: Gemeente

Maatschappelijke Act. Gemeente Amersfoort 3089

Stadskantoor

Stadhuis

GGD

Sociale Dienst

Grondbedrijf

Vervoersbedrijf

Afvalverwerking

Sociale Werkplaats

Brandweer

Waterleiding bedrijf

Stedelijk Gym

Amersf Scholengem

27123456 9875 123456789987

27123456 9875 98765432123

Stedelijk Gymansium

Stedelijk Gymansium

8021

8021

BV behorende bij ROC, 1 instelling en meerdere typen onderwijs (instelling kan meer vestigingen/lo katies hebben)

74


Bijlage 3: Europese definities Legal entities are types of institutional units which are created for purposes of production, mainly corporations and non-profit institutions (NPIs), or government units, including social security funds; they are capable of owning goods and assets, incurring liabilities and engaging in economic activities and transactions with other units in their own right.

An enterprise is defined as the smallest combination of legal units that is an organisational unit producing goods or services, which benefits from a certain degree of autonomy in decision-making, especially for the allocation of its current resources. An enterprise carries out one or more activities at one or more locations. An activity is a process, i.e. the combination of actions that result in a certain set of products. Context: An activity as defined in ISIC Rev. 3 may consist of one simple process, e.g. weaving, but may also cover a whole range of subprocesses, each of which are mentioned in different categories of the (ISIC) classification. For example, the manufacturing of a car is considered one activity even though its integrated production process includes sub-activities such as casting, forging, welding, assembling, painting, etc (ISIC Rev. 3 para 30). In practice the majority of units carry on activities of a mixed character. One can distinguish between three types of economic activity: - Principal activity: The principal activity is identified by the topdown method as the activity which contributes most to the total value added of the entity under consideration. The principal activity so identified does not necessarily account for 50% or more of the entity's total value added. - Secondary activity: A secondary activity is any other activity of the entity that produces goods or services. - Ancillary activity: Principal and secondary activities are generally carried out with the support of a number of "ancillary activities", such as accounting, transportation, storage, purchasing, sales promotion, repair and maintenance etc. Thus ancillary activities are those that exist solely to support the main productive activities of an entity by providing nondurable goods or services for the use of that entity. - NACE Rev. 1, Statistical Classification of Economic Activities in the European Community, Introduction, Eurostat, May 1996, P. 14-15, Council Regulation (EEC), No. 696/93, Section IV B1 and B4 of 15.03.1993 on the statistical units for the observation and analysis of the production system in the Community and Eurostat. The local unit is an enterprise or part thereof (e.g. a workshop, factory, warehouse, office, mine or depot) situated in a geographically identified place. At or from this place economic activity is carried out for which - save for certain exceptions - one or more persons work (even if only part-time) for one and the same enterprise.

75


Bijlage 4: Gegevenstabel Hieronder is een overzicht opgenomen van de gegevens die ingevolge de Handelsregisterwet 2007 en het Handelsregisterbesluit 200. (versie 16 november 2007) in het Handelsregister moeten worden opgenomen. Het overzicht is gebaseerd op hetgeen is opgenomen in de regelgeving en betreft nadrukkelijk geen informatiekundige ordening van gegevens. Daarbij is door middel van een symbool aangegeven wat de aard van het betreffende gegeven is: ►

authentiek gegeven

■

niet authentiek gegeven

▬

gegeven ter ondersteuning van de registratietaak

Rechtspersoon ► een door een kamer toegekend uniek nummer

HRW 12 - a

► de naam

HRW 12 - b

► de rechtsvorm

HRW 12 - c

► de statutaire zetel (behalve kerkgenootschappen en publiekrechtelijke rechtspersonen)

HRW 12 - c HRB 31 - 3 a HRB 33 - a

► de datum van aanvang (behalve kerkgenootschappen en publiekrechtelijke rechtspersonen)

HRW 12 - d HRB 31 - 3 b HRB 33 - b

► de datum van beëindiging

HRW 12 - d

▬

gegevens over herkomst, vastlegging en verstrekking

HRW 16 -1

▬

gegeven in onderzoek

HRW 16 -2

■

volmacht tot privaatrechtelijke handelingen (bij publiekrechtelijke rechtspersonen)

HRW 16a - 1

▬

ingangsdatum wijziging gegevens in Handelsregister

HRB 9 -1 / 2

▬

aantekening ontbreken derdenwerking

HRB 9 -3

■ persoonlijke gegevens (ingeval in oprichting) ■

persoonlijke gegevens en inhoud volmacht van gevolmachtigden (optioneel)

■ korte aanduiding uitgeoefende activiteit(en)

HRB 13 HRB 15 HRB 16 - 1

76


■

postadres15 (rechtspersoon zonder onderneming en vestigingen)

HRB 16 - 2 a

■

bezoekadres (rechtspersoon zonder onderneming en vestigingen)

HRB 16 - 2 a

■

telefoonnummer (rechtspersoon zonder onderneming en vestigingen)

HRB 16 - 2 b

■

faxnummer (rechtspersoon zonder onderneming en vestigingen)

HRB 16 - 2 b

■

e-mailadres (rechtspersoon zonder onderneming en vestigingen)

HRB 16 - 2 b

■

internetadres (rechtspersoon zonder onderneming en vestigingen)

HRB 16 - 2 b

datum handlichting en toegekende bevoegdheden (bij ■ handlichting minderjarige in geval van niet-commanditair vennoot, maat of lid van rederij)

HRB 36 - 1

datum van uitgifte en nummer staatscourant openbaarmaking handlichting (bij handlichting ■ minderjarige in geval van niet-commanditair vennoot, maat of lid van rederij)

HRB 36 - 2

persoonlijke gegevens bewindvoerder, datum in- en uit diensttreding, rechterlijke beslissingen inzake de ■ bevoegdheid en de aanvang en einde van het bewind (bij onderbewindstelling in geval van niet-commanditair vennoot, maat of lid van rederij)

HRB 37

alle aankondigingen in de staatscourant omtrent een ■ curatele (ingeval van curatele in geval van nietcommanditair vennoot, maat of lid van rederij)

HRB 38

(vernietiging) rechterlijke uitspraak houdende faillietverklaring, verlening van surseance van betaling of ■ het van toepassing verklaren van de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen, het einde van een van deze situaties, de naam en het adres van de rechter-commisaris, de curator en de bewindvoerder

HRB 39

datum van de ontbinding, de persoonlijke gegevens, de ■ bevoegdheid van ieder der vereffenaars en de datum waarop hij vereffenaar is geworden

HRB 40

■ voltooiing van een vereffening

HRB 40 - 3

15

Er is een wijziging op handen in het Handelsregisterbelsuit om post- en bezoekadres voor iedere rechtspersoon op te nemen.

77


■

alle aankondigingen in de staatscourant ingevolge de Wet op het finnacieel toezicht

HRB 41

■ gegevens betreffende het onderzoek over de terugmelding HRB 42

Onderneming ► een door een kamer toegekend uniek nummer

HRW 9 - a

► de handelsnaam of handelsnamen

HRW 9 - b

► de datum van aanvang

HRW 9 - c

► de datum van voortzetting

HRW 9 - c


HRW 9 - c

► degene aan wie de onderneming toebehoort

HRW 9 - d

▬

registratienummer, naam en plaats van een register (eigenaar in buitenlands register)

HRB 10

► de vestigingen

HRW 9 - e

▬


HRW 16 -1

▬


HRW 16 -2

▬


HRB 9 -1 / 2

▬


HRB 9 -3

■

aantal werkzame personen (onderverdeeld naar vestiging) op 1e werkdag na 30 april

HRB 11 - a


HRB 11 - b

■

persoonlijke gegevens en inhoud volmacht van handelsagenten in Nederland

HRB 12 - 1

■

persoonlijke gegevens en inhoud volmacht van andere gevolmachtigden (optioneel)

HRB 12 - 2

■

postadres gevolmachtigde handelsagent (toebehorend aan buitenlandse rechtspersoon)

HRB 14

■

bezoekadres gevolmachtigde handelsagent (toebehorend aan buitenlandse rechtspersoon)

HRB 14

de naam van elke bestuurder en elk lid van het toezichthoudend orgaan, of hij bevoegd is de ■ rechtspersoon te vertegenwoordigen en de inhoud van deze bevoegdheid (bij onderneming van publiekrechtelijke rechtspersoon)

HRB 34

persoonlijke gegevens bewindvoerder, datum in- en uit diensttreding, rechterlijke beslissingen inzake de ■ bevoegdheid en de aanvang en einde van het bewind (bij onderbewindstelling)

HRB 37

78


■


HRB 41


Vestiging van een onderneming ► een door een kamer toegekend uniek nummer

HRW 11 - 1 a

► de handelsnaam of handelsnamen

HRW 11 - 1 b

► het postadres

HRW 11 - 1 c

► het bezoekadres

HRW 11 - 1 c

► de datum van ingebruikname

HRW 11 - 1 d


HRW 11 - 1 d

►

hoofdvestiging of hoofdnederzetting (bij meerdere vestigingen)

HRW 11 - 2

▬


HRW 16 -1

▬


HRW 16 -2

▬


HRB 9 -1 / 2

▬


HRB 9 -3


HRB 35 - b

■ telefoonnummer

HRB 35 - a

■ faxnummer

HRB 35 - a

■ e-mailadres

HRB 35 - a

■ internetadres

HRB 35 - a


Niet natuurlijke persoon met onderneming, niet zijnde rechtspersoon naar Nederlands recht ► een door een kamer toegekend uniek nummer

HRW 10 - 3 a

► de naam

HRW 10 - 3 b

► de datum van aanvang

HRW 10 - 3 c


HRW 10 - 3 c


HRW 10 - 3 c

► de rechtsvorm

HRW 10 - 3 d

►

de leden of vennoten (uitgezonderd commanditaire vennoten)

HRW 10 - 3 e

▬


HRW 16 -1

79


▬


HRW 16 -2

▬


HRB 9 -1 / 2

▬


HRB 9 -3

■


HRB 41


Natuurlijk persoon ► het burgerservicenummer (BSN)

HRW 10 - 2 a

► geslacht (bij ontbreken BSN)

HRW 10 - 2 a

► geboorteplaats (bij ontbreken BSN)

HRW 10 - 2 a

► geboorteland (bij ontbreken BSN)

HRW 10 - 2 a

► de naam

HRW 10 - 2 b

► het adres

HRW 10 - 2 c

► de geboortedatum

HRW 10 - 2 d

► de datum van overlijden

HRW 10 - 2 e

▬


HRW 16 -1

▬


HRW 16 -2

▬


HRB 9 -1 / 2

▬


HRB 9 -3

■

datum handlichting en toegekende bevoegdheden (bij handlichting minderjarige)

HRB 36 - 1

datum van uitgifte en nummer staatscourant ■ openbaarmaking handlichting (bij handlichting minderjarige) ■

alle aankondigingen in de staatscourant omtrent een curatele (ingeval van curatele)

(vernietiging) rechterlijke uitspraak houdende faillietverklaring, verlening van surseance van betaling of ■ het van toepassing verklaren van de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen, het einde van een van deze situaties, de naam en het adres van de rechter-commisaris, de curator en de bewindvoerder

HRB 36 - 2 HRB 38

HRB 39


80


Activiteiten van een rechtspersoon zonder onderneming ►

een door een kamer toegekend uniek nummer (behalve bij HRW 13 - a publiekrechtelijke rechtspersonen)

► de datum van aanvang (behalve kerkgenootschappen en publiekrechtelijke rechtspersonen)

HRW 13 - b HRB 31 - 3 c HRB 33 -b


HRW 13 - b


HRW 13 - b

►

de vestigingen (behalve kerkgenootschappen)

HRW 13 - c HRB 31 - 3 d

▬


HRW 16 -1

▬


HRW 16 -2

▬


HRB 9 -1 / 2

▬


HRB 9 -3


Vestiging van een niet - onderneming (behalve kerkgenootschappen) ► een door een kamer toegekend uniek nummer

HRW 14 - 1 a

► de naam

HRW 14 - 1 b

► het postadres

HRW 14 - 1 c

► het bezoekadres

HRW 14 - 1 c

► de datum van ingebruikname

HRW 14 - 1 d


HRW 14 - 1 d

►

hoofdvestiging of hoofdnederzetting (bij meerdere vestigingen)

HRW 14 - 2

▬


HRW 16 -1

▬


HRW 16 -2

▬


HRB 9 -1 / 2

▬


HRB 9 -3


HRB 35 - b

■ telefoonnummer

HRB 35 - a

■ faxnummer

HRB 35 - a

■ e-mailadres

HRB 35 - a

■ internetadres

HRB 35 - a

81



Ten aanzien van een aantal specifieke rechtsvormen gelden in aanvulling (of in afwijking) van het voorgaande dat de volgende gegevens in het Handelsregister moeten worden opgenomen:

Eenmanszaak ■ handtekening

HRB 17

■ geslachtsaanduiding

HRB 17

Openbare of stille vennootschap Over iedere niet-commanditaire vennoot: ■ datum toetreding

HRB 18 - a

■ datum uittreding

HRB 18 - a

■

handtekening (als niet-commanditairevennoot natuurlijke persoon is)

HRB 18 - a 1°

■

geslachtsaanduiding (als niet-commanditaire vennoot natuurlijke persoon is)

HRB 18 - a 1°

■

bezoekadres (als niet-commanditaire vennoot rechtspersoon of vennootschap naar Nederlands recht is)

HRB 18 - a 2°

■

bezoekadres (als vennoot rechtspersoon of vennootschap naar buitenlands recht is)

HRB 18 - a 3°

■

registratienummer, naam en plaats en land van een register (als vennoot rechtspersoon of vennootschap naar buitenlands recht )

HRB 18 - a 3°

Over de vennootschap: ■ de duur waarvoor de vennootschap is aangegaan

HRB 18 - b

■ de vermelding of de vennootschap rechtspersoonlijkheid heeft

HRB 18 - c

datum ingang rechtspersoonlijkheid (bij vennootschap met rechtspersoonlijkheid)

HRB 18 - c

■

16

■

16

datum einde rechtspersoonlijkheid (bij vennootschap met rechtspersoonlijkheid)

HRB 18 - c

Indien die datum gelegen is na aanvang van de vennootschap.

82


■

al hetgeen de overeenkomst bevat ter bepaling van de rechten van derden (alleen bij een openbare vennootschap)

HRB 20

Commanditaire vennootschap Over iedere niet-commanditaire vennoot: ■ datum toetreding

HRB 18 - a


HRB 18 - a

■

handtekening (als niet-commanditairevennoot natuurlijke persoon is)

HRB 18 - a 1°

■

geslachtsaanduiding (als niet-commanditaire vennoot natuurlijke persoon is)

HRB 18 - a 1°

■

bezoekadres (als niet-commanditaire vennoot rechtspersoon of vennootschap naar Nederlands recht is)

HRB 18 - a 2°

■

bezoekadres (als vennoot rechtspersoon of vennootschap naar buitenlands recht is)

HRB 18 - a 3°

registratienummer, naam en plaats en land van een register (als ■ vennoot rechtspersoon of vennootschap naar buitenlands recht is)

HRB 18 - a 3°

Over de vennootschap: ■ de duur waarvoor de vennootschap is aangegaan

HRB 18 - b

■ de vermelding of de vennootschap rechtspersoonlijkheid heeft

HRB 18 - c

■

datum ingang rechtspersoonlijkheid (bij vennootschap met rechtspersoonlijkheid)

HRB 18 - c

■

datum einde rechtspersoonlijkheid (bij vennootschap met rechtspersoonlijkheid)

HRB 18 - c

■ het aantal van de commanditaire vennoten

HRB 19 - a

het geldbedrag en de waarde van de goederen die de commanditaire vennoten gezamenlijk aan de vennootschap ter ■ beschikking hebben gesteld of overeengekomen zijn ter beschikking te zullen stellen

HRB 19 - b

■

al hetgeen de overeenkomst bevat ter bepaling van de rechten van derden (alleen bij een openbare vennootschap)

HRB 20

Rederij Over ieder lid van de rederij: ■ datum toetreding

HRB 21 a


HRB 21 a

■ handtekening (als lid rederij natuurlijke persoon is)

HRB 21 a 1°

■ geslachtsaanduiding (als lid rederij natuurlijke persoon is)

HRB 21 a 1°

83


■

bezoekadres (als lid rederij rechtspersoon of vennootschap naar Nederlands recht is)

HRB 21 a 2°

■

bezoekadres (als lid rederij rechtspersoon of vennootschap naar buitenlands recht is)

HRB 21 a 3°

registratienummer, naam en plaatsen land van een register (als HRB 21 a 3° ■ lid rederij rechtspersoon of vennootschap naar buitenlands recht is) Over de rederij: ■ de persoonlijke gegevens van de boekhouder

HRB 21 b

■

da datum waarop de boekhouder bij de rederij in functie is getreden

HRB 21 b

■

da datum waarop de boekhouder bij de rederij uit functie is getreden

HRB 21 b

■

de bevoegdheid van de boekhouder om de rederij te vertegenwoordigen

HRB 21 c

NV, BV, Europese NV en Europese Cooperatieve Vennootschap de persoonlijke gegevens van iedere bestuurder en commissaris, van ieder lid van het besturend orgaan, of van ieder lid van het leidinggevende orgaan, de datum waarop hij bij de ■ vennootschap als zodanig in en uit functie is getreden en of hij bevoegd is de vennootschap alleen of gezamenlijk handelend met een of meer anderen te vertegenwoordigen; HRB 22 - 1 a de persoonlijke gegevens van anderen dan de bestuurders aan ■ wie de statuten de bevoegdheid tot vertegenwoordiging toekennen en de inhoud van de bevoegdheid

HRB 22 - 1 b

het maatschappelijke kapitaal en het bedrag van het geplaatste ■ kapitaal en van het gestorte deel daarvan, onderverdeeld naar soort indien er verschillende soorten aandelen zijn

HRB 22 - 1 c

indien niet-volgestorte aandelen zijn uitgegeven, de persoonlijke gegevens met uitzondering van de handtekening van de houders ■ van zulke aandelen, met vermelding van het aandelenbezit van iedere houder en van het daarop gestorte bedrag; HRB 22 - 1 d de persoonlijke gegevens met uitzondering van de handtekening van de houder van alle aandelen in het kapitaal van de vennootschap of van een deelgenoot in een huwelijks■ gemeenschap dan wel een gemeenschap van een geregistreerd partnerschap waartoe alle aandelen in het kapitaal van de vennootschap behoren, de aandelen gehouden door de vennootschap of haar dochtermaatschappijen niet meegeteld HRB 22 - 1 e indien zulks het geval is, dat de statuten van de vennootschap beantwoorden aan de artikelen 158 tot en met 161 en 164 of de ■ artikelen 268 tot en met 271 en 274 van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek

HRB 22 - 1 f

84


■

ingeschreven kapitaal op de eerste werkdag na 30 april (bij beleggingsmaatschappijen met veranderlijk kapitaal)

gegevens en bewijsstukken waaruit blijkt dat is voldaan aan de voorwaarden voor inschrijving ingevolge verordening 2137/85, ■ verordening 2157/2001 en verordening 1435/2003 (in geval Europese NV of CV)

HRB 22 - 2

HRB 7

Europees economisch samenwerkingsverband de persoonlijke gegevens van iedere bestuurder en commissaris en de datum waarop hij in en uit functie is getreden, en of hij ■ bevoegd is het samenwerkingsverband alleen of gezamenlijk handelend met een of meer anderen te vertegenwoordigen;

HRB 23 - 1 a

indien een beding is gemaakt als bedoeld in artikel 26, tweede ■ lid, tweede alinea, van verordening 2137/85, de inhoud van dat beding;

HRB 23 - 1 b

indien een bestuurder niet een natuurlijke persoon is, de persoonlijke gegevens van een ieder die als vertegenwoordiger ■ in de zin van artikel 19, tweede lid, van verordening 2137/85 is aangewezen en de datum waarop hij als vertegenwoordiger is aangewezen

HRB 23 - 1 c

gegevens en bewijsstukken waaruit blijkt dat is voldaan aan de voorwaarden voor inschrijving ingevolge verordening 2137/85, ■ verordening 2157/2001 en verordening 1435/2003 (in geval Europese NV of CV)

HRB 7

in geval wijziging oprichtingsovereenkomst: authentiek afschrift van de notariële akte die van de wijziging is gemaakt of, indien van de wijziging geen notariële akte is opgemaakt, een door een ■ opgaveplichtige gewaarmerkt afschrift van wijziging én een doorlopende tekst van de oprichtingsovereenkomst en van de statuten zoals die tengevolge van de aangebrachte wijziging luiden (in Nederlandse, Duitse, Engelse of Franse taal) HRB 27

Niet Nederlandse rechtspersonen en vennootschappen volgens richtlijn 68/151/EEG en uit een staat die partij is in overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte de persoonlijke gegevens van iedere bestuurder en commissaris, de datum waarop hij in en uit functie is getreden en of hij ■ bevoegd is de vennootschap alleen of handelend met een of HRB 24 - 2 meer anderen te vertegenwoordigen de persoonlijke gegevens van de bij de onderneming of de hoofdnederzetting werkzame beheerder of een andere ■ vergelijkbare gevolmachtigde, zijn functie en de datum waarop hij bij de onderneming of de hoofdnederzetting als zodanig in en uit functie is getreden en de inhoud van zijn volmacht. HRB 24 - 3

85


in geval wijziging oprichtingsovereenkomst: authentiek afschrift van de notariële akte die van de wijziging is gemaakt of, indien van de wijziging geen notariële akte is opgemaakt, een door een ■ opgaveplichtige gewaarmerkt afschrift van wijziging én een doorlopende tekst van de oprichtingsovereenkomst en van de statuten zoals die tengevolge van de aangebrachte wijziging luiden (in Nederlandse, Duitse, Engelse of Franse taal) HRB 27

Niet Nederlandse rechtspersonen en vennootschappen vergelijkbaar met richtlijn 68/151/EEG en uit een staat die geen partij is in overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte de persoonlijke gegevens van iedere bestuurder en commissaris van de vennootschap, de datum waarop hij bij de vennootschap als zodanig in en uit functie is getreden, of hij bevoegd is de ■ vennootschap alleen of gezamenlijk handelend met een of meer anderen te vertegenwoordigen en de inhoud van zijn bevoegdheid

HRB 25 - 2 a

■ onder het recht van welk land de vennootschap valt

HRB 25 - 2 b

■ het geplaatste kapitaal op de eerste werkdag na 30 april

HRB 25 - 3 c

indien de hoofdvestiging van de onderneming buiten Nederland ■ is gelegen, het post- en bezoekadres van de hoofdvestiging van de onderneming;

HRB 25 - 3 a

de persoonlijke gegevens van de bij de onderneming of de hoofdnederzetting werkzame beheerder of een andere ■ vergelijkbare gevolmachtigde, zijn functie en de datum waarop hij bij de onderneming of de hoofdnederzetting als zodanig in en uit functie is getreden, en de inhoud van zijn volmacht HRB 25 - 3 b in geval wijziging oprichtingsovereenkomst: authentiek afschrift van de notariële akte die van de wijziging is gemaakt of, indien van de wijziging geen notariële akte is opgemaakt, een door een ■ opgaveplichtige gewaarmerkt afschrift van wijziging én een doorlopende tekst van de oprichtingsovereenkomst en van de statuten zoals die tengevolge van de aangebrachte wijziging luiden (in Nederlandse, Duitse, Engelse of Franse taal) HRB 27

Overige niet Nederlandse rechtspersonen de persoonlijke gegevens van iedere vennoot, bestuurder en commissaris van de vennootschap of rechtspersoon, de datum waarop hij bij de vennootschap of rechtspersoon als zodanig in ■ en uit functie is getreden, of hij bevoegd is de vennootschap of rechtspersoon alleen of gezamenlijk met een of meer anderen te vertegenwoordigen en de inhoud van zjin bevoegdheid; ■

HRB 26 - 2 a

onder het recht van welk land de vennootschap of rechtspersoon HRB 26 - 2 b valt

86


indien de hoofdvestiging van de onderneming buiten Nederland is gelegen, het post- en bezoekadres van de hoofdvestiging van de onderneming en hetgeen ingevolge de wetgeving van het ■ desbetreffende land omtrent de onderneming in het register aldaar wordt opgenomen of op andere wijze wordt openbaar gemaakt

HRB 26 - 3 a

de persoonlijke gegevens van de bij de onderneming of de hoofdnederzetting werkzame beheerder of een andere dergelijke ■ gevolmachtigde, zijn functie, de datum waarop hij bij de onderneming of de hoofdnederzetting als zodanig in en uit functie is getreden en de inhoud van zijn volmacht HRB 26 - 3 b in geval wijziging oprichtingsovereenkomst: authentiek afschrift van de notariële akte die van de wijziging is gemaakt of, indien van de wijziging geen notariële akte is opgemaakt, een door een ■ opgaveplichtige gewaarmerkt afschrift van wijziging én een doorlopende tekst van de oprichtingsovereenkomst en van de statuten zoals die tengevolge van de aangebrachte wijziging luiden (in Nederlandse, Duitse, Engelse of Franse taal) HRB 27

Vereniging met volledige rechtsbevoegdheid, cooperatie of onderlinge waarborgmaatschappij; vereniging zonder volledige rechtsbevoegdheid (optioneel) de persoonlijke gegevens van iedere bestuurder en commissaris en de datum waarop hij in en uit functie is getreden en of hij ■ bevoegd is de rechtspersoon alleen of gezamenlijk handelend met een of meer anderen te vertegenwoordigen

HRB 28 - 1 a

de persoonlijke gegevens van anderen dan de bestuurders aan ■ wie de statuten bevoegdheid tot vertegenwoordiging toekennen, en de inhoud van de bevoegdheid.

HRB 28 - 1 b

beantwoording van de statuten aan de artikelen 63f tot en met ■ 63j van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (bij coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij)

HRB 28 - 2

Stichting de persoonlijke gegevens van iedere bestuurder en ieder lid van het toezichthoudend orgaan en de datum waarop hij bij de ■ stichting als zodanig in en uit functie is getreden, of hij bevoegd is de stichting alleen of gezamenlijk handelend met een of meer anderen te vertegenwoordigen HRB 29 a de persoonlijke gegevens van anderen dan de bestuurders aan ■ wie de statuten bevoegdheid tot vertegenwoordiging toekennen, en de inhoud van de bevoegdheid

HRB 29 b

87


Vereniging van eigenaars de persoonlijke gegevens van iedere bestuurder en de datum waarop hij in en uit functie is getreden, zijn bevoegdheid de ■ vereniging alleen of gezamenlijk handelend met een of meer anderen te vertegenwoordigen.

HRB 30

Kerkgenootschap of lichaam ■ het post- en bezoekadres; ■

het telefoonnummer, het faxnummer, het emailadres en het internetadres;

■ naam (optioneel)

HRB 31 - 1/2 a HRB 31 - 1/2 b HRB 31 - 4 a

Kerkgenootschap of zelfstandig onderdeel daarvan (optioneel) De naam, het post- en bezoekadres, het telefoonnummer, het faxnummer, het emailadres en het internetadres, statutaire zetel, ■ datum aanvang, datum beëindiging, de vestigingen, een uniek nummer, eventueel hoofdvestiging

HRB 31 - 4 d

Overige privaatrechtelijke rechtspersoon de persoonlijke gegevens van ieder lid van het besturend en toezichthoudend orgaan en de datum waarop hij in en uit functie ■ is getreden, of hij bevoegdheid is de rechtspersoon alleen of gezamenlijk handelend met een of meer anderen te vertegenwoordigen en de inhoud van deze bevoegdheid HRB 32 - a de persoonlijke gegevens van anderen dan de bestuurders aan wie de statuten of reglementen bevoegdheid tot ■ vertegenwoordiging toekennen, en de inhoud van de bevoegdheid ■

de oprichtingsakte of statuten, waaruit de rechtspersoonlijkheid blijkt

HRB 32 - b HRB 32 - c

88


89

Programma van eisen Handelsregister

Recommend Documents