Programma van eisen 4seizoenenonderhoud Checklist voor te maken afspraken met de opdrachtnemer Versie 7 juli 2005
Van aandachtspunten naar eisen In de bijeenkomsten van de regionale werkgroepen is geconstateerd dat het van groot belang is om de aandachtspunten, om doorwerken in de winter succesvol te maken, op een zorgvuldige manier te vertalen naar de eisen die de opdrachtgever bij aanbesteding gaat meenemen in de offerteaanvraag. Met andere woorden: de eisen waaraan de aanbieding van de schildersbedrijven moet voldoen m.b.t. de aanpak van het doorwerkproject dienen zo helder te zijn (t.a.v. bijvoorbeeld het conditioneringsplan, de kwaliteitsmetingen en bijbehorende rapportages, de communicatie met bewoners etc.) dat de bedrijven een goed referentiepunt hebben bij het maken van hun creatieve voorstellen en dat een goede vergelijking van offertes door de opdrachtgever mogelijk is. De in de werkgroepen naar voren gebrachte aandachtspunten m.b.t. de schildersbedrijven kunnen als volgt worden samengevat/ gerubriceerd: 1. Strategisch belang van 4seizoenenonderhoud aantonen door win-win situatie voor alle betrokkenen concreet inzichtelijk te maken: -
voordelen gebruiker/bewoner
-
voordelen opdrachtgever
-
voordelen schilders- en onderhoudsbedrijf
2. Operationeel plan van aanpak voorleggen t.a.v. doorwerken in de winter aan het betrokken project
IPW-bureau
-
conditioneringsplan in relatie tot bestek en planning van de werkzaamheden: wie doet wat waarom, wanneer en hoe?
-
nakomen van kwaliteit en planning op gelijk niveau als in de zomer
-
monitoring tijdens primaire proces van de uitvoering
-
hoe de overlastaspecten beperkt worden (bijv. aan woning en omgeving/tuin
-
hoe de extra communicatie naar de bewoners/gebruikers verloopt
-
ondersteunende processen bij het schildersbedrijf en de monitoring ervan
1
Deze punten worden hieronder uitgewerkt en kunnen bij het maken van een offerteaanvraag dienst doen als een checklist voor het maken van een aanvullend ‘bestek’ m.b.t. een doorwerkproject, dat naast het schildersbestek of het bestaande, lopende (prestatie)contract kan worden aangeboden aan het schildersbedrijf opdat deze met een voorstel kan komen. Ad 1. Strategisch belang 4seizoenenonderhoud aantonen door win-win situatie voor alle betrokkenen inzichtelijk te maken Voor alle betrokkenen moet de winst van doorwerken in de winter voldoende groot zijn. Dat betekent dat bij de opdrachtgever m.n. ook aan de niet-technische beslissers en financieel verantwoordelijken inzichtelijk gemaakt moet worden dat doorwerken een oplossing is die (ook) het opdrachtgeverbelang dient. Informatie die tenminste vereist is, is wat doorwerken in de winter inhoudt met betrekking tot de visie op respectievelijk -
kostenefficiënt onderhoud;
-
kwalitatief goed beheer en onderhoud aan de woningvoorraad;
-
verder optimaliseren van werkproces bij de opdrachtgeverorganisatie: (1) de interne werkdruk bij de opdrachtgever (bij de aanbesteding en dat van de opzichter) kan meer gespreid worden; (2) beter gebruik van beschikbare jaarbudgetten; (3) inzichtelijk maken dat in toenemende mate de kosten van de ‘winter ww’ door de bedrijfstak/ bedrijven moeten worden opgebracht. Door meer spreiding wordt dit voorkomen hetgeen betekent dat toekomstige stijgingen van de kostprijs op basis daarvan worden tegengegaan;
-
externe positionering van de opdrachtgeverorganisatie: (1) er is sprake van een actief beleid op het gebied van maatschappelijk betrokken ondernemen (behouden van jonge vakmensen, voorkomen van werkloosheid); (2) richting andere opdrachtgevers (in de gemeente) kan een voorbeeldfunctie worden vervuld;
Ad. 2 Operationeel plan van aanpak t.a.v. doorwerken in de winter aan het project In dit plan van aanpak dienen de volgende onderwerpen aan bod te komen: a. conditioneringsplan in relatie tot bestek en planning van de werkzaamheden: wie doet wat waarom, wanneer en hoe? Het bestek dient daartoe wel voldoende ruimte te laten. Eventueel keuze voor doorwerken zonder afscherming op basis van een daarop gerichte, passende planning. b. nakomen van kwaliteit en planning op gelijk niveau als in de zomer c.
monitoring door het schildersbedrijf (tijdens pilot ook vanuit programma 4SO) tijdens het primaire schilderproces van de uitvoering
d. hoe de overlastaspecten beperkt worden (bijv. aan woning en omgeving/tuin) e. hoe de extra communicatie naar de bewoners/gebruikers verloopt
IPW-bureau
2
f.
ondersteunende processen bij het schildersbedrijf (ondersteunende processen zijn alle interne processen anders dan het primaire schilderproces) organiseren en de monitoring ervan door het schildersbedrijf (tijdens pilot ook vanuit programma 4SO) (bijv. goede informatie aan werknemers; minimale eisen aan werkklimaat achter afscherming, goede voorzieningen voor werknemers zoals deugdelijke kleding en een schaftlokaal dat tenminste voldoet aan de eisen m.b.t. verwarming, sanitair e.d.)
Ad a. Conditioneringsplan •
Keuze voor wel/niet afschermen onderbouwen op grond van een positieve balans tussen omvang uit te voeren werkzaamheden/kenmerken van het object enerzijds en de technische en economische consequenties anderzijds. Eventueel keuze voor doorwerken zonder afscherming op basis van een daarop gerichte, passende planning.
•
De keuze voor de wijze van besteigering en afscherming dient te worden onderbouwd op basis van technisch/economische motieven en motieven van bewonersvriendelijkheid en veiligheid/werkbaarheid voor de uitvoerende schilders Voorbeelden van dergelijke eisen: afscherming moeten op bepaalde plekken doorzichtig zijn, afscherming mag niet klapperen, stormvast
•
Een reële en haalbare planning van opbouw, tussentijdse grote verplaatsingen en afbouw van de besteigering en afscherming dient te worden aangeleverd. Het gaat hierbij om een strakke planning en ook om een herkenbare, vaste fasering (bijvoorbeeld in relatie tot de gebruiker/ bewoner): helder en klantvriendelijk
•
Wijze van vooraf en tussentijds monitoren van de deugdelijkheid en veiligheid van de besteigering en de afscherming dient te worden overlegd Voorbeelden van dergelijke eisen: bepaalde waarborgen van de leverancier van de afscherming, VCA-gecertificeerd, ’s avonds oprollen van de afscherming, wat te doen bij hogere windssnelheden dan x en wat bij hevige neerslag !!, 24-uurs storingsdienst beschikbaar.
Ad. c Monitoring tijdens primaire schilderproces Aan het schildersbedrijf wordt gevraagd om de omstandigheden waaronder het werk wordt uitgevoerd bij te houden in een zogenaamd logboek. Bij deze monitoring gelden de volgende uitgangspunten: 1. Dagelijks worden door het schildersbedrijf op de momenten x, y en z (nader te bepalen) de temperatuur en relatieve vochtigheid achter afscherming gemeten op de plaatsen a, b en c (nader te bepalen) en vervolgens vastgelegd in het logboek. Met een vooraf afgesproken tijdsinterval worden voortgangsrapportages aan de opdrachtgever aangeleverd zowel m.b.t. de metingen van temperatuur en relatieve vochtigheid als m.b.t. aanpassingen van het primaire proces a.g.v. bewonersgerelateerde gebeurtenissen. Deze rapportages zijn voorzien van een omschrijving van de opgetreden knelpunten en de daaraan verbonden eventuele risico’s en hoe daarop is gereageerd.
IPW-bureau
3
Deze rapportages worden op vooraf afgesproken momenten besproken (bijvoorbeeld in een ‘bouwvergadering’).De rapportages dienen aan de volgende eisen te voldoen Nader te regelen tussen opdrachtgever en schildersbedrijf 2. Voor de vooraf afgesproken metingen aan het schilderwerk en de wijze van vastlegging en rapportering: zie hetgeen is bepaald in het schilderbestek en door de verfleverancier (productomschrijvingen en verwerkingsvoorschriften) Ad. e. Communicatie naar de bewoners/ gebruiker In het plan van aanpak zal een onderdeel opgenomen moeten worden over de extra communicatie naar de gebruiker/ bewoner. Het plan dient in een aantal vaste momenten te voorzien waarop richting bewoners informatie wordt verstrekt over het afgeschermde werk: voorafgaande aan de start van de werkzaamheden, tijdens de werkzaamheden en bij afsluiting van de werkzaamheden. In de communicatie naar de bewoner/ gebruiker zal aandacht besteed moeten worden aan •
Het beschikbaar stellen door het schildersbedrijf van een introductie – boekwerkje/brief voor de bewoners over het afgeschermde project (korte puntsgewijze teksten en overzichten, netjes/niet overdreven, met daarin een foto van het object, gegevens opdrachtnemer en opdrachtgever, waarom doorwerken in de winter, tijdens pilot vermelding van het doel van de pilot, goed leesbaar planningschema, aanspreekpunt waar en hoe bereikbaar e.d.
Belangrijkste inhoudelijke informatie voor de bewoners iets uitgebreider: •
Het algemeen sociaal-maatschappelijk belang van doorwerken in de winter voor alle betrokkenen, inclusief de bewoners
•
De goede mogelijkheden om ook in de winterperiode kwalitatief goed schilderwerk te leveren door ontwikkelingen in materiaal en middelen en de effectieve voorzieningen die getroffen zullen worden t.b.v. de arbeidsomstandigheden voor de uitvoerende schilders
•
De voordelen voor bewoners als het gaat om de uitvoering van buitenschilderwerk in de winter, bijvoorbeeld: o
IPW-bureau
winterwerk betekent geen stellages en klimmateriaal in de tuin/ balkon in de zomerperiode wanneer tuin/balkon meer in gebruik zijn;
•
Anderzijds moeten ook evt. tijdelijke nadelen voor bewoners benoemd worden (m.n. tijdelijk minder zicht naar buiten) en tegenover de voordelen worden geplaatst en vervolgens aangeven dat dat per saldo tot de keuze voor doorwerken in de winter heeft geleid en dat de bewoners om hun medewerking worden gevraagd
•
De strakke planning van de werkzaamheden tot op het niveau van een blok en/of per bewoner/gebruiker. Evt. werk zo ingepland dat steeds afgeschermd wordt voor werk dat loopt van maandag t/m vrijdag
•
De maatregelen die genomen worden en wat van bewoners verwacht wordt (projectafhankelijk)
4
•
Vermelden dat alle uitvoerende schilders op de hoogte zijn van dezelfde informatie
•
De wijze waarop vragen en klachten worden afgehandeld en de contactpersoon
Ad. f ondersteunende processen bij het schildersbedrijf en de monitoring ervan Uitvoerende schilders zijn op de hoogte van de verstrekte informatie en kunnen standaardvragen over het werk zelf beantwoorden en verwijzen voor andere vragen door naar de aangewezen contactpersoon. Bijvoorbeeld door een gezamenlijke kick-off bijeenkomst. Welke instrumenten worden ingezet om te waarborgen dat een juist communicatie over de uit te voeren werkzaamheden intern gewaarborgd wordt. En hoe dit gemonitored wordt. Welke voorzieningen getroffen worden m.b.t. de arbeidsomstandigheden van de werknemers die werken op het doorwerkproject. Ook i.v.m. de motivatie van het personeel. Hierbij dient aandacht gegeven te worden aan:
IPW-bureau
-
minimale eisen aan werkklimaat achter afscherming zoals de minimale gevoelstemperatuur
-
goede persoonlijke voorzieningen voor werknemers zoals deugdelijke doorwerkkleding en een schaftlokaal dat tenminste voldoet aan de eisen m.b.t. verwarming, sanitair e.d.
5
