22-5-2014
Programma Inrichting financiële functie Klaar voor de start 19 mei 2014 Els Verschure (Infinite Financieel) Erik de Vries (DUO)
Startvraag • Bedrijfsvoering • Hoe is de verantwoordelijkheid en uitvoering geregeld? • Wie is daar nu of per 1 augustus mee belast? • Denk aan begroting, financiële administratie, administratieve procedures, personele zaken, monitoring
• • • • • • • • •
Introductie – bemensing bedrijfsvoering Financieel management en beheer Wie doet wat? Aandachtspunten beheer/procedures Verantwoording Registratie/Toelaatbaarheidsverklaringen Informatie van DUO/ hulpmiddelen Monitoring Vragen
Monitor maart 2014
22-5-2014
Planning en control cyclus beleid en beheer
Beleid en beheer • Beleid – uitzetten van de koers – financiële implicaties van beleid – effectieve en efficiënte inzet van middelen – continuïteit van de organisatie
Plannen Doelen Evalueren verantwoorden
Programmeren
• Beheer – administratieve organisatie – financiële administratie – registratie en beheersing – werkprocessen(toelaatbaarheidsverklaringen)
Uitvoeren
Waar staan we? Zicht op financieel perspectief (meerjaren)begroting
Inrichtingen bedrijfsvoering Werkprocessen
Toetsing, monitoring, Verantwoording
Budgetteren
Werkprocessen • • • • • • •
Begroting Financiële administratie Toelaatbaarheidsverklaringen Toekenning arrangementen Rapportages Monitoring Personeel
22-5-2014
Schooljaar/kalenderjaar
Begroting • • • • • • •
meerjarenbegroting- jaarbegroting schooljaar/kalenderjaar programma begroting relatie begroting en rapportages inrichting financiële administratie begrotingsposten en grootboek eisen EFJ
Programma’s Lasten Bijdragen aan scholen ….. ….. ….. ….. ….. ….. subtotaal
2014/15
2015/16
2016/17
2017/18
2018/19
Administratie
2019/20
• Financiële administratie 0
0
0
0
0
0
– registreren, betalen, rapporteren, jaarrekening
Personele lasten lonen personeel SWV lonen personeel scholen (ed) werkzaam voor SWV overige personele lasten ….. ….. ….. subtotaal
0
0
0
0
0
0
Afschrijvingen gebouwen meubilair ICT …. …. …. subtotaal
0
0
0
0
0
0
Huisvestingslasten huur energie en water schoonmaak overige huisvestingslasten ….. ….. ….. subtotaal
0
0
0
0
0
0
300.000
1.000.000
1.140.000
1.020.000
830.000
225.000
300.000
1.000.000
1.140.000
1.020.000
830.000
225.000
Overige lasten administratie en beheer inventaris, apparatuur, leermiddelen overige ….. ….. ….. subtotaal
Totale lasten progr10: Implementatie passend onderwijs € 300.000 schoolniveau € 1.000.000 Baten: dekking uit geoormerkte subsidies en bijdragen ….. ….. ….. subtotaal Te dekken uit algemene middelen SWV
€
0 300.000
€
1.140.000
€
1.140.000
0 €
1.000.000
€
1.020.000
€
1.020.000
0
€
830.000
€
830.000
0
€
225.000
€
225.000
0
0
• Personele administratie – Salaris- en personeelsadministratie – Contracten ingehuurd/gedetacheerd personeel
• Hoe gaat u dat doen? Mogelijkheden – zelf doen – deelnemende schoolbesturen – uitbesteden – adminstratiekantoren
22-5-2014
Aandachtspunten bij keuzes • • • • • • • • • •
Onafhankelijkheid- klantgerichtheid Deskundigheid Mogelijkheden tot maatwerk Snelheid en bereikbaarheid - korte lijnen Benodigde software Kosten Opstellen Programma van Eisen Opvragen offertes Selectie administratieve dienstverlening Opstellen contract
Taken van SWV • VSO voor bekostiging afhankelijk van toelaatbaarheidsverklaringen – Eisen aan TLV’s (DUO)
• Groeibekostiging taak van SWV • Beschikkingen/toekenningen middelen aan scholen – procedures – berichten aan scholen, opdracht aan administratie
• Afdrachten scholen aan SWV – geld volgt leerling, facturen naar scholen, debiteurenbewaking
Personeel • In dienst – Inrichting werkgeverschap – Functiewaardering – Personele en salarisadministratie
• Detachering – Contracten – Afspraken over ziekte en vervanging – BTW-plicht?
• Inhuur – Offertes – dienstverleningsovereenkomsten
Controllersfunctie • • • • • • • •
financiële implicaties van het beleid effectiviteit en efficiëntie van inzet middelen informatiebehoefte en mogelijke instrumenten afstemming administratiekantoor risico management advisering over het functioneren van de financiële functie opstellen/ c.q. beoordelen producten financiële functie administratieve organisatie en interne controle, accountant • periodieke rapportages
22-5-2014
Informatie • Passend Onderwijs – nieuwsbrief Passend Onderwijs www.passendonderwijs.nl • Steunpunt Passend Onderwijs VO-raad http://www.steunpuntpassendonderwijs-vo.nl • PO Raad www.poraad.nl • Infinite Financieel • www.infinitebv.nl • DUO – bekostiging en data http://www.ib-groep.nl/organisatie/open_onderwijsdata/ • Jaarverslaggeving – nieuwsbrieven http://duo.nl/zakelijk/PO/bekostiging/verantwoording/inric htingseisen.asp
Trainingsdag VO-academie LEIDINGGEVEN AAN EEN SAMENWERKINGSVERBAND VO: HOE DOE JE DAT? 11 juni 2014 In één dag praktische handvatten voor bedrijfsvoering en risicomanagement. www.vo-academie.nl/financieel-leiderschap/trainingsdagvoor-samenwerkingsverbanden
