PROFIELSCHETS VOORZITTER van de raad van toezicht
Herziene versie – 2007
Jacques J.K. Gerards Bureau Best°uurlijk Advies
PROFIELOMSCHRIJVING VAN DE VOORZITTER RAAD VAN TOEZICHT Van de voorzitter van de raad van toezicht worden specifieke eigenschappen en kwaliteiten verwacht, die door de raad van toezicht nader in een profielschets kunnen worden vastgesteld. In het bijzonder dient hij: • het vermogen te hebben om met een natuurlijk gezag de voorzittersfunctie in de raad van toezicht te vervullen; • de stijl te hebben die meer op een collegiale, bindende en structurerende wijze dan op een autocratische manier leidinggevend is; • zich bewust te zijn van zijn positie, de daaraan verbonden macht en de noodzaak deze voor de raad van toezicht inzichtelijk en controleerbaar te hanteren; • het vermogen te hebben een groep toezichthouders te stimuleren tot een werkcultuur op basis van teamwerk; • in staat zijn om een veilige omgeving voor besluitvorming te scheppen • over een visie en de deskundigheid, persoonlijkheid en achtergrond te beschikken om een leidende rol te vervullen bij de mening- en besluitvorming van de raad van toezicht; • in staat te zijn doelen en verwachtingen van de raad te formuleren, te implementeren, uit te voeren en te bewaken; • over inzicht en overzicht te beschikken ten aanzien van het geheel van verantwoordelijkheden, bevoegdheden, taken en functie van de raad van toezicht en van de raad van bestuur; • kennis te hebben van de organisatie waarvan hij het voorzitterschap van de raad van toezicht vervult; • over vaardigheden inzake het vergadervoorzitterschap te beschikken • in staat te zijn een functionele werkrelatie met de raad van bestuur op te bouwen en • over zodanige ervaring en eigenschappen te beschikken dat hij op verzoek van het bestuur of zonodig extern een rol in het belang van de stichting kan vervullen. Daarnaast dient de voorzitter te voldoen aan de algemene profielvereisten, die gelden voor het lidmaatschap van een raad van toezicht. Hij dient: • affiniteit met de kinderopvang en met de organisatie te hebben; • over een academisch denk en werkniveau te beschikken; • te kunnen denken op diverse abstractieniveaus; • strategisch en beleidsmatig inzicht te bezitten; • bestuurlijke dan wel toezichthoudende ervaring te bezitten en • over voldoende tijd en energie te beschikken, die hij kan inzetten voor het invulling geven aan de functie van lid en voorzitter van de raad van toezicht (gemiddeld 100 uur per jaar).
De profieleisen zijn eveneens te beredeneren vanuit het overzicht van verantwoordelijkheden van een raad van toezicht: afbeelding 1 zeven verantwoordelijkheden van de raad van toezicht
1. toezicht 2. werkgeverschap bestuur
3. advies pentagoon de kern
4. regeling van de besturing
5. statutaire bevoegdheden
6. regeling van de eigen werkzaamheden
7. verantwoording afleggen over
Toezicht houden De voorzitter draagt zorg voor een organisatie van het toezicht houden. Hij bedenkt de wijze waarop het toezicht zal worden uitgevoerd: welk toezichthoudend systeem gaat de raad hanteren en welke informatievoorziening hoort daarbij? Vervolgens ziet hij toe op de implementatie van het gekozen systeem en managet hij – in samenspraak met het bestuur – de informatievoorziening. Zonodig zorgt hij voor bijstelling. Hij bewaakt de formele besluitvorming (besluiten te nemen volgens statuten en reglementen).
Werkgeverschap bestuur De voorzitter bewaakt de werkgeverstaken van de raad van toezicht. Hij kan – op basis van eigen ervaring, deskundigheid en vaardigheden – besluiten al dan niet in de uitvoering hiervan een rol te spelen. Zo zijn er voorzitters die aan de functioneringsgesprekken deelnemen, waar anderen dit delegeren aan twee leden uit de raad. Een veel gehoord argument hiervoor is dat spreiding van communicatie met het bestuur het zicht van de raad op het functioneren van het bestuur verdiept. Advies De voorzitter treedt in de praktijk nogal eens op als ‘eerste’ adviseur. Hij realiseert zich dat hij waar mogelijk de deskundigheid van de leden van de raad ’te gelde’ moet maken ten dienste van de instelling en dat het niet gewenst is dat adviseren sturen wordt. Regeling van de besturing (corporate governance) De voorzitter bewaakt de regeling van de besturing. Hij gaat om de twee jaar na of de statuten, het reglement van de raad van toezicht en het reglement van het bestuur nog actueel zijn en stelt zonodig verbeteringen of aanpassingen voor. Bestuurlijke taken Als voorzitter controleert hij of de raad zijn statutair voorgeschreven bevoegdheden daar waar nodig of gewenst heeft gebruikt. Regeling van de eigen werkzaamheden Op dit punt heeft de voorzitter de overzichthoudende taak: hij bewaakt of de eigen werkzaamheden voorzien, gepland, uitgevoerd en geëvalueerd worden. Tot de eigen werkzaamheden behoren onder andere - het rooster van aftreden - functioneringsgesprekken van leden voor herbenoeming - procedures van werving, selectie, introductie en inwerken van nieuwe leden van de raad - deskundigheidsbevordering en kwaliteitsbewaking van de raad - evaluatie van hem zelf, de leden en de raad als geheel - voorbereiden van overleg met interne stakeholders - taaktoedeling (per lid of in commissieverband) en - formele aspecten zoals deugdelijke ondertekening van notulen en contracten. Verantwoording De voorzitter draagt zorg voor de verantwoording van de raad en organiseert deze. In dit geheel van taken zijn de meest cruciale elementen: het bewaken en continue verbeteren van het toezichthoudend systeem, de bewaking van de werkgeversverantwoordelijkheden en het op peil houden of verbeteren van de kwaliteit van de raad van toezicht.
afbeelding 3
functionele invulling van het profiel van de voorzitter raad van toezicht
algemene functie eisen [zie notitie profielenmix en profielschetsen]
functie eisen toezicht • • • •
• •
overzicht toezichthoudend proces bewaking van toezichthoudend proces aanbrengen toezichthoudend systeem concipiëren van informatieverstrekking op basis van behoefte aan informatie van de raad vanuit het toezichthoudend systeem bewaken niveau van informatie (strategisch niveau) pro-actief functioneren in toezicht bevorderen
functie eisen werkgeverschap • • •
bewaken werkgeversverantwoordelijkheden van de raad van toezicht participeren in uitvoering (facultatief) dan wel organiseren rapportage over uitvoering communiceren met bestuur vanuit deze verantwoordelijkheden, volgen van ontwikkeling van de organisatie, de taak van het bestuur en de personen, die het bestuur vormen
functie eisen regeling besturing • •
in staat zijn regelgeving te overzien in staat zijn aanpassing / vernieuwing te bevorderen
functie eisen advies • •
advies kunnen geven rol van ‘eerste’ adviseur kunnen hanteren
functie eisen bestuurlijke zaken •
in staat zijn bevoegdheden te bewaken
functie eisen eigen werkzaamheden • •
in staat zijn werkzaamheden te managen zelfcontrole kunnen hanteren
functie eisen verantwoording • •
verantwoording kunnen bewaken evaluatie kunnen hanteren
functie eisen voorzittersrol • • • • • • • • • • • •
leidinggeven en organiseren besluitvorming vergaderingen leiden teamleiderschap (correctioneel optreden) communicatieve vaardigheden optreden met gezag als samenbindende factor controle op afhandeling besluitvorming controle op takenclusters raad van toezicht bewaken uitvoering eigen werkzaamheden controle op verantwoording kennis / ervaring conflicthantering representatie raad van toezicht tijd beschikbaar voor voorbereiding, intern overleg en ontmoetingen plus aanwezigheid bij ‘events’ van de onderwijsinstelling Copyright Bureau Best°uurlIjk Advies / Jacques J.K. Gerards
