Profiel. Fusieorganisatie Plantein & zorggroep Tellens. raad van bestuur en werving voorzitter

Profiel Fusieorganisatie Plantein & zorggroep Tellens raad van bestuur en werving voorzitter

1

Fusieorganisatie Plantein & zorggroep Tellens Plantein & zorggroep Tellens Met de fusie van Plantein en zorggroep Tellens ontstaat per 1 januari 2016 een nieuwe ketenorganisatie in de ouderenzorg, vooral actief in Zuidwest-Friesland. De nieuwe organisatie levert thuiszorg, zorg in woonzorgcentra, verpleeghuizen en multidisciplinair advies en service aan ouderen. Ruim 2400 cliënten ontvangen momenteel zorg vanuit beide organisaties waarin bijna 3000 medewerkers werkzaam zijn vanuit een 25-tal locaties. De geconsolideerde jaaromzet bedraagt bijna € 110 miljoen.

Context

Plantein en zorggroep Tellens zijn financieel gezonde organisaties met als werkgebied voornamelijk Zuidwest-Friesland. De zorg wordt zoveel mogelijk kleinschalig georganiseerd. Beide organisaties zien het als hun maatschappelijke opgave om de zorg ook in de kleine dorpskernen te kunnen blijven leveren. Zij vervullen hiermee een actieve rol binnen de lokale gemeenschap. Het hoofddoel van de fusie tussen Plantein en Tellens is het tot stand brengen van een breed spectrum van lichte extramurale tot zware intramurale zorg opdat een dekkend aanbod ontstaat voor de verschuivende zorgbehoeften van ouderen in het (grotendeels) gezamenlijke werkgebied. De nieuwe organisatie wil een groeiende groep, soms kwetsbare ouderen ook in de toekomst de noodzakelijke zorg betaalbaar en zo nabij mogelijk (in met name plattelandsgebieden) blijven bieden. Door het kunnen voorzien in een volledige zorgketen zal ook de interne afstemming tussen de afzonderlijke zorgspecialismen verbeteren, wat de kwaliteit van zorg en doelmatigheid van de inzet van maatschappelijke middelen vergroot. De fusie vergroot de economische weerbaarheid van de nieuwe organisatie en maakt het daardoor mogelijk te blijven investeren in de kwaliteit van de geboden zorg, welzijn en huisvesting. Ook biedt de fusie een breder platform voor het realiseren van (sociaal) ondernemerschap en door investeringen in zorginnovaties kan de organisatie ook in de toekomst goede zorg blijven leveren. Gekozen is voor een volledige fusie, dus een volledige integratie van de beide huidige stichtingen. De beoogde voordelen zijn op deze wijze het beste te realiseren. Een nieuwe stichting zal worden gevormd waarin de rechten en verplichtingen van de beide huidige stichtingen opgaan. Tussen het moment van het formele besluit (juni 2015) en de volledige fusie zal er eenheid van bestuur en toezicht zijn via een personele unie. De beoogde fusiedatum is 1 januari 2016. Voor meer informatie over Plantein: www.plantein.nl Voor meer informatie over zorggroep Tellens: www.zorggroeptellens.nl

2

Besturingsfilosofie van de fusieorganisatie (werknaam PT) De nieuwe organisatie is een waarde-gedreven organisatie. Er zijn drie kernwaarden gedefinieerd die de basis vormen voor het gedrag van medewerkers om dat te realiseren wat cliënten van hen vragen:  Dienstbaar (dus: respectvol, professioneel, gastvrij);  Persoonlijk (dus: aandacht, betrokken, vertrouwd, gezellig);  Betrouwbaar (dus: attent, eerlijk, veilig, duurzaam). De nieuwe organisatie is een grote werkgever in het werkgebied. De organisatie wil maatschappelijk verantwoord ondernemen en daardoor duurzaam zijn in al haar keuzes rondom bedrijfsvoering. Door de fusie en het in elkaar schuiven van organisatieonderdelen kan PT flink bezuinigen op haar formatie ondersteunend personeel, zonder dat daarbij in de huidige fase (gedwongen) ontslagen vallen. De organisatie wordt slim en slank georganiseerd. Slim door technische en sociale innovatie, slank door zo min mogelijk leidinggevende lagen en de inrichting van zelforganiserende teams. Van leidinggevenden wordt een meer faciliterende dan instructieve stijl gevraagd om medewerkers hun competenties en talenten maximaal te laten ontplooien. Er wordt ruimte gemaakt voor eigen initiatief en sociaal ondernemerschap. Uitgangspunten voor de nieuwe organisatie:  Persoonsgerichte bejegening met aandacht voor zingeving, voor iemands eigen netwerk en buurt. Een integrale benadering van de zorgvraag, zo dichtbij de cliënt thuis als mogelijk.  Zoveel mogelijk aanbod op elke locatie, tenzij de zorgvraag zo specifiek is dat deze alleen gecentraliseerd aangeboden kan worden.  Locaties hebben zoveel mogelijk hun eigen identiteit en cultuur, passend bij de lokale leefomgeving. Lokale cliëntenraden hebben hierin een belangrijke rol.  Een centraal georganiseerde ondersteunende organisatie, waar de processen zo effectief en efficiënt mogelijk worden georganiseerd om maximaal middelen beschikbaar te kunnen stellen voor het primaire proces.  Goed werkgeverschap, blijvend investerend in de ontwikkeling van de kennis en kunde van medewerkers naast behoud van een prettige en persoonlijke werksfeer.  Focus op kansen in plaats van risico’s, waardoor innovatie van onderop maximaal wordt gestimuleerd. Inrichting van de nieuwe organisatie Het werkgebied van de nieuwe organisaties zal in regioclusters worden opgedeeld, waarbij de twee organisaties deels in elkaar schuiven. Elk van deze regioclusters bestaat uit meerdere locaties en zal worden geleid door een regiomanager en een regiomanagementteam. De regiomanagers zijn gesprekspartner van de lokale cliëntraden. Elke locatie kent naast de regiomanager nog één managementlaag van teamleiders. De regiomanagers zijn integraal verantwoordelijk, dus verantwoordelijk voor zowel de te behalen resultaten of te leveren prestaties als voor de inzet van de toegewezen mensen en middelen om die prestaties te realiseren. De regiomanagers stellen jaarlijks voor hun locaties een investeringsplan op, inclusief financiële onderbouwing.

3

De verwachting is dat een hoge mate van continuïteit binnen het management kan worden geborgd door herplaatsing van locatiemanagers op de positie van regiomanagers. De fusie zal in eerste instantie vooral effect hebben op de inrichting van het centraal bureau (Tellens) en bestuursbureau (Plantein) en voor de leidinggevende functies. Het centraal bureau en het bestuursbureau zullen samen opgaan in het Service Bureau.

Het Service Bureau is ondersteunend aan de locaties en zal ingericht worden binnen vier clusters, elk met een leidinggevende met verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de dienstverlening en een eigen budget. Momenteel zijn vier kwartiermakers benoemd die rapporteren aan de stuurgroep (zijnde de huidige raden van bestuur) en die de clusters verder zullen inrichten. Hier zal de grootste slag gemaakt moeten gaan worden op het gebied van deels opnieuw ontwerpen en deels harmoniseren van producten en werkprocessen. Dit geeft tevens de gelegenheid om de ondersteuning te moderniseren, o.m. met gebruik van door ICT ondersteunende werkprocessen.

4

De vier clusters zijn:  Cliënt en kwaliteit.  Personeel en organisatie.  Facilitair, ICT en techniek.  Financiën en informatisering. Strategisch huisvestingsbeleid en organisatieontwikkeling ressorteren samen met het secretariaat en strategische woordvoering rechtstreeks onder de raad van bestuur. Het Advies- en Behandelcentrum (ABC) Geriatrie wordt een essentiële Resultaat Verantwoordelijke Eenheid (RVE) binnen de nieuwe organisatie. De manager ervan opereert op het niveau van een regiomanager. Deze RVE kent drie belangrijke cliëntstromen:  langdurige zware zorg via Wlz;  kortdurende intensieve revalidatie via GRZ;  advies, behandeling en consultatie in de eerste- en anderhalvelijnszorg. Zowel Plantein als zorggroep Tellens kent een eigen OR en een eigen CCR. Voor de periode tot aan de fusie is een platform OR en een platform CCR opgericht. Het ligt in de verwachting dat binnen de nieuwe organisatie wederom één OR en één CCR zal worden gevormd. De gremia zijn hierover in overleg. Specifieke bestuurlijke opdrachten voor de komende periode  Het verder (in)richten en vormgeven van de nieuwe organisatie met als basis het fusiedocument ‘Samen Beter’. Het geheel, de nieuwe organisatie, zal meer moeten zijn dan ‘de som der delen’. Naast het implementeren en borgen van de nieuwe structuur en cultuur betekent dit niet in de laatste plaats het onderling verbinden van twee bestaande organisaties tot één nieuwe organisatie met aandacht, oog en respect voor de verschillen. De nieuwe organisatie zal groter en complexer zijn dan de beide bestaande organisaties. Het is dan ook van belang dat gekoerst wordt op daadwerkelijke integratie en meerwaarde van de fusie, met een scherp oog voor financiën, huisvesting (bedrijfsvoering) en het ‘going concern’.  Verstevigen van het externe profiel in een sterk veranderende omgeving. Verder bouwen aan meer en stevige coalities met andere zorgaanbieders en ketenpartners, als organisaties in de eerste lijn, ziekenhuizen, GGZ, etc.  Toekomstbestendig maken en houden van de organisatie door middel van nieuwe en arbeidsbesparende technologieën.  Oog hebben voor innovatieve ontwikkelingen; het ontwikkelen en implementeren van passende concepten en formules op het gebied van zorg.  Verder vormgeven van het strategisch vastgoedbeleid, passend bij de zorginhoudelijke strategische koers en de keuzes die daarin gemaakt worden.  Beheersing van het financiële resultaat en dit in balans met de kwaliteit van zorg.

5

De raad van bestuur De raad van bestuur is als geheel eindverantwoordelijk voor en belast met het besturen van de organisatie binnen de bestuurlijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden die voortvloeien uit de medezeggenschapsbepalingen en de Zorgbrede Governancecode. Dit houdt in dat zij eindverantwoordelijk is voor de formulering en realisatie van de strategie en het beleid van de organisatie, de kwaliteit van het door de organisatie verleende zorg en dienstverlening, de bedrijfsvoering en de hieruit voortvloeiende financiële resultaten. De raad van bestuur delegeert zoveel als mogelijk verantwoordelijkheden en bevoegdheden aan de organisatie en stuurt op resultaat (centraal wat moet, decentraal wat kan) doch blijft eindverantwoordelijk voor het totale beleid en voor de uitvoering van dit beleid. De raad van bestuur wordt benoemd door en legt verantwoording af aan de raad van toezicht. De nieuwe raad van toezicht zal de komende maanden gevormd worden, deels uit leden van de twee fusieorganisaties, deels uit externe werving. De raad van toezicht (zeven leden) functioneert als toezichthoudend orgaan en kan goedkeuring geven of onthouden aan statutair bepaalde onderwerpen. De raad van bestuur rapporteert als geheel aan de raad van toezicht, waarbij de voorzitter van de raad van bestuur het primaire (“dagelijkse”) aanspreekpunt is van de raad van toezicht. De raad van bestuur zal worden gevormd door een voorzitter en een lid. De raad van toezicht heeft besloten dat de voorzitter extern zal worden geworven. De functie van lid van de raad van bestuur zal worden aangeboden aan het huidige lid van de raad van bestuur van zorggroep Tellens. De voorzitter vormt samen met het lid een samenwerkingsgericht en complementair duo. Beiden zijn zichtbaar, raadplegen elkaar, houden elkaar scherp, behoeden elkaar voor fouten en zijn samen in staat probleemstellingen vanuit verschillende perspectieven te benaderen. Besluitvorming in de raad van bestuur vindt plaats op basis van consensus en eenduidige verantwoordelijkheden. Bij vergaande verschillen van inzicht die geen uitstel van besluitvorming verdragen, is de stem van de voorzitter doorslaggevend. In andere gevallen legt de raad van bestuur de zaak voor aan de raad van toezicht. Binnen de raad van bestuur is geen sprake van een portefeuilleverdeling, maar van aandachtsgebieden, gekoppeld aan gezamenlijke verantwoordelijkheid en verantwoording naar de raad van toezicht. De leden van de raad van bestuur zijn samen verantwoordelijk voor een goede coördinatie, communicatie en informatievoorziening, zowel binnen de raad van bestuur als naar de organisatie en naar derden. De leden van de raad van bestuur leggen binnen de raad van bestuur verantwoording af voor het eigen aandachtsgebied, waarbij ieder persoonlijk aanspreekbaar is. De regiomanagers, manager ABC-geriatrie en hoofden van het Service Bureau vormen samen met de raad van bestuur het managementteam. De managers en hoofden van dienst hebben

6

een strategisch adviserende bevoegdheid naar de raad van bestuur. De raad van bestuur neemt alle besluiten op strategisch niveau. Dit vraagt besluitvaardige bestuurders die uitstekend kunnen anticiperen op interne en externe ontwikkelingen. Functiebeschrijving voor de raad van bestuur als geheel De raad van bestuur beschikt over:  zeer ruime bestuurlijke en integrale, eindverantwoordelijke ervaring in grote (maatschappelijke) organisaties in een complex stakeholderveld;  kennis van en ervaring met het succesvol implementeren van fusie- en verandertrajecten in een grote en complexe (maatschappelijke) organisatie;  Kennis van en ervaring met strategische aansturing van de bedrijfsvoering met name op het gebied van financiën en vastgoedvraagstukken;  een dienende stijl van leiderschap die past bij het waarde-gedreven karakter van de organisatie en haar omgeving;  ervaring met sturing op zowel kwaliteit van zorg als op kosten;  visie op maatschappelijke ontwikkelingen in brede zin en specifiek op ontwikkelingen in de zorg en in staat de betekenis ervan voor de nieuwe organisatie te duiden;  strategische visie op wat er in de toekomst verwacht wordt van ouderenzorgorganisaties en deze visie kunnen omzetten in concrete (business)plannen en samenwerkingsafspraken;  ervaring in het opbouwen en onderhouden van relaties met interne en externe stakeholders;  visie op strategisch personeelsbeleid gekoppeld aan ontwikkelingen in de regio, oog voor talentontwikkeling, richting en sturing kunnen geven aan professionals, waarbij verantwoordelijkheden zo laag mogelijk worden gelegd;  ervaring met het onderhouden van een goede relatie met OR en CCR en onderschrijving van de principes en (meer)waarde van medezeggenschap;  ondernemerschap, daadkrachtig leiderschap en sterk verbindend vermogen als belangrijke competenties;  goede balans tussen beheersmatige kwaliteit en creatief en vernieuwend vermogen;  organisatiesensitiviteit en omgevingsbewustzijn, weet zich goed te verhouden in een omgeving met verschillende en soms tegengestelde belangen, is diplomatiek;  communicatief sterke vaardigheden, toegankelijk en in staat goed te schakelen tussen de verschillende geledingen;  hart voor de ouderenzorg: de cliënten, het personeel en de vrijwilligers. Accenten voor het profiel van de voorzitter De voorzitter is:  het boegbeeld van de organisatie, goed zichtbaar zowel intern als extern;  eerstverantwoordelijk voor de strategie en de belangrijk(st)e externe contacten;  eerstverantwoordelijke voor het fusie-implementatietraject;  eerste aanspreekpunt voor de medezeggenschap.

7

De voorzitter beschikt in het bijzonder over:  ruime bestuurlijke, eindverantwoordelijke ervaring in een (maatschappelijke) organisatie met goede kennis van bedrijfsvoering;  ruime ervaring in het leiden van fusie- en/of organisatie-verandertrajecten, het vermogen te bouwen maar ook te implementeren en te borgen;  daadkracht, besluitvaardigheid en het vermogen te werken in teamverband;  ondernemerschap, creativiteit en oog voor innovatieve ontwikkelingen;  sterk verbindend vermogen een charismatische uitstraling en netwerkvaardigheden;  rolmodel voor anderen qua betrouwbaarheid en integriteit, gezaghebbend en integer;  binding met dan wel openstaan voor de Friese taal en cultuur en is bereid zich die waar nodig eigen te maken. Arbeidsvoorwaarden De arbeidsvoorwaarden zijn in overeenstemming met de zwaarte van de functie en gebaseerd op de Beloningscode Bestuurders in de Zorg, salarisschaal F, en passend binnen de Wet Normering Topinkomens (WNT 2). De raad van toezicht gaat voorlopig uit van een maximum bruto jaarsalaris van € 135.000,- exclusief onkostenvergoeding en werkgeversbijdrage pensioenregeling. De raad van toezicht denkt aan een aanstelling voor onbepaalde tijd met een proefperiode van twee jaar met tussentijdse evaluatiemomenten. De procedure Fusieorganisatie ‘Plantein en zorggroep Tellens’ laten zich in deze procedure bijstaan door Eugenie van Leusen en Dorothea van Rijnen van Vanderkruijs, partner in executive search. Belangstellenden kunnen hun interesse kenbaar maken door een korte motivatie en actueel CV te sturen naar [email protected]. Voor aanvullende informatie kunnen geïnteresseerden ook bellen met Sandy Broos op 030-8200065. Een persoonlijkheidstest kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure, waarbij met name gelet kan worden op de complementariteit van de raad van bestuur als geheel. Planning De raad van toezicht is voornemens de procedure in september af te ronden waarbij de definitieve planning van de volgende gesprekken zo spoedig mogelijk volgt.  Eerste ronde gesprekken met de selectiecommissie.  Tweede ronde gesprekken met de selectiecommissie.  Gesprekken met de medezeggenschap en afvaardiging uit het managementteam.

8