Primavera bij ProRail Integraal projectmanagement meer dan 1200 projecten op de rails 10 september 2013
Martin Zoontjens, Business Information Manager ProRail Projecten
2
Agenda Introductie ProRail De implementatie van Primavera Voorbeelden Discussie en afronding
3
ProRail Verantwoordelijk voor spoorwegnetwerk in Nederland: aanleg, onderhoud, beheer en veiligheid 4000 medewerkers Elke dag, 24/7, 1.200.000 reizigers, 100.000 ton goederen, 6000 treinen over 6830 km spoor
4
5
De organisatie ProRail Projecten Vervoerders en dienstregeling Operatie (assetmanagement, verkeersleiding en ICT) Projecten Van groot onderhoud tot en met Hanzelijn • 2000 projecten op sporen en stations • Tientallen programma’s op sporen en stations • Grote diversiteit aan zowel infrastructurele als beveiligingstechnische werken • 1100 medewerkers • 1,4 miljard euro per jaar • 125 project- en programmateams
6
Situatie 2008! Geen inzicht in huidige projecten • • • •
Tijd Scope Geld Risico’s
Geen inzicht in toekomstige projecten • Verwachtingen
Geen inzicht in het capaciteitsvraag en resourcetoedeling (mensen)
7
Wat wilden we bereiken? Uniforme planningstool voor projectteams, voor Integrale programmering alle projecten = portfoliomanagement • de tactische portfoliomanagement- en planningsprocessen van het Bedrijfsbureau, waarin alle verwachte maar nog niet in productie zijnde projectmatige werkzaamheden zijn onderkend;
Stuurmiddel voor individuele projecten = projectmanagement • de operationele besturing van projecten op het niveau van de projectmanager, resourcemanager, projectondersteuner, cluster en afdelingen, voor die projecten waarvoor concreet een uitvoeringsopdracht vanuit een klant is gegeven.
8
Overdenkingen vooraf… • Doel is verbeteren / professionaliseren Projectmatig werken (EPPM) • Tool geen doel maar middel • Informatie in/uit stand-alone tools (vb. excel) kan volledig juist zijn, maar: Totaaloverzichten ontbreken of kosten veel tijd (en zijn daarmee niet actueel) Relaties tussen gegevens ontbreken Geen standaarden (werkwijzen, planningen, rapporten) • Focus vaak op huidige werkwijze/rapportage/lijsten 9
De achtergrond, het waarom, de huidige status en de toekomst van Primavera binnen ProRail
IMPLEMENTATIE PRIMAVERA 10
Omgeving • • • •
10 Risk Analysis gebruikers (risico analyse) 40 EPPM cliënt gebruikers (planners) 300 Web Access gebruikers (voortgang melden) ERD en Cognos (rapportage)
11
Fasering 2008
2009
1 2
Projectenlijst (we weten welke projecten we hebben) 100% projecten op eenvoudig Niveau (We hebben alle projecten in beeld en we weten waar ze staan tot op minimaal sub-faseniveau)
Blijft aandacht (De projectteams hebben hun tomtom) vragen
2010 ev
3
100% projecten gedetailleerd
2013 2014
4
Capaciteitsplanning op rolniveau (we weten wat de vraag is en
2014 2015
5
kunnen vroegtijdig een claim leggen; de resourcepools kunnen bijsturen op totaalcapaciteit)
Resourceplanning op naamsniveau (we weten wie waar zit en wat zijn bezettingsgraad is)
12
Fasering 2012 2013
6
Implementatie ERD en BI (rapportages en opbouw historie)
2012 2013
7
Koppeling Primavera-SAP (algemene project gegevens en tijd)
2013 2014
8
Ontsluiten Primavera & SAP via corporate datawarehouse
2013 2014
9
Risicomanagement in Primavera (projectrisico’s)
..
• • • • • •
(projectrapportages)
Cash-out planning Probabilistisch plannen Earned Value Management Verrijken informatie synchronisatie SAP/Primavera Verrijken informatie CDWH Etc. 13
Doelstellingen bereikt?
SUCCES 14
Wat heeft het ons opgeleverd?
Inzicht in en overzicht over alle projecten
Een globale beheersing van de totale projectportfolio
Facilitering projectteams met standaard templates en bouwstenen
Reductie van “lijstjes-lijstjes-lijstjes”
Een authentieke bron van projectgegevens
Samenwerking tussen afdelingen met behulp van Primavera
Inzicht in benodigde toekomstige capaciteit
Herkenbaarheid voor iedereen
Datakwaliteit
15
Lessons Learned
Geen technische implementatie van een pakket, maar vooral van inrichting organisatie en afstemming processen
Vergt veel detailafstemming over keuzes vanuit processen naar Primavera
Moet samengaan met de harmonisatie van methodieken en processen
Leidt tot veranderingen op de werkvloer
Aansluiting houden met de gebruikers (“What is in it for me?”)
Kost tijd om in te voeren
Vraagt om gespecialiseerde plannings-ondersteuning (projectanalisten)
16
En nu verder? Klaar met implementatie?
Business verantwoordelijkheid voor: • verdere ontwikkelingen • Datakwaliteit
Technisch • Blijven door ontwikkelen van Primavera • Synchronisatie van gegevens SAP Primavera 17
Martin Zoontjens
DISCUSSIE EN VRAGEN 18
