Presentatie voorzieningen, reserves en overige aandachtspunten
Ipa-Acon Accountants BV mr. drs. John Olij RA, mr. Steven de Vries, Zoubair Ziyan 2 oktober 2014
1
Inleiding en doel bijeenkomst verbetering kwaliteit jaarverslaggeving; verwachtingen m.b.t. jaarrekeningdossier
Dit met als doel: een efficiënter controleproces tijdige afronding controle en afgifte controleverklaring bibliotheken
2
Programma 1. Maatschappelijke opinie over accountantscontrole
2. Reserves en voorzieningen kader 3. Voorbeelden voorzieningen
4. IT en accountantscontrole 5. Verantwoording baten en lasten projecten 6. Overige onderwerpen / vragen? 3
1. Maatschappelijke opinie over accountantscontrole ‘Kwaliteit controledossiers onvoldoende’ Gevolg: strengere eisen aan kwaliteit uitvoering controles, dossiervorming en aan verslaggeving En derhalve meer druk op de verantwoording (jaarrekening) van directies en bestuur 4
2. Reserves en voorzieningen Balansposten
reserves en voorzieningen aandachtspunt jaarrekeningcontroles bibliotheken
Basis
is RJC1 (kleine organisaties zonder winststreven) i.c.m. de RJk/Titel 9 BW2
5
Reserves: uitgangspunten Reserves
onderdeel eigen vermogen Verplicht toelichten bedrag, doelstelling en voorwaarden - per reserve Geen rechtstreekse vermogensmutaties; resultaatbestemming onder de staat van baten en lasten (behoudens….) Toevoeging/onttrekking uit reserves als afzonderlijke post resultaatbestemming 6
Voorzieningen: uitgangspunten 1 Definitie
voorziening ‘onderdeel van het vreemd vermogen waarvan de omvang en/of het moment van afwikkeling onzeker is, maar wel redelijkerwijs is in te schatten’ (RJk, B101)
Opnemen
per balansdatum indien wordt voldaan aan 3 cumulatieve voorwaarden 7
Voorzieningen: uitgangspunten 2 (1a)
‘In rechte afdwingbare verplichting of: (1b) ‘Feitelijke verplichting (2) Het is waarschijnlijk dat voor afwikkeling een uitstroom van middelen noodzakelijk is (3) Er kan een betrouwbare schatting worden gemaakt van de omvang verplichting 8
Voorzieningen: uitgangspunten 3 Ad
1a: in rechte afdwingbare verplichting is een wettelijke verplichting of overeenkomst Ad 1b: feitelijke verplichting is o.m. beleidslijn, gevolgde gedragslijn, specifieke uitspraak (maar: gerechtvaardigde verwachting wekken bij andere betrokkene tot nakomen…) 9
Voorzieningen: uitgangspunten 4 Ad
2: Het bedrag dat als voorziening wordt opgenomen, is beste schatting, rekening houdend met risico’s en onzekerheden, noodzakelijk om verplichting af te wikkelen: dus in een keer vormen!
Ad
3: Oordeel directie over schattingen is hierbij bepalend 10
Voorzieningen: uitgangspunten 5 Voorziening
(deels) niet nodig als verplichting wordt vergoed door derde Beoordeling voorziening op iedere balansdatum verplicht; indien voorziening (deels) niet nodig – laten vrijvallen (winst) Toevoeging aan voorziening en vrijval altijd tgv/tlv de staat van baten en lasten
11
3. Voorbeelden voorzieningen Reorganisatievoorziening Voorziening
ziekteverzuim Voorziening groot onderhoud Voorziening automatisering Pensioenvoorziening (niet bij bibliotheken) Verlieslatende contracten (niet bij bibliotheken) Garantievoorzieningen (niet bij bibliotheken) 12
Reorganisatievoorziening Bij
diverse bibliotheken mogelijk aan de orde vanwege (zware) bezuinigingen Nadere invulling van de 3 criteria: Door bestuur vastgesteld uitgewerkt (detail) reorganisatieplan inclusief verwachte uitgaven en: Bibliotheek heeft gerechtvaardigde verwachting gewekt bij betrokkene(n) dat reorganisatie wordt uitgevoerd (dus: bekendmaken, hoofdlijnen gevolgen uiteenzetten)
13
Voorziening ziekteverzuim (1) Uitgangspunt
Bibliotheek heeft geen ziektekostenverzekering afgesloten Bij ziekteverzuim (kortdurend verzuim) kosten als jaarlijkse last nemen Bij naar verwachting langdurig ziekteverzuim en (dreigende) arbeidsongeschiktheid mag voorziening gevormd worden: dan in een keer vormen 14
Voorziening ziekteverzuim (2) Voorziening
maximaal voor duur van 2 jaar Korter als 1 jaar? Mogelijk dan een kort lopende verplichting? Onderbouwing cruciaal, aandachtspunten: Uitvoeren risico-analyse op basis van ervaringen in het verleden - Berekening van de verwachte schade (loonkosten) per dossier, met aanname(s) verwachte termijn(en) arbeidsongeschiktheid -
15
Voorziening groot onderhoud Voorziening
groot onderhoud alleen voor een materieel vast actief (d.w.z. panden) Actueel onderhoudsplan is voorwaarde Jaarlijkse beoordeling of onderhoudsplan realistisch is in relatie tot de voorziening (concreet wijziging uitgangspunten)
16
Voorziening automatisering Bibliotheken
destijds voorziening gevormd Aangehouden grotendeels voor vervanging van ICT systemen In RJk alleen groot onderhoud geregeld – vanwege lange termijnen! Kenmerk van bestemmingsreserve Mogelijke kortlopende schuld?
17
Vormen voorziening? Naast
bestaande voorzieningen afvragen of op balansdatum verplichtingen zijn die mogelijk tot een voorziening zouden moeten leiden? Asbestverwijdering? Claims, geschillen en rechtszaken? Voorziening ook vormen als eigen vermogen te laag is? Tekort in jaarresultaat 18
Omzetten voorziening in reserve? Geen
kwalificatie voorziening en dan? Voor ‘omzetting’ naar reserves gelden vaktechnische eisen (RJk/RJC1) Afstemming met gemeente(n): politieke en bestuurlijke gevoeligheid vermogensvorming? Gemeente kan dwingend voorschrijven Besluitvorming directie/bestuur/RvT 19
4. IT en accountantscontrole (1) Vanuit
vaktechniek accountantscontrole specifieke aandacht voor IT
Bibliotheken
digitaliseren processen: IT wordt steeds belangrijker
Risico-aandachtspunt
20
2014
IT en accountantscontrole (2) Bibliotheken
IT (deels) ‘uitbesteed’ aan ProBiblio - serviceorganisatie
Verantwoordelijkheid
voor de continuïteit en betrouwbaarheid gegevensverwerking blijft bij de bibliotheken
Eerste
beoordeling m.b.v. vragenlijst IT 21
IT en accountantscontrole (3) Algemene -
aandachtspunten controle zijn:
Beveiligingsbeleid (firewall, wachtwoordenbeleid etc); Wijzigingsbeheer (updates, releases) Continuïteit (back-up, recovery & herstel)
Specifiek:
autorisaties in de AFAS administratie van de bibliotheek, contributies en het betalingsverkeer 22
5. Verwerking baten en lasten subsidieprojecten Projecten
met looptijd langer dan 1 jaar T/m 2013 verwerking projectmutaties via balans (projecten wel verwerkt in de jaarrekening) maar: Geen verwerking in de staat van baten en lasten – derhalve nog geen inzicht baten en lasten boekjaar. Inzicht via extracomptabele bijlage 23
Verwerking baten en lasten subsidieprojecten (2) Basis
voor de presentatie in de staat van baten en lasten is RJC1-201 (all inclusive concept) Advies: verwerking in administratie en jaarrekening aanpassen (NB: waarderingsgrondslagen wijzigen)
Gevolgen
voor controleverklaring? 24
6. Overige onderwerpen / vragen Beoordeling
status gelieerde partijen (stichtingen) en/of consolidatie
Controle
juiste verwerking kosten groot onderhoud t.l.v. de voorziening
Wnt
25
Vragen en discussie?
26
