Binnenlandse Zaken
Ministerie van
en Koninkrijksrelaties
Datum 16 februari 2004
Ons kenmerk IFLO2004/54733
PROVINCiE
OVERIJSSEL
Reg.nr
Provinciale Staten van Overijssel
Postbus 10078 Dat.
8000 GB
Zwolle
ontv.
17
F
E
2OO
B
T
(070) 426
7685
F
(070) 426
7555
Uw kenmerk
Blad 1
Onderwerp Toezichtbrief
van
4
Aantal bijlagen 3
Bezoekadres Schedeldoekshaven 200 2511 EZ
In
mijn
brief van
2004 heb
december
5
bepaald
ik
dat de
toepassing
is.
daaraan
te
stellen eisen van
besteed
ik
Dat betekent
2003,
kenmerk lFL02003/85604, over
begroting
de
de begroting
weten en
in
Postadres Postbus 20011 2500 EA Den Haag
repressievetoezichtvorm op uw provincie van dat
Den Haag
hoofdlijnen voldoet aan de
regelgeving.
In
Internetadres
aansluiting op die brief
www.minbzk.nI
om
thans aandacht aan de overige toezichtbevindingen.Het gaat hierbij
nog resterende aandachtsen en
met uw provincie
besproken.
zijn
plaatsgevonden over In
deze
brief ga
de
aan deze
op
brief ten
grondslag liggend
daarvan
als aspect
evenementenbeleid
de
ik
in
op
uitkomsten
de
van het toezicht (weerstandsvermogen en
de verbeteracties
Gelderland). Tevens
217a van
en
feiten.
beeld van de begroting 2004
de paragrafen. Vervolgens ga
van de variabele onderzoeken
artikel 216, 217
ambtelijk overleg heeft ook afstemming
allereerst in op het algemene
ik
waaronder een reactie
staatssteun
mogelijke verbeterpunten,die reeds ambtelijk In dit
reageer
Provinciewet,
2003 respectievelijk 8 januari 2004
zijn
ik
en
naar aanleiding van op
de
verordeningen
die mij bij brief van
het ex
november
13
toegezonden.
Begroting 2004 De begroting 2004 voorschriften van
gemeenten jaar van te
is
de
eerste begroting die
het Besluit begroting
(BBV).
Ik
en
opgesteld volgens
de
verantwoording provincies
besef dat het moeilijk
inwerkingtredinggeheel conform
is
om
is
de
de
begroting reeds
en in
het eerste
regelgeving op
ingrijpend gewijzigde
stellen.
Zo ontbreekt
een afzonderlijke aangeduide
geconstateerd begroting
op
dat
te
nemen
hoofdstukken van uitsplitsing
merendeel van
het
de
de
in
financiºle begroting . deze
informatie verspreid staat
programmabegroting.
In
het
afzonderlijke
opgenomen
Bij
heb
in
de
verschillende
overzicht investeringen
gemaakt naar investeringen met een economisch
maatschappelijk nut.
Ik
financiºle
danwel
de meerjarenraming ontbreekt een toelichting.
is
geen
Datum 16 februari 2004
Ons kenmerk 1FL02004/54733
Onderdeel In
de
beleidskader, de de
ga
ervan
de
Daarnaast vraag paragrafen aan
geeft, inzicht
ik
ik
de
partijen
opgenomen
in
dat graag
overeenstemming met
in
de
De paragraaf onderhoud
actualiteit van
de
het al dan
in
niet
kapitaalgoederen bijvoorbeeld
gebouwen
opstallen, geen direct
en
onderhoudsplannen het na
slotte wordt
aanwezig
de vertaling
en
streven ambitieniveau en het
te
zijn van
de
in
paragraaf geen
achterstallig onderhoud.
In
paragraaf bedrijfsvoering ontbreekt bijvoorbeeld een nadrukkelijke koppeling
tussen op
gegeven
Minimum Beleidskader
van het Gemeenschappelijk
daaruit voortvloeiende kwaliteitsniveau. Ten inzicht
BBV wordt
tijdig.
begroting. Ook ontbreekt
de
het
de
bedrijfsvoering en de realisatievan programma s bedrijfsvoering.
betrekken
bij
Uitkomsten Zoals
al
verdere
de
er in mijn
en
voornemens
ontwikkeling van de paragrafen
brief van
mijn
in
is
verneem
of u
de variabele onderdelen
van
eerder
aangegeven,
Ik
graag
13 oktober
van
in
een (meerjaren)visie
bent die punten de
kenmerk IFLO2003/771
aspect daarvan) en verbeteracties In
onderdelen
in.
het
86,
is
toezichtprogramma ook een tweetal variabele
onderdelen opgenomen, namelijk weerstandsvermogen (en staatssteun
Gelderland.
te
begroting 2005.
het toezicht
2003,
navolgende
ga
als
naar aanleiding van het evenementenbeleid nader
ik
op
de
uitkomsten van
die twee
Weerstandsvermogen In
het bestuurlijk overleg
afgesproken
dat
in
dat ik 5 juni
2003 met
de
provincies heb gehad
aanzien van provincies
het toezicht ten
en
is
gemeenten
in
2003/2004 bijzondere aandacht wordt besteed aan weerstandsvermogen en staatssteun
als aspect
daarvan.
het
In
Vakberaad Gemeentefinanciºn, waaraan
ook de toezichthouder van mijn ministerie deelneemt, resultaten van
dit
is
afgesproken
worden. Het gaat
hier
waarvoor door
toezichthouders een aantal toetspunten voor zowel
de
alle provincies zijn
over de
zal
om een onderzoek naar voornamelijk kwalitatieve aspecten
weerstandscapaciteitals bij
dat
onderzoek een gezamenlijke rapportage uitgebracht
de
risico s
opgenomen
is
opgesteld. De resultaten van
als bijlage
1
bij
deze
dit
de
onderzoek
brief.
1f .,,Ministerie api
Blad 2
uw aandacht voor een aantal conclusies na toetsing van de hand
mate van
de in
en
partijen
realisatievan de
relatie tot de
in
met uitzondering van het onderdeel
daarvan
paragraaf verbonden
de
de begroting.
in
begroting 2005
juni 2003.
5
In
denkt dat zich daarbij onoverkomelijke problemen zullen
u
voordoen verneem
Toezicht van
begroting.
verbonden
zijn
dat
uit
opgesteld. Als
de
in
de visie op
doelstellingen die
beleidskader voortvloeiendefinanciºle consequenties
het
uit
vertaling daarvan
ontbreekt
Ik
DGKB/BFO/IFLO
paragraaf onderhoud kapitaalgoederen ontbreekt bijvoorbeeld een
BinnenlandseZaken en Koninkrijksrelaties ˙
van
4
Datum 16 februari 2004
Ons kenmerk
FL02004154733 Onderdeel
De essentie van de
paragraaf weerstandsvermogen is
aangegeven
de weerstandscapaciteiten de risico s.
deze
relatie
gekozen
te
tussen
de paragraaf niet
in
komen
een
tot
aangegeven.
is
U
beheersaspecten. beschikbaar
Ook deze
zijn
dat
u
met
Om
in
aan
te
gebleken
dat er
waarbij ook aandacht
exemplaar
desbetreffende documenten
de
doen toekomen.
te
genoemd
dat
van
5
is
juni 2003.
paragraaf geen aandacht heeft besteed aan de
in
het
Hieruit blijkt
verband
risico s in
bedrijfsvoering, openeinderegelingen, stille reserves, financiering en
financiering heb
om
zodra
Minimum Beleidskader Toezicht
eventuele positieve
gaat.
u
paragraaf is getoetst aan een aantal punten
deze
in
de
is
risico-scan wordt uitgevoerd
verzoek
mij een
Gemeenschappelijk
Blad 3
risicoprofielen de daaruit voortvloeiende
een Ik
constateer dat
Ik
kwantitatieve schatting van de risico s en de daarvoor
door derden een
wordt besteed aan
DGKB/BFO/IFLO
relatie wordt
hebt er vooralsnog niet voor
benodigde weerstandscapaciteit.Uit ambtelijk overleg momenteel
er een
dat
de
ik
aanzien van
risico s. Ten
geconstateerd
een goed
beeld
te
dat
u
de
daarop
hebben van
bedrijfsvoering en
risico s bij de in
de
desbetreffende paragrafen
alle financiºle risico s lijkt het
paragraaf weerstandsvermogen daar
op
in
mij zinvol
enigerlei wijze ook aandacht
besteden.
Graag verneem
ik
van
of
u
u
aspecten volgend
deze
weerstandsvermogen gaat meenemen
en
jaar
in
de
paragraaf
welke overwegingen
u
daarbij heeft.
Evenementenbeleid In
het
kader van mijn onderzoek
bij
de
aanleiding van het evenementenbeleid
toetspunten opgesteld. hoofden financiºn
de
beantwoorden
de
In
in
Gelderland heb
het voorjaar
achtergronden van
en zijn de
ik
ook een aantal
2003 gehouden
provincies verzocht
de
is
provincies naar de verbeteracties naar
deze
dit
werkbezoeken aan
toetspunten/vragen te
onderzoek toegelicht.
De verkregen antwoorden op de toetspunten/vragen,conclusies toelichting op de achtergrond van
onderzoek heeft
dit
onderzoek
zijn
opgenomen
en een in
bijlage 2. Dit
om door vergelijking van verbeteracties tussen
als doel
provincies, het leerproces
te
ondersteunen
en
zodoende
eventuele verdere
verbeteringen te stimuleren.
Ik
constateer dat uw provincie evenals
had
negen andere provincies een onderzoek
ingesteld (mede) naar aanleiding van de ervaringen
evenementenbeleid
in
gegevens concludeer
Gelderland. ik
dat
op
Op
alle van
met
het
basis van de door uw provincie verstrekte de 23
aspecten verbetermaatregelen
zijn
ingezet. Het gaat hierbij onder meer om verbetermaatregelen ter ondersteuning van uw controlerende taak. Graag
verneem
ik
verbetermaatregelen moeten worden ingezet. op
afzonderlijk
in
de
tekst
aangegeven
van
u
of
u
Hierbij zou
vindt dat ik
graag
nog verdere willen wijzen
voorbeelden van potentieel goede
benaderingen van de diverse provincies.
Ministerievan
BinnenlandseZaken en Koninkrijksrelaties
van
4
Datum 16 februari
2004
Ons kenmerk 1FL02004/54733
Onderdeel
De verordeningen Ik wil
mijn
2003
de
u
waardering uitspreken voor
het feit dat
uw
van de
later
provincie reeds op 22 april
2003 verschenen
in
DGKB/BFO/IFLO
de Provinciewet
Verordening Financieel beheer heeft vastgesteld. Gezien
geen gebruik kunnen maken
de
en 217a van
ex artikel 216, 217
dit
tijdstip heeft
Handreiking voor
financiºle verordeningen en controleverordeningen (artikel 212, 213, 213a
Gemeentewet. Graag verneem periodiek
uit te
van
ik
u
of
u
uw regelgeving
in
brengen nota s over
het
aandacht gaat besteden aan
beleid inzake voorkoming en bestrijding
van misbruik en oneigenlijk gebruik van provinciale regelingen. Hierbij zou dan mogelijk ingegaan kunnen worden
op
aspecten van ge ntegreerd beleid
als
regelgeving, controlebeleid, uitvoering, voorlichting en periodieke evaluatie. dergelijke nota s zouden
dan de resultaten vermeld kunnen worden van
periodieke onderzoeken
naar de toereikendheid van beheermaatregelen,
niet
in
bredere onderzoeken
het kader van
voeren. Ook verneem
aandacht
ik
graag van
wat uw overwegingen
u
zijn
en
afschrijving van activa, een
kostprijsberekeningen om geen bepaling
op
te
de
nemen
omtrent
al
dan
uit
laat
geweest om geen
waardering
te
besteden aan
zoals uw provincie momenteel
In
de
controle op
specifieke uitkeringen.
Tot slot Ik
ontvang graag v
r
Een afschrift van deze Hierbij treft u een
1
mei 2004 uw
brief heb
afschrift aan
ik
reactie op het gestelde
heden aan Gedeputeerde
van de brief die
ik
in
deze
brief.
Staten gezonden.
heden aan Gedeputeerde
Staten heb gezonden.
DE
MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN
EN
KONINKRIJKSRELATIES,
voor het
Overheden,
Ministeriei
an
BinnenlandseZaken
en
Koninkrljksrelaties
Blad 4
van
4
1
i
ii
j Un i.rJ
tij
111111
lii
PIJP
itshj 11111 IJI
111111
Ii
t
lg
cl
1.11111
hli Jrf1j7
J III
IIIJI t lsjji t
t
iI!
g i
lini
ˇ1Io*
ij
1111 1
PI!II
i
iii
nijiuf t & 1
I
$
jj
S
ditlij
III!11
glilt
flH fl buJili
1 8
s
.m
_
cn
.
1 c
:
-= -D
0)
a
c
o
0)
-
.0 c
()
.
2
>
a)
W 0)
C
0. C W
cl)
.-
.
w
a
-
c
v
V
>C
g
u
cl)
V
(2)
WW
.0
cl)
:
U)
G)
0
.
O
c
0
.
WW ,_
0
h -
a
2
fi
f
1 L sn
*
E
0 0
.
V > 0)
-
c
2
000
C
0)
.
W
(
((2W
a
U) E8
-5
o
E
c
(1)
(1)
((2
0) ((2(2)
E!E
Eo
8
8
..
0.
)
0
a
C
0W
>
((2
.
JE
.0
2
.
0
0
W
c 0
(DWwQ)
0
0
0
0
0
((2.
.
W N
.0
-
0W
.
WO. 0c W.
(2)
0
Wc
i2
0
>
m
W
)G)
3
(1)
(1)
WW
00(2) 00(2)
Oo
0
o
c
0
0
0
.0
fl 0 Dl C 0 Dl 0
::. ->
E
L.
0 > 0 D
. 0
0 W
0 4) :0
: c> 0 E 0
0 E
.C
z
0) 0
::
0 E 0
0 E
.C
5 .
W .C
z
z
Z
cl)
5
(2)
0 E 0 0
z
0 E 0 i5 C
0 E
0 E
0 E
0 E
(2)
(2)
(1)
(2)
0 E 0
W .C
0
(2)
z
z
((2
0) .E
Ccl
-
-
9
u
LL
0
.
z
z
z
z
-
C
1
0)
0
-D
0)
: .0
O
(2) .
.0
-D O
0
.
0
1
i5
0
0
Z
2
2)
0
.
Cl)
N
N
.
1:! t»
(4)
9)0 9t»
.
t»
0 0
t»
t»
-D
0.> 0 C 41)
c
0
t»
t»a) t»
> t»
(0
tt-
tt»
.E
0.c OQ)
t»
0
C
. .
.
.
c
t» 41)
t» t»
c
c
0) (1)
0) t»
-
c
c
t»
0)
S
c
c
t» t»
t» t»
t»
C
C
C
C
C
0) 0)
41)
t»
C
C
CCC 0)t»t» 41)t»t» CCC
41)
CC 0)41) 0)0) CC
0)
0) t»
C
C
(1)
t»
c
.
00 t»C
.0e,
O 0
.
.
.
C
C
C
C
C
t» t»
t» t»
t» t»
t» t»
41)
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
t» (1)
t» t»
t» t»
t» t»
C
C
C
C
V
i 0
t» .0
t» .0
t» .0
0) (0(41
(0 .0
t» .0
.0C
0 C
0 C
t».
n ot»
(41
>>> CCC
C
C
C
C
C
C
t» t»
t» 0)
C
C
t»
o
=
..
C
C
0)0) t»t»
CC
t»t»
t» (!)
t-
0
C
C
.
C
C
...
C
C
C
0) t»
> C
t» t»
0) t»
t» t»
C
C
C
C
t»
(0
(0
t»
t»
. . 1
.iZ
C )
>-
.
o
Eo
C
C
E
0
t»
0)
C
.
C
(1)
t» t»
t»
....
t»
0)
0)
V
.O t»
.
c
.
vD) CQ)
.0t»
t» :=
t» t»
.S
!
!
C
c
t» t»
.
CC 0)41) t»0) CC
0)
C
c c
!
t» t»
C.
c
6
. .!
0
: t»
t»
t»
0
>
.
Z
0
0 t»
N
N
C
0) c
(5
>
ci
(5
ci) -0.0
0 CD) D.
)
o
o.:
.
0W
W.
.-c5 Oaj
i5
f
-
c5 (5
CE W
Oa)C . ffl
wca .OW
c
C5 >CQ) W=
ci)
nW
5
-
C.)
C
W 0
E
c 0
.-
2
> c
cciZ
cW.D
.
..j
> c
>
> c
o
> c
E >
> c
> c
c
c
ci)
(5W
.C02 0 E w
(5W
(5C ł2
0)
E
0)
0)
(5
(5
ci)
W .0 C
.0
ci)
C.). .
ci)
c5ci)0
W N
0
4
ci) ci)
C
WW ci)CI)
C
C ci)
Cl)
ci)
(1)
C
(1)
C W W
(5
ci) ci)
ci)
W C
ci)
W W
Ci)
= .!.
.
-
WW Cc
ci)
o
(fl
0)
0
0)
(5
(5
.
-
ci)
.0
v82 CC5 >_(50_D
W W
(1)
(UCCI)
ci)
C._..C
Ci)
W C
W W C
(1)
.0
0)
W
V
(5
.0
(1)
CI)
(1)
W
ci)
(1)
ci)
C
C
C
._.
(5
c W W c
W
c.
1 0 O.ci)
W
cii
c
Di... o
Lh-fl >C
C5C
0)
.
(1) ci)
c
WW WW
c
c
c
W W c
ci)
W
Cl)
CI)
Cl)
Cl)
ci)
ci)
ci)
W
W
c
W c
W c
C W W C
C
C ci)
C W
C W
C
ci)
0)
W C
Cl)
ci)
ci)
C
C
C
W W c
Cl)
ci)
Cl)
ci)
ci)
ci)
ci)
Cl)
ci)
(5
0 w
.C
0 C 0
n (Cl
(5
Ut
0W0.
W csC N
(5D
.C
0
NICS
C ci)
(5W(5. (5
C-o
.0
C
.
Z O ei
(1)
>
15 (
.
4
C
Cl)
C W W C
C Cl)
C W
Cl)
Cl)
C
C
Cl)
ci)
W
Cl)
C C
4
(5Cci)ci) Cl)
Q.
W C
CC ci)Q) WW C
E
(5W.-.> .
4-
....
«
(5
.E
Cl)
c
c
ci)
ci)
(1)
W c
.
c c
c
c W W
c
0 .0
-D
V
.3
C
0)
C
>(O 0uu
-D C
1
-
ci)
00
-
..JZ
0
(1)
C.0
0
W 0
>
.
W
Z
0
:D
N
N
41)
.
. 0
.-
C c
0
c
t!)
>
0.
*1) 41)
(50=
C
CCC )41 (541)41) CEC
C
CC
41)
*1)41)
C a 41)
C
C
41) 41)
(5
C
C 41) 41)
C
C
C (1)
.
(5
C
41)
.
!
(5(5
(5
--
-
(5
(5
-
.;
(5
(5
(5(5
>
>
C
C
C
C_C
C
C
C
CC
*1) 41)
*1) *1)
*1) *1)
C
C
C
CC
(5
(5
(5(5
(5
(5
(5(5
(4)
.
-D
E 41)
0 C 41)
0)
.D.0.0
CC
E
c41
(5
(*1(5
(*1
(*1(5
(5*1)
(5(5
. .2.
0 0 C C
.
0)
0)
CD
1
.
41)
LL
-
:
«5
CDQ
0
0
5 >
0
b
. *1)
NJ
c2C
0)
4)
-o
-
0)
co
g2
t
(1)
.0
.C
o.aQ 0
.0
.0
0)
t
.0
.C
0.
CD
cE
c
c
c
0) 0)
0) 0)
CI)
cli
0)
0)
CD
CD
CD
c
Cc DCI)
4)
E
CD
c
c
CD
CD
(8
.
D
4) 0)
C 0) 0)
c
c
cc 0)0) CC cl)
CI
CI
c
c
CI) Cl)
4) 0)
c
c
cc 11)0)
DO) cc
CI
CI
C
.C
(1)
c
CD
.0
.
-
0)0)0)0)
t
C
c
c
cl)
ccc c 0)0)4)0)
2
D
C
CD
0.
c
.
t
2
2
cc
C
c
Cl)
0)
4) 0)
c
c
c
c
C
c
0)
(2)
0)
cc Dcl)
c
c
c
11)
ID
(2)
0)
Ii)
0)
I
-
0)0) 1)0)
!.
c
C
Ii) Cl)
0) 4)
c
c
c
c CD .0 (8
t
c
0 c lID
OLL
CD II)
(Cl
0
2. LL
(D
1) 0)
c c 0
cl,
0
t
CD
0
c
t
C
CD
0
1 .0
c
CD Ii) Ci) (1)
t
E
0 0
0 0
-j
z
z
c 0
(2)
>
0
0
t
1)
(8 1)
0
0)
N
N
_______________
Bijlage
Overzicht Verbeteracties n.a.v. evenementenbeleid
Conclusies
Uit het
op
ingestelde onderzoek
aanleiding zou moeten dient ook
In
dat binnen
blijkt bij
zeker gewezen
te
december
vervaardigd ten behoeve van
alle provincies
de
doen
op de
Bestuurlijke lessen
nota
welke door de
griffier van
Kring van Commissarissen
zeven terreinen: aanpak van fraudegevoelige dossiers controlerende taak van Provinciale Staten, besluitvormingsprocedures,mandaat
en
hand van
de
23
hebben geleid
tot
en
ervaringen
van de Koningin.
zijn
en
mede
volgende
de
belangenverstrengeling,
(verbetering van) het financieel in
kaart gebracht
dan
het
in
hoeverre
en ten
Gelderland deze
op
evenementenbeleid
bij
dat
de
meeste provincies
niet alleen de
affaires (zoals de Ceteco-kwestie
landelijke bouwfraude-zaak waarbij ook enkele
aanleiding hebben
procedures. Dit heeft
in
in
gevormd het
tot
bij
ervaringen bij
de
provincie
verbeteringen bij controlemaatregelen
algemeen geleid
tot
ZuidHolland
provincies betrokken waren) en
-
een intensivering van de aandacht voor
regels voor onder meer interne controle en contractbeheer,mandaat integriteit en
de
hierbij in kaart gebracht.
maar ook andere de
op
verbetermaatregelen. Ook reeds lopende verbetertrajecten
Geconcludeerd kan worden Gelderland,
zich
met het evenementenbeleid
terreinen, die een andere oorzaak kunnen hebben Gelderland,
enkele
uit
delegatie, contractbeheer,financiºle controle op
toetspunten/vragen is
de
dit
provincie Friesland
de
verbetering van
en
integriteit en
subsidieverleningen garantie, interne organisatie
aanzien van welke aspecten
of de ervaringen
andere provincies mede
verbetermaatregelen. In
treffen van
worden
2001
nagegaan
is
bij
de aanpak van Gelderland concentreren de verbetermaatregelen
systeem. Aan
toezichtbrief
Gelderland
de provincie Gelderland ook
zijn tot het zelf
provinciale affaires d.d. is
bij
hoofdlijnen
met het evenementenbeleid
verband
2
en delegatie,
belangenverstrengeling,aanbestedingsbeleid, opdracht-, subsidieen en
garantieverlening
(inclusiefde Europese
regelgevingvoor aanbesteding
en staatssteun).
Bovendien wordt door middel van een verbeterde planningen en controlcyclus, administratieve organisatie en interne controle aandacht voor de gesignaleerde
(verbeter)maatregelen bevorderd.
Deze maatregelen kunnen bijdragen aan
van (het ontstaan van) situaties en/of gebeurtenissen waaraan
verbonden
blijken uit het
provincies. Provincies maken
onderzoek ook interessante verschillen tussen
brengen van deze verschillen
in
het Ieerproces
het bijzonder als doel
om door
binnen de provincies
te
manier verdere verbeteringen te stimuleren.
goede benaderingen van
de diverse provincies
In
per
het
in
kaart
ondersteunen
en op
de tekst zijn voorbeelden van potentieel
vet gedrukt. Het gaat
legal audits, audits naar aanbestedingsprocedures en
contactpersonen
de
verschillende keuzen ten aanzien van de soort van
verbetermaatregelen. Dit onderzoek heeft
om
beperken
zijn.
Naast overeenkomsten
die
het
(financiºle) risico s
hierbij bijvoorbeeld
integriteit, afzonderlijke
dienstonderdeel voor Europa, functieroulatie
bij
gevoelige onderdelen
(zoals aanbesteding), centrale registraties van nevenfuncties,een staatssteunregister en vooraf referenties invoeren
en
checken
resultaten centraal registreren).
bij
het verlenen
van grote contracten
(en
de
n
Overzichtverbeteracties Toet spunten
evenementenbeleid Gelderland
Provincies Drenthe
onderzoek gestart nav het evenementenbeleid?Zo ja, wanneer? 1.
Flevoland
ja
(onder andere), ja, in
2002
taak van
informatievoorziening van GS aan PS? Zo ja, zijn de desbetreffende regels in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? specifieke controle van PS
3. Is er
s
projecten? Zo
ja, zijn
grote projecten? Zo
ja,
Integriteit en
Zo
ja,
ja, a
2001
ja
nog niet
aangepast
in
a
a
ja, a
niet structureel
a
nog niet
aangepast
ja
nee
niet systematisch nee
ja
ja
ja
waaruit bestaat die?
5. Bestaan er afsprakenover rapportageaan en toetsingsmomentendoor PS? Is er
ja, in
bij grote
de
desbetreffende regels 2001 of 2002 of 2003 aangepast? Hoe wordt grote projecten gedefinieerd? 4. Is er inhoudelijke ondersteuningvan PS bij
6.
2001
interne regels tav.
2. Zijn er
Fraudegevoelige dossiers! controlerende
Gelderland
Frvsl n
een
Is er
a
(bestuurlijken ambtelijk)integnteitbeleid?
is
dat beleid
in
2001
of
20020f 2003
ja, in
2003
ja, in
2003
ja, juni
2001
a
aangepast?
belangenaangepast? 7.
klokkenluiden egeling?ia Wordt de bewustwording tav. belangenverstrengeling/integriteit door extra a maatregelengestimuleerd?
verstrengeling
Kent de provincie een
a
a
a
a
niet actief
a
8.
9. Is er
juridische control
in a
besluitvormingsprocedures verankerd? regels voor
10. Zijn er
Besluitvormingsprocedures,
procedures,mandaat delegatie
&
o.a.
opdrachtverlening (o.a.voor mandaat, delegatie en machtiging)? Zo ja, zijn die regels in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? 11. Wordt de bewustwording tav inkoop en opdrachtveflening door extra maatregelen gestimuleerd? 12. Is in de regels en proceduresde Europese dimensievan regelgeving(staatssteun & Europese aanbestedingsregels) verankerd? 13. Wordt de bewustwording tav de Europese dimensievan regelgevingdoor extra maatregelen gestimuleerd?
ja, in
ia,
Contractbeheer
2003
ja
In
ontwikkeling
a
antecedentenonderzoekplaats? Zo a decentraal? 15. Kent de provincie een aanbestedingsbeleid? Zo ja, is dat beleid in 2001 of 2002 of 2003 ja, aangepast? Vindt
14.
in
ontwikkeling
a
a
in
ontwikkeling
a
a
ja
ja
ja
ja
ja
ja
a
a
a
inkoop en
er
in
ontwikkeling
beperkt
a
2001
a
centraal of
16. Zijn er regels voor de aanbestedingsen en uitvoenngsfase?Zo ja, zijn die regels in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? 17. Wordt de bewustwording tav contractbeheer door extra maatregelen gestimuleerd? 18. Is er een subsidieverordening? Zo ja, is die verordeningin 2001 of 2002 of 2003 aangepast?
19.
in
ja,
2003
nog niet
5, in
ja
In
ontwikkeling
ja,
wordt
in
a,
aangepast
2004
aangepast
2003
ja
ja
ja
ja
ja
wordt in 2004 aangepast
ja,
ja,
1997 en
AO van
2004
a
leer een specifiek controlebeleid voor
subsidieregelingen en garantieveflening? Zo ja, is dat beleid 2002 of 2003 aangepast? naleving van
20.
Zijn er
In in
2001
ontwikkeling
2003
a,
in
a,
wordt
a
ja
of
regels m.b.t financtsleafrekening van
garantievefleningen? Zo ja, zijn die of 2002 of 2003 aangepast? 21. Is er een interne (verbijzonderde) controlfunctie? Zo ja, waar en hoe is die vorm gegeven? subsidie en
in
2004
a
.
a,
neen
.
a
aangepast
regels in 2001
ja, In
ontwikkeling
in
ontwikkeling
concern en per ja
sector Interne organisatie Is de splitsingvan verantwoordelijkheden en bevoegdheden (her)kenbaar verankerdin regels? Zo ja, op welke terreinen? 22b. Is sprake van functieroulatie? Zo ja, op welke terreinen?
22a.
(Verbetering van) financieel systeem
a: ja; b: niet a: ja; b: ja
a: ja; b:
nee
a. ja; b:
nee
bekend
23. Levert het financieel systeem de
noodzakelijke informatie in de gewenste vorm (m.b.t.subsidie/gar./aanbest.)?
a
a
a
a
2
Vervolg overzichtverbeteractiea n.a.v.evenementenbeleld Gelderland ProvincIes Toetspunfen Groningen
Limburg
onderzoek gestart nav het evenementenbeleid?Zo ja, wanneer? 1. Is er
n.a.v.de a,
2. Zijn er interne regels tav. informatievoorziening van GS aan PS? Zo ja, zijn de desbetreffende regels in 2001 of 2002 of 2003 Fraudegevoelige aangepast? dossiers/controlerende
specifieke controle van PS
3. Is er
taak van
ja, zijn
de
ja,
2003
2002
ja
a, in
2002
a
ja, in
2002
a
nee
GS is verantwoordelijk
2002
niet systematisch
voor uitvoering niet bekend
mogelijk
.
ja
ja,
deels
ja
ja
(bestuurlijken ambtelijk)integnteitbeleid?
6. Is er
Integriteit en
a,
waaruit bestaat die?
Bestaaner afsprakenover rapportageaan en toetsingsmomentendoor PS? ja,
a, in
in
nee, in
5.
Zo
Noord-Holland
.
a
gebeurtenissenin Gelderland
a
is
grote projecten? Zo
2002
bij grote
desbetreffende regels 2001 of 2002 of 2003 aangepast? Hoe wordt grote projecten gedefinieerd? 4. Is er inhoudelijke ondersteuningvan PS bij projecten? Zo
Noord-Brabant
nee, nietspecifiek
een
is
dat beleid
in
2001
of
2002 of 2003
a,
bestuurlijkja, 2003;
2003
a, in
ambtelijk ja
sangepest?
2002
a, in
2003
belangenverstrengeling
Kent de provincie een klokkenluiderregeling?is Wordt de bewustwording tav. )elangenverstrengeling/integnteit door extra a maatregelengestimuleerd? 7.
verstrengeling
ia
ie
a
8.
9.
er
Is
juridische control
in
s
mee bezig
ja
besluitvormingsprocedures verankerd? 10. Zijn er
Besluitvormingsprocedure4
procedure4 mandaat delegatie
&
a
i
a
a
a
a, in
a
a
a
a
a
a
regels voor os, inkoop en
opdrachtverlening (o.a. voor mandaat, delegatie mee bezig a en machtiging)? Zo ja, zijn die regels in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? 11. Wordt de bewustwording tav inkoop en opdrachtverlening door extra maatregelen a a gestimuleerd? 12. Is in de regels en proceduresde Europese dimensievan regelgeving(staatssteun & startvoorjaar 2004 ja, in ontwikkeling Europese aanbestedingsregels) verankerd? 13. Wordt de bewuatwording tav de Europese dimensievan regelgevingdoor extra maatregelen mee bezig in ontwikkeling gestimuleerd? 14. Vindt er antecedentenonderzoekplaats? Zo nog niet (voorzien ja vanaf medio 2004) ja, centraal of decentraal? 15. Kent de provincie een aanbestedingsbeleid? a,nietrecent Zo ja, is dat beleid in 2001 of 2002 of 2003 a aangepast 3angepast? -
,
.
ja
.
Contra ctbe heer
16. Zijn er regels voor de aanbestedingsen en zie 15 uitvoenngsfase?Zo ja, zijn die regels in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? 17. Wordt de bewustwording tav contractbeheer a door extra maatregelengestimuleerd?
subsidieverordening? Zo ja, is die verordeningin 2001 of 2002 of 2003 aangepast? 18.
Is
er
19. Is er
Financiºle controle OP subsidie-verlening en garantie
a, in
a
2002
a, in
2002
a, in
2002
a
ja
a
a
a
a
a
ja
ja
ja
ja
a
a, in
2003
niet bekend
a
a,
in
2003
a,
provinciale
-
een
een specifiek controlebeleid voor
subsidieregelingen en garantieverlening? Zo ja, is dat beleid in 2001 2002 of 2003 aangepast? naleving van
20.
Zijn er
of
regels m,b.t.financiºleafrekening van
garantieverleningen? Zo ja, zijn die of 2002 of 2003 aangepast? 21. Is er een interne (verbijzonderde) controlfunctie?Zo ja, waar en hoe is die vorm gegeven? subsidie en regels
in
2002
a
2001
a,
afdeling
Financiºnen Control
Interne organisatie Is de splitsingvan verantwoordelijkheden en bevoegdheden (her)kenbaar verankerdin regels? Zo ja, op welke terreinen? 22b. Is sprake van functieroulatie? Zo ja, op welke terreinen?
een Unit Control
waarin twee a,
controllers
controller(met a
onder secretans functioneren rechtstreeks
enkele
de
medewerkers)
22a.
(Verbetering van) financieel systeem
a: ja; b: ja
23. Levert het financieel systeem de
noodzakelijke informatie in de gewenste vorm (m.b.t subsidie/gar./aanbest.)?
a: ja; b: ja
a: ja: b:
nee (FIS); in
,
a
ja
nee
a. ja; b: ja
.
a
ontwikkeling
3
Vervolg overzichtverbeteractiesn.a.v.evenementenbeleid Gelderland Provincies Toetspunten Overijssel 1. Is er een onderzoek gestart nav het evenementenbeleid? Zo ja, wanneer? .
ja,
Utrecht
ja
-
Zeeland
Zuid-Holland
(onderandere),
2001
a,
2001
ja,
2002
2003
2001
interne regels tav.
2. Zijn er
informatievoorziening van GS aan PS? Zo ja, zijn de desbetreffenderegels in 2001 of 2002 of 2003 Fraudegevoelige aangepast? dossiers/controlerende specifieke controle van PS
3. Is er
taak van
ja, zijn
grote projecten? Zo
de
ja,
miv
2004
ja
ja
ja,
nee
ja
ja
ja
nee
ja
ja
nvt
nee
ja
ja
ja
bij grote
desbetreffende regels 2001 of 2002 of 2003 aangepast? Hoe wordt grote projecten gedefinieerd? 4. Is er inhoudelijke ondersteuningvan PS bij projecten? Zo
ja,
in
waaruit bestaat die?
Bestaan er afsprakenover rapportageaan en oetsingsmomenten door PS?
5.
(bestuurlijken ambtelijk) integnteitbeleid?
6. Is er
Zo
ja,
is
dat beleid
in
2001
of
2002 of 2003
ja,
ambt 2001, 2004
a, 2002 ambt, 2003 best
.
2001
ja
ja,
ja
ja
is
ja
a
ja
ja
ja
ja
best
aangepast?
Integriteit en belangenverst
klokkenluiderregeling?ja Wordt de bewustwording t.a.v. belangenverstrengeling/integriteit door extra ja maatregelengestimuleerd?
7.
verstren geling
Kent de provincie een
6.
9.
er
Is
juridische control
in
besluitvormingsprocedures verankerd? 10. Zijn er
Besluitvormingsprocedures,
procedures,mandaat
&
delegatie
opdrachtverlening (os. voor mandaat, delegatie a, voor 2001 en machtiging)? Zo ja, zijn die regels in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? 11. Wordt de bewustwording tav inkoop en opdrachtverlening door extra maatregelen ja estimuleerd? 12. Is in de regels en proceduresde Europese dimensievan regelgeving(staatssteun & ja Europese aanbestedingsregels) verankerd? 13. Wordt de bewustwording tav de Europese dimensie van regelgevingdoor extra maatregelen ja gestimuleerd? antecedentenonderzoekplaats? Zo ja decentraal? 15. Kent de provincie een aanbestedingsbeleid? Zo ja, is dat beleid in 2001 of 2002 of 2003 ja aangepast? 16. Zijn er regels voor de aanbestedingsen en uitvoenngsfase? Zo ja, zijn die regels in 2001 of ja 2002 of 2003 aangepast? 17. Wordt de bewustwording tav contractbeheer ja door extra maatregelen gestimuleerd? 14. ja,
Contractbeheer
Vindt
19.
subsidie-verlening en garantie
Is
er
in
2002
ja,
periodiek
a,
ja
a
ja
a
ja
ja
ja
ja
a
ja,
decentraal
nog niet
mandaat 2002
ja,
extern
a,
2002
of
subsidieverordening? Zo ja, is die verordeningin 2001 of 2002 of 2003 aangepast? er
ja,
er
centraal
18.Is
Financiºle confmle op
a
regels voor o.a. inkoop en
nietbekend
a
ja,
a
a
a
nee
nee, nog niet
a
ja
8
ja,nb
a
ja
ja
j8
a
ja
ja
een
een specifiek controlebeleid voor
naleving van
subsidieregelingen en garantieverlening? Zo ja, is dat beleid in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? 20. Zijn er regels m.b.t. financiºleafrekening van subsidie en garantieverleningen? Zo ja, zijn die regels in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? 21. Is er een interne (verbijzonderde) controlfunctie? Zo ja, waar en hoe is die vorm gegeven?
.
a,
nietbekend
a
ja
a,
PenC
a,
a: ja; b: ja
a: ja; b:
.
ja
P&C cyclus
Interne organisatie Is de splitsingvan verantwoordelijkheden en bevoegdheden (her)kenbaar verankerdin regels? a: ja; b Zo ja, op welke terreinen? 22b. Is sprake van bekend functieroulatie? Zo ja, op welke terreinen?
22a.
(Verbetering van) financieel systeem
niet
a: ja; b
specifiek
23. Levert het financieel systeem de
noodzakelijke informatie in de gewenste vorm (m.b.t.subsidie/gar.Iaanbest)?
ja
niet
nee
ja
ja
ja
.1rnapU
ua,w,,unyurrniu,a 1999 is begonnen met hetsystematisch vormgeven aan dejundische kwallteitazorg.Alle
onderzoekgestart nav het evenementenbeleid? Zo ja, wanneer? Is er
1.
Fraude voeli dossiers, controlerende taak van
een
In
(staf)groepen zijn doorgelichten voorstellenvoor verbetering zijn gedaan. DaarbIjis ook gebruik
gemaakt van de aanbevelingen van het rapport Van der Veen. 3x per jaar wordt,via de hednjfsrapportages, over de voortgangvan de implementatie gerapporteerd. 2. Is er een actieveinformatievoorzieningvan GS Er is in het kader van het dualismeeen onderzoekgaande of de huidige vorm aangepastmoet aan PS? Zo ja, zijn de desbetreffende regels in worden. Er zal nagegaan worden of er een checklistopgesteld gaat worden. 001 of 2002 of 2003 aangepast? 3. Is er specifiekecontrolevan PS bij grote Per projectworden daarover specifiekeafspraken gemaakt. projecten? Zo ja, zijn de desbetreffende regels in 2001 of 2002 of 2003 aangepast?Hoe wordt qrote projecten gedefinieerd? 4. Is er
inhoudelijkeondersteuning van PS
rote projecten? Zo
ja,
bij
Waaruit bestaat die?
Bestaaner afspraken over rapportage aan toetsingsmomenten door PS? 5.
6. Is er
Zo Inte
nteit
belan
en
ja,
(bestuurlijk en ambtelijk)integnteitbeleid?In 2003 dat beleid in 2001 of 2002 of 2003
aangepast? 7.
,,
8.
verstrenga fl g
is
en
ondersteuning door de griffier niet regulier.Per projectworden daarover, indien gewenst, afspraken gemaakt. Geen algemene afspraken. Wordt, inclusiefevaluatiemonient,per projectbezien en afgesproken.
Naast de
is
het integriteitsbeleid aangepast.lntegnteitsregels zijn gebaseerdop het IPONNG/BZKmodel.
Genoemd model
is
vrijwelØØn op ØØn
overgenomen zowel voor ambtenarenals
bestuurders.
Kent de provincieeen klokkenluiderregeling? De procedureregeling Melding MisstandProvincie is in 2003 vastgesteld. Voor bestuurders: na het vaststellenvan de nota bestuursfunctiesin 2003
Wordt de bewustwording t.a.v.
elangenverstrengeling/integriteit door extra
maatregelengestimuleerd? 9. Is erjundische controlin
zijn er
geen extra
stimulerende maatregelen genomen. Ambtenaren:er is een meldingsformulier nevenwerkzaamheden in het aanstellingspakket.Verder is integriteit onderwerpvan de ,argesprekken. Zie het antwoordbij 1. Verder centraletoetsingvan stukken op juridischekwaliteit.
besluitvormingsprocedures verankerd? 10. Zijn er regelsvoor o.a. inkoop en De mandaatregeling is in 2003 geactualisserd. Ondertekening correspondentie gebeurt door opdrachtverlening (o.a. voor mandaat,delegatie degene die beslissingin mandaat neemt. Ondermandaat is in beperkte mate mogelijk.Zie ook het en machtiging)? Zo ja, zijn die regels in 2001 of antwoordbijl 1. 2002 of 2003 aangepast? 11. Wordt de bewustwording tav inkoop en Een actualisatievan het aanbestedingsbeleid werken vindtin 2004 plaats.In 2004 vindtook een Besluitvormingsprocedures, opdrachtverlening door extra maatregelen (extern)onderzoeknaar inkoop plaats.Tevens een audlt naar de aanbestedingsprocedure procedures, gestimuleerd? binnen Wegen en Kanalen De afstemmingdaarvan met het onderzoeknaar inkoop moet nog mandaat & laatsvinden. delegatie 12. Is in de regelsen proceduresde Europese In het aanbestedingsbeleid werken is daar bij Wegen en Kanalen aandachtaan gegeven.Een dimensievan regelgeving (staatssteun & checkllstt.b.v.de (verdere)verankering is in ontwikkeling.Zie ook het antwoordbij 13. Europese aanbestedingsregels) verankerd? 13. Wordt de bewustwording tav de Europese Vanuit het projectEuropa in Drenthe zijn in 2002 bijeenkomsten georganiseerd om kennis mbt dimensievan regelgeving door extra maatregelenEuropese regelgeving aan medewerkers over te dragen. Binnen iedere groep is een gestimuleerd? contactpersoon Europa aangesteld. De aandachtvoor Europees recht en beleidwordt op concernniveau geco rdineerdOok in het personeelsblad wordt hier regelmatigaandacht aan
ja,
Contra ctbeheer
Vindt
er
antecedentenonderzoek plaats? Zo
besteed. (De procedurembt)
het antecedentenonderzoek vindtdecentraal plaats.Daarbijwordt tot nog toe gemaaktvan openbare bronnen. In onderzoekis of voortaan ook van gesloten bronnengebruik gemaakt gaat wojden. 15. Kent de provincieeen aanbestedingsbeleid? De provincie beschiktal langere tijd overeen aanbestedingsbeleid. De met betrekking tot de Zo ja, is dat beleidin 2001 of 2002 of 2003 aanbesteding van diensten gehanteerdedrempelbedragen zijn recentelijk (in 2003 dus) aangepast? geactualiseerd.Hel bepaaldein het Uniform aanbestedingsregelement 2001 (UAR 2001) is bij het aanbestedenvan werken door de provincieintegraalvan toepassing verklaard. 16. Zijn er regelsvoor de aanbestedingsenen Er is een aanbestedingsbeleid van werken (aanpassing in 2004). Er is een beschrevenprocedure uitvoenngsfase? Zo ja. zijn die regels in 2001 of van de uitvoeringbinnen Wegen en KanaIen 2002 of 2003 aangepast? 17. Wordt de bewustwording tav contractbeheerEr is een projectin voorbereiding t.b.v. systematische aanpak van het contractbeheer. Zie ook het door extra maatregelen gestimuleerd? antwoordbij 11. 14.
centraal of decentraal?
alleen gebruik
18. Is er een subsidieverordening? Zo ja, is die De Algemene Subsidieverordening Drenthe dateert van 1997, evenals de Budget verordening in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? Subisdieverordening Drenthe. Een voorstel voor een nieuwe verordening komt binnenkort in GS. 19. Is er een specifiekcontrolebeleidvoor In 2004 wordt een concernbreed projectprocesbeheersing opgestart.Hierinwordt de kwaliteit(o.a. Financiºle naleving van subsidieregelingen en maatregelenversus ge nventanseerde risico s) van beschrevenprocessenbeoordeeld. Op basis ControleOp garantieverlening?Zo ja, is dat beleid in 2001 of van een uit te voeren nsicoananalyse zal het aantal beschrijvingenworden uitgebreid. Cultuuren ubsidie-veflenin002 of 2003 aangepast? Welzijn is bezig met de ontwikkelingvan een subsidievoigsysteem. en garantie 20. Zijn er regels m.b.t.financiºleafrekening van Naast de algemene regels mbt bevoorschottingen (80%) en accountantsverklanngen staan de subsidie en garantieverleningen? Zo ja, zijn die regels m.b.t.financiele verder in de betreffende individueleregelingen.Bij invoer van regels in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? documenten in de administratievindtcontrole op juist gebruik bevoegdheden(a.d.h.v.parafenlijst) en invoercontroleop gegevens plaats. 21. Is er een interne(verbijzonderde) De concemcontroller heeft opdracht gekregen de controlfunctie te verstevigen.In 2004 is de controlfunctie?Zo ja, waar en hoe is die vorm vorming van een controlunit gepland.
a
legeven? Interne organisatie
Is de splitsing van verantwoordelijkheden en Er zijn een mandaatregeling en een subbudgethoudersregeling. Begin 2004 wordt de Financiele bevoegdheden (her)kenbaar verankerd in regels? Verordening vastgesteld.Er is een managementpool.Ook bij Wegen en Kanalen is sprake van Zo ja, op welke terreinen?22b. Is sprake van functieroulatie bij de aanbestedingen .
22a.
functieroulatie?Zo
ja,
op welke terreinen?
(Vest etenng van) 23. Levert het financieelsysteemde financieel noodzakelijke informatiein de gewenste vorm
systeem
Vanuit het financieelsysteemkan
alle
financiºleinformatieper prestatieworden verstrekt.
lm.b.t.subsidie/gar./aanbest.)?
Ondersteunt het gebruikte financieeladministratief systeemde beheerenen ontrolemaatregelen inzake het subsidiegaranti garanti un aanbestedingsbeleid? a3a.
genoemde onderwerpenkennen elk hun eigen procedures. Door de Facilitaire Groep is, ondersteunddoor een externe organisatie,een onderzoeknaar de bestaandesituatievan stukkenstroom en archieffunctie gedaan.Op basis van de conclusies en aanbevelingen daarvan De
heeft de
Facilitaire Groep
inmiddels een voorstelvoor het vervolgtraiect gedaan.
5
Toeisounten Fraudegevoellge 1. Is er een onderzoekgestartnav het evenementenbeleid? dossiers! Zo ja, wanneer?
ToelicfttinaFlevoland
gemaakt van de aanbevelingen van het rapportVan der Veen GS besprokenen ter kennis gebracht van de commissieAZ.
Ibesultaten(daarbijis tevens gebruik zijn
in
februari(5
en
19)
2002
in
controlerende taak van PS
GS Die (actieve)informatievoorziening,ook over integriteit, looptvia de diverse commissies. Alle desbetreffende regels in punten van het rapportVan der Veen zijn daarbijtoegepast. 2001 of 2002 of 2003 aangepast? 3. Is er specifiekecontrole van PS bij grote tij de projectopzet worden de diverse tussenstappen en de informatievoorzieningaan PS/controle projecten? Zo ja, zijn de desbetreffende regels in door PS ingebouwd.Onder grote projecten worden verstaan projecten met een (grote)potitieke 2001 of 2002 of 2003 aangepast?Hoe wordt relevantie. 2.
er
Is
een actieveinformatievoorzieningvan
PS? Zo
aan
ja, zijn
de
grote projectengedefinieerd? 4.
Is
inhoudetijkeondersteuning van PS
er
grote projecten? Zo
ja, waaruit
Bestaaner afspraken over rapportage aan toetsingsmomenten door PS? 5.
Integriteit en
6. Is er
belangenverstrengeling
Zo
verstrengeling
ja,
is
De
bij
bestaat die? en
f1.
Is
noodzakelijke ondersteuning.
Daarnaastis geen sprake van specifieke
ook geen behoefte aan.
Lie het antwoordbij
3.
(bestuurlijk en ambtelijk)integriteitbeleid? In 2003 is een gedragscodevoor bestuurders en ambtenarenopgesteld. GS heeft ook aan alle van nevenfuncties dat beleidin 2001 of 2002 of 2003 relatieseen brief daarover gezonden.Er vindtcentrale melding/registratie
aangepast? 7.
griffierlevertde
ondersteuning.
,an bestuurderslambtenaren plaats.
Kent de provincieeen klokkenluiderregeiing? Wordt de bewustwordingt.a.v.
Ja.
workshops daarover gegeven.
Er zijn
voor een iederverplichte
Er zijn
richtlijnen(en modellen) opgestetd voor stukken
jelangenverstrengelinglintegrlteit door extra
maatregelengestimuleerd? Besluitvomiingsprocedures, 9. Is er
.
juridischecontrolin
die
voor een Juridischeen/of financiºle
procedures,
hesluitvormingsprocedures verankerd?
mandaat
Nagegaan is of de regels en instructies aan actuatisenng toe zijn en/of uitbreidingbehoeven.Dit mandaat,delegatie heeft geresulteerd in een henjkte inkoopstructuur,welke ingaande 1-1 -2004 van toepassing en machtiging)? Zo ja, zijn die regels in 2001 of (implementatie en uitvoering)is. Dit is ook geschied bij aan de provinciegelieerde 2002 of 2003 aangepast? rechtspersonen, zoals Holding Flevoland BV en haar dochters. Er is sprake van centrale nkoop/opdrachtverlening. 11. Wordt de bewustwording tav inkoop en Actualisering/uitbreiding van de regels zal gepaardgaan met interne voorlichtingover de toepassin opdrachtverlening door extra maatregelen daarvan.
&
delegatie
regelsvoor
10. Zijn er
opdrachtverlening
o.a.
(o.a.
toets in aanmerkingkomen. Toetsing vindtplaats mede aan da hand hiervan
inkoop en
voor
jestimuleerd? Is in de regelsen procedures de Europese Daar werd altijd al rekening mee gehouden en daar wordt ook strikt de hand aan gehouden. dimensievan regelgeving (staatssteun& Europese aanbestedingsregels) verankerd? 13. Wordtde bewustwording tav de Europese Er is een cursus staatssteun gegeven.Daarnaastwordt voorlichtingdaarover gegeven en vinden dimensievan regelgeving door extra maatregelen workshops plaats. gestimuleerd? 14. Vindt er antecedentenonderzoek plaats?Zo Bij majeurecontracten is goed inzichtnodig in de AO van de contractpartnerin het bijzonder mbt ja, centraalof decentraal? waarborgentav noodzakelijke functiescheidingen in die Organisatie.Daarnaastvooraf referenties inwinnenen checken, daarbijde Wet Bibob gebruiken. Bij twijfel (en bij het ProgrammaManagement Europa altijd) wordt Dunn&Bradstreet ingeschakeld. Verkregeninformatie
12.
Cont ractbeheer
wordt centraal verzameld. 15.
Zo
aandachtaan besteed. Voor 2004 staat (de aanbestedingsbeleid? Sinds 2002 wordt daar meer nadruk op gelegd/meer op het programma. 2001 of 2002 of 2003 aanpassingvan) het contractbeheer
Kent de provincieeen ja,
dat beleid in
is
aangepast? is gebaseerd op het model van LNV. In wezen sluit dit aan bij het 16. Zijn er regelsvoor de aanbestedingsen en Het aanbestedingsregelement uitvoenngsfase? Zo ja, zijn die regels in 2001 of Uniform aanbestedingsregetement 2001 (UAR 2001). 2002 of 2003 aangepast? 17. Wordt de bewustwording tav contractbeheerZie het antwoord bijl 5. gestimuleerd? door extra maatregelen Financiºle 18. Is er een subsidieverordening? Zo ja, is die De Aigemene Subsidieverordening Flevoland dateert van 1999. Wordt mede nav duaai in 2004 controle op verordening in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? aangepast. ubsid,e-verlen,n 9. Is er een specifiekcontrolebeleidvoor De wijzigingbestond uit een versnellingvan de afwikkeling,waarbij bewusthet risico van het niet
en garantie
naleving van subsidieregelingen en garantieveriening?Zo 2002
of
2003
20. Zijn er
ja,
is
dat beleid in 2001
halen van de doelen op de koop toe
is
genomen.
of
aangepast?
regels m.b.t.financiºleafrekening van
Deze regels zijn
in
de
subsidieverordening opgenomen. Zie verder het antwoordbij 18.
garantieverieningen? Zo ja, zijn die 2001 of 2002 of 2003 aangepast?
subsidie en regels in Interne
21.
organisatie
controlfunctie?Zo
is (enige tijdgeleden) besloten tot het aanstellenvan eenintemecontroleur,drie sectorcontrotlersen een auditor In overleg met (externe)accountant wordt jaarlijks een
gegeven?
controleplan opgesteld
er
Is
een interne(verbijzonderde) ja, waar en hoe is die vorm
Er
en
uitgevoerd.Aanstellingheeft in 2003
interne auditgroep wordt jaarlijks een auditplan(7
10
plaatsgevonden. In overleg met
audits)opgesteld
en
d
uitgevoerd.
ts de splitsing van verantwoordelijkheden en A. De verantwoordelijken en bevoegdheden zijn verankerd in de functiebeschrijvingen/-profielen. De bevoegdheden (her)kenbaar verankerd in regels? concemcontroller, die een onafhankelijkepositieheeft,heeft wekelijks overleg met de
22a. Zo
ja,
op welke terreinen? 22b.
functieroulatie?Zo
ja,
Is
sprake van
financieel
Levert het financieetsysteem de noodzakelijke informatiein de gewenste vorm
systeem
(m.b.t.subsidie/gar./aanbest.)?
(Verbetering van)
23.
23a.
sectorcontrollers. B.
Er
is
nog geen sprake van functieroulatie.
op welke terreinen?
Ondersteunt het gebruikte financieel-
administratiefsysteemde beheerenen
controlemaatregelen inzake het en aanbestedinasbeleid?
is een nieuwe module voor de subsidies ingevoerd. Die is nu operationeelen zat in 2004 meer aangescherpt worden. Voor garanties en aanbestedingenis geen modute toegevoegd, maar vindtde besluitvormingen vastlegging per garantie en aanbesteding separaat plaats.
In
2003
nog
Provincie vemcht inventarisatie van externe
mede om
subsidiegaranti garanti Alle info
te
bezien
of alle
rechtspersonenwaarin zij vertegenwoordigd is. Dit zijn genomen en welke risico s worden gelopen.
besluitendaartoe wel
wordt voortaan centraal bijgehouden.
urnapunwvr
ldossiers/ dossiers/ controlerende taak van PS
1
Is
er
een onderzoek gestartnav
uuIwuUfly rrya.dn in 2001 Rapport van dar Veen (voormaligprovinciesecretaris Fryslan)t.b.v. CdK-kring.
het
Ja
evenementenbeleid? Zo ja, wanneer? Is er een actieveinformatievoorziening van GS aan PS? Zo ja, zijn de desbetreffenderegelsin 2001 of 2002 of 2003 aangepast? 3. Is er specifieke oontrolevan P5 bij grote 2.
projecten?Zo ja, zijn de desbetreffenderegelsin 2001 of 2002 of 2003 aangepast? t-toe wordt grote projectengedefinieerd? ondersteuning van PS bij 4. Is er inhoudelijke
pro
Zo , waaruitbestaatdie? er afsprakenover rapportage aan toetsingsmomenten door PS? grote 5. Bestaan
Integriteiten
6.
belangenvers/ren
vers/ren ge/ing
o
Is
en
Dlsnningen controlcyclus. (bestuurlijk en ambtelijk) integriteitbeleid? Geregeld in de integriteitgeen gezag GS 5juni2001 met os, afleggeneed/geloft aannemen attenties is dat beleid in 2001 of 2002 of 2003 en gedragscode en uitnodigingen.
notitie
er
ja,
bij
contactpersoonvan
het
duster Bestuurzaken.
NevenfunctiesGedeputeerden en CdK zijn opgenomen in een openbaar register. Daarnaast diener de nevenfunctiesvan de ambtenaren opgenomen te zijn in een register. Wordt op dit moment geen
Wordt de bewustwording tav. elangenverstrengelingflntegflteit door extra
maatregelen gestimuleerd?
nctieveinvulling aan gegeven. Ja, via pareafformatGS advisering,jundisdie toets
Besluitvorrningsprocedures, 9. Is erjundiachecontrolin
delegatie
systematischvanuitgriffie.In voorkomendegevallenwordt ondersteuninguit ambtelijke vakdienstgeorganiseerd. seen systematischeafsprakenover rapportagesltoetsingsmomenten anders dan in voorkomende Niet
aangepast? 7. Kent de provinc/e een klokkenluiderregeling? Klokkenluidersregelingconform wet. Meldingen
1
mandaat&
Nee, niet structureel geregeld.Kan wel in voorkomendegevallenals punt zijn opgenomen in een projectplan. Zie ook 5 inzake reguliere rapportages.
gevallende afsprakendaarover.Voor het overigevindt op basisvan de financiºle verordeningtwee maal per jaar een integrale rapportagedoor OS naar PS plaatsals uitvloeisel van de reguliere
8.
procedures,
Conform art 151 provinctewet20maart2003 afsprakenkaderover actieveen passieve informatieplicht van GS aan PS opgesteldwelk kader op 17 decemberformeel is vastgestelddoor PS.
-
besluitvormingaproceduuwa verankerd? 10. Zijn er regelsvoor o.a. inkoop en Bevoegdhedenm.b.t tot aanbesteden en opdrad rtverlening via mandaatgeregeld.Verder bestaan opdrachtverlening(o.a. voor mandaat, delegatie de volgende interneregelingen: WenaeliJke gedragslijnaangaan convenantened. en en machtiging)?Zo ja, zijn die regelsin 2001 of bijbehorendebestuurderaaansprakelijkheid; Aanbestedingsprocedure civiele werken OS 17 2002 of 2003 aangepast? december1996, op basisIJAR 2001, UAR-EG 1991 en IJAV 1989;Algemene inkoopvoorwaarden wijzevan aanbesteden (MT besluit 25 november1999).Naar PS 27juni 2001; Inkoopbeleid, aanleidingvan de condusies uit een atudieopdrachtinzakeinkoopprocedures van goederen en dienstenis begin 2004 een projectgroepgestartmet het opstellenvan een model om het gehele inkoopproces te verbeterenen eenduidigvoor de gehele organisatie te maken. Deze zal medio advies uitbrengenen aansluitendzal bestuurlijke besluitvorming volgen. Wordt de bewustwording tav inkoop en opdrachtverlening door extramaatregelen
Contractbeheer
11.
Ja, zie
onder
gestimuleerd? 12. Is in de regelsen procedures de Europese dimensie van regelgeving(staatasteun&
Ja, via
paraafformatOS advisering,EG toets .
Europese aanbestedlngaregels) verankerd? 13. Wordt de bewustwording tav de Europese dimensie van regelgevingdoor extramaatregelen
Managementen
gestimuleerd? 14. Vindt er antecedentenonderzoek plaats?Zo
Er vindt
10
projectgroepinkoopproces.
per
team ØØn contactpersoonvolgen voorjaar2004 cursus EG-regelgeving.
geen systematischeantecedentenonderzoek plaats. Alleenals
er
vermoedensbestaan of
centraalof decentraal? vis een contredant volledig onbekendis. 15. Kent de provincie een aanbestedingsbeleid? Ja, aanbestedingsbeleidduidelijk geregeld:Aanbestedingsprocedure civiele werken (sectorPW) o Zo ja, is dat beleid in 2001 of 2002 of 2003 basisUAR 2001, UAR-EG 1991 en UAV 1989; Inkoopbeleid, wijzevan aanbesteden. EG regels s
iangepast? involdoende bekend vandaar cursus zrØ 6nder13. regelsvoor de aanbestedingaen en Ja, zie onder aandachtspunt 10. Regels zijn niet aangepast in de periode2001-2004. uitvoeringsfase? Zo ja, zijn die regelsin 2001 of 2002 of 2003 aangepast? 17. Wordt de bewustwording tav contractbeheer Ja, op basisvan het in 2003 gestarteproject Juridische kwaliteitszorg 16. Zijn er
door extramaatregelen gestimuleerd? Financiºle
18.
Is
er
een subsidieverordening?Zo
ja, is die
Algemenesubsidieverordening, PS
cOntroleop verordeningin 2001 of 2002 of 2003 aangepast? van januari2004. subsidie-veilening controlebeleid 19. Is er een specifiek voor Ja, bij een ondergens van en garantie nalevingvan subsidieregelingen en garantieverlening? Zo 002
ja, is dat
beleidin 2001
12.000
24
september 1997
en
wordt uitgevoerdonder regievan
en de
op
deze verordeninggebaseerde AO
de
interneaccountant
of
of 2003
aangepast? regelsm.b.t. financiºle afrekeningvan Op basisvan de AlgemeneSubsidieverordeningdie verantwoordingachterafvereistwaarbijeen subsidieen garantieverleningen? Zo ja, zijn die accountantsverklaring is vereist indiende provinciaal Subsidiegroteris dan 45.000 of hel totale subsidiebedrag(dus ook van anderen) groteris dan 45.000 en het provinciaal aandeel daarin regelsin 2001 of 2002 of 2003 aangepast? 20. Zijn er
Interne
21.
organisatie
contrnlftjnciie? Zo ja, waar
Is
er
meer dan 50% bedraagt.Regels zijn niet aangepast in de periode2001-2004. Er is een concemcontrolleren daarnaast is er per sectoreen sectorcontroller. Gewerkt wordt aan
een interne(verbijzonderde) en
hoe
is
die
vorm
d
hand van werkplannen waarin reguliereen meer periodieke/speciale jaartakenzijn opgenomen.
gegeven? 22a. Is
de
splitsing van
verantwoordelijkhedenen
bevoegdheden(her)kenbaarverankerd
Ja,
inkoop/opdrachtveriening vindt plaats(afgezien van formele GS afdoening)door een daartoe
regels?aangewezenmedewerker (inkoper)die tevens controleert of conform afspraakwordt geleverden Zo ja, op welke terreinen?22b. Is sprake van daartoe parafeertwaarna de verantwoordelijke teamleiderparafeert. Bij debiteurenen en functiesctreiding aanwezig tussen opdrachtveuleningen funciieroulatie? Zo ja, op welke terreinen? ci editeurenbeheer is een volledige Leverthet financieel Systeem
in
(Verbeteringvan)
23.
financieel systeem
noodzakelijkeinformatie in de gewenste vorm (rn.b.t.subsidie/gar./aanbest.)? 23a. Ondersteunt het gebruiktefinancieeladministratief
de
lebiteurenen en crediteuren uitvoering en beheer. Ja. Systeem als zodanig zonder nadere eisen goedgekeurd door de externe accountant.
Ja, op basisvan systeem de beheerenen archiefbeheer. controlemaatregeleninzake het subsidiegarantie garantie en
het
door GS
en
CdK
op 2
oktober 2001 vastgesteldereglement provinciaal
aanbestedingsbeleid? 7
.
__________________________________________________________________________________
Toetspunten Fraudegevoelige 1. Is er een onderzoekgestart nav het dossiers! evenementenbeleid? Zo ja, wanneer?
Toelichtlnq Gelderland April tot september2001.
GS ProjectWeten en Doen; eindrapport februari2003. desbetreffende regelsin 2001 of 2002 of 2003 aangepast? 3. Is er specitlekecontrole van PS bij grote Onderzoek PwC, Beleidsregels aanbesteding. projecten? Zo ja, zijn de desbetreffende regels in 2001 of 2002 of 2003 aangepast?Hoe wordt
controlerende
2.
taak van PS
aan
een actieve informatievoorzieningvan
er
Is
PS? Zo
ja, zijn
de
grote projectengedefinieerd? 4.
inhoudelijkeondersteuning van PS
er
Is
grote projecten? Zo
ja,
Bestaaner afspraken over rapportage aan toetsingsmomenten door PS? 5.
6.
belangenverstrenge!ing
Zo
verstrenge!ing
aangepast?
er
ja,
en
Mogelijk per dossier.
(bestuurlijk en ambtelijk)integnteitbeleid?Gedragscode bestuurders
Integriteit en
Is
Nee.
bij
waaruit bestaat die?
is
dat
beleidin 2001
of
2002
7.
Kent
8.
Wordt de bewustwordingt.a.v.
de
of
juli 2002;
idem
ambtenarenbegin 2002.
2003
provincieeen klokkenluiderregeling?
vanaf 15mei2002. Cursus voor gehele management Ja,
2003.
in
elangenverstrengelinglintegriteit door extra
maatregelengestimuleerd? Besluitvorrningsprocedures, 9. Is er
procedures,
juridischecontrolin
Ja,
medeparaafop minuut.
besluitvormingsprocedures verankerd?
mandaat &
10. Zijn er
delegatie
opdrachtvertening (o.a. voor
regelsvoor
Alg. inkoopvoorwaarden, mandaatregeling 2004, Leidraad inhuur externe adviseurs en interim mandaat, delegatie managers.
inkoop en
o.a.
en machliging)? Zo ja, zijn die regels in 2001 2002 of 2003 aangepast? 11.
Wordt
de
bewustwording tav inkoop
of
l- roject Professioneel Inkopen
en
en
Aanbesteden PIA.
opdrachtverlening door extra maatregelen estimuleerd? in de regelsen procedures de Europese Ja. dimensievan regelgeving (staatssteun & Europese aanbestedingsregels) verankerd? 13. Wordt de bewustwording tav de Europese In 2003 gestart met Staatsstaunregister. dimensievan regelgeving door extra maatregelen gestimuleerd? 14. Vindt erantecedentenonderzoek plaats? Zo Wordt gewerkt met vragenlijst; bureau SBA (Screeningen en Bewakings Aanpak)isin oprichting.
12. Is
Contractbeheer
a, 15.
Zo
centraal of decentraal?
aanbestedingsbeleid? Nota inkoopenen aanbestedingsbeleid februari2003.
Kent de provincieeen ja,
is
dat beleid in 2001
of
2002
of
2003
aangepast? regels voor de aanbestedingsen en In 2003 nieuwe Beleidsregelsaanbesteding van kracht. uitvoenngsfase? Zo ja, zijn die regels in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? 17. Wordtde bewustwording tav contractbeheerlntegnteitscursussenbij de dien door extra maatregelen gestimuleerd? Financiºle 18. Is er een subsidieverordening? Zo ja, is die Gelderland 1998; daarnaast nog ruim 50 specifiekeregelingen. Algemene Subsidieverordening controle op verordening in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? subsidie-verlening 19. Is er een specifiekcontrolebeleidvoor Accountantsverklanng nodig voor afrekening. 16. Zijn er
en garantie
naleving van subsidieregelingen en garantieverlening?Zo 2002
of
2003
20. Zijn er
ja,
is
dat beleid
in
2001
of
aangepast?
regels m.b.t. financiºleafrekening van
foetsen d.m.v. checklist ingevoerd
in
2003.
subsidie en garanlieverleningen? Zo ja, zijn die regels in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? Inteme organisatie
Is er een interne(verbijzonderde) controtfunctie?Zo ja, waar en hoe is die vorm
21.
Concemcontroller tevens Hoofd Concemstaf,bij dienstDienstcontrollers.Deel van taak Verbijzonderde Interne Controle.
is
gegeven? Is de splitsing van verantwoordelijkheden en Bij treasury en betalingen.Functieroulatie geen bevoegdheden (her)kenbaar verankerdin regels?
22a. Zo
ja,
op welke terreinen? 22b.
functieroulatie?Zo
ja,
Is
sprake van
op welke terreinen?
Levert het financieelsysteemde
(Verbetering van)
23.
financieel
noodzakelijke informatiein de gewenste vorm (rn.b.t. subsidie/gar./aanbest.)?
systeem
Herimplementatie wordt onderzocht; basis
Ondersteunt het gebruikte financieelAlleen overzichten met achterstand systeem de beheerenen data bij. administratief inzake subsidiegaranti garanti controlemaatregelen het 23a.
en
praktijk.
in
is
er.
afrekeningen; diverse subsystemenhouden meer inhoudelijk
aanbestedingsbeleid 8
Toetspf
Toelichting
onderzoekgestart nav het evenementenbeleid? Zo ja, wanneer?
in 2001 verzameldegegevens rond het interne onderzoekover het evenementenbeleid is in april 2002 een plan van aanpak in het MT behandeld. Het plan van aanpa omheisde de te nemen acties naar aanleiding van dit onderzoeken was in twee hoofdcategoneºn ingedeeld, namelijkJuridische kwaliteitszorgen Overige, waarondermaatregelen op financieel
1.
Is er
2.
Is
een
een actieve informatievoorzieningvan
er
Fraudegevoelige aan PS? Zo dossiers!
2001
controlerende
3. Is er
taak van
PS
Integriteit en belangenverstren
verstren
Besluiivormings,ocedu,es
mandaat deleg
atje
of
ja, zijn
de
Groningen
Op basis van de
GS
desbetreffende regelsin
terreinen terreinenvan integriteit en dossiervom Zie beantwoording bij de vragen 18 t/m 20. In het kader van het Dualismeis een uitwerkinggereed over de informatieplicht van GS aan PS.
2003 aangepast? specifiekeconlrole van PS bij grote 2002
of
Zie beantwoording bijde vragen 18 t/m 20. Een specifiekecontrole bij grote projecten is niet desbetreffende regelsin structureelvormgegeven,maar vindtnu en dan wel plaats;dit meestal n.a.v. risico-analysesof of aangepast? Hoe 2001 2002 of 2003 wordt tussentijdseinformatieverstrekking. Er is geen aparte definitie van grote projecten; grote projectengedeflnieerd? Trforrnatieverstrekking richtingPS hangt af van drempelbedragen. 4. Is er inhoudetijke ondersteuning van PS bij PS kan beschikken over inhoudelijkeondersteuning van de bij het projectbetrolatenafdelingen,die grote projecten? Zo je, waaruit bestaat die? kan varIºren afhankelijkvan de gewenste inzet. Bestaan afspraken over rapportage en beantwoording 5. er aan Zie bij de vragen 18 t/m 20. oetsingsrnomenten door PS? 6. Is er (bestuurlijk en ambtelijk)integnteitbeleid? Ja. In interprovinciaal verband(ICP) wordt e.e.a.nog eens hernieuwdbekeken(vanaf december 2003) eveneens op voorstelvan de ministervan BZK. Zo ja, is dat beleidin 2001 of 2002 of 2003 aangepast? 7. Kent de provincieeen klokkenluiderregeling? Regeling is gereed (vanuitde CAO sectorregelingprovincies)bij de vertmuwenspersonen is dat het vermoeden van misstandenkan worden gemeld. 8. Wordt de bewustwording t.a.v. Huidige regelingen geven geen aanleidingtot aanpassing. De provincie kent een tweetal jelangenversti-engelinglintegnteit door extra vertrouwenspersonen, het personeel is ge nstrueerd en de organisatieingelicht. Er is een maatregelengestimuleerd? gedragscodeter voorkomingvan de door BZK genoemde onderwerpen,nog toegevoegdmet betrekking tot agressie/geweld discriminatie. wordt en Ook aan het personeel voorlichtinggegeven bij introducliebijeenkomstenen wordt het item bij jaargesprekken ed. bespreekbaargemaaktc.q. qehouden. 9. Is er juridischecontrolin Het projectJuridischeControllingis momenteel in uitvoering.De introductieis gereed en de risico rnaiyse besluitvormingsprocedures verankerd? wordt momenteelafgerond. 10. Zijn er regelsvoor o.a. inkoop en Deze onderwerpenzijn in eennotitieNieuw Mandaalbesluit vastgelegd. Deze notitie is onlangs doo opdrachtverlening (o.a. voor mandaat,delegatie GS vastgelegd, op basis van deze notitie wordt in 2004 een Nieuw Mandaatbesluit vastgelegd. en machtiging)? Zo ja, zijn die regels in 2001 of Daarna wordt gekeken naar vereenvoudiging van enkele procedures. 2002 of 2003 aangepast? II. Wordt de bewustwording tav inkoop en Er vindteen goede tnformatieoverdrachtplaats.Daarnaastwordt de regelingpenodiekaan de opdrachtverlening door extra maatregelen praktijkgetoetst. gestimuleerd? 12. Is in de regels en proceduresde Europese Een Plan van Aanpak Europa-prooIis gereed, Startuitvoerhiervan is voorjaar 2004. dimensievan regelgeving (staatssteun& Europese aanbestedingsregels) verankerd? Deze maatregelenzullenin het Plan van Aanpak Europa-proof 13. Wordt de bewustwording tav de Europese worden meegenomen. dimensievan regelgeving door extra maatregelen gestimuleerd? 14. Vindt er antecedentenonderzoek plaats? Zo Ja, de beleidslijn is vastgesteld en wordt momenteel ge mplementeerd. Nu deze basis is ja, centraalof decentraal? vastgesteld kan ook een AO wQra vastgelegd. Hierinwordt vastgelegd welk traject langs P&O en projecten? Zo
ja, zijnde
-
.
.
.
welke langs ABJ (Juridische afdeling)loopt. Het betrefteen centrale regeling. 15.
Zo
aanbestedingsbeleid? Er
Kent de provincieeen ja,
is
dat
beleidin 2001
of
2002
of
is
een
aanbestedingsbeleid, maar deze
is
niet
onlangs
aangepast.Reden:
zij
voldoet nog steed
2003
aangepast? 16. Zijn er regelsvoor de aanbestedingsenen Vallen onder het hierboven genoemde aanbestedingsbeleid. uitvoenngsfase? Zo ja, zijn die regels in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? 17. Wordt de bewustwording tav contractbeheerDeze punten vallenbinnen het plan van aanpak JuridischeControllingmaar raken mogelijk het pia door extra maatregelen gestimuleerd? van aanpak Coda (nieuw comptabelsysteem). Inventarisatie, voorbereiding en uitwerking van punten op juridischgebied is compleet. De afdeling Documentair heeft Informatiemanagement alleen een registrerendeen niet een beherendefunctie,in overleg met ABJ en F&C (Juridische en financiºleafdelingen)moet nog een regeling en instructie worden opgesteld en vervolgens wordt beoordeeldop welke wijze deze registratie centraal kan worden beheerd. Parallelhieraan wordt ee AO opgesteld. 18. Is er een subsidieverordening? Zo ja, is die Er is een kaderverordening. Tevens is een werkgroep Professionallsenng in Subsldierelaties verordening in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? het leven geroepen. Zij scant het hele proces vanaf aanvraag subsidie,toekenning ervan en de ifloop met eindbeoordeling en komt met aanbevelingen die moeten leiden tot eventuele aanpassin Financiºle 19. Is er een specifiekcontrolebeleidvoor van de kaderverordening. Ter informatie:momenteel wordt onderscheid gemaakttussen contmle op naleving van subsidieregelingenen verstrekkingvan eigen geld (provincie-derden)en het doorverstrekken van rijksenen europese subsidie-verlening garantieverlening?Zo ja, is dat beleid in 2001 of subsidies (Rijk-provincie) in geval van het laatstevindt2 x per jaar een voortgangsrapportage en garantie 2002 of 2003 aangepast? vanuit de nsicobeheersing plaatsaan GSIPS. Concrete aanpassingenzullenin 2004 plaatshebben, 20. Zijn er regels m.b.t. financiºleafrekening van wanneer de werkgroepgereed is.
Contra ctbeheer
subsidie en garantieverleningen? Zo regels 21.
Is
in 2001 of
er
2002
ja, waar
Is
enng van)
die
Ja,
vorm
binnen de afdelingFinanciºn
clusterzijn de taken
en
&
Control is een apart clusterControl ondergebracht. Binnen
dit
bevoegdheden verdeeld over de concemcontroller, senioren en juniorr
ontrollers,AOIIC co rdinator.
ja,
op welke terreinen?
23. Levert het financieelsysteem de noodzakelijke informatiein de
financieel
systeem
is
de splitsing van
functieroulatie?Zo .
(Ve
en hoe
verantwoordelijkheden en Het opstellenvan AO-beschnjvingen is een continu proces. Splitsingvan verantwoordelijkheden en bevoegdheden (her)kenbaar verankerdin regels? bevoegdheden is een kempunt in de procesbeschnjvingen. Het voert te ver om alle terreinente Zo ja, op welke terreinen? 22b. Is sprake van benoemen. Functieroulalie is momenteel van toepassing bij het management en bij de controllers 22a.
organisatie
ja, zijn die
2003 aangepast?
een interne(verbijzonderde)
controlfunctie?Zo rjegeven? Interne
of
gewenste vorm
(m.b.t.subsidielgariaanbest.)?
van de stafafdelingF&C. zijn samengesteld in overleg met de belanghebbendenen voldoen aan de gewenste criteria. Conform een Plan van Aanpak loopt er nog een restantactie, de Actualisatie,
De rapportages
m.b.t.het definitief inrichtenvan het financiºlesysteem. De termijnstrektzich nog
uit tot en
met
maart 2004. 23a.
Ondersteunthet gebruikte financieeladministratief
4og
niet.
Het subsidieregistratiesysteemzal
in
de loop van het jaar 2004
worden ingericht.
administratiefsysteemde beheerenen
controlemaatregelen inzake het subsidiegaranti garanti en
aanbestedin 9
.
dossiers!
Toetspunten 1 Is er een onderzoekgestart nav het evenementenbeleid? Zo ja, wanneer?
controlerende
2. Is er
taak van PS
aan
Faudegevoelige
GS desbetreffende regels in
een actieve informatievoorzieningvan
PS? Zo
2001
Toelichtinq Limburq Nee, niet specifiekn.a.v. de
ja, zijn
2002
of
of
de
Ja.
gebeurtenissen in Gelderland.
Handvest actieve informatieplicht vastgesteld in 2003.
2003 aangepast ?
specifiekecontrolevan PS bij grote projecten? Zo ja, zijnde desbetreffende regels in 3. Is er
2001
of 2002 of 2003 aangepast?Hoe wordt grote projecten gedefinieerd? Is er inhoudelijkeondersteuning van PS bij grote projecten? Zo ja, waaruit bestaat die? 5. Bestaaner afspraken over rapportage aan en
4.
De commissievan onderzoekheeft n.a.v.haar onderzoeknaar het Monumentenhuis Limburg de aanbevelinggedaan om zware subsidiedossiera beter te gaan volgen. Als vervolg daarop is gestart met herijkingvan subsidierelatiesdat moet leidentot meer doeltreffende,doelmatige en transparante subsidieverhoudingen e.e.a.mede gerichtop de beheersingvan risico s. Nietbekend. Via de beleidsen en begrotingscyclus zijn m.n.
rapportagemomentenbepaald.
oetsingsmomenten door P5? Integriteit en
6.
belangenverstrengeling
Zo
verstrengeling
aangepast?
er
Is
ja,
(bestuurlijk en ambtelijk)integnteitbeleid?Gedragscode bestuurlijke integnteit vast dat
is
beleidin 2001
of
2002
2003
of
thans
7.
Kent de provincieeen klokkenluiderregeling? Op 29januari 2002 vastgesteld door GS.
8.
Wordt de bewustwording t.a.v.
er zijn
integriteitsregelingen, die
in 2004 start een organisatiebreed integnteitsonderzoek en na vaststelling van de vernieuwdeintegrileitsregels volgteen communlcatletraject Ook de herinvoeringvan de rmbtseed wordt daarbijnadrukkelijkoverwogen. Ja, bijvoorbeeldin bepaaldegevallen verplichteconsultatiejuridischeafdeling.
Besluitvormingsprocedures, 9. Is erjundische controlin
mandaat
stellenbegin 2004;
Ja,
relangenverstrengelinglintegnteit door extra maatregelengestimuleerd? procedures,
te
worden vernieuwd.
esluitvormingsprocedures verankerd? regels voor
inkoop en
In 2003 zijn de aanbestedingsregels volledigherzien.Daarnaastzijn er algemene mandaat,delegatie inkoopvoorwaarden van kracht,welk laatstelijk in 2003 zijn geactualiseerd.De regels m.b.t en machtiging)? Zo ja, zijn die regels in 2001 of mandaat,delegatie en machtiging worden jaarlijks bijgesteld. 2002 of 2003 aangepast? 11. Wordt de bewustwording tav inkoop en Ja, in 2003 zijn 2 personenaangesteld om o.a. inkoopprocessen te structurerenen als opdrachtverlening door extra maatregelen vraagbaakfl.inctie (lnkoopcentrum); er worden voorlichtingsbijeenkomsten georganiseerd voor zow gestimuleerd? nieuwe als bestaandemedewerkers. Hoewel 12. Is in de regelsen proceduresde Europese e.e.a.nog niet helemaalis verankerdin een (AO-) procedurekrijgt dit wel nadrukkelijk dimensievan regelgeving (staatssteun & aandacht. Europese aanbestedingsregels) verankerd? 13. Wordt de bewustwording tav de Europese Project Europa besteedt hiernadrukkelijkaandachtaan. dimensievan regelgeving door extra maatregelen leslimuleerd? Contractbeheer 14. Vindt erantecedentenonderzoek plaats? Zo Uitwerking Wet BIBOB is voorzien medio 2004. &
delegatie
10. Zijn er
o.a.
opdrachtverlening (os. voor
a, 15.
Zo
centraal of decentraal?
aanbestedingsbeleid? Ja.
Kent de provincieeen ja,
dat beleidin 2001
is
of
2002
2003
of
Er
is
afgelopen jaren een
onderzoek verricht naar aanbestedingsbeleid en de mate waarin aanbestedingsregels geactualiseerd.
de regels worden gevolgd (werking).In 2003 heeft AJZ de
aangepast? 16. Zijn er
regels voor de aanbestedingsenen
uitvoeringsfase?Zo
ja, zijn die
regels
in
2001
Zie
15.
of
of 2003 aangepast? Wordt de bewustwordingtav contractbeheerZie door extra maatregelen gestimuleerd?
2002 17.
Financiºle
18.
controle op
verordening
ubsid,e-verlening 9. en garantie
Is
Is
een
er
garantieverlening?Zo of
2003
20. Zijn er
11.
subsidieverordening? Zo ja, is die in 2003 is een nieuwe subsidieverordening opgesteld. Naar aanleiding van de uitkomsten van de 2001 of 2002 of 2003 aangepast? operatie herijking subsidierelatieswordt e.e.a.later nogmaals bezien. In 2003 zijn er wel generieke maatregelengenomen ter verbetering van de controleop de juiste toepassing van subsidieregelingen.Ook in de internecontroleis e.e.a.verankerd.
naleving van subsidieregelingenen 2002
en
in
een specifiekcontrolebeleidvoor
er
15
ja,
is
dat beleid in 2001
of
aangepast?
regels m.b.t. financiºleafrekening van
E.e.a.is
opgenomen
in de
subsidieverordening (zie ook
18).
garanhieverleningen? Zo ja, zijn die 2001 of 2002 of 2003 aangepast?
subsidie en regels in lnteme
21. leer een interne(verbijzonderde)
organisatie
controlfunctie?Zo
ja, waar
en hoe
is
die
Ja.
vorm
In
2003
is
de Unit Control opgericht met
2
gegeven?
UC valt rechtstreeksonder de daarnaastonderscheid tussen conlrolop
controllers. De
onafhankelijke positie.Er en op concemniveau
secretarisen heeft een
is
Is de splitsing van verantwoordelijkheden en De concem-AO herbergt deze functiescheiding.Het betreftin het bijzonder de processen bevoegdheden (her)kenbaar verankerdin regels? betreffende opdrachtverlening,subsidieverleningen documentenstromen.Functieroulatiewordt Zo ja, op welke terreinen? 22b. Is sprake van voornamelijk vanuitarbeidsmobiliteit gepropageerd(in principeiedere 5 jaar andere functie).
22a.
functieroulatie?Zo
ja,
op welke terreinen?
Levert het financieelsysteem de
(Verbeteringvan)
23.
financieel
noodzakelijke informatiein de gewenste vorm m.b.t.subsidie/gar.laanbest.)?
systeem
23a.
Ondersteunthet gebruikte financieeladministratief
Niethelemaal. Hel huidige EIS wordt thans verbeterd
Niet helemaal,
via
Stuurgroep Meten
is
Weten.
zie 23.
administratiefsysteemde beheerenen controlernaatregeleninzake het subsidiegaranti garanti en aanbestedincisbeleid?
10
Toetspunten Fraudegevoelige1. Is er een onderzoekgestartnav het dossiers! evenementenbeleid? Zo , wanneeil controlerende taak van PS
ToeIicht/ Noorcl-Brabant
Nietspecifiek.Allerlei incidenten in provincieland met gevolgen voor ao/ic hebben in ieder geval de aandachtvan de provincie. 216/217PW. 2. Is er een actieve informatievoorzieningvan GS Ja, verordeningen aan PS? Zo ja, zijn de desbetreffende regels in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? 3. Is er specifiekecontrolevan PS bij grote PS maakt hierover per groot projectaparte afspraken met de rekeningscie en de accountant. projecten? Zo ja, zijn de desbetreffende regelsin 2001 of 2002 of 2003 aangepast?Hoe wordt grote projecten gedeflnieerd? inhoudelijkeondersteuning van PS
4. Is er
grote projecten? Zo
Externe
bij
bestaat die? afspraken over rapportage aan en
Bestaaner toetsingsmomenten door PS? 5.
lntegnteiten
6.
belangen-
Zo
verstrengeling
aangepast?
ja,
dat beleidin 2001
is
of
2002
of
7.
Kent de provincieeen klokkenluiderregeling?
Ja.
8.
Wordt de bewustwordingt.a.v.
In fgs,
9. Is er
esluitvormingsprocedures verankerd?
mandaat &
10. Zijn er regelsvoor o.a. inkoop en opdrachtverlening (o.a. voor mandaat, delegatie
juridischecontrolin
of
regels in 2001
ja, zijn die
a,
centraal of decentraal?
15.
Kent de provincieeen
16. Zijn er
in
gang gezet.
detachenngscontracten, mt-bIjeenkomsteiheidagenwordt voorlntegrlteitaandacht
Aanbestedinglevering/diensten.
of
aanbestedingsbeleid? Ja, 2003 aangepast. of
2002
of
2003
regels voor de aanbestedingsenen
Ja,
in
bijzonder wegen
en
waterbodems.
uitvoenngsfase? Zo ja, zijn die regels in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? 17. Wordt de bewustwording tav contractbeheerCursussen. door extra maatregelen gestimuleerd? 18. Is er een subsidieverordening? Zo ja, is die Ja, meerdere. verordening in 2001 of 2002 of 2003 aangepast?
subsidie-verlening 19. en garantie
Verbeteringstrajectis
2003
o ja, is dat beleidin 2001 aangepast?
controleop
integnteitsbeleid.
aangepast? tav inkoop en Mandaatregeling. lntroductiecursusnieuwe medewerkers;cursus bestuurlijkeaspecten, 11. Wordt de bewustwording opdrachtverlening door extra maatregelen opfliscursussen. gestimuleerd? 12. Is in de regelsen proceduresde Europese Ja, met eigen regels routingsformulier. dimensievan regelgeving (staatssteun& Europese aanbestedingsregels) verankerd? 13. Wordt de bewustwording tav de Europese Aparte projectleider voor Europa. Man in Brussel. dimensievan regelgeving door extra maatregelen gestimuleerd? 14. Vindt er antecedentenonderzoek plaats? Zo Ja, decentraal. 2002
Financiele
3.
gevraagd.
procedures,
en machtiging)? Zo
216/217PW. Zie verder punt
Beleidsafdelingen zijn verantwoordelijkvoor jufldisch/financlele zorg.
Besluitvormings-
Contractbeheer
notitie
in
2003
belangenverstrengeling/integnteit door extra maatregelengestimuleerd?
delegatie
internedeskundigeafhankelijkvan het project.
Reguliere planning en controlen
(bestuurlijk en ambtelijk)integnteitbeleid?Ja,
er
Is
en
ja, waaruit
er
Is
een specifiekcontrolebeleidvoor
naleving van subsidieregelingenen garantieverlening?Zo ja, is dat beleid in 2001
002
of
2003
20. Zijn er
Beleidsregels binnen beleidsafdelingen.
of
aangepast?
regels m.b.t.financiºleafrekening van
regels in
garantieverleningen? Zo ja, zijn die 2001 of 2002 of 2003 aangepast?
21.
een interne(verbijzonderde)
Er zijn
beleidskaders opgesteld.
subsidie en
Interne organisatie
Is
er
controlfunctie?Zo
ja,
waar en hoe
is
die
Audits, zelfcontrolerendeafd. vorm
riegeven? Is de splitsing van verantwoordelijkheden en Mandaatregeling. bevoegdheden (her)kenbaar verankerdin regels?
22a. Zo
ja,
op welke terreinen?22b. Is sprake van ja, op welke terreinen?
functieroulatie?Zo
Levert het financieelsysteemde
(Ve,betenngvan)
23.
financieel
noodzakelijke informatiein de
systeem
(m.b.t.subsidie/gar.laanbest.)? 23a.
Ja.
Verbetenngstraject is in gang
gezet
gewenste vorm
Ondersteunt het gebruikte financieeladministratief
Ja.
administratief systeemde beheerenen
ontroIemaatregelen inzake het
subsidiegaranti garanti
11
Toetsounten Fraudegevoellge 1 Is er een onderzoekgestartnav het dossiersl evenementenbeleid? Zo ja, wanneer? controlerende
2.
taak van PS
aan
P5? Zo
2001 3.
2002.
in
of
de
er
is
Afsprakendaarover
een actieverinfomiatiebeleiddoor
zijn
opgenomen
in
de
GS over grote projecten gekomen.
P&C-cyclus.
bij grote Zie toelichting bij 2. Per projectworden met PS afspraken gemaakt over controle/voortgang.Er desbetreffende regels in 20 speerpunten (groteprojecten)in de produktbegroting opgenomen. 2003 aangepast?Hoe wordt
specifiekecontrolevan PS
projecten? Zo 2001
desbetreffende regelsin 2003 aangepast?
ja, zijn
2002
of er
Is
Ja,
een actieve informatievoorzieningvan GS Via motie van PS
er
Is
Toelichtina Noord-Holland
2002
of
zijn
ja, zijnde of
grote projecten gedefinieerd? 4. Is er inhoudelijkeondersteuning van PS bij grote projecten? Zo ja, waaruit bestaat die?
Bestaaner afspraken over rapportage aan toetsingsmomenten door PS? 5.
De
en
noodzakelijke ondersteuning.
griffierlevertde
Daarnaastis geen sprake van specifieke
wel een afdeling projectendie het management ter zake (nu nog vrijwillig,in ondersteunt (zowel HRM-beleidals P&C-cyclus) de toekomstverplicht) Een aantal malen (3) per jaar wordt zowel financieelals over output en effectengerapporteerd. ondersteuning.
Er
is
een paper over integriteit verschenen. Aan intregriteit wordt overigens al jaren aandachtbesteed. Dit heeft onder ander geleid tobichtlijnen over relatiegeschenken. aangepast? Daarnaastmoeten alle ambtenarenvoortaan de ambtseed afleggen. verstrengeling 7. Kent de provincieeen klokkenluiderregeling? Er is sprake van een centralevertrouwenspersoon. Ambtenaren zijn (in de afgelopen jaren al) verplicht een opleiding te volgen, waarbij diepgaand 8. Wordt de bewustwording t.a.v. aandachtwordt besteed aan verbetering van gedrag, houding en werkwijze. ielangenverstrengeling/integriteit door extra maatregelengestimuleerd? Besluitvorrningsprocedures, 9. Is er juridische controlin In 2003 is een afdelingJuridischeZaken opgericht die, door de verplichteparaat, een extra procedures, besluitvormingsprocedures verankerd? waarborg is (moet ziji) voor de jndische control. mandaat & 10. Zijn er regels voor o.a. inkoop en Er zijn in 2003 stappen (o.a. inrichting van een inkoopunit)gezet om de inkoopfunctiete versterken opdrachtverlening (o.a. voor mandaat,delegatie en daardoorte waarborgendat die (aanbeatedings)regels,waaronderde Europese, strikt worden delegatie en machtiging)? Zo ja, zijn die regels in 2001 of nageleefd. De mandaatregelingen worden in 2004 (nogmaals)herijkt. 2002 of 2003 aangepast? 11. Wordt de bewustwording tav inkoop en Er zijn in 2003 projectteams, geleid door teamco rdinatoren, ingesteldvoorgroteprojecten. Dit opdrachtverlening door extra maatregelen moet, tezamen met de inkoopunit,leiden tot een grotere professionaliteit. Integriteit en
6.
belangen-
Zo
(bestuurlijk en ambtelijk)integnteitbeleid?In 2003
er
Is
ja,
is
dat beleidin 2001
of
2002
of
2003
is
er
indringend
.
Deze zijn in de aanbestedingsregels Is in de regels en procedures de Europese opgenomen. Zie ook de toelichtingbij 10. dimensievan regelgeving (staatssteun& Europese aanbestedingsregels) verankerd? 13. Wordt de bewustwording tav de Europese Er is een Europa platform ingestelddat per kwartaal rapporteert.Daarnaastzijn er Europese dimensievan regelgeving door extra maatregelen co rdinatorenper afdeling.Tevens is er een Europadaggeorganiseerd. bij Zie ook de toelichting estimuleerd? 11. 14. Vindt er antecedentenonderzoek plaats?Zo Bij inkoop en aanbesteding vindt er bij bedrijven onderzoek plaats.Dit geldtniet voor individuele 12.
Contractbelreer
ja,
centraalof decentraal?
15.
Kent de provincieeen
i Zo
ja,
dat beleid in 2001
is
16. Zijn er
ersonen.
aanbestedingsbeleid? In 2002 of
2002
of
2003
regels voor de aanbestedingsen en
uitvoeringsfase?Zo
ja, zijn die
is
geleid tot
regels in 2001
Regel of
is
onderzoek verrichtnaar deze regels en de toepassing daarvanin de praktijk. Dit heeft aangescherpte regels.
dat
alles
openbaar moet worden aanbesteed. Bij elke inkoop moet de inkoopunit betrokkei
zijn.
of 2003 aangepast? Wordt de bewustwordingtav contractbeheerZie ook de toelichting bij 8. door extra maatregelen gestimuleerd?
2002
,,
17.
Financiºle contmle op
De Algemene Subsidieverordening Noord-Holland 18. Is er een subsidieverordening? Zo ja, is die dateertvan 1997. Deze verordening wordt verordening in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? 2004/2005aangepast.
subsidie-verlening 19. Is er een specifiekcontrolebeleidvoor en garantie naleving van subsidieregelingen en garantieverlening?Zo ja, is dat beleidin 2001
Door een afdeling juist worden
garantieverleningen? Zo ja, zijn die 2001 of 2002 of 2003 aangepast?
subsidie en regels in organisatie
dat
en
er
te
richtenwordt
een correcte en
(zal
moeten worden)gewaarborgddat de regels
tijdige
afrekening plaatsvindt.
of
2002 of 2003 aangepast? 20. Zijn er regels m.b.t.financiºleafrekening van
Interne
Subsidiesop
toegepast
80% bevoorschotkan worden en dat de ovenge 20% pas na een goedkeurende accountantsverklanng beschikbaar wordt gesteld.Zie ook de toelichting bij 19.
De regel is dat
een ProvincialeController(met een aantal medewerkers)aangetrokken. Daamaast zijn de A( Ook de aangepasteVerordeningFinancieelBeheer, die in 2004 wordt
21. Is er een interne(verbijzonderde) conlrolfunctie?Zo ja, waar en hoe is die vorm
¸r
gegeven?
herzien, leverteen bijdrageaan een betere internecontrole.
22a.
Is
de splitsing van
Zo
ja,
op welke terreinen? 22b.
functieroulatie?Zo
ja,
Is
in
regels? (functiesvoor
3 jaar).
In
in
de
VerordeningFinancieelBeheer. 6. In 1997 is functieroulatie ingestel name bij het management sprake van is.
de praktijkblijktdat daar met
sprake van
op welke terreinen?
Levert het financieelsysteem de
(Verbetering van)
23.
financieel
noodzakelijke informatiein de
systeem
(m.b.t.subsidie/gar./aanbest.)? 23a.
is
beschrijvingen aangepast.
verantwoordelijkheden en A. Deze zijn opgenomen
bevoegdheden (her)kenbaar verankerd
in
gewenste vorm?
OndersteuntFret gebruikte financieeladministratief
SAP-Civision financiºlesysteemkan, na enige aanloopproblemen, in de gewenste vorm worden gegenereerd. Niettemin zijn er in de komende jaren nog de nodige verbeterslagen te verwachten. Met het sinds 2002 ingevoerde
behoorlijkeffectief en efficiºnt worden gewerkt. De noodzakelijke informatie kan
Nietbekend.
administratiefsysteemde beheerenen
ontrolemaatregelen inzake het subsidiegaranti garanti en aanbestedinosbeleid? 12
Toetspunten Fraudegevoelige 1. Is er een onderzoekgestartnav het dossiers/ evenementenbeleid? Zo , wanneer? controlerende taak van
PS
2. Is er
aan
2002
of
3. Is er
GS desbetreffende regels in 2003 aangepast?
ja, zijn of
Er
is
een nota actieveinformatievoorzieningopgesteld; komt
in
apr 2004
in
PS.
de
specifiekecontrolevan PS
projecten? Zo
via
eriodieke rapportages.
een actieveinformatievoorzieningvan
PS? Zo
2001
Toelichting Overijssel 2001, aanbevelingen cie Oosting (nav Vuurwerkramp)waren breder toepasbaar. Borging
In
bij grote
Vooraf geen specifiekemaatregelen/controle,wel incidenteelachteraf.
desbetreffende regels in 2003 aangepast?Hoe wordt
ja, zijn
de
2001 of 2002 of grote projecten gedefinieerd? 4. Is er
inhoudelijkeondersteuning van PS
grote projecten? Zo
je,
bij
Bestaaner afspraken over rapportage aan toetsingsmomenten door PS? 5.
lntegnteiten
6. Is er
belangenveistrengeling
Zo
veistrengeling
ja,
Nee,
via
commissiebeleidsevaluatiekomt een
en
ander aan de orde.
Nee,
via
commissiebeleidsevaluatiekomt een
en
ander aan de orde.
waaruit bestaat die? en
(bestuurlijk en ambtelijk)integnteitbeleid?Ambtelijke sinds 2001, dat beleidin 2001
is
of
in
2004 uitgebreidvoor bestuurders; Toepassingwel
BIBOB.
012003
2002
aangepast? 7.
Kent de provincieeen klokkenluiderregeling?
Ja,
onderdeelvan ambtelijkintegnteitsbeleid; gekozen voor een onafhankelijkmeldpunt buitende
deur. 8.
Wordt de bewustwordingt.a.v.
Onderdeetvan introductieprogramma bij aanstellingnieuwe medewerkers en wordt er in legalaudtisen ic auditsaandachtaan besteed.
belangenverstrengelinglintegnteit door extra
maatregelengestimuleerd?
mandaat
&
delegatie
werkoverleg; ook
.
Hoofden integraalverantwoordelijk,toetsingin de staf er worden Juridische modellen rond besluitvormingsprocedures verankerd? contractenopgesteld; er wordt een leqat audituitgevoerd. 10. Zijn er regels voor o.a. inkoop en Ja, er zijn Juridischemodellen opgesteld; er zijn algemenevoorwaarden ingevoerd; de opdrachtverlening (o.a. voor mandaat,delegatie mandaatregeling wordt jaarlijks herzien.
Besluitvormingsprocedures, 9. Is er
procedures,
in
juridischecontrolin
en machtiging)? Zo
ja, zijn die
regels in 2001
of
aangepast? 11. Wordt de bewustwording tav inkoop en In de legal auditwordt hier aandachtaan besteed, tevens door middel van scholing en voorlichting. opdrachtveriening door extra maatregelen gestimuleerd? 12. Is in de regels en proceduresde Europese Deels in de specifiekesubsidieverordenngen, ook in de algemene subsidieverordenng; provincie dimensievan regelgeving (staatssteun& neemt deel in Europa decentraal. Europese aanbestedingsregels) verankerd? 13. Wordt de bewustwording tav de Europese Deels in de specifiekesubsidieverordenngen, ook in de algemene subsidieverordering;provincie dimensievan regelgeving door extra maatregelen neemt deel in Europa decentraal; onderwerpin legalaudits. gestimuleerd? Contractbeheer 14. Vindt er antecedentenonderzoek plaats? Zo Nog niet; wordt gebruik gemaakt van Openbare registersals KvK. Via de wet BIBOB meer mogelijkheden. centraal of decentraal? 15. Kent de provincieeen aanbestedingsbeleid? Ja, in 2003 aangepast; wordt up-to-date gehouden;ook onderwerpin de legalaudits. 2002
Zo
of
ja,
2003
dat beleidin 2001
is
of
2002
of
2003
aangepast? regels voor de aanbestedingsenen In procesbeschrijvingen opgenomen; Voor een juiste toepassing worden er cursussengegeven en uitvoenngsfase? Zo ja, zijn die regels in 2001 of voorlictitngonder andere via het intranet. 2002 of 2003 aangepast? Wordt geºvalueerd; legalaudit;uflc modellen rond contracten opgesteld en voorlichtingen 17. Wordt de bewustwording tav contractbeheer door extra maatregelen gestimuleerd? cursussen. 18. Is er een subsidieverordening? Zo ja, is die Ja, een algemene subsidieverordening (met name procedureel) en subsidieverordeningen op verordening in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? specifieke terreinenwaarin soms aanvullende eisen worden opgenomen. 16. Zijn er
Financiºle controleop
,subsidie-verleningi9. en garantie
een specifiekcontrolebeleidvoor
Is er
Legal audits en
naleving van subsidieregelingenen garantieveilening?Zo 2002
of
2003
20. Zijn er
ja,
is
dat beleid in 2001
en controle is
ic
bij
audits.Functiescheiding toegepast, de
de
afd.
medewerkervoor subsidieafrekeningen
financiºnondergebracht.
of
aangepast? PS heeft de kaders vastgesteld.Onderzoek naar de stroomlijningvan subsidierelaties loopt.
regels m.b.t.financiºleafrekening van
garantieverleningen? Zo ja, zijn die 2001 of 2002 012003 aangepast?
subsidie en regels in Inteme organisatie
een interne(verbijzonderde) controlfunctie?Zo ja, waar en hoe is die vorm 21. Is er
Onderdeelvan verordening Financieel beleid/beheer;er vinden audits plaatsop financieelnsicovoll processen; onderdeel van het jaarlijkse werkplan; er wordt aandachtaan besteed in de marap.
gegeven? Is de splitsing van verantwoordelijkheden en Ja, in de AO beschreven; continue verbetering;blijvendstimuleren AO/IC in jaarplannen; er bevoegdheden (her)kenbaar verankerdin regels? speciale bevoegdheidsbesluiten; is ook onderwerpvan de audits.
22a. Zo
ja,
op welke terreinen? 22b.
functieroulatie?Zo (Verbetering van) financieel
systeem
ja,
Is
zijn
sprake van
op welke terreinen?
Levert het financieelsysteem de noodzakelijke informatiein de gewenste vorm 23.
Ja,
in
het nieuwe financieelsysteem komt een speciale subsidie module.
(m.b.t.subsidie/gar./aanbest.)? 23a. Ondersteunt het gebruikte financieeladministratief administratiefsysteemde beheerenen inzake het subsidiegarantir garantir ontrolemaatregelen re aanbestedinosbeleid?
13
Tr.attn,,ntan
Toelichting Utrecht
Fraudegevoe!ige1. Is er een onderzoekgestart nav het dossiers! evenementenbeleid? Zo ja, wanneer?
Ja,
2001 onder andere naar aanleiding van het
in
evenementenbeleid.
GS Ja, mede n.a.v. het evenementenbeleid is een actieplanfinancieelbeheer opgesteld en in GS en desbetreffende regels in aan de orde geweest. 2001 of 2002 of 2003 aangepast? 3. Is er specifiekecontrolevan PS bij grote Grote projecten zijn ondergebracht in een speciaal programma,Agenda 2010. Daaroverwordt projecten? Zo ja, zijn de desbetreffende regels in apart gerapporteerd. Daarnaasthebben PS een rekeningcommissie, er komt een rekenkamer. 2001 of 2002 of 2003 aangepast?Hoe wordt
controlerende
2.
taak van PS
aan
een actieve informatievoorzieningvan
er
Is
PS? Zo
ja, zijn
P
de
grote projecten gedefinieerd? 4.
inhoudelijkeondersteuning van PS
er
Is
rote projecten? Zo
ja,
bij
Bestaaner afspraken over rapportage aan en toetsingsmomenten door PS? 5.
Integriteit en
6. Is er
belangenverstrengeling
Zo
verstrengeling
aangepast? 7. 8.
ja,
Ja,
ambtelijkeondersteuning indien gewenst.
Ja,
de regulieredocumenten als
waaruit bestaat die?
(bestuurlijk en ambtelijk)integnteitbeleid?Ja, is
dat beleidin 2001
of
2002
of
2003
zo
is
onder andere de
Bestuursrapportage.
ambtseed weer ingevoerd; is
er
een
gedragscodeopgesteld en
zijn er
integriteitsambtenarenaangesteld.
Kent de provincieeen klokkenluiderregeling? Wordtde bewustwordingt.a.v.
sinds 2002.
Ja,
antwoordbij vraag
Ja, zie
6.
elangenverstrengelinglintegriteit door extra
maatregelengestimuleerd? erjundische controlin verankerd? besluitvormingsprocedures
een Juridische control functie ingesteld
Besluitvorniingsprocedures, 9. Is
Er
procedures,
leidt tot
mandaat
&
delegatie
10. Zijn er
regels voor
o.a.
is
die
regelmatig en actiefwordt uitgeoefend
Mandatenlijsten handtekeningen/parafenlijstgeactualiseerd voor
inkoop en
die
med
aanscherping van het juridischebewuslzijn van de org 15
sept 2002.
opdrachtverlening (o.a. voor mandaat,delegatie en machtiging)? Zo ja, zijn die regels in 2001 2002 of 2003 aangepast?
of
Wordt de bewustwordingtav inkoop en Ja, de aanbestedingsprocedure is herschreven in 2003; er is aandachtvoor de AO. opdrachtvertening door extra maatregelen gestimuleerd? 12. Is in de regels en proceduresde Europese Ja, GS heeft een verplichte checklist vastgesteld;er is een uitgebreidopleidingstraject dimensievan regelgeving (staatssteun & opgesteld. Europese aanbestedingsregels) verankerd? 13. Wordt de bewustwording tav de Europese Checklist en opleidingstraject. dimensievan regelgeving door extra maatregelen gestimuleerd? plaats? Zo 14. Vindt er antecedentenonderzoek Ja, decentraal, maakt onderdeel uit van de aanbestedingsenen bestekprocedure. 11.
Cont ractbeheer
e, 15.
Zo
centraalof decentraal? Kent de provincieeen is dat beleid in 2001
aanbestedingsbeleid? Ja,
ja,
of
2002
of
er zijn
specifiekerichtlijnen opgesteld, aangepastin 2003.
2003
langepast? 16. Zijn er
Financie!e controleop
regelsvoor de aanbestedingsenen
Ja, zijn
subsidie-verlening en garantie
onderdeel van de specifiekerichtlijnen.
uitvoenngsfase? Zo ja, zijn die regels in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? 17. Wordt de bewustwording tav contractbeheerNee, het contractbeheer maakt onderdeeluit van de reguliereprocedure. door extra maatregelen gestimuleerd? plaats;doel 18. Is er een subsidieverordening? Zo ja, is die Ja, er vindt momenteel,met behulp van extemen,een henjking van het subsidieproces verordening in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? is onder andere uniformeringen het inbouwen van voldoendecontrolemomenten. 19. Is er een specifiekconlrolebeleidvoor naleving van subsidieregelingen en
garantieverlening?Zo 2002
of
2003
20. Zijn er
ja,
is
dat beleid in 2001
Ja, er is
of
regels m.b.t.financiºleafrekening van
garantieverleningen? Zo ja, zijn die 2001 of 2002 of 2003 aangepast?
in
Interne
21.
organisatie
conlrolfunctie?Zo
Is
er
extemen,een hefljkingvan het subsidieproces plaats;doel inbouwen van voldoendecontrolemomenten.
aangepast?
subsidie en regels
vindt momenteel,met behulp van
onder andere uniformeringen het
een interne(verbijzonderde) ja,
waar en hoe
is
die
Ja, er
doel
Er
is
vindt momenteel,met behulp van externen, een herijking van het
is
onder andere uniformering en het
concerncontrol en
er zijn
subsidieprocesplaats; inbouwen van voldoendecontrolemomenten.
dienstcontrollers.
vorm
gegeven? Is de splitsing van verantwoordelijkheden en Ja, er is sprake van functiescheiding;daarnaast is er in het kader van de personeelsregelingen bevoegdheden (her)kenbaar verankerd in regels? sprake van een functieroulatie; de bedoeling is dat medewerkers max 5 jaar op dezelfde plek zitten
22a. Zo
ja,
op welke terreinen? 22b.
functieroulatie?Zo
ja,
Is
sprake van
op welke terreinen?
Levert het financieelsysteemde
(Verbetering van)
23.
financieel
noodzakelijke informatiein de
systeem
(m.b.t.subsidielgar./aanbest.)? 23a.
Ja, zijn
onderdeel van
het
sinds 2004
in
gebruik
genomen systeem (CODA).
gewenste vorm
Ondersteunthet gebruikte financieeladministratief
administratiefsysteemde beheerenen
controlemaatregelen inzake het en aanbestedingsbeleid?
subsidiegaranti garanti
14
Toets punten Fraudegevoellge 1. Is er een onderzoekgestart nav het evenementenbeleid? Zo ja, wanneer?
Toelichtlnq Zeeland College is in 2001 onderzoekgestart.
dossiers!
controlerende taak van PS
2.
er
Is
2001 3.
Is
GS Opsomming van diverse beleidsmatige financiºlezaken thans desbetreffende regelsin 2003 aangepast?
een actieveinformatievoorzieningvan
PS? Zo
aan
of
ja, zijn
2002 of specifiekecontrolevan PS
er
bewerking.
bij grote
Ja,
in
overleg met de accountant.
desbetreffende regels in 2002 of 2003 aangepast?Hoe wordt
projecten? Zo 2001
In
de
of
ja, zijn
de
grote projectengedefinieerd? 4. Is er
inhoudelijkeondersteuning van PS
grote projecten?Zo
je,
Bestaaner afspraken over rapportage aan toetsingsmomenten door PS? 5.
Integriteit en belangenverstrengellng
verstrengellng
6. Is er
Zo
ja,
Cie
bij
en
Buiten planning en controlniet.
(bestuurlijk en ambtelijk)integnteitbeleid?In
is
dat
onderzoek/accountant.
waaruit bestaat die?
beleidin 2001
of
2002
of
2003
CAO (ambtelijkeintegriteit),handreiking gedragscodeprov.ambtenaren). Gedragscode
bestuurders komt begin 2004
in
Staten aan de orde.
aangepast? 7.
Kent de provincieeen klokkenluiderregeling?
Ja.
8.
Wordt de bewustwording t.a.v.
Verplichte
cursussen.
belangenverstrengeling/integnteit door extra
maatregelengestimuleerd? Juridischemedeparaaf(kwaliteit).
juridischecontrolin
Bes!uitvorrningsprocedures, 9. Is er
procedures,
besluitvorrningspmcedures verankerd?
mandaat
10. Zijn er
&
delegatie
regels voor o.a. inkoop en
Het
mandaat en ondermaatregisteren het zgn handtekeningenregister worden periodiek
opdraclitvertening(o.a. voor mandaat,delegatie geactualiseerd. en machtiging)? Zo ja, zijn die regels in 2001 of of 2003 aangepast? Wordt de bewustwordingtav inkoop en opdrachtverlening door extra maatregelen
2002
Rapportering
11.
bij jaarrekening.
gestimuleerd?
Contractbeheer
12. Is in de regelsen proceduresde Europese Ja, eigen regeling. dimensievan regelgeving (staatssteun & verankerd? Europeseaanbestedingsregels) tav de Europese Bijeenkomsten. 13. Wordtde bewustwording dimensievan regelgeving door extra maatregelen gestimuleerd? 14. Vindt er antecedentenonderzoek plaats? Zo (Nog) niet. Wet bibob brochure, aansluitingdepartementen hoe la, 15.
Zo
rijk met
bibob omgaat.
centraalof decentraal? Kent de provincieeen aanbestedingsbeleid? Sinds 1996 is aanbestedingsbeid vormgegeven.Afwijkigen alleenmogelijk door Is dat beleidin 2001 of 2002 of 2003 GS. Via rapportageformats wordt bij de jaarrekening daarovergerapporteerd.
toestemmigvan
ja,
sangepast? 16. Zijn er
regels voor de aanbestedingsenen
Ja.
uitvoenngsfase? Zo ja, zijn die regels in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? tav contractbeheerWordt aan gewerkt, aanbeveling a countantlwerkgroep. 17. Wordt de bewustwording gestimuleerd? door extra maatregelen Financiºle 18. Is er een subsidieverordening? Zo ja, is die 2002. Algemene subsidieverordening controleop verordening in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? subsidie-verlening19. Is er een specifiekcontrolebeleidvoor Ja, zie 20 waarborgfonds. en garantie
naleving van subsidieregelingenen garantieverlening?Zo 2002
of
2003
ja,
is
dat beleid in 2001
of
aangepast?
regels m.b.t.financiºleafrekening van subsidie en garantieverleningen? Zo ja, zijn die
Subsidieverlening en subsidievaststelling vinden is sprake van een stringentetunctiescheiding.
Interne
regels in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? 21. Is er een interne(verbijzonderde)
Controlefunctiewordt thans bezien, in de loop 2004 duidelijk.
organisatie
controlfunctie?Zo
20. Zijn er
ja,
waar en hoe
is
die
niet
binnen dezelfde organistie-eenheidplaats.Er
vorm
gegeven? Is de splitsing van verantwoordelijkheden en Vastgesteld bevoegdheden (her)kenbaar verankerdin regels?
22a. Zo
ja,
op welke terreinen? 22b.
functieroulatie?Zo (Verbeteringvan) financieel
systeem
ja,
Is
in
de AO.
sprake van
op welke terreinen?
23. Levert het financieelsysteemde noodzakelijke informatiein de gewenste vorm m.b.t. subsidie/gar./aanbest.)? het gebruikte financieeladministratief 23a. Ondersteunt
Alle
relevante informatieis zowel centraalals decentraal beschikbaar/nieuw beheersysteemin
bewerking. Niet bekend.
administratiefsysteemde beheerenen
controlemaatregelen inzake het subsidiegaranti garanti en aanbestedinasbeleid? 15
1
Toetspunten 1. Is er een onderzoekgestartnav het evenementenbeleid? Zo ja, wanneer?
Toelichting 2002
Ja,
Zuid-Holland
Bestuurlijke lessen
affaires gaat , daarbijom de
uit het
verleden
en
Bestuurlijkelessen
uit
enkele provinciale
aanbevelingen uit het rapport van D&T; veel was overigens
al
ingevoerd. 2.
een actieveinformatievoorzieningvan GS ja, zijn de desbetreffende regels in
er
Is
PS? Zo
aan
Fraudegevoeuige 2001
2002
of
of
2003
l3egin2003 is de Eindrapportage Verbeterprogrammanaar PS; heeft in 2003 onderzoekvan COR plaatsgevonden; Waar nodig is PS ge nformeerd en zijn de regels aangepast.
aangepast?
dossiers!
3.
controlerende
regels in daarbij projecten? Zo ja, zijn de desbetreffende 2001 of 2002 of 2003 aangepast?Hoe wordt
taak van P8
specifiekeconlrolevan PS
er
Is
bij grote
grote projectengedefinieerd? 4. Is er inhoudelijke ondersteuning van PS grote projecten? Zo
ja,
waaruit bestaat
ja,
dat
is
beleid in 2001
Integriteit en
aangepast?
belangenverst
7.
verstren geling
8.
rocedu,es
mandaat & dele
alle
of
2002
of
bedragen en
sprake
is
van vertraging bij grote infrastructurele projecten;kembegnppen
zijn
langlopende projecten;geen specifiekegrensbedragen.
In
college werkprogramma;er Integriteitsbeleid is van
is
een
Handboek projectmatig werken.
alle tijd
opgesteld.
2003
klokkenluidenegeling? Is onderdeelvan de nota integnteitsbeleid. Wordt de bewustwordingt.a.v. In actieplandat onderdeel is van de nota ; er worden Integriteitsauditsuitgevoerd;het is een vast belangenverstrengeling/integriteit door extra onderdeel van de bednjfsvoenng. Verplichte melding van nevenfuncties. maatregelengestimuleerd? 9. Is erjuridischecontrolin Er heeft een verstevigingvan dejuridische controlplaatsgevonden; er komen periodieke verankerd? rapportages. besluitvormingsprocedures De mandaatregeling is herzien;de regelingwordt 2x per jaar aangepast. 10. Zijn er regelsvoor o.a. inkoop en opdractitveilening(o.a. voor mandaat,delegatie Kent de provincieeen
en machtiging)? Zo Besluiivorming _
en
(bestuurlijk en ambtelijk)integnteitbeleid?Nota
er
Is
als er
grote
Geen afzonderlijkeondersteuning.
bij
Bestaan er afspraken over rapportage aan toetsingsmomenten door PS? Zo
name
die ?
5.
6.
met
Ja,
regels in 2001
ja, zijn die
of
aangepast? 11. Wordt de bewustwording tav inkoop en Er wordt een inkoopen en aanbestedingskader vastgesteld.Ook wordt gebruik gemaakt van opdrachtverlening door extra maatregelen mantelcontracten. gestimuleerd? Er is een Kaderregeling Inkopen opgesteld; Men heeft een EU-controllerspecifiekvoor 12. Is in de regels en proceduresde Europese dimensievan regelgeving (staatssteun & staatssteun en aanbesteding. Er is een brochure opgesteld over Europees aanbesteden. Europese aanbestedingsregets) verankerd? 13. Wordt de bewustwording tav de Europese Er is een Kaderregeling Inkopen opgesteld. dimensievan regelgeving door extra maatregelen 2002
of
2003
estimuleerd? 14.
Vindt
er
antecedentenonderzoek plaats? Zo
Extern: Dunn en Bradstreet.
centraal of decentraal? 15. Kent de provincieeen aanbestedingsbeleid? Er a,
Zo ontract
h eer
Financiºle controle
ja,
is
dat beleidin 2001
of
2002
of
is
een
KaderregelingaanbestedingGWWopgesteld.
2003
iangepast? regelsvoor de aanbestedingsenen
16. Zijn er
Er
is
een Kaderregeling Inkopen opgesteld.
ultvoenngsfase? Zo ja, zijn die regels in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? 17. Wordt de bewustwording tav contractbeheerEr is een Kaderregeling Inkopen opgesteld. Er is een kenniscentrum Inkoop en Aanbesteding door extra maatregelen gestimuleerd? opgericht. Er is verder een bureau aanbestedingen en contractbeheer opgericht. Zo ja, is die Ja, zowel een algemene als specifieke.Wordt twee keer per jaar aangepastos. nav de Wet 18. Is er een subsidieverordening? verordening in 2001 of 2002 of 2003 aangepast? BIBOB. 19. Is er een specifiek controlebeleidvoor Onderdeelvan de AO bij 0MB en G1Mv1. Daarnaastvinden er periodieke evaluatles plaats;het is naleving van subsidieregelingenen procedureeel geregeld; in informatiesysteem specifiekgeregeld.
garantieveilening?Zo ja, is dat beleid in 2001 of subsidie-verlening 2002 of 2003 aangepast? en aren lie 20. Zijn er regelsm.b.t.financiºleafrekening van
garantieverteningen? Zo ja, zijn die 2001 of 2002 of 2003 aangepast?
subsidie en regels
in
een interne(verbijzonderde) controlfunctie?Zo ja, waar en hoe is die vorm 21.
Is
er
in Algemene Subsidieverordening. EenheidAudit en Advies (EEA) heeft onderzoekgedaan naa Subsidiebeheer tbv GS (geregeld in 1 67a). De AWB is eveneens van toepassing. Garantstellingis functioneelbij de afd. Financiºn ondergebracht. Onderdeelvan verordening ex art 216; er is een verbeterplan Planning en Control;financiºle controle wordt meer algemene control , zowel op centraalals decentraal niveau.
Lii
gegeven? Interne organisatie
Is de splitsing van verantwoordelijkheden en Er is extra aandachtvoor AO-beschrijvingen; nog geen bewustefunctieroulatie; functieroulatie bevoegdheden (her)kenbaar verankerdin regels? onderdeelvan personeelsmanagement.
22a. Zo
ja,
op welke terreinen? 22b.
functieroulatie?Zo
ja,
Is sprake
van
op welke terreinen?
Levert het financieelsysteem de
(Verbetering van)
23.
financieel
noodzakelijke informaliein de
systeem
(m.b.t.subsidielgar.Iaanbest.)?
Ja.
gewenste vorm
Ondersteunt liet gebruikte rinancieeladministratief Niet specirlek;worat gewerkt aan nieuw instrument. systeemde beheerenen controlemaatregelen inzake het subsidiegaranti garanti 23a.
16
.
Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Datum 16 februari
2004
Ons kenmerk 1FLO2004/54733 Onderdeel
Gedeputeerde
Staten van
DGKB/BFO/IFLO
Overijssel
Postbus 10078 8000 GB
Inlichtingen
Zwolle
C.A. Lok T
(070)
F
(070)
426 7685 426 7555
Uw kenmerk
Blad 1
Onderwerp Toezichtbrief
van
2
Aantal bijlagen
Bezoekadres Schedeidoekshaven 200 2511 EZ
Den Haag
Geacht college, Postadres In
over de begroting 2004 besteed
toezichtbevindingen.In
de
Postbus 20011
5december2003, kenmerk 1FL02003/85604,
aansluiting op mijn brief van
ik
thans
brief die ik
aandacht aan
2500 EA
Internetadres www.minbzk.ni
heden aan Provinciale Staten van uw .
provincie heb gezonden
en
waarvan een afschriftis bijgesloten,
algemene
beeld van de begroting 2004 waaronder een
Ook
daarin
ga
toezicht
ik
(weerstandsvermogenen staatssteun als
verbeteracties
reageer
dan ook
u
Ten
heb
aanzien van
verbeteracties
de
opgenomen
dat
in
deze
brief.
en
verwijs
Daarnaast ga
de
in
deze
ik dit
brief ook
onderwerp ook
kort
in
op een
gebruik daarbij onder andere het de
controle van de
zogenaamd rekenmodel
de hand
aan de eisen die voortvloeien
gemeenten
voor het verkrijgen van
ik
accountant betreffende
door uw provincie zelf een
provincies en
Ik
dat
uw reactie daarop.
begroting 2004 ingevuld aan
van een
217a van de
en
aantal aanbevelingen betrekking heeft op terreinen die
een
bevindingen van
jaarrekening 2002
is
Gelderland). Tenslotte
naar aanleiding van het evenementenbeleid
aantal overige financiºle beheeraspecten.
Dit jaar
van het
bovengenoemde onderwerpen
uitstek tot uw verantwoordelijkheidbehoren. Vandaar
verslag van
het
naar die brief.
Gelderland geldt bij
over
op
in
aspect daarvan en de
de verordeningen ex artikel 216, 217
mijn opmerkingen
Provinciewet. Voor ik
ik
reactie op de paragrafen.
naar aanleiding van het evenementenbeleid
die brief op
ik in
ga
op de uitkomsten van de variabele onderzoeken
in
uit
(BBV).
inzicht
in
van een
Het rekenmodel de
betreffende de
uniform format dat aangepast
het Besluit begroting
mate waarin
is
een
is
verantwoording
en
belangrijk hulpmiddel
er bij een
provincie sprake
is
(meerjarig) materieel evenwicht op de begroting. Verder heeft over de
aan deze brief ten grondslag liggende feiten afstemming plaatsgevonden met provincie.
Den Haag
overige
de
uw
Datum 16 februari
2004
Ons kenmerk
FL02004154733 Onderdeel
DGKB/BFOIIFLO
Evenementenbeleid In
het
kader van mijn onderzoek
aanleiding van
hoofden financiºn en
provincies naar de verbeteracties naar
de
evenementen beleid Gelderland
het
opgesteld. Tijdens de
beantwoorden
bij
is
in
de achtergrond van
dit
onderzoek
onderzoek toegelicht
dit
Provinciale Staten. Ook reeds
kunnen hebben dan gebracht.
Dit
Ik
in
lopende verbetertrajecten,
evenementenbeleid
het
onderzoek heeft
om
als doel
tussen provincies, het leerproces verdere
opgenomen
zijn
te
de
deze toetspunten/vragen te
achtergronden van
De verkregen antwoorden op de toetspunten/vragen,conclusie op
Blad
een aantal toetspunten
ik
2003 gehouden werkbezoeken aan
het voorjaar
de provincies verzocht
zijn de
heb
bijlage
en
andere oorzaak
zijn hierbij
door vergelijking van
ondersteunen
van de brief aan
2
die een
Gelderland,
in
een toelichting
en
in
kaart
verbeteracties
zodoende
eventuele
verbeteringen te stimuleren.
constateer dat uw provincie evenals negen andere provincies een onderzoek
had
ingesteld (mede) naar aanleiding van
evenementenbeleid
in
gegevens conciudeer
ik
ingezet. Verder zou
graag
ik
de ervaringen met
Gelderland. Op basis van op alle van
dat
de
de door
het
uw provincie verstrekte
aspecten verbetermaatregelen
23
zijn
aangegeven
willen wijzen op afzonderlijk in de tekst
voorbeelden van potentieel goede benaderingen van de diverse provincies, zoals het uitvoeren
van audits op specifieke risicovolle terreinen (bijvoorbeeld audits
naar aanbesteding en
inkoop en legal audits),
antecedentenonderzoeken/beoordelingen van de interne controle. Graag
verbetermaatregelen nodig
verneem
zijn op
de
van contractpartners ik
van
of
u
voornoemde
u
en versterking
vindt dat verdere
terreinen,
mede
gezien de
door andere provincies ingezette trajecten.
Overige financiºle beheeraspecten Op
het terrein
van de beheeren en bedrijfsvoering signaleert de accountant een
aantal knelpunten en geeft hierover adviezen,
Ik
constateer
dat
u
onderschrijft en toezegt hieraan door verbetermaatregelen gevolg
deze te
adviezen
geven.
Tot slot Ik
ontvang graag v
Een
DE
r
afschriftvan deze
MINl
1
mei 2004 uw reactie op het gestelde
brief heb
ik
aan
het
deze
brief.
Provinciale Staten gezonden.
BINNENLANDSE ZAKEN Financiºn
in
EN
Lokale en
Ministerievan
KONINKRIJKSRELATIES,
provinciale Overheden,
BinnenlandseZaken en Kanlnkrijksrelatles
2
van
2
