De Ioitte DR Middelburg Postbus GB Middelburg

D e I o i tte.

4336 DR Middelburg Postbus 7056 4330 GB Middelburg Tel: (088) 2882888 Fax: (088) 2889895 www.deloitte.nl

Rapport uitgebracht aan Gemeente Borsele

Managementletter 2011

Deloitte Accountants 8.V. is ingeschreven in het handeisregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.

Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

Deloitte.

Park Veldzigt 25 4336 DR Middelburg Postbus 7056 4330 GB Middelburg Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9895 www.deloitte.nl

Burgemeester en wethouders van gemeente Borsele t.a.v. de heer P. Katsman Postbus 1 4450 AA HEINKENSZAND

Datum

Behandeld door

Ons kenmerk

10 januari 2011

drs. R.J. Huser-Egter van Wissekerke RA

3113055650/2113/120030

Onderwerp

Uw kenmerk

Managementletter 2011 Geachte heer Katsman, Hierbij doen wij u onze managementletter 2011 toekomen. In deze managementletter gaan wij in op ontwikkelingen binnen uw gemeente en brengen wij versiag uit van onze bevindingen van de tussentijdse controle over het boekjaar 2011. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geInformeerd. Hoogachtend, De1oitteAccduntas B .V.

/‘

W.AAe Leeuw MGA RA

Op ate opdrachten verricht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november 2010’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handeisregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.

Member of De(oitte Touche Tohmatsu Limited

Deloitte. 3/28 lOjanuari 2012 3113055650/2112/120030

Inhoud 1. Inleiding

4

2. Samenvatting

5

3. Planning en control

6

3.1 Versiaggeving 3.2 Administratieve organisatie en interne controle

4. Controlebevindingen processen 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8

Algemeen Treasury Grondexploitatie Investeringen en inkopen Lonen en salarissen Subsidies en gemeenschappelijke regelingen Inkomensoverdrachten (Sociale Zaken en WMO) Opbrengsten (inclusief belastingen en heffingen)

7 7

9 9 9 9 10 11 11 12 13

5. Automatisering

14

6. Jaarrekening 2011

14

7. Actualiteiten

15

7.1 Ontwikkelen in de AWBZ en de WMO 7.2 Stress test gemeenten

Bijlage 1: Afwikkeling aanbevelingen managementletter 2010

15 15

17


1.

Inleiding

Deloitte heeft de opdracht gekregen de j aarrekening 2011 van uw gemeente te controleren. Wij controleren hiertoe zowel in de loop van het jaar (de interimcontrole) als de jaarrekening 2011 zeif. De controles in de loop van het jaar zijn met name gericht op het beoordelen en toetsen van de administratieve organisatie en inteme controle. Dit om vast te stellen dat die voldoende basis vormen voor de betrouwbaarheid van de financiële gegevens en de toelichtingen die in de jaarrekening 2011 worden opgenomen. Onze controle richt zich primair op die posten en bedrijfsprocessen die voor uw gemeente het belangrijkste zijn. Op deze manier voeren wij een efficiënte controle uit en zijn wij in staat onze adviezen te richten op hetgeen u, als college, belangrijk vindt. Wij hanteren voor de controle van de jaarrekening en de daarvoor relevante bedrijfsprocessen een risicobenadering. Dit houdt in dat wij per bedrijfsproces de omvang in euro’s en het risico op fouten nagaan. Aan de hand van deze analyse bepalen wij vervolgens aan welke processen wij veel aandacht besteden en welke processen minder aandacht nodig hebben. Deze analyse hebben wij uitgevoerd bij het opstellen van ons auditplan. Tijdens de uitvoering van de interimwerk zaamheden zijn wij nagegaan of onze risicoanalyse nog adequaat is. De bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de beoordeling van de processen zijn in deze managementletter opgenomen. Volledigheidshalve merken wij op dat de in deze managementletter opgenomen bevindingen niet volledig behoeven te zijn, aangezien de accountantscontrole nog niet volledig is afgerond.


2.

Samenvatting

Wij hebben in november 2011 onze interimcontrole uitgevoerd voor de gemeente Borsele. Wij zijn voor alle processen, met behuip van de aanwezige procesbeschrijvingen, nagegaan welke risico’s aanwezig zijn en op welke wijze deze binnen de gemeente Borsele worden beheerst. Verder hebben wij de voortgang van onze bevindingen die wij hebben gerapporteerd in onze managementletter 2010 beoordeeld. Het verder concretiseren van speerpunten en indicatoren is nog onderhanden in de werkgroep Begroting. Via een begrotingswijziging in 2012 zal op deze onderdelen nog een wijziging in de programmabegroting 2012 worden aangebracht. De (geraamde en in uitvoering zijnde) investeringskredieten zijn in de programmabegroting 2012 opgenomen. In de prorap 2012 zal ook de voortgang van de investeringen worden gemonitord. Overigens heeft in 2011 een volledige beoordeling van alle investeringskredieten plaatsgevonden, waarbij een groot aantal kredieten zijn afgesloten. Onze algemene indruk is dat op de onderscheiden processen een verdere vooruitgang is waar te nemen, al is op een aantal punten een verdere verbetering mogelijk. Vooral op het gebied van automatisering zijn nog verschillende aandachtspunten. Van belang is deze op korte termijn op te pakken. Het budget- en kredietbeheer is de verantwoordelijkheid van de individuele budgethouders. Er wordt strak gemonitord of budgetten niet worden overschreden. Via de kadernota, prorap en begroting is de raad op de hoogte gebracht van de ontwikkelingen van de voorgenomen bezuinigingen. Over het algemeen zijn de bezuinigingen gerealiseerd, danwel zijn alternatieven aangeboden. De getrouwheid en rechtmatigheid van de verschillende processen wordt met name nog verbijzonderd en achteraf vastgesteld. De inteme controles zijn in vergelijking met de interim controle 2010 wel verder verbeterd. Zo wordt meer gebruik gemaakt van checklisten die aansluiten op het toetsingskader. Het meer investeren en gebruik maken van de organisatie gerichte controlemaatregelen kan de toegevoegde waarde van de interne controle nog verder laten groeien waardoor de gegevensgerichte waarnemingen tot een minimum kunnen worden beperkt (bij gebleken effectiviteit van de organisatiegerichte maatregelen).


3.

Planning en control

Ontwikkelingen In de planning- en controlcyclus van de gemeente Borsele worden verschillende instrumenten onderscheiden, te weten de kadernota, de programmabegroting, de afdelingsplannen, de programma rapportage (prorap) en het sluitstuk de jaarrekening. De kadernota 2012— 2015 staat vooral in het teken van de gerealiseerde en nog geplande bezuinigingen. In kleurstellingen is de mate van (verwachte) realisatie van de bezuinigingen aangeven. Het algehele beeld is dat bezuinigingen voor een belangrijk deel worden gerealiseerd danwel dat in alternatieven wordt voorzien. De programmabegroting 2012 is een verdere uitwerking van de kadernota 2012 2015 en is op 3 november 2011 vastgesteld. De programmabegroting 2012 is voor wat betreft de benoemde speerpunten en bijbehorende indicatoren nagenoeg gelijk aan de programmabegroting 2011. Wij hebben vernomen dat op dit moment de werkgroep begroting bezig is te bezien op welke wijze indicatoren kunnen worden aangepast zodat deze beter aansluiten bij het benoemde speerpunt. Verder is het de bedoeling dat een aantal indicatoren concreter en normatiever worden geformuleerd. Dit alles moet tot uitdrukking komen in een inhoudelijke begrotingswijziging welke in januari 2012 aan de Raad zal worden voorgelegd. —

In de begroting 2012 is sprake van een sluitend meerjarenperspectief. Hierbij merken wij wel op dat de gemeente het Delta dividend tot en met 2015 structureel voor €1 .056.000 in haar begroting heeft opgenomen. De Provincie Zeeland heeft in haar begrotingscirculaire 2012-2015 dringend geadviseerd voor dejaren 2014 en 2015 slechts 50% als structureel dekkingsmiddel te ramen en de andere 50% als incidenteel dekkingsmiddel. De reden dat de gemeente dit niet gedaan heeft is dat dan voor € 0,5 mm aan extra bezuinigingen is te realiseren, terwiji nog niet duidelijk is of dit wel noodzakelijk is. De gemeente heeft overigens uit de destijds extra ontvangen dividenduitkering een reserve gevormd van € 660.000 om eventuele toekomstige tegenvallende dividendopbrengsten op te kunnen vangen. De programmarapportage 2011 is, ten opzichte van die van 2010, in lijn gebracht met de begroting 2011 door te rapporteren op speerpunten en beschrijft de situatie per 1 augustus 2011. Uitgaande van het speerpunt en daarbij horende indicatoren is de stand van zaken weergegeven. Verder is inzicht gegeven in overige ontwikkelingen, financiële mutaties en voortgang van de bezuinigingen. Volgens de Prorap zijn de bezuinigingen gerealiseerd danwel liggen deze op koers. Het controleprotocol is vastgesteld voor de jaren 2009 2012. Ret normenkader 2009 is door de gemeenteraad op 1 juli 2010 vastgesteld. Het bijbehorende toetsingskader is door het college van B&W vastgesteld op 14 september 2010. Een actualisatie van het nonnen- en toetsingskader voor 2011 heeft nog niet plaatsgevonden. —

Voor het uitvoeren van de interne controlewerkzaamheden is een controleplan vervaardigd. Ret aantal en de kwaliteit van de uitgevoerde interne controles voor het boekjaar 2011 is, ten tijde van onze interimcontrole, verbeterd ten opzichte van voorgaand boekjaar. Wel worden de controles nog steeds met name verbijzonderd uitgevoerd en wordt geen gebruik gemaakt van de aanwezige organisatiegerichte beheersingsmaatregelen.

Deloitte. 7/28 lOjanuari

2012

3113055650/2112/120030

Bevindingen

3.1

Aanbevelingen

Prio riteit

Versiaggeving

De in de programmabegroting opgenomen speerpunten meer SMART formuleren. Verder

In 2012 de (verder ontwikkelde) speerpunten en indicatoren ter

prestaties benoemen die aansluiten bij de geformuleerde speerpunten en die voldoende mate concreet zijn door hieraan een norm of tijdpad te

besluitvorming voorleggen. Indien

koppelen.

meetinstrumentarium waarmee de indicatoren op een doelmatige wijze

middel

mogelijk deze ook gelijk implementeren. Zorgdragen voor

bijgehouden kunnen worden.

In de programmabegroting 2012 is het Delta dividend tot en met 2015 voor €1 .056.000 als

De ontwikkelingen kritisch blijven volgen en bijstellen zodra noodzaak

(structureel) dekkingsmiddel geraamd, terwiji voor 2014 en 2015 geen dividendgaranties zijn afgegeven. Vanaf 2013 zijn wel incidentele uitgaven

blijkt.

middel

uit het Delta dividend geraamd.

Commentaar management: De aanbevelingen worden overgenomen in 2012 en zo mogelijk nog bij de jaarrekening 201 1.

Bevindingen

Aanbevelingen

Priori

teit 3.2

Administratieve organisatie en interne controle

Het normen- en toetsingskader is nog niet

Normen- en toetsingskader actualiseren

geactualiseerd. Om een goede en volledige basis te hebben voor de interne controle is het van belang dit

en ter besluitvorming voorleggen aan het college van B&W en de gemeenteraad.

hoog

op korte termijn te doen.

De uitgevoerde interne controles ten tijde van onze interimcontrole zijn door ons beoordeeld. en/of aanmerkingen zijn in een apart document met

Op-

controllers gecommuniceerd. Deze punten hebben met name betrekking op de opzet van het inteme controleplan.

Opvolging geven aan de door ons aangemerkte verbeterpunten ten aanzien van de interne controle.

hoog


De inteme controles worden vooral gegevensgericht uitgevoerd. Er wordt geen rekening gehouden met interne controles die in de verschillende processen zijn opgenomen.

Interne controle kantelen en richten op de organisatiegerichte waarborgen in de processen, waardoor de toegevoegde waarde van de inteme controle verder kan groeien.


middel

Deloitte. 9/28

lOjanuari 2012 3113055650/2112/120030

4.

Controlebevindingen processen

4.1

Algemeen

Onze interimcontrole is primair gericht op de kwaliteit van de bedrijfsvoering van de belangrijkste processen. In de volgende paragrafen geven wij onze bevindingen en aanbevelingen per proces weer.

4.2 Treasury Ontwikkelingen In 2011 heeft de gemeente Borsele €4,4 miljoen ontvangen van Zeeland Seaports. Hierdoor is op korte tot middellange termijn geen behoefte aan leningen. De gemeente heeft dit geld op een spaarrekening bij de Rabobank weggezet.

4.3 Grondexploitatie Ontwikkelingen Op 14 juni 2011 heeft het College van Burgemeester en Wethouders een nieuwe nota grondbeleid vastgesteld. Hierin is beleid opgenomen over wanneer tussentijdse winst genomen dient te worden. Ook is opgenomen hoe verwachte verliezen in de jaarrekening tot uitdrukking dienen te komen. In de door de raad vastgestelde nota grondbeleid is opgenomen dat (gerealiseerde) winsten en verliezen worden gemuteerd op de reserve weerstandsvermogen grondexploitatie. In de grondexploitatie zijn de gevolgen van de economische crisis merkbaar. Voor de jaarrekening van 2010 heeft de gemeente haar niet in exploitatie genomen gronden, waar nodig afgewaardeerd naar landbouwwaarde. Begin 2012 zullen de grondexploitaties worden doorgerekend, waarbij rekening wordt gehouden met de vertraging van de plannen en uitstel van inkomsten. De grond aan- en verkopen zijn nog niet in de verbijzonderde interne controle op getrouwheid en rechtmatigheid betrokken.


4.4

Investeringen en inkopen

Ontwikkelingen Het budget- en kredietbeheer is de verantwoordelijkheid van de individuele budgethouders. De afdeling financiën heeft per 1 november (na verwerking van de in de prorap voorgestelde begrotingswijzigingen) een overzicht gedraaid van alle budgetten met de begrote en werkelijke baten en lasten. Op dit overzicht zijn dreigende overschrijdingen gesignaleerd en gecommuniceerd met de budgethouder. Eenzelfde actie is gedaan per 1 december. Tegelijkertijd beoordeelt de afdeling financiën doorlopend per factuur of nog ruimte aanwezig is op de betreffende budgetten. De budgettaire stand van zaken van investeringen komt aan de orde bij besprekingen tussen budget houder en de financieel consulenten. Alle openstaande investeringsbudgetten zijn bij de budgetronde van juli expliciet besproken. Naar aanleiding van deze besprekingen is een groot aantal investeringen afgesloten. Het beheer van het crediteurenstambestand is in 2010 gewijzigd. Er is een controletechnische functie scheiding aangebracht tussen het aanbrengen van mutaties en het controleren daarvan. De functie scheiding blijkt echter niet technisch afgeschermd te zijn in Civision Middelen. Hierdoor bestaat het risico dat mutaties door dezelfde persoon worden goedgekeurd als degene die ze heeft aangemaakt. Wij hebben, aan de hand van de logfile van verrichte werkzaamheden, overigens vastgesteld dat dit in 2011 nog niet heeft plaatsgevonden. Van het implementeren van een verplichtingenadministratie is afgezien omdat het kredietbewustzijn bij de budgethouders sterk is toegenomen.

Bevindingen

Aanbevelingen

De gewenste functiescheiding bij het muteren van de crediteurenstamgegevens is niet technisch afgedwongen in het financiële pakket, Civision Middelen.

Er voor zorgen dat het technisch niet mogelijk is dat één persoon zowel kan muteren als ook deze mutatie kan goedkeuren.

Commentaar management: De aanbevelingen worden overgenomen in 2012 en zo mogelijk nog bij dejaarrekening 201 1.

Priori teit hoog


4.5

Lonen en salarissen

Ontwikkelingen De salarisadministratie is uitbesteed aan Driessen. Alle mutaties worden door de gemeente aan geleverd, nadat deze zijn getoetst op juiste autorisatie en van toepassing zijnde weten regelgeving. Vervolgens worden de mutaties door Driessen verwerkt in de salarisadministratie, waarna de gemeente de output (loonstaten, salarisstroken etc) ontvangt en de salarissen betaalt. Wij hebben vastgesteld dat sommige mutaties, zoals in dienst mutaties, bij de gemeente zeif (on-line) worden ingevoerd in de salarisadministratie waarbij geen controle op de juistheid van de invoer plaatsvindt. Gezien de eventuele impact van fouten die hierbij gemaakt kunnen worden is het aan te raden om de invoer van in dienst mutaties te laten controleren door een andere medewerker. Alle medewerkers schrijven tijd. Het registreren en fiatteren van de uren wordt op een adequate wijze bewaakt. In 2011 is overgegaan op het tijdschrijven op minder producten. Bevindingen Aanbevelingen Priori teit -

-

-

In dienst mutaties worden door de gemeente zeif in het salarispakket verwerkt. Interne controle op de juistheid van de invoer vindt niet plaats.

Verrichten van een controle op de juiste invoer van in dienst mutaties en een zichtbare vastlegging hiervan.

hoog

Commentaar management: De aanbevelingen worden overgenomen in 2012 en zo mogelijk nog bij dejaarrekening 2011.

4.6

Subsidies en gemeenschappelijke regelingen

Ontwikkelingen De gemeente Borsele verstrekt uiteenlopende subsidies aan verschillende instellingen. Een zeer groot aantal subsidies, met name aan verenigingen, is beperkt van omvang. Aangegeven is dat in de nieuwe subsidieverordening zal worden opgenomen dat subsidies onder de € 1.000 nog maar eens in de vier jaar worden vastgesteld. De nieuwe subsidieverordening zal met ingang van I januari 2012 van kracht zijn. Uit de verrichte interimcontrole werkzaamheden vloeien geen aanbevelingen voort met betrekking tot subsidies en gemeenschappelijke regelingen in 2011.

Deloitte. 12/28

lOjanuari 2012 3113055650/2112/120030

4.7

Inkomensoverdrachten (Sociale Zaken en WMO)

Ontwikkelingen Met ingang van 2011 heeft de gemeente ervoor gekozen de interne controle werkzaamheden op sociale zaken uitsluitend te laten verrichten door de ingehuurde inteme controle functionaris van de gemeente Goes. Hierdoor vindt geen dubbele interne controle meer plaats, waardoor de efficiency is verhoogd. De gemeente is voornemens om in 2012 zelf zorg te gaan dragen voor de interne controle op sociale zaken en niet meer gebruik te maken van de interne controle functionaris van de gemeente Goes.

Bevindingen

Aanbevelingen

Er vindt geen zichtbare invoercontrole plaats op de juistheid van de uitkeringsnormen in applicatie GWS. Risico hiervan is dat onjuiste uitkeringsnormen worden toegekend, waardoor de rechtmatigheid van uitkeringen in het geding is.

De controle op de juistheid van de ingevoerde normen in applicatie GWS tweemaal per jaar (in januari enjuli) zichtbaar uit te voeren, zodat gewaarborgd is dat de ingevoerde uitkeringsnormen in GWS juist zijn.

hoog

Bij het invoeren van nieuwe cliënten in de uitkeringsadministratie wordt in de applicatie GWS niet afgedwongen dat een invoercontrole plaatsvindt op de juistheid van de parameters (leeftijd, uitkeringsregeling etc.) van de client, Risico hiervan is dat ingevulde parameters ten aanzien van de nieuwe client onjuist zijn, waardoor de rechtmatigheid van de toegekende uitkering in het geding is.

Aanbevolen wordt de applicatie GWS dusdanig in te richten dat invoercontrole door het hoofd uitkeringsadministratie plaatsvindt op de juistheid van de parameters van de client, alvorens de client wordt ingevoerd in GWS.

hoog


Priori teit

Deloitte. 13/28

lOjanuari 2012 3113055650/2112/120030

4.8

Opbrengsten (inclusief belastingen en heffingen)

Ontwikkelingen Voor wat betreft de overige opbrengsten zijn geen ontwikkelingen te noemen ten opzichte van voorgaand jaar. In bijiage 1 worden de aanbevelingen met betrekking tot de opbrengsten vermeld, welke gedaan zijn in 2010 maar voor zover nog niet opgepakt door de gemeente onverminderd van toepassing zijn voor 2011.


5.

Automatisering

Onze controle richt zich ook op de ondersteuning van de processen en de mate van automatisering van deze processen. Injuni 2010 heeft onze EDP-auditor een controle uitgevoerd op de algemene ICT beheersmaatregelen en Civision Middelen en Corsa (gericht op de module voor het inscannen en elektronisch accorderen van facturen). De mate waarin de aanbevelingen uit 2010 naar aanleiding van de controle van onze EDP auditor in 2011 zijn opgevolgd, blijkt uit het onderdeel automatisering in bijiage 1.

6.

Jaarrekening 2011

Naar aanleiding van de bevindingen in deze managementletter brengen wij de volgende punten onder de aandacht welke voor het opstellen van de jaarrekening 2011 van belang zijn: • • •

volledige uitvoering van de getrouwheids- en rechtmatigheidscontroles aismede de evaluatie en rapportering van de bevindingen; volledige naleving van de overige werkafspraken die wij met u zijn overeengekomen; oplevering SiSa-bijiagen en dossier inclusief uitvoering van inteme controle op deze verantwoording en onderliggende stukken aan de hand van de door ons verstrekte definitieve werklij sten.

Wij adviseren u hiermee rekening te houden. Wij zullen u op korte termijn het ‘handboek jaarrekening gemeenten’ beschikbaar stellen. Dit handboek vormt een belangrijk naslagwerk voor het opstellen van dejaarrekening 2011.


7.

Actualiteiten

In dit hoofdstuk willen we een aantal actualiteiten onder uw aandacht brengen die op uw organisatie afkomen.

7.1 Ontwikkelen in de AWBZ en de WMO Gemeenten worden de komende jaren geconfronteerd met extra taken op het gebied van de extramurale begeleiding en de jeugdzorg. Van belang is tijdig voorbereidingen te treffen, zowel voor wat betreft het beleid, de uitvoering en de administratie.

Decentralisatie extramurale begeleiding naar gemeenten Het kabinet kiest ervoor de extramurale begeleiding, die nu onderdeel uitmaakt van de AWBZ, dichter bij de client te organiseren. Daarom wordt extramurale begeleiding flu onder de werking van WMO gebracht.

Per ij anuari 2013 geldt dat mensen die voor het eerst aanspraak maken op begeleiding een beroep kunnen doen op de WMO als zij niet zelfredzaam zijn. In 2013 is sprake van een overgangssituatie, dit is van belang voor mensen die al beschikken over een indicatie voor extramurale begeleiding, vervoer en/of kortdurend verblijf. Vanaf 2014 dient iedereen een beroep te doen op de WMO. De WMO kent een compensatieplicht. Dit betekent dat de gemeente ondersteuning moet bieden om de beperkingen, die burgers ervaren in de deelname aan de samenleving ervaren, te compenseren. Om helderheid te geven over en waarborgen te bieden voor welke resultaten de gemeente verantwoordelijk wordt, wordt de compensatieplicht in de WMO aangepast.

Overheveling AWBZ gefinancierde jeugd-Lvg zorg en jeugd-ggz Het kabinet heeft ervoor gekozen te komen tot één financieringssysteem voor het stelsel van jeugdzorg. Het doel hiervan is alle taken in het kader van jeugdzorg te bundelen binnen één wettelijk kader. Gefaseerd gaan alle taken op het gebied van jeugdzorg naar gemeenten. Het wettelijk kader wordt vanaf 2014 gefaseerd van kracht. De overheveling van de intramurale jeugdzorg-lvg zorg vindt uiterlijk plaats op 1 januari 2016.

7.2 Stress test gemeenten De vraag die steeds meer gemeente is: Hoe financieel gezond is mijn gemeente? Dalende opbrengsten (dividend en bouwleges), hogere lasten (zoals bijdragen in de sociale uitkeringen), verliezen op grondexploitaties en verwachte daling van het gemeentefonds maken de financiële positie van uw gemeente onzeker. Tel daarbij op de nieuwe kabinetsplannen om taken met een fors lager budget over te dragen aan gemeenten.

Deloitte 16/28 lOjanuari 2012 3113055650/2112/120030 Om maatregelen te treffen en goede keuzes te maken moet u eerst een goed en met elkaar gedeeld beeld van de financiële positie van uw gemeente hebben. Dc financiële positie is breder dan de reserves en het weerstandsvermogen van uw gemeente. Deloitte heeft hiervoor de stress test gemeenten ontwikkeld. Aan de hand van een aantal, vooraf bepaalde, indicatoren wordt de financiële positie van uw gemeente in kaart gebracht. Op basis van historische- en toekomstgerichte gegevens inventariseren wij, aan de hand van de indicatoren (onder meer schuldpositie, garantstellingen, reservepositie, rentelasten, voorzieningen etc.) het financiële beeld van uw gemeente. Op bepaalde onderdelen zullen wij ook gebruik maken van landelijke- of regionale gemiddelden.

Deloitte. 17/2 8 lOjanuari 2012 3113055650/2112/120030

Bijiage 1: Afwikkeling aanbevelingen managementletter 2010 In onze managementletter 2010 van 15 februari 2011 zijn diverse verbeterpunten gerapporteerd voor de planning- en controlcyclus en het financieel beheer. Bij de uitvoering van onze tussentijdse controle zijn wij nagegaan wat de voortgang is met betrekking tot deze bevindingen. Samenvattend is het beeld als volgt:

Aantallen

Score

Aanbevelingen Aantal aanbevelingen 2011 (inclusief 2010)

36

Opgepakt in 2011 en beheersing op een adequaat niveau gebracht

15

Niet meer van toepassing omdat in de organisatie andere keuzes zijn gemaakt

5

NVT Actie in 2011 ondemomen maar de beheersing is nog niet op het gewenste niveau Geen voortgang. Beheersing is nog niet op het noodzakelijke niveau

11

5

Deloitte 18/28

lOjanuari 2012 3113055650/2112/120030

Nr.

Aanbeveling

Score

Plai fling en control / verslaggeving / rechtmatigheid

2

3

Uitgaande van de opzet van de huidige programmabegroting de indicatoren verder concretiseren. In de uit te voeren evaluatie met de raad tevens nagaan of op onderdelen meer antwoord is te geven op de vraag hoe de gemeente Borsele het geformuleerde speerpunt gaat realiseren.

De programmabegroting 2012 is op deze punten nagenoeg gelijk aan die van 2011. De werkgroep Begroting is bezig met de verdere ontwikkeling van speerpunten en indicatoren.

De prestaties in de programmabegroting concreter formuleren zodat in de tussenrapportages hierover kan worden gerapporteerd. Verder zorgdragen voor instrumentarium waarmee prestaties en meetpunten kunnen worden bijgehouden.

De programmabegroting 2012 is op deze punten nagenoeg gelijk aan die van 2011. De werkgroep Begroting is bezig met de verdere ontwikkeling van speerpunten en indicatoren.

In de programmarapportage ook inzicht geven in de stand van zaken van investeringskredieten en alle in de begroting benoemde paragrafen.

De investeringskredieten zijn voor het eerst volledig meegenomen in de begroting 2012. Deze lijn zal moeten worden doorgetrokken naar de overige rapportages. De rapportage met betrekking tot de in de begroting genoemde paragrafen wordt als voldoende beschouwd.

Wij adviseren u nieuwe afspraken met de belastingdienst te maken voor de periode vanaf 1 januari 2008 en geven u in overweging het percentage voor de BCF te baseren op een nacalculatie. Hierbij dient u een goede afweging te maken tussen de kosten van het opstellen van een calculatie en de mogelijk gederfde inlcomsten bij het vaststellen van een mengpercentage zonder calculatie.

De afspraken met de belasting dienst betreffende het te hanteren mengpercentage voor het BCF zijn in 2011 gemaakt.


4

5

Wij adviseren u per uitbestede taak met de betreffende partijen afspraken te maken over het eenmaal per kwartaal opstellen van een managementrapportage, waarin bijvoorbeeld inzicht wordt gegeven in het aantal opgelegde belastingaanslagen per belastingsoort of de uitgaven WMO in relatie tot de begroting. Verder dienen afspraken te worden gemaakt omtrent het aanleveren van een jaarrekening of verantwoording, waarin de uitgaven en ontvangsten van uw gemeente zijn gespecificeerd en die tevens door een accountant zijn voorzien van een controleverkiaring

Voor het effectief managen van risico’s moet het risicomanagement onderdeel uitmaken van de planning- en control cyclus en aansluiten bij andere besturingsconcepten. In de beleid- en planvorming van de gemeente zullen de risico’ s aan de orde moeten worden gesteld. Dit zal expliciet tot uitdrukking moeten komen in dejaarplannen. Vervolgens zult u over de aard en omvang risico’s aismede over de beheersingsmaatregelen van de risico’ s gedurende het j aar moeten rapporteren in de programmarapportages.

De gemeente heeft bij de verantwoordelijke partijen voor de uitbestede taken het belang van tijdige aanlevering van een door de accountant gecertificeerde jaarrekening of verantwoording met succes onder de aandacht gebracht, gezien de verantwoordingen in het kader van dejaarrekeningcontrole 2010 tijdig door de gemeente ontvangen zijn. Gezien geen bijzonderheden blij ken uit de jaarlijkse door de accountant gecertificeerde verantwoordingen, heeft de gemeente niet aangedrongen op periodieke rapportages inzake de uitbestede taken.

De gemeente draagt tweemaal per jaar zorg voor het in kaart brengen en beoordelen van de risico’s: bij het opstellen van de begroting en bij het opstellen van dejaar rekening. Op deze wijze wordt geborgd dat de Raad inzicht heeft in de risico’ s welke van toepassing zijn voor de gemeente.

9

Deloitte. 20/28

lOjanuari 2012 3113055650/2112/120030

Administratie organisatie en interne controle 6

De uit te voeren interne controlewerkzaamheden verder structureren door checklisten per proces op te stellen waarin de organisatiegerichte en gegevensgerichte werkzaamheden zijn opgenomen en waarin bovendien alle te toetsen elementen uit het toetsingskader zijn opgenomen.

In 2011 wordt er meer gebruik gemaakt van checklisten. Het uitvoeren van organisatiegerichte werkzaamheden als onderdeel van de interne controle vindt nog niet plaats.

7

Voor 2010 een plan opstellen voor het uitvoeren van de rechtmatigheids-controles, waarbij controles van essentiële en achteraf niet meer te herstellen processen meer periodiek over het jaar gespreid worden. Uiteraard is hierbij rekening te houden met de waarborgen en onderkende risico’ s in deze processen. Overigens kunnen ontwikkelde instrumenten, zoals de checklist aanbestedingsprocedure, hieraan een uitstekende bijdragen leveren. Van belang is dan wel dat wordt nagegaan of deze checklist ook daadwerkelijk wordt gebruikt.

Voor 2011 is een intern controle plan aanwezig. Ook wordt meer gebruik gemaakt van checklisten en zijn de checklisten van een hogere kwaliteit.

8

Bij de interne controle gebruik maken van de organisatiegerichte maatregelen, zodat bij gebleken effectiviteit de gegevensgerichte waarnemingen tot een minimum beperkt kunnen blijven. De rol van de interne controle kan dan verschuiven naar meer monitorend en kwaliteitsbewakend. De bestaande procesbeschrijvingen, waarin een duidelijke uiteenzetting is gegeven van een proces en de controlemomenten zijn daarbij van aanvullende waarde.

Ten tijde van het uitvoeren van onze interimcontrole waren meer uitgevoerde interne controles voor ons beschikbaar.

Het was de bedoeling dat hiermee een begin gemaakt werd bij de interne controle van Sociale Zaken. Dit heeft wegens omstandigheden nog geen doorgang gevonden.

Deloitte. 21/28

lOjanuari 2012 3113055650/2112/120030

Automatisering 9

10

Het verdient aanbeveling de concept Service Level Agreement aan te scherpen zodat de taken, verantwoordelijkheden en procedures met betrekking tot het beheer van de automatiseringsomgeving worden vastgelegd. Verder verdient het aanbeveling dat PinkRoccade periodiek rapporteert over de uitgevoerde werkzaamheden op de MWL (specifiek voor de gemeente Borsele) en de mate van naleving van de Service Level Agreement. Verder zal informatie beschikbaar moeten zijn zodat vastgesteld kan worden dat de kwaliteit van de getroffen algemene ICT beheersmaatregelen toereikend is om de beschikbaarheid, de integriteit en vertrouwelijkheid van de informatie voorziening te waarborgen.

In 2011 is dit punt niet opgepakt door de gemeente.

0

Wij adviseren u de volgende eisen te stellen aan de wachtwoorden voor Civision Middelen:


0

Lengte: maximaal 6 karakters Complexiteit: minstens een alfanumeriek en een numeriek teken Ge1dighid: maximaal 90 dagen Historie: minstens 13 Aantal foutieve inlogpogingen voordat lock-out optreedt: maximaal 3 Deblokkeren: Door applicatiebeheerder

11

Wij adviseren om de autorisatieprocedure schriftelijk vast te leggen, vast te laten stellen en toe te zien op naleving ervan. Verder verdient het aanbeveling om (minimaal) jaarlijks te controleren of gebruikers de autorisaties hebben die bij hun functie passen, bij voorkeur aan de hand van een autorisatiematrix.


Deloitte. 22/2 8 lOjanuari 2012 3113055650/2112/120030

12

Wij adviseren in Civision Middelen technisch af te dwingen dat de codering, crediteur en bedrag van de factuur niet kan worden gewij zigd zonder opnieuw akkoord van de budgethouder te verkrijgen. Indien dit niet mogelijk is, verdient het aanbeveling om de autorisaties van de eindcontroleur te beperken tot enkel de autorisaties die noodzakelijk zijn voor de juiste verwerking.

De verantwoordelijke budgethouder heeft op basis van de budget informatie continu inzicht in de vrije budgetruimte. Eventuele wijzigingen hierin door gewijzigde factuurgegevens zullen dientengevolge snel aan het licht komen. De gemeente kiest er zodoende voor geen aanvullende maatregelen te nemen voor wat betreft budgetbeheer.

Treasury 13

De werkwij ze bij het aantrekken van

kasgeldieningen (voor wat betreft het aantal op te vragen offertes) laten

14

In het nieuwe treasury statuut is het aantal op te vragen offertes bij het aantrekken en uitzetten van gelden

aansluiten op de werkwijze geformuleerd in het treasurystatuut, waarbij rekening is te houden met de vereiste waarborgen in het proces.

teruggebracht van minimaal vier naar minimaal twee. Deze procedure wordt nageleefd.

Voor de langere termijn voorzien in een liquiditeitsplanning.

In het nieuwe treasurystatuut is een korte termijn planning (tot 1 jaar) en een meerj arige liquiditeitsplanning met een looptijd van minimaal 4 jaar

voorgeschreven. Wij hebben vernomen dat een korte termijn

planning wordt opgesteld. Omdat deze ten tijde van onze interim controle nog niet gereed was hebben wij de opvolging niet kunnen vaststellen.

NVT


Grondexploitatie 15

16

De geldende nota grondbeleid van april 2005 wordt niet op alle onderdelen nageleefd. Zo worden eventuele tekorten op vastgestelde exploitaties afgeboekt van het betreffende plan terwijl volgens de nota grondbeleid hiervoor voorzieningen zijn te vormen. Verder zijn in de nota grondbeleid geen regels opgenomen voor (tussentijds) winst en verlies nemen, met inachtneming van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en de nota grondexploitatie van de commissie BBV.

Op 14 juni 2011 heeft het College de nieuwe nota grondbeleid vastgesteld. Hierin zijn regels opgenomen voor het (tussentijds) winst en verlies nemen.

De risicos en impact van de huidige economische crisis meenemen in de beoordeling van de exploitatieplannen. Eventuele interventiemogelijkheden benoemen.

De risico’s en impact van de economische crisis zijn meegenomen in de beoordeling van de exploitatieplannen ten behoeve van de jaarrekening 2010. Het benoemen van extra interventiemogelijkheden is niet nodig geacht.

Investeringen en inkopen 17

De bestedingen van de investeringsbudgetten aangevuld met een tussencalculatie van de nog te verrichten werkzaamheden onderdeel laten zijn van de prorap en de budgetbesprekingen.

De budgettaire stand van zaken van investeringen komt incidenteel aan de orde bij besprekingen tussen budgethouder en financieel consulent. Vanaf de programma— rapportage 2012 zal gestructureerd aandacht besteed worden aan de stand van de investeringskredieten.

18

Wij adviseren voor alle Masterplannen na te gaan of de begroting op eenjuiste manier in de financiële administratie is verwerkt.

Dit probleem speelde alleen bij het Masterplan Ovezande. Van dit plan is de begroting flu op een juiste manier in de financiële administratie verwerkt.

NVT


19

Meer uitvoering geven aan het beleid voor het gereed melden van projecten.

Bij de budgetbewaking juli 2011 zijn alle investeringskredieten doorgelopen en een groot aantal ook afgesloten. Het is wel zaak dit proces te continueren.

Lonen en salarissen 20

In overleg treden met de externe salarisadministratie over een accountantsmededeling betreffende de opzet, bestaan en werking van de AO/IC.

Er is contact geweest met de externe salarisadministratie omtrent een verklaring over de opzet, het bestaan en de werking van de AO/IC. De accountant van Driessen heeft aangegeven hiermee bezig te zijn. De verwachting is dat men uiterlijk het eerste kwartaal 2011 zal beschikking over een ISAE type A verkiaring en uiterlijk het vierde kwartaal 2012 over een type B verkiaring.

In overeenstemming met de adviezen van het platform rechtmatigheid zelf de volledigheid en steekproefsgewijs de juistheid van de aangebrachte mutaties controleren.

Ten tijde van onze interimcontrole moest dit nog voor de eerste maal gaan plaatsvinden. Wij hebben de opvolging derhalve niet kunnen beoordelen.

21

Waarborgen dat vastgesteld wordt dat de medewerker van de salarisadministratie niet kan muteren in de salarisadministratie.

In 2011 zijn wij zigingen geweest met betrekking tot het zeif muteren in de salarisadministratie. Wij adviseren u dan ook beleid op te stellen waarin wordt vastgesteld welke medewerker welke bevoegdheden heeft in het systeem en hoe doorgevoerde mutaties gecontroleerd worden.

22

Periodiek (minimaal bij elk rapportagemoment) een aansluiting maken tussen de salarisadministratie en de financiële administratie.

De aansluiting is gelegd ten behoeve van de programmarapportage 2011.

Deloitte. 25/28

lOjanuari 2012 3113055650/2112/120030

23

Nut en noodzaak van tijdschrijven overwegen. Indien tijdschrijven uitsluitend een instrument voor kostenverdeling blijft, nagaan of niet volstaan kan worden met meer eenvoudiger methoden.

Overweging heeft plaatsgevonden. Uitkomst hiervan is dat tijd zal worden blijven geschreven. Wel is en wordt het aantal producten waarop men kan schrijven, teruggebracht.

Subsidies en gemeenschappelijke regelingen 24

25

Voor subsidieaanvragen en subsidievaststellingen (standaard) checklisten hanteren. Deze checklisten en de daarbij behorende relevante stukken zijn op te nemen in een dossier per subsidiënt waarvoor een standaard dossierindeling is te hanteren.

Met ingang van het boekjaar 2011 wordt voor subsidieaanvragen en vaststellingen gebruik gemaakt van standaardchecklisten.

Omdat een beoordelingsverklaring en samenstellingsverklaring onvoldoende zekerheid geven over de rechtmatigheid en getrouwheid, is het van belang te bewaken dat voor de daarvoor in aanmerking komende subsidiënten alleen accountantsverklaringen worden ontvangen. Verder de impact van het ontbreken van accountantsverklaringen op de rechtmatigheid van subsidie— verstrekkingen nagaan (een en ander athankelijk van de wijze waarop dit in het toetsingskader is geformuleerd). Eventuele onrechtmatigheden aan de gemeenteraad voorleggen ter accordering.

In de algemene subsidieverordening 201 1 van de gemeente Borsele wordt in artikel 16 van de toelichting op de verordening gesproken van een accountants verkiaring. Hoewel uit de toelichting blijkt dat onderscheid gemaakt wordt tussen een samenstellingsverklaring en accountantsverklaring, wordt aanbevolen de term accountants verkiaring te vervangen door controleverkiaring van de onafhankelijke accountant. Op deze wijze wordt elk mogelijk misverstand met betrekking tot de benodigde verantwoording van de verantwoordingsplichtige voorkomen. Voorts bestaat de term accountantsverklaring met ingang van boekjaar 2010 niet meer, maar wordt deze controleverkiaring van de onafhankelijke accountant genoemd.

In de subsidieverordening opnemen dat in het kader van rechtmatigheid bij de getrouwheidsverklaring een (nader te formuleren) controleprotocol in acht moet worden genomen (vanaf 2009).

—

Deloitte. 26/28

lOjanuari 2012 3113055650/2112/120030

26

Wij adviseren u te werken met een verplichtingenadministratie, zodat het risico dat subsidies niet of niet tijdig betaald worden, wordt gemitigeerd.

De gemeente stelt dat de huidige systematiek werkt naar tevredenheid. Daarnaast zullen instellingen die geen subsidie krijgen tijdig aan de bel trekken.

NVT

Inkomensoverdrachten (Sociale Zaken en W1’IO) 27

Van belang is extra aandacht te geven aan de berekening van de eigen bijdragen die geInd worden bij de cliënten.

De huidige werkwijze (bepaling eigen bijdrage op basis van herverstrekkingskosten) is een samenwerkingsafspraak met SWVO. Uit de besprekingen met de overige gemeenten die deel uitmaken van het samenwerkingsverband is in 2011 geen duidelijkheid ontstaan over de werkwijze welke berekening gehanteerd zal worden in de toekomst ten aanzien van de eigen bijdrage van cliënten.

28

Bij het uitvoeren van de wetstechnische toets gebruik maken van een checklist, welke de toetser zichtbaar autoriseert na afronding van de werkzaamheden. Op deze wijze wordt een transparante en reproduceerbare audittrail zichtbaar gemaakt die bovendien dienstbaar kan zijn aan de interne controle.

In 2011 heeft de gemeente ervoor gekozen de functie van dewet technische toetser te laten vervallen, gezien de inteme controle functionaris eveneens toeziet op een rechtmatige uitvoering van de uitkeringsregelingen.

Van belang is periodiek een aansluiting te maken tussen de uitkeringsadministratie en financiële administratie ten einde risico’s op onjuiste of onvolledige verantwoording van de uitkeringen te mitigeren.

Gedurende 2011 is op kwartaalbasis een aansluiting gemaakt tussen de uitkeringsadministratie en financiële administratie.

29

NVT

Deloitte. 27/28

lOjanuari 2012 3113055650/2112/120030

30

ReIntegratieconsulenten instrueren dat zij de facturen ten aanzien van deze trajecten autoriseren. Van belang is verder dat het hoofd van de uitkeringsadministratie geen facturen betaalbaar stelt voordat deze zijn geautoriseerd door de verantwoordelijke budgethouder.

ReIntegratieconsulenten zijn op de hoogte gebracht van het belang om facturen inzake werktrajecten te autoriseren voor akkoord. Voorts stelt het hoofd uitkerings administratie geen facturen betaalbaar alvorens deze voor akkoord zijn geautoriseerd door de ReIntegratieconsulenten.

31

Vermij den van meerdere interne controles op hetzelfde proces door keuzes te maken wie welke interne controles uitvoert.

Met ingang van 2011 is de interne controle op SoZa uitsluitend verricht door de interne controle functionaris van de gemeente Goes.

Opbrengsten (inclusief belastingen en heffingen) 32

Begraafrechten: Na elke actualisatie van de tarieventabel interne controle uit te voeren op de juistheid van de invoer van de tarieven in het systeem. In het kader van de rechtmatigheids controle is het noodzakelijk de omvang van de totale rechtmatigheidsfout te bepalen en eventueel aan de gemeenteraad voor te leggen ter accordering.

33

Bouwvergunninen: De checklist voor het afhandelen van bouwvergunningen en berekenen van bouwleges volledig invullen en paraferen, zodat duidelijk wordt dat alle controlehandelingen zijn uitgevoerd.

Wij hebben vernomen dat controle heeft plaatsgevonden op de invoer van de tarieven. Omdat deze controle niet is vastgelegd hebben wij het bestaan van deze controle niet kunnen vaststellen. De totale rechtmatigheidsfout is in 2010 geevalueerd en was niet van materiële betekenis.

De checklisten zijn met ingang van 2011 volledig ingevuld en zichtbaar geparafeerd door de behandelende medewerker van de afdeling bouwen en wonen.

©


34

Periodiek (minimaal bij elk rapportagemoment) een aansluiting maken tussen bouwvergunningenpakket en de financiele administratie, zodat eventuele verschillen tijdig worden geconstateerd.

Gedurende 2011 heeft de gemeente Borsele een slag gemaakt met betrekking tot de automatische koppeling tussen gegevens vanuit SBA naar het financiele pakket. Een export bestand ut SBA wordt als .csv bestand ingelezen in het financiële pakket. Van belang blijft de periodieke aansluiting op totaal niveau tussen SBA en het financiële pakket, zodat wordt geborgd dat het csv bestand juist en volledig wordt ingelezen in het pakket. De gemeente Borsele is voornemens deze aansluiting op kwartaalbasis te realiseren met ingang van 2012.

35

Recente gegevens hanteren voor het beoordelen en vaststellen van de bouwkosten van een project of huis. Eventueel gehanteerde afwijkingen van deze gegevens motiveren.

Momenteel wordt nog steeds gebruik gemaakt van de informatie uit 2004 bij het bepalen van de juistheid van de opgegeven bouwkosten. Teneinde te borgen dat de gemeentelijke bouwleges juist en volledig worden bepaald, wordt aangeraden gebruik te maken van meer actuele prijsinformatie.

36

Periodiek (minimaal bij elk rapportagemoment) een aansluiting maken tussen de grafrechten administratie en de financiële administratie zodat eventuele verschillen tijdig worden geconstateerd.

De gemeente heeft ervoor gekozen de aansluiting tussen de grafrechtenadministratie en de financiële administratie alleen te verrichten bij de afsluiting van het boekjaar, gezien de relatief beperkte omvang van deze post en het gegeven dat eventuele afwijkingen op basis van ervaringen uit het verleden gering in omvang zijn.

0

0

NVT

De Ioitte DR Middelburg Postbus GB Middelburg

Recommend Documents