Portals luxe of noodzaak?

Portals – luxe of noodzaak? Reeleezee Accountancy Portal

WHITE PAPER 2016

Portals – luxe of noodzaak? Inleiding Accountants zien met de toenemende automatisering van de primaire processen dat steeds minder hand­ matige acties nodig zijn en er gaandeweg steeds meer van hun taken worden overgenomen door software. Tegelijkertijd verandert de behoefte van ondernemers. Zij willen op ieder moment gemakkelijk en snel inzicht in de bedrijfsresultaten en in hun actuele financiële status. Bovendien kunnen ondernemers tegenwoordig steeds meer taken die zij voorheen aan hun admini­ stratie- of accountantskantoor uitbesteedden, met behulp van softwareoplossingen zelf uitvoeren. De bijdrage van het administratie- en accountants­ kantoor lijkt hierdoor verder af te nemen. Een extra zorg van het kantoor is dat met het digitale tijdperk het contact met klanten minder en onpersoonlijker lijkt te worden. En dan is er nog de wet- en regelgeving die de branche opzadelt met steeds nieuwe en stringentere richtlijnen waaraan moet worden voldaan. Als u een administratie- of accountantskantoor bestuurt, bent u deelgenoot van bovengenoemde ver­ anderingen die uw branche doormaakt. Veranderingen die mede worden gevoed door technologische ont­ wikkelingen als digitalisering, big data en cloud. Het is goed mogelijk dat u deze ontwikkelingen eerder als een bedreiging dan als een kans ervaart. Toch kan ook uw kantoor zich ontwikkelen naar een digitale orga­ nisatie die vanuit een centrale informatiehuishouding komt tot efficiëntere en dus tot meer kosteneffectieve werkprocessen en tegelijkertijd tot meer contact met - en een waardevoller dienstverlening aan - uw klanten. Dit is zelfs sneller te bereiken dan u wellicht op het eerste gezicht zult denken. In deze whitepaper wordt uitgewerkt hoe u, met instandhouding van uw bestaande IT-systemen en -pakketten, de stap naar de toekomst maakt door middel van -onder andere - een portal.

Ontwikkelingen en behoeften Op kantoren maakt men veelal gebruik van een verscheidenheid aan backoffice-pakketten. Deze systemen zijn ieder voor zich gemaakt als gereedschap voor accountants op de verschillende eigen gebieden, bijvoorbeeld fiscaal, financieel, rapportage, prognose of salaris. Er is overlap tussen de verschillende deel­ gebieden met betrekking tot de klantgegevens; veel klantgegevens worden redundant of zelfs drievoudig redundant opgeslagen, beheerd en behandeld. Deze combinatie van pakketten voldoet aan de gestelde eisen - per deelgebied - maar biedt geen antwoord op ontwikkelingen en behoeften als:

» De groeiende rol van mobiele devices (geen onder­ nemer zonder smartphone);

» Rol van de klant in de workflow van een accountants­kantoor;

» Standaardisatie (SBR en RGS), dit betekent eenmalig gebruikmaken van de data voor meer efficiency en dus kostenbesparing;

» Corporate identity (huisstijl, portal als verlengstuk van de website).

Mogelijkheden op drie gebieden De mogelijkheden die voortkomen uit de techno­­lo­g ische ontwikkelingen bevinden zich op drie gebieden:

1

Één gestandaardiseerde (digitale) manier van communiceren tussen het kantoor en zijn klanten (denk aan uw digitale kantoorhuisstijl voor communicatie, rapportages en aangiftes)

2

efficiencywinst en kostenbesparing voor het kantoor door toepassing van IT- koppelingen op één platform en

3

nieuwe vormen van dienstverlening.

Een centraal platform als portal is het aangewezen middel om deze mogelijkheden te kunnen realiseren. In tegenstelling tot wat vaak wordt aangenomen, is een portal geen vervanging van bestaande back­officepakketten waarmee uw medewerkers gewend zijn te werken. Een portal is een communicatieplatform dat informatie uitwisselt met uw backoffice, maar deze niet vervangt. Alleen op basis van cloudtechnologie kan een centraal platform als portal worden gerealiseerd.

» Tijd- en plaatsonafhankelijke communicatie tussen de accountant en zijn klant;

3

WHITE PAPER 2016

PORTALS – LUXE OF NOODZAAK?

Ad 1. Het standaardiseren van de communicatie met de klant Door de technologische ontwikkelingen van dit moment is het mogelijk om één communicatieplatform voor uw klant te creëren waar zich alle communicatie tussen u en de klant afspeelt, en waar de presentatie van alle stukken, zoals aangiften, publicatiestukken, en rapporten, op eenduidige wijze wordt aangeboden. Veel software die in gebruik is op het kantoor (backoffice-omgevingen) is niet geschikt om toegang te verlenen tot stukken, en met de klant te communiceren. Daarbij is de software veelal niet in staat de stukken en communicatie te presenteren met een digitale versie van uw eigen kantoorhuisstijl. Op een portal daarentegen kunnen uw klanten inloggen, alle relevante documenten opvragen en inzien en indien door u aangegeven - reageren of accorderen. Zodoende heeft uw klant overzicht over alle historische en actuele aangiften, documenten en rapporten en kan de klant ook direct zien of er nog een actie van haar of hem verwacht wordt. Ideaal is het uiteraard indien de communicatie via alle moderne devices, zoals desktop, tablet, smartphone, smartwatch, en via e-mail of sms kan verlopen. Alle communicatie tussen het accountantskantoor en de klant - inclusief de betreffende documenten en de toegang tot andere online toepassingen - kan

via de portal verlopen. Vooral de mogelijkheid tot overzicht en actualiteit zal door ondernemers als een meer­waarde in de dienstverlening worden ervaren. Ondernemers zijn het immers tegenwoordig gewoon om elektronisch te bankieren en zelf hun bankzaken af te handelen zonder tussenkomst van een bankmede­ werker en wensen deze mogelijkheden ook als het hun bedrijfsadministratie en -boekhouding betreft. Met één centraal platform kunt u uw klant een actueler overzicht bieden over zijn/haar documenten en de status ervan, en bent u in staat via dit platform direct digitaal contact te bieden met de relatiebeheerder, fiscalist of andere contactpersonen van uw klanten. U kunt alle documentstromen inrichten op basis van instelbare workflows. Nu deze mogelijkheid van digitaal contact er is, zijn de informatie-uitwisseling en samenwerking met uw klanten zeer eenvoudig en informatief. Via het platform vindt met lage kosten regelmatige afstemming met de klant plaats om de administratie steeds actueel en volledig te houden. Deze situatie biedt u als accountant volop mogelijkheden om uw klant beter te moni­toren en meer waardevolle dienstverlening te leveren.

SBR

Centrale aflevering,

login

Loonstroken, aangiften

OB / ICP aangifte

SBR Direct

login

login

login

Fiscale administratie

4

SBR

Rapportage administratie

SBR

VPB - IB aangifte

JR KR Deponering

extra comptabele data

CRM software

SBR

Machtigingen

ING ABN AMRO

SBR

Extra comptabele data

Financiële SBR administratie

OB / ICP aangifte

SBR

KvK portaal D I G I P O O R T

KVK

Salaris SBR administratie

» Het toepassen van big data waarmee het mogelijk wordt om echte benchmarking te kunnen toevoe­ gen aan uw dienstverlening aan uw klanten.

» Het tot stand brengen van een portal als centrale

toegangspoort naar alle online applicaties, Single Sign-On (SSO).

» Het stroomlijnen naar volledig digitale afhandeling van alle aangifte en rapportagestromen, inclusief digitale klantaccordering.

Fiscale SBR administratie

VPB - IB aangifte

extra comptabele data

SBR

Banken ...

JR KR Deponering

extra comptabele data

Belastingdienst Machtigingen Register BD

Rapportage SBR administratie

SBR

CRM software

SBR

Dossier software

SBR

SBR

SBR

Medewerker communicatie

SBR integratie & workflow

Scanning + boekingsvoorstel

extra comptabele data

Klant communicatie

Machtigingen

extra comptabele data

SBR

SBR Direct

medewerker

LH aangifte

CBS UWV, eFactuur

Reeleezee Accountancy Portal

extra comptabele data

extra comptabele data

NL Taxonomie

extra comptabele data

extra comptabele data

RABOBANK

SBR

extra comptabele data

Dossier software klant

LH aangifte

extra comptabele data

Boekhouding Klantgegevens

SBR

Data zijn vaak verdeeld over verschillende back­ office-systemen. Een portal integreert alle klant­ data naar één centraal systeem, met behoud van de data op de plaatsen waar zij horen, in het CRM-, het fiscale of het rapportagedomein.

Extra comptabele data

scans pdf ubl

Centrale aflever functie

SBR

uitvragende partijen

Statusinformatie

Dashboards, rapportages

Scanning als Add-On op financiële administratie

B I V

SBR

koppeling

Aangiften

login

Salaris administratie

» Klantdata (CRM, fiscaal, dossier) centraliseren.

Gegevensaflevering door portal

Facturen, bonnen

aan rapportages door de uitvragende partijen (Belastingdienst, KvK, CBS en banken) - op basis van standaarden SBR of RGS.

certificaten, rechten en klant-communicatie van SBR rapportages

Automatische

Boekhouding

login

Scanning + boekingsvoorstel

» Het kunnen voldoen aan de toenemende vereisten

Centraal communicatieplatform van kantoor en klant, inclusief bestaande backoffice-software

extra comptabele data

login

door stroomlijnen van datastromen via één platform Het gebruik van een portal biedt naast de commu­ni­ catiefunctie met uw klant ook de mogelijkheid om te fungeren als ‘centraal postkantoor’ met koppelingen naar de bestaande backoffice-software. Hierdoor behoeft het beheer van relatiegegevens niet langer redundant te worden uitgevoerd (wat vaak een bron is van vele fouten). Met deze aanpak hoeft een kantoor ook geen afstand te doen van zijn huidige softwaresystemen, het proces naar centralisatie kan ook met behoud van de reeds in gebruik zijnde systemen worden ingezet door deze te koppelen met het centrale platform. Zo kan bijvoor­ beeld automatisch een deelverzameling van de gege­ vens uit een administratiepakket worden opgehaald die nodig zijn bij het opstellen van een jaarrekening, en door het centrale platform ter beschikking worden gesteld aan de functie die de jaarrekening bewerkt. Ook kan de portal - als centraal postkantoor - functio­ neren als één technisch kanaal om alle SBR-rapporten en aangiften af te leveren in plaats van die functie te beheren in ieder backoffice-pakket.

Traditionele backoffice-omgeving zonder portal Financiële administratie

De volgende doelen kunnen met de centraliseringslag bereikt worden:

» Het gebruik van één systeem voor aanlevering naar

De-centrale koppelingen, certificaten, rechten, IT beheer en klanttoegang medewerker

Ad 2. Efficiencywinst en kostenbesparing van het kantoor

B I V

RABOBANK ING ABN AMRO

KvK portaal D I G I P O O R T

KVK CBS UWV, eFactuur Belastingdienst Machtigingen Register BD

NL Taxonomie Banken ...

extra comptabele data

leveranciers

klant

5

WHITE PAPER 2016

alle uitvragende partijen (Belastingdienst, KvK, CBS en banken).

PORTALS – LUXE OF NOODZAAK?

» De eigen identiteit van het kantoor - Het verdient

de voorkeur om uw portal als het ware het verlengstuk van uw website te maken, weliswaar verdergaand beveiligd, maar duidelijk herkenbaar als een omgeving die u aanbiedt aan uw klanten en waar de klant niet alleen de huisstijl van uw kantoor herkent, maar ook zichzelf en zijn/haar benodigdheden. Geef de portal dus uw corporate identity mee.

» Beschikbaarheid anywhere/anytime zonder

afhanke­lijkheid van eigen backoffice van het kantoor.

» Het beheren van zogeheten extra comptabele data

die niet in de financiële administratie aanwezig zijn en vaak niet centraal beheerd worden, maar wel noodzakelijk zijn voor het samenstellen van rapportages, waaronder de kredietrapportages naar de banken.

Ad. 3 Nieuwe vormen van digitale dienstverlening: Scan en Boek Een portal als centraal platform voor communicatie biedt accountants toenemende mogelijkheden om nieuwe vormen van digitale dienstverlening aan te bieden. Bijvoorbeeld Scan en Boek. Deze functio­ naliteit voor het automatisch verwerken en boeken van traditionele papieren facturen binnen een portaalomgeving, ook wel Scan en Herken geheten, biedt vele voordelen voor zowel de accountant als de klant. Zo kan de klant in één centraal systeem alle documenten, dus ook facturen, eenvoudig aanleveren en terugzoeken en krijgt de accountant automatisch gegenereerde boekingsvoorstellen die automatisch kunnen worden gekoppeld en verwerkt in een veelheid aan financiële pakketten. Door alle boekingsinformatie via één centraal systeem te verwerken, op te slaan en beheren, ontstaat efficiencywinst. Aandachtsgebieden bij het in gebruik nemen van een portal Een portal krijgt een redelijk centrale plaats binnen de processen van een kantoor. Het verdient de voorkeur aan een aantal zaken enige aandacht te geven, alvorens u tot aanschaf en inrichting overgaat:

» CRM-data is key! - Communicatie via een Portal

vereist dat u werkt met volledig complete en up-to-date klantgegevens. Om uw klant snel en adequaat te bereiken dient u bijvoorbeeld te beschikken over een recent persoonlijk e-mailadres. Ook zijn alle fiscale identificatiegegevens van uw klanten vereist om aangifte- en rapportagestromen correct te verwerken. Veel klantgegevens zijn weliswaar beschikbaar, maar verdeeld over verschillende backoffice-­ systemen (financieel, fiscaal, rapportage, CRM). Inzicht in compleetheid en actualiteit ontbreekt hierdoor vaak. Om te komen tot een succesvolle implementatie van een Portal is het noodzakelijk om projectmatig structuur aan te brengen in de procedures en de wijze van vastlegging van klantgegevens.

6

» Intern draagvlak bij medewerkers bepaalt mede

het succes van een portal-implementatie • Medewerkers tijdig betrekken bij een portal-­ implementatie vergroot het enthousiasme en het draagvlak binnen uw organisatie; • Het implementeren van een portal betekent beslissingen nemen over processen en workflows. Een actieve betrokkenheid van collega’s uit de business en vanuit vaktechniek helpt om juiste keuzes te maken die kunnen rekenen op draag­ vlak.

» Communiceer met uw klanten over uw intenties



met de portal; • Breng uw klanten tijdig op de hoogte van uw intenties met de portal. De ervaring leert dat klanten het gebruik van een portal sneller zullen accepteren en zeker ook waarderen indien de mogelijkheden en voordelen goed worden belicht. • Relatiebeheerders spelen vaak een belangrijke ambassadeursrol bij een succesvolle portal-­ implementatie.

Reeleezee Accountancy Portal Reeleezee Accountancy Portal biedt standaard automatische koppelingen met een veelheid aan online en on-premise systemen waar kantoren reeds gebruik van maken; van bekende financiële, fiscale en rapportage­-pakketten tot de systemen van uitvragende partijen zoals de Belastingdienst, KvK, CBS en de (groot)banken. De portal vormt de postkantoorfactor tussen al deze systemen. Reeleezee Accountancy Portal biedt alle voordelen die kenmerkend zijn voor cloud- of Software-­as-aService (SaaS)-oplossingen:

» Geen hoge investerings- en beheerkosten voor

» Data is ondergebracht in onafhankelijke data­

centers die de best mogelijke prestaties en bevei­liging bieden, terwijl u wel volledig eigenaar en in control blijft over deze data.

SBR SBR (Standard Business Reporting) is een standaard waarbij de voorstanders hiervan streven naar stan­­ daar­d­­isatie van finan­ciële data en het voorkomen van grote redundantie van data die in standaard rapportages, zoals aangiftes, deponeringsstukken, kredietrapportages, worden uitgevraagd. De eenduidige vastlegging van gegevenselementen en de eenduidige betekenis ervan vindt plaats in taxonomieën. In Nederland is dit de

Nederlandse Taxonomie die jaarlijks door het ‘SBRProgramma’ wordt gepubliceerd en gezaghebbend is. De overheid en ook de beroepsverenigingen stimuleren het gebruik van SBR door in toenemende mate een aantal rapportages aan de overheid te verplichten. SBR is gebaseerd op XML (Extensible Markup Language) en is een technisch complex format dat bedoeld is voor machine-to-­machine-communicatie (M2M) en moet worden bewerkt om er een voor mensen leesbare variant van te maken. Voor de presentatie van SBR-rapporten bestaan nog weinig standaards, de Nederlandse Beroepenorganisatie van Accountants (NBA) werkt hier momenteel aan. Voor accountants is het van belang dat de presentatie van rapportages als de jaarrekening overeenkomstig de huidige presentatie is.

Online veiligheid Online veiligheid is een actueel thema dat steeds belangrijker wordt. Door de spectaculaire groei van cloudtoepassingen, neemt het aantal beveiligingsincidenten toe en daarmee de behoefte aan zekerheid inzake het beveiligingsbeleid van de cloudleverancier. Reeleezee is als een van de oudste cloudleveranciers in Nederland al vanaf haar ontstaan doordrongen van het feit dat online veiligheid een van de belangrijkste pijlers is van haar dienstverlening. Online veiligheid beperkt zich niet tot alleen techniek, maar strekt zich uit over de volledige bedrijfsvoering. Zo werkt Reeleezee al enige jaren met een taskforce; Internal Control Framework (ICF). Deze taskforce is verantwoordelijk om de directie te adviseren op het gebied van beveiliging en continuïteit van de dienstverlening. Daarnaast is Reeleezee initiatiefnemer

r Beschikbaa op elk (mobiel)

device.

van Zeker Online, een onaf­ hankelijk keurmerk voor cloud­ dienstverleners en Softwareas-Service (SaaS)-leveranciers. Reeleezee is sinds september 2014 één van de eerste bedrijven die het keurmerk mogen voeren voor administratieve software. Zeker Online is gebaseerd op een zeer uitgebreid normenkader waarin zware eisen zijn opge­ nomen op het gebied van per­formance, veiligheid, conti­

nuïteit, compliance, ownership, dataportabiliteit en privacy van online diensten en producten. Meer informatie én het normenkader kunt u vinden op

www.zeker-online.nl

hardware;

» Altijd de beschikking over een oplossing die

volledig aansluit op de laatste stand van zaken;

» Geen kosten voor en omkijken naar onderhoud van de software;

» Betalen per gebruik, oftewel alleen voor datgene wat daadwerkelijk wordt afgenomen;

» Gemakkelijk te downsizen en op te schalen;

Meer informatie over Reeleezee Accountancy Portal? Wilt u weten hoe u zelf een organisatie kunt worden die verregaand verbonden is met medewerkers, (keten)partners en klanten, die op een gestructureerde en consistente manier omgaat met financiële en bedrijfsdata en die dit weet om te zetten in actiegerichte adviezen voor klanten? Of wilt u meer informatie over Reeleezee Accountancy Portal en welke vorm (op maandbasis naar gebruik/ modulair gebruik/ API’s) voor u het meest geschikt is? Neem dan contact op met onze accountmanager in uw regio.

U kunt ons bellen op 0346 -25 80 80 of een e-mailbericht sturen naar [email protected]

7

De Corridor 5A • 3621 ZA Breukelen • www.reeleezee.nl