datanews TECHNOLOGY > BEST PRACTICE > BUSINESS
IN SAMENWERK ING ME T
BIJL AGE
|
NR 22
|
9 JUNI 2 0 0 6
| 28
STE
|
JAARGANG
www.microsoft.com
integrated
Portals
guide
portalen verhogen prestatie
Athlon 'klasseert' papierberg
3
8
Office integreert met SharePoint 14
Dat aan een lopende band iedereen flexibel en gecoördineerd samenwerkt om goederen te produceren, is een verworvenheid sinds het begin van de massaproductie. Vandaag staan ook de kenniswerkers onder druk om meer dan ooit vlot samen te werken met elkaar... en dat in steeds hectischer werkomstandigheden. Samenwerkingsomgevingen - 'collaborative environments' - moeten aan die nood tegemoet komen en Microsoft schuift daarvoor zijn SharePoint en bijbehorende technologieën naar voor. Microsoft wil een geïntegreerde communicatieomgeving voor dergelijke samenwerkingsverbanden creëren, die zowel via portals als de MS Office productiviteitstools toegankelijk is, en dat ongeacht of een medewerker permanent aan zijn werktafel zit of mobiel werkt. Met dergelijke vormen van samenwerking moet het onder andere mogelijk zijn om 'business intelligence'-toepassingen beter te laten renderen.
Leren samenwerken Het aanbieden van de technische voorzieningen is maar een eerste stap naar een efficiëntere samenwerking. De werknemers moeten ook worden aangeleerd hoe ze met elkaar kunnen en moeten samenwerken. Ook al omdat de externe wetgeving en reglementen in toenemende mate verplichtingen opleggen. Maar evenzeer omdat bedrijven zelf door een striktere formulering en naleving van bedrijfsprocessen erop vooruitgaan. Uiteindelijk moeten omgevingen zoals SharePoint ervoor zorgen dat rond een bepaald probleem of project zo snel mogelijk de juiste personen kunnen samenwerken, op de juiste manier en met de juiste informatie op het juiste ogenblik.
DEZE SPEC IAL IS HE T RESULTAAT VAN EEN SAMENWERKING TUSSEN DATA NEWS EN MICROSOF T.
Hulp bij het samenwerken
data news
| NR 22 | 9 juni 2 0 0 6
INTEGRATED POR TAL S GUIDE
3
Portalen verhogen de prestaties van mensen en ondernemingen We zien het in elke jobadvertentie: teamgeest is belangrijk. Het beeld dat dit bij ons oproept is stereotiep dat van mensen die samen overleggen. Misschien denken we er zelfs aan dat die mensen ook bereid moeten zijn om hun kennis en informatie te delen. Verder gaat ons begrip doorgaans niet. En toch: teamgeest, samenwerken en dus ook informatie delen, kan zoveel meer zijn. Zeker nu we de technische middelen ter beschikking hebben om samen te werken over tijds-, plaats- en organisatorische grenzen heen. Door Yves Kerwyn, product manager Office Systems, Microsoft eer en meer krijgt samenwerken een andere dimensie: er ontstaan virtuele teams, teams verbonden aan een project en bijgevolg ook teams over bedrijfsgrenzen heen. Noodgedwongen zullen mensen zich hieraan moeten aanpassen. Meer nog, deze vorm van samenwerken zal een voorwaarde worden voor het succes van een bedrijf of de geloofwaardigheid van een organisatie. Wordt samenwerken dan nog moeilijker dan het nu al is? Neen, helemaal niet. Integendeel, met de nieuwe technologie die we vandaag al ter beschikking hebben, wordt het zelfs een plezier voor wie de mentale switch kan maken.
M
Anders samenwerken Om dit plezier te realiseren, zullen we evenwel ons begrip over samenwerken moeten bijsturen. Momenteel blijven we nog steken in telefoneren, vergadermomenten en kennisdeling via email. Voor de vooruitstrevenden onder ons is er al eens een conference call of een videoconferentie. Het zijn allemaal
technologieën die ons momenteel ter beschikking staat, en waarvan de mogelijkheden momenteel nog maar het tipje van de ijsberg vormen, een efficiënte communicatie- en samenwerkingsmethode te vinden. Het is belangrijk dat die aangepast is aan onze eigen situatie en die van de organisatie. Een portaal kan hier een belangrijke sleutelrol spelen. Ook over de portaalsite moeten we ons huidig beeld bijsturen. Traditioneel zien we een portaal als een webachtige pagina, waar we informatie met elkaar delen. Niets verkeerd mee natuurlijk, maar een portaal kan zoveel meer zijn. Ook je eigen werkomgeving, pakweg het tekstverwerkingsprogramma van de journalist, de rekenbladtoepassing van de financieel directeur of het cad/cam programma van de technisch tekenaar, kan een persoonlijke portaal zijn.
De portaal past zich aan De ideale portaal toont zich binnen de werkomgeving van de eindgebruiker, ook als die gedurende de werkdag al eens verandert omdat hij met een ande-
Traditioneel zien we een portaal als een webachtige pagina, waar we informatie met elkaar delen. Niets verkeerd mee natuurlijk, maar een portaal kan zoveel meer zijn losse hulpmiddelen die ons weliswaar ondersteunen bij het samenwerken, maar niet noodzakelijk optimaal bijdragen tot de organisatorische productiviteit. Nemen we daarbij in overweging dat onze berg informatie exponentieel toeneemt, dan wordt het duidelijk dat we in de toekomst anders moeten samenwerken. Belangrijk is om in de veelheid van
re taak bezig is. Of hij nu op het ene moment aan de slag is met zijn e-mailprogramma - een typische desktop portal - of het andere moment via zijn browser een 'klassieke' intranetsite bezoekt, toch heeft hij op elk moment toegang tot voor hem relevante informatie die je via een portaal verwacht. Wie binnen de portaal bovendien nog andere technologieën integreert - zoals instant messaging, sms, web- en video-
conferentie, internettelefonie, gedeelde kalenders en werkruimtes- creëert een eigen universum dat op de eigen, wisselende werksituaties is afgestemd. De meeste relevante informatie is steeds een enkele klik verwijderd: documenten, links, telefoonnummers, achtergrondinformatie, timing, planning. Een heel netwerk zit telkens verscholen achter het scherm. Customer relation management wordt op deze manier bijna tastbaar en business Yves Kerwyn, Product Manager Office Systems, Microsoft: "De ideale portaal toont zich binnen de werkomgeving van de eindgebruiker, ook als die gedurende de werkdag al eens verandert omdat hij met een andere taak bezig is."
process management is binnen handbereik. Dat de technologie klaar is voor deze nieuwe manier van werken, staat vast. Uiteraard wordt er nu een inspanning van de mensen verwacht, maar het zijn vooral de bedrijven die zich open moeten stellen voor deze manier van werken, zowel op gebied van technologie als van het installeren van de gepaste bedrijfscultuur. En om dan toch met een chauvinistische noot te eindigen, het is net hier dat Microsoft het verschil kan maken met zijn portaaloplossing. Wij zijn in staat om met toekomstgerichte toepassingen toch een convergentie tussen verschillende technologieën te realiseren zonder mensen af te schrikken. Onze software sluit namelijk nauw aan bij de manier waarop zij vandaag al werken. z
4
INTEGRATED POR TAL S GUIDE
data news
| NR 22 | 9 juni 2 0 0 6
Een portaal voor jou, een por De ideale portaal toont zich binnen de werkomgeving van de eindgebruiker, ook als die gedurende de werkdag al eens verandert. Met deze visie laat Microsoft de portaal als synoniem voor een webpagina met gedeelde informatie ver achter zich. Voor de softwareleverancier is een portaal om het even welk toegangspunt tot geïntegreerde informatie. Om dit mogelijk te maken, moeten de verschillende onderliggende technologieën naadloos met mekaar integreren.
H
et Microsoft portaalarchitectuurverhaal is er één van integratie. De verschillende onderdelen van Microsoft-software werden verfijnd en op mekaar afgestemd om informatie eenvoudig en op de gewenste manier ter beschikking te stellen. Centrale componenten in het portaalverhaal zijn de Windows SharePoint Services en SharePoint Portal Server (vanaf de volgende versie SharePoint Server). Windows SharePoint Services (WSS) is een component van Windows Server 2003 en helpt eenvoudige teamsites opzetten met basismogelijkheden om gestructureerd samen te werken. De SharePoint Portal Server (SPS) bevat alle extra mogelijkheden voor het delen van informatie, opzetten van uit de kluiten gewassen bedrijfsportalen, uitgebreide samenwerkingsfuncties en diepgaande integratie met andere Micro-
soft-toepassingen. SharePoint Portal Server werkt bovenop Windows SharePoint Services en veel van de SPSfuncties werden gebaseerd op de WSSarchitectuur. Net zoals Internet Information Server, ASP.NET en SQL Server de basis vormen voor WSS, vormt WSS
communiceren met deze centrale componenten bij het opzetten van een portaal of samenwerkingsoplossing.
Informatie volgt De integratie van de verschillende Microsoft-toepassingen zorgt ervoor
Samenwerking kan niet zonder communicatie. Daarom wordt communicatietechnologie extra belangrijk als onderdeel van een portaaloplossing: instant messaging, sms, web- en video-conferencing, internettelefonie en integratie met de bestaande telefonie-infrastructuur op zijn beurt de basis voor SPS. De verschillende andere oplossingen uit de Microsoft softwaregroep integreren en
dat informatie doorheen de verschillende gebruikersomgevingen de toepassingen kan 'volgen'. Office 2003
toepassingen bijvoorbeeld werden zo geïntegreerd met SharePoint Portal Server dat elk Office-programma alle informatie uit een Sharepoint-site kan ophalen en weergeven. Op een SharePoint projectsite kan je typisch allerlei informatie raadplegen zoals documenten, agenda’s, contactgegevens, hyperlinks, taken, informatie uit erp- en crmsystemen… Als je een document opent vanuit de SharePoint-site, krijg je niet alleen het document te zien maar ook alle andere contextuele informatie. Je kan die extra informatie niet alleen lezen, maar ook veranderen. Dat betekent dat je bijvoorbeeld vanuit Word taken kan veranderen en toevoegen of andere mensen kan uitnodigen om deel uit te maken van het team. Wanneer je een PowerPoint-presentatie van een SharePoint-site afhaalt en ze bewerkt, krijg je binnen PowerPoint de mogelijkheid de aangepaste presentatie opnieuw op te laden naar de SharePoint-site, maar ook andere documenten te raadplegen op de site zonder PowerPoint te verlaten.
De eigen portal Voor veel mensen is hun Office-omgeving de eigen 'portaal' en willen ze daarin verschillende soorten informatie consulteren. Sommige data zitten evenwel verwerkt in back-officeapplicaties die vaak een andere interface hebben en helemaal niet met mekaar geïntegreerd zijn. In de praktijk wordt er daarom nog in veel verschillende applicaties gewerkt, met knip- en plakwerk van bijvoorbeeld het erp-systeem naar Microsoft Word. Om de verbinding tussen Office en andere applicaties mogelijk te maken stelt Microsoft verschillende oplossingen voor. Het Microsoft Information Bridge Framework bijvoorbeeld (IBF) legt een spreekwoordelijke brug tussen MS Office 2003 en de verschillende bedrijfstoepassingen. IBF laat toe om bedrijfsgegevens uit diverse systemen te consulteren, te analyseren en aan te passen vanuit Microsoft Office. Door middel van web services wordt de informatie vanuit de back-end binnengehaald in MS Office. IBF is een raamwerk dat de ontwikkelaar in staat stelt om op een snelle manier verbindingen te programmeren. Wil de ontwikkelaar nog
data news
| NR 22 | 9 juni 2 0 0 6
INTEGRATED POR TAL S GUIDE
rtaal voor mij
5
teitskaart wil uitlezen, heeft daarvoor een aparte applicatie nodig. Door de integratie met SharePoint is deze toepassing niet langer nodig en kan de
hun eigen oplossingen. SkillTeam, dat 100% eigendom is van IBM, bouwde vorig jaar een document management raamwerk op basis van Windows SharePoint Services en formulierentechnologie InfoPath. In hun BinderFlowoplossing combineren ze deze technologieën met hun eigen workflow engine. BinderFlow is een raamwerk dat elektronisch document management combineert met takenbeheer en gegevensinteractie. Met de oplossing kan je elektronische dossiers (binders in het Engels) op een meer productieve en efficiënte manier behandelen. De gegevens die via InfoPath-formulieren volledig op basis van xml werden ingegeven kunnen geïntegreerd worden in verschillende businessprocessen binnen document management oplossing. Door InfoPath te combineren met SharePoint Services kunnen in één omgeving documenten beheerd en taken opgevolgd worden.
Communicatiemogelijkheden
grote vrijheid om MS Office en backofficeapplicaties te integreren, dan kan hij ook de Visual Studio Tools voor Microsoft Office gebruiken. Hiermee kan hij zonder grenzen nieuwe functionaliteiten binnen Office creëren, met links naar back-officetoepassingen. De meest eenvoudige manier om verbindingen te leggen tussen Microsoft Office en erp-systemen zijn producten als Microsoft Dynamics Snap en Duet. Microsoft Dynamics Snap is de naam voor een reeks producten waarmee gebruikers van Microsoft Office 2003, gegevens en businessprocessen van bepaalde Microsoft Dynamics-applicaties (Axapta, Navision, crm) kunnen gebruiken bij het creëren van documenten, samenwerken of beheren van hun agenda. Dat zonder Microsoft Office te verlaten en zonder bijkomende programmatie zodat de functie in geen tijd kan gebruikt worden. Vandaag zijn er enkele Snap-versies beschikbaar voor timesheets, verlofaanvragen en opvragen van gegevens. Onlangs stelden Microsoft en SAP een soortgelijk product - Duet - voor dat de integratie tussen het SAP erp-systeem en Microsoft Office mogelijk maakt. Dat laat dezelfde scenario's toe als Snap. Volgens Forrester Research zal elke erp-
leverancier in de toekomst best een dergelijk eintegratie met Office moeten bieden, wil het klanten kunnen overtuigen.
Ontwikkeling Aangezien alle Microsoft-producten gebaseerd zijn op .NET is het voor ontwikkelaars makkelijk om extra mogelijkheden te creëren voor portaaltoepassingen. Een mooi voorbeeld zijn Web Parts, stukjes functionaliteit die als een component in een webtoepassing kunnen geïntegreerd worden. Voor de ontwikkeling van Web Parts kan Visual Studio gebruikt worden, de ontwikkelomgeving van Microsoft, waarop ook alle andere toepassingen gestoeld werden. De Web Part technologie werd oorspronkelijk in het leven geroepen door het SharePoint-team, maar verhuisde ondertussen naar het meer gespecialiseerde ASP.NET-team. Hierdoor kunnen Web Parts in om het even welke ASP.NET-site worden gebruikt. Microsoft-partner Ometa ontwikkelde onlangs bijvoorbeeld een Reader Webpart, dat gegevens van de Belgische elektronische identiteitskaart leest, toont en opslaat in SharePoint. Wie vandaag een elektronische identi-
gebruiker binnen eenzelfde omgeving blijven werken. Een combinatie van verschillende Web Parts kan meteen een nieuwe totaaloplossing vormen. Xylos bouwde in samenwerking met U2U een volledige oplossing voor het beheer van de informatica-infrastructuur vanuit één portaal op basis van verschillende Web Parts. Deze ICT CockPit laat de Web Parts communiceren met de analyse- en diagnosetool Microsoft Operations Manager (MOM) om gegevens over de status van de informatica-infrastructuur te kunnen weergeven.
Combinatie van producten Op basis van de open producten die Microsoft voorstelt bouwen partners
Samenwerking kan niet zonder communicatie. Daarom wordt communicatietechnologie extra belangrijk als onderdeel van een portaaloplossing: instant messaging, sms, web- en video-conferencing, internettelefonie en integratie met de bestaande telefonie-infrastructuur. In plaats van deze technologieën allemaal los van elkaar in het bedrijf beschikbaar te hebben, is het beter dat al deze middelen geïntegreerd en consistent worden aangeboden in de bestaande toepassingen. Daarvoor zorgt de Microsoft Live Communication Server. Alle communicatiemogelijkheden zijn standaard te integreren in SharePoint en Office als belangrijkste portaaloplossingen. Communicatie wordt daardoor een standaardfunctie van een portaal. Anderzijds kunnen softwareleveranciers al deze communicatiemiddelen ook integreren in hun eigen portalen. Zo is het niet denkbeeldig dat een boekhoudpakket integreert met Live Communication Server (LCS) om communicatiemogelijkheden toe te voegen. Een verkoper zou bijvoorbeeld via de ‘MS Office communicator’ een instant message kunnen sturen naar het erp-systeem met de vraag of er nog voorraad is. Daarnaast zijn er een rist partners die LCS zelf uitbreiden met meer geavanceerde functies. De belangrijkste telecomspelers voorzien bijvoorbeeld koppelingen met telefoniesystemen. z
INTEGRATED POR TAL S GUIDE
6
data news
| NR 22 | 9 juni 2 0 0 6
SharePoint be trekt toepassingen van derden
Samenwerken buiten de wereld van Redmond Samenwerken moet, en dat alles ook nog op een volledig veilige en beveiligde manier! Hoe SharePoint op die vlakken scoort, vroegen we John Richards, director of marketing for collaboration, en Jeff Teper, general manager van de Office SharePoint Server Group bij Microsoft.
Sjablonen voor een snelle start Een efficiënte samenwerking veronderstelt ook zo snel mogelijk een correct gebruik van hulpmiddelen als SharePoint. Microsoft komt hieraan tegemoet door 'out of the box' een aantal workspaces te leveren - zeg maar sjablonen voor hoe personen een samenwerking kunnen aanpakken. Zo leverde Microsoft een drietal workspaces mee, in casu voor een meeting, een document workspace en een team space. Onze vraag naar sjablonen maakte John Richards best gelukkig, want hij blijkt een stevige voorstander te zijn van dergelijke hulpmiddelen. "De oorspronkelijke sjablonen waren al te generisch, zodat we vorig jaar in augustus nog 30 bijkomende templates hebben uitgebracht." Sjablonen die ondertussen ook al werden aangepast aan de lokale omstandigheden en vertaald naar het Nederlands en Frans. En in de volgende versie zullen nog eens 40 extra sjablonen hun opwachting maken. Ook zal Microsoft een tool voorzien voor het creëren of aanpassen van dergelijke sjablonen, in casu "een declaratieve tool, zonder een nood aan het schrijven van code." Daarbij werd ervoor gezorgd dat de tool alle mogelijke lokale variaties aankan. John Richards wijst er overigens niet zonder trots op dat sinds vorig jaar ca. 750.000 sjablonen werden binnengehaald door gebruikers.
data news
| NR 22 | 9 juni 2 0 0 6
S
amenwerken impliceert heel wat meer dan vlot met elkaar berichten en documenten kunnen uitwisselen. In wezen laat je toepassingen met elkaar samenwerken, waarna alle betrokkenen - zowel binnen als buiten het bedrijf - een vlotte en gemeenschappelijke toegang tot de nodige informatie kunnen krijgen. Die toegang en de resulterende samenwerking verlopen verder bij voorkeur conform de aanvaarde bedrijfsprocessen (lees: de workflow) en moeten een fikse scheut security bieden, onder meer gezien de verscherpte wetgeving.
INTEGRATED POR TAL S GUIDE
lingen met producten van derden biedt. Zo kan deze omgeving al van versie 1.0 overweg met indexen van Lotus Notes en andere. In een komende release zullen ook deze opzoekingsmogelijkheden worden uitgebreid. Hij maakt zich sterk dat "het mogelijk moet zijn data te halen uit een SAP-implementatie op Linux/Oracle, die van een 'front end' te voorzien met SharePoint met het oog op een 'business intelligence'-rapport, om vervolgens dat laatste te verspreiden door middel van een Firefox-browser naar een Linux-gebruiker!" Jeff Teper wijst overigens ook op het
7
Jeff Teper, general manager van Office Sharepoint Server Group bij Microsoft.
"Het moet mogelijk zijn data te halen uit een SAP-implementatie op Linux/Oracle, die van een 'front end' te voorzien met SharePoint met het oog op een 'business intelligence'-rapport, om vervolgens dat laatste te verspreiden door middel van een Firefox-browser naar een Linux-gebruiker!" Wil je de volle vruchten van een 'samenwerkingsomgeving' (collaborative environment) plukken, dan moet je ook in staat zijn een grote verscheidenheid aan systemen en mensen te laten samenwerken, ongeacht de leverancier van de benodigde toepassingen. Want het heeft niet veel zin een perfecte samenwerking te creëren... binnen slechts een deel van je ict-infrastructuur. Vandaar de vraag aan Microsoft hoezeer SharePoint, en de bijbehorende technologieën, toepassingen van derden in een samenwerking kan betrekken. Vaak merk je namelijk dat heel wat voordelen uit Microsoft-producten verloren gaan als je buiten de wereld van Redmond treedt. En in één adem ook de vraag hoe het met de security-voorzieningen zit!
Xml Voor data-integratie tussen SharePoint en andere toepassingen rekent Microsoft op xml, wat volledig in de lijn ligt van Microsofts recente ontwikkelingsinspanningen. Toepassingen die nog geen data-I/O-mogelijkheden in xmlformaat bieden, kunnen op hun beurt nog worden gerecupereerd door middel van Microsoft BizTalk - een procesgericht serversysteem met het oog op een enterprise applicatie-integratie dat meer dan 300 connectors naar toepassingen biedt. Tegelijk benadrukt John Richards dat SharePoint ook inzake content koppe-
vele werk dat in de voorbije jaren werd geleverd rond standaarden in projecten (zoals webservices en dies meer). "We hebben de reacties en feedback van de gebruikers ter harte hebben genomen, terwijl ook de samenwerking met andere bedrijven met enterprise-producten voorspoedig verliep."
Workflow Meer nog dan samenwerking, willen bedrijven een goede samenwerking 'volgens het boekje', zodat alle noodzakelijke stappen en beslissingen in de juiste volgorde en op het juiste tijdstip worden genomen. Hiervoor bouwt SharePoint voort op de 'Workflow foundation'-voorzieningen in Windows, met de mogelijkheid om workflows te definiëren bovenop SharePoint, dat overigens al een aantal scenario's aanbiedt. Microsoft kan onder meer de elementen van de workflow kenbaar maken aan de eindgebruiker via Outlook (in plaats van producteigen workflow interfaces). Richards wijst daarbij op een SharePointdesigner die de eindgebruiker zal toelaten - binnen het geheel van zijn rechten - om SharePoint aan zijn wensen aan te passen, rapporten te genereren en een eigen workflow voor zichzelf te maken. Overigens wordt ook gepraat en samengewerkt met andere producten van workflow-voorzieningen, met het oog op een vorm van interoperabiliteit.
Verhoogde veiligheid De juiste informatie bij de juiste persoon, is in wezen een security-vraagstuk. In de versie 3 van Windows SharePoint services en Office SharePoint server 2007 ziet Jeff Teper op dat gebied verbeteringen door onder meer de mogelijkheid om aunthenticatiesystemen naar keus in te pluggen, onder meer met een ondersteuning van LDAP in Office SharePoint server 2007. De toekenning van gebruiksrechten tot het niveau van een document zal vlotter verlopen (en worden beheerd), terwijl in een volgende versie de Office SharePoint server een rechtstreekse koppeling krijgt met het MS Information Rights Management (en andere rechtenbe-
heersystemen) met het oog op een beleid dat door de server zelf wordt afgedwongen. Ook zullen in de 2007 versie 'single sign on'-elementen van derden kunnen worden ingeplugd en zal een gebruiker in zijn interactie met het systeem geen elementen meer zien waar hij geen rechten op heeft. Verder heeft Microsoft nu een faciliteit voorzien om de resem versie- en aanpassingsgegevens in een document te kunnen wissen, zij het dat ook een ‘full audit trail’ in de volgende versie van SharePoint is voorzien. Het 'Security highlights' item in de SharePoint Blog dd. 7/4/2006 vind je op:
z
Werken in een bekende omgeving Voor Microsoft is niet alleen een vlottere samenwerking tussen personen een doelstelling van SharePoint. Ook de interface tussen de gebruiker en zijn SharePoint-toepassingen moet een vlotte samenwerking bevorderen. Daarom hamert Microsoft op de voordelen van Office als front end voor de toegang tot de SharePoint-faciliteiten en de achterliggende systemen. Zo zou het makkelijker zijn om bijvoorbeeld informatie uit SAP te halen en af te beelden voor de eindgebruiker via de Office tools.
INTEGRATED POR TAL S GUIDE
8
data news
| NR 22 | 9 juni 2 0 0 6
Athlon ‘klasseert’ p Athlon Car Lease Belgium beheert 30.000 geleasede auto's. Tot voor kort betekende dit voor het bedrijf een ongelooflijke papierberg. Elke stap in het traject van offerte over bestelling bij de garage tot ingebruikneming van de auto brengt namelijk zijn eigen documenten met zich mee. Resultaat: voor elke ‘rijdende’ wagen een dossier dat tussen de 5 en de 40 documenten bevat. Speciale wensen, aanpassingen of bijkomende vragen leiden tot de aangroei van een dossier.
"W
e houden de dossiers tot zes maanden na afloop van het leasingcontract bij. Alles samen resulteert dit in hallucinant klasseerwerk. De kasten stonden op den duur tot in de eetzaal. Zo’n uitgebreid papieren klassement up-to-date houden, is bovendien geen sinecure. Uitzendkrachten verhuisden op regelmatige tijdstippen de afgesloten dossiers naar het 'historisch' klassement. Zelfs dat is niet zo eenvoudig, want leasingtermijnen kunnen verlengd of verkort worden, of auto's wisselen van eigenaar. Om kort te gaan, deze situatie smeekte om digitalisering," vertelt Ann Ann Cuypers, project manager van Athlon Car Lease: “We houden de dossiers tot zes maanden na afloop van het leasingcontract bij. Alles samen resulteert dit in hallucinant klasseerwerk. (…) Dat smeekte om digitalisering!”
Cuypers, project manager van Athlon Car Lease. "En dan heb ik het nog niet over onderhouds- en verzekeringscontracten die in een apart dossier worden ondergebracht. Sommige chauffeurs zijn echte brokkenmakers en doen onze papierberg behoorlijk groeien. Met een degelijke digitalisering wilden we vooral vermijden dat dossiers onvindbaar bleven, zoals dat soms het geval was. Dat is nefast voor je klantencontacten. Het gebeurde al eens dat een moeilijk dossier op het bureau van een medewerker belandde tot die de zaak verder kon afhandelen. Een dergelijk dossier wordt wel heel moeilijk traceerbaar."
Archiveren linken met het businessproces Al snel bleek dat Athlon Car Lease meer wou dan eenvoudige digitalisering. Ann Cuypers: "We zagen er ook een
unieke opportuniteit in. Elk document dat wij ontvangen, zoals een e-mail of een fax, is het vertrekpunt voor een volgende stap in het businessproces. Een goede toepassing moest dus niet alleen archiveren, maar ons ook door dat proces leiden. Het moest een waar Data Management Systeem (DMS) worden dat een aangroei van zowat 1 miljoen documenten aankon, onze vaste scanpunten zou benutten en een verregaan-
optimaal gebruik van standaard onderliggende infrastructuur en biedt het een toegankelijke gebruikersinterface zonder dat onderliggende processen en businesslogica zichtbaar zijn voor de gebruikers", vertelt Hans Hantson, Senior Business Solution Architect bij DigiPoint. "Het sterke aan deze toepassing is dat ze laat zien dat SharePoint als basisoplossing, indien aangevuld met een business process tool
“Terwijl er vroeger een 35-tal dossiers per dag werden aangemaakt, wordt nu probleemloos een debiet tot 45 dossiers per dag gehaald”
de integratie zou aankunnen met onze Citrix-omgeving en de backoffice die op Unix draait." Een fors eisenpakket dat algauw naar een shortlist van drie kandidaten leidde waaruit it-leverancier DigiPoint als winnaar te voorschijn kwam. DigiPoint heeft al heel wat ervaring met MS SharePoint-toepassingen, dat het aanvult met Ascentn AgilePoint BPMS. Dat is een toepassing die de businessprocessen (workflow), de opvolging van de processing en de registratie regelt. Samen vormen die twee een sterke combinatie. Voor de gebruiker is het een grote troef om in de vertrouwde Microsoft-omgeving te kunnen werken.
Veel meer dan een platform om documenten te delen In een duidelijk piloottraject dat betrekking had op het proces vanaf de offerte tot en met de verkoop van de wagen op het einde van het contract, werden de mogelijkheden van Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 en Ascentn AgilePoint toegepast. "De SharePoint Portal Server die werd geïmplementeerd, verbindt medewerkers, werkgroepen en kennis doorheen de verschillende businessprocessen. Voordeel van dit systeem zijn de kortere implementatietrajecten en een mogelijke evolutie ervan met een minimale impact op de dagelijkse bedrijfswerking. Bovendien maakt SharePoint
als Ascentn AgilePoint, veel meer kan zijn dan alleen maar een platform om documenten met elkaar te delen. SharePoint wordt op die manier een centrum van waaruit de businessprocessen echt aangestuurd worden, wat bijvoorbeeld nu ook al gebeurt voor het beheer van de boetes."
Streepjescodes en metatags Met de huidige toepassing worden alle documenten die binnenkomen gescand. Documenten die voordien al een streepjescode toegekend kregen, zoals offertes, worden door het systeem meteen herkend en naar de juiste businessomgeving doorgestuurd. Door deze actie worden ze meteen opgenomen in het erp-systeem van Athlon Car Lease. De streepjescodes die dit mogelijk maken, bevatten enerzijds informatie over het soort document (een offerte of een contract, bijvoorbeeld) en anderzijds over het dossier waar het document betrekking op heeft. De codes maken een onderscheid tussen een veertigtal verschillende soorten documenten mogelijk. Op die manier zal een document bij een zoekactie alleen zichtbaar worden als dat ook relevant is. Daarnaast werd ook een speciale toepassing geschreven om e-mails automatisch aan SharePoint toe te voegen. Metatags zorgen ervoor dat e-mails mee in de zoekacties worden opgeno-
data news
| NR 22 | 9 juni 2 0 0 6
INTEGRATED POR TAL S GUIDE
apierberg men en dat ook aanverwante documenten getoond worden. Documenten die niet voldoen aan één van die veertig criteria die de streepjescodes afdekken, gaan naar een verzamelpunt waar ze manueel van de nodige metatags worden voorzien en zo hun weg in het erp-systeem kunnen vervolgen naar de status 'afgewerkt' aan het eind van het parcours. Het belangrijkste doel van de toepassing
een raamcontract op te zoeken via de naam van de klant. Sinds de ingebruikneming van de pilootoplossing op 8 november 2005, tot einde april 2006, werden 42.255 items in het systeem opgenomen. Allemaal zijn ze eenvoudig oproepbaar via Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003. Elke dag komen er 450 documenten bij. Per jaar worden ook ongeveer 65.000 facturen in het systeem
9
ving, konden we toch op het blijvend enthousiasme van de mensen rekenen. Niemand wou namelijk terug naar de oude situatie, simpelweg omdat niemand graag klasseert. Ook vertragingen bij het wegschrijven van informatie via Outlook nemen ze er graag bij, tot de finale oplossing, waar momenteel aan gewerkt wordt, uit de bus komt." In ieder geval werkt men nu een pak efficiënter. "Terwijl vroeger een 35-tal dossiers per dag werden aangemaakt, wordt nu probleemloos een debiet tot 45 dossiers per dag gehaald", vertelt Ann Cuypers. "Heel concreet biedt SharePoint ons het voordeel dat we kunnen blijven groeien met hetzelfde perso-
Niemand wou terug naar de oude situatie, simpelweg omdat niemand graag klasseert.
wordt daarmee bereikt: de kloof tussen back- en frontoffice dichten. Ann Cuypers: "Het is bijzonder belangrijk dat een portaal volledig geïntegreerd is met de businessprocessen, zodat ze ook een levendig geheel vormt met de rest van de bedrijfsvoering. Alleen dan kan een dergelijke oplossing helemaal aanvaard en ingeburgerd worden."
Een zoekmotor als extraatje Omdat Athlon nu eenmaal met zo'n grote hoeveelheid documenten te maken heeft, werd een zoekmotor ontwikkeld met een interface waarbij de gebruiker links de zoekresultaten gepresenteerd krijgt en rechts een afbeelding ziet van de documenten die de zoekopdracht opleverde. "Dat moet het heel wat makkelijker maken om het juiste document te selecteren", zegt Hans Hantson. Het maakt het bijvoorbeeld heel eenvoudig om op die manier
opgenomen. "Het wordt ongetwijfeld een uitdaging om die aangroei in de toekomst de baas te kunnen," zegt Ann Cuypers. "De basisstructuur moet stevig genoeg zijn. Ik vergelijk het met een appartementsgebouw met vijf verdiepingen. Wanneer de eigenaar beslist er nog twee verdiepingen bovenop te bouwen, dan moeten de fundamenten sterk genoeg zijn. Als je dat kan realiseren, dan is de impact van aangroei op de structuur vrij miniem," zegt Hans Hantson hierover.
Hoge aanvaarding bij het personeel Toen de SharePoint Portal Server begin november live ging, werden de medewerkers van Athlon gedurende twee weken zeer intensief begeleid. Ann Cuypers: "Toen we geconfronteerd werden met enkele moeilijkheden, vooral te wijten aan onze Citrix-omge-
neelsaantal." Naast heel wat gebruikersgemak, levert de nieuwe toepassing Athlon Car Lease een geschatte tijdswinst van 10% op. "Ik blijf voorzichtig in die schattingen, want er is
altijd een keerzijde van de medaille: bijkomende taken zoals scannen en metadata toekennen, vragen ook tijd." Voor de accountmanagers brengt SharePoint de mogelijkheid om hun klantenservice nog te verhogen. Zij kunnen nu op dossiernummer, klantennaam of naam van de chauffeur binnen enkele seconden een dossier oproepen en meteen antwoord geven op vragen van klanten. Cuypers: "Dit is zelfs een dubbele efficiëntie want nu moet de accountmanager de commerciële administratie niet meer lastig vallen om dergelijke informatie te bekomen."
Wie betaalt zijn boete niet? Sinds kort wordt ook de boeteadministratie via het Data Management Systeem en SharePoint opgevolgd. Op twee maanden tijd werden in dit verband al meer dan 10.500 items ingebracht, wat neerkomt op ongeveer 3.500 boetes of zo'n 120 stuks per dag. Zij worden dagelijks in batch in het erppakket ingebracht en voorzien van een streepjescode zodat ze later weer makkelijk traceerbaar worden. Aan de pdfversie van de boete worden metadata bevestigd, afkomstig uit het erp-pakket. Hiermee wordt verwezen naar het dossier van de klant. Diezelfde gegevens worden gebruikt voor de begeleidingsbrief naar de klant. De boete gaat vervolgens naar een aparte folder, zodat hij na verloop van tijd probleemloos gewist kan worden. "Het heeft geen zin zo'n boete voor de hele duur van een dossier bij te houden." Wie niet betaalt, krijgt de rekening voorgeschoteld door Athlon Car Lease zelf, nadat die eerst de boete voorschiet. Die aanmaningen in dit verband worden wel aan het dossier toegevoegd en de nodige gegevens worden naar de facturatiemodule gestuurd. z
Broodjes bestellen Eenmaal de Athlon Car Lease SharePoint goed op poten stond, werd het ook een communicatieplatform voor de medewerkers. "Die functie van de portaal werd bijna op een natuurlijke manier door de medewerkers geadopteerd. En waarom ook niet? Het zou toch dom zijn om de mogelijkheden van de SharePoint niet optimaal te benutten?", zegt Ann Cuypers. "Onze hr-documenten en zaken als de car policies zijn erop terug te vinden. Via de link kunnen mensen foto's bekijken van evenementen, ze kunnen de ‘wie-is-wie’ consulteren of zelfs broodjes bestellen." Na dit pilootproject, met een groep van tien testgebruikers die zal aangroeien tot 140 gebruikers midden 2006, zullen ook de overige diensten binnen Athlon Car Lease aan de beurt komen. Dan zullen het reeds bestaande archief en de lopende dossiers over bijvoorbeeld verzekeringen en kortetermijnverhuur gedigitaliseerd worden.
INTEGRATED POR TAL S GUIDE
10
data news
| NR 22 | 9 juni 2 0 0 6
Klanten van Think Twice kunnen buiten de kantooruren informatie consulteren O
ptimale productpositionering en prijszetting is voor zowel producenten als winkelverantwoordelijken belangrijk. De eerste wil zo prominent mogelijk in het winkelbeeld aanwezig zijn, de tweede wil de presentatie van zijn waren zo vlug mogelijk op orde hebben. Marijke de Meuleneire bespeurde hier zakelijke mogelijkheden en startte vijf jaar geleden Think Twice, The Retail Knowledge Center. De groei van Think Twice bewijst haar gelijk: het bedrijf telt na vijf jaar al 17 medewerkers.
Verkoop is afhankelijk van presentatie Voor de producenten, waaronder Microsoft - dat ook klant is van Think Twice is het heel belangrijk dat hun producten op een goed zichtbare, zelfs prominente plaats in de winkelrekken terecht komen. Een plaats op de kop van het rek in het grootwarenhuis is bijvoorbeeld erg gegeerd. Iedere consument passeert er, soms verschillende malen. Als de presentatie vervolgens ook nog helemaal volgens de instructies gebeurt, dan wrijft de producent zich in de handen. Studies wezen namelijk uit dat de verkoop in de winkel heel sterk van de presentatie afhankelijk is. Het schoentje wringt echter bij de uiteindelijke controle door de producent. Die weet nauwelijks of zijn raadgevingen ook gevolgd worden. Hier komt Think Twice in beeld. Marijke De Meuleneire: "Gewapend met een degelijke zakelijke en marketingkennis zorgen onze sales merchandisers voor een productpositionering met hoge impact. De producten worden tegen de juiste prijs op de juiste plaats en in de best mogelijke omstandigheden aan de consument gepresenteerd."
Tonnen gegevens via e-mail Van de klanten-producenten krijgt Think Twice dagelijks prijsaanpassingen en promoties, doorgaans via e-mail. "Door de groei van het bedrijf bezorgde ons dit na verloop van tijd een bijna onoplosbaar kluwen van gegevens. Onze weg hierin vinden, was tijdrovend en verMarijke De Meuleneire, Think Twice: “We merken dat zowel de klanten, de vendors als onze eigen medewerkers ook buiten de kantooruren de site consulteren. Ook dat is een plus.”
moeiend”, vertelt Marijke De Meuleneire. In een eerste poging om de gegevensberg te beheersen, kregen de sales merchandisers Pocket PC's met CRMobile
Op die manier worden ze zelf verantwoordelijk voor de gegevens die ze posten en voor de snelheid waarmee dit gebeurt. Het voorkomt bovendien fou-
De Think Twice organisatie en efficiëntie gingen er sinds de ingebruikneming van de portaalsite met sprongen op vooruit software. Hierdoor konden ze onmiddellijk structuur brengen in losse notities. Alle notities die de merchandisers overdag verzamelen worden 's avonds doorgestuurd naar de centrale server. Vervolgens investeerde Think Twice ook in een nieuwe MS Server 2003. Die aankoop werd meteen het vertrekpunt van de MS SharePoint die voor Think Twice snel kritisch en strategisch werd. De it-manager van Think Twice verdiepte zich in de werking van MS Server 2003 en maakte Marijke attent op de mogelijkheden van MS SharePoint. "Windows SharePoint Services is gebouwd bovenop het Windows Server Platform 2003 en is bedoeld om zeer gebruiksvriendelijk een schaalbare infrastructuur te creëren waarop mensen samenwerken. "Dat principe zou ons dataverkeer drastisch beperken en we zouden een aantal administratieve taken kunnen elimineren. Bovendien haalden we op die manier nog eens extra voordeel uit de investering die we in de MS Server 2003 deden." Think Twice kon via MS SharePoint alle gegevens beschikbaar maken voor zijn klanten, voor de vendors en voor de merchandisers. Iedereen kreeg toegang tot zijn eigen pagina.
Producenten voegen zelf gegevens toe Dankzij de 'Web Part'-technologie wordt nu alle informatie, die door iedereen moet consulteerbaar zijn, gepost: formulieren, agenda, een verlofpagina voor de medewerkers en belangrijke gemeenschappelijke informatie. "Verder kreeg iedere klant een eigen SharePoint pagina toegewezen. De merchandisers van Think Twice hebben alleen toegang tot de pagina van hun eigen klanten. Ook fabrikanten kunnen prijslijsten en promoties direct op de pagina's plaatsen.
ten omdat er directer gewerkt wordt", zegt Marijke De Meuleneire. Vervolgens werd er ook een systeem van taakplanning ontwikkeld. "Een merchandiser merkt bijvoorbeeld dat een verpakking gescheurd is. Er dient een nieuw artikel naar de winkel gestuurd te worden. De merchandiser kan via de SharePoint deze taak meteen aan de verantwoordelijke bij de klant toewijzen. Die krijgt, via de waarschuwingstool in SharePoint, een e-mailbericht dat er een taak op hem wacht. De Think Twice merchandiser krijgt vervolgens zelf een bericht wanneer de nieuwe verpakking klaar staat." Op diezelfde manier krijgt de vendor ook een waarschuwing wanneer er een nieuwe foto over een winkelsituatie gepost werd. "Die foto's bewijzen meteen onze toegevoegde waarde aan onze klanten en geeft hen de garantie dat hun geld goed besteed is. Ook voor onze merchandisers is het een manier om te tonen dat ze hun werk goed doen. Ze zijn er dan ook terecht fier op, want het is niet altijd makkelijk om een kopstand in de winkelrekken te verkrijgen."
Buiten kantooruren De Think Twice organisatie en efficiëntie gingen er sinds de ingebruikneming van de portaalsite met sprongen op vooruit. "We merken dat zowel de klanten, de vendors als onze eigen medewerkers ook buiten de kantooruren de site consulteren. Ook dat is een plus. Mensen kunnen op die manier veel flexibeler werken." De it-manager van Think Twice stelde bovendien vast dat deze Think Twice SharePoint site op geen enkel moment een bedreiging vormde voor de betrouwbaarheid, de beveiliging of de beschikbaarheid van de informaticasystemen. z
data news
| NR 22 | 9 juni 2 0 0 6
INTEGRATED POR TAL S GUIDE
11
Selor selecteert Sharepoint Elk jaar behandelt Selor, het selectiebureau van de Vlaamse overheid, zo’n 200 dossiers, die allemaal op een centrale fileserver worden bewaard. Ieder dossier bevat zo'n kleine 100 documenten. Tot voor kort zat dit alles in mappen geordend volgens de typische boomstructuur, maar dat zorgde niet zelden voor dubbele opslag, ellenlang doorklikken of verschillende versies van dezelfde documenten.
"W
ij wilden aan deze situatie iets doen. Tevens wensten we de zoektocht naar informatie te versnellen en de kwaliteit van die zoekacties te verbeteren. Het was ons ook duidelijk dat we ons documentmanagement meer vanuit de processen van onze organisatie moesten bekijken," vertelt Marijke De Maerteleire, expert kennisbeheer bij Selor.
Point Portal Server niet mogelijk om één overzicht te krijgen van gegevens die verspreid zitten over verschillende teamsites. Coras is één van de add-on producten op SharePoint dat zulke overzichten wel mogelijk maakt. Het stelt de Selor-medewerker in staat om op één plaats al zijn taken te zien en te beheren, zelfs al komen die van verschillende team- of projectsites."
Shortlist
Eindgebruikers selecteren de oplossing
Zoals gebruikelijk bij de overheid besteedde Selor een openbare aanbesteding uit. Marijke De Maerteleire: "We waren op zoek naar een geïntegreerde online werkomgeving voor Selor met functionaliteiten op gebied van documentmanagement, workflowen projectmanagement. Dit wilden we
Vervolgens ging Selor op een unieke manier te werk. Een groep van ongeveer dertig eindgebruikers mocht beslissen met welke toepassing men zou verder werken. Tijdens een testperiode met elk van de 3 producten kregen de deelnemers een reeks opdrach-
“Heel positief is dat alle input omtrent de configuratie van de oplossing gebeurde op aansturing van de Selor-medewerkers. Wij, maar ook de it’ers van Selor, hadden hen te volgen en niet omgekeerd” aanvullen met hrm-mogelijkheden, zoals verlofaanvragen of een ‘wie-iswie’. Op logistiek gebied moest het systeem ons in staat stellen online een catalogus te raadplegen en materiaal te bestellen en we wilden ook crmfunctionaliteiten. Bovendien stond de integratie met Office 2003 Professional Enterprise Edition op ons uitgebreide verlanglijstje." Uiteindelijk leidde dat tot een shortlist met drie producten, waaronder Microsoft SharePoint Portal Server 2003, voorgesteld door Amplexor, gespecialiseerd in oplossingen voor content management. Van de gevraagde functionaliteiten kon niet alles worden aangeboden binnen SharePoint Portal Server zelf. Daarom deed Amplexor voorstellen voor bijkomende producten die konden geïntegreerd worden binnen het Selor-intranet. Thierry Janssens, software-architect bij Amplexor: "Standaard is het in Share-
ten die ze bij de verschillende toepassingen moesten uitproberen. Toen na afloop van de proefperiode gestemd werd voor de meest gebruiksvriendelijke toepassing, kwam SharePoint Portal Server als winnaar tevoorschijn. "Vooral het gebruikersgemak, de herkenbaarheid van de schermen en de talrijke mogelijkheden werden in de evaluatie als reden voor die keuze aangehaald," zegt Marijke De Maerteleire. "Mensen zijn nu eenmaal gewend om met Office te werken." "Een goed project begint met duidelijke afspraken," vervolgt Marijke De Maerteleire. "Wat gaan we doen en wat niet, hoe gaan we werken? Hoe men de taalkwestie zou oplossen, was bijvoorbeeld één van de zaken waar vooraf klaarheid in moest komen. Selor is nu eenmaal een overheidsinstelling waar heel omzichtig met deze materie
Thierry Janssens, softwarearchitect bij Amplexor, en Marijke De Maerteleire, expert kennisbeheer bij Selor.
wordt omgegaan. Hoe gebruiksvriendelijk SharePoint Portal Server ook is, net daar schuilde de moeilijkheid, want de software voert Engels als moedertaal, met relatief weinig flexibiliteit ten opzichte van andere talen. "Dat was voor ons één van de moeilijkste punten van het project. We hebben uiteindelijk een extra toepassing ontwikkeld die het mogelijk maakt twee identieke structuren in elk van de beide landstalen naast elkaar te laten bestaan. Aan de hand van de inlognaam wordt iemand meteen naar de Franse of de Nederlandstalige portaal geleid, met een navigatiebalk in de respectievelijke taal.
Pilootproject van een jaar Gedurende een jaar werkte een klein team aan de portaalsite en zette men de toepassing op punt. De laatste drie
maanden werd het product aan de eindgebruikers voorgesteld en werden ze opgeleid. Tijdens die opleidingsfase kunnen de medewerkers op beide systemen parallel werken, maar op 1 juni 2006 wordt de fileserver definitief losgekoppeld. “Heel positief is dat alle input omtrent de configuratie van de oplossing gebeurde op aansturing van de Selormedewerkers. Wij, maar ook de it’ers van Selor, hadden hen te volgen en niet omgekeerd", aldus Thierry Janssens. Het resultaat is een zeer handige vierdelige portaal (home, processen, projecten en Selorama) met heel veel mogelijkheden tot samenwerking, kennisdeling en efficiënt documentmanagement. Door de medewerkers werd Cosmos, de interne naam van de toepassing, alvast gunstig onthaald. z
Robbertje documentmanagement Selor heeft trouwens niets aan het toeval overgelaten om de acceptatie bij zijn werknemers te bevorderen. Mensen kregen intensief informatiesessies en opleiding. "De dienst interne communicatie deed hier een heel grote inspanning," getuigt Thierry Janssens. "Met enkele originele initiatieven." Om de leercurve zo kort mogelijk te houden, kunnen de verschillende teams samen bepaalde wedstrijdtaken afwerken en zo punten verdienen. Op een aparte subsite vechten de teams met zelfverzonnen namen als Venus & Apollo een robbertje documentmanagement uit tegen Moonwalkers en Spoutniks. Alleen wanneer iedereen van het team samenwerkt, zijn er punten te verdienen.
12
INTEGRATED POR TAL S GUIDE
data news
| NR 22 | 9 juni 2 0 0 6
Ziekenhuizen gaan resoluut voor SharePoint Portal Betere werkprocedures, een snellere doorstroming van communicatie, een betere samenwerking tussen de afdelingen, meer gerichte boodschappen en dienstnota’s en een drastische verlaging van de papierberg: dat zijn de redenen dat twee Vlaamse ziekenhuizen gekozen hebben voor de Microsoft SharePoint Portal-technologie.
D
e twee ziekenhuizen in kwestie zijn de Sint-Jozefskliniek van Izegem en het Regionaal Ziekenhuis Sint-Trudo in Sint-Truiden. Elk hadden ze zo hun reden om naar SharePoint Portaltechnologie te gaan. Bij de Sint-Jozefskliniek was er het vooruitzicht van een externe audit die een aantal specifieke procedures onder de loep ging nemen, en daarom wilde het bestuur die aanpassen. Een poging daartoe, via een website ontwikkeld met Microsoft Frontpage, mondde uiteindelijk uit in een onbeheersbaar medium omdat de verantwoordelijken allemaal verschillende templates met eigen navigatiemethoden gebruikt hadden. In samenspraak met Telindus werd daarom beslist SharePoint Portal Server 2003 in te voeren. Er werd gemikt op het overzetten van de bestaande procedures naar de Portal-technologie en in een tweede fase ook op de migratie van de bestaande infrastructuur naar Windows SharePoint Services. Belangrijke nieuwe functies voor het ziekenhuis bij het onderhouden van hun procedures waren het versiebeheer en de goedkeuringsprocedure. Telindus heeft dan een aantal procedures en formulieren die in Microsoft Excel of Word gebruikt werden, omgezet naar een Custom List scenario in SharePoint tot ieders tevredenheid.
Bye bye papierberg Misschien nog meer dan een doorsnee bedrijf kampt een ziekenhuis met een
enorme papierstroom: honderden formulieren, dienst- en werknota’s circuleren dagelijks tussen de verschillende afdelingen, geneesheren en diensten. Met 310 bedden, meer dan 70 artsen en 600 medewerkers is Sint-Trudo hét streekziekenhuis voor de regio Zuidwest-Limburg en zuidelijk Vlaams-Brabant. “Dat aantal medewerkers betekent ook dat er in Sint-Trudo zoveel nota’s verstuurd werden dat we er de controle over kwijt raakten”, zegt it-directeur Daniël Loos van Sint-Trudo. “Daarom zochten we een oplossing om alle informatie in het ziekenhuis te centraliseren en opnieuw beheersbaar te maken. En we wilden vooral de eindgebruiker daarbij betrekken om de it-afdeling te ontlasten van de meeste vragen om bijstand bij het
Daniël Loos, it-directeur van SintTrudo: “Uiteindelijk bleek Microsoft SharePoint Portal Server het best te beantwoorden aan ons verlanglijstje.”
de overdadige papieren communicatiestroom in te dijken. Daniël Loos: “We hebben verschillende mogelijkheden bekeken, inclusief softwarehui-
“Vooral de mogelijkheid om teamsites te creëren waar bepaalde groepen kunnen samenwerken en informatie delen, dwars over alle afdelingen heen, wordt fel gesmaakt” publiceren van documenten op ons intranet.” Dat intranet was evenwel dringend aan modernisering en uitbreiding toe om
zen die nicheproducten voor de ziekenhuissector ontwikkelen, maar uiteindelijk bleek Microsoft SharePoint Portal Server het best te beantwoorden aan ons verlanglijstje, ook al omdat Dienstmededelingen, berichten en nota’s we een nauwe integratie wilden met worden nu elektronisch naar de juiste de Microsoft Office-producten.” Toch doelgroepen en personen verstuurd. stortte Sint-Trudo zich niet halsoverkop in dit avontuur, want systeemintegrator Dolmen raadde het ziekenhuis aan nog even te wachten tot versie 2003 van de oplossing eraan kwam. Daardoor werd Sint-Trudo een van de eerste organisaties in België die met de nieuwe versie aan de slag gingen.
Directer en sneller De portaalsite ging live op 1 januari vorig jaar. In eerste instantie werd alleen maar informatie van de oude intranettoepassing overgezet, maar al snel volgden ook nieuwe toepassingen. De papierstroom van weleer is nu verdwenen, dienstmededelingen, berichten en nota’s worden nu elek-
tronisch naar de juiste doelgroepen en personen verstuurd. “Er wordt niets meer afgedrukt, en alle informatie is nu onmiddellijk beschikbaar voor de juiste persoon, alles zit centraal opgeslagen, niemand moet nog in zijn eigen klassement gaan zoeken”, legt Loos uit. “Het geheel is beveiligd met wachtwoorden die in Active Directory opgeslagen zitten bij elk profiel. Iedereen krijgt alleen de informatie aangereikt die voor hem belangrijk en nuttig is en veel sneller dan vroeger.”
Ieder zijn PC De papieren telefoongids is nu vervangen door een digitale versie die op de portaalsite gekoppeld is aan een ‘wieis-wie’. Werknemers kunnen ook online maaltijden bestellen en mededelingen op een digitaal prikbord posten. Op vraag van de verpleegkundigen is ook een ‘Zorgweb’ opgestart waarop informatie over de zorgverlening naar de patiënten gedeeld kan worden. Daniël Loos:“Vooral de mogelijkheid om teamsites te creëren waar bepaalde groepen kunnen samenwerken en informatie delen, dwars over alle afdelingen heen, wordt fel gesmaakt. We zijn nu aan het bekijken of we van daaruit ook geen extranet kunnen uitbouwen voor onze huisartsen.” Intussen speelt hij ook al met de idee om in de toekomst, wanneer de nieuwbouw van het ziekenhuis klaar zal zijn, voor elke patiënt een pc te voorzien waarmee die dan via een persoonlijke site maaltijden kan bestellen, informatie kan opvragen, films kan bekijken en medische gegevens ter beschikking kan stellen van de behandelende geneesheren. Alles op basis van SharePoint Portal Server... z
data news
| NR 22 | 9 juni 2 0 0 6
INTEGRATED POR TAL S GUIDE
13
Competitiviteit staat of valt met portaalwerken Kan de productiviteit van de mensen die intellectuele arbeid verrichten even drastisch verhogen als die van de handarbeider de afgelopen 50 jaar? Het is een vraag die tegenwoordig noodgedwongen bij veel bedrijfsleiders leeft. Voor een antwoord wordt vrij vlug een blik richting technologie geworpen. De portaal is het meest zichtbare antwoord dat de softwaremakers en de informaticaleveranciers op dit gebied aan ondernemingen bieden. Maar bedrijven zullen er ook echt gebruik moeten van maken, als ze hun productiviteit willen opvoeren en hun ondernemingsresultaten verder willen verbeteren. Door Patrick Tisseghem, voorzitter van BIWUG ot voor kort lag de efficiëntie van een werknemer bijna helemaal in zijn eigen handen. Hij kon daarbij al gebruik maken van degelijke desktopproducten die hem hielpen om documenten aan te maken, presentaties te creëren, e-mails te versturen of spreadsheets op te stellen. Door de
T
ken wordt in de toekomst. Mensen voelen namelijk de behoefte aan een platform waar ze alle relevante informatie onder de vingertoppen hebben, slechts één klik verwijderd.
Eenvoudige implementatie Nu al zijn partners volop bezig hun bestaande producten aan te passen aan SharePoint en investeren ze in de ont-
De overstap van een documentgerichte naar een procesgestuurde manier van werken is bijna groter dan toen de eerste tekstverwerkers hun intrede deden in de werkomgeving veelheid aan informatie, die steeds verder groeit, ontstaat vandaag meer en meer de behoefte om het overzicht te behouden, opzoekfaciliteiten te creëren en de documentstroom te integreren met de businessprocessen. Die nood heeft men bij Microsoft alvast heel goed begrepen toen men Windows SharePoint Services en de meer bedrijfsgerichte SharePoint Portal Server ontwikkelde. Getuigenissen van mensen van het hoge Noorden tot het verre Zuiden klinken overigens heel enthousiast, dat heb ikzelf tijdens reizen door de EMEA-landen mogen ondervinden. Hoewel SharePoint nog kan verbeterd worden, is iedereen ervan overtuigd dat dit dé manier van wer-
wikkeling van add-ons voor nichemarkten. Vooral ook het feit dat de Microsoft-producten vrij eenvoudig ‘out-of-the-box’ kunnen geïmplementeerd worden, is voor veel bedrijven een pluspunt. Loodzware kosten worden in dit verband alvast vermeden. In een almaar competitiever omgeving is dit zeker handig meegenomen. De portaal confronteert de bedrijfsleider meteen met een stuk veranderingsbeleid. De overstap van een documentgerichte naar een procesgestuurde manier van werken is bijna groter dan toen de eerste tekstverwerkers hun intrede deden in de werkomgeving. Deze omschakeling gaat over meer dan over een tool die ter beschikking wordt
BIWUG België staat op de voorste linie wat het aanbieden van tools en utilities betreft. Een voorbeeld hiervan is de SmartPart, ontwikkeld door U2U. Om de frontpositie, ontstaan dankzij het partner eco-systeem en de community rond SharePoint, levend te houden, werd begin december 2005 de Belgian Information Worker User Group (BIWUG) opgericht. Tijdens maandelijkse avondsessies belicht men er verschillende perspectieven betreffende technologieën en producten voor de kantoorwerker. Lid worden kan op www.biwug.be U2U is als Belgisch trainingcenter internationaal actief rond Microsoft .NET, Information Worker en Business Intelligence technologieën. Meer info op www.u2u.be.
gesteld. Het betreft een andere manier van denken die ook een andere manier van werken met zich meebrengt. Eén van de grootste drempels voor veel gebruikers om een SharePoint-systeem te accepteren, is bijvoorbeeld de overgang van het opslaan van documenten in het lokale of netwerkbestandssysteem naar een centrale opslag in een SQL Server database. Dat mensen hun documenten, dus ook hun werkzaamheden bij wijze van spreken open en bloot delen, vergt eveneens een mentaliteitsverandering.
Portaalwerken slaat aan Als voorzitter van BIWUG, The Belgian Information Worker Group, maar zeker ook als managing partner van Patrick Tisseghem, voorzitter van BIWUG en managing partner van U2U: "Grote bedrijven hebben ondertussen al begrepen dat hun competitiviteit staat of valt met een procesgestuurde manier van werken zoals met de portaal gebeurt."
het training- en servicesbedrijf U2U, ondervind ik dat de portaaltechnologie aanslaat en dat verdere integratie met de grote automatiseringssoftware à la SAP en Siebel een nood is waaraan Microsoft zeker zal moeten voldoen. SharePoint zal terecht meer aandacht schenken aan het sociale netwerk, dat hierdoor actief ondersteund wordt. Het beheer van de documenten zal nog efficiënter gebeuren en het zal vooral mogelijk moeten zijn om heel grote bibliotheken te kunnen integreren. Business Intelligence wordt op die manier een dagelijks en actief onderdeel van het bedrijfsleven. Bovendien kan dit zonder veel belasting van de back-endsystemen. Grote bedrijven hebben ondertussen al begrepen dat hun competitiviteit staat of valt met deze procesgestuurde manier van werken. Zij begeleiden hun medewerkers actief om vertrouwd te raken met deze andere manier van werken. Dat is ook absoluut nodig, want dan pas kan je als bedrijf tot 100% efficiëntie komen. z
INTEGRATED POR TAL S GUIDE
14
data news
| NR 22 | 9 juni 2 0 0 6
Office SharePoint Server 2007: meer dan portal alleen Onze manier van werken is al enkele jaren gestaag aan het veranderen. We evolueren steeds meer naar een kenniswereld waarin de nadruk ligt op de toegang tot informatie en bedrijfsprocessen en de onderlinge samenwerking met collega's, partners en klanten. Microsoft probeert in het web van informatie die deze nieuwe werkwijze met zich meebrengt software te ontwikkelen die medewerkers kan helpen om efficiënter en productiever om te gaan met informatie. Door Wim Dierickx, Product & Solutions Manager EMEA-SharePoint m een weg te vinden door de groeiende informatiedoolhof moeten er softwaretoepassingen komen die de complexiteit van de gegevens in de achtergrond verwerken en medewerkers alleen die informatie voorschotelen die aansluit bij hun werksituatie. Niet zozeer de toegang zelf tot de informatie is belangrijk, medewerkers moeten eveneens de mogelijkheid krijgen om
O
beter beheer van informatie en bedrijfsprocessen, betere samenwerking en beslissingsneming op basis van de juiste informatie. Bovenop verdere verbeteringen op het vlak van portaaltechnologie, samenwerkingsmogelijkheden en zoekfuncties zal OSS 2007 heel wat nieuwigheden voorstellen.
Beheer van informatie De vroeger afzonderlijke Microsoft Content Management Server wordt een
Niet zozeer de toegang zelf tot de informatie is belangrijk, medewerkers moeten eveneens de mogelijkheid krijgen om inzicht te verwerven en beslissingen te nemen op basis van de gegevens die ze al hebben inzicht te verwerven en beslissingen te nemen op basis van de gegevens die ze al hebben. Vanaf de volgende versie van Microsoft Office, die er later dit jaar aankomt, zal deze visie meteen een stuk reëler worden. Met Microsoft Office 2007 kunnen medewerkers efficiënter persoonlijke documenten creëren, krijgen ze toegang tot de juiste informatie van op om het even welke plaats en kunnen ze persoonlijke, team- en projecttaken beter beheren.
Office integreert met SharePoint De huidige versie van Office introduceerde bij de lancering drie jaar terug een belangrijk element: de integratie met de SharePoint-technologie, zodat er vanuit Office naadloos kon geïntegreerd worden met SharePoint portaalsites en verschillende samenwerkingsmogelijkheden. Het SharePoint Server luik wordt in de nieuwe versie een integraal onderdeel van het Microsoft Office System. Omdat het woordje Portal de lading al lang niet meer dekt, wordt SharePoint Portal Server herdoopt tot Office SharePoint Server 2007. Office SharePoint Server 2007 biedt een suite van servertoepassingen voor het
geïntegreerd onderdeel van OSS 2007. Het volledige proces van het redigeren en publiceren van webdocumenten wordt zo ook volledig mogelijk vanuit Microsoft Office, hetzelfde systeem waarin interne documenten worden behandeld. Voor uitgebreide ‘enterprise content management’ toepassingen voegt OSS 2007 nieuwe workflowdiensten toe. Hiervoor doet Microsoft nu nog een beroep op partners. Er worden standaard een aantal workflows met OSS meegeleverd - bijvoorbeeld een goedkeuringsworkflow maar via de SharePoint Designer (de opvolger van Microsoft FrontPage) kunnen meer uitgebreide workflows opgezet worden zonder extra ontwikkeling. Met diezelfde SharePoint Designer kunnen klanten ook makkelijk de vorm en werking van hun SharePoint-sites aanpassen . Omdat medewerkers beslissingen moeten nemen op basis van informatie en niet op basis van gegevens, zijn boordtabellen en ‘business intelligence’-rapporten erg in trek. OSS 2007 biedt uitgebreide ondersteuning voor het visualiseren van ‘business intelligence’-gegevens. Met Business Scorecard Manager, een Microsoft Office-
product, kunnen werknemers nu al hun eigen scorecards, rapporten en visualisaties samenstellen, beheren en gebruiken. De mogelijkheden hiervan zullen bij de lancering van OSS 2007 erg uitgebreid worden. Dankzij OSS 2007 zal het ook een stuk makkelijker worden om informatie uit ach-
terliggende bedrijfssystemen te halen en in het juiste formaat voor te stellen. Hiervoor wordt de Business Data Catalog geïntroduceerd. Dit systeem vormt een brug tussen de bedrijfssystemen en SharePoint. Informatie uit de Business Data Catalog is makkelijker te doorzoeken en te bewerken vanuit Office of een SharePoint-site. Dankzij de integratie van SharePoint met bijvoorbeeld Excel Server zal het mogelijk worden om een dynamische Excel-sheet te creëren en te delen met medewerkers waarin steeds up-todate informatie uit het back-officesysteem wordt weergegeven. Hetzelfde wordt mogelijk met om het even welk soort formulier. Office 2007 zal helemaal niet meer te vergelijken zijn met de eerste Office-versies van jaren terug, dat is nu al zeker. Office is meer dan ooit uitgegroeid van louter een desktoptoepassing tot een totale serveroplossing. Elke medewerker zal meer dan ooit snel, duidelijk en op het gewenste moment een inzicht kunnen krijgen in alle informatie in zijn of haar kenniswereld. z Wim Dierickx, Product & Solution Manager EMEA - SharePoint: "Office 2007 zal helemaal niet meer te vergelijken zijn met de eerste Officeversies van jaren terug, dat is nu al zeker".
