Planning en organisatie van het implementatietraject ISD van de gemeenten Leek, Marum en Noordenveld per 1 januari 2005

Planning en organisatie van het implementatietraject ISD van de gemeenten Leek, Marum en Noordenveld per 1 januari 2005

Status Steller

: Opzet versie 2.11 d.d. 9 september 2004 : Metty Franssens

1

Verklaring van de gebruikte initialen/afkortingen in de verschillende planningen

1.

Portefeuillehouders/stuurgroepleden

BB:

Dhr. B. Boekema, gemeente Marum en voorzitter van de stuurgroep (tel.0594 641333; e-mail [email protected]) MB: Dhr. M. Bouma, gemeente Leek (tel. 0594 551515; e-mail: [email protected]) GW: Dhr. G. Wolters gemeente Noordenveld (tel.050 5027222;e-mail [email protected])

2.

Gemeentesecretarissen/stuurgroepleden

AD:

HH:

Dhr. A. Doornbos, gemeente Noordenveld (tel.050 5027222;e-mail [email protected]) Dhr. R. Schoonderbeek, gemeente Marum (tel.0594 641333; e-mail [email protected]) Dhr. H. Hofman, gemeente Leek (0594 551515; e-mail: [email protected])

3.

Afdelingshoofden/projectgroepleden

MF:

Mevr. M. Franssens, gemeente Marum en tevens projectleider tweede fase (tel.0594 283670; e-mail [email protected]) Dhr. N. van der Veen, gemeente Noordenveld (tel. 050 5027222; e-mail [email protected]) Mevr. R. Veenstra, gemeente Leek (tel.0594 551515; e-mail: [email protected] Mevr. D.Posthumus, projectsecretaris (tel.0594 641333; e-mail: [email protected])

RS:

NV: RV: DP:

4.

Werkgroepen

4.a

Werkgroep Organisatieopzet

WB:

Dhr. W. Breet, gemeente Marum en tevens trekker (tel. 594 641333; e-mail [email protected]) Mevr. I..van der Laan, gemeente Noordenveld (tel.050 5027222; e-mail: [email protected]) Dhr. R. Meijers, gemeente Leek (tel. 0594 551515; e-mail [email protected])

IL: RM:

2

4.b

Werkgroep Huisvesting

PB: RP: NV:

Dhr. P. Bakker, gemeente Leek (tel.0594 551515;e-mail: [email protected]) Dhr. R. Postma, gemeente Leek (tel.0594 551515; e-mail: [email protected]) Dhr. N. van der Veen, gemeente Noordenveld en tevens trekker (tel. 050 5027222; e-mail [email protected])

4.c

Werkgroep Beleidsharmonisatie

KK:

Dhr. K. Koopman, beleidsmedewerker gemeente Marum, tevens trekker (tel. 0594 641333; e-mail [email protected]) WdB: Dhr. W. de Boer, beleidsmedewerker gemeente Noordenveld (tel.050 5027222; email: [email protected]) RJ: Mevr. R. Jongman, beleidsmedewerker gemeente Leek (tel. 0594 551515; e-mail [email protected])

4.d

Werkgroep Werkprocessen

RV:

Mevr. R. Veenstra, hoofd sociale zaken gemeente Leek en tevens trekker (tel.0594 551515; e-mail [email protected]) Mevr. E. van der Ploeg, medewerker gemeente Marum (tel. 0594 641333; e-mail [email protected]) Mevr. N. Schuiten, medewerker gemeente Noordenveld (tel.050 5027222; e-mail: [email protected]) en Mevr. D. Sluis, medewerker gemeente Leek (tel.0594 551515; e-mail: [email protected])

EP: NS: DS:

4.e

Werkgroep Automatisering

MK:

Dhr. M. Klok, gemeente Noordenveld en tevens trekker (tel. 050-5027362.; e-mail: [email protected]) Dhr. M. Ningen, gemeente Leek (tel. 0594 551515; e-mail: [email protected]) Dhr. F. Moorlag, gemeente Marum (tel. 06 53408742/0594 695757; e-mail: [email protected])

MN: FM:

4.f

Werkgroep Gemeenschappelijke Regeling

NV:

Dhr. N. van der Veen, hoofd sociale zaken gemeente Noordenveld en trekker (050 5027222; e-mail [email protected]) Mevr. H. van de Berg, juridisch medewerker gemeente Noordenveld (050 5027215; e-mail: [email protected]) (klankbord) Mevr. E. Ebens, gemeente Leek (tel.0594 551515; e-mail: [email protected])

HB: EE:

3

4.g

Werkgroep Communicatie c.a.

ML:

Mevr. M. van der Laan, gemeente Marum en tevens trekker (tel.0594 641333; e-mail: [email protected]) Mevr.A. van Ulsen, gemeente Leek (tel. 0594 551515; e-mail: [email protected]) Mevr.N. Vermeulen, gemeente Noordenveld (tel. 050 5027222; e-mail: [email protected]

AU: nv:

4.h

Werkgroep Financiën

KB

Dhr. K. Beekman, gemeente Marum en tevens trekker (0594-283620, e-mail [email protected]) WJD Dhr. W.J. Dijkstra, gemeente Leek (0594-551524, e-mail: [email protected]) JK Dhr. J. Kolkman, gemeente Noordenveld (050-5027410, e-mail [email protected]) WC Dhr. W. Camijn, gemeente Noordenveld (050-5027222, e-mail [email protected]) MF Mevr. M. Franssens, gemeente Marum ((tel.0594 283670; e-mail [email protected])

5.

Afstemmingsoverleg

Dit overleg bestaat uit alle eerstverantwoordelijken van de verschillende werkgroepen (zie hierna, de projectleider en de projectsecretaris

6.

Overige

SG: Stuurgroep PJ: Projectgroep WGO: Werkgroep Organisatieopzet WGH: Werkgroep Huisvesting WGB: Werkgroep Beleidsharmonisatie WGW:Werkgroep Werkprocessen WGA: Werkgroep Automatisering WGG: Werkgroep Ontwerpen Gemeenschappelijke Regeling WGC: Werkgroep Communicatie, Informatie en Voorlichting WGF Werkgroep Financiële aspecten

4

0.

Formeel besluitvormingstraject, voorafgaand aan feitelijk implementatietraject

Doel/opdracht: § §

Het bieden van een formele basis aan het in te stellen fusietraject, dat per 1 januari 2005 zal moeten zijn gerealiseerd Het formuleren van een projectopdracht aan de projectleider implementatietraject (M.Franssens)

Verantwoordelijk voor realisatie: §

M. Franssens (projectleider)

Activiteit Voorlopig collegebesluit voorbereiden Collegevoorstel inbrengen per gemeente Voorlopige besluitvorming door b. en w. Advies van OR

GO’s informeren

Actor JH

Planning 15-12-2003

Af x

Aandachtspunten/bijzonderheden T.b.v. 3 colleges van b. en w. *

AD/JH/JN

15-12-2003

x

Ieder voor eigen gemeente

B.en W.

15-12-2003

x

Wacht op brief van het college van Leek **

AD/RS/JN

15-02-2004

x

WB/IL/RM

01-02-2004

x

Iedere gemeentesecretaris voor zich als bestuursorgaan in de zin van de WOR; JH van advies OR’s in kennis stellen *** Als 4; brieven door iedere gemeente afzonderlijk

5

Activiteit GO’s verzoeken BGO in te stellen Definitief collegebesluit voorbereiden Collegevoorstel inbrengen per gemeente Vaststellen centrumgemeente Eerste concept GR in stuurgroep Definitive concept GR in SG Voorstel + GR aan B&W Besluitvorming 3 colleges afgerond/presidium Behandeling raadscommissies Besluitvorming door gemeenteraden Ter goedkeuring aan provinciaal bestuur Groningen en Drenthe Ter informatie aan Min.SZW Finale besluitvorming GR Diverse uitvoeringbesluiten via college aan gemeenteraden

Evaluatie fusietraject

Actor WB/IL/RM RS

Planning 01-02-2004 15-02-2004

Af x x

AD/RS/JN

01-03-2004

x

SG

01-03-2004

x

HB HB HB/MF SG

26-05-2004 10-05-2004 11-05-2004 12-05-2004

x x x x

AD/RS/JN AD/RS/JN

30-05-2004 30-05-2004

x x

HB/MF

15-06-2004

x

HB/MF HB/MF MF

10-07-2004 01-10-2004 01-10-2004

x

n.n.t.b.

01-03-2005

6

Aandachtspunten/bijzonderheden Als 4; brieven door iedere gemeente afzonderlijk Als 2; tevens vragen om toestemming voor aangaan Gemeenschappelijke regeling Als 2 Opnemen in GR; zie WGG Tevens van belang voor subsidieaanvraag

Tevens meedelen, dat omtrent rechtspositie nog met BGO gesproken moet worden; zie verder ‘finale besluitvorming’’ Ligt sinds 10 juni in Assen Bij vakantie MF via RV Conform afspraak met gemeenteraden Voorbeelden: Plan van aanpak, begrotingen enz.

1.

Opzetten/bemensen projectorganisatie ten behoeve van het implementatietraject Doel/opdracht: §

Projectorganisatie bemensen en kaders afspraken waarbinnen geopereerd wordt

Verantwoordelijk voor realisatie/uitvoering: § § §

M. Franssens (projectleider) R. Veenstra (hoofd sociale zaken gemeente Leek) N. van der Veen (hoofd sociale zaken gemeente Noordenveld)

Toegevoegd waar noodzakelijk/wenselijk: W. Breet (P&O-adviseur gemeente Leek)

Activiteit Starten projectgroep Instellen stuurgroep Instellen proj.groep/-leider Projectsecretariaat instellen Werkgroepen samenstellen

Actor MF JH SG SG MF PJ

Planning 13-01-2004 01-02-2004 01-02-2004 01-02-2004 01-04-2004 01-02-2004

Af x x x x x x

Personele consequenties bezien

SG/PJ

01-02-2004

x

7

Aandachtspunten/bijzonderheden Vervolgafspraak 29-01-2004 Berust op besluit ad 0.4 Berust op besluit ad 0.4 Toestemming voor vacaturestelling,omvang 0.5 fte Werving i.o.m. projectgroep en P&O Zie voor benoeming van de werkgroepen hierna Par. 5 t/m 11 Afspraken tbv voortgang gewone werkzaamheden

Activiteit Inzet/ verantwoording uren per gemeente, incl. proj. leider

Actor SG

Planning 01-02-2004

Af x

Verantwoordingsformulier voor uren maken en invoeren

MF

01-02-2004

x

Afstemmingsoverleg instellen/ starten

MF

15-02-2004

x

Starten werkgroepen

MF

10-03-2004

x

8

Aandachtspunten/bijzonderheden § Wie verantwoorden § Hoe (zie bijlage 1) § Verdeelsleutel TWK vanaf 01-01-2004

§

Data/ tijdstippen zijn tot 01-07-2004 gepland. § Vervolg plannen! WGW start 09-03-2004; andere zijn inmiddels actief en georganiseerd

2.

Activiteiten van de projectgroep/projectleider Doel/opdracht: §

Formele besluitvorming en daaruit voortvloeiende projectopdracht en deelopdrachten tijdig en binnen de gestelde kaders uitvoeren

Verantwoordelijk voor realisatie/uitvoering: §

M. Franssens, projectleider

Activiteit Afstemming met P&O-adviseur Opzet projectorganisatie

Werkgroepen bemensen Taakverdeling onder projectgroepleden Vergaderschema maken

Actor PJ

Planning

MF MF

13-01-2004 16-01-2004

x x

MF

16-01-2004

x

PJ MF/NV/RV PJ

13-01-2004 01-02-2004 13-01-2004

x x

Aandachtspunten/bijzonderheden Afspraak: R. Meijers woont proj.groepbijeenkomsten bij naar behoefte Conceptversie 1.1 becommentariëren Aanpassingen vanuit Projectgroep verwerken >> definitieve versie t.b.v. Stuurgroep Definitieve versie 2.1 van het plan aan Stuurgroep zenden Namen meenemen in dit plan; zie hierna Afstemmen met betrokkenen Zie dit plan voor projectorganisatie

PJ

13-01-2004

x

Tweewekelijks

13-01-2004

9

Af x

Activiteit Stuurgroep bijeenkomsten plannen Cliëntenparticipatie

Actor MF

Planning 28-01-2004

Af x

MF

09-02-2004

x

Afstemmingsoverleg inplannen Vacature opsporing en controle in voorzien

MF MF

10-02-2004 01-03-2004

x x

Plan van Aanpak ontwerpen

MF

01-04-2004

x

Aandachtspunten/bijzonderheden Data: 25-2, 31-3, 28-4, 26-5 en 23-6 telkens van 1416 uur in de conferentiekamer in Marum Besluit projectgroep 9-2-2004: WGB pakt dit op; zie aldaar Vergaderdata 23 maart, 20 april, 18 mei, 15 juni I.o.m. begeleidingscommissie WK, gemeente Groningen en WGO; attentie 1-10-2004 stop N’veld! Uitgangspunten: § N’veld is centrumgemeente § Kwaliteit van dienstverlening staat centraal § Corebusiness: werk en inkomen § Integraal klantmanagement Zie ook checklist proj.man. (map “algemeen”)

Abonnementen tijdschriften opzeggen per 01-01-2005 Vaststellen: wat gaat niet mee in ISD Informatie uitwisselen door de werkgroepen Vakantieperiode

MF/NV/RV

01-05-2004

MF/NV/RV

01-05-2004

x

MF

18-05-2004

x

MF

28-06-2006

x

Plenaire informatiebijeenkomst

PG

10-07-2004

x

Vergaderschema projectgroep per 1 juli Vergaderschema Afstemmingsoverleg per 1 juli

PG

01-07-2004

x

AO

01-07-2004

x

10

Zie besluit stuurgroep d.d. 28 april 2004 + plan van aanpak Agenderen voor Afstemmingsoverleg § Waarneming Metty regelen § Publicatie via WGC § Techniek: e-mail enz. Wordt 24-06-2004 voorbereid en vindt plaats voor de schoolvakantie. Thema’s: organogram, functies en plaatsingsprocedure. I.s.m. WGO en WGC 10 augustus, 7 september, 5 oktober, 2 november en 30 november 2004 6 juli, 24 augustus, 28 september, 26 oktober en 23 november

Activiteit Software per 01-01-2005 ISD als één entiteit aanmerken; formeel regelen bij SZW Inventariseren ondersteunende processen en voorstel doen Verantwoording en declaraties

College- en raadsvoorstel mbt definitief besluit aan stuurgroep Achterblijvende taken in organisaties inbedden/voorstel doen Voorstel welke nieuwe abonnementen tijdschriften Urenverantwoording Kosten doorberekenen

Huisaccountant aantrekken Uitstroomsubsidie 2005 inzetten Omzetting cliëntenbestand van Abw >> Wwb

Actor MF/NV/RV MF/NV/RV NV

Planning 01-07-2004 01-10-2004 01-08-2004

NV

01-08-2004

MF MF/NV/RV

01-08-2004

MF

21-09-2004

MF/NV/RV

01-10-2004

MF

01-10-2004

§

MF

01-01-2005

§ §

MF

periodiek

NV MF IGSD

01-01-2005 01-01-2005 01-05-2005

11

Af

x

Aandachtspunten/bijzonderheden WGA om advies vragen tav software opzeggen Daadwerkelijk opzeggen cf advies WGA Zie voor voorwaarden de brief van SZW d.d. 03-062004 § Wacht op functieboek WGO; zie WGF 28-052004 § Agenderen voor projectgroep september 2004 § Inventariseren om welke declaraties gaat § Besluitvorming omtrent aanpak in PG van 15 juli 2004 Voorzien in uitvoering in 2005

Iom directie ISD

Invoeren per 01-01-2004 Proj.secr.neemt periodiek formulieren in § Marum schiet voor § Bankrekening apart openen voor dit doel § Brengt periodiek in rekening cf verdeelsleutel als toegepast bij kosten Stimulansz (52,31,17%) Meerdere offertes aanvragen Nog te agenderen voor projectgroep/stuurgroep Evt. met extra tijdelijke capaciteit

3.

Activiteiten van de Stuurgroep Doel/opdracht: § §

Stellen van kaders aan projectleider bij realisatie van de projectopdracht Fungeren als klankbordgroep tijdens fusietraject

Verantwoordelijk voor realisatie/uitvoering: § §

Voorzitter: B. Boekema Secretariaat: D. Posthumus (per 1 juli 2004)

Activiteit Bijeenkomsten arrangeren Bespreken van projectopzet (deze notitie) Afspraken maken over kaders voor de projectgroep Vaststellen centrumgemeente Vaststellen integraal klantmanagement als uitgangspunt Besluit omtrent Wvg

Actor MF SG

Planning n.v.t. 28-01-2004

Af x

Aandachtspunten/bijzonderheden Gedurende het volledige fusietraject; eerste keer 28-01-2004

x

SG/MF

28-01-2004

x

Zie agenda stuurgroep d.d. 28-01-2004

SG SG

28-01-2004 28-01-2004

x x

Van belang voor GR en subsidieaanvragen

SG

28-01-2004

x

Gaat niet mee in ISD

12

Activiteit Gesprek met afvaardiging cliëntenplatform

Actor GW/RS

Planning April 2004

Af x

Aandachtspunten/bijzonderheden Tbv de werkrelatie

Vergaderschema 2004

SG/MF

28-01-2004

x

Baangarantie geven voor vaste medewerkers Brief OR beantwoorden Hoe wordt de inspanning tbv de baangarantie geleverd Vaststellen definitieve projectopzet Vaststellen concept finale besluitvorming aan raad Urenverantwoording

SG/MF

01-03-2004

x

2e helft 2004: 15 juli, 9 augustus, 19 augustus, 15 september, 7 oktober, 4 november, 2 december en 16 december telkens van 14-16 uur Communiceren dmv Nieuwsbrief Fusie

RS SG

15-04-04 01-05-2004

x x

Op de agenda van SG 28-4

SG

01-04-2004

x

SG

15-0-2004

MF

01-01-2005

13

Inclusief plan van aanpak tbv subsidieaanvraag tweede fase

Tussentijdse en eindafrekening maken

4. Werkgroep Financiële aspecten in verband met het implementatietraject Doel/opdracht: § §

Genereren van financiële middelen ten behoeve van het realiseren van het implementatietraject Zichtbaar maken van de huidige kosten, die gemoeid zijn met uitvoering van Wet werk en bijstand (Wwb) c.a. en Wet voorziening gehandicapten (Wvg)

Verantwoordelijk voor realisatie/uitvoering: § § § §

W. Camijn (gemeente Noordenveld), tevens trekker K. Beekman (gemeente Marum) J. Kolkman (gemeente Noordenveld) W.J. Dijkstra (gemeente Leek)

§

M. Franssens (toegevoegd aan werkgroep en tevens schakel naar Afstemmingsoverleg)

Activiteit Subsidieaanvraag voor Hoogw.Handh. en Contr.werkzaamheden aanvragen Bankrekening openen tbv fusietraject Werkgroep formeren uit 3 gemeenten

Actor MF

Planning 01-02-2004

Af x

MF

01-03-2004

x

MF

01-03-2004

x

14

Aandachtspunten/bijzonderheden SZW kende bij beschikking d.d. 12 aart 2004 subsidie toe voor 2005 en 2006 ter hoogte van het salaris voor 1 fte voor de 3 gemeenten samen

Relatie naar afstemmingsoverleg, via MF

Activiteit Subsidieaanvraag Bbz/Ioaz Subsidieaanvraag voor eerste fase doen Gezamenlijk budget WWB I-deel aanvragen Raming kosten implementatie

Actor n.v.t. NV

Planning n.v.t. 01-03-2004

Af x x

NV

01-03-2004

x

WC

01-07-2004

x x

Aandachtspunten/bijzonderheden Geen optie meer; termijn verstreek 01-11-2003 Positief advies ligt bij ministerie Geld naar Marum op grootboekrekening Totaalbedrag extra budget 650.000 Euro § Ontvangen van WGC, WGW en WGO § Telefonie/datacomm. Voorstel Nico/Michiel § Metty vraagt meer gespecificeerde opgaaf WGW Incl.second opinion accountant

Begroting maken van kosten implementatietraject Planning aanpassen met als uitgangspunt dat raden voor 1 oktober een besluit nemen op GR en de financiele gevolgen Voorwaarden ivm schaalvoordeel € 717.000 nagaan

WC

01-07-2004

WC

01-07-2004

x

Attentiepunt: frictiekosten ivm achterblijvende ondersteuning en agenderen voor stuurgroep

MF

01-07-2004

x

Globale begroting 2005 maken

WGF

01-07-2004

x

Huidige kosten uitvoering Wwb c.a. ramen Begroting 2006 voor beheers- en apparaatskosten maken GR: twee verdeelsleutels doorrekenen; zie e-mail dd 29-042004

WGF

15-07-2004

x

Zie brief SZW d.d. 03-06-2004; Nico deed aanvraag om als een entiteit te worden aangemerkt; wel bewaken! BNG-nummer eveneesn aangevraagd Na second opinion accountant globale begroting aan de gemeenteraden Incl.second opinion accountant

WGF

15-07-2004

x

WGF

15-07-2004

x

15

Verzoek stuurgroep d.d. 28-04-2004; gaat mee in toelichting op financieel meerjarenperspectief (= diverse begrotingen)

Activiteit Personeelsbegroting maken

Actor WGF

Planning 01-07-2004

Af x

Aandachtspunten/bijzonderheden § Opzet gaat mee in begroting 2005/2006 § Attentie voor omzettingsactie >> Wwb!

Financieel pakket per 2005: advies uitbrengen

JK

01-08-2004

Begroting 2005 maken

WGF

01-08-2004

x

§ Na second opinion aan raad voorleggen § Basis vormen de kosten 2006 met correctie ivm overgangsjaar

Beschikbare middelen per gemeente vaststellen

WGF

01-08-2004

x

Budgetten aanwijzen/creëren b.v.

Uitleg 2e verdeelsleutel aan eigen portefeuillehouders

WGF

09-2004

ieder WGF-lid

Vervolgprocedure

WGF

09-2004

§ §

Na ontvangst advies afspraken in Afstemmingsoverleg maken omtrent aanschaf en implementatie

§

16

Blauwe boekje aanpassen door WGF Zo mogelijk aanvullende second opinion Deloitte 15 september a.s. klaar voor stuurgroep

Activiteit Subsidieaanvraag voor tweede fase Kosten implementatietraject doorberekenen aan partners

Actor MF

Planning 01-09-2004

MF

n.v.t.

Subsidie Hoogwaardige Handhaving voor 2005 + 2006

MF

01-11-2004

17

Af

Aandachtspunten/bijzonderheden Inmiddels aangevraagd, maar nog binnenkomst beschikking bewaken § Periodiek tot einde traject; zie WGF 08-06-2004 § Op basis van nota’s van externe leveranciers/uurtarief of ambt.tarief § Verdeelsleutel: 52/31/17% Nagaan of subsidie is ontvangen

5.

Activiteiten van de Werkgroep Organisatieopzet, personeel en begroting Doel/opdracht: § § § § § § § §

Ontwerp en biedt ter formele vaststelling aan de organisatieopzet van de nieuw te vormen ISD (organogram) Stel een functieboek samen op basis van organisatieopzet en organogram Stem sociale statuten van de 3 gemeenten af Ontwerp een sociaal plan, dat voorziet in de plaatsing van de huidige vaste (en voorzover nodig tijdelijke) medewerkers binnen de vastgestelde organisatieopzet Realiseer de plaatsingsprocedure Voorzie in de vervulling van vacatures die tijdens het fusietraject ontstaan Stel de personele begroting samen Leg de producten ter vaststelling voor aan de stuurgroep

Verantwoordelijk voor realisatie/uitvoering: § § §

R. Meijers, P&O-adviseur gemeente Leek W. Breet, P&O-adviseur gemeente Marum en tevens trekker van de werkgroep I.van der Laan, Organisatieadviseur gemeente Noordenveld

Activiteit Vergelijking sociale statuten Vergelijking rechtspositie Bijeenkomst met PG houden over

Actor RM RM RM

Planning 15-02-2004 01-04-2004 30-03-2004

18

Af x x x

Aandachtspunten/bijzonderheden Geen relevante afwijkingen gevonden, dus bruikbaar als basis voor sociaal plan Noordenveldse rechtspositie uitgangspunt § Uitkomst is basis voor organisatie-opzet

Activiteit basis structuur Vervolgbijeenkomst met PG

Actor WB

Planning 29-04-2004

Af x

§ Concept ontwerp naar Stuurgroep 26 mei 2004 13 april collegevoorstel eerste bijeenkomst BGO 2e week van mei

Instellen BGO

RM

28-04-2004

x

Rechtsposities vergelijken Ontwerp plaatsingsprocedure aan BGO Samenstellen plaatsingscommissie Organisatieopzet in stuurgroep

WB WB

28-04-2004 31-05-2004

x x

WB

n.n.t.b.

WB

23-06-2004

x

Functiebeschrijvingen en functieboek aan stuurgroep Sociaal plan aan stuurgroep Personele begroting Belangstellingsregistratie Voorstel omtrent voorziening in faciliterende processen

WB

23-06-2004

x

WB WB WB MF

23-06-2004 01-07-2004 01-10-2004

x

01-08-2004

Per gemeente in kaart brengen

WGF

09-2004

Voorlopige plaatsing

WB

15-10-2004

Bedenkingen van medewerkers

WB

31-10-2004 19

Aandachtspunten/bijzonderheden

23-06-2004 aan stuurgroep, incl.selectieprocedure directeur; wacht op technisch advies Agenda SG 28-4 § OR § Controleur buitengewoon § 0.5 fte systeembeheer gaat mee in begroting 2005/2006; daarnaast capaciteit ivm overgangsperiode OR BGO Advies door WGF Wordt meegenomen in de begroting 2005 e.v., waarmee dus impliciet een voorstel is gedaan door de WGF; daarna stuurgroep § de achterblijvende taken met bijbehorende formatie § en voorleggen aan de stuurgroep van 15-09 § heeft gevolgen voor de begroting ISD, dus zo snel mogelijk naar WGF Attentie: vroegtijdig in het management voorzien; besluit stuurgroep namens colleges

Activiteit Benoemingsbrieven GR Bezwaarprocedure Functiewaardering Opvullen vacatures tijdens traject Vaststellen vergaderfrequentie Urenverantwoording

Actor WB WB WB WB

Planning 01-12-2004 01-01-2005 01-01-2005 n.v.t.

Af

Aandachtspunten/bijzonderheden

WB WB

n.v.t. 01-01-2005

x

Mbv systeemdeskundige gemeente Noordenveld Vacature controleur sociale zekerheid is aangemeld en moet worden vervuld Eens per 3 weken

20

6.

Activiteiten van de Werkgroep Huisvesting Doel/opdracht: § § §

Voorzie in de huisvesting van de per 1 januari 2005 te realiseren ISD, die op die datum nog verspreid over de 3 deelnemende gemeenten zal zijn gehuisvest; rekening houden met dienstverlening op locatie Stel een begroting op van de daarmee gemoeid zijnde kosten Bereid het realiseren van een Bedrijfsverzamelgebouw per 1 januari 2006 voor; rekening houden met dienstverlening op locatie

Verantwoordelijk voor realisatie/uitvoering: § § §

N. van der Veen, hoofd sociale zaken gemeente Noordenveld en tevens trekker van de werkgroep P. Bakker, coördinator inkoop gemeente Leek R. Postma, hoofd facilitaire zaken gemeente Leek

§

Ad hoc: waar nodig specifieke deskundigen uit een van de 3 gemeenten

Activiteit BVG: Vervolg oppakken Start van de werkgroep BVG: planning maken o.g.v. 1 Telefonie en datacommunicatie in voorstel

Actor NV NV NV NV/MK

Planning 15-02-2004 01-03-2004 01-06-2004 01-06-2004

21

Af x x

Aandachtspunten/bijzonderheden § Noordenveld centrumgemeente § Eerste aandachtspunt is de subsidieaanvraag Attentie: nauwe afstemming met Noordenveld Incl. kostenraming

Activiteit GBA-koppeling aanvragen en applicatiebeheerders elke gemeente inschakelen, alsmede by pass ter overbrugging naar toestemming Huisvesting 01-01-2005: plan van aanpak maken, optie vragen en onderhandelen Huisvesting gerealiseerd BVG en subsidies beheren, besteden en verantwoorden

BVG gerealiseerd BVG: plan van aanpak Urenverantwoording

Actor NV

Planning 01-09-2004

NV

01-09-2004

NV NV

01-01-2005 01-04-2006

NV NV NV

01-04-2006 n.n.t.b. 01-01-2005

22

Af

Aandachtspunten/bijzonderheden Attentie: procedure duurt 9 maanden!

In overleg met voorzitter stuurgroep (Boeke Boekema is formeel gemachtigd)

Subsidies zijn toegekend tot een bedrag van resp. € 22.700 en € 86.655; stukken moet 5jaar na realisering gearchiveerd worden in de centrumgemeente Uitbreiding gemeentehuis in Roden

7.

Activiteiten van de Werkgroep Beleidsharmonisatie

Doel/opdracht: § § § §

Voorzie in de harmonisering en de implementatie van het beleid ter uitvoering van de Wet werk en bijstand per 1 september 2004 Idem in overige regelingen Maak de uitvoering van de Wet Basisvoorziening Kinderopvang operationeel op basis van een notitie op hoofdlijnen, die in maart 2004 wordt vastgesteld en afkomstig is van beleidsmedewerkers welzijn Regel de wijze waarop in het actueel houden van het beleid wordt voorzien

n.b. Sinds november 2003 is actief de projectgroep ‘Invoering Wwb’; deze heeft de opdracht de Wwb over de hele breedte in te voeren. Streefdata in dit verband zijn 11 mei 2004 (alle verordeningen gereed), 1 september 2004 (verordeningen vastgesteld en uitvoering geïmplementeerd) en 1 januari 2005 (alle 3 gemeenten hebben een eenduidig cliëntenbestand, dat nog slechts bestaat uit wwb-cliënten). In deze planning wordt uitgegaan van handhaving van deze groep, zij het dat deze per 1 juli 2004 voortgaat als Werkgroep Beleidsharmonisatie

Verantwoordelijk voor realisatie/uitvoering: § § §

K. Koopman, beleidsmedewerker gemeente Marum en tevens trekker van de werkgroep (tot 1 september 2004 projectleider invoering WWB) W. de Boer, beleidsmedewerker gemeente Noordenveld en R. Jongman, beleidsmedewerker gemeente Leek

23

Activiteit Harmonisatie van andere regelingen dan de WWB

Actor KK

KK

Kontrakt GKB herzien Idem IMK Idem Advisor

Planning 01-06-2004

13-09-2004

KK

01-12-2004

KK KK KK

01-09-2004 01-09-2004 01-09-2004

24

Af

Aandachtspunten/bijzonderheden Betreft: § IOAW § IOAZ § Reg.Zelfstandigen § WIW § ID § WIN § Stim.uitstroom algemeen § Stim.uitstroom oudkomers § Schuldhulpverlening § ROA/VVTV § Bezwaar/beroep § Klachten intern § Klachten extern (behoudens besluitvorming door stuurgroep) § Categoriale bijzondere bijstand voor chronisch zieken • Welke beleidskeuzes er door de 3 gemeenten zijn gemaakt omtrent de afwikkeling van de IDbanen en WIW-banen. • Wat de financiële gevolgen per gemeente zijn per 01-01-2005? • Of en zo ja hoe alsnog beleidsafstemming mogelijk is. Per regeling aanpak verantwoorden via AO en onder afstemming met Werkgroep Werkprocessen Voorstel werkgroep in PG 07-9-2004 “ “

Activiteit Inbreng werkdeel in ISD: advies uitbrengen over probleemschets Uitvoering planning groep Wwb, die voorziet in implementatie

Actor KK

Planning

Af

Aandachtspunten/bijzonderheden Agenderen voor stuurgroep van 15 juli 2004

x

Kortheidshalve zij verwezen naar de voetnoot die is geformuleerd bij ‘doel/opdracht’

15-07-2004

KK

01-09-2004

Website: inhoudelijk vullen met beleid Voorstel schrijven minimabeleid blijft in eigen gemeente WBK: invoeren van het uitvoeringsdeel SoZa

KK

01-09-2004

KK

01-09-2004

KK

01-10-2004

MF/NV/RV

01-10-2004

MF/NV/RV MF/NV/RV

01-11-2004 01-05-2005

Cliëntenplatform nieuwe stijl

KK

01-11-2004

Urenverantwoording

KK

01-01-2005

Invoering van de Wwb

m

25

De vorderingen van de projectgroep WWB worden tot 1 juli 2004 tevens bewaakt door de stuurgroep WWB bestaande uit de hoofden sociale zaken van de 3 gemeenten

x

Voorstel op agenda SG Op basis van hoofdlijnennotitie die de beleidsmedewerkers welzijn aan de raad voorleggen; Willy de Boer is eerstverantwoordelijke; Klaas Koopman bewaakt Besluitvorming door de gemeenteraden iop z’n vroegst september 2004 Project afsluiten met projectgroep Wwb Alle 3 gemeenten hebben het volledige cliëntenbestand omgezet van Abw >> WWB; vertraging is het gevolg van verlate besluitvorming door de gemeenteraden Invoeren per 01-01-2005 of zoveel eerder als mogelijk is

8.

Activiteiten van de Werkgroep Werkprocessen

Doel/opdracht: § § § § § §

Beschrijf de werkprocessen ter uitvoering van Wwb, inclusief die, welke voorzien in de uitvoering van single audit en de verantwoordings- en sturingsinformatie (zgn. AO/IC) Voorzie tevens in de beschrijving van de werkprocessen die de financiële administratie betreffen (AO/IC) Verzorg de formalisering van de bevoegdheden (mandaatbesluit) Ga daarbij uit van de werkprocessen, zoals die in de gemeente Marum worden uitgevoerd * Maak gebruik van processchema’s Voorzien in het onderhoud van de AO/IC

* Werkprocessen Marum zijn het meest actueel en volledig, omdat ze jaarlijks onderhouden zijn

Verantwoordelijk voor realisatie/uitvoering: § § § §

R. Veenstra, hoofd sociale zaken gemeente Leek en tevens trekker E. van der Ploeg, gemeente Marum N. Schuiten, gemeente Noordenveld en D. Sluis, gemeente Leek

26

Activiteit Start werkgroep Vergaderdata vaststellen Werkprocessen Marum beoordelen op volledigheid, aanpassen Lijst van te beschrijven werkprocessen maken Werkprocessen 3 gemeenten uitwisselen Plan van aanpak maken Werkprocessen beschrijven

Actor RV

EP

Planning 09-03-2004

15-03-2004

Af x x

19-04, 03-05, 17-05, 07-06-, 13-09

x

Zie ook WGA en WGB!

RV

x

RV/MF/NV

x

RV

01-05-2004 07-06-2004

x x

Workshops uitvoeren

21-6-04 t/m 18-07-04

x

Werkprocessen beschrijven

zomermaanden 01-09-2004

Werkprocessen in processchema’s, inclusief financiële administratie, onderhoudsprocedure, single audit, verantwoordings- en sturingsinformatie

RV

Aantrekken van software en ondersteuning

RV

zomermaand en

27

Aandachtspunten/bijzonderheden

Primaire procesen (1t/m 26) Via workshops § Werkwijze via workshops § Aandacht voor applicatiebeheer Nummers 27 t/m 42 + verfijnen van de nummers 1 tot en met 26 (ondersteunende werkprocessen) § Uit te besteden aan een externe § 2 offertes vragen en aan projectgroep voorleggen § In opdracht meenemen: doelmatigheid/mogelijkheden workflow en aanbod Pink Roccade (bij Metty) WGA adviseert

Activiteit Sjablonen in word opschonen tbv huisstijl Klantdossiers opschonen

Actor RV

Planning 01-09-2004

RV

01-12-2004

Mandaatbesluit formuleren Beschrijving en mandaatbesluit formeel laten vaststellen Toekomstige medewerker AO/IC opleiding voor onderhoud werkprocessen Medewerkers instrueren over werkwijze per 1 januari 2005 Urenverantwoording bijhouden

RV RV

01-11-2004 01-11-2004

RV

01-12-2004

RV

01-12-2004

RV

01-01-2005

28

Af

Aandachtspunten/bijzonderheden Wat wordt niet gebruikt per 2005? Aktie ligt bij Leo van Herksen Attentie: externe deskundige en meerdere offertes vragen

9.

Activiteiten van de Werkgroep Automatisering Doel/opdracht: § § §

Voorzie in de ondersteuning van de werkwijze van de nieuw te vormen ISD door middel van automatisering en informatisering Ga daarbij uit van gespreide huisvesting over de 3 deelnemende gemeenten per 1 januari 2005 Zoek afstemming met de werkgroepen Huisvesting, Harmonisatie Beleid en Werkprocessen

Verantwoordelijk voor realisatie/uitvoering: § § §

M. Klok, medewerker informatisering gemeente Noordenveld tevens trekker M. Ningen, medewerker informatisering gemeente Leek en F. Moorlag, gemeente Marum

Activiteit Werkgroep samenstellen en bijeen brengen Werkgroep eerste keer bijeen

Actor MF MF

Planning 15-02-2004 01-03-2004

29

Af x x

§ § § § § § § §

Aandachtspunten/bijzonderheden Rol van de gebruiker Hoe applicatiebeheerder in betrekken Trekker bepalen (18-2-2004 bekend) Rol projectsecretaris Problematiek verkennen Aanpak globaal bepalen en Aangewezen deskundigen benaderen Noodzaak externe deskundigheid beoordelen

Activiteit

Actor

Planning

Af

Werkplek proj.secr.inrichten

FM

01-03-2004

x

Ontwerp een plan ter realisering van de gewenste situatie op 1 januari 2005 en biedt ter goedkeuring aan

MK

01-06-2004

Voer plan ad 4 uit Urenverantwoording bijhouden

MK MK

01-01-2005 01-01-2005

Afspraak met Telecom Leek

MK

17-03-2004

x

Pakket van eisen vervaardigen m.b.t. datacommunicatie en aanbieden aan 3 leveranciers Offerte aanvragen bij 3 leveranciers van datacommunicatie Inventarisatie applicaties en hulpmiddelen m.b.t. mdw sociale dienst Domeinnaam aanvragen + bewaken binnenkomst

MK

31-03-2004

x

MK

01-05-2004

x

MK

01-06-2004

MK

01-06-2004

30

§ § § § § § § § § §

Aandachtspunten/bijzonderheden Afstemming met andere werkgroepen In Marum Apart e-mailadres voor fusie + doorschakeling naar proj.leider Infrastructuur Hardware Software Systeembeheer Applicatiebeheer Externe deskundigheid noodzakelijk? Financiën/kostenraming aan projectleider

Grootegast levert contractueel aan Marum 1,5 uur ondersteuning per week; bezien of er meerwerk is en hoe vergoed aan Grootegast/doorberekend aan andere partners 1ste afspraak met datacommunicatie leverancier in het kader van datacommunicatie mogelijkheden tussen, voorlopig, de 3 gemeentehuizen Minimaal 3 Datacommunicatie leveranciers inschakelen en offerte laten aanbieden o.b.v. afspraak Telecom Leek

Bij alle betrokken gebruikers inventarisren welke software zij extra gebruiken. Denk hierbijook aan Excel-macro’s e.d. Voor de nieuwe ISD is domeinnaam nodig Met dit adres kan een eventuele website/mailadressen worden aangemaakt.

Activiteit Data conversie Civision Kostenplanning Keuze aanbieders datacommunicatie aan PG Opdracht verstrekken aan leverancier van datacommunicatie Implementatie datacommunicatie verbinding Marum/Leek/Noordenveld Meerjaren begroting ISD Meerjaren planning ISD Implementatie Masterlink voor de 3 gemeenten Uitwijk procedure maken Technisch implementatieplan vervaardigen

Actor MK

Planning 01-06-2004

Af x

MK MK

01-06-2004 01-06-2004

x x

MK

15-07-2004

MK

01-08-2004

MK MK MK

01-07-2004 01-07-2004 15-08-2004

Begroting maken voor 2004/2006 via WGF Planning maken voor 2004/2006 via WGF Masterlink uitrollen in Marum/Leek

MK MK

01-09-2004 01-10-2004

Uitwijk regelen voor soza Implementatieplan maken voor de applicatie Civision en koppelingen naar gemeenten van en naar centrale oplossing.

31

Aandachtspunten/bijzonderheden Inventariseren van eventuele problemen bij de data conversie van Civision Voor 1 mei tbv WGF Keuze voorleggen aan projectgroep met onderbouwing van de werkgroep automatisering De gekozen leverancier uitnodigen en opdracht gunnen. Hierbij tevens detailafspraken maken. Zodra de 3 offertes binnen zijn een definitieve planning afgeven.

10.

Activiteiten van de Werkgroep Ontwerpen Gemeenschappelijke Regeling ISD Doel/opdracht: §

Voorzie in de oprichting van een Gemeenschappelijke Regeling. Ga daarbij uit van de gemeente Noordenveld als centrumgemeente

Verantwoordelijk voor realisatie/uitvoering: § § §

N. van der Veen, hoofd sociale zaken gemeente Noordenveld (trekker) H.v.d.Berg, juridisch medewerker gemeente Noordenveld E.Ebens, juridisch medewerker gemeente Leek (klankbordrol)

Activiteit Start activiteiten Tot welk niveau liggen de bevoegdheden Eerste concept GR in SG Definitief concept GR in stuurgroep Formeel besluitvormingstraject Goedkeuring vragen aan door provincie Naar Ministerie van SZW Agendering voor gemeenteraden GR aanpassen aan def.besluit

Actor NV MF

Planning 15-02-2004

Af x x

Aandachtspunten/bijzonderheden Op agenda van de stuurgroep

26-05-2004 10-05-2004

x x

MF MF

01-06-2004 15-06-2004

x x

Zie hiervoor 0. Formeel besluitvormingstraject Idem

MF MF HB

15-07-2004 01-10-2004 15-10-2004

x

t.a.v. de heer Messina; aangetekend Cf afspraak met raden nog een keer agenderen Zonodig opnieuw ter goedkeuring enz.

32

Activiteit raden Urenverantwoording bijhouden

Actor

Planning

NV

01-01-2005

33

Af

Aandachtspunten/bijzonderheden

11.

Activiteiten Werkgroep Communicatie, Informatie en Voorlichting

Doel/opdracht: § §

Ontwerp een communicatieplan, dat voorziet in periodieke communicatie, informatie en voorlichting aan medewerkers en externen (cliënten, pers) in de periode van 1 april 2004 tot 1 januari 2005 Verzorg de communicatie samen met de projectleider gedurende het gehele fusietraject

Verantwoordelijk voor uitvoering/realisatie: § § §

M. van der Laan, communicatiemedewerker gemeente Marum (trekker) A. van Ulsen, idem gemeente Leek en N. Vermeulen, gemeente Noordenveld

Activiteit Werkgroep formeren

Actor MF

Planning

Af x

01-03-2004

Uitgangspunten/doelgroepen (in-

ML

01-03-2004

34

x

Aandachtspunten/bijzonderheden § Projectopzet bespreken § Trekker bepalen § Rol projectsecretaris § Urenverantwoording § Eerste nieuwsbrief: proces plaatsing schetsen in grote lijnen (01-01-2004 vaste aanstelling, dan ook op 01-01-2005) I.s.m. werkgroep en in elk geval:

Activiteit en extern) vaststellen

Actor

Nieuwsbrief als introductie maken Infobulletin maken

ML

Kennismaken met medewerkers Leek en Noordenveld Communicatieplan ontwerpen

MF

Planning

Af

x 23-02-2004 01-03-2004

x

§ § § § § § § § § § § §

Aandachtspunten/bijzonderheden communicatiemiddel nieuwsbrief als periodiek rol projectleider in- en extern cliëntenplatform betrekken in communicatie contacten met de pers Wordt als periodiek verder ontwikkeld ihkv communicatieplan Komt aan het begin van elke maand uit! Afspraken zijn gemaakt in 3 gemeenten Projectopzet versie 2.0 verspreid Rekening houden met uitgangspunten Idem doelgroepen Tijdpad Kostenraming tijdig naar projectleider

ML

15-04-2004

x

AU

15-06-2004

x

AU AU

15-09-2004 01-10-2004

x

Adressen van relaties van Sociale Zaken inventariseren en verzamelen Cliënten informeren

ML/AU/nv

01-09-2004

x

§

voorstel voor overleg met PG 09-06-2004 voorstel voor gebruik na 1-1-2005 agenderen voor stuurgroep Betreft uitvoering voorstel (offertes aanvragen en selectie ontwerp aan Sg via Pg) adressen mailen naar Dite

ML

x

§

navraag Metty

Verzamelen producten Sociale Zaken (met LOGO) Artikel aanleveren infopagina Huis aan huis bladen

ML/AU/nv

Na september 22-04-2004

ML/AU/nv

22/26-042004

x

ML

28-04-2004

x

Huisstijl ISD ontwerpen en invoeren

Persbericht opstellen en versturen naar media

35

§ § § §

§ § § § §

De Krant (27-04) Midweek(28-04) Achtdorpennieuws(29-04) als ondersteuning van het interview

Activiteit Plan ad 4 realiseren Bijeenkomst medewerkers soza’s Urenverantwoording bijhouden

Actor ML ML

Planning n.v.t. 01-10-2004

ML

01-01-2005

36

Af

Aandachtspunten/bijzonderheden Gedurende het volledige fusietraject Wordt een zgn. ‘doedag’ te organiseren door WGC met medewerkers zelf

Bijlage 1:

Urenverantwoording omtrent omvang deelname aan het project Fusie >> ISD

Gemeente

Datum

* ** ***

Naam deelnemer

Duur *

Activiteit

Functie

Gremium **

Waar

Afronden naar 30 minuten Kan zijn projectgroep, overleg met externe deskundige, werkgroep enz. Afgelegde reisafstand in kilometers vice versa

37

Maand 2004

Km ***

Bijzonderheden