PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN Studi Kasus : GUDANG PUSAT-II/ WILTIM TNI AD, SURABAYA SKRIPSI Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh : Florentina Veny Marantika NIM : 102114005

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2014


ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN Studi Kasus : GUDANG PUSAT-II/ WILTIM TNI AD, SURABAYA SKRIPSI Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh : Florentina Veny Marantika NIM : 102114005

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2014

i




The best feeling of HAPPINES is when you’re happy because you’ve made somebody else happy.

Life is like a piano, white and black. If God play it, all will be a beautiful melody.

Kupersembahkan untuk : Emak, Babeh Tercintah Kakak Pian tercintah Bruno,Cilla,Cillo.

iv


UNIVERSITAS SANTA DHARMA FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN (Studi Kasus : GUDANG PUSAT-II/WILTIM TNI AD, Surabaya) dan diajukan untuk diuji pada tanggal 21 Oktober 2014 adalah hasil karya saya. Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya. Apabila saya melakukan hal tersebut diatas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.

Yogyakarta, 31 Oktober 2014 Yang membuat pernyataan,

Florentina Veny Marantika

v


LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma: Nama

: Florentina Veny Marantika

Nomor Mahasiswa

: 102114005

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN Studi Kasus : GUDANG PUSAT-II/ WILTIM TNI AD, SURABAYA” beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalih dalam bentuk media lain, mengelola dalam pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalti kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis.

Demikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di Yogyakarta Pada tanggal: 31 Oktober 2014 Yang menyatakan


vi


KATA PENGANTAR Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma. Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada: 1. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D. selaku Rektor Universitas Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan kepribadian kepada penulis. 2. Dr. H. Herry Maridjo, M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta. 3. Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Ak., QIA., C.A. selaku Ketua Program Studi Akuntansi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta. 4. Ilsa Haruti Suryandari, S.E., S.IP., M.Sc., Ak., C.A.selaku dosen Pembimbing yang telah membantu serta membimbing penulis dengan memberikan masukan, saran, dan nasehat selama proses penulisan skripsi. 5. Nicko Kornelius Putra, S.E. dan Drs. Gregorius Hendra Poerwanto, M.Si yang telah

membimbing dan

memotivasi

menyelesaikan skipsi ini. vii

penulis

sehingga penulis

dapat


6. Kagupus, Kolonel Nelson Maga yang telah mengijinkan penulis untuk melakukan studi kasus di Gupus-II/Wiltim. 7. Babeh Ignatius Sudarno, Mama Nining Wijiati, Kakak Frandaromes Alvian, serta pasukan kaki 4 Bruno, Cilla, dan Cillo yang selalu memberikan dukungan dan semangat dalam melaksanakan pendidikan tanpa mengenal lelah. 8. The Girl’s yaitu Noni, Angel, Naken, Dian, dan Ria yang selalu memberikan dukungan kepada penulis, dengan cara menanyakan kapan Acc. Itu menjadi motivasi penulis untuk menyelesaikan skripsi ini. 9. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan skripsi ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih memiliki banyak kekurangan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

Yogyakarta, 31 Oktober 2014


viii


DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL........................................................................................ i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING .............................................. ii HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................... iii HALAMAN PERSEMBAHAN ...................................................................... iv HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ......................... v HALAMAN KATA PENGANTAR ................................................................ vii HALAMAN DAFTAR ISI .............................................................................. ix HALAMAN DAFTAR TABEL ...................................................................... xii HALAMAN DAFTAR GAMBAR .................................................................. xiii ABSTRAK .... .................................................................................................. xiv ABSTRACT .. .................................................................................................. xv BAB I PENDAHULUAN ......................................................................... 1 A. Latar Belakang ....................................................................... 1 B. Rumusan Masalah .................................................................. 5 C. Batasan Masalah .................................................................... 5 D. Tujuan Penelitian ................................................................... 5 E. Manfaat Penelitian ................................................................. 6 F. Sistematika Penulisan ............................................................ 7 BAB II LANDASAN TEORI .................................................................... 9 A. Sistem ..................................................................................... 9 B. Sistem Informasi .................................................................... 9 1. Pengertian Informasi ....................................................... 9 2. Pengertian Sistem Informasi ........................................... 10 C. Sistem Informasi Manajemen (SIM)...................................... 10 D. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) ......................................... 11 1. Pengertian Sistem Akuntansi .......................................... 11 2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi .......................... 11 E. Informasi Akuntansi Persediaan ............................................ 12 1. Pengertian Persediaan ..................................................... 12 2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ....... 13 F. Sistem Akuntansi Instansi (SAI) ............................................ 13 G. Sistem Akuntansi Keuangan (SAK)....................................... 15 H. Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN) ................................................ 16 1. Pengertian SIMAK BMN................................................ 16 2. Kebijakan Akuntansi BMN ............................................. 16 3. Bagan Arus Akuntansi BMN .......................................... 18 I. Analisis dan Perancangan Sistem (APS)................................ 19 1. Pengertian Analisis.......................................................... 19 2. Tahapan Analisis ............................................................. 19 3. Pengertian Perancangan Sistem ...................................... 20 4. Tahapan Perancangan Sistem .......................................... 21 5. Pengembangan dan Perencanaan Sistem ........................ 22 ix


J.

BAB III

BAB IV

BAB V

Perancangan Bagan Alir Dokumen (flowchart) dan Diagram Arus Data (data flow diagram) ............................... 1. Bagan Alir Dokumen (flowchart) .................................... 2. Diagram Arus Data (data flow diagram) ......................... METODE PENELITIAN .............................................................. A. Jenis Penelitian ....................................................................... B. Tempat dan Waktu Penelitian ................................................ C. Subjek dan Objek Penelitian .................................................. D. Teknik Pengumpulan Data ..................................................... E. Jenis Data ............................................................................... F. Teknik Analisis Data .............................................................. GAMBARAN UMUM INSTANSI .............................................. A. Sejarah Gupus-II/Wiltim TNI AD, Surabaya......................... B. Struktur Organisasi ................................................................ C. Deskripsi Tugas dan Wewenang (Job description) ............... D. Gambaran Umum Alur Aktivitas Gupus-II/Wiltim TNI AD . 1. Skema Alur Penerimaan Bekal Asal Pergudangan Daerah/Rekanan.............................................................. 2. Skema Alur Pengeluaran Bekal Asal Pergudangan Daerah/Rekanan.............................................................. E. Bentuk-Bentuk BEK .............................................................. PEMBAHASAN ........................................................................... A. Deskripsi Penerapan Aplikasi SIMAK BMN di Gudang Pusat-II/Wilayah Timur TNI AD, Surabaya.......................... 1. Penginputan Data Bekal/Materiil ke dalam aplikasi SIMAK ............................................................................ 2. Aplikasi SIMAK BMN dan Aplikasi Khusus Persediaan ....................................................................... 3. Perbedaan Teori Persediaan TNI AD dengan Persediaan pada Umumnya .............................................................. 4. Flowchart Penerimaan dan Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang............................................................... 4.1 Dokumen yang digunakan dalam Flowchart Penerimaan ............................................................... 4.2 Flowchart Penerimaan Bekal/Materiil Bekang ........ 4.3 Dokumen yang digunakan dalam Flowchart Pengeluaran .............................................................. 4.4 Flowchart Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang ....... 5. Data Flow Diagram Penerimaan dan Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang .................................................... 5.1 Diagram Konteks Penerimaan Bekal/ Materiil Bekang........................................................ 5.2 Data Flow Diagram Level 0 Penerimaan Bekal/ Materiil Bekang........................................................ x

24 24 25 27 27 27 27 28 29 30 34 34 36 36 41 42 44 45 47 47 49 50 53 56 56 58 65 67 72 72 74


5.3 Diagram Konteks Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang........................................................ 76 5.4 Data Flow Diagram Level 0 Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang........................................................ 78 B. Identifikasi Kelemahan, Penyebab Kelemahan, dan Titik Keputusan ............................................................................... 80 1. Mengidentifikasi Kelemahan .......................................... 80 2. Mengidentifikasi Penyebab Kelemahan.......................... 82 3. Mengidentifikasi Titik Keputusan .................................. 83 4. Mengidentifikasi Personil Kunci .................................... 84 C. Perancangan Sistem Persediaan di Gupus-II/Wiltim TNI AD ................................................................................... 85 1. Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan dan Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang ................................................... 86 1.1 Dokumen yang digunakan dalam Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan ................................. 87 1.2 Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan Bekal/ Materiil Bekang ....................................................... 89 1.3 Dokumen yang digunakan dalam Rancangan Usulan Flowchart Pengeluaran ................................ 98 1.4 Rancangan Usulan Flowchart Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang ........................................................ 100 2. Rancangan Usulan Data Flow Diagram Penerimaan dan Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang ....................... 107 2.1 Rancangan Usulan Diagram Konteks Penerimaan Bekal/Materiil Bekang ............................................. 107 2.2 Rancangan Usulan Data Flow Diagram Level 0 Penerimaan Bekal/Materiil Bekang ......................... 109 2.3 Rancangan Usulan Diagram Konteks Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang ........................ 112 2.4 Rancangan Usulan Data Flow Diagram Level 0 Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang ........................ 114 3. Standarisasi Pergudangan Bekang .................................. 116 BAB VI PENUTUP ..................................................................................... 117 A. Kesimpulan ............................................................................ 117 B. Keterbatasan Penelitian .......................................................... 119 C. Saran ....................................................................................... 119 DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 121 LAMPIRAN ................................................................................................ 122

xi


DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Tabel 1.2 Tabel 2.1 Tabel 3.1 Tabel 3.2 Tabel 3.3 Tabel 3.4 Tabel 3.5

Simbol-simbol Bagan Alir Dokumen (flowchart) ......................... Simbol-simbol Diagram Arus Data (data flow diagram).............. Bentuk-bentuk BEK ...................................................................... Perbandingan Dokumen Sistem Persediaan Perusahaan dengan Gupus-II/Wiltim TNI AD ................................................. Dokumen yang digunakan dalam flowchart penerimaan. ............ Dokumen yang digunakan dalam flowchart pengeluaran ............ Dokumen yang digunakan dalam Rancangan Usulan flowchart penerimaan ................................................................... Dokumen yang digunakan dalam Rancangan Usulan flowchart pengeluaran ..................................................................

xii

24 26 46 55 56 65 87 98


DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Gambar 1.2 Gambar 2.1 Gambar 2.2 Gambar 2.3 Gambar 3.1 Gambar 3.2 Gambar 3.3 Gambar 3.4 Gambar 3.5 Gambar 3.6 Gambar 3.7 Gambar 3.8 Gambar 3.9 Gambar 4.1 Gambar 4.2 Gambar 4.3

Proses Pengolahan Data BMN ............................................... Alur Akuntansi BMN ............................................................. Struktur Organisasi Gudang Pusat-II/Wiltim, Surabaya ................................................................................. Alur Penerimaan Bekal/Materiil Asal Pergudangan Daerah/Rekanan ..................................................................... Alur Pengeluaran Bekal/Materiil Asal Pergudangan Daerah/Rekanan ..................................................................... Gambaran Flowchart Penerimaan Bekal/ Materiil Bekang...................................................................... Gambaran Flowchart Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang...................................................................... Gambaran Diagram Konteks Penerimaan Bekal/Materiil Bekang.................................................................................... Gambaran Data Flow Diagram Level 0 Penerimaan Bekal/ Materiil Bekang...................................................................... Gambaran Diagram Konteks Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang...................................................................... Gambaran Data Flow Diagram Level 0 Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang...................................................................... Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan Bekal/ Materiil Bekang...................................................................... Rancangan Usulan Flowchart Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang...................................................................... Rancangan Usulan Diagram Konteks Penerimaan Bekal/ Materiil Bekang...................................................................... Rancangan Usulan Data Flow Diagram Level 0 Penerimaan Bekal/Materiil Bekang ........................................................... Rancangan Usulan Diagram Konteks Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang...................................................................... Rancangan Usulan Data Flow Diagram Level 0 Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang ...........................................................

xiii

18 19 36 42 44 58 67 72 74 76 78 89 100 107 109 112 114


ABSTRAK ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN STUDI KASUS DI GUDANG PUSAT-II/WILTIM TNI AD, SURABAYA FlorentinaVeny Marantika NIM : 102114005 Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2014 Tujuan dari penelitian ini adalah: (1) untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi persediaan, (2) untuk mengidentifikasi kelemahan yang terdapat pada sistem informasi akuntansi persediaan, (3) memberikan perancangan sistem informasi akuntansi persediaan yang dapat memenuhi kebutuhan Gupus-II/Wiltim TNI AD. Teknik analisis data yang digunakan adalah analisis deskriptif dengan: (1) evaluasi SIMAK BMN yang telah diterapkan di Gupus-II/Wiltim TNI AD, (2) mengidentifikasi kelemahan dan penyebab kelemahan, (3) melakukan perancangan sistem informasi akuntansi persediaan pada Gupus-II/Wiltim TNI AD. Dari hasil penelitian yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa: (1) penerapan sistem SIMAK BMN memberikan kontribusi yang signifikan dalam pengolahan data, (2) kelemahan yang terdapat dalam penerapan sistem adalah tidak adanya pengawasan dan kondisi gudang yang belum memenuhi standarisasi pergudangan, (3) usulan perancangan dengan menambahkan divisi baru.

Kata Kunci : Persediaan, Sistem Informasi Akuntansi, Sistem SIMAK BMN.

xiv


ABSTRACT ANALYSIS AND DESIGN OF INVENTORY ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM A CASE STUDY AT CENTRAL WAREHOUSE-II/REGION OF EASTERN TNI AD, SURABAYA FlorentinaVeny Marantika NIM : 102114005 Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2014 The objectives of this research are: (1) to determine the implementation of inventory accounting information system, (2) to determine the weaknesses of the inventory accounting information system, (3) to propose a more suitable design of inventory accounting information system for Central WarehouseII/Region of Eastern TNI AD need. Data analysis technique used was descriptive analysis by (1) evaluating the SIMAK BMN inventory accounting information system applied in Central Warehouse-II/Region of Eastern TNI AD, (2) identifying the weaknesses of the system and the causes of the weaknesses, (3) designing the inventory accounting information system of Central Warehouse-II/Region of Eastern TNI AD. The result showed that: (1) the implementation system SIMAK BMN had a significant contribution to data processing, (2) the weaknesses of the implementation of that system were the lack of supervision and the WarehouseII/Region of Eastern has not meet the qualification standards, (3) the new design was improved by adding a new division.

Keywords : Inventory, Accounting Information System, System SIMAK BMN.

xv


BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Di era globalisasi ini, tentu kita sudah tidak asing lagi dengan yang namanya gadget, phone, dan internet. Gadget dan phone adalah salah satu benda yang menjadi incaran masyarakat untuk memilikinya, karena dengan menggunakan gadget dan phone tersebut masyarakat dapat memperoleh informasi yang lebih terupdate. Penggunaan internet pun dalam kehidupan sekarang lebih membantu masyarakat dalam setiap aktivitasnya, seperti adanya Google yang memudahkan dalam

melakukan pencarian data.

Semakin banyaknya teknologi yang canggih dan didukung dengan fitur aplikasi yang ada, akan memudahkan kita untuk mendapatkan informasi yang terbaru juga. Informasi adalah sekumpulan data yang bersifat fakta dan diorganisasi atau diolah dengan cara tertentu sehingga mempunyai arti bagi penerima. Data yang telah diolah dan berguna bagi si penerima yaitu data yang memberikan keterangan atau pengetahuan. Dengan demikian yang menjadi sumber informasi adalah data. Informasi yang berkualitas adalah informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu. Informasi yang baik pun sebaiknya informasi yang bermanfaat seperti dapat digunakan untuk pengambilan keputusan baik dalam keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan.

1


2

Di dalam konteks pemerintahan, saat ini akuntabilitas adalah suatu hal yang dijunjung tinggi oleh pemerintah Indonesia dalam kehidupan bernegara. Salah satu aspek yang sangat penting untuk dijunjung tinggi nilai akuntabilitas adalah mengenai pelaporan aset negara yang harus dibuat secara transparan, sehingga publik pun dapat menilai baik kinerja pemerintah dan pemanfaatan pajak yang diberikan kepada negara. Aset negara atau yang biasa disebut Barang Milik Negara (BMN) saat ini selalu diinventarisir secara mandiri oleh masing-masing pemerintah dan secara berkala dilaporkan kepada Dirjen Kekayaan Negara untuk diaudit dan dinilai pengelolaannya. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, ketersediaan suatu sistem pengolah informasi mampu mengakomodir kebutuhan pengelolaan barang milik negara. Dengan adanya sistem informasi yang terpadu, seluruh transaksi yang berhubungan dengan barang milik negara dapat diproses menjadi sebuah laporan yang dapat menjadi bahan pertimbangan bagi pengambil keputusan oleh pejabat yang berwenang. Oleh karena itu, untuk mengefektifkan sistem laporan pengelolaan barang milik negara, Kementrian Keuangan membuat suatu aplikasi sistem informasi manajamen yang disebut dengan Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN) yang meliputi neraca dan catatan atas laporan keuangan. Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara merupakan subsistem dari Sistem Akuntansi Instansi (SAI). SIMAK BMN diselenggarakan untuk menghasilkan informasi yang diperlukan sebagai alat pertanggungjawaban atas pelaksanaan APBN dan pelaporan manajerial.


3

SIMAK BMN akan menghasilkan informasi sebagai dasar penyusunan neraca Kementrian Negara dan informasi tersebut untuk perencanaan, pemeliharaan, penilaian, pengawasan, dan pengendalian. Penggunaan SIMAK BMN sendiri sudah diterapkan oleh pihak Tentara Nasional Indonesia (TNI), baik TNI Angkatan Darat, TNI Angkatan Laut, maupun TNI Angkatan Udara. Tetapi, pada penelitian ini penulis akan memfokuskan pada TNI Angkatan Darat, karena berdasarkan jumlah personel yang terbesar, struktur dan rantai organisasi yang paling kompleks dibanding cabang angkatan bersenjata yang lain. SIMAK BMN yang diharapkan dapat membantu pengelolaan barang milik negara tentunya akan berhubungan dengan persediaan yang miliki oleh pihak TNI AD. Persediaan yang dimiliki oleh TNI AD sendiri disimpan secara terpusat yaitu di Gudang Pusat (GUPUS) I/Wilayah Barat TNI AD, Jakarta dan Gudang Pusat (GUPUS) II/Wilayah Timur TNI AD, Surabaya. Terdapatnya 2 Gudang Pusat ini, diharapkan dapat memudahkan dalam pendistribusian persediaan barang milik TNI berdasarkan tanggung jawab wilayah. Gupus-I/Wilbar TNI AD akan mendistribusikan persediaan kedalam wilayah barat Indonesia yaitu Sumatera, sebagian pulau Jawa dan pulau Kalimantan.

Gupus-II/Wiltim TNI AD memiliki tanggungjawab dalam

pendistribusian persediaan di Jawa Timur, sebagian Kalimantan, dan seluruh wilayah Indonesia Timur lainnya. Prosedur yang terdapat dalam GupusI/Wilbar maupun Gupus-II/Wiltim secara Standar Operasi Prosedur (SOP) hampir sama, tetapi kebijakan dalam lapangan bisa saja berbeda.


4

Penggunaan SIMAK BMN ini juga berperan dalam Sistem Informasi Akuntansi bagian Persediaan di Gupus-II/ Wiltim TNI AD, yang berlokasi di Jalan Kalisosok 20 , Surabaya, Jawa Timur. Di Gupus-II/ Wiltim TNI AD, sudah menerapkan SIMAK BMN dalam pelaksanaan operasionalnya. Penggunaan SIMAK BMN di Gupus-II/ Wiltim TNI AD ini, digunakan untuk mengetahui persediaan barang TNI AD yang ada dan untuk dijadikan perencanaan dalam melakukan permintaan barang yang menyangkut perbekalan dan angkutan TNI AD, tetapi aplikasi SIMAK BMN ini terkadang kurang berjalan dengan baik dan sering mengalami kendala permasalahan di kalangan user karena seringkali terjadi permasalahan software dan sosialisasi penggunaan yang kurang optimal. Praktek pelaksanaan aplikasi SIMAK BMN TNI yang masih mengalami beberapa kendala harus disikapi secara serius oleh TNI maupun Pemerintah. Aspek operasional, teknis, maupun ekonomis harus diperhatikan dan dikembangkan lebih lanjut dalam rangka mencapai optimalisasi. Pemahaman terhadap aplikasi, kesiapan infrastruktur dan pendidikan atau pelatihan penggunaan aplikasi SIMAK BMN masih menjadi kendala yang wajib dicarikan solusi yang paling tepat untuk pengelolaan yang lebih baik.


5

B. Rumusan Masalah Berdasarkan

uraian latar belakang masalah diatas, maka rumusan

masalah penelitian ini adalah : 1. Bagaimanakah penerapan SIMAK BMN dalam sistem informasi akuntansi persediaan di Gupus-II/ Wiltim TNI AD, Surabaya? 2. Apakah kelemahan yang terdapat pada sistem informasi akuntansi persediaan yang diterapkan oleh SIMAK BMN di Gupus-II/ Wiltim TNI AD, Surabaya? 3. Bagaimanakah usulan rancangan sistem untuk mengatasi kelemahan tersebut?

C. Batasan Masalah Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah mendeskripsikan alur penerimaan dan pengeluaran Bekal/Materiil asal Pergudangan daerah atau Rekanan, dan tidak mendeskripsikan mengenai perminyakan.

D. Tujuan Penelitian Dengan mengacu pada rumusan masalah diatas, maka penelitian ini mempunyai tujuan sebagai berikut : 1. Untuk mendeskripsikan penerapan SIMAK BMN dalam sistem informasi akuntansi persediaan di Gupus-II/ Wiltim TNI AD, Surabaya. Penerapan disini adalah dengan membandingkan antara praktek pengaplikasian


6

SIMAK BMN dengan SOP SIMAK BMN yang berlaku di Gudang Pusat II/ Wiltim TNI AD. 2. Setelah mendapatkan deskripsi penerapan sistem SIMAK BMN di GupusII/Wiltim TNI AD, Surabaya penulis dapat mengidentifikasi kelemahan yang ada pada sistem SIMAK BMN dalam sistem informasi akuntansi persediaan. 3. Berdasarkan identifikasi masalah yang telah terjadi tersebut, maka penulis dapat membuat rancangan sistem untuk mengatasi kelemahan tersebut.

E. Manfaat Penelitian 1. Bagi Gupus-II/ Wilayah Timur TNI AD, Surabaya. Manfaat penelitian ini bagi Gupus-II/ Wiltim TNI AD, Surabaya adalah untuk mendapatkan gambaran pengembangan sistem SIMAK BMN yang diharapkan dapat lebih optimal dan sistem SIMAK BMN tersebut semakin mempermudah pengguna dalam hal pengoperasian sistem akuntansi persediaan. 2. Bagi Universitas Sanata Dharma Manfaat penelitian ini bagi Universitas Sanata Dharma adalah dapat dipergunakan sebagai bahan referensi dan tambahan pengetahuan bagi mahasiswa Universitas Sanata Dharma, terutama mengenai sistem informasi akuntansi persediaan dan pengelolaan persediaan aset negara.


7

3. Bagi Penulis. Manfaat penelitian ini bagi penulis adalah sebagai penerapan ilmu teori yang telah didapatkan selama perkuliahan, menambah pengetahuan penulis dengan terjun langsung ke kondisi nyata di lapangan, dan mengetahui bagaimana pengelolaan persediaan barang milik negara di Gupus-II/Wiltim TNI AD.

F. Sistematika Penulisan Bab I

Pendahuluan Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.

Bab II

Landasan Teori Bab ini berisikan landasan teori yang menjadi acuan penulis dalam melaksanakan penelitian yaitu penjelasan mengenai sistem, sistem informasi, sistem informasi manajemen (SIM), sistem informasi akuntansi (SIA), informasi akuntansi persediaan, sistem akuntansi instansi (SAI), sistem akuntansi keuangan (SAK), sistem informasi manajemen dan akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN), analisis dan perancangan sistem (APS), dan perancangan bagan alir dokumen (flowchart) dan diagram arus data (data flow diagram).


8

Bab III Metode Penelitian Bab ini menguraikan jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, subyek dan obyek penelitian, teknik pengumpulan data, jenis data, dan teknik analisis data. Bab IV

Gambaran Umum Instansi Bab ini menguraikan mengenai sejarah instansi, struktur instansi, deskripsi tugas dan wewenang, kegiatan operasional instansi, dan bentuk BEK.

Bab V

Pembahasan Bab ini mendeskripsikan mengenai penerapan aplikasi SIMAK BMN

dalam sistem informasi akuntansi persediaaan

yang

diterapkan dalam instansi, pembahasan mengenai kelemahan dalam sistem informasi akuntansi persediaan, dan memberikan solusi perancangan sistem persediaan kepada instansi. Bab VI

Penutup Bab ini berisi kesimpulan dari pembahasan dan jawaban atas pertanyaan pada rumusan masalah pada bagian pendahuluan, saransaran yang dapat diberikan kepada instansi dan keterbatasan peneliti dalam melaksanakan penelitian.


BAB II LANDASAN TEORI A. Sistem Menurut Mulyadi (2008), “sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan”. Menurut Hall (2007), “sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsitem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama”. Jadi, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan komponenkomponen yang saling berhubungan satu dengan lainnya dengan tujuan yang sama untuk dapat melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.

B. Sistem Informasi 1. Pengertian Informasi Menurut Gondodiyoto dan

Hendarti (2007), “informasi adalah

data yang telah diolah diubah menjadi suatu bentuk yang sesuai dengan keinginan si penerima”. Menurut O’Brien (2005), “informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu”. Dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan data yang telah diolah, diubah menjadi suatu bentuk yang berarti dan berguna bagi para pemakai.

9


10

2. Pengertian Sistem Informasi Menurut Hall (2007), “sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna”. Menurut O’Brien (2005), “sistem informasi merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi”. Berdasarkan definisi diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi

informasi dan didistribusikan ke para

pengguna dalam sebuah organisasi.

C. Sistem Informasi Manajemen Menurut Gorbon.B Davis dalam buku “Analisis dan Desain Informasi”, “sistem informasi manajemen merupakan manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi” (Jogiyanto, 2005). Menurut Scott (2004), ”sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi”.


11

Jadi, dari beberapa definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

D. Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2008), “sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”. Menurut Narko (2007), “ sistem akuntansi adalah sebagai jaringan yang terdiri dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur, alat, dan sumber daya manusia dalam rangka menghasilkan

informasi

pada

suatu

organisasi

untuk

keperluan

pengawasan, operasi, maupun untuk kepentingan pengambilan keputusan bisnis bagi pihak yang berkepentingan”. Secara umum, sistem akuntansi dapat diartikan sebagai organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi untuk menyediakan informasi keuangan bagi perusahaan. 2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Hall (2007), “sistem informasi akuntansi adalah sistem informasi yang terdiri atas catatan-catatan dan metode yang digunakan untuk memulai, mengidentifikasi, menganalisis, dan mencatat transaksi


12

organisasi untuk memperhitungkan aktiva dan kewajiban terkait”. Menurut Krismiaji (2005), “sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan yang bermanfaat untuk merencanakan mengendalikan dan mengoperasikan bisnis”. Berdasarkan pengertian diatas, dapat dijelaskan bahawa sistem informasi akuntansi adalah kumpulan dari sumber-sumber seperti orang dan peralatan yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan lainnya kepada para pembuat keputusan.

E. Informasi Akuntansi Persediaan 1. Pengertian Persediaan. Menurut Prawirosentono (2001), “persediaan adalah kekayaan yang lancar yang terdapat dalam perusahaan dalam bentuk persediaan bahan mentah (bahan baku/material), barang setengah jadi, dan barang dalam proses”. Menurut Yuliana dan Tanti (2001), “persediaan adalah sumber daya yang belum digunakan dan

mempunyai nilai ekonomis

dimasa yang akan datang pada saat aktif”. Sehingga persediaan ini adalah suatu bagian dari kekayaan perusahaan yang digunakan dalam rangkaian proses produksi untuk diolah menjadi barang setengah jadi maupun barang jadi yang dalam hal ini berupa bahan baku.


13

2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Menurut Krismiaji (2005), “sistem informasi persediaan adalah sebuah sistem yang memelihara catatan persediaan dan memberitahu manajer apabila jenis barang tertentu memerlukan tambahan”. Dengan adanya sistem informasi akuntansi persediaan barang, maka kita dapat mengetahui aktivitas dari pembelian atau penerimaan dan penjualan barang jadi oleh perusahaan sebagai manajemen kontrol bagi perusahaan, sehingga perusahaan dapat mengetahui jenis barang yang sedang laku dipasaran. Sistem ini sangat berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian, sistem retur pembelian, dan sistem biaya produksi. Menurut Mulyadi (2001), “sistem akuntansi persediaan adalah sistem yang bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang”. Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari: persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik dan persediaan suku cadang.

F. Sistem Akuntansi Instansi (SAI) Sistem akuntansi instansi adalah serangkaian prosedur manual maupun terkomputerisasi mulai dari pengumpulan data, pencatatan, pengikhtisaran sampai dengan pelaporan posisi keuangan dan operasi keuangan pada kementrian atau lembaga. Penerapan dan pembentukan SAI


14

di Indonesia, memiliki landasan hukum negara yaitu Peraturan Pemerintah No. 71 Tahun 2010 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan. SAI ini terdiri dari Sistem Akuntansi Keuangan (SAK) dan Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN). Bentuk laporan keuangan pemerintah menurut Standar Akuntansi Pemerintah adalah: 1. Laporan realisasi anggaran. Laporan realisasi anggaran adalah anggaran yang berisi tentang informasi mengenai realisasi pendapatan, belanja dan pembiayaan dari suatu entitas yang dibandingkan dengan anggaran ketiga pos tersebut. 2. Neraca. Neraca adalah salah satu bentuk laporan keuangan yang memberikan informasi tentang posisi keuangan perusahaan pada tanggal tertentu. Neraca menunjukkan posisi aset, kewajiban, dan ekuitas dana pemerintah pada tanggal tertentu. 3. Laporan arus kas. Laporan arus kas adalah salah satu bentuk laporan keuangan yang menyajikan informasi kas sehubungan dengan kegiatan operasional, investasi, pembiayaan, dan transaksi non anggaran yang menggambarkan saldo awal, penerimaan, pengeluaran, dan saldo akhir kas pemerintah pusat atau daerah selama perode tertentu.


15

4. Catatan atas laporan keuangan. Catatan atas laporan keuangan meliputi penjelasan naratif atau rincian dari angka yang tertera dalam laporan realisasi anggaran, neraca, dan laporan arus kas. Catatan atas laporan keuangan juga mencakup informasi tentang kebijakan akuntansi yang dipergunakan oleh entitas pelaporan dan informasi lain yang diharuskan dan dianjurkan untuk diungkapkan sesuai Standar

Akuntansi

Pemerintahan

serta

ungkapan-ungkapan

yang

diperlukan untuk menghasilkan penyajian laporan keuangan secara wajar.

G. Sistem Akuntansi Keuangan (SAK) Sistem Akuntansi Keuangan (SAK) digunakan untuk memproses transaksi anggaran dan realisasi sehingga menghasilkan Laporan Realisasi Anggaran. Untuk melaksanakan Sistem Akuntansi Keuangan Kementrian Negara atau lembaga membentuk: 1. Unit Akuntansi Pengguna Anggaran (UAPA). 2. Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Anggaran Eselon 1 (UAPPAE-1). 3. Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Anggaran Wilayah (UAPPA-W). 4. Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Anggaran ( UAKPA). UAKPA melakukan pemprosesan data mulai dari perekaman dokumen sumber, baik penerimaan maupun pengeluaran APBN, kemudian melakukan proses posting untuk menghasilkan Laporan Realisasi Anggaran (LRA) dan neraca.


16

H. Sistem Informasi Manajemen Dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN) 1. Pengertian SIMAK BMN SIMAK adalah subsistem dari Sistem Akuntansi Instansi (SAI) yang merupakan rangkaian prosedur yang saling berhubungan untuk mengolah dokumen sumber dalam rangka menghasilkan informasi untuk penyusunan neraca dan laporan Barang Milik Negara (BMN) serta laporan manajerial lainnya sesuai ketentuan yang berlaku. Barang Milik Negara meliputi barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. Yang tidak termasuk dalam Barang Milik Negara adalah: 1. Barang-barang yang dikuasai dan atau dimiliki oleh Pemerintah daerah. 2. Barang-barang yang dikuasai dan atau dimiliki BUMN/BUMD. 3. Barang-barang yang dikuasai dan atau dimiliki Bank Pemerintah dan Lembaga Keuangan Milik Pemerintah. 2. Kebijakan Akuntansi BMN Kebijakan

akuntansi

Barang

Negara,

terdiri

atas

5

pengklasifikasian yaitu: 1. Aset lancar: Persediaan. 2. Aset tetap: peralatan dan mesin, gedung dan bangunan, jalan, irigasi dan jaringan.


17

3. Aset tetap lainnya: konstruksi dalam pengerjaan dan aset tetap dalam renovasi. 4. Perolehan Barang Milik Negara gabungan. 5. Aset bersejarah. Kebijakan akuntansi disajikan berdasarkan klasifikasi BMN berdasarkan pos-pos neraca, kebijakan akuntansi mencakup pengakuan, pengukuran, dan pengungkapan pos aset berwujud kedalam Laporan Keuangan. Karena penelitian ini, memfokuskan kepada aset lancar yaitu persediaan, maka penulis hanya akan membahas mengenai persediaan. Persediaan adalah aset lancar dalam bentuk barang atau perlengkapan yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan operasional pemerintah, dan barang-barang yang dimaksudkan untuk dijual atau diserahkan dalam rangka pelayanan kepada masyarakat. Persediaan dapat meliputi konsumsi, amunisi, bahan pemeliharaan, suku cadang. Pengakuan persediaan, diakui pada saat atau hak kepemilikannya berpindah. Pada akhir periode akuntansi, persediaan dicatat berdasarkan hasil invetarisasi fisik dan dinilai dengan harga pembelian terakhir. Pengukuran persediaan, akan disajikan sebesar biaya pemerolehan dengan pembelian, biaya standar apabila diperoleh dengan memproduksi sendiri, dan nilai wajar apabila diperoleh dengan cara lainnya seperti donasi. Pengungkapan persediaan, akan disajikan di neraca sebesar nilai moneternya.


18

Pengungkapan persediaan pun akan mencantumkan catatan laporan keuangan yang berisi: 1.

Kebijakan akuntansi yang digunakan dalam pengukuran persediaan.

2.

Penjelasan lebih lanjut persediaan seperti barang atau perlengkapan yang digunakan dalam pelayanan masyarakat.

3.

Kondisi persediaan.

4.

Hal-hal lain yang perlu diungkapkan berkaitan dengan persediaan, misalnya persediaan yang diperoleh melalui hibah atau rampasan, persediaan dengan kondisi rusak atau usang tidak dilaporkan dalam neraca, tetapi diungkapkan dalam Catatan atas Laporan Keuangan.

3. Bagan Arus Akuntansi BMN Proses Pengolahan Data BMN

Gambar 1.1 Proses Pengolahan Data BMN Sumber: ftp://ftp1.perbendaharaan.go.id/ppakp/MODUL_2008/ ModulSIMAK-BMN


19

Alur Akuntansi BMN

Gambar 1.2 Alur Akuntansi BMN Sumber: ftp://ftp1.perbendaharaan.go.id/ppakp/MODUL_2008/ ModulSIMAK-BMN I.

Analisis dan Perancangan Sistem 1. Pengertian Analisis Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan

dan

mengevaluasi

permasalahan-permasalahan,

kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya (Jogiyanto, 2005). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya. 2. Tahapan Analisis Dalam analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan, yaitu (Jogiyanto, 2005): 1. Indentify yaitu mengindentifikasi masalah.


-

Mengidentifikasikan penyebab masalah.

-

Mengidentifikasikan titik keputusan.

-

Mengidentifikasikan personil kunci.

20

2. Understand yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. -

Menentukan jenis penelitian.

-

Merencanakan jadwal penelitian.

-

Mengatur jadwal wawancara.

-

Mengatur jadwal observasi.

-

Mengatur jadwal pengambilan sampel.

3. Analyze yaitu menganalisis sistem. -

Menganalisis kelemahan sistem.

-

Menganalisis kebutuhan informasi pemakai atau manajemen.

4. Report yaitu membuat laporan hasil analisis. Tujuan adanya report adalah sebagai pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan, meluruskan kesalahan pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak menurut manajemen, dan meminta persetujuan manajemen untuk melakukan tindak selanjutnya. 3. Pengertian Perancangan Sistem Menurut Scott (2004), “perancangan sistem adalah bagaimana menentukan mencapai

sasaran

yang ditetapkan

yang melibatkan

pembentukan (configuring) perangkat lunak dan komponen perangkat


21

keras sistem dimana setelah pemasangan sistem akan memenuhi spesifikasi yang dibuat pada akhir fase analisis sistem”. Perancangan sistem dapat diartikan sebagai tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem, pendefinisian kebutuhan fungsional, menggambarkan suatu sistem dibentuk, dan menyangkut konfigurasi komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem (Jogiyanto, 2005). Tujuan utama dari perancangan sistem ini adalah: 1. Untuk memberikan kebutuhan kepada pemakai sistem. 2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan merancang bagan yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lain yang terlibat. 4. Tahapan Perancangan Sistem 1. Perencanaan sistem (system planning). 2. Analisis sistem (system analysis). 3. Desain sistem secara umum (general desain). 4. Desain sistem secara terperinci (specific desain). 5. Seleksi sistem (system selection). 6.

Implementasi sistem (system implementation).

7. Perawatan sistem (maintance)


22

5. Pengembangan dan Perencanaan Sistem 1. Pengembangan sistem Kegiatan tinjauan pengembangan sistem dapat berupa menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada (Jogiyanto, 2005). Perlunya pengembangan sistem dikarenakan: 1. Adanya permasalahan (problem) yang timbul pada sistem yang lama. Permasalahan yang timbul ini dapat berupa ketidakberesan dan pertumbuhan organisasi. Pertumbuhan organisasi yang tinggi, akan mempengaruhi kebutuhan informasi yang semakin luas dan volume peningkatan data yang meningkat sehingga perlunya disusun sistem baru karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen. 2. Untuk meraih kesempatan (opportunities). Kecepatan informasi dan efisiensi waktu sangat menentukan berhasil tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan dan peluang. Aplikasi SIMAK pun menjadi kesempatan dan peluang bagi instansi Pemerintah, seperti Gupus-II/Wiltim TNI AD untuk mempermudah menginventarisir persediaan. 3. Adanya instruksi-instruksi (directives). Penyusunan sistem yang baru dapat terjadi karena adanya instruksi dari pimpinan organisasi.


23

Prinsip pengembangan sistem yaitu: 1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen. 2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar dan harus mempertimbangkan 2 hal yaitu semua alternatif yang ada harus diinvestigasi dan investasi yang terbaik harus bernilai. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik. 3. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem. 4. Perencanaan Sistem Perencanaan sistem menyangkut estimasi dari kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana

yang dibutuhkan untuk mendukung

pengembangan sistem. Perencanaan sistem dapat bersifat perencanaan jangka pendek dan perencanaan jangka panjang . Perencanaan sistem dikelompokkan dalam 3 proses utama yaitu: 1. Merencanakan proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana sistem. Perencanaan ini berupa mengkaji tujuan, perencanaan perusahaan, identifikasi proyek sistem, sasaran, kendala, proyek sistem prioritas, dan membuat laporan perencanaan. 2. Menentukan proyek sistem yang akan dikembangkan dan komite pengarah, seperti menunjuk team analis dan mengumumkan proyek pengembangan sistem. 3. Mendefinisikan proyek sistem dilakukan oleh analis sistem. Kegiatan ini seperti menilai kelayakan proyek sistem.


J.

24

Perancangan Bagan Alir Dokumen (flowchart) dan Diagram Arus Data (data flow diagram) 1. Bagan Alir Dokumen (flowchart) Bagan alir dokumen (flowchart) merupakan bentuk aliran dokumen-dokumen yang masuk dan keluar yang saling berhubungan dan akan menghasilkan suatu gambaran mengenai aliran dokumen tersebut. Untuk menggambarkan bagan alir dokumen terdapat simbol-simbol yang mewakili setiap dokumen, kegiatan dan keterangan. Simbol-simbol tersebut apabila digabungkan akan membentuk suatu bagan yang bercerita tentang aliran dokumen dari data menjadi informasi. Tabel 1.1 Simbol-simbol dalam Bagan Alir Dokumen (flowchart)

Simbol dokumen digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen berupa formulir yang digunakan untuk merekam data transakasi. Simbol catatan digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yangdirekam sebelum didalam dokumen atau formulir. Simbol penghubung bagan pada halaman yang sama.

Simbol pengubung bagan pada halaman yang berbeda.

Simbol kegiatan manual digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual fungsifungsi di dalam sistem.


25

Simbol arsip permanen digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi. Simbol keputusan menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam pengolahan data.

Simbol computer process menggambarkan pengolahan data menggunakan komputer.

Simbol keying menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer untuk diproses di dalam komputer. Simbol garis alir menggambarkan arah proses pengolahan data.

Simbol mulai/berakhir menggambarkan awal dan akhir suatu sistem.

Sumber : Sistem Akuntansi, Mulyadi (2008)

2. Diagram Arus Data (data flow diagram/DFD) Diagram arus data (data flow diagram) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD merupakan diagram atau bagan yang digunakan untuk mengembangkan sistem yang terstruktur dan sebagai dokumentasi dari sistem tersebut.


26

Tabel 1.2 Simbol-simbol dalam Diagram Arus Data (data flow

diagram)

a Langganan

order langganan

1 Proses order langganan

Persediaan barang

Sumber :

Simbol kesatuan luar/entitas merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi,atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya. Aliran data atau arus data diberikan simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data, dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

Proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu aliran data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

Penyimpanan data dapat berupa file atau basis di sistem komputer, arsip atau catatan manual, agenda.

Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori & Praktek Aplikasi Bisnis, Jogiyanto (2005)


BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian Penelitian ini merupakan penelitian studi kasus pada Gudang Pusat-II/ Wilayah Timur TNI Angkatan Darat, Surabaya. Penelitian studi kasus merupakan jenis penelitian terhadap suatu objek tertentu dengan mengambil data tertentu pada waktu tertentu yang

hasilnya merupakan gambaran

lengkap dan pengumpulan data berdasarkan objek penelitian.

B. Tempat dan Waktu Penelitian 1. Tempat Penelitian Penelitian dilaksanakan pada Gudang Pusat-II/Wilayah Timur, TNI Angkatan Darat, Surabaya yang beralamatkan di Jl. Kalisosok 20, Surabaya, Jawa Timur. 2. Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Januari – Februari 2014.

C. Subyek dan Obyek Penelitian 1. Subyek penelitian a) Kepala gudang. b) Bagian operasional gudang.

27


28

c) Bagian administrasi. 2. Obyek Penelitian. a) Prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi persediaan. b) Dokumen dan catatan yang digunakan dalam pelaksanaan sistem informasi akuntansi persediaan.

D. Teknik Pengumpulan Data 1. Wawancara. Metode ini menggunakan tanya jawab secara langsung dengan pihak yang mempunyai kaitan dengan obyek penelitian. Dengan menggunakan wawancara, penulis dapat memperoleh data yang komparatif dengan dokumen tertulis dan dalam rangka meningkatkan reliabilitas penelitian. 2. Dokumentasi. Metode ini dilakukan dengan mendokumentasikan data-data Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD dalam bentuk rekaman. Dokumen yang digunakan adalah dokumen sejarah Gupus-II/Wiltim TNI AD, struktur organisasi, tugas dan wewenang (job description), alur aktivitas penerimaan dan pengeluaran asal pergudangan daerah atau rekanan, dan Bentuk BEK yaitu 001-020/BEK. 3. Observasi. Pengumpulan data dengan melihat dan mengamati kegiatan Gudang PusatII/Wiltim TNI AD secara langsung. Kegiatan observasi ini untuk melihat


29

secara langsung praktek SIMAK BMN yang dapat dibandingkan dengan SOP SIMAK BMN yang berlaku di Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD.

E. Jenis data. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Gambaran umum Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD. Gambaran umum Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD diperoleh dari dokumentasi

sehingga

dapat

membantu

proses

penelitian

dalam

memberikan gambaran Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD secara umum. 2. Struktur organisasi. Struktur organisasi diperoleh dari dokumentasi yang diharapkan dapat membantu proses penelitian dalam memberikan gambaran pemisahan, wewenang terkait dengan proses persediaan Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD. 3. Dokumen. Dokumen terkait kegiatan persediaan Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD yang tercatat dalam setiap transaksi. 4. Prosedur yang digunakan. Prosedur yang mengatur sistem persediaan Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD, serta prosedur pengendalian berjalannya sistem yang ditetapkan Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD.


30

F. Teknik Analisis Data. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk menjawab rumusan masalah yang pertama yaitu dengan cara mendeskripsikan sistem SIMAK BMN yang sudah diterapkan didalam Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD. Pendeskripsian sistem yang diterapkan tersebut akan ditampilkan dalam bentuk penjabaran prosedur pelaksanaan SIMAK BMN beserta diagram alir (flowchart) dokumen. 2. Untuk menjawab permasalahan kedua diperlukan identifikasi kelemahan yang dijabarkan dalam tahap-tahap sebagai berikut : a) Mengidentifikasi kelemahan. Langkah

awal yang dilakukan dalam melakukan identifikasi

kelemahan adalah mencari dan mengidentifikasi kelemahan terjadi di dalam sistem persediaan Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD. b) Mengidentifikasi penyebab kelemahan. Setelah menemukan kelemahan yang terdapat pada Gudang PusatII/Wiltim TNI AD melalui analisis pendahuluan terhadap data-data yang diperoleh dari instansi, akan dilakukan identifikasi terhadap penyebab terjadinya kelemahan pada sistem persediaan Gudang PusatII/Wiltim TNI AD. c) Mengidentifikasi titik keputusan. Setelah menemukan penyebab terjadinya kelemahan pada sistem persediaan Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD, langkah berikutnya


31

adalah mengidentifikasi titik keputusan yang dapat diambil untuk memperbaiki kelemahan yang telah diidentifikasikan sebelumnya. d) Mengidentifikasi personil-personil kunci. Setelah menemukan penyebab kelemahan dan menentukan titik keputusan, langkah selanjutnya mengidentifikasi personil kunci baik yang langsung maupun tidak langsung sebagai penyebab kelemahan tersebut. 3. Untuk menjawab permasalahan ketiga, yaitu mengatasi

kelemahan-

kelemahan yang ditemukan pada permasalahan kedua, adalah dengan melakukan alternatif rancangan sistem informasi akuntansi persediaan pada SIMAK BMN. Dalam melakukan perancangan sistem ini akan digunakan langkah pembuatan diagram arus data berdasarkan Kendall (1997), yaitu pembuatan diagram arus data fisik dan arus data logikal. Kendal menyatakan bahwa pembuatan diagram arus data yang optimal adalah berasal dari analisis sistem yang sedang berjalan untuk kemudian dibuatkan rancangan sistem yang baru. Transformasi diagram arus data fisik ke diagram arus data logikal dilakukan pada tahap analisis sistem yng sudah berjalan. Tahap rancangan sistem dimulai dengan pembuatan rancangan diagram arus data logikal yang ditransformasikan kembali dalam bentuk rancangan arus data fisik. Diagram arus data logikal berbeda dengan diagram arus data fisik, diagram arus data logikal menekankan pada proses-proses apa yang terdapat di dalam sistem, sedangkan diagram arus data fisik menekankan pada bagaimana proses dari sistem diterapkan.


32

Rancangan sistem dalam penelitian ini bukanlah merupakan rancangan program yang menggantikan program SIMAK BMN. Adapun, langkah-langkah perancangan sistemnya adalah sebagai berikut: a. Melakukan evaluasi sistem. Evaluasi sistem dilakukan untuk menentukan apakah sistem telah sesuai dengan tujuan dan telah sesuai dengan kebutuhan pemakai. Evaluasi sistem ini dapat dilakukan dengan membandingkan antara tujuan perusahaan dengan sistem yang telah diterapkan untuk mencapai tujuan perusahaan. Ini untuk mengetahui apakah sistem yang telah diterapkan berjalan dengan efektif sehingga dapat membantu operasional perusahaan. Sistem yang baik adalah sistem yang dibuat dan diterapkan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, sehingga kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Selain membandingkan antara tujuan perusahaan dengan sistem yang telah diterapkan, memberikan kuesioner ataupun melakukan tanya jawab dengan pelaksana operasional kegiatan perusahaan pun dapat menjadi bahan evaluasi. b. Membuat desain sistem secara garis besar. Sistem yang telah dipelajari sebelumnya dan didapatkan masalahnya akan dilakukan perancangan sistem baru menggunakan bagan alir dokumen (flowchart) untuk menggambarkan secara umum aliran dokumen di dalam sistem. Kemudian, akan dirancang diagram arus data (data flow diagram) yang menggambarkan data apa saja yang


33

tercipta dari sistem persediaan dan kemana tujuan data tersebut. Diagram arus data akan digambarkan pada level 0. c. Membuat desain sistem secara rinci. Sistem yang telah dirancang menggunakan bagan alir dokumen (flowchart) dan diagram arus data (data flow diagram)

level 0,

kemudian dievaluasi untuk mengetahui kesesuaian dan kemampuan memenuhi kebutuhan pemakai, kemudian akan dibuatkan rancangan sistem secara terinci pada kegiatan-kegiatan yang penting di dalam sistem.


BAB IV GAMBARAN UMUM INSTANSI A. Sejarah Gudang Pusat II/Wilayah Timur TNI AD, Surabaya Gudang Pusat II/Wilayah Timur atau Gupus-II/Wiltim TNI AD merupakan salah satu badan pelaksana Ditbekangad yang melaksanakan tugas pokok membantu Dirbekangad menyelenggarakan kegiatan perbendaharaan bekal mulai dari proses penerimaan, penimbunan, pemeliharaan, dan pengeluaran serta pembuatan administrasi pertanggungjawaban. GupusII/Wiltim TNI AD berlokasi di Jalan Kalisosok No. 20 Surabaya sejak tahun 1956 setelah penjajahan Kolonial Belanda meninggalkan Indonesia, yang mana pada saat itu masih bernama Depo Intendans-2 atau Doint-2. Doint-2 menjadi cikal bakal terbentuknya Gupus-II/Wiltim yang mempunyai tugas pokok yaitu menyelenggarakan kegiatan pergudangan (perbendaharaan), konveksi, dan pemeliharaan bekal-bekal intendans. Doint-2 memiliki tanggung jawab melayani satuan-satuan yang berada di wilayah timur mulai dari Kodam V/Brawijaya, Kodam IX/Udayana, Kodam VII/Wirabuana, Kodam VI/Tanjung Pura, Kodam XVI/Pattimura, dan Kodam XVII/Cenderawasih. Seiring dengan kebutuhan organisasi TNI AD, maka pada tahun 1972 nama Doint-2 berubah nama menjadi Depo Perbekalan-2 atau Dobek-2 yang memiliki tugas pokok sama dengan Doint-2.

Dengan adanya validasi

organisasi TNI AD pada tahun 1985 antara lain penggabungan Corps Intendans dan Corps Angkutan menjadi Corps Pembekalan Angkutan maka 34


35

nama Dobek-2 berubah nama menjadi Gupus-II/Wiltim yang dipimpin oleh seorang Koordinator Gupus dengan pangkat Letnan Kolonel Cba, yang memiliki tugas pokok membantu Dirbekangad dalam menyelenggarakan perbendaharaan bekal. Berdasarkan Keputusan Kasad Nomor KEP/28/VI/2007 tanggal 26 Juni 2007, tentang organisasi dan tugas Gupus Ditbengkad, antara lain berisi tentang perubahan eselon pimpinan Gupus yang semula Koordinator Gupus menjadi Kagupus dengan pangkat Kolonel Cba. Tugas pokok GupusII/Wiltim TNI AD yaitu menyelenggarakan kegiatan perbendaharaan bekal untuk melayani kebutuhan satuan-satuan yang berada di wilayah timur mulai dari Kodam V/Brawijaya sampai Kodam XVII/Cenderawasih, namun hingga saat ini Gupus-II/Wiltim hanya menyelenggarakan kegiatan perbendaharaan bekal Kaporlap secara terbatas (Sepatu Lapangan) yang melayani Kodam V/Brawijaya, dari gambaran tersebut menunjukkan bahwa Gupus-II/Wiltim belum diberdayakan secara optimal.


36

B. Struktur Organisasi Struktur organisasi yang ada pada Gudang Pusat II/Wilayah Timur, adalah sebagai berikut: KAGUPUS ESELON PEMIMPIN ESELON PEMBANTU PEMIMPIN

KABAG UM

KABAG MINBEN ESELON PELAYANAN

KASI URDAL ESELON PELAKSANA

KAGUD KANPERMIN

KAGUD KAPSUSSATLAP

KAGUD ALSATRI/ATK-G

KAGUD TRANSBALKIR

KAGUD MATANG

KAGUD KAPOR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Gudang Pusat II/Wilayah Timur, Surabaya

C. Deskripsi Tugas dan Wewenang (Job Description) Tugas dan wewenang bagian dalam struktur organisasi Gudang Pusat II/ Wilayah Timur, Surabaya adalah: 1. Kepala Gudang Pusat (KAGUPUS). a) Memimpin, mengkoordinasikan, mengendalikan, dan mengawasi segala usaha, pekerjaan, dan kegiatan di lingkungan Gupus Ditbekangad. b) Menyelenggarakan gudang Bekang.

segala

kegiatan

administrasi

perbendaharaan


37

c) Menyelenggarakan segala usaha, pekerjaan, dan kegiatan pengamanan terhadap bekal/materiil, instalasi dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas pokok. d) Melaksanakan pengawasan dan pengendalian terhadap kesatuannya dalam rangka meningkatkan pelaksanaan tugas pokok. e) Menyelenggarakan segala usaha, kegiatan, dan pekerjaan latihan dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas pokok. 2. Kepala Bagian Umum (KABAGUM). a) Menyelenggarakan kegiatan pengamanan dan latihan dalam rangka mendukung tugas pokok Gupus. b) Menyelenggarakan administrasi dan logistik secara umum dalam rangka meningkatkan kesejahteraan personel Gupus. c) Menyelenggarakan kegiatan fungsi pembinaan personel Gupus. d) Menyelenggarakan kegiatan pengawasan, pengendalian dalam setiap pelaksanaan tugas. e) Merencanakan,

mengkoordinasikan,

pembinaan teritorial terbatas.

dan

melaksanakan

kegiatan


38

3. Kepala Bagian Administrasi Perbendaharaan (KABAG MINBEN). a) Menyelenggarakan segala usaha pekerjaan dan kegiatan dalam rangka pengawasan dan pengendalian Bekal/Materiil yang berkaitan dengan fungsi pergudangan. b) Menyelenggarakan segala usaha pekerjaan dan kegiatan administrasi yang berkaitan dengan penerimaan, penimbunan, pemeliharaan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban sesuai ketentuan yang berlaku. c) Menyelenggarakan segala usaha pekerjaan dan kegiatan dalam rangka tertib administrasi serta pembuatan buku pertanggungjawaban pada setiap komiditi bekal. d) Menyampaikan

saran

kepada

Kagupus

tentang

administrasi

perbendaharaan bekal Bekang yang ada pada gudang komoditi sesuai kondisi maupun jumlahnya. 4. Kepala Seksi Urusan Dalam (KASI URDAL). a) Menyelenggarakan kegiatan tata usaha di Magupus. b) Menyelenggarakan kegiatan Bintal dan Binroh di Magupus. c) Menyelenggarakan kegiatan urusan dalam dan kemarkasan Magupus. d) Menyelenggarakan kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana Magupus secara terbatas.


39

5. Kepala Gudang Makanan dan Perminyakan (KAGUD KANPERMIN). a) Melaksanakan

penerimaan,

pemeliharaan

bekal

makanan

dan

perminyakan sesuai perintah penerimaan bekal. b) Mengatur penimbunan bekal makanan dan perminyakan sesuai jenis dan sifatnya. c) Mengeluarkan bekal makanan dan perminyakan sesuai perintah pengeluaran bekal. d) Menyelenggarakan administrasi pergudangan bekal makanan dan perminyakan sesuai ketentuan yang berlaku.. 6. Kepala Gudang Perlengkapan Perorangan (KAGUD KAPOR). a) Melaksanakan penerimaan bekal Kapor sesuai perintah penerimaan bekal dan mengatur penimbunan bekal Kapor sesuai jenis dan sifatnya. b) Mengeluarkan bekal Kapor sesuai perintah pengeluaran bekal. c) Menyelenggarakan administrasi pergudangan bekal Kapor sesuai ketentuan yang berlaku. 7. Kepala Gudang Perlengkapan Khusus dan Kesatuan Lapangan (KAGUD KAPSUSSATLAP). a) Melaksanakan

penerimaan

bekal

Kapsussatlap

sesuai

perintah

penerimaan bekal dan mengatur penimbunan bekal Kapsussatlap sesuai jenis dan sifatnya.


40

b) Mengeluarkan bekal Kapsussatlap sesuai perintah pengeluaran bekal. c) Menyelenggarakan administrasi pergudangan bekal Kapsussatlap sesuai ketentuan yang berlaku. 8. Kepala Gudang Alat Ksatrian/Alat Tulis Kantor-Gambar (KAGUD ALSATRI/ATK-G). a) Melaksanakan penerimaan bekal Alsatri/ATK-G sesuai perintah penerimaan bekal

dan mengatur penimbunan bekal Alsatri/ATK-G

sesuai jenis dan sifatnya. b) Mengeluarkan bekal Alsatri/ATK-G sesuai perintah pengeluaran bekal. c) Menyelenggarakan administrasi pergudangan bekal Alsatri/ATK-G sesuai ketentuan yang berlaku. 9. Kepala Gudang Materiil Angkutan (KAGUD MATANG). a) Melaksanakan

penerimaan

Materiil

Angkutan

sesuai

perintah

penerimaan dan mengatur penimbunan Materiil Angkutan sesuai jenis dan sifatnya. b) Melaksanakan pemeliharaan Materiil Angkutan. c) Mengeluarkan Materiil Angkutan sesuai perintah pengeluaran. d) Menyelenggarakan administrasi pergudangan Materiil Angkutan sesuai ketentuan yang berlaku.


41

e) Melaksanakan kegiatan pengawasan dan pengendalian personel digudangnya. 10. Kepala

Gudang

Transit

Pengembalian

Barang

Afkir

(KAGUD

TRANSBALKIR). a) Melaksanakan penerimaan Bekal/Materiil Angkutan pengadaan baru dari rekanan untuk diadakan pemeriksaan oleh tim Komisi maupun pengembalian barang afkir sesuai perintah. b) Mengatur penimbunan Bekal/Materiil Angkutan sesuai jenis dan sifatnya. c) Mengeluarkan Bekal/Materiil Angkutan sesuai perintah pengeluaran. d) Menyelenggarakan administrasi pergudangan Bekal/Materiil Angkutan sesuai ketentuan yang berlaku. D. Gambaran Umum Alur Aktivitas Gupus-II/Wiltim TNI AD Gambaran umum alur aktivitas Gupus-II/Wiltim TNI AD, dapat dibedakan menjadi 2 aktivitas utama, yaitu: Aktivitas Penerimaaan

dan

Aktivitas Pengeluaran Bekal Asal Pergudangan Daerah atau Rekanan (Kecuali Perminyakan) yang merupakan implementasi dari aktivitas-aktivitas utama Gupus-II/Wiltim TNI AD. Berkenaan dengan istilah-istilah dokumen dan akronim yang berbeda dengan dunia bisnis, pada setiap alur akan diberikan keterangan tambahan yang diharapkan dapat mempermudah pemahaman pada alur-alur tersebut.


42

Berikut dibawah ini adalah skema/diagram alur aktivitas GupusII/Wiltim TNI AD: 1. Skema Alur Penerimaan Bekal asal Pergudangan daerah atau Rekanan (Kecuali perminyakan).

BENDAWISESA

KJB

REKANAN

002/BEK

TIM KOMISI

BENDAHARAWAN 002/BEK 003/BEK SP KOMISI

019/BEK

KAGUD TRANSBALKIR

SA,SJ, FAKTUR

004/BEK 005/BEK

KAGUD KOMODITI

Keterangan 002/BEK 003/BEK 004/BEK 005/BEK 019/BEK SP Komisi SA SJ KJB

: : Perintah Penerimaan dan Pengeluaran : Berita Acara Pengujian Penerimaan Bekal/Materiil Bekang. : Kartu Persediaan atau Penimbunan. : Buku Pertanggungjawaban Kebendaan. : Daftar dari Bukti Penerimaan atau Pengeluaran. = Surat Perintah Komisi = Surat Angkut = Surat Jalan = Kontrak Jual Beli

garis penugasan garis koordinasi

Gambar 2.2 Alur Penerimaan Bekal asal Pergudangan daerah atau Rekanan. Sumber:

Naskah Sementara Buku Petunjuk Teknik tentang Penyelenggaraan Administrasi Perbendaharaan Bekal/Materiil Bekang.

Deskripsi Alur : Bendawisesa yang mana dalam hal ini adalah Dirbekangad akan mengirimkan surat Perintah Penerimaan Bekal (002/BEK) kepada Bendaharawan yaitu Kagupus II/Wiltim untuk menerima Bekal/Materiil. Bendawisesa kemudian memilih Tim Komisi dan memberikan petunjuk


43

tentang penerimaan Bekal/ Materiil. Tim Komisi akan memeriksa jenis dan jumlah Bekal/ Materiil sesuai dengan Perintah Penerimaan atau Pengeluaran (002/BEK), Berita Acara Pengujian Penerimaan Bekal (003/BEK), dan SP Komisi. Bekal/ Materiil kemudian dikirimkan kepada Bendaharawan dan setelah Bekal/Materiil telah sampai di Gupus-II/Wiltim TNI AD, Bekal/Materiil diperiksa sesuai dengan data Perintah Penerimaan atau Pengeluaran (002/BEK) dan Berita Acara Pengujian Penerimaan Bekal

(003/BEK).

Setelah

Bekal/Materiil

sesuai

dengan

data,

Bekal/Materiil akan diserahkan kepada Kagud Transbalkir untuk ditransitkan terlebih dahulu yang dilengkapi dengan Daftar dari Bukti Penerimaan atau Pengeluaran (019/BEK). Selanjutnya, di Kagud Transbalkir Bekal/ Materiil akan dibagikan sesuai dengan masing-masing Kagud Komiditi. Pembagian Bekal/Materiil kepada Kagud Komoditi ini akan dilengkapi dengan Buku Persediaan atau Penimbunan (004/BEK) dan Buku Pertanggungjawaban Kebendaan (005/BEK). Selain berkaitan dengan Bendaharawan, Bendawisesa juga menjalin kerjasama dengan Rekanan. Rekanan dalam hal ini melakukan proses produksi untuk memenuhi kebutuhan personel TNI AD. Bendawisesa pun melakukan kontrak jual beli dengan rekanan. Kontrak kerjasama yang sudah terjalin ini, membuat rekanan dapat langsung mengirimkan barang Bekal/Materiil sesuai dengan perintah Bendawisesa dan dalam pengiriman tersebut akan disertai surat angkutan, surat jalan, dan faktur.


44

2. Skema Alur Pengeluaran Bekal asal Pergudangan daerah atau Rekanan (Kecuali perminyakan).

BENDAWISESA

002/BEK

TIM KOMISI

BENDAHARAWAN 002/BEK 008/BEK SP Komisi Pengiriman SP Pengawalan

005/BEK 007/BEK 008/BEK 020/BEK

KAGUD KAPOR

004/BEK 018/BEK

BEKANG KOTAMA

Keterangan : 002/BEK : Perintah Penerimaan dan Pengeluaran 004/BEK : Kartu Persediaan atau Penimbunan. 005/BEK : Buku Pertanggungjawaban Kebendaan. 007/BEK : Bukti Pengeluaran atau Pengiriman Bekal diambil sendiri. 008/BEK : Berita Acara Pengiriman Bekal dengan Tim Komisi. 020/BEK : Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran. SP Komisi Pengiriman = Surat Perintah Komisi Pengiriman. SP Pengawalan = Surat Perintah Pengawalan.

Gambar 2.3 Sumber:

garis penugasan garis koordinasi

Alur Pengeluaran Bekal asal Pergudangan daerah atau Rekanan

Naskah Sementara Buku Petunjuk Teknik tentang Penyelenggaraan Administrasi Perbendaharaan Bekal/Materiil Bekang.

Deskripsi Alur : Selain aktivitas penerimaan Bekal/Materiil, di Gupus-II/Wiltim TNI AD pun melakukan aktivitas pengeluaran Bekal/Materiil berdasarkan surat perintah dari Bendawisesa. Pengeluaran barang dari Gupus-II/Wiltim TNI AD tidak berdasarkan permintaan setiap satuan kerja, yaitu Bekang


45

Kotama. Bekang Kotama tidak bisa meminta secara langsung kepada Gupus-II/Wiltim TNI AD untuk mengeluarkan Bekal/Materiil, tetapi Bekang Kotama dapat meminta kepada Bendawisesa. Kemudian, Bendawisesa akan menindaklanjuti dan akan membuatkan surat tembusan kepada Gupus-II/Wiltim TNI AD dan Bekang yaitu Surat Penerimaan atau Pengeluaran

(002/BEK).

Proses

pengiriman

Bekal/Materiil

dapat

dilakukan dengan pengawalan ataupun tidak dengan pengawalan, ini tergantung dari lokasi yang melakukan permintaan akan Bekal/Materiil dan tergantung dari surat perintah Bendawisesa. Ketika Surat Penerimaan atau Pengeluaran (002/BEK) telah sampai pada Bendaharawan, maka Bendaharawan akan segera memprosesnya dan akan memberikan perintah kepada Kagud Kapor untuk mengeluarkan Bekal/Materiil sesuai dengan petunjuk. Kemudian, Kagud Kapor akan mengeluarkan Bekal/Materiil sesuai dengan Kartu Persediaan atau Penimbunan (004/BEK) dan melakukan Daftar Pengepakan (018/BEK). Setelah Bekal/Materiil telah siap, maka Bekal/Materiil akan dikirimkan kepada Bekang Kotama. E. Bentuk-Bentuk BEK. Dalam melaksanakan tugas pokoknya, Bendaharawan baik tingkat pusat maupun tingkat daerah menggunakan bentuk-bentuk BEK yang telah ditentukan`maupun sarana dan prasana pendukung seperti ATK, alsintor, alsatri, alat pergudangan, alat ukur, dan alat pemadam kebakaran.


46

Tabel 2.1 Bentuk-bentuk BEK

Bentuk BEK

Nama Dokumen

001/BEK

Daftar Rencana Penyediaan

002/BEK

Perintah Penerimaan atau Pengeluaran.

003/BEK

Berita Acara Pengujian Penerimaan Bekal.

004/BEK

Kartu Persediaan atau Timbunan.

005/BEK

Buku Pertanggungjawaban Kebendaan

006/BEK

Daftar Permintaan Bekal.

007/BEK

Bukti Pengeluaran atau Pengiriman Bekal diambil sendiri.

008/BEK

Berita Acara Pengiriman Bekal dengan Tim Komisi.

009/BEK

Berita Acara Penentuan Pembukuan atau Pembuatan.

010/BEK

Keterangan Perwakilan.

011/BEK

Berita Acara Serah Terima atau Pencocokan.

012/BEK

Rekapitulasi Bekal Serah Terima atau Pencocokan.

013/BEK

Berita Acara Selisih Serah Terima atau Pencocokan.

014/BEK

Berita Acara Pengujian Bekal dari Pengiriman.

015/BEK

Berita Acara Pengujian Keadaan Bekal.

016/BEK

Berita Acara Penghapusan Bekal.

017/BEK

Daftar Kegiatan yang dilaksanakan oleh Komisi.

018/BEK 019/BEK

Daftar Pengepakan. Daftar dari Bukti Penerimaan atau Pengeluaran.

020/BEK

Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran.

Sumber : Naskah Sementara Buku Petunjuk Teknik tentang Penyelenggaraan Administrasi Perbendaharaan Bekal/ Materiil Bekang.


BAB V PEMBAHASAN A. Deskripsi Penerapan Aplikasi SIMAK BMN di Gudang Pusat II/ Wilayah Timur TNI AD, Surabaya. Penggunaan aplikasi Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi (SIMAK) Barang Milik Negara di Gupus-II/Wiltim TNI AD dimulai sejak tahun 2008 dan dioperasikan oleh 2 orang. Pada tahun 2008, Kementrian Pertahanan (Kemenhan) membuat suatu aplikasi yang bernama SIMAK BMN, yang mana dengan adanya SIMAK BMN ini diharapkan dapat menghasilkan informasi sebagai alat pertanggungjawaban atas pelaksanaan APBN dan pelaporan manajerial. Sepanjang perjalanan aplikasi SIMAK Kemenhan ini dianggap kurang valid karena didalam sistem tersebut tidak menghasilkan biaya penyusutan. Sesuai dengan perkembangan teknologi dan perkembangan akuntansi, pada tahun 2013 Kementrian Keuangan (Kemenkeu) membuat aplikasi SIMAK terbaru. Berbeda dengan SIMAK Kemenhan, aplikasi SIMAK yang disediakan oleh Kemenkeu kini terdapat biaya penyusutan. Aplikasi SIMAK Kemenkeu 2013 dianggap sebagai aplikasi yang lebih berkompeten dan lebih terupdate dibandingkan dengan aplikasi SIMAK yang disediakan oleh Kemenhan 2008. Aplikasi SIMAK Kemenkeu selalu mengalami sistem update setiap tahun, sehingga dapat selalu mengalami pembaharuan. Sistem update yang dilakukan di aplikasi SIMAK lebih kepada spesifikasi 47


48

kode-kode nomor dan jenis barang dalam SIMAK sehingga lebih mendetail lagi. Pengoperasian SIMAK di Gupus-II/Wiltim TNI AD ini, tidak terjadi begitu saja tetapi perlu dilakukannya pelatihan atau sosialisasi terlebih dahulu. Pelatihan atau sosialiasasi ini berguna untuk memperkenalkan aplikasi SIMAK kepada para TNI AD, sehingga para TNI AD dapat mengoperasikan aplikasi SIMAK dan dapat membantu dalam mengontrol dan menginventarisir Barang Milik Negara yaitu persediaan di Gupus-II/Wiltim TNI AD. Didalam pelatihan atau sosialisasi ini diajarkan bagaimana cara mengoperasikan aplikasi SIMAK, menginputkan data, dan mentransfer data. Sehingga ketika dilokasi, operator dapat langsung menjalankan aplikasi SIMAK. Meskipun telah dilakukan pelatihan ataupun sosialisasi, tetap saja terdapat kendala dalam mengoperasikan aplikasi SIMAK. Kendala teknis yang pernah terjadi di Gupus-II/Wiltim TNI AD dalam mengoperasikan aplikasi SIMAK adalah ketika ingin mentransfer data SIMAK. Dalam proses transfer data harus mendapatkan verifikasi atau ijin dari pihak Direktorat. Setelah mendapatkan ijin dari Direktorat maka

bidang administrasi

perbendaharaan (Minben) dapat mencetak laporan keuangan dalam bentuk hardcopy

dan

dapat

meminta

otorisasi

kepada

Kagupus.

menyelesaikan kendala dalam pengoperasian SIMAK ini, operator akan

Untuk


49

menghubungi pihak Direktorat bagian logistik dan meminta petunjuk untuk membantu menyelesaian kendala tersebut. Penyelesaian ini dilakukan melalui via telepon, dan pihak Direktorat akan membantu menyelesaikan kendala dengan cara menuntun melalui telepon, sehingga operator SIMAK di GupusII/Wiltim

TNI

AD

hanya

perlu

mengikuti

tahapan-tahapan

yang

diperintahkan oleh pihak Direktorat. Namun, secara keseluruhan penggunaan aplikasi SIMAK ini sangat membantu dalam pengoperasian terutama dalam pengolahan data atau dokumen sehingga dapat menghasilkan suatu informasi. 1. Penginputan Data Bekal/Materiil ke dalam Aplikasi SIMAK. Terjadinya

kegiatan

penerimaan

maupun

pengeluaran

Bekal/Materiil di Gupus-II/Wiltim TNI AD, akan memperoleh suatu data atau dokumen yang mendukung terjadinya kegiatan penerimaan dan pengeluaran Bekal/Materiil. Setiap data Bekal/Materiil yang diterima, baik dari kegiatan penerimaan maupun pengeluaran akan selalu diinputkan secara langsung oleh operator ke dalam aplikasi SIMAK, sehingga data pun akan diproses secara otomatis. Dan untuk mencocokkan data yang berasal dari aplikasi SIMAK dengan keadaan barang yang berada digudang

Gupus-II/Wiltim

TNI

AD,

dapat

dilakukan

dengan

membandingkan catatan yang berasal dari pihak gudang dengan data SIMAK. Dan selama ini, data antara gudang dan SIMAK selalu sama, tidak pernah berbeda. Operator SIMAK ini merupakan bagian dari administrasi perbendaharaan (Minben).


50

2. Aplikasi SIMAK BMN dan Aplikasi Khusus Persediaan. Selain Aplikasi SIMAK yang berasal dari Kemenkeu, di GupusII/Wiltim TNI AD juga menggunakan aplikasi khusus persediaan yang masih menjadi bagian dalam SIMAK BMN Kemenkeu. Dalam menjalankan aplikasi khusus persediaan dan menjalankan aplikasi SIMAK BMN Kemenkeu, selalu memiliki tahapan yang sama yaitu: a) Membuat tabel Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Barang Wilayah (UAPPB-W). Pembuatan UAPPB-W adalah untuk mengetahui unit akuntansi BMN pada tingkat atau unit kerja lain di wilayah yang ditetapkan sebagai koordinator. Dalam pengaturan UAPPB-W ini harus dilakukan sesuai dengan kode lokasi dan nama UAPPB-W untuk instansi yang menggunakan aplikasi SIMAK ini. Dan dalam membuat UAPPB-W ini, harus mengisikan sesuai dengan Komando Utama (Kotama). b) Membuat tabel Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Barang (UAKPB). Pembuatan UAKPB adalah untuk mengetahui unit akuntansi BMN pada tingkat satuan kerja (kuasa pengguna barang) yang memiliki wewenang untuk mengurus dan menggunakan BMN. Dalam UAKPB pun terdapat kode dan nama unit akuntansi pengguna barang, dan mengisikan UAKPB harus sesuai dengan Komando Utama (Kotama).


51

c) Membuat user ID baru. Pembuatan ID baru ini untuk membuat kembali sistem Login yang baru baik username dan password baru. Sehingga dengan adanya login baru dapat menjadi bagian pengendalian intern karena tidak sembarang orang dapat membuka aplikasi SIMAK. d) Membuat referensi penandatanganan. Referensi penandatangan ini untuk mengetahui siapakah yang menjadi penanggungjawab UAKPB dan mengelola barang persediaan. Dalam penandatangan ini harus dilengkapi dengan Nama, Jabatan, NIP, Kota, Tanggal isi, dan Tanggal setuju. Selain persamaan tersebut, adapun perbedaan antara aplikasi khusus persediaan dengan aplikasi SIMAK Kemenkeu yaitu: a) Dalam aplikasi khusus persediaan SIMAK, terdapat suatu kegiatan yang harus membuat referensi tabel barang. Referensi tabel barang ini akan berisi daftar kode barang persediaan, dan dalam data tersebut akan berisi SS Kelompok barang, kode barang, nama barang, dan satuan. b) Adanya transaksi persediaan dalam aplikasi khusus persediaan SIMAK. Transaksi ini berupa persediaan masuk, persediaan keluar, koreksi, hasil opname fisik, penghapusan usang atau rusak, dan konversi hasil migrasi.


52

c) Dalam aplikasi SIMAK Kemenkeu, terdapat suatu kegiatan yang harus membuat tabel ruangan. Tabel atau daftar ruangan ini berisi kode dan nama barang, nama penanggungjawab ruangan, dan NIP penanggungjawab ruangan. d) Ketika ingin melakukan suatu kegiatan seperti transfer masuk dan transfer keluar, ini dilakukan di aplikasi SIMAK Kemenkeu. Untuk transaksi keluar, terlebih dahulu kita harus membuat tabel Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Barang (UAKPB) kepada Satuan Kerja (SATKER)

yang akan dituju. Dalam pengisian ini, kita akan

mengisikan Kode Satker, dan memilih transaksi keluar. Dalam transaski keluar tersebut, kita akan mengisi data barang yang akan ditansfer keluar. Setelah data dianggap benar, maka data dapat dikirim secara langsung. Dan dalam berita transfer keluar akan ada laporan Arsip Data Komputer (ADK). Sedangkan untuk transaksi transfer masuk, yang mana hanya menerima transfer masuk, maka aplikasi SIMAK Kemenkeu menggunakan Arsip Data Komputer (ADK). Dalam transaksi transfer masuk ini, kita hanya perlu meng-klik tombol tambah dan hanya perlu memastikan bahwa ADK transfer keluar sudah siap dan sesuai dengan UAKPB tujuan, setelah itu data akan masuk secara otomatis dan kita hanya perlu menyimpannya. Kemudian, akan ada pemberitahuan tentang proses transfer.


53

3. Perbedaan Teori Persediaan TNI AD dengan Persediaan Pada Umumnya. Pada umumnya, persediaan yang sering diketahui adalah persediaan untuk perusahaan dagang dan manufaktur, tetapi ada pula persediaan untuk instansi pemerintah seperti TNI AD. Pada perusahaan dagang yang aktivitas operasionalnya hanya membeli dan menjual barang-barang tanpa mengubah bentuk fisik dan memberi nilai tambah, maka yang dianggap sebagai persediaan adalah segala barang yang dimiliki dengan tujuan untuk dijual pada periode yang akan datang. Sedangkan, untuk perusahaan manufaktur persediaan dibagi menjadi 3 bagian yaitu, persediaan bahan baku yang diperoleh untuk proses produksi, persediaan barang setengah jadi, dan persediaan barang jadi, sehingga barang jadi tersebut kemudian siap untuk dijual. Untuk instansi pemerintah seperti TNI AD, tidak ada kegiatan jual beli seperti yang dilakukan diperusahaan dagang. Persediaan yang dimiliki merupakan proses atau produksi sendiri oleh Rekanan dan persediaan Bekal/Materiil TNI AD tidak untuk diperjualbelikan secara umum, sehingga ini Bekal/Materiil pun bersifat khusus untuk memenuhi kebutuhan personel TNI AD. Selain aktivitas operasional yang berbeda, persediaan yang digunakan oleh perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur pun sesuai dengan PSAK N0. 14 yang didefinisikan sebagai aktiva tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, aktiva dalam proses produksi, dan


54

aktiva dalam bentuk bahan perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi. Sedangkan untuk instansi TNI AD, Persediaan adalah aset lancar dalam bentuk barang atau perlengkapan yang dimaksudkan kegiatan operasional pemerintah dan barang-barang tersebut dimaksudkan untuk dijual atau diserahkan dalam rangka pelayanan kepada masyarakat. Dokumen atau catatan yang digunakan pun berbeda, apabila dokumen dan catatan yang digunakan dalam perusahaan manufaktur seperti kartu gudang, kartu persediaan, dan jurnal umum, sedangkan dokumen yang digunakan oleh TNI AD bersifat khusus dengan adanya 001/BEK – 020/BEK, seperti perintah penerimaan atau pengeluaran, buku pertanggungjawaban kebendaan, berita acara pengiriman Bekal dengan Tim Komisi. Ini menunjukkan dokumen atau catatan yang akan digunakan tergantung kepada setiap aktivitas operasional perusahaan atau instansi. Selain perbedaan aktivitas operasional dan dokumen yang digunakan, terdapat perbedaan fungsi atau bagian dalam perusahaan dagang dan manufaktur dengan instansi pemerintah. Apabila di dalam perusahaan manufaktur terdapat bagian utang, bagian produksi, dan bagian jurnal, tetapi di instansi pemerintah seperti TNI AD setiap kegiatan administrasi dilakukan di bagian administrasi perbendaharaan (Minben) sehingga semua terpusat menjadi 1 bagian.


55

Tabel 3.1 Perbandingan Dokumen Sistem Persediaan Perusahaan dengan

Gupus-II/Wiltim TNI AD. Nama No. Dokumen (Teori) 1

Nama

Dokumen

(Gupus-II/Wiltim)

Laporan Rekapitulasi Produk Selesai Penerimaan Pengeluaran (020/BEK).

Kesetaraan Fungsi Dokumen Ya √

atau

2

Kartu Gudang. Buku Pertanggungjawaban Kebendaan (005/BEK).

√

3

Kartu Persediaan.

√

Sumber :

Kartu Persediaan atau Penimbunan (004/BEK)

Data diolah

Keterangan

Tidak Dokumen ini mencatat seluruh data rekapitulasi penerimaan dan pengeluaran. Barang/Materill pada akhir semester. Dokumen ini mencatat jumlah keseluruhan persediaan Bekal/Materiil Bekang . Dokumen ini mencatat jumlah Bekal/Materiil Bekang yang telah diterima dan dikeluarkan sehingga mengetahui sisa Bekal/Materiil.


56

4. Flowchart Penerimaan dan Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang. 4.1 Dokumen yang digunakan dalam Flowchart Penerimaan. Adapun beberapa dokumen yang digunakan dalam penerimaan Bekal/Materiil Bekang ini dilengkapi arti, fungsi, dan rangkap dokumen sehingga dapat memudahkan dalam memahami aktivitas ini. Tabel 3.2 Dokumen yang digunakan dalam Flowchart Penerimaan. Rangkap

Keterangan


1

Dokumen ini berisi tentang perintah untuk menerima Bekal/Materiil Bekang sesuai petunjuk Bendawisesa.

003/BEK

Berita Acara Pengujian Penerimaan Bekal/Materiil.

8

Dokumen ini mencatat tentang keadaan Bekal yang dibawa oleh Tim Komisi dalam keadaan baik atau tidak baik sebelum dilakukannya pengiriman.

3.

004/BEK

Kartu Persediaan atau Penimbunan.

2

Dokumen ini mencatat jumlah Bekal/Materiil Bekang yang telah diterima dan dikeluarkan sehingga mengetahui sisa Bekal/ Materiil.

4.

005/BEK

Buku Pertanggungja waban Kebendaan.

1

Dokumen ini mencatat jumlah keseluruhan persediaan Bekal/Materiil Bekang .

5.

017/BEK


1

Dokumen ini mencatat kegiatan yang dilakukan Tim Komisi selama melaksanakan pengiriman Bekal/Materiil.

No

Bentuk BEK

Nama Dokumen

1.

002/BEK

2.


57

6.

019/BEK

Daftar dari Bukti Penerimaan atau Pengeluaran.

1

Dokumen ini mencatat nomor urut bukti dokumen dari kegiatan penerimaan atau pengeluaran Bekal/Materiil.

7.

020/BEK


1

Dokumen ini mencatat seluruh data rekapitulasi penerimaan dan pengeluaran. Barang/Materiil pada akhir semester.

8.

SP Komisi Penerimaan

Surat Perintah Komisi Penerimaan.

1

Surat perintah Tim Komisi, untuk menerima Bekal/ Materiil Bekang.


58

4.2 Flowchart Penerimaan Bekal/Materiil Bekang. Bendawisesa

Mulai

2

002/BEK

Adanya permintaan Bekal/Materiil dari Bendaharawan


Permintaan dari Bendaharawan

Melakukan verifikasi formulir penerimaan Bekal/Materiil

Merencanakan penerimaan Bekal/Materiil dan menentukan Tim Komisi Penerimaan

Sesuai formulir penerimaan

Tidak

Memberi petunjuk kepada Tim Komisi

Ya

Membuat 002/BEK dan surat perintah komisi penerimaan

Membuat 003/BEK

002/BEK SP Komisi Penerimaan

002/BEK 003/BEK terotorisasi SP Komisi Penerimaan

Memberikan petunjuk pelaksanaan penerimaan Bekal/Materill kepada Tim Komisi

3

Melakukan pemeriksaan formulir penerimaan

Bekal/Materiil

002/BEK SP Komisi Penerimaan Permintaan dari Bendaharawan

1 N

Keterangan: 002/BEK : Perintah Penerimaan atau Pengeluaran. 003/BEK : Berita Acara Pengujian Penerimaan Bekal/Materiil Bekang. SP Komisi Penerimaan : Surat Perintah Komisi Penerimaan.

Gambar 3.1a Gambaran Flowchart Penerimaan Bekal/Materiil Bekang.


59

Tim Komisi

1

3

002/BEK

002/BEK


003/BEK terotorisasi SP Komisi Penerimaan

Mempelajari Surat Perintah dan petunjuk dari Bendawisesa mengenai pelaksanaan penerimaan Bekal/Materiil

Tim Komisi menggandakan 003/BEK sebanyak 8 rangkap

Memeriksa dan mencocokkan Bekal/Materill sesuai 002/BEK

8 7 6 5 4

5

3 2

002/BEK 1 003/BEK


002/BEK

2

N

administrasi

SP Komisi Penerimaan N

untuk penagihan kas

4


Gambar 3.1b Gambaran Flowchart Penerimaan Bekal/Materiil Bekang.


Bendaharawan

60

Kagud Transbalkir

6

4

1 004/BEK 005/BEK

002/BEK 2 003/BEK SP KomisiPenerimaan

017/BEK 019/BEK 020/BEK

Memeriksa dan mencocokkan Bekal dengan 002/BEK dan menyiapkan administrasi seperti 004,005,017,019,020/BEK

Transbalkir memeriksa Bekal/Materiil Bekang sesuai dengan 017,019,020 BEK

SP Komisi Penerimaan 002/BEK 2 003/BEK 2 1 004/BEK 005/BEK

N

Mensortir dan membagikan Bekal/Materiil sesuai masing-masing Kagud Komiditi dengan 004,005/BEK

017/BEK 019/BEK 020/BEK 1 004/BEK 005/BEK 017/BEK 019/BEK

6

7

020/BEK N

8

9

Laporan Keuangan

Memeriksa dan mengotorisasi Laporan Keuangan

Laporan Keuangan N

Selesai

Keterangan: 002/BEK : Perintah Penerimaan atau Pengeluaran. 003/BEK : Berita Acara Pengujian Penerimaan Bekal/Materiil Bekang. 004/BEK : Kartu Persediaan atau Penimbunan. 005/BEK : Buku Pertanggungjawaban Kebendaan. 017/BEK : Daftar Kegiatan yang dilaksanakan oleh Komisi. 019/BEK : Daftar dari Bukti Penerimaan atau Pengeluaran. 020/BEK : Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran SP Komisi Penerimaan : Surat Perintah Komisi Penerimaan.

Gambar 3.1c Gambaran Flowchart Penerimaan Bekal/Materiil Bekang.


Kagud Komoditi

61

Kabag Minben-SIMAK

5

7

8

019/BEK 1 004/BEK

8 003/BEK

020/BEK

005/BEK

Memeriksa Bekal/Materiil sesuai 004,005/BEK Menginputkan data dari 003,019,020 BEK ke dalam aplikasi SIMAK

Verifikasi Bekal/Materiil sesuai 004,005/BEK

Tidak Laporan kepada Kagud Transbalkir

Ya

Data SIMAK

Menyimpan Bekal/Materiil di gudang

Membuat laporan keuangan tercetak

1 004/BEK 005/BEK

Laporan Keuangan N

8 003/BEK 019/BEK

9

020/BEK

Keterangan: 003/BEK 004/BEK 005/BEK 019/BEK 020/BEK

: Berita Acara Pengujian Penerimaan Bekal/Materiil Bekang. : Kartu Persediaan atau Penimbunan. : Buku Pertanggungjawaban Kebendaan. : Daftar dari Bukti Penerimaan atau Pengeluaran. : Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran.

N

Gambar 3.1d Gambaran Flowchart Penerimaan Bekal/Materiil Bekang.


62

Deskripsi Flowchart Penerimaan Bekal/Materiil Bekang. Pada aktivitas penerimaan Bekal/Materiil Bekang, Bendawisesa akan memulai aktivitas ini ketika ada

permintaan Bekal/Materiil dari

pihak Bendaharawan. Bendawisesa kemudian melakukan perencanaan dan menentukan Tim Komisi untuk penerimaan Bekal/Materiil. Apabila Tim Komisi telah terbentuk, Bendawisesa akan membuat dokumen 002/BEK dan Surat Perintah Komisi Penerimaan. Bendawisesa kemudian memberikan petunjuk tentang pelaksanaan penerimaan Bekal/Materiil kepada Tim Komisi. Setelah memberikan petunjuk, Bendawisesa akan melakukan pemeriksaan formulir penerimaan. Pemeriksaan formulir penerimaaan ini berupa mencocokkan Bekal/Materiil yang telah disiapkan dengan formulir penerimaan. Kemudian, dokumen 002/BEK, Surat Komisi Penerimaan, dan Bekal/Materiil yang telah disiapkan akan diberikan kepada Tim Komisi, sedangkan dokumen permintaan dari Bendaharawan akan diarsipkan Bendawisesa. Tim Komisi yang mendapat 002/BEK dan Surat Komisi Penerimaan dari Bendawisesa kemudian akan mempelajarinya dan akan melakukan pencocokkan Bekal/Materiil sesuai 002/BEK. Apabila telah sesuai, dokumen dan Bekal tersebut akan diserahkan kembali kepada Bendawisesa untuk dilakukan verifikasi formulir penerimaan. Kemudian, Bendawisesa akan membuat 003/BEK, tetapi apabila tidak sesuai maka Bendawisesa akan kembali memberikan petunjuk kepada Tim Komisi. Dokumen 003/BEK yang telah diotorisasi oleh Bendawisesa akan menjadi


63

dasar pembuatan 003/BEK yang mengalir kepada bagian lain. Dokumen 002/BEK, 003/BEK, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan kemudian akan diberikan lagi kepada Tim Komisi. Dilakukannya dua kali pemeriksaan

Bekal/Materiil

oleh

Bendawisesa

dan

Tim

Komisi

merupakan bagian dari check and balance agar tidak terjadi kesalahan dalam pengiriman Bekal/Materiil. Tim Komisi yang mendapat dokumen 002/BEK, 003/BEK, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan kemudian akan menggandakan 003/BEK sebanyak 8 rangkap. Rangkap 1,3,dan 4 akan diarsipkan secara nomor untuk penagihan kas. Rangkap 5, 6, dan 7 akan diarsipkan secara nomor untuk administrasi, sedangkan rangkap 8 akan diberikan kepada Kabag Minben-SIMAK. Dokumen 002/BEK, 003/BEK rangkap 2, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan akan diberikan kepada Bendaharawan. Bendaharawan yang telah mendapatkan dokumen 002/BEK, 003/BEK rangkap 2, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan akan melakukan pemeriksaan terhadap 002/BEK. Apabila data telah sesuai, Bendaharawan akan membuat dokumen 004/BEK , 005/BEK, 017/BEK, 019/BEK, 020/BEK. Dokumen 004/BEK terdiri dari 2 rangkap, 004/BEK rangkap 1 akan diberikan kepada Kagud Transbalkir bersama dengan dokumen 005/BEK, 017/BEK, 019/BEK, 020/BEK, sedangkan 004/BEK rangkap 2 akan diarsipkan bersama dengan dokumen 002/BEK, 003/BEK, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan.


64

Pada divisi Kagud Transbalkir, dokumen 004/BEK rangkap 1, 005/BEK, 017/BEK, 019/BEK, dan 020/BEK yang telah diterima dari Bendaharawan akan diperiksa, kemudian Kagud Transbalkir akan mensortir Bekal/Materiil sesuai dengan masing-masing Kagud Komoditi. Pensortiran Bekal/Materiil kepada masing-masing Kagud Komoditi akan dilengkapi dengan dokumen 004/BEK dan 005/BEK. Dokumen 017/BEK akan diarsipkan secara nomor, dan dokumen 019/BEK, 020/BEK akan diberikan kepada Kabag Minben-SIMAK. Kagud Komoditi yang telah mendapatkan dokumen 004/BEK, 005/BEK dari divisi Kagud Transbalkir akan memeriksa dokumen tersebut dan akan melakukan verifikasi. Apabila data telah sesuai maka Bekal/Materiil akan disimpan di gudang. Dokumen 004/BEK dan 005/BEK pun akan diarsipkan oleh Kagud Komoditi. Pada divisi Kabag Minben-SIMAK yang telah mendapatkan dokumen 003/BEK rangkap 8 yang berasal dari Tim Komisi, akan membandingkan dengan dokumen 019/BEK, 020/BEK yang berasal dari Kagud Transbalkir. Dokumen 003/BEK, 019/BEK, 020/BEK kemudian akan diinputkan kedalam aplikasi SIMAK dan akan menghasilkan data SIMAK berupa softcopy dan laporan keuangan berupa laporan tercetak. Dokumen 003/BEK, 019/BEK, 020/BEK akan diarsipkan oleh Kabag Minben-SIMAK dan laporan keuangan tercetak akan diberikan kembali kepada Bendaharawan. Bendaharawan akan memeriksa laporan keuangan tersebut dan mengotorisasinya.


65

4.3 Dokumen yang digunakan dalam Flowchart Pengeluaran. Selain aktivitas

penerimaan, pada aktivitas

pengeluaran

Bekal/Materiil pun terdapat beberapa dokumen yang digunakan. Beberapa dokumen yang digunakan dalam aktivitas pengeluaran Bekal/Materiil Bekang ini dilengkapi arti, fungsi, dan rangkap dokumen. Tabel 3.3 Dokumen yang digunakan dalam Flowchart Pengeluaran.

No

Rangkap

Keterangan


1

Dokumen ini berisi tentang perintah untuk menerima Bekal/Materiil Bekang sesuai petunjuk Bendawisesa. Dokumen ini mencatat jumlah Bekal/Materiil Bekang yang telah diterima dan dikeluarkan sehingga mengetahui sisa Bekal/ Materiil. Dokumen ini mencatat jumlah keseluruhan persediaan Bekal/Materiil Bekang. Dokumen ini mencatat tentang Bekal/Materiil yang akan dikirimkan kepada Bekang Kotama.

1.

Bentuk BEK 002/BEK

Nama Dokumen

2.

004/BEK

Kartu Persediaan atau Penimbunan.

2

3.

005/BEK

Buku Pertanggungjawa ban Kebendaan.

1

4.

007/BEK

Bukti Pengeluaran atau Pengiriman.

1

5.

008/BEK

Berita Acara Pengiriman Bekal/Materiil Bekang.

3

Dokumen ini mencatat nama Tim Komisi yang melakukan pengiriman Bekal dan banyaknya Bekal/Materiil yang akan dikirimkan.


66

6.

017/BEK


1


7.

018/BEK

Daftar Pengepakan.

2

8.

020/BEK


1

9.

SP Komisi Surat Perintah Pengirim Komisi an Pengiriman.

Dokumen ini mencatat pengepakan Bekal/Materiil berdasarkan jenisnya. Dokumen ini mencatat seluruh data rekapitulasi penerimaan dan pengeluaran. Barang/Materiil pada akhir semester. Surat Perintah Tim Komisi untuk mengirimkan Bekal/ Materiil Bekang. Dokumen berisi perlu tidaknya pengawalan terhadap pengiriman Bekal/Materiil.

10. SP Pengawal an

Surat Perintah Pengawalan.

1

1


67

4.4 Flowchart Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang. Bendawisesa

Tim Komisi

Mulai

1

002/BEK Menerima perintah dari Komando Atas tentang rencana pengeluaran Bekal/Materiil dan menentukan Tim Komisi pengiriman

SP Komisi Pengiriman SP Pengawalan

Mempelajari SP Komisi dan menyiapkan Bekal/Materiil yang sesuai dengan 002/BEK

Membuat dan menyiapkan 002/BEK , SP Tim Komisi, dan SP Pengawalan

Setelah melakukan pemeriksaan, membuat 008/BEK

002/BEK SP Komisi Pengiriman SP Pengawalan

002/BEK 1

SP Komisi Pengiriman SP Pengawalan 3 2

2

1 008/BEK 3 008/BEK 2

3

Menerima dan memeriksa kebenaran lap. pelaksanaan pengiriman Bekal/Materiil

3 008/BEK N

Keterangan: 002/BEK : Perintah Penerimaan atau Pengeluaran 008/BEK : Berita Acara Pengiriman Bekal/Materiil Bekang. SP Komisi Pengiriman :Surat Perintah Komisi Pengiriman. SP Pengawalan : Surat Perintah Pengawalan.

Gambar 3.2a Gambaran Flowchart Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang.


Bendaharawan

68

Kagud Kapor

4

3

1 004/BEK 1 018/BEK

002/BEK SP Komisi Pengiriman SP Pengawalan 2

Mengeluarkan Bekal/Materill sesuai petunjuk 004/BEK

1 008/BEK

Memeriksa dan mempelajari 002/BEK dan melakukan koordinasi dengan satuan terkait

Menyiapkan dan melakukan pengepakan sesuai 018/BEK

Menyiapkan administrasi yang diperlukan 004,005,007,008,017, 018,020/BEK

1 004/BEK 1 018/BEK 7

2 1 004/BEK 005/BEK 007/BEK 2 1 008/BEK

5

017/BEK 2 1 018/BEK 020/BEK

002/BEK

4

6

SP Komisi Pengiriman SP Pengawalan

N

8

Laporan Keuangan


Laporan Keuangan N

Selesai


: Perintah Penerimaan atau Pengeluaran. : Kartu Persediaan atau Penimbunan. : Buku Pertanggungjawaban Kebendaan. : Bukti Pengeluaran atau Pengiriman. : Berita Acara Pengiriman Bekal/Materiil Bekang.

017/BEK : Daftar Kegiatan yang dilaksanakan oleh Komisi. 018/BEK : Daftar Pengepakan. 020/BEK : Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran. SP Komisi Pengiriman : Surat Perintah Komisi Pengiriman. SP Pengawalan : Surat Perintah Pengawalan.

Gambar 3.2b Gambaran Flowchart Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang.


Bekang Kotama

69

Kabag Miben-SIMAK

7

5

6

2 004/BEK 2 008/BEK

1 004/BEK 1 018/BEK

2 018/BEK

Menerima Bekal/Materiil dan daftar pengepakan Bekal/Materill

Menginputkan data dari 004/BEK dam 008/BEK ke dalam aplikasi SIMAK

1 004/BEK 1 018/BEK

N

Data SIMAK

Keterangan: 004/BEK : Kartu Persediaan atau Penimbunan. 008/BEK : Berita Acara Pengiriman Bekal/Materiil Bekang. 018/BEK


: Daftar Pengepakan.

Laporan Keuangan 2 004/BEK 2 008/BEK

8

2 018/BEK

N

Gambar 3.2c Gambaran Flowchart Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang


70

Deskripsi Flowchart Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang. Aktivitas

pengeluaran

Bekal/Materiil

akan

dimulai

oleh

Bendawisesa. Bendawisesa akan mengeluarkan Bekal/Materiil apabila ada petunjuk dari Komando Atas, dan kemudian Bendawisesa akan menentukan Tim Komisi untuk melakukan pengiriman Bekal/Materiil. Bendawisesa pun membuat dokumen 002/BEK, Surat Perintah Komisi Pengiriman, dan Surat Pengawalan. Dokumen tersebut kemudian akan diserahkan kepada Tim Komisi dan akan dipelajari oleh Tim Komisi sehingga dapat disiapkannya Bekal/Materiil sesuai 002/BEK. Setelah Bekal/Materiil tersedia, Tim Komisi akan membuat dokumen 008/BEK sebanyak 3 rangkap. Dokumen 008/BEK rangkap 1 dan 2, 002/BEK, Surat Perintah Komisi Pengiriman, dan Surat Pengawalan akan diserahkan kepada Bendaharawan, sedangkan dokumen 008/BEK rangkap 3 akan diberikan kepada Bendawisesa untuk menjadi bukti dan diarsipkan sebagai Berita Acara Pengiriman Bekal/Materiil Bekang. Pada Bendaharawan, dokumen 008/BEK rangkap 1 dan 2, 002/BEK, Surat Perintah Komisi Pengiriman, dan Surat Pengawalan yang telah diterima dari Tim Komisi akan dipelajari, dan Bendaharawan akan melakukan koordinasi terhadap satuan-satuan kerja yang membutuhkan Bekal/Materiil. Bendaharawan pun akan menyiapkan dokumen pendukung yaitu 004/BEK sebanyak 2 rangkap, 005/BEK, 007/BEK, 008/BEK sebanyak 2 rangkap, 017/BEK, 018/BEK, dan 020/BEK. Adapun dokumen 002/BEK, 005/BEK, 007/BEK,008/BEK rangkap 1,017/BEK,


71

020/BEK, Surat Perintah Komisi Pengiriman, dan Surat Perintah Pengawalan akan diarsipkan secara nomor. Dokumen 004/BEK rangkap 1 dan 018/BEK akan diserahkan kepada Kagud Kapor, dokumen 004/BEK rangkap 2 dan 008/BEK rangkap 2 akan diserahkan kepada Kabag Minben-SIMAK, dan dokumen 018/BEK akan diserahkan kepada Kabag Minben-SIMAK untuk dilakukan perbandingan data. Selanjutnya, Kagud Kapor yang telah menerima dokumen 004/BEK rangkap 1 dan 018/BEK dari Bendaharawan akan memproses Bekal/Materiil,

yaitu

mengeluarkan

Bekal/Materiil

sesuai

dengan

004/BEK dan melakukan pengepakan sesuai dengan 018/BEK. Kemudian, dokumen 004/BEK rangkap 1 dan 018/BEK akan dikirimkan kepada Bekang Kotama sebagai dokumen pendukung pengiriman. Dokumen 004/BEK rangkap 1 dan 018/BEK beserta Bekal/Materiil yang telah diterima Bekang Kotama dari Kagud Kapor akan segera diproses dan disimpan oleh Bekang Kotama. Dokumen 004/BEK rangkap 1 dan 018/BEK pun diarsipkan oleh Bekang Kotama secara nomor. Pada Kabag Minben-SIMAK, dokumen 004/BEK rangkap 2, 008/BEK rangkap 2, dan 018/BEK yang diperoleh dari Bendaharawan akan dilakukan perbandingan data, kemudian data tersebut akan diinputkan kedalam aplikasi SIMAK dan akan menghasilkan data SIMAK berupa softcopy dan laporan keuangan berupa laporan tercetak. Dokumen 004/BEK rangkap 2, 008/BEK rangkap 2, dan 018/BEK akan diarsipkan oleh Kabag Minben-SIMAK dan laporan keuangan tercetak akan


72

diberikan kembali kepada Bendaharawan. Bendaharawan akan memeriksa laporan keuangan tersebut dan mengotorisasinya. 5. Data Flow Diagram Penerimaan dan Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang. 5.1 Diagram Konteks Penerimaan Bekal/Materiil Bekang.

0

Bendawisesa

002/BEK

Sistem Penerimaan Bekal/Materiil Bekang

Bekal/Materiil

Tim Komisi

Data SIMAK

Kabag Minben-SIMAK

Keterangan: 002/BEK : Perintah Penerimaan atau Pengeluaran.

Gambar 3.3 Gambaran Diagram Konteks Penerimaan Bekal/Materiil

Bekang.


73

Deskripsi Diagram Konteks Penerimaan Bekal/Materill. Diagram konteks penerimaan Bekal/Materiil ini menjelaskan tentang suatu aktivitas yang berhubungan dengan proses

penerimaan

Bekal/Materiil yang terjadi di Gupus-II/Wiltim TNI AD. Proses penerimaan Bekal/Materiil ini membahas tentang arus data dan entitas yang mendukung kegiatan penerimaan Bekal/Materiil. Terdapat 3 entitas yang berada diluar kesatuan sistem penerimaan Bekal/Materiil di GupusII/Wiltim TNI AD yaitu Bendawisesa, Tim Komisi, dan Kabag MinbenSIMAK. Bendawisesa dalam diagram konteks ini memberikan arus data 002/BEK kedalam proses penerimaan Bekal/Materiil, sedangkan Tim Komisi mendapatkan keluaran berupa Bekal/Materiil yang berasal dari masukan Bendawisesa. Pada Kabag Minben-SIMAK mendapatkan keluaran berupa data SIMAK yang berasal dari penginputan data yang dilakukan.

PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 74

5.2

Data Flow Diagram Level 0 Penerimaan Bekal/Materiil Bekang.

a.

002/BEK 003/BEK

1

002/BEK 003/BEK


Memberi petunjuk pelaksanaan penerimaan Bekal/Materiil


Bendawisesa

002/BEK 003/BEK

b. Tim Komisi


002/BEK 003/BEK SP Komisi Penerimaan

2 Melakukan pemeriksaan Bekal/Materiil berdasarkan 002/BEK dan membuat 003/BEK

002/BEK

3

Bekal/Materiil

Bendaharawan

003/BEK

mencocokkan data dan Bekal/Materiil bersama Tim Komisi


SP Komisi Penerimaan.

002/BEK , 003/BEK 004/BEK

Bekal/Materiil

005/BEK 4 Bendaharawan membuat data administrasi 004, 005, 017, 019, 020/BEK

017/BEK 019/BEK 020/BEK

004,005,017 Bekal/Materiil

8

7

Data SIMAK Membuat laporan keuangan

Laporan Keuangan

Menginputkan data 003,019,020/BEK kedalam aplikasi SIMAK

Data SIMAK

003/BEK 019/BEK 020/BEK

c. Kabag MinbenSIMAK

004/BEK 005/BEK Bekal/Materiil

003/BEK 019/BEK 020/BEK

6 Kagud Komoditi menyimpan Bekal/Materiil di gudang

Bekal/Materiil

019,020/BEK

5 Kagud Transbalkir mensortir Bekal/Materiil sesuai dengan komoditi

004/BEK 005/BEK Bekal/Materiil Keterangan: 002/BEK : Perintah Penerimaan atau Pengeluaran. 003/BEK : Berita Acara Pengujian Penerimaan Bekal/Materiil Bekang. 004/BEK : Kartu Persediaan atau Penimbunan. 005/BEK : Buku Pertanggungjawaban Kebendaan. 017/BEK : Daftar Kegiatan yang dilaksanakan oleh Komisi. 019/BEK : Daftar dari BuktiPenerimaan atau Pengeluaran. 020/BEK : Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran. SP Komisi Penerimaan : Surat Perintah Komisi Penerimaan.

6.

Gambar 3.4 Gambaran Data Flow Diagram Level 0 Penerimaan Bekal/Materiil Bekang.


75

Deskripsi Data Flow Diagram Level 0 Penerimaan Bekal/Materiil. Data Flow Diagram ini menjelaskan tentang proses penerimaan Bekal/Materiil yang saling berhubungan yaitu antar arus data dan entitas. Dalam proses penerimaan Bekal/Materiil ini akan dimulai dari entitas Bendawisesa.

Bendawisesa

akan

memberikan

petunjuk

tentang

pelaksanaan penerimaan Bekal/Materiil kepada Tim Komisi dengan memberikan arus data berupa 002/BEK, 003/BEK, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan. Berdasarkan arus data tersebut, maka Tim Komisi akan

melakukan pemeriksaan Bekal/Materiil sesuai dengan 002/BEK.

Tim

Komisi

kemudian

melanjutkan

ketahapan selanjutnya

yaitu

Bendaharawan. Dengan arus data yang diperoleh berupa 002/BEK, 003/BEK, Bekal/Materiil, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan, Bendaharawan akan mencocokkan antara data dan Bekal/Materiil bersama Tim Komisi. Dokumen 002/BEK, 003/BEK,dan Surat Perintah Komisi Penerimaan akan diarsipkan. Setelah mencocokkan data, Bendaharawan akan membuat data administrasi berupa 004/BEK, 005/BEK, 017/BEK, 019/BEK, 020/BEK dan akan mengarsipkannya. Berdasarkan dokumen dan Bekal/Materiil tersebut, akan menjadi arus data dan akan diserahkan kepada Kagud Transbalkir. Kagud Transbalkir akan mensortir Bekal/Materiil sesuai komoditi. Bekal/Materiil yang telah disortir tersebut akan diberikan kepada Kagud Komoditi, yang dilengkapi dengan dokumen 004/BEK, 005/BEK, dan Bekal/Materiil. Bekal/Materiil tersebut kemudian akan disimpan di gudang. Dokumen


76

pendukung dalam penyimpanan barang adalah 003/BEK, 019/BEK, dan 020/BEK. Dokumen tersebut akan menjadi arus data untuk diserahkan kepada Kabag Minben-SIMAK. Dengan menggunakan arus data 003/BEK,019/BEK, dan 020/BEK, Kabag Minben-SIMAK akan menginputkan data-data tersebut kedalam aplikasi SIMAK, dan akan disimpan menjadi data SIMAK. Berdasarkan data SIMAK tersebut akan dibuatkan laporan keuangan secara tercetak dan laporan keuangan tersebut akan diserahkan kepada Bendaharawan. 5.3 Diagram Konteks Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang.

0 002/BEK

Sistem Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang

Bendawisesa

Bekal/Materiil

Bekang Kotama

008/BEK

Data SIMAK

Kabag Minben-SIMAK

Keterangan: 002/BEK : Perintah Penerimaan atau Pengeluaran. 008/BEK : Berita Acara Pengiriman Bekal/Materiil Bekang.

Gambar 3.5 Gambaran Diagram Konteks Pengeluaran

Bekal/Materiil Bekang.


77

Deskripsi Diagram Konteks Pengeluaran Bekal/Materill. Diagram konteks pengeluaran Bekal/Materiil ini menjelaskan tentang suatu aktivitas yang berhubungan dengan proses

pengeluaran

Bekal/Materiil yang terjadi di Gupus-II/Wiltim TNI AD. Proses pengeluaran Bekal/Materiil ini membahas tentang arus data dan entitas yang mendukung kegiatan pengeluaran Bekal/Materiil. Terdapat 3 entitas yang berada diluar kesatuan sistem pengeluaran Bekal/Materiil di GupusII/Wiltim TNI AD yaitu

Bendawisesa, Bekang Kotama, dan Kabag

Minben-SIMAK. Bendawisesa dalam diagram konteks ini memberikan data masukkan 002/BEK dan mendapat data keluaran 008/BEK dari proses pengeluaran Bekal/Materiil. Untuk Bekang Kotama, mendapat keluaran berupa Bekal/Materiil dan pada Kabag Minben-SIMAK mendapatkan keluaran berupa data SIMAK yang berasal dari penginputan data yang dilakukan.


5.4 Data Flow Diagram Level 0 Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang.

002/BEK

004/BEK

018/BEK

008BEK

005/BEK

020/BEK

SP Komisi Pengiriman SP Pengawalan 002/BEK SP Pengawalan

a. Bendawisesa

SP Komisi Pengiriman

002/BEK SP Pengawalan

1 Memberikan petunjuk kepada Tim Komisi Pengiriman.


2

002/BEK, 008/BEK SP Pengawalan

3


Bendaharawan mempelajari 002/BEK dan koordinasi engan satuan terkait.

TIm Komisi Menyiapkan Bekal/Materiil sesuai 002/BEK dan membuat 008/BEK

007/BEK 017/BEK

002/BEK 008/BEK SP Pengawalan


004/BEK 018/BEK

4 Bendaharawan membuat data administrasi 004,005,007,017,018,020/BEK

5 Kagud Kapor mengeluarkan Bekal/Materiil sesuai petunjuk 004/BEK

Bekal/Materiil

004/BEK 018/BEK

6 Kagud Kapor menyiapkan dan mengepakkan Bekal/Materiil sesuai 018/BEK

9

Data SIMAK

Membuat Laporan Keuangan

Keterangan: 002/BEK : Perintah Penerimaan atau Pengeluaran. 004/BEK : Kartu Persediaan atau Penimbunan. 005/BEK : Buku Pertanggungjawaban Kebendaan. 007/BEK : Bukti Pengeluaran atau Pengiriman. 008/BEK : Berita Acara Pengiriman Bekal/Materiil Bekang. 017/BEK : Daftar Kegiatan yang dilaksanakan oleh Komisi. 018/BEK : Daftar Pengepakan. 020/BEK : Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran. SP Komisi Pengiriman : Surat Perintah Komisi Pengiriman. SP Pengawalan : Surat Perintah Pengawalan.

004/BEK 008/BEK 018/BEK

8 Menginputkan data dari 004,008,018/BEK ke dalam aplikasi SIMAK

Bekal/Materiil


004/BEK 008/BEK 018/BEK

7 Menerima Bekal/Materiil Bekang

004/BEK 018/BEK

Data SIMAK

Gambar 3.6 Gambaran Data Flow Diagram Level 0 Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang.

b. Bekang Kotama

Bekal/Materiil

004/BEK Laporan Keuangan

004/BEK 018/BEK

018/BEK Bekal/Materiil


79

Deskripsi Data Flow Diagram Pengeluaran Bekal/Materiil. Selain proses penerimaan Bekal/Materiil, Data Flow Diagram di proses pengeluaran Bekal/Materiil pun menjelaskan tentang proses arus data dan antar entitas. Dalam proses pengeluaran Bekal/Materiil ini akan dimulai dari entitas

Bendawisesa. Bendawisesa akan mengeluarkan

Bekal/Materiil atas perintah Komando Atas dengan menggunakan arus data berupa 002/BEK, Surat Perintah Komisi Pengiriman, dan Surat Perintah Pengawalan. Setelah mendapatkan perintah dari Komando Atas, Bendawisesa

memberikan

petunjuk

pelaksanaan

pengeluaran

Bekal/Materiil kepada Tim Komisi Pengiriman. Tim Komisi pengiriman kemudian melakukan pemeriksaan barang sesuai dengan 002/BEK, dan membuat dokumen 008/BEK. Selanjutnya, Tim Komisi akan melanjutkan tahapan kepada Bendaharawan dengan arus data berupa 002/BEK, 008/BEK, Surat Perintah Tim Komisi Pengiriman, dan Surat Perintah Pengawalan. Bendaharawan yang telah menerima dokumen-dokumen tersebut akan mempelajari 002/BEK dan melakukan koordinasi dengan satuan terkait penerima Bekal/Materiil. Dokumen 002/BEK, 008/BEK, Surat Perintah Tim Komisi Pengiriman, dan Surat Perintah Pengawalan akan diarsipkan. Setelah mencocokkan data, Bendaharawan akan membuat data administrasi berupa 004/BEK, 005/BEK, 007/BEK, 017/BEK, 018/BEK, 020/BEK dan akan mengarsipkannya. Berdasarkan dokumen yang telah dibuat tersebut, dokumen 004/BEK dan 018/BEK akan diserahkan kepada


80

Kagud Kapor, kemudian Kagud akan mengeluarkan Bekal/Materiil sesuai petunjuk 004/BEK. Setelah menyiapkan Bekal/Materiil, Kagud Kapor akan melakukan pengepakan sesuai 018/BEK. Dengan arus data Bekal/Materill, 004/BEK, dan 018/BEK akan dikirimkan kepada Bekang Kotama.

Bekang

Kotama

akan

menerima

Bekal/Materiil

dan

mengarsipkan dokumen 004/BEK dan 018/BEK. Arus data 004/BEK, 008/BEK, dan 018/BEK kemudian akan diserahkan kepada Kabag Minben-SIMAK, dan Kabag Minben-SIMAK akan menginputkan data tersebut kedalam aplikasi SIMAK dan menyimpannya menjadi data SIMAK. Arus data berupa data SIMAK tersebut akan dibuatkan laporan keuangan dan laporan keuangan tersebut akan diserahkan kepada Bendaharawan. B. Identifikasi Kelemahan, Penyebab Kelemahan dan Titik Keputusan. Identifikasi kelemahan merupakan proses analisis yang dilakukan untuk dapat memetakan kelemahan yang menghambat tercapainya tujuan sistem. Langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap identifikasi kelemahan adalah: 1. Mengidentifikasi Kelemahan. Identifikasi kelemahan dapat dilakukan dengan menemukan kelemahan-kelemahan yang ada didalam sistem. Apabila kelemahan yang ada tersebut dibiarkan tanpa dilakukan perbaikan maka kelemahan yang ada dapat menjadi suatu permasalahan dan ini akan menjadi penghambat


tercapainya tujuan sistem. Kelemahan di dalam sistem

81

persediaan di

Gupus-II/ Wiltim TNI AD yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran Bekal/Materiil Bekang adalah: a) Tidak adanya pengawasan atau

monitoring terhadap apa yang

dilakukan dan dikerjakan oleh operator aplikasi SIMAK. Dalam hal ini pengoperasian aplikasi SIMAK BMN hanya dilakukan oleh 2 operator saja. Operator merupakan anggota TNI AD yang bekerja di bagian administrasi perbendaharaan (Minben). Ini menunjukkan bahwa hanya sedikit anggota atau personel Di Gupus-II/ Wiltim TNI AD yang memiliki

keahlian

dalam

bidang

administrasi

perbendaharaan.

Sehingga, dengan sedikitnya personel yang memiliki keahlian dan jumlahnya yang terbatas membuat tidak ada yang mengawasi pekerjaan operator dalam menginputkan data ke dalam aplikasi SIMAK. b) Kondisi gudang di Gupus-II/ Wiltim TNI AD yang belum memenuhi standarisasi sistem pergudangan Bekang yang telah ditentukan, sehingga sangat mempengaruhi dalam melaksanakan tugas pokok. Di Gupus-II/ Wiltim TNI AD terdapat 2 gudang, 1 gudang digunakan untuk Bekal/Materiil perlengkapan perorangan (Kapor) yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan personil TNI AD seperti sepatu PDH, sepatu PDL, pakaian,dll dan 1 gudang lainnya untuk menampung Bekal/Materiil dari bagian Makanan dan Perminyakan, Perlengkapan Khusus

dan Kesatuan Lapangan, Alat Ksatrian/Alat Tulis Kantor-

Gambar, Materiil Angkutan, dan Transit Pengembalian Barang Afkir.


82

2. Mengidentifikasi Penyebab Kelemahan. Mengidentifikasi penyebab kelemahan dapat dilakukan dengan melakukan analisis terhadap kelemahan-kelemahan yang sudah ada kemudian mencari kemungkinan penyebab terjadinya kelemahan tersebut. Dari kelemahan yang telah diidentifikasi diatas, kemudian dapat dilakukan identifikasi penyebab kelemahan tersebut adalah: a) Pada kelemahan pertama yaitu tidak adanya pengawasan atau monitoring terhadap apa yang dikerjakan oleh operator SIMAK dikarenakan belum adanya personel yang memenuhi kualifikasi dalam melakukan pengawasan atau monitoring. Pengawasan atau monitoring terhadap apa yang dikerjakan operator kedalam aplikasi SIMAK perlu dilakukan untuk meminimalisir kesalahan yang dilakukan operator SIMAK. Kesalahan yang dapat terjadi adalah dalam hal penginputan data, sehingga akan menyebabkan kesalahan pula dalam pengolahan informasi. Selain itu, belum adanya pelatihan kepada para personel untuk mempelajari hal-hal baru seperti aplikasi SIMAK menunjukkan adanya kelemahan didalam Gupus-II/ Wiltim TNI AD, karena dengan adanya pelatihan diharapkan dapat membantu dalam menemukan personel yang memiliki kualifikasi dalam melakukan pengawasan atau monitoring.


83

b) Pada kelemahan kedua, kondisi gudang Gupus-II/ Wiltim TNI AD yang tidak memenuhi standarisasi pergudangan Bekang. Tidak adanya standarisasi pergudangan ini karena tidak adanya perlengkapan yang mendukung untuk meletakkan Bekal/Materiil didalam gudang. Ini dapat dilihat dari Bekal/Materiil diletakkan begitu saja tanpa tersusun rapi, yang mana apabila gudang memenuhi standar dapat menjadi bagian dalam pengendalian intern, karena dapat mengontrol dan memantau agar Bekal/Materiil sesuai dengan data yang ada. 3. Mengidentifikasi Titik Keputusan. Setelah penyebab terjadinya kelemahan dapat diidentifikasi, tahap berikutnya adalah mengidentifikasi titik keputusan dari kelemahan tersebut. Titik keputusan merupakan suatu kondisi yang menyebabkan suatu kelemahan terjadi, dan titik keputusan merupakan kondisi dimana akan diambil sebuah keputusan untuk mengatasi kelemahan. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya kelemahan dalam sistem persediaan di Gupus-II/ Wiltim TNI AD yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran Bekal/Materiil Bekang adalah: a) Pada kelemahan pertama yaitu tidak adanya pengawasan atau monitoring terhadap apa yang dikerjakan oleh 2 operator SIMAK, dikarenakan belum adanya personel yang memenuhi kualifikasi dan tidak adanya pelatihan untuk mempelajari aplikasi SIMAK. Titik keputusan yang menyebabkan kelemahan tersebut adalah belum adanya


84

upaya perbaikan seperti menyiapkan pelatihan kepada para personel TNI AD yang berkompeten sehingga dapat mempelajari aplikasi SIMAK. Upaya perbaikan ini diharapkan dapat membantu dalam kegiatan pengawasan atau monitoring, karena dalam pengawasan ini personel harus mengetahui cara kerja aplikasi SIMAK dan dokumendokumen yang terkait. b) Pada kelemahan kedua yaitu kondisi gudang Gupus-II/ Wiltim TNI AD yang tidak memenuhi standar. Titik keputusan yang menyebabkan masalah ini adalah belum adanya kebijakan dan pendukung kebijakan dari Kagupus II/ Wiltim TNI AD untuk membuat gudang di Gupus-II/ Wiltim TNI AD yang memenuhi standar. Yang mana pada dasarnya, dengan membuat atau memperbaiki kondisi gudang yang memenuhi standar, akan mempermudah personel TNI AD di Gupus-II/ Wiltim TNI AD untuk mengawasi Bekal/Materiil Bekang yang ada karena segala sesuatunya yang sudah memenuhi standar. 4. Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci. Langkah ke empat di dalam mengidentifikasi kelemahan adalah mengidentifikasi personil-personil kunci. Personil kunci dalam kelemahan sistem persediaan di Gupus-II/Wiltim TNI AD yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran Bekal/Materiil Bekang adalah pemimpin Gupus-II/ Wiltim TNI AD yaitu Kagupus. Kagupus yang mana merupakan pemimpin Gupus-II/ Wiltim TNI AD seharusnya mampu


85

membuat keadaan di lokasi menjadi nyaman baik dari segi personel, keadaan gudang maupun lainnya. C. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan di GupusII/Wiltim TNI AD. Usulan perancangan sistem informasi akuntansi persediaan di GupusII/ Wiltim TNI AD yang aktivitas operasional adalah melakukan penerimaan dan pengeluaran Bekal/Materiil

dengan menggunakan bantuan aplikasi

SIMAK BMN, ditemukan adanya kelemahan yaitu tidak adanya pengawasan atau monitoring terhadap apa yang dikerjakan oleh operator SIMAK. Penginputan data yang dilakukan operator SIMAK kedalam aplikasi SIMAK dapat saja terjadi kekeliruan atau kesalahan sehingga dapat menyebabkan kesalahan pula dalam pengolahan informasi. Pengolahan dari data menjadi informasi yang mengandung kesalahan akan memberi dampak tidak baik seperti kesalahpahaman dan kesalahan dalam pengambilan keputusan. Oleh karena itu, untuk meminimalisir adanya kesalahan atas kerja operator SIMAK,

peneliti memberikan usulan dengan menambahkan bagian baru

yaitu Pengawas Perbekalan Angkutan (Wasbekang). Wasbekang bertugas untuk mencocokkan dokumen dari bagian Minben dengan data yang diperoleh Wasbekang, dan setelah melakukan pencocokkan Wasbekang akan melakukan verifikasi laporan keuangan dan akan menyerahkannya kepada Bendaharawan untuk diotorisasi. Adanya Wasbekang ini diharapkan dapat meminimalisir kesalahan yang dilakukan


86

oleh operator SIMAK dalam penginputan data. Pembentukan divisi Wasbekang, dapat dibentuk dari pihak Gupus-II/Wiltim TNI AD sehingga diperlukan mutasi internal dan yang berada di posisi Wasbekang ini adalah personel yang sudah paham akan aktivitas penerimaan maupun pengeluaran Bekal/Materiil Bekang. Selain menambahkan bagian baru, peneliti juga melakukan perubahan pada beberapa dokumen tercetak, yaitu dengan menambahkan beberapa rangkapan dokumen. Tambahan beberapa dokumen akan digunakan oleh Wasbekang untuk mencocokkan data dokumen yang diterima dengan laporan keuangan yang telah diproses oleh Kabag Minben-SIMAK. Dokumen tercetak pun akan menjadi salah satu dalam pengendalian intern di Gupus-II/ Wiltim TNI AD. Adapun usulan flowchart yang disiapkan oleh peneliti untuk membuat sistem persediaan di Gupus-II/ Wiltim TNI AD menjadi lebih baik lagi.


87

1. Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan dan Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang. 1.1 Dokumen dalam Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan. Adapun rancangan usulan dalam flowchart penerimaan ini adalah adanya beberapa tambahan rangkap dokumen yaitu 019/BEK dan 020/BEK menjadi 2 rangkap. Dokumen tersebut akan digunakan oleh bagian Wasbekang untuk dilakukan pencocokkan dokumen. Tabel 3.4 Dokumen yang digunakan dalam Rancangan Usulan

Flowchart Penerimaan. Rangkap

Keterangan

002/BEK Perintah Penerimaan atau Pengeluaran.

1

Dokumen ini berisi tentang perintah untuk menerima Bekal/ Materiil Bekang sesuai petunjuk Bendawisesa.

2.

003/BEK Berita Acara Pengujian Penerimaan Bekal/Materiil.

8

Dokumen ini mencatat tentang keadaan Bekal sebelum dilakukan pengiriman, setelah dilakukannya pemeriksaan Bekal.

3.

004/BEK Kartu Persediaan atau Penimbunan.

2

Dokumen ini mencatat jumlah Bekal/Materiil Bekang yang telah diterima dan dikeluarkan sehingga mengetahui sisa Bekal/ Materiil.

005/BEK Buku Pertanggungja waban Kebendaan.

1

Dokumen ini mencatat jumlah keseluruhan persediaan Bekal/Materiil Bekang .

No

Bentuk BEK

1.

4.

Nama Dokumen


88

5.

017/BEK Daftar Kegiatan yang dilaksanakan oleh Komisi.

1


6.

019/BEK Daftar dari Bukti Penerimaan atau Pengeluaran.

2

Dokumen ini mencatat nomor urut bukti dokumen dari kegiatan penerimaan atau pengeluaran Bekal/Materiil.

7.

020/BEK Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran.

2

Dokumen ini mencatat seluruh data rekapitulasi penerimaan dan pengeluaran. Barang/Materiil pada akhir semester.

8.

SP Komisi Penerima an.

1

Dokumen ini berisi tentang untuk menerima Bekal/ Materiil Bekang.

Surat Perintah Komisi Penerimaan.


89

1.2 Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan Bekal/Materill Bekang. Bendawisesa

Mulai

2

002/BEK

Mendapat permintaan Bekal/Materiil dari Bendaharawan


Permintaan dari Bendaharawan

Melakukan verifikasi formulir penerimaan Bekal/Materiil

Merencanakan penerimaan Bekal/Materiil dan menentukan Tim Komisi Penerimaan

Sesuai formulir penerimaan

Tidak

Memberi petunjuk kepada Tim Komisi

Ya

Membuat 002/BEK dan surat perintah komisi penerimaan

Membuat 003/BEK

002/BEK SP Komisi Penerimaan

002/BEK 003/BEK terotorisasi SP Komisi Penerimaan

Memberikan petunjuk pelaksanaan penerimaan Bekal/Materill kepada Tim Komisi

3

Melakukan pemeriksaan formulir penerimaan

Bekal/Materiil

002/BEK SP Komisi Penerimaan Permintaan dari Bendaharawan

1 N


Gambar 3.7a Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan Bekal/ Materiil Bekang.


90

Tim Komisi

1

3

002/BEK

002/BEK


003/BEK terotorisasi SP Komisi Penerimaan

Mempelajari Surat Perintah dan petunjuk dari Bendawisesa mengenai pelaksanaan penerimaan Bekal/Materiil

Tim Komisi menggandakan 003/BEK sebanyak 8 rangkap

Memeriksa dan mencocokkan Bekal/Materill sesuai 002/BEK

8 7 6 5

5

4 3 2

002/BEK

6

1 003/BEK


N

002/BEK

2

administrasi

SP Komisi Penerimaan N

untuk penagihan kas

4


Gambar 3.7b Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan Bekal/ Materiil Bekang.


Bendaharawan

91

Kagud Transbalkir

6

4

1 004/BEK 005/BEK

002/BEK 2 003/BEK SP KomisiPenerimaan

017/BEK 1 019/BEK 1 020/BEK

Memeriksa dan mencocokan Bekal dengan 002/BEK dan menyiapkan administrasi seperti 004,005,017,019,020/BEK

Transbalkir memeriksa Bekal/Materiil Bekang sesuai dengan 017,019,020 BEK

SP Komisi Penerimaan 002/BEK 2 003/BEK 2 1 004/BEK 005/BEK

N

Mensortir dan membagikan Bekal/Materiil sesuai masing-masing Kagud Komiditi dengan 004,005/BEK

017/BEK 2 1 019/BEK

1 004/BEK

2 1 020/BEK

005/BEK 017/BEK 1 019/BEK 8

7

9

1 020/BEK

N

10 12

Laporan Keuangan


Laporan Keuangan N

Selesai

Keterangan: 002/BEK : Perintah Penerimaan atau Pengeluaran. 003/BEK : Berita Acara Pengujian Penerimaan Bekal/Materiil Bekang. 004/BEK : Kartu Persediaan atau Penimbunan. 005/BEK : Buku Pertanggungjawaban Kebendaan. 017/BEK : Daftar Kegiatan yang dilaksanakan oleh Komisi. 019/BEK : Daftar dari Bukti Penerimaan atau Pengeluaran. 020/BEK : Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran SP Komisi Penerimaan : Surat Perintah Komisi Penerimaan.

Gambar 3.7c Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan Bekal/ Materiil Bekang.


Kagud Komoditi

Kabag Minben-SIMAK

5

9

1 004/BEK

10

1 019/BEK

8 003/BEK

1 020/BEK

005/BEK

Memeriksa Bekal/Materiil sesuai 004,005/BEK Menginputkan data dari 003,019,020 BEK ke dalam aplikasi SIMAK

Verifikasi Bekal/Materiil sesuai 004,005/BEK

Tidak Laporan kepada Kagud Transbalkir

Ya

Data SIMAK

Menyimpan Bekal/Materiil di gudang


1 004/BEK 005/BEK

Laporan Keuangan N

8 003/BEK 019/BEK

11

020/BEK


92

: Berita Acara Pengujian Penerimaan Bekal/Materiil Bekang. : Kartu Persediaan atau Penimbunan. : Buku Pertanggungjawaban Kebendaan. : Daftar dari Bukti Penerimaan atau Pengeluaran. : Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran.

N

Gambar 3.7d Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan Bekal/ Materiil Bekang.


Wasbekang

8

6

7 003/BEK

11

2 019/BEK 2 020/BEK

Laporan Keuangan

Memeriksa dan mencocokkan data 003,019,020/BEK dengan Laporan Keuangan

Verifikasi Laporan Keuangan

TIdak

Dikembalikan kepada Kabag Minben-SIMAK

Ya 7 003/BEK 2 019/BEK 2 020/BEK

Laporan Keuangan N

12

Keterangan: 003/BEK 019/BEK 020/BEK

: Berita Acara Pengujian Penerimaan Bekal/Materiil Bekang. : Daftar dari Bukti Penerimaan atau Pengeluaran. : Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran.

Gambar 3.7e Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan Bekal/ Materiil Bekang.

93


94

Deskripsi Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan Bekal/Materiil Bekang. Adapun

usulan

flowchart

dalam

hal

ini

adalah

dengan

menambahkan beberapa rangkap dokumen dalam setiap bagian divisi, dan menambahkan divisi baru yaitu Wasbekang, tetapi selebihnya alur ataupun tahapannya adalah sama. Pada aktivitas penerimaan Bekal/Materiil Bekang, Bendawisesa akan memulai aktivitas ini ketika ada permintaan Bekal/Materiil dari pihak Bendaharawan.

Bendawisesa

kemudian

melakukan perencanaan dan menentukan Tim Komisi untuk penerimaan Bekal/Materiil. Apabila Tim Komisi telah terbentuk, Bendawisesa akan membuat dokumen 002/BEK dan Surat Perintah Komisi Penerimaan. Bendawisesa kemudian memberikan petunjuk tentang pelaksanaan penerimaan Bekal/Materiil kepada Tim Komisi. Setelah memberikan petunjuk, Bendawisesa akan melakukan pemeriksaan formulir penerimaan. Pemeriksaan

formulir

penerimaaan

ini

berupa

mencocokkan

Bekal/Materiil yang telah disiapkan dengan formulir penerimaan. Kemudian,

dokumen

002/BEK,

Surat

Komisi

Penerimaan,

dan

Bekal/Materiil yang telah disiapkan akan diberikan kepada Tim Komisi, sedangkan dokumen permintaan dari Bendaharawan akan diarsipkan Bendawisesa. Tim Komisi yang mendapat 002/BEK dan Surat Komisi Penerimaan dari Bendawisesa kemudian akan mempelajarinya dan akan melakukan pencocokkan Bekal/Materiil sesuai 002/BEK. Apabila telah


95

sesuai, dokumen dan Bekal tersebut akan diserahkan kembali kepada Bendawisesa untuk dilakukan verifikasi formulir penerimaan. Kemudian, Bendawisesa akan membuat 003/BEK, tetapi apabila masih ada data yang tidak sesuai maka Bendawisesa akan kembali memberikan petunjuk kepada Tim Komisi. Dokumen 003/BEK yang telah diotorisasi oleh Bendawisesa akan menjadi dasar pembuatan 003/BEK yang mengalir kepada bagian lain. Dokumen 002/BEK, 003/BEK, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan kemudian akan diberikan lagi kepada Tim Komisi. Tim Komisi yang mendapat dokumen 002/BEK, 003/BEK, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan

kemudian akan menggandakan

i003/BEK sebanyak 8 rangkap. Rangkap 1,3, dan 4 akan diarsipkan secara nomor untuk penagihan kas, sedangkan rangkap 5 dan 6 akan diarsipkan secara nomor untuk administrasi, rangkap 7 akan diberikan kepada Wasbekang dan rangkap 8 akan diberikan kepada Kabag Minben-SIMAK. Dokumen 002/BEK, 003/BEK rangkap 2, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan akan diberikan kepada Bendaharawan. Bendaharawan yang telah mendapatkan dokumen 002/BEK, 003/BEK rangkap 2, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan akan melakukan pemeriksaan terhadap 002/BEK. Apabila data telah sesuai, Bendaharawan akan membuat dokumen 004/BEK dengan 2 rangkap, 005/BEK, 017/BEK, 019/BEK dengan 2 rangkap,dan 020/BEK dengan 2 rangkap. Dokumen 004/BEK rangkap 1 akan diberikan kepada Kagud Transbalkir bersama dengan dokumen 005/BEK, 017/BEK, 019/BEK


96

rangkap 1, dan 020/BEK rangkap 1. Dokumen 019/BEK rangkap 2 dan 020/BEK rangkap 2 akan diberikan kepada Wasbekang, sedangkan 004/BEK rangkap 2 akan diarsipkan bersama dengan dokumen 002/BEK, 003/BEK, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan. Pada divisi Kagud Transbalkir, dokumen 004/BEK rangkap 1, 005/BEK, 017/BEK, 019/BEK rangkap 1, dan 020/BEK rangkap 1 yang telah diterima dari Bendaharawan akan diperiksa, kemudian Kagud Transbalkir akan mensortir Bekal/Materiil sesuai dengan masing-masing Kagud Komoditi. Pensortiran Bekal/Materiil kepada masing-masing Kagud Komoditi akan dilengkapi dengan dokumen 004/BEK rangkap 1 dan 005/BEK rangkap 1. Dokumen 017/BEK akan diarsipkan secara nomor, dan dokumen 019/BEK rangkap 1, 020/BEK rangkap 1 akan diberikan kepada Kabag Minben-SIMAK. Kagud Komoditi yang telah mendapatkan dokumen 004/BEK rangkap 1, 005/BEK dari divisi Kagud Transbalkir akan memeriksa dokumen tersebut dan akan melakukan verifikasi. Apabila data telah sesuai maka Bekal/Materiil akan disimpan di gudang, tetapi apabila data tidak sesuai maka akan dilaporkan kembali kepada Kagud Transbalkir. Dokumen 004/BEK rangkap 1 dan 005/BEK pun akan diarsipkan oleh Kagud Komoditi. Pada divisi Kabag Minben-SIMAK yang telah mendapatkan dokumen 003/BEK rangkap 8 yang berasal dari Tim Komisi, akan


97

membandingkan dengan dokumen 019/BEK rangkap 1, 020/BEK rangkap 1 yang berasal dari Kagud Transbalkir. Dokumen 003/BEK rangkap 8, 019/BEK rangkap 1, dan 020/BEK rangkap 1 kemudian akan diinputkan kedalam aplikasi SIMAK dan akan menghasilkan data SIMAK berupa pita magnetik dan laporan keuangan berupa laporan tercetak. Dokumen 003/BEK rangkap 8, 019/BEK rangkap 1, 020/BEK rangkap 1 akan diarsipkan oleh Kabag Minben-SIMAK dan laporan keuangan tercetak akan diberikan kembali kepada Wasbekang untuk dilakukan perbandingan dengan data-data yang ditransferkan kepada Wasbekang. Selanjutnya, pada bagian Wasbekang dokumen-dokumen yang telah ditransferkan kepadanya akan dilakukan perbandingan. Adapun dokumen 003/BEK rangkap 7 yang berasal dari Kagud Transbalkir, akan dibandingkan dengan dokumen 019/BEK rangkap 2, 020/BEK rangkap 2 yang berasal dari Bendaharawan, dan dokumen laporan keuangan yang berasal dari Kabag Minben-SIMAK. Ketiga dokumen tersebut kemudian akan dibandingkan oleh Wasbekang dengan cara mencocokkan data yang telah diterima dengan laporan keuangan yang telah dibuat. Setelah dilakukan pencocokkan, akan ada verifikasi laporan keuangan apabila data telah sesuai maka dokumen 003/BEK rangkap 7, 019/BEK rangkap 2, dan 020/BEK rangkap 2 akan diarsipkan oleh Wasbekang dan laporan keuangan akan diserahkan kepada Bendaharawan untuk diotorisasi, tetapi apabila data masih belum sesuai maka laporan keuangan tersebut akan dikembalikan kepada Kabag Minben-SIMAK untuk diperiksa kembali.


98

1.3 Dokumen dalam Rancangan Usulan Flowchart Pengeluaran. Adapun rancangan usulan dalam menambahkan

flowchart pengeluaran

beberapa rangkap dokumen yaitu 004/BEK dan

018/BEK menjadi 3 rangkap. Dokumen tersebut akan digunakan oleh bagian Wasbekang untuk dilakukan pencocokkan dokumen. Tabel 3.5 Dokumen yang digunakan dalam Rancangan Usulan

Flowchart Pengeluaran. No Bentuk Nama BEK Dokumen 1. 002/BEK Perintah Penerimaan atau Pengeluaran.

Rangkap

Keterangan

1

Dokumen ini berisi tentang perintah untuk menerima Bekal/Materiil Bekang sesuai petunjuk Bendawisesa. Dokumen ini mencatat jumlah Bekal/Materiil Bekang yang telah diterima dan dikeluarkan sehingga mengetahui sisa Bekal/ Materiil. Dokumen ini mencatat jumlah keseluruhan persediaan Bekal/Materiil Bekang. Dokumen ini mencatat tentang Bekal/Materiil yang akan dikirimkan kepada Bekang Kotama. Dokumen ini mencatat tentang banyaknya Bekal/Materiil yang akan dikirimkan, dan keadaan Bekal.

2.

004/BEK Kartu Persediaan atau Penimbunan.

3

3.

005/BEK Buku Pertanggungj awaban Kebendaan. 007/BEK Bukti Pengeluaran atau Pengiriman.

1

008/BEK Berita Acara Pengiriman Bekal/Materii l Bekang.

3

4.

5.

1


6.

017/BEK Daftar Kegiatan yang dilaksanakan oleh Komisi.

1

7.

018/BEK Daftar Pengepakan.

3

8.

020/BEK Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran.

1

9.

SP Komisi Pengirim an

1

10. SP Pengawal an

Surat Perintah Komisi Pengiriman. Surat Perintah Pengawalan.

1

99

Dokumen ini mencatat kegiatan yang dilakukan Tim Komisi selama melaksanakan pengiriman Bekal/Materiil. Dokumen ini mencatat pengepakan Bekal/Materiil berdasarkan jenisnya. Dokumen ini mencatat seluruh data rekapitulasi penerimaan dan pengeluaran. Barang/Materiil pada akhir semester. Dokumen ini berisi perintah untuk mengirimkan Bekal/ Materiil Bekang. Dokumen berisi perlu tidaknya pengawalan terhadap pengiriman Bekal/Materiil.


100

1.4 Rancangan Usulan Flowchart Pengeluaran Bekal/Materil Bekang.

Bendawisesa

Tim Komisi

Mulai

1

002/BEK Menerima perintah dari Komando Atas tentang rencana pengeluaran Bekal/Materiil dan menentukan Tim Komisi pengiriman

SP Tim Komisi SP Pengawalan

Mempelajari SP Tim Komisi dan menyiapkan Bekal/Materiil yang sesuai dengan 002/BEK

Membuat dan menyiapkan 002/BEK , SP Tim Komisi, dan SP Pengawalan

Setelah melakukan pemeriksaan, membuat 008/BEK

002/BEK SP Tim Komisi SP Pengawalan

002/BEK 1

SP Tim Komisi SP Pengawalan 4 3 2

2

1 008/BEK 3 008/BEK 3

2 Menerima dan memeriksa kebenaran lap. pelaksanaan pengiriman Bekal/Materiil

4

3 008/BEK N

Keterangan: 002/BEK : Perintah Penerimaan atau Pengeluaran 008/BEK : Berita Acara Pengiriman Bekal/Materiil Bekang. SP Tim Komisi Pengiriman :Surat Perintah Komisi Pengiriman. SP Pengawalan : Surat Perintah Pengawalan.

Gambar 3.8a Rancangan Usulan Flowchart Pengeluaran Materiil Bekang.

Bekal/


Bendaharawan

Kagud Kapor

3

5

101

1 004/BEK 1 018/BEK

002/BEK SP Tim Komisi SP Pengawalan 2 1 008/BEK

Mengeluarkan Bekal/Materill sesuai petunjuk 004/BEK

Memeriksa dan mempelajari 002/BEK dan melakukan koordinasi dengan satuan terkait

Menyiapkan dan melakukan pengepakan sesuai 018/BEK

Menyiapkan administrasi yang diperlukan 004,005,007,008,017, 018,019,020/BEK

1 004/BEK 1 018/BEK

3 10

9

2 1 004/BEK 005/BEK 007/BEK 3 2 1 008/BEK

8

017/BEK 3 2

7

1 018/BEK 020/BEK 5

002/BEK

6

SP Tim Komisi SP Pengawalan

N

12

Laporan Keuangan


Keterangan: 004/BEK 005/BEK 007/BEK 008/BEK

: Kartu Persediaan atau Penimbunan. : Buku Pertanggungjawaban Kebendaan. : Bukti Pengeluaran atau Pengiriman. : Berita Acara Pengiriman Bekal/Materiil Bekang.

017/BEK 018/BEK 020/BEK

: Daftar Kegiatan yang dilaksanakan oleh Komisi. : Daftar Pengepakan. : Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran.

Laporan Keuangan N

Selesai

Gambar 3.8b Rancangan Usulan Flowchart Pengeluaran Materiil Bekang.

Bekal/


Bekang Kotama

102

Kabag Minben- SIMAK

10

6

8

1 004/BEK 1 018/BEK

2 004/BEK

2 018/BEK

2 008/BEK

Menerima Bekal/Materiil dan daftar pengepakan Bekal/Materill

1 004/BEK 1 018/BEK

Menginputkan data dari 004/BEK dam 008/BEK ke dalam aplikasi SIMAK

N

Data SIMAK




Laporan Keuangan 2 004/BEK 2 008/BEK

11

2 018/BEK

N

Gambar 3.8c Rancangan Usulan Flowchart Pengeluaran Materiil Bekang.

Bekal/


103

Wasbekang

4

7

4 008/BEK

9

2 018/BEK

11

3 004/BEK

Laporan Keuangan

Memeriksa dan mencocokkan data 008,018,004/BEK dengan Laporan Keuangan

Verifikasi Laporan Keuangan

TIdak

Dikembalikan kepada Kabag Minben-SIMAK

Ya 4 008/BEK 2 018/BEK 2 004/BEK

Laporan Keuangan N

12



Gambar 3.8d Rancangan Usulan Flowchart Pengeluaran Materiil Bekang.

Bekal/


104

Deskripsi Rancangan Usulan Flowchart Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang. Aktivitas

pengeluaran

Bekal/Materiil

akan

dimulai

oleh

Bendawisesa. Bendawisesa akan mengeluarkan Bekal/Materiil apabila ada petunjuk dari Komando Atas, dan kemudian Bendawisesa akan menentukan Tim Komisi untuk melakukan pengiriman Bekal/Materiil. Bendawisesa pun membuat dokumen 002/BEK, Surat Perintah Komisi Pengiriman, dan Surat Pengawalan. Dokumen tersebut kemudian akan diserahkan kepada Tim Komisi dan akan dipelajari oleh Tim Komisi sehingga dapat disiapkannya Bekal/Materiil sesuai 002/BEK. Setelah Bekal/Materiil tersedia, Tim Komisi akan membuat dokumen 008/BEK sebanyak 4 rangkap. Dokumen 008/BEK rangkap 1 dan 2, 002/BEK, Surat Perintah Komisi Pengiriman, dan Surat Pengawalan akan diserahkan kepada Bendaharawan, dokumen 008/BEK rangkap 3 akan diberikan kepada Bendawisesa untuk diarsipkan menjadi Berita Acara Pengiriman Bekal/Materiil Bekang, sedangkan dokumen 008/BEK rangkap 4 akan diberikan kepada Wasbekang. Pada Bendaharawan, dokumen 008/BEK rangkap 1 dan 2, 002/BEK, Surat Perintah Komisi Pengiriman, dan Surat Pengawalan yang telah diterima dari Tim Komisi akan dipelajari, dan Bendaharawan akan melakukan koordinasi terhadap satuan-satuan yang membutuhkan Bekal/Materiil. Bendaharawan pun akan menyiapkan dokumen pendukung yaitu 004/BEK sebanyak 3 rangkap, 005/BEK, 007/BEK, 008/BEK


105

sebanyak 3 rangkap, 017/BEK, 018/BEK sebanyak 3 rangkap, dan 020/BEK. Adapun dokumen 002/BEK, 005/BEK, 007/BEK,008/BEK rangkap 1, 017/BEK, 020/BEK, Surat Perintah Komisi Pengiriman, dan Surat Perintah Pengawalan akan diarsipkan secara nomor. Dokumen 004/BEK rangkap 1 dan 018/BEK rangkap 1 akan diserahkan kepada Kagud Kapor, dokumen 004/BEK rangkap 2 dan 008/BEK rangkap 2 akan diserahkan kepada Kabag Minben-SIMAK, dan dokumen 018/BEK raangkap 2 pun akan diserahkan kepada Kabag Minben-SIMAK untuk dilakukan perbandingan data. Dokumen 018/BEK rangkap 3 akan diserahkan kepada Wasbekang, dan dokumen 004/BEK rangkap 3 pun akan diserahkan kepada Wasbekang. Selanjutnya, Kagud Kapor yang telah menerima dokumen 004/BEK rangkap 1 dan 018/BEK rangkap 1 dari Bendaharawan akan memproses Bekal/Materiil, yaitu mengeluarkan Bekal/Materiil sesuai dengan 004/BEK dan melakukan pengepakan sesuai dengan 018/BEK. Kemudian, dokumen 004/BEK rangkap 1 dan 018/BEK rangkap 1 akan dikirimkan kepada Bekang Kotama sebagai dokumen pendukung pengiriman. Dokumen 004/BEK rangkap 1 dan 018/BEK rangkap 1 beserta Bekal/Materiil yang telah diterima Bekang Kotama dari Kagud Kapor akan segera diproses dan disimpan oleh Bekang Kotama. Dokumen 004/BEK rangkap 1 dan 018/BEK rangkap 1 pun diarsipkan oleh Bekang Kotama secara nomor.


106

Pada Kabag Minben-SIMAK, dokumen 004/BEK rangkap 2, 008/BEK rangkap 2, dan 018/BEK rangkap 2 yang diperoleh dari Bendaharawan akan dilakukan perbandingan data, kemudian data tersebut akan diinputkan kedalam aplikasi SIMAK dan akan menghasilkan data SIMAK berupa pita magnetik dan laporan keuangan berupa laporan tercetak. Dokumen

004/BEK rangkap 2, 008/BEK rangkap 2, dan

018/BEK rangkap 2 akan diarsipkan oleh Kabag Minben-SIMAK dan laporan keuangan tercetak akan diberikan kembali kepada Wasbekang untuk dilakukan perbandingan dengan data-data yang ditransferkan kepada Wasbekang. Selanjutnya, pada bagian Wasbekang dokumen-dokumen yang telah ditransferkan kepadanya akan dilakukan perbandingan. Adapun dokumen 008/BEK rangkap 4 yang berasal dari Tim Komisi, akan dibandingkan dengan dokumen 018/BEK rangkap 2 yang berasal dari Bendaharawan, 004/BEK rangkap 3 yang juga berasal dari Bendaharawan, dan dokumen laporan keuangan yang berasal dari Kabag Minben-SIMAK. Keempat dokumen tersebut kemudian akan dibandingkan oleh Wasbekang dengan cara mencocokkan data yang telah diterima dengan laporan keuangan yang telah dibuat. Setelah dilakukan pencocokkan, akan ada verifikasi laporan keuangan apabila data telah sesuai maka dokumen 008/BEK rangkap 4, 018/BEK rangkap 2, dan 004/BEK rangkap 3 akan diarsipkan oleh Wasbekang dan laporan keuangan akan diserahkan kepada Bendaharawan untuk diotorisasi, tetapi apabila data masih belum sesuai


107

maka laporan keuangan tersebut akan dikembalikan kepada Kabag Minben-SIMAK untuk diperiksa kembali. 2. Rancangan Usulan Data Flow Diagram Penerimaan dan Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang. Selain pada flowchart, Data Flow Diagram pun memberikan usulan dengan menambahkan entitas baru yaitu Wasbekang. Penambahan entitas Wasbekang ini pula akan menambahkan arus data dari entitas Kabag Minben-SIMAK ke entitas Wasbekang. 2.1 Rancangan Usulan Diagram Konteks Penerimaan Bekal/Materiil Bekang.

Bendawisesa

002/BEK

0

Tim Komisi

Bekal/Materiil

Sistem Penerimaan Bekal/Materiil Bekang

Laporan Keuangan

Wasbekang

Data SIMAK

Kabag Minben-SIMAK

Keterangan: 002/BEK

: Perintah Penerimaan atau Pengeluaran.

Gambar 3.9 Rancangan Usulan Diagram Konteks Penerimaan Bekal/Materill Bekang.


108

Deskripsi Rancangan Usulan Diagram Konteks Penerimaan Bekal/ Materiil Bekang. Usulan dalam diagram konteks ini, penulis menambahkan satu entitas yang diharapkan dapat membantu jalannya proses penerimaan Bekal/Materiil Bekang, yaitu Wasbekang. Dengan menambahkan satu bagian Wasbekang, pencocokkan dokumen melalui arus data pun dapat diketahui. Terdapat 4 entitas yang berada diluar kesatuan sistem penerimaan Bekal/Materiil di Gupus-II/Wiltim yaitu Bendawisesa, Tim Komisi, Wasbekang, dan Kabag Minben-SIMAK. Bendawisesa dalam diagram konteks ini memberikan arus data 002/BEK kedalam proses penerimaan Bekal/Materiil, sedangkan Tim Komisi mendapatkan keluaran berupa Bekal/Materiil yang berasal dari masukan Bendawisesa. Pada Wasbekang mendapat keluaran berupa laporan keuangan dan pada Kabag Minben-SIMAK mendapatkan keluaran berupa data SIMAK yang berasal dari

penginputan

data

yang

telah

dilakukan.


2.2 Rancangan Usulan Data Flow Diagram Level 0 Penerimaan Bekal/Materiil Bekang.

002/BEK 003/BEK

1 Memberi petunjuk pelaksanaan penerimaan Bekal/Materiil

002/BEK 003/BEK

002/BEK 003/BEK

b. Tim Komisi



2 Melakukan pemeriksaan Bekal/Materiil berdasarkan 002/BEK dan membuat 003/BEK

002/BEK 003/BEK SP Komisi Penerimaan Bekal/Materiil

002/BEK

017/BEK

004/BEK

003/BEK

019/BEK

005/BEK


020/BEK

3

004,005,017

SP Komisi Penerimaan.

Bendaharawan

002/BEK ,

mencocokkan data dan Bekal/Materiil bersama Tim Komisi

003/BEK

4

5

019,020/BEK

Bendaharawan membuat data administrasi 004, 005, 017, 019, 020/BEK

Bekal/Materiil

Kagud Transbalkir mensortir Bekal/Materiil sesuai dengan komoditi

Bekal/Materiil

003/BEK 019/BEK 020/BEK

Bekal/Materiil


6

a. Bendawisesa

Bekal/Materiil

10 Verifikasi Laporan Keuangan

Laporan Keuangan

004/BEK

Kagud Komoditi menyimpan Bekal/Materiil di gudang

Laporan Keuangan

9 Memeriksa dan mencocokkan data 003,019,020/BEK dengan LK

Laporan Keuangan

Laporan Keuangan

d. Wasbekang

003/BEK 019/BEK 020/BEK

003/BEK 019/BEK 020/BEK

8

003/BEK 019/BEK 020/BEK

7

Data SIMAK Membuat laporan keuangan

Laporan Keuangan

Menginputkan data 003,019,020/BEK kedalam aplikasi SIMAK

004/BEK 005/BEK


Data SIMAK

Keterangan: 002/BEK : Perintah Penerimaan atau Pengeluaran. 003/BEK : Berita Acara Pengujian Penerimaan Bekal/Materiil Bekang. 004/BEK : Kartu Persediaan atau Penimbunan. 005/BEK : Buku Pertanggungjawaban Kebendaan. 017/BEK : Daftar Kegiatan yang dilaksanakan oleh Komisi. 019/BEK : Daftar dari BuktiPenerimaan atau Pengeluaran. 020/BEK : Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran. SP Komisi Penerimaan : Surat Perintah Komisi Penerimaan.

Gambar 4.1 Rancangan Usulan Data Flow Diagram Level 0 Penerimaan Bekal/Materiil Bekang.

005/BEK Bekal/Materiil


110

Deskripsi Rancangan Usulan Data Flow Diagram Penerimaan Bekal/ Materiil. Bendawisesa akan memberikan petunjuk tentang pelaksanaan penerimaan Bekal/Materiil kepada Tim Komisi dengan memberikan arus data berupa 002/BEK, 003/BEK, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan. Berdasarkan arus data tersebut, maka Tim Komisi akan melakukan pemeriksaan Bekal/Materiil sesuai dengan 002/BEK. Tim Komisi kemudian melanjutkan ketahapan selanjutnya yaitu Bendaharawan. Dengan

arus

data

yang

diperoleh

berupa

002/BEK,003/BEK,

Bekal/Materiil, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan, Bendaharawan akan mencocokkan antara data dan Bekal/Materiil bersama Tim Komisi. Dokumen 002/BEK, 003/BEK,dan Surat Perintah Komisi Penerimaan akan diarsipkan. Setelah mencocokkan data, Bendaharawan akan membuat data administrasi berupa 004/BEK, 005/BEK, 017/BEK, 019/BEK, 020/BEK dan akan mengarsipkannya. Berdasarkan dokumen, Bekal/Materiil yang telah dibuat tersebut, akan menjadi arus data dan akan diserahkan kepada Kagud Transbalkir. Kagud Transbalkir akan mensortir Bekal/Materiil sesuai komoditi. Bekal/Materiil yang telah disortir tersebut akan diberikan kepada Kagud Komoditi, yang dilengkapi dengan dokumen 004/BEK, 005/BEK, dan Bekal/Materiil. Bekal/Materiil tersebut kemudian akan disimpan di gudang. Dokumen pendukung dalam penyimpanan barang adalah


111

003/BEK, 019/BEK, dan 020/BEK. Dokumen tersebut akan menjadi arus data untuk diserahkan kepada Kabag Minben-SIMAK. Dengan menggunakan arus data 003/BEK,019/BEK, dan 020/BEK, Kabag Minben-SIMAK akan menginputkan data-data tersebut kedalam aplikasi SIMAK, dan akan disimpan menjadi data SIMAK. Berdasarkan data SIMAK tersebut akan dibuatkan laporan keuangan. Arus data berupa laporan keuangan dan dokumen 003/BEK, 019/BEK, 020/BEK akan diserahkan

kepada

Wasbekang.

Berdasarkan

dokumen

tersebut,

Wasbekang akan melakukan pemeriksaan dan pencocokkan antara dokumen dan laporan keuangan, kemudian akan dilakukan verifikasi laporan keuangan. Laporan keuangan tersebut kemudian diserahkan kepada Bendaharawan untuk diotorisasi.


112

2.3 Rancangan Usulan Diagram Konteks Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang.

Bendawisesa

008/BEK

002/BEK

0 Bekal/Materiil

Bekang Kotama

Sistem Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang

Laporan Keuangan

Wasbekang

Data SIMAK

Kabag Minben-SIMAK

Keterangan: 002/BEK 008/BEK

: Perintah Penerimaan atau Pengeluaran. : Berita Acara Pengiriman Bekal/Materiil Bekang.

Gambar 4.2 Rancangan Usulan Diagram Konteks Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang.

Deskripsi Rancangan Usulan Diagram Konteks Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang. Usulan dalam diagram konteks ini, penulis menambahkan satu entitas yang diharapkan dapat membantu jalannya proses pengeluaran Bekal/Materiil Bekang,

yaitu Wasbekang. Dengan menambahkan satu

bagian Wasbekang, pencocokkan dokumen melalui arus data pun dapat diketahui. Terdapat 4 entitas yang berada diluar kesatuan sistem penerimaan Bekal/Materiil di Gupus-II/Wiltim yaitu

Bendawisesa,

Bekang Kotama, Wasbekang, dan Kabag Minben-SIMAK. Bendawisesa


113

dalam diagram konteks ini memberikan data masukkan 002/BEK dan mendapat data keluaran 008/BEK dari proses pengeluaran Bekal/Materiil. Bekang Kotama mendapat keluaran berupa Bekal/Materiil, sedangkan Wasbekang mendapat dapat keluaran berupa laporan keuangan. Pada Kabag Minben-SIMAK mendapatkan keluaran berupa data SIMAK.


2.4 Rancangan Usulan Data Flow Diagram Level 0 Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang. 002/BEK

004/BEK

018/BEK

008BEK

005/BEK

020/BEK

SP Komisi Pengiriman SP Pengawalan 002/B E K SP P engaw alan

1 M em berikan petunjuk kepada T im Kom isi P engirim an.

002/B E K SP P engaw alan


2

002/B E K, 008/B E K SP P engaw alan

3


B endaharaw an m em pelajari 002/B E K dan koordinasi engan satuan terkait.

T Im Kom isi M enyiapkan B ekal/M ateriil sesuai 002/B E K dan m em buat 008/B E K

007/BEK 017/BEK

002/B E K 008/B E K SP P engaw alan


004/BEK 018/BEK

4 Bendaharawan membuat data administrasi 004,005,007,017,018,020/BEK

5

004/BEK 018/BEK

Kagud Kapor mengeluarkan Bekal/M ateriil sesuai petunjuk 004/BEK

Bekal/M ateriil


6 Kagud Kapor menyiapkan dan mengepakkan Bekal/M ateriil sesuai 018/BEK

004/BEK 018/BEK

Bekal/M ateriil

a.

b.

Bendaw isesa

Bekang Ko tama

004/BEK 018/BEK

Bekal/M ateriil

7

004/BEK

M enerima Bekal/M ateriil Bekang

018/BEK Bekal/M ateriil

004/BEK 008/BEK 018/BEK 11

Laporan Keuangan

V erifikasi Laporan Keuangan

Laporan Keuangan

10 M emeriksa dan mencocokkan data 004,008,018/BEK dengan LK

9 Laporan Keuangan 004/BEK 008/BEK 018/BEK

d. W asbekang

8

D ata SIM A K

Laporan Keuangan 004/BEK 008/BEK 018/BEK

M embuat Laporan Keuangan

Laporan Keuangan

M enginputkan data dari 004,008,018/BEK ke dalam aplikasi SIM AK

004/BEK 008/BEK 018/BEK

c. Kabag M inbenSIM AK

D ata SIM AK

Keterangan: 002/BEK : Perintah Penerimaan atau Pengeluaran. 004/BEK : Kartu Persediaan atau Penimbunan. 005/BEK : Buku Pertanggungjawaban Kebendaan. 007/BEK : Bukti Pengeluaran atau Pengiriman. 008/BEK : Berita Acara Pengiriman Bekal/M ateriil Bekang. 017/BEK : D aftar Kegiatan yang dilaksanakan oleh Komisi. 018/BEK : D aftar Pengepakan. 020/BEK : Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran. SP Komisi Pengiriman : Surat Perintah Komisi Pengiriman. SP Pengawalan : Surat Perintah Pengawalan.

Gambar 4.3 Rancangan Usulan Data Flow Diagram Level 0 Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang.


115

Deskripsi Rancangan Usulan Data Flow Diagram Pengeluaran Bekal/ Materiil. Bendawisesa akan mengeluarkan Bekal/Materiil atas perintah Komando Atas dengan menggunakan arus data berupa 002/BEK, Surat Perintah Komisi Pengiriman, dan Surat Perintah Pengawalan. Setelah mendapatkan

perintah dari Komando Atas, Bendawisesa memberikan

petunjuk pelaksanaan pengeluaran Bekal/Materiil kepada Tim Komisi Pengiriman. Tim Komisi pengiriman kemudian melakukan pemeriksaan barang sesuai dengan 002/BEK, dan membuat dokumen 008/BEK. Selanjutnya,

Tim

Komisi

akan

melanjutkan

tahapan

kepada

Bendaharawan dengan arus data berupa 002/BEK, 008/BEK, Surat Perintah Tim Komisi Pengiriman, dan Surat Perintah Pengawalan. Bendaharawan yang telah menerima dokumen-dokumen tersebut akan mempelajari 002/BEK dan melakukan koordinasi dengan satuan terkait penerima Bekal/Materiil. Dokumen 002/BEK, 008/BEK, Surat Perintah Tim Komisi Pengiriman, dan Surat Perintah Pengawalan akan diarsipkan. Setelah mencocokkan data, Bendaharawan akan membuat data administrasi berupa 004/BEK, 005/BEK, 007/BEK, 017/BEK, 018/BEK, 020/BEK dan akan mengarsipkannya. Berdasarkan dokumen yang telah dibuat tersebut, dokumen 004/BEK dan 018/BEK akan diserahkan kepada Kagud Kapor, kemudian Kagud akan mengeluarkan Bekal/Materiil sesuai petunjuk 004/BEK. Setelah menyiapkan Bekal/Materiil, Kagud Kapor akan melakukan pengepakan sesuai 018/BEK. Bekal/Materill, 004/BEK,


116

dan 018/BEK yang telah disiapkan akan dikirimkan kepada Bekang Kotama.

Bekang

Kotama

akan

menerima

mengarsipkan dokumen 004/BEK dan 018/BEK.

Bekal/Materiil

dan

Dengan arus data

dokumen 004/BEK, 008/BEK, dan 018/BEK kemudian akan diserahkan kepada Kabag Minben-SIMAK, dan Kabag Minben-SIMAK akan menginputkan data tersebut kedalam aplikasi SIMAK dan menyimpannya menjadi data SIMAK. Arus data berupa

data SIMAK tersebut akan

dibuatkan laporan keuangan. Laporan Keuangan beserta dokumen 004/BEK, 008/BEK, dan 018/BEK akan diserahkan kepada Wasbekang. Berdasarkan dokumen tersebut, Wasbekang akan melakukan pemeriksaan dan pencocokkan antara dokumen dan laporan keuangan, kemudian akan dilakukan verifikasi laporan keuangan. Laporan keuangan tersebut kemudian akan diserahkan kepada Bendaharawan untuk diotorisasi. 3. Standarisasi Pergudangan Bekang. Kondisi gudang yang belum memenuhi standarisasi pergudangan Bekang harus segera diperbaiki. Dengan membuat sebuah kebijakan yaitu menyediakan

sarana,

prasarana

pendukung

seperti

ATK,

alat

pergudangan, alat pemadam kebakaran, dan perlengkapan pendukung sehingga diharapkan gudang Gupus-II/Wiltim TNI AD dapat memenuhi standar. Kondisi gudang yang memenuhi standar, dapat menjadi bagian pengendalian intern karena setiap Bekal/Materiil yang ada di GupusII/Wiltim TNI AD dapat mudah untuk diawasi dan dapat dipertanggung jawabkan.


BAB VI PENUTUP A. Kesimpulan. Berdasarkan analisis data yang dilaksanakan dengan melakukan analisis dan perancangan sistem, dapat dibuat kesimpulan: 1. Penggunaan aplikasi Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi (SIMAK) Barang Milik Negara di Gupus-II/Wiltim TNI AD dimulai sejak tahun 2008 dan menggunakan aplikasi SIMAK yang disediakan oleh Kementrian Pertahanan (Kemenhan). Namun, pada tahun 2013 Gupus-II/ Wiltim TNI AD menggunakan aplikasi yang disediakan oleh Kementrian Keuangan (Kemenkeu). Di Gupus-II/ Wiltim TNI AD sendiri terdapat dua aplikasi yang digunakan yaitu aplikasi khusus persediaan dan aplikasi

SIMAK

BMN

Kemenkeu.

Namun,

secara

keseluruhan

penggunaan aplikasi SIMAK ini sangat membantu dalam pengoperasian terutama dalam pengolahan data atau dokumen sehingga dapat menghasilkan suatu informasi. 2. Aplikasi SIMAK BMN yang sudah diterapkan di Gupus-II/Wiltim TNI AD untuk membantu dalam pengelolaan inventaris persediaan sudah mendukung kegiatan operasional namun ada beberapa kelemahan sehingga dapat menyebabkan permasalahan apabila tidak segera diperbaiki. 117


118

Adapun beberapa kelemahan yang terjadi adalah: a) Tidak adanya pengawasan atau monitoring terhadap apa yang dikerjakan oleh operator SIMAK. Ini dikarenakan belum adanya personel TNI AD yang memenuhi kualifikasi dalam melakukan pengawasan atau monitoring. b) Kondisi gudang di Gupus-II/Wiltim TNI AD yang belum memenuhi standarisasi sistem pergudangan Bekang yang telah ditentukan sehingga sangat mempengaruhi dalam melaksanakan tugas pokok. 3. Berdasarkan kelemahan yang terjadi di Gupus-II/ Wiltim TNI AD, terdapat beberapa perubahan dan perbaikan untuk memberikan solusi perancangan sistem yang optimal. Perancangan yang dilakukan antara lain, perancangan flowchart dan perancangan data flow diagram. Pada perancangan

flowchart,

peneliti

memberikan

perubahan

dengan

menambahkan divisi atau bagian yaitu Wasbekang dan melakukan perubahan pada beberapa dokumen dengan menambahkan beberapa rangkapan. Rangkapan dokumen tersebut dapat dialirkan kepada bagian Wasbekang, dan Wasbekang dapat melakukan pembandingan dokumen yang diterima dengan data Laporan keuangan yang dihasilkan oleh operator SIMAK. Dokumen yang mengalami penambahan rangkapan adalah flowchart penerimaan Bekal/Materiil Bekang yaitu 019/BEK dan 020/BEK, sedangkan pada flowchart pengeluaran Bekal/Materill yaitu 004/BEK, 008/BEK, dan 018/BEK. Dan untuk kondisi gudang yang


119

belum memenuhi standarisasi pergudangan Bekang harus segera diperbaiki dengan melengkapi perlengkapan pendukung, sehingga Bekal/Materiil yang terdapat di gudang dapat diawasi dan dapat dipertanggungjawabkan. B. Keterbatasan Penelitian. Keterbatasan pada penelitian ini adalah tidak adanya dokumen yang memberikan gambaran bagan alir dokumen (flowchart) sistem persediaan sehingga peneliti kemudian mengasumsikan bagan alir dokumen pelaksanaan sistem persediaan dengan membuat gambaran bagan alir dokumen berdasarkan pelaksanaan sistem persediaan di GupusII/ Wiltim TNI AD. C. Saran. Dari analisis data terhadap sistem persediaan, terdapat beberapa saran antara lain : 1. Diperlukan adanya bagan alir dokumen tentang prosedur yang ada di dalam sistem persediaan di Gupus-II/ Wiltim TNI AD. Perbaikan dapat dilakukan sesuai dengan perancangan yang telah dilakukan dalam penelitian ini. 2. Diperlukan adanya perbaikan intern di Gupus-II/ Wiltim TNI AD, seperti

menambahkan

bagian

Wasbekang

sehingga

terdapat

pemeriksaan independen terhadap data yang diolah oleh operator


120

SIMAK yaitu laporan keuangan. Divisi Wasbekang berasal dari personel di Gupus-II/Wiltim TNI AD sendiri yang sudah paham akan alur proses penerimaan dan pengeluaran Bekal/Materill, sehingga apabila perlu dilakukannya mutasi, maka mutasi tersebut dilakukan didalam internal Gupus-II/Wiltim TNI AD saja. Untuk beban tugas yang diberikan kepada personel untuk menduduki divisi Wasbekang, dirasa tidak terlalu berbeda karena alur Gupus Gupus-II/Wiltim TNI AD satu sama lain sudah saling paham akan tanggung-jawab dan deskripsi tugas, sehingga apabila dilakukan mutasi pekerjaan dianggap tidak terlalu terbebani. Dan untuk kondisi gudang yang belum memenuhi standar, diharapkan untuk segera dilakukan perbaikan atau pembaharuan. Tempat penyimpanan seperti gudang menjadi penting karena

Bekal/Materiil

dipertanggungjawabkan.

yang

disimpan

tersebut

akan


DAFTAR PUSTAKA Gondodiyoto, Sanyoto dan Hendarti, Henny. 2007. Audit Sistem Informasi Lanjutan. Mitra Wacana Media, Jakarta. Hall, James A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 4. Penerbit Salemba, Jakarta. Jogiyanto, Hartono M. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori & Praktek Aplikasi Bisnis. Penerbit Andi, Yogyakarta. Krismiaji. 2005. Sistem Informasi Akuntansi. Unit Penerbit dan Percetakan Akademi Manajemen Perusahaan (AMP) YKPN, Yogyakarta. Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi, Edisi Keempat, Cetakan Keempat. Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Narko. 2007. Sistem Akuntansi. Yayasan Pustaka Nusatama, Yogyakarta. O’ Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi Edisi 12. Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Peraturan Pemerintah No.71 Tahun 2010. Sistem Akuntansi Pemerintahan. Peraturan Menteri Keuangan No.233/PMK.05/2007. Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat. Peraturan Menteri Keuangan No.244/PMK.06/2012. Tata Cara Pelaksanaan Pengawasan dan Pengawasan Barang Milik Negara. Scott, George M. 2004. Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen. Penerbit Rajagrafindo Persada, Jakarta. Yuliana, Oviliana Yenti & Tanti Octavia. Rancang Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku Terkomputerisasi PT.KPL. Jurnal Manajemen & Kewirausahaan Vol.3 No. 1, Maret 2001: 72-84. Markas Besar Angkatan Darat Direktorat Pembekalan Angkutan. 2013. Naskah Sementara Buku Petunjuk Teknik tentang Penyelenggaraan Administrasi Perbendaharaan Bekal/Materill Bekang.Jakarta.

121


LAMPIRAN


Surat Ijin Penelitian

122


001/BEK : Bentuk Perencanaan Persediaan.

123


001/BEK : Bentuk Perencanaan Persediaan (Lanjutan).


002/BEK : Perintah Penerimaan / Pengeluaran.

125


003/BEK : Berita Acara Pengujian Penerimaan Bekal

126


003/BEK : Berita Acara Pengujian Penerimaan Bekal (Lanjutan)

127


004/BEK : Kartu Persediaan / Penimbunan.

128


005/BEK : Buku Pertanggungjawaban Kebendaan.


006/BEK : Daftar Permintaan Bekal.

130


006/BEK : Daftar Permintaan Bekal (Lanjutan).


007/BEK : Bukti Pengeluaran / Pengiriman.


007/BEK : Bukti Pengeluaran / Pengiriman (Lanjutan).

133


008/BEK : BeritaAcara Pengiriman Bekal.


008/BEK : BeritaAcara Pengiriman Bekal (Lanjutan).

135


009/BEK : Berita Acara Penentuan Pembukuan/Pembuatan.

136


010/BEK : Keterangan Perwakilan.

137


011/BEK : Berita Acara Serah Terima/Pencocokan.

138


012/BEK : Rekapitulasi Bekal Pada Serah Terima/Pencocokan.

139


013/BEK : Berita Acara Selisih Pada Serah Terima/Pencocokan.

140


014/BEK : Berita Acara Pengujian Bekal dari Pengiriman.


014/BEK : Berita Acara Pengujian Bekal dari Pengiriman (Lanjutan).


015/BEK : Berita Acara Pengujian Keadaan Bekal.


016/BEK : Berita Acara Penghapusan Bekal.

144


017/BEK : Daftar Kegiatan Komisi.


018/BEK : Daftar Pengepakan.

146


018/BEK : Daftar Pengepakan (Lanjutan).


019/BEK : Daftar Dari Bukti Penerimaan/Pengeluaran.


020/BEK : Rekapitulasi Penerimaan/Pengeluaran.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Recommend Documents