PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN Studi Kasus pada PT Bayu Sari Utama Cirebon

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh: Brigita Arum Kenyo Prasasti NIM: 102114028

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2015


ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEMAKUNTANSI PENGGAJIAN Studi Kasus pada PT Bayu Sari Utama Cirebon

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh: Brigita Arum Kenyo Prasasti NIM: 102114028

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2015 i


ii


iii


MOTTO DAN PERSEMBAHAN

-

St. Fransiskus dari Sales

-

-

Paus Yohanes XXIII

Surat Paulus kepada Jemaat di Roma 8:28

Skripsi ini kupersembahkan kepada: Yesus Kristus & Bunda Maria Bapak dan Mendiang Mamah Tercinta Adikku Tersayang Saudara, Sahabat, dan Teman-temanku Almamaterku yang ku Banggakan iv


UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa skripsi dengan judul: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN (Studi Kasus pada PT Bayu Sari Utama Cirebon) dan dimajukan untuk diuji pada tanggal 22 September 2015 adalah merupakan hasil karya saya. Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya. Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijazah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima. Yogyakarta, 30 September 2015 Yang membuat pernyataan,

Brigita Arum Kenyo Prasasti

v


LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Yang bertanda tangan di baawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma: Nama

: Brigita Arum Kenyo Prasasti

Nomor Mahasiswa

: 102114028

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah yang berjudul: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN Studi Kasus pada PT Bayu Sari Utama Cirebon. Beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikannya secara terbatas, dan mempublikasikannya di Internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalti kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis. Demikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di Yogyakarta Pada tanggal: 30 September 2015 Yang menyatakan

Brigita Arum Kenyo Prasasti

vi


KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Yesus Kristus yeng telah memberikan anugerah, karunia, kekuatan dan berkat yang melimpah, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi Penggajian” yang diajukan untuk memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta. Penulis menyadari tanpa bantuan dari berbagai pihak, skripsi ini tidak dapat terselesaikan. Pada kesempatan ini ijinkan penulis ingin mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada: 1.

Drs. Johanes Eka Priyatama, M.Sc, Ph.D selaku Rektor Universitas Sanata Dharma.

2.

Dr. H. Herry Maridjo, M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.

3.

Drs. Y.P Supardiyono, M.Si., Akt., QIA., CA selaku Ketua Program Studi Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.

4.

Dr. FA. Joko Siswanto, M.M., Akt., QIA., CA selaku dosen pembimbing yang telah membimbing dan memberikan masukan yang bermanfaat bagi penulis.

5.

Seluruh staf dan karyawan Sekretariat Fakultas Ekonomi dan Perpustakaan Mrican Universitas Sanata Dharma atas keramahan dan bantuannya.

6.

Ibu Titin Suwatin dan seluruh karyawan PT. Bayu Sari Utama yang telah memberikan data-data yang penulis butuhkan dalam pembuatan skripsi ini.

vii


7.

Orang Tua penulis, Mendiang Mamah dan Bapak Cyrillus Mupadi yang telah memberikan dukungan moril serta materil, kasih sayang dan doa yang tidak pernah berkesudahan sehingga skripsi ini dapat terselesaikan.

8.

Adik kecilku tersayang Sari, Mbak Istiyarti, Bude Ira serta seluruh anggota keluarga besar yang selalu memberikan perhatian, semangat, dan doa kepada penulis selama penyusunan skripsi ini.

9.

Gregorius Igna yang memberikan dukungan serta waktu pada penulis.

10. Teman-teman Kos Putri Cendrawasih terimakasih atas kebahagian, keceriaan, dan kebersamaan yang telah diberikan selama tinggal bersama. 11. Teman–teman Akuntansi 2010 yang memberikan pengalaman dalam kebersamaan suka dan duka. 12. Segenap teman-teman anggota Unit Kegiatan Mahasiswa Universitas Sanata Dharma yang telah membagikan pengalaman dan kebersamaan dengan penulis. 13. Semua pihak yang telah membantu penulis yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna dikarenakan keterbatasan penulis. Penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi siapa saja yang membacanya. Yogyakarta, 30 September 2015 Penulis

Brigita Arum Kenyo Prasasti viii


DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL ......................................................................................

i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ..........................................

ii

HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................

iii

HALAMAN PERSEMBAHAN ....................................................................

iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS .....................

v

HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH ..............

vi

HALAMAN KATA PENGANTAR ..............................................................

vii

HALAMAN DAFTAR ISI.............................................................................

ix

HALAMAN DAFTAR TABEL .................................................................... xvii HALAMAN DAFTAR GAMBAR ................................................................ xix ABSTRAK ...................................................................................................... xxi ABSTRACT ..................................................................................................... xxii BAB I

PENDAHULUAN ........................................................................

1

A. Latar Belakang Masalah .........................................................

1

B. Rumusan Masalah ..................................................................

3

C. Batasan Masalah.....................................................................

4

D. Tujuan Penelitian ...................................................................

4

ix


BAB II

E. Manfaat Penelitian .................................................................

5

F. Sistematika Penulisan ............................................................

6

LANDASAN TEORI ...................................................................

8

A. Sistem .....................................................................................

8

1. Pengertian Sistem ..............................................................

8

2. Karakteristik Sistem ..........................................................

8

3. Siklus Hidup Pengembangan Akuntansi ...........................

10

B. Sistem Informasi ....................................................................

11

1. Pengertian Sistem Informasi .............................................

11

2. Komponen Sistem Informasi .............................................

12

3. Pengembangan Sistem Informasi ......................................

13

C. Sistem Akuntansi ...................................................................

15

1. Pengertian Sistem Akuntansi.............................................

15

2. Tujuan Umum Pengembangan Sistem Informasi ..............

15

3. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi .........................................

16

4. Faktor-Faktor dalamPenyusunan Sistem Akuntansi .........

17

5. Pengembangan Sistem Akuntansi .....................................

17

6. Elemen-Elemen Sistem Akuntansi ....................................

18

D. Gaji .........................................................................................

19

1. Pengertian Gaji ..................................................................

19

2. Metode Distribusi Gaji ......................................................

19

E. Sistem Akuntansi Penggajian .................................................

21

1. Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian ..........................

21

x


2. Dokumen yang Digunakan ................................................

21

3. Catatan Akuntansi yang Digunakan ..................................

23

4. Fungsi yang Terkait ...........................................................

23

5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem .....................

25

F. Pengendalian Intern ...............................................................

26

1. Pengertian Pengendalian Intern ........................................

26

2. Tujuan Pengendalian Intern...............................................

26

3. Unsur Pengendalian Intern ................................................

27

4. Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian .......

31

G. Sistem Informasi Akuntansi ...................................................

33

1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ............................

33

2. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Sistem Informasi Akuntansi..........................................................................

34

3. Fitur-fitur Operasional Utama Sistem Penggajian ............

35

H. Analisis Sistem .......................................................................

37

1. Pengertian Analisis Sistem ................................................

37

2. Tahapan Analisis Sistem ...................................................

37

3. Sumber Informasi dalam Analisis Sistem .........................

38

4. Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Sistem ...

39

5. Manfaat Utama Dilakukan Analisis terhadap Sistem

I.

Akuntansi Lama ...............................................................

40

Perancangan atau Desain Sistem............................................

41

1. Pengertian Perancangan Sistem.........................................

41

xi


J.

BAB III

2. Tahap Perancangan Sistem ................................................

42

3. Tujuan dan Sasaran Perancangan Sistem ..........................

42

Formulir, DFD (Data Flow Diagram), dan Bagan Alir Dokumen (Flowchart) ...........................................................................

43

1. Formulir .............................................................................

43

2. Jurnal .................................................................................

46

3. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) .......................

48

4. Bagan Alir Dokumen (Flowchart) ....................................

51

5. Laporan ..............................................................................

55

K. Review Penelitian Terdahulu ..................................................

56

METODE PENELITIAN ...........................................................

58

A. Jenis Penelitian .......................................................................

58

B. Waktu dan Tempat Penelitian ................................................

58

1. Waktu Penelitian ...............................................................

58

2. Tempat Penelitian ..............................................................

58

C. Subjek dan Objek Penelitian ..................................................

58

1. Subjek Penelitian ...............................................................

58

2. Objek Penelitian ................................................................

59

D. Jenis Data yang Diperlukan ...................................................

59

1. Data Primer .......................................................................

59

2. Data Sekunder ...................................................................

59

E. Data yang Diperlukan ............................................................

59

1. Sejarah atau Gambaran Umum Perusahaan ......................

59

xii


BAB IV

2. Struktur Organisasi ............................................................

59

3. Dokumen ...........................................................................

59

4. Prosedur .............................................................................

60

F. Teknik Pengumpulan Data .....................................................

60

1. Teknik Observasi ...............................................................

60

2. Teknik Wawancara ............................................................

60

3. Teknik Dokumentasi .........................................................

60

G. Teknik Analisis Data ..............................................................

60

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ....................................

63

A. Profil dan Sejarah Perusahaan ...............................................

63

B. Visi dan Misi Perusahaan .......................................................

64

1. Visi .....................................................................................

64

2. Misi ....................................................................................

64

C. Struktur Organisasi ................................................................

65

D. Ketentuan Kerja .....................................................................

73

1. Gaji dan Tunjangan ............................................................

73

2. Kewajiban dan Hak Pekerja ...............................................

75

3. Kewajiban dan Hak Pengusaha ..........................................

79

4. Larangan-Larangan ............................................................

81

5. Sanksi-Sanksi .....................................................................

82

6. Jangka Waktu dan Berakhirnya .........................................

82

7. Ketentuan Lainnya .............................................................

83

E. Kegiatan Penggajian...............................................................

84

xiii


BAB V

F. Personalia ...............................................................................

85

1. Karyawan Tetap ................................................................

85

2. Karyawan Tidak Tetap ......................................................

85

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN.................................

86

A. Deskripsi Sistem Penggajian ..................................................

86

1. Deskripsi Kegiatan ...........................................................

86

2. Fungsi yang Terkait ..........................................................

87

3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian ........................................................................

88

4. Catatan Akuntansi yang Digunakan Perusahaan dalam Sistem Akuntansi Penggajian ...........................................

90

5. Prosedur dalam Sistem Akuntansi Penggajian .................

90

6. Bagan Alir Sistem Penggajian Perusahaan ......................

92

B. Perbandingan Sistem Akuntansi Penggajian dalam Perusahaan dengan Teori...........................................................................

96

1. Fungsi-fungsi yang Terkait ...............................................

96

2. Dokumen yang Digunakan ...............................................

97

3. Catatan Akuntansi yang Digunakan .................................

98

4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ....................

99

C. Perbandingan Sistem Penggajian Perusahaan dengan Pengendalian Intern ................................................................ 100 1. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab

100

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan........................ 100

xiv


3. Praktik yang Sehat Dalam Pelaksanaan Fungsi ................ 101 4. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya ........................................................................... 102 5. Penilaian Sistem Akuntansi Penggajian ........................... 102 D. Identifikasi Masalah ............................................................... 103 1. Mengidentifikasi Masalah ................................................ 103 2. Mengidentifikasi Penyebab Masalah ................................ 104 3. Mengidentifikasi Titik Keputusan .................................... 105 4. Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci........................ 106 E. Rancangan Input..................................................................... 107 1. Rancangan Formulir Bukti Pembayaran Gaji Karyawan . 107 2. Rancangan Formulir Bukti Kas Keluar ............................ 110 F. Rancangan Proses................................................................... 112 1. Rancangan Bagan Alir Dokumen (Flowchart) ................ 112 2. Rancangan Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) ... 122 G. Rancangan Output .................................................................. 135 1. Rancangan Formulir Jurnal Umum .................................. 135 2. Rancangan Formulir Rekap Daftar Gaji Karyawan ......... 136 BAB VI

PENUTUP .................................................................................... 139 A. Kesimpulan ............................................................................ 139 B. Keterbatasan Penelitian .......................................................... 140 C. Saran ....................................................................................... 140

xv


DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 141 LAMPIRAN .................................................................................................... 143

xvi


DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1. Elemen-elemen dari DFD dan lambangnya ....................................... 50 Tabel 2. Simbol-Simbol dalam Bagan Alir Dokumen ..................................... 52 Tabel 3. Perbandingan teori tentang fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian yang ada dalam perusahaan ................ 96 Tabel 4. Perbandingan teori tentang dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian yang ada dalam perusahaan ................ 97 Tabel 5. Perbandingan teori tentang catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian yang ada dalam perusahaan ................. 98 Tabel 6. Perbandingan teori tentang jaringan yang membentuk sistem dalam sistem akuntansi penggajian yang ada dalam perusahaan ...... 99 Tabel 7. Perbandingan pengendalian intern tentang struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab dalam sistem penggajian yang ada dalam perusahaan ............................................................. 100 Tabel 8. Perbandingan pengendalian intern tentang sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem penggajian yang ada dalam perusahaan........................................................................................ 100

xvii


Tabel 9. Perbandingan pengendalian intern tentang praktik yang sehat dalam pelaksanaan fungsi dalam sistem penggajian yang ada dalam perusahaan ............................................................................. 101 Tabel 10. Perbandingan pengendalian intern tentang karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya dalam sistem penggajian yang ada dalam perusahaan ............................. 102 Tabel 11. Tabel analisis identifikasi masalah sistem penggajian PT Bayu Sari Utama ....................................................................... 103

xviii


DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar I.

Siklus Hidup Pengembangan Sistem ..................................... 11

Gambar II.

Struktur Organisasi PT Bayu Sari Utama ............................... 65

Gambar III.

Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama ..................................................................................... 92

Gambar IV.

Rancangan Bukti Pembayaran Gaji PT Bayu Sari Utama ............................................................................ 108

Gambar V.

Rancangan Bukti Kas Keluar PT Bayu Sari Utama .................................................................................... 111

Gambar VI.

Rancangan Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama.............................................................. 116

Gambar VII.

Rancangan Konteks Diagram Arus Data Sistem Penggajian PT Bayu Sari Utama ........................................... 122

Gambar VIII.

Rancangan Diagram Berjenjang Arus Data Sistem Penggajian PT Bayu Sari Utama ........................................... 123

Gambar IX.

Rancangan Diagram Level 0 Arus Data Sistem Penggajian PT Bayu Sari Utama ........................................... 125

Gambar X.

Rancangan Diagram Level 1 Proses 1 Arus Data Sistem Penggajian ............................................................................. 126

Gambar XI.


xix


Gambar XII.


Gambar XIII.


Gambar XIV.


Gambar XV.


Gambar XVI.


Gambar XVII. Rancangan Jurnal Umum PT Bayu Sari Utama .................... 135 Gambar XVIII. Rancangan Rekap Daftar Gaji Karyawan PT BayuSari Utama ................................................................................... 137

xx


ABSTRAK ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN Studi Kasus pada PT Bayu Sari Utama Cirebon Brigita Arum Kenyo Prasasti Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2015 Tujuan penelitian ini adalah (1) untuk mengetahui penerapan sistem akuntansi penggajian yang diterapkan di perusahaan dan (2) untuk memberikan usulan rancangan sistem akuntansi penggajian yang dapat mengatasi masalah atau perbaikan system akuntansi penggajian di perusahaan. Penelitian ini merupakan sebuah studi kasus. Penelitian ini didukung oleh metode kualitatif. Teknik pengumpulan data penelitianini adalah wawancara, observasi, dan dokumentasi. Langkah yang ditempuh untuk mencapa itujuan penelitian adalah (1) mendeskripsikan dan mengidentifikasi masalahsistem akuntansi penggajian diperusahaan, (2) melakukan perancangan sistem akuntansi penggajian perusahaan. Hasil penelitian ini adalah (1) sistem akuntansi penggajian di perusahaan sudah mendukung kegiatan penggajian karyawan perusahaan tetapi terdapat beberapa pengendalian intern yang belum dilakukan, sehingga timbul beberapa masalah. Permasalahan tersebut adalah (a) belum adanya pemisahan tugas antara prosedur pembuatan daftar gaji dan prosedur distribusi gaji, (b) tidak lengkapnya dokumen dan catatan akuntansi. (2) Perancangan sistem akuntansi penggajian perusahaan merupakan pengembangan dari sistem akuntansi penggajian yang sudah ada dengan (a) melakukan beberapa perbaikan untuk memberikan solusi atas masalah sistem akuntansi penggajian, (b) menghindarkan perusahaan dari potensi tindak kecurangan di dalam sistem akuntansi penggajian. Dalam perancangan sedapat mungkin perangkapan tugas dihilangkan. Selain itu perancangan meliputi rancangan input, rancangan proses (flowchart dan data flow diagram), dan rancangan output.

Kata kunci : Perancangan sistem, sistem informasi akuntansi, sistem penggajian.

xxi


ABSTRACT ANALYSIS AND DESIGN PAYROLL ACCOUNTING SYSTEM A Case Study at PT Bayu Sari Utama Cirebon Brigita Arum Kenyo Prasasti Sanata Dharma University Yogyakarta 2015 The objectives of this research are (1) to determine the implementation of the payroll accounting system at PT Bayu Sari Utama and (2) to propose a design of payroll accounting system which can overcome problem or improving payroll accounting system at this company. This research was a case study. The data collecting techniques were interview, observation, and documentation. Data were analyzed by (1) describing and identifying the problem of payroll accounting system at the company, (2) proposing the design of payroll accounting system. The result indicated that firstly, the accounting system of payroll at the company had already supported the company’s operations especially for the payroll activities. However, some internal controls had not been applied yet and caused some problems. The problems were (a) there was no separation of duties between payroll preparation procedure and payroll payment procedure, (b) there was incomplete documents and accounting records. Secondly, the propose payroll accounting system design was based on the previous procedures with some changes and improvements namely (a) providing the solution for the constrain in the payroll accounting system, (b) avoiding the company from potential fraud in the payroll accounting system. Furthermore, in the new design, the multiple layers of function or duty was eliminated and was included the designs for the input, the process (flowchart and data flow diagram), and the output.

Keywords: System design, accounting information system, payroll system.

xxii


BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Seiring dengan perkembangan dan persaingan di dunia bisnis serta banyaknya perusahaan-perusahaan baru yang berdiri, sistem merupakan hal utama yang melandasi kegiatan suatu perusahaan. Sistem merupakan salah satu desain yang membuat input kemudian dilakukan pemrosesan sehingga menghasilkan output. Dengan memiliki sistem yang baik didalam suatu perusahaan hal tersebut dapat memungkinkan perusahaan beroperasi secara benar sehingga menghasilkan kinerja perusahaan yang baik sesuai dengan tujuan perusahaan. Analisis

sistem

informasi

berfokus

pada

pencatatan,

dan

memvalidasi data transaksi dan melakukan dalam berbagai kelompok yang bersangkutan pengambilan keputusan dibidang keuangan, masalah kepatuhan manajerial dan pajak. Efektivitas analisis sistem informasi dapat memberikan keuntungkan pada perhatian utama perusahaan dan banyak digunakan untuk memuaskan pengguna dan meningkatkan kualitas kinerja perusahaan. Analisis sistem informasi memiliki peran penting dalam mengelola kegiatan perusahaan, dan memberikan informasi manajemen untuk membantu keputusan untuk sukses mengelola dan perusahaan akan mencapai tujuan (Suryanto 2011: 24)

1


2

Sistem akuntansi penggajian merupakan salah satu komponen terpenting dan terbesar dalam sistem informasi akuntansi, dalam penetapannya

sistem

akuntansi

penggajian

harus

dirancang

dan

disesuaikan dengan peraturan dan ketetapan pemerintah dan juga disesuaikan dengan kebutuhan informasi manajeman perusahaannnya. Rancangan sistem akuntansi penggajian tersebut diharapkan efektif dan efisien perwujudannya bagi perusahaan tersebut. Salah satu faktor yang mempengaruhi kinerja karyawan dalam suatu perusahaan adalah gaji. Gaji pada umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan. Gaji merupakan hal yang penting karena: 1. Karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian atau terhadap hal-hal yang tidak wajar dan menjaga suasana kerja yang baik, penting juga gaji dibayar tepat pada waktunya. 2. Besarnya gaji adalah hal yang diatur dan ditetapkan oleh pemerintah daerah dan pemerintah pusat berkaitan dengan pemotongan gaji berdasarkan pajak penghasilan. 3. Besarnya gaji memberikan pengaruh penting terhadap laba bersih untuk kebanyakan perusahaan. Mengingat kebijakan dari sistem dan prosedur penggajian yang terlalu banyak, maka dalam pelaksanaannya perlu dibuat pengaturan, sehingga terjadi kejelasan sistem dan prosedur yang tepat dan efektif.


3

PT Bayu Sari Utama belum memiliki sistem akuntansi penggajian tetapi perusahaan sudah memiliki sistem akutansi penggajian yang mendukung kegiatan penggajian perusahaan sehingga terdapat beberapa masalah pengendalian intern pada perusahaan. Sistem akuntansi penggajian

yang ada

pada

perusahaan

merupakan

sistem

yang

sederhana/manual. Pentingnya penelitian yang dilakukan pada PT Bayu Sari Utama terkait sistem akutansi penggajian karena perusahaan perlu melakukan perbaikan dan membuat sistem akuntansi penggajian yang sesuai.

Mengingat

pentingnya

sistem

akuntansi

penggajian

bagi

perusahaan, maka penulis tertarik untuk mengadakan penelitian terhadap “Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi Penggajian di PT Bayu Sari Utama”. B. Rumusan Masalah Berdasarkan penjelasan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana sistem akuntansi penggajian yang ada di PT Bayu Sari Utama Cirebon? 2. Bagaimana rancangan sistem akuntansi penggajian yang dapat mengatasi masalah penggajian di PT Bayu Sari Utama Cirebon?


4

C. Batasan Masalah Penelitian ini terbatas pada analisis dan perancangan sistem akuntansi penggajian karyawan, dan tidak termasuk implementasi rancangan tersebut. Rancangan yang dibuat tidak termasuk pembuatan rancangan database, peneliti hanya berfokus pada lingkup perancangan yang dilakukan secara manual. Penelitian ini dibatasi karena peneliti hanya berfokus pada perancangan sistem akuntansi penggajian, tidak dengan pengupahan. Selain itu, peneliti tidak berfokus dengan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan antara PT Bayu Sari Utama dengan PT Pertamina (Persero) RU VI. D. Tujuan Penelitian Dengan mengacu pada rumusan masalah di atas maka penelitian ini mempunyai tujuan sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem akuntansi penggajian di PT Bayu Sari Utama Cirebon. 2. Untuk memberikan usulan rancangan sistem akuntansi penggajian yang dapat mengatasi masalah atau perbaikan sistem akuntansi penggajian di PT Bayu Sari Utama Cirebon.


5

E. Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi beberapa pihak diantaranya: 1. Bagi PT Bayu Sari Utama Memberikan

sumbangan

pemikiran

dan

informasi

bagi

perusahaan mengenai sistem akuntansi penggajian yang berperan penting dalam pengelolaan sumber daya manusia. 2. Bagi Universitas Sanata Dharma Memberikan informasi yang dapat memperkaya wawasan dalam berfikir serta dapat menambah kepustakaan dan dapat memberikan masukan pada bidang sistem akuntansi. 3. Bagi Penulis Memberikan tambahan ilmu pengetahuan serta dapat menerapkan ilmu pengetahuan yang selama ini diperoleh dalam perkuliahan, memperluas wawasan berpikir, dan mengembangkan kemampuan menganalisis dan merancang sistem.


6

F. Sistematika Penulisan Bab I:

Pendahuluan Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.

Bab II: Landasan Teori Bab ini berisi teori-teori yang digunakan penulis sebagai dasar penelitian dalam menganalisis dan merancang sistem akuntansi penggajian. Bab III : Metode Penelitian Bab ini membahas mengenai jenis penelitian, subjek dan objek penelitian, waktu dan lokasi penelitian, data-data yang diperlukan, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data. Bab IV: Gambaran Umum Perusahaan Bab ini menguraikan sejarah berdirinya perusahaan, lokasi perusahaan,

struktur

organisasi,

dan

kegiatan

penggajian

perusahaan. Bab V: Analisis Data dan Pembahasan Bab ini membahas mengenai sistem akuntansi penggajian yang diterapkan perusahaan, analisis dan identifikasi masalah yang terdapat dalam sistem tersebut. Perancangan sistem menjelaskan rancangan sistem yang dirancang berdasarkan hasil analisis dan


identifikasi

masalah

pada

sistem

yang

sudah

7

berjalan

diperusahaan. Bab VI: Penutup Bab ini berisi kesimpulan dari pembahasan, keterbatasan penelitian, dan saran bagi perusahaan.


BAB II LANDASAN TEORI

A. Sistem 1. Pengertian Sistem Menurut Bin Ladjamudin (2005: 1), definisi sistem dengan pendekatan prosedur adalah “Suatu urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Menurut Bin Ladjamudin (2005: 2), definisi sistem dengan pendekatan komponen atau elemen adalah “Kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Menurut Baridwan (2009: 3), definisi sistem adalah “Suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan”. Menurut Diana (2011: 3) definisi sistem adalah “Serangkaian bagian yang saling bergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Menurut Al Fatta (2007: 3), definisi sistem adalah “Suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terintrogasi, saling berinterasi, dan saling bergantung satu sama lain”.

8


9

Menurut Jogiyanto (2005: 1), definisi sistem adalah “Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. Menurut Mulyadi (2001: 2) definisi sistem adalah “Sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. 2. Karakteristik Sistem Menurut Bin Ladjamudin (2005: 4-5), mengungkapkan bahwa suatu sistem mempunyai karateristik atau sifat-sifat tertentu, antara lain: a.

Komponen sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

b.

Batas sistem Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya.

c.

Lingkungan luar sistem Apapun di luar batas sistem dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

d.

Penghubung sistem Media yang menghubungkan antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.


e.

10

Masukan sistem Energi yang dimasukkan ke dalam sistem.

f.

Keluaran sistem Energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.

g.

Pengolah sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

h.

Sasaran sistem Suatu sistem yang dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang akan dihasilkan.

3. Siklus Hidup Pengembangan Sistem Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan mulai dari mulai sistem itu direncanakan sampai dengan sisem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul kembali permasalahan-permasalahan yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu kembali ke tahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan sistem (Jogiyanto, 2005: 41).


11

Gambar I. Siklus hidup pengembangan sistem Sumber: Jogiyanto (2005: 52)

B. Sistem Informasi 1. Pengertian Sistem Informasi Menurut Bin Ladjamudin (2005: 13-14), definisi sistem informasi adalah “Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambilan keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi”. Menurut Jogiyanto (Jogiyanto, 2005: 11), definisi sistem informasi adalah “Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi


12

dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. 2. Komponen Sistem Informasi Sistem

informasi

terdiri

dari

komponen-komponen

yang

disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block), dan blok kendali (control block). a. Blok Masukan Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. b. Blok Model Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. c. Blok Keluaran Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.


13

d. Blok Teknologi Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran

dan

membantu

pengendalian

dari

sistem

secara

keseluruhan. e. Blok Basis Data Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. f. Blok Kendali Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. 3. Pengembangan Sistem Informasi Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Suatu sistem lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal yaitu sebagai berikut: (Jogiyanto, 2005: 35) a. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :


14

1) Ketidakberesan Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan ini dapat berupa: a) Kecurangan-kecurangan yang disengaja. b) Kesalahan-kesalahan yang tidak sengaja. c) Tidak efisiennya operasi. d) Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen

yang telah

ditetapkan. 2) Pertumbuhan Organisasi Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru. b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities) Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatankesempatan yang ada. c. Adanya instruksi-instruksi (directives) Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan atau dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah.


15

C. Sistem Akuntansi 1. Pengertian Sistem Akuntansi Menurut Howard F.Stetler, sistem akuntansi adalah formulirformulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat

yang

digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomi dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi (Baridwan, 2009: 4). 2. Tujuan Umum Pengembangan Sistem Akuntansi Tujuan umum pengembangan (perancangan) sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001: 19-20) adalah sebagai berikut : a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.


16

3. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi Unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, dan buku pembantu, serta laporan. Berikut ini diuraikan lebih lanjut pengertian masing-masing unsur suatu sistem akuntansi tersebut (Mulyadi, 2001: 3-5). a. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam di atas secarik kertas. b. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. c. Buku Besar Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya. d. Buku Pembantu Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.


17

e. Laporan Laporan merupakan hasil akhir proses akuntansi yang terdiri dari neraca, laporan laba/rugi, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. 4. Faktor-Faktor dalam Penyusunan Sistem Akuntansi a. Sistem Akuntansi yang didukung harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya untuk memenuhi kebutuhan dan dengan kualitas yang sesuai. b. Sistem Akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman, yang berarti sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. Dengan kata lain, sistem akuntansi disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern. c. Sistem Akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah, berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidah mahal. Dengan kata lain dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi. 5. Pengembangan Sistem Akuntansi Setiap Perusahaan memiliki tujuan yang berbeda-beda dengan perancangan dan penggunaan suatu sistem akuntansi. Namun secara


18

garis besar, tujuan dari penyusunan Sistem Akuntansi adalah: (Narko, 1994: 7) a. Meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan sistem. b. Meningkatkan pengendalian akuntansi dan cek internal. c. Menekan biaya klerikal untuk menyelenggarakan catatan-catatan. 6. Elemen-Elemen Sistem Akuntansi Sistem akuntansi terdiri dari beberapa subsistem yang saling berkaitan, atau dapat juga dikatakan terdiri dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan. Cecil Gillespie menyatakan bahwa sistem akuntansi terdiri dari: (Baridwan, 2009: 5) a. Sistem Akuntansi Utama: 1) Klasifikasi rekening, riel dan nominal. 2) Buku besar (umum dan pembantu). 3) Jurnal. 4) Bukti transaksi. b. Sistem Penjualan dan Penerimaan Uang: 1) Order penjualan, perintah pengiriman, dan pembuatan faktur (penagihan). 2) Distribusi penjualan. 3) Piutang. 4) Penerimaan uang dan pengawasan kredit.


19

c. Sistem Pembelian dan Pengeluaran Uang 1) Order pembelian dan laporan penerimaan barang. 2) Distribusi pembelian dan biaya. 3) Utang (voucher). 4) Prosedur pengeluaran uang. d. Sistem Pencatatan Waktu dan Penggajian 1) Personalia. 2) Pencatatan waktu. 3) Penggajian. 4) Distribusi gaji. e. Sistem Produksi dan Biaya Produksi 1) Order produksi. 2) Pengawasan persediaan. 3) Akuntansi Biaya. D. Gaji 1. Pengertian Gaji Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan. (Mulyadi, 2001: 373) 2. Metode Distribusi Gaji Ditribusi biaya gaji ditujukan untuk menghasilkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya (gaji, tunjangan makan, tunjangan lembur, biaya kesejahteraan karyawan), menurut hubungannya dengan


20

departemen, kegiatan, order, produksi, atau kombinasi di antara berbagai jenis klasifikasi tersebut. Distribusi biaya gaji umumnya dilakukan dengan metode berikut ini: (Mulyadi, 2001: 405) a. Metode Rekening Berkolom Digunakan jika misalnya manajemen menginginkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya per departemen. Pada akhir bulan, setiap kolom rupiah dalam rekening berkolom dijumlah, dan hasilnya disajikan dalam laporan biaya tenaga kerja per departemen. Media yang dipakai sebagai sumber informasi untuk posting ke dalam rekening berkolom ini adalah rekap daftar gaji atau jurnal umum. b. Metode Summary strip: Tiket Tunggal Metode ini digunakan untuk mengelola upah karyawan, baik upah langsung maupun upah tak langsung. Jumlah rupiah biaya tenaga kerja tak langsung menurut klasifikasi jenis dan departemen diposting ke dalam summary strip, yang sekaligus berfungsi sebagai laporan biaya tenaga kerja. c. Metode Distribusi dengan Komputer Metode ini dilakukan dengan memberi kode transaksi penggujian yang terjadi sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan. Proses sortasi akan dilakukan oleh komputer melalui program.


21

E. Sistem Akuntansi Penggajian 1. Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian Sistem akuntansi penggajian adalah sistem yang dirancang untuk menangani transaksi penghitungan gaji karyawan dan pembayarannya (Mulyadi, 2001: 17). 2. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian menurut Mulyadi (2001: 374-379) adalah : a. Dokumen pendukung perubahan gaji Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat

keputusan

yang

bersangkutan

dengan

karyawan.

Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kepentingan pembuatan daftar gaji b. Kartu jam hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Dapat berupa daftar hadir biasa atau dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. c. Kartu jam kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke


22

fungsi pembuat daftar gaji untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir. d. Daftar gaji Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya. e. Rekap daftar gaji Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi dengan dasar rekap biaya gaji. f. Surat pernyataan gaji Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat gaji bersamaan dengan pembuatan daftar gaji atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji. g. Amplop gaji Uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji. h. Bukti kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji.


23

3. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji menurut Mulyadi (2001: 382) adalah sebagai berikut : a. Jurnal umum Dalam pencatatan gaji, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam tiap departemen dalam perusahaan. b. Kartu harga pokok produk Digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang digunakan untuk pesanan tertentu. c. Kartu biaya Digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi tiap departemen dalam perusahaan. d. Kartu penghasilan karyawan Digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. 4. Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian menurut Mulyadi (2001: 383-384) adalah sebagai berikut : a. Fungsi Kepegawaian Bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat


24

keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. b. Fungsi Pencatat Waktu Bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji Bertanggungjawab

untuk

membuat

daftar

gaji

yang

berisi

penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. d. Fungsi Akuntansi Bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). e. Fungsi Keuangan Bertanggungjawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan ke bank. Tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.


25

5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Sistem penggajian menurut Mulyadi (2001: 385-386) terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: a. Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu

hadir karyawan.

Prosedur ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. b. Prosedur pembuatan daftar gaji Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai karyawan. c. Prosedur distribusi biaya gaji Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar Prosedur ini bertujuan untuk menghasilkan bukti transaksi dalam sistem penggajian berupa bukti kas. Artinya perusahaan telah mengeluarkan kas untuk membayar gaji karyawan. e. Prosedur pembayaran gaji Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi


26

keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji. F. Pengendalian Intern 1. Pengertian Pengendalian Intern Pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran

yang

dikoordinasikan

untuk

menjaga

kekayaan

organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001: 163). 2. Tujuan Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001: 178-179) terdapat empat tujuan pokok pengendalian intern : a. Menjaga kekayaan organisasi Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan. Hal tersebut dilakukan dengan cara membatasi akses tidak langsung terhadap kekayaan. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada. Perbandingan ini dilakukan secara periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan yang sesungguhnya ada. b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi Melaksanakan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan. Otorisasi hanya dapat diberikan oleh penjabat yang berwenang. Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang


27

diberikan oleh pejabat berwenang. Melakukan pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi. c. Mendorong efisiensi Kelangkaan terhadap supply atas sumber daya yang dipakai untik memenuhi kebutuhan yang tidak terbatas, mengharuskan perusahaan mengunakan sumber daya tersebut seekonomis mungkin untuk memberikan manfaat yang sebesar-besarnya. d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Kebijakan manajemen dibuat untuk memastikan bahwa suatu operasi berjalan secara baik, sistemasis, dan berurutan. Kegagalan untuk mematuhi kebijakan ini akan menggangu usaha yang terkoordinasi. 3. Unsur Pengendalian Intern Unsur pokok pengendalian intern menurut Mulyadi (2001: 164174) adalah sebagai berikut : a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Unit-unit organisasi dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan dengan pembagian tanggung jawab fungsional dalam perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini :


28

1) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpangan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan (misalnya pembelian). Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang mencatat peristiwa keuangan perusahaan. 2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Untuk melaksanakan transaksi pembelian dalam perusahaan, misalnya fungsi-fungsi yang dibentuk adalah: fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi, dengan fungsinya masing- masing sebagai berikut : a) Fungsi

gudang

(merupakan

fungsi

penyimpanan):

mengajukan permintaan pembelian dan menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. b) Fungsi pembelian (merupakan fungsi operasi): melaksanakan pemesanan barang kepada pemasok. c) Fungsi penerimaan (merupakan fungsi operasi): menerima atau menolak barang yang diterima dari pemasok.


29

d) Fungsi akuntansi (merupakan fungsi pencatatan): mencatat utang yang timbul dari transaksi pembelian dalam kartu utang dan mencatat persediaan barang yang diterima dari transaksi pembelian dalam kartu persediaan. b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi setiap transaksi fungsi terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah : 1) Penggunaan pemakaiannya

formulir harus

bernomor

urut

tercetak

dipertanggungjawabkan

oleh

yang yang

berwenang. 2) Pemeriksaan

mendadak

(surprised

audit).

Pemeriksaan

mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.


30

3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. 4) Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan di antara mereka dapat dihindari. 5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi

haknya.

Selama

cuti,

jabatan

karyawan

yang

bersangkutan digantikan untuk sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara tersebut. 6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. 7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur- unsur pengendalian yang lain. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dari prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Karyawan yang kompeten dan


dapat

dipercaya

pengendalian

tidak

intern

cukup untuk

menjadi menjamin

satu-satunya tercapainya

31

unsur tujuan

pengendalian intern. Manusia mempunyai kelemahan yang bersifat manusiawi, seperti misalnya bosan, tidak puas, memiliki masalah pribadi yamg mengganggu pelaksanaan tugasnya, atau tujuan pribadinya

berubah

sehingga

bertentangan

dengan

tujuan

perusahaan. Untuk mengatasi masalah manusiawi inilah tiga unsur pengendalian intern yang lain yang dalam suatu organisasi, agar setiap karyawan yang melaksanakan sistem terhindar dari godaan, sehingga tujuan pengendalian intern dapat terwujud. 4. Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian Menurut Mulyadi (2001: 386-391) unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian adalah: a. Organisasi 1) Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi keuangan. 2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. b. Sistem Otorisasi 1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama. 2) Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.


32

3) Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. 4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. 5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. 6) Daftar gaji harus diotorisasi oleh kepala fungsi personalia. 7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi. c. Prosedur Pencatatan 1) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan. d. Praktik Yang Sehat 1) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. 2) Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya

oleh

fungsi

akuntansi

sebelum

dilakukan

pembayaran. 3) Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. 4) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji.


33

G. Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Bodnar (2006: 3) definisi sistem informasi akuntansi adalah “Kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi”. Menurut Diana (2011: 5) definisi sistem informasi akuntansi adalah “Sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data serta melaporkan informasi yang berkaitan dengan keuangan”. Sistem informasi yang berbasis pada komputer sekarang dikenal dengan istilah sistem informasi akuntansi atau SIA (Accounting Information System atau AIS). Sistem Informasi Akuntansi (SIA) didefenisikan sebagai berikut: Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin, sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi finansial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen). Menurut Robert, Thomas, dan Joel, sistem informasi akuntansi adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manager untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah, dan pihak-pihak luar lainnya.


34

Dari beberapa defenisi yang diberikan dapat diambil kesimpulan bahwa data yang diolah oleh SIA adalah data yang bersifat keuangan. SIA hanya terbatas pada pengolahan data yang bersifat keuangan saja, sehingga informasi yang dihasilkan oleh SIA hanya informasi keuangan saja (Jogiyanto, 2005: 17-18). 2. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Sistem Informasi Akuntansi Penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor yang penting sebagai berikut (Baridwan,1993: 7) adalah : a. Perilaku manusia dalam organisasi Perilaku manusia dalam organisasi perlu dipertimbangkan dalam menyusun sistem informasi akuntansi karena sisem informasi itu tidak mungkin berjalan tanpa manusia. Faktor psikologis karyawan menjadi penting karena bila terdapat ketidakpuasan, bias terjadi ketidakpuasan tersebut akan dicurahkan dalam bentuk menghambat berjalannya sistem informasi itu. b. Penggunaan metode kuantitaif Penggunaan metode kuantitatif dalam hubungannya dengan sistem informasi, biasanya dikelompokkan dalam suatu subsistem Decision Support Systems (DSS). Apabila DSS disusun dalam suatu model yang memudahkan pemakai untuk berinteraksi dengan komputer, maka manfaat metode kuantitatif ini akan meningkat dan dapat bermanfaat untuk pengambilan keputusan.


35

c. Penggunaan komputer sebagai alat bantu Proses pengolahan data akuntansi dapat dilakukan dengan lebih cepat bila menggunakan komputer. Hal ini dapat terjadi karena kemampuan komputer untuk mengolah data jauh melebihi kecepatan manusia. 3. Fitur-fitur Operasional Utama Sistem Penggajian Menurut Hall (2007: 405-407), fitur-fitur di bawah ini penting untuk kegiatan operasional utama pada sistem penggajian. a. Personalia Departemen personalia melakukan perubahan dalam file karyawan secara

real-time

melalui

terminal.

Perubahan

ini

termasuk

penambahan karyawan baru, penghapusan karyawan yang sudah tidak bekerja, perubahan jumlah karyawan, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status pekerjaan (tarif pembayaran). b. Akuntansi Biaya Memasukkan data biaya pekerjaan (real-time atau setiap hari) untuk menciptakan file pemanfaatan tenaga kerja (labor usage file). c. Penjagaan Waktu Ketika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pada akhir minggu, departemen penjagaan waktu membuat file kehadiran (attendance file) saat ini.


36

d. Pemrosesan Data Pada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut ini dilakukan dalam proses batch : a. Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overhead, dan akun biaya. b. File rangkuman distribusi tenaga kerja on-line diciptakan. Salin dari file dikirim ke departemen akuntansi biaya dan buku besar umum. c. Daftar gaji on-line diciptakan dari file kehadiran dan file karyawan (employee file). Salinan dari file ini dikirim ke departemen utang dan pengeluaran kas. d. File catatan karyawan diperbarui e. Cek penggajian disiapkan dan ditandatangani. Cek tersebut dikirim ke bendahara untuk diperiksa dan direkonsiliasikan dengan

daftar

gaji.

Cek

pembayaran

ini

kemudian

didistribusikan ke para karyawan. f. File bukti pengeluaran diperbarui dan satu cek disiapkan untuk dana yang akan ditransfer ke akun dana gaji. Cek dan salinan bukti pengeluaran dikirim ke departemen pengeluaran kas. Satu salinan bukti tersebut dikirim ke departemen buku besar umum, dan salinan yang terakhir dikirim ke departemen utang.


g. Pada akhir pemrosesan, sistem tersebut menerima

37

file

rangkuman distribusi tenaga kerja dan file bukti pengeluaran dan memperbarui file buku besar umum. H. Analisis Sistem 1. Pengertian Analisis Sistem Menurut Al Fatta (2007: 44), definisi analisis sistem adalah “teknik

pemecahan

masalah

yang

menguraikan

bagian-bagian

komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka”. Analisis sistem adalah penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan,

hambatan-hambatan,

yang

terjadi

dan

kebutuhan-

kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikannya (Jogiyanto, 2005: 129). 2. Tahapan Analisis Sistem Menurut Jogiyanto (2005: 130-149) terdapat langkah-langkah dalam tahapan analisis sistem yaitu: a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah dengan cara: 1) Mengidentifikasi penyebab masalah. 2) Mengidentifikasi titik keputusan. 3) Mengidentifikasi personil-personil kunci.


38

b. Understand, memahami kerja dari sistem yang ada dengan cara: 1) Menentukan jenis penelitian. 2) Merencanakan jadwal penelitian. 3) Membuat jadwal wawancara. 4) Mengatur jadwal observasi. 5) Membuat penugasan penelitian. 6) Membuat agenda wawancara. 7) Mengumpulkan hasil penelitian. c. Analyze, yaitu menganalisis sistem dengan cara: 1) Menganalisis kelemahan sistem. 2) Menganalisis kebutuhan informasi/pemakai. d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis. 3. Sumber informasi dalam analisis sistem Menurut Mulyadi (2001: 48), dalam analisis sistem memerlukan sumber informasi untuk pengembangan sistem akuntansi yaitu: a. Sistem akuntansi yang sekarang digunakan. b. Sumber item yang lain. c. Sumber-sumber luar.


39

4. Teknik pengumpulan informasi dalam analisis sistem Dalam menyusun kebutuhan, ada beberapa teknik yang biasa digunakan. Menurut Al Fatta (2007: 68-71), teknik tersebut adalah sebagai berikut: a. Wawancara. Wawancara adalah teknik pengumpulan kebutuhan yang paling umum digunakan. Metode ini paling mudah digunakan, jika sistem yang dianalisis tidak terlalu besar. b. Joint Application Development (JAD) JAD adalah proses kelompok terstruktur yang terfokus untuk menentukan kebutuhan, melibatkan tim proyek, pengguna, dan manajemen bekerja bersama-sama. Teknik ini sangat berguna untuk mereduksi waktu pengumpulan informasi sampai 50%. c. Kuesioner. Kuisioner adalah sekumpulan pertanyaan tertulis dan biasanya melibatkan banyak orang. Kuisioner ini bias dilakukan secara (paper based) atau secara elektronik. Biasanya sampel dipilih untuk mewakili populasi tertentu. Setelah hasil kuisioner diperoleh diperlukan analisis untuk mengambil data yang sesuai dengan keperluan pengumpulan kebutuhan. d. Analisis Dokumen.


Teknik

ini

dilakukan

dengan

mempelajari

material

40

yang

menggambarkan sistem yang sedang berjalan. Biasanya dokumen yang diamati berupa form, laporan, manual kebijakan, grafik organisasi. Untuk perusahaan atau organisasi berskala kecil dan belum memiliki sistem yang terkomputerisasi, cara ini adalah cara yang efektif untuk menyusun kebutuhan sistem. e. Observasi. Teknik ini dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung pada proses-proses yang sedang berjalan. Hal ini penting karena kadang-kadang pengguna atau manajer tidak dapat mengingat secara keseluruhan apa yang mereka lakukan dan mencerikan kembali ke analisis. Teknik observasi biasanya dilakukan bersamasama dengan teknik pengumpulan kebutuhan sistem yang lain. 5. Manfaat utama dilakukan analisis terhadap sistem akuntansi lama Menurut

Mulyadi

(2001:

48),

terdapat

manfaat

utama

dilakukannya analisis terhadap sistem akuntansi lama adalah sebagai berikut: a. Efektivitas sistem akuntansi yang sekarang. b. Ide rancangan. c. Identifikasi sumber daya. d. Pengetahuan konversi. e. Titik awal yang sama dengan menuju ke perubahan baru.


41

I. Perancangan atau Desain Sistem 1. Pengertian Perancangan Sistem Menurut Robet J Verzello / Jhon Reuter III, tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem ialah pendefinisian dari kebutuhankebutuhan fungsional dan persiapan untuk implementasi,

rancangan

bangun

menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

Perancangan Sistem adalah usaha yang dilakukan oleh perusahaan untuk merancang ulang kembali sistem yang telah ada, ataupun merancang sistem baru karena sistem yang saat ini digunakan memiliki kelemahan-kelemahan (Jogiyanto, 2005: 196). Menurut John Burch dan Gary Gudnitski, desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan. Tahap ini menyangkut mengkonfigurasi dari komponenkomponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem. (Jogiyanto, 2005: 196).


42

2. Tahap Perancangan Sistem a. Desain sistem secara garis besar Sistem yang telah dipelajari oleh analisis sistem kemudian akan dibuat rancangan sistem secara garis besar menggunakan diagram arus data level 0. Diagram ini akan menggambarkan bagaimana sistem tersebut berjalan, dan apa yang dapat diberikan sistem tersebut kepada pemakainya. b. Melakukan evaluasi sistem Evaluasi sistem dilakukan analisis sistem untuk menentukan apakah sistem telah sesuai dengan tujuan dan telah sesuai dengan kebutuhan pemakainya. c. Membuat desain sistem secara rinci Sistem yang telah dievaluasi akan dibuat rancangan desain sistem secara rinci menggunakan diagram arus data level 1. Diagram ini akan menggambarkan setiap kegiatan yang ada di dalam sistem secara lebih rinci. 3. Tujuan dan Sasaran Peracangan Sistem Tahap perancangan sistem memiliki tujuan utama yaitu (Jogiyanto, 2005: 197): a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.


43

b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap. Untuk mencapai tujuan tersebut, analis sistem harus dapat mencapai sasaran-sasaran sebagai berikut : a. Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan mudah digunakan. b. Perancangan

sistem

harus

dapat

mendukung

tujuan

utama

perusahaan. c. Perancangan sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen, dan pelaksanaan kebijakan. d. Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang rinci untuk tiap komponen sistem. J. Perancangan Formulir, Jurnal, Diagram Arus Data (Data Flow Diagram), Bagan Alir Dokumen (Flowchart), dan Laporan 1. Formulir a. Pengertian Formulir Formulir adalah secarik kertas yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir: Faktur penjualan tunai (Mulyadi,2001: 75).


44

b. Manfaat formulir menurut Mulyadi (2001: 78-80) dalam perusahaan adalah sebagai berikut: 1) Menetapkan

tanggung

jawab

timbulnya

transaksi

bisnis

perusahaan Dalam formulir, setiap orang yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi membubuhkan tanda tangan atau paraf. Hal tersebut dilakukan sebagai bukti pertanggungjawaban pemakaian wewenang atas pelaksanaan transaksi yang terjadi. 2) Merekam data transaksi bisnis perusahaan Formulir berfungsi sebagai alat untuk merekam data yang bersangkutan dengan transaksi. Semua data yang diperlukan untuk identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam formulir. 3) Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan. 4) Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain. Formulir

berfungsi

sebagai

sarana

untuk

menyampaikan

informasi secara intern organisasi atau antar organisasi. Hal ini dikarenakan setiap bagian atau departemen dalam perusahaan mempunyai kegiatan yang saling berkaitan.


45

c. Prinsip dasar yang melandasi perancangan formulir (Mulyadi, 2001: 82) sebagai berikut : 1) Sedapat mungkin memanfaatkan tembusan atau copy formulir. 2) Hindari duplikasi dalam pengumpulan data. 3) Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin. 4) Masukkan internal check dalam merancang formulr. 5) Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar. 6) Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi. 7) Beri nomor untuk identifikasi formulir. 8) Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir jika formulir lebar digunakan, untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian. 9) Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, pada garis tidak perlu dicetak, karena mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri, dan juga jika bergaris, pengisian formulir dengan mesin ketik akan memakan waktu yang lama. 10) Cantumkan nomor urut tercetak.


46

11) Rancangan formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya membubuhkan tanda √, atau x, atau dengan menjawab ya atau tidak, untuk menghemat waktu pengisian. 12) Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai, atau dengan menggunakan karbon beberapa kali atau cetaklah denga kertas tanpa karbon. 13) Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling terkait. 2. Jurnal a. Pengertian Jurnal Menurut Mulyadi (2001: 101), definisi jurnal adalah “Catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan”. b. Perancangan Jurnal Prinsip-prinsip dasar yang melandasi pembuatan rancangan jurnal diungkapkan Mulyadi (2001: 104) sebagai berikut: 1) Harus tersedia jurnal dalam jumlah yang memadai sehingga memungkinkan perusahaan untuk menggunakan karyawan dalam mencatat dengan transaksi keuangan yang terjadi. 2) Jurnal akan digunakan untuk memindahkan transaksi ke dalam penggolongan

pokok

tertentu,

seperti

pengeluaran kas, penjualan dan pembelian.

penerimaan

kas,


47

3) Untuk mengurangi pekerjaan pembukuan yang terinci, harus digunakan

kolom-kolom

khusus

dalam

jurnal,

sehingga

memungkinkan pembukuan jumlah per kolom ke dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar. 4) Nama kolom dalam jurnal harus sesuai dengan nama rekening yang bersangkutan dalam buku besar. 5) Kolom-kolom dalam jurnal digunakan untuk mengumpulkan angka yang diringkas dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar. 6) Sedapat mungkin jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga pekerjaan menyalin informasi dari dokumen sumbernya dibuat sangat minimum. 7) Harus ditetapkan hubungan antara dokumen sumber tertentu dengan jurnal sehingga pertanggungjawaban kebenaran informasi dapat ditentukan. c. Metode Pencatatan Data ke dalam Jurnal Menurut Mulyadi (2001: 109-111) ada berbagai cara yang dapat digunakan untuk mencatat informasi dalam jurnal: 1) Dengan pena Informasi dari dokumen disalin dengan cara tulisan tangan. 2) Dengan mesin pembukuan Informasi dari dokumen disalin dengan mesin pembukuan, bersamaan dengan pembukuan ke dalam rekening pembantu.


48

3) Dengan arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai jurnal Jurnal berupa arsip dokumen sumber yang disusun menurut waktu terjadinya transaksi. 4) Dengan komputer Informasi dari dokumen dimasukan ke dalam komputer melalui keyboard dan dicatat ke dalam arsip transaksi yang berfungsi sebagai jurnal. 3. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) a. Pengertian DFD (Data Flow Diagram) DFD

atau

data

flow

diagram

merupakan

diagram

yang

menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau suatu sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan di simpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (Jogiyanto, 2001: 700). b. Perancangan DFD (Data Flow Diagram) DFD atau sering disebut diagram arus data adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data dari sistem (Jogiyanto, 2001: 700). Berikut ini adalah pedoman tentang


49

bagaimana menggambarkan diagram arus data (DFD) atau disebut juga diagram arus data yang baik (Jogiyanto, 2001: 713-721). 1) Mengidentifikasi semua kesatuan luar (external entity) yang terlibat di dalam sistem. Kesatuan luar merupakan kesatuan (Entity) di luar sistem. Kesatuan luar ini merupakan sumber arus data ke sistem informasi serta tujuan penerima arus data hasil dari proses sistem informasi, sehingga merupakan kesatuan luar sistem informasi. 2) Mengidentifikasi semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar. Input dan output dari kesatuan luar dapat berupa arus data manapun berupa arus dokumen. 3) Gambarkan dahulu suatu diagram konteks (context diagram). DFD merupakan alat untuk structured analisis. Pendekatan analisis ini mencoba untuk menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar (disebut top level) dan memecah-mecahnya menjadi bagian lebih terinci (disebut dengan lower level). 4) Gambarlah bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di dalam sistem terlebih dahulu. Bagan berjenjang digunakan untuk mempersiapkan penggambaran DFD lebih ke level yang masih ke bawah lagi. Bagan berjenjang dapat digambarkan dengan menggunakan notasi proses yang digunakan pada diagram arus data.


50

5) Gambarlah sketsa DFD untuk overview diagram (level 0) berdasarkan proses pada bagan berjenjang. 6) Gambarlah DFD untuk level-level berikutnya, yaitu level 1 dan seterusnya untuk setiap proses yang dipecah-pecah sesuai dengan bagan berjenjangnya. 7) Setelah

semua

level

DFD

digambar,

berikutnya

adalah

menggambar DFD untuk pelaporan manajemen yang digambar terpisah. 8) Setelah semua level DFD dan DFD untuk pelaporan manajemen telah digambar, maka semua DFD ini dapat digabung dalam satu diagram. c. Simbol untuk membuat DFD (Data Flow Diagram) Tabel 1. Elemen-elemen dari DFD dan lambangnya. Elemen Data Flow Diagram Setiap proses memiliki: Nomor Nama Deskripsi proses Satu/lebih output data flow Satu/lebih input flow Setiap Data Flow memiliki: Nama Deskripsi Satu/lebih koneksi ke suatu proses

Field Tipikal yang biasa digunakan

Label (Nama) Type (proses) Deskripsi Nomor proses

Label (Nama) Type Deskripsi Alias Komposisi (Deskripsi dari elemen-elemen data)

Simbol Gene & Sarson


51

Tabel 1. Elemen-elemen dari DFD dan lambangnya (Lanjutan) Setiap Data Store Label (Nama) memiliki: Type Nomor Deskripsi Nama Alias Deskripsi Komposisi Satu/lebih input catatan data flow Satu/lebih output data flow Setiap entitas Label (Nama) eksternal memiliki: Type Nama Deskripsi Deskripsi Alias Deskripsi entitas Sumber: Al Fatta (2007: 107) 4. Bagan Alir Dokumen (Flowchart) a. Pengertian Flowchart Bagan alir dokumen (flowchart) adalah bagan yang digunakan untuk menjelaskan mengenai aliran-aliran dokumen-dokumen yang masuk ke dalam sebuah sistem, serta dokumen-dokumen yang dari proses sebuahsistem. Dalam bagan alir, arus dokumen digambarkan berjalan dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah. Arah perjalanan dokumen ini dapat diikuti dengan melihat nomor dalam simbol penghubung pada halaman yang sama (on-page connector) atau nomor dalam symbol penghubung pada halaman yang berbeda (offpage connector) (Mulyadi 2001: 64).


52

b. Simbol untuk membuat Bagan Alir Dokumen (Flowchart) Tabel 2. Simbol-Simbol dalam Bagan Alir Dokumen Dokumen.

Jurnal/rekening atau input/output.

Kartu plong.

Pita mesin hitung (jumlah totalnya dignakan untuk control sekelompok bukti transaksi).

Arus dokumen.

Arus informasi (tanpa dokumen).

Fungsi proses utama.

Dimulainya suatu tahapan pekerjaan.


53

Tabel 2. Simbol-Simbol dalam Bagan Alir Dokumen (Lanjutan) Pengisian suatu dokumen secara manual.

Arsip sementara.

Arsip urut nomor.

Arsip urut tanggal.

Arsip urut abjad.

Arus pisik barang.


54

Pita kertas plong.

Tabel 2. Simbol-Simbol dalam Bagan Alir Dokumen (Lanjutan) Display informasi, dengan plotter atau video.

Diakhirinya suatu tahapan pekerjaan.

Sortir, pembandingan, atau bila diberi huruf/angka si dalamnya berarti prosedur dipotong dan dilanjutkan dalam halaman yang sama. Jalur komunikasi.

Prosedur dipotong di sini dan dilanjutkan di halaman lain. (Ada huruf/angka di dalamnya).

Keputusan dalam bentuk ya atau tidak.


55

Pita magnetis.

File yang direct access.

Tabel 2. Simbol-Simbol dalam Bagan Alir Dokumen (Lanjutan) Kegiatan memasukan data ke komputer dengan mesin key-driven.

Komentar.

Sumber: Baridwan (2009: 45-46)

c. Manfaat penggunaan bagan alir dibandingkan dengan uraian tertulis dalam menggambarkan suatu sistem adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2001: 64) : 1) Gambaran sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan menggunakan bagan alir. 2) Perubahan

sistem

lebih

mudah

digambarkan

dengan

menggunakan bagan alir. 3) Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidangbidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan oleh bagan alir. 4) Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan bagan alir.


56

5. Laporan Laporan merupakan bentuk dari output atau hasil dari suatu proses. Laporan digunakan oleh manajemen untuk pengambilan keputusan. Beberapa hal yang dilakukan untuk merancang laporan adalah sebagai berikut: (Baridwan 1993: 190-191) a. Merancang format laporan Laporan yang dihasilkan dapat dibuat dalam berbagai bentuk seperti tabel, grafik, atau bentuk uraian. b. Merancang isi laporan Perancangan isi laporan berkaitan dengan penggunaan laporan itu. Agar laporan yang dihasilkan itu dapat bermanfaat bagi penerima, maka perlu diketahui lebih dahulu tujuan dibuatnya laporan tersebut. c. Merancang jumlah laporan, distribusi, dan lain-lain. Untuk setiap laporan yang dihasilkan perlu ditentukan jumlahnya dan kepada siapa laporan itu akan didistribusikan, juga bagaimana mendistribusikannya. Selain itu perlu ditentukan juga kapan laporan itu akan dibuat, apakah harian, mingguan, atau periode yang lain. K. Review Penelitian Terdahulu 1. Menurut hasil penelitian Thomas Aquino Ari Indratama W (2007) yang berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi Penggajian Berbasis Komputer pada PT Nasmoco, disimpulkan sistem akuntansi penggajian sudah mendukung kegiatan operasional perusahaan dan


perancangan

sistem

akuntansi

penggajian

berbasis

57

komputer

meminimalkan perangkapan tugas dan fungsi dalam perusahaan. 2. Menurut hasil penelitian Yakobus Cipto Parmono (2010) yang berjudul Analisis dan Perancangan Sistem akuntansi Pengganjian pada RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten, menunjukkan bahwa sistem akuntansi penggajian yang ada dapat mendukung kegiatan operasional dengan beberapa pengendalian intern yang belum dilaksanakan. 3. Menurut hasil penelitian Anggita Putri Darmastuti (2013) yang berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Penggajian pada PT Madubaru Yogyakarta, mendukung kegiatan penggajian karyawan perusahaan dan perancangan sistem informasi akuntansi penggajian perusahaan merupakan pengembangan dari sistem yang sudah ada dengan melakukan beberapa perbaikan.


BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian Jenis penelitian dalam skripsi ini adalah studi kasus di PT Bayu Sari Utama Cirebon dengan metode penelitian kualitatif. Studi kasus adalah suatu penelitian terhadap objek tertentu untuk mengamati, menganalisis dan mengevaluasi, serta memecahkan masalah yang timbul sehingga kesimpulan yang diambil berdasarkan penelitian ini hanya berlaku terbatas bagi objek yang diteliti dan berlaku pada waktu tertentu. B. Waktu Penelitian dan Lokasi Penelitian 1. Waktu penelitian Penelitian dilakukan pada bulan Desember 2013 sampai dengan bulan Maret 2014. 2. Tempat Penelitian Penelitian dilakukan di PT Bayu Sari Utama, Jalan Kusnan Gg. Karya No. 29, Kelurahan Kesenden, Kecamatan Kejaksan, Kota Cirebon, Jawa Barat. C. Subjek dan Objek Penelitian 1. Subjek Penelitian a. Bagian Pencatat Waktu. b. Bagian Administrasi c. Bagian Akuntansi. d. Bagian Keuangan.

58


59

2. Objek Penelitian a. Dokumen atas kegiatan penggajian karyawan. b. Prosedur sistem akuntansi penggajian karyawan. D. Jenis Data yang Diperlukan 1. Data Primer Yaitu jenis data yang didapatkan melalui pengamatan secara langsung pada objek penelitian yaitu sistem akuntansi penggajian pada perusahaan. Data ini dapat berupa daftar hadir, daftar gaji, slip gaji, dan bukti kas keluar karyawan 2. Data Sekunder Yaitu jenis data yang digunakan sebagai pelengkap data primer berupa dokumen pemotongan pajak penghasilan. E. Data yang Diperlukan 1. Sejarah atau Gambaran Umum Perusahaan Sejarah atau gambaran umum perusahaan dapat membantu proses penelitian dalam memberikan gambaran perusahaan secara umum. 2. Struktur Organisasi Struktur organisasi perusahaan dapat membantu proses penelitian dalam memberikan gambaran pemisahan wewenang terkait dengan proses penggajian karyawan perusahaan. 3. Dokumen Dokumen terkait dengan kegiatan penggajian karyawan perusahaan.


60

4. Prosedur Prosedur yang mengatur sistem akuntansi penggajian karyawan perusahaan, dan prosedur pengendalian atas penerapan sistem perusahaan. F. Teknik Pengumpulan Data 1. Teknik Observasi Yaitu teknik yang dilakukan dengan pengamatan secara langsung pada proses penggajian karyawan perusahaan. 2. Teknik Wawancara Yaitu teknik yang dilakukan dengan mengajukan pertanyaan secara lisan kepada subjek penelitian mengenai gambaran umum dan prosedur penggajian karyawan perusahaan. 3. Teknik Dokumentasi Yaitu teknik pengamatan pada dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proses penggajian karyawan perusahaan. Pengamatan dilakukan pada dokumen perusahaan mengenai pengaturan sistem akuntansi penggajian karyawan perusahaan, struktur organisasi perusahaan, bagan alir sistem akuntansi penggajian karyawan, dan pengendalian internnya. G. Teknik Analisis Data Untuk menjawab rumusan masalah maka dilakukan analisis data dengan tujuan untuk memecahkan atau mengatasi masalah-masalah yang ada dalam perusahaan, dan bahan untuk membuat kesimpulan serta saran yang berguna bagi perkembangan kebijakan perusahaan.


61

1. Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab permasalahan pertama adalah dengan analisis deskriptif. Penulis melakukan observasi, wawancara, dan dokumentasi data mengenai prosedur penggajian gambaran umum perusahaan, dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan, struktur organisasi perusahaan, serta fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian. Selain itu peneliti juga melakukan identifikasi masalah. Menurut Jogiyanto (2001: 133-138), mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Terdapat

tiga

langkah

pokok

yang

perlu

dilakukan

dalam

mengidentifikasikan masalah, yaitu: a. Mengidentifikasikan penyebab masalah. Pada tahap ini, penulis menggunakan daftar pertanyaan tentang sistem pengendalian intern sistem akuntansi penggajian dan pengupahan terhadap subjek-subjek penelitian seperti bagian administrasi, bagian akuntansi, personalia, dan karyawan. b. Mengidentifikasi titik keputusan. Ini merupakan lanjutan dari mengidentifikasi masalah. Pada tahap ini, dapat digunakan bagan alir dokumen (document flowchart) perusahaan. Pada tahap ini penulis menganalisis bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem yang berjalan di perusahaan pada bagian akuntansi.


62

c. Mengidentifikasi personil-personil kunci. Tahapan ini digunakan setelah titik keputusan penyebab masalah teridentifikasi. Secara langsung dan tidak langsung penyebab masalah akan diketahui dengan menggunakan bagan alir dokumen dan dokumen deskripsi jabatan (job description) milik perusahaan. 2. Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang kedua, dengan membuat rancangan sistem akuntansi penggajian yang sesuai berdasarkan kelemahan-kelemahan pada sistem akuntansi penggajian yang digunakan perusahaan, meliputi: a. Merancang input dari sistem akuntansi penggajian yang berupa rancangan formulir. b. Membuat rancangan proses dalam sistem akuntansi penggajian berupa DFD (data flow diagram) dan flowchart. c. Merancang output berupa dokumen dari sistem akuntansi penggajian. Hasil rancangan dari sistem diatas disesuaikan dengan keadaan sistem akuntansi penggajian perusahaan saat dilaksanakan penelitian. Hasil rancangan sistem akuntansi penggajian ini disesuaikan dengan kondisi perusahaan saat dilakukannya penelitian.


BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Profil dan Sejarah Perusahaan PT Bayu Sari Utama dibangun dengan status perseroan terbatas dengan Akte Notaris No 1 tanggal 10 September 1982 yang dibuat di hadapan Ny. Purbaningsih Adiwarsito, Sarjana Hukum Notaris di Cirebon. Akte pendirian ini telah beberapa kali mengalami perubahan dengan perubahan akhir Akte Notaris No 8 tanggal 21 November 1988 di hadapan Bachrudin Sarjana Hukum Notaris di Cirebon. Akte Pendirian Perusahaan telah mendapatkan persetujuan dan pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia sesuai surat keputusan No. C2.1215.HT.0101 th. 85 tanggal 20 Maret 1985. PT Bayu Sari Utama berkedudukan di jalan Dipenogoro No 21 Rt 006 Rw 003, Kelurahan Kesenden, Kecamatan Kejaksan, Kota Cirebon, Jawa Barat, Indonesia. PT Bayu Sari Utama adalah salah satu perseroan di kota Cirebon yang melaksanakan kegiatan usaha dibidang jasa, perdagangan umum, pembangunan, pengemban perindustrian agrobisnis, perbengkelan, percetakan, pertambangan, pengangkutan darat dan keagenan atau perwakilan. PT Bayu Sari Utama memiliki maksud dan tujuan sebagai berikut : 1. Berusaha dalam bidang perencanaan, pelaksanaan, dan pemborongan bangunan-bangunan/ perbaikan gedung kantor/ perumahan/ gudang, 63


64

jembatan, jalan, irigasi seperti bendungan, pintu air, saluran air dan lain sebagainya, pemasangan instalasi listrik dan telepon, demikian pula penggalian dan penggurukan tanah, serta pekerjaan yang ada hubungannya dengan proyek perminyakan. 2. Menjalankan usaha dalam bidang perdagangan umum, termasuk perdagangan ekspor-impor, lokal, antar pulau dan bertindak sebagai supplier, distributor, grosir, leveranser, dan agen atau perwakilan dari perusahaan lain baik atas tanggungan sendiri maupun atas tanggungan pihak lain secara amanat atau komisi. 3. Menjalankan usaha dalam bidang pertanian, perkebunan, kehutanan, perikanan, dan peternakan. 4. Menjalankan usaha dalam bidang industri atas hasil-hasil pertanian, perkebunan, kehutanan, perikanan, dan peternakan. 5. Menjalankan usaha dalam bidang jasa, termasuk jasa menyewakan kendaraan, sedan dan truk, jasa perbengkelan, jasa penyaluran tenaga kerja dan jasa lainnya kecuali jasa dalam bidang hukum dan pajak. B. Visi dan Misi Perusahaan 1. Visi PT Bayu Sari Utama menjadi perusahan penyedia jasa tenaga kerja health safety environment professional dan berwibawa. 2. Misi PT Bayu Sari Utama membangun kinerja bermutu tinggi berwawasan health safety environment didalam segala kegiatan.


C. Struktur Organisasi Komisaris

Direktur

Administrasi

Keuangan

Akuntansi

Pengawas Lapangan

Surface Facilities Mechanic

Labor Supply Area IV

Labor Supply Heavy Equipment

Labor Supply Oil Movement Labor Supply General Maintenance Labor Supply Air Conditioning

Labor Supply Cleaning Service

Gambar II Struktur Organisasi PT Bayu Sari Utama Sumber: PT Bayu Sari Utama

Logistik

65


66

Struktur organisasi diperlukan oleh perusahaan untuk menunjukkan wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam perusahaan. Pada struktur organisasi perusahaan di atas, terdapat pembagian wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut : 1. Komisaris a. Komisaris melakukan pengawasan atas kebijakan direksi dalam menjalankan perseroan serta memberikan nasihat kepada direksi. b. Komisaris baik dalam jam kerja kantor perseroan berhak memasuki bangunan dan halaman atau tempat lain yang dipergunakan atau yang dikuasai oleh perseroan dan berhak memeriksa semua pembukuan, surat dan alat bukti lainnya, memeriksa dan mencocokkan keadaan uang kas dan lain-lain serta berhak untuk mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan oleh direksi. c. Direksi dan setiap anggota direksi wajib untuk memberikan penjelasan tentang segala hal yang ditanyakan oleh komisaris. d. Komisaris setiap waktu berhak memberhentikan untuk sementara seorang atau lebih anggota direksi apabila anggota direksi tersebut bertindak bertentangan dengan anggaran dasar atau peraturan perundang-undangan yang berlaku. e. Pemberhentian sementara itu harus diberitahukan kepada yang bersangkutan disertai alasannya. f. Dalam jangka waktu 30 (tiga puluh) hari sesudah, pemberhentian sementara itu, komisaris diwajibkan untuk memutuskan apakah


67

anggota direksi yang bersangkutan akan diberhentikan seterusnya atau dikembalikan kepada kedudukannya semula, sedangkan anggota direksi yang diberhentikan sementara itu diberi kesempatan untuk hadir guna membela diri. g. Rapat dipimpin oleh komisaris utama dan apabila ia tidak hadir oleh salah seorang anggota komisaris lainnya dan apabila tidak ada seorang pun anggota komisaris yang hadir, maka rapat dipimpin oleh salah seorang yang dipilih oleh dan dari antara mereka yang hadir, ketidakhadiran tersebut tidak perlu dibuktikan kepada pihak lain. h. Apabila rapat umum pemegang saham tersebut tidak diadakan dalam jangka waktu 30 (tiga puluh) hari setelah pemberhentian sementara itu, maka pemberhentian sementara itu menjadi batal demi hukum, dan yang bersangkutan berhak menjabat kembali. i. Apabila seluruh anggota direksi diberhentikan sementara dan perseroan tidak mempunyai seorang pun anggota direksi, maka untuk sementara komisaris diwajibkan untuk mengurus perseroan. Dalam hal demikian komisaris berhak untuk memberikan kekuasaan semenatara kepada seorang atau lebih dianatara mekera atas tanggungan mereka bersama. j. Dalam hal hanya ada seseorang komisaris, maka segala tugas dan wewenang yang diberikan kepada komisaris utama atau anggota komisaris dalam anggaran dasar berlaku pula baginya.


68

2. Direktur a. Direksi bertanggungjawab penuh dalam melaksanakan tugasnya untuk kepentngan perseroan dalam mencapai maksud dan tujuannya. b. Direksi wajib dengan itikad baik dan penuh tanggung jawab menjalankan tugasnya dengan mengindahkan peraturan perundangundangan yang berlaku. c. Direksi berhak mewakili perseroan didalam dan diluar pengadilan tentang segala hal dan dalam segala kejadian mengikat perseroan dengan pihak lain dan pihak lain dengan perseroan serta menjalankan segala tindakan, baik yang mengenai kepengurusan maupun kepemilikan, akan tetapi dengan pembatasan untuk : 1) Meminjam atau meminjamkan uang atas nama perseroan (tidak termasuk mengambil uang perseroan di bank). 2) Mendirikan suatu usaha baru atau turut serta pada perusahaan lain baik didalam maupun diluar negeri harus dengan persetujuan tertulis dari rapat umum pemegang saham d. Perbuatan hukum untuk mengalihkan, melepaskan hak atau menjadikan jaminan utang seluruh atau sebagian besar harta kekayaan perseroan dalam satu tahun buku, baik dalam satu transaksi atau beberapa transaksi yang berdiri sendiri ataupun yang berkaitan satu sama lain harus mendapat persetujuan rapat umum pemegang saham yang dihadiri atau diwakili para pemegang saham yang memiliki tiga per empat bagian dari jumlah seluruh saham


69

dengan hak suara yang sah dan disetujui oleh 3 per empat bagian dari jumlah seluruh suara yang dikeluarkan secara sah dalam rapat e. Perbuatan hukum untuk mengalihkan atau menjadikan jaminan utang atau melepaskan hak atas harta kekayaan perseroan diumumkan dalam dua surat kabar harian berbahasa indonesia yang beredar ditempat kedudukan perseroan paling lambat 30 (tiga puluh) hari terhitung sejak dilakukan perbuatan hukum tersebut. f. Direktur utama berhak dan berwenang bertindak untuk dan atas nama direksi serta mewakili perseroan. g. Dalam hal direktur utama tidak hadir atau berhalangan karena sebab apapun juga, hal mana tidak perlu dibuktikan kepada pihak ketiga, maka salah seorang anggota direksi lainnya berhak dan berwenang bertindak untuk dan atas nama direksi lainnya berhak dan berwenang bertindak untuk dan atas nama direksi serta perseroan. h. Direksi untuk perbuatan tertentu berhak pula mengangkat seorang atau lebih sebagai wakil atau kuasanya dengan memberikan kepadanya kekuasaan yang diatur dalam surat kuasa. i. Pembagian tugas dan wewenang setiap anggota direksi ditetapkan oleh rapat umum pemegang saham dan wewenang tersebut oleh rapat umum pemegang saham dapat dilimpahkan kepada komisaris. j. Dalam hal perseroan mempunyai kepentingan yang bertentangan dengan kepentingan pribadi seorang anggota direksi, maka perseroan akan diwakili oleh anggota direksi lainnya dan dalam hal perseroan


70

mempunyai kepentingan yang bertentangan dengan kepentingan seluruh anggota direksi maka dalam hal ini perseroan diwakili oleh komisaris. 3. Administrasi a. Penyimpanan data tenaga kerja. b. Penghubung pihak perusahaan dengan pihak lain terkait kegiatan perusahaan. c. Membuat daftar gaji karyawan atas data kehadiran, lembur, dan tunjangan. 4. Keuangan a. Mencatat laporan keuangan yang berhubungan dengan perbankan. b. Membuat dan mencatat tagihan perusahaan. c. Membuat dan mencatat tagihan yang terkait dengan pihak kedua. 5. Akuntansi a. Bertanggungjawab terhadap dokumen kas keluar. b. Membuat laporan keuangan. c. Membuat faktur pajak. 6. Pengawas Lapangan a. Mengawasi pelaksanaan di lapangan. b. Memberi pengarahan pada pekerja di lapangan yang berhubungan dengan keselamatan dan kedisiplinan kerja.


71

7. Logistik a. Bertanggungjawab pada barang atau peralatan atau perlengkapan yang dibutuhkan perusahaan. b. Mempersiapkan dan mengantar barang perusahaan. c. Melakukan pengecekan atas keluar masuk barang perusahaan. d. Melakukan pengecekan atas penyimpanan stok barang perusahaan. 8. Surface Facilities a. Menghitung estimasi nilai atau angka total proyek. b. Membuat gambaran pekerjaan. c. Melakukan pengawasan pengeboran. 9. Mechanic a. Melaksanakan kegiatan kerja di pabrik. b. Mengoperasikan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan mesin di daerah kilang atau di lokasi langsung pengerjaan. c. Merupakan operator terhadap mesin. d. Melakukan pemeliharaan mesin dan peralatan yang berhubungan dengan kilang. 10.

Labor Supply Area IV

a. Mengerjakan bagian instalasi yang berhubungan dengan listrik yang ada di kilang. b. Merupakan mekanik yang melakukan pengontrolan instrumentinstrument di lokasi kilang.


72

11. Labor Supply Heavy Equipment a. Mengoperasikan alat atau kendaraan berat. b. Sebagai penunjang kegiatan lain yang sejenis. 12. Labor Supply Oil Movement a. Melakukan pengolahan minyak. b. Bertanggungjawab pada proses produksi minyak. c. Bertugas menjaga mesin pengolahan minyak dan melakukan pengawasan kerja mesin. 13. Labor Supply General Maintenance a. Bertugas hanya pada area perusahaan. b. Bertanggungjawab pada masalah-masalah teknis disekitar area perusahaan atau yang menjadi milik perusahaan. c. Bagian pelayanan atas keluhan yang terjadi pada lokasi di lapangan. 14. Labor Supply Air Conditioning a. Melakukan perawatan dan pemeliharaan pada mesin AC. b. Melakukan monitoring AC dalam ruang perusahaan dan kilang AC. c. Melakukan pengecekan dan pergantian sparepart mesin AC. 15. Labor Supply Cleaning Service a. Membersihkan sisa-sisa pengolahan bahan kimia di daerah kilang. b. Melakukan kegiatan kebersihan di dalam maupun di luar area kilang.


73

D. Ketentuan Kerja 1. Gaji dan Tunjangan a. Gaji Pokok Sesuai dengan jenis pekerjaan/ jabatan/ status pekerja, maka pekerja berhak mendapat gaji sebesar Rp 1.604.606,00 untuk periode November - Desember 2013 Rp 1.620.652,06 untuk periode Januari - Desember 2014 Rp 1.636.858,58 untuk periode Januari - Desember 2015 b. Tunjangan Atas Gaji (TAGP) Tunjangan atas gaji sebesar Rp.534.869,00 setiap bulan. Gaji (gaji pokok + TAGP) ini dipotong sebesar 2% sebagai kewajiban pekerja untuk program iuran Jaminan Hari Tua (JHT) pada program JAMSOSTEK dan disetorkan pengusaha kepada PT JAMSOSTEK bersamaan dengan iuran lain yang menjadi kewajiban pengusaha. Gaji ini tetap berlaku dan tidak berubah sampai dengan berakhirnya perjanjian kerja ini kecuali bila Peraturan Perundang-Undangan menetapkan lain. c. Tunjangan Tidak Tetap 1) Tunjangan kehadiran sebesar Rp. 220.000,00 setiap bulan (22 hari kerja). 2) Diberikan berdasarkan jumlah kehadiran (presensi/finger print). Ketidakhadiran dengan alasan apapun termasuk dinas luar akan dipotong.


74

3) Uang kerja lembur menetapkan maksimum 85 jam konversi setiap bulannya dengan uang kerja lembur perjam = 1/173 x (gaji pokok + TAGP). 4) Uang makan lembur maksimal 8 kali @ Rp. 15.000,000 setiap bulannya (jika ada). 5) Uang transport lembur maksimal 8 kali @ Rp. 13.000,000 setiap bulannya (jika ada). 6) Tujangan dinas luar kota setiap bulannya 1 (satu) kali/ orang/ bulan (maksimal 8 orang). 7) Kompensasi

shift

diberikan

kepada

TKJP

apabila

yang

melaksanakan kerja shift karena sifat dan waktunya berubah-ubah serta besarnya kompensasi sesuai dengan peraturan yang berlaku. d. Tunjangan Lain-Lain 1) Tunjangan Hari Raya Tunjangan Hari Raya Keagamaan (THRK) kepada pekerja berdasarkan perhitungan normatif sesuai ketentuan pemerintah dan dibayarkan paling lambar 12 (dua belas hari) hari menjelang hari raya keagaman atau berdasarkan ketentuan pemerintah. 2) Tunjangan Pesangon Tunjangan pesangon dibayarkan apabila berakhir bekerja di lingkungan pabrik yang besarnya sesuai dengan ketentuan Undang-Undang No. 13 Tahun 2013. 3) Tunjangan JAMSOSTEK


75

2. Kewajiban dan Hak Pekerja a. Kewajiban Pekerja 1) Pekerja wajib menaati dan melaksanakan setiap ketentuan/ peraturan yang berlaku dan akan ditentukan oleh pengusaha sepanjang ketentuan/ peraturan tersebut tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi. 2) Pekerja wajib merahasiakan segala sesuatu yang menurut peraturan dan perusahaan harus dirahasiakan. 3) Pekerja wajib memberikan keterangan yang sebenarnya baik mengenai diri sendiri maupun hasil pekerjaannya kepada pengusaha. 4) Pekerja harus hadir ditempat kerja dengan mengisi daftar hadir dan finger print pada waktu yang telah ditentukan atau sesuai dengan waktu kerja yang berlaku yaitu: Senin Kamis

s/d : Pukul 07.00 s.d. 11.30 Wib (Waktu Kerja) Pukul 11.30 s.d. 12.30 Wib (Waktu Istirahat) Pukul 12.30 s.d. 16.00 Wib (Waktu Kerja)

Jum’at

: Pukul 07.00 s.d. 11.30 Wib (Waktu Kerja) Pukul 11.30 s.d. 13.00 Wib (Waktu Istirahat) Pukul 13.00 s.d. 16.00 Wib (Waktu Kerja)

Sabtu

: Libur resmi pekerja kecuali untuk pekerja shift.


76

5) Apabila hari libur diperlukan masuk kerja (keadaan khusus) maka pekerja diberikan tunjangan lembur sesuai ketentuan. 6) Pekerja wajib melaksanakan tugas sebaik-baiknya dengan penuh rasa tanggung jawab sebagaimana ditetapkan/diperintahkan oleh pengusaha. 7) Pekerja

yang berhalangan hadir di

tempat

kerja wajib

memberitahukan alasan ketidakhadirannya kepada pengusaha. Pekerja yang berhalangan hadir di tempat kerja dengan alasan yang tidak dapat diterima oleh pengusaha, pengusaha akan memotong gaji pekerja sebesar jumlah hari tidak hadir / 30 x gaji perbulan dan tunjangan kehadiran perhari, dan pekerja yang tidak bekerja selama 5 (lima) hari berturut-turut tanpa ijin dan alasan yang tidak dapat diterima atau tidak sesuai dengan ketentuan, dinyatakan mengundurkan diri/dikeluarkan dengan tidak hormat dengan tidak menerima hak pesangon dan hak-hak lainnya. 8) Pekerja perusahaan bekerja pada hari senin sampai dengan jumat. Jam kerja untuk hari senin sampai dengan hari jumat yaitu pukul 07.00 sampai dengan 16.00 WIB. Sedangkan untuk hari sabtu dan minggu merupakan libur resmi pekerja kecuali bagi pekerja shift. 9) Pekerja wajib menggunakan pakaian seragam kerja yang telah diberikan dengan rapi dan sopan selama hari kerja dan jam kerja serta sesuai dengan area tempat kerja.


77

10) Pekerja wajib dan harus segera melaporkan kepada pengusaha serta berupaya untuk mencegah kemungkinan terjadinya hal-hal yang dapat membahayakan maupun merugikan diri sendiri dan lingkungan. 11) Pekerja berkewajiban untuk mengembalikan barang-barang yang dipinjamkan dan/atau dipercayakan kepadanya apabila yang bersangkutan berhenti bekerja dan atau berakhirnya perjanjian kerja ini dan pekerja wajib mengganti/menanggung biaya dan segala akibat yang timbul akibat kerusakan, kehilangan peralatan milik pengusaha maupun milik pabrik yang disebabkan kelalaian pekerja sendiri. 12) Pekerja berkewajiban untuk membayar PPH 21 setiap bulannya secara proposional berdasarkan perhitungan normatif sesuai ketentuan pemerintah dibayarkan dan disetorkan pekerja kepada Direktorat Jendral Pajak. b. Hak Pekerja 1) Pekerja berhak atas istirahat mingguan (Sabtu & Minggu) setelah bekerja selama 5 hari berturut-turut atau 40 jam seminggu, kecuali bagian shift. 2) Pekerja

berhak

atas

tunjangan

maksimal 22 hari dalam sebulan.

kehadiran

diperhitungkan


78

3) Pekerja berhak atas uang kerja lembur untuk kelebihan jam kerja dari waktu kerja yang ditetapkan dan premi shift bagi pekerja bagian shift. 4) Pekerja berhak atas tunjangan dinas luar yang ditetapkan apabila pekerjaan dinas luar lebih dari 50 km. 5) Pekerja berhak mendapatkan tunjangan hari raya keagaman sebesar 1 (satu) bukan gaji pokok ditambah Tunjangan Atas Gaji Pokok (TAGP) setelah masa kerja 12 (dua belas) bulan terus menerus. Bila masa kerjanya kurang dari 12 (dua belas) bulan tetapi telah mencapai 3 (tiga) bulan, diberikan tunjangan Hari raya keagamaan secara proporsional sesuai dengan ketentuan yang berlaku atau tergantung dari kebijaksanaan pengusaha tetapi tidak lebih kecil dari yang ditetapkan oleh peraturan perundangundangan. 6) Pekerja dalam keadaan tertentu berhak atas istirahat sakit sebagaimana diatur oleh undang-undang dengan memberitahukan kepada pengusaha dengan menunjukkan surat keterangan dari dokter. 7) Pekerja berhak meminta izin/ cuti selama 12 (dua belas) hari dalam 1 (satu) tahun dengan surat pemberitahuan/permohonan cuti kepada pengusaha untuk meninggalkan pekerjaan dengan tetap dipotong tunjangan kehadiran.


79

8) Pekerja karena kepentingan/keperluan ibadah khusus berhak meminta izin kepada pengawas maupun kepada pengusaha untuk meninggalkan pekerjaan dengan menerima gaji pokok dan TAGP secara proporsional. 9) Pekerja berhak tunjangan pesangon yang diberikan jika pekerja sudah tidak lagi bekerja dilingkungan pabrik. 3. Kewajiban dan Hak Pengusaha a. Kewajiban Pengusaha 1) Pengusaha wajib membayarkan gaji pekerja dan Tunjangan atas Gaji Pokok (TAGP) dan tunjangan tidak tetap (jika ada) setiap tanggal 1 (satu) bulan berikutnya setelah pekerja bekerja selama 1 (satu) bulan. Uang tunjangan tidak tetap paling lambat dibayarkan 7 (tujuh) hari setelahnya dan jika pada tanggal 1 jatuh hari libur, maka pembayaran dimundurkan pada tanggal hari kerja selanjutnya. 2) Pengusaha berkewajiban memberikan/menyediakan perlengkapan kerja bagi pekerja sesuai dengan jabatannya sebagai barang inventaris perusahaan. 3) Pengusaha berkewajiban memberikan hak-hak pekerja atau sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku. 4) Pengusaha wajib menaati segala peraturan perundang-undangan dibidang ketenagakerjaan untuk kepentingan kedua belah pihak yang menunggu permintaan dan atau desakan dari pekerja.


80

5) Pengusaha harus mengikutsertakan pekerjanya didalam program JAMSOSTEK dan menyetorkan iuran JAMSOSTEK setiap bulan sebesar 11.74% (sebelas koma tujuh empat persen) dari (gaji pokok + TAGP) PT JAMSOSTEK pada waktunya sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku, ditambah termasuk iuran program Jaminan Hari Tua (JHT) dari pekerja sebesar 2% dari gaji (gaji pokok + TAGP). 6) Pengusaha dapat mengganti tenaga kerja yang dianggap tidak cakap/tidak memenuhi kualifikasi yang dipersyaratkan. b. Hak Pengusaha 1) Pengusaha berhak membuat peraturan-peraturan, menetapkan larangan-larangan dan kewajiban-kewajiban serta tata tertib yang layak sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 2) Pengusaha berhak memberikan perintah/ tugas sesuai dengan norma–norma

yang

menempatkan/memindahkan

layak

bagi

pekerja

pada

pekerja

dan

bidang-bidang

pekerjaan sesuai dengan kebutuhan pengusaha. 3) Pengusaha

berhak

memberikan

teguran,

peringatan

dan

pemutusan hubungan kerja terhadap pekerja yang melalaikan kewajiban/larangan dan tata tertib yang telah ditentukan dengan tetap memperhatikan prosedur sesuai peraturan perundangundangan yang berlaku.


81

4. Larangan-Larangan a. Pekerja dilarang melakukan kegiatan-kegiatan atau hal-hal yang secara langsung atau tidak langsung dapat menghambat kelancaran operasional perusahaan. b. Pekerja dilarang mengerjakan pekerjaan yang bukan menjadi tugas dan tanggung jawabnya, kecuali ada permintaan lain dari pihak pengawas dan untuk itu pekerja harus melaporkan kepada pengusaha. c. Pekerja dilarang mengambil untuk dimiliki barang-barang pengusaha secara tidak sah melawan hukum. d. Pekerja dilarang membocorkan, menyebarkan, menyampaikan baik secara lisan maupun tulisan tentang kerahasiaan perusahaan. e. Pekerja dilarang membawa alat elektronik (handphone, laptop, kamera, handycam) dan benda yang menyebabkan percikan api (korek api) dilingkungan kilang pabrik kecuali berijin. f. Pekerja dilarang keras merokok dilingkungan kerja kecuali pada tempat yang sudah ditentukan. g. Pekerja dilarang melakukan kegiatan-kegiatan yang membahayakan dirinya maupun diri orang lain yang secara langsung atau tidak langsung. h. Pekerja dilarang melakukan kegiatan mempengaruhi, mengajak atau memprovokasi pekerja yang lain untuk melakukan perbuatan


82

melawan hukum dan aturan yang ditetapkan perusahaan maupun undang-undang yang ada. 5. Sanksi-Sanksi a. Pekerja sanggup dan bersedia menerima sanksi-sanksi yang ditetapkan oleh pengusaha maupun oleh peraturan perundangundangan yang lebih tinggi apabila terbukti telah melakukan pelanggaran

dan/atau

melalaikan

kewajiban-kewajiban

serta

larangan-larangan sebagaimana yang telah diperjanjikan dalam perjanjian akan dilakukan pemotongan gaji sampai dengan pemutusan hubungan kerja. b. Pekerja sanggup dan bersedia menerima sanksi-sanksi yang ditetapkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku apabila terbukti melalaikan kewajiban-kewajiban sebagaimana yang telah diperjanjikan dalam perjanjian dan atau pihak pengusaha menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku telah merugikan pihak pekerja. 6. Jangka Waktu dan Berakhirnya Perjanjian Kerja a. Perjanjian kerja berlaku selama 24 (dua puluh empat) bulan ditambah dengan masa addendum/ tunjuk langsung apabila diadakan oleh perusahaan. b. Perjanjian kerja berakhir secara otomatis apabila pekerja telah berusia 55 (lima puluh lima) tahun terhitung dari tanggal, bulan dan tahun kelahiran.


83

c. Perjanjian kerja berakhir demi hukum dengan berakhirnya waktu yang ditentukan dalam perjanjian kerja atau dengan selesainya pekerjaan yang disepakati. Perjanjian kerja dapat diperbaharui apabila pengusaha mendapatkan kontrak pemborongan pekerjaan yang baru. 7. Ketentuan Lainnya a. Pekerja dan pengusaha setuju dan sepakat untuk menggunakan dan mematuhi peraturan perundang-undangan tentang ketenagakerjaan dan ada kaitannya dengan perjanjian kerja ini. b. Pekerja dan pengusaha dapat mengadakan pemutusan hubungan kerja sebelum berakhirnya perjanjian kerja. Mengenai pemutusan hubungan kerja, tata cara dan akibat yang ditimbulkan akan disesuaikan peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan yang berlaku di negara Indonesia. c. Setiap terjadi perselisihan hubungan industrial (hubungan kerja) prinsipnya akan diselesaikan secara musyawarah dan mufakat. Bila musyawarah dan mufakat tidak tercapai, maka penyelesaiannya mengikuti ketentuan perundang-undang yang berlaku. d. Untuk segala akibat yang timbul, kedua belah pihak (pekerja dan pengusaha) sepakat memilih dan menetapkan sebagai tempat tinggal/ domisili yang tetap di Pengadilan Negeri Indramayu.


84

E. Kegiatan Penggajian Penggajian merupakan kegiatan pembayaran jasa kepada pekerja yang dilakukan secara rutin. Kegiatan penggajian PT Bayu Sari Utama dilakukan setiap bulan dengan tunjangan atas gaji, tunjangan tidak tetap (tunjangan kehadiran, uang kerja lembur, uang makan lembur, uang transportasi, tunjangan dinas luar kota) dan tunjangan lain-lain (tunjangan hari raya, tunjangan pesangon). Bagian yang terkait dari proses penggajian PT Bayu Sari Utama adalah bagian administrasi, keuangan dan akuntansi. Bagian administrasi melakukan verifikasi dokumen pengajian disesuaikan dengan kehadiran dan waktu yang terpenuhi oleh pekerja sesuai dengan presensi kehadiran dalam satu bulan. Bagian administrasi melakukan kegiatan penggajian seperti pembuatan daftar gaji, slip gaji, amplop gaji, tanda terima gaji dan memberikan secara langsung gaji kepada karyawan. Bagian keuangan bertugas memintakan tanda tangan atas cek dan menguangkan cek tersebut ke bank. Bagian akuntansi melakukan pencatatan atas bukti kas keluar. Bagian administrasi melakukan entri data yang berhubungan dengan penggajian menggunakan program aplikasi Ms. Excel. Program Ms. Excel digunakan

perusahaan

untuk

melakukan

perhitungan

biaya

menggunakan rumus fungsi yang terdapat pada program Ms. Excel.

gaji


85

F. Personalia 1. Karyawan Tetap Adalah karyawan yang telah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan, diterima, dipekerjakan dan diberi imbalan jasa terkait pada hubungan kerja dengan perusahaan yang tidak terbatas waktunya. PT Bayu Sari Utama memiliki karyawan tetap sebanyak 25 karyawan, 3 orang pada bagian administrasi, 2 orang pada bagian keuangan, 2 orang pada bagian akuntansi, 8 pada orang pengawas lapangan, dan 10 orang pada bagian logistik. 2. Karyawan Tidak Tetap Adalah karyawan yang terikat pada hubungan kerja secara terbatas dengan perusahaan atas dasar kontrak/ perjanjian kerja untuk jangka waktu tertentu. PT Bayu Sari Utama memiliki karyawan tidak tetap sebanyak 99 karyawan dan dibagi ke dalam masing-masing departemen sesuai dengan keahlian karyawan tersebut. Karyawan dibagi ke dalam departemen surface facilities sebanyak 5 orang, mechanic sebanyak 20 orang, labor supply area iv sebanyak 22 orang, labor supply heavy equipment sebanyak 9 orang, labor supply oil movement sebanyak 8 orang, labor supply general maintenance sebanyak 16 orang, labor supply air conditioning sebanyak 10 orang, dan labor supply cleaning service sebanyak 9 orang.


86

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

Berdasarkan rumusan masalah yang telah dibuat, maka analisis data dilakukan dengan cara mendeskripsikan sistem akuntansi penggajian yang diterapkan PT Bayu Sari Utama dengan cara mengidentifikasi masalah yang terdapat dalam sistem akuntansi penggajian. Perancangan sistem akuntansi penggajian tersebut merupakan perbaikan dari sistem akuntansi penggajian yang telah ada. A. Deskripsi Sistem Akuntansi Penggajian Sistem akuntansi penggajian yang diterapkan oleh PT Bayu Sari Utama adalah sebagai berikut: 1. Deskripsi Kegiatan Kegiatan pemberian gaji karyawan dilaksanakan pada tanggal 2 setiap bulannya, apabila pada tanggal 2 tersebut tanggal merah (hari Minggu atau hari besar nasional) maka diberikan lebih awal pada tanggal 1 setiap bulannya. Pemberian gaji karyawan dilakukan dengan cara perhitungan jumlah jam kerja karyawan dan jam lembur berdasarkan presensi karyawan beserta data tunjangan dan potongan yang dikenakan

kepada setiap

karyawan di PT Bayu Sari Utama.Perhitungan gaji dan pendistribusian gaji langsung

kepada

karyawan

di

86

lapangan

dilakukan

oleh

bagian


87

administrasi.Bagian akuntansi melakukan pencatatan dan pembukuan sesuai dengan daftar gaji yang diberikan oleh bagian administrasi. 2. Fungsi yang Terkait Berikut ini merupakan fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian yang dilakukan oleh PT Bayu Sari Utama: a. Fungsi Pencatat Waktu Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.Fungsi ini dilakukan oleh masing-masing karyawan

yang diawasi oleh petugas keamanan dan

masing-masing kepala bagian. b. Fungsi Administrasi Merupakan fungsi yang bertugas untuk menghitung besarnya gaji karyawan, membuat daftar gaji, slip gaji, tanda terima gaji, dan amplop. Fungsi ini dilakukan oleh bagian administrasi. c. Fungsi Keuangan Merupakan fungsi yang bertanggung jawab terhadap verifikasi dokumen daftar gaji dan bukti kas keluar guna mencairkan cek untuk menggambil uang di bank guna pembayaran gaji karyawan.Bagian lain yang melaksanakan fungsi keuangan adalah bagian administrasi yaitu melakukan pembayaran gaji kepada karyawan.


88

d. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat besarnya pengeluaran atas gaji karyawan di perusahaan dengan membuat bukti kas keluar.Fungsi ini dilaksanakan oleh bagian akuntansi. 3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian di PT Bayu Sari Utama a. Surat Keputusan Kerja Surat keputusan kerja adalah dokumen yang digunakan sebagai buktidiangkatnya karyawan sebagai pegawai. Dokumen ini berisi identitas pegawai, bagian jabatanpegawai tersebut diangkat, keputusan penggajian dan cara pembayaran, kewajiban dan hak pegawai, kewajiban dan hak pengusaha, larangan-larangan, sanksi-sanksi, dan ditandatangani oleh Direktur Utama perusahaan. b. Kartu Jam Hadir Kartu jam hadir ialah dokumen yang digunakan karyawan untuk mengisi jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Pengisian dokumen ini dilakukan dengan mesin dan diawasi oleh petugas keamanan. c. Daftar Hadir Karyawan (presensi) Daftar hadir karyawan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat daftar kehadiran karyawan dengan cara manual, ini dilakukan sebagai antisipasi bila terjadi kerusakan mesin di perusahaan. Dokumen ini dibuat oleh masing-masing kepala bagian.


89

d. Daftar Gaji Daftar gaji adalah dokumen yang berisi nama karyawan dan komponen dari gaji tersebut. Komponen tersebut berisi nama karyawan, jabatan, gaji pokok, tunjangan daerah, upah lembur, upah dinas luar, tunjangan pesangon, JAMSOSTEK, dan potongan PPh 21. e. Bukti Kas Keluar Bukti kas keluar merupakan dokumen yang digunakan sebagai pengantar daftar gaji, digunakan untuk mencairkan seluruh gaji karyawan.Dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi sebagai pengantar daftar gaji ke bagian keuangan. f. Tanda Terima Gaji Tanda terima gaji merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian administrasi. Tanda terimagaji berisi nama karyawan dan tanda tangan yang telahmenggambil gaji tersebut. g. Slip Gaji Slip gaji merupakan bukti yang berisi rincian komponen gaji yang diterima karyawan, slip gaji merupakan salinan yang dibuat oleh bagian administrasi dan disimpan serta diberikan kepada karyawan bersangkutan sebagai bukti dari penerimaan gaji di satu bulan terentu. h. Amplop Gaji Amplop gaji merupakan dokumen yang berisi slip gaji dan gaji bersih karyawan. Amplop gaji memuat informasi tentang bulan pemberian gaji,


90

nama karyawan penerima gaji, dan nomor urut karyawan. Amplop gaji dibuat oleh bagian administrasi. 4. Catatan Akuntansi yang Digunakan Perusahaan dalam Sistem Akuntansi Penggajian a. Kartu Penghasilan Karyawan Kartu penghasilan karyawan mencatat penghasilan karyawan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan.Informasi dalam kartu penghasilan dipakai sebagai dasar perhitungan PPh 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Kartu penghasilan karyawan hanya di ketahui oleh karyawan bersangkutan dan tidak diketahui oleh karyawan yang lain. 5. Prosedur dalam Sistem Akuntansi Penggajian a. Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur pencatatan waktu hadir atau presensi dibuat menjadi dua macam yaitu secara manual dan mesin.Pencatatan secara manual diawasi oleh masing-masing kepala bagian sedangkan pencatatan secara mesin dilakukan oleh masing-masing karyawan pada pagi hari saat masuk kedalam lingkungan kerja pengawasan diawasi olehpetugas keamanan.


91

b. Prosedur pembuatan daftar gaji Prosedur pembuatan daftar gajidibuat oleh bagian administrasi. Bagian administrasi bertugas membuat daftar gaji karyawan berdasarkan daftar hadir karyawan dan kartu jam hadir. c. Prosedur distribusi biaya gaji Distribusi biaya gaji karyawan dilaksanakan oleh bagian administrasi pada tanggal 2 setiap bulannya.Dokumen yang digunakan ialah tanda terima gaji, slip gaji dan amplop gaji.Biaya gajididistribusikan kepada karyawan

yang

telah

memenuhi

kewajibannya

dan

melakukan

pembubuhan tanda tangan pada saat menerima gaji tersebut pada dokumen tanda terima gaji. d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar Prosedur pembuatan bukti kas keluar dibuat oleh bagian akuntansi dan diserahkan kepada bagian keuangan untuk dilakukan verifikasi berdasarkan daftar gaji.Bukti kas keluar berisi informasi tentang jumlah kas yang harus dikeluarkan untuk membayar gaji karyawan. e. Prosedur pembayaran gaji Pembayaran gaji dilakukan oleh bagian administrasi setelah dilakukan verifikasi

oleh

bagian

keuangan

lewat

bukti

kas

keluar

perusahaan.Bagian administrasi membayarkan gaji sejumlah dengan bukti kas keluar dan didistribusikan langsung kapada karyawan.


92

6. Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian Perusahaan

Petugas Keamanan

Pengawas Lapangan

Masing-masing Kepala Bagian Departemen

Mulai

Mulai

Mencatat waktu hadir karyawan

Mengawasi pengisian daftar hadir karyawan

DH KJH

2

DH

1

1

2

T

Keterangan KJH : Kartu Jam Hadir DH : Daftar Hadir

Gambar III. Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama Sumber: PT Bayu Sari Utama


93

Administrasi

1

2

DH

5

2 BKK

KJH

1

DG

Melakukan verifikasi

1

Membuat slip gaji

Membuat daftar gaji

Mermbuat amplop gaji & tanda terima gaji

DG

2

DG

1

DH

membayarkan gaji kepada karyawan & meminta tanda tangan atas tanda terima gaji

1

KJH

TTG 3

AG SG

T

2

SG BKK DG

1 Karyawan

1 1

T

Selesai

Gambar III. Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama (Lanjutan) Sumber: PT Bayu Sari Utama


94

Akuntansi

3

6

DG

2

DG

BKK

2

1

Mengarsipkan bukti kas keluar

Melakukan otorisasi

BKK

2

Membuat bukti kas keluar

BKK

3

BKK

2

BKK

1

DG DG

T

2 1

4

T

Keterangan DG : Daftar Gaji BKK : Bukti Kas Keluar



95

Keuangan

4

BKK

2

BKK

1

DG

2

DG

1

Melakukan verifikasi dokumen

Mengisi cek & memintakan tanda tangan atas cek

Menguangkan cek ke bank

BKK

2

BKK

1

DG

2

DG

1

5

T

6



96

B. Perbandingan Sistem Akuntansi Penggajian dalam Perusahaan dengan Teori 1. Fungsi-fungsi yang Terkait Tabel 3.Perbandingan teori tentang fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dengan yang ada dalam perusahaan. Praktek Teori Keterangan Ya Tidak Fungsi Kepegawaian Perusahaan tidak memiliki fungsi kepegawaianyang lengkap.Tidak adanya √ perekrutan karyawan yang dilakukan perusahaan. Fungsi Pencatatan Waktu Penyelanggaraan catatan waktu bagi semua karyawan perusahaan √ dilawasi oleh petugas keamanan dan masingmasing kepalabagian. Fungsi Pembuat Daftar Gaji Perhitungan besarnya gaji karyawan dan pembuatan daftar gaji karyawan √ dilaksanakan oleh bagian administrasi. Fungsi Akuntansi Pencatatan besarnya pengeluaran atas gaji karyawan dan pembuatan √ bukti kas keluar di perusahaan dilaksanakan oleh bagian akuntansi. Fungsi Keuangan Melakukan verifikasi dokumen daftar gaji dan bukti kas keluar, pencairan √ cek di bank, dan pendistribusiankaryawan. Sumber: Mulyadi (2001:383-384) dan Data Diolah


97

2. Dokumen yang Digunakan Tabel 4.Perbandingan teori tentang dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dengan yang ada dalam perusahaan. Praktek Teori Keterangan Ya Tidak Dokumen pendukung perubahan Perusahaan memiliki gaji dokumen pendukung √ perubahaan gaji. Kartu Jam Hadir Perusahaan memiliki kartu jam hadir yang diisi oleh setiap karyawan dengan √ menggunakan mesin. Pengisian kartu jam hadir diawasi petugas keamanan. Kartu Jam Kerja Perusahaan tidak memiliki kartu jam kerja karena jumlah jam kerja karyawan sudah tercatat setiap harinya √ melalui mesin dan juga dilakukan pencatatan oleh masing-masing kepala bagian. Daftar Gaji Perusahaan memiliki daftar gaji yang berisi jumlah gaji setiap karyawan, termasuk √ tunangan dan potongan yang dikenakan setiap karyawan. Rekap Daftar Gaji Perusahaan tidak melakukan √ perekapan atas daftar gaji. Surat Pernyataan Gaji Perusahaan memiliki dokumen ini yang berisi catatan bagi setiap √ karyawan mengenai rincian gaji karyawan. Amplop Gaji Perusahaan memiliki amplop gaji yang memuat informasi tentang bulan pemberian gaji, nama karyawan penerima gaji, √ dan nomor urut karyawan. Amplop gaji tersebut berisi slip gaji dan gaji bersih karyawan.


98

Tabel 4.Perbandingan teori tentang dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dengan yang ada dalam perusahaan (lanjutan) Bukti Kas Keluar Perusahaan memiliki dokumen bukti kas keluar √ yang digunakan sebagai bukti pengantar daftar gaji. Sumber: Mulyadi (2001:3-5) dan Data Diolah

3. Catatan Akuntansi yang Digunakan Tabel 5.Perbandingan teori tentang catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dengan yang ada dalam prusahaan. Praktek Teori Keterangan Ya Tidak Jurnal Umum Perusahaan tidak melakukan pencatatan jurnal umum namun melakukan √ pencatatan setiap kejadian penggajian. Kartu Harga Pokok Produk Perusahaan tidak melakukan pencatatan untuk harga pokok sehingga tidak √ menggunakan harga pokok produk. Kartu Biaya Perusahaan tidak memiliki kartu biaya. Biaya akan √ dicatat di laporan keuangan. Kartu Penghasilan Karyawan Perusahaan memiliki catatan ini dan digunakan untuk mencatat penghasilan dan √ berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Sumber: Mulyadi (2001:382) dan Data Diolah


99

4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Tabel 6.Perbandingan teori tentang jaringan yang membentuk sistem dalam sistem akuntansi penggajian dengan yang ada di perusahaan. Praktek Teori Keterangan Ya Tidak Prosedur Pencatatan Waktu Petugas keamanan dan Hadir masing-masing kepala bagian mengawasi √ pencatatan kehadiran dengan presensi secara mesin dan manual. Prosedur Pembuatan Daftar Bagian administrasi Gaji melakukan pembuatan prosedur pembuatan daftar √ gaji berdasarkan daftar hadir dan kartu jam hadir karyawan. Prosedur Distribusi Biaya Gaji Perusahaan melakukan prosedur ini pada tanggal 2 setiap bulannya, yang √ dilaksanakan oleh bagian administrasi. Prosedur Pembuatan Bukti Bagian akuantansi Kas Keluar melakukan prosedur ini berdasarkan dokumen √ daftar gaji yang kemudian diverifikasi oleh bagian keuangan. Prosedur Pembayaran Gaji Bagian administrasi melakukan prosedur ini setelah dilakukan √ verifikasi oleh bagian keuangan. Sumber: Mulyadi (2001:385-386) dan Data Diolah


C. Perbandingan

Sistem

Akuntansi

Penggajian

Perusahaan

100

dengan

Pengendalian Intern 1. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Tabel 7.Perbandingan pengendalian intern tentang struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab dalam sistem akuntansi penggajian dengan yang ada dalam perusahaan. Praktek Pengendalian Intern Keterangan Ya Tidak Fungsi pembuat daftar gaji Pembuatan daftar gaji dan harus terpisah dari fungsi perhitugan dilakukan oleh √ keuangan bagian administrasi. Fungsi pencatatan waktu hadir Pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi terpisah dari fungsi √ operasi operasi. Sumber: Mulyadi (2001:368) dan Data Diolah

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Tabel 8.Perbandingan pengendalian intern tentang sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem akuntansi penggajian dengan yang ada dalam perusahaan. Praktek Pengendalian Intern Keterangan Ya Tidak Setiap orang yang namanya Surat keputusan tercantum dalam daftar gaji pengangkatan kerja harus memiliki surat dimilikioleh setiap keputusan pengangkatan karyawan yang bekerja di √ sebaga karyawan perusahaan perusahaan, surat keputusan yang ditandatangani oleh tersebut diotorisasi oleh Direktur Utama. direktur utama perusahaan. Setiap perubahan gaji Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan karyawan didasarkan pada pangkat, perubahan tarif gaji, surat keputusan Direktur √ tambahankeluarga harus Utama perusahaan. didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan. Setiap potongan atas gaji Potongan atas gaji karyawan selain dari pajak karyawan selain dari pajak penghasilankaryawan harus penghasilan karyawan didasarkan atas surat potongan didasarkan atas surat √ gaji yang diotorisasi oleh potongan gaji yang fungsi kepegawaian diotorisasi oleh bagian administrasi.


101

Tabel 8.Perbandingan pengendalian intern tentang sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem akuntansi penggajian dengan yang ada dalam perusahaan (lanjutan) Kartu jam hadir harus Pengisian kartu jam hadir diotorisasi oleh fungsi diawasi dan diotorisasi oleh pencatat waktu petugas keamanan dan √ masing-masing kepala bagian. Daftar gaji harus diotorisasi Daftar gaji diotorisasi oleh √ oleh fungsi personalia bagian administrasi. Bukti kas keluar untuk Bukti kas keluar di buat pembayaran gaji harus berdasarkan daftar gaji dan √ diotorisasi oleh fungsi diotorisasi oleh bagian akuntansi akuntansi. Perubahan dalam catatan Perusahaan melakukan penghasilan karyawan rekonsiliasi atas perubahan direkonsiliasi dengan daftar catatan penghasilan √ gaji karyawan karyawan Sumber: Mulyadi (2001: 386-387) dan Data Diolah

3. Praktik yang Sehat Dalam Pelaksanaan Fungsi Tabel 9.Perbandingan pengendalian intern tentang praktik yang sehat dalam pelaksanaan fungsi dalam sistem akuntansi penggajian dengan yang ada dalam perusahaan. Praktek Pengendalian Intern Keterangan Ya Tidak Pemasukan kartu jam hadir ke Pemasukan kartu jam dalam mesin pencatat waktu hadir ke dalam mesin harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu diawasi √ pencatat waktu oleh petugas keamanan perusahaan. Pembuatan daftar gaji harus Daftar gaji diverifikasi diverifikasi kebenaran dan kebenaran dan ketelitian ketelitian perhitungannya oleh perhitungannya oleh √ fungsi akuntansi sebelum bagian akuntasi sebelum dilakukan pembayaran melakukan otorisasi bukti kas keluar. Penghitungan pajak Perusahaan melakukan penghasilan karyawan rekonsiliasi pajak direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan √ penghasilan karyawan dengan catatan penghasilan karyawan berupa slip gaji karyawan.


102

Tabel 9.Perbandingan pengendalian intern tentang praktik yang sehat dalam pelaksanaan fungsi dalam sistem akuntansi penggajian dengan yang ada dalam perusahaan (lanjutan) Catatan penghasilan karyawan Catatan penghasilan √ disimpan oleh fungsi karyawan perusahaan pembuatan daftar gaji disimpan oleh bagian keuangan. Sumber: Mulyadi (2001:387) dan Data Diolah

4. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya Tabel 10.Perbandingan pengendalian intern tentang karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya dalam sistem akuntansi penggajian yang ada dalam perusahaan. Praktek Pengendalian Intern Keterangan Ya Tidak Seleksi calon karyawan Perusahaan melakukan √ berdasarkan persyaratan yang rekruitmen dengan dituntut persyaratan yang berlaku di perusahaan. Pengembangan pendidikan Perusahaan melakukan √ karyawan selama menjadi pengembangan pendidikan karyawan perusahaan sesuai dan pelatihan karyawan dengan tuntutan perkembangan secara internal maupun pekerjaannya eksternal. Sumber: Mulyadi (2001: 171) dan Data Diolah

5. Penilaian Sistem Akuntansi Penggajian Analisis yang dilakukan dengan membandingkan sistem akuntansi penggajian yang berjalan pada PT Bayu Sari Utama dengan teori sistem akuntansi penggajian banyak terdapat ketidaksesuaian antara sistem yang berjalan dengan teori sistem akuntansi. Hasil analisis yang telah dilakukan dapat dinilai bahwa sistem akuntansi penggajian yang berjalan di PT Bayu Sari Utama belum berjalan dengan baik dengan kata lain sistem akuntansi penggajian pada PT Bayu Sari Utama tidak baik.


103

D. Identifikasi Masalah Identifikasi masalah bertujuan untuk memahami dan menemukan kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam sistem akuntansi penggajian beserta pengendalian internnya.Dilihat dari penerapan dan pengendalian internal, sistem akuntansi penggajian PT Bayu Sari Utama memiliki beberapa kelemahan. Kelemahan-kelemahan tersebut sebagai berikut: Tabel 11.Tabel analisis identifikasi masalah sistem akuntansi penggajian PT Bayu Sari Utama. Masalah yang teridentifikasi

Keterangan

Perangkapan tugas.

Bagian administrasi membuat daftar gaji karyawansekaligus melakukan pendistribusian gaji kepada karyawan. Tidak lengkapnya dokumen dan Perusahaan tidak memiliki daftar catatan akuntansi untuk dijadikan rekap gaji dan jurnal umum yang bukti transaksi dan arsip untuk merupakan catatan penting dalam evaluasi. sistem akuntansi penggajian. Sumber: Data Diolah

Langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap identifikasi masalah yaitu: 1. Mengidentifikasi Masalah Mengidentifikasi masalah dilakukan untuk mengetahui masalah-maalah yang menghambat tercapainya tujuan sistem akuntansi penggajian pada perusahaan.Permasalahan yang teridentifikasi terbatas pada masalah yang terjadi dalam hubungannya dengan pelaksanaan dan pengendalian intern pada sistem akuntansi penggajian pada perusahaan. Permasalahan yang terjasi dalam sistem akuntansi penggajian PT Bayu Sari Utama adalah:


104

a. Perangkapan tugas Fungsi keuangan bertanggung jawab membuat daftar gaji, slip gaji, tanda terima gaji, amplop gaji, dan bukti kas keluar serta mencairkan biaya gaji dan melakukan pendistribusian gaji. Bagian administrasi membuat daftar gaji, slip gaji, tanda terima gaji, amplop gaji dan menerima uang tunai dari bagian keuangan. Uang tunai tersebut dapat dicairkan melalui verifikasi bukti kas keluar dan daftar gaji. Pendistribusian langsung gaji karyawan kembali dilakukan oleh bagian administrasi. b. Tidak lengkapnya dokumen dan catatan akuntansi untuk dijadikan bukti transaksi dan arsip untuk evaluasi Perusahaan menggunakan dokumen kartu jam kerja, daftar gaji, slip gaji, amplop gaji, dan bukti kas keluar. Catatan yang digunakan perusahaan ialah kartu penghasilan karyawan yang diberikan kepada karyawan. Dokumen dan catatan tersebut menjadi bukti dan diarsipkan guna evaluasi perusahaan. 2. Mengidentifikasi Penyebab Masalah Mengidentifikasi

penyebab

masalah

dapat

dilakukan

dengan

melakukan analisis terhadap masalah-masalah yang ada kemudian mencari kemungkinan penyebab terjadinya masalah tersebut. Penyebab dari masalah yang telah diidntifikasi di atas yaitu:


105

a. Masalah terjadinya perangkapan tugas pada fungsi keuangan, dapat diidentifikasi penyebabnyaialah karenaproses pembuatan daftar gaji karyawan dengan distribusi gaji karyawan dilakukan oleh bagian administrasi. b. Masalah tidak lengkapnya dokumen dan catatan akuntansi untuk dijadikan bukti transaksi dan arsip untuk evaluasi, dapat diidentifikasi penyebabnya ialah karena perusahaan tidak melakukan kegiatan rekap gaji dan membuat jurnal umum perusahaan. 3. Mengidentifikasi Titik Keputusan Mengidentifikasi titik keputusan adalah tahap yang dilakukan setelah penyebab masalah dapat teridentifikasi.Titik keputusan merupakan suatu kondisi yang meyebabkan suatu masalah terjadi.Selain itu titik keputusan merupakan kondisi pengambilan keputusan merupakan kondisi pengambilan keputusan untuk mengatasi masalah yang sudah diidentifikasi. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya masalah dalam sistem akuntansi penggajian PT Bayu Sari Utama yaitu: a. Titik keputusan dari penyebab masalah proses pembuatan daftar gaji karyawan dan distribusi gaji karyawan dilakukan oleh bagian administrasi adalah tidak adanya pemisahan tanggung jawab atas tugas dan wewenang fungsi keuangan. b. Titik keputusan dari penyebab masalah perusahaan tidak melakukan kegiatan rekap gaji dan membuat jurnal umum perusahaan adalah personil-personil yang mengesampingkan pentingnya penggunaan


106

dokumen rekap daftar gaji karyawan dan catatan akuntansi yang berupa jurnal umum dalam prosedur penggajian perusahaan. 4. Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci Mengidentifikasi personil-personil kunci merupakan tahap ke empat dalam mengidentifikasi masalah.Identifikasi ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di PT Bayu Sari Utama serta deskripsi pekerjaannya. Berikut pekerjaan masing-masing personil kunci yang berkaitan dengan sistem akuntansi penggajian PT Bayu Sari Utama: a. Bagian Administrasi 1) Membuat daftar gaji. 2) Membuat slip gaji. 3) Membuat tanda terima gaji. 4) Membuat amplop gaji. 5) Melakukan distribusi gaji kepada karyawan. b. Bagian Akuntansi 1) Membuat bukti kas keluar sesuai daftar gaji karyawan.


107

E. Rancangan Input Rancangan input merupakan formulir atau kartu yang dibuat sesuai dengan kajian teori yang ada dan sesuai dengan kebutuhan PT Bayu Sari Utama. 1. Rancangan Formuir Bukti Pembayaran Gaji Karyawan Formulir bukti pembayaran gaji karyawan adalah formulir yang digunakan untuk merekam data-data dalam pelaksanaan sistem akuntansi penggajian perusahaan. Formulir bukti pembayaran gaji karyawan meliputi: Kode, Bulan, NIP, Nama, Bagian, Jabatan, Gaji Pokok, Tunjangan Kesehatan, Tunjangan Dinas Luar, Tunjangan Hari Raya Keagamaan, Tunjangan Pesangon, Santunan Pekerjaan Migas, Uang Lembur, Uang Makan Lembur, Uang Transportasi, Potongan Iuran JAMSOSTEK, PPh 21, dan potongan lain-lain. Formulir bukti pembayaran karyawan dibuat oleh bagian administrasi kemudian diberikan kepada bagian keuangan.Bagian keuangan berwenang mengarsipkan dan menyerahkan kepada setiap karyawan bulannya.


108

Kode:

BUKTI PEMBAYARAN GAJI KARYAWAN Jalan Dipenogoro No 21, Kota Cirebon, Jawa Barat, Indonesia. Telp. (0231) 246509 Fax. (0231) 246509 Bulan : NIP : Nama :

Bagian Jabatan

GAJI POKOK TUNJANGAN Tunjangan Kesehatan Tunjangan Dinas Luar Tunjangan Hari Raya Keagamaan Tunjangan Pesangon Santunan Pekerjaan Migas Uang Lembur Uang Makan Lembur Uang Transportasi TOTAL

Rp

0

Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp

0 0 0 0 0 0 0 0 Rp

0

Rp

0

Rp

0

: :

POTONGAN Iuran JAMSOSTEK PPh 21 Lain-lain TOTAL POTONGAN

Rp Rp Rp

0 0 0

TOTAL GAJI

Mengetahui

Diserahkan Oleh

Administrasi

Keuangan

Yang menerima

Karyawan

Gambar IV. Rancangan Bukti Pembayaran Gaji PT Bayu Sari Utama Sumber: PT Bayu Sari Utama

Keterangan: a. Kode

: Nomor

untuk

rekaman

atas

dokumen bukti pembayaran gaji. b. Bulan

: Menerangkan periode penerimaan bukti pembayaran gaji.

c. NIP

: Menerangkan pegawai.

nomor

induk


d. Nama

: Menerangkan

nama

109

pegawai

penerima gaji. e. Bagian

: Menerangkanjabatan

pegawai

bekerja. f. Jabatan

: Menerangkan tingkatan pegawai.

g. Gaji Pokok

: Menerangkan

nominal

gaji

pegawai. h. Tunjangan Kesehatan

: Menerangkan hak yang diberikan kepada

pegawai

sehubungan

dengan kesehatan. i. Tunjangan Dinas Luar

: Menerangkan hak yang diberikan kepada pegawai terkait pekerjaan di luar perusahaan.

j. Tunjangan Hari Raya Keagamaan

: Menerangkan hak yang diberikan kepada pegawai saat hari raya keagamaan.

k. Tunjangan Pesangon

: Menerangkan hak yang diberikan kepada

pegawai

sehubungan

dengan berakhirnya masa kerja. l. Santunan Pekerjaan Migas

: Menerangkan diberikan

santunan kepada

yang

pegawai

sehubungan dengan berakhirnya masa kerja. m. Uang Lembur

: Menerangkan

tambahan

gaji

sehubungan dengan kerja lembur. n. Uang Makan Lembur

: Menerangkan

tambahan

gaji

sehubungan dengan kerja lembur. o. Uang Transportasi

: Menerangkan berkaitan

tambahan

dengan

biaya transportasi.

gaji

penggantian


p. Potongan Iuran JAMSOSTEK

: Menerangkan dikenakan

potongan kepada

110

yang

pegawai

berkaitan dengan JAMSOSTEK. q. PPh 21

: Menerangkan dikenakan berkaitan

potongan kepada

yang

pegawai

dengan

Pajak

Penghasilan 21. r. Potongan lain-lain

: Menerangkan dikenakan

potongan kepada

yang

pegawai

berkaitan dengan potongan lainlain.

2. Rancangan Formulir Bukti Kas Keluar Rancangan formulir bukti kas keluar adalah formulir yang digunakan untuk merekam data-data kas perusahaan yang sudah digunakan atau dikeluarkan. Formulir bukti kas keluar meliputi: Nomor Bukti Kas Keluar, Nomor Giro/Cek, Tanggal, Kode Akun, Rekening, Nilai, Jumlah, dan Terbilang dari jumah. Formulir bukti kas keluar dibuat oleh bagian akuntansi diperiksa oleh bagian keuangan disetujui oleh Direktur Utama perusahaan dan diterima oleh bagian akuntansi yang nantinya diarsipkan.


111

Gambar V. Rancangan Bukti Kas Keluar PT Bayu Sari Utama Sumber: PT Bayu Sari Utama

Keterangan: a. Nomor Bukti Kas Keluar

: Nomor urut tercetak formulir yang dapat memberikan informasi bukti kas keluar yang telah dibuat.

b. Nomor Giro/Cek

: Nomor cek bank yang memberikan informasi tentang cek sebagai pencairan dana di bank.

c. Tanggal

: Menerangkan waktu transaksi bukti kas keluar dikeluarkan.

d. Kode Akun

: Kode angka tertentu yang digunakan untuk memindahkan pada jurnal.

e. Rekening

: Menerangkan akun yang berhubungan dengan biaya gaji.

f. Nilai

: Menerangkan nominal terkait formulir yang dikeluarkan perusahaan.


g. Jumlah

: Menerangkan

total

nominal

112

yang

dikeluarkan perusahaan. h. Terbilang

: Menerangkan jumlah bukti kas keluar dalam bentuk huruf.

F. Rancangan Proses Rancangan bagan alir dokumen sistem akuntansi penggajian PT Bayu Sari Utama dirancang dengan memperhatikan pengendalian intern dalam perusahaan PT Bayu Sari Utama.Perancangan bagan alir dokumen termasuk fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian dan prosedur yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian perusahaan. Rancangan sistem akuntansi penggajian perusahaan terdiri dari rancangan bagan alir dokumen (flowchart) dan rancangan diagram arus data (DFD). 1. Rancangan Bagan Alir Dokumen (Flowchart) Rancangan bagan alir dokumen bagi perusahaan meliputi rancangan: a. Fungsi-fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama 1) Fungsi Pencatatan Waktu Fungsi ini bertugas untuk mencatat kehadiran/presensi karyawan perusahaan.Penyelenggaran cacatan waktu hadir ada dua macam yaitu dengan mesin (fingerprint) dan berupa presensi yang dilaksanakan di masing-masing bagian.


113

2) Fungsi Administrasi Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji berdasarkan rekap hadir karyawan.Daftar gaji berisi gaji pokok, tunjangan, dan potongan yang menjadi beban setiap karyawan.Fungsi ini berada di tangan bagian administrasi. 3) Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengeluarkan biaya gaji karyawan berdasarkan bukti kas keluar yang diotorisasi oleh fungsi akuntansi

serta

membuat

cek

untuk

pengambilan

uang

di

bank.Bertanggung jawab dalam pembayaran gaji kepada karyawan. Fungsi ini dilaksanakan oleh bagian keuangan 4) Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatatan besarnya pengeluaran atas gaji karyawan di perusahaan dengan dasar bukti kas keluar.Fungsi ini memilik wewenang untuk memberikan otorisasi terhadap dokumen daftar gaji dan membuat bukti kas keluar. b. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian di PT Bayu Sari Utama 1. Kartu Jam Hadir Kartu jam hadir merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin (fingerprint). Kartu jam


114

hadir dibuat kemudian dilanjutkan ke bagian administrasi untuk dilakukan perekapan daftar gaji. 2. Daftar Hadir Karyawan Daftar hadir karyawan digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan pada masing-masing bagian. Daftar hadir karyawan berupa daftar hadir biasa yang kemudian diisi oleh setiap karyawan dengan cara membubuhkan tanda tangan. 3. Daftar Gaji Dokumen yang berisi gaji dan tunjangan setiap karyawan, dikurangi dengan potongan-potongan.Daftar gaji dibuat buat oleh bagian administrasi berdasarkan rekap hadir karyawan. 4. Rekap Hadir Rekap hadir dibuat oleh bagian administrasi berdasarkan kartu jam hadir dan daftar hadir karyawan. 5. Rekap Daftar Gaji Rekap daftar gaji merupakan ringkasan gaji yang dibuat berdasarkan daftar gaji setelah dilakukan otorisasi..Rekap daftar gaji dibuat oleh bagian akuntansi. 6. Slip Gaji Slip gaji adalah dokumen yang berisi sejumlah gaji bersih yang diterima karyawan berdasarkan perhitungan gaji kotor, tunjangan, dan potongan-potongan gaji karyawan. Slip gaji dibuat dua rangkap oleh bagian administrasi yang diteruskan ke bagian keuangan. Rangkap


115

pertama diserahkan kepada karyawan saat pendistribusian gaji dan rangkap kedua diarsipkan. 7. Tanda Terima Gaji Dokumen yang dibuat oleh bagian administrasi yang kemudian diterukan kepada bagian keuangan.Dokumen ini digunakan untuk melakukan pendistribusian gaji karyawan. Karyawan yang telah mengambil gaji akan membubuhkan tanda tangan pada dokumen tersebut. Tanda terima gaji diarsipkan bagian keuangan. 8. Amplop Gaji Dokumen yang berisi slip gaji dan gaji bersih karyawan. Amplop gaji dibuat oleh bagian administrasi dan diserahkan kepada karyawan saat pendistribusian gaji karyawan. 9. Bukti Kas Keluar Dokumen yang dibuat oleh bagian akuntansi berdasarkan infomasi dalam daftar gaji karyawan. Bukti kas keluar dibuat dua rangkap dimana rangkap pertama diteruskan ke bagian keuangan dan rangkap kedua diarsipkan bagian akuntansi. c. Catatan Akuntansi yang Digunakan Perusahaan dalam Sistem Akuntansi Penggajian 1) Jurnal Umum Jurnal umum adalah catatan akuntansi yang dilakukan oleh bagian akuntansi berdasarkan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan. Bukti kas keluar tersebut


116

merupakan rangkap bukti kas keluar yang telah verifikasi oleh bagian keuangan. d. Rancangan bagan alir dokumen (flowchart) sistem akuntansi penggajian PT Bayu Sari Utama adalah sebagai berikut:

Petugas Keamanan Pengawas Lapangan Petugas

Kepala Bagian Masing-masing Departemen

Mulai

Mulai

Mencatat waktu hadir karyawan

Mengawasi pengisian daftarhadir hsir daftar karyawan

Membubuhkan tanda tangan pada kartu jam hadir

DH

2

DH

1

T

KJH

2 1


Gambar VI: Rancangan Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama Sumber: Data Diolah


Administrasi

1

2

DH

2

KJH

Melakukan verifikasi & membuat rekap hadir karyawan Membuat daftar gaji & tanda terima gaji

Membuat slip gaji & amplog gaji AG SG

2

SG

1

TTG R. hadir DH

1

KJH DG

3

DG

2

DG

1 4

T

3

Keterangan KJH : DH : DG : R.Hadir : SG : AG : TTG :

Kartu Jam Hadir Daftar Hadir Daftar Gaji Rekap Hadir Slip Gaji Amplop Gaji Tanda Terima Gaji

Gambar VI: Rancangan Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama (Lanjutan) Sumber: Data Diolah

117


118

Akuntansi

3

6

DG

2

DG

RDG

1

BKK DG

1 1

Melakukan otorisasi Jurnal umum

Membuat bukti kas keluar T Membuat rekap daftar gaji

Selesai

RDG BKK

2

BKK

1

DG

2

DG

1

T 5

Keterangan DG : Daftar Gaji BKK : Rekap Hadir RDG : Rekap Daftar Gaji

Gambar Vi: Rancangan Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama (Lanjutan) Sumber: Data Diolah


Keuangan

4

5

AG

RDG

SG

2

SG

BKK

1

DG

1 1

TTG

Melakukan verifikasi dokumen

Mengisi cek & memintakan tanda tangan atas cek

Menguangkan cek ke bank & memasukkan ke amplop gaji

Membayarkan gaji kepada karyawan & meminta tanda tangan atas tanda terima gaji

Membubuhkan cap lunas

TTG AG SG

2

SG

1

RDG BKK

Karyawan

1

DG

1

T

6

Keterangan DG : BKK : RDG : SG : AG : TTG

Daftar Gaji Rekap Hadir Rekap Daftar Gaji Slip Gaji Amplop Gaji Tanda Terima Gaji

Gambar VI: Rancangan Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama (Lanjutan) Sumber: Data Diolah

119


120

e. Jaringan Prosedur yang membentuk sistem Rancangan prosedut yang membentuk rancangan proses sistem akuntansi penggajian PT Bayu Sari Utama adalah: 1) Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Prosedur pencatatan waktu hadir karyawan menggunakan kartu jam hadir yang diisi dengan mesin pada waktu masuk dan pulang. Pencatatan waktu hadir dilaksanakan oleh petugas keamanan dan kepala masing-masing bagian. Petugas keamanan

membubuhkan

tanda tangan pada kartu jam hadir karyawan. 2) Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Karyawan Prosedur pembuatan daftar gaji karyawan dilakukan oleh bagian administrasi berdasarkan daftar hadir karyawan dan kartu jam hadir karyawan setelah dilakukan rekap hadir. 3) Prosedur Pembuatan Rekapitulasi Daftar Gaji Karyawan Prosedur pembuatan rekap daftar gaji dilaksanakan oleh bagian administrasi.Bagian administrasi bertugas membuat rekap daftar gaji berdasarkan daftar hadir karyawan dan daftar hadir karyawan. 4) Prosedur Distribusi Biaya Gaji Prosedur distribusi biaya gaji dilaksanakan oleh bagian keuangan setelah otorisasi bukti kas keluar dari bagian akuntansi. Bagian keuangan melakukan distribusi gaji karyawan dengan mengeluarkan biaya gaji dan memasukkan gaji tersebut ke dalam amplop gaji karyawan berdasarkan slip gaji karyawan.


121

5) Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar Prosedur pembuatan bukti kas keluar dilakukan oleh bagian akuntansi berdasarkan daftar gaji karyawan setelah dilakukan otorisasi oleh bagian akuntansi.Bukti kas keluar digunakan oleh bagian keuangan sebagai tanda bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang untuk pembayaran gaji. 6) Prosedur Pembayaran Gaji Prosedur pembayaran gaji dilakukan oleh bagian keuangan setiap bulan.Dokumen yang digunakan adalah amplop gaji, slip gaji, dan tanda terima gaji.Bagian akuntansi bertugas mencairkan cek ke bank setelah meminta tanda tangan kepada direktur. Bagian keuangan membayarkan gaji sebesar nominal yang tertera pada slip gaji kepada karyawan dan meminta tanda tangan atas tanda terima gaji serta membubuhkan cap lunas


122

2. Rancangan Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) Diagram Arus Data dirancang berdasarkan aliran data yang terjadi dalam sistem akuntansi penggajian perusahaan. Perancangan diagram arus data sistem akuntansi penggajian perusahaan dimulai dari diagram konteks (context

diagram),

diagram

berjenjang,diagram

level

0(overview

diagram),dan diagram level 1. a) Rancangan Diagram Konteks (Context Diagram)

Gambar VII: Rancangan Konteks Diagram Arus Data Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama Sumber: Data Diola

PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI 123

b) Rancangan Diagram Berjenjang Arus Data

Gambar VIII: Rancangan Diagram Berjenjang Arus Data Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama Sumber: Data Diolah


Gambar VIII: Rancangan Diagram Berjenjang Arus Data Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama (Lanjutan) Sumber: Data Diolah


c) Rancangan Diagram Level 0 (Overview Diagram)

Gambar IX: Rancangan Diagram Level 0 Arus Data Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama (Lanjutan) Sumber: Data Diolah


d) Rancangan Diagram Level 1

Gambar X: Rancangan Diagram Level 1 Proses 1 Arus Data Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama Sumber: Data Diolah



Gambar XI: Rancangan Diagram Level 1 Proses 2 Arus Data Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama Sumber: Data Diolah


Gambar XII: Rancangan Diagram Level 1 Proses 3 Arus Data Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama Sumber: Data Diolah


Gambar XIII: Rancangan Diagram Level 1 Proses 4 Arus Data Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama Sumber: Data Diolah


Gambar XIV: Rancangan Diagram Level 1 Proses 5 Arus Data Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama Sumber: Data Diolah


Gambar XV: Rancangan Diagram Level 1 Proses 6 Arus Data Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama Sumber: Data Diolah


Gambar XVI: Rancangan Diagram Level 1 Proses 7 Arus Data Sistem Akuntansi Penggajian PT Bayu Sari Utama Sumber: Data Diolah


133

a. Proses Pencatatan Waktu HadirKaryawan Proses pencatatan waktu hadir diawasi oleh petugas keamanan dan masingmasing kepala bagian yang terdiri dari kegiatan mencatatan jam hadir karyawan dan membubuhkan tanda tangan pada kartu jam hadir. b. Proses Rekap HadirKaryawan Proses rekap hadir dilakukan oleh bagian administrasi yang terdiri dari verifikasi kartu jam hadir dan daftar hadir kemudian membuat rekap hadir. Masukan untuk proses ini adalah kartu jam hadir dan daftar hadir, keluaran dari proses ini adalah rekap hadir. c. Proses Dokumen Gaji Karyawan Proses dokumen gaji karyawan dilakukan oleh bagian administrasi yang terdiri dari verifikasi rekap hadir, membuat daftar gaji, slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji. Masukkan proses ini adalah rekap hadir dan keluaran proses ini adalah daftar gaji. d. Proses Otorisasi GajiKaryawan Proses otorisasi gaji dilaksanakan oleh bagian akuntansi yang terdiri dari otorisasi daftar gaji, mencetak bukti kas keluar dan membuat rekap daftar gaji. Masukan proses ini adalah daftar gaji dan keluaran proses ini adalah bukti kas keluar dan rekap daftar gaji. e. Proses Distribusi GajiKaryawan Proses distribusi gaji dilakukan oleh bagian keuangan dengan melakukan verifikasi dokumen gaji yang telah dibuat bagian administrasi dengan bukti kas


134

keluar dari bagian akuntansi. Membuat cek, memintakan tanda tangan atas cek, menguankan cek ke bank dan memasukkan gaji ke dalam amplop karyawan. Masukkan proses ini adalah daftar gaji, bukti kas keluar, rekap daftar gaji, slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji. Keluaran proses ini adalah daftar gaji, bukti kas keluar, rekap daftar gaji, slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji. f. Proses Pembayaran GajiKaryawan Proses pembayaran gaji dilakukan bagian keuangan yang terdiri dari kegiatan membayarkan gaji kepada karyawan, meminta tanda tangan atas tanda terima gaji, dan membubuhkan cap lunas. Masukkan proses ini adalah daftar gaji, bukti kas keluar, rekap daftar gaji, slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji. Keluaran dari proses ini adalah slip gaji dan amplop gaji yang diberikan kepada karyawan serta daftar gaji, bukti kas keluar, dan rekap daftar gaji yang diteruskan kepada bagian akuntansi. g. Proses Pencatatan Akuntansi Proses pencatatan akuntansi dilaksanakan oleh bagian akuntansi yang terdiri dari kegiatan perjurnalan biaya gaji dan mengarsipkan daftar gaji, bukti kas keluar, rekap daftar gaji. Masukkan untuk proses ini adalah daftar gaji, bukti kas keluar dan rekap daftar gaji. Keluaran dari proses ini adalah jurnal.


135

G. Rancangan Output Rancangan output sistem akuntansi penggajian bagi perusahaan terdiri dari: 1. Rancangan Formulir Jurnal Umum Formulir jurnal umum adalah formulir yang digunakan untuk merekam catatan akuntansi permanen yang pertama digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan secara kronologis dengan menyebutkan akun di debet maupun yang di kredit.

Jurnal Umum Halaman: Tanggal

Nama Akun

Ref

Debet

Total

Gambar XVII. Rancangan Jurnal Umum PT Bayu Sari Utama Sumber: Data Diolah

Kredit


136

Keterangan: a. Halaman

: Menerangkan

halaman

jurnal

secara

berurutan. b. Tanggal

: Menerangkan tanggal terjadinya transaksi secara berurutan dengan kronologis terjadinya transaksi.

c. Nama Akun

: Menerangkan nama akun yang tertulis pada kolom debet dan kredit.

d. Ref

: Menerangkan nomor surat bukti transaksi.

e. Debet

: Menerangkan pengisian jumlah nominal yang di debet.

f.

Kredit

: Menerangkan pengisian jumlah nominal yang di kredit.

g. Total

: Menerangkan jumlah keseluruhan dari debet dan kredit.

2. Rancangan Formulir Rekap Daftar Gaji Karyawan Rancangan formulir rekap daftar gaji karyawan adalah rancangan format tabel untuk meringkas data mengenai total gaji per bagian di dalam perusahaan yang dibuat oleh bagian akuntansi.Rekap daftar gaji karyawan digunakan sebagai dasar dalam membuat laporan catatan gaji per bagian di dalam perusahaan yang ditujukan kepada bagian keuangan.


REKAP DAFTAR GAJI KARYAWAN PT BAYU SARI UTAMA PERIODE :

NO.

Bagian

Tunjangan

Gaji Pokok

Daerah

Kesehatan

Pesangon

Potongan

Dinas Luar

Hari Raya

Uang Lembur

Makan Lembur

-

-

-

-

Transportasi

Jamsostek

PPh 21

Jumlah

Lain-lain

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Jumlah

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Cirebon, PT. BAYU SARI UTAMA

Gambar XVII. Rancangan Rekap Daftar Gaji Karyawan PT Bayu Sari Utama Sumber: Data Diolah Elisabeth Sri Murdiatun Direktur Utama


138

Keterangan: a.

Periode

: Menerangkan periode penerimaan gaji karyawan.

b.

Nomor

: Menerangkan nomor urut.

c.

Bagian

: Menerangkan kelompok per bagian karyawan.

d.

Gaji Pokok

: Menerangkan nominal gaji pokok karyawan per bagian.

e.

Tunjangan

: Menerangkan nominal tunjangan karyawan sesuai dengan jenis tunjangan yang diterima karyawan per bagian.

f.

Potongan

: Menerangkan nominal potongan gaji karyawan sesuai dengan jenis potongan yang diterima karyawan per bagian.

g.

Jumlah (atas)

: Menerangkan jumlah keseluruhan gaji karyawan per bagian.

h.

Jumlah (bawah)

: Menerangkan jumlah keseluruhan gaji karyawan sesuai dengan jenisnya.


BAB VI PENUTUP

A. Kesimpulan Berdasarkan analisis data dan perancangan sistem akuntansi penggajian yang telah dilakukan pada PT Bayu Sari Utama, peneliti menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. PT Bayu Sari Utama memiliki sistem akuntansi penggajian yang sudah mendukung kegiatan penggajian perusahaan, tetapi dalam kegiatan penggajian karyawan perusahaan terdapat beberapa pengendalian intern yang

belum

dilaksanakan.

Hal

tersebut

mengakibatkan

terjadinya

penyalahgunaan wewenang dan tanggung jawab dalam kegiatan penggajian perusahaan.

Permasalahan

yang

timbul

pada

perusahaan

adalah

perangkapan tugas, tidak lengkapnya dokumen dan catatan akuntansi untuk dijadikan bukti transaksi dan arsip untuk evaluasi. Penyebab terjadinya permasalahan tersebut ialah proses pembuatan daftar gaji karyawan dengan distribusi gaji karyawan dilakukan oleh bagian administrasi dan perusahaan tidak melakukan kegiatan rekap daftar gaji karyawan serta tidak membuat jurnal umum perusahaan. 2. Perancangan sistem akuntansi penggajian perusahaan yang dilakukan merupakan sistem akuntansi penggajian pertama yang dibuat dan dilakukan modifikasi dari sistem akuntansi penggajian yang sudah ada pada perusahaan. Peneliti merancang sistem akuntansi penggajian berdasarkan 139


140

kelemahan ataupun permasalahan yang ditemukan atau teridentifikasi. Dalam perancangan sistem tersebut, dilakukan pemisahan antara fungsi pembuatan daftar gaji dan fungsi distribusi gaji. Fungsi pembuat daftar gaji tetap menjadi tugas bagian administrasi sedangkan fungsi distribusi gaji menjadi tugas bagian keuangan sehingga perangkapan tugas dan wewenang dihilangkan. Selain itu dibuat juga rancangan yang meliputi rancangan input, rancangan proses (flowchart dan data flow diagram), dan rancangan output B. Keterbatasan Penelitian Dalam Skripsi ini, peneliti memiliki keterbatasan yaitu: 1. Terbatasnya data yang diperoleh pada saat penelitian seperti formulir, catatan, dan dokumen yang berhubungan dengan penggajian. C. Saran 1. PT Bayu Sari dapat membuat bagan alir dokumen, diagram arus data dan Standar Operating Procedur (SOP) perusahaan secara tertulis. 2. PT Bayu Sari Utama perlu melakukan perbaikan terhadap pengendalian intern perusahaan terkatit fungsi ganda antara prosedur pembuatan daftar gaji karyawan dan prosedur distribusi gaji karyawan. 3. PT Bayu Sari Utama dapat menggunakan sistem akuntansi penggajian berbasis komputer yang dapat memperlancar dan memudahkan kegiatan penggajian pada perusahaan sehingga lebih efisien dan efektif dalam kegiatan penggajian perusahaan.


DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Edisi Pertama, Andi Offset, Yogyakarta. Aquino Ari Indratama W, Thomas. 2007. “Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi Penggajian Berbasis Komputer, Studi kasus: PT Nasmoco”. Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta. Baridwan. Zaki. 1993. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kedua. BPFE, Yogyakarta. Baridwan. Zaki. 2009. Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode. Edisi Kelima. BPFE, Yogyakarta. Bin Ladjamudin, Al-Bahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu, Yogyakarta. Bodnar, George H., William S. Hoopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Sembilan. Diterjemahkan oleh Julianto Agung Saputra., SE., S.Kom., M.Si. & Lilis Setiawati. Andi Offset. Yogyakarta. Cipto Permono, Yakobus. 2011. “Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi Penggajian, Suti Kasus: RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten”. Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta. Diana, Anastasia & Lilis Setawati. 2011. Sistem Informasi Akuntansi: Perancangan, Proses, dan Penerapan. Andi Offset, Yogyakarta. Hall, James A. 2007. Accounting Information System. Edisi Keempat. Salemba Empat, Jakarta. Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Edisi Kedua. Andi Offset, Yogyakarta. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Salemba Empat, Jakarta. Narko. 1994. Sistem Akuntansi Dilengkapi Dengan Soal Jawab. Yogyakarta: Yayasan Pustaka Nusantama. Putri Darmastuti, Anggita. 2013. “Analisis dan Perancangan Sitem Penggajian”. Skripsi Tidak Dipublikasikan. Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta.

141


142

Supardiyono. YP, YFM. Gien Agustinawansari, Yusef Widya Karsana. Panduan Penulisan Skripsi Program Studi Akuntansi. 2010. Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta. Suryanto. “Design and Analysis: Payroll of Accounting Information System”, in CommIT, Vol. 5 No. 1 May 2011.


143

LAMPIRAN


144

Lampiran 1: Daftar Pertanyaan

A. Sejarah Berdirinya Perusahaan 1. Kapan perusahaan didirikan ? 2. Siapakan pendiri perusahaan ? 3. Apakah ada akta pendirian perusahaan ? 4. Perusahaan bergerak dibidang apa ? 5. Apakah perusahaan berbentuk PT atau CV ? 6. Bagaimana pembentukan modal perusahaan ? 7. Siapa yang bertanggung jawab atas jalannya operasian di perusahaan ? B. Struktur Organisasi Perusahaan 1. Bagaimana struktur organisasi perusahaan ? 2. Bagaimana pembagian tugas atau wewenang ataupun tanggung jawab masing-masing bagian dalam perusahaan ? 3. Bagaimana pembagian tugas atau wewenang ataupun tanggung jawab masing-masing bagian dalam Sistem Akuntansi Penggajian ? C. Personalia 1. Berapakah jumlah karyawan yang ada di perusahaan ? 2. Jam berapa karyawan mulai dan selesai dalam melaksanakan pekerjaannya ? 3. Bagaimana cara perekrutan karyawan yang bekerja pada perusahaan ? 4. Syarat-syarat yang diperlukan sebagai karyawan ? 5. Bagaimana peraturan yang berkaitan dengan gaji ? 6. Apakah dasar-dasar pemberian gaji karyawan perusahaan ?


145

7. Bagaimana peraturan mangenai karyawan yang cuti ? 8. Apakah ada perputaran jabatan ? D. Prosedur Pengajian 1. Apakah pendoman yang digunakan dalam prosedur penggajian ? 2. Bagaimana prosedur penggajian karyawan ? 3. Apa tugas dan wewenang masing-masing bagian ? 4. Dokumen apa saja yang digunakan dalam penggajian karyawan ? 5. Apakah fungsi-fungsi dokumen yang digunakan ? 6. Siapa yang bertanggung jawab mengisi dokumen ? 7. Bagaimana bagan alir dokumen Sistem Akuntansi Penggajian pada perusahaan ? 8. Catatan akuntansi apa sajakah yang terkait dengan penggajian ? 9. Apakah dasar yang digunakan untuk membuat catatan akuntansi ? 10. Siapakah yang bertanggung jawab atas pencatatan akuntansi ?


146

Lampiran 2: Kuisioner

Pertanyaan Organisasi yang Memisahkan Tanggug Jawab 1. Fungsi pembuat daftar gaji terpisah dari fungsi keuangan. 2. Fungsi pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi operasi. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama. 2. Setiap perubahan gaji karena perubahan pangkat, perubahan daftar gaji, tambahan tunjangan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan. 3. Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. 4. Kartu jam hadir diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. 5. Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia. 6. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi. 7. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan. Praktik yang Sehat dalam Pelaksanaan Fungsi 1. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. 2. Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian penghitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. 3. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. 4. Catatan penghasilan karyaawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya 1. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut. 2. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya Sumber: Mulyadi (2001)

Ya

Tidak


Lampiran 3: Surat Izin Peneitian

Sumber: PT Bayu Sari Utama

147


Lampiran 4: Daftar Nama Karyawan



Lampiran 5: Presensi Finger Print Karyawan



Lampiran 6: Rekap Jam Lembur Karyawan



Lampiran 7: Daftar Gaji Karyawan



152

Lampiran 8: Slip Gaji Karyawan

SLIP GAJI PEKERJA Bulan : 01 DESEMBER 2013 s/d 31 DESEMBER 2013 Nama Perusahaan

:

PT. Bayu Sari Utama

Nama Pekerja

:

Septo W

Lokasi

:

Fasum / Jasrum

No. Peserta Jamsostek

:

I. GAJI TETAP SEBULAN (Gaji Pokok + Natura + Transport)

:

Rp.

1,057,103.00

Rp.

2,216,499.58

Jumlah Potongan

Rp.

120,590.00

Upah Yang diterima

Rp.

2,095,909.58

Perusahaan, PT. Bayu Sari Utama

Indramayu, Yang Menerima

Nuning

Imam. F

II. TUNJANGAN 1 Pengaganti Biaya Angkutan (PBA)

:

Rp.

286,000.00

:

Rp.

503,739.90

:

Rp.

40,000.00

:

Rp.

41,600.00

:

Rp.

200,000.00

:

Rp.

88,056.68 1,159,396.58

2 Upah kerja Lembur 90 Jam x Rp. 5.597,11 3 Uang Makan Lembur 4 x Rp. 10.000,00 4 Uang Transport Lembur 4 x Rp. 10.400,00 5 Tunjangan Dinas Luar (DL) 2 x Rp. 100.000,00 6 Santunan Pekrjan Migas (SPM)

Jumlah III. POTONGAN 1 Iuran JAMSOSTEK beban Pekerja

:

Rp.

17,590.00

2 Iuran Asuransi Pekerja AIA

:

Rp.

103,000.00

3 …………………………..

:

Rp.



Lampiran 9: Tanda Terima Gaji Karyawan


PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Recommend Documents